Professional Documents
Culture Documents
Bil
1 2 3
Perkara
Senarai Tugas Carta Organisasi Staf Sokongan Kedudukan Perjawatan Sekolah Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan Senarai Semak :Urusan Terimaan dan Pungutan Urusan Pembelian Urusan Pembayaran Urusan Panjar Wang Runcit Urusan Penyediaan Buku Tunai Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Urusan Pengurusan Stor (Urusan Stok) Urusan Pelupusan dan Hapuskira Urusan Penyediaan Gaji (Payroll Berkomputer ) Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan Urusan Tuntutan Pelbagai Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji Urusan Perkiraan KWSP Urusan Tuntutan Biasiswa Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Asrama Senarai Undang-Undang yang diperlukan dan Senarai Jawatankuasa yang dianggotai. Norma kerja bagi tugas-tugas Senarai Tugas Harian
Muka Surat
1 2 3
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
20 21
4-8 9 -12 13 - 16 17 - 22
23 - 28 29 32
33- 37 38 - 41 42 - 46
47 - 52 53 - 58 59 - 62 63 - 66 67 -70 71 - 74 75 75 76 77
SENARAI
Nama Anggota Jawatan No. Kad Pengenalan : : : :
TUGAS
KHAMISAH BINTI ABU BAKAR PEMBANTU TADBIR GRED N17 570220-01-6720 12/16/80
8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari
Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai Jumaat " Sabtu "
KEWANGAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Menguruskan Terimaan dan Pungutan Wang Bagi Akaun Kerajaan dan Suwa Menguruskan Pembelian dan Pesanan bagi Akaun Kerajaan dan Suwa Menguruskan Pembayaran bagi Akaun Kerajaan dan Suwa Menguruskan Panjar Wang Runcit. Menguruskan Penyediaan Buku Tunai bagi Akaun Kerajaan dan Suwa. Menguruskan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah (PATSKOM). Menguruskan stok -Harta Modal , Inventori dan Bekalan Pejabt. Membantu Ketua Pembantu Tadbir bagi urusan Pelupusan dan Hapuskira. Menguruskan Penyediaan Gaji Berkomputer dan Gaji Baucar Berasingan. Menguruskan Pelbagai Tuntutan Pegawai dan kakitangan. Menguruskan Pelbagai Potongan Gaji. Menguruskan Tuntutan Biasiswa. Menguruskan Tuntutan Pemberian Per Kapita dan Bantuan Asrama. Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.
14 15 16 17 18 19 20
JUMLAH GURU :KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 PEMBANTU TADBIR GRED N17 PENYELIA ASRAMA GRED N17 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11
21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 25 PEKERJA RENDAH AWAM JUMLAH BUKAN GURU :-
JUMLAH BESAR :3
0 1 3 0 0 12 62
0 1 2 0 0 8 58
0 0 1 0 0 4 4
II
Memberitahu orang awam iaitu mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar.
4
1.2. Proses Kerja :Urusan Terimaan dan Pungutan Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Pengetua / Guru Besar
Mendapatkan kelulusan kuasa menerima wang AP 69. Dapatkan Buku Resit daripada pegawai yang menjaga dan pastikan nombor siri. Menerima wang dan keluar resit pada masa urusan dibuat. Rekodkan dalam Buku Daftar Kutipan Harian. Merekodkan ke dalam Buku Tunai. Menyerahkan wang dan Buku Kutipan Harian kepada Pengetua untuk disemak. Sediakan slip bank dan masukkan wang ke bank.
4 5 6
5
1.3 Carta Aliran :Urusan Terimaan dan Pungutan
Terima Surat Penurunan Kuasa, Keluar Surat kuasa daripada Pengetua serta senarai kutipan. Dapatkan Buku Resit Rasmi daripada Pembantu Tadbir Kewangan. Guru menerima kutipan dari pelajar dan keluar resit serta-merta. Rekod dalam Buku Kedatangan Pelajar/ daftar resit/ kutipan dalam Penyata Kutipan.
Isi Borang Penyerahan Kutipan. Serah wang kutipan bersama dengan Buku resit dan Borang Penyerahan Kutipan kepada Pembantu Tadbir. Semak jumlah kutipan, Buku Resit dan Borang Penyerahan Kutipan.
Betul Ya
Keluarkan Resit Induk kepada guru tingkatan sebagai penerimaan Catatkan daam Buku Kutipan Harian
7
1.4 Senarai Semak:- Urusan Terimaan dan Pungutan Bil 1 Tindakan Tentukan surat kuasa menerima wang ada dikeluarkan. Tandakan ( _/ ) Catatan
Urusan Pembelian
2.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Pembelian I II Pastikan Tahap Stok. Pastikan peruntukan mencukupi untuk membuat pembelian. resit bagi semua wang yang dibayar. Senaraikan jenis pembelian. Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar. Mengemaskinikan rekod stok dari masa ke semasa.
III IV V
9
2.2 Proses Kerja :Urusan Pembelian Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Pengetua/ Guru Besar
2 3
Pastikan baki peruntukan masih mencukupi. Pastikan jenis/ kaedah pembelian perlu mendapatkan kelulusan dari JPN sekiranya pembelian melebihi dari had yang ditetapkan. Senaraikan jenis pembelian dan dapatkan kelulusan Pengetua. Sediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3 salinan. Dua salinan kepada pembekal. Pastikan barang/ alatan yang diterima bersamaan dengan pesanan yang dibuat. Rekodkan ke dalam Daftar Stok Kad Kew 312/ Kad 313 Bekalan pejabat Kew 314. Rekod ke dalam Daftar Bil.
10
2.3 Carta Aliran :Urusan Pembelian
Semak peruntukan Pastikan jenis pembelian - sebut harga 3 pembekal bagi pembelian melebihi RM20,000.00 - melebihi RM3,500.00 seunit minta kelulusan dari SBP - pembelian runcit Senaraikan pembelian dan dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar tidak lulus Betul Ya Sediakan 3 salinan borang pesanan - salinan asal dan kedua kepada pembekal - salinan ketiga salinan Buku Pesanan Terima barang dan Nota Penghantaran, invois dan Pesanan Asal Semak barang, nota penghantaran, invois/ bil - Pastikan kualiti barang - Pastikan kuantiti barang - cop tarikh terima pada Bil/ Invois Tidak betul Betul Masuk stok dan simpan barang. Rekod dalam Daftar Stok dan Inventori: - Kew 312 - Kew 313 - Kew 314 dalam buku Cop dan tandatangan pengesahan stok Rekod Bil/ Invois dalam Daftar Bil
11
2.4 Senarai Semak:- Urusan Pembelian Bil 1 Tindakan Tentukan peruntukan masih mencukupi. Tandakan ( _/ ) Catatan
12
Urusan Pembayaran
3.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Pembayaran I II Pastikan baki peruntukan bagi Vot/ Buku Tunia berkenaan masih mencukupi. Pastikan semua dokumen-dokumen yang berkenaan lengkap dan sempurna.
13
3.2 Proses Kerja :Urusan Pembayaran Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
1 2
Pastikan prosedur pembelian telah dipatuhi. Pastikan Invois/ Bil dan pesanan tempatan diterima balik dan jumlahnya adalah betul. Pastikan peruntukan baki di Buku Tunai berkenaan adalah mencukupi. Sediakan baucer pembayaran dalam dua salinan. Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar Tulis cek untuk pembayaran dan cop 'TELAH DIBAYAR' padasemua dokumen yang berkenaan. Dapatkan tiga tandatangan bagi cek yang jumlahnya RM10,000.00 ke atas. Rekod pembayaran dalam Buku Tunai dan pastikan ruangan butiran adalah betul. Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal. Rekod pembayaran dalam Daftar Bil. Terima resit dan simpan dalam fail baucer.
4 5 6
9 10 11
14
3.3 Carta Aliran :Urusan Pembayaran
Pastikan Invois/ Bil dan Pesanan Tempatan diterima balik dan jumlahnya adalah betul Minta pembekal betulkan Invois tidak lengkap Pastikan peruntukan mencukupi sebelum membuat pembayaran Sediakan baucer pembayaran dan pastikan cop stok di atas pesanan tempatan Lengkap Ya
Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar Minta lengkapkan semula baucer/ bil Lulus Ya
Tulis cek untuk pembayaran dan cop jelas semua dokumen Dapatkan tandatangan ke atas cek - 3 tandatangan bagi RM10,000,00 - 2 tandatangan bagi di bawah RM10,000.00 Rekodkan butiran dalam Buku Tunai dan pastikan ruangan butiran tepat/ betul\ Rekod dalam Daftar Bil Hantar cek dan baucer kepada pembekal
15
3.4 Senarai Semak:- Urusan Pembayaran Bil 1 Tindakan Pastikan semua dokumen: - Pesanan Tempatan - Bil/ Invois adalah lengkap Tandakan ( _/ ) Catatan
Baucer pembayaran
Penolong Kanan
16
II
III IV
17
4.2 Proses Kerja :Urusan Panjar Wang Runcit Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan JPN (Unit Kewangan) 1. A/P 97 (d) 2. Surat Pekeliling JPN (Unit Kewangan) Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 1982 3. Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah
Sediakan kertas kerja bagi menentukan keperluan yang diminta:- Had Panjar Rucit Sekolah Menengah RM500.00. Hantar permohonan bagi mendapatkan kebenaran mewujudkan Panjar Wang Runcit bersama kertas kerja (Lampiran P). Terima surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan. Sediakan baucer bayaran untuk mengeluarkan wang daripada Kumpulan Suwa kantin. Sediakan satu Buku Tunai Wang Runcit untuk merekod butir-butir pengeluaran cek di Bahagian terimaan seperti: I ii iii Tarikh cek dan no cek Nombor baucar yang menyokong pengeluaran cek Amaun
18
Resit-resit bayaran tunai kurang dari RM100.00 dari pembekal atau surat perakuan perbelanjan yang disahkan oleh Pengetua hendaklah dicatat di ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Wang Runcit mengikut peruntukan perbelanjaan sama ada peruntukan Wang Suwa atau Wang Kerajaan/Wang Asrama Sediakan Baucer Kecil berserta dokumen penyokong bil Kemukakan baucer kecil/bil tunai kepada Pengetua untuk diluluskan Buat bayaran berdasarkan bil/baucer yang diluluskan Rekod butiran-butiran bayaran ke dalam Buku Tunai Panjar Wang Runcit Sediakan cek-cek rekupmen bagi ketiga-tiga fund atas nama Pengetua Tunaikan cek-cek rekupmen dan catatkan semula di ruang 'Terimaan' di Buku Tunai Wang Runcit Catatkan juga bayaran di Buku Tunai mengikut peruntukan/butiran Buku Tunai Panjar Wang runcit ditutup dan diimbangkan setiap rekupmen dibuat Tutup dan imbangkan Panjar Wang Runcit pada 31 Disember setiap tahun mencukupi jumlah yang diluluskan
10
11
12
13
14
15
19
4.3 Carta Aliran :Urusan Panjar Wang Runcit
Sediakan Kertas Kerja bagi menentukan keperluan Habtar permohonan kepada JPN dan sertakan juga Kertas Kerja Minta sediakan Kertas Kerja semula Tidak Lulus Terima surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan Lengkap Ya
Tidak Lulus Sediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcit didapati berkurangan
Pastikan rekupmen dibuat pada 31 Disember setiap tahun bagi mencukupi jumlah asal
20
4.4 Senarai Semak:- Urusan Panjar Wang Runcit Bil 1 Tindakan Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta Tandakan ( _/ ) Catatan
Terima balik surat kelulusan mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN
Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcit dari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA) sebanyak amaun yang diluluskan
Tunaikan cek
Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaan I) Tarikh cek ii) Nombor baucer yang menyokong cek iii) Amaun
21
Bil Tindakan Tandakan ( _/) Catatan
10
11
12
Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan
13
14
Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikut butiran dan amaun yang telah dibelanjakan
15
16
Tunaikan cek
17
22
23
5.2 Proses Kerja :Urusan Penyediaan Buku Tunai Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Pengetua/ Guru Besar AP '44', 146
Dapatkan Buku Tunai Wang Kerajaan / Suwa / Asrama untuk penyelenggaraan secara berasingan. Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan bagi setiap peruntukan sekiranya ada. Catatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaan atau bayaran. Di bahagian terimaan (sebelah kiri) butir-butir berikut hendaklah dimasukkan:I II III IV V VI Tarikh kutipan Butir-butir penerimaan (dari siapa) Nombor resit Amaun terimaan untuk tajuk-tajuknya Jumlah terimaan Tarikh dan jumlah dibankkan
Di bahagian 'Bayaran' (sebelah kanan) masukkan butir-butir berikut:I II III IV V VI Tarikh bayaran Butir-butir bayaran (kepada siapa) No. baucar No. cek Amaun bayaran mengikut tajuk/ peruntukan Jumlah bayaran
6 7
Tutup urusniaga setiap akhir bulan. Sediakan Penyata Penyesuaian Bank sebaik sahaja menerima Penyata Bank dengan catatan berikut:Baki wang seperti di Penyata Bank pada CAMPUR: Kemasukan bank belum dikreditkan Tarikh Masuk Bank XX XX Jumlah XX XX
24
Baki wang seperti di Buku Tunai pada Serahkan Buku Tunai kepada Pengetua/ Guru Besar / Penolong Kanan untuk disah dan ditandatangani dan kepada Juruaudit Dalaman untuk disemak semula dan ditandatangan Pengetua/ Guru Besar/ Penolong Kanan/ Juruaudit Dalaman
25
5.3 Carta Aliran :Urusan Panjar Wang Runcit
Sediakan Kertas Kerja bagi menentukan keperluan Habtar permohonan kepada JPN dan sertakan juga Kertas Kerja Minta sediakan Kertas Kerja semula Tidak Lulus Terima surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan Lengkap Ya
Tidak Lulus Sediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcit didapati berkurangan
Pastikan rekupmen dibuat pada 31 Disember setiap tahun bagi mencukupi jumlah asal
26
4.4 Senarai Semak:- Urusan Panjar Wang Runcit Bil 1 Tindakan Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta Tandakan ( _/ ) Catatan
Terima balik surat kelulusan mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN
Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcit dari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA) sebanyak amaun yang diluluskan
Tunaikan cek
Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaan I) Tarikh cek ii) Nombor baucer yang menyokong cek iii) Amaun
27
Bil Tindakan Tandakan ( _/) Catatan
10
11
12
Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan
13
14
Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikut butiran dan amaun yang telah dibelanjakan
15
16
Tunaikan cek
17
28
Pastikan Penyata Penyesuaian Bank Bulan Disember telah dibuat. Dapatkan Penyata Kewangan yang telah diaudit tahun lepas bagi penjelasan. Lengkapkan data-data Patskom yang berakhir pada 31 Disember dengan lengkap, semak dan cetak: a) b) c) d) e) f) Penyata Penerimaan atau Pembayaran Penyata Pendapatan/ Perbelanjaan Lembaran Imbangan Nota-nota kepada Kumpulan Wang Terkumpul Surat Pengakuan Pengetua Lembaran Kerja semua jenis akaun
Kirimkan Penyata- sediakan 4 salinan surat iringan/ lampiran Akaun Sekolah kepada: g) h) I) j) 1 salinan (termasuk asal) ke Pejabat Audit Sekolah 1 salinan ke JPN 1 salinan ke PPD 1 salinan untuk fail
29
5.2 Proses Kerja :Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Pengetua/ Guru Besar AP '44', 146
Pastikan semua dokumen berikut telah lengkap dan ditutup. I Buku Tunai- Kerajaan / Suwa / Asrama II Daftar Kutipan Harian III Daftar Bil IV Buku Tunai Panjar Wang Runcit V Slip Bank dan Penyata Bank VI Fail Baucar Semak Penyata Audit tahun lepas untuk mendapatkan baki awal tahun semasa. Kemaskini rekod PATSKOM berkomputer pada setiap bulan sehingga 31 Disember. Dapatkan penyata-penyata berikut:I II III IV V VI Penyata Penerimaan dan Pembayaran Penyata Imbangan Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan Nota-Nota Wang Terkumpul Penyata Penyesuaian Bank Perakuan Pengetua/ Guru Besar
Sediakan Penyata di dalam 4 salinan:I II III 1 salinan asal- Audit Sekolah 1 salinan kedua- JPN (Unit Kewangan) 1 salinan ketiga- PPD (Unit Kewangan)
IV 6
Terima Laporan Audit daripada Pejabat Audit Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia. Ambil tindakan segera sekiranya ada kuiri audit. Failkan laporan audit di dalam fail berkenaan.
7 8
30
6.3 Carta Aliran :Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember
Pastikan semua rekod dikemaskinikan - Buku Tunai - Buku Resit/ Penyata kutipan - Baucer/ Bil - Stok - Bank slip
Pastikan penyata penyesuaian bank Disember telah dibuat Dapatkan Penyata Audit tahun lepas bagi pelarasan Masukkan data-data Patskom akaun berakhir pada 31 Disember - Penyata Penerimaan/ Pembayaran - Penyata Pendapatan/ Perbelanjaan - Nota- Nota kepada penyata Kumpulan wang Terkumpul - Penyata Imbangan - Surat Perakuan Pengetua/ Guru Besar
Dapatkan pengesahan dan perakuan Pengetua Minta sediakan pembetulan penyata Tidak Lengkap Ya Hantarkan kepada Jabatan Audit Sekolah - 1 salinan Jabatan Pelajaran Negeri - 1 salinan ke Pejabat Pelajaran Daerah - 1 salinan fail Pemeriksaan oleh pihak Jabatan Audit Lengkap
Terima Penyata Audit yang sebenar untuk tahun berkenaan Masukkan fail
31
5.4 Senarai Semak:- Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember Bil 1 Tindakan Semak Buku Tunai Kerajaan/ Suwa/ Asrama telah dikemaskini dan ditutup. Tandakan ( _/ ) Catatan
Semak Penyata Imbangan/ Penyata Penerimaan dan Pembayaran/ Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan dan Nota- Nota Wang Terkumpul.
Semak Penyata-penyata yang telah dicetak dalam 4 salinan. Serah penyata kepada Pengetua untuk Perakuan.
Semak Laporan Audit Sekolah selepas terima Laporan Audit tahun berkenaan.
32
Semak dan rekod stok mengikut jenis:Kew.PA 2- Barang tak luak nilai RM1000.00 dan ke atas tidal termasuk perabot, Permaidani dan langsir tanpa mengira kos /rekod penyelengggaraan Kew.PA 3 - Barang tak luak bernilai RM1000.00 ke bawah termasuk perabot, Permaidani dan perabot tanpa mengira kos Kew.PS 3 & PS 4 - Barang yang luak dan alatan pejabat yang tak luak tapi nilainya rendah Dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya Kew.PA 6 - Pergerakan pinjaman harta modal / inventori
3 4 5 6
Pastikan semua data berkaitan dicatatkan mulai dari tarikh perolehan Memastikan lokasi Harta Modal, Inventori dan bekalan pejabat direkodkan Apabila membuat pengeluaran barang, pastikan ditandatangan oleh penerimanya Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya iaitu:(i) Laporan Harta Modal dan Inventori; (ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori; (iii) Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan (iv) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib. Mengemukakan Laporan Tahunan berikut ke Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya: (i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) (ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) (iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) (iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16) (v) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) (vi) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)
33
7.2 Proses Kerja :Urusan Pengurusan stor Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Pengetua / Ketua Pembantu Tadbir Pek. Perb. Bil. 5/2007 & 5/2009
Susun borang mengikut kumpulan Kumpulan A - 30% barang yang mempunyai nilai Pembelian Tahunan tertinggi Kumpulan B - Mengandungi 70% bakinya
Pastikan tahap stok barang mengikut kumpulan Kumpulan A - Kuantiti stok maksima = 4 bulan penggunaan - Angka Menokok Stok = 3 bulan penggunaan - Kuantiti stok minima = 2 bulan penggunaan
Dan pembelian boleh dibuat apabila tahap stok berada di stok minima atau menokok stok Semak barang yang di terima - Kualiti - Kuantiti
Semak dan rekod stok mengikut jenis:Kew.PA 2 - Barang yang tak luak nilai RM1000.00 dan ke atas tidak termasuk perabot, permaidani dan langsir tanpa mengira kos/
rekod penyelenggaraan Kew.PA 3 - Barang yang tak luak nilai RM 1000.00 ke bawah termasuk perabot, permaidani dan perabot tanpa mengira kos Kew. PS 3 & PS 4 - Barang yang tak luak dan alatan pejabat yang tak luak tapi nilainya rendah dan tidak ekonomik untuk di kesan penempatannya Kew.PA 6 - Pergerakan pinjaman harta modal/inventori
34
Senarai Inventori - Iaitu senarai penempatan semua jenis barang dalam sesuatu penempatan 5 Sediakan borang pengeluaran barang dan pastikan tandatangan pegawai yang mengeluarkannya dan direkod dalam stok Semak dari masa ke semasa stok fizikal dengan rekod stok bersamaan Harta Modal dan Inventori Semakan 1 kali setahun. setahun
Buat pelupusan barang-barang bila didapati Borang Kew. PA 17 (Pelupusan) barang-barang tidak diperlukan lagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi
35
7.3 Carta Aliran :Urusan Pengurusan Stok
Semak barang yang diterima dari segi kualiti & kuantiti Lengkap Ya
Rekod dalam stok (Kew. PA 2, Kew. PA 3 dan Kew.PS 3 & PS 4) Susun di dalam tempat yang sesuai Sediakan borang bagi pengeluaran barang stok Dapatkan tandatangan pegawai yang mengeluarkan barang Semak stok dari masa ke semasa Pastikan catatan keluar masuk barang pada masa berlaku urusan Lantik pegawai 'Pemverikasi Stor' Sediakan pelupusan jika didapati - Barang tidak diperlukan lagi - Barang yang tidak boleh digunakan lagi
36
7.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Stor Bil 1 Tindakan Susun barang mengikut kumpulan Tandakan ( _/ ) Catatan
Terima barang
10
37
Jika barang itu hilang/ dicuri hendaklah mendapat laporan dari Pengawal Keselamatan dan Laporan Polis. Lembaga Pemeriksa boleh memeriksa barang-barang yang hendak dilupuskan itu yang harganya RM10,000.00 seunit dan keseluruhan RM100,000.00 Barang yang kurang dari RM10,000.00 seunit dan keseluruhan kurang RM100,000.00 boleh tanpa Lembaga Pemeriksa. Terima keputusan pelupusan / hapuskira dari Lembaga Pemeriksa iaitu Sijil 300X. Selepas itu baharulah barang-barang tersebut boleh dikeluarkan dari stok dengan mencatatkan bilangan surat kelulusan berkenaan.
7 8
38
8.2 Proses Kerja :Urusan Pengurusan Pelupusan / Hapuskira Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Pastikan barang-barang yang hendak dilupuskan Memastikan jenis pelupusan/ hapuskira Pelupusan Kategori barang yang tidak diperlukan lagi Kategori barang yang tidak boleh digunakan lagi Hapuskira Kehilangan Hasil/ kutipan yang tidak boleh didapatkan lagi
Sediakan borang pelupusan/ hapuskira Pelupusan 300V dalam 6 salinan Hapuskira Lampiran J Lampiran K Lampiran L Dan Laporan Pengawal Keselamatan, Laporan polis awal dan terkini Mengeluarkannya dari stok. Tindakan pelupusan diambil dalam masa 3 bulan dari tarikh sijil kelulusan (300X) dikeluarkan.
3 4
39
8.3 Carta Aliran :Urusan Pengurusan Pelupusan dan Hapuskira
Memastikan barang-barang yang dilupuskan Memastikan jenis pelupusan/ hapuskira - Barang yang tidak diperlukan lagi - Barang yang tidak digunakan lagi - Kehilangan - Hasil yang tidak boleh didapatkan lagi Lantikan Lembaga Pemeriksa (sekolah) - 2 orang Pegawai Kanan yang bebas dari urusan stok Pemeriksaan barang-barang oleh Lembaga Pemeriksa - sediakan syor Lengkap Ya Sediakan borang pelupusan / hapuskira - pelupusan 300V - hapuskira Lampiran J, K dan L - Laporan Jaga dan Polis Minta lengkapkan borang pelupusan atau hapuskira Hantar ke JPN
Lulus
Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa - barang yang kurang RM10,000.00 oleh Lembaga Tanpa Pemeriksaan - barang yang melebihi RM10,000.00 oleh Lembaga Pemeriksa Terima surat kelulusan pelupusan / hapuskira Sijil 300X Mengeluarkan dari stok
40
8.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Pelupusan dan Hapuskira Bil 1 Tindakan Pastikan barang yang hendak dilupuskan Tandakan ( _/ ) Catatan
41
3 4
42
9.2 Proses Kerja :Urusan Pengurusan Penyediaan Payroll Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 3/1993
1 2
Terima Kew.8 yang telah diluluskan dari JPN. Catat dalam buku KIV Payroll- bulan di mana tindakan payroll diambil. Bagi pegawai yang bertukar pastikan ada Sijil Gaji Akhir yang lengkap iaitu: 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 Nama No. Kad Pengenalan No. Gaji Jumlah gaji dan elaun-elaun ITKA, Keraian rumah, elaun tanggungjawab Tarikh sehingga bayaran dibuat Jenis-jenis potongan Perumahan Cukai Pendapatan KWSP Tabung Haji MNI Pinjaman Kenderaan Pinjaman MARA Pendahuluan Diri Tarikh pergerakan gaji
Jadual PCB
3.7 4
Sediakan borang SG20 yang lengkap dalam 2 salinan 4.1 Bagi pegawai yang kali pertama (B)
4.2 4.3
dilaporkan isikan semua perkara/ butiran dalam borang SG20 berkaitan Bagi pindaan dalam pusat pembayaran yang sama - (P) isi semua butiran SG20 berkaitan Bagi tindakan (T) isikan bahagian di mana perubahan berlaku Ketua Pembantu Tadbir N22
Pegawai yang menyediakan perlu turunkan tandatangan, nama, jawatan dan tarikh di ruangan disediakan oleh
43
Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Pengetua/ Penolong Kanan/ Penolong Kanan HEM
Pengetua perlu turunkan tandatangan, nama, jawatan dan tarikh di ruang Disahkan Oleh
Turunkan cop jawatan rasmi di ruangan sediakan dan disahkan oleh Susun senarai SG20 mengikut nombor gaji yang kecil dahulu dan no. siri. Sertakan juga dokumen sokongan bagi perubahan yang berkaitan. 9.1 Dokumen- No. Akaun Bank Arahan Potongan
10
1 salinan kepada AG Negeri dengan sertakan surat iringan 1 salinan fail sekolah Terima slip gaji pembayaran 11.1 1salinan asal kepada kakitangan berkenaan 11.2 Salinan untuk fail sekolah
11
12
Terima Master Listing dan dokumen -dokumen lain berkenaan gaji R1, R2, R3 , R5 dan lain-lain. Laporan R2 untuk direkodkan dalam Buku Vot
13
44
9.3 Carta Aliran :Urusan Pengurusan Penyediaan Payroll
Sediakan SG20 (Kew. 20) dan lengkap Hantar kepada Pengetua untuk dapatkan tandatangan cop rasmi Minta sediakan SG20 semula Lulus
Ya Hantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri dan pastikan dokumen sokongan disertakan jika berkaitan Lulus Ya
Semak slip gaji - salinan asal kepada pegawai berkenaan - 1 salinan failkan
45
9.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Gaji (Payroll) Bil 1 Terima Sijil Gaji Akhir Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
Pastikan tandatangan, nama, jawatan dan cop rasmi diturunkan di ruangan disediakan oleh dan disahkan oleh
Pastikan dokumen-dokumen sokongan kepada tindakan berkaitan SG20 disertakan diakui oleh
10
11
46
10
47
10.2 Proses Kerja :Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Surat Pekeliling Akauntan Malaysia Bil. 3 Tahun 1993
1 2
Terima Kew.8 yang telah diluluskan dari JPN. Sediakan dokumen pembayaran 2.1 Penyata pembayaran dan pastikan butiran berikut dicatatkan (3 salinan) Nama pegawai Nama sekolah Tempoh pembayaran Jumlah gaji dan elaun-elaun (ITKA, elaun Keraian, elaun tanggungjawab atau elaun khas) Potongan yang berkaitan (cukai pendapatan KWSP, Tabung Haji, MNI, perumahan, kenderaan, pendahuluan diri) Jumlah potongan Jumlah bersih 2.2 Sediakan baucar pembayaran 304 (3 salinan) dan lengkapkan butiran (bagi satu pembayaran) Bagi bulan tahun Jenis Tarikh dan tahun disediakan Kod Jabatan/ Nama Jabatan Kod PTJ Nama Pusat Tanggungjawab Nama penerima
Perbelanjaan di masuk ke dalam a) b) c) d) Kod Maksud Kod Jabatan PTJPK Program / Akti Amanah
48
e) f) g) h)
Objek Amaun Jumlah Bersih Amaun (dalam perkataan Ringgit) AP 95 dipatuhi (Disediakan oleh) tandatangan, tarikh cop rasmi AP 99 dan AP 102 dipatuhi tandatangan, tarikh cop rasmi
Sekiranya pembayaran melebihi satu amaun gunakan borang 304A 4.1 Perhatian kepada borang 304 hanya butiran a hingga e perlu dicatat perihal cek [Berganda(Bil. Cek)] perbelanjaan dimasuk ke dalam akaun di bawah (a hingga h) AP. 95 dan AP 99 dan AP102 Butiran 304A seperti berikut:tahun kewangan 19__ Jenis Tarikh Baucar Kod Jabatan Kod PTJ Nama Pusat Tanggungjawab Nama Penerima No. Kad Pengenalan Alamat/ Nama Bank Perihal Amaun (Jumlah Bayaran) Perihal (Akaun penerima) Tandatangan pegawai disediakan nama, cop dan tarikh Tandatangan pegawai disahkan nama, cop dan tarikh
4.2
49
Penyata dan dokumen yang disediakan dengan lengkap dihantar ke Bahagian Kewangan/ AG Negeri unutk kelulusan Terima cek pembayaran daripada Bahagian Kewangan /AG Negeri 7.1 7.2 Pembayaran gaji kepada pegawai berkenaan Uruskan cek-cek potongan yang berkaitan
Borang KWSP E dan butiran dicatat:a) No. Rujukan Majikan b) Nama Majikan
c) d) e) f) g) h) I) j) k)
Alamat Majikan Caruman bagi tahunan No. Ahli No. Kad Pengenalan Nama Ahli Bulan-bulan caruman (M dan P) (Jan - Dis) (termasuk jumlah dan potongan) Jumlah dibawa ke hadapan (jika helaian tidak mencukupi) Jumlah bulanan Tandatangan, nama, Kad Pengenalan Majikan dan cop rasmi
9 10
Rekodkan butir cek dalam Daftar Terimaan cek Failkan satu salinan.
50
10.3 Carta Aliran:Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan
Terima Kew.8 yang diluluskan oleh Jabatan Peljaran negeri Rekod dalam buku penerimaan surat
Sediakan pembayaran- baucar berasingan dan penyata potongan Dapatkan tandatangan Pengetua untuk Perakuan dan pengesahan Tidak Lulus Lulus Ya Hantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri Minta dibetulkan semula baucar penyata Tidak Lulus Lulus Ya
Buat pembayaran kepada pegawai serta jabatan atau syarikat terlibat dengan potongan Masukkan fail
51
10.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Pembayaran Berasingan Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
Kew.304A disediakan
Pastikan tandatangan, nama jawatan, tarikh/ cop rasmi diturunkan pada AP 95, AP 99 dan AP 102 (Kew.304)
10
11
12
52
11
53
11.2 Proses Kerja :Urusan Tuntutan Pegawai Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Sediakan borang tuntutan perjalanan lengkap oleh pegawai yang membuat tuntutan Mengisi maklumat-maklumat yang terdapat pada Lampiran "A" Muka 1 1 2 3 4 5 6 7 Muka 2 1 2 3 4 Muka 3 1 2 Butir-butir Elaun Pejalanan Kenderaan Butir-butir Tambang Pengangkutan Jalan Tarikh Waktu Bertolak dan Sampai Tujuan/Tempat Jarak ( KM ) / Tambang Nama Pegawai No. Kad Pengenalan Gred, Kategori dan Jawatan Gaji, Elaun-elaun Butir-butir Kenderaan Alamat Pejabat Alamat Rumah
Muka 4 1 2 Muka 5 1 2 Tandatangan Pegawai Tandatangan Pengesahan Ketua Jabatan Butir-butir Tuntutan Bayaran Sewa Hotel Tuntutan Pelbagai
54
Mengisi butir-butir Baucer Kew.304 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tahun Kewangan Kod-Kod Pembayaran Nama Jabatan Nama Pusat Tangunggjawab Nama Penerima No. Kad Pengenalan/Akaun Bank Alamat Perihal Ruang-ruang seperti : I) ii) iii) iv) v) vi) 10 Maksud Jabatan PTJ Prog/Akt/Amanah Objek Amaun
Tandatangan Pegawai yang sediakan Tandatangan Pegawai yang periksa 2 orang pegawai tandatangan
11
55
Semua Penyata Tuntutan dokumen-dokumen berkaitan seperti bil hotel, bil dobi, surat jemputan dan lain-lain hendaklah disahkan oleh Pengetua Semua Penyata Tuntutan dan dokumen berkenaan dihantar ke Bahagian Kewangan/AG Negeri berserta sampul dan alamat penerima dalam dua salinan Terima cek pembayaran rekod butiran cek dalam daftar cek Edarkan cek kepada penerima
Salinan difailkan
56
11.3 Carta Aliran:Urusan Tuntutan Perjalanan
Terima borang dari pemohon dan semak Minta pemohon Lengkapkan butiran dan dokumen Tidak Lengkap Lengkap
Ya
Sediakan baucer Kew.304, Kew. 304A, kew.302 ( kelompok ) Dapatkan tandatangan Pengetua dan Cop rasmi Minta lengkapkan semula Lengkap Ya Hantar ke Bahagian Kewanga/AG Negeri ( 3 salinan) Kenalpasti kesilapan buat pembetulan Lulus Ya
57
11.4 Senarai Semak:- Urusan Tuntutan Pegawai Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
Dokumen yang lengkap dihantar kepada Jabatan Akauntan Negar cwgn Johor
10
11
Failkan
58
12
12.2 Jenis-jenis Potongan Gaji 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cukai Pendapatan - PCB atau arahan potongan melalui CP 38 Pinjaman Perumahan Pinjaman Kenderaan Insuran Takaful Insuran MNI Pinjaman Komputer Pendahuluan Diri ( jika ada) Sewa Rumah Kerajaan Tabung Haji Pemulangan Pinjaman Pelajaran
Nota:- Caruman KWSP akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara Berdasarkan kepada jumlah gaji dan emolumen lain.
Begitu juga potongan Biro Angkasa akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara melalui arahan terus daripada Biro Angkasa
59
12.3 Proses Kerja :Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Ketua Pembantu Tadbir
Teima arahan potongan daripada pihak yang berkenaan a) b) c) d) e) f) Cukai Pendapatan Pinjaman Perumahan Pinjaman Kerajaan Tabung Haji Insuran M.N.I. Pinjaman MARA
2 3
Semak jenis potongan - pastikan kodnya Sediakan birang SG.20 untuk tindakan payroll. Masukkan amaun potongan dengan 2 salinan surat arahan potongan Hantar ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor
60
12.4 Carta Aliran:Urusan Pelbagai
12.5
61
Senarai Semak:- Urusan elbagai Potongan Tindakan Dapatkan surat arahan potongan Tandakan ( _/ ) Catatan
Bil 1
62
13
63
13.2 Proses Kerja :Urusan Perkiraan KWSP Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Jabatan Pelajaran Negeri
1 2 3 4 5
Memastikan kelulusan Kew. 8 Semak gaji bulanan Sediakan SG. 20 Pastikan tahun pembayaran Pastikan rujukan Jadual Ketiga KWSP yang terkini
64
12.4 Carta Aliran:Caruman KWSP
65
13.4 Senarai Semak:- Urusan Perkiraan KWSP Bil 1 Tindakan Terima kelulusan Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri Tandakan ( _/ ) Catatan
Menyediakan SG. 20
66
14
Urusan Tuntutan Biasiswa 14.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi Urusan Tuntutan Biasiswa 1 Pastikan senarai nama pelajar yang mendapat biasiswa mengikut peruntukan masing-masing Asingkan setiap satu Biasiswa Sediakan senarai nama mengikut Biasiswa yang ditetapkan termasuk No. Akaun Pelajar Hantarkan je Jabatan Pelajaran Negeri - Unit Biasiswa Menunggu bayaran yang akan dikreditkan melalui akaun pelajar Memaklumkan kepada pelajar mengenai kemasukan Biasiswa ke akaun mereka
2 3
4 5 6
67
14.2 Proses Kerja :Tuntutan Biasiswa Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan Biasiswa/Jabatan Pelajaran Negeri
Menerima senarai nama pelajar yang mendapat biasiswa Maklum kepada pelajar tawaran biasiswa yang diperolehi Dapatkan salinan fotostat Buku Akaun Bank Simpanan Nasional ( Giro ) Hantar senarai nama pelajar berserta dengan No. Akaun Bank / No. Kad Pengenalan ke Jabatan Pelajaran Johor - Unit HEM Terima senarai nama pelajar yang menerima biasiswa mengenai wang yang telah dikreditkan ke akaun masing-masing. Memaklumkan kepada pelajar mengenai kemasukan biasiswa ke akaun mereka
68
12.4 Carta Aliran:Urusan Tuntutan Biasiswa
Terima senarai nama pelajar yang menerima biasiswa dari Bahagian Biasiswa / Jabatan Pelajaran Negeri
Sediakan baucer tuntutan berserta dengan senarai nama mengikut biasiswa yang ditetapkan
69
14.4 Senarai Semak:- Tuntutan Biasiswa Bil 1 Tindakan Senarai menerima pelajar mendapat Tandakan ( _/ ) Catatan
Hantar senarai nama pelajar berserta dengan No. akaun Bank & No. Kad Pengenalan
70
15
Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama 14.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama 1 Pastikan enrolment pelajar dengan menyemak buku kedatangan pada 1hb. Oktober Sediakan borang tuntutan dan borang AS untuk Makanan Asrama Semak Jumlah Perkiraan di borang tuntutan Hantarkan ke Bahagian Kewangan Sediakan perkiraan untuk pertambahan pelajar jika ada
2 3 4 5
71
14.2 Proses Kerja :Menguruskan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Memastikan enrolment yang sebenar dengan menyemak Buku Kedatangan pelajar / penghuni asrama pada 1hb. Oktober Sediakan bitang tuntutan - Borang SM tiga salinan Disemak semula jumlah perkiraan dan sekiranya betul dapatkan tandatangan Pengetua Hantar Borang SM dan AS ke JPN untuk urusan EPCG Terima penyata SM & AS serta surat akuan peruntukan telah dikreditkan ke akaun Sekiranya ada pertambahan pelajar sediakan permohonan tuntutan tambahan 102 yang kedua pad bulan Mei Sekiranya ada pertambahan pelajar lagi sediakan tambahan ketiga pada bulan Julai
72
15.3 Carta Aliran:Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Biasiswa
Terima penyata SM dan AS serta surat akuan bahawa peruntukan telah dikreditkan dalam bank
Rekodkan peruntukan di dalam Buku Tunai Akaun Kerajaan atau Asrama mengikut lajur-lajur yang berkaitan
73
14.4 Senarai Semak:- Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran Bil 1 Tindakan Semak buku kedatangan Tandakan ( _/ ) Catatan
Terima penyata SM dan AS dan surat akuan peruntukan telah dikreditkan ke akaun bank
Keluarkan resit
74
16
Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Gred N17 1 Perintah Am Bab B - Elaun-elaun Dalam Perkhidmatan 2 Arahan Perbendaharaan 3 Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah 4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1992 5 Pekeliling Kementerian / Pusat Tanggungjawab 6 Jadual PCB 7 Jadual Ke 3 KWSP
17
Senarai Jawatankuasa yang dianggotai Ahli Jawatankuasa Pengurusan Sekolah - Penoling Setiausaha
18
75
19
BilJenis Kerja
76
20
77