KOORDINASI MAKALAH

Disusun untuk memenuhi tugas matakuliah Pengantar Menejemen dan Kewirausahaan

Oleh Abdurrohim Jamil I NIM. 091910301100

FAKULTAS TEKNIK JURUSAN TEKNIK SIPIL UNIVERSITAS JEMBER 2010/2011

KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Allah Swt, atas segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah KOORDINASI. Makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Pengantar menejemen dan Kewirausahaan. Penyusunan makalah ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis menyampai terima kasih kepada:

1. Drs. Soegeng Rijanto, MM. selaku dosen pengampu mata kuliah Pengantar Menejemen dan kewirausahaan; 2. rekan sekelas yang telah membantu dan memberi masukan dan semangat; 3. serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

Saya

sadar

bawasannya

makalah

ini

masih

belum

mencapai

kesempurnaan, oleh karena itu saya juga menerima kritik dan saran dari semua pihak demi kesempurnaan Makalah ini. Dan besar harapan saya makalah ini dapat memberikam manfaat bagi pembaca.

Jember, Desember 2010 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman KATA PENGANTAR ..................................................................................... i DAFTAR ISI ................................................................................................... ii DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... iii BAB I. PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang ............................................................................. 1.2.Rumusan Masalah ........................................................................ 1.3.Manfaat dan Tujuan ..................................................................... BAB II. PEMBAHASAN 2.1. Definisi koordinasi ...................................................................... 2.2. Pedoman dalam Mengkoordinasi ................................................ 2.3. Tipe- tipe Koordinasi .................................................................. 2.4. Kebutuhan Akan Koordinasi ....................................................... 2.5. Masalah- masalah Yang diakibatkan Koordinasi ........................ 2.6. Syarat- syarat Koordinasi ............................................................ 2.7. Teknik- teknik Menegemem Dasar ............................................. BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulam .................................................................................

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kebutuhan akan koordinasi tdak hanya dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perkumpulan yang memiliki sebuah struktur yang struktural. Dalam dirikita pun sangat membutuhkann sebuah koordinasi yang baik untuk menjalankan setiap hal yang ingin kita lakuka. Beruntunya kita memeiliki otak yang dapat mengkorordinasi semua oragan di tubuh kita. Otak dapat dengan mudah karena otak yang berkuasa dan yang mutlak megambil keputusan. Tidak seperti halnya kerja koordinasi yang terdapat dalam tubuh kita, sistim koordinasi yang tedapat dalam sebuah organisasi sangatlah kompleks karena dalam sebuah organisasi terdapat lebih dari satu individu yang memiliki tujuan yang berbeda, mulai tujuan yang bersifat kepentingan bersama maupun tujuan utuk diri masing- masing maka dari itu dibutuhkan suatu kordinasi yang baik agar organisasi dapat bejalan efektif. Koordinasi sendiri di definisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan organisasi dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinisasi yang efektif dalam organisasi diperlukan karena tanpa adanya koordinasi maka setiap anggota dalam organisasi tidak memiliki pegangan mana yang harus diikiti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri. Organisasi merupakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintahan, atau suatu perkumpulan olahraga. Atau organisai juga bisa disebut proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Di dalam sebuah organisasi diperlukan adanya sebuah koordinasi antara manajer dan bawahannya untuk kelangsungan organisasi itu sendiri.

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian diatas ada beberapa hal yang akan menjadi rumusan masanlah yang akan dibahas dalam makalah ini, diantaranya: 1. Devinisi Koordinasi 2. Apa yang menjadi pedoman dalam koordinasi? 3. Tipe- tipe dalam koordinasi 4. Mengapa dibutuhkan Koordinasi? 5. masalah- masalah apa yang timbul oleh koordinasi? 6. Apa syarat untuk melakukan kordinasi 7. Teknik-Teknik Manajemen Dasar 1.3 Manfaat dan Tujuan Dari pembahasan masalah yang ada pada makalah ini kita dapat mengambil manfaat, yaitu: Dapat mengetahui dan memahami mengenai analaisa Koordinasi Dapat mengetahui pedoman dalam koordinasi Memberikan cara bagaimana kita untuk menyampaikan perintak dalam beroganisasi Mengetahhui seberapa penting koordinasi dalam organasasi Dan adapun tujuan utama pembuatan makalah ini ialah: Untuk memenuhi tugas mata kuliah pengantar manajemen dan

kewirausahaan Agar kita mengetahi Hal- hal yang berkaitan dengan koordinasi Agar kita dapat mengetahui kenapa koordinasi sangat diperlukan Agar kita bisa mengetahui bagaimana mengkoordinasi dan melaksanakan suatu koordinasi

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Definisi Koordinasi Menurut G.R. Terry koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Sedangkan menurut E.F.L. Brech, koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2007:85). Menurut Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:89) koordinasi adalah suatu proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama. Sementara itu, Handoko (2003:195) mendefinisikan koordinasi

(coordination) sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Menurut Handoko (2003:196) kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Hal ini juga ditegaskan oleh

Handayaningrat (1985:88) bahwa koordinasi dan komunikasi adalah sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan bahwa koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan satu sama

lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi yaitu: 1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir. 2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece), di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja. 3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi. Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkan seperti terlihat pada diagram berikut ini. Sehingga koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan, faktor-faktor lingkungan selalu berubahubah serta saling ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi juga sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.

2.2 Pedoman dalam Mekoordinasi a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orangorang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda. b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.

c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya. d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

2.3 Tipe- tipe Koordinasi Menurut Hasibuan (2007:86-87) terdapat 2 (dua) tipe koordinasi, yaitu: 1. Koordinasi vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unti, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggungjawabnya. 2. Koordinasi horisontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatankegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang setingkat. Dan terdapat 3 (tiga) sifat kordinasi diantaranya: 1. Koordinasi adalah dinamis bukan statis. 2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer) dalam rangka mencapai sasaran. 3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan. Asas koordinasi adalah asas skala (hirarki) artinya koordinasi itu dilakukan menurut

jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggungjawab yang disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lain. Tegasnya, asas hirarki ini bahwa setiap atasan (koordinator) harus mengkoordinasikan bawahan langsungnya.

2.4 Kebutuhan akan koordinasi Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri. Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan. Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif. Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:

1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence) bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir. 2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece) di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja. 3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence) merupakan hubungan member dan menerima antar satuan organisasi. Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkan seperti terlihat pada diagram berikut ini. 2.5 Masalah- Masalah yang Timbul Akibat Koordinasi Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacammacam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah: 1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. 2. Perbedaan dalam oriantasi waktu. Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang. 3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

4. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

2.6 Syarat- Syarat Koordinasi untuk mengkoordinasi suatu tingkatan dalam sebuah organisasi kita tidak bisa serta merta tinggal memerintahkan bawahan untuk mengerjakan yang kita inginkan. Jika kita sebagai atasan mengkordinasi bawahan dengan dengan sesuka hati dantidak memperhatikan keadaan hanya akan menjadikan koordinasi yang kita harapkanakan memberikan kebaikan sebalikan akan memnimbulkan kekacauan dalam birokrasi organisasi. Agar suatu kordinasi benar- benar memberikan kontribusi yang baik dalam organisasi harus diperhatikan beberapa poin berikut: 1. Sense of cooperation (perasaan untuk bekerjasama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang. 2. Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan. 3. Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai. 4. Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

7. Teknik-Teknik Manajemen Dasar Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut. Mekanisme teknik manajemen dasar : Hirarki manajerial. Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat. Aturan dan prosedur. Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. Rencana dan penetapan tujuan. Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan oraganisasi. Meningakatkan koordinasi potensial untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :

Sistem informasi vertikal. Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan. Hubungan-hubungan lateral (harizontal). Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada. Beberapa hubungan lateral, yaitu: 1. Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja. 2. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi. 3. Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus. 4. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek

khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang. 5. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu. 6. Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan. Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuansatuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri. Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuansatuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

BAB III PENUTUP 2.4 Kesimpulan Koordinasi sangatlah dibutuhkan dalam setiap organisasai ataupun kelompok apapun, demi tercapainya segala tujuan yang hendak dicapai. Komunikasi merupakan suatu kunci utama dalam tercapainya suatu koordinasi yang efektif. Pada dasarnya koordinasi merupakan suatu pemrosesan informasi. Di sini peranan menejer sangat dibutuhkan dalam melaksanakan tugasnya dalam bidang pengontrolan, pengawasan dan evaluasi. Kedekatan hubungan dan kelancaran informasi antara menejer dengan bawahan pun juga sangat perlu diperhatikan agar dalam pelakasanaan tugas tidak terdapat kesalahan informasi (miss comunications) ataupun tekanan dalam bekerja. Sehingga dengan koordinasi yang baik dapat mempermudah suatu organisasi menjadi lebih maju karena tercapainya tujuan dari organisasi tersebut.

DAFTAR PUSTAKA Handayaningrat, Soewarno (1985). Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Managemen. Cetakan Keenam. Jakarta: PT Gunung Agung. Handoko, T. Hani (2003), Manajemen. Edisi Kedua. Cetakan Kedelapanbelas. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta. Hasibuan, Malayu S.P. (2007), Manajemen: Dasar, Pengertian, dan Masalah. Edisi Revisi. Cetakan Keenam. Jakarta: Bumi Aksara.