E. Penutup 1.

penyelenggaraan tertib administrasi ini,akan berfungsi sebagai mana mestinya,jika seluruh anggota danpengurus disemua tingkatan organisasi berkemauan keras melakukan pedoman ini secara sungguhsa. ungguh. 2. Hal-hal yang belum terjangkau dalam pedoman ini, disesuaikan dengan peraturan yang berlaku.

PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

A. PENDAHULUAN 1. Latar belakang Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi tercermin antara lain pada sistem tertib administrasi yang diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi yang dapat menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi di lingkungan pemerintahan, maka diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha unifikasi aturan yang wajib dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus agar menjadi tradisi organisasi yang baik dan positif dalam rangka pelaksanaan program organisasi guna mencapai tujuan.

52

Kecuali untuk memelihara keutuhan dan kesatuan gerak organisasi, adanya sistem administrasi itu juga

PENUTUP

Demikian proposal rencana kegiatan ini kami untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin organisasi bagi segenap organisasi bagi segenap anggota dan fungsionaris di seluruh tingkatan organisasi secara vertikal. Oleh karena itu terbitnya Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi merupakan suatu jawaban aktual ditengah-tengah mendesaknya keperluan Wallaahul Muwaafieq Ilaa Aqwaamith Thaarieq akan adanya pedoman yang berlaku secara Nasional di lingkungan Pemerintahan dari tingkat Pengurus trtinggi sampai pengurus terkecil Rukun Tetangga. PANITIA PELATIHAN JURNALISTIK
Ketua Organizing Committee Sekretaris Organizing Committee

buat dengan harapan kegiatan ini dapat terselenggara dengan lancar dan mendapat ridha dari Allah SWT. Terima kasih atas partisipasi semua pihak yang terlibat dalam kegiatan ini, dan semoga Allah memberikan balasan yang setimpal. Semoga karya dan kretivitas kita sejalan dengan kehendak dan Ridha Allah SWT.

Wassalamualaikum Wr. Wb. Bandung, 10 januari 2012

2. Pengertian Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) adalah serangkaian aturan mengenai
(nama) Mengetahui, Pengurus (..) UIN SGD Cab. Kota Bandung Masa khidmat 2011-2012 (nama)

penyelenggaraan organisasi dengan administrasi yang

()

meliputi tertib kesekretariatan dan atribut organisasi yang 2

Ketua

51

berada di bawah naungan kepengurusan Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII)komisariat UIN SGD Cab. Kota Bandung. 3. Sekretariat : Sekretariat : Jl. A.H Nasution 105. Gedung Study Center Lantai II. Kampus UIN Sunan Gunung Djati Bandung. 14046

berlaku tunggal untuk semua tingkatan organisasi Pemerintahan secara nasional.

Tujuan a. Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi disemua

tingkatan organisasi pemerintahan. : :0857xxxxxxxx : 0857xxxxxxxx c. b. Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan disemua tingkatan

Contact Person 1. 2.

Yudi Rahman (Ketua SEMA-F) Ade Siti Amanah (Ketua Pelaksana)

organisasi pemerintahan. Menegakkan wibawa dan disiplin organisasi serta menumbuhkan kesadaran, semangat dan kegairahan berorganisasi di kalangan anggota. 4. Sasaran Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) memiliki sasaran sebagai berikut :

Email dan Blog

semafidkom@yahoo.com/www. semafidkom.blogspot.com (disesuaikan blog yang dimiliki)

50

a. Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi yang baru dan berlaku secara nasional. b. Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.

No 1 2 3 4 5 6

Divisi Divisi Kestari DivisiAcara Divisi Humas Divisi Logistik Divisi Pubdokak Divisi Konsumsi Jumlah

Jumlah

Terbilang; Sembilan Juta Seratus Tujuh Puluh Tiga Ribu B. PEDOMAN ADMINISTRASI 1. Pedoman Umum SUMBER DANA a. Surat Yang dimaksud dengan surat didalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung 2. pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain. 4 2. 1. 1. Sumber dana acara ini adalah : Uang Kas (disesuaikan dengan instansi yang PENYELENGGARAAN TERTIB Rupiah

bersangkutan) Sumbangan yang tidak mengikat PENYELENGGARA Kegiatan ini diselenggarakan Pengurus Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesi (PMII) Komisariat UIN SGD Cab Kota Bandung. masa khidmat 2011 - 2012. pengurus komisariat kemudian membentuk panitia pelaksana yang terdiri dari unsur kepengurusan yang 49

Divisi Acara Divisi Humas Divisi Logistik Divisi Pubdokak Divisi Konsumsi

: : : : :

Macam-macam surat seperti: Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau

ESTIMASI DANA ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tenang pokok Divisi Kestari : persoalan kedinasan. Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antarkaryawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas. Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan.

(disesuaikan dengan kebutuhan) Divisi Acara :

(disesuaikan dengan kebutuhan) Divisi Humas :

(disesuaikan dengan kebutuhan) Divisi Logistik :

(disesuaikan dengan kebutuhan) Divisi Pubdokak :

(disesuaikan dengan kebutuhan) Divisi Konsumsi :

(disesuaikan dengan kebutuhan) GRAND TOTAL 48

Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut : 1) Sistematika Surat Surat menyurat resmi organisasi dengan sistimatika sebagai berikut : (1) Nomor surat, disingkat No. (2) Lampiran surat, disingkat Lamp. (3) Perihal surat, disingkat Hal. (4) Si alamat surat, Kepada Yth dst. (5) Kata pembukaan surat. Assalamualaikum dst.

memiliki kemampuan untuk berkiprah di dunia jurnalistik. Sebagai tindak lanjut dari program ini adalah : 1. Pemberian layanan pengetahuan serta konsultasi

bagi mahasiswa yang belum terlibat dalam pelatihan tersebut. 2. Memfasilitasi mahasiswa untuk dapat berkiprah di

media yang ada di kampuz dan umumnya media-media yang sudah ada. 3. Memfasilitasi terbentuknya forum diskusi bersama,

terutama dalam kajian komunikasi, culture studies dan sosial kemasyarakatan.

SUSUNAN KEPANITIAAN

Pelindung (6) Kalimat Pengantar, salam silaturrahmi dst. (7) Maksud surat (8) Kata penutup, Wallahul Muwaffiq dst, Wassalamu`alaikum dst. (9) Tempat dan tanggal pembuatan surat (10)Nama Pengurus organisasi beserta jabatan. 6 Penanggung Jawab Steering Comitee Organizing Comitee Ketua OC Sekretaris Bendahara Divisi Kestari

: Allah SWT. : : : : : : : 47

Adalah merupakan rangkaian dari kegiatan Pelatihan Jurnalistik, untuk mengetahui kendala ataupun permasalahan selama proses pelatihan berlangsung dan mengupayakan pemecahaannya. Kegiatan monitoring akan dilakukan oleh organisasi pelaksana dan

2) Bentuk Surat Seluruh surat organisasi (resmi), kecuali jenis surat khusus, ditulis dengan bentuk Block Style, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatangan surat berada di tepi yang sama. 3) Jenis Surat Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua jenis surat, yakni Umum dari Khusus. Surat

koordinator peserta sejak program mulai dilaksanaan sampai akhir kegiatan minimal satu minggu satu kali. Sedangkan evaluasi dan follow up pelatihan akan dilakukan pada saat proses akhir acara pelatihan serta evaluasi akhir berupa praktek untuk program penguatan wacana intelektual.

RENCANA TINDAK LANJUT Bagi para peserta yang merupakan utusan dari setiap kelas dan jurusan yang berada dilingkungan fakultas dakwah dan komunikasi dari semester satu sampai semester tujuh dan perwakilan dari delegasi Hima-J yang berada dibawah naungan SEMA-F Dakwah dan Komunikasi yang tergabung dalam pelatihan jurnalistik perlu terus ditindak lanjuti agar dapat mengembangkan diri dalam ruang kebersamaan dan

umum adalah surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai sarana komunikasi tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi. Surat khusus adalah jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi, produk normatif organisasi dan landasan pijak

organisatoris., jenis tersebut diklasifikasikan ke dalam dua sifat; intern dan ekstern.

46

4) Kertas Surat Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 80 gram dan berkop (kepala surat pemerintahan). Kop berikut amplop berisikan : (1) Lambang tingkat pemerintahan, (2) Tulisan berupa tingkat kepengurusan dan alamat organisasi. 5) Nomor Surat Seluruh surat resmi organisasi di semua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas: (1) Nomor urut surat. (2) Tingkat dan periode Kepengurusan. (3) Jenis surat dan nomor surat. (4) Penanda tanganan surat. (5) Bulan pembuatan surat (6) Tahun pembuatan surat. 6) Bahasa surat : 8

e. Mengunjungi instansi atau lembaga-lembaga guna menjajaga kemungkinan kerjasama dalam diskusi publik tersebut. 2. Persiapan Sosial a. Sosialisasi dan pengenalan program menyangkut tujuan, sasaran program, waktu pelaksanaan, mekanisme monitoring, jenis kegiatan serta sumber dana program. b. Pelatihan ini diadakan untuk membuka wawasan dan pengetahuan mahasiswa mengenai programatik kerja diseputar dunia jurnalistik. Selain itu, mahasiswa akan mengetahui sampai sejauh mana peran serta media massa dalam menciptakanm iklim demokratisasi di Indonesia serta perdamaian akan kemajemukan iman masyarakatnya. B. PELAKSANAAN Pelaksanaan pelatihan Jurnalistik dibagi dalam beberapa tahap kegiatan yaitu: 1. Studium General, dengan tema Media dan Perubahan. 2. Penyampaian materi pelatihan oleh fasilitator. 3. Praktek lapangan

C. PELAPORAN, EVALUASI DAN FOLLOW UP 45

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Mengenal Pers Indonesia Teknik Reportase dan Wawancara Teknik reka bentuk surat kabar (lay-out) Teknik Penulisan Feature dan Berita Teknik Penulisan Artikel dan Resensi Jurnalistik Photografi Managemen Pers dan Media Massa Analisis Teks Media

(1) Menggunakan bahasa yang komunikatif, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat (2) Bahasa baku/resmi, yaitu sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia

b. Stempel Stempel resmi organisasi berisi : (1) Lambang pemerintahan disebelah kiri (2) Tulisan disebelah kanan terdiri atas :

LANGKAH PELAKSANAAN PROGRAM

A. PERSIAPAN 1. Persiapan Umum a. Pertemuan dan sosialisasi program dengan kelompok sasaran (peserta) untuk membahas tentang rencana implementasi kegiatan. b. Pertemuan dan koordinasi dengan relasi kerja sekaligus menentukan fasilitator pelatihan. c. Pemetaan proyeksi program strategis untuk membuka dan memberikan gambaran kegiatan dan pasca kegiatan. d. Menyiapkan bahan-bahan untuk pelatihan.

Tingkatan kepengurusan, Nama organisasi tingkatan, Nama tempat atau daerah, Seluruh jenis stempel disemua tingkatan menggunakan tinta stempel (stamp-ink) warna hitam.

44

c. Buku Agenda 1) Ukuran Buku Pada dasarnya seluruh jenis buku dapat digunakan sebagai buku agenda, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan. 2) Model Buku Buku agenda surat terdiri atas buku agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk, model yang

1.

Kegiatan

yang

dilaksanakan

melalui agenda

ini

merupakan suatu kesempatan atau peluang yang amat berharga. Hal ini disebabkan, selain akan mampu menampung aspirasi yang berangkat dari mahasiswa (bottom-up). 2. Keberhasilan program ini memiliki kontribusi positif dalam mencetak mahasiswa yang militansi tinggi, terutama dalam bidang komunikasi. 3. Keberhasilan program yang dilaksanakan diharapkan mampu meningkatkan wawasan komunikasi massa peserta kegiatan, melalui kegiatan jurnalistik yang

digunakan keduanya sebagai berikut : Buku agenda surat keluar, terdiri atas kolom; tanggal pembuatan tanggal pengiriman Perihal surat Keterangan Buku agenda surat masuk, terdiri atas kolom Nomor urut penerimaan Nomor surat 10

dilaksanakan Dengan

secara

berkelanjutan

(sustainebility). jurnalistik

meningkatnya

pengetahuan

mahasiswa, maka diharapkan meningkatkan pula peran sertanya dalam media komunikasi yang ada .

MATERI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN JURNALISTIK

Materi-materi yang akan disajikan dalam pendidikan dan pelatihan ini meliputi: 1. General Support; Media dan Perubahan 43

3.

Terbentuknya sebuah media massa yang dikelola oleh peserta baik di organisasi, maupun universitasnya

Alamat surat / pengirim Tanggal surat;

masing-masing secara profesional dan proporsional. 4. Memberikan kontribusi riil dalam bentuk intelektualitas dan jiwa sosial yang tinggi kepada peserta terhadap media. tanggal pembuatan tanggal penerimaan Perihal surat Keterangan

B. Goal Program : 1. Terbentuknya suatu komunitas media bersama di antara organisasi organisasi. 2. Meningkatkan partisipasi Mahasiswa dalam kegiatankegiatan pembentukan kelompok studi komunikasi. 3. Menumbuhkembangkan rasa kebersamaan dan saling memiliki dalam upaya untuk menggali dan sebagai wadah kekuatan sosial-politik

d. Buku Kas 1) Ukuran Buku Kas Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan. 2) Model Buku Kas Buku kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi menggunakan model buku kas yang terdiri dari atas kolom; (1) Nomor urut penerimaan (2) Uraian sumber kas (3) Jumlah uang yang diterima

mengembangkan potensi untuk kemajuan diri, organisasi, masyarakat, serta agama dan bangsa. C. Out Put Program : Hasil program yang diharapkan dari diselenggarakannya Pendidikan dan Pelatihan Dasar Jurnalistik adalah sebagai berikut :

42

11

(4) Nomor urut pengeluran (5) Uraian penggunaan kas (6) Jumlah uang yang dikeluarkan e. Buku Inventaris 1) Ukuran Buku Infentaris

3. 4.

AD / ART Program Kerja Lembaga Pengembangan Pers jurnalistik

NAMA, TEMA KEGIATAN SERTA WAKTU DAN TEMPAT

Nama Kegiatan : PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Buku Inventaris dapat menggunakan pelbagai jenis dan ukuran buku yang sesuai dengan kolam yang diperlukan 2) Model Buku Inpentaris Buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi menggunakan model buku yang terdiri atas kolom : (1) Nomor urut. (2) Nama barang. (3) Merk barang. 2. (4) Tahun pembelian. (5) Jumlah barang 12 41 JURNALISTIK Tema Kegiatan :Menggiring Teriakan Teks akan Perubahan Konteks yang Revolusioner Waktu Oktober 2011 Tempat : Pesantren At-Taamur Cinunuk. : Jam 09.00 s.d Selsei. Tanggal 21-22

TUJUAN KEGIATAN Tujuan kegiatan ini adalah : A. Tujuan Umum : 1. Media untuk melakukan peningkatan potensi lanjutan melalui pemberdayaan (empowerment) peserta dalam bidang komunikasi. Arena untuk melakukan masifikasi kerja ditingkat organisasi kemahasiswaan di tingkat universitas.

Dalam

konteks

dunia

kemahasiswaan,

(6) Keadaan barang

khususnya dikalangan aktivis kampuz, kemampuan berkarya (menulis) merupakan fardlu aen guna mencari identitas dirinya demi menbangun peradaban umat manusia di masa mendatang. Peradaban manusia, dari sejak jaman dulu hingga sekarang diwariskan hanya dalam bentuk tulisan. Lewat tulisan peradaban suatu bangsa akan terkenang, lewat tulisan organisasi pergerakan akan mengakar kuat. (di isi oleh organisasi/instansi yang mengadakan kegiatan) sebagai organisasi . kemahaiswaan tertinggi di tingkatan universitas, tentu tidak ingin mensiasiakan mahasiswanya untuk terjerumus pada kebiasaan berpikir yang lebih banyak bersifat oralistik. Hal tersebut akan mampu diejawantahkan manakala media massa yang merupakan alat perjuangan organisasi mampu memenangkan opini publik. Atas dasar itulah Pendidikan dan Pelatihan Jurnalistik digelar. dalam nomor surat.Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis. LANDASAN KEGIATAN 1. 2. Al Quran Pancasila dan UUD 1945 40 13 salinannya buat di file atau di arsip 3) Dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung pengetikan 2) Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy atau 1) Sebelum proses pengetikan surat,sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam 2. Pedoman Teknis a. Surat

Contoh nomor surat Nomor : 016.PRW-IX. 02-007.A-I.01.2002 016 = Nomor urut surat

dalam menampilkan fakta-fakta untuk selalu bertindak objektif dalam setiap pemberitaannya. Dewasa ini informasi merupakan komoditi primer yang dibutuhkan oleh semua orang, seiring dengan semakin canggihnya teknologi komuniasi, sehingga lazim dikatakan, peradaban masa sekarang ini merupakan peradaban masyarakat informasi. Bahkan

PRW = kode tingkat Pengurus RW -IX 02 = Periode kepengurusan = Jenis surat ekstern

informasi bukan hanya sekedar kebutuhan, melainkan juga dapat menjadi sumber kekuasaan. Teknologi informasi dapat menjadi alat terpenting untuk

-007 = Nomor urut surat jenis tersebut A-I = Ditandatangani Ketua dan Sekretaris/

memanipulasi sekaligus sebagai alat kendali. Dan B-II = Ditandatangani Wakil Ketua dan Wakil Sekretaris 01 = Bulan ditetapkannya surat memang telah menjadi pendapat umum, Siapa yang menguasai informasi dialah penguasa dimasa depan. Mengingat begitu pentingnya informasi, maka peran jurnalis pun menjadi penting. Merekalah yang keterangan (1) Nomor surat : diisi berdasarkan urutan pengeluaran surat (2) Tingkat kepengurusan : kode berdasarkan tingkatan pemerintahan (3) Jenis Surat dan Nomor urut memburu berita, meliput berbagai peristiwa dan menuliskannya untuk dikonsumsi khalayak umum. Keterampilan menulis pun pada akhirnya menjadi hasrat bagi banyak orang. Termasuk menuliskan berita yang ada dipikirannya (opini, pandangan) tentang suatu masalah.

2012 = Tahun pembuatan surat

14

39

 Ketua sekretaris

Internal khusus,seperti surat keputusan ditandai dengan kode : 01 Internal Umum,seperti surat-surat biasa selain surat keputusan, ditandai kode : 02

(nama)

(nama)

lampiran Contoh II Proposal Kegiatan Acara Term Of Refference Pendidikan dan Pelatihan Jurnalistik dan Menggiring Teriakan Teks akan Perubahan Konteks yang Revolusioner DASAR PEMIKIRAN Pesatnya kemajuan media informasi dewasa ini cukup memberikan kemajuan yang signifikan. Media cetak maupun elektronik pun saling bersaing kecepatan sehingga tidak layak bila si pemburu berita dituntut kreativitasnya Penguasaan dalam dasar-dasar penyampaian pengetahuan informasi. jurnalistik

Eksternal khusus,seperti surat mandat khusus,audensi dengan pejabat dll, dipakai kode : 03

Eksternal

umum

adalah

surat

yang

bersifat

umum,ditandai dengan kode : 04.

(4) Penandatanganan Surat Jika penendatangan surat adalah ketua dan sekertaris, ditandai dengan A-I Jika penandatangan surat adalah ketua dan wakil sekertaris, ditandai dengan A-II Jika penandatanganan surat adalah wakil ketua dan wakil sekertaris, ditandai dengan B=II

merupakan modal yang amat penting manakala kita terjun di dunia ini. Keberadaan media tidak lagi sebatas penyampai informasi yang aktual kepada masyarakat, tapi media juga mempunyai tanggung jawab yang berat 38

15

(5) Bulan Surat

Kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan dan ditulis dengan angka Arab.

bentuk swadaya, baik berupa uang, tenaga, material dan lainnya sebagai wujud partisipasi masyarakat dalam pembangunan. Sedangkan swadaya dalam bentuk tenaga akan diatur oleh masing-masing ketua RT secara bergiliran.

(6) Tahun Surat

Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat.

H. Penutup

Dengan adanya pembangunan di era reformasi ini berbagai kebijakan strategis dari pemerintah sangat dinantikan sebagai salah satu upaya mengatasi dampak krisis moneter / ekonomi yang sampai saat ini masih memberangus kehidupan bagi masyarakat pedesaan khsusnya. Upaya ini juga sebagai langkah maju masyarakat dalam memberdayakan usahanya dalam menempuh dan melanjutkan kehidupan yang seimbang dan selaras untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Akhirnya semoga proposal yang sederhana ini dapat menjadikan pertimbangan dan acuan pemerintah Propinsi Tingkat I .... , pembangunan di masa mendatang khususnya di pedesaan. Tempat, tanggal bulan tahun 16 37

3 Batu Split 0/5 41 m3 Rp. 185.000 Rp. 7.585.000 4 Pasir 35 m3 Rp. 90.000 Rp. 3.150.000 5 Sewa wales & splayer 9 hari Rp. 300.000 per hari Rp. 2.700.000 6 Operator wales & spalyer 9 hari Rp. 500.000per hari Rp. 4.500.000 7 Tenaga Tehnis 10 orang Rp. 50.000 Rp. 4.500.000 8 Transportasi Wales PP Rp. 500.000 Rp. 1.000.000 9 Aspal 105 dream Rp. 515.000 per drum Rp.54.075.000 Jumlah Rp.84.510.555 Dari jumlah anggaran tersebut Nomor 1 s/d 7 diusahakan dan disediakan oleh masyarakat, sedangkan No 9 kami memohon bantuan dari pemerintah Propinsi Tingkat I ... G. Laporan Sesuai dengan agenda rapat panitia rehab jalan Dsn. ...Desa ...Kecamatan...Tahun Anggaran ..., maka rencana kegiatan yang telah tuangkan dalam program kerja panitia, maka pelaksanaannya akan dimulai pada awal bulan ...atau .......ini. Dan didalam pelaksanaan nantinya akan

Contoh Surat SENAT MAHASISWA FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI KBM UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Sekretariat : Jl. A.H Nasution 105. Gedung Study Center Lantai II. Kampus UIN Sunan Gunung Djati Bandung. 14046 No. Lamp Hal : 004.SEMA-F-III.AI.004.V.2011 : Satu lembar : Pemberitahuan Kepada Yth Pudek III Fakultas Dakwah dan Komunikasi UIN SGD Bandung di Tempat, Assalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh Salam silaturahmi teriring doa kami sampaikan semoga Bapak/Ibu/Sahabat senantiasa dalam lindungan-Nya, serta eksis dalam memperlancar aktifitas keseharian. Amin Selanjutnya, sehubungan dengan proseses keberlangsungannya kinerja kepengurusan SEMA-F dakwah dan komunikasi. Dengan ini kami memberitahukan kepada Bapak/Ibu bahwa demi tewujud dan terlaksanakannya frogram-frogram kinerja senat yang menjadi amanat pada rapat kerja (Raker). Maka dipandang perlu untuk mempersiapkan segala hal yang akan mendukung suksesnya frogram tersebut, kami selaku pengurus mengharapkan dukungan dan partisipasinya demi tewujudnya kinerja SEMA-F yang optimal dan sesuai dengan harapan. Demikian surat pemberitahuan ini kami buat atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Wallahul Muwafieq ilaa Aqwaamith Tharieq Wassalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh Bandung, 2 Mei 2011 Mengetahui,

Ketua Umum

Sekretaris Umum Anggi Afriliani

melibatkan seluruh lapisan masyarakat dengan berbagai 36

Yudi Rahman

17

4) Seluruh jenis surat keluar yang dikirim melewati hirarki organisasi secara vertikal, wajib memberikan tembusan. 5) Untuk surat kepanitiaan sedapat mungkin berpedoman pada tata cara penomoran surat sebagaimana tercantum diatas. 6) Penandatanganan seluruh jenis aurat- surat harus menggunakan tinta warna hitam. b. Stempel (1) Pembubuhan stempel organisasi pada surat resmi organisasi diusahakan sedapat mungkin agar tertera ditengah tengah antara dua tandatangan pengurus dan tidak menutupi nama pengurus yang bertandatangan. (2) Pengurus yang berwenang stempel organisasi adalah Ketua Umum atau atau Sekretaris Umum. (3) Pembuatan stempel kepanitiaan harus mencantumkam lambang pemerintahan disebelah kiri dan tulisan yang

- Untuk meningkatkan pemberdayaan sumber daya yang ada dengan dukungan dari pemerintah. - Sebagai usaha peningkatan kondisi lingkungan yang mapan. - Menumbuhkan rasa kebersamaan dan kegotong royongan diantara warga masyarakat. D. Kegiatan Pembangunan perbaikan sarana-prasarana infra setruktur (Perbaikan jalan) E. Tempat dan Waktu Bertempat : ..

Waktu : dari.. sampai./tanggal/bulan./tahun.. F. Perkiraan Anggaran yang di Butuhkan Bahwa anggaran dan biaya yang dibutuhkan disamping swadaya masyarakat sebagai konstribusi dalam membangun desanya, disamping bantuan

pemerintah yang kita harapkan sebagai berikut : No Uraian Volume Harga Satuan Jumlah

1 Batu Split 2/3 75 m3 Rp. 160.000 Rp.1.200.000 2 Batu Split 40 m3 Rp. 145.000 Rp. 5.800.000

18

35

- Sebelah Timur : - Sebelah Selatan : - Sebelah Barat : Secara adminstrasi dibagi menjadi ... Dusun dengan ... RT/... RW, jumlah penduduk ...Jiwa, ... KK. Adapun letak geografis Desa ... Kec. .... adalah dengan ketinggian : ... DPL. Sedang jarak Administrasi ke pusat pemerintah adalah : - Jarak dengan Ibu Kota Kecamatan : ...Km - Jarak dengan Ibu Kota Kabupaten : . - Jarak dengan Ibu Kota Propinsi : . Dengan penghasilan penduduk rata-rata per Kepala Keluarga .Rp....,- sehingga bisa dikatakan jauh dari hidup layak, sekaligus merupakan salah satu kendala yang dihadapi dalam setiap program kegiatan pembagunan di Desa ...

menunjukan jenis kepanitiaan disebelah kanan,dengan ukuran yang serasi dan seimbang. c. Buku Agenda (1) Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat, baik surat keluar ataupun surat masuk, agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpan secara baik setelah dipergunakan. (2) Buku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja kerja, terutama kita sedang membuat surat atau ketika menerima surat dari instansi lain. (3) Kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat, baik keluar maupun kedalam berjumlah 6 ( enam ) kolom.

C. Maksud dan Tujuan Adapun maksud dan tujuan upaya rehab jalan / pengaspalan adalah : - Sebagai upaya untuk peningkatan sarana perekonomian dan perhubungan yang lancar. 34 19

 Agenda Surat Keluar

disepakati perhubungan

untuk untuk

memprioritaskan mempercepat

pada

sektor

pertumbuhan

No

No. Surat

Si alamat surat

Tgl Surat Buat 4 Kirim 5

Hal

Ket

perekonomian dan pendapatan masyarakat. Adapun sampai dengan saat ini data sarana

perhubungan dan keadaan jalan yang ada di Desa ... Kecamatan ... sebagai berikut: 1. Jalan Desa sepanjang km, terdiri dari:..

Agenda Surat Masuk

a. Jalan Aspal - Dalam keadaan baik :km

No

No. Surat

Si alamat surat 3

Tgl Surat Buat 4 Datang 5

Hal

Ket

- Dalam keadaan rusak : .km b. Jalan makadam : .km c. Jalan Tanah : ...km Sedangkan prioritas rehab jalan/pengaspalan tahun ini

d. Buku kas 3) Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan

adalah

terletak

di

Dusun......

B. Kontek Permasalahan penerimaan dan pengeluaran dana organisasi, harus tercatat dalam buku Kas, terdiri atas: (1) Buku Harian 20 Desa ... merupakan salah satu Desa di Kecamatan ... dengan batas batas sebagai berikut : - Sebelah Utara : Desa ... Kec. ... 33

7. Laporan: Jelaskan bahwa setelah kegiatan selesai, kita bersedia membuat laporan penyelenggaraan dan

(2) Neraca Bulanan (3) Neraca Tahunan 4) Segala penerimaan dana harus dicatat di dalam Buku Kas bagian kiri (debet) dan pengeluaran dana bagian kanan (kredit). Kelebihan atau kekurangan dalam

pertanggungjawaban dalam hal penggunaan dana

Contoh Proposal Pengajuan Bantuan

penjumlahan uang disebut saldo. 5) Pengurus yang berwenang menyimpan dan

PERMOHONAN BANTUAN ASPAL DSN. ... DESA ... KECAMATAN ... KABUPATEN ...TAHUN ...KECAMATAN ...KABUPATEN ... A. Latar Belakang Dalam peningkatan sarana/prasarana di Desa secara kualitas telah banyak ditempuh berbagai terobosan maupun cara dari seluruh partisipasi segenap lapisan masyarakat dengan memanfaatkan segala sumber daya yang tersedia. Hal tersebut dimaksud sebagai salah satu upaya untuk menuju suatu Desa yang lebih berkembang ke arah perbaikan dan keberhasilan. Maka, sejalan dari hasil musyawarah mufakat Desa dari berbagai elemen masyarakat yang ada, di dalam usaha pembangunan Desa di tahun ..., dimana 32

mempergunakan Buku Kas adalah Bendahara/wakil bendahara, organisasi. Contoh : Buku Harian pada setiap jenjang kepengurusan

No

Uraian

Jumlah

No

Uraian

Jumlah

21

 Neraca Bulanan

3. Maksud dan Tujuan: Maksud dan Tujuan Jelaskan maksud dan tujuan kegiatan yang akan kita selenggarakan. Rumuskan tujuan secara tegas dan jelas. 4. Kegiatan: kegiatan Jelaskan secara singkat bentuk dan

No

Uraian

Jumlah

No

Uraian

Jumlah

Neraca Tahunan

kegiatan-kegiatan yang akan kita selenggarakan. 5. Tempat dan Waktu: Tempat dan waktu Cantumkan di mana dan kapan kegiatan-kegiatan tersebut akan kita laksanakan. 6. Perkiraan Anggaran yang dibutuhkan :

No

Uraian

Jumlah

No

Uraian

Jumlah

6) Dalam pelaporan bidang keuangan organisasi, kecuali dibuat dalam bentuk neraca, juga dilengkapi dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang-barang untuk kepentingan organisasi.

Secara

kasar

cantumkan

perkiraan

dana

yang

dibutuhkan

22

31

Berikut ini beberapa butir yang perlu anda cantumkan dalam surat pengantar permohonan bantuan dana/sponsor :

e. Buku Inventarisasi (1) Buku inventarisasi berfungsi untuk mencatat seluruh kekayaan atau barang-barang milik organisasi,agar

1. Latar belakang: Latar belakang Perkenalkan dan jelaskan siapa kita (lembaga/organisasi/kelompok: visi dan misi)

mudah

melakukan

pemeliharaan,

perawatan

dan

pemantauan terhadap barang-barang tersebut, (2) sebagai asset organisasi yang dihasilkan dari suatu masa bakti kepengurusan. Model buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi dibuat dengan 7 kolom, seperti berikut ini :
No Nama Barang Thn Pembuatan Merk Jumlah Keadaan Keterangan

kegiatan-kegiatan kita, pengalaman dan kemampuan kita (ini penting untuk mendapatkan kepercayaan misalnya menyebutkan bahwa kita pernah mendapatkan

kepercayaan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan tertentu, lembaga/organisasi pernah diaudit oleh lembaga yang berbobot, penghargaan-penghargaan yang pernah diperoleh), keterbatasan kita khususnya yang berkaitan dengan dana. 2. Konteks permasalahan: Kontek permasalahan Jelaskan dalam rangka apa kita mengajukan permohonan bantuan dana, apa makna atau manfaat dari kegiatan yang kita ajukan untuk didanai/sponsori (dampaknya bagi masyarakat, pemberi dana dan bagi kita /lembaga/organisasi) 30

(3) Pengurus yang berwenang untuk menyimpan dan melakukan inventarisasi adalah sekjen/sekretaris

Umum/sekretaris disemua tingkatan organisasi. 23

f. Papan Nama
(1) Papan nama organisasi dipasang dengan seizin pihak yang berwenang dinding atau halaman muka kantor sekretariat atau ditempat yang strategis dan berdekatan dengan sekretariat organisasi. (2) Pembuatan papan nama organisasi dan pemasangannya

Catatan : laporan pertanggung jawaban seperti dibuat diatas akan lebih merincikan atau mentransparasikan

penegeluaran dengan semendetail mungkin. D. Kerangka Pembuatan Proposal Pendahuluan Perlu dicatat bahwa setiap lembaga donor atau

harus memperhatikan ketentuan yang berlaku.

perusahaan mempunyai format penyusunan proposal tersendiri. Akan lebih praktis dan strategis bila kita menuliskan surat pengantar (satu atau dua halaman)

g. Kartu Tanda Anggota

(1) KTA diberikan setelah dibaiat/dilantik sebagai anggota/ pengurus.. (2) KTA digunakan dalam acara-acara resmi organisasi apabila dibutuhkan misalnya seperti kumpulan resmi dan lain sebagainya untuk menjadi tanda pengenal bahwa ia benarbenar anggota. Sistematika Pembuatan Bagian belakang Nomor Nama

yang berisikan garis besar/kerangka umum proposal. Dalam surat tersebut jelaskan kita akan mengirim proposal lengkap sesuai format dari lembaga

donor/sponsor, dan tanyakan kesediaan lembaga donor/sponsor untuk mengadakan pertemuan dengan anda untuk membahas (presentasi) proposal anda. Jangan lupa melampirkan profil

lembaga/organisasi/kelompok anda dan alamat serta nama penghubung (kalau punya kartu nama, lampirkan juga)

24

29

N O 1 . 2 . 3 . 4 .

TGL

URAIAN

NO. BUKTI

KRE DIT

PPN 10% -

PPH 1,5% -

JUM LAH

Tempat Tanggal Lahir Alamat Rumah Tempat dan tanggal Pembuatan Tanda Tangan dan nama terang pemegang KTA Tanda Tangan dan nama terang kelurahan (berdasarkan instansi yang bersangkutan)

ATK

Pubdokak

Konsumsi

Transpot

Catatan : Yang terpenting dalam hal ini adalah setiap bentuk

Stempel

kelurahan

(atau

berdasarkan

instansi

yang

bersangkutan) Bagian depan

pengeluaran yang tercangkup oleh salaha satu, ATK,

Kop dan logo Yang bersangkutan (sesuai dengan instansi yang bersangkutan) Tanda tangan dan nama terang ketua umum (sesuai dengan tingkatan instansi yang bersangkutan)

Pubdokak, konsumsi, Transport harus disertai dengan bon-nya secara terinci pula.

Laporan pertanggung jawaban bisa lebih terperinci dengan model tabel seperti dibawah ini.
No 1. 2. 3. 4. Keterang an NO.BON/ KWITANSI Tanggal Debit (Rp.) Kredit (Rp.) Saldo (Rp.)

Pas photo ukuran 2 x 3 disebelah kanan Stempel (stempel insatansi yang bersangkutan)

28

25

C. Pedoman Laporan pertanggung Jawaban (LPJ) (3) Bentuk Laporang pertanggung jawaban adalah sebuah
Ditulis dengan block style yaitu bentuk ketikan yang

pertanggung jaaban pengurus baik dihadapan instansi

seluruhnya mulai dari nomor sampai nama penanda tangan berada ditepi yang sama.

ataupun berhadapan langsung dengan masyarakat atau dihadapakan bersangkutan. kepada Laporan anggota organisasi yang

(4) Kertas
Kertas KTA berwarna dasar disesuaikan dengan kebutuhan.

pertanggung

Jawaban

(5) Nomor Nomor urut disesuaikan dengan kebutuhan, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. bulan penerbitan,
dan tahun penerbitan KTA.

merupakan sebuah transparansi/ sikap keterbukaan memeparkan segala hal yang telah dikerjakan kalau kegiatan, dan tarnsparansi penggunaan dana dalam segi pengeluaran keuangan. Laporan pertanggung jawaban ini harus mudah dipengerti dan dipahami secara mendetail oleh yang melihatnya. Contoh laporan pertanggung jawaban DAFTAR REKAPITULASI PENGUNAAN DANA KEGIATAN SEMINAR NASIONAL KEBANGSAAN SEMA-F DAKWAH DAN KOMUNIKASI 26 27

(6) Ukuran
Panjang 6 cm dan lebar 4 cm (atau disesuaikan dengan keperluan dan ketentuan yang berlaku).

(7) Tulisan
Menggunakan font Times New Roman diseluruh bagian KTA, atau sesuai keperluan dan ketentuan yang berlaku.