1.

Konsep Dasar Perencanaan

Pengertiian Perencanaan Robbins dan Coulter (2002) mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, penentuan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi sehingga tercapainya tujuan organisasi. Hampir setiap orang maupun organisasi memiliki perencanaan. Apakah perencanaan tersebut menyangkut kepentingan kehidupan pribadinya, maupun yang terkait dengan tujuan organisasi yang ingin dicapai. Penulis mencoba melihat pengertian perencanaan ini dari tiga hal yaitu dari sisi proses, fungsi manajemen dan pengambilan keputusan. Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakanpengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan mendatang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, di mana keputusan yang diambil belum tentu sesuai, hingga implementasi perencanaan tersebut di buktikan di kemudian hari. Pada intinya, perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu. Perencanaan yang baik adalah ketika apa yang dirumuskan ternyata dapat direalisasikan dan mencaoai tujuan yang diharapkan. Sedangkan perencanaan yang buruk adalah ketika apa yang telah dirumuskan dan ditetapkan ternyata tidak berjalan dalam implementasi, sehingga tujuan organisasi menjadi tidak terwujud. Terkait dengan hal tersebut di atas,George R. Terry menyatakan bahwa tujuan mengetahui bahwa perencanaan itu baik atau tidak dapat dijawab melalui perencanaan-perencanaan dasar

mengenai perencanaan, yaitu : What (apa), Why (mengapa), Where (dimana),When (kapan), Who (siapa) dan How (bagaimana).

Fungsi Perencanaan Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa paling tidak ada empat fungsi dalam perencanaan, yaitu : perencanaan berfungsi sebagai arahan, perencanaan meminimalkan dampak dari perubahan, perencanaan meminimalkan pemborosan dan kesia-siaan, serta perencanaan menetapkan standar dalam pengawasan kualitas.

1) Perencanaan sebagai pengarah Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara yang lebih terkoordinasi. Perusahaan yang tidak menjalankan perencanaan sangat mungkin untuk mengalami konflik kepentingan, pemborosan sumber daya, dan ketidakberhasilan dalam mencapai tujuan karena bagian-bagian organisasi bekerja secara sendiri-sendiri tanpa ada koordinasi yang jelas dan terarah. Perencanaan dalam hal ini memegang fungsi pengarahan dari apa yang harus dicapai oleh organisasi.

2) Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian Pada dasarnya segala sesuatu di dunia ini akan mengalami perubahan. Tidak ada yang tidak berubah kecuali perubahan itu sendiri. Perubahan sering kali sesuai dengan apa yang kita perkirakan, akan tetapi tidak jarang pula malah diluar perkirakan kita, sehingga menimbulkan ketidakpastian bagi perusahaan. Ketidakpastian inilah yang coba diminimalkan melalui kegiatan perencanaan. Dengan adanya perencanaan diharapkan ketidakpastian yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang dapat diantisipasi jauh-jauh hari.\

3) Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya Perencanaan juga berfungsi sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya organisasi yang digunakan. Jika perencanaan dilakukan dengan baik, maka jumlah sumber daya yang diperlukan dengan cara bagaimana penggunaannya, dan

untuk penggunaan apa saja dengan lebih baik dipersiapkan sebelum kegiatan dijalankan. Dengan demikian, pemborosan yang terkait dengan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan akan bisa diminimalkan sehingga tingkat efisiensi dari perusahaan menjadi meningkat.

4) Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang harus dicapai oleh perusahaan dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. Dalam perencanaan, perusahaan menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam pengawasan, perusahaan membandingkan antara tujuan yang ingin dicapai dengan realisasi di lapangan,mengevaluasi

penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, hingga mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk memperbaiki kinerja perusahaan. Dengan pengertian tersebut, maka perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Perencanaan yang baik tentubya perlu dirumuskan. Pereanaan yang baik paling tidak memiliki berbagai persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu factual atau realities, logis dan rasional, fleksibel, komitmen dan komprehensif. Faktual atau Realitis. Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan yang faktual atau realities. Artinya apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dengan kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.

Logis dan Rasional. Perencanaan yang baik juga perlu untuk memenuhi syarat logis dan rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan. Menyelesaikan sebuah bangunan bertingkat hanya dalam waktu satu hari adalah sebuah perencanaan yang selain tidak realities, sekaligus juga tidak logis dan irasional jika dikerjakan dengan menggunakan sumber daya orangorang yang terbatas dan mengerjakan dengan pendekatan yang tradisional tanpa bantuan alat-alat modern.

Fleksibel. Perencanaan yang baik juga tidak berarti kaku dan kurang fleksibel. Perencanaan yang baik justru diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan perubahan di masa yang akan datang,sekalipun tidak berarti bahwa planning dapat kita ubah seenaknya.

Komitmen. Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya untuk mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.

Komprehensif. Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak langsung terhadap perusahaan. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.

2. Jenis Perencanaan (Categories of Planning) G.R. Terry dalam bukunya Principles of Management menyebutkan katagori perencanaan sebagai berikut : 1.1.Perencanaan Physik ( Physical Planning). Perencanaan itu meliputi perencanaan yang sifatnya physik, seperti perencanaan kota, perencanaan daerah, perencanaan bangunan, jalan dan lain-lain. 1.2.Perencanaan fungsionil (Functional Planning). Perencanaan ini bertalian dengan perencanaan yang sifatnya fungsionil, seperti perencanaan produksi, perencanaan keuangan, perencanaan pegawai, perencanaan penjualan, perencanaan advertensi. 1.3.Perencanaan comprehensive (Comprehensive planning). Perencanaan ini merupakan gabungan antara perencanaan physik dan perencanaan fungsionil. Sebagai contoh, seorang usahawan yang akan mendirikan pabrik , mesin-

mesin, produksi yang dihasilkan, tenaga kerja, keuangan, penjualan, dan sebagainya. 1.4.Perencanaan kombinasi umum (General Combination Planning). Perencanaan ini meliputi perencanaan physik, fungsionil, dan kompehensif yang sekaligus digabungkan. Perencanaan ini biasanya sangat besar, seperti proyek Jati Luhur, dan biasanya dilakukan oleh pemerintah. Swasta tidak tertarik terhadap jenis perencanaan ini,disebabkan oleh dua faktor, yaitu : a. Jumlah modal yang harus diikut sertakan/diinvestasikan cukup besar. b. Waktu yang diperlukan cukup lama, sedangkan perusahaan biasanya memperhitungkan waktu pengembalian modal yang relatif singkat dan memberikan keuntungan.

3. 4. 5. 6. 7.

Hambatan Dan Solusi Perencanaan Proses Perencanaan Teori Perencanaan Manfaat Perencanaan Tahapan Perencanaan