BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsifungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu sumber informasi yang penting supaya dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus mempunyai menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan arsip sampai dengan penyusutan. Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu kurang memberikan dukungan dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang pinggiran diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul

keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya. Problema - problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang sangat mendukung dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi omong kosong apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya. Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi. Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti. Semakin pentingnya keamanan arsip banyak perusahaan-perusahaan memilih jasa-jasa penyimpanan arsip sebagai

alat untuk menyimpan arsip mereka agar lebih aman dan tidak memerlukan tempat yang luas di perusahaan mereka. PT. Fineding Mitra Indonesia adalah salah satu dari penyedia jasa pengelolaan arsip atau dokumen organisasi (Outsourcing Vendor). Adapun jasa yang diberikan oleh PT. Fineding Mitra Indonesia meliputi Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices), dimana PT. Fineding Mitra Indonesia melaksanakan keseluruhan proses kearsipan dari mulai seleksi arsip, penyimpanan sampai dengan perawatan. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penyimpanan arsip PT. Fineding Mitra Indonesia telah mengembangkan beberapa teknik dalam penyimpanan data baik Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices). Untuk kemudahan dalam pengelolaan dan kinerja kearsipan modern dan Jasa Alih Media PT Mulitifiling Mitra Indonesia menggunakan program-program aplikasi di setiap departementnya dianataranya departement Warehouse yang menggunakan Aplikasi RMS (Record Management Service), PT. Fineding Mitra Indonesia banyak mengembangkan program-program aplikasi data entry, program ini untuk memperjelas lalulintas arsip yang keluar masuk PT. Fineding Mitra Indonesia. Fungsi dan keguanaan program aplikasi disesuaikan dengan masing-masing devisi. Penulis berada pada departement Warehouse, pada departement ini program aplikasi yang digunakan adalah RMS ( Record Management Service ), fungsi dari RMS untuk mangatur lalu lintas arsip dengan cakupan Bok dari setiap customer. Lain dengan FIF ( Federal International Finance ), customer ini cara penyimpananya perbok, tetapi peminjamanya perarsip, arsip tersebut berupa arsip kontrak. Berhubung cara penyimpanan perbok dan peminjaman perarsip maka proses

pencarian lokasinya membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Hal itu dikarenan sebelum diketahui kode lokasi pemakai harus mengatahui kode lokasinya dulu. Untuk mengetahui kode lokasi pemakai harus mengetahui Kode MMInya dulu,dan untuk mengetahui kode MMI pemakai harus melihat RA ( Regristation Arsip). Untuk itu penulis mencoba memecahkan masalah tersebut dengan membuat Progam Aplikasi Kearsipan untuk customer FIF. Program aplikasi ini akan mempercepat pencarian arsip. Pemakai cukup memasukan kode customer, nomer kontrak dan periode, secara langsung akan mendapatkan kode MMI dan kode Lokasi. Progam Aplikasi kearsipan selain untuk mempermudah pencarian arsip dan membuat laporan peminjaman, juga untuk mengetahui status arsip yang dipinjam.

B. Maksud dan Tujuan Penulisan Skripsi 1. Maksud Penulisan Skripsi :

a. Untuk menerapkan Ilmu yang telah penulis dapat selama menjadi

Mahasiswa STMIK Pranata Indonesia terhadap lingkungan perusahaan.

b. Guna memenuhi salah satu syarat dalam rangka meraih gelar sarjana
pada program Strata Satu (S1) jurusan Sistem Informasi (SI) Sekolah Tinggi Teknik Harapan di Medan. 2. Tujuan Penulisan Skripsi: a. Dapat memberi masukan kepada pihak perusahaan dalam memperbaiki sistem yang sedang berjalan agar lebih efektif dan efisien. b. Dapat menerapkan teori yang didapat selama menjadi mahasiswa Sekolah Tinggi Teknik Harapan di Medan. c. Membuat Program Aplikasi Kearsipan. d. Menginformasikan kode MMI dan kode lokasi kepada pemakai.

C. Metode Penetelitian Dalam penyusunan skripsi ini, metode yang digunakan penulis adalah metode Deskritif. Metode Dekritif adalah metode penelitian dengan kunjungan langsung ke objek yang ingin penulis teliti, sedangkan teknik pengumpulan data yang penulis gunakan adalah: 6

1. Studi Lapangan: a. Observasi Dari beberapa pengamatan yang penulis temukan dilapangan kemudian penulis mencoba untuk membuat progam aplikasi kearsipan b. Wawancara Melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak perusahaan dan mengambil data-data dari perusahaan. 2. Studi Pustaka Mempelajari teori yang terdapat dalam istilah-istilah yang digunakan perusahaan melalui berbagai sumber seperti buku-buku, diktat, Catatan Kuliah, fasilitas Internet dan sumber-sumber lain sebagai penunjang dalam penganalisaan masalah dalam perusahaan. D. Fungsi Penelitian Dengan melakukan penelitian secara langsung penulis dapat mengetahui masalah yang sebenarnya. Hal ini sangat berpengaruh terhadap program aplikasi yang akan dibuat. Sehingga menghasilkan informasi yang benar-benar dibutuhkan. Dapat mengurangi masalah yang sering timbul selama masih manual. 7

E. Ruang Lingkup Permasalahan Dalam penulisan skripsi ini, penulis membatasi masalah penyimpann arsip Kontrak pada Customer FIF di bagian warehouse. Sedangkan pembahasan penulis lebih ditekankan pada ruang lingkup masalah penyimpanan dan peminjaman file kontrak. E. Sistematika Penulisan Sebelum memulai dan merumuskan masalah yang terdapat dalam perusahaan sebagai pembahasan, terlebih dahulu di kemukakan sistematika penulisan yang dipergunakan dalam penulisan skripsi ini agar lebih terarah sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. Adapun sistematika penulisan dari sripsi ini adalah sebagai berikut : BAB I. PENDAHULUAN Dalam Bab ini penulis mengemukakan gambaran keseluruhan latar belakang masalah, maksud dan tujuan penulisan skripsi, metode penelitian, batas dan ruang lingkup permasalahan, serta sistematika penulisan BAB II. LANDASAN TEORI Dalam bab ini, penulis mengemukakan teori-teori penunjang kearsipan dan juga akan dibahas sedikit tentang perangakatlunak yang digunakan, spesifikasi komputer yang digunakan seperti software dan hardware yang dibutuhkan, dan teori-teori lain 8

mengenai Sistem Informasi yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini BAB III. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN Yang akan dibahas pada bab ini menyangkut seputar sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, analisa sistem, flowcart program aplikasi, analisa basis data, spesifikasi file dan lain sebagainya yang berkaitan dengan perusahaan tempat dimana penulis melakukan studi penelitian. BAB IV SPESIFIKASI PROGRAM Dalam bab ini penulis menjelaskan lebih konkrit lagi tentang desain yang akan ditampilkan (prototype) pada progam aplikasi pengolahan kearsipan tersebut, serta informasi apa saja yang akan dimuat di dalam program tersebut, juga hasil output listing program atau sintak-sintak yang digunakan dalam bahasa pemrograman tersebut. BAB IV. PENUTUP Dalam bab ini, penulis menyajikan tentang kesimpulan dan saran-saran terhadap skripsi ini. 9

BAB II LANDASAN TEORI

A. Pengertian-Pengertian Sebelum mebahas lebih lanjut, terlebih dahulu penulis akan paparkan mengenai teoriteori dan devinisi-devinisi yang dikemukakan oleh para ahli yang relevan dengan permasalahan yang diteliti sebagai dasar atau teori yang akan digunakan untuk pembahasan permasalahan penelitian tersebut. Pengertian-pengertian yang akan penulis paparkan adalah sebagai berikut: 1. Pengertian Program Program menurut Rinaldi Munir (1999:8) dalam bukunya Algoritma dan Pemrograman menyebutkan: Program adalah perwujudan atau implementasi algoritma yang ditulis dalam bahasa perograman tertentu sehingga dapat dilaksanakan oleh komputer. Sedangkan dalam Buku Algoritma dan Teknik Pemrograman mendefinisikan: Program adalah kata, ekspresi, pernyataan atau kombinasinya yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur yang berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah yang diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga dapat dieksekusi oleh komputer, (Budi Sutedjo,dkk, 2000:3). Dari definisi para ahli di atas, program dapat diartikan sebagai berikut: a). Program adalah perwujudan atau implementasi algoritma 10

b). Program adalah kata, ekspresi, pernyataan atau kombinasinya yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur. c). Program berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah. d). Program harus diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman terlebih dahulu sehingga dapat dieksekusi oleh komputer. 2. Pengertian Pemrograman Definisi pemrograman dalam buku Algoritma dan Teknik Pemrograman yaitu : Pemrograman merupakan suatu proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan bahasa pemrograman, ( Budi Sutedjo dan Michael AN, 2000:4). Jadi pemrograman adalah suatu proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan suatu bahasa pemrograman yang nantinya akan dijalankan oleh komputer sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lengkap, tepat dan akurat. 3. Pengertian Program Aplikasi Jogianto HM (1996:70) dalam bukunya yang berjudul Pengenalan Ilmu Komputer mendefinisikan program aplikasi sebagai berikut: Program aplikasi adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi tertentu dapat berupa (package program) yaitu program yang telah jadi dan siap digunakan. 11

Dari pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa program aplikasi adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi tertentu dan siap digunakan untuk menyelesaikan masalah untuk mengolah data menjadi suatu informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan akurat. 4. Pengertian Arsip Arsi berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan Archivum yang artinya tempat untuk penyimpanan. Sering pula kata tersebut ditulis Archeon yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintah. Menurut bahasa belanda yang dikatakan dengan Archief mempunyai arti: a). Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain. b). Kumpulan catatan atau bukti kegioatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik dan sebagainya. c). Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat. Perkataan arsip sudah secara umum dianggap sebagi istilah bahasa Indonesia, mempunyai arti: a). Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingat. b). Bahan-bahan, baik berujud surat, laporan, perjanjian-perjanjian, gambargambar hasil kegiatan, statistik, kuitansi dan sebagainya, yang disimpan sebagai bahan pengingatan. Sebenarnya ada istilah Arsip yang sudah merupakan istilah indonesia, yaitu: PERTINGGAL, yang berarti: 12

a). Berkas-berkas yang disimpan sebgai bahan pengingat. b). Lembaran catatan atau ujud lain yang disimpan untuk keperluan pengingat apabila diperlukan. Pertinggal itu sendiri dapat diartikan sebagai bahan tunggal atau jamak. Apabila orang menyebut pertinggal dimaksukan adalah: Lembaran atau berkas yang terdapat didalam simpanan. Jadi barang tersebut sudah disimpan menurut tata cara yang berlaku. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-sewaktu dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. (Sularso Mulyono, dkk , 984:3) Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan kearsipan (Lembaran Negara tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomer 2964) arsip adalah: a). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembagadan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. ( Zulkifli Amsyah, 1993:2). Dalam Undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk 13

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lain. Arsip dinamis dalam bahasa ingris disebut record. Sedangkan arsip statis adalah asip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) / swasta yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis ini dalam bahasa ingris disebut archieve. Gambar.1 5. Pengertian Warkat Warkat atau dalam bahasa inggris disebut records, sebenarnya adalah catatan-catatan atau dalam bentuk lain yang belum dimasukan ketempat penyimpanan.

AKTIF ARSIP DINAMIS (RECORD/DOKUMEN) INAKTIF ARSIP ARSIP STATIS (ARCHIEVE) 14

Warkat yang sering disebut records yaitu setiap catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat tentang sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan orang untuk membantu pengingatan. 6. Pengertian Kearsipan Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: a). Penyimpanan (storing) b). Penempetan (placing) c). Penemuan kembali (finding) 7. Pengertian Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut: Suatu sistem adalah jaringan kerja dari beberapa prosedur yang saling Berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu, http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarmagdl-s1-2004-basukirach-93-bab2.pdf (2007:7) Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut: Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dan berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-basukirach93-bab2.pdf (2007:7) 15

Sistem itu sendiri memiliki karakterisitik atau beberapa sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses), dan sasaran suatu tujuan (goal). Adapun penjelasan dari karateristik dari suatu system adalah sebagai berikut: a). Komponen sistem (Components) Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan. Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa bagian sistem. b). Batas sistem (Boundary) Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya atau dengan sistem lainnya. Batas sistem inilah yang membuat sistem dipandang sebagai satu kesatuan. c). Lingkungan Luar Sistem (Environments) Segala sesuatu yang berada diluar sistem yang mempengaruhi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem atau merugikan sistem. d). Penghubung Sistem (Interface) Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem berintegrasi dan membentuk satu kesatuan. 16

e). Masukan Sistem (Input) Sesuatu yang dimasukkan ke dalam sistem yang berasal dari lingkungan. f). Keluaran Sistem (Output) Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke lingkungan. g). Pengolah Sistem (Proses) Bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output). h). Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal) Sasaran sistem adalah sesuatu yang menyebabkan mengapa sistem itu dibuat atau ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Adapun definisi sistem menurut Van de Poel dalam Winardi adalah: Een verzameling elemnten waartussen relaties bestan. Vaak treft men bovendien in de litteratuur nog de volgende toevoeging ...... elementen gericht op de verwezenlijking van bepaalde gemeenschappelijke doeleinden. Yang diterjemahkan oleh Winardi sebagai sekumpulan elemen diantara mana terdapat adanya hubungan-hubungan. Kerapkali dalam literatur dapat diketemukan kata-kata tambahan elemen-elemen mana ditunjukan ke arah pencapaian sasaran-sasaran umum tertentu. Dari pengertian diatas dapat diuraikan bahwa suatu sistem terdiri dari sekumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang 17

memiliki pencapaian sasaran yang telah ditentukan, Sedangkan Shrode dan Voich dalam Lukman mengatakan bahwa system is whole compounded of several parts... yang dapat diartikan, sistem adalah suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian. Senada dengan pendapat diatas maka Awad menyatakan bahwa system is an organized, funtioning, relationship among unit or components. Yang dapat diartikan, sistem adalah hubungan yang berlangsung diantara satuansatuan atau komponen secara teratur. Riggs dalam Winardi mengemukan pengertian sistem sebagai suatu kelompok yang terdiri dari beberapa komponen atau bagian yang saling berinteraksi dalam hubungan yang dinamis. Kemudian Johnson, Katzs dan Rosenzwig dalam Lukman mendefinisikan sistem sebagai suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir; suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian bagian yang membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau utuh. Selanjutnya menurut Winardi menyatakan bahwa pada intinya sistem menunjuk pada dua hal, yaitu pertama menunjukan suatu identitas, suatu wujud benda (abstrak maupun konkrit, termasuk yang konseptual) yang memiliki susunan struktural dari bagian-bagiannya ; kedua menunjukan suatu metode atau tata cara yang menunjuk pada suatu rencana metode, alat atau tata cara untuk mencapai sesuatu. Sejalan dengan pendapat di atas, Lukman mengartikan sistem sebagai wujud (entitas). Suatu sistem seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan. Contoh wujud (entitas) 18

adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan yang berkualitas (pelayanan prima) kepada pelanggannya, http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004basukirach-93-bab2.pdf (2007:7) 8. Pengertian Database Pengertian Database secara umum dalam Tranining& Development PT.Exelcomindo Pratama adalah: kumpulan informasi yang memiliki tujuan tertentu.sedangkan database yang dimaksud didalam Microsoft Access adalah kumpulan dari objek-objek yang menyimpan informasi untuk tujuan tertentu, (Tranining& Development PT.Exelcomindo Pratama, Jakarata, 2001:8). 9. Pengertian Program Flowcart Definisi program flowchart dalam buku Algoritma dan Teknik Pemrograman menyebutkan:Program flowcart merupakan diagram alir yang menggambarkan urutan logika dari suatu prosedur pemecahan masalah, ( Budi Sutedjo, dkk, 2000:48). Program flowchart merupakan diagram alir yang berupa simbol-simbol menggambarkan urutan logika untuk suatu prosedur pemecahan masalah. Simbolsimbol standar yang digunakan pada program flowcart adalah sebagai berikut: a) Awal/Akhir Program

Digunakan untuk mengawali dan mengakhiri suatu proses kegiatan. 19

b) Nilai Awal c) Input Output d) Proses

e) Pengujian f) Keterangan g) Konektor pada Satu Halaman

h) Konektor pada Halaman Lain

Digunakan untuk memberikan suatu nilai awal pada sebuah objek. Digunakan untuk input dan output baik secara manual maupun komputerisasi. Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang dieksekusi secara komputerisasi. Digunakan untuk pengujian suatu kondisiyang sedang diproses. Digunakan untuk memberikan suatu keterangan . Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam satu lembar halaman. Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam lembar halaman yang berbeda. 20

i) Arah

10. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) Bagus Kurniawan dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen dengan Visual Basic mendefinisikan ERD sebagai berikut: Entity Relationship Diagram adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data, disimpan dalam sistem secara abstrak atau suatu model yang mendiskripsikan hubungan antara penyimpanan data dalam bentuk diagram alir data dimana di alam pelaksanaan menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan struktur dengan hubungan atar data, (Bagus Kurniawan, 2002:35). Jadi ERD dapat diartikan sebagai model jaringan dengan menggunakan susunan data dalam bentuk diagram alir data dan dalam pelaksanaannya menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan hubungan antar data. Simbol-simbol ERD adalah sebagai berikut: a) Entitas b) Relasi

Digunakan untuk menggambarkan arus proses dari kegiatan satu ke kegiatan lain. Merupakan individu/objek yang mewakili suatu yang nyata, yang membedakan/mendifinisikan secara utuh. Yaitu hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas. 21

c) Atribut d) Link Berikut adalah konsep-konsep dari ERD: a) Satu ke Satu (One to One) Hubungan satu ke satu enity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan satu entity atau atribut yang lainnya. Gambar 2.1 Satu ke Satu Contoh: Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu ke satu, dengan pengertian satu dosen hanya mengajar satu mata kuliah dan satu mata kuliah diajarkan oleh satu dosen.

Yaitu suatu sifat karakteristik sebuah entitas dimana sistem bekerja dalam memelihara, membuat suatu relationship dan menyajikan informasi secara ideal. Menghubungkan antara entitas, atribut dengan yang lainnya. 1 1 22

b) Satu ke Banyak (One to Many) Hubungan satu ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya. Gambar 2.2 Satu ke Banyak Contoh: Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu ke banyak, dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa mata kuliah dan beberapa mata kuliah dapat diajarkan oleh satu dosen. c) Banyak ke Banyak (Many to Many) Hubungan banyak ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya dan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya. Gambar 2.3 Banyak ke Banyak Contoh: M M M 1 23

Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah banyak ke banyak, dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa mata kuliah dan satu mata kuliah dapat diajarkan oleh beberapa dosen. 11. Pengertian Normalisasi (Dekomposisi) Berikut pengertian normalisasi menurut Yuniar Supardi dalam bukunya Microsoft Visual Basic Dalam Praktek: Normalisasi adalah teknik desain database dengan memecah atribut menjadi beberapa bagian kelompok/entity sehingga didapat tabel yang optimal/normal, Supardi Yuniar (2002:80). Tahap Normalisasi: a) Bentuk Tak Normal Ciri-cirinya: 1) Tidak harus mengikuti format tertentu. 2) Data tidak lengkap dan terduplikasi. 3) Disusun sesuai dengan kedatangannya. b) Bentuk Normal pertama (First Normal Form/1NF) Ciri-cirinya: 1) Setiap data dibentuk dalam flat file (Flat datar/rata). 2) Data dibentuk dalam satu record demi record dan bersifat atomic value. 3) Tidak ada multivalued attribute. c) Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/2NF) Ciri-cirinya: 24

1) Memenuhi criteria 1 NF. 2) Atribut bukan kunci (non key) bergantung fungsi pada kunci utama (Fungtional Depedency). d) Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form/3NF) Ciri-cirinya: 1) Menenuhi criteria 2 NF 2) Tidak terdapat transitive depedency (kebergantungan transitif) e) Boyce Codd Normal Form (BCNF) Ciri-cirinya: 1) Relasi memenuhi criteria 1 NF. 2) Lebih kuat dari 3 NF. 3) Setiap atribut harus bergantung fungsi .

B. Perangkat Lunak yang Digunakan 1. Borland Delphi 6.0 Borland delphi 6.0 merupakan bahasa pemograman yang bekerja dalam lingkup MSWindows. Seperti program MS-Visual Basic 6.0, borland delphi 6.0 dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara optimal. Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis MS-Windows. a). Bagian Utama Delphi 6.0 Delphi merupakan program aplikasi berbasi visual, disana disediakan sebuah IDE (Integreted Development Environment). IDE 25

itu sendiri adalah sebuah lingkungan di mana semua tools yang diperlukan untuk desain, menjalankan dan menguji sebuah aplikasi disajikan dan terhubung dengan baik sehingga memudahkan pengembangan program. IDE terdiri dari Main window, ComponentPalette, ToolBar, Form Designer, Code Editor dan Code Exlorer. Bagian utama delphi seperti dilayar pada gambar. Gambar 3 Tampilan IDE Delphi 6.0 b). Kelebihan Delphi 6.0 Borland delphi 6.0 adalah bahasa pemograman yang bekerja dalam lingkup MSWindows. Seperti halnya MS-Visual Basic 6.0 delphi sudah memanfaatkan kemampuan MS-windows secara optimal. Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis MS-Windows. Selain itu disediakan komponen-komponen yang memungkinkan kita membuat aplikasi seperti tampilan 26

Windows, dan diperkuat dengan bahasa pemograman object pascal yang terkenal. Khusus pemograman database, delphi 6.0 menyediakan fasilitas objek dengan format database sendiri, yaitu format database paradox dan dBase, delphi juga dapat menangani berbagai macam format database, antara lain MS-Acces, ODBC, SyBASE, Oracle dan lainnya. c). Fasilitas dan Fungsi Operasi Delphi 6.0 1) Form Inti dari setiap aplikasi adalah form. Form dapat dianggap sebagai sebuah Window. Defaultnya, delphi memberikan sebuah form pada setiap project dan menampilkan sebuah form kosong pada saat memulai delphi. Form dipakai untuk menempatkan komponen, kontrol, dan lain-lain. informasi mengenai form disimpan didalam dua file, yaitu file .dfm dan .pas. file .dfm berisi informasi mengenai tampilan form, ukuran, lokasi dan seterusnya. Kita tidak perlu tahu mengenai isi file ini, cukup tahu file itu saja. 2) Project Project adalah sekumpulan form, unit dan beberapa hal lain. Singkatnya, project adalah program aplikasi itu sendiri. File utama project disimpan dalam file berakhiran .dpr. Selain itu pada saat merancang project , maka otomatis juga akan 27

dibuatkan oleh delphi sejumlah file yang diperlukan project tersebut, yaitu sebagai berikut : (a). File unit (.pas) File ini dipakai untuk menyimpan program (kode program), biasanya berhubungan langsung dengan form tetapi kadang kala unit hanya berupa prosedur atau fungsi tidak berhubungan dengan form. (b). File form (.dfm) Dipakai untuk menyimpan semua informasi mengenai form. (c). File project option (.dfo) Untuk meyimpan semua setting option project. (d). File resource (.res) Untuk menyimpan ikon yang dipakai project 3) Unit Unit merupakan modul kode program, satu program mempunyai satu atau lebih unit. Setiap kali dibuat satu form, maka otomatis akan dibuat pula satu unit. Manfaat unit dalam program antara lain: (a). Membagi program yang besar dalam beberapa unit, sehingga kita bisa mengedit unit-unit tertentu. 28

(b). Membuat library (daftar pustaka) berupa fungsi dan prosedur, sehingga memudahkan sharing antar program. (c). Unit dapat dikompilasi terpisah dari program aplikasi, sehingga program aplikasi lain yang memerlukan unit serupa, dapat menggunakannya tanpa haru menulis kambali kode programnya. 4) Program Program dibangun dari satu atau lebih unit, sebuah program secara umum mempunyai struktur sebagai berikut : (a). Heading program, yaitu bagian yang menunjukan nama program tersebut. (b). Pernyataan uses, yang berisi daftar unit yang dipakai program. (c). Blok deklarasi dan pernyataan yaitu bagian yang berisi deklarasi dan pernyataan program yang dilaksanakan pada saat program dilaksanakan, bagian ini harus diakhiri dengan pernyataan end diikuti tanda titik. 2. Microsoft Access Microsoft (MS) Access merupakan salah satu produk yang dikeluarkan oleh Microsoft yang dikemas dalam Microsoft Office 97, Microsoft Access adalah produk yang bermanfaat untuk pengolahan database yang memiliki skala menengah kebawah. Setiap database yang dibuat MS 29

Access akan tersimpan dalam file *.mdb, dan setiap database memiliki ukuran maksimum 1 gigabyte (GB). Database Access telah dirancang untuk pengunaan secara multiuser. Dimana jumlah maksimum user yang dapat mengaksessecara bersamaan adalah 225 user. Database Access memiliki objek-objek sebagai berikut: a). Table Table merupakan kumpulan dari record (row) yang terususun dari satu atau beberapa field (column). Table terisi data/informasi yang sebenarnya. b). Query Query merupakan definisi dari satu atau beberapa field yang berasal dari objek table. c). Form Form merupakan area windows yang disediakan untuk mendesain data input yang akan disimpan kedalam table. d). Report Report merupakan area windows yang disediakan untu mendesain output sehingga data table dapat ditampilkan diatas layar dan dalam bentuk hardcopy (dicetak diatas kertas). e). Macro Macro merupakan kumpulan perintah yang disusun untuk menjalankan operasioperasi khusus. 30

f). Module Module merupakan kumpulan perintah berupa bahasa pemrograman (VBA). C. Spesifikasi Komputer Yang Digunakan Untuk dapat malakukan proses instalasi Borland Delphi 6.0 ditentukan beberapa spesifikasi sistem antara lain: 1. Sistem operasi Delphi dapat berjalan dengan sistem operasi pada windows 98, atau windows NT. 2. Harddisk Harddisk yang dibutuhkan untuk instalasi minimal sebesar 500 MB dengan RAM 64 MB atau lebih 3. Prosesor Kecepatan prosesor yang diperlukan untuk instalasi minimal 350 MHz atau lebih. D. Prosedur Kearsipan Setiap pekerjaan atau kegiatan mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan bersangkutan sejak penciptaan sampai selesai. Langkahlangkah terebut disebut Prosedur Kearsipan. Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan Prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi 31

pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Dan Prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan, dan pengiriman. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir, dan meletakan.