MODUL KOMUNIKASI BISNIS

MODUL KOMUNIKASI BISNIS PERTEMUAN #4

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

DOSEN ARIEF BOWO PK,SE.,MM

PROGRAM KHUSUS KELAS KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA 2008

PENYUSUNAN PESAN BISNIS
MODUL 4

Revisi Pesan Bisnis PENYUSUNAN PESAN BISNIS Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Mendiskusikan pengorganisasian pesan-pesan bisnis 3. Pengorganisasian Pesan Bisnis C. Mendiskusikan perencanaan pesan-pesan bisnis 2. Mendiskusikan revisi terhadap pesan-pesan bisnis MATERI : A.Tujuan Instruksional : Setelah mempelajari modul ini mahasiswa diharapkan mampu : 1. dan merupakan salah satu . Perencanaan Pesan Bisnis B.

persuasi (persuading). antisipasi reaksi audiens. Berikut ini akan dibahas proses komposisi. Tampilan 1 Contoh Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis TUJUAN TUJUAN KHUSUS UMUM Memberi Menyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer pemasaran Informasi Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa Membujuk karyawan baru bagian penjualan Membantu unit personalia (sdm) mengembangkan program Kolaborasi pelatihan bagi beberapa karyawan baru Dalam menentukan tujuan komunikasi bisnis perlu diperhatikan apakah tujuan tersebut realistis?. dan seleksi saluran dan media komunikasi. analisis audiens. namun ia memerlukan beberapa langkah untuk mewujudkannya. tahap Pemilihan (seleksi) Saluran Komunikasi dan Alat Komunikasi yang akan digunakan adalah tahap berikutnya setelah penentuan tema pokok tersebut di atas. fokus pada hal yang dianggap penting oleh audiens. ada tiga tujuan komunikasi bisnis. apakah waktunya tepat?. κ Tahap berikutnya dalam perencanaan pesan adalah analisis audiens (pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi. Hal kedua dalam tahap analisis audiens ini adalah mengupayakan untuk memuaskan kebutuhan informasi bagi audiens. antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan. λtahap selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut (yang disebut tahap penentuan tema pokok). Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Secara umum. dan apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi bisnis?. pemahaman tingkat hubungan komunikator dengan audiens. penentuan ide pokok. yaitu memberi informasi (informing). PERENCANAAN PESAN BISNIS Sebuah pesan bisnis yang baik dipkitang dari sisi komunikasi biasanya tidak ‘langsung jadi’. ϕ Perencanaan pesan bisnis diawali dengan penentuan tujuan komuni-kasi bisnis itu. dan kolaborasi (collaborating). Hal pertama dalam tahap ini adalah mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi audiens. penentuan tujuan. Setiap pesan bisnis memiliki tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. pengenalan siapa audiens. Dalam bisnis. apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?. antisipasi tingkat pemahaman audiens. Setelah menganalisis tujuan dan audiens. Ini meliputi upaya menemukan apa yang diinginkan oleh audiens. µ Dan akhirnya. .faktor penentu keberhasilan komunikasi. biasanya komunikasi verbal (komunikasi dengan kata) menjadi pilihan utama yang dibantu oleh komunikasi nonverbal. A.

pidato. audio/video tape Electronic mail (e-mail) Teleconference Faksimile B. dan pada karakteristik dari komunikasi ‘berbicara dan komunikasi ‘menulis’ tersebut. memo. analisis audiens. Pada prinsipnya. PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS Mengapa pesan perlu diorganisasikan? Kita mungkin pernah mendengar ataupun membaca pesan yang bertele-tele. dan sebaliknya? Pilihan mendasar antara berbicara dan menulis tergantung pada tujuan komunikasi (bisnis). Tampilan 2 Karakteristik Komunikasi ‘Berbicara’ dan Komunikasi ‘Menulis’ Komunikasi ‘Berbicara’ Komunikasi ‘Menulis’ Kita ingin respons audiens segera Kita tidak ingin respons segera Pesan Kita relatif sederhana Pesan Kita sangat rinci dan rumit Kita tidak perlu catatan permanen Kita perlu catatan permanen Audiens lebih mudah dikumpulkan Kita ingin jangkauan audiens luas Tampilan 3 Contoh Jenis Media (Alat) Komunikasi MEDIA KOMUNIKASI ‘BERBICARA’ MEDIA KOMUNIKASI ‘MENULIS’ Percakapan langsung. . pertemuan Surat. pengorganisasian pesan bisnis dapat menggunakan pola outline yang membutuhkan dua proses tahapan.Sementara itu. ada hal-hal yang tidak relevan. kemudian menetapkan urutan pokok pikiran dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati. penyajiannya tidak logis. proposal Telepon. Bilamanakah komunikasi ‘berbicara’ lebih tepat dipilih & digunakan dibandingkan dengan komunikasi ‘menulis’?. Kejadian-kejadian tersebut di atas merupakan akibat dari tidak adanya pengorganisasian terhadap pesan bisnis yang telah direncanakan sebelumnya. yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan pokok pikiran. dan sebagainya. ada informasi yang lupa dimasukkan. voice mail. dalam komunikasi dengan kata (komunikasi verbal) biasanya ada pilihan yang mungkin dipilih yaitu komunikasi ‘kata dengan lisan’ (berbicara) dan komunikasi ‘kata dengan tulisan’ (menulis). laporan.

dan efisien. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Pokok Pikiran Keberadaan sebuah outline akan sangat berarti bagi kita terutama jika pesan yang akan kita susun itu berjumlah banyak atau panjang dan rumit. Cara Tidak Langsung atau Cara Induksi. Tampilan 4 Contoh Outline TEMA POKOK BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUKTI A ILUSTRASI ILUSTRASI BUKTI A ILUSTRASI BUKTI A 2. (b) Butir-butir Pendukung (c) Ilustrasi dan/atau bukti-bukti. Pada cara ini. kita dapat menggunakan salah satu dari dua cara berikut ini. kita mulai dengan tema pokok. Cara Langsung atau Cara Deduksi. kemudian diikuti dengan butir pendukung. yaitu: a. selanjutnya kita dapat memutuskan bagaimana urut-urutannya. Sebuah contoh outline dapat dilihat pada Tampilan 4 berikut.1. b. dan akhirnya dikemukakan ilustrasi dan/atau bukti-bukti yang berhubungan dengan tema pokok dan butir pendukung tersebut. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah kita mendefinisikan dan mengelompokkan tema pokok dan butir pendukung serta ilustrasi maupun bukti. Cara langsung biasanya digunakan jika diperkirakan reaksi audiens cenderung positif dan menyenangkan. Sebuah outline biasanya terdiri dari: (a) Tema Pokok. outline juga akan menuntun kita untuk mengkomunikasikan pokok pikiran – pokok pikiran dengan cara yang lebih sistematis. Hal itu disebabkan outline akan membantu kita memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. . efektif. Di samping itu. Dalam penentuan urutan.

menggunakan kertas yang berkualitas baik. tidak penuh coretan. Pemilihan Kata yang Tepat . Revisi Isi. selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. Gaya Penulisan. dan Format. Biasanya cara tak langsung ini digunakan jika diantisipasi respons audiens cenderung negatif dan kurang/tidak menyenangkan. tabel. tidak membingungkan. Ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada diri kita sebagai pengecekan: • Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis? • Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus? • Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup? • Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada? • Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru? Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. huruf miring. Hal ini menyangkut isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. kita perlu mengevaluasi efektivitas suatu pesan bisnis kita secara menyeluruh dengan cara membacanya secara cepat. b. dan diakhiri dengan mengemukakan tema pokok. maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi. Organisasi. huruf tebal. Format atau format penulisan di sini meliputi antara lain format penulisan yang ditata rapi. maupun untuk komunikasi ‘menulis’ misalnya surat dan laporan bisnis.Berbeda dengan cara sebelumnya. pada cara tak langsung ini kita justru mulai dengan ilustrasi dan/atau bukti-bukti. dan sebagainya? Hal terakhir yang tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan direvisi bila diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama pada komunikasi ‘menulis’). Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi ‘menulis’. dan mudah dipahami oleh audiens? • Apakah informasi penting sudah dinyatakan? • Apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan secara jelas? • Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami pesan bisnis Kita antara lain dengan memanfaatkan indentasi. Beberapa pertanyaan berikut dapat kita ajukan kepada diri kita sebagai pengecekan: • Apakah kita telah menggunakan kata-kata atau ungkapan yang mampu menghidupkan pesan-pesan bisnis kita? • Apakah pesan bisnis yang kita sampaikan sudah jelas. C. gambar. a. huruf berwarna. Secara umum. dan sebagainya. Kedua cara tersebut di atas dapat digunakan baik untuk komunikasi ‘berbicara’ seperti presentasi dan pidato. bersih. REVISI PESAN BISNIS Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki. menarik. baru kemudian disusul dengan butir-butir pendukung.

Penggunaan Kalimat yang Efektif Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut: 1. dan penalaran. • Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien). tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok pikiran. paralelisme. Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang harus diperhatikan. atau tinggal saja di sini (Kesatuan Pilihan) Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. kepaduan yang baik. Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara atau penulis. yaitu: kesatuan gagasan. tetapi ia merasa kurang cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan) • Kita boleh menyusul saya ke tempat itu. 2. dan kesatuan yang mengandung pertentangan. Contoh: • Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal) • Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu. ada yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens. Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulis secara tepat. Ada bagian kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan. asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat hubungannya. Secara praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek. peranan kata menjadi sangat penting artinya. • Hindari kata-kata yang bermakna gkita c. Ada beberapa yang perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis. predikat dan plus/minus objek. dengan sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik) • Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya kemarin pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak baik) . Kesatuan yang diwakili oleh subjek. kesatuan gabungan.Dalam menyampaikan pesan bisnis. bukan saja pemborosan atau membuang waktu. kesatuan pilihan. • Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens. variasi. Contoh: • Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi. predikat dan plus/minus objek itu dapat berbentuk kesatuan tunggal. Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan. penekanan.

kata-kata yang lain maka kata-kata tersebut dapat ditempatkan pada awal kalimat. demikian harapan kami. yaitu menganeka-ragamkan bentuk-bentuk bahasa agar tetap terpelihara minat dan perhatian orang. Ada prinsip dalam bahasa bahwa semua kata yang ditempatkan pada awal kalimat adalah kata yang dipentingkan. variasi panjang pendeknya kalimat. untuk mencapai efek yang diinginkan sebuah kalimat dapat dirubah-rubah strukturnya dengan menempatkan sebuah kata yang dipentingkan pada awal kalimat. Bahwasanya struktur gramatikal yang baik bukan merupakan tujuan dalam komunikasi. juga merupakan hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan/menyusun kalimat efektif. asal isinya tidak berubah. Paralelisme atau kesejajaran adalah penempatan gagasan yang sama penting dan sama fungsinya ke dalam suatu struktur gramatikal yang sama. gerak tubuh dan sebagainya untuk memberi tekanan pada sebuah kata. • Masalah ini dapat kita bicarakan pada kesempatan lain. Contoh: • Harapan kami adalah agar masalah ini dapat kita bicarakan lagi pada kesempatan lain. Dalam komunikasi ‘berbicara’ Kita dapat mempergunakan tekanan. Kalimat di atas menunjukkan bahwa kata yang dipentingkan adalah kami (berharap). Variasi. Variasi dalam kalimat dapat diperoleh dengan beberapa macam cara. sedangkan unsur yang dipentingkan dapat bergeser dari satu kata ke kata yang lain. Selain variasi. Berdasarkan prinsip tersebut. dalam kehidupan sehari-hari kita mengalami banyak kenyataan yang menunjukkan bahwa ada orang yang mampu mengungkapkan pendapat dan isi pikirannya dengan . dan predikat. Bahwasanya gagasan utama kalimat tetap didukung oleh subjek. demikian harapan kami.Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan kalimat yang efektif adalah penekanan. yakni variasi sinonim kata. Hal yang terakhir yang menjadi perhatian dalam penyusunan kalimat efektif adalah penalaran. tetapi sekedar merupakan suatu alat untuk merangkaikan sebuah pikiran atau maksud dengan sejelas-jelasnya. dan variasi dengan merubah posisi dalam kalimat. bukan yang lain-lain. Jika yang dianggap penting dalam kalimat tersebut. paralelisme juga perlu diperhatikan pada saat Kita menciptakan sebuah kalimat yang efektif. • Kita dapat membicarakan lagi masalah ini pada kesempatan lain. Di samping itu. dengan konsekuensi bahwa kalimat di atas bisa mengalami perubahan strukturnya. Contoh: • Kami berharap pada kesempatan lain kita dapat membicarakan lagi masalah ini. • Pada kesempatan lain kami berharap kita dapat membicarakan lagi masalah ini.dan di-. variasi penggunaan bentuk me.

tetapi anjing itu tidak mau mengikuti perintah pemburu itu. Bandung: PT. Jakarta: PT. namun penyatuannya menimbulkan hal yang tidak bisa atau sulit diterima akal. Unsur lain adalah segi penalaran atau logika. Wayne and Don F. Jalaluddin.. Purwanto. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Human Communication. Elmhorst. 1996. Rosda Jayaputra Katz. 1996.teratur. Remaja Rosdakarya. Tiap bagian kalimat dapat dimengerti. Seventh edition. Organizational Behavior. Jakarta: PT. Djoko. 1994. and Sylvia Moss. Bahasa tidak bisa lepas dari penalaran. R. New York: McGrawH-Hill. Curtis. (Terjemahan). (Terjemahan). Bandung: PT. Ini berarti kalimat yang diucapkan atau ditulis harus bisa dipertanggungjawabkan dari segi akal yang sehat atau singkatnya harus sesuai dengan penalaran. Luthans. (Terjemahan). Ronald B. Jalan pikiran pembicara atau penulis turut menentukan baik tidaknya kalimat seseorang. Dan B. Jakarta: PT. 2003. Komunikasi Bisnis. Bandung: PT. . Turning Practical Communication into Business Power. Fred. Prenhallindo. Yang dimaksud dengan jalan pikiran adalah suatu proses berpikir yang berusaha untuk menghubung-hubungkan berbagai hal menuju kepada suatu kesimpulan yang masuk akal. Perhatikan kalimat-kalimat berikut. Controversies. Pace. Rosdakarya. Organizational Behavior: Concepts. New York: McGraw-Hill. Faules. Psikologi Komunikasi. 1973. Stephen P. Business and Professional Communication. Floyd and Jerry L. (Terjemahan). Stewart L. Tulisan-tulisan yang jelas dan terarah merupakan perwujudan dari berpikir logis. (Terjemahan). Applications. • Orang itu mengerjakan sawah-ladangnya dengan sekuat tenaga karena mahasiswa-mahasiswa Indonesia harus menggarap suatu karya ilmiah sebelum dinyatakan lulus dari suatu Perguruan Tinggi. 1996. and Jeanne M. Winsor. Tubbs. mudah tidaknya pikirannya dapat dipahami. Berarti ada unsur lain yang harus diperhitungkan dalam pemakaian suatu bahasa. 1993. Fifth Edition. Remaja Rosdakarya. tanpa mempelajari secara khusus struktur gramatikal suatu bahasa. Jakarta: Penerbit Erlangga.DAFTAR PUSTAKA Adler. Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. 1998. • Dia mengatakan pada saya bahwa ia telah lulus. Pustaka Binaman Pressindo. Rakhmat. Bernard. Remaja Robbins. James J.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful