P. 1
TAMINI

TAMINI

|Views: 69|Likes:
Published by Lia Laili

More info:

Published by: Lia Laili on Mar 30, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/30/2012

pdf

text

original

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsifungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu sumber informasi yang penting supaya dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus mempunyai menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan arsip sampai dengan penyusutan. Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu kurang memberikan dukungan dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul

keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya. Problema - problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang sangat mendukung dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya. Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi. Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti. Semakin pentingnya keamanan arsip banyak perusahaan-perusahaan memilih jasa-jasa penyimpanan arsip sebagai

alat untuk menyimpan arsip mereka agar lebih aman dan tidak memerlukan tempat yang luas di perusahaan mereka. PT. Fineding Mitra Indonesia adalah salah satu dari penyedia jasa pengelolaan arsip atau dokumen organisasi (Outsourcing Vendor). Adapun jasa yang diberikan oleh PT. Fineding Mitra Indonesia meliputi Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices), dimana PT. Fineding Mitra Indonesia melaksanakan keseluruhan proses kearsipan dari mulai seleksi arsip, penyimpanan sampai dengan perawatan. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penyimpanan arsip PT. Fineding Mitra Indonesia telah mengembangkan beberapa teknik dalam penyimpanan data baik Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices). Untuk kemudahan dalam pengelolaan dan kinerja kearsipan modern dan Jasa Alih Media PT Mulitifiling Mitra Indonesia menggunakan program-program aplikasi di setiap departementnya dianataranya departement Warehouse yang menggunakan Aplikasi RMS (Record Management Service), PT. Fineding Mitra Indonesia banyak mengembangkan program-program aplikasi data entry, program ini untuk memperjelas lalulintas arsip yang keluar masuk PT. Fineding Mitra Indonesia. Fungsi dan keguanaan program aplikasi disesuaikan dengan masing-masing devisi. Penulis berada pada departement Warehouse, pada departement ini program aplikasi yang digunakan adalah RMS ( Record Management Service ), fungsi dari RMS untuk mangatur lalu lintas arsip dengan cakupan Bok dari setiap customer. Lain dengan FIF ( Federal International Finance ), customer ini cara penyimpananya perbok, tetapi peminjamanya perarsip, arsip tersebut berupa arsip kontrak. Berhubung cara penyimpanan perbok dan peminjaman perarsip maka proses

Progam Aplikasi kearsipan selain untuk mempermudah pencarian arsip dan membuat laporan peminjaman. Untuk mengetahui kode lokasi pemakai harus mengetahui Kode MMInya dulu. juga untuk mengetahui status arsip yang dipinjam. Pemakai cukup memasukan kode customer. Program aplikasi ini akan mempercepat pencarian arsip. Untuk itu penulis mencoba memecahkan masalah tersebut dengan membuat Progam Aplikasi Kearsipan untuk customer FIF. .dan untuk mengetahui kode MMI pemakai harus melihat RA ( Regristation Arsip). secara langsung akan mendapatkan kode MMI dan kode Lokasi. Hal itu dikarenan sebelum diketahui kode lokasi pemakai harus mengatahui kode lokasinya dulu.pencarian lokasinya membutuhkan waktu yang tidak sedikit. nomer kontrak dan periode.

2. Maksud dan Tujuan Penulisan Skripsi 1. Untuk menerapkan Ilmu yang telah penulis dapat selama menjadi Mahasiswa STMIK Pranata Indonesia terhadap lingkungan perusahaan. Membuat Program Aplikasi Kearsipan. C. c.B. Dapat memberi masukan kepada pihak perusahaan dalam memperbaiki sistem yang sedang berjalan agar lebih efektif dan efisien. Metode Penetelitian Dalam penyusunan skripsi ini. b. Maksud Penulisan Skripsi : a. Menginformasikan kode MMI dan kode lokasi kepada pemakai. metode yang digunakan penulis adalah metode Deskritif. Guna memenuhi salah satu syarat dalam rangka meraih gelar sarjana pada program Strata Satu (S1) jurusan Sistem Informasi (SI) Sekolah Tinggi Teknik Harapan di Medan. Tujuan Penulisan Skripsi: a. Dapat menerapkan teori yang didapat selama menjadi mahasiswa Sekolah Tinggi Teknik Harapan di Medan. Metode Dekritif adalah metode penelitian dengan kunjungan langsung ke objek yang ingin penulis teliti. b. d. sedangkan teknik pengumpulan data yang penulis gunakan adalah: 6 .

Wawancara Melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak perusahaan dan mengambil data-data dari perusahaan. D. Hal ini sangat berpengaruh terhadap program aplikasi yang akan dibuat. Observasi Dari beberapa pengamatan yang penulis temukan dilapangan kemudian penulis mencoba untuk membuat progam aplikasi kearsipan b. Catatan Kuliah. fasilitas Internet dan sumber-sumber lain sebagai penunjang dalam penganalisaan masalah dalam perusahaan. diktat. Studi Lapangan: a. 2. Studi Pustaka Mempelajari teori yang terdapat dalam istilah-istilah yang digunakan perusahaan melalui berbagai sumber seperti buku-buku. Dapat mengurangi masalah yang sering timbul selama masih manual. Sehingga menghasilkan informasi yang benar-benar dibutuhkan. 7 .1. Fungsi Penelitian Dengan melakukan penelitian secara langsung penulis dapat mengetahui masalah yang sebenarnya.

metode penelitian. Ruang Lingkup Permasalahan Dalam penulisan skripsi ini. PENDAHULUAN Dalam Bab ini penulis mengemukakan gambaran keseluruhan latar belakang masalah. serta sistematika penulisan BAB II. penulis membatasi masalah penyimpann arsip Kontrak pada Customer FIF di bagian warehouse. terlebih dahulu di kemukakan sistematika penulisan yang dipergunakan dalam penulisan skripsi ini agar lebih terarah sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. Sedangkan pembahasan penulis lebih ditekankan pada ruang lingkup masalah penyimpanan dan peminjaman file kontrak. penulis mengemukakan teori-teori penunjang kearsipan dan juga akan dibahas sedikit tentang perangakatlunak yang digunakan. dan teori-teori lain 8 . batas dan ruang lingkup permasalahan. Sistematika Penulisan Sebelum memulai dan merumuskan masalah yang terdapat dalam perusahaan sebagai pembahasan.E. spesifikasi komputer yang digunakan seperti software dan hardware yang dibutuhkan. maksud dan tujuan penulisan skripsi. LANDASAN TEORI Dalam bab ini. Adapun sistematika penulisan dari sripsi ini adalah sebagai berikut : BAB I. E.

tugas dan tanggung jawab.mengenai Sistem Informasi yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini BAB III. BAB IV. 9 . PENUTUP Dalam bab ini. analisa sistem. BAB IV SPESIFIKASI PROGRAM Dalam bab ini penulis menjelaskan lebih konkrit lagi tentang desain yang akan ditampilkan (prototype) pada progam aplikasi pengolahan kearsipan tersebut. serta informasi apa saja yang akan dimuat di dalam program tersebut. juga hasil output listing program atau sintak-sintak yang digunakan dalam bahasa pemrograman tersebut. flowcart program aplikasi. analisa basis data. struktur organisasi. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN Yang akan dibahas pada bab ini menyangkut seputar sejarah singkat perusahaan. spesifikasi file dan lain sebagainya yang berkaitan dengan perusahaan tempat dimana penulis melakukan studi penelitian. penulis menyajikan tentang kesimpulan dan saran-saran terhadap skripsi ini.

Pengertian-pengertian yang akan penulis paparkan adalah sebagai berikut: 1. terlebih dahulu penulis akan paparkan mengenai teoriteori dan devinisi-devinisi yang dikemukakan oleh para ahli yang relevan dengan permasalahan yang diteliti sebagai dasar atau teori yang akan digunakan untuk pembahasan permasalahan penelitian tersebut.BAB II LANDASAN TEORI A. ekspresi. Pengertian-Pengertian Sebelum mebahas lebih lanjut.dkk. Sedangkan dalam Buku Algoritma dan Teknik Pemrograman mendefinisikan: Program adalah kata. Dari definisi para ahli di atas. pernyataan atau kombinasinya yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur yang berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah yang diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga dapat dieksekusi oleh komputer. Pengertian Program Program menurut Rinaldi Munir (1999:8) dalam bukunya Algoritma dan Pemrograman menyebutkan: “Program adalah perwujudan atau implementasi algoritma yang ditulis dalam bahasa perograman tertentu sehingga dapat dilaksanakan oleh komputer”. 2000:3). program dapat diartikan sebagai berikut: a). Program adalah perwujudan atau implementasi algoritma 10 . (Budi Sutedjo.

ekspresi. 2000:4). d).b). 3. Pengertian Pemrograman Definisi pemrograman dalam buku Algoritma dan Teknik Pemrograman yaitu : “Pemrograman merupakan suatu proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan bahasa pemrograman”. 2. Pengertian Program Aplikasi Jogianto HM (1996:70) dalam bukunya yang berjudul Pengenalan Ilmu Komputer mendefinisikan program aplikasi sebagai berikut: “Program aplikasi adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi tertentu dapat berupa (package program) yaitu program yang telah jadi dan siap digunakan”. Jadi pemrograman adalah suatu proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan suatu bahasa pemrograman yang nantinya akan dijalankan oleh komputer sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lengkap. ( Budi Sutedjo dan Michael AN. Program berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah. Program adalah kata. c). 11 . pernyataan atau kombinasinya yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur. Program harus diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman terlebih dahulu sehingga dapat dieksekusi oleh komputer. tepat dan akurat.

perjanjian-perjanjian. Pengertian Arsip Arsi berasal dari bahasa asing.Dari pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa program aplikasi adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi tertentu dan siap digunakan untuk menyelesaikan masalah untuk mengolah data menjadi suatu informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan akurat. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain. yang berarti: 12 . c). yaitu: PERTINGGAL. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat. mempunyai arti: a). yang disimpan sebagai bahan pengingatan. Bahan-bahan. statistik. Perkataan arsip sudah secara umum dianggap sebagi istilah bahasa Indonesia. Kumpulan catatan atau bukti kegioatan yang berjudul tulisan. 4. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingat. kuitansi dan sebagainya. gambargambar hasil kegiatan. Menurut bahasa belanda yang dikatakan dengan “Archief” mempunyai arti: a). Sering pula kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintah. b). gambar. orang Yunani mengatakan “ Archivum” yang artinya tempat untuk penyimpanan. Sebenarnya ada istilah “Arsip” yang sudah merupakan istilah indonesia. grafik dan sebagainya. b). laporan. baik berujud surat.

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk 13 . 984:3) Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan kearsipan (Lembaran Negara tahun 1971 Nomor 32. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-sewaktu dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. b). dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. ( Zulkifli Amsyah. baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. Pertinggal itu sendiri dapat diartikan sebagai bahan tunggal atau jamak. 1993:2). dalam bentuk corak apapun.a). Tambahan Lembaran Negara Nomer 2964) arsip adalah: a). Berkas-berkas yang disimpan sebgai bahan pengingat. yaitu arsip dinamis dan arsip statis. dkk . Jadi barang tersebut sudah disimpan menurut tata cara yang berlaku. baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Lembaran catatan atau ujud lain yang disimpan untuk keperluan pengingat apabila diperlukan. b). pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembagadan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun. (Sularso Mulyono. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung dalam perencanaan. Dalam Undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan. Apabila orang menyebut “pertinggal” dimaksukan adalah: Lembaran atau berkas yang terdapat didalam simpanan.

AKTIF ARSIP DINAMIS (RECORD/DOKUMEN) INAKTIF ARSIP ARSIP STATIS (ARCHIEVE) 14 . karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. sebenarnya adalah catatan-catatan atau dalam bentuk lain yang belum dimasukan ketempat penyimpanan. swasta. baik kantor pemerintah. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Sedangkan arsip statis adalah asip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) / swasta yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. atau organisasi kemasyarakatan. pelaksanaan dan kegiatan administrasi lain. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor. Arsip dinamis dalam bahasa ingris disebut record. Arsip statis ini dalam bahasa ingris disebut archieve. Gambar. Pengertian Warkat Warkat atau dalam bahasa inggris disebut records.perencanaan.1 5.

http://library. 6.Warkat yang sering disebut records yaitu setiap catatan tertulis.id/files/disk1/2/jbptgunadarmagdl-s1-2004-basukirach-93-bab2. Pengertian Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok didalam mendefinisikan sistem.pdf (2007:7) Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut: Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dan berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu’. http://library. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut: Suatu sistem adalah jaringan kerja dari beberapa prosedur yang saling Berhubungan. Penyimpanan (storing) b). Penempetan (placing) c).pdf (2007:7) 15 . Pengertian Kearsipan Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: a).id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-basukirach93-bab2.gunadarma. berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu’. yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau elemennya.ac. gambar atau rekaman yang memuat tentang sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan orang untuk membantu pengingatan.ac.gunadarma. Penemuan kembali (finding) 7.

pengolah (proses). keluaran (output). Batas sistem inilah yang membuat sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem berintegrasi dan membentuk satu kesatuan. yaitu mempunyai komponen (components). c). dan sasaran suatu tujuan (goal). lingkungan luar sistem (environments). b).Sistem itu sendiri memiliki karakterisitik atau beberapa sifat tertentu. Komponen sistem (Components) Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan. penghubung (interface). Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa bagian sistem. masukan (input). Adapun penjelasan dari karateristik dari suatu system adalah sebagai berikut: a). Batas sistem (Boundary) Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya atau dengan sistem lainnya. d). batas sistem (boundary). 16 .Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem atau merugikan sistem. Lingkungan Luar Sistem (Environments) Segala sesuatu yang berada diluar sistem yang mempengaruhi sistem. Penghubung Sistem (Interface) Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.

. Dari pengertian diatas dapat diuraikan bahwa suatu sistem terdiri dari sekumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang 17 ... Vaak treft men bovendien in de litteratuur nog de volgende toevoeging . Adapun definisi sistem menurut Van de Poel dalam Winardi adalah: Een verzameling elemnten waartussen relaties bestan. Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal) Sasaran sistem adalah sesuatu yang menyebabkan mengapa sistem itu dibuat atau ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Masukan Sistem (Input) Sesuatu yang dimasukkan ke dalam sistem yang berasal dari lingkungan. Pengolah Sistem (Proses) Bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output). h). f).. g).. Yang diterjemahkan oleh Winardi sebagai sekumpulan elemen diantara mana terdapat adanya hubungan-hubungan. Kerapkali dalam literatur dapat diketemukan kata-kata tambahan elemen-elemen mana ditunjukan ke arah pencapaian sasaran-sasaran umum tertentu. elementen gericht op de verwezenlijking van bepaalde gemeenschappelijke doeleinden. Keluaran Sistem (Output) Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke lingkungan.e).

suatu wujud benda (abstrak maupun konkrit. sistem adalah hubungan yang berlangsung diantara satuansatuan atau komponen secara teratur.. relationship among unit or components”. Lukman mengartikan sistem sebagai wujud (entitas). Senada dengan pendapat diatas maka Awad menyatakan bahwa system is an organized. termasuk yang konseptual) yang memiliki susunan struktural dari bagian-bagiannya . suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian – bagian yang membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau utuh.memiliki pencapaian sasaran yang telah ditentukan. yaitu pertama menunjukan suatu identitas. Suatu sistem seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan. Sedangkan Shrode dan Voich dalam Lukman mengatakan bahwa “system is whole compounded of several parts. Yang dapat diartikan. Sejalan dengan pendapat di atas. sistem adalah suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian. Riggs dalam Winardi mengemukan pengertian sistem sebagai suatu kelompok yang terdiri dari beberapa komponen atau bagian yang saling berinteraksi dalam hubungan yang dinamis. Contoh wujud (entitas) 18 . Kemudian Johnson. alat atau tata cara untuk mencapai sesuatu. funtioning.. Selanjutnya menurut Winardi menyatakan bahwa pada intinya sistem menunjuk pada dua hal.” yang dapat diartikan. kedua menunjukan suatu metode atau tata cara yang menunjuk pada suatu rencana metode. Katzs dan Rosenzwig dalam Lukman mendefinisikan sistem sebagai suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir.

dkk.ac. Simbolsimbol standar yang digunakan pada program flowcart adalah sebagai berikut: a) Awal/Akhir Program Digunakan untuk mengawali dan mengakhiri suatu proses kegiatan. 2000:48).id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004basukirach-93-bab2. Pengertian Database Pengertian Database secara umum dalam Tranining& Development PT.Exelcomindo Pratama. 9.adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan yang berkualitas (pelayanan prima) kepada pelanggannya’.sedangkan database yang dimaksud didalam Microsoft Access adalah kumpulan dari objek-objek yang menyimpan informasi untuk tujuan tertentu. Program flowchart merupakan diagram alir yang berupa simbol-simbol menggambarkan urutan logika untuk suatu prosedur pemecahan masalah. ( Budi Sutedjo. http://library. (Tranining& Development PT. Jakarata. 2001:8).gunadarma.pdf (2007:7) 8. Pengertian Program Flowcart Definisi program flowchart dalam buku Algoritma dan Teknik Pemrograman menyebutkan:“Program flowcart merupakan diagram alir yang menggambarkan urutan logika dari suatu prosedur pemecahan masalah”. 19 .Exelcomindo Pratama adalah: kumpulan informasi yang memiliki tujuan tertentu.

Digunakan untuk memberikan suatu keterangan . Digunakan untuk input dan output baik secara manual maupun komputerisasi. Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam satu lembar halaman. Digunakan untuk pengujian suatu kondisiyang sedang diproses. Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang dieksekusi secara komputerisasi. 20 .b) Nilai Awal c) Input Output d) Proses e) Pengujian f) Keterangan g) Konektor pada Satu Halaman h) Konektor pada Halaman Lain Digunakan untuk memberikan suatu nilai awal pada sebuah objek. Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam lembar halaman yang berbeda.

disimpan dalam sistem secara abstrak atau suatu model yang mendiskripsikan hubungan antara penyimpanan data dalam bentuk diagram alir data dimana di alam pelaksanaan menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan struktur dengan hubungan atar data”. yang membedakan/mendifinisikan secara utuh. Yaitu hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas. Simbol-simbol ERD adalah sebagai berikut: a) Entitas b) Relasi Digunakan untuk menggambarkan arus proses dari kegiatan satu ke kegiatan lain. Jadi ERD dapat diartikan sebagai model jaringan dengan menggunakan susunan data dalam bentuk diagram alir data dan dalam pelaksanaannya menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan hubungan antar data. (Bagus Kurniawan. Merupakan individu/objek yang mewakili suatu yang nyata. 2002:35). Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) Bagus Kurniawan dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen dengan Visual Basic mendefinisikan ERD sebagai berikut: Entity Relationship Diagram adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data. 21 .i) Arah 10.

membuat suatu relationship dan menyajikan informasi secara ideal. atribut dengan yang lainnya. Menghubungkan antara entitas. 1 1 22 . Yaitu suatu sifat karakteristik sebuah entitas dimana sistem bekerja dalam memelihara. Gambar 2.c) Atribut d) Link Berikut adalah konsep-konsep dari ERD: a) Satu ke Satu (One to One) Hubungan satu ke satu enity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan satu entity atau atribut yang lainnya.1 Satu ke Satu Contoh: Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu ke satu. dengan pengertian satu dosen hanya mengajar satu mata kuliah dan satu mata kuliah diajarkan oleh satu dosen.

dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa mata kuliah dan beberapa mata kuliah dapat diajarkan oleh satu dosen.b) Satu ke Banyak (One to Many) Hubungan satu ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya.2 Satu ke Banyak Contoh: Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu ke banyak. Gambar 2. c) Banyak ke Banyak (Many to Many) Hubungan banyak ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya dan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya.3 Banyak ke Banyak Contoh: M M M 1 23 . Gambar 2.

Tahap Normalisasi: a) Bentuk Tak Normal Ciri-cirinya: 1) Tidak harus mengikuti format tertentu. Supardi Yuniar (2002:80). 3) Tidak ada multivalued attribute. 11.Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah banyak ke banyak. 3) Disusun sesuai dengan kedatangannya. 2) Data tidak lengkap dan terduplikasi. dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa mata kuliah dan satu mata kuliah dapat diajarkan oleh beberapa dosen. Pengertian Normalisasi (Dekomposisi) Berikut pengertian normalisasi menurut Yuniar Supardi dalam bukunya Microsoft Visual Basic Dalam Praktek: “Normalisasi adalah teknik desain database dengan memecah atribut menjadi beberapa bagian kelompok/entity sehingga didapat tabel yang optimal/normal”. 2) Data dibentuk dalam satu record demi record dan bersifat atomic value. b) Bentuk Normal pertama (First Normal Form/1NF) Ciri-cirinya: 1) Setiap data dibentuk dalam flat file (Flat datar/rata). c) Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/2NF) Ciri-cirinya: 24 .

0. Borland Delphi 6. B. Perangkat Lunak yang Digunakan 1. Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis MS-Windows. d) Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form/3NF) Ciri-cirinya: 1) Menenuhi criteria 2 NF 2) Tidak terdapat transitive depedency (kebergantungan transitif) e) Boyce Codd Normal Form (BCNF) Ciri-cirinya: 1) Relasi memenuhi criteria 1 NF. borland delphi 6. Seperti program MS-Visual Basic 6. 3) Setiap atribut harus bergantung fungsi .0 Delphi merupakan program aplikasi berbasi visual.0 Borland delphi 6.0 dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara optimal. 2) Atribut bukan kunci (non key) bergantung fungsi pada kunci utama (Fungtional Depedency). IDE 25 .1) Memenuhi criteria 1 NF. a).0 merupakan bahasa pemograman yang bekerja dalam lingkup MSWindows. 2) Lebih kuat dari 3 NF. disana disediakan sebuah IDE (Integreted Development Environment). Bagian Utama Delphi 6.

0 Borland delphi 6. Form Designer. Gambar 3 Tampilan IDE Delphi 6. ComponentPalette. IDE terdiri dari Main window. Kelebihan Delphi 6. Code Editor dan Code Exlorer. ToolBar.itu sendiri adalah sebuah lingkungan di mana semua tools yang diperlukan untuk desain.0 b). menjalankan dan menguji sebuah aplikasi disajikan dan terhubung dengan baik sehingga memudahkan pengembangan program. Selain itu disediakan komponen-komponen yang memungkinkan kita membuat aplikasi seperti tampilan 26 . Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis MS-Windows.0 adalah bahasa pemograman yang bekerja dalam lingkup MSWindows.0 delphi sudah memanfaatkan kemampuan MS-windows secara optimal. Bagian utama delphi seperti dilayar pada gambar. Seperti halnya MS-Visual Basic 6.

Oracle dan lainnya. Fasilitas dan Fungsi Operasi Delphi 6. Form dapat dianggap sebagai sebuah Window. maka otomatis juga akan 27 .0 menyediakan fasilitas objek dengan format database sendiri. cukup tahu file itu saja. kontrol. antara lain MS-Acces. c). Selain itu pada saat merancang project . Singkatnya. yaitu file . Khusus pemograman database. ukuran. dan diperkuat dengan bahasa pemograman object pascal yang terkenal. unit dan beberapa hal lain. File utama project disimpan dalam file berakhiran . lokasi dan seterusnya. Defaultnya.dfm berisi informasi mengenai tampilan form.0 1) Form Inti dari setiap aplikasi adalah form.dfm dan .Windows. Form dipakai untuk menempatkan komponen. delphi memberikan sebuah form pada setiap project dan menampilkan sebuah form kosong pada saat memulai delphi. project adalah program aplikasi itu sendiri. delphi juga dapat menangani berbagai macam format database. ODBC. file . Kita tidak perlu tahu mengenai isi file ini. informasi mengenai form disimpan didalam dua file.dpr. delphi 6. 2) Project Project adalah sekumpulan form. yaitu format database paradox dan dBase.pas. SyBASE. dan lain-lain.

File resource (. (b).res) Untuk menyimpan ikon yang dipakai project 3) Unit Unit merupakan modul kode program. Membagi program yang besar dalam beberapa unit. yaitu sebagai berikut : (a). (c).dibuatkan oleh delphi sejumlah file yang diperlukan project tersebut. sehingga kita bisa mengedit unit-unit tertentu.dfm) Dipakai untuk menyimpan semua informasi mengenai form.pas) File ini dipakai untuk menyimpan program (kode program). biasanya berhubungan langsung dengan form tetapi kadang kala unit hanya berupa prosedur atau fungsi tidak berhubungan dengan form. maka otomatis akan dibuat pula satu unit. File form (.dfo) Untuk meyimpan semua setting option project. 28 . Manfaat unit dalam program antara lain: (a). (d). File project option (. File unit (. satu program mempunyai satu atau lebih unit. Setiap kali dibuat satu form.

dapat menggunakannya tanpa haru menulis kambali kode programnya. (b). sebuah program secara umum mempunyai struktur sebagai berikut : (a). bagian ini harus diakhiri dengan pernyataan end diikuti tanda titik. Heading program. sehingga memudahkan sharing antar program. Microsoft Access adalah produk yang bermanfaat untuk pengolahan database yang memiliki skala menengah kebawah. Setiap database yang dibuat MS 29 . sehingga program aplikasi lain yang memerlukan unit serupa. yang berisi daftar unit yang dipakai program. Blok deklarasi dan pernyataan yaitu bagian yang berisi deklarasi dan pernyataan program yang dilaksanakan pada saat program dilaksanakan. 2.(b). (c). 4) Program Program dibangun dari satu atau lebih unit. yaitu bagian yang menunjukan nama program tersebut. Pernyataan uses. Unit dapat dikompilasi terpisah dari program aplikasi. Microsoft Access Microsoft (MS) Access merupakan salah satu produk yang dikeluarkan oleh Microsoft yang dikemas dalam Microsoft Office 97. Membuat library (daftar pustaka) berupa fungsi dan prosedur. (c).

dan setiap database memiliki ukuran maksimum 1 gigabyte (GB). Macro Macro merupakan kumpulan perintah yang disusun untuk menjalankan operasioperasi khusus. Query Query merupakan definisi dari satu atau beberapa field yang berasal dari objek table. Database Access telah dirancang untuk pengunaan secara multiuser.mdb”. c). b). Form Form merupakan area windows yang disediakan untuk mendesain data input yang akan disimpan kedalam table. Database Access memiliki objek-objek sebagai berikut: a). e). Table terisi data/informasi yang sebenarnya. d). Report Report merupakan area windows yang disediakan untu mendesain output sehingga data table dapat ditampilkan diatas layar dan dalam bentuk hardcopy (dicetak diatas kertas). Dimana jumlah maksimum user yang dapat mengaksessecara bersamaan adalah 225 user. Table Table merupakan kumpulan dari record (row) yang terususun dari satu atau beberapa field (column).Access akan tersimpan dalam file “*. 30 .

Harddisk Harddisk yang dibutuhkan untuk instalasi minimal sebesar 500 MB dengan RAM 64 MB atau lebih 3. Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan Prosedur penyimpanan. atau windows NT. C. 2.0 ditentukan beberapa spesifikasi sistem antara lain: 1. Sistem operasi Delphi dapat berjalan dengan sistem operasi pada windows 98. Module Module merupakan kumpulan perintah berupa bahasa pemrograman (VBA). Spesifikasi Komputer Yang Digunakan Untuk dapat malakukan proses instalasi Borland Delphi 6. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi 31 .f). Prosedur Kearsipan Setiap pekerjaan atau kegiatan mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan bersangkutan sejak penciptaan sampai selesai. Prosesor Kecepatan prosesor yang diperlukan untuk instalasi minimal 350 MHz atau lebih. D. Langkahlangkah terebut disebut Prosedur Kearsipan.

dan meletakan. pencatatan. mengindeks. pendistribusian. dan pengiriman. menyortir. mengkode. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan. Dan Prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat.pencatatan. . dan pengolahan.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->