P. 1
Definisi Kearsipan

Definisi Kearsipan

|Views: 1,329|Likes:
Published by Myga Mysxzrfv

More info:

Published by: Myga Mysxzrfv on Apr 08, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/19/2012

pdf

text

original

A.

Definisi Kearsipan Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkannya sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”. Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, fotofoto dan lain sebaginya. Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP” berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling. Secara terminologis, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Walne, 1988: 128). Sedangkan dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah: (a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; (b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

1

pengorganisasian. berbangsa. beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. dan bernegara. 4. kemudian pemrosesan. makalah. Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara. lembaga pendidikan. 2 . dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat. 5. organisasi politik.Definisi Manajemen Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. sampai pada akhir pemusnahan arsip. foto. organisasi kemasyarakatan. penyebaran. pemerintahan daerah. 3. 2. 43 Tahun 2009: 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. perusahaan. tidak dapat diperbarui. Ia mengawasi sistim penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain Manajemen Kearsipan melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan. atau penerimaan arsip. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan. dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. penyimpanan. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. peta. atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas dalam hubungannya dengan kegiatan usaha.

6. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas. 7. keamanan. Menjaga/memelihara kelestarian dan kerahasian arsip. Sedemikian lengkap UU No. 5. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 3. 2. Fungsi Kearsipan Fungsi / Tujuan Kearsipan: 1. B. efektif dan efisien. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan. Menyimpan warkat secara sistematis. 3 . 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. organisasi. 9. Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan. perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan. Menjaga keselamatan bahan (dokumen/warkat) pertanggungjawaban. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. dan keselamatannya. dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 8. telah habis retensinya. 4.

pembuatan laporan. sebagai sumber informasi. ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja. yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam. perumusan. arsip dibedakan menjadi 2 macam. Merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya. 1. 2. pengembangan.  Arsip semi aktif. adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. C. Peranan Kearsipan Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. 4 .  Arsip inaktif. pengambilan keputusan. Arsip dinamis. yaitu:  Arsip aktif. penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan. penganalisaan. pertanggungjawaban. Arsip statis. yaitu arsip dinamis dan arsip statis. kebijaksanaan.Menurut fungsi dan kegunaannya.

pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan. dan sebagai bukti sejarah. sarana peningkatan efisiensi operasional instansi. yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip. 2. Bagi kehidupan kebangsaan. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban tentang perencanaan. Jenis arsip yang dimiliki. 5 . Bagi instansi pencipta. Dimana mereka disimpan. dan sebagai bukti eksistensi instansi. Untuk mencapai tujuan keseluruhan manajemen kearsipan yaitu memberi arsip yang tepat pada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah-rendahnya maka manajer kearsipan harus mengetahui : 1.D. Kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan. Dan besarnya arsip yang dimiliki. memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa. Kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban. 2. dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. 3. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua. 1.

pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. dan lainnya. Tahap Penggunaan (Used) Pada tahap ini pemeliharaan arsip diperlukan sebagai langkah pengamanan baik terhadap fisik arsip maupun terhadap informasi yang terkandung di dalamnya. dan sebagainya. pengendalian. pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan. Pada tahap ini dengan tujuan agar arsip dapat digunakan setiap saat dibagi menjadi beberapa kegiatan yaitu:    Mail handling (Pengurusan Surat) Filling (Penataan Berkas) Retrievel (penemuan kembali) 6 . rekaman suara. pita film. pengumpulan. 3. Untuk dapat berfungsi dengan baik arsip pada tahap ini perlu ditata secara logis dan sistematis. penerimaan. 2. Dalam manajemen kearsipan atau Records Management terdapat empat tahap daur hidup arsip (life cycle) yaitu: 1. penetapan kebijakan.E. Penataan arsip pada tahap ini akan sangat berpengaruh terhadap proses penyusutannya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. perencanaan. Tahap Penggunaan (Used) Pada tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan informasi yang ada.macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Tahap Daur Hidup Arsip Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan. pengawasan. pengendalian. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergntung pada jenis media yang digunakan seperti surat. pengaturan. Tahap Penciptaan (Record Creation) Yaitu suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam .

duniaarsip.html http://ict.id/2011/04/manajemen-kearsipan.php?isi=artifungsiarsip.4.com/2012/03/09/pengertian-kearsipan-dan-beberapa-perananpenting-dari-kearsipan/ http://arsipkotaprobolinggo. Tahap Penyusutan / Istirahat Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah selesai.html http://www.go.com/pengertian-arsip-dan-kearsipan-menurut-uu-nomor-43tahun-2009.com/doc/40698106/MANAJEMEN-KEARSIPAN http://www.com/2009/03/manfaat-tata-kearsipan-pada-eramodern.ac.html http://www.web.id/perpusarda/indexmenu.manajemenn.unimed.blogspot.scribd.php http://duniaarsip.pemalangkab.com/penggolongan-arsip-berdasarkan-fungsinya.id/belajarbareng/repositori/fe/administrasi-perkantoran/152-peranankearsipan.blogspot.html 7 .html http://elqorni. Proses penyusutan arsip meliputi:    Pemindahan arsip dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan Pemusnahan arsip Penyerahan arsip ke Arsip nasional RI Referensi : http://www.wordpress.html http://arsipdandok. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi efisiensi.com/2009/07/pengantar-kearsipan-dan-dokumentasi.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->