You are on page 1of 47

SISTEM FAIL, REKOD-REKOD & PENDOKUMENTASIAN

SISTEM FAIL

PENGERTIAN SISTEM FAIL


Satu proses mengklasifikasi, menyusun dan menyimpan semua surat, rekod mahupun maklumat

KEPENTINGAN
1.

2. 3.

Sistem ini perlu supaya rekod dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengurus atau pun pengganti mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan

SESEORANG PENGURUS MESTI TAHU :

(a) teknik penyimpanan fail (b) rekod- rekod pentadbiran (c) sistem penyimpanan rekod yang patut diamalkan (d) peralatan yang patut diberi (e) personel yang menyelenggarakan fail

SISTEM FAIL DI SEKOLAH


Semua sekolah ada sistem fail. Tetapi terdapat beberapa perbedaan : (a) cara mengelas tajuk besar dan pecahan tajuk
(b) nombor fail untuk tajuk berbeda

(c)

kulit fail dan cara penulisan fail berbeda

MASALAH SISTEM FAIL DI SEKOLAH


1. Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu TAJUK besar diasingkan - wujud fail yang bercampur aduk Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang sedia ada. Sukar mencari fail. Terpaksa membaca daripada Daftar Fail (Surat Keluar-Surat Masuk ) Penyimpanan rekod yang kurang kemas Pengetua / Guru Besar / Pembantu Tadbir yang baru mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem fail yang digunakan.

2.

3.
4. 5.

PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL


1. 2. 3. 4. Fail berkulit nipis berwarna putih Mudah disediakan dan disimpan Murah dan mudah didapati Mudah diperluas dan dipakai berterusan - Jilid 1 dan seterusnya Beri tanda apabila dikeluarkan Pengedaran fail secara bersistem

5. 6.

CIRI- CIRI SISTEM FAIL


1. 2. 3. 4. 5.
6.

Kepadatan Assesibiliti Ekonomi Keanjalan Lokasi

7.

8.

- menggunakan ruang yang minima - mudah untuk dirujuk (Kertas Minit ) - kos yang minima - pembesaran ruang pada masa depan - diletakkan di tempat yang mudah diperoleh Rujukan - kemudahan untuk mengesan silang dokumen lain yang berkaitan - rekod dapat dicari dengan berbagaibagai tajuk Retention - fail yang tidak aktif dapat dipindahkan (Sampul Kecil Kuning) Klasifikasi - mudah untuk membuat rujukan

PENGELASAN SISTEM FAIL


1. TAJUK FAIL (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) Kurikulum Kokurikulum Hal Ehwal Pelajar Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan Kewangan dan Akaun Pentadbiran Am Sekolah Perhubungan Masyarakat Kemudahan Fizikal Asrama Audit

TEKNIK MENGELAS & MEMBERI KOD SISTEM FAIL


1 2 3. Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai. Fail akan disusun mengikut TAJUK besar ( Level 1) Tiap-tiap TAJUK besar akan dipecahkan kepada PERKARA / tajuk kecil ( Level 2 ) ( Nombor Level 2 : 01 - 99 ) PERKARA atau tajuk kecil akan dipecahkan kepada aktiviti (Level 3 ) ( Nombor Level 3 : 001 - 999 )

4.

PENGKELASAN FAIL
A. KURIKULUM (LEVEL 1 )
01 / 01 01 / 02 01 / 03 01 / 04 01 / 05 01 / 06 01 / 07 01 / 08 01 / 09 Pekeliling dan Surat Siaran Kurikulum Sukatan Pelajaran Jadual Waktu Sumber Pelajaran Panitia Mata Pelajaran Peperiksaan Laporan Lawatan .. ..

LEVEL 2

01 / 04
01 / 04 / 001 01 / 04 / 002 01 / 04 / 003 01 / 04 / 004 01 / 04 / 005 -

Sumber Pelajaran

Pekeliling Ikhtisas /Perkhidmatan Pekeliling Kewangan Anggaran Perbelanjaan Penyata Kewanganl SAP / Invois / Bil

CONTOH: 1. TAJUK BESAR : Kurikulum : 01 2. PERKARA : Sumber Pelajaran : 04 3. AKTIVITI : Program Bacaan : 012

Oleh itu KOD FAIL :


01 / 04 / 012

PENDAFTARAN , PENGELUARAN & PENYEMAKAN


(a)
(b)

Pendaftaran - Cara merekod semua fail yang telah dibuka Jenis Pendaftaran (i) Sistem Doket (ii) Sistem Kad - 3 perkara penting yang dicatat iaitu nombor rujukan, tajuk dan tarikh dibuka (iii) Sistem Buku (iv) Sistem Komputer

DUA sistem boleh digunakan di sekolah iaitu :

SISTEM KAD / FAIL dan SISTEM BUKU

PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL 1. Sampul kecil Satu fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemukan. Fail ini hanya mengandungi satu tajuk sahaja . Apabila sudah digunakan, fail ini mesti ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif.
Sampul kecil berwarna kuning dan bercop SAMPUL KECIL

2. KERTAS MINIT
Setiap fail perlu ada Kertas Minit Tujuannya ialah untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar surat Setiap surat yang dihantar keluar atau diterima masuk akan diberikan nombor rujukan Kertas Minit ditampalkan di sebelah kiri fail * Surat/ kandungan masuk - dakwat MERAH * Surat/ kandungan keluar - dakwat BIRU / HITAM Nombor turutan kandungan mesti ditulis sebelah kiri garisan dan dibulatkan. Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di sudut sebelah atas kanan

CONTOH KERTAS MINIT : 1 1. Surat dari . bertarikh dikandung pada . Ruj. nombor. Surat kepada . bertarikh .. dikandung pada ..Ruj. No.

2.

3. FAIL TIMBUL Fail yang mengandungi dua atau tiga tajuk / perkara yang hanya timbul sekali-sekala dan tidak aktif.

Perkara / tajuk yang terdapat di situ tidak boleh dimasukkan dalam mana-mana fail yang ada.

ARAHAN PENUTUPAN FAIL

1. Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau apabila difikirkan terlalu tebal 2. Setelah fail penuh, catatkan bilangan jilid pada nombor rujukannya,. Buka fail lain dengan menggunakan Jilid 2. Nombor yang sama masih digunakan Hanya bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru. Mulakan dengan nombor 1.

Fail yang memerlukan tindakan segera , maka tanda-tanda bercetak seperti : TINDAKAN SERTA-MERTA atau SEGERA perlu disematkan pada kulit fail.

PERINGKAT KESELAMATAN FAIL


Jenis RAHSIA BESAR Untuk Keselamatan Negara Warna Kuning Berpalang, Merah Depan dan belakang

RAHSIA

Tender

SULIT TERHAD BIASA

Pink Berpalang Depan Belakang Laporan Salah Hijau Laku Fail Peribadi Putih Terbuka / Harian Putih

FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH Pusat Sumber Sekolah hanya menggunakan Fail Berwarna Putih jenis biasa untuk Terbuka / Harian

PENGELASAN DAN KOD FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH


Perkara Singkatan Nama Sekolah Singkatan Pusat Sumber Sekolah TAJUK Besar Perkara Aktiviti Jilid 1 / 2 / 3 Bil. Surat Kurikulum Kod SMKJR PSS 01 04 001 Jil. 1 & seterusnya (01) ... seterusnya

Sumber Pelajaran

- Pekeliling PSPN

CARA MENULIS:
Rujukan Kami :

SMKJR-PSS 01 / 04 / 001/ Jil.1(01)

FAIL-FAIL PSS YANG PERLU ADA

01 / 04 / 001 01 / 04 / 002 01 / 04 / 003 01 / 04 / 004 01 / 04 / 005 -

01 / 04 / 006 01 / 04 / 007 01 / 04 / 008 -

Pekeliling Ikhtisas/ Perkhidmatan Pekeliling Kewangan Anggaran Perbelanjaan Penyata Kewangan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) / Invois/ Bil Penyelaras PSS Profil Guru PSS Kerani

01 / 04 / 009 01 / 04 / 010 01/ 04 / 011 01 / 04 / 012 01 / 04 / 013 01 / 04 / 014 01 / 04 / 015 -

Pengawas PSS Perancangan dan Laporan Aktiviti Mesyuarat Program Bacaan Sekolah Kursus dan Bengkel Projek Khas Fail Timbul

REKOD-REKOD

PENGERTIAN
1. Catatan yang dibuat untuk rujukan atau ingatan

PRINSIP- PRINSIP REKOD Memudahkan semua pihak khususnya Penyelaras mendapatkan maklumat. Data dan statistik yang diperlukan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat

KEPENTINGAN.
1. Menjadi bahan rujukan utama untuk mendapatkan sesuatu maklumat 2. Dapat menjimatkan masa untuk memperoleh maklumat yang diperlukan
3. Semua urusan penyimpanan maklumat atau data akan kemas kini

4.

Mengelakkan berlakunya pembelian bertindih atau pemilikan bahan yang sama

5. Memudahkan urusan penyemakan stok atau menghapus buang bahan 6. Menjadi asas untuk merancang aktiviti atau program pada masa depan

JENIS-JENIS REKOD
1.

2. 3. 4. 5.

Rekod Penggunaan Rekod Peminjaman Rekod Perolehan Rekod Laporan Bertugas Pengawas Rekod lain yang difikirkan sesuai

REKOD PENGGUNAAN BILIK-BILIK (i) Perpustakaan (ii) Bilik Alat Pandang Dengar (iii) Bilik Rujukan
(iv) ..

REKOD TEMPAHAN BILIK-BILIK KHAS


(i)

Perpustakaan (ii) Bilik Alat Pandang Dengar (iii) Bilik Cyber (iv) Bilik Rujukan (v) Bilik Bahasa

REKOD PENGGUNAAN BAHAN/ PERALATAN

(i) (ii) (iii) (iv)

Bahan Bantuan Mengajar Peralatan ( Hard ware ) Radio TV Pendidikan ASTRO

REKOD PEROLEHAN
(i) (ii) (iii) (iv) (v) Bahan Buku Bahan Bukan Buku Perabot Peralatan (Hard ware) Bahan Luak

REKOD PEMINJAMAN
(i)

Bahan buku (ii) Bahan buku rujukan (iii) Bahan bukan buku (iv) Buku Berkelompok

REKOD PELAWAT
Digunakan untuk merekod kedatangan lawatan pelawat ke PSS

REKOD / LAPORAN BERTUGAS PENGAWAS PSS

Digunakan untuk merekodkan aktiviti pengawas semasa mereka bertugas harian

PENDOKUMENTASIAN

PENGERTIAN :
Merupakan usaha untuk mengumpul, menyusun atau merakam sesuatu hasil kerja atau aktiviti

KEPENTINGAN
1. Pendokumentasi penting sebagai bukti bahawa sesuatu kegiatan telah dilaksanakan. 2. Penting juga sebagai satu rangsangan kepada mereka yang terlibat dalam usaha menjayakan sesuatu projek

3. Mendokumentasikan sesuatu hasil usaha itu merupakan satu cara untuk melihat kekuatan mahupun kelemahan sesuatu projek yang telah dijalankan (langkah post-mortem) 4. Hasil dokumentasi ini dapat dijadikan asas bagi sesuatu kajian akan datang

CONTOH PENDOKUMENTASIAN
1.

2. 3. 4. 5.

Gambar foto Rakaman Audio-Video Koleksi kertas cadangan / kertas kerja / laporan sesuatu kegiatan Koleksi Majalah Sekolah Sudut Dokumentasi PSS

BUTIRAN DOKUMENTASI
Mesti mengandungi : (I) Kertas cadangan (ii) Pelaksanaan (iii) Laporan Pelaksanaan (iv) Lampiran ( Gambar , Borang . ) Mestilah dibuat sekurang-kurangnya 3 salinan (I) Sudut Dokumentasi (ii) Fail PSS (iii) Orang yang bertanggungjawab

You might also like