P. 1
Audit Sistem Kepastian Mutu2

Audit Sistem Kepastian Mutu2

|Views: 269|Likes:
Published by Gamal Sasongko

More info:

Published by: Gamal Sasongko on May 03, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/01/2015

pdf

text

original

AUDIT SISTEM KEPASTIAN MUTU

QUALITY ASSURANCE SYSTEM AUDITS
Judi Suharsono. SE., Ak., MM., SPsi

1

The International Standard For Terminology in Quality Management, ISO 8402,
Audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diimplementasi secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan.

DEFINISI

Auditor menguji kesesuaian terhadap standar sistem mutu yang berlaku dan mengidentifikasi perbaikan yang mungkin. Audit mutu (Quality Audit) kadang-kadang dinamakan penilaian (assessment).
2

ISO 10011 lebih jauh menjelaskan dalam suatu catatan karateristik utama dari audit mutu, yang merupakan suatu audit mengenai sistem kepastian mutu dan unsur-unsur individualnya : "adalah tidak

terbataspada audit suatu sistem, akan tetapi termasuk proses, produk, dan jasa, ini dapat dipertimbangkan sebagai sub sistem ...... ". Surveillance merupakan suatu supervisi aktivitas umum, dan inspection merupakan verifikasi teknis
atas produk, atau spesifikasi jasa.

Audit berarti suatu aktivitas terdokumentasi yang dilakukan sesuai dengan prosedur tertulis dengan dasar berkala untuk memverifikasi, pengujian dan evaluasi atas bukti obyektif, sesuai dengan unsur-unsur dari program kepastian mutu yang dibawah penelaahan tersebut sebab itu, suatu audit tidak termasuk aktivitas surveillance atau inspection untuk tujuan melaksanakan suatu program kepastian mutu atau melaksanakan penyelidikan mutu atau melaksanakan 3 penyelidikan keluhan atau analisis kegagalan dari suatu alat.

Proses. 4 . dan Organisasional. Internal dan eksternal Tergantung pada siapa auditornya. 2. 3. Produk.TIPE AUDIT MUTU 1. dan ketersediaan sumber daya. Garis dasar (baseline) dan reguler. perubahan perubahan. Lokasi. Sistem. Hasil dari audit sering dibagi oleh perusahaan yang diaudit dan pelanggan yang melakukan audit. Audit reguler (regular audits) dapat diperluas dengan audit khusus atau audit ac hoc dengan alasan seperti kerusakan yang banyak. Baseline audit biasanya lebih menyeluruh dan intensif. Audit ini mensyaratkan keahlian teknologi auditor. audit eksternal dilakukan oleh orang luar terhadap perusahaan.

Dalam gambar dibawah ini. Disini. 5 . juga dinamakan subsistem. pemasaran. adalah terbatas. Baik audit proses (process audit) ataupun audit produk (product audit) memfokus pada eselon yang lebih bawah dan berurusan dengan unsur-unsur sistem khusus. manajemen penyeliaan dan sebagian pekerja adalah auditee dan penerima utama dari pengamatan dan laporan audit. sedangkan audit komprehensif (comprehensive audits) mencakup area-area lain seperti akuntansi.TIPE AUDIT MUTU 4. operasi. Suatu audit sistem (systems audit) diprakarsai oleh manajemen eksekutif yang menerima laporan audit. Ketaatan dengan standar audit generik memudahkan audit simultan dan gabungan audit mutu dapat dilihat sebagai suatu sistem audit. manajemen senior mungkin juga menerima satu copy laporan. audit tampak secara hirarki dan juga mendekatkan dengan cara tingkat wewenang dan tanggungjawab yang berbeda dalam organisasi. Audit khusus (special audits). seperti audit mutu.

SISTEM MUTU DAN AUDIT 6 .

10. 7 Tujuan dan manfaat potensial audit mutu yang direncanakan dengan baik . keluhan pelanggan. Menilai ketaatan prosedur pengendalian dan standar program mutu. 5. 3. Mengeksplorasi penyebab kerusakan. Memperoleh sertifikasi formal dari program manajemen mutu. 9.1. dan masalah lain. 7. 8. Memperkenalkan suatu formalitas yang perlu dan konsistensi dalam program mutu usaha yang kecil. 6. Menilai karateristik mutu dari produk serta proses yang berkaitan dengan spesifikasi dari pelanggan atau pendisain melalui pengendalian dari inspeksi reguler. Memperbaiki efektivitas dari program manajemen mutu. Menilai proses pengambilan keputusan untuk keabsahan. 2. Menunjukkan perhatian manajemen untuk mutu terhadap pemasok dan pelanggan serta memperoleh perlindungan terhadap tuntutan liabilitas produk (Product Liability Claims). dan menciptakan kesadaran mutu. menunjukkan perhatian manajemen untuk mutu. Mengarahkan dan memotivasi staf dalam masalah mutu. 4. Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahuan teknis.

3. 2. 6. Menentukan ketidaksesuaian (Nonconformities). Memudahkan registrasi atas sistem Mutu. memenuhi persyaratan peraturan. 8 . Menentukan efektivitas sistem mutu. 5. 4. Menilai dan memverifikasi sistem mutu perusahaan sendiri.MAKSUD DAN TUJUAN AUDIT MENURUT ISO 10011 1. Menilai dan memverifikasi sistem mutu pemasok 7. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem.

3. 2. Rencana audit dan laporan akhir harus tertulis. Orang yang bertanggungjawab atas aktivitas yang akan diaudit harus secara baik dan diberitahu sebelum dan setelah audit. 5.faktual.PRINSIP AUDIT YANG SEHAT 1. Penilaian terhadap standar harus obyektif. Maksud & tujuan audit harus diklarifikasi & disetujui. Auditor harus menindak lanjuti tindakan perbaikan. 4. 7. 9 dan apabila mungkin. . 6. Auditor harus berkualifikasi dan independen. Audit harus direncanakan & dipersiapkan secara memadai. kuantitatif.

11. Penilaian terhadap standar harus obyektif. Frekwensi audit harus bervariasi dengan kebutuhan aktual dan demikian juga intensitas dan luas dari audit. 10. Uji petik untuk mengumpulkan bukti harus tidak memihak dan dapat dipercaya (sampel yang cukup besar). 10 .PRINSIP AUDIT YANG SEHAT 7. Kertas kerja dan dokumen -dokumen lain dari audit harus disimpan dalam bentuk yang baik dan teratur. 9. dan apabila mungkin. 8. faktual. Audit harus tidak terlalu mengganggu operasi yang berjalan. kuantitatif.

AUDITOR.KLIEN. AUDITEE 11 .

Menaati persyaratan-persyaratan. Mencatat observasi dan melaporkan 4. Memelihara kerahasiaan. yaitu standar audit. Merencanakan dan melaksanakan penugasan audit dengan baik 3. Mengamankan dokumen audit 6. 7.BAGAIMANA SBG AUDITOR ? 1. 12 . Bekerja sama dengan auditor yang memimpin.dan berkomunikasi dan mengklarifikasi ini dengan mitra audit yang lain 2. Memverifikasi tindakan korektif 5.

PERAN LEAD AUDITOR 1. Mewakili tim audit 3. Menyampaikan laporan audit 13 . Membantu dalam menetapkan rencana audit 2.

Menentukan tindaklanjut audit 14 .PERAN KLIEN 1. Menentukan kebutuhan untuk suatu audit dan memprakarsai audit. Menerima laporan audit 3. 2.

Memberitahu staf mengenai audit 2. Bekerjasama dengan auditor 5. Memberikan akses terhadap fasilitas dan material pembuktian.BAGAIMANA AUDITEE 1. 4. Melakukan tindakan korektif 15 . Memberikan dukungan dan sumber lain untuk auditor 3.

LANGKAH POKOK AUDIT 16 .

17 .

PELAKSANAAN AUDIT 18 .

PELAPORAN & TINDAKLANJUT 19 .

Rencana audit harus memungkinkan perubahan .perubahan atas informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan yang efektif atas sumber daya. 1.PERENCANAAN AUDIT Rencana audit memberitahu dan menuntun klien. manajemen audit. dan auditee. 20 . Rencana audit harus disetujui oleh klien dan dikomunikasikan kepada auditor dan auditee. 2. Dokumen ini dideskripsikan dalam ISO 10011. auditor.

Distribusi laporan audit dan tanggal penerbitan yang diharapkan. Unit organisasional yang diaudit. Persyaratan kerahasiaan. 4. 5. 7. Identifikasi partisipan audit..Rencana Audit Mencakup 1. Identifikasi dari dokumen referensi seperti standar sistem mutu berlaku dan manual mutu auditee. 10. Tanggal dan tempat audit. 9. 6. . Jadwal pertemuan manajemen. 21 .. Waktu yang diharapkan dari audit serta aktivitas 8.. 3.. Bahasa audit. 2.. Tujuan dan ruanglingkup audit.

Menyiapkan kertas kerja Pemimpin proyek secara normal akan menyetujui kertas kerja dari auditor karena kertas kerja tersebut akan menjadi dokumen resmi kemudian. ISO 10011 menspesifikasi kertas kerja untuk seorang auditor sebagai berikut: Daftar pertanyaan yang digunakan. Formulir untuk mendokumentasikan bukti pendukung untuk simpulan. 3. 1. Formulir untuk melaporkan pengamatan audit. 22 . 2.

& referensi standar sistem mutu yang berlaku. d. kriteria yang diaudit.Tipe daftar pertanyaan a. b. 23 . Tipe B ditambah kriteria akseptasi & penilaian. Tipe A ditambah pertanyaan yg akan ditanyakan c. e. Kumpulan instruksi untuk mengaudit suatu elemen. Tipe A ditambah ukuran sampel &kriteria akseptasi. termasuk periksa. Daftar butir audit yang sederhana.

sumber day a yang lebih jauh seharusnya tidak diperluas atas audit. Apabila sistem yang dideskripsikan oleh auditor tidak memadai/cukup memenuhi persyaratan. 24 . seperti manual mutu. auditor harus men kecukupan deskripsi sistem yang tercatat dari auditee. 2.Penelaahan Pra Audit dari Sistem Mutu: Menilai Dokumentasi Sistem 1. Sebagai dasar untuk merencanakan audit.

Bekerja sama dengan auditor dalam mencapai tujuan audit. 5. Menentukan dan memprakarsai tindakan korektif. Memberikan akses terhadap fasilitas dan material pembuktian. 4.Persiapan untuk Melakukan Audit : Tim Audit Baik auditor ataupun auditee perlu secara baik dipersiapkan untuk permulaan yang sebenarnya dari pelaksanaan audit. 25 . 2. Memberitahukan karyawan yang relevan mengenai audit yg akan datang. Memberikan semua sb daya yang diperlukan tim audit. auditee harus: 1. 6. Menunjuk staf yg bertanggungjawab u/ menemani auditor. 3. Menurut ISO 10011.

Pertemuan Penutupan 26 . Unsur-unsur sistem auditing. 5. Pertemuan wawancara harian. 3. 6. 4. Pemberitahuan kepada auditee. Pertemuan tim audit.Melaksanakan Audit Melakukan suatu audit di lokasi auditee mencakup: 1. 2. Orientasi tim audit.

Memperkenalkan anggota tim audit kepada manajemen senior auditee. 4. 2. Memberikan ikhtisar yang ringkas mengenai metode dan prosedur audit. 6. Menelaah ruanglingkup dan tujuan audit. Menetapkan kaitan komunikasi yang resmi antara tim audit dan auditee. Mengkonfirmasikan bahwa sumber daya dan fasilitas yang diperlukan oleh tim audit tersedia. 3. 27 . Mengklarifikasi setiap rincian yang tidak jelas dari rencana audit.Tujuan Pertemuan Auditor & Auditee sesuai ISO 10011 1. 5.

Tujuan utama dari pertemuan ini adalah untuk menyajikan observasi audit kepada manajemen senior dengan keadaan sedemikian rupa untuk memastikan bahwa mereka secara jelas memahami hasil audit. 6. auditor dapat juga melakukan rekomendasi untuk perbaikan sistem mutu pada auditee Rekomendasi tidak mengikat auditee. tim audit harus melakukan suatu pertemuan dengan manajemen senior auditee dan orang yang bertanggungjawab untuk fungsi yang bersangkutan. Catatan pertemuan penutupan harus disimpan. .Pertemuan Sebelum Penutupan 1. 7. Pengetahuan. 3. 2. 28 . Apabila diminta. Auditor yang memimpin harus memberikan simpulan tim audit yang berkaitan dengan efektivitas sistem mutu untuk memastikan bahwa tujuan mutu tercapai. keterampilan dan pengalaman diperlukan. Auditor yang memimpin harus menyajikan observasi dengan memper-timbangkan signifikansi menurut pandangan mereka. 5.lJK«ini: 4. Pada akhir audit. Menyiapkan dan memimpin pertemuan adalah tanggungjawab yang krusial dari aktivitas bagi auditor yang memimpin dan seluruh tim audit. sebelum menyiapkan laporan audit. cara-cara dan alat-untuk tindakan memperbaiki sistem mutu. Tergantung auditee untuk menentukan sejauhmana.

Apakah semua dokumen dan informasi lain digunakan untuk mendeskripsikan sistem mutu yang cukup untuk mencapai tujuan mutu yang diperlukan 29 . mendeskripsikan aktivitas auditor dan memuat beberapa pertanyaan tipikal yang auditor harus dapat menjawab setelah suatu pengujian atas unsur audit. Apakah prosedur.Mengumpulkan dan Menilai Bukti yang Obyektif Standar ISO 10011 (1990). dan digunakan oleh personel auditee? 2. dokumen dan informasi lain mendeskripsikan atau menyokong unsur-unsur yang diperlukan oleh sistem mutu diketahui. dipahami. tersedia. Pertanyaan yang dimaksud adalah: 1.

3. Menilai informasi yang diterima.Arus & Urutan Wawancara : 1. 30 . mungkin mengklarifikasi dan mengulangi tanggapan atau pertanyaan orisinil. Menilai situasi dan mengutarakan dan/atau mengarah pada pertanyaan. 4. Menentukan informasi yang dicari (menggunakan daftar periksa atau pedoman lain). 6. Memberikan waktu untuk tanggapan dan kemudian mendengarkan secara teliti. 5. atau mengutarakan kembali pertanyaan tersebut. Auditor yang memimpin (lead auditor) mengawasi semua aktivitas audit. Mencatat dan memverifikasi. 2. Mengajukan pertanyaan dan mengkonfirmasikan bahwa pertanyaan tersebut dipahami.

Menggunakan obyektivitas. 2. Tetap dalam ruang lingkup audit. wajar. 31 . dan sudah tentu tidak memihak. dan independen. faktual.Menangani Pengamatan Perilaku auditor khususnya ketika melakukan observasi harus kalem. sopan. Menurut ISO 10011 auditor harus: 1. 4. 3. Tetap bersiap-siap untuk setiap indikasi bukti yang dapat mempengaruhi hasil audit dan mungkin memerlukan auditing yang lebih ekstensif. Mengumpulkan & menganalisis bukti yang relevan & cukup untuk memungkinkan penarikan simpulan yg berhubungan dengan sistem mutu yg diaudit.

3. Observasi harus ditelaah oleh auditor yang memimpin dengan manajer auditee yang bertanggungjawab. Tim audit kemudian harus memastikan bahwa ketidaksesuaian didokumentasikan dalam keadaan yang jelas dan singkat dan didukung oleh bukti.ISO 10011 menetapkan : 1. Semua observasi audit harus didokumentasikan. 6. Semua observasi atas ketidaksesuaian harus diakui oleh manajemen auditee. 4. 32 . Setelah semua aktivitas diaudit. 2. tim audit harus menelaah semua ketidaksesuaian mereka. 5. Ketidaksesuaian (Non-Comformities) harus diidentifikasi dalam segi l pertanyaan khusus dari standar atau dokumen lain yang berhubungan terhadap audit mana yang telah dilakukan.

instruksi reparasi dan pengendalian tidak memadai. 10. Pengerjaan ulang. Prosedur-prosedur tidak ada dan tidak ditaati. 12. Pembelian dilakukan dari pemasok yang tidak disetujui. Gambar usang dan perubahan tidak diotoritasi. 9. 5. Peralatan pengujian tidak secara baik dikalibrasi.Tipikal Yg Sering Dilakukan Auditor 1. Deskripsi pekerjaan tidak cukup mengenai mutu. Ruang lingkup tanggungjawab & wewenang tidak jelas. 2. 3. 7. 33 . Operator tidak dilatih dan berkualifikasi. Independensi kepastian mutu tidak memadai. Audit tidak dilakukan sesuai dengan instruksi. 4. Instruksi kerja tidak independen. 11. 8. 6. Material pengemasan yang salah digunakan.

HASIL & TINDAKLANJUT AUDIT Auditor Kerpala : 1. apakah perlu. 3. 2. Segera melaporkan ketidak sesuaian (Non Comformities) yg kritikal kepada auditee. Menentukan tindakan tindaklanjut. yang akan diambil dan memberitahu auditee mengenal hal tersebut. yang akan diambil dan memberitahu auditee mengenal hal tersebut. Menerima laporan audit. apabila perlu. Menentukan tindaklanjut. Melaporkan setiap rintangan yang ditemui dalam melaksanakan audit. 2. Klien: 1. 34 .

tanggal audit. 5. Pertimbangan tim audit mengenai sejauhmana ketaatan auditee dengan sistem mutu yang aplikabel dan dokumentasi yang berhubungan. 3. dan identifikasi dari organisasi khusus yang diaudit. Kemampuan sistem untuk mencapai tujuan mutu yang salah didefinisikan.Isi Laporan Audit Mencakup : 1. 7. Rincian dari rencana audit. 35 . identifikasi dari anggota tim audit dan representatif auditee. dokumentasi auditee). 4. Identifikasi dari dokumen referensi yg audit lakukan (standar sistem mutu. 6. 2. Daftar distribusi laporan audit. Ruanglingkup dan tujuan audit. Observasi dari ketidaksesuaian (non conformities).

3.Beberapa tindakan korektif sudah dapat dilakukan segera selama audit dan dicatat dalam laporan. Laporan audit haras dikirim kepada klien oleh auditor kepala. Setiap distribusi tambahan harus ditetukan dengan konsultasi auditee. Laporan audit yang mencakup infomasi rahasia dan pnbadi haras secara tepat diamankan oleh organisasi auditing dan klien. Merupa-kan tanggungjawab klien untuk menyediakan manajemen senior dari auditee dengan suatu copy laporan audit. Apabila laporan audit tidak dapat diterbitkan dalam suatu periode waktu yang disepakati. 36 . ISO 10011 menetapkan: 1. Laporan audit haras diterbitkan segera mungkin. alasan untuk penundaan haras diberikan baik kepada klien ataupun auditee dan suatu tanggal penerbitan yang direvisi ditetapkan. 2.

3. 2. Organisasi auditing harus memberitahu klien status dari tindakan korektif dan audit tindaklanjut. 37 . 4. Tindakan korektif dan audit tindaklanjut kemudian harus diselesaikan dalam suatu periode waktu yang disetujui klien dan auditee dengan konsultasi dengan organisasi auditing.Penyelesaian Audit 1 . 5. Auditee bertanggang jawab menentukan dan memprakarsai tindakan korektif yang diperlukan untuk memperbaiki ketidaksesuaian atau mengoreksi penyebab suatu ketidaksesuaian. Setelah verifikasi dari implementasi tindakan korektif. organisasi auditing dapat menyiapkan suatu laporan tindaklanjut dan mendistribusikan laporan tersebut dengan cara yang sama seperti laporan audit orisinil. Auditor hanya bertanggung jawab mengidentifikasi ketidaksesuaian.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->