Coaching & Counseling

Surabaya Hilton International 18 November 2005

By sujadi

Apa itu Coaching ?

Coaching : adalah mengajarkan, membimbing, memberikan instruksi kepada seseorang (atau kelompok) agar dia (atau mereka) memperoleh ketrampilan atau metode baru dalam melakukan sesuatu untuk mencapai suatu sasaran yang dikehendaki

Apa itu Counseling ?

Counseling adalah suatu kegiatan untuk mengubah perilaku, sikap seseorang. Counseling membantu seseorang untuk menyadari perilaku, sikapnya yang menghambat atau menimbulkan masalah.

PERBEDAAN
COACHING 1. Mengajarkan ketrampilan atau tugas baru 2. Coach menunjukkan apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya 3. Fokus pada mengajarkan 4. Coach memberikan solusi untuk permasalahan COUNSELING
1. Mengubah sikap atau

perilaku
2. Counselor meneliti sikap

atau perilaku seseorang bersama orang tersebut

3. Fokus pada mendengarkan 4. Counselor membantu orang

untuk menemukan solusinya sendiri

Ciri-ciri Coaching
Coach yang memulai diskusi / pembahasan

Berhubungan dengan mengajarkan suatu ketrampilan atau tugas

Tindakan bersifat positif dan korektif

Coach menunjukkan atau memberikan instruksi yang spesifik mengenai apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya Sasarannya adalah untuk memperbaiki kinerja

Mengapa Coaching ?
Untuk memperbaiki kinerja kelompok secara proaktif Agar orang lain menjadi trampil dalam hal tertentu Membantu orang lain melakukan pekerjaan atau menangani situasi dengan benar dan lebih baik Memberikan kesempatan kepada Coach dan si murid untuk bersama-sama menemukan solusi yang terbaik Membangun pengertian yang lebih baik antara Coach dan si murid Memperbaiki kinerja indivual

Kapan Melakukan Coaching ?

Pada saat: Muncul suatu permasalahan yang harus dipecahkan Ada kesempatan untuk bertindak Seseorang datang kepada Anda untuk membahas suatu permasalahan / situasi Bawahan Anda baru mempelajari suatu ketrampilan baru dalam training Anda melihat bahwa bawahan Anda melakukan sesuatu dengan tidak benar

Apa Karakter Seorang Coach Yang Berkualitas?

Yakin akan kemampuan dan memahami ketidakmampuan diri-sendiri Percaya pada orang lain dan secara tulus ingin melihat mereka berhasil Kesediaan untuk menempati urutan kedua dan tidak mencari popularitas Empati, mampu melihat dari sisi pandang orang lain Kepekaan, mengerti kapan harus masuk dan kapan harus diam Kesabaran dan kesediaan untuk meluangkan waktu untuk orang lain

6 Langkah Melakukan Coaching

1. Menjelaskan tujuan dan kepentingan dari diskusi 2. Mendiskusikan dan menjelaskan situasi dengan detil 3. Menyepakati hasil yang diharapkan 4. Mendiskusikan cara yang paling efektif untuk menangani situasi tersebut 5. Menyimpulkan tindakan yang harus diambil 6. Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan Anda dan tetapkan tanggal untuk follow-up

Apa yang Dilakukan Dalam Setiap Langkah?

1. Menjelaskan tujuan dan kepentingan dari diskusi Jelaskan secara spesifik situasi yang ingin Anda diskusikan dan alasannya Mengacu pada data dan informasi (fakta) mengenai situasi Mendiskusikan dan menjelaskan detil mengenai diskusi Mencari informasi (input) Mengumpulkan data dan fakta Menjelaskan informasi Menyepakati hasil yang diharapkan Bertanya kepada bawahan apa hasil yang ingin dicapai dalam situasi tersebut

2.

3.

4.

Mendiskusikan cara yang paling efektif untuk menangani situasi tersebut

Mengajukan pertanyaan terbuka, misalnya: Bagaimana menurut Anda cara yang terbaik untuk ? Apa yang akan Anda lakukan untuk ? Apa yang akan Anda katakan untuk ?
Menyimpulkan tindakan yang harus diambil

5.

6.

Simpulkan tindakan yang akan diambil dan periksa apakah bawahan telah mengerti
Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan Anda dan tetapkan tanggal untuk follow-up

Tunjukkan keyakinan Anda bahwa dia (bawahan) akan mampu menangani situasi Tunjukkan kesediaan Anda untuk membantu dan mendukungnya Tetapkan tanggal untuk follow-up

Ciri-ciri Counseling
Biasanya dimulai oleh karyawan Dilakukan saat ada masalah atau saat karyawan ingin bantuan dalam penyelesaian masalah Permasalahan biasanya berhubungan dengan perilaku atau sikap karyawanatau personal problem Peran Counselor dititik-beratkan pada mendengarkan Counselor tidak memberikan solusi, namun membantu karyawan untuk menemukan solusinya sendiri Sasarannya adalah untuk memecahkan masalah dan/atau meringankan beban karyawan

Kapan Melakukan Counseling?

Pada saat:

Seseorang memiliki masalah pribadi

Seseorang memiliki masalah dengan perilakunya Seseorang memiliki masalah dengan sikapnya

Seseorang mengetahui alternatif solusi tapi ragu mana yang harus dipilih

Ketrampilan Makro Counseling

Pertanyaan Terbuka
Apa Dimana Kapan Kenapa Siapa

Pertanyaan Terbuka memberikan kesempatan kepada lawan bicara untuk lebih leluasa menyatakan perasaannya atau pendapatnya

Pertanyaan Tertutup
Apakah Menurutmu Bagaimana kalau Pertanyaan Tertutup biasanya dijawab dengan Ya atau Tidak

Ketrampilan Mikro Counseling

1. Mengklarifikasi
Maksudmu apa Apakah kamu mengatakan bahwa Biar saya coba untuk mengerti Bisakah kamu lebih spesifik

Pada Saat:
Counselor ingin lebih memahami apa yang dimaksud oleh lawan bicara Counselor ingin menguji adanya saling pengertian Counselor ingin memastikan apa yang akan dilakukan oleh lawan bicara

Ketrampilan Mikro

Counseling

2. Merefleksikan

Saya dapat melihat bahwa masalah itu sangat mengganggumu, Ali. Kira-kira bagaimana cara untuk mengatasinya Saya tahu kalau terjebak macet itu bisa membuat orang frustasi. Bisakah dicoba untuk dihindari Menurutmu itu tidak adil dan kamu tidak suka. Tidak ada yang lebih buruk daripada diperlakukan tidak adil. Apakah kamu ada ide bagaimana menghindarinya

Pada Saat:

Lawan bicara sedang marah atau kecewa Lawan bicara terlihat emosional Lawan bicara kelihatan defensif

Ketrampilan Mikro

Counseling

3. Mengkonfrontasi

Kamu mengatakan tertarik, tapi tidak menghadiri meeting sama sekali Saya tidak bisa menyelesaikan laporan ini bila kamu terus mengganggu saya

Pada Saat:

Lawan bicara mengatakan sesuatu yang tidak sesuai dengan perilakunya Lawan bicara mengatakan sesuatu yang berbeda dengan yang dikatakannya sebelumnya Lawan bicara menghindari tanggungjawab dengan menyalahkan orang lain, mengubah pembicaraan, dsb.

Ketrampilan Mikro

Counseling

4. Memuji

Penilaianmu sangat baik Kamu adalah orang yang baik Kamu telah melakukan tugas yang baik Kamu memiliki potensi yang sangat baik

Pada Saat:

Counselor ingin memotivasi lawan bicara Counselor ingin menciptakan suasana yang terbuka Counselor ingin membangun hubungan yang baik dengan lawan bicara

Ketrampilan Mikro

Counseling

5. Meyakinkan

Tenang saja, keadaan pasti akan membaik Ayo, kita makan dan lupakan saja Bukankah dibalik mendung selalu ada matahari Coba istirahat dulu, baru nanti dipikirkan lagi

Pada Saat:

Lawan bicara sedang dalam keadaan tertekan Lawan bicara merasa bahwa dia diperlakukan tidak adil Lawan bicara mempunyai masalah dan terus memikirkannya

Ketrampilan Mikro

Counseling

6. Menyimpulkan

Jadi kesimpulannya Jadi intinya adalah Sekarang kita lihat, yang akan kamu lakukan adalah Coba kita ulangi pembicaraan ini dan membuat sedikit catatan

Pada Saat:

Counselor ingin mengkonfirmasikan apa yang akan dilakukan lawan bicara Di akhir diskusi

Tanda-tanda Karyawan Yang Bermasalah

Menunjukkan penurunan dalam berusaha Menjadi sangat sensitif dan defensif

Menunjukkan mood yang tidak baik

Kebiasaan atau perilakunya berubah drastis Disiplinnya menurun (sering absen, ijin, dsb)

Pendekatan Counseling
Berpusat Pada Solusi

Menganjurkan Menyuruh

Menawarkan

Konsultasi

Refleksi

Berpusat Pada Masalah

 Berpusat Pada Masalah

Digunakan untuk memahami permasalahan dengan lebih mendalam. Dalam hal ini, si Counselor jangan memberikan penilaian, kesimpulan atau solusi.

Konsultasi - menanyakan atau memberikan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan lebih baik Refleksi - mengkonfirmasikan / merumuskan kembali pandangan / informasi dari bawahan untuk menunjukkan bahwa Anda telah paham

Berpusat Pada Solusi

Digunakan pada saat Counselor ingin membantu bawahan dalam menemukan solusi. Sebelumnya, Counselor perlu memastikan perlu / tidaknya dia menawarkan solusi. Menyuruh Menganjurkan Menawarkan - meminta bawahan untuk melakukan tindakan tertentu - Merekomendasikan tindakan tertentu yang dapat diambil oleh bawahan - mengajukan ide dan menegosiasikan kesepakatan

Respon yang Harus Dihindari

Memperingati, mengancam
Sebaiknya kamu melakukan ini, kalau tidak Kalau kamu tidak melakukan ini, maka Lebih baik kamu jangan melakukan itu Saya peringatkan, kalau kamu melakukan itu

Menceramahi
Kamu harus melakukan ini Adalah tanggungjawabmu untuk melakukan ini Sudah menjadi tugasmu untuk melakukan ini

Mencemooh, menyindir
Kamu adalah karyawan yang ceroboh Cara berpikirmu sangat lamban Cara bicaramu seperti insinyur saja

Menghakimi, menyalahkan
Kamu salah kalau melakukan itu Seharusnya kamu sudah tahu Itu semua adalah salahmu

6 Langkah Melakukan Counseling

1.

Mempersiapkan suasana

2.
3. 4.

Mendengarkan dan memahami

Mencari penyebab permasalahan Mendiskusikan cara yang paling efektif untuk menyelesaikan permasalahan Membantu membuat keputusan

5.

6.

Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan

Anda dan tetapkan tanggal untuk follow-up

Apa yang Dilakukan Dalam Setiap Langkah?

1.

Mempersiapkan suasana Ciptakan suasana yang nyaman dan membuka diskusi dengan ramah Jelaskan tujuan diskusi Mendengarkan dan memahami Mencari masukan (input) Dengarkan permasalahan dengan seksama Tanggapi dengan empati Mencari penyebab permasalahan Temukan penyebab dan alasan dari masalah Jangan membuat penilaian

2.

3.

4.

Mendiskusikan cara yang paling efektif untuk menyelesaikan permasalahan

Menanyakan ide dan jalan keluar dari permasalahan Menanyakan kepada bawahan pendapatnya mengenai alternatif solusi
5.

Membantu membuat keputusan

Membantu bawahan dalam memutuskan apa yang harus dia lakukan, bagaimana, dan kapan agar permasalahan dapat diselesaikan
6.

Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan Anda dan tetapkan tanggal untuk follow-up

Tunjukkan keyakinan Anda bahwa dia (bawahan) akan mampu menangani situasi Tunjukkan kesediaan Anda untuk membantu dan mendukungnya Tetapkan tanggal untuk follow-up

Hambatan Pada Saat Coaching

1. Kesalahpahaman
Anda merasa bahwa apa yang telah Anda katakan tidak dapat dimengerti Yang Anda Lakukan: Tanyakan Bisakah Anda mengulangi apa yang barusan saya katakan? Memecahkan topik pembahasan ke dalam potonganpotongan kecil yang sistematis dan menjelaskannya kembali Hindari: X Minta kepada mereka untuk memperhatikan dan mendengarkan X Marah dan mulai menguliahi

Hambatan Pada Saat Coaching

2. Menceramahi
Anda tiba-tiba sadar bahwa Anda menceramahi si murid Yang Anda Lakukan: Periksa pemahaman mereka Tanyakan pendapat atau pandangan mereka Tanyakan Bagaimana bila apa yang barusan saya katakan itu salah? Hindari: X Minta kepada mereka untuk memperhatikan dan mendengarkan
X

Marah

Hambatan Pada Saat Coaching

3. Waktu yang Sempit
Anda sedang sibuk dan hanya memiliki waktu 30 menit untuk melakukan coaching dengan bawahan yang baru membuat kesalahan Yang Anda Lakukan: Gunakan waktu 30 menit sebaik-baiknya dan hindari gangguan (telepon, dsbnya) Lakukan segera setelah kesalahan dibuat Hindari: X Menghabiskan waktu 30 menit hanya untuk memberitahu bahwa mereka salah dan bagaimana membetulkannya X Menanyakan terlalu banyak pertanyaan
X

Meninggalkan diskusi tanpa kesepakatan

Hambatan Pada Saat Coaching

4. Tidak ada perbaikan
Anda telah melakukan diskusi (coaching) beberapa kali namun kinerja bawahan tidak membaik
Yang Anda Lakukan: Yakinkan bahwa Anda mengerti dengan jelas area yang harus diperbaiki Review apa aspek kinerja yang belum diperbaiki tersebut Tekankan bahwa Anda ingin itu diperbaiki & minta pendapat Hindari: X Kesan bahwa diskusi sebelumnya tidak pernah terjadi X Memarahi yang bersangkutan
X

Membiarkan dan menjadi frustasi

Hambatan Pada Saat Coaching

5. Kehilangan arah
Anda tiba-tiba menyadari bahwa Anda terlalu banyak fokus pada masa lalu (apa yang telah dilakukan), daripada masa depan (apa yang akan dilakukan) Yang Anda Lakukan: Tekankan bahwa masa lalu itu penting untuk dibahas Hubungkan masa lalu dengan yang akan datang secara positif Hindari: X Mengatakan bahwa masa lalu itu tidak penting X Menyatakan bahwa masa lalu Anda lebih baik atau lebih penting

Hambatan Pada Saat Coaching

6. KE-ENGGAN-AN
Bawahan Anda enggan menjalankan suatu tugas yang telah Anda berikan. Padahal dia cocok untuk tugas tersebut dan berkesempatan untuk mengembangkan diri.
Yang Anda Lakukan: Cari tahu penyebab mereka enggan melaksakan tugas Tawarkan bantuan dan dukungan Anda Terangkan mengapa Anda ingin mereka melakukan tugas tersebut Review cara / proses yang terbaik untuk menyelesaikan tugas Hindari: X Mengasumsikan penyebab mereka enggan X Mengambil alih dan melakukannya sendiri

Hambatan Pada Saat Counseling 1. Terburu-buru

Anda ingin melihat sikap / perilaku bawahan berubah dengan segera

Hambatan Pada Saat Counseling 2. Intimidasi

Anda merasa takut untuk meminta karyawan merubah sikap / perilakunya

Hambatan Pada Saat Counseling 3. Merasa kasihan

Anda merasa kasihan dengan bawahan dan bersikap lunak kepadanya

Hambatan Pada Saat Counseling 4. Sesama teman

Anda dan bawahan adalah teman sehingga Anda merasa sungkan

Hambatan Pada Saat Counseling 5. Merasa tidak mampu

Anda merasa tidak memiliki ketrampilan yang cukup dalam hal komunikasi

Hambatan Pada Saat Counseling 6. Senioritas

Bawahan Anda lebih senior dalam hal usia dan lama bekerja, sehingga Anda merasa sungkan.

SUMMARY
COACHING & COUNSELING IS A SKILL TO LEARN A SKILL YOU MUST DO

KNOWING IS NOT ENOUGH WE MUST APPLY

WILLING IS NOT ENOUGH WE MUST DO

Coaching adalah:
Membantu orang lain untuk belajar Menciptakan atmosfir bagi orang lain untuk belajar Membuat orang lain untuk bertanya Membantu orang lain untuk berubah
APA YANG AKAN TERJADI BILA KITA SELALU

MELAKUKAN SESUATU DENGAN

CARA YANG SAMA?

Perilaku yang baik

Bersedia untuk membagi pengetahuan Bersedia untuk meluangkan waktu demi orang lain Percaya bahwa orang lain mampu mencapai kinerja yang lebih tinggi Tidak ingin popularitas Menikmati bekerja dengan orang lain