MANAJEMEN TATA USAHA

B. PENGERTIAN TATA USAHA Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha. 1. a. Ditinjau arai asal kata Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. 1. b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha. 1. c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja. Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan. C. PENGERTIAN PELAYANAN Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya. Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain : 1) Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas

Mencatat yaitu meliputi kegiatan membutuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterngan yang diperlukan sehingga terwujudnya tulisan-tulusan yang dapat dibaca.Kait atau baris adalah jarak dari alenia atau kalimat diatas dengan alenia atau kalimat dibawahnya. mengirim dan menyiman semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. pemakaian warkat-warkatdan pemeliharaanya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudianhari. dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan meliputi surat-surat sajatetapi nsemua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat.Keterngan adalah pengetahuan tentang suatu hal atau pristiwa yang diperoleh melalui pem bacaan dan pengamatan. Menurut The Lieng Gie (2000:60) 1. Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun. 8. mencatat. A. yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun(menerima).Margin adalah garis tepi tegak. mengelola. 7.Mengelola yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterngan-keterangan dengan . Menurut Wiliam leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The LiangGie (2000:60) pekerjaan kantor atautata laksana ini pekerjaanya menyangkut segala usaha yang menyangkut warkat. 5. mencatat.Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bila mana diperlukan.Kartu kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. 6. dikirim atau disimpan 3.Warkat adalah catatan yang tertulis atau gambar mengenai suatu hal untuk keperluam pengingatan agar apabila suatu-waktu diperlukan dapat disiapkan. yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.Arsip atau berkas adalah lembaran –lembaran warkat yang disimpan karna mempunyai nilai-nilai kegunaan sejarah. 2. 2.PENGERTIAN Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha. mengelola.2) Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan pelayanan 3) Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu.menggandakan. 4.Suatu kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang berdiri dari seorang atau lebih petugas yang telah mendapatkan tugas tertentu dibidang ketatausahaan. hokum dan pertanggung jawaban organisasi. Keterangan yang perlu difahami: 1. mengirim. biaya dan petugas pelayanan yang jelas 4) Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang 5) Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi 6) Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan. menggandakan.Penerimaan adalah seorang atau lebih petugas yang merupakan suatu unsure kegiatan ketatausahaan mengenai penerimaan surat-surat. 3.

Mesin kantor dan prabot kantor serta perlengkapan lain-lain. 6.Merembes kemana-mana. B.Hasil kerja: a.Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak yang diperlukan.Kegiatan yang Menyangkut manajemen Siswa Pekerjajan tata usaha yqang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan jewajibanya sebagai pegawai negeri sipil antara lain: 1.Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak petama kepihak lain. 7. c.Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu dan aman.Dilakukan oleh semua pihak.Peranan: a. d. 5.Melancarkan pengembangan organisasi. 2. membagi-bagi. menghitung. mentensil.Membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi. e. melubangi dan sebagainya. menandai.Banyak memakai alat tulis.JENIS-JENIS KEGIATAN DALAM URUSAN KETATAUSAHAAN Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan disekolah secara terperinci.Benda-benda berketerangan dan lain sebagainya. Kegiatan yang dibantu kemudahanya adalah: a.Warkat lain.Surat-surat. 4. 5. mencap. menyampuli. c.Kegiatan yang Menyangkut manajemen Kurikulum Manajemen kurikulum adalah segala penyelengaraan yang bertujuan memperlancar proses belajar mengajar agar efektif dan efesien. d.Peralatan: a.Buku.Matrial non lembaran.Ciri-ciri: a. b. memilah-milah.Aktivitas menghimpun.Sasaran kegiatan: Keterngan-keterangan yang berupa warkat. 4. 3. b. menelpon. c.maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas dipakai.Bersifat pelayanan. b. b. pembuatan kalender akademik dan sebagainya dapat dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada guru. Mengisi buku induk dan mengisi buku laporan .Menyediakan keterangan untuk pimpinan. Penyusunan jadwal. Mendaftar calon siswa (mulai pengadaan formulir) 2. menggandakan. menyalin. c. melekatkan. berkas mata dan fikiran.Formulir. mencatat mengolah. mengirim dan menyimpan. d.Alat tulis dan non tulis. Mereka hanya mengerjakan penyusunanya saja tetapi pengerjaan penulisan kepapan tulis besar diserahkan kepada bagian tata usaha. Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterngan tersebut adalah sebagai berikut 1.Kerja yang nampak dikantor: mengetik. 6.Material lembaran. b.

dan sebagainya. agar PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. sampai peserta didik eksit dari sekolah. 4.Kegiatan yang Menkyangkut Kegiatan Personil Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipilantara lain. dan seterusnya . tapi dapat diserahkan kepada tata usaha dan sebagainya. TUNJANGAN ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN TERHADAP GARAPAN – GARAPAN ADMINISTRASI SEKOLAH Adapun tunjangan administrasi tata laksana terhadap garapan-garapan administrasi sekolah adalah sebagai berikut: 1. tetapi penulisan dan penggandaannya adalah termasuk kegiatan dari tata laksana. lamaran. 2. Administrasi Tata Laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat. pengusulan kenaikan pangkat / jabatan. Mengatur ruang kelas. Terhadap Administrasi Sarana Prasarana Tugas-tugas perencanaan pengadaan. dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah / pendidikan. prakualifikasi. tetapi pengisiannya kedalam legger dan rapor adalah tugas tulis menulis yang biasa dilakukan oleh guru sendiri. pengumpulan berkas administratif. Membuat laporan dan statistik mengenai siswa setiap bulan setiap tahun c. menggandakan. makla sejak pendaftaran. B. serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis di sekolah. Mengurus dan mengatur warkat. Terhadap Administrasi Personal Tidak banyak berbeda dengan kegiatan administrasi peserta didik.mengolah. menghimpun. penyimpanan. ruang laboratorium dan ruangan yang lainya 6. Terhadap Administrasi Kurikulum Seperti pembuatan SATPEL merupakan tugas guru sepenuhnya. sampai pensiun.warkat jika ada pemindahan siswa 4. semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan seluruh kegiatan administrasi peserta didik.3. PENGERTIAN ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN Administrasi Tata Laksana / Tata Usaha Sekolah / Pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh. 3. Terhadap Administrasi Peserta Didik Sejak dari kegiatan penerimaan peserta didik baru. mengisi buku induk dan buku klaper. pengadaan. maka bantuan / tunjangan kegiatan tata laksana sangat besar demi kelancaran administrasi. Mengisi daftar presensi sampai nenghitung presentasenya 5. ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN A. Juga tugas evaluasi adalah tugas guru. menyimpan. penataan peserta didik dalam kelas.

tetapi pengetikan daftar gaji. 9. dan mengendalikan surat-surat. 5. mengagenda. Tiada kegiatan yang tanpa ditulis/diketik. Terhadap Tata Laksana sendiri Tugas dari tata laksana adalah menerima surat. tujuan. di meja pimpinan. pengetikan dan penempelan pengumuman dan sebagainya. laporan. nomor. undangan rapat. tetapi kepada kegiatan supervisi pendidikan pun selalu mendapat tunjangan yang tidak sedikit dari kegiatan tata laksana. Mengarahkan surat merupakan kegiatan menyampaikan surat sesuai tujuannya. Demikian juga organisasi tata jenjang pendidikan sebagai alat pelaksana kebijakan pendidikan. dan sebagainya adalah kgiatan tata laksana. pembuatan surat ijin dan sebagainya. mengarahkan. PROSES PENGURUSAN SURAT Pengurusan surat merupakan tata kerja atau prosedur surat menyuirat yang meliputi kegiatan mencatat.sampai penghapusan adalah tugas administrasi sarana yang kegiatannya lebih ditekankan pada kegiatan tata laksana. dan sebagainya. namun semuanya itu jelas tidak lepas dari kegiatan tulis menulis. Kegiatan-kegoiatan tersebut di atas akan semakin baik bila mengunakan suatu sistem . mengarsip. pengetikan. Mencatat surat merupakan kegiatan mencatat keterangan-keterangan yang terdapat pada suatu surat sepertiasdal surat. 6. C. seperti inventarisasi. Juga pembuatan format-format supervisi. dan sebagainya. Terhadap Administrasi HUMAS Pembuatan program pelaksanan program sampai evaluasi program Husemas serta tindak lanjut merupakan tugas administrasi Husemas. Terhadap Suvervisi Pendidikan Tidak hanya terhadap kedelapan bidang garapan saja. ekspedisi. mengagandakan. sampai nasional. serta pengisian buku kas adalah tugas dari bendahara. pembuatan dan pengiriman surat-surat. sifat. rehabilitasi. memproses. seperti menggambarkan struktur organisasi di tingkat sekolah. pembukuan. dan seterusnya. agenda surat keluar. pemeliharaan. digandakan. diproses. Terhadap Administrasi Organisasi Kegiatan pengorganisasian struktural dan tata jenjang memang erat hubungannya dengan tugas pembutan kebijakan. namun penjabaran kegiatannya tak dapat lepas dari kegiatan tulis menulis seperti penulisan program. regional. dikirim. Mengendalikan surat merupakan kegitan memonitor atau mengawasi perjalanan suatu surat sehinga dapat diketahui secara pasti sampai dibagian agenda surat masuk. sampai mengirim surat keluar merupakan tugas dari tata laksana sendiri. isi dan sebagainya. 8. Trehadap Administrasi Biaya Pembuatan Rencana Anggaran. penyaluran. 7. disebarkan dengan jasa tata laksana dan seterusnya.

4. Arsip penganti. Status sekolah. Kartu kendali mempermudah pengaturan surat menurut cara penyimpanan tertentu. dan sistem wilayah. Dalam kegiatan administrasi tata laksana perlu juga adanya pemahaman terhadap berbagai alat tulis kantor. 2. cepat dan tepat terutama arsip-arsip penting agar senantiasa terawat dengan baik terjamin keamanan serta sifat otentiknya. SISTEM PENGOLAHAN ARSIP Arsip atau sering disebut dengan peringgal merupakan pusat data pengingat. Akta berdirinya sekolah. maka dapat dilakukan penyusutan arsip dengan pemusnahan arsiparsip yang sudah tak berguna. sumber informasi. 1. dan sebagainya. karena di dalam pencatatan surat sekaligus dipergunakan kartu kendali rangkap tiga. Adapun sistem yang dapat digunakan anara lain menurut sistem masalah. 3. sistem abjad. Pada hakikatnya sistem-sistem tersebut bertujuan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah. Untuk mencegah terjadinya penumpukan arsip yang sesuai. dan sumber peneliian. kartu kendali berfungsi pula sebagai: 1. Misalnya mesin tulis. D. artinya barang tersebut tidak susut volumenya selama dipergunakan. yang harus dikelola dengan saksama sera mengunakan sistem penataan dan penyimpanan yang handal. Kartu kendali bermanfaat sebagai penelusur dalam menentukan lokasi surat dengan cepat dan tepat. Alat penelusur. tetapi memerlukan pemeliharaan agar awet pakai dan siap pakai. dan surat rahasia mengunakan lembar pengantar surat rahasia. Alat penganar ekspedisi surat 3. mesin . sedangkan surat biasa mengunakan lembar pengantar surat rutin dalam pencatatanya. sistem tunggal. Alat-alat perkantoran Sebagaimana dalam administrasi sarana pendidikan. komputer. seperti buku arsip STTB. 2. Juga dapat mempermudah inventarisasi arsip.tertentu yang disebut sistem kartu kendali. Kartu kendali dapat mengurangi pencatatan yang berulang-ulang dan berbeda. Dengan kartu kendali dapat membedakan sekaligus antara surat biasa dengan surat penting. Dengan mengunakan kartu kendali akan dapat diperoleh beberapa keuntungan sebagai berikut: 1. penilaian arsip unuk keperluan pemusnahan arsip. sebab hanya surat penting saja yang dicatat dalam kartu kendali. yang dapat dikelompokkan menjadi alat dan bahan perkantoran. untuk menemukan lokasi surat dengan tepat cepat. Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali surat. Dengan karu kendali dapat mempermudah penyusunan arsip yang ada dalam unit pengolah. 5. maka alat-alat perkantoran termasuk barang tak habis pakai.

Pengantar Operasional Administrasi Pendidikan.blogspot.balpoint. 1982 ) Tim Dosen Administrasi Pendidikan.idhammaulana. Hendrat.1996 ) Soetopo. mesin stensil dan sebagainya. ( Bandung : 2003 ) http://www. Administrasi Sekolah. Ary. Misalnya tinta. REFERENSI Gunawan. Somanto.com/2010/05/administrasi . ( Surabaya : Usaha Nasional. Bahan-bahan perkantoran Bahan perkantoran termasuk barang habis pakai yang susut volumenya bila dipergunakan dan akan susut terus sampai habis serta tidak perlu diinventarisasikan lagi. 2. Wasty. bermacam macam kertas. spidol dan lain sebagainya. ( Jakarta: PT Rineka Cipta.hitung. Pengelolaan Sekolah.