P. 1
Manajemen Tata Usaha

Manajemen Tata Usaha

|Views: 1,792|Likes:
Published by Ul Iesty

More info:

Published by: Ul Iesty on Apr 18, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/31/2013

pdf

text

original

MANAJEMEN TATA USAHA

B. PENGERTIAN TATA USAHA Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha. 1. a. Ditinjau arai asal kata Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. 1. b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha. 1. c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja. Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan. C. PENGERTIAN PELAYANAN Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya. Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain : 1) Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas

mencatat. 4. yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun(menerima). 8.Mengelola yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterngan-keterangan dengan . 3.Suatu kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang berdiri dari seorang atau lebih petugas yang telah mendapatkan tugas tertentu dibidang ketatausahaan. mengirim.2) Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan pelayanan 3) Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu.Margin adalah garis tepi tegak. 2. 2. Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun. 5. A.Penerimaan adalah seorang atau lebih petugas yang merupakan suatu unsure kegiatan ketatausahaan mengenai penerimaan surat-surat.Arsip atau berkas adalah lembaran –lembaran warkat yang disimpan karna mempunyai nilai-nilai kegunaan sejarah. 7. mengelola. Menurut Wiliam leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The LiangGie (2000:60) pekerjaan kantor atautata laksana ini pekerjaanya menyangkut segala usaha yang menyangkut warkat. Menurut The Lieng Gie (2000:60) 1. Keterangan yang perlu difahami: 1.Mencatat yaitu meliputi kegiatan membutuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterngan yang diperlukan sehingga terwujudnya tulisan-tulusan yang dapat dibaca.Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bila mana diperlukan. pemakaian warkat-warkatdan pemeliharaanya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudianhari.menggandakan.PENGERTIAN Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan meliputi surat-surat sajatetapi nsemua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat. mengelola. biaya dan petugas pelayanan yang jelas 4) Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang 5) Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi 6) Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan. yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi. mengirim dan menyiman semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. menggandakan.Kartu kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. dikirim atau disimpan 3. 6.Warkat adalah catatan yang tertulis atau gambar mengenai suatu hal untuk keperluam pengingatan agar apabila suatu-waktu diperlukan dapat disiapkan.Kait atau baris adalah jarak dari alenia atau kalimat diatas dengan alenia atau kalimat dibawahnya. mencatat.Keterngan adalah pengetahuan tentang suatu hal atau pristiwa yang diperoleh melalui pem bacaan dan pengamatan. hokum dan pertanggung jawaban organisasi.

b.Membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi. pembuatan kalender akademik dan sebagainya dapat dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada guru. mencap. menggandakan.Hasil kerja: a.Ciri-ciri: a. d. Penyusunan jadwal.Aktivitas menghimpun.Sasaran kegiatan: Keterngan-keterangan yang berupa warkat. mengirim dan menyimpan. mentensil.Peralatan: a.Surat-surat. b. b. menyampuli. 6.Material lembaran.Merembes kemana-mana.Melancarkan pengembangan organisasi. melubangi dan sebagainya.Kegiatan yang Menyangkut manajemen Siswa Pekerjajan tata usaha yqang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan jewajibanya sebagai pegawai negeri sipil antara lain: 1. menelpon. 5.Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak yang diperlukan. mencatat mengolah.Formulir.Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu dan aman. c. c.Mesin kantor dan prabot kantor serta perlengkapan lain-lain. melekatkan.Kerja yang nampak dikantor: mengetik. 6. Kegiatan yang dibantu kemudahanya adalah: a.Menyediakan keterangan untuk pimpinan.Bersifat pelayanan.Kegiatan yang Menyangkut manajemen Kurikulum Manajemen kurikulum adalah segala penyelengaraan yang bertujuan memperlancar proses belajar mengajar agar efektif dan efesien. c. e.Benda-benda berketerangan dan lain sebagainya.Alat tulis dan non tulis. menghitung.Buku. b. c. 5. membagi-bagi. b. memilah-milah. d. d. 3.Banyak memakai alat tulis. berkas mata dan fikiran.Warkat lain.Peranan: a. Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterngan tersebut adalah sebagai berikut 1. Mengisi buku induk dan mengisi buku laporan .maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas dipakai. 2.Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak petama kepihak lain. B.Matrial non lembaran. 4. menyalin. menandai. Mereka hanya mengerjakan penyusunanya saja tetapi pengerjaan penulisan kepapan tulis besar diserahkan kepada bagian tata usaha.JENIS-JENIS KEGIATAN DALAM URUSAN KETATAUSAHAAN Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan disekolah secara terperinci.Dilakukan oleh semua pihak. 7. 4. Mendaftar calon siswa (mulai pengadaan formulir) 2.

3. TUNJANGAN ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN TERHADAP GARAPAN – GARAPAN ADMINISTRASI SEKOLAH Adapun tunjangan administrasi tata laksana terhadap garapan-garapan administrasi sekolah adalah sebagai berikut: 1.warkat jika ada pemindahan siswa 4. prakualifikasi. semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan seluruh kegiatan administrasi peserta didik. serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis di sekolah. menyimpan. sampai peserta didik eksit dari sekolah. agar PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Administrasi Tata Laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat. menggandakan. Terhadap Administrasi Kurikulum Seperti pembuatan SATPEL merupakan tugas guru sepenuhnya.Kegiatan yang Menkyangkut Kegiatan Personil Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipilantara lain. Terhadap Administrasi Peserta Didik Sejak dari kegiatan penerimaan peserta didik baru.mengolah. dan sebagainya. PENGERTIAN ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN Administrasi Tata Laksana / Tata Usaha Sekolah / Pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh. lamaran. sampai pensiun. tapi dapat diserahkan kepada tata usaha dan sebagainya.3. Mengurus dan mengatur warkat. 4. dan seterusnya . maka bantuan / tunjangan kegiatan tata laksana sangat besar demi kelancaran administrasi. B. tetapi penulisan dan penggandaannya adalah termasuk kegiatan dari tata laksana. penataan peserta didik dalam kelas. pengadaan. Juga tugas evaluasi adalah tugas guru. Mengisi daftar presensi sampai nenghitung presentasenya 5. mengisi buku induk dan buku klaper. ruang laboratorium dan ruangan yang lainya 6. pengusulan kenaikan pangkat / jabatan. penyimpanan. Terhadap Administrasi Personal Tidak banyak berbeda dengan kegiatan administrasi peserta didik. menghimpun. Mengatur ruang kelas. ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN A. Membuat laporan dan statistik mengenai siswa setiap bulan setiap tahun c. Terhadap Administrasi Sarana Prasarana Tugas-tugas perencanaan pengadaan. makla sejak pendaftaran. pengumpulan berkas administratif. dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah / pendidikan. tetapi pengisiannya kedalam legger dan rapor adalah tugas tulis menulis yang biasa dilakukan oleh guru sendiri. 2.

penyaluran. diproses. dan sebagainya. Terhadap Administrasi HUMAS Pembuatan program pelaksanan program sampai evaluasi program Husemas serta tindak lanjut merupakan tugas administrasi Husemas. C. Terhadap Suvervisi Pendidikan Tidak hanya terhadap kedelapan bidang garapan saja. rehabilitasi. dan sebagainya. pembukuan. undangan rapat. PROSES PENGURUSAN SURAT Pengurusan surat merupakan tata kerja atau prosedur surat menyuirat yang meliputi kegiatan mencatat. 6. dan sebagainya adalah kgiatan tata laksana. sampai nasional. mengagenda. pembuatan dan pengiriman surat-surat. namun penjabaran kegiatannya tak dapat lepas dari kegiatan tulis menulis seperti penulisan program. sifat. isi dan sebagainya. 5. dikirim. Demikian juga organisasi tata jenjang pendidikan sebagai alat pelaksana kebijakan pendidikan.tetapi pengetikan daftar gaji. Terhadap Administrasi Organisasi Kegiatan pengorganisasian struktural dan tata jenjang memang erat hubungannya dengan tugas pembutan kebijakan. pengetikan dan penempelan pengumuman dan sebagainya. mengarsip. Kegiatan-kegoiatan tersebut di atas akan semakin baik bila mengunakan suatu sistem . Mencatat surat merupakan kegiatan mencatat keterangan-keterangan yang terdapat pada suatu surat sepertiasdal surat. seperti inventarisasi. 9. tujuan. Tiada kegiatan yang tanpa ditulis/diketik. tetapi kepada kegiatan supervisi pendidikan pun selalu mendapat tunjangan yang tidak sedikit dari kegiatan tata laksana. agenda surat keluar. mengagandakan. Terhadap Tata Laksana sendiri Tugas dari tata laksana adalah menerima surat. digandakan. sampai mengirim surat keluar merupakan tugas dari tata laksana sendiri. Trehadap Administrasi Biaya Pembuatan Rencana Anggaran. memproses. regional. seperti menggambarkan struktur organisasi di tingkat sekolah. di meja pimpinan. 8. namun semuanya itu jelas tidak lepas dari kegiatan tulis menulis. 7. pembuatan surat ijin dan sebagainya. dan seterusnya. mengarahkan. laporan. disebarkan dengan jasa tata laksana dan seterusnya. nomor. Juga pembuatan format-format supervisi. serta pengisian buku kas adalah tugas dari bendahara. Mengarahkan surat merupakan kegiatan menyampaikan surat sesuai tujuannya. Mengendalikan surat merupakan kegitan memonitor atau mengawasi perjalanan suatu surat sehinga dapat diketahui secara pasti sampai dibagian agenda surat masuk. ekspedisi. pengetikan. dan mengendalikan surat-surat.sampai penghapusan adalah tugas administrasi sarana yang kegiatannya lebih ditekankan pada kegiatan tata laksana. pemeliharaan.

Pada hakikatnya sistem-sistem tersebut bertujuan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah. maka alat-alat perkantoran termasuk barang tak habis pakai. Akta berdirinya sekolah. kartu kendali berfungsi pula sebagai: 1. Dengan kartu kendali dapat membedakan sekaligus antara surat biasa dengan surat penting. komputer. sumber informasi. 2. yang harus dikelola dengan saksama sera mengunakan sistem penataan dan penyimpanan yang handal. seperti buku arsip STTB. dan sumber peneliian. Alat-alat perkantoran Sebagaimana dalam administrasi sarana pendidikan. 1. Dengan mengunakan kartu kendali akan dapat diperoleh beberapa keuntungan sebagai berikut: 1. cepat dan tepat terutama arsip-arsip penting agar senantiasa terawat dengan baik terjamin keamanan serta sifat otentiknya. Kartu kendali dapat mengurangi pencatatan yang berulang-ulang dan berbeda. artinya barang tersebut tidak susut volumenya selama dipergunakan. Misalnya mesin tulis. sistem tunggal. dan sistem wilayah. SISTEM PENGOLAHAN ARSIP Arsip atau sering disebut dengan peringgal merupakan pusat data pengingat. 4. sebab hanya surat penting saja yang dicatat dalam kartu kendali. Dengan karu kendali dapat mempermudah penyusunan arsip yang ada dalam unit pengolah. Status sekolah. Juga dapat mempermudah inventarisasi arsip. Adapun sistem yang dapat digunakan anara lain menurut sistem masalah. tetapi memerlukan pemeliharaan agar awet pakai dan siap pakai. penilaian arsip unuk keperluan pemusnahan arsip. sistem abjad. Arsip penganti. Alat penganar ekspedisi surat 3.tertentu yang disebut sistem kartu kendali. 5. 2. maka dapat dilakukan penyusutan arsip dengan pemusnahan arsiparsip yang sudah tak berguna. sedangkan surat biasa mengunakan lembar pengantar surat rutin dalam pencatatanya. 3. mesin . dan surat rahasia mengunakan lembar pengantar surat rahasia. untuk menemukan lokasi surat dengan tepat cepat. dan sebagainya. Dalam kegiatan administrasi tata laksana perlu juga adanya pemahaman terhadap berbagai alat tulis kantor. karena di dalam pencatatan surat sekaligus dipergunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk mencegah terjadinya penumpukan arsip yang sesuai. Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali surat. yang dapat dikelompokkan menjadi alat dan bahan perkantoran. Kartu kendali bermanfaat sebagai penelusur dalam menentukan lokasi surat dengan cepat dan tepat. Kartu kendali mempermudah pengaturan surat menurut cara penyimpanan tertentu. D. Alat penelusur.

Pengantar Operasional Administrasi Pendidikan. Bahan-bahan perkantoran Bahan perkantoran termasuk barang habis pakai yang susut volumenya bila dipergunakan dan akan susut terus sampai habis serta tidak perlu diinventarisasikan lagi.com/2010/05/administrasi . ( Surabaya : Usaha Nasional. Somanto. 2. ( Jakarta: PT Rineka Cipta.blogspot. bermacam macam kertas. spidol dan lain sebagainya. 1982 ) Tim Dosen Administrasi Pendidikan. mesin stensil dan sebagainya.idhammaulana. Ary. REFERENSI Gunawan. Wasty.hitung. Administrasi Sekolah.balpoint. Misalnya tinta.1996 ) Soetopo. ( Bandung : 2003 ) http://www. Pengelolaan Sekolah. Hendrat.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->