A.

Definisi Kearsipan Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkannya sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”. Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, fotofoto dan lain sebaginya. Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP” berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling. Secara terminologis, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Walne, 1988: 128). Sedangkan dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah: (a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; (b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

1

penyimpanan. atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas dalam hubungannya dengan kegiatan usaha. dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.Definisi Manajemen Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. penyebaran. lembaga pendidikan. pengorganisasian. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip. perusahaan. kemudian pemrosesan. Sedangkan menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan. Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Dengan kata lain Manajemen Kearsipan melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan. 3. makalah. 2 . Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. foto. peta. sampai pada akhir pemusnahan arsip. beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. tidak dapat diperbarui. berbangsa. organisasi politik. pemerintahan daerah. dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat. 43 Tahun 2009: 1. organisasi kemasyarakatan. 4. Ia mengawasi sistim penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. 5. 2. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara. dan bernegara. atau penerimaan arsip.

dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. organisasi. B. Sedemikian lengkap UU No. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan.6. 3. 8. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. telah habis retensinya. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas. 9. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan. Menyimpan warkat secara sistematis. perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal. 4. Menjaga keselamatan bahan (dokumen/warkat) pertanggungjawaban. Menjaga/memelihara kelestarian dan kerahasian arsip. Fungsi Kearsipan Fungsi / Tujuan Kearsipan: 1. dan keselamatannya. 7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. 3 . Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan. keamanan. 5. 2. efektif dan efisien.

penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip statis.  Arsip inaktif. Arsip dinamis. kebijaksanaan. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. perumusan. yaitu:  Arsip aktif. sebagai sumber informasi.  Arsip semi aktif. Peranan Kearsipan Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan. arsip dibedakan menjadi 2 macam. yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. pengembangan. 4 . ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja. yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya. adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. pembuatan laporan. 1. pertanggungjawaban. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan. 2. penganalisaan. C.Menurut fungsi dan kegunaannya. dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam. pengambilan keputusan.

pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan. 5 . dan sebagai bukti sejarah. Dan besarnya arsip yang dimiliki. Jenis arsip yang dimiliki. Kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban.D. memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. sarana peningkatan efisiensi operasional instansi. Bagi kehidupan kebangsaan. 1. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua. 3. Bagi instansi pencipta. rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa. yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip. Kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan. dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. 2. Dimana mereka disimpan. dan sebagai bukti eksistensi instansi. Untuk mencapai tujuan keseluruhan manajemen kearsipan yaitu memberi arsip yang tepat pada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah-rendahnya maka manajer kearsipan harus mengetahui : 1. 2. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban tentang perencanaan.

E. 2. Tahap Penggunaan (Used) Pada tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan informasi yang ada. penerimaan. Tahap Penggunaan (Used) Pada tahap ini pemeliharaan arsip diperlukan sebagai langkah pengamanan baik terhadap fisik arsip maupun terhadap informasi yang terkandung di dalamnya. Tahap Daur Hidup Arsip Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan. pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan. dan lainnya. pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Tahap Penciptaan (Record Creation) Yaitu suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam . pengendalian. Untuk dapat berfungsi dengan baik arsip pada tahap ini perlu ditata secara logis dan sistematis. dan sebagainya.macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. pengaturan. 3. rekaman suara. Pada tahap ini dengan tujuan agar arsip dapat digunakan setiap saat dibagi menjadi beberapa kegiatan yaitu:    Mail handling (Pengurusan Surat) Filling (Penataan Berkas) Retrievel (penemuan kembali) 6 . Dalam manajemen kearsipan atau Records Management terdapat empat tahap daur hidup arsip (life cycle) yaitu: 1. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. perencanaan. Penataan arsip pada tahap ini akan sangat berpengaruh terhadap proses penyusutannya. pengawasan. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergntung pada jenis media yang digunakan seperti surat. pita film. pengumpulan. pengendalian. penetapan kebijakan.

web.html http://elqorni.blogspot.wordpress. Tahap Penyusutan / Istirahat Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi efisiensi.ac.html http://www.html http://www.com/doc/40698106/MANAJEMEN-KEARSIPAN http://www.com/pengertian-arsip-dan-kearsipan-menurut-uu-nomor-43tahun-2009.id/2011/04/manajemen-kearsipan.php?isi=artifungsiarsip.4.pemalangkab.id/belajarbareng/repositori/fe/administrasi-perkantoran/152-peranankearsipan.com/penggolongan-arsip-berdasarkan-fungsinya.html http://ict.blogspot.com/2009/07/pengantar-kearsipan-dan-dokumentasi.com/2009/03/manfaat-tata-kearsipan-pada-eramodern.html 7 .id/perpusarda/indexmenu.unimed.html http://arsipdandok.php http://duniaarsip.go.manajemenn.com/2012/03/09/pengertian-kearsipan-dan-beberapa-perananpenting-dari-kearsipan/ http://arsipkotaprobolinggo.scribd. Proses penyusutan arsip meliputi:    Pemindahan arsip dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan Pemusnahan arsip Penyerahan arsip ke Arsip nasional RI Referensi : http://www.duniaarsip.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful