A.

Definisi Kearsipan Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkannya sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”. Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, fotofoto dan lain sebaginya. Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP” berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling. Secara terminologis, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Walne, 1988: 128). Sedangkan dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah: (a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; (b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

1

43 Tahun 2009: 1. Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku.Definisi Manajemen Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. atau penerimaan arsip. berbangsa. penyebaran. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. perusahaan. peta. organisasi kemasyarakatan. 5. dan bernegara. dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat. foto. 3. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. Sedangkan menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 2. kemudian pemrosesan. Ia mengawasi sistim penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. organisasi politik. atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas dalam hubungannya dengan kegiatan usaha. dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 4. sampai pada akhir pemusnahan arsip. penyimpanan. Dengan kata lain Manajemen Kearsipan melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan. makalah. 2 . tidak dapat diperbarui. beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. pengorganisasian. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip. pemerintahan daerah. lembaga pendidikan.

Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan. Menjaga keselamatan bahan (dokumen/warkat) pertanggungjawaban. telah habis retensinya.6. 4. perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas. efektif dan efisien. Fungsi Kearsipan Fungsi / Tujuan Kearsipan: 1. Menyimpan warkat secara sistematis. 3 . 7. Menjaga/memelihara kelestarian dan kerahasian arsip. dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 8. B. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan. keamanan. 9. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan. 3. Sedemikian lengkap UU No. 2. organisasi. 5. dan keselamatannya.

yaitu:  Arsip aktif. arsip dibedakan menjadi 2 macam. Peranan Kearsipan Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan. adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 2. ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja. pengembangan. sebagai sumber informasi. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan.  Arsip semi aktif. pengambilan keputusan. penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. pembuatan laporan. yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. perumusan. Arsip dinamis. 1.  Arsip inaktif. kebijaksanaan. dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan. 4 . Arsip statis. penganalisaan. pertanggungjawaban. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. C.Menurut fungsi dan kegunaannya. Merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam.

dan sebagai bukti sejarah. 2. Untuk mencapai tujuan keseluruhan manajemen kearsipan yaitu memberi arsip yang tepat pada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah-rendahnya maka manajer kearsipan harus mengetahui : 1. rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa. Kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan. yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip. sarana peningkatan efisiensi operasional instansi. dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua. Dan besarnya arsip yang dimiliki. 5 . Jenis arsip yang dimiliki. 1. pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan. dan sebagai bukti eksistensi instansi. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban tentang perencanaan. memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. Dimana mereka disimpan. Bagi instansi pencipta. Kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban.D. 2. Bagi kehidupan kebangsaan. 3.

pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. dan sebagainya. Untuk dapat berfungsi dengan baik arsip pada tahap ini perlu ditata secara logis dan sistematis. pita film. Pada tahap ini dengan tujuan agar arsip dapat digunakan setiap saat dibagi menjadi beberapa kegiatan yaitu:    Mail handling (Pengurusan Surat) Filling (Penataan Berkas) Retrievel (penemuan kembali) 6 . pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Tahap Penggunaan (Used) Pada tahap ini pemeliharaan arsip diperlukan sebagai langkah pengamanan baik terhadap fisik arsip maupun terhadap informasi yang terkandung di dalamnya. penerimaan. pengawasan.E. perencanaan. Penataan arsip pada tahap ini akan sangat berpengaruh terhadap proses penyusutannya. pengaturan. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergntung pada jenis media yang digunakan seperti surat. Tahap Penggunaan (Used) Pada tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan informasi yang ada. 2. Dalam manajemen kearsipan atau Records Management terdapat empat tahap daur hidup arsip (life cycle) yaitu: 1. Tahap Penciptaan (Record Creation) Yaitu suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam . pengendalian. penetapan kebijakan. pengumpulan. 3. Tahap Daur Hidup Arsip Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan. pengendalian. rekaman suara. dan lainnya.macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya.

blogspot.com/pengertian-arsip-dan-kearsipan-menurut-uu-nomor-43tahun-2009.com/2012/03/09/pengertian-kearsipan-dan-beberapa-perananpenting-dari-kearsipan/ http://arsipkotaprobolinggo.html http://arsipdandok.web.html http://www.com/doc/40698106/MANAJEMEN-KEARSIPAN http://www.php?isi=artifungsiarsip. Proses penyusutan arsip meliputi:    Pemindahan arsip dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan Pemusnahan arsip Penyerahan arsip ke Arsip nasional RI Referensi : http://www.com/2009/07/pengantar-kearsipan-dan-dokumentasi.html http://ict. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi efisiensi.php http://duniaarsip.go.scribd.id/belajarbareng/repositori/fe/administrasi-perkantoran/152-peranankearsipan.manajemenn.html http://www.ac.html 7 .wordpress.4.com/2009/03/manfaat-tata-kearsipan-pada-eramodern.pemalangkab.duniaarsip. Tahap Penyusutan / Istirahat Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah selesai.id/2011/04/manajemen-kearsipan.html http://elqorni.com/penggolongan-arsip-berdasarkan-fungsinya.blogspot.id/perpusarda/indexmenu.unimed.