P. 1
Tugasan Individu No. 105

Tugasan Individu No. 105

|Views: 263|Likes:
Published by Fizah Salleh

More info:

Categories:Types, School Work
Published by: Fizah Salleh on Apr 25, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/01/2014

pdf

text

original

Soalan no. 105 Hari Kualiti telah ditetapkan pada 31 Oktober setiap tahun.

Sempena Hari Kualiti tersebut, huraikan aktiviti-aktiviti yang boleh dijalankan oleh sesebuah jabatan serta tujuan aktiviti-aktiviti itu dilaksanakan.

1.0 Pengenalan Menurut kamus dewan edisi empat, kualiti ialah darjah kecemerlangan biasanya yang tinggi, mutu: barang-barang itu baik ~nya; berkualiti mempunyai kualiti, bermutu: ini dapat memberikan gambar yg terang serta jelas dan ~ apabila ditayangkan.Definisi kualiti di bawah MS ISO 9000 ialah keseluruhan ciri-ciri sesuatu entiti (produk dan perkhidmatan) yang dapat memenuhi kehendak pelanggan yang dinyatakan dan yang tersirat. Usaha pemupukan budaya inovasi di kalangan kakitangan awam sedang dipergiatkan oleh pihak Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU). Dahulu, bagi meningkatkan perkhidmatan kakitangan Kerajaan, sektor Kerajaan menyambut Hari Kualiti pada setiap 31 Oktober. Walau bagaimanapun, bagi meningkatkan budaya inovasi dalam perkhidmatan awam, Hari Kualiti telah digantikan kepada Hari Inovasi. Hari Kualiti telah ditukar kepada Hari Inovasi selaras dengan pelancaran inisiatif Malaysia Inovatif 2010 oleh YAB Dato‟ Seri Mohd. Najib bin Tun Abdul Razak pada 27 Januari 2010. Oleh itu, mulai tahun 2010, Hari Kualiti yang disambut oleh perkhidmatan awam ditukar kepada sambutan Hari Inovasi dan sebagai tanda

simbolik, disambut pada 31 Oktober setiap tahun. Hari Inovasi Perkhidmatan Awam
1

akan mengantikan Hari Kualiti (Hari Q) seperti yang ditetapkan di bawah Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 4 Tahun 1991 bertajuk “Garis Panduan mengenai Strategi-Strategi Peningkatan Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam”. Inovasi didefinisikan sebagai idea-idea baru dalam aspek kerja untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti. Produktiviti yang digabungkan bersama kreativiti dan inovasi mampu melonjak kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan awam di Malaysia. Semua jabatan dan agensi kerajaan harus memaksimumkan aplikasi kreativiti dan inovasi ini. Matlamat utamanya adalah untuk meningkatkan kepuasan hati pelanggan sektor awam yang utama iaitu rakyat. Idea-idea baru harus menjadi tanda aras untuk menjadikan perkhidmatan awam Malaysia cemerlang di peringkat global.

2

2.0 Hari Kualiti / Hari Inovasi

Sambutan Hari Kualiti atau Hari Q adalah merupakan suatu acara tahunan dalam kalendar setiap agensi sektor awam sejak Gerakan Budaya Kerja Cemerlang dilancarkan pada tahun 1989. Pihak Pengurusan boleh membuktikan komitmen terhadap kualiti dengan menganjurkan sambutan Hari Kualiti setiap tahun. Objektif sambutan ini ialah untuk mengukuhkan nilai-nilai budaya kualiti di dalam jabatan, di samping meningkatkan kesedaran kakitangan terhadap kualiti. Tarikh rasmi sambutan ini ialah 31 Oktober setiap tahun.

Pewujudan Hari Kualiti adalah bertujuan untuk memperkukuhkan nilai-nilai budaya kualiti dalam sesebuah organisasi. Di samping itu, ia juga bertujuan memberi pengiktirafan dan memperbaharui komitmen dan dedikasi pekerja dan pihak pengurusan kepada usaha-usaha yang dijalankan oleh agensi-agensi mereka ke arah peningkatan kualiti. Hari tersebut adalah merupakan satu acara bagi mewujudkan kesedaran para pekerja bahawa satu perubahan telah berlaku dalam organisasinya dan pengiktirafan diberi untuk perubahan-perubahan tersebut. Perubahan yang dimaksudkan ini adalah dari segi kejayaan dalam usaha-usaha peningkatan kualiti keluaran/perkhidmatan yang berkualiti. Agensi-agensi kerajaan adalah diminta memilih satu hari yang sesuai pada setiap tahun khusus untuk merayakan kejayaan mereka dalam usaha-usaha kualiti.

Sambutan Hari Kualiti kini telah digantikan dengan Hari Inovasi yang ditetapkan pada 31 Oktober setiap tahun bagi menandakan kepentingan budaya inovasi dalam mendukung agenda transformasi sektor awam. Jabatan dan agensi kerajaan perlu meraikan Hari Inovasi pada setiap tahun dengan mengadakan pelbagai program ke arah peningkatan budaya inovasi dalam sektor awam.
3

Hari Inovasi juga boleh memuatkan program pengiktirafan bagi kejayaan inovasi yang dihasilkan individu dan kumpulan. Jabatan dan agensi kerajaan juga boleh merangka program dan aktiviti yang melibatkan pelanggan dalam sambutan Hari Inovasi.

2.1 Perancangan Hari Kualiti / Inovasi

Perancangan Hari Kualiti/Inovasi adalah untuk meneliti aktiviti-aktiviti yang perlu dilakukan pada hari tersebut yang merupakan hari komitmen kepada usahausaha peningkatan kualiti. Dalam merancang Hari Kualiti/Inovasi, Jawatankuasa Penganjur perlu memberi perhatian kepada perkara-perkara berikut:

a. Menentukan jangka masa apabila organisasi bersedia untuk mengadakan hari tersebut; b. Peruntukan kewangan; c. Penglibatan para pekerja di semua peringkat; d. Budaya sesebuah organisasi; dan e. Tindakan-tindakan lanjutan selepas acara Hari Kualiti/Inovasi.

Bagi mewujudkan satu budaya kerja yang berteraskan kualiti/inovasi di kalangan semua pekerja, beberapa aktiviti hendaklah dilaksanakan untuk

meningkatkan kualiti dalam sektor awam. Aktiviti-aktiviti ini adalah seperti berikut: a) Anugerah Kualiti Perdana Menteri Kerajaan telah pun memberi Anugerah Kualiti Perdana Menteri sebagai satu tanda penghargaan kepada sesuatu agensi yang telah menunjukkan prestasi cemerlang dalam tahun yang berkenaan. Anugerah ini akan disampaikan setiap tahun pada 9hb November sempena Hari Kualiti Sedunia.

4

b) Panduan Pengurusan dan Peningkatan Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam Panduan ini menjadi rujukan asas kepada agensi-agensi kerajaan dalam usaha mereka untuk menghasilkan perkhidmatan dan keluaran yang berkualiti. Berpandukan kepada panduan tersebut, kementerian-kementerian dan jabatanjabatan adalah dikehendaki menyediakan Panduan Pengurusan dan Peningkatan Kualiti masing-masing. c) Bengkel-bengkel Latihan Beberapa Bengkel Pengurusan dan Peningkatan Kualiti telah diadakan bagi Penyelaras-penyelaras Kualiti dan Produktiviti dan Pasukan-pasukan Petugas mereka. Selepas menghadiri latihan ini, Penyelaras-penyelaras Kualiti dan Produktiviti serta pasukan-pasukan petugas mereka adalah dikehendaki

melaksanakan usaha-usaha peningkatan kualiti di agensi masing-masing. Selain itu, mereka juga perlu melatih dan mendidik pegawai-pegawai dan staf di bawah jagaan mereka tentang pengurusan yang berkualiti. d) Ceramah dan Perbincangan Ceramah-ceramah dan perbincangan-perbincangan mengenai pengurusan dan peningkatan kualiti dalam perkhidmatan awam hendaklah diberikan iaitu bertujuan untuk membantu meningkatkan lagi kesedaran agensi-agensi ini tentang pengurusan kualiti. e) Pita Video Kualiti Sebanyak dua pita video berkenaan dengan pengurusan kualiti telah pun disediakan dan digunakan sebagai bahan latihan bagi Bengkel Pengurusan Kualiti. Pita-pita video ini adalah berjudul "Ke Arah Perkhidmatan Awam Yang Produktif" dan "Pengurusan Produktiviti Dan Kualiti Yang Berkesan".

5

f) Pengumuman Melalui Televisyen Bagi meningkatkan lagi kesedaran serta menerapkan „quality consciousness‟ di kalangan orang ramai, tiga pengumuman telah disiarkan melalui televisyen. Pengumuman-pengumuman tersebut bertajuk:    Kualiti-Memenuhi Kehendak Pelanggan Kualiti Melalui Pencegahan Kos Tidak Memenuhi Kehendak Pelanggan

g) Siri Panduan Pengurusan Kualiti Sebagai sebahagian daripada usaha-usaha untuk meningkatkan kesedaran dan pengetahuan tentang kualiti serta menunjukkan cara-cara yang praktikal untuk mengurus kualiti dan produktiviti secara berkesan, satu siri Panduan Pengurusan Produktiviti telah disediakan. Panduan-panduan ini telah pun diedarkan kepada semua Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua Jabatan Persekutuan.

6

3.0 Aktiviti-aktiviti Hari Kualiti / Inovasi

Ketika sambutan Hari Kualiti/Inovasi, pihak pengurusan boleh menganjurkan pelbagai aktiviti yang berkaitan dengan usaha peningkatan kualiti/inovasi jabatan. Di antara aktiviti-aktiviti sempena Hari Kualiti/Inovasi adalah seperti berikut:

Ucap Utama Hari Kualiti/Inovasi

Ucapan boleh dilakukan oleh Ketua Jabatan atau pakar kualiti/inovasi yang berpengalaman bagi menunjukkan komitmen terhadap usaha-usaha peningkatan kualiti/inovasi. Sebelum aktiviti ucap utamana dilakukan, digalakkan supaya suasana diceriakan dengan iringan muzik gamelan dan kehadiran hadirin diserikan oleh penyambut-penyambut tetamu dengan “door gift” Hari Kualiti/Inovasi yang unik bagi menyerikan lagi suasana pada hari tersebut.

Ceramah oleh pakar-pakar kualiti/inovasi

Menjemput penceramah atau pakar-pakar yang berpengalaman bagi memberi ceramah yang meliputi aspek-aspek etika kerja, peningkatan perkhidmatan yang berkualiti, dan penggunaan teknologi terkini. Ceramah dan perbincangan kerap diadakan untuk memberi pengetahuan kepada penjawat-penjawat awam agar dapat meningkatkan lagi kualiti dan kesedaran tentang pentingnya kualiti dalam sesuatu urusan pekerjaan. Contoh ceramah yang boleh disampaikan ialah Penambahbaikan Dalam Sistem penyampaian di Sektor Awam di mana penceramah boleh menyentuh mengenai pengalaman luas beliau terhadap mutu perkhidmatan awam yang perlu dihasilkan oleh penjawat-penjawat awam. Aspek integriti, amanah, kepuasan

7

pelanggan, kreativiti dan inovasi merupakan perkara teras yang perlu disemai di dalam pengurusan dan amalan setiap kakitangan kerajaan. Penyampaian ceramah yang lembut dan berhemah akan memberikan impak positif terhadap sikap yang perlu dijiwai oleh semua staf dalam memastikan mutu sistem penyampaian sentiasa dipertingkatkan.

Seminar kualiti/inovasi

Seminar kualiti/inovasi perlu dijalankan bagi meningkatkan kesedaran terhadap pembudayaan kualiti/inovasi serta menyedari peranan masing-masing di dalam perlaksanaan tugas dan saling bekerjasama dalam memantapkan hasil kerja. Contoh seminar yang boleh dilakukan adalah Bicara Kualiti/Inovasi. Seminar ini dapat memberikan sikap keterbukaan pengurusan terhadap beberapa cadangan dan pandangan ke arah kebaikan bersama serta semua staf mendapat maklumbalas tentang harapan dan saranan yang perlu dicapai.

Upacara angkat sumpah (Majlis ikrar)

Majlis ikrar ini perlu sentiasa dijalankan setiap tahun pada Hari Kualiti/Inovasi. Majlis ikrar oleh pekerja-pekerja amat diperlukan bagi menunjukkan tanda dedikasi mereka ke arah peningkatan kualiti/inovasi.

Pembentangan pelan kualiti/inovasi pada masa akan datang

Pembentangan pelan kualiti/inovasi perlu diadakan bagi memastikan setiap aktiviti atau program yang akan dijalankan pada masa akan datang mendapat perhatian semua warga pekerja atau jabatan. Ini akan menggalakkan semua pihak

8

akan cuba mencapai tahap yang telah ditetapkan. Seterusnya akan meningkatkan mutu kerja setiap jabatan.

Pameran/Showcase Kualiti/Inovasi Pamera kualiti/inovasi perlu diadakan kepada warga, agensi sektor awam dan orang awam bagi memperkenalkan produk atau hasil pengkomersilan dan pemasaran produk. Ini dapat menggalakkan minat semua pihak untuk melihat produk atau hasil kualiti kerja yang dihasilkan oleh setiap jabatan yang terlibat untuk Hari Kualiti/Hari Inovasi.

Sesi latihan kualiti/inovasi

Bengkel-bengkel dan latihan perlu diberikan di peringkat atasan sehinggalah ke peringkat bawahan. Ini bertujuan meningkatkan lagi tahap kualiti dan pencapaian mutu kerja yang lebih baik. Antara latihan yang boleh dilakukan adalah latihan dalam bidang 'team building', meningkatkan kemahiran menggunakan Bahasa Inggeris, dan kemahiran komunikasi dan penyampaian.

Memberi cenderamata kualiti/inovasi

Cenderamata kualiti/inovasi perlu diberikan kepada pihak-pihak yang telah bertungkus-lumus bagi menjayakan hari kualiti/inovasi yang telah dijalankan dengan lancar dan berjaya. Ini bagi menggalakkan setiap pihak yang terlibat akan terus bekerjasama dalam memastikan aktiviti atau program yang dijalankan pada masa akan datang akan lebih menarik dan sempurna.

9

Penyampaian insentif atau memberi anugerah

Memberikan pengiktirafan dan penghargaan kepada semua kakitangan di semua peringkat sebagai mengenang jasa yang telah disumbangkan serta memberikan penghargaan yang sama di atas kualiti kerja yang cemerlang seperti Anugerah Khidmat Cemerlang kepada pekerja-pekerja yang dicalonkan. Ini akan mendorong semangat motivasi kepada kakitangan lain untuk terus bekerja dengan gigih dan bersemangat untuk menjadikan organisasi cemerlang, gemilang dan terbilang.

Mengadakan tayangan video dan membuat rakaman video

Mengadakan tayangan video mengenai aktiviti-aktiviti yang telah dijalankan oleh agensi di dalam usaha peningkatan kualiti/inovasi dan mengadakan tayangan video mengenai 'success stories' jabatan-jabatan lain serta membuat rakaman video mengenai acara pada hari tersebut. Aktiviti seperti ini perlu dijalankan bagi menarik semua pihak akan turut serta dalam aktiviti atau program yang telah dijalankan pada masa akan datang dengan tayangan koleksi gambar-gambar yang dipaparkan.

Persembahan oleh Kumpulan Meningkat Mutu Kerja.

Kumpulan Meningkat Mutu Kerja bagi setiap jabatan yang telah berjaya akan mempersembahkan projek mereka pada Hari Kualiti/Inovasi yang telah dijalankan. Persembahan ini bertujuan untuk mendedahkan kepada warga jabatan dan hadirin mengenai proses dan semangat berpasukan yang telah diwujudkan oleh mereka dalam menghasilkan mutu kerja yang berkualiti.

10

Pertandingan atau program lain yang dijalankan

a) Pertandingan Sepah-sepah Susun (3S)

Pertandingan yang menarik yang akan melibatkan penyertaaan dari semua bahagian. Memastikan semangat berpasukan dan bekerjasama di kalangan para pekerja.

b) Program Deklamasi Sajak

Penyertaan peserta dari pelbagai jabatan yang terlibat. Tema perlu ditetapkan berkisar kepada kualiti/inovasi dan produktiviti. Persembahan ini dapat menarik ramai peserta melibatkan diri dengan pelbagai hadiah yang akan disediakan. Seterusnya dapat mencungkil ramai peserta yang berbakat dalam bidang ini untuk diketengahkan dan persembahan ini dapat menarik ramai pihak menghadiri hari kualiti/inovasi.

c) Treasure Hunt Kualiti/Inovasi

Pelaksanaan program dapat menarik lebih ramai peserta dengan pelbagai aktiviti yang mencabar. Program ini akan menyerlahkan komitmen dan semangat pasukan di kalangan ahli kumpulan (lelaki dan wanita) dan dicampurkan dari semua bahagian. Setiap peserta perlu melaksanakan pelbagai tugasan yang telah diberikan seperti menyusun kerusi, menjawab soalan-soalan mengenai kualit/inovasi dan sebagainya.

11

4.0 Tujuan Aktiviti-aktiviti Hari Kualiti / Inovasi

Setiap jabatan begitu aktif dan kreatif dalam usaha merancang programprogram yang menarik bagi menggalakkan setiap agensi di bawahnya mengambil bahagian. Agensi-agensi berkenaan juga begitu komited dalam menjayakan program-program yang telah dirancang, di samping melaksanakan program kualiti/inovasi masing-masing di peringkat jabatan.

Program-program kualiti/inovasi yang dilaksanakan telah dapat mewujudkan semangat kerjasama di samping mengeratkan lagi silaturrahim di kalangan warga agensi masing-masing. Keinginan untuk menang dalam pertandingan yang diadakan sudah pasti mendorong warganya berusaha menghasilkan yang terbaik dalam suasana pertandingan yang sihat.

Hari Q atau inovasi merupakan satu lambang yang menunjukkan komitmen dalam memastikan semua kerja yang dihasilkan adalah berkualiti tinggi serta memenuhi kehendak pelanggan. Hari Q atau inovasi perlu dihayati oleh setiap warga perkhidmatan awam dan tidak seharusnya dibiarkan berlalu begitu sahaja tahun demi tahun tanpa membawa sebarang perubahan yang bermakna dan ketara.

Melalui latihan juga jabatan boleh mendedahkan kepada kakitangannya tentang konsep-konsep pengurusan kualiti, dasar-dasar kualiti dan strategi-strategi yang digubal oleh jabatan. Kefahaman mengenai perkara ini akan mengukuhkan komitmen kakitangan terhadap usaha-usaha jabatan. Pengiktirafan dapat

mendorong kakitangan untuk terus meningkatkan prestasi kerja pada masa hadapan. Pengiktirafan ini juga akan menimbulkan rasa bangga (pride) terhadap kerja dan ini adalah faktor motivasi yang kuat.

12

Aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh setiap jabatan sempena hari kualiti/inovasi bertujuan bagi memperkukuhkan nilai-nilai budaya kualiti dalam organisasi, supaya ianya menjadi penjana kerja yang efisyen dan berkualiti tinggi. Selain itu, pemberian pengiktirafan dan memperbaharui komitmen pekerja dan pengurusan ke arah peningkatan kualiti secara berterusan.

Pendekatan yang diserapkan melalui aktiviti minggu kualiti/inovasi ini, bukan sahaja memerlukan para pekerja melakukan kerja mengikut prosedur, atau arahan yang ditetapkan, tetapi juga digalakkan supaya lebih inovatif dan kreatif dalam menjalankan kerja, terutama dalam memikirkan kaedah-kaedah dan pendekatanpendekatan baru yang lebih efektif dan lebih produktif dan cekap. Usaha yang berterusan untuk meningkatkan kualiti dan produktiviti adalah penting, kerana daya saing negara perlu dipertingkatkan dalam persekitaran ekonomi yang begitu mencabar.

13

5.0 Kesimpulan

Pelaksanaan Hari Kualiti/Inovasi adalah satu keperluan yang akan menjamin kecemerlangan prestasi perkhidmatan awam. Tindakan ini membolehkan jabatanjabatan menghasilkan keluaran dan perkhidmatan yang berkualiti serta dihargai oleh orang ramai. Di samping itu, jabatan-jabatan juga akan dapat mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanannya dalam menjayakan matlamat operasi masingmasing.

Namun begitu, perlaksanaan Hari Kualiti/Inovasi ini bukanlah satu usaha yang mudah, sebaliknya memerlukan perancangan dan pelaksanaan yang teratur. Komitmen pengurusan atasan juga ternyata menjadi satu keperluan yang asasi. Hari Kualiti/Inovasi yang telah diadakan perlu menilai pencapaian yang diperolehi hasil dari Hari Kualiti/Inovasi. Selain itu, peluang-peluang perlu dikaji untuk memperbaiki acara tersebut di masa akan datang. Pihak pengurusan juga boleh membuat publisiti tentang acara yang telah diadakan itu untuk mendorong pekerja-pekerja menyumbangkan kepada peningkatan kualiti.

Kecemerlangan sesebuah organisasi berkait rapat dengan tahap disiplin dan kualiti kerja warganya. Sesebuah organisasi yang mempunyai warga yang berdisiplin dan berkualiti tinggi dapat memastikan segala tugas yang diamanahkan dilaksanakan dengan teratur dan tidak menyalahi peraturan yang ditetapkan. Warga yang berdisiplin akan sentiasa dapat menjalankan tugasnya dengan cemerlang kerana disiplin merupakan kunci utama ke arah kecemerlangan dan menjadi asas yang penting dalam usaha mewujudkan pentadbiran yang beramanah, bersih dan cekap.

14

6.0 Bibliografi

Ismail Yusuf, (2009), Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia. Udesa Enterprise, Kuala Lumpur. Ranjit Singh Mahli, (1985), Panduan Jawapan Peperiksaan Am Kerajaan. Federal Publication, Kuala Lumpur. Garis Panduan Peningkatan Kualiti http://gdnippm.blogspot.com/2009/10/garis-panduan-peningkatan-kualiti.html Portal rasmi MAMPU (Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia) http://www.mampu.gov.my Pusat Rujukan Persuratan Melayu http://prpm.dbp.gov.my/ Pusat Sumber Maklumat INTURA http://psmintura.wordpress.com/2011/07/11/membudayakan-inovasi-dalam-sektorperkhidmatan-awam/

15

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->