Contoh Fail Meja

FAIL MEJA

NAMA NO. KAD PENGENALAN JAWATAN GRED BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) TARIKH MEMEGANG JAWATAN TARIKH PENEMPATAN (Tarikh penempatan di Bahagian / Seksyen / jabatan berkenaan) NO. TELEFON EMAIL FAKS TARIKH DIBUKA NO. SEMAKAN TARIKH DIKEMASKINI MOHAMMED FAUZI BIN ABD. JALIL (580801-05-5241) PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI) N17 SEKSYEN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN BAHAGIAN KESELAMATAN 13 JANUARI 2007 01 APRIL 2011 03-89466179 03-8946 7930 01 APRIL 2011 00 00

*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas.

ARAHAN
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiaptiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan. 2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (n) (o) Maklumat organisasi; Struktur organisasi; Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ); Struktur organisasi PTJ; Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai pegawai lain; Proses kerja (untuk setiap senarai tugas); Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas); Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan; senarai semakan (mengikut senarai tugas); Senarai jawatankuasa yang dianggotai; Senarai borang-borang yang digunakan; Norma-norma kerja; Senarai tugas harian, Sejarah semakan.

(m) Senarai tugas dan tanggungjawab;

3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) . 4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini dikaji semula dan dikemaskini:(a) (b) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan sekurang-kurangnya setahun sekali.

FAIL MEJA

Halaman: 2

ISI KANDUNGAN
Bil 1.0 Perkara MAKLUMAT ORGANISASI 1.1 Latar belakang UPM 1.2 Punca kuasa 1.3 Objektif penubuhan UPM 1.4 Visi UPM 1.5 Misi UPM 1.6 Matlamat UPM 1.7 Piagam pelanggan UPM 2.0 3.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 4.0 Latar belakang PTJ Fungsi utama Dasar Kualiti Wawasan Misi Matlamat Piagam Pelanggan 9 10 10 11 11 11 11-12 5 5 6 6 6 6 7 8 Halaman

STRUKTUR ORGANISASI PTJ 4.1 4.2 Carta Organisasi PTJ Objektif Kualiti PTJ 13 14-15 16 17-18

5.0 6.0

STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.0

19-20

FAIL MEJA

Halaman: 3

0 9.0 24-25 26 27 28 29-30 31 32 FAIL MEJA Halaman: 4 .0 Perkara CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN NORMA-NORMA KERJA SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SENARAI TUGAS HARIAN SEJARAH SEMAKAN Halaman 21-22 23 10.0 16.0 14.Bil 8.0 15.0 11.0 12.0 13.

2 PUNCA KUASA 1.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997. Mahathir bin Mohamad.1 LATAR BELAKANG Universiti Putra Malaysia (UPM). dan Perlembagaan Universiti Putra Malaysia [P. Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Penternakan dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikan tumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama.(A) 106] berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.U. penyelidikan dalam bidang pertanian dan bidang yang berkaitan. Pada asalnya ianya adalah penggabungan antara Fakulti Pertanian. Pada awal tahun 80-an. dahulunya dikenali sebagai Universiti Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. FAIL MEJA Halaman: 5 .2. la adalah merupakan satu langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi yang berupaya mengukuhkan program sedia ada di samping berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.1 1. UPM telah bertukar nama dengan rasminya kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana Menteri Dato' Seri Dr. UPM telah memperluaskan bidang sedia ada kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang sedang pesat berkembang.0 MAKLUMAT ORGANISASI UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA 1. Universiti Malaya dan Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu Pertanian. Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian Malaysia (Pindaan) 1997 [ P.2.U.2 1.1.3 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30).2. 1.

1. Memperkasakan pelajar UPM dengan penguasaan kemahiran insaniah. Kelapan-lapan matlamat tersebut adalah seperti berikut: Matlamat 1: Matlamat 2: Matlamat 3: Matlamat 4: Matlamat 5: Melahirkan graduan yang berkualiti. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus.6 MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA UPM telah menetapkan lapan matlamat untuk merealisasikan wawasannya.5 MISI Menjadi Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama. yang memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara bangsa.1. berdaya saing dan berusaha untuk terus maju. tetapi juga kepada kemajuan manusia dan penerokaan ilmu sejagat.3 OBJEKTIF PENUBUHAN Untuk menghasilkan graduan siswazah dan pasca siswazah yang berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuah negara maju dan dan memenuhi keperluan serta pasaran sumber manusia tempatan antarabangsa menjadi Pusat Kecermelangan Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa. iaitu dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya.4 VISI Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa. 1. Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan pendidikan dan penyelidikan pertanian. Memperkasakan jalinan industri dan masyarakat. Halaman: 6 FAIL MEJA . 1. Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang terkemuka. Pencapaian setiap objektif bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan masing-masing.

bangsa dan agama untuk memperoleh pendidikan tinggi yang berkualiti.7 Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan cemerlang. penyelidikan dan perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik yang diterima guna di peringkat antarabangsa. • Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara secara menyeluruh. penyelidikan dan perkhidmatan profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan: • Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam aspek yang berkaitan dengan pengajaran. Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan amalan terbaik. Menjadikan universiti terhubung sepenuhnya dengan berasaskan ICT. dan peluang warganegara dengan tidak mengira kepercayaan. dan Memperkasakan UPM melalui Alumni PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam pengajaran. • • Menyediakan Memberikan perkhidmatan ruang dan profesional yang untuk saksama meningkatkan kepada semua kecekapan pengurusan yang menyeluruh.Matlamat 6: Matlamat 7: Matlamat 8: Matlamat 9: Matlamat 10: 1. • Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk membangunkan potensi diri staf dan pelajar. Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti secara cekap dan berkesan. FAIL MEJA Halaman: 7 . • Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara.

2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM NAIB CANSELOR TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK DAN ANTARABANGSA) TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJARI DAN ALUMNI) PENDAFTAR BENDAHARI TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN DAN INOVASI) TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT) KETUA PUSTAKAWAN FAKULTI/INSTITUT/SEKOLAH/AKADEMIK/PUSAT/BAHAGIAN/ CAMPUS CAWANGAN .

Pada ketika itu jawatan “Jaga” telah dimansuhkan dan telah digantikan dengan jawatan Pengawal kampus. Pada 1 April 1974 Pengurusan Universiti telah menubuhkan Unit Keselamatan. pencuci. Kekuatan jaga ketika itu ialah seramai 10 anggota dan diselia oleh seorang mandur. Urusan pentadbiran masih diletakan di bawah Bahagian Ladang. ketika itu Pengawal Keselamatan dikenali sebagai “Jaga”. telah diserapkan ke dalam perkhidmatan universiti. Tugas-tugas yang dijalankan pada waktu itu lebih tertumpu kepada pengawalan hasil ladang dan mengawal di pondok-pondok kawalan. Universiti Putra Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1978. Ketika penubuhan Universiti Pertanaian Malaysia pada tahun 1971. Sebelum penubuhannya. seorang Pengarah Keselamatan telah dilantik dan Bahagian Keselamatan telah . Bahagian ini telah melalui 2 era sejarah penting. Sesuai dengan penubuhan ini. jawatan “Jaga” yang dahulunya diwujudkan semasa Kolej Pertanian Malaya. Mereka dilantik daripada kalangan pekerja kolej yang terdiri daripda pekerja sambilan.1 LATAR BELAKANG Bahagian Keselamatan.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN KESELAMATAN 3. Bahagian Keselamatan telah ditubuhkan. pertama semasa Kolej Pertanian Malaya (sebelum 1971) dan kedua selepas penubuhan Universiti Pertanian Malaysia. Pada tahun 1975 jawatan Pengawal kampus telah dijumudkan dan digantikan dengan jawatan Pengawal Keselamatan. Sejajar dengan perkembangan universiti serta penambahan bilangan pelajar. Perkhidmatan keselamatan waktu itu tidak mempunyai struktur yang tersusun dan pentadbirannya diletakan dibawah pentadbiran Bahagian Ladang.3. Semasa Kolej Pertanian Malaya. kakitangan dan infrastruktur pada tahun 1978. Seorang Pegawai Keselamatan telah diantik untuk mentadbir Unit Keselamatan. Serentak dengan itu 5 orang anggota keselamatan telah dinaikan pangkat kepada Pengawal Keselamatan Kanan. Kekuatan anggota pada ketika itu telah meningkat seramai 40 anggota. pemandu dan juga buruh am.

Gabungan tersebut adalah untuk mendapat sijil tunggal MS ISO 9001: 2000 yang telah berjaya Pejabat diperolehi Pendaftar pada telah 26 september 2007. Walaubagaimana pun pada 28 Julai 2006. ekspektasi penyelidikan selaras dan perkhidmatan MS ISO professional melalui perapan budaya kerja berkualiti secara berterusan memenuhi pelanggan dengan 9001:2008. perkhidmatan keagamaan dan kerohanian dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagi menyokong untuk skviti pembelajaran. Pusat Kesenian dan Kebudayaan. perkhidmatan keselamatan. Bahagian Keselamatan telah turut berkembang dan berusaha untuk meningkatkan kualiti kerja dan memperkemaskan sisitem operasi. Selaras dengan MS ISO perkembangan persijilan MS ISO 9001 maka pada tahun 2009 Entiti berjaya memperolehi Persijilan 9001:2008. Mulai 1 Januari 2004 pula Bahagian Keselamatan telah diletakan dibawah pentadbiran Pejabat Naib canselor. Dalam usaha ini Bahagian Keselamatan telah berjaya memperolehi persijilan MS ISO 9001:2000 pada 19 september 2003. Pusat Islam dan Pejabat Pendaftar. perkhidmatan perundang-undangan.2 FUNGSI UTAMA Bahagian Keselamatan bertanggungjawab untuk menjaga keselamatan dan ketenteraman warga kampus. 3.3 DASAR KUALITI Kami Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber manusia. Pada 1 Julai 2006. FAIL MEJA Halaman: 10 . perkhidmatan perubatan dan pergigian.diletakan dibawah pentadbiran Pejabat Timbalan Naib canselor Pembangunan. Sejajar dengan usaha universiti untuk menjadi universiti bertaraf dunia. Bahagian Keselamatan telah disatukan dibawah Perkhidmatan Korporat Pejabat Pendaftar. bahagian Keselamatan telah bergabung dengan 4 pusat tanggunjawab iaitu Pusat Kesihatan Uniersiti. 3.

Matlamat 2 : Membangun dan mengekalkan tenaga kerja mahir di semua peringkat. Meningkatkan keharmonian dan keselesaan warga kampus. 3. Kelima-lima matlamat tersebut adalah seperti berikut: Matlamat 1 : Memperkasa dan melestari keberkesanan Sistem Kawalan Keselamatan. selesa dan harmonis. FAIL MEJA Halaman: 11 . Setiap matlamat berikut mempunyai objektif Khusus.4 WAWASAN Menjadi Bahagian Keselamatan Bereputasi Antarabangsa.6 MATLAMAT Bahagian Keselamatan UPM telah menetapkan lima matlamat untuk merealisasikan wawasannya.3. 3.5 MISI Menyediakan perkhidmatan keselamatan bersepadu bagi mewujudkan persekitaran yang selamat. iaitu dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Menjadikan bahagian Keselamatan UPM sebagai pusat rujukan serantau mengenai keselamatan kampus. Pencapaian setiap objektif pula bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan masing-masing. Matlamat 3: Matlamat 4: Matlamat 5: Mewujudkan Sistem Pengurusan Keselamatan Bersepadu.

Pemeriksaan ke atas kenderaan yang tidak mempunyai pelekat kenderaan UPM melalui laluan keluar yang ditetapkan. Bantuan Bantu Mula diberikan dalam tempoh 15 minit di dalam kawasan kampus. Masa yang diambil untuk mengeluarkan Kad Kampus 3 hari bekerja. Masa yang diambil untuk memproses notis saman yang diterima tidak melebihi 10 minit. Bantuan Bantu Mula diberikan dalam tempoh 30 minit di kawasan Ladang Puchong UPM. Masa diambil untuk mengeluarkan pelekat kenderaan tidak melebihi 10 minit. Proses penyediaan dan pemasangan papan tanda di dalam tempoh 3 hari.7 PIAGAM PELANGGAN Kami staf Bahagian Keselamatan Universiti beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam perkhidmatan professional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan: Masa yang diambil untuk permohonan penggunaan senjata api dan peluru diluluskan dalam tempoh 3 hari bekerja. Proses persiapan dan melaksanakan tugas pengiringan di dalam tempoh 3 hari. FAIL MEJA Halaman: 12 . Menyelesaikan siasatan kes dalam tempoh 14 hari bekerja.3. Masa yang diambil untuk mengeluarkan Pas Sementara 3 hari bekerja. Rondaan dilaksanakan 2 kali setiap shif. Memastikan kamera litar tertutup dapat berfungsi sepenuhnya.

0 STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN KESELAMATAN 4.4.1 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN KESELAMATAN PENGARAH KESELAMATAN UNIT JAMINAN KUALITI UNIT DISIPLIN SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN ZON A SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN ZON B SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN ZON C SEKSYEN BANTUAN SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN KAMPUS BINTULU Unit Kawalan Akses Zon A Unit Kawalan Akses Zon B Unit Kawalan Akses Ladang Puchong & Ayer Hitam Unit Rondaan Ladang Puchong & Ayer Hitam Unit Bantu Mula Unit Trafik Unit Tugas Khas Unit Perhubungan & CCTV Unit Rondaan Unit Teknikal Unit Kawalan Swasta FAIL MEJA Halaman: 13 .

4. Proses Kawalan Dokumen Audit Dalaman Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan Kepuasan pelanggan. Perkhidmatan dan Kerja)    Objektif Kualiti Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya sekali dalam setahun Memastikan jumlah NCR pada Audit berkurangan 20% dari tahun sebelumnya Dalaman 3. 6. 2. Perkhidmatan Teknologi Maklumat    FAIL MEJA . analisa. Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya 21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangka panjang) dari tarikh surat diedarkan.2 OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN KESELAMATAN Bil. Menghasilkan 5 tindakan pencegahan dalam setahun Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman pada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5) Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaran pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5) Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4 kali setahun Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagi analisis penilaian prestasi pembekal Memastikan tempoh baikpulih dalaman untuk perkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untuk perkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas (15) hari bekerja Penambahbaikan/baikpulih dilakukan selewatlewatnya 15 hari bekerja atau dengan jaminan tempoh baikpulih Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi server tanpa melibatkan kerosakan kepada aplikasi dilakukan selewat-lewatnya 4 jam Memastikan baikpulih akibat gangguan operasi aplikasi modul tertentu. 1. pengukuran dan peningkatan Perolehan dan pembayaran (Bekalan. manakala modul-modul lain boleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 2 hari bekerja Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi kerosakan yang serius serta memerlukan pertukaran aliran serta fungsian sistem atau pemasangan peralatan baru kepada perkakasan dilakukan dalam tempoh lima (5) hari bekerja Halaman: 14 4.        5.  7.

Memastikan rondaan dilaksanakan 2 kali setiap shif Memastikan masa yang diambil untuk memproses notis saman yang diterima tidak melebihi 10 minit Proses penyediaan dan pemasangan papan tanda di dalam tempoh 3 hari Proses persiapan dan melaksanakan tugas pengiringan di dalam tempoh 3 hari Memastikan bantu mula diberikan dalam tempoh 15 minit di dalam kampus. Memastikan bantu mula diberikan dalam tempoh 30 minit di kawasan Ladang Puchong UPM 10 Permohonan Pelekat Kenderaan Permohonan Pas Sementara Pengendalian Kad Kampus Kawalan Akses Rondaan Pengendalian Kesalahan Lalulintas Pernohonan Papan Tanda Permohonan dan Tugas Pengiringan 11 12 13 14 15 16 17 18 Bantu Mula 19 Siasatan Dalaman Menyelesaikan siasatan kes dalam tempoh 14 hari bekerja Memastikan kamera litar tertutup dapat berfungsi sepenuhnya 20 Kawalan CCTV FAIL MEJA Halaman: 15 . Latihan Staf Objektif Kualiti Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun Memastikan 80% latihan yang dijalankan mengikut takwim tahunan 9.Bil. Permohonan Penggunaan Senjata Api Peluru dan Memastikan masa yang diambil untuk permohonan penggunaan senjata api dan peluru diluluskan dalam tempoh 3 hari bekerja Memastikan masa diambil untuk mengeluarkan pelekat tidak melebihi 10 minit Memastikan masa yang diambil untuk mengeluarkan Pas Sementara 3 hari bekerja Memastikan masa yang diambil untuk mengeluarkan Kad Kampus 3 hari bekerja Pemeriksaan keatas kenderaan yang tidak mempunyai pelekat kenderaan melalui laluan keluar yang ditetapkan. Proses 8.

5. Pegawai Tadbir (N27) Pengurusan Perolehan & Kewangan Perkhidmatan Kaunter Perkhidmatan Am Pejabat Pengurusan Cuti Pengurusan Aset & Perkhidmatan Stor Pengurusan Fail & Rekod Pembantu Tadbir (N17) Pembantu Tadbir (N17) Pembantu Tadbir (N17) Pembantu Tadbir (N17) Mohammed Fauzi bin Abd.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI SEKSYEN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN Pengarah Keselamatan (KP48) Ketua Seksyen Pen. Jalil Pembantu Tadbir (N17) Pembantu Tadbir (N17) Pembantu Tadbir (N17) Pembantu Tadbir (N17) Pembantu Tadbir (N17) Pembantu Tadbir (N17) Pembantu Tadbir (N17) Pembantu Tadbir (N17) Pembantu Tadbir (N17) Pembantu Am Pejabat (N1) Pembantu Am Pejabat (N1) Pembantu Rendah Awam (R1) FAIL MEJA Halaman: 16 .

6. 1. Penolong Pegawai Keselamtan Memohon stok yang diperlukan Penolong Pegawai Tadbir Mengesah dan meluluskan Borang Permohonan Pengeluaran Stok (PEND/BR01/STOK) dan memohon stok yang diperlukan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Memohon stok yang diperlukan Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Memohon stok yang diperlukan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Memohon stok yang diperlukan Juruteknik Teknologi Maklumat Memohon stok yang diperlukan Pembantu Keselamatan Memohon stok yang diperlukan FAIL MEJA Halaman: 17 . KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN Bil.0 SENARAI TUGAS. Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pengarah Keselamatan  Memastikan urusan keluar masuk barang/peralatan berjalan Ketua Unit  Meluluskan permohonan Tugas dan tanggungjawab Menguruskan urusan keluar-masuk barangbarang dari stor peralatan bahagian keselamatan a) Urusan Pengeluaran Barang/Peralatan b) Urusan Merekod Barangan/Peralatan yang baru Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Pengarah Keselamatan Memohon stok yang diperlukan. Pegawai Keselamatan Memohon stok yang diperlukan.

Bil. Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Pengawal Keselamatan Kanan Memohon stok yang diperlukan Pengawal Keselamatan Memohon stok yang diperlukan Pembantu Am Pejabat Memohon stok yang diperlukan Pekerja Rendah Awam (PRA) Memohon stok yang diperlukan FAIL MEJA Halaman: 18 .

Failkan borang permohonan yang telah dibuat. Tentukan jumlah barangan yang diberi sama dengan jumlah barangan yang dipohon seperti dalam borang permohonan. 4. butang pakaian. 3.1 MENGURUSKAN URUSAN KELUAR-MASUK BARANG-BARANG DARI STOR PERALATAN BAHAGIAN KESELAMATAN a) Urusan Pengeluaran Barang/Peralatan Proses Kerja URUSAN PENGELUARAN BARANG-BARANG Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan Bil. Ketua Unit 2.7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) 7. Pemohon perlu memohon bagi setiap barang/bekalan dengan mengisi Borang Permohonan Pengeluaran Stok PEND/BR01/STOK) atau Permohonan On-Line melalui Sistem Inventori yang dibangunkan oleh pihak IDEC UPM. 5. 1. Setelah diluluskan. FAIL MEJA Halaman: 19 . Memajukan permohonan kepada Ketua Unit untuk kelulusan. Barang-barang/Peralatan adalah seperti: a) Alat Tulis b) Barangan Keperluan anggota seperti appaulette. ambil barangan keperluan dari stor dan diserahkan kepada pemohon. cota.

Menyimpan barangan/peralatan didalam stor. 3. Setelah semuanya lengkap Pembantu menandatangani Nota Serahan dan Invois. Proses Kerja URUSAN MEREKOD BARANGAN/PERALATAN YANG BARU 1. Tadbir akan Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 2. 4. Merekod stok dalam sistem Inventori. FAIL MEJA Halaman: 20 .b) Urusan Merekod Barangan/Peralatan yang baru Bil. Menyemak barang-barang yang diterima daripada pembekal dengan menyemak Nota Serahan (Delivery Order). Invois dan Pesanan Belian (Purchase Order) bagi mengesahkan spesifikasi dan kuantiti.

8.1 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) MENGURUSKAN URUSAN KELUAR-MASUK BARANG-BARANG DARI STOR PERALATAN BAHAGIAN KESELAMATAN a) Urusan Pengeluaran Barang/Peralatan Mula Terima permohonan 1 Tidak Kelulusan? 2 Ya Ambil barangan/peralatan 3 Serah kepada Pemohon 4 Fail permohonan 5 Tamat FAIL MEJA Halaman: 21 .0 8.

b) Urusan Merekod Barangan/Peralatan yang baru Mula Terima Bekalan Stok 1 Tidak Menyemak dan memeriksa stok 2 Ya Menandatangani Nota Serahan dan Invois 3 Merekod Stok di dalam Sistem Inventori 4 Menyimpan Stok di dalam Stor Peralatan 5 Tamat FAIL MEJA Halaman: 22 .

Dokumen - Tajuk Dokumen Panduan Pengurusan Pejabat (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007) Quality Management Systems – Requirements (ISO 9001:2008. 4. 2. No. 3.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DIPERLUKAN DAN PERATURAN YANG BIL 1. IDT) Guidelines on Complaints Handling (MS 1432: 1998) Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia FAIL MEJA Halaman: 23 .9.

1 MENGURUSKAN URUSAN KELUAR-MASUK BARANG-BARANG DARI STOR PERALATAN BAHAGIAN KESELAMATAN a) Urusan Pengeluaran Barang/Peralatan Bil 1. 5.10. 4.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 10. Perkara Terima permohonan dari pemohon Dapatkan kelulusan dari Ketua Unit Mengambil barangan/peralatan Serah kepada pemohon Fail borang permohonan Tandakan (√ ) Catatan FAIL MEJA Halaman: 24 . 2. 3.

3.2 Urusan Merekod Barangan/Peralatan yang baru Bil 1. 2. 5. 4. Perkara Terima bekalan stok Menyemak dan memeriksa bekalan stok Menandatangani nota serahan dan invois Merekod stok dalam sistem Menyimpan stok dalam stor Tandakan (√ ) Catatan FAIL MEJA Halaman: 25 .10.

11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI Bil Jawatankuasa Keanggotaan FAIL MEJA Halaman: 26 .

Kod Dokumen SOK/PYG/BR16 Tajuk Dokumen Borang Keluar Masuk Barang FAIL MEJA Halaman: 27 .12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN Bil 1.

13. Menguruskan urusan keluar-masuk barang-barang dari Stor Peralatan Bahagian Keselamatan. Inventori Stor Peralatan 80% 2. 20% FAIL MEJA Halaman: 28 . Menyediakan Laporan Bahagian Keselamatan. Kerja / Aktiviti / Projek Petunjuk Prestasi (Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos) 1.0 NORMA-NORMA KERJA Bil.

6. Tarikh Kuatkuasa Tandatangan dan Cop Ketua PTJ/Bahagian : : 01 April 2011 FAIL MEJA Halaman: 29 . Menguruskan urusan keluar-masuk barang-barang dari Stor Peralatan Bahagian Keselamatan. Membantu memasukkan data-data pelekat kenderaan bagi Pelajar/Pegawai UPM dan Agensi Luar ke dalam Sistem Pelekat Kenderaan UPM. Membantu menguruskan semua jenis Latihan termasuk Seminar. Jalil (580801-05-5241) : NA1342 : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N17 : Seksyen Pentadbiran dan Kewangan : Ketua Seksyen Pentadbiran dan Kewangan : Pengarah Keselamatan Senarai Tugas dan Tanggungjawab: 1. 4. Menyediakan Laporan Inventori Stor Peralatan pada setiap bulan. Membantu pengedaran barangan keperluan anggota seperti Pakaian Seragam. T-shirt termasuk aksesori pakaian anggota. Kad Pengenalan No. 2. Staf Jawatan dan Gred Bahagian/Seksyen/Jabatan Pegawai Penilai Pertama Pegawai Penilai Kedua : Bahagian Keselamatan Universiti (BKU) : Mohammed Fauzi bin Abd. Lain-lain tugas yang di arah dari masa ke semasa. Kursus dan Bengkel Bahagian Keselamatan termasuk yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK). 5.0 SENARAI TUGAS Nama Pusat Tanggungjawab (PTJ) Nama Pegawai dan No. 3. Baju Hujan.14.

JALIL : PEMBANTU TADBIR (PEKERANIAN/ OPERASI) : Tugas Nota : sebagaimana tercatat dalam buku senarai tugas harian Catatan FAIL MEJA Halaman: 30 .15.0 SENARAI TUGAS HARIAN NAMA JAWATAN TARIKH Bil : MOHAMMED FAUZI BIN ABD.

Semakan 00 Tarikh Dikemaskini - Perincian Semakan - FAIL MEJA Halaman: 31 . 1.16. No.0 SEJARAH SEMAKAN Bil.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful