BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsifungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu sumber informasi yang penting supaya dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus mempunyai menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan arsip sampai dengan penyusutan. Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu kurang memberikan dukungan dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul

keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya. Problema - problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang sangat mendukung dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya. Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi. Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti. Semakin pentingnya keamanan arsip banyak perusahaan-perusahaan memilih jasa-jasa penyimpanan arsip sebagai

alat untuk menyimpan arsip mereka agar lebih aman dan tidak memerlukan tempat yang luas di perusahaan mereka. PT. Fineding Mitra Indonesia adalah salah satu dari penyedia jasa pengelolaan arsip atau dokumen organisasi (Outsourcing Vendor). Adapun jasa yang diberikan oleh PT. Fineding Mitra Indonesia meliputi Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices), dimana PT. Fineding Mitra Indonesia melaksanakan keseluruhan proses kearsipan dari mulai seleksi arsip, penyimpanan sampai dengan perawatan. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penyimpanan arsip PT. Fineding Mitra Indonesia telah mengembangkan beberapa teknik dalam penyimpanan data baik Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices). Untuk kemudahan dalam pengelolaan dan kinerja kearsipan modern dan Jasa Alih Media PT Mulitifiling Mitra Indonesia menggunakan program-program aplikasi di setiap departementnya dianataranya departement Warehouse yang menggunakan Aplikasi RMS (Record Management Service), PT. Fineding Mitra Indonesia banyak mengembangkan program-program aplikasi data entry, program ini untuk memperjelas lalulintas arsip yang keluar masuk PT. Fineding Mitra Indonesia. Fungsi dan keguanaan program aplikasi disesuaikan dengan masing-masing devisi. Penulis berada pada departement Warehouse, pada departement ini program aplikasi yang digunakan adalah RMS ( Record Management Service ), fungsi dari RMS untuk mangatur lalu lintas arsip dengan cakupan Bok dari setiap customer. Lain dengan FIF ( Federal International Finance ), customer ini cara penyimpananya perbok, tetapi peminjamanya perarsip, arsip tersebut berupa arsip kontrak. Berhubung cara penyimpanan perbok dan peminjaman perarsip maka proses

dan untuk mengetahui kode MMI pemakai harus melihat RA ( Regristation Arsip). Hal itu dikarenan sebelum diketahui kode lokasi pemakai harus mengatahui kode lokasinya dulu. juga untuk mengetahui status arsip yang dipinjam.pencarian lokasinya membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Untuk itu penulis mencoba memecahkan masalah tersebut dengan membuat Progam Aplikasi Kearsipan untuk customer FIF. nomer kontrak dan periode. Untuk mengetahui kode lokasi pemakai harus mengetahui Kode MMInya dulu. Progam Aplikasi kearsipan selain untuk mempermudah pencarian arsip dan membuat laporan peminjaman. Pemakai cukup memasukan kode customer. secara langsung akan mendapatkan kode MMI dan kode Lokasi. Program aplikasi ini akan mempercepat pencarian arsip. .

Dapat menerapkan teori yang didapat selama menjadi mahasiswa Sekolah Tinggi Teknik Harapan di Medan. Membuat Program Aplikasi Kearsipan. metode yang digunakan penulis adalah metode Deskritif. c. Untuk menerapkan Ilmu yang telah penulis dapat selama menjadi Mahasiswa STMIK Pranata Indonesia terhadap lingkungan perusahaan. Metode Dekritif adalah metode penelitian dengan kunjungan langsung ke objek yang ingin penulis teliti. Maksud Penulisan Skripsi : a. d. C. b. Dapat memberi masukan kepada pihak perusahaan dalam memperbaiki sistem yang sedang berjalan agar lebih efektif dan efisien. Metode Penetelitian Dalam penyusunan skripsi ini. Guna memenuhi salah satu syarat dalam rangka meraih gelar sarjana pada program Strata Satu (S1) jurusan Sistem Informasi (SI) Sekolah Tinggi Teknik Harapan di Medan. Menginformasikan kode MMI dan kode lokasi kepada pemakai. Tujuan Penulisan Skripsi: a. Maksud dan Tujuan Penulisan Skripsi 1. sedangkan teknik pengumpulan data yang penulis gunakan adalah: 6 .B. b. 2.

7 . Studi Pustaka Mempelajari teori yang terdapat dalam istilah-istilah yang digunakan perusahaan melalui berbagai sumber seperti buku-buku. fasilitas Internet dan sumber-sumber lain sebagai penunjang dalam penganalisaan masalah dalam perusahaan. Sehingga menghasilkan informasi yang benar-benar dibutuhkan.1. Observasi Dari beberapa pengamatan yang penulis temukan dilapangan kemudian penulis mencoba untuk membuat progam aplikasi kearsipan b. Wawancara Melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak perusahaan dan mengambil data-data dari perusahaan. Hal ini sangat berpengaruh terhadap program aplikasi yang akan dibuat. Studi Lapangan: a. Fungsi Penelitian Dengan melakukan penelitian secara langsung penulis dapat mengetahui masalah yang sebenarnya. 2. diktat. D. Dapat mengurangi masalah yang sering timbul selama masih manual. Catatan Kuliah.

batas dan ruang lingkup permasalahan. penulis membatasi masalah penyimpann arsip Kontrak pada Customer FIF di bagian warehouse. E. penulis mengemukakan teori-teori penunjang kearsipan dan juga akan dibahas sedikit tentang perangakatlunak yang digunakan. metode penelitian. LANDASAN TEORI Dalam bab ini. PENDAHULUAN Dalam Bab ini penulis mengemukakan gambaran keseluruhan latar belakang masalah. spesifikasi komputer yang digunakan seperti software dan hardware yang dibutuhkan. Ruang Lingkup Permasalahan Dalam penulisan skripsi ini. Sistematika Penulisan Sebelum memulai dan merumuskan masalah yang terdapat dalam perusahaan sebagai pembahasan. Adapun sistematika penulisan dari sripsi ini adalah sebagai berikut : BAB I. dan teori-teori lain 8 . serta sistematika penulisan BAB II. maksud dan tujuan penulisan skripsi. Sedangkan pembahasan penulis lebih ditekankan pada ruang lingkup masalah penyimpanan dan peminjaman file kontrak.E. terlebih dahulu di kemukakan sistematika penulisan yang dipergunakan dalam penulisan skripsi ini agar lebih terarah sesuai dengan tujuan yang dikehendaki.

tugas dan tanggung jawab. 9 . analisa sistem. PENUTUP Dalam bab ini.mengenai Sistem Informasi yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini BAB III. flowcart program aplikasi. struktur organisasi. analisa basis data. juga hasil output listing program atau sintak-sintak yang digunakan dalam bahasa pemrograman tersebut. BAB IV SPESIFIKASI PROGRAM Dalam bab ini penulis menjelaskan lebih konkrit lagi tentang desain yang akan ditampilkan (prototype) pada progam aplikasi pengolahan kearsipan tersebut. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN Yang akan dibahas pada bab ini menyangkut seputar sejarah singkat perusahaan. penulis menyajikan tentang kesimpulan dan saran-saran terhadap skripsi ini. serta informasi apa saja yang akan dimuat di dalam program tersebut. BAB IV. spesifikasi file dan lain sebagainya yang berkaitan dengan perusahaan tempat dimana penulis melakukan studi penelitian.

ekspresi. Pengertian-pengertian yang akan penulis paparkan adalah sebagai berikut: 1. 2000:3). Program adalah perwujudan atau implementasi algoritma 10 . program dapat diartikan sebagai berikut: a). Dari definisi para ahli di atas. Pengertian Program Program menurut Rinaldi Munir (1999:8) dalam bukunya Algoritma dan Pemrograman menyebutkan: “Program adalah perwujudan atau implementasi algoritma yang ditulis dalam bahasa perograman tertentu sehingga dapat dilaksanakan oleh komputer”. Sedangkan dalam Buku Algoritma dan Teknik Pemrograman mendefinisikan: Program adalah kata. Pengertian-Pengertian Sebelum mebahas lebih lanjut.dkk. pernyataan atau kombinasinya yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur yang berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah yang diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga dapat dieksekusi oleh komputer. terlebih dahulu penulis akan paparkan mengenai teoriteori dan devinisi-devinisi yang dikemukakan oleh para ahli yang relevan dengan permasalahan yang diteliti sebagai dasar atau teori yang akan digunakan untuk pembahasan permasalahan penelitian tersebut. (Budi Sutedjo.BAB II LANDASAN TEORI A.

Jadi pemrograman adalah suatu proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan suatu bahasa pemrograman yang nantinya akan dijalankan oleh komputer sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lengkap. c). Pengertian Program Aplikasi Jogianto HM (1996:70) dalam bukunya yang berjudul Pengenalan Ilmu Komputer mendefinisikan program aplikasi sebagai berikut: “Program aplikasi adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi tertentu dapat berupa (package program) yaitu program yang telah jadi dan siap digunakan”. ( Budi Sutedjo dan Michael AN.b). Program adalah kata. d). pernyataan atau kombinasinya yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur. Program berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah. 3. 11 . Program harus diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman terlebih dahulu sehingga dapat dieksekusi oleh komputer. Pengertian Pemrograman Definisi pemrograman dalam buku Algoritma dan Teknik Pemrograman yaitu : “Pemrograman merupakan suatu proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan bahasa pemrograman”. tepat dan akurat. 2000:4). ekspresi. 2.

laporan. Pengertian Arsip Arsi berasal dari bahasa asing. Kumpulan catatan atau bukti kegioatan yang berjudul tulisan. c). Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat. yaitu: PERTINGGAL. statistik. b). baik berujud surat. gambar. kuitansi dan sebagainya. mempunyai arti: a). grafik dan sebagainya. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingat. gambargambar hasil kegiatan. 4. Perkataan arsip sudah secara umum dianggap sebagi istilah bahasa Indonesia. Sebenarnya ada istilah “Arsip” yang sudah merupakan istilah indonesia.Dari pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa program aplikasi adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi tertentu dan siap digunakan untuk menyelesaikan masalah untuk mengolah data menjadi suatu informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan akurat. b). yang disimpan sebagai bahan pengingatan. yang berarti: 12 . perjanjian-perjanjian. orang Yunani mengatakan “ Archivum” yang artinya tempat untuk penyimpanan. Bahan-bahan. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain. Menurut bahasa belanda yang dikatakan dengan “Archief” mempunyai arti: a). Sering pula kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintah.

pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan kearsipan (Lembaran Negara tahun 1971 Nomor 32. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung dalam perencanaan. Tambahan Lembaran Negara Nomer 2964) arsip adalah: a). Dalam Undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan. Jadi barang tersebut sudah disimpan menurut tata cara yang berlaku. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk 13 . dalam bentuk corak apapun. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan. dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-sewaktu dapat diketemukan dengan mudah dan cepat.a). yaitu arsip dinamis dan arsip statis. baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 1993:2). dkk . baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. b). Berkas-berkas yang disimpan sebgai bahan pengingat. Lembaran catatan atau ujud lain yang disimpan untuk keperluan pengingat apabila diperlukan. (Sularso Mulyono. Pertinggal itu sendiri dapat diartikan sebagai bahan tunggal atau jamak. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembagadan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun. Apabila orang menyebut “pertinggal” dimaksukan adalah: Lembaran atau berkas yang terdapat didalam simpanan. ( Zulkifli Amsyah. b). 984:3) Menurut Undang-Undang No.

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. baik kantor pemerintah. swasta. pelaksanaan dan kegiatan administrasi lain.1 5. sebenarnya adalah catatan-catatan atau dalam bentuk lain yang belum dimasukan ketempat penyimpanan.perencanaan. karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. Arsip statis ini dalam bahasa ingris disebut archieve. Pengertian Warkat Warkat atau dalam bahasa inggris disebut records. Sedangkan arsip statis adalah asip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) / swasta yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor. Arsip dinamis dalam bahasa ingris disebut record. Gambar. AKTIF ARSIP DINAMIS (RECORD/DOKUMEN) INAKTIF ARSIP ARSIP STATIS (ARCHIEVE) 14 . atau organisasi kemasyarakatan.

ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-basukirach93-bab2.pdf (2007:7) 15 . Penempetan (placing) c).gunadarma. Pengertian Kearsipan Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: a). http://library. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut: Suatu sistem adalah jaringan kerja dari beberapa prosedur yang saling Berhubungan.pdf (2007:7) Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut: Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dan berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu’. yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau elemennya. gambar atau rekaman yang memuat tentang sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan orang untuk membantu pengingatan. berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu’.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarmagdl-s1-2004-basukirach-93-bab2. Penemuan kembali (finding) 7. Pengertian Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok didalam mendefinisikan sistem. Penyimpanan (storing) b). http://library. 6.gunadarma.Warkat yang sering disebut records yaitu setiap catatan tertulis.

16 . Penghubung Sistem (Interface) Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. keluaran (output). b). c). Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem berintegrasi dan membentuk satu kesatuan. Batas sistem inilah yang membuat sistem dipandang sebagai satu kesatuan. dan sasaran suatu tujuan (goal). Lingkungan Luar Sistem (Environments) Segala sesuatu yang berada diluar sistem yang mempengaruhi sistem. batas sistem (boundary). Batas sistem (Boundary) Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya atau dengan sistem lainnya. d). Komponen sistem (Components) Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan. lingkungan luar sistem (environments). penghubung (interface). masukan (input). Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa bagian sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem atau merugikan sistem. pengolah (proses).Sistem itu sendiri memiliki karakterisitik atau beberapa sifat tertentu. Adapun penjelasan dari karateristik dari suatu system adalah sebagai berikut: a). yaitu mempunyai komponen (components).

.. Kerapkali dalam literatur dapat diketemukan kata-kata tambahan elemen-elemen mana ditunjukan ke arah pencapaian sasaran-sasaran umum tertentu. Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal) Sasaran sistem adalah sesuatu yang menyebabkan mengapa sistem itu dibuat atau ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Masukan Sistem (Input) Sesuatu yang dimasukkan ke dalam sistem yang berasal dari lingkungan. Vaak treft men bovendien in de litteratuur nog de volgende toevoeging . elementen gericht op de verwezenlijking van bepaalde gemeenschappelijke doeleinden. Yang diterjemahkan oleh Winardi sebagai sekumpulan elemen diantara mana terdapat adanya hubungan-hubungan. Keluaran Sistem (Output) Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke lingkungan. g). Adapun definisi sistem menurut Van de Poel dalam Winardi adalah: Een verzameling elemnten waartussen relaties bestan. f).. h).. Pengolah Sistem (Proses) Bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output). Dari pengertian diatas dapat diuraikan bahwa suatu sistem terdiri dari sekumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang 17 ..e).

Kemudian Johnson. yaitu pertama menunjukan suatu identitas. Riggs dalam Winardi mengemukan pengertian sistem sebagai suatu kelompok yang terdiri dari beberapa komponen atau bagian yang saling berinteraksi dalam hubungan yang dinamis. kedua menunjukan suatu metode atau tata cara yang menunjuk pada suatu rencana metode. Lukman mengartikan sistem sebagai wujud (entitas). termasuk yang konseptual) yang memiliki susunan struktural dari bagian-bagiannya .. Sedangkan Shrode dan Voich dalam Lukman mengatakan bahwa “system is whole compounded of several parts. sistem adalah hubungan yang berlangsung diantara satuansatuan atau komponen secara teratur. Contoh wujud (entitas) 18 .. relationship among unit or components”.” yang dapat diartikan.memiliki pencapaian sasaran yang telah ditentukan. Selanjutnya menurut Winardi menyatakan bahwa pada intinya sistem menunjuk pada dua hal. suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian – bagian yang membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau utuh. funtioning. Sejalan dengan pendapat di atas. Suatu sistem seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan. suatu wujud benda (abstrak maupun konkrit. Katzs dan Rosenzwig dalam Lukman mendefinisikan sistem sebagai suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir. Senada dengan pendapat diatas maka Awad menyatakan bahwa system is an organized. alat atau tata cara untuk mencapai sesuatu. sistem adalah suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian. Yang dapat diartikan.

Program flowchart merupakan diagram alir yang berupa simbol-simbol menggambarkan urutan logika untuk suatu prosedur pemecahan masalah. Jakarata. 2001:8). Pengertian Program Flowcart Definisi program flowchart dalam buku Algoritma dan Teknik Pemrograman menyebutkan:“Program flowcart merupakan diagram alir yang menggambarkan urutan logika dari suatu prosedur pemecahan masalah”. 2000:48).ac.adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan yang berkualitas (pelayanan prima) kepada pelanggannya’.gunadarma. 19 . Pengertian Database Pengertian Database secara umum dalam Tranining& Development PT.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004basukirach-93-bab2. Simbolsimbol standar yang digunakan pada program flowcart adalah sebagai berikut: a) Awal/Akhir Program Digunakan untuk mengawali dan mengakhiri suatu proses kegiatan.sedangkan database yang dimaksud didalam Microsoft Access adalah kumpulan dari objek-objek yang menyimpan informasi untuk tujuan tertentu. http://library. (Tranining& Development PT.Exelcomindo Pratama adalah: kumpulan informasi yang memiliki tujuan tertentu. ( Budi Sutedjo. 9.pdf (2007:7) 8.Exelcomindo Pratama. dkk.

Digunakan untuk pengujian suatu kondisiyang sedang diproses. Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang dieksekusi secara komputerisasi. Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam lembar halaman yang berbeda. Digunakan untuk input dan output baik secara manual maupun komputerisasi. Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam satu lembar halaman. 20 . Digunakan untuk memberikan suatu keterangan .b) Nilai Awal c) Input Output d) Proses e) Pengujian f) Keterangan g) Konektor pada Satu Halaman h) Konektor pada Halaman Lain Digunakan untuk memberikan suatu nilai awal pada sebuah objek.

21 . Jadi ERD dapat diartikan sebagai model jaringan dengan menggunakan susunan data dalam bentuk diagram alir data dan dalam pelaksanaannya menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan hubungan antar data. disimpan dalam sistem secara abstrak atau suatu model yang mendiskripsikan hubungan antara penyimpanan data dalam bentuk diagram alir data dimana di alam pelaksanaan menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan struktur dengan hubungan atar data”. Simbol-simbol ERD adalah sebagai berikut: a) Entitas b) Relasi Digunakan untuk menggambarkan arus proses dari kegiatan satu ke kegiatan lain. (Bagus Kurniawan. yang membedakan/mendifinisikan secara utuh. 2002:35).i) Arah 10. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) Bagus Kurniawan dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen dengan Visual Basic mendefinisikan ERD sebagai berikut: Entity Relationship Diagram adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data. Merupakan individu/objek yang mewakili suatu yang nyata. Yaitu hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas.

dengan pengertian satu dosen hanya mengajar satu mata kuliah dan satu mata kuliah diajarkan oleh satu dosen. Menghubungkan antara entitas. 1 1 22 . membuat suatu relationship dan menyajikan informasi secara ideal. Gambar 2. atribut dengan yang lainnya. Yaitu suatu sifat karakteristik sebuah entitas dimana sistem bekerja dalam memelihara.c) Atribut d) Link Berikut adalah konsep-konsep dari ERD: a) Satu ke Satu (One to One) Hubungan satu ke satu enity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan satu entity atau atribut yang lainnya.1 Satu ke Satu Contoh: Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu ke satu.

Gambar 2.b) Satu ke Banyak (One to Many) Hubungan satu ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya.3 Banyak ke Banyak Contoh: M M M 1 23 . dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa mata kuliah dan beberapa mata kuliah dapat diajarkan oleh satu dosen. Gambar 2. c) Banyak ke Banyak (Many to Many) Hubungan banyak ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya dan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya.2 Satu ke Banyak Contoh: Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu ke banyak.

Pengertian Normalisasi (Dekomposisi) Berikut pengertian normalisasi menurut Yuniar Supardi dalam bukunya Microsoft Visual Basic Dalam Praktek: “Normalisasi adalah teknik desain database dengan memecah atribut menjadi beberapa bagian kelompok/entity sehingga didapat tabel yang optimal/normal”. Tahap Normalisasi: a) Bentuk Tak Normal Ciri-cirinya: 1) Tidak harus mengikuti format tertentu. 2) Data dibentuk dalam satu record demi record dan bersifat atomic value. 3) Tidak ada multivalued attribute. Supardi Yuniar (2002:80). 11. dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa mata kuliah dan satu mata kuliah dapat diajarkan oleh beberapa dosen. b) Bentuk Normal pertama (First Normal Form/1NF) Ciri-cirinya: 1) Setiap data dibentuk dalam flat file (Flat datar/rata).Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah banyak ke banyak. 3) Disusun sesuai dengan kedatangannya. c) Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/2NF) Ciri-cirinya: 24 . 2) Data tidak lengkap dan terduplikasi.

Seperti program MS-Visual Basic 6.0 Delphi merupakan program aplikasi berbasi visual. Bagian Utama Delphi 6.0 dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara optimal.0 merupakan bahasa pemograman yang bekerja dalam lingkup MSWindows. 2) Atribut bukan kunci (non key) bergantung fungsi pada kunci utama (Fungtional Depedency). 2) Lebih kuat dari 3 NF. a). Borland Delphi 6. B. IDE 25 . borland delphi 6. disana disediakan sebuah IDE (Integreted Development Environment). Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis MS-Windows.0.0 Borland delphi 6. Perangkat Lunak yang Digunakan 1. d) Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form/3NF) Ciri-cirinya: 1) Menenuhi criteria 2 NF 2) Tidak terdapat transitive depedency (kebergantungan transitif) e) Boyce Codd Normal Form (BCNF) Ciri-cirinya: 1) Relasi memenuhi criteria 1 NF.1) Memenuhi criteria 1 NF. 3) Setiap atribut harus bergantung fungsi .

Bagian utama delphi seperti dilayar pada gambar. Form Designer. Kelebihan Delphi 6. ComponentPalette.0 Borland delphi 6. Code Editor dan Code Exlorer.0 adalah bahasa pemograman yang bekerja dalam lingkup MSWindows. Gambar 3 Tampilan IDE Delphi 6. Selain itu disediakan komponen-komponen yang memungkinkan kita membuat aplikasi seperti tampilan 26 . Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis MS-Windows. menjalankan dan menguji sebuah aplikasi disajikan dan terhubung dengan baik sehingga memudahkan pengembangan program.0 delphi sudah memanfaatkan kemampuan MS-windows secara optimal. IDE terdiri dari Main window. ToolBar.0 b). Seperti halnya MS-Visual Basic 6.itu sendiri adalah sebuah lingkungan di mana semua tools yang diperlukan untuk desain.

yaitu file .Windows. Singkatnya. Fasilitas dan Fungsi Operasi Delphi 6. antara lain MS-Acces. unit dan beberapa hal lain.dpr. file . Oracle dan lainnya.0 1) Form Inti dari setiap aplikasi adalah form. maka otomatis juga akan 27 . 2) Project Project adalah sekumpulan form. delphi 6. Form dipakai untuk menempatkan komponen. Khusus pemograman database.dfm dan . lokasi dan seterusnya. dan lain-lain. informasi mengenai form disimpan didalam dua file.dfm berisi informasi mengenai tampilan form.pas. File utama project disimpan dalam file berakhiran . yaitu format database paradox dan dBase. dan diperkuat dengan bahasa pemograman object pascal yang terkenal. Kita tidak perlu tahu mengenai isi file ini. delphi memberikan sebuah form pada setiap project dan menampilkan sebuah form kosong pada saat memulai delphi. project adalah program aplikasi itu sendiri. SyBASE. Defaultnya. Form dapat dianggap sebagai sebuah Window. c). kontrol. cukup tahu file itu saja.0 menyediakan fasilitas objek dengan format database sendiri. ODBC. ukuran. delphi juga dapat menangani berbagai macam format database. Selain itu pada saat merancang project .

File project option (. satu program mempunyai satu atau lebih unit.dfo) Untuk meyimpan semua setting option project. File unit (. (d). File form (.dfm) Dipakai untuk menyimpan semua informasi mengenai form. Manfaat unit dalam program antara lain: (a). sehingga kita bisa mengedit unit-unit tertentu. yaitu sebagai berikut : (a). Membagi program yang besar dalam beberapa unit. (c).res) Untuk menyimpan ikon yang dipakai project 3) Unit Unit merupakan modul kode program. File resource (. (b).pas) File ini dipakai untuk menyimpan program (kode program). Setiap kali dibuat satu form. 28 . biasanya berhubungan langsung dengan form tetapi kadang kala unit hanya berupa prosedur atau fungsi tidak berhubungan dengan form.dibuatkan oleh delphi sejumlah file yang diperlukan project tersebut. maka otomatis akan dibuat pula satu unit.

Unit dapat dikompilasi terpisah dari program aplikasi. Setiap database yang dibuat MS 29 . sebuah program secara umum mempunyai struktur sebagai berikut : (a). yang berisi daftar unit yang dipakai program. 2. (c). yaitu bagian yang menunjukan nama program tersebut. Membuat library (daftar pustaka) berupa fungsi dan prosedur. 4) Program Program dibangun dari satu atau lebih unit. sehingga memudahkan sharing antar program. (c).(b). Microsoft Access Microsoft (MS) Access merupakan salah satu produk yang dikeluarkan oleh Microsoft yang dikemas dalam Microsoft Office 97. Heading program. Microsoft Access adalah produk yang bermanfaat untuk pengolahan database yang memiliki skala menengah kebawah. dapat menggunakannya tanpa haru menulis kambali kode programnya. bagian ini harus diakhiri dengan pernyataan end diikuti tanda titik. (b). sehingga program aplikasi lain yang memerlukan unit serupa. Pernyataan uses. Blok deklarasi dan pernyataan yaitu bagian yang berisi deklarasi dan pernyataan program yang dilaksanakan pada saat program dilaksanakan.

b). Macro Macro merupakan kumpulan perintah yang disusun untuk menjalankan operasioperasi khusus. Table Table merupakan kumpulan dari record (row) yang terususun dari satu atau beberapa field (column). Form Form merupakan area windows yang disediakan untuk mendesain data input yang akan disimpan kedalam table. Database Access memiliki objek-objek sebagai berikut: a). Table terisi data/informasi yang sebenarnya. 30 . Query Query merupakan definisi dari satu atau beberapa field yang berasal dari objek table. Report Report merupakan area windows yang disediakan untu mendesain output sehingga data table dapat ditampilkan diatas layar dan dalam bentuk hardcopy (dicetak diatas kertas). d).Access akan tersimpan dalam file “*. c). e). Dimana jumlah maksimum user yang dapat mengaksessecara bersamaan adalah 225 user.mdb”. dan setiap database memiliki ukuran maksimum 1 gigabyte (GB). Database Access telah dirancang untuk pengunaan secara multiuser.

D. Prosedur Kearsipan Setiap pekerjaan atau kegiatan mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan bersangkutan sejak penciptaan sampai selesai. Langkahlangkah terebut disebut Prosedur Kearsipan.f). Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan Prosedur penyimpanan. C. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi 31 . Prosesor Kecepatan prosesor yang diperlukan untuk instalasi minimal 350 MHz atau lebih. Harddisk Harddisk yang dibutuhkan untuk instalasi minimal sebesar 500 MB dengan RAM 64 MB atau lebih 3. Spesifikasi Komputer Yang Digunakan Untuk dapat malakukan proses instalasi Borland Delphi 6. Sistem operasi Delphi dapat berjalan dengan sistem operasi pada windows 98. atau windows NT.0 ditentukan beberapa spesifikasi sistem antara lain: 1. 2. Module Module merupakan kumpulan perintah berupa bahasa pemrograman (VBA).

Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan.pencatatan. menyortir. dan meletakan. Dan Prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat. pencatatan. . pendistribusian. dan pengiriman. dan pengolahan. mengindeks. mengkode.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful