A.

Definisi Kearsipan Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkannya sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”. Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, fotofoto dan lain sebaginya. Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP” berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling. Secara terminologis, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Walne, 1988: 128). Sedangkan dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah: (a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; (b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

1

sampai pada akhir pemusnahan arsip. beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. organisasi kemasyarakatan. 2.Definisi Manajemen Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. dan bernegara. dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat. makalah. Ia mengawasi sistim penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. 5. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara. kemudian pemrosesan. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 43 Tahun 2009: 1. organisasi politik. dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. perusahaan. 4. lembaga pendidikan. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. pengorganisasian. atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas dalam hubungannya dengan kegiatan usaha. penyebaran. Sedangkan menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan. tidak dapat diperbarui. peta. foto. berbangsa. 2 . Dengan kata lain Manajemen Kearsipan melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan. pemerintahan daerah. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku. penyimpanan. 3. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip. atau penerimaan arsip.

9. 2. dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Menyimpan warkat secara sistematis. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas. keamanan. 4. organisasi. 3 . 3. 7. 5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan. Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan. B. perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal. 8. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan. Fungsi Kearsipan Fungsi / Tujuan Kearsipan: 1. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan. efektif dan efisien. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. dan keselamatannya. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Sedemikian lengkap UU No.6. Menjaga keselamatan bahan (dokumen/warkat) pertanggungjawaban. Menjaga/memelihara kelestarian dan kerahasian arsip. telah habis retensinya. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Peranan Kearsipan Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan. C. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan. 4 . arsip dibedakan menjadi 2 macam. dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan. pertanggungjawaban. yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. penganalisaan. pengembangan.  Arsip inaktif.Menurut fungsi dan kegunaannya.  Arsip semi aktif. Merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya. perumusan. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam. pengambilan keputusan. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. yaitu arsip dinamis dan arsip statis. yaitu:  Arsip aktif. Arsip statis. Arsip dinamis. adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. sebagai sumber informasi. ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja. pembuatan laporan. 1. 2. kebijaksanaan.

dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Dan besarnya arsip yang dimiliki. 2. dan sebagai bukti sejarah. sarana peningkatan efisiensi operasional instansi. dan sebagai bukti eksistensi instansi. Untuk mencapai tujuan keseluruhan manajemen kearsipan yaitu memberi arsip yang tepat pada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah-rendahnya maka manajer kearsipan harus mengetahui : 1. yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip. rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa. Bagi kehidupan kebangsaan. 2. Bagi instansi pencipta. 5 . 3. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban tentang perencanaan. Kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan. memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. Jenis arsip yang dimiliki. Dimana mereka disimpan. pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan. 1.D. Kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban.

Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Pada tahap ini dengan tujuan agar arsip dapat digunakan setiap saat dibagi menjadi beberapa kegiatan yaitu:    Mail handling (Pengurusan Surat) Filling (Penataan Berkas) Retrievel (penemuan kembali) 6 . dan lainnya. Tahap Penciptaan (Record Creation) Yaitu suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam . Untuk dapat berfungsi dengan baik arsip pada tahap ini perlu ditata secara logis dan sistematis. pengendalian. pengumpulan. Dalam manajemen kearsipan atau Records Management terdapat empat tahap daur hidup arsip (life cycle) yaitu: 1. perencanaan. pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Penataan arsip pada tahap ini akan sangat berpengaruh terhadap proses penyusutannya. pita film.E. Tahap Daur Hidup Arsip Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergntung pada jenis media yang digunakan seperti surat. pengendalian. pengaturan. penetapan kebijakan. Tahap Penggunaan (Used) Pada tahap ini pemeliharaan arsip diperlukan sebagai langkah pengamanan baik terhadap fisik arsip maupun terhadap informasi yang terkandung di dalamnya.macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. penerimaan. dan sebagainya. pengawasan. 2. 3. pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan. Tahap Penggunaan (Used) Pada tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan informasi yang ada. rekaman suara.

blogspot.com/2009/07/pengantar-kearsipan-dan-dokumentasi.id/perpusarda/indexmenu.html 7 .html http://arsipdandok.com/penggolongan-arsip-berdasarkan-fungsinya.wordpress.ac.manajemenn.php?isi=artifungsiarsip. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi efisiensi.com/2009/03/manfaat-tata-kearsipan-pada-eramodern.blogspot.com/2012/03/09/pengertian-kearsipan-dan-beberapa-perananpenting-dari-kearsipan/ http://arsipkotaprobolinggo.php http://duniaarsip. Tahap Penyusutan / Istirahat Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah selesai.html http://www.4.html http://elqorni.pemalangkab.com/doc/40698106/MANAJEMEN-KEARSIPAN http://www.unimed.id/belajarbareng/repositori/fe/administrasi-perkantoran/152-peranankearsipan.duniaarsip.id/2011/04/manajemen-kearsipan.html http://ict.scribd.com/pengertian-arsip-dan-kearsipan-menurut-uu-nomor-43tahun-2009.web. Proses penyusutan arsip meliputi:    Pemindahan arsip dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan Pemusnahan arsip Penyerahan arsip ke Arsip nasional RI Referensi : http://www.go.html http://www.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful