MODUL KOMUNIKASI BISNIS PERTEMUAN #4

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

DOSEN ARIEF BOWO PK,SE.,MM

PROGRAM KHUSUS KELAS KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA 2008

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

MODUL 4

Tujuan Instruksional : Setelah mempelajari modul ini mahasiswa diharapkan mampu : 1. Mendiskusikan perencanaan pesan-pesan bisnis 2. Mendiskusikan pengorganisasian pesan-pesan bisnis 3. Mendiskusikan revisi terhadap pesan-pesan bisnis

MATERI : A. Perencanaan Pesan Bisnis B. Pengorganisasian Pesan Bisnis C. Revisi Pesan Bisnis

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu

faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Berikut ini akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audiens, penentuan ide pokok, dan seleksi saluran dan media komunikasi. A. PERENCANAAN PESAN BISNIS Sebuah pesan bisnis yang baik dipkitang dari sisi komunikasi biasanya tidak langsung jadi, namun ia memerlukan beberapa langkah untuk mewujudkannya. Perencanaan pesan bisnis diawali dengan penentuan tujuan komuni-kasi bisnis itu. Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi (informing), persuasi (persuading), dan kolaborasi (collaborating). Tampilan 1 Contoh Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis TUJUAN TUJUAN KHUSUS UMUM Memberi Menyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer pemasaran Informasi Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa Membujuk karyawan baru bagian penjualan Membantu unit personalia (sdm) mengembangkan program Kolaborasi pelatihan bagi beberapa karyawan baru

Dalam menentukan tujuan komunikasi bisnis perlu diperhatikan apakah tujuan tersebut realistis?, apakah waktunya tepat?, apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?, dan apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi bisnis?. Tahap berikutnya dalam perencanaan pesan adalah analisis audiens (pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi. Hal pertama dalam tahap ini adalah mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi audiens, pengenalan siapa audiens, antisipasi reaksi audiens, antisipasi tingkat pemahaman audiens, pemahaman tingkat hubungan komunikator dengan audiens. Hal kedua dalam tahap analisis audiens ini adalah mengupayakan untuk memuaskan kebutuhan informasi bagi audiens. Ini meliputi upaya menemukan apa yang diinginkan oleh audiens, antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan, fokus pada hal yang dianggap penting oleh audiens. Setelah menganalisis tujuan dan audiens, tahap selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut (yang disebut tahap penentuan tema pokok). Setiap pesan bisnis memiliki tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Dan akhirnya, tahap Pemilihan (seleksi) Saluran Komunikasi dan Alat Komunikasi yang akan digunakan adalah tahap berikutnya setelah penentuan tema pokok tersebut di atas. Dalam bisnis, biasanya komunikasi verbal (komunikasi dengan kata) menjadi pilihan utama yang dibantu oleh komunikasi nonverbal.

Sementara itu, dalam komunikasi dengan kata (komunikasi verbal) biasanya ada pilihan yang mungkin dipilih yaitu komunikasi kata dengan lisan (berbicara) dan komunikasi kata dengan tulisan (menulis). Bilamanakah komunikasi berbicara lebih tepat dipilih & digunakan dibandingkan dengan komunikasi menulis?, dan sebaliknya? Pilihan mendasar antara berbicara dan menulis tergantung pada tujuan komunikasi (bisnis), analisis audiens, dan pada karakteristik dari komunikasi berbicara dan komunikasi menulis tersebut.

Tampilan 2 Karakteristik Komunikasi Berbicara dan Komunikasi Menulis Komunikasi Berbicara Komunikasi Menulis Kita ingin respons audiens segera Kita tidak ingin respons segera Pesan Kita relatif sederhana Pesan Kita sangat rinci dan rumit Kita tidak perlu catatan permanen Kita perlu catatan permanen Audiens lebih mudah dikumpulkan Kita ingin jangkauan audiens luas

Tampilan 3 Contoh Jenis Media (Alat) Komunikasi MEDIA KOMUNIKASI BERBICARA MEDIA KOMUNIKASI MENULIS Percakapan langsung, pidato, pertemuan Surat, memo, laporan, proposal Telepon, voice mail, audio/video tape Electronic mail (e-mail) Teleconference Faksimile

B. PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS Mengapa pesan perlu diorganisasikan? Kita mungkin pernah mendengar ataupun membaca pesan yang bertele-tele, ada hal-hal yang tidak relevan, penyajiannya tidak logis, ada informasi yang lupa dimasukkan, dan sebagainya. Kejadian-kejadian tersebut di atas merupakan akibat dari tidak adanya pengorganisasian terhadap pesan bisnis yang telah direncanakan sebelumnya. Pada prinsipnya, pengorganisasian pesan bisnis dapat menggunakan pola outline yang membutuhkan dua proses tahapan, yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan pokok pikiran; kemudian menetapkan urutan pokok pikiran dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

1.

Mendefinisikan dan Mengelompokkan Pokok Pikiran Keberadaan sebuah outline akan sangat berarti bagi kita terutama jika pesan yang akan kita susun itu berjumlah banyak atau panjang dan rumit. Hal itu disebabkan outline akan membantu kita memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan menuntun kita untuk mengkomunikasikan pokok pikiran pokok pikiran dengan cara yang lebih sistematis, efektif, dan efisien. Sebuah contoh outline dapat dilihat pada Tampilan 4 berikut. Sebuah outline biasanya terdiri dari: (a) Tema Pokok; (b) Butir-butir Pendukung (c) Ilustrasi dan/atau bukti-bukti. Tampilan 4 Contoh Outline TEMA POKOK
BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUKTI

ILUSTRASI ILUSTRASI
BUKTI

ILUSTRASI
BUKTI

2.

Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah kita mendefinisikan dan mengelompokkan tema pokok dan butir pendukung serta ilustrasi maupun bukti, selanjutnya kita dapat memutuskan bagaimana urut-urutannya. Dalam penentuan urutan, kita dapat menggunakan salah satu dari dua cara berikut ini, yaitu: a. Cara Langsung atau Cara Deduksi. Pada cara ini, kita mulai dengan tema pokok, kemudian diikuti dengan butir pendukung, dan akhirnya dikemukakan ilustrasi dan/atau bukti-bukti yang berhubungan dengan tema pokok dan butir pendukung tersebut. Cara langsung biasanya digunakan jika diperkirakan reaksi audiens cenderung positif dan menyenangkan. Cara Tidak Langsung atau Cara Induksi.

b.

Berbeda dengan cara sebelumnya, pada cara tak langsung ini kita justru mulai dengan ilustrasi dan/atau bukti-bukti, baru kemudian disusul dengan butir-butir pendukung, dan diakhiri dengan mengemukakan tema pokok. Biasanya cara tak langsung ini digunakan jika diantisipasi respons audiens cenderung negatif dan kurang/tidak menyenangkan. Kedua cara tersebut di atas dapat digunakan baik untuk komunikasi berbicara seperti presentasi dan pidato, maupun untuk komunikasi menulis misalnya surat dan laporan bisnis. C. REVISI PESAN BISNIS Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi menulis, maupun untuk komunikasi berbicara terutama yang memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi. a. Revisi Isi, Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format. Secara umum, kita perlu mengevaluasi efektivitas suatu pesan bisnis kita secara menyeluruh dengan cara membacanya secara cepat. Hal ini menyangkut isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. Ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada diri kita sebagai pengecekan: Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis? Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus? Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup? Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada? Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru? Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis kita, selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. Beberapa pertanyaan berikut dapat kita ajukan kepada diri kita sebagai pengecekan: Apakah kita telah menggunakan kata-kata atau ungkapan yang mampu menghidupkan pesan-pesan bisnis kita? Apakah pesan bisnis yang kita sampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami oleh audiens? Apakah informasi penting sudah dinyatakan? Apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan secara jelas? Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami pesan bisnis Kita antara lain dengan memanfaatkan indentasi, huruf tebal, huruf miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dan sebagainya? Hal terakhir yang tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan direvisi bila diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama pada komunikasi menulis). Format atau format penulisan di sini meliputi antara lain format penulisan yang ditata rapi, menarik, bersih, tidak penuh coretan, menggunakan kertas yang berkualitas baik, dan sebagainya. b. Pemilihan Kata yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan bisnis, peranan kata menjadi sangat penting artinya. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens, bukan saja pemborosan atau membuang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. Ada beberapa yang perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis. Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens. Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien). Hindari kata-kata yang bermakna gkita c. Penggunaan Kalimat yang Efektif Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut: 1. Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulis secara tepat. 2. Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara atau penulis.

Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan. Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu: kesatuan gagasan, kepaduan yang baik, penekanan, variasi, paralelisme, dan penalaran. Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok pikiran. Secara praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek, predikat dan plus/minus objek. Kesatuan yang diwakili oleh subjek, predikat dan plus/minus objek itu dapat berbentuk kesatuan tunggal, kesatuan gabungan, kesatuan pilihan, dan kesatuan yang mengandung pertentangan. Contoh: Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal) Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu, tetapi ia merasa kurang cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan) Kita boleh menyusul saya ke tempat itu, atau tinggal saja di sini (Kesatuan Pilihan) Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. Ada bagian kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan, ada yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja, asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat hubungannya. Contoh: Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi, dengan sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik) Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya kemarin pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak baik)

Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan kalimat yang efektif adalah penekanan. Bahwasanya gagasan utama kalimat tetap didukung oleh subjek, dan predikat, sedangkan unsur yang dipentingkan dapat bergeser dari satu kata ke kata yang lain. Dalam komunikasi berbicara Kita dapat mempergunakan tekanan, gerak tubuh dan sebagainya untuk memberi tekanan pada sebuah kata. Ada prinsip dalam bahasa bahwa semua kata yang ditempatkan pada awal kalimat adalah kata yang dipentingkan. Berdasarkan prinsip tersebut, untuk mencapai efek yang diinginkan sebuah kalimat dapat dirubah-rubah strukturnya dengan menempatkan sebuah kata yang dipentingkan pada awal kalimat. Contoh: Kami berharap pada kesempatan lain kita dapat membicarakan lagi masalah ini. Kalimat di atas menunjukkan bahwa kata yang dipentingkan adalah kami (berharap), bukan yang lain-lain. Jika yang dianggap penting dalam kalimat tersebut, kata-kata yang lain maka kata-kata tersebut dapat ditempatkan pada awal kalimat, dengan konsekuensi bahwa kalimat di atas bisa mengalami perubahan strukturnya, asal isinya tidak berubah. Contoh: Harapan kami adalah agar masalah ini dapat kita bicarakan lagi pada kesempatan lain. Pada kesempatan lain kami berharap kita dapat membicarakan lagi masalah ini. Kita dapat membicarakan lagi masalah ini pada kesempatan lain, demikian harapan kami. Masalah ini dapat kita bicarakan pada kesempatan lain, demikian harapan kami. Variasi, yaitu menganeka-ragamkan bentuk-bentuk bahasa agar tetap terpelihara minat dan perhatian orang, juga merupakan hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan/menyusun kalimat efektif. Variasi dalam kalimat dapat diperoleh dengan beberapa macam cara, yakni variasi sinonim kata, variasi panjang pendeknya kalimat, variasi penggunaan bentuk me- dan di-, dan variasi dengan merubah posisi dalam kalimat. Selain variasi, paralelisme juga perlu diperhatikan pada saat Kita menciptakan sebuah kalimat yang efektif. Paralelisme atau kesejajaran adalah penempatan gagasan yang sama penting dan sama fungsinya ke dalam suatu struktur gramatikal yang sama. Hal yang terakhir yang menjadi perhatian dalam penyusunan kalimat efektif adalah penalaran. Bahwasanya struktur gramatikal yang baik bukan merupakan tujuan dalam komunikasi, tetapi sekedar merupakan suatu alat untuk merangkaikan sebuah pikiran atau maksud dengan sejelas-jelasnya. Di samping itu, dalam kehidupan sehari-hari kita mengalami banyak kenyataan yang menunjukkan bahwa ada orang yang mampu mengungkapkan pendapat dan isi pikirannya dengan

teratur, tanpa mempelajari secara khusus struktur gramatikal suatu bahasa. Berarti ada unsur lain yang harus diperhitungkan dalam pemakaian suatu bahasa. Unsur lain adalah segi penalaran atau logika. Jalan pikiran pembicara atau penulis turut menentukan baik tidaknya kalimat seseorang, mudah tidaknya pikirannya dapat dipahami. Yang dimaksud dengan jalan pikiran adalah suatu proses berpikir yang berusaha untuk menghubung-hubungkan berbagai hal menuju kepada suatu kesimpulan yang masuk akal. Ini berarti kalimat yang diucapkan atau ditulis harus bisa dipertanggungjawabkan dari segi akal yang sehat atau singkatnya harus sesuai dengan penalaran. Bahasa tidak bisa lepas dari penalaran. Tulisan-tulisan yang jelas dan terarah merupakan perwujudan dari berpikir logis. Perhatikan kalimat-kalimat berikut. Tiap bagian kalimat dapat dimengerti, namun penyatuannya menimbulkan hal yang tidak bisa atau sulit diterima akal. Orang itu mengerjakan sawah-ladangnya dengan sekuat tenaga karena mahasiswa-mahasiswa Indonesia harus menggarap suatu karya ilmiah sebelum dinyatakan lulus dari suatu Perguruan Tinggi. Dia mengatakan pada saya bahwa ia telah lulus, tetapi anjing itu tidak mau mengikuti perintah pemburu itu.DAFTAR PUSTAKA Adler, Ronald B. and Jeanne M. Elmhorst. 1996. Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. Fifth Edition. New York: McGrawH-Hill. Curtis, Dan B., James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and Professional Communication. (Terjemahan). Jakarta: PT. Rosda Jayaputra Katz, Bernard. 1994. Turning Practical Communication into Business Power. (Terjemahan). Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Luthans, Fred. 1973. Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill. Pace, R. Wayne and Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga. Rakhmat, Jalaluddin. Rosdakarya. 1993. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja

Robbins, Stephen P. 1996. Organizational Behavior: Concepts, Controversies, Applications. (Terjemahan). Seventh edition. Jakarta: PT. Prenhallindo. Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.