SISTEM FAIL, REKOD-REKOD & PENDOKUMENTASIAN

SISTEM FAIL

PENGERTIAN SISTEM FAIL
Satu proses mengklasifikasi, menyusun dan menyimpan semua surat, rekod mahupun maklumat

KEPENTINGAN
1.

2. 3.

Sistem ini perlu supaya rekod dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengurus atau pun pengganti mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan

SESEORANG PENGURUS MESTI TAHU : (a) teknik penyimpanan fail (b) rekod.rekod pentadbiran (c) sistem penyimpanan rekod yang patut diamalkan (d) peralatan yang patut diberi (e) personel yang menyelenggarakan fail .

Tetapi terdapat beberapa perbedaan : (a) cara mengelas tajuk besar dan pecahan tajuk (b) nombor fail untuk tajuk berbeda (c) kulit fail dan cara penulisan fail berbeda .SISTEM FAIL DI SEKOLAH Semua sekolah ada sistem fail.

4. . Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu TAJUK besar diasingkan . Sukar mencari fail.MASALAH SISTEM FAIL DI SEKOLAH 1. 5. Terpaksa membaca daripada Daftar Fail (Surat Keluar-Surat Masuk ) Penyimpanan rekod yang kurang kemas Pengetua / Guru Besar / Pembantu Tadbir yang baru mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem fail yang digunakan.wujud fail yang bercampur aduk Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang sedia ada. 3. 2.

Fail berkulit nipis berwarna putih Mudah disediakan dan disimpan Murah dan mudah didapati Mudah diperluas dan dipakai berterusan . . 3. 4. 6.Jilid 1 dan seterusnya Beri tanda apabila dikeluarkan Pengedaran fail secara bersistem 5. 2.PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL 1.

rekod dapat dicari dengan berbagaibagai tajuk Retention . Kepadatan Assesibiliti Ekonomi Keanjalan Lokasi 7.CIRI.kos yang minima . 6.fail yang tidak aktif dapat dipindahkan (Sampul Kecil Kuning) Klasifikasi .pembesaran ruang pada masa depan .diletakkan di tempat yang mudah diperoleh Rujukan . 2.CIRI SISTEM FAIL 1. 3.mudah untuk dirujuk (Kertas Minit ) . 4.kemudahan untuk mengesan silang dokumen lain yang berkaitan .menggunakan ruang yang minima . 5. 8. .mudah untuk membuat rujukan .

TAJUK FAIL (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) Kurikulum Kokurikulum Hal Ehwal Pelajar Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan Kewangan dan Akaun Pentadbiran Am Sekolah Perhubungan Masyarakat Kemudahan Fizikal Asrama Audit .PENGELASAN SISTEM FAIL 1.

Fail akan disusun mengikut TAJUK besar ( Level 1) Tiap-tiap TAJUK besar akan dipecahkan kepada PERKARA / tajuk kecil ( Level 2 ) ( Nombor Level 2 : 01 . Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai.TEKNIK MENGELAS & MEMBERI KOD SISTEM FAIL 1 2 3. .99 ) PERKARA atau tajuk kecil akan dipecahkan kepada aktiviti (Level 3 ) ( Nombor Level 3 : 001 .999 ) 4.

KURIKULUM (LEVEL 1 ) 01 / 01 01 / 02 01 / 03 01 / 04 01 / 05 01 / 06 01 / 07 01 / 08 01 / 09 Pekeliling dan Surat Siaran Kurikulum Sukatan Pelajaran Jadual Waktu Sumber Pelajaran Panitia Mata Pelajaran Peperiksaan Laporan Lawatan ………………….PENGKELASAN FAIL A. . …………………...

LEVEL 2 01 / 04 01 / 04 / 001 01 / 04 / 002 01 / 04 / 003 01 / 04 / 004 01 / 04 / 005 - - Sumber Pelajaran Pekeliling Ikhtisas /Perkhidmatan Pekeliling Kewangan Anggaran Perbelanjaan Penyata Kewanganl SAP / Invois / Bil .

TAJUK BESAR : Kurikulum : 01 2. PERKARA : Sumber Pelajaran : 04 3. AKTIVITI : Program Bacaan : 012 Oleh itu KOD FAIL : 01 / 04 / 012 .CONTOH: 1.

Cara merekod semua fail yang telah dibuka Jenis Pendaftaran (i) Sistem Doket (ii) Sistem Kad . tajuk dan tarikh dibuka (iii) Sistem Buku (iv) Sistem Komputer .PENDAFTARAN .3 perkara penting yang dicatat iaitu nombor rujukan. PENGELUARAN & PENYEMAKAN (a) (b) Pendaftaran .

DUA sistem boleh digunakan di sekolah iaitu : SISTEM KAD / FAIL dan SISTEM BUKU .

Sampul kecil berwarna kuning dan bercop SAMPUL KECIL . Fail ini hanya mengandungi satu tajuk sahaja . Sampul kecil Satu fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemukan.PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL 1. fail ini mesti ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif. Apabila sudah digunakan.

dakwat MERAH * Surat/ kandungan keluar . KERTAS MINIT Setiap fail perlu ada Kertas Minit Tujuannya ialah untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar surat Setiap surat yang dihantar keluar atau diterima masuk akan diberikan nombor rujukan Kertas Minit ditampalkan di sebelah kiri fail * Surat/ kandungan masuk .2.dakwat BIRU / HITAM Nombor turutan kandungan mesti ditulis sebelah kiri garisan dan dibulatkan. Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di sudut sebelah atas kanan .

Ruj. Surat kepada …………. 2 2. No...Ruj. bertarikh ……………. nombor……. Surat dari ……………………………. dikandung pada ………….CONTOH KERTAS MINIT : 1 1. bertarikh … dikandung pada …………. .

. Perkara / tajuk yang terdapat di situ tidak boleh dimasukkan dalam mana-mana fail yang ada.3. FAIL TIMBUL Fail yang mengandungi dua atau tiga tajuk / perkara yang hanya timbul sekali-sekala dan tidak aktif.

. Nombor yang sama masih digunakan Hanya bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru. catatkan bilangan jilid pada nombor rujukannya. Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau apabila difikirkan terlalu tebal 2.ARAHAN PENUTUPAN FAIL 1. Setelah fail penuh.. Buka fail lain dengan menggunakan Jilid 2. Mulakan dengan nombor 1.

maka tanda-tanda bercetak seperti : TINDAKAN SERTA-MERTA atau SEGERA perlu disematkan pada kulit fail.Fail yang memerlukan tindakan segera . .

PERINGKAT KESELAMATAN FAIL Jenis RAHSIA BESAR Untuk Keselamatan Negara Warna Kuning Berpalang. Merah Depan dan belakang RAHSIA Tender SULIT TERHAD BIASA Pink Berpalang Depan Belakang Laporan Salah Hijau Laku Fail Peribadi Putih Terbuka / Harian Putih .

FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH Pusat Sumber Sekolah hanya menggunakan Fail Berwarna Putih jenis biasa untuk Terbuka / Harian .

PENGELASAN DAN KOD FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH Perkara Singkatan Nama Sekolah Singkatan Pusat Sumber Sekolah TAJUK Besar Perkara Aktiviti Jilid 1 / 2 / 3 Bil.. seterusnya Sumber Pelajaran . Surat Kurikulum Kod SMKJR PSS 01 04 001 Jil. 1 & seterusnya (01) .Pekeliling PSPN ..

1(01) .CARA MENULIS: Rujukan Kami : SMKJR-PSS 01 / 04 / 001/ Jil.

FAIL-FAIL PSS YANG PERLU ADA 01 / 04 / 001 01 / 04 / 002 01 / 04 / 003 01 / 04 / 004 01 / 04 / 005 - 01 / 04 / 006 01 / 04 / 007 01 / 04 / 008 - Pekeliling Ikhtisas/ Perkhidmatan Pekeliling Kewangan Anggaran Perbelanjaan Penyata Kewangan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) / Invois/ Bil Penyelaras PSS Profil Guru PSS Kerani .

01 / 04 / 009 01 / 04 / 010 01/ 04 / 011 01 / 04 / 012 01 / 04 / 013 01 / 04 / 014 01 / 04 / 015 - Pengawas PSS Perancangan dan Laporan Aktiviti Mesyuarat Program Bacaan Sekolah Kursus dan Bengkel Projek Khas Fail Timbul .

REKOD-REKOD .

PENGERTIAN 1. Catatan yang dibuat untuk rujukan atau ingatan .

PRINSIP REKOD Memudahkan semua pihak khususnya Penyelaras mendapatkan maklumat.PRINSIP. Data dan statistik yang diperlukan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat .

Dapat menjimatkan masa untuk memperoleh maklumat yang diperlukan 3. Semua urusan penyimpanan maklumat atau data akan kemas kini . Menjadi bahan rujukan utama untuk mendapatkan sesuatu maklumat 2.KEPENTINGAN. 1.

Menjadi asas untuk merancang aktiviti atau program pada masa depan . Memudahkan urusan penyemakan stok atau menghapus buang bahan 6. Mengelakkan berlakunya pembelian bertindih atau pemilikan bahan yang sama 5.4.

3. 5. Rekod Penggunaan Rekod Peminjaman Rekod Perolehan Rekod Laporan Bertugas Pengawas Rekod lain yang difikirkan sesuai . 4. 2.JENIS-JENIS REKOD 1.

REKOD PENGGUNAAN BILIK-BILIK (i) Perpustakaan (ii) Bilik Alat Pandang Dengar (iii) Bilik Rujukan (iv) …………………….. .

REKOD TEMPAHAN BILIK-BILIK KHAS (i) Perpustakaan (ii) Bilik Alat Pandang Dengar (iii) Bilik Cyber (iv) Bilik Rujukan (v) Bilik Bahasa .

REKOD PENGGUNAAN BAHAN/ PERALATAN (i) (ii) (iii) (iv) Bahan Bantuan Mengajar Peralatan ( Hard ware ) Radio TV Pendidikan ASTRO .

REKOD PEROLEHAN (i) (ii) (iii) (iv) (v) Bahan Buku Bahan Bukan Buku Perabot Peralatan (Hard ware) Bahan Luak .

REKOD PEMINJAMAN (i) Bahan buku (ii) Bahan buku rujukan (iii) Bahan bukan buku (iv) Buku Berkelompok .

REKOD PELAWAT Digunakan untuk merekod kedatangan lawatan pelawat ke PSS .

REKOD / LAPORAN BERTUGAS PENGAWAS PSS Digunakan untuk merekodkan aktiviti pengawas semasa mereka bertugas harian .

PENDOKUMENTASIAN .

PENGERTIAN : Merupakan usaha untuk mengumpul. menyusun atau merakam sesuatu hasil kerja atau aktiviti .

Penting juga sebagai satu rangsangan kepada mereka yang terlibat dalam usaha menjayakan sesuatu projek . Pendokumentasi penting sebagai bukti bahawa sesuatu kegiatan telah dilaksanakan.KEPENTINGAN 1. 2.

Hasil dokumentasi ini dapat dijadikan asas bagi sesuatu kajian akan datang . Mendokumentasikan sesuatu hasil usaha itu merupakan satu cara untuk melihat kekuatan mahupun kelemahan sesuatu projek yang telah dijalankan (langkah post-mortem) 4.3.

4.CONTOH PENDOKUMENTASIAN 1. 2. 3. Gambar foto Rakaman Audio-Video Koleksi kertas cadangan / kertas kerja / laporan sesuatu kegiatan Koleksi Majalah Sekolah Sudut Dokumentasi PSS . 5.

Borang ….BUTIRAN DOKUMENTASI Mesti mengandungi : (I) Kertas cadangan (ii) Pelaksanaan (iii) Laporan Pelaksanaan (iv) Lampiran ( Gambar . ) Mestilah dibuat sekurang-kurangnya 3 salinan (I) Sudut Dokumentasi (ii) Fail PSS (iii) Orang yang bertanggungjawab .