BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsifungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu sumber informasi yang penting supaya dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus mempunyai menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan arsip sampai dengan penyusutan. Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu kurang memberikan dukungan dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul

keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya. Problema - problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang sangat mendukung dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya. Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi. Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti. Semakin pentingnya keamanan arsip banyak perusahaan-perusahaan memilih jasa-jasa penyimpanan arsip sebagai

alat untuk menyimpan arsip mereka agar lebih aman dan tidak memerlukan tempat yang luas di perusahaan mereka. PT. Fineding Mitra Indonesia adalah salah satu dari penyedia jasa pengelolaan arsip atau dokumen organisasi (Outsourcing Vendor). Adapun jasa yang diberikan oleh PT. Fineding Mitra Indonesia meliputi Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices), dimana PT. Fineding Mitra Indonesia melaksanakan keseluruhan proses kearsipan dari mulai seleksi arsip, penyimpanan sampai dengan perawatan. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penyimpanan arsip PT. Fineding Mitra Indonesia telah mengembangkan beberapa teknik dalam penyimpanan data baik Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices). Untuk kemudahan dalam pengelolaan dan kinerja kearsipan modern dan Jasa Alih Media PT Mulitifiling Mitra Indonesia menggunakan program-program aplikasi di setiap departementnya dianataranya departement Warehouse yang menggunakan Aplikasi RMS (Record Management Service), PT. Fineding Mitra Indonesia banyak mengembangkan program-program aplikasi data entry, program ini untuk memperjelas lalulintas arsip yang keluar masuk PT. Fineding Mitra Indonesia. Fungsi dan keguanaan program aplikasi disesuaikan dengan masing-masing devisi. Penulis berada pada departement Warehouse, pada departement ini program aplikasi yang digunakan adalah RMS ( Record Management Service ), fungsi dari RMS untuk mangatur lalu lintas arsip dengan cakupan Bok dari setiap customer. Lain dengan FIF ( Federal International Finance ), customer ini cara penyimpananya perbok, tetapi peminjamanya perarsip, arsip tersebut berupa arsip kontrak. Berhubung cara penyimpanan perbok dan peminjaman perarsip maka proses

Hal itu dikarenan sebelum diketahui kode lokasi pemakai harus mengatahui kode lokasinya dulu. . nomer kontrak dan periode. juga untuk mengetahui status arsip yang dipinjam. Untuk itu penulis mencoba memecahkan masalah tersebut dengan membuat Progam Aplikasi Kearsipan untuk customer FIF. secara langsung akan mendapatkan kode MMI dan kode Lokasi. Untuk mengetahui kode lokasi pemakai harus mengetahui Kode MMInya dulu.dan untuk mengetahui kode MMI pemakai harus melihat RA ( Regristation Arsip).pencarian lokasinya membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Program aplikasi ini akan mempercepat pencarian arsip. Progam Aplikasi kearsipan selain untuk mempermudah pencarian arsip dan membuat laporan peminjaman. Pemakai cukup memasukan kode customer.

b. c. Metode Penetelitian Dalam penyusunan skripsi ini. 2. Maksud dan Tujuan Penulisan Skripsi 1. Membuat Program Aplikasi Kearsipan. d. sedangkan teknik pengumpulan data yang penulis gunakan adalah: 6 . Tujuan Penulisan Skripsi: a. Dapat menerapkan teori yang didapat selama menjadi mahasiswa Sekolah Tinggi Teknik Harapan di Medan. Untuk menerapkan Ilmu yang telah penulis dapat selama menjadi Mahasiswa STMIK Pranata Indonesia terhadap lingkungan perusahaan.B. C. Guna memenuhi salah satu syarat dalam rangka meraih gelar sarjana pada program Strata Satu (S1) jurusan Sistem Informasi (SI) Sekolah Tinggi Teknik Harapan di Medan. Menginformasikan kode MMI dan kode lokasi kepada pemakai. Metode Dekritif adalah metode penelitian dengan kunjungan langsung ke objek yang ingin penulis teliti. metode yang digunakan penulis adalah metode Deskritif. Dapat memberi masukan kepada pihak perusahaan dalam memperbaiki sistem yang sedang berjalan agar lebih efektif dan efisien. b. Maksud Penulisan Skripsi : a.

Observasi Dari beberapa pengamatan yang penulis temukan dilapangan kemudian penulis mencoba untuk membuat progam aplikasi kearsipan b. Wawancara Melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak perusahaan dan mengambil data-data dari perusahaan. Hal ini sangat berpengaruh terhadap program aplikasi yang akan dibuat. Sehingga menghasilkan informasi yang benar-benar dibutuhkan. 7 .1. Catatan Kuliah. Dapat mengurangi masalah yang sering timbul selama masih manual. fasilitas Internet dan sumber-sumber lain sebagai penunjang dalam penganalisaan masalah dalam perusahaan. Studi Pustaka Mempelajari teori yang terdapat dalam istilah-istilah yang digunakan perusahaan melalui berbagai sumber seperti buku-buku. D. Studi Lapangan: a. Fungsi Penelitian Dengan melakukan penelitian secara langsung penulis dapat mengetahui masalah yang sebenarnya. diktat. 2.

Sedangkan pembahasan penulis lebih ditekankan pada ruang lingkup masalah penyimpanan dan peminjaman file kontrak. PENDAHULUAN Dalam Bab ini penulis mengemukakan gambaran keseluruhan latar belakang masalah. penulis mengemukakan teori-teori penunjang kearsipan dan juga akan dibahas sedikit tentang perangakatlunak yang digunakan. E.E. dan teori-teori lain 8 . batas dan ruang lingkup permasalahan. spesifikasi komputer yang digunakan seperti software dan hardware yang dibutuhkan. Sistematika Penulisan Sebelum memulai dan merumuskan masalah yang terdapat dalam perusahaan sebagai pembahasan. maksud dan tujuan penulisan skripsi. Ruang Lingkup Permasalahan Dalam penulisan skripsi ini. metode penelitian. LANDASAN TEORI Dalam bab ini. penulis membatasi masalah penyimpann arsip Kontrak pada Customer FIF di bagian warehouse. terlebih dahulu di kemukakan sistematika penulisan yang dipergunakan dalam penulisan skripsi ini agar lebih terarah sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. serta sistematika penulisan BAB II. Adapun sistematika penulisan dari sripsi ini adalah sebagai berikut : BAB I.

tugas dan tanggung jawab. flowcart program aplikasi. analisa basis data. BAB IV SPESIFIKASI PROGRAM Dalam bab ini penulis menjelaskan lebih konkrit lagi tentang desain yang akan ditampilkan (prototype) pada progam aplikasi pengolahan kearsipan tersebut. spesifikasi file dan lain sebagainya yang berkaitan dengan perusahaan tempat dimana penulis melakukan studi penelitian. serta informasi apa saja yang akan dimuat di dalam program tersebut. struktur organisasi. penulis menyajikan tentang kesimpulan dan saran-saran terhadap skripsi ini.mengenai Sistem Informasi yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini BAB III. PENUTUP Dalam bab ini. analisa sistem. juga hasil output listing program atau sintak-sintak yang digunakan dalam bahasa pemrograman tersebut. 9 . BAB IV. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN Yang akan dibahas pada bab ini menyangkut seputar sejarah singkat perusahaan.

2000:3). Pengertian Program Program menurut Rinaldi Munir (1999:8) dalam bukunya Algoritma dan Pemrograman menyebutkan: “Program adalah perwujudan atau implementasi algoritma yang ditulis dalam bahasa perograman tertentu sehingga dapat dilaksanakan oleh komputer”.dkk.BAB II LANDASAN TEORI A. Dari definisi para ahli di atas. Pengertian-pengertian yang akan penulis paparkan adalah sebagai berikut: 1. Program adalah perwujudan atau implementasi algoritma 10 . ekspresi. Sedangkan dalam Buku Algoritma dan Teknik Pemrograman mendefinisikan: Program adalah kata. pernyataan atau kombinasinya yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur yang berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah yang diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga dapat dieksekusi oleh komputer. Pengertian-Pengertian Sebelum mebahas lebih lanjut. (Budi Sutedjo. terlebih dahulu penulis akan paparkan mengenai teoriteori dan devinisi-devinisi yang dikemukakan oleh para ahli yang relevan dengan permasalahan yang diteliti sebagai dasar atau teori yang akan digunakan untuk pembahasan permasalahan penelitian tersebut. program dapat diartikan sebagai berikut: a).

Jadi pemrograman adalah suatu proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan suatu bahasa pemrograman yang nantinya akan dijalankan oleh komputer sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lengkap. tepat dan akurat. 2. 2000:4). Program harus diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman terlebih dahulu sehingga dapat dieksekusi oleh komputer. 11 . d). Program berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah. Program adalah kata. c).b). 3. ( Budi Sutedjo dan Michael AN. ekspresi. pernyataan atau kombinasinya yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur. Pengertian Pemrograman Definisi pemrograman dalam buku Algoritma dan Teknik Pemrograman yaitu : “Pemrograman merupakan suatu proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan bahasa pemrograman”. Pengertian Program Aplikasi Jogianto HM (1996:70) dalam bukunya yang berjudul Pengenalan Ilmu Komputer mendefinisikan program aplikasi sebagai berikut: “Program aplikasi adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi tertentu dapat berupa (package program) yaitu program yang telah jadi dan siap digunakan”.

4. Menurut bahasa belanda yang dikatakan dengan “Archief” mempunyai arti: a). yaitu: PERTINGGAL. b). Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingat. Bahan-bahan. Kumpulan catatan atau bukti kegioatan yang berjudul tulisan. statistik. kuitansi dan sebagainya.Dari pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa program aplikasi adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi tertentu dan siap digunakan untuk menyelesaikan masalah untuk mengolah data menjadi suatu informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan akurat. perjanjian-perjanjian. mempunyai arti: a). gambar. yang berarti: 12 . Sebenarnya ada istilah “Arsip” yang sudah merupakan istilah indonesia. Sering pula kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintah. Perkataan arsip sudah secara umum dianggap sebagi istilah bahasa Indonesia. yang disimpan sebagai bahan pengingatan. baik berujud surat. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat. gambargambar hasil kegiatan. laporan. b). grafik dan sebagainya. c). orang Yunani mengatakan “ Archivum” yang artinya tempat untuk penyimpanan. Pengertian Arsip Arsi berasal dari bahasa asing. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.

baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Lembaran catatan atau ujud lain yang disimpan untuk keperluan pengingat apabila diperlukan. Berkas-berkas yang disimpan sebgai bahan pengingat. Dalam Undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan.a). ( Zulkifli Amsyah. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembagadan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun. dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. dkk . b). 1993:2). Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-sewaktu dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. b). 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan kearsipan (Lembaran Negara tahun 1971 Nomor 32. baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk 13 . (Sularso Mulyono. Tambahan Lembaran Negara Nomer 2964) arsip adalah: a). Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung dalam perencanaan. yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Apabila orang menyebut “pertinggal” dimaksukan adalah: Lembaran atau berkas yang terdapat didalam simpanan. Jadi barang tersebut sudah disimpan menurut tata cara yang berlaku. dalam bentuk corak apapun. Pertinggal itu sendiri dapat diartikan sebagai bahan tunggal atau jamak. 984:3) Menurut Undang-Undang No.

sebenarnya adalah catatan-catatan atau dalam bentuk lain yang belum dimasukan ketempat penyimpanan. baik kantor pemerintah.perencanaan. Gambar. swasta. AKTIF ARSIP DINAMIS (RECORD/DOKUMEN) INAKTIF ARSIP ARSIP STATIS (ARCHIEVE) 14 . pelaksanaan dan kegiatan administrasi lain. karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. Sedangkan arsip statis adalah asip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) / swasta yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip dinamis dalam bahasa ingris disebut record.1 5. Arsip statis ini dalam bahasa ingris disebut archieve. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Pengertian Warkat Warkat atau dalam bahasa inggris disebut records. atau organisasi kemasyarakatan.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut: Suatu sistem adalah jaringan kerja dari beberapa prosedur yang saling Berhubungan.Warkat yang sering disebut records yaitu setiap catatan tertulis.pdf (2007:7) Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut: Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dan berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu’. gambar atau rekaman yang memuat tentang sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan orang untuk membantu pengingatan. http://library.gunadarma. Pengertian Kearsipan Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: a). berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu’. 6.pdf (2007:7) 15 . yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau elemennya.ac.ac. Penyimpanan (storing) b). Pengertian Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok didalam mendefinisikan sistem. Penemuan kembali (finding) 7. http://library.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-basukirach93-bab2.id/files/disk1/2/jbptgunadarmagdl-s1-2004-basukirach-93-bab2.gunadarma. Penempetan (placing) c).

Lingkungan Luar Sistem (Environments) Segala sesuatu yang berada diluar sistem yang mempengaruhi sistem. pengolah (proses). batas sistem (boundary). d). Batas sistem (Boundary) Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya atau dengan sistem lainnya. Adapun penjelasan dari karateristik dari suatu system adalah sebagai berikut: a). Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem berintegrasi dan membentuk satu kesatuan. dan sasaran suatu tujuan (goal). Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa bagian sistem. Komponen sistem (Components) Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan. b). keluaran (output). lingkungan luar sistem (environments).Sistem itu sendiri memiliki karakterisitik atau beberapa sifat tertentu. yaitu mempunyai komponen (components). penghubung (interface).Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem atau merugikan sistem. 16 . c). Batas sistem inilah yang membuat sistem dipandang sebagai satu kesatuan. masukan (input). Penghubung Sistem (Interface) Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.

g). f). Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal) Sasaran sistem adalah sesuatu yang menyebabkan mengapa sistem itu dibuat atau ada. Pengolah Sistem (Proses) Bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output).. Adapun definisi sistem menurut Van de Poel dalam Winardi adalah: Een verzameling elemnten waartussen relaties bestan.e).. Keluaran Sistem (Output) Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke lingkungan. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Masukan Sistem (Input) Sesuatu yang dimasukkan ke dalam sistem yang berasal dari lingkungan. Dari pengertian diatas dapat diuraikan bahwa suatu sistem terdiri dari sekumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang 17 .. h). Kerapkali dalam literatur dapat diketemukan kata-kata tambahan elemen-elemen mana ditunjukan ke arah pencapaian sasaran-sasaran umum tertentu.. elementen gericht op de verwezenlijking van bepaalde gemeenschappelijke doeleinden. Yang diterjemahkan oleh Winardi sebagai sekumpulan elemen diantara mana terdapat adanya hubungan-hubungan.. Vaak treft men bovendien in de litteratuur nog de volgende toevoeging .

sistem adalah hubungan yang berlangsung diantara satuansatuan atau komponen secara teratur. Kemudian Johnson. Suatu sistem seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan. Contoh wujud (entitas) 18 . Selanjutnya menurut Winardi menyatakan bahwa pada intinya sistem menunjuk pada dua hal.. Sejalan dengan pendapat di atas. Senada dengan pendapat diatas maka Awad menyatakan bahwa system is an organized. termasuk yang konseptual) yang memiliki susunan struktural dari bagian-bagiannya .memiliki pencapaian sasaran yang telah ditentukan. Lukman mengartikan sistem sebagai wujud (entitas). Katzs dan Rosenzwig dalam Lukman mendefinisikan sistem sebagai suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir. sistem adalah suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.. kedua menunjukan suatu metode atau tata cara yang menunjuk pada suatu rencana metode. Yang dapat diartikan. Riggs dalam Winardi mengemukan pengertian sistem sebagai suatu kelompok yang terdiri dari beberapa komponen atau bagian yang saling berinteraksi dalam hubungan yang dinamis. suatu wujud benda (abstrak maupun konkrit. funtioning. yaitu pertama menunjukan suatu identitas. suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian – bagian yang membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau utuh.” yang dapat diartikan. relationship among unit or components”. Sedangkan Shrode dan Voich dalam Lukman mengatakan bahwa “system is whole compounded of several parts. alat atau tata cara untuk mencapai sesuatu.

2000:48).Exelcomindo Pratama adalah: kumpulan informasi yang memiliki tujuan tertentu.ac.sedangkan database yang dimaksud didalam Microsoft Access adalah kumpulan dari objek-objek yang menyimpan informasi untuk tujuan tertentu.Exelcomindo Pratama. 19 . ( Budi Sutedjo.pdf (2007:7) 8. Simbolsimbol standar yang digunakan pada program flowcart adalah sebagai berikut: a) Awal/Akhir Program Digunakan untuk mengawali dan mengakhiri suatu proses kegiatan. Program flowchart merupakan diagram alir yang berupa simbol-simbol menggambarkan urutan logika untuk suatu prosedur pemecahan masalah.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004basukirach-93-bab2. 2001:8). 9.gunadarma. http://library. Jakarata. (Tranining& Development PT. Pengertian Database Pengertian Database secara umum dalam Tranining& Development PT. Pengertian Program Flowcart Definisi program flowchart dalam buku Algoritma dan Teknik Pemrograman menyebutkan:“Program flowcart merupakan diagram alir yang menggambarkan urutan logika dari suatu prosedur pemecahan masalah”. dkk.adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan yang berkualitas (pelayanan prima) kepada pelanggannya’.

Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam lembar halaman yang berbeda. Digunakan untuk memberikan suatu keterangan . 20 . Digunakan untuk input dan output baik secara manual maupun komputerisasi. Digunakan untuk pengujian suatu kondisiyang sedang diproses. Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang dieksekusi secara komputerisasi. Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam satu lembar halaman.b) Nilai Awal c) Input Output d) Proses e) Pengujian f) Keterangan g) Konektor pada Satu Halaman h) Konektor pada Halaman Lain Digunakan untuk memberikan suatu nilai awal pada sebuah objek.

Merupakan individu/objek yang mewakili suatu yang nyata.i) Arah 10. Simbol-simbol ERD adalah sebagai berikut: a) Entitas b) Relasi Digunakan untuk menggambarkan arus proses dari kegiatan satu ke kegiatan lain. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) Bagus Kurniawan dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen dengan Visual Basic mendefinisikan ERD sebagai berikut: Entity Relationship Diagram adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data. Yaitu hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas. yang membedakan/mendifinisikan secara utuh. Jadi ERD dapat diartikan sebagai model jaringan dengan menggunakan susunan data dalam bentuk diagram alir data dan dalam pelaksanaannya menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan hubungan antar data. 2002:35). disimpan dalam sistem secara abstrak atau suatu model yang mendiskripsikan hubungan antara penyimpanan data dalam bentuk diagram alir data dimana di alam pelaksanaan menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan struktur dengan hubungan atar data”. 21 . (Bagus Kurniawan.

1 1 22 .1 Satu ke Satu Contoh: Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu ke satu. atribut dengan yang lainnya. Gambar 2.c) Atribut d) Link Berikut adalah konsep-konsep dari ERD: a) Satu ke Satu (One to One) Hubungan satu ke satu enity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan satu entity atau atribut yang lainnya. Menghubungkan antara entitas. membuat suatu relationship dan menyajikan informasi secara ideal. Yaitu suatu sifat karakteristik sebuah entitas dimana sistem bekerja dalam memelihara. dengan pengertian satu dosen hanya mengajar satu mata kuliah dan satu mata kuliah diajarkan oleh satu dosen.

Gambar 2.2 Satu ke Banyak Contoh: Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu ke banyak. Gambar 2. c) Banyak ke Banyak (Many to Many) Hubungan banyak ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya dan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya.3 Banyak ke Banyak Contoh: M M M 1 23 . dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa mata kuliah dan beberapa mata kuliah dapat diajarkan oleh satu dosen.b) Satu ke Banyak (One to Many) Hubungan satu ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya.

b) Bentuk Normal pertama (First Normal Form/1NF) Ciri-cirinya: 1) Setiap data dibentuk dalam flat file (Flat datar/rata). 11.Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah banyak ke banyak. 2) Data dibentuk dalam satu record demi record dan bersifat atomic value. dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa mata kuliah dan satu mata kuliah dapat diajarkan oleh beberapa dosen. Pengertian Normalisasi (Dekomposisi) Berikut pengertian normalisasi menurut Yuniar Supardi dalam bukunya Microsoft Visual Basic Dalam Praktek: “Normalisasi adalah teknik desain database dengan memecah atribut menjadi beberapa bagian kelompok/entity sehingga didapat tabel yang optimal/normal”. Supardi Yuniar (2002:80). c) Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/2NF) Ciri-cirinya: 24 . 3) Disusun sesuai dengan kedatangannya. 3) Tidak ada multivalued attribute. 2) Data tidak lengkap dan terduplikasi. Tahap Normalisasi: a) Bentuk Tak Normal Ciri-cirinya: 1) Tidak harus mengikuti format tertentu.

d) Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form/3NF) Ciri-cirinya: 1) Menenuhi criteria 2 NF 2) Tidak terdapat transitive depedency (kebergantungan transitif) e) Boyce Codd Normal Form (BCNF) Ciri-cirinya: 1) Relasi memenuhi criteria 1 NF.0 merupakan bahasa pemograman yang bekerja dalam lingkup MSWindows. a). Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis MS-Windows. Borland Delphi 6.0 Borland delphi 6.0 dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara optimal. disana disediakan sebuah IDE (Integreted Development Environment). IDE 25 . Seperti program MS-Visual Basic 6. 3) Setiap atribut harus bergantung fungsi . Perangkat Lunak yang Digunakan 1. 2) Atribut bukan kunci (non key) bergantung fungsi pada kunci utama (Fungtional Depedency).0.1) Memenuhi criteria 1 NF. B. 2) Lebih kuat dari 3 NF. Bagian Utama Delphi 6. borland delphi 6.0 Delphi merupakan program aplikasi berbasi visual.

0 b). menjalankan dan menguji sebuah aplikasi disajikan dan terhubung dengan baik sehingga memudahkan pengembangan program. Gambar 3 Tampilan IDE Delphi 6. Kelebihan Delphi 6. Seperti halnya MS-Visual Basic 6. ComponentPalette.0 delphi sudah memanfaatkan kemampuan MS-windows secara optimal.itu sendiri adalah sebuah lingkungan di mana semua tools yang diperlukan untuk desain. Code Editor dan Code Exlorer.0 Borland delphi 6. Bagian utama delphi seperti dilayar pada gambar. ToolBar. Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis MS-Windows.0 adalah bahasa pemograman yang bekerja dalam lingkup MSWindows. Form Designer. Selain itu disediakan komponen-komponen yang memungkinkan kita membuat aplikasi seperti tampilan 26 . IDE terdiri dari Main window.

Windows. maka otomatis juga akan 27 .dfm berisi informasi mengenai tampilan form. delphi 6.0 1) Form Inti dari setiap aplikasi adalah form. 2) Project Project adalah sekumpulan form. ODBC. antara lain MS-Acces. Defaultnya. dan diperkuat dengan bahasa pemograman object pascal yang terkenal. File utama project disimpan dalam file berakhiran . project adalah program aplikasi itu sendiri. Form dipakai untuk menempatkan komponen. Form dapat dianggap sebagai sebuah Window. file .dpr. Selain itu pada saat merancang project . yaitu format database paradox dan dBase. lokasi dan seterusnya. informasi mengenai form disimpan didalam dua file. delphi juga dapat menangani berbagai macam format database. Khusus pemograman database. c). cukup tahu file itu saja.pas. dan lain-lain. ukuran. unit dan beberapa hal lain. Fasilitas dan Fungsi Operasi Delphi 6.dfm dan . SyBASE. Singkatnya. yaitu file . delphi memberikan sebuah form pada setiap project dan menampilkan sebuah form kosong pada saat memulai delphi. kontrol.0 menyediakan fasilitas objek dengan format database sendiri. Oracle dan lainnya. Kita tidak perlu tahu mengenai isi file ini.

dfo) Untuk meyimpan semua setting option project. File form (.dfm) Dipakai untuk menyimpan semua informasi mengenai form. Setiap kali dibuat satu form. sehingga kita bisa mengedit unit-unit tertentu. Manfaat unit dalam program antara lain: (a). biasanya berhubungan langsung dengan form tetapi kadang kala unit hanya berupa prosedur atau fungsi tidak berhubungan dengan form. maka otomatis akan dibuat pula satu unit.pas) File ini dipakai untuk menyimpan program (kode program). File unit (. File project option (.res) Untuk menyimpan ikon yang dipakai project 3) Unit Unit merupakan modul kode program. Membagi program yang besar dalam beberapa unit. satu program mempunyai satu atau lebih unit. yaitu sebagai berikut : (a). File resource (. (b). 28 . (d). (c).dibuatkan oleh delphi sejumlah file yang diperlukan project tersebut.

Unit dapat dikompilasi terpisah dari program aplikasi. 2. Microsoft Access Microsoft (MS) Access merupakan salah satu produk yang dikeluarkan oleh Microsoft yang dikemas dalam Microsoft Office 97. dapat menggunakannya tanpa haru menulis kambali kode programnya. Setiap database yang dibuat MS 29 . (b). Pernyataan uses.(b). (c). yang berisi daftar unit yang dipakai program. Membuat library (daftar pustaka) berupa fungsi dan prosedur. 4) Program Program dibangun dari satu atau lebih unit. sebuah program secara umum mempunyai struktur sebagai berikut : (a). yaitu bagian yang menunjukan nama program tersebut. Blok deklarasi dan pernyataan yaitu bagian yang berisi deklarasi dan pernyataan program yang dilaksanakan pada saat program dilaksanakan. bagian ini harus diakhiri dengan pernyataan end diikuti tanda titik. Microsoft Access adalah produk yang bermanfaat untuk pengolahan database yang memiliki skala menengah kebawah. sehingga program aplikasi lain yang memerlukan unit serupa. Heading program. (c). sehingga memudahkan sharing antar program.

Query Query merupakan definisi dari satu atau beberapa field yang berasal dari objek table. Table Table merupakan kumpulan dari record (row) yang terususun dari satu atau beberapa field (column). e). Table terisi data/informasi yang sebenarnya. Macro Macro merupakan kumpulan perintah yang disusun untuk menjalankan operasioperasi khusus. Form Form merupakan area windows yang disediakan untuk mendesain data input yang akan disimpan kedalam table. Database Access telah dirancang untuk pengunaan secara multiuser. dan setiap database memiliki ukuran maksimum 1 gigabyte (GB). b). Report Report merupakan area windows yang disediakan untu mendesain output sehingga data table dapat ditampilkan diatas layar dan dalam bentuk hardcopy (dicetak diatas kertas). d).Access akan tersimpan dalam file “*. Dimana jumlah maksimum user yang dapat mengaksessecara bersamaan adalah 225 user. 30 . Database Access memiliki objek-objek sebagai berikut: a). c).mdb”.

atau windows NT. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi 31 . Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan Prosedur penyimpanan. Spesifikasi Komputer Yang Digunakan Untuk dapat malakukan proses instalasi Borland Delphi 6.f). Sistem operasi Delphi dapat berjalan dengan sistem operasi pada windows 98. Prosesor Kecepatan prosesor yang diperlukan untuk instalasi minimal 350 MHz atau lebih. Langkahlangkah terebut disebut Prosedur Kearsipan. Harddisk Harddisk yang dibutuhkan untuk instalasi minimal sebesar 500 MB dengan RAM 64 MB atau lebih 3. Module Module merupakan kumpulan perintah berupa bahasa pemrograman (VBA).0 ditentukan beberapa spesifikasi sistem antara lain: 1. C. D. Prosedur Kearsipan Setiap pekerjaan atau kegiatan mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan bersangkutan sejak penciptaan sampai selesai. 2.

Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan. dan pengolahan. Dan Prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat. mengindeks. . menyortir. pencatatan. pendistribusian. mengkode. dan meletakan. dan pengiriman.pencatatan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful