P. 1
Sistem Fail Pss1

Sistem Fail Pss1

|Views: 9|Likes:
Published by Itabicz Cik Ballezs

More info:

Published by: Itabicz Cik Ballezs on Apr 14, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/15/2013

pdf

text

original

SISTEM FAIL, REKOD-REKOD & PENDOKUMENTASIAN

SISTEM FAIL

PENGERTIAN SISTEM FAIL
Satu proses mengklasifikasi, menyusun dan menyimpan semua surat, rekod mahupun maklumat

KEPENTINGAN
1.

2. 3.

Sistem ini perlu supaya rekod dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengurus atau pun pengganti mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan

SESEORANG PENGURUS MESTI TAHU : (a) teknik penyimpanan fail (b) rekod.rekod pentadbiran (c) sistem penyimpanan rekod yang patut diamalkan (d) peralatan yang patut diberi (e) personel yang menyelenggarakan fail .

Tetapi terdapat beberapa perbedaan : (a) cara mengelas tajuk besar dan pecahan tajuk (b) nombor fail untuk tajuk berbeda (c) kulit fail dan cara penulisan fail berbeda .SISTEM FAIL DI SEKOLAH Semua sekolah ada sistem fail.

Sukar mencari fail. 3. 2. 5.MASALAH SISTEM FAIL DI SEKOLAH 1.wujud fail yang bercampur aduk Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang sedia ada. 4. Terpaksa membaca daripada Daftar Fail (Surat Keluar-Surat Masuk ) Penyimpanan rekod yang kurang kemas Pengetua / Guru Besar / Pembantu Tadbir yang baru mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem fail yang digunakan. . Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu TAJUK besar diasingkan .

Fail berkulit nipis berwarna putih Mudah disediakan dan disimpan Murah dan mudah didapati Mudah diperluas dan dipakai berterusan . 3. .PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL 1. 6.Jilid 1 dan seterusnya Beri tanda apabila dikeluarkan Pengedaran fail secara bersistem 5. 4. 2.

kos yang minima .mudah untuk dirujuk (Kertas Minit ) .mudah untuk membuat rujukan .CIRI SISTEM FAIL 1. Kepadatan Assesibiliti Ekonomi Keanjalan Lokasi 7.fail yang tidak aktif dapat dipindahkan (Sampul Kecil Kuning) Klasifikasi .kemudahan untuk mengesan silang dokumen lain yang berkaitan . 8.diletakkan di tempat yang mudah diperoleh Rujukan . 4. 3. 6. .CIRI.rekod dapat dicari dengan berbagaibagai tajuk Retention .menggunakan ruang yang minima . 2.pembesaran ruang pada masa depan . 5.

TAJUK FAIL (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) Kurikulum Kokurikulum Hal Ehwal Pelajar Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan Kewangan dan Akaun Pentadbiran Am Sekolah Perhubungan Masyarakat Kemudahan Fizikal Asrama Audit .PENGELASAN SISTEM FAIL 1.

999 ) 4.99 ) PERKARA atau tajuk kecil akan dipecahkan kepada aktiviti (Level 3 ) ( Nombor Level 3 : 001 . Fail akan disusun mengikut TAJUK besar ( Level 1) Tiap-tiap TAJUK besar akan dipecahkan kepada PERKARA / tajuk kecil ( Level 2 ) ( Nombor Level 2 : 01 .TEKNIK MENGELAS & MEMBERI KOD SISTEM FAIL 1 2 3. . Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai.

KURIKULUM (LEVEL 1 ) 01 / 01 01 / 02 01 / 03 01 / 04 01 / 05 01 / 06 01 / 07 01 / 08 01 / 09 Pekeliling dan Surat Siaran Kurikulum Sukatan Pelajaran Jadual Waktu Sumber Pelajaran Panitia Mata Pelajaran Peperiksaan Laporan Lawatan ………………….. …………………. ..PENGKELASAN FAIL A.

LEVEL 2 01 / 04 01 / 04 / 001 01 / 04 / 002 01 / 04 / 003 01 / 04 / 004 01 / 04 / 005 - - Sumber Pelajaran Pekeliling Ikhtisas /Perkhidmatan Pekeliling Kewangan Anggaran Perbelanjaan Penyata Kewanganl SAP / Invois / Bil .

PERKARA : Sumber Pelajaran : 04 3. TAJUK BESAR : Kurikulum : 01 2. AKTIVITI : Program Bacaan : 012 Oleh itu KOD FAIL : 01 / 04 / 012 .CONTOH: 1.

3 perkara penting yang dicatat iaitu nombor rujukan. tajuk dan tarikh dibuka (iii) Sistem Buku (iv) Sistem Komputer .PENDAFTARAN . PENGELUARAN & PENYEMAKAN (a) (b) Pendaftaran .Cara merekod semua fail yang telah dibuka Jenis Pendaftaran (i) Sistem Doket (ii) Sistem Kad .

DUA sistem boleh digunakan di sekolah iaitu : SISTEM KAD / FAIL dan SISTEM BUKU .

Apabila sudah digunakan. Sampul kecil Satu fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemukan.PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL 1. fail ini mesti ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif. Sampul kecil berwarna kuning dan bercop SAMPUL KECIL . Fail ini hanya mengandungi satu tajuk sahaja .

dakwat MERAH * Surat/ kandungan keluar . Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di sudut sebelah atas kanan . KERTAS MINIT Setiap fail perlu ada Kertas Minit Tujuannya ialah untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar surat Setiap surat yang dihantar keluar atau diterima masuk akan diberikan nombor rujukan Kertas Minit ditampalkan di sebelah kiri fail * Surat/ kandungan masuk .dakwat BIRU / HITAM Nombor turutan kandungan mesti ditulis sebelah kiri garisan dan dibulatkan.2.

Ruj. Surat dari ……………………………. Surat kepada ………….CONTOH KERTAS MINIT : 1 1. No. nombor……. bertarikh … dikandung pada ………….. 2 2. Ruj. . bertarikh …………….. dikandung pada ………….

FAIL TIMBUL Fail yang mengandungi dua atau tiga tajuk / perkara yang hanya timbul sekali-sekala dan tidak aktif.3. Perkara / tajuk yang terdapat di situ tidak boleh dimasukkan dalam mana-mana fail yang ada. .

Buka fail lain dengan menggunakan Jilid 2. catatkan bilangan jilid pada nombor rujukannya. Nombor yang sama masih digunakan Hanya bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru. .. Setelah fail penuh. Mulakan dengan nombor 1. Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau apabila difikirkan terlalu tebal 2.ARAHAN PENUTUPAN FAIL 1.

maka tanda-tanda bercetak seperti : TINDAKAN SERTA-MERTA atau SEGERA perlu disematkan pada kulit fail.Fail yang memerlukan tindakan segera . .

PERINGKAT KESELAMATAN FAIL Jenis RAHSIA BESAR Untuk Keselamatan Negara Warna Kuning Berpalang. Merah Depan dan belakang RAHSIA Tender SULIT TERHAD BIASA Pink Berpalang Depan Belakang Laporan Salah Hijau Laku Fail Peribadi Putih Terbuka / Harian Putih .

FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH Pusat Sumber Sekolah hanya menggunakan Fail Berwarna Putih jenis biasa untuk Terbuka / Harian .

Surat Kurikulum Kod SMKJR PSS 01 04 001 Jil. 1 & seterusnya (01) .PENGELASAN DAN KOD FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH Perkara Singkatan Nama Sekolah Singkatan Pusat Sumber Sekolah TAJUK Besar Perkara Aktiviti Jilid 1 / 2 / 3 Bil. seterusnya Sumber Pelajaran ..Pekeliling PSPN ..

1(01) .CARA MENULIS: Rujukan Kami : SMKJR-PSS 01 / 04 / 001/ Jil.

FAIL-FAIL PSS YANG PERLU ADA 01 / 04 / 001 01 / 04 / 002 01 / 04 / 003 01 / 04 / 004 01 / 04 / 005 - 01 / 04 / 006 01 / 04 / 007 01 / 04 / 008 - Pekeliling Ikhtisas/ Perkhidmatan Pekeliling Kewangan Anggaran Perbelanjaan Penyata Kewangan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) / Invois/ Bil Penyelaras PSS Profil Guru PSS Kerani .

01 / 04 / 009 01 / 04 / 010 01/ 04 / 011 01 / 04 / 012 01 / 04 / 013 01 / 04 / 014 01 / 04 / 015 - Pengawas PSS Perancangan dan Laporan Aktiviti Mesyuarat Program Bacaan Sekolah Kursus dan Bengkel Projek Khas Fail Timbul .

REKOD-REKOD .

PENGERTIAN 1. Catatan yang dibuat untuk rujukan atau ingatan .

PRINSIP.PRINSIP REKOD Memudahkan semua pihak khususnya Penyelaras mendapatkan maklumat. Data dan statistik yang diperlukan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat .

Menjadi bahan rujukan utama untuk mendapatkan sesuatu maklumat 2. Semua urusan penyimpanan maklumat atau data akan kemas kini .KEPENTINGAN. Dapat menjimatkan masa untuk memperoleh maklumat yang diperlukan 3. 1.

Memudahkan urusan penyemakan stok atau menghapus buang bahan 6.4. Mengelakkan berlakunya pembelian bertindih atau pemilikan bahan yang sama 5. Menjadi asas untuk merancang aktiviti atau program pada masa depan .

4. Rekod Penggunaan Rekod Peminjaman Rekod Perolehan Rekod Laporan Bertugas Pengawas Rekod lain yang difikirkan sesuai . 5. 2. 3.JENIS-JENIS REKOD 1.

.REKOD PENGGUNAAN BILIK-BILIK (i) Perpustakaan (ii) Bilik Alat Pandang Dengar (iii) Bilik Rujukan (iv) ……………………. .

REKOD TEMPAHAN BILIK-BILIK KHAS (i) Perpustakaan (ii) Bilik Alat Pandang Dengar (iii) Bilik Cyber (iv) Bilik Rujukan (v) Bilik Bahasa .

REKOD PENGGUNAAN BAHAN/ PERALATAN (i) (ii) (iii) (iv) Bahan Bantuan Mengajar Peralatan ( Hard ware ) Radio TV Pendidikan ASTRO .

REKOD PEROLEHAN (i) (ii) (iii) (iv) (v) Bahan Buku Bahan Bukan Buku Perabot Peralatan (Hard ware) Bahan Luak .

REKOD PEMINJAMAN (i) Bahan buku (ii) Bahan buku rujukan (iii) Bahan bukan buku (iv) Buku Berkelompok .

REKOD PELAWAT Digunakan untuk merekod kedatangan lawatan pelawat ke PSS .

REKOD / LAPORAN BERTUGAS PENGAWAS PSS Digunakan untuk merekodkan aktiviti pengawas semasa mereka bertugas harian .

PENDOKUMENTASIAN .

menyusun atau merakam sesuatu hasil kerja atau aktiviti .PENGERTIAN : Merupakan usaha untuk mengumpul.

Penting juga sebagai satu rangsangan kepada mereka yang terlibat dalam usaha menjayakan sesuatu projek . Pendokumentasi penting sebagai bukti bahawa sesuatu kegiatan telah dilaksanakan.KEPENTINGAN 1. 2.

3. Mendokumentasikan sesuatu hasil usaha itu merupakan satu cara untuk melihat kekuatan mahupun kelemahan sesuatu projek yang telah dijalankan (langkah post-mortem) 4. Hasil dokumentasi ini dapat dijadikan asas bagi sesuatu kajian akan datang .

5. 4. 3. Gambar foto Rakaman Audio-Video Koleksi kertas cadangan / kertas kerja / laporan sesuatu kegiatan Koleksi Majalah Sekolah Sudut Dokumentasi PSS . 2.CONTOH PENDOKUMENTASIAN 1.

Borang …. ) Mestilah dibuat sekurang-kurangnya 3 salinan (I) Sudut Dokumentasi (ii) Fail PSS (iii) Orang yang bertanggungjawab .BUTIRAN DOKUMENTASI Mesti mengandungi : (I) Kertas cadangan (ii) Pelaksanaan (iii) Laporan Pelaksanaan (iv) Lampiran ( Gambar .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->