P. 1
Analisis Jabatan

Analisis Jabatan

|Views: 123|Likes:
Published by barusroy

More info:

Published by: barusroy on Apr 18, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

09/15/2013

pdf

text

original

BAB 3 ANALISIS JABATAN

3.1. PENGERTIAN ANALISIS JABATAN Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja. Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syaratsyarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification). Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status

pernikahan, jumlah anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya. Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.

24

penilaian. apa yang dipertimbangkan dalam interaksi satu sama lain. Dasar dari analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang ketrampilan. Uraian kerja yang termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja. Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Namun demikian. kondisi kerja secara fisik dan sosial.Analisis Jabatan Sejumlah kategori informasi selalu terdapat pada analisis jabatan. persyaratan personalia. Modifikasi antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga. Dengan demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan. perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan. Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. termasuk di dalamnya aktivitas apa saja yang ada. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliputi karaktersitik individu. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya.2. ketrampilan dan kemampuan yang diisyaratkan dalam pekerjaan. Menurut Nitisemito (1992). pelatihan. 3. konteks pekerjaan. dan karakteristik individu pekerja. Analisis jabatan yang baik juga dapat digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing. imbalan dan sebagainya. bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan. analisis jabatan bermanfaat sebagai : • landasan untuk melaksanakan mutasi. tidak semuanya berjalan baik. interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan. MANFAAT DAN FUNGSI ANALISIS JABATAN Beberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya bila berlandaskan atau berpedoman pada analisis jabatan. 25 . karakteristik tugas yang dirancang. mengapa. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan. juga berisi informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan. pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan tersebut. standar pekerjaan.

b. • landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja. 26 . memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada. k. menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya. menetapkan standar prestasi kerja yang realistik. menentukan basis regional bagi struktur kompensasi. 3) Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing pekerja. c. SASARAN ANALISIS JABATAN 1) Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal. menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya deskriminasi dalam pengadaan SDM. l. f. 4) Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”. • landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan. g.3. memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka. n. i. 2) Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama. memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi. 3. menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi. membantu revisi struktur organisasi. memforkas dan menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para karyawan. mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang potensial. mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu.Analisis Jabatan • landasan untuk melaksanakan promosi. • landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan. memperbaiki alur kerja. e. merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang. • landasan untuk melaksanakan kompensasi. j. Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk : a. h. m. d.

mahal. TAHAPAN ANALISIS JABATAN Gambar 3. berdasarkan hasil analisis yang pernah dilakukan (jika ada). Observasi. Pengumpulan data III. Persiapan : Identifikasi pekerjaan II. Klarifikasi data Ouput : Deskripsi & Spesifikasi jabatan I. II. Persiapan yang meliputi : • Merancang bentuk dan merencanakan penyelenggaraan analisis jabatan. 3. Kelemahan : lambat. Baik untuk pekerjaan yang sederhana. • Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam analisis jabatan. terkadang tanggapan kurang lengkap 27 .4. melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan selama melaksanakan tugas. menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. arus proses.1. terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama. Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias. Kuesioner. mengenal kondisi kerja. • Mendapatkan gambaran tentang fungsi. Tahapan Analisis Jabatan I. 2. dan struktur organisasi yang akan dianalisis. ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil.Analisis Jabatan 5) Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan untuk membuat keputusan pekerja. Wawancara. Pengumpulan data dengan berbagai metode seperti : 1. bertatap muka langsung dengan karyawan dan atasannya. 6) Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier bagi karyawan. • Mengadakan inventarisasi pekerjaan dan tenaga kerja yang ada sekarang. 7) Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan dari mereka. kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat memuaskan pekerjaan. 3.

Kombinasi. JENIS ANALISIS JABATAN 1. Yang masih dianggap terbaik adalah observasi dan wawancara karena mampu menghasilkan data pekerjaan yang akurat dan lengkap. peralatan yang digunakan. • Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan.Analisis Jabatan Kelebihan : biaya relatif murah. informasi diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan (Log). Tradisional • Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab. Pelaporan. Klarifikasi data Melakukan penyaringan. penggunaan kombinasi tersebut tergantung jenis pekerjaan yang akan dianalisis. Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting. kecakapan dan kualifikasi minimal 28 . Berorientasi hasil • Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan • Mencakup keterkaitan antara tugas. dengan menggabungkan metode yang ada.5. seperti kondisi kerja. 3. Namun demikian. kewajiban dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu. 2. waktu efisien 4. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah : • • • • • Karakteristik pekerjaan (fungsi. dan kondisi) Lokasi tempat kerja Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis Sikap dan tanggapan karyawan standar kinerja yang ditetapkan III. 5. tanggungjawab. dan terkadang karyawan enggan untuk mengisi buku tersebut akibat kesibukannya sehingga data tidak lengkap. standar kinerja. pemisahan dan peninjauan kembali informasi yang dikumpulkan agar diperoleh informasi yang akurat dan tidak bias.

TUGAS : perilaku. baik berdasarkan standar kualitas. Hubungan Keterkaitan Analisis Jabatan PROGRAM PENGEMBANGAN PERTIMBANGAN LEGALITAS Deskripsi Pekerjaan • Tugas • Sasaran • Kondisi • Standarisasi • Karakteristik • • LINGKUNGAN EKSTERNAL Tujuan Top Manajemen Teknologi ANALISIS PEKERJAAN • Produktivitas • Kualitas Hidup Pekerja • Pemenuhan Secara Legal AKTIVITAS LAIN MANAJEMEN SDM • Rekrutmen • Seleksi • Penilaian • Kinerja • Pelatihan • Penggajian Spesifikasi Pekerjaan • Ketrampilan • Pengetahuan • Kemampuan • Personalitas • Interest • Prefensi 29 .2. kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan perusahaan ? d. KETERKAITAN ANALISIS JABATAN Analisis jabatan memiliki keterkaitan dengan faktor lainnya seperti rekrutmen. KECAKAPAN : kemampuan.Analisis Jabatan • Contoh pertanyaan yang diajukan : a. KONDISI PEKERJAAN : bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana. petunjuk apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ? c. STANDAR KINERJA : kinerja seperti apa yang diharapkan. kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi perusahaan ? b. KUALIFIKASI : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan ? 3. penggajian. dan sebagainya. pengetahuan dan ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal ? e. Gambar 3. seleksi. pelatihan.6. penilaian prestasi kerja.

Analisis Jabatan a. Sejak awal. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Penilaian Kinerja dan Pelatihan Untuk mengefektifkan evaluasi kinerja pekerja. bilamana direkrut dan dimana direkrut. Dengan kata lain. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Rekrutmen dan Seleksi Analisis jabatan menyajikan banyak sasaran dan berhubungan secara ekstensif dengan sejumlah aktivitas personalia. dasar analisis pekerjaan dan perencanaan SDM organisasi dapat digunakan untuk mengetahui siapa yang akan direkrut. Adalah adil mengkaitkan tingkat upah dengan tingkat pekerjaan dan prestasi kerja. sasaran dan kondisi yang baru harus dianalisis. tugas. Tanpa memperhatikan hasil rancangan pekerjaan alamiah. metode penilaian yang digunakan haruslah merefleksikan kepentingan tugas dari pekerjaan. pelatihan dan promosi pekerja dapat diorganisasikan bersamaan dengan kebutuhan SDM yang diterjemahkan oleh aktivitas perencanaan SDM. pekerjaan dirancang untuk individu. Hanya dengan informasi analisis pekerjaan organisasi dapat memperlihatkan bahwa prosedur seleksi berkaitan dengan pekerjaan. organisasi tidak akan mampu menspesifikasikan tipe pegawai seperti apa yang dibutuhkan. Analisis jabatan juga penting untuk memastikan tingkat upah suatu pekerjaan. Hal ini lebih kompleks untuk menganalisis rancangan pekerjaan grup per 30 . Tanpa perencanaan SDM dan analisis pekerjaan. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Penggajian Salah satu bentuk perhatian terhadap individu pegawainya adalah penggajian. Hal ini akan berakibat negatif pada produktifitas organisasi dan validitas masing-masing prosedur dan keputusan seleksi. Hanya dengan menguji persyaratan ketrampilan untuk pekerjaan (yang didefinisikan sebagai spesifikasi pekerjaan). d. b. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Program Perbaikan Program untuk memperbaiki organisasi seringkali meliputi perubahan rancangan pekerjaan. Analisis jabatan dapat digunakan untuk membantu menentukan seberapa besar layaknya seorang pegawai mendapatkan gaji/upah untuk jenis dan tingkat pekerjaan tertentu. Sebagai contoh. seleksi dan program pelatihan harus didasarkan pada kriteria adanya hubungan dengan pekerjaan. c.

Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Lingkungan Internal Dua aspek lingkungan internal yang sangat erat kaitannya dengan analisis jabatan adalah target yang ditetapkan oleh top manajemen dan teknologi yang digunakan untuk menterjemahkan tujuan organisasi ke dalam bentuk program kegiatan. Berdasarkan spesifikasi pekerjaan. INFORMASI ANALISIS JABATAN Berdasarkan data yang dikumpulkan akan didapat dua output besar yaitu deskripsi/ uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Dari hasil uraian pekerjaan kemudian dapat dibangun formulir penilaian prestasi kinerja dan sistem klasifikasi pekerjaan. Berdasarkan rancangan pekerjaan tersebut dapat diketahui teknologi apa dan yang bagaimana yang semestinya diterapkan. Berdasarkan penetapan target dan evaluasi pencapaian target inilah analisis jabatan dibuat. hal ini akan lebih sulit untuk menganalisis apakah tugas masing-masing individu serta pengetahuan. Hasil analisis dapat menunjukkan tepat tidaknya teknologi yang digunakan serta pengaruh teknologi terhadap pencapaian tujuan organisasi. Adanya penetapan target dan kriteria evaluasi akan sangat membantu bagi tercapainya tujuan organisasi. 3.7. Bersamaan dengan penetapan target. Salah satu konsekuensi hal ini berawal dari evaluasi pekerjaan dan rata-rata bayaran untuk pekerjaan spesifik untuk mengevaluasi ketrampilan dan pembayaran pengetahuan yang dimiliki pekerja. e.Analisis Jabatan grup atau tim. f. Penetapan target dapat dilakukan secara sendiri oleh top manajemen atau bersamasama dengan bawahannya. Sistem klasifikasi ini kemudian secara mantap digunakan untuk mengevaluasi dan sasaran kompensasi. maka 31 . ketrampilan dan kemampuan individu memungkinkan. Saat fokus kerja dipindahkan dari tugas individu ke tugas grup. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Lingkungan Eksternal Kaitan analisis jabatan dengan teknologi yang digunakan terletak pada rancangan pekerjaan. Tugas top manajemen menetapkan target yang hendak dicapai dalam program tersebut. Teknologi yang digunakan saat ini adalah evaluasi dalam analisa jabatan. maka ditetapkan pula kriteria evaluasi pekerjaan.

perlengkapan dan berbagai alat bantu kerja yang digunakan. b. seperti : a. Jasa yang diberikan. Proses material. Aspek lainnya. seperti : 1. c. b. Orientasi aktivitas kerja. Isi pekerjaan. Kinerja perilaku menusia dalam bekerja (komunikasi. seperti : a. Pengetahuan yang dimiliki. Mesin. 3. Permintaan pekerjaan perorangan. Tanggung jawab perorangan 2. mengapa dan bagaimana kinerja karyawan). pengambilan keputusan. Gerakan dasar. d. Proses aktivitas kerja b. c. 32 . Kinerja. 6. d. Tingkat kesalahan. Kondisi fisik kerja. 5. peralatan. Standar kerja. Konteks organisasi. Orientasi pekerjaan (kapan. Konteks sosial. seperti : a. Insentif (Uang dan nonuang). Catatan aktivitas (dokumentasi) d. e. Ukuran pekerjaan. c. c. b. Skedul kerja. seperti : a. perasaan). d. Sejumlah informasi yang akan didapat dari hasil analisis jabatan dapat meliputi beberapa hal. Penggunaan prosedur c. 4. b. Relasi pekerjaan yang bisa diukur dan yang tidak bisa diukur : a. Pembuatan produk.Analisis Jabatan rekrutmen dan seleksi dapat direncanakan serta dapat pula digunakan untuk merancang pelatihan pengembangan pegawai.

b. seperti : 33 . fisik. berkaitan dengan efisiensi yang mencakup : • • • Pendekatan mekanistik. Elemen Organisasional. Beberapa elemen yang tercakup dalam desain pekerjaan : a. DESAIN. 8. Terkadang pekerjaan yang ada perlu dirancang kembali guna menghindari inefisiensi dalam melaksanakannya. Elemen Lingkungan. Pengetahuan dan ketrampilan yang berkaitan dengan pekerjaan. mengidentifikasi setiap tugas suatu pekerjaan agar dapat diatur untuk meminimalkan waktu dan tenaga. Atribut diri (karakteristik. Praktek kerja. Beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja. seperti pengklasifikasian. personalitas). KLASIFIKASI. b. Persyaratan Perorangan : a. Sedangkan fungsinya adalah menetapkan kegiatan kerja seseorang / kelompok secara organisasional. PERANCANGAN KEMBALI PEKERJAAN Hasil analisis jabatan/pekerjaan juga dapat digunakan untuk berbagai keperluan lain. Variasi. Identifikasi tugas. untuk menjaga keseimbangan kerja. Elemen Keprilakuan. Desain pekerjaan bertujuan untuk mengatur penugasan kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. 3. membuat desain dan perancangan kembali suatu pekerjaan.Analisis Jabatan 7. untuk mengetahui hasil kerja. teknologi dan keprilakuan. kecakapan yang dibutuhkan ataupun faktor lain yang erat kaitannya dengan pekerjaan. c. tanggungjawab atas apa yang dikerjakan. kejelasan tugas yang dilaksanakan . Klasifikasi pekerjaan dilakukan melalui proses pengelompokkan pekerjaan/jabatan tertentu berdasarkan jenis aktivitas yang dilakukan. mencakup : • • • • Otonomi. Umpan balik. menjauhkan dari kebosanan kerja. berkaitan dengan kemampuan dan ketersediaan SDM yang potensial. Aliran kerja. Metode yang dapat digunakan dalam perancangan kembali pekerjaan.8. menyangkut cara pelaksanaan kerja yang ditetapkan.

• Job enrichment (perluasan kerja secara vertikal).Analisis Jabatan a. Perluasan pekerjaan. 8. sehingga dapat menimbulkan kebosanan. Soal latihan : 1. yakni menyederhanakan pekerjaan. Simplifikasi pekerjaan. dengan menambah lebih banyak tugas agar variatif dan mengurangi pekerjaan yang monoton. 7. b. Jelaskan hubungan antara analisis jabatan dengan perencanaan SDM. Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan lingkungan internal program perbaikan sistem analisis jabatan ? Mengapa diperlukan analisis 34 . 6. memindahkan/ merotasi karyawan dari suatu pekerjaan ke pekerjaan lain. • Job rotation (rotasi pekerjaan). 4. untuk mengatasi kejenuhan dan memberi kesempatan karyawan untuk menggunakan ketrampilannya. dimana resiko yang akan muncul adalah terjadinya spesialisasi. 3. karyawan diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan manajerial disamping operasional. terutama yang terampil. 5. Apakah yg dimaksud dengan jabatan dalam setiap organisasi ? 2. yaitu : • Job enlargement (perluasan kerja secara horisontal). Jelaskan manfaat & kegunaan analisis jabatan Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan rekrutmen dan seleksi Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan penilian kinerja dan pelatihan Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan penggajian Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan organisasi 10. Jelaskan hubungan antara analisis jabatan dengan job description Jelaskan hubungan antara analisis jabatan dengan job spesification. 9.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->