Professional Documents
Culture Documents
KAUNSELOR
CR 01068
“SATU PROSES PERTUKARAN
MAKLUMAT DAN IDEA DI
ANTARA DUA ATAU LEBIH
MANUSIA UNTUK
MENGHASILKAN TINDAKBALAS
YANG DIHARAPKAN”
Sambungan……
Untuk Memberitahu
- tumpukan kandungan yang bernas dan logik, soal dasar
disiplin.
- “Sila hantar Lapuran Prestasi kepada Pejabat Pentadbiran
sebelum 20 Januari, 2006”
Untuk Menghibur/Mententeramkan
Khalayak/Organisasi
- sebelum jamuan, keramaian, ada unsur light & easy
- “Hadirin dijemput menikmati hidangan yang disediakan”
- “Keadaan masih terkawal, proses pemindahan rakyat Malaysia
akan dilaksanakan sekiranya perlu”.
Untuk Mencapai Hasrat (Perundingan)
- bersetuju/tidak bersetuju/puas hati dsbg.
“Kita memang berpuas hati dengan kata sepakat yang
dipersetujui.”
Untuk Mempengaruhi
- mengubah sikap, ambil tindakan – menyakinkan
kelebihan, akibat, untuk merangsang, kempen, dll.
PENGKODAN (ENCODES)
Pengirim menukar maklumat menjadi satu siri
simbol (perkataan, tulisan, isyarat, gerak badan)
MESEJ
Kandungan maklumat (tersurat/tersirat) yang ingin
disampaikan dan yang diterima
SALURAN
Kaedah penghantaran yang digunakan seperti
memo, surat, telefon, bersemuka, mesyuarat
AKTOR DAN PERLAKUAN
KOMUNIKASI
PENERIMA
Orang yang ditujukan simbol oleh pengirim
dan menerima simbol berkenaan
MAKLUMBALAS
Reaksi penerima terhadap mesej yang
diperolehi
GANGGUAN
Penerima tidak dapat menerima maklumat
dengan jelas atau tepat sebagaimana yang
disampaikan oleh penyampai.
Halangan
Menghantar
Maklumbalas
PENGIRIM PENERIMA
MESEJ MESEJ
GANGGUAN
DIHASRAT DITAFSIR
MAKLUMBALAS MAKLUMBALAS
DIPERIKSA DIHANTAR
JENIS KOMUNIKASI
SEHALA
Pengirim berkomunikasi tanpa memerlukan
maklumbalas penerima
Memerlukan tindakan dilakukan terus oleh
penerima
DUA HALA
Penerima memberikan maklumbalas pada
pengirim
Membolehkan pengirim memperbaiki
komunikasinya jika mesej yang diterima
kurang tepat
Membolehkan penerima lebih yakin untuk
mengambil tindakan yang betul
BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI
☎ MENGGUNAKAN PERKATAAN
(VERBAL)/LISAN
✍TANPA MENGGUNAKAN
PERKATAAN (NON-VERBAL)
☛CAMPURAN- TANPA
MENGGUNAKAN PERKATAAN DAN
MENGGUNAKAN PERKATAAN (NON-
VERBAL DAN VERBAL)
KOMUNIKASI LISAN
• Satu proses Komunikasi yang melibatkan
Suara.
• Menitikberatkan kepada:
– Nada Suara
– Bahasa yang digunakan
– Kefasihan Sebutan
– Kelancaran perkataan yang digunakan.
• BERTULIS
• BERCETAK
• PENGGUNAAN ISYARAT/SYMBOL
KOMUNIKASI KE ATAS
(Upward Communication)
KOMUNIKASI MENDATAR
(Lateral Communication)
Pelaku
Bentuk
Superior menghantar Autoritatif (kuasa dan autoriti)
mesej
kepada subordinat
Tujuan
Memberi arahan
Memaklumkan peraturan
Meminta maklumat
Kebaikan
Tugas cepat dilaksana
Berkesan dalam Kekurangan
suasana kritikal Rasional mungkin
tidak difahami
Motivasi staf
mungkin terjejas
Pelaku
Bentuk
Subordinat menghantar
Demokratik dan konsultatif
mesej kepada superior
(penyertaan)
Tujuan
Memberi maklumbalas
Mengemukakan idea
Menyampaikan hasrat
Kebaikan
Prestasi subordinat
Diketahui.Tindakan pembetulan Kekurangan
Dilakukan PenambahbaikanMaklumat bersifat selektif
dirancang Tidak digemari superior
Kurang diberi perhatian
Pelaku
Mesej disampaikan
antara bahagian/unit/ Bentuk
seksyen/rakan sekerja Selari dan dua hala
Tujuan
Membentuk kerjasama
Memupuk semangat
berpasukan
Kebaikan
Mempercepat aliran
Maklumat Meningkatkan
kordinasi
Kekurangan
Sukar untuk dicapai
Hanya berkesan jika semua
pihak mendapat faedah
PENGURUS DAN
Boleh saya jelaskan KOMUNIKASI Silakan
sesuatu?
SALURAN
SENDER TIDAK TEPAT RECEIVER
PREJUDIS JARAK
& EMOSI KURANG FIZIKAL
KEMAHIRAN
HALANGAN KOMUNIKASI DI
KALANGAN SUBORDINAT
BIMBANG – bos marah
TAKUT – bos black-list jika banyak
cakap
ANGGAPAN – bos yang dapat kredit
PERCAYA – bos sibuk dan tiada masa
PREJUDIS – bos ada ‘anak emas’
MENGAMALKAN DASAR ‘PINTU TERBUKA’
MENDAPATKAN MAKLUMBALAS
TELITI MAKLUMAT DARI SEMUA PIHAK
GALAKKAN SUBORDINAT BERI PENDAPAT
AKUI DAN HARGAI PANDANGAN SUBORDINAT
MENJADI PENDENGAR YANG BAIK
KENAPA KITA TIDAK MENDENGAR
DENGAN BAIK?
1. Kita fikir kita ada sesuatu yang lebih baik
untuk diperkatakan
2. Kita tidak sedar faedah mendengar
3. Kita fikir kita tahu apa yang akan
diperkatakan
4. Terlalu banyak halangan
5. Kita tidak suka si penyampai mahupun
mesejnya
6. Fikiran kita tertutup
7. Kita hanya hendak dengar apa yang kita
hendak
dengar
8. Kita cepat membuat kesimpulan
9. Kita biarkan fikiran kita melayang
TEKNIK MENDENGAR
Memandang kepada penyampai
Tanya untuk mendapat keterangan jika
kurang jelas
Jangan buat penyampai bercakap tergesa-
gesa
Beri perhatian rapi kepada mesej yang
disampaikan
Jangan ganggu penyampai
Jangan tukar tajuk sewaktu penyampai
mengemukakan pandangannya
KEMAHIRAN MENDENGAR
• Perhatian Terhad
- memilih mesej yang disukai atau sesuai
• Prasangka/prejudis/tanggapan awal
- mesej diterima ditafsir mengikut kehendak sendiri
• Faktor situasi
- Rasa tidak selamat, kebisingan, marah, takut
Baginda berkomunikasi:-
jika perlu
lebih banyak diam
bicaranya padat dengan makna dan jelas
tidak kasar dan tidak ada nada menghina
nikmat Allaah Taala dibesarkan walaupun sedikit.
Peribahasa Melayu