Data vs Informasi

Data adalah kenyataan riil yang diinputkan ke komputer dan diolah untuk mendapatkan informasi. Data bisa berupa angka, huruf (text), kombinasi angka dan huruf, simbol, gambar, dan multimedia. Informasi adalah proses pengolahan data sehingga menjadi sesuatu yang lebih bernilai atau bermanfaat. Contoh: Terdapat sekelompok data tentang seorang siswa seperti di bawah ini: Nama: Andi, Alamat: Jl Pemuda 149, No.induk: 3110189, Nama orang tua: Tirta, Tgl.lahir: 15 April 1996. Dari data tersebut bisa diperoleh informasi Nama siswa, siapakah nama orang tua siswa? dan lain sebagainya. Tipe data number mempunyai subtipe sebagai berikut: Byte : bilangan bulat 0 .. 255 Integer : bilangan bulat -32.768 .. 32767. Long integer: bilangan bulat dengan rentang +/- 2.1 milyar. Single: menyimpan data angka desimal s.d 7 angka dibelakang koma. Double: menyimpan data angka dengan desimal s.d 15 angka. dibelakang koma. Replication ID: sebuah variabel global yang unik terdiri dari 16 byte bilangan hexadesimal. Decimal: menyimpan data angka dengan desimal s.d 28 angka dibelakang koma. Merancang dan mengedit tabel pada database Membuat tabel menggunakan ribbon create Menentukan kunci primer Membuat query Membuat query dari tabel tunggal Membuat query dari tabel berelasi Membuat form dan report (laporan) dari database Membuat form menggunakan wizard Membuat report menggunakan wizard Buka Microsoft Access 2007 melalui Start klik Microsoft Office lalu klik Microsoft Access 2007 melalu Start Menu. Pilih blank database pada dialog menu Microsoft Access 2007. Pada kotak File Name klik nama file databasenya. Dan klik tombol Create. Ekstensi file database Microsoft Access 2007 adalah .accdb

Tipe Data (lanjutan ada di bawah)

Membuat database di Ms Acces 2007

File tunggal dan file Berelasi

File tunggal adalah file yang dibuat hanya untuk menampung data. File ini sering disebut file flat. File tunggal umumnya digunakan untuk menampung variabel-variabel memori secara sementara. File relasional adalah file yang terhubung dengan file lainnya supaya dapat menghasilkan informasi dengan benar.

Sebuah database biasanya terdiri satu atau lebih file tabel yang berisi data-data tertentu yang sudah disusun rapi. Didalam tabel terdiri dari kolom (field) dan baris (record). Database yang benar terdiri dari file tabel yang saling berelasi (berhubungan melalui sebuah kunci primer dan kunci tamu (kunci sekunder). Kunci primer adalah sebuah kunci (berupa field) dimana semua field lain dalam sebuah tabel bergantung penuh pada keberadaannya. Dan semua data (record) dalam field yang menjadi kunci primer tidak memiliki data yang sama dan tidak ada yang kosong.

Membuat Table...
Untuk merancang tabel klik ikon Design View. Maka akan muncul kotak dialog Save AS. Dan ketik nama file Tabel yang akan dibuat. Misalnya: TabelBarang dengan kolom sebagai berikut: Dengan kunci primer KodeBarang Setelah kolom-nya (field) terbentuk, langkah selanjutnya adalah mengisikan barisnya (record). Mengisikan record dapat dilakukan klik ikon Datasheet view Tabel adalah tempat untuk menyimpan data. Data yang ada di dalam tabel dapat kita manipulasi, kita lakukan operasi-operasi dasar database, kita urutkan datanya (men-sort), memperbaiki data yang telah terkumpul dan lainlain. Jadi, fungsi dari tabel sebenarnya adalah sebagai tempat untuk menampung/menyimpan data yang kemudian dapat kita olah/proses. Tabel dalam sebuah database adalah objek pokok yang harus ada, karena tabel merupakan tempat penyimpanan data yang sesungguhnya. Tables Digunakan untuk pembuatan dan pengolahan tabel. Query Digunakan untuk membuat dan mengolah query. Query merupakan tabel virtual yang berati bahwa data yang ada pada suatu query bisa diperlakukan sebagaimana data yang ada pada sebuah tabel, namun secara fisik tidak tersimpan dalam satu tabel tertentu. Query adalah sebuah satu object dalam Access yang berfungsi untuk menampilkan data melalui proses pemilihan atau penyaringan data sehingga hanya data yang memenuhi kriteria yang akan ditampilkan atau dicetak. Data yang di query dapat di lakukan dari satu tabel atau menggabungkan beberapa tabel yang memiliki relational. Query berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki. Table Query Form Report Macro Module Tables Digunakan untuk pembuatan dan pengolahan tabel. Tabel adalah sekumpulan data spesifik tentang subjek tertentu yang disusun dalam bentuk Field dan Record. Field berisi judul yang mewakili sekumpulan baris.

Komponen Database

Tables

Record adalah sekumpulan data spesifik tentang sebuah objek yang masih termasuk dalam subjek yang sama. Jadi sebuah record dapat mewakili informasi tentang suatu entitas objek secara lengkap. Contoh: record dari TabelBarang berisi data KodeBarang, NamaBarang, Satuan, dan Harga. Tables Digunakan untuk pembuatan dan pengolahan tabel. Query Digunakan untuk membuat dan mengolah query. Query merupakan tabel virtual yang berati bahwa data yang ada pada suatu query bisa diperlakukan sebagaimana data yang ada pada sebuah tabel, namun secara fisik tidak tersimpan dalam satu tabel tertentu. Query adalah sebuah satu object dalam Access yang berfungsi untuk menampilkan data melalui proses pemilihan atau penyaringan data sehingga hanya data yang memenuhi kriteria yang akan ditampilkan atau dicetak. Data yang di query dapat di lakukan dari satu tabel atau menggabungkan beberapa tabel yang memiliki relational. Query berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan Form dirancang untuk menampilkan field-field yang dibutuhkan dan tabel penjelasannya dalam format tampilan yang lebih menarik. Sebuah form menitikberatkan pada informasi apa yang dibutuhkan. Fungsi form adalah untuk memanipulasi data supaya didapatkan informasi yang dikhendaki. Form memiliki beberapa keunggulan dibandingkan dengan data sheet, diantaranya: Memiliki tampilan yang lebih baik (bisa menyisipkan gambar, tombol-tombol perintah, kotak isian dalam form, atau memberi warna-warna pada tombl dll.) Dapat melakukan entry kebeberapa tabel sekaligus Dapat menampilkan OLE Object

Form

Query Digunakan untuk membuat dan mengolah query. Query merupakan tabel virtual yang berati bahwa data yang ada pada suatu query bisa diperlakukan sebagaimana data yang ada pada sebuah tabel, namun secara fisik tidak tersimpan dalam satu tabel tertentu. Query adalah sebuah satu object dalam Access yang berfungsi untuk menampilkan data melalui proses pemilihan atau penyaringan data sehingga hanya data yang memenuhi kriteria yang akan ditampilkan atau dicetak. Data yang di query dapat di lakukan dari satu tabel atau menggabungkan beberapa tabel yang memiliki relational. Query berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki. Query digunakan untuk memanipulasi data supaya dapat diperolah informasi yang dikehendaki. Query disampaikan dalam bentuk perintah tertulis dan mempunyai aturan sendiri. Cara penyampaian query ini disebut bahasa query. Biasanya query digunakan untuk merelasikan tabel, membuat field baru, mengambil data tertentu dari tabel-tabel tertentu untuk pembuatan report.

Report Report digunakan untuk menamilkan atau mencetak informasi yang diinginkan. Sumber data yang digunakan untuk membuat laporan, dapat berasal dari tabel secara langsung maupun query. Report adalah hasil akhir dalam pengolahan database. Macro Modules Macro Macro adalah kumpulan perintah yang tersusun dalam sebuah daftar. Macro berisi sejumlah aksi dalam bentuk perintah yang dapat mengotomatisasikan operasi yang sering dilakukan berulang-ulang. Module Module merupakan kumpulan deklarasi prosedur (program-progam kecil) dari visual basic yang diletakkan bersama-sama dalam satu kesatuan. Modules berada dalam satu grup dengan Macro and Code. Dan biasanya berada dalam satu jendela dengan Visual Basic Editor.

Sebuah query disebut juga dynaset (dynamic set of information), yaitu kumpulan informasi yang dinamis, hasil dari query akan berubah mengikuti perubahan tabel yang menjadi sumber datanya. Query disebut juga bahasa permintaan terhadap data (tabel).

Konsep data base

o Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu basis dan data. Basis adalah markas/gudang, tempat bersarang atau berkumpul, sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi dan kombinasinya. Basis Data (Data Base) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Basis data dapat didefinisikan dari beberapa sudut pandang: o Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah. o Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. o Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. o o o o Prinsip kerja dari basis data dan lemari arsip adalah sama, terutama adalah untuk pengaturan data/arsip. Tujuan utamanya untuk kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data/arsip. Perbedaannya terletak pada media penyimpanan yang digunakan. Lemari arsip menggunakan lemari besi atau kayu, basis data menggunakan media penyimpanan elektronis seperti disk (disket atau harddisk). Basis Data

o o

Lemari arsip vs Basis data

o o

Pengaturan/pemilahan/pengelompokan/pengorganisasian data yang akan kita simpan sesuai fungsi atau jenisnya. Pemilahan/pengelompokan/pengorganisasian ini dapat berbentuk sejumlah file/tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom-kolom/field-field data setiap file/tabel. Pembuatan basis data baru (create database) yang identik dengan pembuatan lemari rasip yang baru. Penghapusan basis data (drop database) yang identik dengan perusakan lemari rasip. Pembuatan file/tabel baru ke suatu basis data (create table), identik dengan penambahan map arsip baru. Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop tabel). Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/table di sebuah basis data. Pengambilan data dari sebuah file/tabel. Pengubahan data dari sebuah file/tabel. Penghapusan data dari sebuah file/tabel. Kecepatan dan Kemudahan Efisiensi Ruang Penyimpanan Keakuratan (Accuracy) Ketersediaan (Availability) Kelengkapan (Completeness) Keamanan (Security) Kebersamaan Pemakaian (Sharebility)

Operasi dasar basis data

o o o o o o o o o o o o o o o o o o

Tujuan Basis Data

Penerapan Basis Data

Organisasi/perusahaan. Komponen dalam sistem informasi Secara lebih teknis bidang-bidang umum yan telah memanfaatkan basis data demi efisiensi, akurasi dan kecepatan operasi antara lain: Kepegawaian, untuk berbagai perusahaan yang memiliki banyak pegawai. Pergudangan (inventory), untuk perusahaan manufaktur (pabrikan), grosir (reseller), apotek dll. Akuntansi untuk berbagai perusahaan. Reservasi, untuk hotel, pesawat, kereta apai dll Layanan pelanggan (customer care), untuk perusahaan yang berhubungan dengan bnayaknya pelanggan (bank, konsultan dll) o Sedang bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkan basis data (sebagai komponen sistem informasi) dapat berupa: Perbankan, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data tabungan/pinjaman, pembuatan laporan-laporan akuntansi-akuntansi, pelayanan informasi pada nasabah/calon nasabah. Asuransi, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data pembayaran premi, pemrosesan pengajuan klaim asuransi dll.

o o o o o

o o o o o

Rumah Sakit, dalam melakukan pengelolaan histori penyakit/pengobatan pasen, menangani pembayaran perawatan. Produsen Barang, dalam melakukan pengelolaan data keluar-masuk, barang (inventory). Industri manufaktur, dalam membantu pengelolaan pesanan barang, mengelola data karyawan. Pendidikan/sekolah, dalam membantu pengelola0an data siswa, penjadwalan. Telekomunikasi, dalam melakukan pengelolaan data administrasi kabel/data pelanggan, menangani gangguan dll. Text Pada tipe data ini jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type field adalah 255 karakter yang merupakan type default. Memo Pada tipe data ini, jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type field adalah 65.535 karakter. Number Merupakan tipe data yang digunakan untuk menampung type data angka. Date/time Jenis data yang disimpan adalah data tanggal dan waktu dengan besar memory 8 byte. Currency Merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan angka dalam format mata uang. Besarnya memori penyimpanan adalah 4 byte. Auto Number Tipe data ini digunakan untuk memberikan penomoran secara otomatis (penambahan angka otomatis) Yes/No Tipe data ini berisikan data Yes atau No, Benar atau Salah, Ya atau Tidak. OLE Object Tipe data ini dapat memuat gambar, grafis, video dan suara dengan ukuran maksimal 1 GB (batas atas Harddisk) Hyperlink Tipe data yang berisikan alamat hyperlink URL dengan panjang maksimal 64.000 karakter. Lookup Wizard Tipe data yang digunakan untuk menampilkan data dari tabel lain. Besar memori penyimpanan umumnya 4 byte.

Tipe Data Acces

o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o