You are on page 1of 17

PENGURUSAN KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

1.0 PENGENALAN

Kewangan Pusat Sumber perlu diuruskan secara kemas kini dan sistematis
untuk memastikan urusan pentadbiran dan pengurusan PSS berjalan dengan
sempurna dan segala rancangan serta aktiviti dapat dilaksanakan sebaik
mungkin. Penyelaras PSS perlu mengetahui sumber serta kedudukan
kewangan PSS dan memahami prosedur penggunaan kewangan PSS.

2.0 SUMBER KEWANGAN DAN MAKSUD PERBELANJAAN

Setiap PSS mempunyai sumber kewangan daripada punca yang boleh


digunakan untuk menjalankan rancangan dan aktiviti tahunan. Antara sumber
kewangan PSS ialah:
2.1 Peruntukan daripada Kementerian Pendidikan.
Mengikut surat Pekeliling Kewangan Bil. 5 Tahun 2002 bertarikh 17
Oktober 2002 ( KP. 1573/17/ Jld.14 (5) ), jenis Bantuan Per Kapita dan
maksud Perbelanjaan adalah seperti berikut,

2.1.1 Bantuan Pusat Sumber Sekolah.


Kumpulan sasar bagi Bantuan Pusat Sumber Sekolah ialah
meliputi perbelanjaan bagi Perpustakaan dan Pusat Sumber
Pendidikan.

2.1.2 Yuran Pelajar.


Yuran pelajar bagi tujuan ini ditentukan tidak melebihi daripada
yang telah ditetapkan oleh Jabatan Pendidikan Negeri (RM 3.00
setiap bagi setiap pelajar SM & RM 1.50 bagi setiap pelajar SR)

• Kutipan Yuran Pusat Sumber yang melebihi dari had di atas, mesti
mendapat kebenaran dan kelulusan dari Jabatan Pendidikan Negeri melalui
permohonan bertulis.

2.1.3 Derma atau sumbangan daripada orang perseorangan atau


kumpulan (PIBG, Yayasan, Institusi dan sebagainya). Wang
Suwa boleh digunakan untuk keperluan pelajar-pelajar bagi
tujuan membeli;
i. bahan-bahan bacaan
ii. bahan rujukan
iii. bahan bantu pembelajaran (BBM)
iv. perabot
v. peralatan untuk pengajaran dan pembelajaran
vi. serta tujuan aktiviti-aktiviti berkaitan dengan pengajaran
dan pembelajaran ( pertandingan, lawatan,kursus).

1
2.2 Sumber-Sumber Tambahan.

Pihak sekolah dan Pusat sumber Sekolah boleh mengusahakan punca


kewangan tambahan bagi meningkatkan sumber kewangan PSS.
Sumber kewangan tambahan yang diusahakan melalui aktiviti-aktiviti
ini boleh digunakan bagi tujuan-tujuan khusus ataupun projek-projek
khas seperti membuat pengubahasuaian PSS seperti, projek naik taraf
bilik-bilik, mewujudkan unit-unit tambahan dan menjalankan aktiviti-
aktiviti tambahan. Cadangan bagi mendapatkan punca kewangan
tambahan, antaranya ialah;

i. Mengadakan hari kantin, hari usahawan dan Jualan barangan


terpakai.
ii. Aktiviti berterusan, contoh, jualan majalah, surat khabar atau
buku-buku.
iii. Mengadakan jogathon dan aktiviti seumpamanya.
iv. Aktiviti bermusim, seperti jualan kad ucapan sempena hari-hari
perayaan, hari guru, dan lain-lain.
v. Aktiviti bekerja dan mendapatkan upah
vi. Aktiviti daripada Radio Sekolah
vii. Aktiviti menyewa bahan atau peralatan
viii.Upah menaip
ix. Khidmat laminating, penjilidan
x. Jualan akhbar lama
xi. Tayangan Video
xii. Upah potong huruf Polysterin
xiii.Program Riang Ria Satu Sen.
xiv.Tabung Derma hari aktiviti sekolah.
xv. Kuiz

SUMBER
PSS
2
SUMBER KERAJAAN WANG SUWA
TAMBAHAN

-Hari kantin - Geran Perkapita Terbahagi 2


-Jualan akhbar Pusat Sumber a)Yuran Pelajar
-Tayangan Video Sekolah - RM3.00(S
-Upah menaip M)
-Program Riang - RM1.50(SR
Ria )
-Aktiviti Siaran b)- PIBG
Sekolah -Derma orang
Perseorangan

Rajah : Sumber Kewangan Pusat Sumber Sekolah

3.0 AMALAN-MALAN YANG TIDAK HARUS DILAKUKAN OLEH SEKOLAH


DALAM MEMBUAT PEROLEHAN

3.1 Membeli tanpa menggunakan borang pesanan bagi pembelian, kecuali


pembelian melalui panjar* wang runcit yang tidak melebihi dari RM
50.00.
3.2 Membeli dari satu kedai tertentu sahaja bagi semua barangan.
3.3 Pembelian yang dibuat secara spontan tanpa ada perancangan awal.
3.4 Mengambil barang dahulu dan membuat pesanan kemudian.
3.5 Membeli dari wang pengetua/Guru besar sendiri atau lain-lain pegawai
dan kemudian dituntut dari sekolah
3.6 Tidak mencatat dalam buku daftar bil
3.7 Pembelian dibuat melalui telefon sahaja.
3.8 Pembelian dari koperasi sekolah.

* Panjar wang runcit sekolah merupakan sejumlah wang pendahuluan yang pada
permulaannya dikeluarkan daripada wang SUWA di bawah butiran yang tidak dikhaskan
untuk sesuatu tujuan tertentu, seperti butiran kantin atau pelbagai.

4.0 CARTA ALIRAN PEMBELIAN

MULA
3
Mesyuarat AJK Kewangan Sekolah

Pastikan Baki Peruntukan Mencukupi


Dalam Buku Tunai

Pastikan Jenis/Kaedah/nilai Pembelian

SM> 2,000
SR > 1,000 Senarai Pembelian Melalui Borang
Pesanan Sementara

PTJ
TIDAK

YA
Sediakan Borang Pesanan Tempatan(LO)

Terima/Semakan Borang (DO)

Terima Invois/Bil
Rekod Daftar Stok

Cop terima bil / invois

Merekod Dalam Daftar Bil

TAMAT

4.1 PROSES PEMBELIAN

4
Pembelian barangan yang menggunakan sumber dari Wang Kerajaan dan
Wang suwa hendaklah direkod. Pusat Sumber Sekolah hendaklah mengenal
pasti pembelian bagi satu-satu item yang hendak dibeli sama ada perlu
dirujuk kepada PTJ atau tidak, dan mesti mengikut peraturan kewangan.
Barang yang hendak dibeli perlu direkod ke dalam daftar stok. Bil atau invois
hendaklah direkod dalam daftar bil

Langkah 1
Mesyuarat AJK Induk/AJK Kewangan Sekolah

Langkah 2
Penyelaras Pusat sumber memastikan peruntukan kewangan dalam buku
tunai mencukupi. Penyelaras Pusat Sumber juga perlu mengetahui sumber
kewangan yang akan digunakan.

Langkah 3
Kelulusan PTJ diperlukan jika pembelian melebihi RM 2,000.00 bagi sekolah
menengah dan melebihi RM 1,000 bagi sekolah rendah.

Langkah 4
Senaraikan jenis pembelian dalam borang pesanan sementara, dan
dapatkan kelulusan pentadbir.

Langkah 5
Borang pesanan (LO) disediakan dalam 3 salinan dan disahkan oleh
pentadbir. Hanya 2 Salinan kepada Pembekal.

Langkah 6
Pastikan barangan/bahan yang diterima sama dengan pesanan, semak
borang pesanan.

Langkah 7
Rekodkan dalam daftar stok/rekod perolehan bahan (buku/bahan bukan
buku) serta penuhi perakuan penerimaan dalam borang pesanan.

Langkah 8
Cop tarikh terima pada bil/invois.

Langkah 9
Rekod dalam daftar bil. Pastikan daftar bil lengkap dengan nombor invois.

5.0 CARTA ALIRAN PEMBAYARAN

MULA
5
Pastikan Invois dan Salinan Asal Borang Pesanan Diterima Balik.

Pastikan Bil-Bil Dijelaskan Dalam Tempoh 30 Hari.

Sediakan Baucer Pembayaran 2 Salinan

Dapatkan Kelulusan Pengetua/ Guru Besar

Tulis Cek Dan Cop Sudah Bayar Pada Bil/Invois Dan Dapatkan
Tandatangan Penanda Tangan Yang Diluluskan

Rekod Pembayaran Dalam Buku Tunai

Hantar Cek dan Salinan Baucer Kepada Pembekal

Rekod Pembayaran Dalam Daftar Bil

Failkan Baucer

TAMAT

5.1 PROSES PEMBAYARAN

6
Pembayaran hendaklah dibuat mengikut peraturan yang betul supaya tidak
menimbulkan masalah dalam urusan pengauditan kewangan sekolah. Pembayaran
sebaik-baiknya dibuat dalam tempoh 30 hari dari tarikh penerimaan. Baucer
hendaklah dibuat dalam 2 salinan. Penanda tangan cek terdiri daripada pegawai
yang diluluskan oleh Jabatan Akauntan Negara.

Langkah 1
Pastikan Invois/bil dan salinan asal L.O diterima balik dan jumlahnya betul.

Langkah 2
Penjelasan bil-bil hendaklah dipastikan dalam tempoh 30 hari.

Langkah 3
Baucer pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan.

Langkah 4
Dapatkan kelulusan pihak pentadbir sekolah.

Langkah 5
Bayaran dibuat dengan cek berpalang dan cop sudah dibayar pada baucer dan
semua dokumen, serta dapatkan tandatangan pegawai yang dilantik oleh JPN.

Langkah 6
Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal.

Langkah 7
Rekod pembayaran dalam daftar bil.

Langkah 8
Simpan salinan baucer di dalam fail.

LAMPIRAN A

7
ANGGARAN PENDAPATAN PUSAT SUMBER SEKOLAH
(NAMA SEKOLAH)
( TAHUN …… )

BIL PERKARA JUMLAH CATATAN


(RM)
O1 Bantuan Pusat Sumber Sekolah + baki tahun ……….
02 Wang Suwa + baki tahun ………..
03 Sumber Lain:
3.1 Sumbangan PIBG
3.2 Sumbangan syarikat/agensi/individu
3.3 Jualan kad keahlian
3.4 Jualan akhbar & majalah/buku
3.5 Aktiviti Jualan

JUMLAH BESAR

Disediakan oleh, Disemak oleh,

………..tt………….. ……………tt…………..
( NAMA ) ( NAMA )
Penyelaras PSS GPK Akademik

Disahkan oleh:

……….tt………………
( NAMA )
Pengetua / Guru Besar

Tarikh:……………….……

8
LAMPIRAN B

ANGGARAN BELANJAWAN PUSAT SUMBER SEKOLAH


(NAMA SEKOLAH)
(TAHUN…..)

BIL BUTIRAN HURAIAN JUMLAH


(RM)
01 Buku Nisbah bilangan pelajar dengan buku
Contoh: 1 orang pelajar = 10 judul buku
Pertambahan buku tahun …………
1: 5 + RM ………………

Pembahagian buku:
a) Fiksyen : 30 %
b) Bukan Fiksyen : 70 %
Bahasa : 15 % = RM
Sains & Mate : 20 % = RM
Vok & Tek : 15 % = RM
Kemanusiaan : 20 % = RM

JUMLAH
02 Majalah Langanan Selama setahun
a) Dewan Masyarakat (12x RM4.50)
b) Dewan Siswa (12x RM2.90)
c) Dewan Kosmik (12x RM4.50)
d) Pelita Bahasa (12x RM3.00)

JUMLAH
03 Akhbar Langanan Setahun
a) Berita harian (30XRM1.20 X 12 bln)
b) Utusan Malaysia (30XRM1.20 X 12 bln)
c) N.S.Times (30XRM1.00 X 12 bln)

JUMLAH
04 Bahan-bahan a) Kocek Buku ( 2 Kotak x RM35.00)
Proses Teknik b) Kad Buku ( 4 Peket x RM17.50)
c) Slip Tarikh ( 4 Peket x RM17.50)
d) Label buku ( 5 Peket x RM 1.50)
e) Gam ( 5 botol x RM 8.00)
JUMLAH
05 Alat tulis dan a) Fail Kertas ( 2 Dozen X RM5.00)
peralatan pejabat b) Maker Pen (2 Dozen x RM36.00)
JUMLAH

06 Bahan APD dan a)Pita audio


BBM b)Pita Video
c)OHP Filem
JUMLAH

9
07 Aktiviti Pusat a)Minggu Pusat sumber
Sumber b)Perkembangan Staf
c)Penghasilan bahan
d)Bengkel
e)Kursus dalaman
f)Lawatan sambil belajar
g)Sijil dan hadiah pengawas PSS
h)Pameran bertopik
JUMLAH
08 Penyelengaraan a)Televisyen
alatan/ servis / b)Radio
baikpulih c)Perakam Video
d)Komputer
e)Projektor Overhead
f)Pendawaian
g)Alat hawa dingin
JUMLAH
09 Projek Khas a)Pondok bacaan
b)Laluan Ilmu
c)Keceriaan
d)Laman Informasi
e)Program Khas
JUMLAH
JUMLAH BESAR

Disediakan oleh:

……………tt………..
( NAMA )
Bendahari

Disemak oleh:

…………..tt………… ……….tt………….
( NAMA ) ( NAMA )
Penyelaras PSS GPK Akademik

Disahkan oleh:

……… tt………..
( NAMA )
Pengetua/ Guru Besar
LAMPIRAN C

10
PERBELANJAAN PUSAT SUMBER SEKOLAH
(NAMA SEKOLAH)
(TAHUN)

PENDAPATAN PERBELANJAAN
Perkara Jumlah(RM) Perkara JUMLAH(RM)
01. Bantuan
Pusat Sumber Sekolah
RM :……………….

Baki tahun ………

02. Bantuan Wang Suwa


Bil. Pel X RM 3 /1.50

Baki tahun …………

03. Sumber lain

04.

05.

06.

07.

08.

09.

10

JUMLAH JUMLAH

LAMPIRAN D1
Senarai Pesanan No: __________________

11
PERMOHONAN MENGELUARKAN PESANAN KERAJAAN
UNTUK PEMBELIAN BARANGAN /PERKHIDMATAN
TAHUN : _________
[ Senarai ini hendaklah disertakan bersama-sama dengan PESANAN KERAJAAN No: _______________]
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Saya ingin memesan barangan/perkhidmatan yang tersebut di bawah ini dari peruntukan
*WANG SUWA/WANG KERAJAAN di bawah Pecahan Kepala : PUSAT SUMBER
dari Syarikat :.
Alamat
HARGA JUMLAH
BIL PERIHAL/PENENTUAN BANYAKNYA SEUNIT RM
RM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19

Disahkan oleh: [ GPK/Ketua Bidang/Ketua panitia]

T.Tangan :___AS______________ T.Tangan :________________________

Nama: Nama dan Jawatan: _______________________

Tarikh: Cop: ________________________

Tarikh: ________________________
______________________________________________________________________________________________
Permohonan ini adalah diluluskan/tidak diluluskan

Tarikh: ________________________
( NAMA )
PENGETUA
ALAMAT & COP
________________________________________________________________________________________________
Peringatan 1. Borang ini hendaklah ditaip atau ditulis dengan jelas
2. Tidak dibenar membuat sebarang pindaan.
3. Buatkan satu garisan di bawah item pesanan yang terakhir.

LAMPIRAN D2
Senarai Pesanan No: __________________

12
PERMOHONAN MENGELUARKAN PESANAN KERAJAAN
UNTUK PEMBELIAN BARANGAN /PERKHIDMATAN
TAHUN : 2004
[ Senarai ini hendaklah disertakan bersama-sama dengan PESANAN KERAJAAN No: _______________]
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Saya ingin memesan barangan/perkhidmatan yang tersebut di bawah ini dari peruntukan
*WANG SUWA/WANG KERAJAAN di bawah Pecahan Kepala : PUSAT SUMBER
dari Syarikat : PUSTAKA RAKYAT (M) SDN BHD.
Alamat : N0 : 24-26-28, GROUND FLOOR, JALAN WAWASAN 2/4 , B.B. AMPANG
HARGA JUMLAH
BIL PERIHAL/PENENTUAN BANYAKNYA SEUNIT RM
RM
1 BUKU TEKS B.M. PERINTIS PERALIHAN 3 9.00 27.00
2 BUKU TEKS AMALAN B.M. 3 15.55 46.65
3 BUKU TEKS KHB ELEKTIF TING 1 7 8.10 56.70
4 BUKU TEKS KHB TERAS TING 1 7 11.50 80.50
5 BUKU TEKS BHS CINA TING 1 1 9.00
6 BUKU TEKS MENITI KACA 7 3.30 23.10
7 BUKU TEKS SEHIJAU WARNA DAUN 7 5.40 37.80
8 SELECTED POEM & SHORT STORIES 6 2.30 13.80
9 BUKU TEKS B.M. TING 2 7 7.30 51.10
10 BUKU TEKS GEOGRAFI TING 2 6 13.50 81.00
11 BUKU TEKS KHB ELEKTIF TING 2 8 7.20 57.60
12 BUKU TEKS PENDIDIKAN ISLAM TING 2 8 8.60 68.80
13 BUKU TEKS P.MORAL TING 2 2 6.30 12.60
14 BUKU TEKS SEJARAH TING 2 6 7.10 42.60
15 BUKU TEKS SEUNTAI KATA UTK DIRASA 7 5.00 35.00
16 THE PHANTOM OF THE OPERA 7 2.30 16.10
17 BAHASA ARAB KOMUNIKASI TING 2 5 10.40 52.00
18 BUKU TEKS SAINS TING 3 6 9.30 55.80
19 BUKU TEKS GOGRAFI TING 3 6 15.40 92.40
Less 20% RM 171.91
RM 687.64

Disahkan oleh: [ GPK/Ketua Bidang/Ketua panitia]

T.Tangan :___AS______________ T.Tangan :________________________

Nama: NORASIAH ABDULLAH Nama dan Jawatan: _______________________

Tarikh: 19.4.2004 Cop: ________________________

Tarikh: ________________________
______________________________________________________________________________________________
Permohonan ini adalah diluluskan/tidak diluluskan

Tarikh: ________________________
( AMNAH BINTI HASHIM)
PENGETUA
SMK ABDUL JALIL
43100 HULU LANGAT
________________________________________________________________________________________________
Peringatan 1. Borang ini hendaklah ditaip atau ditulis dengan jelas
2. Tidak dibenar membuat sebarang pindaan.
3. Buatkan satu garisan di bawah item pesanan yang terakhir.

LAMPIRAN E

13
NAMA SEKOLAH ……………………………………
ALAMAT : …………………………………………… No.Telefon: ………….….

JABATAN PENDIDIKAN
NEGERI SELANGOR DARUL EHSAN,
JALAN JAMBU BOL 4/3E,
40604 SHAH ALAM.

Ruj. Tuan :
Ruj.Kami :
Tarikh :

PERBELANJAAN LEBIH DARIPADA RM 2,000.00/RM 1,000.00

Saya ingin memohon kelulusan untuk perbelanjaan khas lebih daripada


RM2,000.00/ RM1,000.00 seperti di bawah:-

a) Perkakas yang hendak dibeli …………………………………………..


b) Harga yang dianggarkan ……………………………………………….
c) Perbelanjaan ini akan dibayar dari aktiviti ……………………………
dan baki yang belum dipertanggungjawabkan itu ialah RM ………..
d) Sebab-sebab perkara itu mustahak …………………………………..
……………………………………………………………………………..
e) Disahkan barang/ perkakas tersebut tidak terdapat dalam mana-mana
kontrak kerajaan (sama ada kontrak Perbelanjaan/l kontrak
Kementerian Pendidikan atau kontrak Jabatan Pendidikan Negeri
Selangor) dan sebut harga yang dipanggil dari syarikat-syarikat berikut
(tidak kurang dari 5 syarikat):-
i) ………………………………………………………………………
ii) ………………………………………………………………………
iii) ………………………………………………………………………
iv) ………………………………………………………………………
v) ………………………………………………………………………

f) Firma-firma tersebut telah memberikan harga-harga seperti berikut:

14
i) ………………………………………………………………………
ii) ………………………………………………………………………
iii) ………………………………………………………………………
iv) ………………………………………………………………………
v) ………………………………………………………………………
g) Jawatankuasa sebutharga sekolah telah menerima tawaran berikut
dengan sebab:-
i) Syarikat …………………………………….. RM ……………….
ii) Sebab-sebab mengapa menerima tawaran di atas:-
……………………………………………………………………...
……………………………………………………………………...

Tarikh:………………………… ………………………
Pengetua/ Guru Besar

Pengetua/Guru Besar

……………………………………………
……………………………………………

Perbelanjaan di atas diluluskan / tidak diluluskan

Tarikh: …………………………. ……………………………


b.p Pengarah Pendidikan
Negeri Selangor Darul Ehsan

LAMPIRAN F

15
BORANG BAUCER BAYARAN

BAHAGIAN A

KEPADA: NO BAUCER:
PERUNTUKAN

TARIKH BEKALAN BUTIR-BUTIR KHIDMAT/BEKALAN JUMLAH


RM

NO. INVOIS

Saya sahkan bahawa khidmat/beklan di atas telah dilaksanakan/ diterima dengan betul dan
bayaran dikenakan berjumlah: ( RM )

BUTIR-BUTIR BAYARAN
NO CEK:
TARIKH:
TARIKH: ………………………..
(PENGETUA/GURU BESAR)

Nota:
a) Sediakan baucer dalam 2 salinan. Asal simpanan sekolah, pendua salinan
penerima (dilekatkan pada cek)
b) Gunakan kertas lain warna bagi tiap-tiap salinan
c)* Potong mana yang tidak sesuai
BAHAGIAN B

Diterima dari pengetua/ Guru Besar …………..… Cek bernombor …………..wang tunai
bernilai (RM ) melalui baucer nombor ………………. bertarikh……….. kerana
khidmat / bekalan di atas yang saya bekalkan.

Tarikh :………………… Tandatangan:……………..…


Nama:……………………….
Cop :

LAMPIRAN G

16
SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 5 TAHUN 2002
Bertarikh : 17 Oktober 2002
PEMBERIAN BANTUAN PERKAPITA UNTUK SEKOLAH- SEKOLAH

JENIS 100 MURID 1001-500 501-1000 1001 DAN


BANTUAN DAN MURID MURID KE ATAS
KE BAWAH

PUSAT RM 1500 RM 1 500 + RM 14.00 RM 7 086 + RM 13.00 RM 13 573 + RM 12.00


SUMBER Seorang murid Seorang murid Seorang murid
SEKOLAH melebihi 100 orang melebihi 500 orang melebihi 1000 orang
(RENDAH)

PUSAT RM 1500 RM 1 500 + RM 14.00 RM 7 086 + RM 13.00 RM 13 573 + RM 12.00


SUMBER Seorang murid Seorang murid Seorang murid
SEKOLAH melebihi 100 orang melebihi 500 orang melebihi 1000 orang
(MENENGAH)

Maksud Perbelanjaan

Meliputi perbelanjaan bagi Perpustakaan dan Pusat Sumber Pendidikan seperti


berikut :

I) Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan pengajaran
dan pembelajaran

II) Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain- lain
yang bersesuaian untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran

III) Penyelenggaraan peralatan termasuk komputer yang digunakan untuk


tujuan pengajaran dan pembelajaran.

IV) Program berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan


kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti
persekolahan atau hari persekolahan.

V) Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.

VI) Program Pendidikan Khas Integrasi


Melengkapkan stesen pembelajaran bagi program pendidikan khas
integrasi.

17

You might also like