SISTEM FAIL, REKOD-REKOD & PENDOKUMENTASIAN

SISTEM FAIL

PENGERTIAN SISTEM FAIL
Satu proses mengklasifikasi, menyusun dan menyimpan semua surat, rekod mahupun maklumat

KEPENTINGAN
1.

2. 3.

Sistem ini perlu supaya rekod dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengurus atau pun pengganti mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan

rekod pentadbiran (c) sistem penyimpanan rekod yang patut diamalkan (d) peralatan yang patut diberi (e) personel yang menyelenggarakan fail .SESEORANG PENGURUS MESTI TAHU : (a) teknik penyimpanan fail (b) rekod.

SISTEM FAIL DI SEKOLAH Semua sekolah ada sistem fail. Tetapi terdapat beberapa perbedaan : (a) cara mengelas tajuk besar dan pecahan tajuk (b) nombor fail untuk tajuk berbeda (c) kulit fail dan cara penulisan fail berbeda .

wujud fail yang bercampur aduk Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang sedia ada. . Sukar mencari fail. 4. 3. 5.MASALAH SISTEM FAIL DI SEKOLAH 1. Terpaksa membaca daripada Daftar Fail (Surat Keluar-Surat Masuk ) Penyimpanan rekod yang kurang kemas Pengetua / Guru Besar / Pembantu Tadbir yang baru mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem fail yang digunakan. Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu TAJUK besar diasingkan . 2.

PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL 1. Fail berkulit nipis berwarna putih Mudah disediakan dan disimpan Murah dan mudah didapati Mudah diperluas dan dipakai berterusan . 4. 6. . 3. 2.Jilid 1 dan seterusnya Beri tanda apabila dikeluarkan Pengedaran fail secara bersistem 5.

menggunakan ruang yang minima . 8.rekod dapat dicari dengan berbagaibagai tajuk Retention . 3.mudah untuk membuat rujukan .fail yang tidak aktif dapat dipindahkan (Sampul Kecil Kuning) Klasifikasi . Kepadatan Assesibiliti Ekonomi Keanjalan Lokasi 7. 2. .CIRI SISTEM FAIL 1. 5. 6.diletakkan di tempat yang mudah diperoleh Rujukan . 4.kos yang minima .pembesaran ruang pada masa depan .mudah untuk dirujuk (Kertas Minit ) .kemudahan untuk mengesan silang dokumen lain yang berkaitan .CIRI.

PENGELASAN SISTEM FAIL 1. TAJUK FAIL (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) Kurikulum Kokurikulum Hal Ehwal Pelajar Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan Kewangan dan Akaun Pentadbiran Am Sekolah Perhubungan Masyarakat Kemudahan Fizikal Asrama Audit .

99 ) PERKARA atau tajuk kecil akan dipecahkan kepada aktiviti (Level 3 ) ( Nombor Level 3 : 001 . . Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai. Fail akan disusun mengikut TAJUK besar ( Level 1) Tiap-tiap TAJUK besar akan dipecahkan kepada PERKARA / tajuk kecil ( Level 2 ) ( Nombor Level 2 : 01 .999 ) 4.TEKNIK MENGELAS & MEMBERI KOD SISTEM FAIL 1 2 3.

KURIKULUM (LEVEL 1 ) 01 / 01 01 / 02 01 / 03 01 / 04 01 / 05 01 / 06 01 / 07 01 / 08 01 / 09 Pekeliling dan Surat Siaran Kurikulum Sukatan Pelajaran Jadual Waktu Sumber Pelajaran Panitia Mata Pelajaran Peperiksaan Laporan Lawatan …………………. .PENGKELASAN FAIL A.. …………………..

LEVEL 2 01 / 04 01 / 04 / 001 01 / 04 / 002 01 / 04 / 003 01 / 04 / 004 01 / 04 / 005 - - Sumber Pelajaran Pekeliling Ikhtisas /Perkhidmatan Pekeliling Kewangan Anggaran Perbelanjaan Penyata Kewanganl SAP / Invois / Bil .

AKTIVITI : Program Bacaan : 012 Oleh itu KOD FAIL : 01 / 04 / 012 . TAJUK BESAR : Kurikulum : 01 2. PERKARA : Sumber Pelajaran : 04 3.CONTOH: 1.

Cara merekod semua fail yang telah dibuka Jenis Pendaftaran (i) Sistem Doket (ii) Sistem Kad . PENGELUARAN & PENYEMAKAN (a) (b) Pendaftaran .PENDAFTARAN . tajuk dan tarikh dibuka (iii) Sistem Buku (iv) Sistem Komputer .3 perkara penting yang dicatat iaitu nombor rujukan.

DUA sistem boleh digunakan di sekolah iaitu : SISTEM KAD / FAIL dan SISTEM BUKU .

Sampul kecil Satu fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemukan. Fail ini hanya mengandungi satu tajuk sahaja . Apabila sudah digunakan. fail ini mesti ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif. Sampul kecil berwarna kuning dan bercop SAMPUL KECIL .PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL 1.

2. Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di sudut sebelah atas kanan . KERTAS MINIT Setiap fail perlu ada Kertas Minit Tujuannya ialah untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar surat Setiap surat yang dihantar keluar atau diterima masuk akan diberikan nombor rujukan Kertas Minit ditampalkan di sebelah kiri fail * Surat/ kandungan masuk .dakwat BIRU / HITAM Nombor turutan kandungan mesti ditulis sebelah kiri garisan dan dibulatkan.dakwat MERAH * Surat/ kandungan keluar .

CONTOH KERTAS MINIT : 1 1. No. Ruj. .Ruj. nombor……. 2 2. Surat kepada ………….. dikandung pada …………. bertarikh … dikandung pada …………. bertarikh …………….. Surat dari …………………………….

FAIL TIMBUL Fail yang mengandungi dua atau tiga tajuk / perkara yang hanya timbul sekali-sekala dan tidak aktif.3. . Perkara / tajuk yang terdapat di situ tidak boleh dimasukkan dalam mana-mana fail yang ada.

Setelah fail penuh. Nombor yang sama masih digunakan Hanya bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru.ARAHAN PENUTUPAN FAIL 1. Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau apabila difikirkan terlalu tebal 2. Mulakan dengan nombor 1.. catatkan bilangan jilid pada nombor rujukannya. Buka fail lain dengan menggunakan Jilid 2. .

. maka tanda-tanda bercetak seperti : TINDAKAN SERTA-MERTA atau SEGERA perlu disematkan pada kulit fail.Fail yang memerlukan tindakan segera .

Merah Depan dan belakang RAHSIA Tender SULIT TERHAD BIASA Pink Berpalang Depan Belakang Laporan Salah Hijau Laku Fail Peribadi Putih Terbuka / Harian Putih .PERINGKAT KESELAMATAN FAIL Jenis RAHSIA BESAR Untuk Keselamatan Negara Warna Kuning Berpalang.

FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH Pusat Sumber Sekolah hanya menggunakan Fail Berwarna Putih jenis biasa untuk Terbuka / Harian .

PENGELASAN DAN KOD FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH Perkara Singkatan Nama Sekolah Singkatan Pusat Sumber Sekolah TAJUK Besar Perkara Aktiviti Jilid 1 / 2 / 3 Bil.Pekeliling PSPN .. seterusnya Sumber Pelajaran . Surat Kurikulum Kod SMKJR PSS 01 04 001 Jil. 1 & seterusnya (01) ..

1(01) .CARA MENULIS: Rujukan Kami : SMKJR-PSS 01 / 04 / 001/ Jil.

FAIL-FAIL PSS YANG PERLU ADA 01 / 04 / 001 01 / 04 / 002 01 / 04 / 003 01 / 04 / 004 01 / 04 / 005 - 01 / 04 / 006 01 / 04 / 007 01 / 04 / 008 - Pekeliling Ikhtisas/ Perkhidmatan Pekeliling Kewangan Anggaran Perbelanjaan Penyata Kewangan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) / Invois/ Bil Penyelaras PSS Profil Guru PSS Kerani .

01 / 04 / 009 01 / 04 / 010 01/ 04 / 011 01 / 04 / 012 01 / 04 / 013 01 / 04 / 014 01 / 04 / 015 - Pengawas PSS Perancangan dan Laporan Aktiviti Mesyuarat Program Bacaan Sekolah Kursus dan Bengkel Projek Khas Fail Timbul .

REKOD-REKOD .

Catatan yang dibuat untuk rujukan atau ingatan .PENGERTIAN 1.

Data dan statistik yang diperlukan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat .PRINSIP.PRINSIP REKOD Memudahkan semua pihak khususnya Penyelaras mendapatkan maklumat.

Semua urusan penyimpanan maklumat atau data akan kemas kini . 1. Dapat menjimatkan masa untuk memperoleh maklumat yang diperlukan 3.KEPENTINGAN. Menjadi bahan rujukan utama untuk mendapatkan sesuatu maklumat 2.

4. Mengelakkan berlakunya pembelian bertindih atau pemilikan bahan yang sama 5. Menjadi asas untuk merancang aktiviti atau program pada masa depan . Memudahkan urusan penyemakan stok atau menghapus buang bahan 6.

4. Rekod Penggunaan Rekod Peminjaman Rekod Perolehan Rekod Laporan Bertugas Pengawas Rekod lain yang difikirkan sesuai .JENIS-JENIS REKOD 1. 3. 2. 5.

..REKOD PENGGUNAAN BILIK-BILIK (i) Perpustakaan (ii) Bilik Alat Pandang Dengar (iii) Bilik Rujukan (iv) …………………….

REKOD TEMPAHAN BILIK-BILIK KHAS (i) Perpustakaan (ii) Bilik Alat Pandang Dengar (iii) Bilik Cyber (iv) Bilik Rujukan (v) Bilik Bahasa .

REKOD PENGGUNAAN BAHAN/ PERALATAN (i) (ii) (iii) (iv) Bahan Bantuan Mengajar Peralatan ( Hard ware ) Radio TV Pendidikan ASTRO .

REKOD PEROLEHAN (i) (ii) (iii) (iv) (v) Bahan Buku Bahan Bukan Buku Perabot Peralatan (Hard ware) Bahan Luak .

REKOD PEMINJAMAN (i) Bahan buku (ii) Bahan buku rujukan (iii) Bahan bukan buku (iv) Buku Berkelompok .

REKOD PELAWAT Digunakan untuk merekod kedatangan lawatan pelawat ke PSS .

REKOD / LAPORAN BERTUGAS PENGAWAS PSS Digunakan untuk merekodkan aktiviti pengawas semasa mereka bertugas harian .

PENDOKUMENTASIAN .

menyusun atau merakam sesuatu hasil kerja atau aktiviti .PENGERTIAN : Merupakan usaha untuk mengumpul.

Pendokumentasi penting sebagai bukti bahawa sesuatu kegiatan telah dilaksanakan. 2. Penting juga sebagai satu rangsangan kepada mereka yang terlibat dalam usaha menjayakan sesuatu projek .KEPENTINGAN 1.

3. Mendokumentasikan sesuatu hasil usaha itu merupakan satu cara untuk melihat kekuatan mahupun kelemahan sesuatu projek yang telah dijalankan (langkah post-mortem) 4. Hasil dokumentasi ini dapat dijadikan asas bagi sesuatu kajian akan datang .

CONTOH PENDOKUMENTASIAN 1. 2. 3. Gambar foto Rakaman Audio-Video Koleksi kertas cadangan / kertas kerja / laporan sesuatu kegiatan Koleksi Majalah Sekolah Sudut Dokumentasi PSS . 5. 4.

BUTIRAN DOKUMENTASI Mesti mengandungi : (I) Kertas cadangan (ii) Pelaksanaan (iii) Laporan Pelaksanaan (iv) Lampiran ( Gambar . ) Mestilah dibuat sekurang-kurangnya 3 salinan (I) Sudut Dokumentasi (ii) Fail PSS (iii) Orang yang bertanggungjawab . Borang ….

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful