Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

REVIEW QUESTIONS
1. Identify six specific objectives organizations expect their TPSs to accomplish Jawab: Tujuan spesifik yang diharapkan organisasi dari TPS yaitu: a. Menangkap, memproses dan memperbarui database dari data bisnis yang enangkap, memproses, diperlukan untuk mendukung aktivitas bisnis rutin. b. Memastikan bahwa data diproses secara akurat dan lengkap emastikan c. Menghindari pengolahan transaksi palsu d. Menghasilkan respon dan report pelanggan tepat waktu enghasilkan e. Mengurangi kebutuhan tenaga kerja administrasi dan lainnya engurangi f. Membantu meningkatkan layanan pelanggan ngkatkan pelanggan. g. Meningkatkan keunggulan kompetitif. 2. What basic transaction processing activities are performed by all transaction processing systems? Jawab: Kegiatan pemrosesan transaksi dasar adalah: 1. Proses pengumpulan data, 2. mengedit data, 3. data koreksi, 4. manipulasi data, 5. penyimpanan data, dan 6. dokumen produksi.

Herman Saputro | 2012

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

3. Distinguish between a batch processing system and an online processing system. Jawab: Perbedaan antara sistem batch processing dan sistem pengolahan online yaitu: Pada Batch Processing System, transaksi bisnis diakumulasi selama periode waktu tertentu dan dipersiapkan untuk pengolahan sebagai satu kesatuan atau batch. Transaksi diakumulasi untuk jangka waktu yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pengguna sistem itu. Ciri utama dari sistem pemrosesan ini adalah bahwa ada penundaan antara peristiwa transaksi dan pengolahan akhir transaksi.

Sedangkan pada Online Processing System, setiap transaksi diproses dengan segera, tanpa penundaan mengumpulkan transaksi ke dalam batch. Akibatnya, setiap saat data dalam sistem online mencerminkan keadaan saat ini. Sistem ini membantu perusahaan menyediakan data secara lebih cepat dan lebih efisien.

Herman Saputro | 2012

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

4. Identify four significant international issues associated with the use of enterprise systems? Jawab: Empat isu internasional yang signifikan terkait dengan penggunaan enterprise systems antara lain : a. Perbedaan bahasa dan kultur Setiap negera memeiliki bahasa yang berbeda, dan perbedaan bahasa sebagai media komunikasi memungkinkan terjadinya problem tersendiri. Disamping itu perbedaan kultur masyarakat yang berbeda juga sangat berpengaruh dalam sistem enterprise, dan dapat menghambat komunikasi bisnis. b. Perbedaan/kesenjangan infrastruktur sistem informasi Perbedaan infrastruktur sistem informasi sangat mengganggu sistem enterprise secara internasional, karena negara yang infrastrukturnya lebih baik akan memiliki banyak pilihan untuk melakukan kualitas layanan yang tinggi, dan kondisi ini akan memungkinkan terjadinya gap jika bisnis belrlangsung pada negara yang memiliki keterbatasan daalam sisten informasi. c. Variasi hukum dan aturan adat Perbedaan hukum yang berlaku pada setiap negara juga dapat menjadi permasalahan dalam sistem enterprise, karena bisnis antar negara akan melibatkan aturan-aturan yang harus berlaku untuk melindungi legalisasi bisnis yang dilakukan. d. Variasi dan pembedaan mata uang Perbedaan mata uaang juga menjadi permasalahan, terutama sistem konversi yang tidak konsisten.

5. What special needs does an SME have in selecting an ERP system that is different from a large organization? Jawab: Beberapa kebutuhan khusus SMEs dalam memilih ERP, adalah kebutuhan akan sebuah sistem yang mudah diinstal, mudah dioperasikan dengan total kebutuhan biaya yang rendah/murah (hanya beberapa ratus atau ribu dolar). Sebuah solusi yang sangat menarik untuk perusahaan perusahaan yang

Herman Saputro | 2012

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

telah melampaui perangkat lunak mereka saat ini tetapi tidak memberikan solusi yang kompleks dan mutakhir secara terintegrasi. Banyak SMEs yang memilih system ERP terbuka, karena dimungkinkan akan banyak orang yang mampu melihat dan memodifikasi source code sesuai kebutuhan mereka. sistem seperti ini jauh lebih murah untuk diperoleh dan relatif mudah untuk dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Berbagai organisasi dapat melakukan pengembangan sistem dan pemeliharaan. . 6. Identify four complications that multinational corporations must address in planning, building, and operating their ERP systems? Jawab: Identifikasi empat komplikasi yang perusahaan multinasional harus alamat dalam perencanaan, pembangunan, dan pengoperasian sistem ERP mereka: Apache Compiere Openbravo WebERP.

7. How does materials requirement planing support the purchasing process? What are some of this issues and complications that arise in material requirement planning? 1. Jawab: (halaman 375) Bagaimana perencanaan kebutuhan bahan mendukung proses pembelian Perencanaan kebutuhan bahan mendukung proses pembelian yaitu dengan adanya perencanaan kebutuhan bahan dapat diketahui jumlah dan waktu, kapan pembelian dan pemesanan bahan baku terhadap supplyyer harus dilakukan. Sehingga keberadaannya sangat membantu dan memudahkan bagian purchasing dalam membeli dan menyiapkan bahan baku.
Herman Saputro | 2012 4

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

Masalah yang muncul dalam perencanaan kebutuhan bahan: a. Perencanaan kebutuhan bahan sangat erat dipengaruhi oleh perencanaan produksi, sehingga informasi perencanaan produksi sangat dibutuhkan sebagai input dalam perencanaan kebutuhan bahan. b. Waktu pengiriman row material, mulai dari order ke penyedia bahan hingga bahan baku sampai di bagian produksi.

8. A disaster recovery plan should place emphasis on recovery of what sort of transaction processing systems? Jawab: Rencana Pemulihan Bencana (Disaster Recovery Plan [DRP]) merupakan sebuah strategi suatu institusi untuk mengumpulkan dan menyelamatkan (recover) data, teknologi, dan peralatan yang mendukung sistem informasi penting dan komponen-komponen sistem informasi yang dibutuhkan seperti jaringan, databasem perangkat keras, perangkat lunak, dan operating system. Transaction Processing Systems (TPS) yang disebut di atas itulah yang mempengaruhi aliran dana (Cash flow) dari institusi tersebut, seperti proses pemesanan, penerimaan akun, pembayaran akun, dan juga pengeluaran lainnya), yang dianggap sebagai sistem informasi bisnis yang penting untuk diselamatkan dan dijaga. Hal tersebut karena jika terdapat gangguan pada sistem tersebut dan gangguang tersebut berlangsung lama maka kan dapat menimbulkan masalah pada cash flow dan berpengaruh buruk pada bisnis itu sendiri.

9. What is the role of a CRM system? What sort of business benefits can such a system produce? Jawab: Peran CRM dan keuntungan jika merapkannya. CRM adalah sebuah strategi bisnis yang berbasis kostumer, seperti strategi bisnis lainnya tujuan akhir dari CRM adalah untuk memaksimalkan keuntungan dan pendapatan. Sedangkan tujuan utama dari CRM adalah meningkatkan kepuasan pelanggan. Beberapa teknologi yang melatarbelakangi CRM

Herman Saputro | 2012

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

diantaranya adalah mendapatkan, menyimpan, analisis terhadap pelanggan, vendor, partner, dan proses informasi internal. Sedangkan fungsi-fungsi lain yang mendukung CRM adalah sales, marketing, training, pengembangan professional, manajemen performa, human resource development, dan kompensasi. Keseluruhan teknologi dan fungsi-fungsi yang melingkupi CRM haruslah terintegrasi sebagai bagian tak terpisahkan strategi bisnis yang fokus pada pelanggan. CRM dapat digunakan untuk berbagai macam kegunaan, diantaranya adalah : a. Mendesain dan melaksanakan marketing campaign untuk mengoptimalkan efektifitas marketing. b. Mendesain dan melaksanakan pelanggan campaign yang spesifik seperti cross selling, up-selling, dan retensi. c. Menilai respon pelanggan terhadap produk dan level service, misalnya seperti kenaikan harga, new product development, dan lainnya d. Mengambil keputusan manajemen seperti forecasting financial dan costumer profitability analysis. e. Prediksi terhadap level defect yang tak diinginkan pelanggan. 10. What systems are included in the traditional TPS systems that support the accounting business function? Jawab: 11. What is the purpose of the transaction processing system audit? Who typically performs the audit? Jawab: Tujuan pemanfatan transaction processing system audit (TPS) adalah untuk mencegah terjadinya penyimpangan yang tidak teratur dari akuntansi (accounting irregularities) dan atau kehilangan data pribadi yang dapat menempatkan perusahaan mereka ke dalam pelanggaran hukum dan menghapus kepercayaan dari investor. Orang yang melakukan audit ini adalah kelompok audit internal yang dimiliki perusahaan atau auditor eksternal yang mungkin disewa oleh perusahaan untuk memperoleh derajad yang lebing tinggi dari obyektivitas.

Herman Saputro | 2012

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

12. Why is the general ledger application key to the generation of accounting information and reports? Jawab: Aplikasi general ledger sangat penting bagi sistem informasi keuangan karena melalui aplikasi inilah seluruh transasksi dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan uang akan di-input kedalam sistem, dan kemudian diolah untuk menghasilkan berbagai laporan. General ledger biasanya dibagi kedalam beberapa kategori yaitu asset, liability, revenue, expense dan equity. Setiap kategori kemudian dibagi lagi menjadi sub-ledger untuk mendapatkan detail data yang diperlukan yaitu cash, account payable, account receivable. Dalam suatu sistem ERP yang terintegrasi, input dalam general ledger dilakukan bersamaan dengan input dari transaksi bisnis lain dari sub-sistem yang berbeda seperti di pemasaran, sumbar daya manusia dan manufaktur. ERP akan membuat secara otomatis hubungan antar transaksi keuangan dengan transaksi bisnis yang terkait. Pada akhirnya akan bisa didapatkan laporan-laporan yang komprehensif meliputi kegiatan operasional dan keuangan.

13. What is the accounting? Jawab:

difference

between

managerial

and

financial

Perbedaan yang mendasar antara finacial accounting dan managerial accounting adalah bahwa managerial accounting tidak terikat dengan standard akuntansi dan lebih menekankan kepada kebutuhan manajemen dalam pengambilan keputusan. Financial accounting : terdiri dari perolehan dan perekaman semua transaksi yang berpengaruhi pada keadaan keuangan perusahaan dan transaksi didokumentasikan untuk mempersiapkan laporan keuangan bagi pengambil keputusan eksternal, seperti pemegang saham, pemasok, bank dan lembaga pemerintah. Laporan keuangan meliputi laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas. Laporan harus sesuai dengan aturan dan pedoman dari

Herman Saputro | 2012

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

lembaga seperti Komunikasi Pertukaran dan Sekuritas, Internal Revenue Service, dan Dewan Standar Akuntansi Keuangan. Data yang dikumpulkan untuk akuntansi keuangan juga dapat dijadikan sebagai untuk akuntansi pajak karena ini melibatkan pelaporan eksternal kegiatan Kantor kepada, instansi pajak daerah dan negara. Akuntansi manajerial melibatkan penggunaan data baik historis dan estimasi. Informasi manajemen digunakan dalam melakukan operasi sehari-hari, dalam perencanaan operasi di masa depan, dan dalam mengembangkan strategi bisnis secara keseluruhan. Akuntansi manajerial menyediakan data bagi manajer sehinga memungkinkan perusahaan untuk menilai profitabilitas dari lini produk tertentu atau produk tertentu, mengidentifikasi kinerja daerah penjualan, menetapkan anggaran, membuat perkiraan keuntungan dan mengukur efektivitas kampanye pemasaran. 14. What is the chart of accounts? How is it used? Jawab: a. Apakah bagan akun? Sebuah bagan akun (COA) adalah daftar yang dibuat dari account yang digunakan oleh badan usaha untuk mendefinisikan setiap kelompok item yang uang atau setara dihabiskan atau diterima. Hal ini digunakan untuk mengatur keuangan entitas dan untuk memisahkan pengeluaran, pendapatan, aktiva dan kewajiban untuk memberikan pihak yang berkepentingan lebih memahami kesehatan keuangan entitas. Daftar dapat numerik, alfabet, atau alfanumerik. Struktur dan pos dari account harus dapat membantu dalam konsisten posting transaksi. Setiap akun buku besar nominal unik untuk memungkinkan buku besar untuk ditemukan. Daftar ini biasanya diatur dalam urutan penampilan adat akun dalam laporan keuangan, transaksi rekening administratif diikuti oleh akun laporan laba rugi. b. Bagaimana digunakan? Pelaksanaan sistem keuangan baru telah diambil sebagai waktu yang tepat untuk kembali mendefinisikan Daftar Pembukuan digunakan dalam Instansi/Lembaga. Alasan untuk melakukan hal ini didasarkan pada konsep pembuatan grafik lebih mudah bagi staf untuk menggunakan dan

Herman Saputro | 2012

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

lebih fleksibel dalam kemampuannya untuk benar mencerminkan alokasi pendapatan dan biaya transaksi. Desain ini dimaksudkan untuk lebih intuitif bagi staf yang tidak terbiasa dengan sistem Instansi/Lembaga dan bagi orang-orang yang menggunakan sistem keuangan jarang, ini akan mengurangi frekuensi coding yang salah atau tidak cocok yang pada gilirannya menyebabkan dokumentasi lebih akurat dan pelaporan aktivitas keuangan.

15. List and briefly describe the set of activities that must be performed by the sales ordering module of an ERP system to capture a customer sales order? Jawab: Beberapa kebutuhan khusus SMEs dalam memilih ERP, adalah kebutuhan akan sebuah sistem yang mudah diinstal, mudah dioperasikan dengan total kebutuhan biaya yang rendah/murah (hanya beberapa ratus atau ribu dolar). Sebuah solusi yang sangat menarik untuk perusahaan perusahaan yang telah melampaui perangkat lunak mereka saat ini tetapi tidak memberikan solusi yang kompleks dan mutakhir secara terintegrasi. Banyak SMEs yang memilih system ERP terbuka, karena dimungkinkan akan banyak orang yang mampu melihat dan memodifikasi source code sesuai kebutuhan mereka. sistem seperti ini jauh lebih murah untuk diperoleh dan relatif mudah untuk dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Berbagai organisasi dapat melakukan pengembangan sistem dan pemeliharaan.

Herman Saputro | 2012

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

DISCUSSION QUESTIONS
1. Identify at least three ways a TPS can provide a firm with a competitive advantage. Develop an example of one way a firm could gain a competitive advantage from a TPS. Jawab: Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. Tiga cara bagaimana Transaction Processing System (TPS) menyediakan keunggulan yang kompetitif untuk sebuah perusahaan. a. TPS dapat mengaudit data input, proses, maupun data output dengan jumlah dan kapasitas yang sangat besar, dilakukan dengan mudah dan dapat diperoleh hasil yang akurat dan valid b. TPS merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan perusahaan dapat berinteraksi tidak hanya dengan lingkungan internalnya tapi juga lingkungan eksternal, hal ini memungkinkan manajemen (manajer) melihat data-data yang dihasilkan TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit atau kapanpun, mengenai perusahaan mereka pada semua pihak c. Sistem ini dapat digunakan untuk membuat laporan-laporan bagi manusia disemua level, sehingga semua karyawan dapat memantau maupun dipantau. contoh : a. Transaction Processing system ini biasanya digunakan oleh pelanggan langsung, contoh pada Bank, TPS digunakan pad mesin ATM yang langsung berhubungan dengan para nasabah tanpa melalui pihak bank, sehingga bisa diakses langsung. b. Sebuah perusahaan spare part motor, dengan TPS perusahaan disamping dapat memanfaatkannya untuk mencatat dan memproses data gaji karyawan (misalnya) dengan jumlah data yang banyak, kapasitas besar, hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian bahan baku dan persediaan perusahaan/inventori juga dapat diproses.

Herman Saputro | 2012

10

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

2. Assume that you are the owner of a large landscaping firm serving hundreds of customers in your area. Identify the kinds of customer information you would like to have captured by your firms CRM system. How might this information be used to provide better service or increase revenue? Jawab: Manajemen Hubungan Pelanggan ( Customer Relation Manajemen /CRM) merupakan sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pasca penjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).

Herman Saputro | 2012

11

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

CRM mendukung suatu perusahaan untuk menyediakan pelayanan kepada pelanggan secara real time dengan menjalin hubungan dengan tiap pelanggan yang berharga melalui penggunaan informasi tentang pelanggan. Berdasarkan apa yang diketahui dari pelanggan, perusahaan dapat membuat variasi penawaran, pelayanan, program, pesan, dan media. Melalui sistem yang menerapkan CRM, perusahaan membentuk hubungan yang lebih dekat dengan pelanggan, dimana perusahaan dapat mengetahui kebutuhan pelanggan dan menyediakan pilihan produk atau layanan yang sesuai dengan permintaan mereka. Penerapan sistem CRM menghasilkan laporan tentang beberapa keuntungan diantaranya: Peningkatan kepuasan pelanggan, peningkatan retensi pelanggan, pengurangan biaya operasi, dan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan pelangganDengan adanya CRM tersebut, maka loyalitas pelanggan dapat terjaga dan ujung akhirnya adalah profit perusahaan yang senantiasa meningkat.

3. Imagine that you are the new IS manager for a Fortune 1000 company. Surprisingly, the firm still operates with a hodgepodge of transaction processing systemssomc arc software packages from various vendors and some are in-house developed systems. Prepare a brief outline of a talk you will make to senior company managers to convince them that it is time to implement a comprehensive ERP system. What sort of resistance and objections do you expect to encounter? How would you overcome these? Jawab: outline singkat pembicaraan yang disediakan untuk meyakinkan manajer senior perusahaan bahwa sudah waktunya untuk menerapkan sistem ERP yang komprehensif antara lain : a. Keuntung jika menggunakan ERP secara komprehensip b. Aspek-aspek yang dapat dikerjakan dengan ERP seperti : aspek produksi dan pengaturan suplai manajemn hubungan pelanggang dan order penjualan Aspek keuangan dan akitansi. c. Penggunaan software yang dibutuhkan. Resistensi dan keberatan yang memungkinkan untuk dihadapi antara lain : Persoalan pengurangan tenaga kerja yang sudah ada Penggunaan software yang bersumber dari berbagai vendor/penyedia

Herman Saputro | 2012

12

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

software. Pengembangan software sendiri yang akan digunakan SDM pengelola sistem informasi yang duperlukan. Untuk mengatasi permasalahn yang dihadapi, maka perlu langkah-langkah sebaagai berikut : Melakukan inventarisasi profil karyawan yang ada, sehingga karyawan yang ada memungkinkan untuk tetap di gunakan berdasarkan keahlian yang ada, kecuali beberpa karyawan yang tidak memiliki bidang relevan dengan perusahaan. Menyediakan profil software dari berbagai vendor, dan mengkaji kelebihan dan kelemahan masing-masing. Mengindentifikasi kebutuhan software untuk perusahaan, dan alternatif yang mungkin untuk dilakukan dalam rangka pengembangan software yang diperlukan perusahaan. Menyusun sumber daya yang dapat membangun software, berdasarkan kebutuhan perusahaan. 4. In what ways is the implementation of an ERP system simpler and less risky for an SME than for a large, multinational corporation? Jawab: Implementasi sistem ERP akan lebih sederhana dan beresiko kecil bagi SME daripada bagi perusahaan besar jika menggunakan open source system, karena biaya kepemilikannya rendah dan mudah untuk dimodifikasi. 5. The text mentioned that Lowes uses business intelligence to analyze customer product return in real time to identify potential fraudulent returns. Develop a description of how this process might work and what data is required? Jawab: Lowe adalah suatu jaringan supermarket dengan 14 ribu toko cabang. Ada lebih dari 40 ribu jenis barang yang dijual di seluruh cabang. Setiap minggu ada lebih dari 13 juta pelanggan yang datang ke Lowedan melakukan transaksi pembelian. Dari seluruh pembelian, ada cukup besar porsi dimana pelanggan mengembalikan barang yang telah dibeli. Lowe melakukan implementasi ERP untuk seluruh transaksi keuangan dan bisnis yang terjadi, termasuk

Herman Saputro | 2012

13

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

didalamnya melakukan monitoring terhadap pengembalian barang dari pelanggan secara real time. Secara umum proses pengembalian barang ini biasanya dilakukan di loket khusus dimana ada sub-sistem pencatatan tersendiri. Dalam sub-sistem ini akan dicatat berbagai data mengenai transaksi pengembalian, antara lain: a. Kode identifikasi barang b. Transaksi pembelian sebelumnya (harga, waktu, jumlah, dll) c. Transaksi pengembalian (waktu, jumlah, uang yang dikembalikan, alasan, dll) d. Kode identifikasi pelanggan Untuk menghindari kecurangan, dalam melakukan monitoring real time, Lowe melakukan pengamatan terhadapbeberapa hal antara lain: a. Adanya kecenderungan terhadap identitas pelanggan yang melakukan pengembalian, apakah ada kecenderungan kejadian berulang pada beberapa pelanggan tertentu? Jika ada maka diambil tindakan untuk melakukan penggalian lebih dalam pada pelanggan tersebut. b. Adanya kecenderungan terhadap jenis barang yang dikembalikan, apakah ada indikasi kejadian pengembalian yang banyak terhadap satu jenis barang tertentu? Jika ada maka harus segera diambil tindakan untuk menyelidiki kemungkinan barang yang cacat produksi atau karena hal lain. c. Adanya kecenderungan waktu pengembalian yang dilakukan pada kurun waktu tertentu, jika ada indikasi demikian maka bisa dilakukan penggalian lebih dalam untuk mencari penyebabnya. Atau bisa pula dilakukan analisis terhadap kecenderungan waktu pengembalian dan identitas pelanggan yang melakukannya. Masih banyak kemungkinan jenis analisis lain yang bisa dilakukan untuk memantau proses pengembalian barang di Lowe. 6. What are some of the challenges and potential problems of implementing a CRM system and CR mindset in a firms employees? How might you overcome these? Jawab: Fokus dari CRM melibatkan lebih dari menginstal software baru. Pindah dari budaya hanya menjual produk untuk menempatkan pelanggan pertama sangat penting untuk penyebaran CRM sukses. Sebelum perangkat lunak apapun di
Herman Saputro | 2012 14

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

load ke komputer, perusahaan harus melatih karyawan. Yang menangani masalah pelanggan dan ketika harus didefinisikan secara jelas, dan sistem komputer perlu diintegrasikan sehingga semua informasi terkait tersedia segera, apakah seorang pelanggan menelepon seorang wakil penjualan atau perwakilan layanan pelanggan. Selain itu, untuk menggunakan komputer stasioner, sistem CRM yang paling sekarang dapat diakses melalui perangkat nirkabel. Tantangan dan potensi masalah dengan menerapkan sistem CRM dan pola pikir CRM pada karyawan perusahaan antara lain: a. Perbedaan bahasa dan budaya Tim di perusahaan yang merupakan gabungan karyawan yang berasal dari beberapa negara dengan perbedaan bahasa dan budaya mungkin tidak setuju pada proses melakukan pekerjaan secara mandiri. Di beberapa budaya, orang-orang melakukan kerja di dalam sebuah tim. Terlepas dengan hal ini, banyak perusahaan multinatonal dapat membangun hubungan dekat dengan mitra bisnis mereka dan menetapkan aplikasi standar IS yang berlaku untuk semua. b. Kesenjangan di dalam infrastuktur Sistem Informasi Tidak adanya infrastruktur teknologi informasi yang kuat juga dapat menimbulkan masalah. Industri telekomunikasi di AS sangat kompetitif dengan banyak pilihan untuk layanan berkualitas tinggi dengan harga relatif rendah. Sementara di beberapa Negara yang lain, layanan telekomunikasi dikontrol oleh pemerintah pusat atau mungkin dioperasikan secara monopoli dengan tidak memberikan layanan yang cepat dan murah. Berbagai hukum dan aturan adat Banyak hukum dapat mempengaruhi pengumpulan dan diseminasi/ penyebaran data. Hukum tenaga kerja di beberapa negara melarang pencatatan data tentang kinerja pekerja. Juga, beberapa negara telah meloloskan UU yang membatasi aliran lintas batas dari data terkait dengan individu. Sebagian besar aturan adat dari waktu ke waktu membuat kesulitan/kerumitan yang cukup berarti bagi orang-orang yang harus menjaga sistem perusahaan yang konsisten dengan aturan.

c.

Herman Saputro | 2012

15

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

7. You are the key user of the firms accounts receivable system and have been asked to lead an internal audit of this systcm. Outline the steps you would take to complete the audit. Identifv specific problems you would look for. Jawab: Internal Audit adalah salah satu aktivitas yang penting dalam suatu organisasi, begitu pentingnya aktivitas internal audit ini, disetiap kali dilakukan Audit dari luar misal oleh Authority, Certification Body ataupun Customer maka pelaksanaan dan pengelolaan Internal Audit adalah obyek yang selalu diaudit, bahkan bila organisasi (auditee) tidak melaksanakan internal auditnya maka auditor terkait tidak akan melakukan/ melanjutkan aktivitas internal audit program. Memperbaiki kualitas pelaksanaan Internal Audit, dalam hal ini fungsi Internal Audit harus memulai dari tahap : a. Perencanaan Audit Plan/ Schedule, penentuan dan penyusunan Tim Internal Auditor, penyusunan Internal Audit Program, Penyusunan Check List, menkomunikasikan dengan Auditee. b. Pelaksanaan audit mulai opening meeting, pre-briefing meeting, post briefing meeting, closing meeting, Audit Report, dan ada beberapa hal penting dalam pelaksanaan audit yang perlu form tertentu untuk perekamannya/ dokumentasinya. c. Post audit mulai menyusun finding/discrepancies dalam forms standard, mengkomunikasikan hasil audit, memonitor CA sampai dengan follow up/ verifikasi audit dan pemberian status akhir hasil audit dalam suatu report audit. d. Perencanaan yang secara baik dan konsisten dilakukan kemudian datanya direkam dalam sistem data base audit yang itegrate dengan database lain serta mudah dalam pengasessanya adalah sumber informasi yang baik dan berharga bagi suatu organisasi. e. Kualitas pelaksanaan Internal Audit akan bekembang dinamis bila mengikuti siklus PDCA, Plan-Do-Check-Action secara konsisten. Menampilkan siklus PDCA dengan bantuan system informasi yang baik akan memberikan gambaran bagi fungsi internal audit dalam mengevaluasi performannya dari waktu ke waktu, tingkat kualitas yang semakin baik/ meningkatkan kualitas dari fungsi internal audit sehingga dari waktu kewaktu menjadi semakin matang. .
Herman Saputro | 2012 16

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

8. Your friend has been appointed the project manager ofyour firms ERP implementation plan. What advice would you offer to help ensure the success of the project. Jawab: Tujuan dari sistem ERP adalah mengumpulkan dan menyebarkan data ke seluruh proses organisasi. Istilah perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise resource planning) ERP juga digunakan untuk menjelaskan sistem informasi perusahaan. Sistem ERP adalah sustu sistem yang memungkinkan manajemen atas seluruh sumber daya perusahaan secara keseluruhan. Seiring dengan berkembangnya sistem ERP ini, maka banyak industri perangkat lunak bermunculan untuk membangun perangkat lunak ERP ini. Karena perangkat lunak ERP ini mencakup data dari seluruh organisasi tetapi sistem informasi untuk area bisnis dan tingkat eksekutif terpisah dari ERP. Hal yang perlu diperhatikan untuk menyukseskan perusahaan dengan ERP. a. Kelayakan Sistem Informasi Perusahaan Untuk menerapkan sebuah ERP dalam perusahaan, perlu adanya analisa kelayakan terlebih dahulu sebelum sistem tersebut diterapkan. Diantara analisa kelayakan yang harus dilakukan, antara lain menyangkut beberapa hal, yaitu : 1) Kelayakan Ekonomis 2) 3) Kelayakan Teknis Kelayakan Operasional

b. Pemilihan Penjual Pemilihan penjual menjadi penting, karena dasar konsep proses bisnis di dalam perangkat lunak penjual harus menjadi kriteria utama dalam pemilihan penjual. c. Pelatihan Pemakai Pelatihan dalam hal ini bukanlah suatu tambahan dalam penerapan ERP, tetapi pelatihan adalah bagian dari rancangan awal. Jenis pelatihan dan kapan pelatihan harus berlangsung Mempelajari perangkat lunak ERP yang dijual sebelum sistem informasi perusahaan direncanakan dan dirancang. Pelatihan oleh penjual ERP atau perusahaan yang mengkhususkan diri dalam pelatihan ERP saat sistem sedang dirancang dan diterapkan sangat membantu setelah penerapan proyek. d. Pendekatan peralihan

Herman Saputro | 2012

17

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

Sumber daya komputer yang diperlukan untuk menjalankan sistem informasi yang telah ada dan sistem informasi perusahaan secara serentak akan melampaui kapasitas komputer sebagian besar organisasi. Peralihan langsung jika sistem informasi perusahaan yang baru gagal, tidak tersedia sistem informasi untuk memproses berbagai transaksi organisasi Bertahap. Pilihan yang paling memungkinkan untuk sebagian besar organisasi. 9. What sort of benefits should the suppliers and customers of a firm that has successfully implemented an ERP system see? What sort of issues might arise for suppliers and customers during an ERP implementation? Jawab: Enterprise Resource Planning adalah kesatuan program yang terintegrasi yang mengelola operasi bisnis suatu perusahaan yang vital untuk keseluruhan organisasi. Manfaat yang didapatkan oleh supplier dan konsumen dari penerapan sistem ERP adalah: ERP merupakan sebuah database yang dibagikan kepada semua pengguna, baik konsumen, supllier maupun siapun yang terlibat dalam proses sehingga semua fungsi-fungsi bisnis tersebut memiliki akses terhadap data yang terbaru dan konsisten untuk pembuatan keputusan operasional dan perencanaan. Manfaat-manfaat lainnya adalah: a. Akses yang lebih baik terhadap data untuk Pembuatan Keputusan Operasional b. Pengurangan sistem yang berbiaya tinggi dan tidak fleksibel c. Peningkatan proses kerja d. Peningkatan Infrastruktur Teknologi Sedangkan kekurangan dari ERP dalam penerapannya adalah: a. Pengeluaran dan waktu yang dibutuhkan dalam penerapannya b. Kesulitan untuk melakukan perubahan c. Kesulitan untuk mengintegrasikannya dengan sistem yang lain, seperti program analisa keuangan, e-commerce operation, dan aplikasi-aplikasi lainnya. d. Resiko yang timbul jika hanyaaa menggunakan satu vendor, yang bisa menyebabkan keluaran produk yang ketinggalan dengan produk lain dari perusahaan lain atau bahkan tidak sesuai lagi dengan bisnis yaaang dijalankan.

Herman Saputro | 2012

18

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

e. Resiko atas kesalahan dari penerapannya karena penerapan EERP membutuhkan sumber daya yang sangat memadai, sumber daya yang terbaik, dan dukungan manajemen yang mumpuni.

10. Many organizations are moving to a collaborative process with their major customers to get their input on planning future inventory levels and production rather than relying on an internally generated demand forecast. Explain how such a process might work. What issues and concerns might a customer have in entering into an agreement to do this?.

Jawab: Kolaboratif dapat bekerja melalui mekanisme yang disebut dengan manajemen hubungan pelanggan (Customer relationship management). manajemen hubungan pelanggan adalah strategi tingkat korporasi, yang berfokus pada pembangunan dan pemeliharaan hubungan dengan pelanggan. Beberapa paket perangkat lunak telah tersedia dengan pendekatan yang berbeda-beda terhadap CRM. Bagaimanapun, CRM bukanlah teknologi itu sendiri, tapi ia adalah pendekatan holistik terhadap falsafah organisasi, yang menekankan hubungan yang erat dengan pelanggan. CRM mengurus filosofi organisasi pada semua tingkatan, termasuk kebijakan dan proses, customer service, pelatihan pegawai, pemasaran, dana manajemen sistem dan informasi. Sistem CRM mengintegrasikan pemasaran, penjualan, dan customer service dari ujung ke ujung. Sebuah sistem manajemen hubungan pelanggan harus bisa menjalankan fungsi:
a. b. c. d. e. f. g. h.

Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan. Mengusung falsafah customer-oriented (customer centric) Mengadopsi pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna Menangani keluhan/komplain pelanggan Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan.

Herman Saputro | 2012

19

Chapter 9 S3 PTK Enterprose Systems UNY Herman Saputro NIM: 11702261007

Permasalahan Implementasi manajemen hubungan pelanggan Naiknya pendapatan, kepuasan konsumen, dan lebih sedikitnya biaya operasi adalah beberapa keuntungan dari teknologi pada sebuah perusahaan. Namun implementasi akan turun drastis jika salah satu dari aspek ini diabaikan: Perencanaan: Langkah awal akan bisa dengan mudah gagal jika usaha untuk memilih dan meluncurkan perangkat lunak tidak maksimal. b. Integrasi: Integrasi dengan kebutuhan konsumen akan memenuhi kebutuhan yang amat penting, yaitu peningkatan proses menyangkut klien/konsumen. Perusahaan yang memberi sedikit atau tidak ada integrasi sama sekali dengan konsumen, akan membuat kepuasan konsumen menurun secara drastis. c. Pemecahan Masalah: menyingkirkan metode pemecahan masalah yang dipusatkan pada satu pihak. Para ahli menyarakan perusahaan2 agar meningkatkan integrasi dengan konsumen. Metode pemecahan masalah yang bersifat sentralis harus dibuang demi berbagi informasi tentang pemasaran, penjualan, dan servis.
a.

Herman Saputro | 2012

20