E. Penutup 1.

penyelenggaraan tertib administrasi ini,akan berfungsi sebagai mana mestinya,jika seluruh anggota danpengurus disemua tingkatan organisasi berkemauan keras melakukan pedoman ini secara sungguhsa. ungguh. 2. Hal-hal yang belum terjangkau dalam pedoman ini, disesuaikan dengan peraturan yang berlaku.

PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

A. PENDAHULUAN 1. Latar belakang Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi tercermin antara lain pada sistem tertib administrasi yang diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi yang dapat menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi di lingkungan pemerintahan, maka diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha unifikasi aturan yang wajib dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus agar menjadi tradisi organisasi yang baik dan positif dalam rangka pelaksanaan program organisasi guna mencapai tujuan.

52

1

Kecuali untuk memelihara keutuhan dan kesatuan gerak organisasi, adanya sistem administrasi itu juga

PENUTUP

Demikian proposal rencana kegiatan ini kami untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin organisasi bagi segenap organisasi bagi segenap anggota dan fungsionaris di seluruh tingkatan organisasi secara vertikal. Oleh karena itu terbitnya Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi merupakan suatu jawaban aktual ditengah-tengah mendesaknya keperluan Wallaahul Muwaafieq Ilaa Aqwaamith Thaarieq akan adanya pedoman yang berlaku secara Nasional di lingkungan Pemerintahan dari tingkat Pengurus trtinggi sampai pengurus terkecil Rukun Tetangga. PANITIA PELATIHAN JURNALISTIK
Ketua Organizing Committee Sekretaris Organizing Committee

buat dengan harapan kegiatan ini dapat terselenggara dengan lancar dan mendapat ridha dari Allah SWT. Terima kasih atas partisipasi semua pihak yang terlibat dalam kegiatan ini, dan semoga Allah memberikan balasan yang setimpal. Semoga karya dan kretivitas kita sejalan dengan kehendak dan Ridha Allah SWT.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb. Bandung, 10 januari 2012

2. Pengertian Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) adalah serangkaian aturan mengenai
(nama) Mengetahui, Pengurus (………………..) UIN SGD Cab. Kota Bandung Masa khidmat 2011-2012 (nama)

penyelenggaraan organisasi dengan administrasi yang
(…………………………………)

meliputi tertib kesekretariatan dan atribut organisasi yang 2

Ketua

51

Kampus UIN Sunan Gunung Djati Bandung. Sekretariat : Sekretariat : Jl. Yudi Rahman (Ketua SEMA-F) Ade Siti Amanah (Ketua Pelaksana) organisasi pemerintahan. A. 4. semangat dan kegairahan berorganisasi di kalangan anggota.com/www. Menegakkan wibawa dan disiplin organisasi serta menumbuhkan kesadaran.com (disesuaikan blog yang dimiliki) 50 3 . Sasaran Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) memiliki sasaran sebagai berikut : Email dan Blog : semafidkom@yahoo. Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan disemua tingkatan Contact Person 1. semafidkom.berada di bawah naungan kepengurusan Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII)komisariat UIN SGD Cab. Kota Bandung. Tujuan a.H Nasution 105.blogspot. 14046 berlaku tunggal untuk semua tingkatan organisasi Pemerintahan secara nasional. 3. 2. : :0857xxxxxxxx : 0857xxxxxxxx c. b. Mempermudah upaya pembinaan. pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi disemua tingkatan organisasi pemerintahan. Gedung Study Center Lantai II.

Terpeliharanya nilai.a. Sembilan Juta Seratus Tujuh Puluh Tiga Ribu B. persatuan dan kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi. 1. 4 2. pengurus komisariat kemudian membentuk panitia pelaksana yang terdiri dari unsur kepengurusan yang 49 .2012. Sumber dana acara ini adalah : Uang Kas (disesuaikan dengan instansi yang PENYELENGGARAAN TERTIB Rupiah bersangkutan) Sumbangan yang tidak mengikat PENYELENGGARA Kegiatan ini diselenggarakan Pengurus Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesi (PMII) Komisariat UIN SGD Cab Kota Bandung. No 1 2 3 4 5 6 Divisi Divisi Kestari DivisiAcara Divisi Humas Divisi Logistik Divisi Pubdokak Divisi Konsumsi Jumlah Jumlah Terbilang. 1. pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut. Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi yang baru dan berlaku secara nasional. b. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain. masa khidmat 2011 . Surat Yang dimaksud dengan surat didalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung 2. PEDOMAN ADMINISTRASI 1. jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan. Pedoman Umum SUMBER DANA a.

Divisi Acara Divisi Humas Divisi Logistik Divisi Pubdokak Divisi Konsumsi : : : : : Macam-macam surat seperti: Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ESTIMASI DANA ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tenang pokok Divisi Kestari : persoalan kedinasan. dokumen dan atau barang. bahan lain yang dikirimkan. Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat. (disesuaikan dengan kebutuhan) Divisi Acara : (disesuaikan dengan kebutuhan) Divisi Humas : (disesuaikan dengan kebutuhan) Divisi Logistik : (disesuaikan dengan kebutuhan) Divisi Pubdokak : (disesuaikan dengan kebutuhan) Divisi Konsumsi : (disesuaikan dengan kebutuhan) GRAND TOTAL 48 5 . Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antarkaryawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas.

(2) Lampiran surat. disingkat Hal. (7) Maksud surat (8) Kata penutup.Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut : 1) Sistematika Surat Surat menyurat resmi organisasi dengan sistimatika sebagai berikut : (1) Nomor surat. terutama dalam kajian komunikasi. 6 Penanggung Jawab Steering Comitee Organizing Comitee Ketua OC Sekretaris Bendahara Divisi Kestari : Allah SWT. disingkat Lamp. (9) Tempat dan tanggal pembuatan surat (10)Nama Pengurus organisasi beserta jabatan. 3. : : : : : : : 47 . (4) Si alamat surat. “salam silaturrahmi dst. (5) Kata pembukaan surat. SUSUNAN KEPANITIAAN Pelindung (6) Kalimat Pengantar. “Assalamualaikum dst. “Wallahul Muwaffiq dst”. “Kepada Yth dst”.” memiliki kemampuan untuk berkiprah di dunia jurnalistik. Pemberian layanan pengetahuan serta konsultasi bagi mahasiswa yang belum terlibat dalam pelatihan tersebut. 2. Wassalamu`alaikum dst”. Sebagai tindak lanjut dari program ini adalah : 1. Memfasilitasi terbentuknya forum diskusi bersama. disingkat No. culture studies dan sosial kemasyarakatan. (3) Perihal surat. Memfasilitasi mahasiswa untuk dapat berkiprah di media yang ada di kampuz dan umumnya media-media yang sudah ada.

. produk normatif organisasi dan landasan pijak organisatoris. untuk mengetahui kendala ataupun permasalahan selama proses pelatihan berlangsung dan mengupayakan pemecahaannya. Kegiatan monitoring akan dilakukan oleh organisasi pelaksana dan 2) Bentuk Surat Seluruh surat organisasi (resmi). Surat khusus adalah jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi. kecuali jenis surat khusus. ditulis dengan bentuk Block Style. intern dan ekstern. RENCANA TINDAK LANJUT Bagi para peserta yang merupakan utusan dari setiap kelas dan jurusan yang berada dilingkungan fakultas dakwah dan komunikasi dari semester satu sampai semester tujuh dan perwakilan dari delegasi Hima-J yang berada dibawah naungan SEMA-F Dakwah dan Komunikasi yang tergabung dalam pelatihan jurnalistik perlu terus ditindak lanjuti agar dapat mengembangkan diri dalam ruang kebersamaan dan umum adalah surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai sarana komunikasi tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi.Adalah merupakan rangkaian dari kegiatan Pelatihan Jurnalistik. 3) Jenis Surat Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua jenis surat. Sedangkan evaluasi dan follow up pelatihan akan dilakukan pada saat proses akhir acara pelatihan serta evaluasi akhir berupa praktek untuk program penguatan wacana intelektual. yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatangan surat berada di tepi yang sama. Surat koordinator peserta sejak program mulai dilaksanaan sampai akhir kegiatan minimal satu minggu satu kali. 46 7 . jenis tersebut diklasifikasikan ke dalam dua sifat. yakni Umum dari Khusus.

dengan tema “Media dan Perubahan”. 2. PELAPORAN. mahasiswa akan mengetahui sampai sejauh mana peran serta media massa dalam menciptakanm iklim demokratisasi di Indonesia serta perdamaian akan kemajemukan iman masyarakatnya. EVALUASI DAN FOLLOW UP 45 . Kop berikut amplop berisikan : (1) Lambang tingkat pemerintahan.4) Kertas Surat Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 80 gram dan berkop (kepala surat pemerintahan). Persiapan Sosial a. B. 2. (2) Tulisan berupa tingkat kepengurusan dan alamat organisasi. sasaran program. 6) Bahasa surat : 8 e. (2) Tingkat dan periode Kepengurusan. Studium General. b. mekanisme monitoring. Sosialisasi dan pengenalan program menyangkut tujuan. (3) Jenis surat dan nomor surat. (4) Penanda tanganan surat. jenis kegiatan serta sumber dana program. Penyampaian materi pelatihan oleh fasilitator. Mengunjungi instansi atau lembaga-lembaga guna menjajaga kemungkinan kerjasama dalam diskusi publik tersebut. Praktek lapangan C. 5) Nomor Surat Seluruh surat resmi organisasi di semua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas: (1) Nomor urut surat. waktu pelaksanaan. Pelatihan ini diadakan untuk membuka wawasan dan pengetahuan mahasiswa mengenai programatik kerja diseputar dunia jurnalistik. Selain itu. PELAKSANAAN Pelaksanaan pelatihan Jurnalistik dibagi dalam beberapa tahap kegiatan yaitu: 1. 3. (5) Bulan pembuatan surat (6) Tahun pembuatan surat.

44 9 . 3. PERSIAPAN 1. Stempel Stempel resmi organisasi berisi : (1) Lambang pemerintahan disebelah kiri (2) Tulisan disebelah kanan terdiri atas : LANGKAH PELAKSANAAN PROGRAM A. c. yaitu sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia b. 6. b. Pertemuan dan koordinasi dengan relasi kerja sekaligus menentukan fasilitator pelatihan. Mengenal Pers Indonesia Teknik Reportase dan Wawancara Teknik reka bentuk surat kabar (lay-out) Teknik Penulisan Feature dan Berita Teknik Penulisan Artikel dan Resensi Jurnalistik Photografi Managemen Pers dan Media Massa Analisis Teks Media (1) Menggunakan bahasa yang komunikatif. Pertemuan dan sosialisasi program dengan kelompok sasaran (peserta) untuk membahas tentang rencana implementasi kegiatan. 8. dapat dimengerti artinya oleh penulis surat (2) Bahasa baku/resmi. 9. Menyiapkan bahan-bahan untuk pelatihan. 5. Persiapan Umum a. Nama organisasi tingkatan.    Tingkatan kepengurusan. Seluruh jenis stempel disemua tingkatan menggunakan tinta stempel (stamp-ink) warna hitam.2. d. 7. Nama tempat atau daerah. 4. Pemetaan proyeksi program strategis untuk membuka dan memberikan gambaran kegiatan dan pasca kegiatan.

3. 2) Model Buku Buku agenda surat terdiri atas buku agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk. Keberhasilan program yang dilaksanakan diharapkan mampu meningkatkan wawasan komunikasi massa peserta kegiatan. Media dan Perubahan 43 .     tanggal pembuatan tanggal pengiriman Perihal surat Keterangan Buku agenda surat masuk. terdiri atas kolom. Keberhasilan program ini memiliki kontribusi positif dalam mencetak mahasiswa yang militansi tinggi. terutama dalam bidang komunikasi. maka diharapkan meningkatkan pula peran sertanya dalam media komunikasi yang ada . selain akan mampu menampung aspirasi yang berangkat dari mahasiswa (bottom-up). Hal ini disebabkan. Buku Agenda 1) Ukuran Buku Pada dasarnya seluruh jenis buku dapat digunakan sebagai buku agenda. 2. jurnalistik meningkatnya pengetahuan mahasiswa. asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan. model yang 1.c. melalui kegiatan jurnalistik yang digunakan keduanya sebagai berikut : Buku agenda surat keluar. terdiri atas kolom   Nomor urut penerimaan Nomor surat 10 dilaksanakan Dengan secara berkelanjutan (sustainebility). General Support. Kegiatan yang dilaksanakan melalui agenda ini merupakan suatu kesempatan atau peluang yang amat berharga. MATERI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN JURNALISTIK Materi-materi yang akan disajikan dalam pendidikan dan pelatihan ini meliputi: 1.

 tanggal pembuatan  tanggal penerimaan   Perihal surat Keterangan B. (1) Nomor urut penerimaan (2) Uraian sumber kas (3) Jumlah uang yang diterima mengembangkan potensi untuk kemajuan diri. 4. Meningkatkan partisipasi Mahasiswa dalam kegiatankegiatan pembentukan kelompok studi komunikasi. maupun universitasnya   Alamat surat / pengirim Tanggal surat. Memberikan kontribusi riil dalam bentuk intelektualitas dan jiwa sosial yang tinggi kepada peserta terhadap media. serta agama dan bangsa. 2. Terbentuknya sebuah media massa yang dikelola oleh peserta baik di organisasi. masyarakat. 3. asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan. masing-masing secara profesional dan proporsional. Menumbuhkembangkan rasa kebersamaan dan saling memiliki dalam upaya untuk menggali dan sebagai wadah kekuatan sosial-politik d. Goal Program : 1. Out – Put Program : Hasil program yang diharapkan dari diselenggarakannya Pendidikan dan Pelatihan Dasar Jurnalistik adalah sebagai berikut : 42 11 . C.3. Terbentuknya suatu komunitas media bersama di antara organisasi organisasi. 2) Model Buku Kas Buku kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi menggunakan model buku kas yang terdiri dari atas kolom. Buku Kas 1) Ukuran Buku Kas Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas. organisasi.

(5) Jumlah barang 12 41 JURNALISTIK” Tema Kegiatan :“Menggiring Teriakan Teks akan Perubahan Konteks yang Revolusioner” Waktu Oktober 2011 Tempat : Pesantren At-Taamur Cinunuk. Tujuan Umum : 1. TEMA KEGIATAN SERTA WAKTU DAN TEMPAT Nama Kegiatan : “PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Buku Inventaris dapat menggunakan pelbagai jenis dan ukuran buku yang sesuai dengan kolam yang diperlukan 2) Model Buku Inpentaris Buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi menggunakan model buku yang terdiri atas kolom : (1) Nomor urut.d Selsei.(4) Nomor urut pengeluran (5) Uraian penggunaan kas (6) Jumlah uang yang dikeluarkan e. 4. : Jam 09. Media untuk melakukan peningkatan potensi lanjutan melalui pemberdayaan (empowerment) peserta dalam bidang komunikasi. (2) Nama barang. Tanggal 21-22 TUJUAN KEGIATAN Tujuan kegiatan ini adalah : A. (4) Tahun pembelian.00 s. . Buku Inventaris 1) Ukuran Buku Infentaris 3. (3) Merk barang. AD / ART Program Kerja Lembaga Pengembangan Pers jurnalistik NAMA. Arena untuk melakukan masifikasi kerja ditingkat organisasi kemahasiswaan di tingkat universitas. 2.

tentu tidak ingin mensiasiakan mahasiswanya untuk terjerumus pada kebiasaan berpikir yang lebih banyak bersifat oralistik. dari sejak jaman dulu hingga sekarang diwariskan ‘hanya’ dalam bentuk tulisan. dalam nomor surat. lewat tulisan organisasi pergerakan akan mengakar kuat. Atas dasar itulah Pendidikan dan Pelatihan Jurnalistik digelar. Hal tersebut akan mampu diejawantahkan manakala media massa yang merupakan alat perjuangan organisasi mampu memenangkan opini publik.Dalam konteks dunia kemahasiswaan. maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy atau 1) Sebelum proses pengetikan surat. Peradaban manusia. Surat .sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam 2. LANDASAN KEGIATAN 1. kemahaiswaan tertinggi di tingkatan universitas. Pedoman Teknis a. Al – Qur’an Pancasila dan UUD 1945 40 13 salinannya buat di file atau di arsip 3) Dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung pengetikan 2) Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat.Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis. kemampuan berkarya (menulis) merupakan ‘fardlu aen’ guna mencari identitas dirinya demi menbangun peradaban umat manusia di masa mendatang. Lewat tulisan peradaban suatu bangsa akan terkenang. (6) Keadaan barang khususnya dikalangan aktivis kampuz. (di isi oleh organisasi/instansi yang mengadakan kegiatan) sebagai organisasi ……. 2.

Dan B-II = Ditandatangani Wakil Ketua dan Wakil Sekretaris 01 = Bulan ditetapkannya surat memang telah menjadi pendapat umum.01. pandangan) tentang suatu masalah. 02-007. Mengingat begitu pentingnya informasi. maka peran jurnalis pun menjadi penting. Merekalah yang keterangan (1) Nomor surat : diisi berdasarkan urutan pengeluaran surat (2) Tingkat kepengurusan : kode berdasarkan tingkatan pemerintahan (3) Jenis Surat dan Nomor urut ‘memburu’ berita.A-I. Keterampilan menulis pun pada akhirnya menjadi hasrat bagi banyak orang. Bahkan PRW = kode tingkat Pengurus RW -IX 02 = Periode kepengurusan = Jenis surat ekstern informasi bukan hanya sekedar kebutuhan.Contoh nomor surat Nomor : 016. sehingga lazim dikatakan.PRW-IX. “Siapa yang menguasai informasi dialah penguasa dimasa depan”. Termasuk menuliskan berita yang ada dipikirannya (opini. peradaban masa sekarang ini merupakan peradaban masyarakat informasi. meliput berbagai peristiwa dan menuliskannya untuk dikonsumsi khalayak umum. 2012 = Tahun pembuatan surat 14 39 . Teknologi informasi dapat menjadi alat terpenting untuk -007 = Nomor urut surat jenis tersebut A-I = Ditandatangani Ketua dan Sekretaris/ memanipulasi sekaligus sebagai alat kendali. Dewasa ini informasi merupakan “komoditi primer” yang dibutuhkan oleh semua orang. seiring dengan semakin canggihnya teknologi komuniasi.2002 016 = Nomor urut surat dalam menampilkan fakta-fakta untuk selalu bertindak objektif dalam setiap pemberitaannya. melainkan juga dapat menjadi sumber kekuasaan.

dipakai kode : 03  Eksternal umum adalah surat yang bersifat umum. ditandai dengan A-I  Jika penandatangan surat adalah ketua dan wakil sekertaris.audensi dengan pejabat dll. Keberadaan media tidak lagi sebatas penyampai informasi yang aktual kepada masyarakat.seperti surat-surat biasa selain surat keputusan.seperti surat keputusan ditandai dengan kode : 01 Internal Umum. ditandai kode : 02 (nama) (nama) lampiran Contoh II Proposal Kegiatan Acara Term Of Refference “Pendidikan dan Pelatihan Jurnalistik” dan “Menggiring Teriakan Teks akan Perubahan Konteks yang Revolusioner” DASAR PEMIKIRAN Pesatnya kemajuan media informasi dewasa ini cukup memberikan kemajuan yang signifikan. Ketua sekretaris  Internal khusus. ditandai dengan B=II merupakan modal yang amat penting manakala kita terjun di dunia ini.ditandai dengan kode : 04. jurnalistik  Eksternal khusus.seperti surat mandat khusus. (4) Penandatanganan Surat  Jika penendatangan surat adalah ketua dan sekertaris. ditandai dengan A-II  Jika penandatanganan surat adalah wakil ketua dan wakil sekertaris. tapi media juga mempunyai tanggung jawab yang berat 38 15 . Media cetak maupun elektronik pun saling bersaing kecepatan sehingga tidak layak bila si pemburu berita dituntut kreativitasnya Penguasaan dalam dasar-dasar penyampaian pengetahuan informasi.

(5) Bulan Surat Kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan dan ditulis dengan angka Arab. material dan lainnya sebagai wujud partisipasi masyarakat dalam pembangunan.. Akhirnya semoga proposal yang sederhana ini dapat menjadikan pertimbangan dan acuan pemerintah Propinsi Tingkat I . (6) Tahun Surat Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat. Sedangkan swadaya dalam bentuk tenaga akan diatur oleh masing-masing ketua RT secara bergiliran.. pembangunan di masa mendatang khususnya di pedesaan. tanggal bulan tahun 16 37 .. Tempat. Upaya ini juga sebagai langkah maju masyarakat dalam memberdayakan usahanya dalam menempuh dan melanjutkan kehidupan yang seimbang dan selaras untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Penutup Dengan adanya pembangunan di era reformasi ini berbagai kebijakan strategis dari pemerintah sangat dinantikan sebagai salah satu upaya mengatasi dampak krisis moneter / ekonomi yang sampai saat ini masih memberangus kehidupan bagi masyarakat pedesaan khsusnya. . H. tenaga. bentuk swadaya. baik berupa uang.

000 Rp.54.. Kampus UIN Sunan Gunung Djati Bandung.. 185. 3.. 500. 500...585.84.000 8 Transportasi Wales PP Rp. 300.000 per drum Rp.000 9 Aspal 105 dream Rp.3 Batu Split 0/5 41 m3 Rp.ini..500..Kecamatan. kami selaku pengurus mengharapkan dukungan dan partisipasinya demi tewujudnya kinerja SEMA-F yang optimal dan sesuai dengan harapan.000 per hari Rp. Demikian surat pemberitahuan ini kami buat atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih... 90. Maka dipandang perlu untuk mempersiapkan segala hal yang akan mendukung suksesnya frogram tersebut.SEMA-F-III.150. A. . 2 Mei 2011 Mengetahui.V.000 4 Pasir 35 m3 Rp. 4..555 Dari jumlah anggaran tersebut Nomor 1 s/d 7 diusahakan dan disediakan oleh masyarakat.004. 2. maka rencana kegiatan yang telah tuangkan dalam program kerja panitia.Desa .AI. Dan didalam pelaksanaan nantinya akan Contoh Surat SENAT MAHASISWA FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI KBM UIN Sunan Gunung Djati Bandung Sekretariat : Jl.500.000 7 Tenaga Tehnis 10 orang Rp...075. 14046 No. 515.. 7. Gedung Study Center Lantai II.. G. Ketua Umum Sekretaris Umum Anggi Afriliani melibatkan seluruh lapisan masyarakat dengan berbagai 36 Yudi Rahman 17 ...Tahun Anggaran . sehubungan dengan proseses keberlangsungannya kinerja kepengurusan SEMA-F dakwah dan komunikasi.000. Laporan Sesuai dengan agenda rapat panitia rehab jalan Dsn.510.000per hari Rp.H Nasution 105..atau .2011 : Satu lembar : Pemberitahuan Kepada Yth Pudek III Fakultas Dakwah dan Komunikasi UIN SGD Bandung di Tempat.700.000 5 Sewa wales & splayer 9 hari Rp. 1.. Assalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh Salam silaturahmi teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak/Ibu/Sahabat senantiasa dalam lindungan-Nya. 4. serta eksis dalam memperlancar aktifitas keseharian. sedangkan No 9 kami memohon bantuan dari pemerintah Propinsi Tingkat I . maka pelaksanaannya akan dimulai pada awal bulan .000 Rp.000 6 Operator wales & spalyer 9 hari Rp.000 Rp.000 Rp. Lamp Hal : 004.000 Jumlah Rp. Amin Selanjutnya.. Dengan ini kami memberitahukan kepada Bapak/Ibu bahwa demi tewujud dan terlaksanakannya frogram-frogram kinerja senat yang menjadi amanat pada rapat kerja (Raker). Wallahul Muwafieq ilaa Aqwaamith Tharieq Wassalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh Bandung. 50.

200. 145.Untuk meningkatkan pemberdayaan sumber daya yang ada dengan dukungan dari pemerintah. . sampai……. b.surat harus menggunakan tinta warna hitam. Kegiatan Pembangunan perbaikan sarana-prasarana infra setruktur (Perbaikan jalan) E. D. 160. (2) Pengurus yang berwenang stempel organisasi adalah Ketua Umum atau atau Sekretaris Umum. Perkiraan Anggaran yang di Butuhkan Bahwa anggaran dan biaya yang dibutuhkan disamping swadaya masyarakat sebagai konstribusi dalam membangun desanya. Stempel (1) Pembubuhan stempel organisasi pada surat resmi organisasi diusahakan sedapat mungkin agar tertera ditengah – tengah antara dua tandatangan pengurus dan tidak menutupi nama pengurus yang bertandatangan..000 Rp.Sebagai usaha peningkatan kondisi lingkungan yang mapan./tanggal…/bulan….800..1. Waktu : dari……. 5. wajib memberikan tembusan. disamping bantuan pemerintah yang kita harapkan sebagai berikut : No Uraian Volume Harga Satuan Jumlah 1 Batu Split 2/3 75 m3 Rp. (3) Pembuatan stempel kepanitiaan harus mencantumkam lambang pemerintahan disebelah kiri dan tulisan yang .000 18 35 .000 Rp. 5) Untuk surat kepanitiaan sedapat mungkin berpedoman pada tata cara penomoran surat sebagaimana tercantum diatas. .Menumbuhkan rasa kebersamaan dan kegotong – royongan diantara warga masyarakat./tahun…. Tempat dan Waktu Bertempat : ………….. F.000 2 Batu Split ½ 40 m3 Rp. 6) Penandatanganan seluruh jenis aurat.4) Seluruh jenis surat keluar yang dikirim melewati hirarki organisasi secara vertikal.

. Adapun letak geografis Desa ....Sebelah Timur : . jumlah penduduk .Jarak dengan Ibu Kota Kecamatan : ...Sebelah Barat : Secara adminstrasi dibagi menjadi ..Sebagai upaya untuk peningkatan sarana perekonomian dan perhubungan yang lancar...sehingga bisa dikatakan jauh dari hidup layak. RT/.Rp. (2) Buku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja kerja.... Buku Agenda (1) Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat.Jarak dengan Ibu Kota Kabupaten : . DPL..Km . Dengan penghasilan penduduk rata-rata per Kepala Keluarga .... baik keluar maupun kedalam berjumlah 6 ( enam ) kolom.. adalah dengan ketinggian : . C... terutama kita sedang membuat surat atau ketika menerima surat dari instansi lain. c.Jarak dengan Ibu Kota Propinsi : . 34 19 .. menunjukan jenis kepanitiaan disebelah kanan. Maksud dan Tujuan Adapun maksud dan tujuan upaya rehab jalan / pengaspalan adalah : .Sebelah Selatan : .Jiwa.. agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya. KK. Kec.dengan ukuran yang serasi dan seimbang.. baik surat keluar ataupun surat masuk.. sekaligus merupakan salah satu kendala yang dihadapi dalam setiap program kegiatan pembagunan di Desa .. . RW. maka perlu dipelihara dan disimpan secara baik setelah dipergunakan. Sedang jarak Administrasi ke pusat pemerintah adalah : . Dusun dengan ... (3) Kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat.. . .

Sebelah Utara : Desa . Kec. Kontek Permasalahan penerimaan dan pengeluaran dana organisasi...km c.. Kecamatan . terdiri dari:………. terdiri atas: (1) Buku Harian 20 Desa ... harus tercatat dalam buku Kas..Dalam keadaan rusak : …………. Jalan Desa sepanjang km. Jalan makadam : ………………... Surat Si alamat surat Tgl Surat Buat 4 Kirim 5 Hal Ket perekonomian dan pendapatan masyarakat. . sebagai berikut: 1. merupakan salah satu Desa di Kecamatan .km Sedangkan prioritas rehab jalan/pengaspalan tahun ini 1 2 6 7 d.Dalam keadaan baik :……………km No No. 33 .. Adapun sampai dengan saat ini data sarana 1 2 3 6 7 perhubungan dan keadaan jalan yang ada di Desa ...... Surat Si alamat surat 3 Tgl Surat Buat 4 Datang 5 Hal Ket . B.. Jalan Tanah : …………………... Buku kas 3) Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan adalah terletak di Dusun……………. dengan batas – batas sebagai berikut : . Agenda Surat Keluar disepakati perhubungan untuk untuk memprioritaskan mempercepat pada sektor pertumbuhan No No...  Agenda Surat Masuk a. Jalan Aspal .km b..

5) Pengurus yang berwenang menyimpan dan PERMOHONAN BANTUAN ASPAL DSN. Laporan: Jelaskan bahwa setelah kegiatan selesai.. DESA .... A. . Latar Belakang Dalam peningkatan sarana/prasarana di Desa secara kualitas telah banyak ditempuh berbagai terobosan maupun cara dari seluruh partisipasi segenap lapisan masyarakat dengan memanfaatkan segala sumber daya yang tersedia.KABUPATEN .TAHUN .... Maka.. Hal tersebut dimaksud sebagai salah satu upaya untuk menuju suatu Desa yang lebih berkembang ke arah perbaikan dan keberhasilan.. KECAMATAN . kita bersedia membuat laporan penyelenggaraan dan (2) Neraca Bulanan (3) Neraca Tahunan 4) Segala penerimaan dana harus dicatat di dalam Buku Kas bagian kiri (debet) dan pengeluaran dana bagian kanan (kredit).7......KECAMATAN .. organisasi. KABUPATEN . Kelebihan atau kekurangan dalam pertanggungjawaban dalam hal penggunaan dana Contoh Proposal Pengajuan Bantuan penjumlahan uang disebut saldo.. dimana 32 mempergunakan Buku Kas adalah Bendahara/wakil bendahara. di dalam usaha pembangunan Desa di tahun . Contoh :  Buku Harian pada setiap jenjang kepengurusan No Uraian Jumlah No Uraian Jumlah 21 .. sejalan dari hasil musyawarah mufakat Desa dari berbagai elemen masyarakat yang ada.

Secara kasar cantumkan perkiraan dana yang dibutuhkan 22 31 . Perkiraan Anggaran yang dibutuhkan : No Uraian Jumlah No Uraian Jumlah 6) Dalam pelaporan bidang keuangan organisasi. 4. 6. Tempat dan Waktu: Tempat dan waktu Cantumkan di mana dan kapan kegiatan-kegiatan tersebut akan kita laksanakan. 5. juga dilengkapi dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang-barang untuk kepentingan organisasi. kecuali dibuat dalam bentuk neraca. Kegiatan: kegiatan Jelaskan secara singkat bentuk dan No Uraian Jumlah No Uraian Jumlah  Neraca Tahunan kegiatan-kegiatan yang akan kita selenggarakan. Neraca Bulanan 3. Maksud dan Tujuan: Maksud dan Tujuan Jelaskan maksud dan tujuan kegiatan yang akan kita selenggarakan. Rumuskan tujuan secara tegas dan jelas.

2. Konteks permasalahan: Kontek permasalahan Jelaskan dalam rangka apa kita mengajukan permohonan bantuan dana. lembaga/organisasi pernah diaudit oleh lembaga yang berbobot. Latar belakang: Latar belakang Perkenalkan dan jelaskan siapa kita (lembaga/organisasi/kelompok: visi dan misi) mudah melakukan pemeliharaan. (2) sebagai asset organisasi yang dihasilkan dari suatu masa bakti kepengurusan. pemberi dana dan bagi kita /lembaga/organisasi) 30 1 2 3 4 5 6 7 (3) Pengurus yang berwenang untuk menyimpan dan melakukan inventarisasi adalah sekjen/sekretaris Umum/sekretaris disemua tingkatan organisasi. Buku Inventarisasi (1) Buku inventarisasi berfungsi untuk mencatat seluruh kekayaan atau barang-barang milik organisasi. Model buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi dibuat dengan 7 kolom. penghargaan-penghargaan yang pernah diperoleh).Berikut ini beberapa butir yang perlu anda cantumkan dalam surat pengantar permohonan bantuan dana/sponsor : e. keterbatasan kita khususnya yang berkaitan dengan dana. apa makna atau manfaat dari kegiatan yang kita ajukan untuk didanai/sponsori (dampaknya bagi masyarakat. perawatan dan pemantauan terhadap barang-barang tersebut. seperti berikut ini : No Nama Barang Thn Pembuatan Merk Jumlah Keadaan Keterangan kegiatan-kegiatan kita. pengalaman dan kemampuan kita (ini penting untuk mendapatkan kepercayaan misalnya menyebutkan bahwa kita pernah mendapatkan kepercayaan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan tertentu.agar 1. 23 .

Papan Nama (1) Papan nama organisasi dipasang dengan seizin pihak yang berwenang dinding atau halaman muka kantor sekretariat atau ditempat yang strategis dan berdekatan dengan sekretariat organisasi. Sistematika Pembuatan Bagian belakang   Nomor Nama yang berisikan garis besar/kerangka umum proposal. D. Kartu Tanda Anggota (1) KTA diberikan setelah dibaiat/dilantik sebagai anggota/ pengurus. Jangan lupa melampirkan profil lembaga/organisasi/kelompok anda dan alamat serta nama penghubung (kalau punya kartu nama. Akan lebih praktis dan strategis bila kita menuliskan surat pengantar (satu atau dua halaman) g.f. Dalam surat tersebut jelaskan kita akan mengirim proposal lengkap sesuai format dari lembaga donor/sponsor. lampirkan juga) 24 29 . perusahaan mempunyai format penyusunan proposal tersendiri.. (2) KTA digunakan dalam acara-acara resmi organisasi apabila dibutuhkan misalnya seperti kumpulan resmi dan lain sebagainya untuk menjadi tanda pengenal bahwa ia benarbenar anggota. dan tanyakan kesediaan lembaga donor/sponsor untuk mengadakan pertemuan dengan anda untuk membahas (presentasi) proposal anda. Kerangka Pembuatan Proposal Pendahuluan Perlu dicatat bahwa setiap lembaga donor atau harus memperhatikan ketentuan yang berlaku. (2) Pembuatan papan nama organisasi dan pemasangannya Catatan : laporan pertanggung jawaban seperti dibuat diatas akan lebih merincikan atau mentransparasikan penegeluaran dengan semendetail mungkin.

Laporan pertanggung jawaban bisa lebih terperinci dengan model tabel seperti dibawah ini.5% - JUM LAH     Tempat Tanggal Lahir Alamat Rumah Tempat dan tanggal Pembuatan Tanda Tangan dan nama terang pemegang KTA Tanda Tangan dan nama terang kelurahan (berdasarkan instansi yang bersangkutan) ATK Pubdokak - - Konsumsi - -  Transpot Catatan :  Yang terpenting dalam hal ini adalah setiap bentuk  Stempel kelurahan (atau berdasarkan instansi yang bersangkutan) Bagian depan pengeluaran yang tercangkup oleh salaha satu. 3 . ATK. Keterang an NO.  Kop dan logo Yang bersangkutan (sesuai dengan instansi yang bersangkutan)  Tanda tangan dan nama terang ketua umum (sesuai dengan tingkatan instansi yang bersangkutan) Pubdokak. No 1. konsumsi. 2 . 3. Transport harus disertai dengan bon-nya secara terinci pula. 4.)   Pas photo ukuran 2 x 3 disebelah kanan Stempel (stempel insatansi yang bersangkutan) 28 25 .N O 1 . 2.) Saldo (Rp. TGL URAIAN NO.) Kredit (Rp. 4 . BUKTI KRE DIT PPN 10% - PPH 1.BON/ KWITANSI Tanggal Debit (Rp.

. merupakan sebuah transparansi/ sikap keterbukaan memeparkan segala hal yang telah dikerjakan kalau kegiatan. Pedoman Laporan pertanggung Jawaban (LPJ) (3) Bentuk Laporang pertanggung jawaban adalah sebuah Ditulis dengan block style yaitu bentuk ketikan yang pertanggung jaaban pengurus baik dihadapan instansi seluruhnya mulai dari nomor sampai nama penanda tangan berada ditepi yang sama. atau sesuai keperluan dan ketentuan yang berlaku. (7) Tulisan Menggunakan font Times New Roman diseluruh bagian KTA. dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. kepada Laporan anggota organisasi yang (4) Kertas Kertas KTA berwarna dasar disesuaikan dengan kebutuhan. dan tahun penerbitan KTA. Contoh laporan pertanggung jawaban DAFTAR REKAPITULASI PENGUNAAN DANA KEGIATAN SEMINAR NASIONAL KEBANGSAAN SEMA-F DAKWAH DAN KOMUNIKASI 26 27 (6) Ukuran Panjang 6 cm dan lebar 4 cm (atau disesuaikan dengan keperluan dan ketentuan yang berlaku). Laporan pertanggung jawaban ini harus mudah dipengerti dan dipahami secara mendetail oleh yang melihatnya.C. bulan penerbitan. ataupun berhadapan langsung dengan masyarakat atau dihadapakan bersangkutan. pertanggung Jawaban (5) Nomor Nomor urut disesuaikan dengan kebutuhan. dan tarnsparansi penggunaan dana dalam segi pengeluaran keuangan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful