MANAJEMEN TATA USAHA

B. PENGERTIAN TATA USAHA Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha. 1. a. Ditinjau arai asal kata Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. 1. b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha. 1. c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja. Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan. C. PENGERTIAN PELAYANAN Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya. Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain : 1) Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas

4.2) Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan pelayanan 3) Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu.Warkat adalah catatan yang tertulis atau gambar mengenai suatu hal untuk keperluam pengingatan agar apabila suatu-waktu diperlukan dapat disiapkan. biaya dan petugas pelayanan yang jelas 4) Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang 5) Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi 6) Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan. menggandakan.Kait atau baris adalah jarak dari alenia atau kalimat diatas dengan alenia atau kalimat dibawahnya.Margin adalah garis tepi tegak. 8. 2. yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun(menerima). Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun.Mencatat yaitu meliputi kegiatan membutuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterngan yang diperlukan sehingga terwujudnya tulisan-tulusan yang dapat dibaca. mengirim dan menyiman semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.Suatu kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang berdiri dari seorang atau lebih petugas yang telah mendapatkan tugas tertentu dibidang ketatausahaan. 7. mengelola. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan meliputi surat-surat sajatetapi nsemua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat. mengelola. yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi. Menurut The Lieng Gie (2000:60) 1. 5.Arsip atau berkas adalah lembaran –lembaran warkat yang disimpan karna mempunyai nilai-nilai kegunaan sejarah. A. dikirim atau disimpan 3. mencatat. 6. dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. 3.PENGERTIAN Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha.menggandakan.Kartu kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. 2. pemakaian warkat-warkatdan pemeliharaanya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudianhari. hokum dan pertanggung jawaban organisasi. Menurut Wiliam leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The LiangGie (2000:60) pekerjaan kantor atautata laksana ini pekerjaanya menyangkut segala usaha yang menyangkut warkat.Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bila mana diperlukan.Mengelola yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterngan-keterangan dengan .Keterngan adalah pengetahuan tentang suatu hal atau pristiwa yang diperoleh melalui pem bacaan dan pengamatan. mencatat. Keterangan yang perlu difahami: 1.Penerimaan adalah seorang atau lebih petugas yang merupakan suatu unsure kegiatan ketatausahaan mengenai penerimaan surat-surat. mengirim.

Aktivitas menghimpun. mencap.Dilakukan oleh semua pihak. Mereka hanya mengerjakan penyusunanya saja tetapi pengerjaan penulisan kepapan tulis besar diserahkan kepada bagian tata usaha.Hasil kerja: a. menelpon.Matrial non lembaran. menghitung. 3. b.Buku. c.Merembes kemana-mana. memilah-milah. d.Kegiatan yang Menyangkut manajemen Siswa Pekerjajan tata usaha yqang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan jewajibanya sebagai pegawai negeri sipil antara lain: 1.Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak yang diperlukan. 6.Banyak memakai alat tulis.Kerja yang nampak dikantor: mengetik.JENIS-JENIS KEGIATAN DALAM URUSAN KETATAUSAHAAN Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan disekolah secara terperinci.Membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi. melekatkan. berkas mata dan fikiran.maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas dipakai. B. e.Ciri-ciri: a. menandai. menyampuli. pembuatan kalender akademik dan sebagainya dapat dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada guru. 5.Formulir. 5.Peranan: a.Warkat lain. Mengisi buku induk dan mengisi buku laporan .Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu dan aman. menggandakan. 7.Alat tulis dan non tulis. 4. c. b.Surat-surat. 2.Benda-benda berketerangan dan lain sebagainya.Melancarkan pengembangan organisasi. 6. c. b. b. membagi-bagi.Material lembaran. Kegiatan yang dibantu kemudahanya adalah: a.Bersifat pelayanan. mengirim dan menyimpan.Menyediakan keterangan untuk pimpinan. Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterngan tersebut adalah sebagai berikut 1.Kegiatan yang Menyangkut manajemen Kurikulum Manajemen kurikulum adalah segala penyelengaraan yang bertujuan memperlancar proses belajar mengajar agar efektif dan efesien.Sasaran kegiatan: Keterngan-keterangan yang berupa warkat. mentensil.Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak petama kepihak lain.Mesin kantor dan prabot kantor serta perlengkapan lain-lain. d.Peralatan: a. b. 4. mencatat mengolah. Mendaftar calon siswa (mulai pengadaan formulir) 2. melubangi dan sebagainya. menyalin. c. Penyusunan jadwal. d.

semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan seluruh kegiatan administrasi peserta didik. pengadaan. pengumpulan berkas administratif. B. 2. agar PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.Kegiatan yang Menkyangkut Kegiatan Personil Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipilantara lain. dan sebagainya. menggandakan. menghimpun. Mengurus dan mengatur warkat. dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah / pendidikan. 4. Terhadap Administrasi Kurikulum Seperti pembuatan SATPEL merupakan tugas guru sepenuhnya. PENGERTIAN ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN Administrasi Tata Laksana / Tata Usaha Sekolah / Pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh. TUNJANGAN ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN TERHADAP GARAPAN – GARAPAN ADMINISTRASI SEKOLAH Adapun tunjangan administrasi tata laksana terhadap garapan-garapan administrasi sekolah adalah sebagai berikut: 1. Administrasi Tata Laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat. prakualifikasi. menyimpan.3. Mengatur ruang kelas. tetapi penulisan dan penggandaannya adalah termasuk kegiatan dari tata laksana.mengolah. ruang laboratorium dan ruangan yang lainya 6. sampai peserta didik eksit dari sekolah. serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis di sekolah. tetapi pengisiannya kedalam legger dan rapor adalah tugas tulis menulis yang biasa dilakukan oleh guru sendiri. tapi dapat diserahkan kepada tata usaha dan sebagainya. Mengisi daftar presensi sampai nenghitung presentasenya 5. penyimpanan. makla sejak pendaftaran. Membuat laporan dan statistik mengenai siswa setiap bulan setiap tahun c. pengusulan kenaikan pangkat / jabatan. ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN A. maka bantuan / tunjangan kegiatan tata laksana sangat besar demi kelancaran administrasi. lamaran. Terhadap Administrasi Peserta Didik Sejak dari kegiatan penerimaan peserta didik baru.warkat jika ada pemindahan siswa 4. 3. Juga tugas evaluasi adalah tugas guru. dan seterusnya . mengisi buku induk dan buku klaper. sampai pensiun. Terhadap Administrasi Personal Tidak banyak berbeda dengan kegiatan administrasi peserta didik. Terhadap Administrasi Sarana Prasarana Tugas-tugas perencanaan pengadaan. penataan peserta didik dalam kelas.

pengetikan. mengarahkan. sampai mengirim surat keluar merupakan tugas dari tata laksana sendiri. agenda surat keluar. mengarsip. serta pengisian buku kas adalah tugas dari bendahara. dan sebagainya adalah kgiatan tata laksana. Juga pembuatan format-format supervisi. pengetikan dan penempelan pengumuman dan sebagainya. 8. tujuan. 9. regional. tetapi kepada kegiatan supervisi pendidikan pun selalu mendapat tunjangan yang tidak sedikit dari kegiatan tata laksana. rehabilitasi. ekspedisi. Terhadap Administrasi HUMAS Pembuatan program pelaksanan program sampai evaluasi program Husemas serta tindak lanjut merupakan tugas administrasi Husemas. sifat. Terhadap Tata Laksana sendiri Tugas dari tata laksana adalah menerima surat. laporan. undangan rapat. memproses. Mengarahkan surat merupakan kegiatan menyampaikan surat sesuai tujuannya. 6. dan sebagainya. seperti inventarisasi. penyaluran. Mencatat surat merupakan kegiatan mencatat keterangan-keterangan yang terdapat pada suatu surat sepertiasdal surat. digandakan. dikirim. mengagenda. diproses. disebarkan dengan jasa tata laksana dan seterusnya. nomor. seperti menggambarkan struktur organisasi di tingkat sekolah. dan sebagainya. isi dan sebagainya. dan mengendalikan surat-surat. Trehadap Administrasi Biaya Pembuatan Rencana Anggaran. Terhadap Suvervisi Pendidikan Tidak hanya terhadap kedelapan bidang garapan saja. PROSES PENGURUSAN SURAT Pengurusan surat merupakan tata kerja atau prosedur surat menyuirat yang meliputi kegiatan mencatat. namun semuanya itu jelas tidak lepas dari kegiatan tulis menulis. mengagandakan. pemeliharaan. sampai nasional.tetapi pengetikan daftar gaji. 5. di meja pimpinan. dan seterusnya. Mengendalikan surat merupakan kegitan memonitor atau mengawasi perjalanan suatu surat sehinga dapat diketahui secara pasti sampai dibagian agenda surat masuk. namun penjabaran kegiatannya tak dapat lepas dari kegiatan tulis menulis seperti penulisan program. Kegiatan-kegoiatan tersebut di atas akan semakin baik bila mengunakan suatu sistem .sampai penghapusan adalah tugas administrasi sarana yang kegiatannya lebih ditekankan pada kegiatan tata laksana. pembuatan surat ijin dan sebagainya. 7. C. pembukuan. Demikian juga organisasi tata jenjang pendidikan sebagai alat pelaksana kebijakan pendidikan. Tiada kegiatan yang tanpa ditulis/diketik. pembuatan dan pengiriman surat-surat. Terhadap Administrasi Organisasi Kegiatan pengorganisasian struktural dan tata jenjang memang erat hubungannya dengan tugas pembutan kebijakan.

3. sumber informasi. SISTEM PENGOLAHAN ARSIP Arsip atau sering disebut dengan peringgal merupakan pusat data pengingat. Untuk mencegah terjadinya penumpukan arsip yang sesuai. Adapun sistem yang dapat digunakan anara lain menurut sistem masalah. Kartu kendali dapat mengurangi pencatatan yang berulang-ulang dan berbeda. sedangkan surat biasa mengunakan lembar pengantar surat rutin dalam pencatatanya. Pada hakikatnya sistem-sistem tersebut bertujuan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah. maka dapat dilakukan penyusutan arsip dengan pemusnahan arsiparsip yang sudah tak berguna. maka alat-alat perkantoran termasuk barang tak habis pakai. Kartu kendali mempermudah pengaturan surat menurut cara penyimpanan tertentu. dan sebagainya.tertentu yang disebut sistem kartu kendali. Akta berdirinya sekolah. Dengan karu kendali dapat mempermudah penyusunan arsip yang ada dalam unit pengolah. yang harus dikelola dengan saksama sera mengunakan sistem penataan dan penyimpanan yang handal. penilaian arsip unuk keperluan pemusnahan arsip. dan sistem wilayah. sistem abjad. Alat penelusur. Misalnya mesin tulis. Status sekolah. Dengan kartu kendali dapat membedakan sekaligus antara surat biasa dengan surat penting. sistem tunggal. sebab hanya surat penting saja yang dicatat dalam kartu kendali. 1. kartu kendali berfungsi pula sebagai: 1. mesin . komputer. karena di dalam pencatatan surat sekaligus dipergunakan kartu kendali rangkap tiga. D. Juga dapat mempermudah inventarisasi arsip. Alat-alat perkantoran Sebagaimana dalam administrasi sarana pendidikan. yang dapat dikelompokkan menjadi alat dan bahan perkantoran. cepat dan tepat terutama arsip-arsip penting agar senantiasa terawat dengan baik terjamin keamanan serta sifat otentiknya. Arsip penganti. Dalam kegiatan administrasi tata laksana perlu juga adanya pemahaman terhadap berbagai alat tulis kantor. Alat penganar ekspedisi surat 3. Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali surat. dan sumber peneliian. artinya barang tersebut tidak susut volumenya selama dipergunakan. dan surat rahasia mengunakan lembar pengantar surat rahasia. 4. 5. seperti buku arsip STTB. Kartu kendali bermanfaat sebagai penelusur dalam menentukan lokasi surat dengan cepat dan tepat. tetapi memerlukan pemeliharaan agar awet pakai dan siap pakai. 2. untuk menemukan lokasi surat dengan tepat cepat. 2. Dengan mengunakan kartu kendali akan dapat diperoleh beberapa keuntungan sebagai berikut: 1.

Wasty.balpoint. mesin stensil dan sebagainya.blogspot. spidol dan lain sebagainya. REFERENSI Gunawan. bermacam macam kertas. ( Bandung : 2003 ) http://www.hitung. Administrasi Sekolah. Pengelolaan Sekolah. Bahan-bahan perkantoran Bahan perkantoran termasuk barang habis pakai yang susut volumenya bila dipergunakan dan akan susut terus sampai habis serta tidak perlu diinventarisasikan lagi.1996 ) Soetopo. Misalnya tinta.idhammaulana. Hendrat.com/2010/05/administrasi . Pengantar Operasional Administrasi Pendidikan. ( Jakarta: PT Rineka Cipta. 2. 1982 ) Tim Dosen Administrasi Pendidikan. Somanto. ( Surabaya : Usaha Nasional. Ary.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful