BAB I PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG Kemajuan yang sangat pesat dibidang teknologi informasi telah menyeret umat manusia di seluruh dunia kepada pengaruh globalisasi, sehingga melahirkan suatu peradaban baru yang berbasis teknologi canggih tersebut. Arsip digunakan dan diperlukan oleh amnusia sejak manusia lahir sampai mati, misalnya waktu lahir seorang anak manusia memerlukan akte kelahiran untuk berbagai kepentingan bagi kehidupan selanjutnya, begitu pula ketika manusia mati, perlu dibuatkan surat kematian untuk berbagai kepentingan seperti urusan warisan, asuransi, administrasi pensiun dan sebagainya. Dalam suatu organisasi, baik organisasi publik atau swasta, baik untuk kegiatan rutin, sehari-hari maupun kegiatan yang sifatnya proyek, organisasi memerlukan dan mempergunakan arsip untuk berbagai kegiatan dalam melaksanakan administrasi dan manajemen sesuai dengan fungsi dan tugas yang diembankan. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Tata naskah dinas berfungsi memberi keterangan, petunjuk tugas/perintah, hak dan kewajiban, dan sejenisnya. Ruang lingkup tata persuratan dinas meliputi berbagai kegiatan yang mencakup pengaturan jenis dan susunan naskah/surat, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, tata persuratan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum dan ralat. Maka untuk lebih mengetahui sistem tata naskah surat dinas, maka dipilihlah sebuah judul yaitu: SISTEM TATA NASKAH DINAS SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR LINGKUNGAN HIDUP PEMERINTAH KOTA CIMAHI

1.2 TUJUAN DAN KEGUNAAN KERJA PRAKTEK Adapun tujuan dari kerja praktik ini adalah: 1) Untuk memenuhi salah satu syarat mengikuti ujian akhir dan sebagai pertanggung jawaban mahasiswi kepada Akademi, setelah melaksanakan kerja praktik diwajibkan melaporkan seluruh kegiatan kerja praktik yang berupa laporan. 2) Sebagai perbandingan antara lain yang diperoleh di bangku kuliah dengan kenyataan yang dihadapi. 3) Laporan ini merupakan alat evaluasi bagi akademi dan alat pembandingan bagi mahasiswi antara ilmu yang didapat dengan kenyataan yang telah dialami. 4) Meningkatkan dan menambah kemampuan serta pengalaman mahasiswi. 5) Untuk menambah pengalaman kerja dan ketrampilan yang sesuai dengan bidang kajian mahasiswi sebagai bekal untuk menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya. Adapun keguanaan dari kerja praktik ini adalah sebagai berikut: 1) Bagi Mahasiswi Untuk menambah wawasan dalam berbagai hal mengenai pengelolaan surat masuk serta memperkenalkan pekerjaan dan mempersiapkan mental para mahasiswi pada dunia kerja yang nyata. 2) Bagi ilmu Pengetahuan Untuk menambah Data yang berguna bagi bidang kesekretarisan.

3) Bagi Perusahaan atau Intansi Hasil laporan kerja praktik ini dapat memberikan masukan-masukan maupun gagasan mengenai pelaksanaan pengelolahan surat masuk bagi perusahaan tersebut.

1.3 PEMBATASAN MASALAH Untuk menghindari melebarnya permasalahan, maka batasan masalah yang dibuat adalah: 1. Memberikan kemudahan dan mengurangi pemprosesan yang lama bagi karyawan dalam menulis surat masuk dan surat keluar.

1.4 TEKNIK PENGUMPULAN DATA 1. Studi Lapangan/Observasi Yaitu dengan melakukan penelitian secara langsung di Kantor Lingkungan Hidup Pemerintah Kota Cimahi yang menjadikan kajian ilmiah dalam prosedur pengarahan.

2. Wawancara Yaitu dengan melakukan Tanya jawab langsung dengan pimpinan yang berwenang, serta karyawan/pegawai yang terkait dan mengetahui tentang objek yang sedang diteliti. 3. Studi Kepustakaan Yaitu mengumpulkan dan mempelajari data data dan informasi serta konsepkonsep yang bersifat teoritis yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan.

1.5 WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN MAGANG 1.5.1 Waktu pelaksanaan Magang Waktu pelaksanaan Waktu kerja : 13 Juni s.d 13 Juli 2010 : Senin Jumat, pukul 08.00 16.00 WIB

1.5.2 Tempat pelaksanaan Magang Penulis melaksanakan Kerja Praktek di Kantor PenanamanModal Pemerintah Kota Cimahi, yang berlokasi di Kompleks Perkantoran Pemerintah Kota Cimahi Gd. C Lt. IV Jl. Rd. Demang Hardjakusumah Blok Jati Cihanjuang Telp (022) 6642036.