ADMINISTRASI LOGISTIK

PENGERTIAN/KONSEP

ADMINISTRASI
LOGISTIK ADMINISTRASI LOGISTIK

PENGERTIAN ADMINISTRASI

THE LIANG GIE Administrasi adalah proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu PRAJUDI ADMOSUDIRDJO Administrasi adalah aktivitas atau kegiatan dari orang atau kelompok orang untuk mencapai maksud tertentu.

UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
ORGANISASI  MANAGEMEN  KEPEGAWAIAN  KOMUNIKASI  KEUANGAN  PERBEKALAN  KETATA – USAHAAN  PERWAKILAN/HUMAS

PENGERTIAN LOGISTIK

SUBAGYA Secara Etimologis, Logistik berasal dari bahasa Yunani Kuno “Logistikos” : artinya “terdidik” atau “pandai” WEBSTER’S NEW COLLEGIATE DICTIONARY “Logistic” adalah cabang seni kemiliteran yang meliputi tugas-tugas transportasi , pemarkasan dan perbekalan bagi pasukan-pasukan

LUCAS DAN RUMSARI “Logistik” adalah segala sesuatu/benda yang berujud dan dapat diperlakukan secara fisik (tangible), baik yang digunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang (administrasi)

.ADMINISTRASI LOGISTIK  BACHSAN MUSTAFA Administrasi Logistik adalah kegiatan pengelola barang dalam melaksanakan fungsi-fungsi pengelolaan barang atau dengan kata lain melaksanakan fungsifungsi managemen barang untuk memperoleh keuntungan/manfaat maximum dari penggunaan barang.

2. PERBEKALAN (SUPPLIES) PERALATAN (EQUIPMENTS) PERLENGKAPAN MATERIAL (MATERIALS) MATERIIL BARANG . 3. 4. 6. 5.ISTILAH LAIN LOGISTIK 1.

Office Supplies (Perbekalan Kantor) 2. Contoh : 1. Store Supplies (Perbekalan Toko) .PERBEKALAN (SUPPLIES) Kamus BI Purwodarminto Perbekalan : segala sesuatu yang dipakai untuk bekal > Bekal (Bhs Jawa) : sangu > Bekal/Perbekalan (Bhs Asing) : supplies (: barang habis pakai).

PERALATAN (EQUIPMENTS) Barang-barang yang merupakan perlengkapan material yang dalam penggunaannya mempunyai sifat tahan lama Contoh : mesin-mesin kantor. mesin-mesin toko. mesin-mesin pabrik dan peralatan tahan lama lainnya .

.PERLENGKAPAN Berasal dari kata dasar : lengkap (kamus Purwodarminto) berarti : genap : (tidak ada kurangnya). laptop. kursi. printer dll) maupun yang habis pakai (kertas. Perlengkapan mengetik adalah barang-barang yang secara lengkap dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mengetik. baik barang tahan lama (meja . tinta. computer. komplit (segala-galanya telah tersedia) contoh : > Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang secara lengkap dibutuhkan untuk melakukan kegiatan kantor. karbon dll) baik yang pokok maupun yang sekedar sebagai pelengkap saja. ketik .

direct materials). Dan ini hendaknya dibedakan dengan equipments (peralatan)  . misalnya bahan baku ( raw materials.MATERIAL (MATERIALS)  Material (Materials) dimaksudkan perlengkapan material yang bukan berupa uang. bahan pembantu (indirect materials). Materials ( dalam managemen perusahaan/produksi) diartikan sebagai : bahan.

MATERIIL  Pengertian materiil secara umum adalah seluruh barang-barang milik/kekayaan negara baik yang berujud tahan lama (inventaris) maupun yang berujud pakai habis yang satuan-satuannya dapat diukur. . ditimbang dan dihitung terkecuali suratsurat berharga dan uang.

80 Th. 2003 Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian yang meliputi bahan baku. barang jadi/peralatan. dan dinilai. yang spesifikasinya ditentukan oleh pengguna barang/jasa.BARANG  Keppres RI No. Sukadarto. ditimbang. barang setengah jadi. diukur. kecuali uang. 2001 : 3 Barang adalah bagian dari kekayaan negara yang terdiri satuan-satuan tertentu yang dapat dihitung.  .

dipakai. yang dapat diperdagangkan. dipergunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna barang . bergerak maupun tidak bergerak. 54 Tahun 2010 Barang adalah setiap benda baik yang berwujud maupun yang tidak berwujud.LANJUTAN Peraturan Presiden No.

 . Barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBD atau berasal dari perolehan lainnya yang sah.LANJUTAN Berdasar Sumber Anggaran  Barang milik negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah.

barang yang diperoleh sebagai pelaksanaan dari perjanjian/kontrak . atau . .undang.barang yang diperoleh berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum.barang yang diperoleh berdasarkan ketentuan undang. meliputi : .LANJUTAN Barang Milik Negara/Daerah > Barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN/D > Barang yang berasal dari perolehan lainnya yang sah.barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan atau sejenisnya .

LANJUTAN Jenis-jenis Barang 1. Barang Tidak Bergerak (Barang Tetap) 4. Barang Pakai Habis 5. Barang Persediaan . Barang Bergerak 3. Barang Inventaris 2.

suku cadang. Barang-barang Tetap (tidak bergerak) : tanah-tanah. Accu dan lain – lain sebagainya. kerbau. Peralatan pabrik. monumenmonumen 2. kuda. Hewan – hewan : sapi. Barang yang pakai habis : alat . . BBM. 4. dan lain sebagainya. bangunan-bangunan. anjing.BARANG MILIK/KEKAYAAN NEGARA 1. alat-alat pengangkutan 3. peralatan kantor. Barang – barang persediaan : bahan baku. Gas.alat tulis kantor. alat – alat penerangan.Inventaris perpustakaan. Barang Bergerak : alat-alat besar. kertas foto copy  bukan termasuk barang inventaris 5.

ADMINISTRASI PERBEKALAN (BPK. 1997: 4) adalah segenap aktivita penyelenggaraan yang meliputi perencanaan dan pembinaan benda-benda yang diperlukan dalam suatu organisasi.PENGERTIAN LAIN DARI ADMINISTRASI LOGISTIK . serta penyingkiran benda-benda yang tidak diperlukan lagi bagi organisasi .

penghapusan/pelelangan.2001 : 8) yaitu proses penataan barang-barang baik yang berujud tahan lama (inventaris) maupun barang pakai habis yang diperoleh melalui tahapan perencanaan kebutuhan. pelaporan dan evaluasi . pengadaan.LANJUTAN ADMINISTRASI MATERIIL (Sukadarto. pemeliharaan. penerimaan/penyimpanan. pendistribusian. pengawasan.

penganggaran. pendistribusian (pemakaian). penerimaan. 2001:11) Adalah keseluruhan proses pengendalian orang dan barang-barang melalui sistem penataan/pengelolaan mulai dari perencanaan. . penyimpanan. pemeliharaan hingga penghapusannya. pengadaan.LANJUTAN Manajemen Materiil (Sukadarto.

2002 : 4) Adalah pengelolaan barang.LANJUTAN Manajemen Logistik (Bachsan Mustafa. dengan tujuan agar pemakaian/penggunaannya dilakukan secara efektif dan sefisien-efisinnya sehingga dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya atau memberikan hasil maksimum kepada pemilik barang . baik itu barang pemerintah maupun barang perusahaan atau barang perorangan.

pengorganisasian dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan.LANJUTAN Manajemen Logistik (Lucas dan Rumsari. pemeliharaan dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi . 2004 : 2) merupakan serangkaian kegiatan perencanaan. pencatatan. penyimpanan. pendistribusian.

pemeliharaan. pendistribusian. pengorganisasian. pencatatan (inventarisasi). Kegiatan operasional : pengadaan.LANJUTAN Ruang Lingkup Adm Log  Kegiatan managerial : perencanaan. dan penghapusan.  . penggudangan. dan pengawasan.

khususnya dalam belanja barang.  . sehingga dengan administrasi yang baik dan mantap akan dapat menghemat pengeluaran anggaran.TUJUAN ADMINISTRASI LOGISTIK Secara umum kegiatan pengelolaan logistik dimaksudkan untuk mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi  Untuk meningkatkan efisiensi. daya pakai dan menambah umur (life time) barang-barang (inventaris).

Pelaporan dan Evaluasi . Perencanaan 2. Pemeliharaan 5. Pengadaan 3.FUNGSI-FUNGSI MANAGEMEN LOGISTIK Muhammad Alihusin : 1. Pengawasan dan Pengendalian 7. Pergudangan 4. Penghapusan 6.

Pemeliharaan 6. Perencanaan dan penentuan kebutuhan 2. Penghapusan 7.LANJUTAN Subagya 1. Penyimpanan dan Penyaluran 5. Penganggaran 3. Pengendalian . Pengadaan 4.

Penyimpanan/penggudangan 6. 10. Perawatan/pemeliharaan 7. Penentuan Kebutuhan 3. Inventarisasi 9. Penghapusan. Penyaluran/distribusi 8. Penganggaran /pendanaan 4.LANJUTAN Bachsan Mustofa 1. Pengadaan 5.Pengawasan . Perencanaan 2.

DIAGRAM SIKLUS LOGISTIK 1 9 2 8 10 3 7 6 5 4 .

.SIKLUS LOGISTIK Hakekatnya merupakan kegiatan logistik yang berawal dari fungsi perencanaan dan berakhir dengan fungsi penghapusan. agar pelaksanaan fungsi-fungsi managemen logistik sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Sedangkan Pengawasanan merupakan fungsi kunci.

Inventarisasi 6.FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI LOGISTIK 1. Penghapusan dan 8. Perencanaan 2. Pemeliharaan 7. Pengadaan 3. Pergudangan 4. Pendistribusian 5. Pengawasan/Pengendalian .

baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan logistik. PERENCANAAN LOGISTIK Merupakan kegiatan pemikiran. pengorganisasian maupun pengendalian logistik. perhitungan dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan dimasa yang akan datang. . penggunaan logistik.1. penelitian.

Perencanaan Kebutuhan B. Penelitian Kebutuhan .PERENCANAAN LOGISTIK A.

.A. PERENCANAAN KEBUTUHAN Merupakan suatu gambaran kegiatan yang akan dilaksanakan dalam rangka memenuhi kebutuhan benda-benda perbekalan yang secara tegas dan secara tertulis memuat nama. jenis barang. jumlah. waktu yang dibutuhkan. biaya dan lain-lain keterangan yang dianggap perlu diterangkan.

What (apa? ) Barang apa yang akan diadakan? 2. Berapa banyak barang yang dibutuhkan ? 8.Bagaimana prosedur pengadaannya? . Who? .Dimanam barang tersebut akan digunakan? 5.Siapa yang akan menggunakan barang tersebut? . How? . When (kapan?) -Kapan barang tersebut dibutuhkan? -Kapan barang tersebut diadakan? 4. Berapa harga barang yang akan diadakan? . Why (mengapa?) Mengapa barang tersebut diadakan? 3.PERENCANAAN KEBUTUHAN                    1.Dimana barang tersebut akan diperoleh? .Siapa yang akan mengadakan barang tersebut? 6.Baagaimana aturan-aturan pengadaannya? 7.Bagaimana cara pengadaannya? . Where (dimana?) .

PENENTUAN DAN PENETAPAN KEBUTUHAN LOGISTIK  Adalah kegiatan perumusan daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan oleh suatu organisasi dalam periode waktu tertentu. .

Skala Prioritas merupakan daftar penyusunan kebutuhan menurut indeks korelasinya .Daftar Nama-nama Barang (Daftar Nominasi Barang) : Adalah daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan setelah diurutkan berdasarkan skala prioritas.

INDEKS KORELASI Tinggi ( Skala Primer ) : benda-benda tersebut sangat mutlak dibutuhkan. tanpa adanya benda tersebut instansi tidak akan bisa berjalan. namun tidak mutlak. tidak mendesak  . mendesak  Rendah ( Skala Tertier ) : adanya benda-benda tersebut perlu untuk membantu memperlancar jalannya instansinsi. namun tidak mutlak dan tidak penting.  sangat mendesak  Sedang ( Skala Sekunder ) : benda-benda itu penting untuk memperlancar jalannya instansi.

> Daftar Nominasi Barang selain memuat gambaran informasi mengenai nama dan spesifikasi barang serta jumlah barang yang diadakan juga harus memuat gambaran informasi mengenai harga persatuan dan harga total guna memperhitungkan anggaran yangn dibutuhkan. penanggung jawab keuangan (manager keuangan) dan penanggung jawab dalam operasionalisasi logistik ( Kepala bagian logistik atau Kepala Bagian Rumah Tangga).PENTING ! > Ukuran skala prioritas sifatnya relatif dan dinamis sejalan dengan perkembangan. al : Pimpinan puncak. > Daftar Nominasi Barang dijadikan pedoman bagi pimpinan puncak. . > Penyusunan dan perumusan Daftar nominasi Barang harus melibatkan beberapa pihak yang kompeten. kondisi finansial dan kebijakan organisasi. penanggung jawab pengadaan logistik untuk menyetujui maupun melaksanakan kegiatan operasional pengadaan logistik.

.> sepanjang didasarkan atas pertimbangan produktivitas unit kerja maupun produktivitas organisasinsecara keseluruhan. tidak menutup kemungkinan suatu organisasi melakukan pengadaan logistik diluar nama-nama barang yang telah tertuang dalam DNB.> Penetapan Rencana Kebutuhan Logistik merupakan bagian kegiatan yang cukup krusial dan strategis. > Walaupun kebutuhan logistik dalam periode waktu tertentu telah disusun dalam daftar nominasi barang . karena kegiatan ini sangat menentukan tingkat efektivitas kerja setiap unit kerja sekaligus tingkat efisiensi organisasi secara keseluruhan. ....

Fungsi Khusus : berkaitan dengan bentuk. mutu dan harga dari barang perlengkapan/logistik. type. Normalisasi adalah pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditentukan.B.Faktor Biaya Manfaat mempertimbangkan antara biaya yang harus dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh 3. . Faktor Fungsional Fungsi Umum : stiap benda perbekalan secara umum berfungsi sebagai alat untuk memperlancar tugas pekerjaan para karyawan/pegawai. 2 . adalah: 1. ukuran dan lain-lain. Faktor Standardisasi Standardisasi adalah pembakuan mengenai jenis. PENELITIAN KEBUTUHAN Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian kebutuhan. Standardisasi erat kaitannya dengan Normalisasi. ukuran.

karena keadaan teknologi yang selalu berkembang.  Standardisasi alat-alat hendaknya diserahkan kepada para ahli. .PENTING!  Standardisasi alat-alat kerja baik alat-alat kerja dikantor maupun perusahaan seharusnya terus dikembangkan.

163 A/SEKLAN/3/1978 tentang standarisasi mesin kantor : > Merk > Type/jenis > Ukuran  .STANDARISASI SK Menteri No. 1977 tentang Standarisasi Standarisasi meliputi : > Ruang kantor > Rumah Dinas > Kendaraan Bermotor > Alat Perlengkapan Kantor  Surat Edaran Ketua Lembaga Administrasi Negara No. 66 Th.

ukuran.  Perawatan menjadi mudah dan sederhana  Peralatan menjadi favorit sehingga mudah dijual dan mudah diperoleh  Suku cadang akan tersedia cukup banyak  Harga dapat ditekan serendah mungkin  Kerusakan yang kecil tidak perlu menyebabkan tidak berfungsinya peralatan tersebut. tipe yang ditetapkan secara Internasional. maka akan memudahkan penggantian suku cadang.KEUNTUNGAN STANDARSASI: Karena bentuk.  .

 .KERUGIAN STANDARISASI :  Orang hanya terikat pada beberapa merk peralatan yang dapat dipilihnya Pedagang mungkin dapat mempermainkan konsumen peralatan tersebut.

beda perlengkapannya beda .FAKTOR PRESTISE (KEWIBAWAAN) DAN KEAMANAN Yaitu perlu diperhatikan siapa yang akan mempergunakan.4. apa jabatannya dsb. jabatan.

. Dengan mempertimbangkan faktor ini maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan logistik maupun cara-cara pengadaan logistik degan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi. FAKTOR ANGGARAN Yaitu mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi.5.

Menyusun nama-nama barang yang dibutuhkan organisasi 2. Membuat Daftar Nominasi Barang .TAHAPAN PENENTUAN KEBUTUHAN LOGISTIK Lucas dan Rumsari 1. Membuat Skala Prioritas 3.

Menetapkan Kebijakan Umum. Mengidentifikasi kebutuhan Barang/Jasa yang diperlukan K/L/D/I 2. Menyusun dan menetapkan rencana penganggaran untuk pengadaan Barang/Jasa .kgt & anggaran yg dibiayai K/L/D/I sendiri .PERPRES NO. cara pengadaan c. pengorganisasian pengadaan Barang/Jasa . 54 TAHUN 2010  Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa 1. pemaketan pekerjaan b. tentang : a.kgt & anggaran yg dibiayai kerjasama K/L/D/I 3.

uraian kegiatan yang akan dilaksanakan 2.spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan 4. menyusun Kerangka Acuan Kerja. paling sedikit memuat: 1.LANJUTAN d.besarnya total perkiraan biaya pekerjaan .waktu pelaksanaan yang diperlukan 3.

5 juta Penunjukan Langsung .PERENCANAAN LOGISTIK SETDA KOTA SURAKARTA Nama Barang Kendaraan Opersional Jenis Barang Pick up L 300 Jumlah Waktu Biaya (Rp) 120 juta Metode Pengada an Lelang umum 1 unit Tw. I Mesin Porporasi 1 unit Tw II 20 juta Penunjukan Langsung AC 2 unit Tw III 7.

Jelaskan apa yang dimaksud dengan Daftar Nominasi Barang !  .TUGAS KD I ADNINISTRASI LOGISTIK 1.Jelaskan pengertian Perencanaan kebutuhan Logistik !  b. Jelaskan Pengertian Administrasi Logistik  2.a. Jelaskan pentingnya penelitian kebutuhan dalam perencanaan kebutuhan Logistik !  4. Gambar dan jelaskan diagram tersebut !  3.Bachsan Mustafa mengemukakan fungsi-fungsi managemen/Administrasi Logistik dan menggambarkannya dalam sebuah Diagram Siklus Logistik.