MODUL KOMUNIKASI BISNIS PERTEMUAN #4

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

DOSEN ARIEF BOWO PK,SE.,MM

PROGRAM KHUSUS KELAS KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA 2008

PENYUSUNAN PESAN BISNIS
MODUL 4

Perencanaan Pesan Bisnis B. Mendiskusikan revisi terhadap pesan-pesan bisnis MATERI : A. Pengorganisasian Pesan Bisnis C.Tujuan Instruksional : Setelah mempelajari modul ini mahasiswa diharapkan mampu : 1. Mendiskusikan perencanaan pesan-pesan bisnis 2. Revisi Pesan Bisnis PENYUSUNAN PESAN BISNIS Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. dan merupakan salah satu . Mendiskusikan pengorganisasian pesan-pesan bisnis 3.

apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?. Setelah menganalisis tujuan dan audiens. penentuan tujuan. persuasi (persuading). namun ia memerlukan beberapa langkah untuk mewujudkannya. ϕ Perencanaan pesan bisnis diawali dengan penentuan tujuan komuni-kasi bisnis itu. Ini meliputi upaya menemukan apa yang diinginkan oleh audiens. antisipasi reaksi audiens. dan apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi bisnis?. pengenalan siapa audiens. Tampilan 1 Contoh Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis TUJUAN TUJUAN KHUSUS UMUM Memberi Menyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer pemasaran Informasi Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa Membujuk karyawan baru bagian penjualan Membantu unit personalia (sdm) mengembangkan program Kolaborasi pelatihan bagi beberapa karyawan baru Dalam menentukan tujuan komunikasi bisnis perlu diperhatikan apakah tujuan tersebut realistis?. Dalam bisnis. PERENCANAAN PESAN BISNIS Sebuah pesan bisnis yang baik dipkitang dari sisi komunikasi biasanya tidak ‘langsung jadi’.faktor penentu keberhasilan komunikasi. dan kolaborasi (collaborating). pemahaman tingkat hubungan komunikator dengan audiens. penentuan ide pokok. yaitu memberi informasi (informing). biasanya komunikasi verbal (komunikasi dengan kata) menjadi pilihan utama yang dibantu oleh komunikasi nonverbal. antisipasi tingkat pemahaman audiens. ada tiga tujuan komunikasi bisnis. Hal kedua dalam tahap analisis audiens ini adalah mengupayakan untuk memuaskan kebutuhan informasi bagi audiens. Hal pertama dalam tahap ini adalah mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi audiens. . µ Dan akhirnya. dan seleksi saluran dan media komunikasi. fokus pada hal yang dianggap penting oleh audiens. antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan. tahap Pemilihan (seleksi) Saluran Komunikasi dan Alat Komunikasi yang akan digunakan adalah tahap berikutnya setelah penentuan tema pokok tersebut di atas. Setiap pesan bisnis memiliki tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. κ Tahap berikutnya dalam perencanaan pesan adalah analisis audiens (pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi. Secara umum. Berikut ini akan dibahas proses komposisi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. A. analisis audiens. λtahap selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut (yang disebut tahap penentuan tema pokok). apakah waktunya tepat?.

dan sebaliknya? Pilihan mendasar antara berbicara dan menulis tergantung pada tujuan komunikasi (bisnis). memo. laporan. dan pada karakteristik dari komunikasi ‘berbicara dan komunikasi ‘menulis’ tersebut. Bilamanakah komunikasi ‘berbicara’ lebih tepat dipilih & digunakan dibandingkan dengan komunikasi ‘menulis’?. voice mail. Tampilan 2 Karakteristik Komunikasi ‘Berbicara’ dan Komunikasi ‘Menulis’ Komunikasi ‘Berbicara’ Komunikasi ‘Menulis’ Kita ingin respons audiens segera Kita tidak ingin respons segera Pesan Kita relatif sederhana Pesan Kita sangat rinci dan rumit Kita tidak perlu catatan permanen Kita perlu catatan permanen Audiens lebih mudah dikumpulkan Kita ingin jangkauan audiens luas Tampilan 3 Contoh Jenis Media (Alat) Komunikasi MEDIA KOMUNIKASI ‘BERBICARA’ MEDIA KOMUNIKASI ‘MENULIS’ Percakapan langsung. Kejadian-kejadian tersebut di atas merupakan akibat dari tidak adanya pengorganisasian terhadap pesan bisnis yang telah direncanakan sebelumnya. ada hal-hal yang tidak relevan. ada informasi yang lupa dimasukkan.Sementara itu. proposal Telepon. dalam komunikasi dengan kata (komunikasi verbal) biasanya ada pilihan yang mungkin dipilih yaitu komunikasi ‘kata dengan lisan’ (berbicara) dan komunikasi ‘kata dengan tulisan’ (menulis). kemudian menetapkan urutan pokok pikiran dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati. Pada prinsipnya. dan sebagainya. penyajiannya tidak logis. . analisis audiens. audio/video tape Electronic mail (e-mail) Teleconference Faksimile B. PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS Mengapa pesan perlu diorganisasikan? Kita mungkin pernah mendengar ataupun membaca pesan yang bertele-tele. pengorganisasian pesan bisnis dapat menggunakan pola outline yang membutuhkan dua proses tahapan. pertemuan Surat. pidato. yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan pokok pikiran.

yaitu: a. . dan akhirnya dikemukakan ilustrasi dan/atau bukti-bukti yang berhubungan dengan tema pokok dan butir pendukung tersebut. Dalam penentuan urutan. Tampilan 4 Contoh Outline TEMA POKOK BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUKTI A ILUSTRASI ILUSTRASI BUKTI A ILUSTRASI BUKTI A 2. kemudian diikuti dengan butir pendukung. kita mulai dengan tema pokok. b.1. Pada cara ini. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Pokok Pikiran Keberadaan sebuah outline akan sangat berarti bagi kita terutama jika pesan yang akan kita susun itu berjumlah banyak atau panjang dan rumit. Cara Tidak Langsung atau Cara Induksi. Di samping itu. dan efisien. efektif. (b) Butir-butir Pendukung (c) Ilustrasi dan/atau bukti-bukti. Cara langsung biasanya digunakan jika diperkirakan reaksi audiens cenderung positif dan menyenangkan. Cara Langsung atau Cara Deduksi. Hal itu disebabkan outline akan membantu kita memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. selanjutnya kita dapat memutuskan bagaimana urut-urutannya. outline juga akan menuntun kita untuk mengkomunikasikan pokok pikiran – pokok pikiran dengan cara yang lebih sistematis. Sebuah outline biasanya terdiri dari: (a) Tema Pokok. Sebuah contoh outline dapat dilihat pada Tampilan 4 berikut. kita dapat menggunakan salah satu dari dua cara berikut ini. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah kita mendefinisikan dan mengelompokkan tema pokok dan butir pendukung serta ilustrasi maupun bukti.

a. maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi. baru kemudian disusul dengan butir-butir pendukung. tidak penuh coretan. Pemilihan Kata yang Tepat . huruf miring. gambar. tabel. Secara umum. b. menarik. pada cara tak langsung ini kita justru mulai dengan ilustrasi dan/atau bukti-bukti. dan sebagainya. dan diakhiri dengan mengemukakan tema pokok.Berbeda dengan cara sebelumnya. dan Format. dan sebagainya? Hal terakhir yang tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan direvisi bila diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama pada komunikasi ‘menulis’). tidak membingungkan. maupun untuk komunikasi ‘menulis’ misalnya surat dan laporan bisnis. huruf tebal. C. Hal ini menyangkut isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. Gaya Penulisan. Beberapa pertanyaan berikut dapat kita ajukan kepada diri kita sebagai pengecekan: • Apakah kita telah menggunakan kata-kata atau ungkapan yang mampu menghidupkan pesan-pesan bisnis kita? • Apakah pesan bisnis yang kita sampaikan sudah jelas. huruf berwarna. REVISI PESAN BISNIS Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada diri kita sebagai pengecekan: • Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis? • Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus? • Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup? • Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada? • Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru? Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. dan mudah dipahami oleh audiens? • Apakah informasi penting sudah dinyatakan? • Apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan secara jelas? • Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami pesan bisnis Kita antara lain dengan memanfaatkan indentasi. bersih. kita perlu mengevaluasi efektivitas suatu pesan bisnis kita secara menyeluruh dengan cara membacanya secara cepat. Kedua cara tersebut di atas dapat digunakan baik untuk komunikasi ‘berbicara’ seperti presentasi dan pidato. menggunakan kertas yang berkualitas baik. selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. Organisasi. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi ‘menulis’. Revisi Isi. Biasanya cara tak langsung ini digunakan jika diantisipasi respons audiens cenderung negatif dan kurang/tidak menyenangkan. Format atau format penulisan di sini meliputi antara lain format penulisan yang ditata rapi.

tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. atau tinggal saja di sini (Kesatuan Pilihan) Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens. Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Ada bagian kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan. asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat hubungannya. dengan sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik) • Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya kemarin pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak baik) . Ada beberapa yang perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis. dan penalaran. • Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien). Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok pikiran. 2. peranan kata menjadi sangat penting artinya. penekanan. kepaduan yang baik. ada yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja. Penggunaan Kalimat yang Efektif Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut: 1. Secara praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek. dan kesatuan yang mengandung pertentangan. predikat dan plus/minus objek itu dapat berbentuk kesatuan tunggal. Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan. tetapi ia merasa kurang cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan) • Kita boleh menyusul saya ke tempat itu. Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara atau penulis. yaitu: kesatuan gagasan. bukan saja pemborosan atau membuang waktu. variasi. • Hindari kata-kata yang bermakna gkita c. Kesatuan yang diwakili oleh subjek. Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulis secara tepat. predikat dan plus/minus objek.Dalam menyampaikan pesan bisnis. kesatuan pilihan. kesatuan gabungan. Contoh: • Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal) • Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu. Contoh: • Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi. • Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens. paralelisme.

Jika yang dianggap penting dalam kalimat tersebut. Variasi. bukan yang lain-lain.Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan kalimat yang efektif adalah penekanan. kata-kata yang lain maka kata-kata tersebut dapat ditempatkan pada awal kalimat. gerak tubuh dan sebagainya untuk memberi tekanan pada sebuah kata. Variasi dalam kalimat dapat diperoleh dengan beberapa macam cara.dan di-. yaitu menganeka-ragamkan bentuk-bentuk bahasa agar tetap terpelihara minat dan perhatian orang. Paralelisme atau kesejajaran adalah penempatan gagasan yang sama penting dan sama fungsinya ke dalam suatu struktur gramatikal yang sama. Contoh: • Harapan kami adalah agar masalah ini dapat kita bicarakan lagi pada kesempatan lain. Bahwasanya gagasan utama kalimat tetap didukung oleh subjek. juga merupakan hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan/menyusun kalimat efektif. variasi panjang pendeknya kalimat. Contoh: • Kami berharap pada kesempatan lain kita dapat membicarakan lagi masalah ini. Ada prinsip dalam bahasa bahwa semua kata yang ditempatkan pada awal kalimat adalah kata yang dipentingkan. • Kita dapat membicarakan lagi masalah ini pada kesempatan lain. • Masalah ini dapat kita bicarakan pada kesempatan lain. dan variasi dengan merubah posisi dalam kalimat. Di samping itu. dengan konsekuensi bahwa kalimat di atas bisa mengalami perubahan strukturnya. Dalam komunikasi ‘berbicara’ Kita dapat mempergunakan tekanan. • Pada kesempatan lain kami berharap kita dapat membicarakan lagi masalah ini. sedangkan unsur yang dipentingkan dapat bergeser dari satu kata ke kata yang lain. asal isinya tidak berubah. Selain variasi. tetapi sekedar merupakan suatu alat untuk merangkaikan sebuah pikiran atau maksud dengan sejelas-jelasnya. dan predikat. paralelisme juga perlu diperhatikan pada saat Kita menciptakan sebuah kalimat yang efektif. Bahwasanya struktur gramatikal yang baik bukan merupakan tujuan dalam komunikasi. demikian harapan kami. untuk mencapai efek yang diinginkan sebuah kalimat dapat dirubah-rubah strukturnya dengan menempatkan sebuah kata yang dipentingkan pada awal kalimat. Hal yang terakhir yang menjadi perhatian dalam penyusunan kalimat efektif adalah penalaran. Berdasarkan prinsip tersebut. Kalimat di atas menunjukkan bahwa kata yang dipentingkan adalah kami (berharap). yakni variasi sinonim kata. variasi penggunaan bentuk me. dalam kehidupan sehari-hari kita mengalami banyak kenyataan yang menunjukkan bahwa ada orang yang mampu mengungkapkan pendapat dan isi pikirannya dengan . demikian harapan kami.

• Dia mengatakan pada saya bahwa ia telah lulus. Rakhmat. (Terjemahan). Applications. Floyd and Jerry L. Remaja Rosdakarya. (Terjemahan). Komunikasi Bisnis. Jakarta: PT. Perhatikan kalimat-kalimat berikut. Yang dimaksud dengan jalan pikiran adalah suatu proses berpikir yang berusaha untuk menghubung-hubungkan berbagai hal menuju kepada suatu kesimpulan yang masuk akal. Bernard. mudah tidaknya pikirannya dapat dipahami. 1996. 2003. Berarti ada unsur lain yang harus diperhitungkan dalam pemakaian suatu bahasa. Bandung: PT. 1973. Curtis. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. and Jeanne M.DAFTAR PUSTAKA Adler. Wayne and Don F. Ini berarti kalimat yang diucapkan atau ditulis harus bisa dipertanggungjawabkan dari segi akal yang sehat atau singkatnya harus sesuai dengan penalaran. Purwanto. Prenhallindo. 1998. Ronald B. James J. and Sylvia Moss. Dan B. 1994. 1996. Organizational Behavior: Concepts. 1996.teratur. Human Communication. namun penyatuannya menimbulkan hal yang tidak bisa atau sulit diterima akal. Fred. Bandung: PT. Unsur lain adalah segi penalaran atau logika. Jakarta: Penerbit Erlangga. Luthans. Rosda Jayaputra Katz. Tulisan-tulisan yang jelas dan terarah merupakan perwujudan dari berpikir logis. Winsor. Organizational Behavior. Psikologi Komunikasi. Turning Practical Communication into Business Power. tanpa mempelajari secara khusus struktur gramatikal suatu bahasa. 1993. • Orang itu mengerjakan sawah-ladangnya dengan sekuat tenaga karena mahasiswa-mahasiswa Indonesia harus menggarap suatu karya ilmiah sebelum dinyatakan lulus dari suatu Perguruan Tinggi. Faules. (Terjemahan). Elmhorst. (Terjemahan). Pace. Controversies. Jalaluddin. (Terjemahan). Bahasa tidak bisa lepas dari penalaran. Jalan pikiran pembicara atau penulis turut menentukan baik tidaknya kalimat seseorang. New York: McGrawH-Hill. Remaja Rosdakarya. R. Fifth Edition. Jakarta: PT. Tiap bagian kalimat dapat dimengerti. Bandung: PT. Tubbs.. Seventh edition. Stewart L. Rosdakarya. Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. Djoko. Stephen P. . Pustaka Binaman Pressindo. Remaja Robbins. tetapi anjing itu tidak mau mengikuti perintah pemburu itu. New York: McGraw-Hill. Jakarta: PT. Business and Professional Communication.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful