KANDUNGAN

Bil
1 2 3

Perkara
Senarai Tugas Carta Organisasi Staf Sokongan Kedudukan Perjawatan Sekolah Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan Senarai Semak :Urusan Terimaan dan Pungutan Urusan Pembelian Urusan Pembayaran Urusan Panjar Wang Runcit Urusan Penyediaan Buku Tunai Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Urusan Pengurusan Stor (Urusan Stok) Urusan Pelupusan dan Hapuskira Urusan Penyediaan Gaji (Payroll Berkomputer ) Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan Urusan Tuntutan Pelbagai Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji Urusan Perkiraan KWSP Urusan Tuntutan Biasiswa Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Asrama Senarai Undang-Undang yang diperlukan dan Senarai Jawatankuasa yang dianggotai. Norma kerja bagi tugas-tugas Senarai Tugas Harian

Muka Surat
1 2 3

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
20 21

4-8 9 -12 13 - 16 17 - 22
23 - 28 29 32

33- 37 38 - 41 42 - 46
47 - 52 53 - 58 59 - 62 63 - 66 67 -70 71 - 74 75 75 76 77

SENARAI
Nama Anggota Jawatan No. Kad Pengenalan : : : :

TUGAS

KHAMISAH BINTI ABU BAKAR PEMBANTU TADBIR GRED N17 570220-01-6720 12/16/80
8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari

Tarikh mula bertugas di sekolah ini

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai Jumaat " Sabtu "

KEWANGAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Menguruskan Terimaan dan Pungutan Wang Bagi Akaun Kerajaan dan Suwa Menguruskan Pembelian dan Pesanan bagi Akaun Kerajaan dan Suwa Menguruskan Pembayaran bagi Akaun Kerajaan dan Suwa Menguruskan Panjar Wang Runcit. Menguruskan Penyediaan Buku Tunai bagi Akaun Kerajaan dan Suwa. Menguruskan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah (PATSKOM). Menguruskan stok -Harta Modal , Inventori dan Bekalan Pejabt. Membantu Ketua Pembantu Tadbir bagi urusan Pelupusan dan Hapuskira. Menguruskan Penyediaan Gaji Berkomputer dan Gaji Baucar Berasingan. Menguruskan Pelbagai Tuntutan Pegawai dan kakitangan. Menguruskan Pelbagai Potongan Gaji. Menguruskan Tuntutan Biasiswa. Menguruskan Tuntutan Pemberian Per Kapita dan Bantuan Asrama. Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.

1

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH SEPERTI PADA : 1HB JANUARI 2005
BIL. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 JAWATAN PENGETUA / GURU BESAR PEN. KANAN PENTADBIRAN PEN. KANAN HAL EHWAL MURID PEN. KANAN KO-KURIKULUM PENYELIA PETANG GURU KANAN M/PEL BAHASA GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL GURU MEDIA KAUNSELOR GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) GURU PENOLONG LULUS 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 0 40 50 1 0 0 2 0 3 2 ISI 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 0 40 50 1 0 0 1 0 2 1 KOSONG 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1

14 15 16 17 18 19 20

JUMLAH GURU :KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 PEMBANTU TADBIR GRED N17 PENYELIA ASRAMA GRED N17 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11

21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 25 PEKERJA RENDAH AWAM JUMLAH BUKAN GURU :-

JUMLAH BESAR :3

0 1 3 0 0 12 62

0 1 2 0 0 8 58

0 0 1 0 0 4 4

1

Urusan Terimaan dan Pungutan
1.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran. Urusan Terimaan dan Pungutan I Resit mestilah dikeluarkan bagi setiap penerimaan wang.

II

Memberitahu orang awam iaitu mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar.

4
1.2. Proses Kerja :Urusan Terimaan dan Pungutan Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Pengetua / Guru Besar

Bil. Proses Kerja

1

Mendapatkan kelulusan kuasa menerima wang AP 69. Dapatkan Buku Resit daripada pegawai yang menjaga dan pastikan nombor siri. Menerima wang dan keluar resit pada masa urusan dibuat. Rekodkan dalam Buku Daftar Kutipan Harian. Merekodkan ke dalam Buku Tunai. Menyerahkan wang dan Buku Kutipan Harian kepada Pengetua untuk disemak. Sediakan slip bank dan masukkan wang ke bank.

2

3

4 5 6

7

5
1.3 Carta Aliran :Urusan Terimaan dan Pungutan

Terima Surat Penurunan Kuasa, Keluar Surat kuasa daripada Pengetua serta senarai kutipan. Dapatkan Buku Resit Rasmi daripada Pembantu Tadbir Kewangan. Guru menerima kutipan dari pelajar dan keluar resit serta-merta. Rekod dalam Buku Kedatangan Pelajar/ daftar resit/ kutipan dalam Penyata Kutipan.

Isi Borang Penyerahan Kutipan. Serah wang kutipan bersama dengan Buku resit dan Borang Penyerahan Kutipan kepada Pembantu Tadbir. Semak jumlah kutipan, Buku Resit dan Borang Penyerahan Kutipan.

Minta penjelasan dari guru tingkatan dan pembetulan tidak betul

Betul Ya

Turun tandatangan pada Borang Penyerahan Kutipan.

6

Keluarkan Resit Induk kepada guru tingkatan sebagai penerimaan Catatkan daam Buku Kutipan Harian

Tulis slip masuk bank

Hantar wang ke bank

Semak salinan masuk bank selepas dibank dan failkan

4 Sediakan Borang Serahan Kutipan. 7 Sediakan Buku Tunai.Rekodkan dalam Buku Tunai 7 1. Tandakan ( _/ ) Catatan 2 Dapatkan Daftar Stok Buku Resit. 5 Sediakan Buku Daftar Kutipan Harian.4 Senarai Semak:. 3 Pastikan buku resit ada untuk digunakan.Urusan Terimaan dan Pungutan Bil 1 Tindakan Tentukan surat kuasa menerima wang ada dikeluarkan. 6 Sediakan slip masuk bank. 8 .

Dua salinan kepada pembekal. Senaraikan jenis pembelian dan dapatkan kelulusan Pengetua.2 Proses Kerja :Urusan Pembelian Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Pengetua/ Guru Besar Bil. 4 5 6 7 8 . Senaraikan jenis pembelian. Proses Kerja 1 Pastikan keperluan mengikut baki stok 2 3 Pastikan baki peruntukan masih mencukupi. Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar. III IV V 9 2. resit bagi semua wang yang dibayar. Pastikan barang/ alatan yang diterima bersamaan dengan pesanan yang dibuat. Rekodkan ke dalam Daftar Stok Kad Kew 312/ Kad 313 Bekalan pejabat Kew 314. Pastikan jenis/ kaedah pembelian perlu mendapatkan kelulusan dari JPN sekiranya pembelian melebihi dari had yang ditetapkan.2 Urusan Pembelian 2. Mengemaskinikan rekod stok dari masa ke semasa.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Pembelian I II Pastikan Tahap Stok. Pastikan peruntukan mencukupi untuk membuat pembelian. Rekod ke dalam Daftar Bil. Sediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3 salinan.

sebut harga 3 pembekal bagi pembelian melebihi RM20.3 Carta Aliran :Urusan Pembelian Semak tahap stok Semak peruntukan Pastikan jenis pembelian . 4 Rekodkan ke dalam Daftar Stok.000.pembelian runcit Senaraikan pembelian dan dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar tidak lulus Betul Ya Sediakan 3 salinan borang pesanan .10 2.Urusan Pembelian Bil 1 Tindakan Tentukan peruntukan masih mencukupi.melebihi RM3. nota penghantaran. 3 Sediakan Borang Pesanan. 5 Pastikan semua dokumen direkodkan ke dalam Buku Daftar Bil .Kew 312 .500. invois/ bil .00 seunit minta kelulusan dari SBP .Kew 314 dalam buku Cop dan tandatangan pengesahan stok Rekod Bil/ Invois dalam Daftar Bil Minta penjelasan dan sediakan senarai baru yang diluluskan Minta betulkan dan bekalkan semula barang 11 2.00 .salinan ketiga salinan Buku Pesanan Terima barang dan Nota Penghantaran.salinan asal dan kedua kepada pembekal . Rekod dalam Daftar Stok dan Inventori: .Pastikan kuantiti barang .4 Senarai Semak:. invois dan Pesanan Asal Semak barang.Pastikan kualiti barang .cop tarikh terima pada Bil/ Invois Tidak betul Betul Masuk stok dan simpan barang.Kew 313 . Tandakan ( _/ ) Catatan 2 Senaraikan jenis pembelian.

12 .

3 Urusan Pembayaran 3.00 ke atas. Terima resit dan simpan dalam fail baucer. 3 4 5 6 7 8 9 10 11 . Sediakan baucer pembayaran dalam dua salinan.000. Rekod pembayaran dalam Daftar Bil. Pastikan Invois/ Bil dan pesanan tempatan diterima balik dan jumlahnya adalah betul. 13 3. Dapatkan tiga tandatangan bagi cek yang jumlahnya RM10.2 Proses Kerja :Urusan Pembayaran Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Bil. Proses Kerja 1 2 Pastikan prosedur pembelian telah dipatuhi. Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal. Pastikan semua dokumen-dokumen yang berkenaan lengkap dan sempurna.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Pembayaran I II Pastikan baki peruntukan bagi Vot/ Buku Tunia berkenaan masih mencukupi. Rekod pembayaran dalam Buku Tunai dan pastikan ruangan butiran adalah betul. Pastikan peruntukan baki di Buku Tunai berkenaan adalah mencukupi. Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar Tulis cek untuk pembayaran dan cop 'TELAH DIBAYAR' padasemua dokumen yang berkenaan.

3 Carta Aliran :Urusan Pembayaran Pastikan prosedur pembelian dipatuhi Pastikan Invois/ Bil dan Pesanan Tempatan diterima balik dan jumlahnya adalah betul Minta pembekal betulkan Invois tidak lengkap Pastikan peruntukan mencukupi sebelum membuat pembayaran Sediakan baucer pembayaran dan pastikan cop stok di atas pesanan tempatan Lengkap Ya Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar Minta lengkapkan semula baucer/ bil Lulus Ya Tulis cek untuk pembayaran dan cop jelas semua dokumen Dapatkan tandatangan ke atas cek .3 tandatangan bagi RM10.Pesanan Tempatan .000.4 Senarai Semak:.00 .Bil/ Invois adalah lengkap Tandakan ( _/ ) Catatan 2 Pastikan peruntukan masih mencukupi 3 Baucer pembayaran 4 Sediakan cek untuk pembayaran 5 Dapatkan tandatangan Pengetua/ Guru Besar dan .14 3.2 tandatangan bagi di bawah RM10.000.00 Rekodkan butiran dalam Buku Tunai dan pastikan ruangan butiran tepat/ betul\ Rekod dalam Daftar Bil Hantar cek dan baucer kepada pembekal Terima resit dan baucer yang telah ditandatangan Masukkan fail 15 3.Urusan Pembayaran Bil 1 Tindakan Pastikan semua dokumen: .

Penolong Kanan 6 Hantarkan cek dan baucer kepada pembekal 7 Pastikan resit penerimaan diterima dari Pembekal 8 Pastikan pembayaran direkod dalam Daftar Bil 9 Pastikan pembayaran direkod dalam Buku Tunai 16 .

1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Panjar Wang Runcit I Dapatkan kebenaran untuk mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN dengan menggunakan Lampiran 'P' (Kertas Kerja) dan menyatakan amaunnya. Proses Kerja 1 Sediakan kertas kerja bagi menentukan keperluan yang diminta:. A/P 97 (d) 2. 1 Tahun 1982 3. Apabila terima kelulusan.Had Panjar Rucit Sekolah Menengah RM500. Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah Bil. Sediakan satu Buku Tunai Wang Runcit untuk merekod butir-butir pengeluaran cek di Bahagian terimaan seperti: I ii iii Tarikh cek dan no cek Nombor baucar yang menyokong pengeluaran cek Amaun 2 3 Pengetua/Guru Besar/ Audit Dalaman 4 5 .00. sediakan satu baucer bayaran untuk mengeluarkan wang daripada kumpulan wang suwa daripada butiran kantin. Terima surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan. Surat Pekeliling JPN (Unit Kewangan) Perbendaharaan Bil.2 Proses Kerja :Urusan Panjar Wang Runcit Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan JPN (Unit Kewangan) 1. Dapatkan Surat Penurunan Kuasa Pengendalian Panjar Wang Runcit. Sediakan baucer bayaran untuk mengeluarkan wang daripada Kumpulan Suwa kantin. Pastikan Buku Tunai Wang Runcit ditutup dan ditimbangkan sebaik sahaja jumlah wang dibelanjakan telah direkupkan. Hantar permohonan bagi mendapatkan kebenaran mewujudkan Panjar Wang Runcit bersama kertas kerja (Lampiran P). II III IV V 17 4. Sediakan satu Buku Tunai Runcit untukl merekodkan segala rekupmen dan pembayaran runcit.4 Urusan Panjar Wang Runcit 4.

3 Carta Aliran :Urusan Panjar Wang Runcit Sediakan Kertas Kerja bagi menentukan keperluan Habtar permohonan kepada JPN dan sertakan juga Kertas Kerja Minta sediakan Kertas Kerja semula Tidak Lulus Terima surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan Lengkap Ya Rekod dalam Buku Panjar Wang Runcit .18 Bil.00 dari pembekal atau surat perakuan perbelanjan yang disahkan oleh Pengetua hendaklah dicatat di ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Wang Runcit mengikut peruntukan perbelanjaan sama ada peruntukan Wang Suwa atau Wang Kerajaan/Wang Asrama Sediakan Baucer Kecil berserta dokumen penyokong bil Kemukakan baucer kecil/bil tunai kepada Pengetua untuk diluluskan Buat bayaran berdasarkan bil/baucer yang diluluskan Rekod butiran-butiran bayaran ke dalam Buku Tunai Panjar Wang Runcit Sediakan cek-cek rekupmen bagi ketiga-tiga fund atas nama Pengetua Tunaikan cek-cek rekupmen dan catatkan semula di ruang 'Terimaan' di Buku Tunai Wang Runcit Catatkan juga bayaran di Buku Tunai mengikut peruntukan/butiran Buku Tunai Panjar Wang runcit ditutup dan diimbangkan setiap rekupmen dibuat Tutup dan imbangkan Panjar Wang Runcit pada 31 Disember setiap tahun mencukupi jumlah yang diluluskan 7 8 9 10 11 12 13 14 15 19 4. Proses Kerja Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan 6 Resit-resit bayaran tunai kurang dari RM100.

Urusan Panjar Wang Runcit Bil 1 Tindakan Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta Tandakan ( _/ ) Catatan 2 Buat Surat Permohonan mendapat kelulusan mewujudkan Panjar Wang Runcit 3 Terima balik surat kelulusan mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN 4 Dapatkan surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit 5 Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcit dari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA) sebanyak amaun yang diluluskan 6 Tulis cek dan dapat dua tandatangan 7 Tunaikan cek 8 Sediakan Buku Tunai Wang Runcit 9 Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaan I) Tarikh cek ii) Nombor baucer yang menyokong cek iii) Amaun 21 Bil Tindakan Tandakan ( _/) Catatan .Sediakan baucer kecil bagi tiap-tiap perbelanjaan Dapatkan perakuan dan oengesahan Pengetua Lulus Ya Betulkan dan Dapatkan Kelulusan Tidak Lulus Sediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcit didapati berkurangan Sediakan imbangan Panjar Wang Runcit Pastikan rekupmen dibuat pada 31 Disember setiap tahun bagi mencukupi jumlah asal 20 4.4 Senarai Semak:.

10 Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutan dari Guru/Kakitangan 11 Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuan perbelanjaan 12 Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan 13 Jumlah pembayaran dan buat rekupmen 14 Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikut butiran dan amaun yang telah dibelanjakan 15 Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan ( Pengetua / Penolong Kanan ) 16 Tunaikan cek 17 Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum 31 Disember 22 .

baucar No. 146 Bil. 23 5. Proses Kerja 1 Dapatkan Buku Tunai Wang Kerajaan / Suwa / Asrama untuk penyelenggaraan secara berasingan. Sedia Penyata Penyesuaian Bank. Tutup urusniaga setiap akhir bulan. Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan bagi setiap peruntukan sekiranya ada. Di bahagian terimaan (sebelah kiri) butir-butir berikut hendaklah dimasukkan:I II III IV V VI Tarikh kutipan Butir-butir penerimaan (dari siapa) Nombor resit Amaun terimaan untuk tajuk-tajuknya Jumlah terimaan Tarikh dan jumlah dibankkan 2 3 4 5 Di bahagian 'Bayaran' (sebelah kanan) masukkan butir-butir berikut:I II III IV V VI Tarikh bayaran Butir-butir bayaran (kepada siapa) No. cek Amaun bayaran mengikut tajuk/ peruntukan Jumlah bayaran . Catatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaan/ pembayaran.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Penyediaan Buku Tunai I II III IV V VI V Dapatkan Buku Tunai Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan. Catatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaan atau bayaran. Terima Penyata Bank.5 Urusan Penyediaan Buku Tunai 5. Dapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua.2 Proses Kerja :Urusan Penyediaan Buku Tunai Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Pengetua/ Guru Besar AP '44'.

6 7 Tutup urusniaga setiap akhir bulan. Proses Kerja Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan TOLAK: Cek-cek belum ditunaikan No. Sediakan Penyata Penyesuaian Bank sebaik sahaja menerima Penyata Bank dengan catatan berikut:Baki wang seperti di Penyata Bank pada…… CAMPUR: Kemasukan bank belum dikreditkan Tarikh Masuk Bank XX XX Jumlah XX XX 24 Bil.3 Carta Aliran :Urusan Panjar Wang Runcit Sediakan Kertas Kerja bagi menentukan keperluan Habtar permohonan kepada JPN dan sertakan juga Kertas Kerja Minta sediakan Kertas Kerja semula Tidak Lulus Terima surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan Lengkap Ya Rekod dalam Buku Panjar Wang Runcit . cek XX XX Tarikh XX XX Jumlah XX XX Baki wang seperti di Buku Tunai pada…… Serahkan Buku Tunai kepada Pengetua/ Guru Besar / Penolong Kanan untuk disah dan ditandatangani dan kepada Juruaudit Dalaman untuk disemak semula dan ditandatangan Pengetua/ Guru Besar/ Penolong Kanan/ Juruaudit Dalaman 25 5.

Sediakan baucer kecil bagi tiap-tiap perbelanjaan Dapatkan perakuan dan oengesahan Pengetua Lulus Ya Betulkan dan Dapatkan Kelulusan Tidak Lulus Sediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcit didapati berkurangan Sediakan imbangan Panjar Wang Runcit Pastikan rekupmen dibuat pada 31 Disember setiap tahun bagi mencukupi jumlah asal 26 4.4 Senarai Semak:.Urusan Panjar Wang Runcit Bil 1 Tindakan Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta Tandakan ( _/ ) Catatan 2 Buat Surat Permohonan mendapat kelulusan mewujudkan Panjar Wang Runcit 3 Terima balik surat kelulusan mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN 4 Dapatkan surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit 5 Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcit dari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA) sebanyak amaun yang diluluskan 6 Tulis cek dan dapat dua tandatangan 7 Tunaikan cek 8 Sediakan Buku Tunai Wang Runcit 9 Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaan I) Tarikh cek ii) Nombor baucer yang menyokong cek iii) Amaun 27 Bil Tindakan Tandakan ( _/) Catatan .

10 Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutan dari Guru/Kakitangan 11 Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuan perbelanjaan 12 Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan 13 Jumlah pembayaran dan buat rekupmen 14 Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikut butiran dan amaun yang telah dibelanjakan 15 Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan ( Pengetua / Penolong Kanan ) 16 Tunaikan cek 17 Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum 31 Disember 28 .

2 Proses Kerja :Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Pengetua/ Guru Besar AP '44'.JPN (Unit Kewangan) 1 salinan ketiga.Kerajaan / Suwa / Asrama II Daftar Kutipan Harian III Daftar Bil IV Buku Tunai Panjar Wang Runcit V Slip Bank dan Penyata Bank VI Fail Baucar Semak Penyata Audit tahun lepas untuk mendapatkan baki awal tahun semasa.sediakan 4 salinan surat iringan/ lampiran Akaun Sekolah kepada: g) h) I) j) 1 salinan (termasuk asal) ke Pejabat Audit Sekolah 1 salinan ke JPN 1 salinan ke PPD 1 salinan untuk fail 29 5.Audit Sekolah 1 salinan kedua. Dapatkan penyata-penyata berikut:I II III IV V VI Penyata Penerimaan dan Pembayaran Penyata Imbangan Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan Nota-Nota Wang Terkumpul Penyata Penyesuaian Bank Perakuan Pengetua/ Guru Besar 2 3 4 5 Sediakan Penyata di dalam 4 salinan:I II III 1 salinan asal.6 Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember 6. Kemaskini rekod PATSKOM berkomputer pada setiap bulan sehingga 31 Disember. semak dan cetak: a) b) c) d) e) f) Penyata Penerimaan atau Pembayaran Penyata Pendapatan/ Perbelanjaan Lembaran Imbangan Nota-nota kepada Kumpulan Wang Terkumpul Surat Pengakuan Pengetua Lembaran Kerja semua jenis akaun V Kirimkan Penyata. I Buku Tunai. Proses Kerja 1 Pastikan semua dokumen berikut telah lengkap dan ditutup.PPD (Unit Kewangan) . Lengkapkan data-data Patskom yang berakhir pada 31 Disember dengan lengkap.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember I Pastikan semua rekod dikemaskini dengan sempurna dan lengkap seperti: a) b) c) d) e) f) g) II III IV Buku Tunai Buku Resit Daftar Kutipan Harian Daftar Bil Buku Tunai Panjar Wang Runcit Buku Kedatangan Murid Daftar Penghuni Asrama Pastikan Penyata Penyesuaian Bank Bulan Disember telah dibuat. Dapatkan Penyata Kewangan yang telah diaudit tahun lepas bagi penjelasan. 146 Bil.

1 salinan fail Pemeriksaan oleh pihak Jabatan Audit Lengkap Minta beri penjelasan perkara yang berkaitan Terima Penyata Audit yang sebenar untuk tahun berkenaan Masukkan fail 31 5. Failkan laporan audit di dalam fail berkenaan.Stok .Buku Resit/ Penyata kutipan .Bank slip Pastikan penyata penyesuaian bank Disember telah dibuat Dapatkan Penyata Audit tahun lepas bagi pelarasan Masukkan data-data Patskom akaun berakhir pada 31 Disember .Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember Bil 1 Tindakan Semak Buku Tunai Kerajaan/ Suwa/ Asrama telah dikemaskini dan ditutup.Buku Tunai .4 Senarai Semak:. 3 Pastikan Penyata Penyesuaian Bank pada 31 Disember telah dibuat.Surat Perakuan Pengetua/ Guru Besar Dapatkan pengesahan dan perakuan Pengetua Minta sediakan pembetulan penyata Tidak Lengkap Ya Hantarkan kepada Jabatan Audit Sekolah . Kementerian Pelajaran Malaysia.Nota.3 Carta Aliran :Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember Minta lengkapkan dokumen yang Tidak Lengkap Pastikan semua rekod dikemaskinikan .Penyata Pendapatan/ Perbelanjaan . Tandakan ( _/ ) Catatan 2 Pastikan semua data di Buku Tunai telah dimasukkan ke dalam PATSKOM. 7 8 30 6.Penyata Imbangan . Ambil tindakan segera sekiranya ada kuiri audit. 4 Semak Penyata Audit Tahun lepas.Baucer/ Bil .1 salinan ke Pejabat Pelajaran Daerah .1 salinan Jabatan Pelajaran Negeri .Nota kepada penyata Kumpulan wang Terkumpul .IV 6 1 salinan keempat. .Penyata Penerimaan/ Pembayaran .salinan sekolah Terima Laporan Audit daripada Pejabat Audit Sekolah.

9 Semak Laporan Audit Sekolah selepas terima Laporan Audit tahun berkenaan. 10 Ambil tindakan sekiranya ada kuiri audit. 6 Semak Penyata-penyata yang telah dicetak dalam 4 salinan. 7 8 Hantar penyata kepada Pejabat Audit Sekolah. 32 . Serah penyata kepada Pengetua untuk Perakuan.5 Semak Penyata Imbangan/ Penyata Penerimaan dan Pembayaran/ Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan dan Nota. JPN dan PPD.Nota Wang Terkumpul.

Pergerakan pinjaman harta modal / inventori 3 4 5 6 Pastikan semua data berkaitan dicatatkan mulai dari tarikh perolehan Memastikan lokasi Harta Modal. Permaidani dan langsir tanpa mengira kos /rekod penyelengggaraan Kew.00 ke bawah termasuk perabot. permaidani dan langsir tanpa mengira kos/ .PS-13) (ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PA 3 .2 Proses Kerja :Urusan Pengurusan stor Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Pengetua / Ketua Pembantu Tadbir Pek.Barang tak luak bernilai RM1000.7 Urusan Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Pengurusan Stor 7. dan (iv) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib.PS-16) (v) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PA 2.PA 6 . pastikan ditandatangan oleh penerimanya Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya iaitu:(i) Laporan Harta Modal dan Inventori. 5/2007 & 5/2009 Bil. Proses Kerja 1 Susun borang mengikut kumpulan Kumpulan A . Mengemukakan Laporan Tahunan berikut ke Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya: (i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-15) (iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.30% barang yang mempunyai nilai Pembelian Tahunan tertinggi Kumpulan B . Perb.Barang yang tak luak nilai RM1000.PS-20) (vi) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW. Inventori dan bekalan pejabat direkodkan Apabila membuat pengeluaran barang. PA 6 Untuk Daftar Harta Modal Untuk Daftar Inventori Untuk Daftar Pengurusan Stor. PA 3 Kew. Bil. Borang yang digunakan ialah:a) b) c) d) Kew.Kualiti .PS-14) (iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.Mengandungi 70% bakinya 2 Pastikan tahap stok barang mengikut kumpulan Kumpulan A .Barang tak luak nilai RM1000.Kuantiti stok minima = 2 bulan penggunaan 3 Dan pembelian boleh dibuat apabila tahap stok berada di stok minima atau menokok stok Semak barang yang di terima . (ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori.Barang yang luak dan alatan pejabat yang tak luak tapi nilainya rendah Dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya Kew.Angka Menokok Stok = 3 bulan penggunaan . PS 3 & PS 4 Kew. Permaidani dan perabot tanpa mengira kos Kew.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:- Urusan Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Pengurusan Stor 1 Pastikan ada stor yang sesuai.00 dan ke atas tidal termasuk perabot. PA 2 Kew. (iii) Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan.Kuantiti 4 Semak dan rekod stok mengikut jenis:Kew. Untuk Daftar Pengerakkan Harta Modal dan Inventori 2 Semak dan rekod stok mengikut jenis:Kew.00 dan ke atas tidak termasuk perabot.PS 3 & PS 4 .PS-22) 7 33 7.Kuantiti stok maksima = 4 bulan penggunaan .PA 2 .

setahun 6 7 Buat pelupusan barang-barang bila didapati Borang Kew.Barang yang tak luak dan alatan pejabat yang tak luak tapi nilainya rendah dan tidak ekonomik untuk di kesan penempatannya Kew.Barang yang tak luak nilai RM 1000. PS 3 & PS 4 .PA 6 . Proses Kerja Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Senarai Inventori .Iaitu senarai penempatan semua jenis barang dalam sesuatu penempatan 5 Sediakan borang pengeluaran barang dan pastikan tandatangan pegawai yang mengeluarkannya dan direkod dalam stok Semak dari masa ke semasa stok fizikal dengan rekod stok bersamaan Harta Modal dan Inventori Semakan 1 kali setahun.PA 3 .rekod penyelenggaraan Kew.3 Carta Aliran :Urusan Pengurusan Stok Pastikan ada stor yang sesuai Susun barang mengikut Kumpulan A & B Pastikan tahap stok barangan Terima barang yang dipesan Minta dibekalkan barang semula Semak barang yang diterima dari segi kualiti & kuantiti Lengkap Ya .00 ke bawah termasuk perabot.Pergerakan pinjaman harta modal/inventori 34 Bil. PA 17 (Pelupusan) barang-barang tidak diperlukan lagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi 35 7. permaidani dan perabot tanpa mengira kos Kew.

Barang yang tidak boleh digunakan lagi 36 7. 9 Menyemak stok dari masa ke semasa. PA 2.PS 3 & PS 4) Susun di dalam tempat yang sesuai Sediakan borang bagi pengeluaran barang stok Dapatkan tandatangan pegawai yang mengeluarkan barang Semak stok dari masa ke semasa Pastikan catatan keluar masuk barang pada masa berlaku urusan Lantik pegawai 'Pemverikasi Stor' Sediakan pelupusan jika didapati . 10 Menyediakan prosedur untuk pelupusan / hapuskira.Barang tidak diperlukan lagi .4 Senarai Semak:. Kew. PA 3 dan Kew. 37 .Rekod dalam stok (Kew.Urusan Pengurusan Stor Bil 1 Tindakan Susun barang mengikut kumpulan Tandakan ( _/ ) Catatan 2 Pastikan tahap stok barangan 3 Terima barang 4 Semak kuantiti barang 5 Merekodkan ke dalam rekod 6 Menyusun di tempat yang sesuai 7 Menyediakan borang untuk pengeluaran barangbarang 8 Mendapatkan tandatangan pegawai yang mengeluarkan barang.

Selepas itu baharulah barang-barang tersebut boleh dikeluarkan dari stok dengan mencatatkan bilangan surat kelulusan berkenaan.00 seunit dan keseluruhan RM100.barang yang tidak diperlukan serta barang yang tidak boleh digunakan lagi.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:- Urusan Pengurusan Proses Pelupusan/ Hapuskira 1 Memastikan barang-barang yang hendak dilupuskan/ hapuskira itu barang.000.00 seunit dan keseluruhan kurang RM100. 3 4 .000.8 Urusan Pengurusan Proses Pelupusan/ Hapuskira 8.00 boleh tanpa Lembaga Pemeriksa.000. Proses Kerja 1 Pastikan barang-barang yang hendak dilupuskan Memastikan jenis pelupusan/ hapuskira Pelupusan Kategori barang yang tidak diperlukan lagi Kategori barang yang tidak boleh digunakan lagi Hapuskira Kehilangan Hasil/ kutipan yang tidak boleh didapatkan lagi 2 Sediakan borang pelupusan/ hapuskira Pelupusan 300V dalam 6 salinan Hapuskira Lampiran J Lampiran K Lampiran L Dan Laporan Pengawal Keselamatan. 5 6 7 8 38 8.2 Proses Kerja :Urusan Pengurusan Pelupusan / Hapuskira Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Bil.00 Barang yang kurang dari RM10. Melantik 2 orang Pegawai Kanan yang bebas dari urusan stok untuk menjadi Lembaga Pemeriksa. Tindakan pelupusan diambil dalam masa 3 bulan dari tarikh sijil kelulusan (300X) dikeluarkan. Lembaga Pemeriksa boleh memeriksa barang-barang yang hendak dilupuskan itu yang harganya RM10. Terima keputusan pelupusan / hapuskira dari Lembaga Pemeriksa iaitu Sijil 300X. Laporan polis awal dan terkini Mengeluarkannya dari stok. Borang-borang pelupusan/ hapuskira: a) b) c) d) 4 300V dalam 6 salinan Lampiran J Lampiran K Lampiran L 2 3 Jika barang itu hilang/ dicuri hendaklah mendapat laporan dari Pengawal Keselamatan dan Laporan Polis.000.

000.hapuskira Lampiran J.Laporan Jaga dan Polis Minta lengkapkan borang pelupusan atau hapuskira Hantar ke JPN Catatkan barang rosak dalam stok yang betul Lulus Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa .00 oleh Lembaga Tanpa Pemeriksaan .00 oleh Lembaga Pemeriksa Terima surat kelulusan pelupusan / hapuskira Sijil 300X Mengeluarkan dari stok 40 8.000.Urusan Pengurusan Pelupusan dan Hapuskira Bil 1 Tindakan Pastikan barang yang hendak dilupuskan Tandakan ( _/ ) Catatan 2 Pastikan jenis pelupusan 3 Lantikan Lembaga Pemeriksa 4 Tindakan Lembaga Pemeriksa 5 Menyediakan borang pelupusan atau hapuskira .barang yang kurang RM10.barang yang melebihi RM10.Kehilangan .sediakan syor Lengkap Ya Sediakan borang pelupusan / hapuskira . K dan L .Barang yang tidak digunakan lagi .Hasil yang tidak boleh didapatkan lagi Lantikan Lembaga Pemeriksa (sekolah) .3 Carta Aliran :Urusan Pengurusan Pelupusan dan Hapuskira Memastikan barang-barang yang dilupuskan Memastikan jenis pelupusan/ hapuskira .Barang yang tidak diperlukan lagi .4 Senarai Semak:.39 8.2 orang Pegawai Kanan yang bebas dari urusan stok Pemeriksaan barang-barang oleh Lembaga Pemeriksa .pelupusan 300V .

6 Hantar ke Bahagian Sekolah 7 Kelulusan Bahagian Kewangan Negeri 8 Pengeluaran dari stok 41 .

2 3. 3/1993 Bil. Kad Pengenalan No.5 3. Pastikan Sijil Gaji Akhir disediakan dan Sijil Gaji Akhir pertukaran dari luar negeri diluluskan oleh Akauntan Negeri berkenaan. Dapatkan Nombor Gaji Dapatkan dokumen peribadi (salinan) a) b) c) d) 5 Kad Pengenalan Sijil KWSP Cukai Pendapatan Akaun Bank 3 4 Pembayaran dibuat pada bulan berkenaan 42 9. Catat dalam buku KIV Payroll. Bagi pegawai yang bertukar pastikan ada Sijil Gaji Akhir yang lengkap iaitu: 3.1 Bagi pegawai yang kali pertama (B) .8 yang telah diluluskan dari JPN.3 3.1 3.4 3. elaun tanggungjawab Tarikh sehingga bayaran dibuat Jenis-jenis potongan Perumahan Cukai Pendapatan KWSP Tabung Haji MNI Pinjaman Kenderaan Pinjaman MARA Pendahuluan Diri Tarikh pergerakan gaji 3 Jadual PCB Jadual Ketiga 92 KWSP 3. Proses Kerja 1 2 Terima Kew.9 Urusan Penyediaan Gaji (Payroll) 9. Gaji Jumlah gaji dan elaun-elaun ITKA.bulan di mana tindakan payroll diambil.2 Proses Kerja :Urusan Pengurusan Penyediaan Payroll Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 8 diluluskan oleh JPN sebelum pembayaran dibuat.7 4 Sediakan borang SG20 yang lengkap dalam 2 salinan 4. Keraian rumah.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:- Urusan Pengurusan Gaji (Payroll) 1 2 Pastikan Kew.6 Nama No.

I. Sertakan juga dokumen sokongan bagi perubahan yang berkaitan.2 4. R2. jawatan dan tarikh di ruang Disahkan Oleh 7 Turunkan cop jawatan rasmi di ruangan sediakan dan disahkan oleh Susun senarai SG20 mengikut nombor gaji yang kecil dahulu dan no. Laporan R2 untuk direkodkan dalam Buku Vot 13 44 9.No.(P) isi semua butiran SG20 berkaitan Bagi tindakan (T) isikan bahagian di mana perubahan berlaku Ketua Pembantu Tadbir N22 5 Pegawai yang menyediakan perlu turunkan tandatangan. Akaun Bank Arahan Potongan 8 9 10 1 salinan kepada AG Negeri dengan sertakan surat iringan 1 salinan fail sekolah Terima slip gaji pembayaran 11.3 dilaporkan isikan semua perkara/ butiran dalam borang SG20 berkaitan Bagi pindaan dalam pusat pembayaran yang sama .4. R3 . siri. 20) dan lengkap Hantar kepada Pengetua untuk dapatkan tandatangan cop rasmi Minta sediakan SG20 semula Lulus . jawatan dan tarikh di ruangan disediakan oleh 43 Bil.2 Salinan untuk fail sekolah 11 12 Terima Master Listing dan dokumen -dokumen lain berkenaan gaji R1. nama.3 Carta Aliran :Urusan Pengurusan Penyediaan Payroll Terima Kew.1 Dokumen. R5 dan lain-lain. 8 yang telah lulus dari JPN Rekod dalam buku penerimaan Catat dalam buku K. Proses Kerja Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Pengetua/ Penolong Kanan/ Penolong Kanan HEM 6 Pengetua perlu turunkan tandatangan.V Payroll Sediakan SG20 (Kew. 9.1 1salinan asal kepada kakitangan berkenaan 11. nama.

1 salinan failkan 45 9.4 Senarai Semak:. nama. jawatan dan cop rasmi diturunkan di ruangan disediakan oleh dan disahkan oleh 7 Pastikan dokumen-dokumen sokongan kepada tindakan berkaitan SG20 disertakan diakui oleh 8 Borang SG20 dan dokumen bulanan dihantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri 9 Terima slip pembayaran dari Bahagian Kewangan /AG Negeri 10 Edarkan slip asal kepada Pegawai berkenaan 11 Salinan slip difailkan 46 . 8 yang telah diluluskan 3 Catat dalam Buku KIV payroll 4 Sediakan borang SG20 5 Pastikan butiran dalam Borang SG20 yang berkaitan diambil tindakan 6 Pastikan tandatangan.salinan asal kepada pegawai berkenaan .Urusan Pengurusan Gaji (Payroll) Bil 1 Terima Sijil Gaji Akhir Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan 2 Terima Kew.Ya Hantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri dan pastikan dokumen sokongan disertakan jika berkaitan Lulus Ya Minta penjelasan sediakan SG20 semula dan dokumen tambahan Terima slip gaji bulanan Semak slip gaji .

2 Proses Kerja :Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Surat Pekeliling Akauntan Malaysia Bil.10 Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan 10.8 yang telah diluluskan dari JPN. Sediakan dokumen pembayaran 2. kenderaan. elaun tanggungjawab atau elaun khas) Potongan yang berkaitan (cukai pendapatan KWSP. MNI. pendahuluan diri) Jumlah potongan Jumlah bersih 2. 47 10.Pertukaran luar kelulusan Akauntan Negeri berkenaan Dapatkan dokumen peribadi pegawai a) b) 4 Kad Pengenalan Sijil KWSP Pembayaran dibuat dengan kadar segera. Proses Kerja 1 2 Terima Kew. 8 diluluskan oleh Jabatan Pelajaran Negeri Pastikan Sijil Gaji Akhir -.2 Sediakan baucar pembayaran 304 (3 salinan) dan lengkapkan butiran (bagi satu pembayaran) Bagi bulan tahun Jenis Tarikh dan tahun disediakan Kod Jabatan/ Nama Jabatan Kod PTJ Nama Pusat Tanggungjawab Nama penerima Jadual Potongan Cukai Berjadual (PCB) Jadual KWSP Ketiga 1992 .1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan 1 2 3 Pastikan Kew.1 Penyata pembayaran dan pastikan butiran berikut dicatatkan (3 salinan) Nama pegawai Nama sekolah Tempoh pembayaran Jumlah gaji dan elaun-elaun (ITKA. perumahan. Tabung Haji. 3 Tahun 1993 Bil. elaun Keraian.

Kad Pengenalan Perihal Perihal cek (akaun penerima) Perbelanjaan di masuk ke dalam a) b) c) d) Kod Maksud Kod Jabatan PTJPK Program / Akti Amanah 48 Bil.3 No. 95 dan AP 99 dan AP102 Butiran 304A seperti berikut:tahun kewangan 19__ Jenis Tarikh Baucar Kod Jabatan Kod PTJ Nama Pusat Tanggungjawab Nama Penerima No.321 (3 salinan) 49 Bil. Kad Pengenalan Alamat/ Nama Bank Perihal Amaun (Jumlah Bayaran) Perihal (Akaun penerima) Tandatangan pegawai disediakan nama. tarikh cop rasmi 4 Sekiranya pembayaran melebihi satu amaun gunakan borang 304A 4. cop dan tarikh Tandatangan pegawai disahkan nama. Rujukan Majikan b) Nama Majikan . tarikh cop rasmi AP 99 dan AP 102 dipatuhi tandatangan.2 5 Bagi gaji sediakan Kew. cop dan tarikh 4. Proses Kerja Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan e) f) g) h) Objek Amaun Jumlah Bersih Amaun (dalam perkataan Ringgit) AP 95 dipatuhi (Disediakan oleh) tandatangan.1 Perhatian kepada borang 304 hanya butiran a hingga e perlu dicatat perihal cek [Berganda(Bil.1 7. Proses Kerja Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan 6 Penyata dan dokumen yang disediakan dengan lengkap dihantar ke Bahagian Kewangan/ AG Negeri unutk kelulusan Terima cek pembayaran daripada Bahagian Kewangan /AG Negeri 7.2 Pembayaran gaji kepada pegawai berkenaan Uruskan cek-cek potongan yang berkaitan 7 8 Borang KWSP E dan butiran dicatat:a) No. Cek)] perbelanjaan dimasuk ke dalam akaun di bawah (a hingga h) AP.

nama.baucar berasingan dan penyata potongan Dapatkan tandatangan Pengetua untuk Perakuan dan pengesahan Tidak Lulus Lulus Ya Hantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri Minta dibetulkan semula baucar penyata Tidak Lulus Lulus Ya Minta sediakan semula baucar potongan Terima cek pembayaran Rekod butiran cek dalam daftar cek Buat pembayaran kepada pegawai serta jabatan atau syarikat terlibat dengan potongan Masukkan fail 51 10.Dis) (termasuk jumlah dan potongan) Jumlah dibawa ke hadapan (jika helaian tidak mencukupi) Jumlah bulanan Tandatangan.4 Senarai Semak:. 50 10.3 Carta Aliran:Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan Terima Kew. Kad Pengenalan Nama Ahli Bulan-bulan caruman (M dan P) (Jan .c) d) e) f) g) h) I) j) k) Alamat Majikan Caruman bagi tahunan No. Ahli No.Urusan Pengurusan Pembayaran Berasingan Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan . Kad Pengenalan Majikan dan cop rasmi 9 10 Rekodkan butir cek dalam Daftar Terimaan cek Failkan satu salinan.8 yang diluluskan oleh Jabatan Peljaran negeri Rekod dalam buku penerimaan surat Sediakan pembayaran.

tarikh/ cop rasmi diturunkan pada AP 95. 2 Terima Sijil Gaji Akhir 3 Penyata Tunggakan/pembayaran disediakan 4 Kew. AP 99 dan AP 102 (Kew.diakui sah dan disertakan 8 Penyata tuntutan dan dokumen yang lengkap dihantar dalam ( 3 salinan) 9 Terima cek pembayaran 10 Rekod butiran cek dalam daftar cek 11 Uruskan pembayaran dan cek-cek potongan Borang KWSP E dan F 12 Failkan satu salinan 52 .1 Terima Kew. 8 yang dilulus oleh JPN. nama jawatan.304A disediakan .304A disediakan 5 Kew.321 disediakan 6 Pastikan tandatangan.Kew.304) 7 Pastikan dokumen-dokumen sokongan berkaitan pembayaran .

2 Proses Kerja :Urusan Tuntutan Pegawai Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Bil. Elaun-elaun Butir-butir Kenderaan Alamat Pejabat Alamat Rumah 2 .11 Menguruskan Tuntutan Yang Di buat Oleh Pegawai 11. Kategori dan Jawatan Gaji.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi Menguruskan Tuntutan Yang Di buat Oleh Pegawai 1 2 3 4 Pastikan dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan ( surat arahan) Pastikan kadar-kadar yang sebenar tuntutan di buat Surat dokumen perlu diakui sah Tuntutan tidak berulang/bertindih 53 11. Proses Kerja 1 Sediakan borang tuntutan perjalanan lengkap oleh pegawai yang membuat tuntutan Mengisi maklumat-maklumat yang terdapat pada Lampiran "A" Muka 1 1 2 3 4 5 6 7 Muka 2 1 2 3 4 Muka 3 1 2 Butir-butir Elaun Pejalanan Kenderaan Butir-butir Tambang Pengangkutan Jalan Tarikh Waktu Bertolak dan Sampai Tujuan/Tempat Jarak ( KM ) / Tambang Nama Pegawai No. Kad Pengenalan Gred.

Proses Kerja Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan 5 Semua Penyata Tuntutan dokumen-dokumen berkaitan seperti bil hotel. Kad Pengenalan/Akaun Bank Alamat Perihal Ruang-ruang seperti : I) ii) iii) iv) v) vi) 10 Maksud Jabatan PTJ Prog/Akt/Amanah Objek Amaun Tandatangan Pegawai yang sediakan Tandatangan Pegawai yang periksa 2 orang pegawai tandatangan 11 Ruang tandatangan nama jawatan serta dengan cop mereka 4 Mengisi butir-butir Kew. Proses Kerja Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan 3 Mengisi butir-butir Baucer Kew.304A ( jika penerima lebih dari seorang) 55 Bil. bil dobi.304 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tahun Kewangan Kod-Kod Pembayaran Nama Jabatan Nama Pusat Tangunggjawab Nama Penerima No.3 Butir-butir Tuntutan Elaun Makan/Harian Muka 4 1 2 Muka 5 1 2 Tandatangan Pegawai Tandatangan Pengesahan Ketua Jabatan Butir-butir Tuntutan Bayaran Sewa Hotel Tuntutan Pelbagai 54 Bil. surat jemputan dan lain-lain hendaklah disahkan oleh Pengetua Semua Penyata Tuntutan dan dokumen berkenaan dihantar ke Bahagian Kewangan/AG Negeri berserta sampul dan alamat penerima dalam dua salinan Terima cek pembayaran rekod butiran cek dalam daftar cek Edarkan cek kepada penerima 6 7 8 .

Kew.4 Senarai Semak:.9 Salinan difailkan 56 11.304. 304A. kew.302 ( kelompok ) Dapatkan tandatangan Pengetua dan Cop rasmi Minta lengkapkan semula Lengkap Ya Hantar ke Bahagian Kewanga/AG Negeri ( 3 salinan) Kenalpasti kesilapan buat pembetulan Lulus Ya Terima pembayaran dan rekod butiran cek Pembayaran kepada pegawai ( pemohon berkenaan) 57 11.3 Carta Aliran:Urusan Tuntutan Perjalanan Sediakan borang mencukupi kepada kakitangan Pemohon mengisi butiran perjalanan Terima borang dari pemohon dan semak Minta pemohon Lengkapkan butiran dan dokumen Tidak Lengkap Lengkap Ya Sediakan baucer Kew.Urusan Tuntutan Pegawai Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan .

1 Sediakan Borang Tuntutan 2 Serah borang kepada pegawai yang membuat tuntutan 3 Semak borang tuntutan dan cop rasmi 4 Dapatkan dokumen tambahan 5 Sediakan baucer bayaran 304/304A dan 302 6 Hantar kepada Pengetua untuk ditandatangani 7 Dokumen yang lengkap dihantar kepada Jabatan Akauntan Negar cwgn Johor 8 Terima cek bayaran dari Jabatan Akauntan Negara cwg Johor 9 Rekodkan butiran cek dalam daftar cek 10 Bayaran cek kepada pegawai 11 Failkan 58 .

PCB atau arahan potongan melalui CP 38 Pinjaman Perumahan Pinjaman Kenderaan Insuran Takaful Insuran MNI Pinjaman Komputer Pendahuluan Diri ( jika ada) Sewa Rumah Kerajaan Tabung Haji Pemulangan Pinjaman Pelajaran Nota:.3 Proses Kerja :Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Ketua Pembantu Tadbir Bil. Pinjaman MARA 2 3 Semak jenis potongan . Proses Kerja 1 Teima arahan potongan daripada pihak yang berkenaan a) b) c) d) e) f) Cukai Pendapatan Pinjaman Perumahan Pinjaman Kerajaan Tabung Haji Insuran M.pastikan kodnya Sediakan birang SG. Masukkan amaun potongan dengan 2 salinan surat arahan potongan Hantar ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor 4 .I.12 Urusan Arahan Pelbagai Potongan 12.N.1 Peraturan-peraturan Yang Perlu Dipatuhi Urusan Arahan Pelbagai Potongan 1 2 3 4 5 Terima arahan potongan daripada pihak yang berkaitan Semak jenis potongan untuk pastikan kodkan Sediakan borang SG 20 untuk Payroll Masukkan amaun potongan dengan 2 salinan surat arahan potongan Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor 12.Caruman KWSP akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara Berdasarkan kepada jumlah gaji dan emolumen lain.20 untuk tindakan payroll.2 Jenis-jenis Potongan Gaji 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cukai Pendapatan . Begitu juga potongan Biro Angkasa akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara melalui arahan terus daripada Biro Angkasa 59 12.

60 12.5 61 Senarai Semak:.20 untuk tindakan gaji Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor 12.4 Carta Aliran:Urusan Pelbagai Terima surat arahan potongan Semak jenis potongan untuk pastikan kod potongan Sediakan Borang SG.Urusan elbagai Potongan Tindakan Dapatkan surat arahan potongan Tandakan ( _/ ) Catatan Bil 1 2 Pastikan jenis potongan 3 Semak jumlah potongan 4 Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor .

62 .

13 Urusan Perkiraan KWSP 13.2 Proses Kerja :Urusan Perkiraan KWSP Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Jabatan Pelajaran Negeri Bil.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi Urusan Perkiraan KWSP 1 2 3 4 5 Pastikan kelulusan Kew. 20 Pastikan tahun pembayaran Pastikan rujukan Jadual Ketiga KWSP yang terkini . Proses Kerja 1 2 3 4 5 Memastikan kelulusan Kew. 20 atau baucer berasingan Pastikan tarikh dan tahun pembayaran Semak Jadual Ketiga KWSP yang terkini Dapatkan amaun potongan KWSP 63 13. 8 Semak gaji bulanan Sediakan SG. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri Sediakan SG.

4 Carta Aliran:Caruman KWSP Terima Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri Semak jumlah gaji Tindakan Borang Perubahan Gaji / Baucer berasingan Semak jadual KWSP terkini 65 13. 20 4 Menyemak Jadual KWSP yang terkini Jabatan Pelajaran Negeri . 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri Tandakan ( _/ ) Catatan 2 Menyemak gaji bulanan pegawai 3 Menyediakan SG.Urusan Perkiraan KWSP Bil 1 Tindakan Terima kelulusan Kew.4 Senarai Semak:.64 12.

66 .

1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi Urusan Tuntutan Biasiswa 1 Pastikan senarai nama pelajar yang mendapat biasiswa mengikut peruntukan masing-masing Asingkan setiap satu Biasiswa Sediakan senarai nama mengikut Biasiswa yang ditetapkan termasuk No.Unit Biasiswa Menunggu bayaran yang akan dikreditkan melalui akaun pelajar Memaklumkan kepada pelajar mengenai kemasukan Biasiswa ke akaun mereka 2 3 4 5 6 67 14. Proses Kerja 1 Menerima senarai nama pelajar yang mendapat biasiswa Maklum kepada pelajar tawaran biasiswa yang diperolehi Dapatkan salinan fotostat Buku Akaun Bank Simpanan Nasional ( Giro ) Hantar senarai nama pelajar berserta dengan No.Unit HEM Terima senarai nama pelajar yang menerima biasiswa mengenai wang yang telah dikreditkan ke akaun masing-masing. Kad Pengenalan ke Jabatan Pelajaran Johor .2 Proses Kerja :Tuntutan Biasiswa Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Biasiswa/Jabatan Pelajaran Negeri Bil. Akaun Bank / No.14 Urusan Tuntutan Biasiswa 14. Akaun Pelajar Hantarkan je Jabatan Pelajaran Negeri . Memaklumkan kepada pelajar mengenai kemasukan biasiswa ke akaun mereka 2 3 4 5 6 .

Kad Pengenalan 3 Terima akuan mengesahkan biasiswa pelajar telah dimasukkan ke akaun bank 4 Memastikan bayaran dikreditkan ke akaun pelajar 5 Memaklumkan kepada pelajar yang berkenaan .4 Senarai Semak:.Tuntutan Biasiswa Bil 1 Tindakan Senarai menerima pelajar mendapat Tandakan ( _/ ) Catatan 2 Hantar senarai nama pelajar berserta dengan No. akaun Bank & No.68 12.4 Carta Aliran:Urusan Tuntutan Biasiswa Terima senarai nama pelajar yang menerima biasiswa dari Bahagian Biasiswa / Jabatan Pelajaran Negeri Memohon / menerima Waran Peruntukan daripad Bahagian Biasiswa Sediakan baucer tuntutan berserta dengan senarai nama mengikut biasiswa yang ditetapkan Hantarkan ke Bahagian Kewangan / AG Negeri Menerima pembayaran dari Bahagian Kewangan / AG Negeri terus ke akaun pelajar 69 14.

70 .

Proses Kerja 1 Memastikan enrolment yang sebenar dengan menyemak Buku Kedatangan pelajar / penghuni asrama pada 1hb. Oktober Sediakan bitang tuntutan . Oktober Sediakan borang tuntutan dan borang AS untuk Makanan Asrama Semak Jumlah Perkiraan di borang tuntutan Hantarkan ke Bahagian Kewangan Sediakan perkiraan untuk pertambahan pelajar jika ada 2 3 4 5 71 14.Borang SM tiga salinan Disemak semula jumlah perkiraan dan sekiranya betul dapatkan tandatangan Pengetua Hantar Borang SM dan AS ke JPN untuk urusan EPCG Terima penyata SM & AS serta surat akuan peruntukan telah dikreditkan ke akaun Sekiranya ada pertambahan pelajar sediakan permohonan tuntutan tambahan 102 yang kedua pad bulan Mei Sekiranya ada pertambahan pelajar lagi sediakan tambahan ketiga pada bulan Julai 2 3 4 5 6 7 .1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama 1 Pastikan enrolment pelajar dengan menyemak buku kedatangan pada 1hb.15 Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama 14.2 Proses Kerja :Menguruskan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Bil.

4 Senarai Semak:. Oktober Sediakan tuntutan dengan menggunakan Borang SM dan AS Semak jumlah tuntutan Semak dan Betulkan Betul Ya Hantarkan ke Unit Kewangan Jabatan Pelajaran Negeri Terima penyata SM dan AS serta surat akuan bahawa peruntukan telah dikreditkan dalam bank Keluarkan resit atas nama Pengarah ( Resit dikepil pada penyata ) Rekodkan peruntukan di dalam Buku Tunai Akaun Kerajaan atau Asrama mengikut lajur-lajur yang berkaitan 73 14.Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran Bil 1 Tindakan Semak buku kedatangan Tandakan ( _/ ) Catatan 2 Semak borang tuntutan 3 Mengemukakan ke Bahagian Kewangan/JPN-e PCG 4 Terima penyata SM dan AS dan surat akuan peruntukan telah dikreditkan ke akaun bank 5 Keluarkan resit .3 Carta Aliran:Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Biasiswa Semak dari Buku Kedatangan Pelajar enrolmen pada 1hb.72 15.

6 Rekod dalam Buku Tunai 74 .

16 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Gred N17 1 Perintah Am Bab B . 2 Tahun 1992 5 Pekeliling Kementerian / Pusat Tanggungjawab 6 Jadual PCB 7 Jadual Ke 3 KWSP 17 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai Ahli Jawatankuasa Pengurusan Sekolah .Penoling Setiausaha 18 Senarai Borang yang digunakan Tiada 75 19 Norma Kerja Bagi Tugas-tugas Masa yang diambil Jumlah unit yang boleh dijalankan dalam seminggu.Elaun-elaun Dalam Perkhidmatan 2 Arahan Perbendaharaan 3 Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah 4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. BilJenis Kerja .

Catatan 77 .76 20 Senarai Tugas Harian JAWATAN : PEMBANTU TADBIR KEWANGAN GRED N 17 NAMA : JAWATAN : TARIKH : Tugas saya hari ini Bil.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful