MANAJEMEN TATA USAHA

B. PENGERTIAN TATA USAHA Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha. 1. a. Ditinjau arai asal kata Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu Tata dan Usaha yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. 1. b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha. 1. c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja. Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan. C. PENGERTIAN PELAYANAN Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya. Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain : 1) Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas

2) Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan pelayanan 3) Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan yang jelas 4) Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang 5) Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi 6) Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.

A.PENGERTIAN Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun(menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyiman semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan meliputi surat-surat sajatetapi nsemua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat. Menurut Wiliam leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The LiangGie (2000:60) pekerjaan kantor atautata laksana ini pekerjaanya menyangkut segala usaha yang menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkatdan pemeliharaanya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudianhari. Keterangan yang perlu difahami: 1.Keterngan adalah pengetahuan tentang suatu hal atau pristiwa yang diperoleh melalui pem bacaan dan pengamatan. 2.Warkat adalah catatan yang tertulis atau gambar mengenai suatu hal untuk keperluam pengingatan agar apabila suatu-waktu diperlukan dapat disiapkan. 3.Suatu kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang berdiri dari seorang atau lebih petugas yang telah mendapatkan tugas tertentu dibidang ketatausahaan. 4.Margin adalah garis tepi tegak. 5.Kartu kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. 6.Penerimaan adalah seorang atau lebih petugas yang merupakan suatu unsure kegiatan ketatausahaan mengenai penerimaan surat-surat. 7.Arsip atau berkas adalah lembaran lembaran warkat yang disimpan karna mempunyai nilai-nilai kegunaan sejarah, hokum dan pertanggung jawaban organisasi. 8.Kait atau baris adalah jarak dari alenia atau kalimat diatas dengan alenia atau kalimat dibawahnya. Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola,menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. Menurut The Lieng Gie (2000:60) 1.Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bila mana diperlukan. 2.Mencatat yaitu meliputi kegiatan membutuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterngan yang diperlukan sehingga terwujudnya tulisan-tulusan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan 3.Mengelola yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterngan-keterangan dengan

maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas dipakai. 4.Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak yang diperlukan. 5.Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak petama kepihak lain. 6.Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu dan aman. Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterngan tersebut adalah sebagai berikut 1.Aktivitas menghimpun, mencatat mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan. 2.Sasaran kegiatan: Keterngan-keterangan yang berupa warkat. 3.Kerja yang nampak dikantor: mengetik, menghitung, mentensil, mencap, menelpon, menyalin, memilah-milah, melekatkan, menandai, menyampuli, membagi-bagi, melubangi dan sebagainya. 4.Ciri-ciri: a.Bersifat pelayanan. b.Merembes kemana-mana. c.Dilakukan oleh semua pihak. d.Banyak memakai alat tulis, berkas mata dan fikiran. 5.Peranan: a.Membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi. b.Menyediakan keterangan untuk pimpinan. c.Melancarkan pengembangan organisasi. 6.Peralatan: a.Material lembaran. b.Matrial non lembaran. c.Alat tulis dan non tulis. d.Mesin kantor dan prabot kantor serta perlengkapan lain-lain. 7.Hasil kerja: a.Formulir. b.Surat-surat. c.Warkat lain. d.Buku. e.Benda-benda berketerangan dan lain sebagainya. B.JENIS-JENIS KEGIATAN DALAM URUSAN KETATAUSAHAAN Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan disekolah secara terperinci. Kegiatan yang dibantu kemudahanya adalah: a.Kegiatan yang Menyangkut manajemen Kurikulum Manajemen kurikulum adalah segala penyelengaraan yang bertujuan memperlancar proses belajar mengajar agar efektif dan efesien. Penyusunan jadwal, pembuatan kalender akademik dan sebagainya dapat dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada guru. Mereka hanya mengerjakan penyusunanya saja tetapi pengerjaan penulisan kepapan tulis besar diserahkan kepada bagian tata usaha. b.Kegiatan yang Menyangkut manajemen Siswa Pekerjajan tata usaha yqang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan jewajibanya sebagai pegawai negeri sipil antara lain: 1. Mendaftar calon siswa (mulai pengadaan formulir) 2. Mengisi buku induk dan mengisi buku laporan

3. Mengurus dan mengatur warkat- warkat jika ada pemindahan siswa 4. Mengisi daftar presensi sampai nenghitung presentasenya 5. Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruangan yang lainya 6. Membuat laporan dan statistik mengenai siswa setiap bulan setiap tahun c.Kegiatan yang Menkyangkut Kegiatan Personil Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipilantara lain.
ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN A. PENGERTIAN ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN Administrasi Tata Laksana / Tata Usaha Sekolah / Pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis di sekolah, agar PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Administrasi Tata Laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimpun,mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah / pendidikan. B. TUNJANGAN ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN TERHADAP GARAPAN GARAPAN ADMINISTRASI SEKOLAH Adapun tunjangan administrasi tata laksana terhadap garapan-garapan administrasi sekolah adalah sebagai berikut: 1. Terhadap Administrasi Peserta Didik Sejak dari kegiatan penerimaan peserta didik baru, mengisi buku induk dan buku klaper, penataan peserta didik dalam kelas, sampai peserta didik eksit dari sekolah, semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan seluruh kegiatan administrasi peserta didik. 2. Terhadap Administrasi Personal Tidak banyak berbeda dengan kegiatan administrasi peserta didik, makla sejak pendaftaran, lamaran, pengumpulan berkas administratif, pengusulan kenaikan pangkat / jabatan, sampai pensiun, dan sebagainya, maka bantuan / tunjangan kegiatan tata laksana sangat besar demi kelancaran administrasi. 3. Terhadap Administrasi Kurikulum Seperti pembuatan SATPEL merupakan tugas guru sepenuhnya, tetapi penulisan dan penggandaannya adalah termasuk kegiatan dari tata laksana. Juga tugas evaluasi adalah tugas guru, tetapi pengisiannya kedalam legger dan rapor adalah tugas tulis menulis yang biasa dilakukan oleh guru sendiri, tapi dapat diserahkan kepada tata usaha dan sebagainya. 4. Terhadap Administrasi Sarana Prasarana Tugas-tugas perencanaan pengadaan, prakualifikasi, pengadaan, penyimpanan, dan seterusnya

sampai penghapusan adalah tugas administrasi sarana yang kegiatannya lebih ditekankan pada kegiatan tata laksana, seperti inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan, rehabilitasi, dan seterusnya. 5. Trehadap Administrasi Biaya Pembuatan Rencana Anggaran, pembukuan, serta pengisian buku kas adalah tugas dari bendahara,tetapi pengetikan daftar gaji, laporan, dan sebagainya adalah kgiatan tata laksana. 6. Terhadap Tata Laksana sendiri Tugas dari tata laksana adalah menerima surat, mengagenda, memproses, mengagandakan, mengarsip, sampai mengirim surat keluar merupakan tugas dari tata laksana sendiri. 7. Terhadap Administrasi Organisasi Kegiatan pengorganisasian struktural dan tata jenjang memang erat hubungannya dengan tugas pembutan kebijakan, namun semuanya itu jelas tidak lepas dari kegiatan tulis menulis, seperti menggambarkan struktur organisasi di tingkat sekolah, regional, sampai nasional. Demikian juga organisasi tata jenjang pendidikan sebagai alat pelaksana kebijakan pendidikan, disebarkan dengan jasa tata laksana dan seterusnya. 8. Terhadap Administrasi HUMAS Pembuatan program pelaksanan program sampai evaluasi program Husemas serta tindak lanjut merupakan tugas administrasi Husemas, namun penjabaran kegiatannya tak dapat lepas dari kegiatan tulis menulis seperti penulisan program, pembuatan dan pengiriman surat-surat, pembuatan surat ijin dan sebagainya. 9. Terhadap Suvervisi Pendidikan Tidak hanya terhadap kedelapan bidang garapan saja, tetapi kepada kegiatan supervisi pendidikan pun selalu mendapat tunjangan yang tidak sedikit dari kegiatan tata laksana. Tiada kegiatan yang tanpa ditulis/diketik, diproses, digandakan, dikirim, dan sebagainya. Juga pembuatan format-format supervisi, undangan rapat, pengetikan dan penempelan pengumuman dan sebagainya.

C. PROSES PENGURUSAN SURAT Pengurusan surat merupakan tata kerja atau prosedur surat menyuirat yang meliputi kegiatan mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan surat-surat. Mencatat surat merupakan kegiatan mencatat keterangan-keterangan yang terdapat pada suatu surat sepertiasdal surat, tujuan, nomor, sifat, isi dan sebagainya. Mengarahkan surat merupakan kegiatan menyampaikan surat sesuai tujuannya. Mengendalikan surat merupakan kegitan memonitor atau mengawasi perjalanan suatu surat sehinga dapat diketahui secara pasti sampai dibagian agenda surat masuk, di meja pimpinan, pengetikan, agenda surat keluar, ekspedisi, dan sebagainya. Kegiatan-kegoiatan tersebut di atas akan semakin baik bila mengunakan suatu sistem

tertentu yang disebut sistem kartu kendali. Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali surat, kartu kendali berfungsi pula sebagai: 1. Alat penelusur, untuk menemukan lokasi surat dengan tepat cepat. 2. Alat penganar ekspedisi surat 3. Arsip penganti. Dengan mengunakan kartu kendali akan dapat diperoleh beberapa keuntungan sebagai berikut: 1. Kartu kendali dapat mengurangi pencatatan yang berulang-ulang dan berbeda, karena di dalam pencatatan surat sekaligus dipergunakan kartu kendali rangkap tiga. 2. Dengan kartu kendali dapat membedakan sekaligus antara surat biasa dengan surat penting, sebab hanya surat penting saja yang dicatat dalam kartu kendali, sedangkan surat biasa mengunakan lembar pengantar surat rutin dalam pencatatanya, dan surat rahasia mengunakan lembar pengantar surat rahasia. 3. Kartu kendali bermanfaat sebagai penelusur dalam menentukan lokasi surat dengan cepat dan tepat. 4. Kartu kendali mempermudah pengaturan surat menurut cara penyimpanan tertentu. 5. Dengan karu kendali dapat mempermudah penyusunan arsip yang ada dalam unit pengolah. Juga dapat mempermudah inventarisasi arsip, penilaian arsip unuk keperluan pemusnahan arsip. D. SISTEM PENGOLAHAN ARSIP Arsip atau sering disebut dengan peringgal merupakan pusat data pengingat, sumber informasi, dan sumber peneliian, yang harus dikelola dengan saksama sera mengunakan sistem penataan dan penyimpanan yang handal. Adapun sistem yang dapat digunakan anara lain menurut sistem masalah, sistem abjad, sistem tunggal, dan sistem wilayah. Pada hakikatnya sistem-sistem tersebut bertujuan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat terutama arsip-arsip penting agar senantiasa terawat dengan baik terjamin keamanan serta sifat otentiknya, seperti buku arsip STTB, Akta berdirinya sekolah, Status sekolah, dan sebagainya. Untuk mencegah terjadinya penumpukan arsip yang sesuai, maka dapat dilakukan penyusutan arsip dengan pemusnahan arsiparsip yang sudah tak berguna. Dalam kegiatan administrasi tata laksana perlu juga adanya pemahaman terhadap berbagai alat tulis kantor, yang dapat dikelompokkan menjadi alat dan bahan perkantoran. 1. Alat-alat perkantoran Sebagaimana dalam administrasi sarana pendidikan, maka alat-alat perkantoran termasuk barang tak habis pakai, artinya barang tersebut tidak susut volumenya selama dipergunakan, tetapi memerlukan pemeliharaan agar awet pakai dan siap pakai. Misalnya mesin tulis, komputer, mesin

hitung, mesin stensil dan sebagainya. 2. Bahan-bahan perkantoran Bahan perkantoran termasuk barang habis pakai yang susut volumenya bila dipergunakan dan akan susut terus sampai habis serta tidak perlu diinventarisasikan lagi. Misalnya tinta, bermacam macam kertas,balpoint, spidol dan lain sebagainya.

REFERENSI Gunawan, Ary, Administrasi Sekolah, ( Jakarta: PT Rineka Cipta,1996 ) Soetopo, Hendrat, Wasty, Somanto, Pengantar Operasional Administrasi Pendidikan, ( Surabaya : Usaha Nasional, 1982 ) Tim Dosen Administrasi Pendidikan, Pengelolaan Sekolah, ( Bandung : 2003 ) http://www.idhammaulana.blogspot.com/2010/05/administrasi