Professional Documents
Culture Documents
SISTEM FAIL
KEPENTINGAN
1.
2. 3.
Sistem ini perlu supaya rekod dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengurus atau pun pengganti mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan
(a) teknik penyimpanan fail (b) rekod- rekod pentadbiran (c) sistem penyimpanan rekod yang patut diamalkan (d) peralatan yang patut diberi (e) personel yang menyelenggarakan fail
(c)
2.
3.
4. 5.
5. 6.
7.
8.
- menggunakan ruang yang minima - mudah untuk dirujuk (Kertas Minit ) - kos yang minima - pembesaran ruang pada masa depan - diletakkan di tempat yang mudah diperoleh Rujukan - kemudahan untuk mengesan silang dokumen lain yang berkaitan - rekod dapat dicari dengan berbagaibagai tajuk Retention - fail yang tidak aktif dapat dipindahkan (Sampul Kecil Kuning) Klasifikasi - mudah untuk membuat rujukan
4.
PENGKELASAN FAIL
A. KURIKULUM (LEVEL 1 )
01 / 01 01 / 02 01 / 03 01 / 04 01 / 05 01 / 06 01 / 07 01 / 08 01 / 09 Pekeliling dan Surat Siaran Kurikulum Sukatan Pelajaran Jadual Waktu Sumber Pelajaran Panitia Mata Pelajaran Peperiksaan Laporan Lawatan .. ..
LEVEL 2
01 / 04
01 / 04 / 001 01 / 04 / 002 01 / 04 / 003 01 / 04 / 004 01 / 04 / 005 -
Sumber Pelajaran
Pekeliling Ikhtisas /Perkhidmatan Pekeliling Kewangan Anggaran Perbelanjaan Penyata Kewanganl SAP / Invois / Bil
CONTOH: 1. TAJUK BESAR : Kurikulum : 01 2. PERKARA : Sumber Pelajaran : 04 3. AKTIVITI : Program Bacaan : 012
Pendaftaran - Cara merekod semua fail yang telah dibuka Jenis Pendaftaran (i) Sistem Doket (ii) Sistem Kad - 3 perkara penting yang dicatat iaitu nombor rujukan, tajuk dan tarikh dibuka (iii) Sistem Buku (iv) Sistem Komputer
PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL 1. Sampul kecil Satu fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemukan. Fail ini hanya mengandungi satu tajuk sahaja . Apabila sudah digunakan, fail ini mesti ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif.
Sampul kecil berwarna kuning dan bercop SAMPUL KECIL
2. KERTAS MINIT
Setiap fail perlu ada Kertas Minit Tujuannya ialah untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar surat Setiap surat yang dihantar keluar atau diterima masuk akan diberikan nombor rujukan Kertas Minit ditampalkan di sebelah kiri fail * Surat/ kandungan masuk - dakwat MERAH * Surat/ kandungan keluar - dakwat BIRU / HITAM Nombor turutan kandungan mesti ditulis sebelah kiri garisan dan dibulatkan. Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di sudut sebelah atas kanan
CONTOH KERTAS MINIT : 1 1. Surat dari . bertarikh dikandung pada . Ruj. nombor. Surat kepada . bertarikh .. dikandung pada ..Ruj. No.
2.
3. FAIL TIMBUL Fail yang mengandungi dua atau tiga tajuk / perkara yang hanya timbul sekali-sekala dan tidak aktif.
Perkara / tajuk yang terdapat di situ tidak boleh dimasukkan dalam mana-mana fail yang ada.
1. Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau apabila difikirkan terlalu tebal 2. Setelah fail penuh, catatkan bilangan jilid pada nombor rujukannya,. Buka fail lain dengan menggunakan Jilid 2. Nombor yang sama masih digunakan Hanya bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru. Mulakan dengan nombor 1.
Fail yang memerlukan tindakan segera , maka tanda-tanda bercetak seperti : TINDAKAN SERTA-MERTA atau SEGERA perlu disematkan pada kulit fail.
RAHSIA
Tender
Pink Berpalang Depan Belakang Laporan Salah Hijau Laku Fail Peribadi Putih Terbuka / Harian Putih
FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH Pusat Sumber Sekolah hanya menggunakan Fail Berwarna Putih jenis biasa untuk Terbuka / Harian
Sumber Pelajaran
- Pekeliling PSPN
CARA MENULIS:
Rujukan Kami :
Pekeliling Ikhtisas/ Perkhidmatan Pekeliling Kewangan Anggaran Perbelanjaan Penyata Kewangan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) / Invois/ Bil Penyelaras PSS Profil Guru PSS Kerani
Pengawas PSS Perancangan dan Laporan Aktiviti Mesyuarat Program Bacaan Sekolah Kursus dan Bengkel Projek Khas Fail Timbul
REKOD-REKOD
PENGERTIAN
1. Catatan yang dibuat untuk rujukan atau ingatan
PRINSIP- PRINSIP REKOD Memudahkan semua pihak khususnya Penyelaras mendapatkan maklumat. Data dan statistik yang diperlukan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat
KEPENTINGAN.
1. Menjadi bahan rujukan utama untuk mendapatkan sesuatu maklumat 2. Dapat menjimatkan masa untuk memperoleh maklumat yang diperlukan
3. Semua urusan penyimpanan maklumat atau data akan kemas kini
4.
5. Memudahkan urusan penyemakan stok atau menghapus buang bahan 6. Menjadi asas untuk merancang aktiviti atau program pada masa depan
JENIS-JENIS REKOD
1.
2. 3. 4. 5.
Rekod Penggunaan Rekod Peminjaman Rekod Perolehan Rekod Laporan Bertugas Pengawas Rekod lain yang difikirkan sesuai
REKOD PENGGUNAAN BILIK-BILIK (i) Perpustakaan (ii) Bilik Alat Pandang Dengar (iii) Bilik Rujukan
(iv) ..
Perpustakaan (ii) Bilik Alat Pandang Dengar (iii) Bilik Cyber (iv) Bilik Rujukan (v) Bilik Bahasa
REKOD PEROLEHAN
(i) (ii) (iii) (iv) (v) Bahan Buku Bahan Bukan Buku Perabot Peralatan (Hard ware) Bahan Luak
REKOD PEMINJAMAN
(i)
Bahan buku (ii) Bahan buku rujukan (iii) Bahan bukan buku (iv) Buku Berkelompok
REKOD PELAWAT
Digunakan untuk merekod kedatangan lawatan pelawat ke PSS
PENDOKUMENTASIAN
PENGERTIAN :
Merupakan usaha untuk mengumpul, menyusun atau merakam sesuatu hasil kerja atau aktiviti
KEPENTINGAN
1. Pendokumentasi penting sebagai bukti bahawa sesuatu kegiatan telah dilaksanakan. 2. Penting juga sebagai satu rangsangan kepada mereka yang terlibat dalam usaha menjayakan sesuatu projek
3. Mendokumentasikan sesuatu hasil usaha itu merupakan satu cara untuk melihat kekuatan mahupun kelemahan sesuatu projek yang telah dijalankan (langkah post-mortem) 4. Hasil dokumentasi ini dapat dijadikan asas bagi sesuatu kajian akan datang
CONTOH PENDOKUMENTASIAN
1.
2. 3. 4. 5.
Gambar foto Rakaman Audio-Video Koleksi kertas cadangan / kertas kerja / laporan sesuatu kegiatan Koleksi Majalah Sekolah Sudut Dokumentasi PSS
BUTIRAN DOKUMENTASI
Mesti mengandungi : (I) Kertas cadangan (ii) Pelaksanaan (iii) Laporan Pelaksanaan (iv) Lampiran ( Gambar , Borang . ) Mestilah dibuat sekurang-kurangnya 3 salinan (I) Sudut Dokumentasi (ii) Fail PSS (iii) Orang yang bertanggungjawab