BAB 3 ANALISIS JABATAN

3.1. PENGERTIAN ANALISIS JABATAN Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja. Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syaratsyarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification). Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status

pernikahan, jumlah anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya. Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.

24

apa yang dipertimbangkan dalam interaksi satu sama lain. Menurut Nitisemito (1992). bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan. Dasar dari analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang ketrampilan. karakteristik tugas yang dirancang. dan karakteristik individu pekerja. 3. analisis jabatan bermanfaat sebagai : • landasan untuk melaksanakan mutasi. termasuk di dalamnya aktivitas apa saja yang ada. juga berisi informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan. konteks pekerjaan. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliputi karaktersitik individu. kondisi kerja secara fisik dan sosial.Analisis Jabatan Sejumlah kategori informasi selalu terdapat pada analisis jabatan. standar pekerjaan. Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan. Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Analisis jabatan yang baik juga dapat digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing.2. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya. penilaian. Uraian kerja yang termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja. mengapa. interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan. persyaratan personalia. MANFAAT DAN FUNGSI ANALISIS JABATAN Beberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya bila berlandaskan atau berpedoman pada analisis jabatan. Namun demikian. Dengan demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan. Modifikasi antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga. imbalan dan sebagainya. pelatihan. tidak semuanya berjalan baik. pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan tersebut. 25 . ketrampilan dan kemampuan yang diisyaratkan dalam pekerjaan.

memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi. menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya deskriminasi dalam pengadaan SDM. e. menetapkan standar prestasi kerja yang realistik. menentukan basis regional bagi struktur kompensasi. 3) Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing pekerja. m. n. 2) Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama. i. membantu revisi struktur organisasi. • landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan.3. 26 . mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu. • landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan. memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka. j. l. Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk : a. menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi. b. menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya. mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang potensial. k. 4) Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”. f. h. • landasan untuk melaksanakan kompensasi. g. c. memperbaiki alur kerja. 3. memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada. memforkas dan menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para karyawan. merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang. d. SASARAN ANALISIS JABATAN 1) Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal.Analisis Jabatan • landasan untuk melaksanakan promosi. • landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja.

• Mengadakan inventarisasi pekerjaan dan tenaga kerja yang ada sekarang.1. mahal. terkadang tanggapan kurang lengkap 27 . terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama. 2. arus proses. menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias. Persiapan yang meliputi : • Merancang bentuk dan merencanakan penyelenggaraan analisis jabatan. ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil. Pengumpulan data III. kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat memuaskan pekerjaan. Persiapan : Identifikasi pekerjaan II. 7) Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan dari mereka. mengenal kondisi kerja. • Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam analisis jabatan. bertatap muka langsung dengan karyawan dan atasannya. berdasarkan hasil analisis yang pernah dilakukan (jika ada). Wawancara.Analisis Jabatan 5) Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan untuk membuat keputusan pekerja. melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan selama melaksanakan tugas. Klarifikasi data Ouput : Deskripsi & Spesifikasi jabatan I. Pengumpulan data dengan berbagai metode seperti : 1. Observasi. Baik untuk pekerjaan yang sederhana. Tahapan Analisis Jabatan I. Kelemahan : lambat.4. II. TAHAPAN ANALISIS JABATAN Gambar 3. 3. dan struktur organisasi yang akan dianalisis. Kuesioner. 3. • Mendapatkan gambaran tentang fungsi. 6) Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier bagi karyawan.

Tradisional • Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab. kecakapan dan kualifikasi minimal 28 . standar kinerja. waktu efisien 4. dan terkadang karyawan enggan untuk mengisi buku tersebut akibat kesibukannya sehingga data tidak lengkap. 3. Kombinasi. dengan menggabungkan metode yang ada. seperti kondisi kerja. kewajiban dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu. pemisahan dan peninjauan kembali informasi yang dikumpulkan agar diperoleh informasi yang akurat dan tidak bias. Klarifikasi data Melakukan penyaringan. 2. Pelaporan. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah : • • • • • Karakteristik pekerjaan (fungsi. • Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan. dan kondisi) Lokasi tempat kerja Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis Sikap dan tanggapan karyawan standar kinerja yang ditetapkan III. tanggungjawab. penggunaan kombinasi tersebut tergantung jenis pekerjaan yang akan dianalisis. Berorientasi hasil • Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan • Mencakup keterkaitan antara tugas. Yang masih dianggap terbaik adalah observasi dan wawancara karena mampu menghasilkan data pekerjaan yang akurat dan lengkap. JENIS ANALISIS JABATAN 1. Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting. peralatan yang digunakan. 5.Analisis Jabatan Kelebihan : biaya relatif murah. informasi diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan (Log). Namun demikian.5.

baik berdasarkan standar kualitas. pelatihan. Hubungan Keterkaitan Analisis Jabatan PROGRAM PENGEMBANGAN PERTIMBANGAN LEGALITAS Deskripsi Pekerjaan • Tugas • Sasaran • Kondisi • Standarisasi • Karakteristik • • LINGKUNGAN EKSTERNAL Tujuan Top Manajemen Teknologi ANALISIS PEKERJAAN • Produktivitas • Kualitas Hidup Pekerja • Pemenuhan Secara Legal AKTIVITAS LAIN MANAJEMEN SDM • Rekrutmen • Seleksi • Penilaian • Kinerja • Pelatihan • Penggajian Spesifikasi Pekerjaan • Ketrampilan • Pengetahuan • Kemampuan • Personalitas • Interest • Prefensi 29 . kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan perusahaan ? d. KETERKAITAN ANALISIS JABATAN Analisis jabatan memiliki keterkaitan dengan faktor lainnya seperti rekrutmen. seleksi. pengetahuan dan ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal ? e. kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi perusahaan ? b. KONDISI PEKERJAAN : bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana. KUALIFIKASI : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan ? 3.6. TUGAS : perilaku. Gambar 3.2. KECAKAPAN : kemampuan. petunjuk apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ? c. dan sebagainya. penilaian prestasi kerja.Analisis Jabatan • Contoh pertanyaan yang diajukan : a. STANDAR KINERJA : kinerja seperti apa yang diharapkan. penggajian.

seleksi dan program pelatihan harus didasarkan pada kriteria adanya hubungan dengan pekerjaan. b. Dengan kata lain. Tanpa memperhatikan hasil rancangan pekerjaan alamiah. sasaran dan kondisi yang baru harus dianalisis. pelatihan dan promosi pekerja dapat diorganisasikan bersamaan dengan kebutuhan SDM yang diterjemahkan oleh aktivitas perencanaan SDM. Tanpa perencanaan SDM dan analisis pekerjaan. d. dasar analisis pekerjaan dan perencanaan SDM organisasi dapat digunakan untuk mengetahui siapa yang akan direkrut. metode penilaian yang digunakan haruslah merefleksikan kepentingan tugas dari pekerjaan. Sebagai contoh. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Rekrutmen dan Seleksi Analisis jabatan menyajikan banyak sasaran dan berhubungan secara ekstensif dengan sejumlah aktivitas personalia. Hanya dengan informasi analisis pekerjaan organisasi dapat memperlihatkan bahwa prosedur seleksi berkaitan dengan pekerjaan. pekerjaan dirancang untuk individu. Analisis jabatan dapat digunakan untuk membantu menentukan seberapa besar layaknya seorang pegawai mendapatkan gaji/upah untuk jenis dan tingkat pekerjaan tertentu. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Penilaian Kinerja dan Pelatihan Untuk mengefektifkan evaluasi kinerja pekerja. Sejak awal. Hanya dengan menguji persyaratan ketrampilan untuk pekerjaan (yang didefinisikan sebagai spesifikasi pekerjaan). bilamana direkrut dan dimana direkrut.Analisis Jabatan a. Hal ini lebih kompleks untuk menganalisis rancangan pekerjaan grup per 30 . tugas. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Penggajian Salah satu bentuk perhatian terhadap individu pegawainya adalah penggajian. Hal ini akan berakibat negatif pada produktifitas organisasi dan validitas masing-masing prosedur dan keputusan seleksi. c. organisasi tidak akan mampu menspesifikasikan tipe pegawai seperti apa yang dibutuhkan. Analisis jabatan juga penting untuk memastikan tingkat upah suatu pekerjaan. Adalah adil mengkaitkan tingkat upah dengan tingkat pekerjaan dan prestasi kerja. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Program Perbaikan Program untuk memperbaiki organisasi seringkali meliputi perubahan rancangan pekerjaan.

7. Penetapan target dapat dilakukan secara sendiri oleh top manajemen atau bersamasama dengan bawahannya. Dari hasil uraian pekerjaan kemudian dapat dibangun formulir penilaian prestasi kinerja dan sistem klasifikasi pekerjaan. Berdasarkan penetapan target dan evaluasi pencapaian target inilah analisis jabatan dibuat. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Lingkungan Eksternal Kaitan analisis jabatan dengan teknologi yang digunakan terletak pada rancangan pekerjaan. Tugas top manajemen menetapkan target yang hendak dicapai dalam program tersebut. f.Analisis Jabatan grup atau tim. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Lingkungan Internal Dua aspek lingkungan internal yang sangat erat kaitannya dengan analisis jabatan adalah target yang ditetapkan oleh top manajemen dan teknologi yang digunakan untuk menterjemahkan tujuan organisasi ke dalam bentuk program kegiatan. e. Salah satu konsekuensi hal ini berawal dari evaluasi pekerjaan dan rata-rata bayaran untuk pekerjaan spesifik untuk mengevaluasi ketrampilan dan pembayaran pengetahuan yang dimiliki pekerja. Sistem klasifikasi ini kemudian secara mantap digunakan untuk mengevaluasi dan sasaran kompensasi. Hasil analisis dapat menunjukkan tepat tidaknya teknologi yang digunakan serta pengaruh teknologi terhadap pencapaian tujuan organisasi. Berdasarkan rancangan pekerjaan tersebut dapat diketahui teknologi apa dan yang bagaimana yang semestinya diterapkan. Saat fokus kerja dipindahkan dari tugas individu ke tugas grup. Bersamaan dengan penetapan target. maka 31 . Berdasarkan spesifikasi pekerjaan. hal ini akan lebih sulit untuk menganalisis apakah tugas masing-masing individu serta pengetahuan. ketrampilan dan kemampuan individu memungkinkan. INFORMASI ANALISIS JABATAN Berdasarkan data yang dikumpulkan akan didapat dua output besar yaitu deskripsi/ uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. maka ditetapkan pula kriteria evaluasi pekerjaan. Teknologi yang digunakan saat ini adalah evaluasi dalam analisa jabatan. Adanya penetapan target dan kriteria evaluasi akan sangat membantu bagi tercapainya tujuan organisasi. 3.

Gerakan dasar. Sejumlah informasi yang akan didapat dari hasil analisis jabatan dapat meliputi beberapa hal. Mesin. perlengkapan dan berbagai alat bantu kerja yang digunakan. Standar kerja. Kinerja perilaku menusia dalam bekerja (komunikasi. Orientasi pekerjaan (kapan. c. c. perasaan). mengapa dan bagaimana kinerja karyawan). Permintaan pekerjaan perorangan. c. Tanggung jawab perorangan 2. Aspek lainnya. seperti : a. seperti : a. 6. Pengetahuan yang dimiliki. d. seperti : 1.Analisis Jabatan rekrutmen dan seleksi dapat direncanakan serta dapat pula digunakan untuk merancang pelatihan pengembangan pegawai. pengambilan keputusan. Relasi pekerjaan yang bisa diukur dan yang tidak bisa diukur : a. e. b. Penggunaan prosedur c. Isi pekerjaan. b. d. seperti : a. Konteks organisasi. Catatan aktivitas (dokumentasi) d. Ukuran pekerjaan. 5. Tingkat kesalahan. 32 . b. Pembuatan produk. Proses material. b. Kondisi fisik kerja. seperti : a. Insentif (Uang dan nonuang). Proses aktivitas kerja b. Kinerja. Jasa yang diberikan. 4. d. peralatan. 3. Konteks sosial. Skedul kerja. c. Orientasi aktivitas kerja.

Variasi. 3.Analisis Jabatan 7.8. Elemen Keprilakuan. personalitas). mencakup : • • • • Otonomi. Terkadang pekerjaan yang ada perlu dirancang kembali guna menghindari inefisiensi dalam melaksanakannya. b. Elemen Lingkungan. Sedangkan fungsinya adalah menetapkan kegiatan kerja seseorang / kelompok secara organisasional. berkaitan dengan efisiensi yang mencakup : • • • Pendekatan mekanistik. Klasifikasi pekerjaan dilakukan melalui proses pengelompokkan pekerjaan/jabatan tertentu berdasarkan jenis aktivitas yang dilakukan. PERANCANGAN KEMBALI PEKERJAAN Hasil analisis jabatan/pekerjaan juga dapat digunakan untuk berbagai keperluan lain. membuat desain dan perancangan kembali suatu pekerjaan. mengidentifikasi setiap tugas suatu pekerjaan agar dapat diatur untuk meminimalkan waktu dan tenaga. tanggungjawab atas apa yang dikerjakan. Praktek kerja. Metode yang dapat digunakan dalam perancangan kembali pekerjaan. berkaitan dengan kemampuan dan ketersediaan SDM yang potensial. Atribut diri (karakteristik. untuk mengetahui hasil kerja. Beberapa elemen yang tercakup dalam desain pekerjaan : a. menyangkut cara pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Elemen Organisasional. DESAIN. b. 8. seperti pengklasifikasian. kecakapan yang dibutuhkan ataupun faktor lain yang erat kaitannya dengan pekerjaan. Umpan balik. Desain pekerjaan bertujuan untuk mengatur penugasan kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. untuk menjaga keseimbangan kerja. KLASIFIKASI. Aliran kerja. fisik. teknologi dan keprilakuan. Persyaratan Perorangan : a. menjauhkan dari kebosanan kerja. Pengetahuan dan ketrampilan yang berkaitan dengan pekerjaan. kejelasan tugas yang dilaksanakan . Identifikasi tugas. Beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja. seperti : 33 . c.

6. dimana resiko yang akan muncul adalah terjadinya spesialisasi. Jelaskan hubungan antara analisis jabatan dengan perencanaan SDM. 7.Analisis Jabatan a. • Job enrichment (perluasan kerja secara vertikal). Jelaskan hubungan antara analisis jabatan dengan job description Jelaskan hubungan antara analisis jabatan dengan job spesification. yakni menyederhanakan pekerjaan. Soal latihan : 1. 4. Apakah yg dimaksud dengan jabatan dalam setiap organisasi ? 2. yaitu : • Job enlargement (perluasan kerja secara horisontal). Perluasan pekerjaan. dengan menambah lebih banyak tugas agar variatif dan mengurangi pekerjaan yang monoton. Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan lingkungan internal program perbaikan sistem analisis jabatan ? Mengapa diperlukan analisis 34 . Simplifikasi pekerjaan. • Job rotation (rotasi pekerjaan). b. 5. Jelaskan manfaat & kegunaan analisis jabatan Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan rekrutmen dan seleksi Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan penilian kinerja dan pelatihan Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan penggajian Jelaskan keterkaitan antara analisis jabatan dengan organisasi 10. memindahkan/ merotasi karyawan dari suatu pekerjaan ke pekerjaan lain. terutama yang terampil. karyawan diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan manajerial disamping operasional. 3. sehingga dapat menimbulkan kebosanan. 8. untuk mengatasi kejenuhan dan memberi kesempatan karyawan untuk menggunakan ketrampilannya. 9.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful