MODUL KOMUNIKASI BISNIS PERTEMUAN #4

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

DOSEN ARIEF BOWO PK,SE.,MM

PROGRAM KHUSUS KELAS KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA 2008

PENYUSUNAN PESAN BISNIS
MODUL 4

Perencanaan Pesan Bisnis B. Mendiskusikan pengorganisasian pesan-pesan bisnis 3. Revisi Pesan Bisnis PENYUSUNAN PESAN BISNIS Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Mendiskusikan revisi terhadap pesan-pesan bisnis MATERI : A. Mendiskusikan perencanaan pesan-pesan bisnis 2.Tujuan Instruksional : Setelah mempelajari modul ini mahasiswa diharapkan mampu : 1. dan merupakan salah satu . Pengorganisasian Pesan Bisnis C.

Setelah menganalisis tujuan dan audiens. Berikut ini akan dibahas proses komposisi. ϕ Perencanaan pesan bisnis diawali dengan penentuan tujuan komuni-kasi bisnis itu.faktor penentu keberhasilan komunikasi. Tampilan 1 Contoh Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis TUJUAN TUJUAN KHUSUS UMUM Memberi Menyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer pemasaran Informasi Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa Membujuk karyawan baru bagian penjualan Membantu unit personalia (sdm) mengembangkan program Kolaborasi pelatihan bagi beberapa karyawan baru Dalam menentukan tujuan komunikasi bisnis perlu diperhatikan apakah tujuan tersebut realistis?. penentuan ide pokok. ada tiga tujuan komunikasi bisnis. Ini meliputi upaya menemukan apa yang diinginkan oleh audiens. κ Tahap berikutnya dalam perencanaan pesan adalah analisis audiens (pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi. Hal pertama dalam tahap ini adalah mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi audiens. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. λtahap selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut (yang disebut tahap penentuan tema pokok). antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan. Dalam bisnis. namun ia memerlukan beberapa langkah untuk mewujudkannya. antisipasi reaksi audiens. dan kolaborasi (collaborating). . fokus pada hal yang dianggap penting oleh audiens. apakah waktunya tepat?. tahap Pemilihan (seleksi) Saluran Komunikasi dan Alat Komunikasi yang akan digunakan adalah tahap berikutnya setelah penentuan tema pokok tersebut di atas. biasanya komunikasi verbal (komunikasi dengan kata) menjadi pilihan utama yang dibantu oleh komunikasi nonverbal. apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?. PERENCANAAN PESAN BISNIS Sebuah pesan bisnis yang baik dipkitang dari sisi komunikasi biasanya tidak ‘langsung jadi’. µ Dan akhirnya. Secara umum. yaitu memberi informasi (informing). antisipasi tingkat pemahaman audiens. Hal kedua dalam tahap analisis audiens ini adalah mengupayakan untuk memuaskan kebutuhan informasi bagi audiens. Setiap pesan bisnis memiliki tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. pemahaman tingkat hubungan komunikator dengan audiens. pengenalan siapa audiens. dan seleksi saluran dan media komunikasi. penentuan tujuan. dan apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi bisnis?. analisis audiens. A. persuasi (persuading).

penyajiannya tidak logis. pengorganisasian pesan bisnis dapat menggunakan pola outline yang membutuhkan dua proses tahapan. yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan pokok pikiran. dan pada karakteristik dari komunikasi ‘berbicara dan komunikasi ‘menulis’ tersebut. laporan. . pertemuan Surat. dalam komunikasi dengan kata (komunikasi verbal) biasanya ada pilihan yang mungkin dipilih yaitu komunikasi ‘kata dengan lisan’ (berbicara) dan komunikasi ‘kata dengan tulisan’ (menulis). ada informasi yang lupa dimasukkan. PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS Mengapa pesan perlu diorganisasikan? Kita mungkin pernah mendengar ataupun membaca pesan yang bertele-tele. dan sebagainya. ada hal-hal yang tidak relevan. Pada prinsipnya. pidato. audio/video tape Electronic mail (e-mail) Teleconference Faksimile B.Sementara itu. proposal Telepon. Bilamanakah komunikasi ‘berbicara’ lebih tepat dipilih & digunakan dibandingkan dengan komunikasi ‘menulis’?. dan sebaliknya? Pilihan mendasar antara berbicara dan menulis tergantung pada tujuan komunikasi (bisnis). Kejadian-kejadian tersebut di atas merupakan akibat dari tidak adanya pengorganisasian terhadap pesan bisnis yang telah direncanakan sebelumnya. memo. kemudian menetapkan urutan pokok pikiran dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati. voice mail. analisis audiens. Tampilan 2 Karakteristik Komunikasi ‘Berbicara’ dan Komunikasi ‘Menulis’ Komunikasi ‘Berbicara’ Komunikasi ‘Menulis’ Kita ingin respons audiens segera Kita tidak ingin respons segera Pesan Kita relatif sederhana Pesan Kita sangat rinci dan rumit Kita tidak perlu catatan permanen Kita perlu catatan permanen Audiens lebih mudah dikumpulkan Kita ingin jangkauan audiens luas Tampilan 3 Contoh Jenis Media (Alat) Komunikasi MEDIA KOMUNIKASI ‘BERBICARA’ MEDIA KOMUNIKASI ‘MENULIS’ Percakapan langsung.

yaitu: a. efektif.1. Sebuah outline biasanya terdiri dari: (a) Tema Pokok. Di samping itu. dan efisien. Pada cara ini. Tampilan 4 Contoh Outline TEMA POKOK BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUKTI A ILUSTRASI ILUSTRASI BUKTI A ILUSTRASI BUKTI A 2. Sebuah contoh outline dapat dilihat pada Tampilan 4 berikut. Hal itu disebabkan outline akan membantu kita memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Pokok Pikiran Keberadaan sebuah outline akan sangat berarti bagi kita terutama jika pesan yang akan kita susun itu berjumlah banyak atau panjang dan rumit. . selanjutnya kita dapat memutuskan bagaimana urut-urutannya. kita mulai dengan tema pokok. Cara Tidak Langsung atau Cara Induksi. kita dapat menggunakan salah satu dari dua cara berikut ini. Cara langsung biasanya digunakan jika diperkirakan reaksi audiens cenderung positif dan menyenangkan. kemudian diikuti dengan butir pendukung. Dalam penentuan urutan. Cara Langsung atau Cara Deduksi. dan akhirnya dikemukakan ilustrasi dan/atau bukti-bukti yang berhubungan dengan tema pokok dan butir pendukung tersebut. b. (b) Butir-butir Pendukung (c) Ilustrasi dan/atau bukti-bukti. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah kita mendefinisikan dan mengelompokkan tema pokok dan butir pendukung serta ilustrasi maupun bukti. outline juga akan menuntun kita untuk mengkomunikasikan pokok pikiran – pokok pikiran dengan cara yang lebih sistematis.

maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi. menarik. Format atau format penulisan di sini meliputi antara lain format penulisan yang ditata rapi. huruf miring. maupun untuk komunikasi ‘menulis’ misalnya surat dan laporan bisnis. baru kemudian disusul dengan butir-butir pendukung. dan sebagainya. REVISI PESAN BISNIS Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi ‘menulis’. pada cara tak langsung ini kita justru mulai dengan ilustrasi dan/atau bukti-bukti. dan mudah dipahami oleh audiens? • Apakah informasi penting sudah dinyatakan? • Apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan secara jelas? • Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami pesan bisnis Kita antara lain dengan memanfaatkan indentasi. C. Organisasi. Kedua cara tersebut di atas dapat digunakan baik untuk komunikasi ‘berbicara’ seperti presentasi dan pidato. kita perlu mengevaluasi efektivitas suatu pesan bisnis kita secara menyeluruh dengan cara membacanya secara cepat. Revisi Isi. tidak membingungkan. Hal ini menyangkut isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. dan sebagainya? Hal terakhir yang tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan direvisi bila diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama pada komunikasi ‘menulis’). Pemilihan Kata yang Tepat . b. tidak penuh coretan. menggunakan kertas yang berkualitas baik. selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. dan Format. bersih. gambar. a. huruf berwarna. tabel.Berbeda dengan cara sebelumnya. Biasanya cara tak langsung ini digunakan jika diantisipasi respons audiens cenderung negatif dan kurang/tidak menyenangkan. Ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada diri kita sebagai pengecekan: • Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis? • Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus? • Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup? • Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada? • Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru? Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. Beberapa pertanyaan berikut dapat kita ajukan kepada diri kita sebagai pengecekan: • Apakah kita telah menggunakan kata-kata atau ungkapan yang mampu menghidupkan pesan-pesan bisnis kita? • Apakah pesan bisnis yang kita sampaikan sudah jelas. Gaya Penulisan. dan diakhiri dengan mengemukakan tema pokok. huruf tebal. Secara umum.

tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. Ada beberapa yang perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis. Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan. dan kesatuan yang mengandung pertentangan. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens. Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang harus diperhatikan. • Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens. Ada bagian kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan. Secara praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek. Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok pikiran. yaitu: kesatuan gagasan. 2. peranan kata menjadi sangat penting artinya. kesatuan pilihan. atau tinggal saja di sini (Kesatuan Pilihan) Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. penekanan. paralelisme. kepaduan yang baik. • Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien). Penggunaan Kalimat yang Efektif Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut: 1. dengan sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik) • Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya kemarin pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak baik) . asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat hubungannya.Dalam menyampaikan pesan bisnis. kesatuan gabungan. ada yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja. predikat dan plus/minus objek. predikat dan plus/minus objek itu dapat berbentuk kesatuan tunggal. Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara atau penulis. dan penalaran. bukan saja pemborosan atau membuang waktu. Kesatuan yang diwakili oleh subjek. tetapi ia merasa kurang cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan) • Kita boleh menyusul saya ke tempat itu. Contoh: • Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal) • Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu. variasi. Contoh: • Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi. Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulis secara tepat. • Hindari kata-kata yang bermakna gkita c.

dan predikat. bukan yang lain-lain.Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan kalimat yang efektif adalah penekanan. paralelisme juga perlu diperhatikan pada saat Kita menciptakan sebuah kalimat yang efektif. Contoh: • Harapan kami adalah agar masalah ini dapat kita bicarakan lagi pada kesempatan lain. Dalam komunikasi ‘berbicara’ Kita dapat mempergunakan tekanan. tetapi sekedar merupakan suatu alat untuk merangkaikan sebuah pikiran atau maksud dengan sejelas-jelasnya. variasi penggunaan bentuk me. Paralelisme atau kesejajaran adalah penempatan gagasan yang sama penting dan sama fungsinya ke dalam suatu struktur gramatikal yang sama. untuk mencapai efek yang diinginkan sebuah kalimat dapat dirubah-rubah strukturnya dengan menempatkan sebuah kata yang dipentingkan pada awal kalimat. asal isinya tidak berubah. Hal yang terakhir yang menjadi perhatian dalam penyusunan kalimat efektif adalah penalaran. gerak tubuh dan sebagainya untuk memberi tekanan pada sebuah kata. Variasi dalam kalimat dapat diperoleh dengan beberapa macam cara. demikian harapan kami. • Pada kesempatan lain kami berharap kita dapat membicarakan lagi masalah ini. Bahwasanya struktur gramatikal yang baik bukan merupakan tujuan dalam komunikasi. dan variasi dengan merubah posisi dalam kalimat. Contoh: • Kami berharap pada kesempatan lain kita dapat membicarakan lagi masalah ini. Variasi. sedangkan unsur yang dipentingkan dapat bergeser dari satu kata ke kata yang lain. Selain variasi. Ada prinsip dalam bahasa bahwa semua kata yang ditempatkan pada awal kalimat adalah kata yang dipentingkan. • Masalah ini dapat kita bicarakan pada kesempatan lain. variasi panjang pendeknya kalimat. demikian harapan kami. • Kita dapat membicarakan lagi masalah ini pada kesempatan lain. Kalimat di atas menunjukkan bahwa kata yang dipentingkan adalah kami (berharap). Jika yang dianggap penting dalam kalimat tersebut. Di samping itu. dalam kehidupan sehari-hari kita mengalami banyak kenyataan yang menunjukkan bahwa ada orang yang mampu mengungkapkan pendapat dan isi pikirannya dengan . Berdasarkan prinsip tersebut.dan di-. yaitu menganeka-ragamkan bentuk-bentuk bahasa agar tetap terpelihara minat dan perhatian orang. kata-kata yang lain maka kata-kata tersebut dapat ditempatkan pada awal kalimat. Bahwasanya gagasan utama kalimat tetap didukung oleh subjek. dengan konsekuensi bahwa kalimat di atas bisa mengalami perubahan strukturnya. yakni variasi sinonim kata. juga merupakan hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan/menyusun kalimat efektif.

(Terjemahan). Winsor. Remaja Robbins. (Terjemahan). Elmhorst. Dan B. Curtis. 1998.teratur. Komunikasi Bisnis. 1996. Rosdakarya. Controversies. Organizational Behavior. (Terjemahan). Human Communication. Rakhmat. 1996. Berarti ada unsur lain yang harus diperhitungkan dalam pemakaian suatu bahasa. Tulisan-tulisan yang jelas dan terarah merupakan perwujudan dari berpikir logis. Applications. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Djoko. Stewart L. Perhatikan kalimat-kalimat berikut. Jakarta: PT. Jalan pikiran pembicara atau penulis turut menentukan baik tidaknya kalimat seseorang. Jakarta: PT. Bandung: PT. Purwanto. 2003. Floyd and Jerry L.. Bernard. Pace. New York: McGraw-Hill. Ini berarti kalimat yang diucapkan atau ditulis harus bisa dipertanggungjawabkan dari segi akal yang sehat atau singkatnya harus sesuai dengan penalaran. Fifth Edition.DAFTAR PUSTAKA Adler. Business and Professional Communication. and Jeanne M. Stephen P. (Terjemahan). Jalaluddin. Tubbs. Fred. tanpa mempelajari secara khusus struktur gramatikal suatu bahasa. Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. Unsur lain adalah segi penalaran atau logika. Bahasa tidak bisa lepas dari penalaran. Remaja Rosdakarya. Seventh edition. Jakarta: Penerbit Erlangga. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. . Wayne and Don F. namun penyatuannya menimbulkan hal yang tidak bisa atau sulit diterima akal. 1993. Ronald B. Bandung: PT. Turning Practical Communication into Business Power. 1973. James J. Yang dimaksud dengan jalan pikiran adalah suatu proses berpikir yang berusaha untuk menghubung-hubungkan berbagai hal menuju kepada suatu kesimpulan yang masuk akal. Prenhallindo. (Terjemahan). • Orang itu mengerjakan sawah-ladangnya dengan sekuat tenaga karena mahasiswa-mahasiswa Indonesia harus menggarap suatu karya ilmiah sebelum dinyatakan lulus dari suatu Perguruan Tinggi. Pustaka Binaman Pressindo. Faules. Luthans. 1996. Rosda Jayaputra Katz. 1994. Organizational Behavior: Concepts. Tiap bagian kalimat dapat dimengerti. tetapi anjing itu tidak mau mengikuti perintah pemburu itu. Remaja Rosdakarya. and Sylvia Moss. R. Jakarta: PT. • Dia mengatakan pada saya bahwa ia telah lulus. New York: McGrawH-Hill. mudah tidaknya pikirannya dapat dipahami.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful