MANAJEMEN TATA USAHA

B. PENGERTIAN TATA USAHA Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha. 1. a. Ditinjau arai asal kata Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. 1. b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha. 1. c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja. Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan. C. PENGERTIAN PELAYANAN Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya. Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain : 1) Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas

Mencatat yaitu meliputi kegiatan membutuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterngan yang diperlukan sehingga terwujudnya tulisan-tulusan yang dapat dibaca. 7. hokum dan pertanggung jawaban organisasi. yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun(menerima). A. 2.menggandakan.2) Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan pelayanan 3) Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu. pemakaian warkat-warkatdan pemeliharaanya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudianhari. 5. menggandakan.Kartu kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. Menurut The Lieng Gie (2000:60) 1. Keterangan yang perlu difahami: 1. 2. Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun.Warkat adalah catatan yang tertulis atau gambar mengenai suatu hal untuk keperluam pengingatan agar apabila suatu-waktu diperlukan dapat disiapkan. mencatat. mengirim dan menyiman semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. mengirim. 3. mengelola. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan meliputi surat-surat sajatetapi nsemua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat. Menurut Wiliam leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The LiangGie (2000:60) pekerjaan kantor atautata laksana ini pekerjaanya menyangkut segala usaha yang menyangkut warkat. dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. mencatat. mengelola.Kait atau baris adalah jarak dari alenia atau kalimat diatas dengan alenia atau kalimat dibawahnya. 6. dikirim atau disimpan 3. 4.Margin adalah garis tepi tegak.Arsip atau berkas adalah lembaran –lembaran warkat yang disimpan karna mempunyai nilai-nilai kegunaan sejarah.Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bila mana diperlukan. yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi. 8.PENGERTIAN Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha.Penerimaan adalah seorang atau lebih petugas yang merupakan suatu unsure kegiatan ketatausahaan mengenai penerimaan surat-surat.Keterngan adalah pengetahuan tentang suatu hal atau pristiwa yang diperoleh melalui pem bacaan dan pengamatan.Mengelola yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterngan-keterangan dengan .Suatu kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang berdiri dari seorang atau lebih petugas yang telah mendapatkan tugas tertentu dibidang ketatausahaan. biaya dan petugas pelayanan yang jelas 4) Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang 5) Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi 6) Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan.

c.Hasil kerja: a.Kegiatan yang Menyangkut manajemen Siswa Pekerjajan tata usaha yqang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan jewajibanya sebagai pegawai negeri sipil antara lain: 1. 3.Matrial non lembaran.Dilakukan oleh semua pihak. pembuatan kalender akademik dan sebagainya dapat dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada guru.Kegiatan yang Menyangkut manajemen Kurikulum Manajemen kurikulum adalah segala penyelengaraan yang bertujuan memperlancar proses belajar mengajar agar efektif dan efesien.Menyediakan keterangan untuk pimpinan. membagi-bagi. menghitung.Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu dan aman.Kerja yang nampak dikantor: mengetik.Alat tulis dan non tulis.Sasaran kegiatan: Keterngan-keterangan yang berupa warkat. 5.Ciri-ciri: a. Mendaftar calon siswa (mulai pengadaan formulir) 2.Bersifat pelayanan.Peralatan: a. 4. memilah-milah. mentensil. Penyusunan jadwal. c. 5. b. melekatkan. e.Buku.Warkat lain. d. d. 2. 7. b. melubangi dan sebagainya.Surat-surat.Melancarkan pengembangan organisasi.Aktivitas menghimpun. 4.Mesin kantor dan prabot kantor serta perlengkapan lain-lain.Material lembaran. d. menyampuli. B. 6. b.maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas dipakai. c.JENIS-JENIS KEGIATAN DALAM URUSAN KETATAUSAHAAN Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan disekolah secara terperinci.Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak petama kepihak lain. mencap. berkas mata dan fikiran. mencatat mengolah. Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterngan tersebut adalah sebagai berikut 1. menandai.Formulir. Kegiatan yang dibantu kemudahanya adalah: a. menelpon.Banyak memakai alat tulis.Peranan: a.Benda-benda berketerangan dan lain sebagainya.Merembes kemana-mana. Mengisi buku induk dan mengisi buku laporan . Mereka hanya mengerjakan penyusunanya saja tetapi pengerjaan penulisan kepapan tulis besar diserahkan kepada bagian tata usaha.Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak yang diperlukan. menggandakan. menyalin. c. mengirim dan menyimpan. b.Membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi. 6. b.

menghimpun. 3. semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan seluruh kegiatan administrasi peserta didik. ruang laboratorium dan ruangan yang lainya 6.Kegiatan yang Menkyangkut Kegiatan Personil Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipilantara lain.mengolah. pengumpulan berkas administratif. tapi dapat diserahkan kepada tata usaha dan sebagainya. prakualifikasi. dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah / pendidikan. dan sebagainya. dan seterusnya . Terhadap Administrasi Personal Tidak banyak berbeda dengan kegiatan administrasi peserta didik. ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN A. penataan peserta didik dalam kelas. makla sejak pendaftaran. agar PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Mengisi daftar presensi sampai nenghitung presentasenya 5. Mengatur ruang kelas. B. 2. penyimpanan. menyimpan. Terhadap Administrasi Sarana Prasarana Tugas-tugas perencanaan pengadaan.3. Membuat laporan dan statistik mengenai siswa setiap bulan setiap tahun c. tetapi penulisan dan penggandaannya adalah termasuk kegiatan dari tata laksana. TUNJANGAN ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN TERHADAP GARAPAN – GARAPAN ADMINISTRASI SEKOLAH Adapun tunjangan administrasi tata laksana terhadap garapan-garapan administrasi sekolah adalah sebagai berikut: 1. sampai peserta didik eksit dari sekolah. Terhadap Administrasi Peserta Didik Sejak dari kegiatan penerimaan peserta didik baru. Administrasi Tata Laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat. serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis di sekolah. Terhadap Administrasi Kurikulum Seperti pembuatan SATPEL merupakan tugas guru sepenuhnya. 4. pengadaan. menggandakan. Juga tugas evaluasi adalah tugas guru. pengusulan kenaikan pangkat / jabatan.warkat jika ada pemindahan siswa 4. Mengurus dan mengatur warkat. tetapi pengisiannya kedalam legger dan rapor adalah tugas tulis menulis yang biasa dilakukan oleh guru sendiri. maka bantuan / tunjangan kegiatan tata laksana sangat besar demi kelancaran administrasi. PENGERTIAN ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN Administrasi Tata Laksana / Tata Usaha Sekolah / Pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh. sampai pensiun. lamaran. mengisi buku induk dan buku klaper.

ekspedisi. Terhadap Suvervisi Pendidikan Tidak hanya terhadap kedelapan bidang garapan saja. mengarahkan. Terhadap Tata Laksana sendiri Tugas dari tata laksana adalah menerima surat. seperti inventarisasi. 9. Mengendalikan surat merupakan kegitan memonitor atau mengawasi perjalanan suatu surat sehinga dapat diketahui secara pasti sampai dibagian agenda surat masuk. rehabilitasi. sampai mengirim surat keluar merupakan tugas dari tata laksana sendiri. tetapi kepada kegiatan supervisi pendidikan pun selalu mendapat tunjangan yang tidak sedikit dari kegiatan tata laksana. PROSES PENGURUSAN SURAT Pengurusan surat merupakan tata kerja atau prosedur surat menyuirat yang meliputi kegiatan mencatat. Terhadap Administrasi Organisasi Kegiatan pengorganisasian struktural dan tata jenjang memang erat hubungannya dengan tugas pembutan kebijakan. disebarkan dengan jasa tata laksana dan seterusnya. memproses. 8. Terhadap Administrasi HUMAS Pembuatan program pelaksanan program sampai evaluasi program Husemas serta tindak lanjut merupakan tugas administrasi Husemas. 7. sifat. 5. Demikian juga organisasi tata jenjang pendidikan sebagai alat pelaksana kebijakan pendidikan. namun penjabaran kegiatannya tak dapat lepas dari kegiatan tulis menulis seperti penulisan program. regional. dan seterusnya. laporan.tetapi pengetikan daftar gaji. pembuatan dan pengiriman surat-surat. dan sebagainya adalah kgiatan tata laksana. isi dan sebagainya. dan sebagainya. pengetikan dan penempelan pengumuman dan sebagainya. tujuan. penyaluran. Mengarahkan surat merupakan kegiatan menyampaikan surat sesuai tujuannya. diproses.sampai penghapusan adalah tugas administrasi sarana yang kegiatannya lebih ditekankan pada kegiatan tata laksana. nomor. mengagandakan. di meja pimpinan. Mencatat surat merupakan kegiatan mencatat keterangan-keterangan yang terdapat pada suatu surat sepertiasdal surat. dikirim. dan mengendalikan surat-surat. namun semuanya itu jelas tidak lepas dari kegiatan tulis menulis. pemeliharaan. pembuatan surat ijin dan sebagainya. pengetikan. Tiada kegiatan yang tanpa ditulis/diketik. serta pengisian buku kas adalah tugas dari bendahara. Trehadap Administrasi Biaya Pembuatan Rencana Anggaran. sampai nasional. digandakan. mengarsip. C. agenda surat keluar. Juga pembuatan format-format supervisi. pembukuan. Kegiatan-kegoiatan tersebut di atas akan semakin baik bila mengunakan suatu sistem . dan sebagainya. 6. seperti menggambarkan struktur organisasi di tingkat sekolah. undangan rapat. mengagenda.

Kartu kendali bermanfaat sebagai penelusur dalam menentukan lokasi surat dengan cepat dan tepat. seperti buku arsip STTB. komputer. 2. dan surat rahasia mengunakan lembar pengantar surat rahasia. 4. SISTEM PENGOLAHAN ARSIP Arsip atau sering disebut dengan peringgal merupakan pusat data pengingat. sebab hanya surat penting saja yang dicatat dalam kartu kendali. cepat dan tepat terutama arsip-arsip penting agar senantiasa terawat dengan baik terjamin keamanan serta sifat otentiknya. karena di dalam pencatatan surat sekaligus dipergunakan kartu kendali rangkap tiga. Dengan mengunakan kartu kendali akan dapat diperoleh beberapa keuntungan sebagai berikut: 1. sedangkan surat biasa mengunakan lembar pengantar surat rutin dalam pencatatanya. D. Alat penganar ekspedisi surat 3. 1. Pada hakikatnya sistem-sistem tersebut bertujuan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah. sistem abjad. kartu kendali berfungsi pula sebagai: 1. Dalam kegiatan administrasi tata laksana perlu juga adanya pemahaman terhadap berbagai alat tulis kantor. Dengan karu kendali dapat mempermudah penyusunan arsip yang ada dalam unit pengolah. Juga dapat mempermudah inventarisasi arsip. Adapun sistem yang dapat digunakan anara lain menurut sistem masalah. dan sistem wilayah. tetapi memerlukan pemeliharaan agar awet pakai dan siap pakai. yang dapat dikelompokkan menjadi alat dan bahan perkantoran. sumber informasi. artinya barang tersebut tidak susut volumenya selama dipergunakan. Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali surat. maka alat-alat perkantoran termasuk barang tak habis pakai. Dengan kartu kendali dapat membedakan sekaligus antara surat biasa dengan surat penting. Status sekolah. Akta berdirinya sekolah. Misalnya mesin tulis. untuk menemukan lokasi surat dengan tepat cepat. Untuk mencegah terjadinya penumpukan arsip yang sesuai. penilaian arsip unuk keperluan pemusnahan arsip.tertentu yang disebut sistem kartu kendali. dan sebagainya. Alat-alat perkantoran Sebagaimana dalam administrasi sarana pendidikan. 3. 5. Alat penelusur. mesin . Kartu kendali mempermudah pengaturan surat menurut cara penyimpanan tertentu. Kartu kendali dapat mengurangi pencatatan yang berulang-ulang dan berbeda. 2. sistem tunggal. maka dapat dilakukan penyusutan arsip dengan pemusnahan arsiparsip yang sudah tak berguna. dan sumber peneliian. Arsip penganti. yang harus dikelola dengan saksama sera mengunakan sistem penataan dan penyimpanan yang handal.

Pengantar Operasional Administrasi Pendidikan.balpoint.hitung. 2. ( Surabaya : Usaha Nasional. spidol dan lain sebagainya. mesin stensil dan sebagainya. Administrasi Sekolah. Bahan-bahan perkantoran Bahan perkantoran termasuk barang habis pakai yang susut volumenya bila dipergunakan dan akan susut terus sampai habis serta tidak perlu diinventarisasikan lagi.1996 ) Soetopo. REFERENSI Gunawan. Hendrat. Ary. Pengelolaan Sekolah. Misalnya tinta. Wasty.com/2010/05/administrasi .blogspot.idhammaulana. 1982 ) Tim Dosen Administrasi Pendidikan. bermacam macam kertas. ( Jakarta: PT Rineka Cipta. ( Bandung : 2003 ) http://www. Somanto.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful