BAB 3 ANALISIS JABATAN

3.1. PENGERTIAN ANALISIS JABATAN Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja. Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syaratsyarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification). Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status

pernikahan, jumlah anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya. Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.

24

Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. 3.Analisis Jabatan Sejumlah kategori informasi selalu terdapat pada analisis jabatan. pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan tersebut. analisis jabatan bermanfaat sebagai : • landasan untuk melaksanakan mutasi. Uraian kerja yang termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja. konteks pekerjaan. ketrampilan dan kemampuan yang diisyaratkan dalam pekerjaan. Dengan demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan. Dasar dari analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang ketrampilan. termasuk di dalamnya aktivitas apa saja yang ada.2. Analisis jabatan yang baik juga dapat digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing. Menurut Nitisemito (1992). mengapa. pelatihan. kondisi kerja secara fisik dan sosial. bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan. perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan. dan karakteristik individu pekerja. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan. MANFAAT DAN FUNGSI ANALISIS JABATAN Beberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya bila berlandaskan atau berpedoman pada analisis jabatan. karakteristik tugas yang dirancang. imbalan dan sebagainya. Namun demikian. Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. penilaian. persyaratan personalia. juga berisi informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan. Modifikasi antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliputi karaktersitik individu. 25 . tidak semuanya berjalan baik. standar pekerjaan. apa yang dipertimbangkan dalam interaksi satu sama lain. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya. interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan.

• landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan. memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada.3. Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk : a. memperbaiki alur kerja. memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka. c. memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi. menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya. f.Analisis Jabatan • landasan untuk melaksanakan promosi. merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang. 3) Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing pekerja. menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya deskriminasi dalam pengadaan SDM. g. b. n. • landasan untuk melaksanakan kompensasi. 26 . SASARAN ANALISIS JABATAN 1) Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal. • landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan. h. memforkas dan menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para karyawan. 2) Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama. j. menentukan basis regional bagi struktur kompensasi. e. 4) Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”. • landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja. d. membantu revisi struktur organisasi. k. menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi. mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu. i. menetapkan standar prestasi kerja yang realistik. l. mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang potensial. 3. m.

Klarifikasi data Ouput : Deskripsi & Spesifikasi jabatan I. Pengumpulan data III. dan struktur organisasi yang akan dianalisis. 7) Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan dari mereka. 2. Persiapan : Identifikasi pekerjaan II. II.Analisis Jabatan 5) Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan untuk membuat keputusan pekerja. mahal. • Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam analisis jabatan. Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias. berdasarkan hasil analisis yang pernah dilakukan (jika ada). Kelemahan : lambat. bertatap muka langsung dengan karyawan dan atasannya. Tahapan Analisis Jabatan I. terkadang tanggapan kurang lengkap 27 . • Mengadakan inventarisasi pekerjaan dan tenaga kerja yang ada sekarang. mengenal kondisi kerja. arus proses. 6) Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier bagi karyawan. ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil. Persiapan yang meliputi : • Merancang bentuk dan merencanakan penyelenggaraan analisis jabatan. Baik untuk pekerjaan yang sederhana. kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat memuaskan pekerjaan.1. 3. • Mendapatkan gambaran tentang fungsi. Pengumpulan data dengan berbagai metode seperti : 1. 3. menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama. Observasi. Kuesioner. melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan selama melaksanakan tugas. Wawancara.4. TAHAPAN ANALISIS JABATAN Gambar 3.

Berorientasi hasil • Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan • Mencakup keterkaitan antara tugas. waktu efisien 4. dengan menggabungkan metode yang ada. Kombinasi.5. pemisahan dan peninjauan kembali informasi yang dikumpulkan agar diperoleh informasi yang akurat dan tidak bias. dan kondisi) Lokasi tempat kerja Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis Sikap dan tanggapan karyawan standar kinerja yang ditetapkan III. Pelaporan. kewajiban dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu. 3. Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting. penggunaan kombinasi tersebut tergantung jenis pekerjaan yang akan dianalisis. peralatan yang digunakan. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah : • • • • • Karakteristik pekerjaan (fungsi. kecakapan dan kualifikasi minimal 28 . standar kinerja. JENIS ANALISIS JABATAN 1. Tradisional • Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab. 5. tanggungjawab. • Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan. Klarifikasi data Melakukan penyaringan. dan terkadang karyawan enggan untuk mengisi buku tersebut akibat kesibukannya sehingga data tidak lengkap. Namun demikian. Yang masih dianggap terbaik adalah observasi dan wawancara karena mampu menghasilkan data pekerjaan yang akurat dan lengkap. 2.Analisis Jabatan Kelebihan : biaya relatif murah. seperti kondisi kerja. informasi diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan (Log).

STANDAR KINERJA : kinerja seperti apa yang diharapkan.Analisis Jabatan • Contoh pertanyaan yang diajukan : a. KECAKAPAN : kemampuan. seleksi.2.6. KUALIFIKASI : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan ? 3. petunjuk apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ? c. KONDISI PEKERJAAN : bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana. KETERKAITAN ANALISIS JABATAN Analisis jabatan memiliki keterkaitan dengan faktor lainnya seperti rekrutmen. TUGAS : perilaku. Gambar 3. penggajian. baik berdasarkan standar kualitas. pengetahuan dan ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal ? e. Hubungan Keterkaitan Analisis Jabatan PROGRAM PENGEMBANGAN PERTIMBANGAN LEGALITAS Deskripsi Pekerjaan • Tugas • Sasaran • Kondisi • Standarisasi • Karakteristik • • LINGKUNGAN EKSTERNAL Tujuan Top Manajemen Teknologi ANALISIS PEKERJAAN • Produktivitas • Kualitas Hidup Pekerja • Pemenuhan Secara Legal AKTIVITAS LAIN MANAJEMEN SDM • Rekrutmen • Seleksi • Penilaian • Kinerja • Pelatihan • Penggajian Spesifikasi Pekerjaan • Ketrampilan • Pengetahuan • Kemampuan • Personalitas • Interest • Prefensi 29 . kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan perusahaan ? d. dan sebagainya. penilaian prestasi kerja. kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi perusahaan ? b. pelatihan.

Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Penilaian Kinerja dan Pelatihan Untuk mengefektifkan evaluasi kinerja pekerja. Sejak awal. Adalah adil mengkaitkan tingkat upah dengan tingkat pekerjaan dan prestasi kerja. Hanya dengan informasi analisis pekerjaan organisasi dapat memperlihatkan bahwa prosedur seleksi berkaitan dengan pekerjaan. Hal ini akan berakibat negatif pada produktifitas organisasi dan validitas masing-masing prosedur dan keputusan seleksi. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Rekrutmen dan Seleksi Analisis jabatan menyajikan banyak sasaran dan berhubungan secara ekstensif dengan sejumlah aktivitas personalia. c. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Penggajian Salah satu bentuk perhatian terhadap individu pegawainya adalah penggajian. sasaran dan kondisi yang baru harus dianalisis.Analisis Jabatan a. b. Hal ini lebih kompleks untuk menganalisis rancangan pekerjaan grup per 30 . Tanpa perencanaan SDM dan analisis pekerjaan. d. Sebagai contoh. seleksi dan program pelatihan harus didasarkan pada kriteria adanya hubungan dengan pekerjaan. pelatihan dan promosi pekerja dapat diorganisasikan bersamaan dengan kebutuhan SDM yang diterjemahkan oleh aktivitas perencanaan SDM. organisasi tidak akan mampu menspesifikasikan tipe pegawai seperti apa yang dibutuhkan. metode penilaian yang digunakan haruslah merefleksikan kepentingan tugas dari pekerjaan. Tanpa memperhatikan hasil rancangan pekerjaan alamiah. tugas. dasar analisis pekerjaan dan perencanaan SDM organisasi dapat digunakan untuk mengetahui siapa yang akan direkrut. bilamana direkrut dan dimana direkrut. Hanya dengan menguji persyaratan ketrampilan untuk pekerjaan (yang didefinisikan sebagai spesifikasi pekerjaan). Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Program Perbaikan Program untuk memperbaiki organisasi seringkali meliputi perubahan rancangan pekerjaan. Analisis jabatan dapat digunakan untuk membantu menentukan seberapa besar layaknya seorang pegawai mendapatkan gaji/upah untuk jenis dan tingkat pekerjaan tertentu. Analisis jabatan juga penting untuk memastikan tingkat upah suatu pekerjaan. Dengan kata lain. pekerjaan dirancang untuk individu.

Adanya penetapan target dan kriteria evaluasi akan sangat membantu bagi tercapainya tujuan organisasi. Hasil analisis dapat menunjukkan tepat tidaknya teknologi yang digunakan serta pengaruh teknologi terhadap pencapaian tujuan organisasi. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Lingkungan Internal Dua aspek lingkungan internal yang sangat erat kaitannya dengan analisis jabatan adalah target yang ditetapkan oleh top manajemen dan teknologi yang digunakan untuk menterjemahkan tujuan organisasi ke dalam bentuk program kegiatan. Saat fokus kerja dipindahkan dari tugas individu ke tugas grup. Salah satu konsekuensi hal ini berawal dari evaluasi pekerjaan dan rata-rata bayaran untuk pekerjaan spesifik untuk mengevaluasi ketrampilan dan pembayaran pengetahuan yang dimiliki pekerja. Bersamaan dengan penetapan target. maka ditetapkan pula kriteria evaluasi pekerjaan.7. ketrampilan dan kemampuan individu memungkinkan. Berdasarkan penetapan target dan evaluasi pencapaian target inilah analisis jabatan dibuat. Dari hasil uraian pekerjaan kemudian dapat dibangun formulir penilaian prestasi kinerja dan sistem klasifikasi pekerjaan. Sistem klasifikasi ini kemudian secara mantap digunakan untuk mengevaluasi dan sasaran kompensasi. Berdasarkan rancangan pekerjaan tersebut dapat diketahui teknologi apa dan yang bagaimana yang semestinya diterapkan. maka 31 . Teknologi yang digunakan saat ini adalah evaluasi dalam analisa jabatan.Analisis Jabatan grup atau tim. e. 3. Berdasarkan spesifikasi pekerjaan. Penetapan target dapat dilakukan secara sendiri oleh top manajemen atau bersamasama dengan bawahannya. Tugas top manajemen menetapkan target yang hendak dicapai dalam program tersebut. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Lingkungan Eksternal Kaitan analisis jabatan dengan teknologi yang digunakan terletak pada rancangan pekerjaan. hal ini akan lebih sulit untuk menganalisis apakah tugas masing-masing individu serta pengetahuan. INFORMASI ANALISIS JABATAN Berdasarkan data yang dikumpulkan akan didapat dua output besar yaitu deskripsi/ uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. f.

seperti : a. Jasa yang diberikan. Konteks sosial. seperti : a. 32 . pengambilan keputusan. Aspek lainnya. Catatan aktivitas (dokumentasi) d. 3. e. Tanggung jawab perorangan 2. c. Insentif (Uang dan nonuang). Kondisi fisik kerja. 5. perlengkapan dan berbagai alat bantu kerja yang digunakan. Tingkat kesalahan. c. d. Permintaan pekerjaan perorangan. c. b. Orientasi pekerjaan (kapan. d. seperti : a. 4. seperti : a. Kinerja perilaku menusia dalam bekerja (komunikasi. peralatan. d. Proses material. Mesin. Pengetahuan yang dimiliki. Isi pekerjaan. b. Relasi pekerjaan yang bisa diukur dan yang tidak bisa diukur : a. c. 6. b. Ukuran pekerjaan.Analisis Jabatan rekrutmen dan seleksi dapat direncanakan serta dapat pula digunakan untuk merancang pelatihan pengembangan pegawai. Penggunaan prosedur c. Orientasi aktivitas kerja. mengapa dan bagaimana kinerja karyawan). Sejumlah informasi yang akan didapat dari hasil analisis jabatan dapat meliputi beberapa hal. seperti : 1. Gerakan dasar. Konteks organisasi. Kinerja. Pembuatan produk. b. Standar kerja. perasaan). Proses aktivitas kerja b. Skedul kerja.

mencakup : • • • • Otonomi. Atribut diri (karakteristik. Persyaratan Perorangan : a. Elemen Lingkungan. c. berkaitan dengan efisiensi yang mencakup : • • • Pendekatan mekanistik. Beberapa elemen yang tercakup dalam desain pekerjaan : a. Identifikasi tugas. untuk mengetahui hasil kerja. kecakapan yang dibutuhkan ataupun faktor lain yang erat kaitannya dengan pekerjaan. kejelasan tugas yang dilaksanakan . seperti pengklasifikasian. 3. Variasi. Metode yang dapat digunakan dalam perancangan kembali pekerjaan. Praktek kerja. Umpan balik. tanggungjawab atas apa yang dikerjakan. Beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja. 8. KLASIFIKASI. menjauhkan dari kebosanan kerja. Aliran kerja. b. Desain pekerjaan bertujuan untuk mengatur penugasan kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. membuat desain dan perancangan kembali suatu pekerjaan. mengidentifikasi setiap tugas suatu pekerjaan agar dapat diatur untuk meminimalkan waktu dan tenaga. PERANCANGAN KEMBALI PEKERJAAN Hasil analisis jabatan/pekerjaan juga dapat digunakan untuk berbagai keperluan lain. Klasifikasi pekerjaan dilakukan melalui proses pengelompokkan pekerjaan/jabatan tertentu berdasarkan jenis aktivitas yang dilakukan. Sedangkan fungsinya adalah menetapkan kegiatan kerja seseorang / kelompok secara organisasional. fisik. teknologi dan keprilakuan. b. menyangkut cara pelaksanaan kerja yang ditetapkan. seperti : 33 . berkaitan dengan kemampuan dan ketersediaan SDM yang potensial.Analisis Jabatan 7. untuk menjaga keseimbangan kerja.8. DESAIN. Terkadang pekerjaan yang ada perlu dirancang kembali guna menghindari inefisiensi dalam melaksanakannya. Pengetahuan dan ketrampilan yang berkaitan dengan pekerjaan. Elemen Keprilakuan. personalitas). Elemen Organisasional.

3. yaitu : • Job enlargement (perluasan kerja secara horisontal). 9. Jelaskan manfaat & kegunaan analisis jabatan Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan rekrutmen dan seleksi Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan penilian kinerja dan pelatihan Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan penggajian Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan organisasi 10. sehingga dapat menimbulkan kebosanan. 7. 5. • Job enrichment (perluasan kerja secara vertikal). memindahkan/ merotasi karyawan dari suatu pekerjaan ke pekerjaan lain. karyawan diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan manajerial disamping operasional.Analisis Jabatan a. Simplifikasi pekerjaan. Perluasan pekerjaan. yakni menyederhanakan pekerjaan. terutama yang terampil. • Job rotation (rotasi pekerjaan). 6. Apakah yg dimaksud dengan jabatan dalam setiap organisasi ? 2. dimana resiko yang akan muncul adalah terjadinya spesialisasi. Jelaskan hubungan antara analisis jabatan dengan job description Jelaskan hubungan antara analisis jabatan dengan job spesification. Jelaskan hubungan antara analisis jabatan dengan perencanaan SDM. 4. b. Soal latihan : 1. untuk mengatasi kejenuhan dan memberi kesempatan karyawan untuk menggunakan ketrampilannya. 8. Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan lingkungan internal program perbaikan sistem analisis jabatan ? Mengapa diperlukan analisis 34 . dengan menambah lebih banyak tugas agar variatif dan mengurangi pekerjaan yang monoton.