MODUL KOMUNIKASI BISNIS PERTEMUAN #4

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

DOSEN ARIEF BOWO PK,SE.,MM

PROGRAM KHUSUS KELAS KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA 2008

PENYUSUNAN PESAN BISNIS
MODUL 4

Mendiskusikan pengorganisasian pesan-pesan bisnis 3. Mendiskusikan revisi terhadap pesan-pesan bisnis MATERI : A. Mendiskusikan perencanaan pesan-pesan bisnis 2. dan merupakan salah satu . Pengorganisasian Pesan Bisnis C. Perencanaan Pesan Bisnis B.Tujuan Instruksional : Setelah mempelajari modul ini mahasiswa diharapkan mampu : 1. Revisi Pesan Bisnis PENYUSUNAN PESAN BISNIS Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh.

Setiap pesan bisnis memiliki tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Berikut ini akan dibahas proses komposisi. ϕ Perencanaan pesan bisnis diawali dengan penentuan tujuan komuni-kasi bisnis itu.faktor penentu keberhasilan komunikasi. penentuan ide pokok. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. persuasi (persuading). yaitu memberi informasi (informing). Hal kedua dalam tahap analisis audiens ini adalah mengupayakan untuk memuaskan kebutuhan informasi bagi audiens. pemahaman tingkat hubungan komunikator dengan audiens. apakah waktunya tepat?. fokus pada hal yang dianggap penting oleh audiens. PERENCANAAN PESAN BISNIS Sebuah pesan bisnis yang baik dipkitang dari sisi komunikasi biasanya tidak ‘langsung jadi’. κ Tahap berikutnya dalam perencanaan pesan adalah analisis audiens (pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi. tahap Pemilihan (seleksi) Saluran Komunikasi dan Alat Komunikasi yang akan digunakan adalah tahap berikutnya setelah penentuan tema pokok tersebut di atas. antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan. antisipasi reaksi audiens. µ Dan akhirnya. penentuan tujuan. A. Setelah menganalisis tujuan dan audiens. pengenalan siapa audiens. analisis audiens. . Secara umum. λtahap selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut (yang disebut tahap penentuan tema pokok). Hal pertama dalam tahap ini adalah mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi audiens. Tampilan 1 Contoh Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis TUJUAN TUJUAN KHUSUS UMUM Memberi Menyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer pemasaran Informasi Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa Membujuk karyawan baru bagian penjualan Membantu unit personalia (sdm) mengembangkan program Kolaborasi pelatihan bagi beberapa karyawan baru Dalam menentukan tujuan komunikasi bisnis perlu diperhatikan apakah tujuan tersebut realistis?. Dalam bisnis. dan kolaborasi (collaborating). dan seleksi saluran dan media komunikasi. ada tiga tujuan komunikasi bisnis. namun ia memerlukan beberapa langkah untuk mewujudkannya. biasanya komunikasi verbal (komunikasi dengan kata) menjadi pilihan utama yang dibantu oleh komunikasi nonverbal. apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?. dan apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi bisnis?. antisipasi tingkat pemahaman audiens. Ini meliputi upaya menemukan apa yang diinginkan oleh audiens.

Bilamanakah komunikasi ‘berbicara’ lebih tepat dipilih & digunakan dibandingkan dengan komunikasi ‘menulis’?. Tampilan 2 Karakteristik Komunikasi ‘Berbicara’ dan Komunikasi ‘Menulis’ Komunikasi ‘Berbicara’ Komunikasi ‘Menulis’ Kita ingin respons audiens segera Kita tidak ingin respons segera Pesan Kita relatif sederhana Pesan Kita sangat rinci dan rumit Kita tidak perlu catatan permanen Kita perlu catatan permanen Audiens lebih mudah dikumpulkan Kita ingin jangkauan audiens luas Tampilan 3 Contoh Jenis Media (Alat) Komunikasi MEDIA KOMUNIKASI ‘BERBICARA’ MEDIA KOMUNIKASI ‘MENULIS’ Percakapan langsung. memo. pertemuan Surat. pidato. dan pada karakteristik dari komunikasi ‘berbicara dan komunikasi ‘menulis’ tersebut. PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS Mengapa pesan perlu diorganisasikan? Kita mungkin pernah mendengar ataupun membaca pesan yang bertele-tele. ada informasi yang lupa dimasukkan. ada hal-hal yang tidak relevan. proposal Telepon. yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan pokok pikiran. pengorganisasian pesan bisnis dapat menggunakan pola outline yang membutuhkan dua proses tahapan. voice mail. Kejadian-kejadian tersebut di atas merupakan akibat dari tidak adanya pengorganisasian terhadap pesan bisnis yang telah direncanakan sebelumnya. analisis audiens. kemudian menetapkan urutan pokok pikiran dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati. dan sebagainya. dan sebaliknya? Pilihan mendasar antara berbicara dan menulis tergantung pada tujuan komunikasi (bisnis). laporan. audio/video tape Electronic mail (e-mail) Teleconference Faksimile B. dalam komunikasi dengan kata (komunikasi verbal) biasanya ada pilihan yang mungkin dipilih yaitu komunikasi ‘kata dengan lisan’ (berbicara) dan komunikasi ‘kata dengan tulisan’ (menulis).Sementara itu. Pada prinsipnya. . penyajiannya tidak logis.

Dalam penentuan urutan. Cara langsung biasanya digunakan jika diperkirakan reaksi audiens cenderung positif dan menyenangkan. dan efisien. Sebuah contoh outline dapat dilihat pada Tampilan 4 berikut.1. Di samping itu. selanjutnya kita dapat memutuskan bagaimana urut-urutannya. b. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah kita mendefinisikan dan mengelompokkan tema pokok dan butir pendukung serta ilustrasi maupun bukti. Cara Tidak Langsung atau Cara Induksi. . yaitu: a. Pada cara ini. kita mulai dengan tema pokok. (b) Butir-butir Pendukung (c) Ilustrasi dan/atau bukti-bukti. dan akhirnya dikemukakan ilustrasi dan/atau bukti-bukti yang berhubungan dengan tema pokok dan butir pendukung tersebut. Sebuah outline biasanya terdiri dari: (a) Tema Pokok. Hal itu disebabkan outline akan membantu kita memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. outline juga akan menuntun kita untuk mengkomunikasikan pokok pikiran – pokok pikiran dengan cara yang lebih sistematis. Cara Langsung atau Cara Deduksi. kemudian diikuti dengan butir pendukung. efektif. kita dapat menggunakan salah satu dari dua cara berikut ini. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Pokok Pikiran Keberadaan sebuah outline akan sangat berarti bagi kita terutama jika pesan yang akan kita susun itu berjumlah banyak atau panjang dan rumit. Tampilan 4 Contoh Outline TEMA POKOK BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUKTI A ILUSTRASI ILUSTRASI BUKTI A ILUSTRASI BUKTI A 2.

Ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada diri kita sebagai pengecekan: • Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis? • Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus? • Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup? • Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada? • Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru? Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis kita.Berbeda dengan cara sebelumnya. tidak penuh coretan. dan sebagainya. huruf miring. Secara umum. Beberapa pertanyaan berikut dapat kita ajukan kepada diri kita sebagai pengecekan: • Apakah kita telah menggunakan kata-kata atau ungkapan yang mampu menghidupkan pesan-pesan bisnis kita? • Apakah pesan bisnis yang kita sampaikan sudah jelas. dan sebagainya? Hal terakhir yang tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan direvisi bila diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama pada komunikasi ‘menulis’). maupun untuk komunikasi ‘menulis’ misalnya surat dan laporan bisnis. gambar. kita perlu mengevaluasi efektivitas suatu pesan bisnis kita secara menyeluruh dengan cara membacanya secara cepat. menarik. Format atau format penulisan di sini meliputi antara lain format penulisan yang ditata rapi. dan Format. huruf tebal. dan mudah dipahami oleh audiens? • Apakah informasi penting sudah dinyatakan? • Apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan secara jelas? • Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami pesan bisnis Kita antara lain dengan memanfaatkan indentasi. REVISI PESAN BISNIS Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki. huruf berwarna. menggunakan kertas yang berkualitas baik. Organisasi. maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi. Hal ini menyangkut isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. dan diakhiri dengan mengemukakan tema pokok. tabel. Revisi Isi. Gaya Penulisan. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi ‘menulis’. tidak membingungkan. Kedua cara tersebut di atas dapat digunakan baik untuk komunikasi ‘berbicara’ seperti presentasi dan pidato. Biasanya cara tak langsung ini digunakan jika diantisipasi respons audiens cenderung negatif dan kurang/tidak menyenangkan. pada cara tak langsung ini kita justru mulai dengan ilustrasi dan/atau bukti-bukti. a. b. Pemilihan Kata yang Tepat . selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. baru kemudian disusul dengan butir-butir pendukung. bersih. C.

dengan sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik) • Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya kemarin pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak baik) . tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. ada yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja. Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang harus diperhatikan. • Hindari kata-kata yang bermakna gkita c. kepaduan yang baik. dan kesatuan yang mengandung pertentangan. variasi. Contoh: • Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal) • Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu. atau tinggal saja di sini (Kesatuan Pilihan) Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. peranan kata menjadi sangat penting artinya. Ada bagian kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan. yaitu: kesatuan gagasan. paralelisme. kesatuan gabungan. Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara atau penulis. penekanan. Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok pikiran. bukan saja pemborosan atau membuang waktu. asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat hubungannya. predikat dan plus/minus objek. • Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens. Penggunaan Kalimat yang Efektif Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut: 1. Contoh: • Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens. Ada beberapa yang perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis.Dalam menyampaikan pesan bisnis. Secara praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek. • Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien). tetapi ia merasa kurang cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan) • Kita boleh menyusul saya ke tempat itu. predikat dan plus/minus objek itu dapat berbentuk kesatuan tunggal. kesatuan pilihan. Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulis secara tepat. dan penalaran. 2. Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan. Kesatuan yang diwakili oleh subjek.

dengan konsekuensi bahwa kalimat di atas bisa mengalami perubahan strukturnya. paralelisme juga perlu diperhatikan pada saat Kita menciptakan sebuah kalimat yang efektif. gerak tubuh dan sebagainya untuk memberi tekanan pada sebuah kata. sedangkan unsur yang dipentingkan dapat bergeser dari satu kata ke kata yang lain. Selain variasi. kata-kata yang lain maka kata-kata tersebut dapat ditempatkan pada awal kalimat. demikian harapan kami. yaitu menganeka-ragamkan bentuk-bentuk bahasa agar tetap terpelihara minat dan perhatian orang. variasi penggunaan bentuk me. Variasi. • Pada kesempatan lain kami berharap kita dapat membicarakan lagi masalah ini. dalam kehidupan sehari-hari kita mengalami banyak kenyataan yang menunjukkan bahwa ada orang yang mampu mengungkapkan pendapat dan isi pikirannya dengan . Di samping itu. dan predikat. • Masalah ini dapat kita bicarakan pada kesempatan lain. asal isinya tidak berubah. untuk mencapai efek yang diinginkan sebuah kalimat dapat dirubah-rubah strukturnya dengan menempatkan sebuah kata yang dipentingkan pada awal kalimat. Bahwasanya struktur gramatikal yang baik bukan merupakan tujuan dalam komunikasi. Contoh: • Harapan kami adalah agar masalah ini dapat kita bicarakan lagi pada kesempatan lain.Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan kalimat yang efektif adalah penekanan. Berdasarkan prinsip tersebut. Contoh: • Kami berharap pada kesempatan lain kita dapat membicarakan lagi masalah ini. Kalimat di atas menunjukkan bahwa kata yang dipentingkan adalah kami (berharap). juga merupakan hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan/menyusun kalimat efektif. bukan yang lain-lain. variasi panjang pendeknya kalimat.dan di-. Jika yang dianggap penting dalam kalimat tersebut. • Kita dapat membicarakan lagi masalah ini pada kesempatan lain. Bahwasanya gagasan utama kalimat tetap didukung oleh subjek. Paralelisme atau kesejajaran adalah penempatan gagasan yang sama penting dan sama fungsinya ke dalam suatu struktur gramatikal yang sama. yakni variasi sinonim kata. Variasi dalam kalimat dapat diperoleh dengan beberapa macam cara. dan variasi dengan merubah posisi dalam kalimat. Dalam komunikasi ‘berbicara’ Kita dapat mempergunakan tekanan. demikian harapan kami. Ada prinsip dalam bahasa bahwa semua kata yang ditempatkan pada awal kalimat adalah kata yang dipentingkan. tetapi sekedar merupakan suatu alat untuk merangkaikan sebuah pikiran atau maksud dengan sejelas-jelasnya. Hal yang terakhir yang menjadi perhatian dalam penyusunan kalimat efektif adalah penalaran.

Stewart L.teratur. Jalaluddin. Bandung: PT. (Terjemahan). 1993. Organizational Behavior: Concepts. Djoko. Fred. R. Faules. 1994. 1998. Pace. Berarti ada unsur lain yang harus diperhitungkan dalam pemakaian suatu bahasa. Bernard. Yang dimaksud dengan jalan pikiran adalah suatu proses berpikir yang berusaha untuk menghubung-hubungkan berbagai hal menuju kepada suatu kesimpulan yang masuk akal. Rakhmat. 2003. Curtis.. Prenhallindo. Rosdakarya. Remaja Rosdakarya. 1973. Luthans. Bahasa tidak bisa lepas dari penalaran. (Terjemahan). • Orang itu mengerjakan sawah-ladangnya dengan sekuat tenaga karena mahasiswa-mahasiswa Indonesia harus menggarap suatu karya ilmiah sebelum dinyatakan lulus dari suatu Perguruan Tinggi. Wayne and Don F. Jakarta: PT. . 1996. 1996.DAFTAR PUSTAKA Adler. Tulisan-tulisan yang jelas dan terarah merupakan perwujudan dari berpikir logis. Floyd and Jerry L. and Sylvia Moss. Perhatikan kalimat-kalimat berikut. Pustaka Binaman Pressindo. (Terjemahan). Turning Practical Communication into Business Power. Controversies. New York: McGrawH-Hill. Komunikasi Bisnis. Remaja Robbins. Business and Professional Communication. Seventh edition. Winsor. mudah tidaknya pikirannya dapat dipahami. Bandung: PT. Jalan pikiran pembicara atau penulis turut menentukan baik tidaknya kalimat seseorang. tetapi anjing itu tidak mau mengikuti perintah pemburu itu. Psikologi Komunikasi. 1996. Elmhorst. tanpa mempelajari secara khusus struktur gramatikal suatu bahasa. Tubbs. Stephen P. Jakarta: PT. namun penyatuannya menimbulkan hal yang tidak bisa atau sulit diterima akal. Ronald B. Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Dan B. and Jeanne M. • Dia mengatakan pada saya bahwa ia telah lulus. (Terjemahan). (Terjemahan). New York: McGraw-Hill. Human Communication. Organizational Behavior. Rosda Jayaputra Katz. Remaja Rosdakarya. Tiap bagian kalimat dapat dimengerti. Unsur lain adalah segi penalaran atau logika. Fifth Edition. Purwanto. Applications. Jakarta: PT. James J. Ini berarti kalimat yang diucapkan atau ditulis harus bisa dipertanggungjawabkan dari segi akal yang sehat atau singkatnya harus sesuai dengan penalaran. Jakarta: Penerbit Erlangga. Bandung: PT.