SEMINAR ADMINISTRASI Meningkatkan dan Menjaga Kualitas Karyawan Yamaha Melalui Yamaha Academy Indonesia

Mata Kuliah Dosen Pembimbing Nama Kelas

: Seminar Administrasi : Rohmial SE. M. Si : Fauzy Yudhistirra : Semester 8 Reguler Sore (B)

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINSTRASI SATYA NEGARA PALEMBANG 2012-2013

KATA PENGANTAR Alhamdulillahirobbil alamin kami panjatkan puji dan syukur Kepada Allah SWT yang tidak hentinya melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya kepada semua makhluknya. Atas izin-Nya pulalah kegiatan membuat makalah Meningkatkan Kualitas Karyawan Yamaha Melalui Yamaha Academy Indonesia dapat penulis selesaikan dengan baik. Tujuan ditulisnya makalah ini untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh Dosen Pengasuh Mata Kuliah, Seminar Administrasi, makalah ini penulis buat berdasarkan informasi yang kami dapat dari berbagai literur buku dan internet. Penulis juga menyadari bahwa makalah yang kami buat ini jauh dari kesempurnaan. Untuk itu kami dengan ikhlas dan dengan hati lapang dada akan menerima saran maupun kritik demi kesempurnaan makalah ini. Dan akhir kata semoga makalah ini memberikan manfaat bagi kita semua. .Amin

Penulis

Fauzy Yudhistirra

I. Latar Belakang Persaingan dunia usaha saat ini semakin ketat, makin berkembangnya perekonomian Negara saat ini memaksa setiap pelaku ekonomi agar dapat bertahan dari kerasnya persaingan saat ini. Yamaha Indonesia selaku produsen kendaraan roda dua merk Yamaha di Indonesia tidak tinggal diam dalam mensiasati persangaingan usaha di negeri ini. Yamaha selalu berusaha meningkatkan kualitas dan kuantitas produk-produk yang menjadi andalan dan berhasil diterima oleh masyarakat Indonesia. Semua itu kemajuan itu tidak terlepas dari tingginya standar kualitas dan kapabilitas dari sumberdaya manusia yang diterapkan oleh Yamaha dan untuk menjaga standar kualitas sumberdaya manusianya agar tetap baik dan berkembang Yamaha mendirikan Yamaha Academy Indonesia Yamaha academy Indonesia adalah salah satu divisi dalam perusahaan Yamaha yang bertugas menjaga kualitas karyawan Yamaha agar tetap baik, Yamaha Academy memfokuskan diri dalam pelatihan dan pengembangan sumberdaya manusia yang tergabung dalam perusahaan Yamaha. Dengan mengadakan pelatihan-pelatihan dan selalu mengupdate informasi kepada semua karyawan Yamaha dalam segala hal yang berhungungan dengan Yamaha Indonesia. Dengan cara inilah Yamaha Indonesia dapat terus tumbuh dan berkembang mengikuti kemajuan zaman dan tetap bertahan menjadikan Yamaha semakin didepan. Fenomena diatas lah yang membuat penulis tertarik membahas dan menuangkannya kedalam karya ilmiah ini.

II. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang diatas masalah yang didapatkan adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana cara Yamaha Indonesia dalam menjaga kualitas sumberdaya manusia yang tergabung dalam keluarga besar Yamaha inidonesia? III. TUJUAN PENULISAN 1. Pemenuhan Administrasi. 2. Sebagai syarat dalam mempelajari mata kuliah Seminar Administrasi tugas dalam mata kuliah Seminar

III. Landasan Teori 1. Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal. MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Unsur MSDM adalah manusia Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara langsung sumber daya manusianya. 2. Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen Sumber Daya Manusia A. Peran Karyawan

Peranan

karyawan

bagi

sebuah

perusahan

berupa

keterlibatan mereka dalam sebuah perencanaan, sistem, proses dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Berbicara mengenai peranan tenaga kerja, harus dibedakan antara mereka yang memiliki pekerjaan dan mereka yang bekerja. R.Kyosaki menyebutnya dalam empat tingkatan (quadrant) yaitu self employed, employe, pebisnis dan investor. Karyawan adalah mereka yang bekerja pada orang lain dengan menjual jasa mereka; waktu, tenaga dan pikiran untuk perusahan dan mendapat kopensasi dari perusahan tersebut. Namun berbicara mengenai tenaga kerja ini masih umum. Karena ada yang tidak bekerja, yang bekerja (pada orang lain/negara/swasta) dan mereka yang bekerja sendiri. Dalam MSDM yang ingin ditelah adalah karyawan (mereka yang menjual jasa-pikiran, tenaga dan waktu- kepada orang lain atau perusahaan. Disini terjadi sebuah ikatan atau kontrak mengenai hak dan kewajiban masing-masing. B. Perencanaan Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja (Preparation and selection) Persiapan. Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal

seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa tenaga kerja, dan lain sebagainya.

C. Rekrutmen & Seleksi Rekrutmen tenaga kerja/Recruitment. Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperlukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan/job description dan juga spesifikasi pekerjaan/job specification D. Seleksi tenaga kerja/Selection. Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup/cv/curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja/interview dan proses seleksi lainnya. Menurut yang memiliki Cut Zurnali (2010), bekerja sebuah organisasi atau perusahaan harus dapat mencari dan menarik calon karyawan kemampuan dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi, yang biasa disebut sebagai pekerja pengetahuan (knowledge worker). Mengutip pendapat Drucker (2002:135): Kontribusi manajemen yang paling penting yang dibutuhkan pada abad ke-21 ini adalah meningkatkan

produktivitas kerja pengetahuan (knowledge work) sekaligus meningkatkan produktivitas pekerja pengetahuan (knowledge worker). Produktivitas kerja pengetahuan (knowledge work) berarti perusahaan meningkatkan cakupan kerjanya pada pemanfaatan teknologi yang berbasis pengetahuan, termasuk didalamnya memanfaatkan semaksimal mungkin penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam meningkatkan profitabilitas sekaligus memperkuat daya saing (competiveness) perusahaan. Kerja pengetahuan adalah kenyataan yang harus dihadapi oleh setiap perusahaan atau setiap organisasi, baik organisasi laba (perusahaa atau korporasi) maupun organisasi nirlaba (seperti kantor-kantor pemerintah atau NGO). Sedangkan peningkatan produktivitas pekerja pengetahuan (knowledge worker) bermakna bagaimana memanfaatkan semaksimal mungkin pengetahuan dan kemampuan para pekerja pengetahuan dalam menjalankan setiap pekerjaan atau tugas yang diberikan perusahaan kepada mereka. Cut Zurnali (2010) mendefinisikan pekerja pengetahuan atau knowledge worker (K-Worker) sebagai karyawan sebuah organisasi membangun, infrastuktur yang dan bertanggung aplikasi jawab untuk dan dengan mendesain, sentuhan menguji, memelihara, mengoperasikan

keorganisasian

teknologi informasi dan komunikasi sehingga dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien sekaligus dapat memberikan tersebut. Lebih lanjut dipaparkan bahwa kekhasan pekerja pengetahuan terletak pada adanya otonomi untuk menikmati kebebasan dalam pekerjaan, bergerak, dan melawan perintah dan budaya pengendalian. Dalam perkembangannya, K-worker cenderung memiliki kemampuan mengoperasikan perusahaan kepuasaan bagi para stake holder organisasi

sehingga mereka dapat memiliki satu atau lebih perusahaan yang dapat berupa perusahaan komersial ataupun perusahaan non profit. Beragam perusahaan pengetahuan dapat memilih untuk membantu menempatkan bidang pengetahuan dan teknologi yang biasanya ditujukan untuk pengembangan kemampuan dalam industri utama seperti industri telekomunikasi, pendidikan dan konsultan, bioteknologi. Berdasarkan pendapat yang dikemukakan oleh Cut Zurnali tersebut, dapatlah ditarik sebuah kesimpulan bahwa pada era sekarang ini sudah saatnya sebuah departemen SDM merekrut karyawan-karyawan dengan kualifikasi knowledge worker agar sebuah organisasi atau perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif dalam jangka panjang, sekaligus memberikan keuntungan kepada para stake holder organisasi tersebut, tidak hanya pada saat ini tapi juga di masa depan. E. Pelatihan, Pengembangan & Penilaian Prestasi Pengembangan dan evaluasi karyawan (Development and evaluation). Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai (Compensation and protection). Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau pertambangan, otomotif, semi konduktor, dan

perusahaan.

Kompensasi

yang

tepat

sangat

penting

dan

disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu. F. Promosi, Pemindahan dan Pemisahan 1. Promosi adalah sebuah jenis transfer yang meliputi penugasan kembali seorang pegawai pada sebuah posisi yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatan yang lebih besar. Demosi, kadang-kadang disebut transfer ke bawah, adalah 2. sebuah jenis transfer meliputi pemotongan pembayaran, hak dan kesempatan. Pemisahan, disebut juga pemberhentian, bahkan sering disebut downsizing, adalah perpindahan sementara atau tidak definitif seorang pegawai dari daftar gaji. Umumnya adalah untuk mengurangi kelebihan beban biaya tenaga kerja dan permasalahan keuangan perusahaan semakin serius. 3. Terminasi adalah tindakan manajemen berupa pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup. 4. Pemberhentian sukarela adalah pemisahan pegawai dari organisasi atas inisiatif organisasi atau kemauan pegawai sendiri.

5.

Pengunduran diri adalah pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya di kenal dengan istilah pensiun.

IV. Pembahasan 1. Yamaha Academy Indonesia. Yamaha academy Indonesia adalah salah satu divisi dalam perusahaan Yamaha Indonesia yang berdiri sendiri dan bersifat otonom yang bertugas untuk menjaga, meningkatkan dan mengembangkan sumberdaya manusia yang tergabung dalam keluarga besar Yamaha Indonesia. Dalam operasionalnya Yamaha Academy memiliki 3 tugas pokok yang menjadi acuan dalam menjalankan kegiatannya antara lain : 1. Melakukan Pelatihan dan pengembangan karyawan Yamaha disemua tingkatan. 2. Mengawasi, Mengevaluasi dan Memperbaikii system manajemen sumberdaya manusia di perusahaan Yamaha Indonesia baik di pusat maupun di daerah. 3. Menginformasikan semua informasi yang berhubungan dengan perusahaan kepada semua karyawan di semua tingkatan perusahaan. A. Melakukan pelatihan dan pengembangan karyawan Yamaha Indonesia Adalah kegiatan perusahaan memberikan pelatihan dan penambahan pengetahuan dan kemampuan kepada karyawan perusahaan secara berkala dan berkelanjutan. Pelatihan dan pengembangan ini ditujukan tidak hanya untuk tingkatan teknis di lapangan saja, tingkatan manajerial dan pengambil kebijakan pun mendapat pelatihan yang sama. Semua pelatihan yang diberikan

sesuai dengan bidang kerja dari karyawan itu sendiri. Pelatihan ini bertujuan untuk menjaga kualitas dan kualitas karyawan itu sendiri sehingga kinerja nya tetap maksimal dalam menjalankan pekerjaan nya sehari-hari.

1.

Pelatihan

dan

pengembangan

meliputi

pelatihan

dan

pengembangan di bidang-bidang dan divisi yang ada di Yamaha Indonesia antara lain: a. Traning b. Training manajerial Pabrikasi yaitu dan pelatihan-pelatihan mutu dibidang yaitu manajerial dan strategi jangka panjang perusahaan. penjamin produk, pelatihan dibidang teknis meliputi pelatihan tenaga ahli dan insinyur-insinyur dan penelitian pabrikan Yamaha. Agar selalu mengembangkan produk yamaha yang lebih baik dari waktu ke waktu sehingga yamaha tetap semakin di depan. c. Training Ritel dan Strategi Pemasaran. Yaitu pemberian training kepada karyawan di bidang ini. Yaitu pelatihan yang berisikan materi di bidang pemasaran dan strategi pemasaran meliputi, pengenalan produk, costumer service, layanan purna jual, komplain masyarakat dan mengenai produk yamaha di masyarakat. d. Training Layanan Purna jual Produk Yamaha. Yaitu pelatihan dan pengembangan karyawan yamaha meliputi perbengkelan, service produk yamaha, jaringan yamaha di Indonesia, tata kelola spare parts dan layanan klaim produk yamaha di seluruh Indonesia. e. Training Indonesia lainnya yang berhubungan dengan yamaha semua hal

B.

Mengawasi,

Mengevaluasi mengaudit

dan dan

Memperbaiki mengevaluasi

system system

manajemen.

Yaitu

manajemen yang berjalan dan bila ditemukan system manajemen atau standar kerja yang memiliki kelemahan maka yamaha academy Indonesia akan mengusulkan perubahan system yang lebih baik untuk diterapkan di semua jaringan yamaha agar semua berjalan baik dan berkembang. C. Menginformasikan semua informasi yang berhubungan dengan perusahaan kepada semua karyawan di semua tingkatan perusahaan yaitu memberikan informasi baik secara internal kepada karyawan yamaha atau pun informasi yang bersifat umum kepada masyarakat, ini ditujukan agar produk yamaha Indonesia dapat diterima dengan baik oleh masyarakat Indonesia sebagai user utama produk unggulan dari yamaha. Dan dapat terus tumbuh dan berkembang sejalan dan seiring dengan perkembangan masyarakat Indonesia. 2. Bagaimana cara Yamaha Indonesia dalam menjaga kualitas

sumberdaya manusia yang tergabung dalam keluarga besar Yamaha indonesia. Untuk menjaga kualitas sumberdaya manusianya yamaha mendirikan yamaha academy indonesia yaitu sebuah divisi dari perusahaan yamaha Indonesia yang bertugas menjaga dan meningkatkan sumberdaya manusianya. Lembaga ini bertanggung jawab untuk menjaga kualitas dan kapabilitas karyawan yamaha. Dengan tugas-tugas utamanya yang telah penulis jabarkan di atas, yamaha academy dapat menjaga ketersediaan

sumberdaya

manusia

yang

berkualitas

dan

berkompeten

dibidangnya sehingga yamaha indonesia dapat teruss bersaing, bertahan dan berkembang ditengah keras nya persaingan dunia usaha di indonesia dan cara inilah yang ditempuh yamaha indonesia agar sumberdaya manusianya tetap terjaga baik secara kualitas maupun kuantitasnya.

Daftar Pustaka Yudhistira@gmail.com www.Catatan-fushie.blogspot.com www.wikipedia.com Brooks, W. Speech communication. 2an ed. Dubuque, Brown, 1975. Fisher, R. and W. Ury. Getting to yes. London, Hutchinson,1983. Monroe, A, and D. Ehninger. Principles and types of speech. 6th ed. Glenview; Scott, Foresman, 1967. Pinnells, J. Writing: Process and structure. New York Harper, 1988. United Nations Conference on Trade and Development. Handbook on the acquisition of technology by developing countries. New York, UNCTAD, 1978.

Zunin, L. contact: The first four minutes. London, Franklin, 1972. Cut Zurnali, (2010), Knowledge Worker: Kerangka Riset Manajemen Sumber Daya Manusia Masa Depan, Penerbit Unpad Press, Bandung Handoko, T.H.(1987). Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Edisi ke-2. Yogyakarta:PBFE [Universitas Gadjah Mada]. Siagian, Sondang P. (2006), Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan ketiga belas, Bumi Aksara, Jakarta. Saydam, Gouzali, (2000), Manajemen Sumber Daya Manusia : Suatu pendekatan Mikro (Dalam Tanya Jawab), Cetakan kedua, Djambatan, Jakarta Hariandja, Marihot Tua Efendi, (2005), Manajemen Sumber Daya Manusia : Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai, Cetakan ketiga, PT Grasindo, Jakarta