MODUL KOMUNIKASI BISNIS PERTEMUAN #4

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

DOSEN ARIEF BOWO PK,SE.,MM

PROGRAM KHUSUS KELAS KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA 2008

PENYUSUNAN PESAN BISNIS
MODUL 4

dan merupakan salah satu . Mendiskusikan perencanaan pesan-pesan bisnis 2. Pengorganisasian Pesan Bisnis C. Mendiskusikan revisi terhadap pesan-pesan bisnis MATERI : A. Revisi Pesan Bisnis PENYUSUNAN PESAN BISNIS Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Mendiskusikan pengorganisasian pesan-pesan bisnis 3.Tujuan Instruksional : Setelah mempelajari modul ini mahasiswa diharapkan mampu : 1. Perencanaan Pesan Bisnis B.

dan apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi bisnis?. antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan. penentuan tujuan. Berikut ini akan dibahas proses komposisi. Hal pertama dalam tahap ini adalah mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi audiens. ϕ Perencanaan pesan bisnis diawali dengan penentuan tujuan komuni-kasi bisnis itu. apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?. apakah waktunya tepat?. A. pemahaman tingkat hubungan komunikator dengan audiens. Setelah menganalisis tujuan dan audiens. Setiap pesan bisnis memiliki tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. tahap Pemilihan (seleksi) Saluran Komunikasi dan Alat Komunikasi yang akan digunakan adalah tahap berikutnya setelah penentuan tema pokok tersebut di atas. penentuan ide pokok. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. PERENCANAAN PESAN BISNIS Sebuah pesan bisnis yang baik dipkitang dari sisi komunikasi biasanya tidak ‘langsung jadi’. dan kolaborasi (collaborating). Hal kedua dalam tahap analisis audiens ini adalah mengupayakan untuk memuaskan kebutuhan informasi bagi audiens. Tampilan 1 Contoh Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis TUJUAN TUJUAN KHUSUS UMUM Memberi Menyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer pemasaran Informasi Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa Membujuk karyawan baru bagian penjualan Membantu unit personalia (sdm) mengembangkan program Kolaborasi pelatihan bagi beberapa karyawan baru Dalam menentukan tujuan komunikasi bisnis perlu diperhatikan apakah tujuan tersebut realistis?. yaitu memberi informasi (informing).faktor penentu keberhasilan komunikasi. antisipasi tingkat pemahaman audiens. analisis audiens. µ Dan akhirnya. κ Tahap berikutnya dalam perencanaan pesan adalah analisis audiens (pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi. biasanya komunikasi verbal (komunikasi dengan kata) menjadi pilihan utama yang dibantu oleh komunikasi nonverbal. Dalam bisnis. λtahap selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut (yang disebut tahap penentuan tema pokok). dan seleksi saluran dan media komunikasi. pengenalan siapa audiens. . antisipasi reaksi audiens. namun ia memerlukan beberapa langkah untuk mewujudkannya. ada tiga tujuan komunikasi bisnis. fokus pada hal yang dianggap penting oleh audiens. persuasi (persuading). Ini meliputi upaya menemukan apa yang diinginkan oleh audiens. Secara umum.

memo. dan sebaliknya? Pilihan mendasar antara berbicara dan menulis tergantung pada tujuan komunikasi (bisnis). pertemuan Surat. Pada prinsipnya. dan sebagainya. ada hal-hal yang tidak relevan. analisis audiens. Bilamanakah komunikasi ‘berbicara’ lebih tepat dipilih & digunakan dibandingkan dengan komunikasi ‘menulis’?. yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan pokok pikiran. Tampilan 2 Karakteristik Komunikasi ‘Berbicara’ dan Komunikasi ‘Menulis’ Komunikasi ‘Berbicara’ Komunikasi ‘Menulis’ Kita ingin respons audiens segera Kita tidak ingin respons segera Pesan Kita relatif sederhana Pesan Kita sangat rinci dan rumit Kita tidak perlu catatan permanen Kita perlu catatan permanen Audiens lebih mudah dikumpulkan Kita ingin jangkauan audiens luas Tampilan 3 Contoh Jenis Media (Alat) Komunikasi MEDIA KOMUNIKASI ‘BERBICARA’ MEDIA KOMUNIKASI ‘MENULIS’ Percakapan langsung. . PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS Mengapa pesan perlu diorganisasikan? Kita mungkin pernah mendengar ataupun membaca pesan yang bertele-tele. pidato. dalam komunikasi dengan kata (komunikasi verbal) biasanya ada pilihan yang mungkin dipilih yaitu komunikasi ‘kata dengan lisan’ (berbicara) dan komunikasi ‘kata dengan tulisan’ (menulis). pengorganisasian pesan bisnis dapat menggunakan pola outline yang membutuhkan dua proses tahapan. kemudian menetapkan urutan pokok pikiran dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati. laporan. audio/video tape Electronic mail (e-mail) Teleconference Faksimile B. Kejadian-kejadian tersebut di atas merupakan akibat dari tidak adanya pengorganisasian terhadap pesan bisnis yang telah direncanakan sebelumnya. penyajiannya tidak logis. voice mail. dan pada karakteristik dari komunikasi ‘berbicara dan komunikasi ‘menulis’ tersebut. proposal Telepon. ada informasi yang lupa dimasukkan.Sementara itu.

b. Cara langsung biasanya digunakan jika diperkirakan reaksi audiens cenderung positif dan menyenangkan. dan efisien. kita dapat menggunakan salah satu dari dua cara berikut ini. Hal itu disebabkan outline akan membantu kita memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. kemudian diikuti dengan butir pendukung. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Pokok Pikiran Keberadaan sebuah outline akan sangat berarti bagi kita terutama jika pesan yang akan kita susun itu berjumlah banyak atau panjang dan rumit. Cara Langsung atau Cara Deduksi. kita mulai dengan tema pokok. Sebuah outline biasanya terdiri dari: (a) Tema Pokok. outline juga akan menuntun kita untuk mengkomunikasikan pokok pikiran – pokok pikiran dengan cara yang lebih sistematis. Tampilan 4 Contoh Outline TEMA POKOK BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUKTI A ILUSTRASI ILUSTRASI BUKTI A ILUSTRASI BUKTI A 2. Di samping itu. (b) Butir-butir Pendukung (c) Ilustrasi dan/atau bukti-bukti. Pada cara ini. Dalam penentuan urutan. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah kita mendefinisikan dan mengelompokkan tema pokok dan butir pendukung serta ilustrasi maupun bukti. yaitu: a. .1. selanjutnya kita dapat memutuskan bagaimana urut-urutannya. dan akhirnya dikemukakan ilustrasi dan/atau bukti-bukti yang berhubungan dengan tema pokok dan butir pendukung tersebut. Sebuah contoh outline dapat dilihat pada Tampilan 4 berikut. efektif. Cara Tidak Langsung atau Cara Induksi.

huruf berwarna. Kedua cara tersebut di atas dapat digunakan baik untuk komunikasi ‘berbicara’ seperti presentasi dan pidato. a. gambar. baru kemudian disusul dengan butir-butir pendukung. kita perlu mengevaluasi efektivitas suatu pesan bisnis kita secara menyeluruh dengan cara membacanya secara cepat. huruf miring. Biasanya cara tak langsung ini digunakan jika diantisipasi respons audiens cenderung negatif dan kurang/tidak menyenangkan. dan sebagainya? Hal terakhir yang tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan direvisi bila diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama pada komunikasi ‘menulis’). Beberapa pertanyaan berikut dapat kita ajukan kepada diri kita sebagai pengecekan: • Apakah kita telah menggunakan kata-kata atau ungkapan yang mampu menghidupkan pesan-pesan bisnis kita? • Apakah pesan bisnis yang kita sampaikan sudah jelas. menggunakan kertas yang berkualitas baik. dan Format. selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. dan mudah dipahami oleh audiens? • Apakah informasi penting sudah dinyatakan? • Apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan secara jelas? • Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami pesan bisnis Kita antara lain dengan memanfaatkan indentasi. C. tidak penuh coretan. menarik. huruf tebal. bersih. b. Ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada diri kita sebagai pengecekan: • Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis? • Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus? • Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup? • Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada? • Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru? Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. Gaya Penulisan. Format atau format penulisan di sini meliputi antara lain format penulisan yang ditata rapi. maupun untuk komunikasi ‘menulis’ misalnya surat dan laporan bisnis. pada cara tak langsung ini kita justru mulai dengan ilustrasi dan/atau bukti-bukti. Revisi Isi.Berbeda dengan cara sebelumnya. Hal ini menyangkut isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. Organisasi. tabel. maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi. Pemilihan Kata yang Tepat . tidak membingungkan. Secara umum. REVISI PESAN BISNIS Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki. dan diakhiri dengan mengemukakan tema pokok. dan sebagainya. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi ‘menulis’.

predikat dan plus/minus objek itu dapat berbentuk kesatuan tunggal. atau tinggal saja di sini (Kesatuan Pilihan) Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. peranan kata menjadi sangat penting artinya. Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang harus diperhatikan. dan penalaran. Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan. predikat dan plus/minus objek. bukan saja pemborosan atau membuang waktu. paralelisme. dengan sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik) • Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya kemarin pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak baik) . Kesatuan yang diwakili oleh subjek. yaitu: kesatuan gagasan. tetapi ia merasa kurang cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan) • Kita boleh menyusul saya ke tempat itu. penekanan.Dalam menyampaikan pesan bisnis. Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok pikiran. dan kesatuan yang mengandung pertentangan. Contoh: • Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi. Secara praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek. Ada bagian kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan. • Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens. kepaduan yang baik. asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat hubungannya. 2. Penggunaan Kalimat yang Efektif Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut: 1. ada yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja. Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara atau penulis. • Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien). kesatuan gabungan. • Hindari kata-kata yang bermakna gkita c. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens. Ada beberapa yang perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis. Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulis secara tepat. tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. kesatuan pilihan. variasi. Contoh: • Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal) • Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu.

yaitu menganeka-ragamkan bentuk-bentuk bahasa agar tetap terpelihara minat dan perhatian orang. • Kita dapat membicarakan lagi masalah ini pada kesempatan lain. dan predikat. dalam kehidupan sehari-hari kita mengalami banyak kenyataan yang menunjukkan bahwa ada orang yang mampu mengungkapkan pendapat dan isi pikirannya dengan . Kalimat di atas menunjukkan bahwa kata yang dipentingkan adalah kami (berharap). • Masalah ini dapat kita bicarakan pada kesempatan lain. bukan yang lain-lain. Contoh: • Harapan kami adalah agar masalah ini dapat kita bicarakan lagi pada kesempatan lain. Bahwasanya gagasan utama kalimat tetap didukung oleh subjek. Hal yang terakhir yang menjadi perhatian dalam penyusunan kalimat efektif adalah penalaran. Di samping itu. Variasi dalam kalimat dapat diperoleh dengan beberapa macam cara. dengan konsekuensi bahwa kalimat di atas bisa mengalami perubahan strukturnya. juga merupakan hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan/menyusun kalimat efektif. asal isinya tidak berubah.dan di-.Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan kalimat yang efektif adalah penekanan. Dalam komunikasi ‘berbicara’ Kita dapat mempergunakan tekanan. untuk mencapai efek yang diinginkan sebuah kalimat dapat dirubah-rubah strukturnya dengan menempatkan sebuah kata yang dipentingkan pada awal kalimat. paralelisme juga perlu diperhatikan pada saat Kita menciptakan sebuah kalimat yang efektif. Contoh: • Kami berharap pada kesempatan lain kita dapat membicarakan lagi masalah ini. Jika yang dianggap penting dalam kalimat tersebut. gerak tubuh dan sebagainya untuk memberi tekanan pada sebuah kata. sedangkan unsur yang dipentingkan dapat bergeser dari satu kata ke kata yang lain. Paralelisme atau kesejajaran adalah penempatan gagasan yang sama penting dan sama fungsinya ke dalam suatu struktur gramatikal yang sama. dan variasi dengan merubah posisi dalam kalimat. Bahwasanya struktur gramatikal yang baik bukan merupakan tujuan dalam komunikasi. kata-kata yang lain maka kata-kata tersebut dapat ditempatkan pada awal kalimat. tetapi sekedar merupakan suatu alat untuk merangkaikan sebuah pikiran atau maksud dengan sejelas-jelasnya. Berdasarkan prinsip tersebut. variasi penggunaan bentuk me. demikian harapan kami. yakni variasi sinonim kata. Variasi. Selain variasi. Ada prinsip dalam bahasa bahwa semua kata yang ditempatkan pada awal kalimat adalah kata yang dipentingkan. variasi panjang pendeknya kalimat. • Pada kesempatan lain kami berharap kita dapat membicarakan lagi masalah ini. demikian harapan kami.

1993. Rosda Jayaputra Katz. Organizational Behavior: Concepts. Curtis. Seventh edition. Purwanto. 1996. Fred. Elmhorst. New York: McGrawH-Hill. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Jakarta: PT. 1996. Rosdakarya.DAFTAR PUSTAKA Adler. Berarti ada unsur lain yang harus diperhitungkan dalam pemakaian suatu bahasa. (Terjemahan). Human Communication. • Orang itu mengerjakan sawah-ladangnya dengan sekuat tenaga karena mahasiswa-mahasiswa Indonesia harus menggarap suatu karya ilmiah sebelum dinyatakan lulus dari suatu Perguruan Tinggi. Tubbs. Jakarta: Penerbit Erlangga. R. Djoko. 2003. Controversies. Stewart L. Dan B. Prenhallindo. Pustaka Binaman Pressindo. Stephen P. and Jeanne M. Bandung: PT. Business and Professional Communication. Luthans. Pace. namun penyatuannya menimbulkan hal yang tidak bisa atau sulit diterima akal. 1996. • Dia mengatakan pada saya bahwa ia telah lulus. (Terjemahan). Wayne and Don F. mudah tidaknya pikirannya dapat dipahami. (Terjemahan). Rakhmat. Tulisan-tulisan yang jelas dan terarah merupakan perwujudan dari berpikir logis. Bandung: PT. (Terjemahan). Remaja Robbins. Faules.. Tiap bagian kalimat dapat dimengerti. James J. Bandung: PT. (Terjemahan). tetapi anjing itu tidak mau mengikuti perintah pemburu itu. Unsur lain adalah segi penalaran atau logika. Winsor. Remaja Rosdakarya. 1994. Jalan pikiran pembicara atau penulis turut menentukan baik tidaknya kalimat seseorang. Organizational Behavior. Floyd and Jerry L. Bernard. Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. . Bahasa tidak bisa lepas dari penalaran. Turning Practical Communication into Business Power. 1973. Remaja Rosdakarya. Fifth Edition. Yang dimaksud dengan jalan pikiran adalah suatu proses berpikir yang berusaha untuk menghubung-hubungkan berbagai hal menuju kepada suatu kesimpulan yang masuk akal. Applications. Ronald B. New York: McGraw-Hill. Perhatikan kalimat-kalimat berikut. and Sylvia Moss. Psikologi Komunikasi. Jalaluddin.teratur. Ini berarti kalimat yang diucapkan atau ditulis harus bisa dipertanggungjawabkan dari segi akal yang sehat atau singkatnya harus sesuai dengan penalaran. Jakarta: PT. Jakarta: PT. 1998. tanpa mempelajari secara khusus struktur gramatikal suatu bahasa. Komunikasi Bisnis.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful