P. 1
MODUL KOMUNIKASI BISNIS

MODUL KOMUNIKASI BISNIS

|Views: 1,179|Likes:
Published by indra_reishi

More info:

Published by: indra_reishi on Apr 18, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/24/2013

pdf

text

original

MODUL KOMUNIKASI BISNIS PERTEMUAN #4

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

DOSEN ARIEF BOWO PK,SE.,MM

PROGRAM KHUSUS KELAS KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA 2008

PENYUSUNAN PESAN BISNIS
MODUL 4

Mendiskusikan pengorganisasian pesan-pesan bisnis 3. Mendiskusikan revisi terhadap pesan-pesan bisnis MATERI : A. Mendiskusikan perencanaan pesan-pesan bisnis 2. Revisi Pesan Bisnis PENYUSUNAN PESAN BISNIS Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. dan merupakan salah satu .Tujuan Instruksional : Setelah mempelajari modul ini mahasiswa diharapkan mampu : 1. Perencanaan Pesan Bisnis B. Pengorganisasian Pesan Bisnis C.

analisis audiens. Berikut ini akan dibahas proses komposisi. ϕ Perencanaan pesan bisnis diawali dengan penentuan tujuan komuni-kasi bisnis itu. Secara umum. persuasi (persuading). ada tiga tujuan komunikasi bisnis. Hal pertama dalam tahap ini adalah mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi audiens. λtahap selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut (yang disebut tahap penentuan tema pokok). dan seleksi saluran dan media komunikasi. pengenalan siapa audiens. Hal kedua dalam tahap analisis audiens ini adalah mengupayakan untuk memuaskan kebutuhan informasi bagi audiens. antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan. Setelah menganalisis tujuan dan audiens. A.faktor penentu keberhasilan komunikasi. dan kolaborasi (collaborating). tahap Pemilihan (seleksi) Saluran Komunikasi dan Alat Komunikasi yang akan digunakan adalah tahap berikutnya setelah penentuan tema pokok tersebut di atas. . κ Tahap berikutnya dalam perencanaan pesan adalah analisis audiens (pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi. µ Dan akhirnya. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. fokus pada hal yang dianggap penting oleh audiens. namun ia memerlukan beberapa langkah untuk mewujudkannya. Tampilan 1 Contoh Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis TUJUAN TUJUAN KHUSUS UMUM Memberi Menyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer pemasaran Informasi Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa Membujuk karyawan baru bagian penjualan Membantu unit personalia (sdm) mengembangkan program Kolaborasi pelatihan bagi beberapa karyawan baru Dalam menentukan tujuan komunikasi bisnis perlu diperhatikan apakah tujuan tersebut realistis?. Ini meliputi upaya menemukan apa yang diinginkan oleh audiens. pemahaman tingkat hubungan komunikator dengan audiens. antisipasi reaksi audiens. apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?. dan apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi bisnis?. PERENCANAAN PESAN BISNIS Sebuah pesan bisnis yang baik dipkitang dari sisi komunikasi biasanya tidak ‘langsung jadi’. Setiap pesan bisnis memiliki tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. yaitu memberi informasi (informing). penentuan ide pokok. apakah waktunya tepat?. penentuan tujuan. Dalam bisnis. biasanya komunikasi verbal (komunikasi dengan kata) menjadi pilihan utama yang dibantu oleh komunikasi nonverbal. antisipasi tingkat pemahaman audiens.

dan sebagainya. analisis audiens. dan pada karakteristik dari komunikasi ‘berbicara dan komunikasi ‘menulis’ tersebut. . pertemuan Surat. ada informasi yang lupa dimasukkan. voice mail.Sementara itu. Tampilan 2 Karakteristik Komunikasi ‘Berbicara’ dan Komunikasi ‘Menulis’ Komunikasi ‘Berbicara’ Komunikasi ‘Menulis’ Kita ingin respons audiens segera Kita tidak ingin respons segera Pesan Kita relatif sederhana Pesan Kita sangat rinci dan rumit Kita tidak perlu catatan permanen Kita perlu catatan permanen Audiens lebih mudah dikumpulkan Kita ingin jangkauan audiens luas Tampilan 3 Contoh Jenis Media (Alat) Komunikasi MEDIA KOMUNIKASI ‘BERBICARA’ MEDIA KOMUNIKASI ‘MENULIS’ Percakapan langsung. Pada prinsipnya. penyajiannya tidak logis. pengorganisasian pesan bisnis dapat menggunakan pola outline yang membutuhkan dua proses tahapan. laporan. Kejadian-kejadian tersebut di atas merupakan akibat dari tidak adanya pengorganisasian terhadap pesan bisnis yang telah direncanakan sebelumnya. ada hal-hal yang tidak relevan. proposal Telepon. yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan pokok pikiran. pidato. dalam komunikasi dengan kata (komunikasi verbal) biasanya ada pilihan yang mungkin dipilih yaitu komunikasi ‘kata dengan lisan’ (berbicara) dan komunikasi ‘kata dengan tulisan’ (menulis). dan sebaliknya? Pilihan mendasar antara berbicara dan menulis tergantung pada tujuan komunikasi (bisnis). Bilamanakah komunikasi ‘berbicara’ lebih tepat dipilih & digunakan dibandingkan dengan komunikasi ‘menulis’?. memo. kemudian menetapkan urutan pokok pikiran dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati. audio/video tape Electronic mail (e-mail) Teleconference Faksimile B. PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS Mengapa pesan perlu diorganisasikan? Kita mungkin pernah mendengar ataupun membaca pesan yang bertele-tele.

kemudian diikuti dengan butir pendukung. selanjutnya kita dapat memutuskan bagaimana urut-urutannya. efektif. kita mulai dengan tema pokok. Dalam penentuan urutan. yaitu: a. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Pokok Pikiran Keberadaan sebuah outline akan sangat berarti bagi kita terutama jika pesan yang akan kita susun itu berjumlah banyak atau panjang dan rumit. (b) Butir-butir Pendukung (c) Ilustrasi dan/atau bukti-bukti. Sebuah contoh outline dapat dilihat pada Tampilan 4 berikut. Tampilan 4 Contoh Outline TEMA POKOK BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUKTI A ILUSTRASI ILUSTRASI BUKTI A ILUSTRASI BUKTI A 2. kita dapat menggunakan salah satu dari dua cara berikut ini.1. . Hal itu disebabkan outline akan membantu kita memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. outline juga akan menuntun kita untuk mengkomunikasikan pokok pikiran – pokok pikiran dengan cara yang lebih sistematis. dan akhirnya dikemukakan ilustrasi dan/atau bukti-bukti yang berhubungan dengan tema pokok dan butir pendukung tersebut. dan efisien. Cara Tidak Langsung atau Cara Induksi. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah kita mendefinisikan dan mengelompokkan tema pokok dan butir pendukung serta ilustrasi maupun bukti. b. Cara Langsung atau Cara Deduksi. Cara langsung biasanya digunakan jika diperkirakan reaksi audiens cenderung positif dan menyenangkan. Pada cara ini. Sebuah outline biasanya terdiri dari: (a) Tema Pokok. Di samping itu.

bersih. selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. menggunakan kertas yang berkualitas baik. REVISI PESAN BISNIS Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki. tidak penuh coretan. huruf miring. b. menarik. dan Format. Hal ini menyangkut isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. huruf tebal. pada cara tak langsung ini kita justru mulai dengan ilustrasi dan/atau bukti-bukti. Ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada diri kita sebagai pengecekan: • Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis? • Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus? • Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup? • Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada? • Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru? Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. dan sebagainya? Hal terakhir yang tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan direvisi bila diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama pada komunikasi ‘menulis’). dan sebagainya. Organisasi. gambar. huruf berwarna. Secara umum. Kedua cara tersebut di atas dapat digunakan baik untuk komunikasi ‘berbicara’ seperti presentasi dan pidato. tidak membingungkan.Berbeda dengan cara sebelumnya. Pemilihan Kata yang Tepat . tabel. Biasanya cara tak langsung ini digunakan jika diantisipasi respons audiens cenderung negatif dan kurang/tidak menyenangkan. Beberapa pertanyaan berikut dapat kita ajukan kepada diri kita sebagai pengecekan: • Apakah kita telah menggunakan kata-kata atau ungkapan yang mampu menghidupkan pesan-pesan bisnis kita? • Apakah pesan bisnis yang kita sampaikan sudah jelas. Format atau format penulisan di sini meliputi antara lain format penulisan yang ditata rapi. Revisi Isi. Gaya Penulisan. maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi. dan mudah dipahami oleh audiens? • Apakah informasi penting sudah dinyatakan? • Apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan secara jelas? • Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami pesan bisnis Kita antara lain dengan memanfaatkan indentasi. a. C. dan diakhiri dengan mengemukakan tema pokok. kita perlu mengevaluasi efektivitas suatu pesan bisnis kita secara menyeluruh dengan cara membacanya secara cepat. maupun untuk komunikasi ‘menulis’ misalnya surat dan laporan bisnis. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi ‘menulis’. baru kemudian disusul dengan butir-butir pendukung.

tetapi ia merasa kurang cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan) • Kita boleh menyusul saya ke tempat itu. Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulis secara tepat. Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara atau penulis. • Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens. asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat hubungannya. Ada bagian kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan. bukan saja pemborosan atau membuang waktu. Ada beberapa yang perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis. tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. Kesatuan yang diwakili oleh subjek. Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok pikiran. peranan kata menjadi sangat penting artinya. Contoh: • Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal) • Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu. predikat dan plus/minus objek. predikat dan plus/minus objek itu dapat berbentuk kesatuan tunggal. • Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien). paralelisme. dan kesatuan yang mengandung pertentangan.Dalam menyampaikan pesan bisnis. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens. Secara praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek. kepaduan yang baik. ada yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja. kesatuan gabungan. variasi. 2. Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Penggunaan Kalimat yang Efektif Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut: 1. yaitu: kesatuan gagasan. atau tinggal saja di sini (Kesatuan Pilihan) Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. • Hindari kata-kata yang bermakna gkita c. Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan. kesatuan pilihan. dengan sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik) • Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya kemarin pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak baik) . penekanan. dan penalaran. Contoh: • Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi.

yaitu menganeka-ragamkan bentuk-bentuk bahasa agar tetap terpelihara minat dan perhatian orang. kata-kata yang lain maka kata-kata tersebut dapat ditempatkan pada awal kalimat. Dalam komunikasi ‘berbicara’ Kita dapat mempergunakan tekanan.Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan kalimat yang efektif adalah penekanan. Selain variasi. Contoh: • Harapan kami adalah agar masalah ini dapat kita bicarakan lagi pada kesempatan lain. dan variasi dengan merubah posisi dalam kalimat. yakni variasi sinonim kata. juga merupakan hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan/menyusun kalimat efektif. Variasi. Variasi dalam kalimat dapat diperoleh dengan beberapa macam cara. tetapi sekedar merupakan suatu alat untuk merangkaikan sebuah pikiran atau maksud dengan sejelas-jelasnya. bukan yang lain-lain. paralelisme juga perlu diperhatikan pada saat Kita menciptakan sebuah kalimat yang efektif. variasi panjang pendeknya kalimat. dalam kehidupan sehari-hari kita mengalami banyak kenyataan yang menunjukkan bahwa ada orang yang mampu mengungkapkan pendapat dan isi pikirannya dengan . variasi penggunaan bentuk me. Hal yang terakhir yang menjadi perhatian dalam penyusunan kalimat efektif adalah penalaran. Ada prinsip dalam bahasa bahwa semua kata yang ditempatkan pada awal kalimat adalah kata yang dipentingkan. Jika yang dianggap penting dalam kalimat tersebut. demikian harapan kami. • Pada kesempatan lain kami berharap kita dapat membicarakan lagi masalah ini. dengan konsekuensi bahwa kalimat di atas bisa mengalami perubahan strukturnya. Bahwasanya struktur gramatikal yang baik bukan merupakan tujuan dalam komunikasi. gerak tubuh dan sebagainya untuk memberi tekanan pada sebuah kata. sedangkan unsur yang dipentingkan dapat bergeser dari satu kata ke kata yang lain. dan predikat. Di samping itu. Berdasarkan prinsip tersebut. asal isinya tidak berubah. Kalimat di atas menunjukkan bahwa kata yang dipentingkan adalah kami (berharap). demikian harapan kami. Bahwasanya gagasan utama kalimat tetap didukung oleh subjek. untuk mencapai efek yang diinginkan sebuah kalimat dapat dirubah-rubah strukturnya dengan menempatkan sebuah kata yang dipentingkan pada awal kalimat. Contoh: • Kami berharap pada kesempatan lain kita dapat membicarakan lagi masalah ini.dan di-. • Kita dapat membicarakan lagi masalah ini pada kesempatan lain. • Masalah ini dapat kita bicarakan pada kesempatan lain. Paralelisme atau kesejajaran adalah penempatan gagasan yang sama penting dan sama fungsinya ke dalam suatu struktur gramatikal yang sama.

1998. Tubbs. Unsur lain adalah segi penalaran atau logika. Jalaluddin. Bernard. Faules. Purwanto. Dan B. (Terjemahan). Bandung: PT. Jakarta: PT. • Orang itu mengerjakan sawah-ladangnya dengan sekuat tenaga karena mahasiswa-mahasiswa Indonesia harus menggarap suatu karya ilmiah sebelum dinyatakan lulus dari suatu Perguruan Tinggi. Fred. Stephen P.. Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. Tulisan-tulisan yang jelas dan terarah merupakan perwujudan dari berpikir logis. Stewart L. . Organizational Behavior: Concepts. Remaja Robbins. Elmhorst. Komunikasi Bisnis. Bahasa tidak bisa lepas dari penalaran. Jalan pikiran pembicara atau penulis turut menentukan baik tidaknya kalimat seseorang. (Terjemahan). Tiap bagian kalimat dapat dimengerti. Luthans.teratur. Human Communication. Ini berarti kalimat yang diucapkan atau ditulis harus bisa dipertanggungjawabkan dari segi akal yang sehat atau singkatnya harus sesuai dengan penalaran. and Sylvia Moss. Perhatikan kalimat-kalimat berikut. 1996. James J. tanpa mempelajari secara khusus struktur gramatikal suatu bahasa. Wayne and Don F. and Jeanne M. Jakarta: PT. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Jakarta: Penerbit Erlangga. Bandung: PT. New York: McGraw-Hill. Jakarta: PT. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. 2003. Yang dimaksud dengan jalan pikiran adalah suatu proses berpikir yang berusaha untuk menghubung-hubungkan berbagai hal menuju kepada suatu kesimpulan yang masuk akal. (Terjemahan). tetapi anjing itu tidak mau mengikuti perintah pemburu itu. Seventh edition. Berarti ada unsur lain yang harus diperhitungkan dalam pemakaian suatu bahasa. Prenhallindo. 1993. Winsor. Applications. Fifth Edition. Rosdakarya. (Terjemahan). (Terjemahan). 1994. 1973. 1996. Organizational Behavior. Floyd and Jerry L. Turning Practical Communication into Business Power.DAFTAR PUSTAKA Adler. Controversies. mudah tidaknya pikirannya dapat dipahami. 1996. Ronald B. Pace. Djoko. New York: McGrawH-Hill. Rosda Jayaputra Katz. Pustaka Binaman Pressindo. Psikologi Komunikasi. Remaja Rosdakarya. Business and Professional Communication. R. namun penyatuannya menimbulkan hal yang tidak bisa atau sulit diterima akal. Curtis. Rakhmat. • Dia mengatakan pada saya bahwa ia telah lulus.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->