MANAJEMEN TATA USAHA

B. PENGERTIAN TATA USAHA Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha. 1. a. Ditinjau arai asal kata Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. 1. b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha. 1. c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja. Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan. C. PENGERTIAN PELAYANAN Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya. Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain : 1) Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas

menggandakan. A. biaya dan petugas pelayanan yang jelas 4) Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang 5) Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi 6) Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan. 5. mengelola. Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun.PENGERTIAN Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha.Mencatat yaitu meliputi kegiatan membutuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterngan yang diperlukan sehingga terwujudnya tulisan-tulusan yang dapat dibaca. mengirim. menggandakan. mengelola.Warkat adalah catatan yang tertulis atau gambar mengenai suatu hal untuk keperluam pengingatan agar apabila suatu-waktu diperlukan dapat disiapkan. pemakaian warkat-warkatdan pemeliharaanya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudianhari. yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun(menerima). 3. mencatat. mengirim dan menyiman semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. 7. Menurut The Lieng Gie (2000:60) 1.2) Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan pelayanan 3) Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu. Keterangan yang perlu difahami: 1.Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bila mana diperlukan.Suatu kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang berdiri dari seorang atau lebih petugas yang telah mendapatkan tugas tertentu dibidang ketatausahaan. hokum dan pertanggung jawaban organisasi. yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi. 4. 2.Kait atau baris adalah jarak dari alenia atau kalimat diatas dengan alenia atau kalimat dibawahnya. dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan meliputi surat-surat sajatetapi nsemua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat. 6.Mengelola yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterngan-keterangan dengan .Kartu kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas.Margin adalah garis tepi tegak. 8. 2. dikirim atau disimpan 3.Keterngan adalah pengetahuan tentang suatu hal atau pristiwa yang diperoleh melalui pem bacaan dan pengamatan.Arsip atau berkas adalah lembaran –lembaran warkat yang disimpan karna mempunyai nilai-nilai kegunaan sejarah. Menurut Wiliam leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The LiangGie (2000:60) pekerjaan kantor atautata laksana ini pekerjaanya menyangkut segala usaha yang menyangkut warkat.Penerimaan adalah seorang atau lebih petugas yang merupakan suatu unsure kegiatan ketatausahaan mengenai penerimaan surat-surat. mencatat.

Benda-benda berketerangan dan lain sebagainya. melubangi dan sebagainya.Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu dan aman. c. b. B. 4. b.Kegiatan yang Menyangkut manajemen Siswa Pekerjajan tata usaha yqang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan jewajibanya sebagai pegawai negeri sipil antara lain: 1. 5.Kegiatan yang Menyangkut manajemen Kurikulum Manajemen kurikulum adalah segala penyelengaraan yang bertujuan memperlancar proses belajar mengajar agar efektif dan efesien. memilah-milah. melekatkan. menelpon.Material lembaran.Merembes kemana-mana. b. berkas mata dan fikiran.Aktivitas menghimpun. membagi-bagi.JENIS-JENIS KEGIATAN DALAM URUSAN KETATAUSAHAAN Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan disekolah secara terperinci. Mereka hanya mengerjakan penyusunanya saja tetapi pengerjaan penulisan kepapan tulis besar diserahkan kepada bagian tata usaha. 5.Melancarkan pengembangan organisasi. 4.Peralatan: a.Kerja yang nampak dikantor: mengetik. d.Sasaran kegiatan: Keterngan-keterangan yang berupa warkat. 6. c. 6. mengirim dan menyimpan.Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak yang diperlukan.Bersifat pelayanan.Surat-surat. menggandakan.Buku. Mendaftar calon siswa (mulai pengadaan formulir) 2. c. menandai. Penyusunan jadwal. 3. d. d.Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak petama kepihak lain. c.Warkat lain. menghitung. 2.Alat tulis dan non tulis. mentensil.Banyak memakai alat tulis.Mesin kantor dan prabot kantor serta perlengkapan lain-lain. Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterngan tersebut adalah sebagai berikut 1. Mengisi buku induk dan mengisi buku laporan . e. menyalin.Hasil kerja: a.Dilakukan oleh semua pihak.Ciri-ciri: a. 7. pembuatan kalender akademik dan sebagainya dapat dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada guru. mencatat mengolah. b.Membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi. mencap.maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas dipakai.Matrial non lembaran.Peranan: a. b.Menyediakan keterangan untuk pimpinan. Kegiatan yang dibantu kemudahanya adalah: a.Formulir. menyampuli.

penyimpanan. ruang laboratorium dan ruangan yang lainya 6.Kegiatan yang Menkyangkut Kegiatan Personil Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipilantara lain. serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis di sekolah. dan sebagainya. ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN A. Terhadap Administrasi Kurikulum Seperti pembuatan SATPEL merupakan tugas guru sepenuhnya. pengadaan. Mengatur ruang kelas. Terhadap Administrasi Peserta Didik Sejak dari kegiatan penerimaan peserta didik baru. tapi dapat diserahkan kepada tata usaha dan sebagainya. Membuat laporan dan statistik mengenai siswa setiap bulan setiap tahun c. PENGERTIAN ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN Administrasi Tata Laksana / Tata Usaha Sekolah / Pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh. semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan seluruh kegiatan administrasi peserta didik. Terhadap Administrasi Personal Tidak banyak berbeda dengan kegiatan administrasi peserta didik. penataan peserta didik dalam kelas.warkat jika ada pemindahan siswa 4. Mengurus dan mengatur warkat. Juga tugas evaluasi adalah tugas guru. Administrasi Tata Laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat. agar PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.mengolah. pengumpulan berkas administratif. Mengisi daftar presensi sampai nenghitung presentasenya 5. lamaran. menggandakan.3. mengisi buku induk dan buku klaper. pengusulan kenaikan pangkat / jabatan. 2. sampai pensiun. Terhadap Administrasi Sarana Prasarana Tugas-tugas perencanaan pengadaan. B. menyimpan. TUNJANGAN ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN TERHADAP GARAPAN – GARAPAN ADMINISTRASI SEKOLAH Adapun tunjangan administrasi tata laksana terhadap garapan-garapan administrasi sekolah adalah sebagai berikut: 1. 3. dan seterusnya . prakualifikasi. tetapi penulisan dan penggandaannya adalah termasuk kegiatan dari tata laksana. tetapi pengisiannya kedalam legger dan rapor adalah tugas tulis menulis yang biasa dilakukan oleh guru sendiri. dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah / pendidikan. sampai peserta didik eksit dari sekolah. maka bantuan / tunjangan kegiatan tata laksana sangat besar demi kelancaran administrasi. 4. menghimpun. makla sejak pendaftaran.

dan sebagainya. memproses. dan sebagainya adalah kgiatan tata laksana. dan mengendalikan surat-surat. tetapi kepada kegiatan supervisi pendidikan pun selalu mendapat tunjangan yang tidak sedikit dari kegiatan tata laksana. Terhadap Tata Laksana sendiri Tugas dari tata laksana adalah menerima surat. serta pengisian buku kas adalah tugas dari bendahara. ekspedisi. sampai mengirim surat keluar merupakan tugas dari tata laksana sendiri. Juga pembuatan format-format supervisi. 5. sifat. diproses. Tiada kegiatan yang tanpa ditulis/diketik. agenda surat keluar. isi dan sebagainya. namun semuanya itu jelas tidak lepas dari kegiatan tulis menulis. dikirim. 8. di meja pimpinan. seperti menggambarkan struktur organisasi di tingkat sekolah. Terhadap Administrasi Organisasi Kegiatan pengorganisasian struktural dan tata jenjang memang erat hubungannya dengan tugas pembutan kebijakan. rehabilitasi. Mengarahkan surat merupakan kegiatan menyampaikan surat sesuai tujuannya. disebarkan dengan jasa tata laksana dan seterusnya. Trehadap Administrasi Biaya Pembuatan Rencana Anggaran. regional. mengagenda. 9.sampai penghapusan adalah tugas administrasi sarana yang kegiatannya lebih ditekankan pada kegiatan tata laksana. mengarahkan. Terhadap Suvervisi Pendidikan Tidak hanya terhadap kedelapan bidang garapan saja. C. sampai nasional. digandakan. laporan. dan sebagainya. Kegiatan-kegoiatan tersebut di atas akan semakin baik bila mengunakan suatu sistem . seperti inventarisasi. tujuan. namun penjabaran kegiatannya tak dapat lepas dari kegiatan tulis menulis seperti penulisan program. 7. pengetikan. 6. undangan rapat. pembuatan surat ijin dan sebagainya. Mengendalikan surat merupakan kegitan memonitor atau mengawasi perjalanan suatu surat sehinga dapat diketahui secara pasti sampai dibagian agenda surat masuk. mengarsip. pemeliharaan. nomor. PROSES PENGURUSAN SURAT Pengurusan surat merupakan tata kerja atau prosedur surat menyuirat yang meliputi kegiatan mencatat. pembukuan. Terhadap Administrasi HUMAS Pembuatan program pelaksanan program sampai evaluasi program Husemas serta tindak lanjut merupakan tugas administrasi Husemas. mengagandakan.tetapi pengetikan daftar gaji. pembuatan dan pengiriman surat-surat. pengetikan dan penempelan pengumuman dan sebagainya. Mencatat surat merupakan kegiatan mencatat keterangan-keterangan yang terdapat pada suatu surat sepertiasdal surat. penyaluran. Demikian juga organisasi tata jenjang pendidikan sebagai alat pelaksana kebijakan pendidikan. dan seterusnya.

Dengan kartu kendali dapat membedakan sekaligus antara surat biasa dengan surat penting. dan surat rahasia mengunakan lembar pengantar surat rahasia. penilaian arsip unuk keperluan pemusnahan arsip. sumber informasi. Status sekolah. Untuk mencegah terjadinya penumpukan arsip yang sesuai. Kartu kendali mempermudah pengaturan surat menurut cara penyimpanan tertentu. seperti buku arsip STTB. Arsip penganti. 4. dan sebagainya. Alat penganar ekspedisi surat 3. Kartu kendali dapat mengurangi pencatatan yang berulang-ulang dan berbeda. Dengan karu kendali dapat mempermudah penyusunan arsip yang ada dalam unit pengolah. komputer. kartu kendali berfungsi pula sebagai: 1. 1. SISTEM PENGOLAHAN ARSIP Arsip atau sering disebut dengan peringgal merupakan pusat data pengingat. sedangkan surat biasa mengunakan lembar pengantar surat rutin dalam pencatatanya. 2. dan sumber peneliian. Dalam kegiatan administrasi tata laksana perlu juga adanya pemahaman terhadap berbagai alat tulis kantor. Kartu kendali bermanfaat sebagai penelusur dalam menentukan lokasi surat dengan cepat dan tepat. maka alat-alat perkantoran termasuk barang tak habis pakai. Misalnya mesin tulis. artinya barang tersebut tidak susut volumenya selama dipergunakan. sebab hanya surat penting saja yang dicatat dalam kartu kendali. D. 2. Alat-alat perkantoran Sebagaimana dalam administrasi sarana pendidikan. Juga dapat mempermudah inventarisasi arsip. untuk menemukan lokasi surat dengan tepat cepat. cepat dan tepat terutama arsip-arsip penting agar senantiasa terawat dengan baik terjamin keamanan serta sifat otentiknya. Adapun sistem yang dapat digunakan anara lain menurut sistem masalah.tertentu yang disebut sistem kartu kendali. Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali surat. sistem tunggal. sistem abjad. yang harus dikelola dengan saksama sera mengunakan sistem penataan dan penyimpanan yang handal. Alat penelusur. 5. Pada hakikatnya sistem-sistem tersebut bertujuan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah. Akta berdirinya sekolah. mesin . Dengan mengunakan kartu kendali akan dapat diperoleh beberapa keuntungan sebagai berikut: 1. dan sistem wilayah. tetapi memerlukan pemeliharaan agar awet pakai dan siap pakai. maka dapat dilakukan penyusutan arsip dengan pemusnahan arsiparsip yang sudah tak berguna. karena di dalam pencatatan surat sekaligus dipergunakan kartu kendali rangkap tiga. 3. yang dapat dikelompokkan menjadi alat dan bahan perkantoran.

REFERENSI Gunawan. Bahan-bahan perkantoran Bahan perkantoran termasuk barang habis pakai yang susut volumenya bila dipergunakan dan akan susut terus sampai habis serta tidak perlu diinventarisasikan lagi.idhammaulana. Ary. Misalnya tinta.balpoint. ( Jakarta: PT Rineka Cipta. bermacam macam kertas. 1982 ) Tim Dosen Administrasi Pendidikan.com/2010/05/administrasi . Pengelolaan Sekolah. 2. Hendrat. spidol dan lain sebagainya. Pengantar Operasional Administrasi Pendidikan.1996 ) Soetopo.hitung. ( Surabaya : Usaha Nasional. Wasty. mesin stensil dan sebagainya.blogspot. Somanto. ( Bandung : 2003 ) http://www. Administrasi Sekolah.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful