KINERJA DAN PERANAN ADMINISTRASI KANTOR PADA KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (BAPPEMAS) PROPINSI SUMATERA UTARA ELISABETH

SIAHAAN Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara BAB I PENDAHULUAN A. ALASAN PEMILIHAN JUDUL Ilmu Office Management adalah ilmu yang sangat penting dipelajari dan dipahami. Ilmu Office Management ini sangat besar menfaatnya terutama bagi pimpinan dalam suatu kantor atau instansi. Seperti kita ketahui bahwa kantor merupakan tempat berkumpulnya para pegawai yang melakukan kegiatan-kegiatan dalam kantor. Oleh karena itu kantor akan menjadi penting bagi suatu organisasi, karena administrasi kantor dapat melancarkan jalannya kegiatan kantor. Organisasi dalam pencapaian tujuan ada kalanya jauh dari yang diharapkan, tetapi ada kalanya diakhiri dengan hasil yang optimal. Hal ini tergantung dari administrasi yang dijalankan oleh tiap-tiap kantor. Agar pelaksanan kegiatan kantor dapat berjalan dengan baik diperlukannya administrasi perkantoran. Disini adalah rangkaian aktivitas perkantoran yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengendalian serta penyelenggaraan pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor ini berkenaan dengan pembuatan surat, penyampaian keterangan, laporan-laporan dan pengarsipan. Bila administrasi kantor kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan

kerugian pada perusahaan tersebut. Salah satu kerugiannya adalah memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi kantor yang benar maka akan menguntungkan perusahaan itu sendiri. Sebab membantu tercapainya aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya. Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi kantor merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan di dalam organisasi atau perusahaan harus berhubungan dengan administrasi. Kegiatan yang biasanya dilakukan administrasi perkantoran adalah mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya menghimppun , mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan mengimpan data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor tersebut. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujaun organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi kantor yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu. Sehubungan dengan hal tersebut diatas, penulis terdorong untuk melihat dan mengetahui tentang kinerja serta peranan administrasi kantor dalam mendukung ©2004 Digitized by USU digital library 1keberhasilan pencapaian tujuan pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara, sehingga penulis tertarik memilih judul penelitian ini yaitu Kinerja dan Peranan Administrasi Kantor pada Kantor Badan

Administrasi kantor adalah kegiatan administratif yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya. TINJAUAN PUSTAKA Administrasi memegang peranan yang sangat penting pada suatu perusahaan atau organisasi. PERUMUSAN MASALAH DAN HIPOTESIS Secara garis besar kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam suatu kantor meliputi bidang kepegawaian. dan semuanya itu tidak terlepas dari kegiatan administrasi. keuangan. pembekalan. untuk memperlancar jalannya kegiatan dalam mencapai tujuan. dilakukan secara terus-menerus dengan menggunakan segenap peralatan kantor (perangkat lunak) untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pokok organisasi. Untuk mengukur berhasil tidaknya kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan administrasi yang baik.Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. . Pengertian administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama dari sekelompok orang dalam usaha mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan bersama. maka hipotesisi dalam penelitian ini adalah: “kinerja dan peranan administrasi pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik dan pada saat ini benar-benar dirasakan manfaatnya didalam pencapaiana tujuan”. hubungan masyarakat dan sebagainya. Berdasarkan latar belakang pemilihan judul dan juga banyaknya kegiatan diatas maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: “ bagaimana kinerja dan peranan administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara”. C. Seiring dengan perumusan masalah pada penelitian di atas. B.

tumpang tindih. Untuk mengetahui kinerja dan peranan administrasi kantor dalam pencapaian tujuan kantor yang diterapkan pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara 2. Pengaturan tata persuratan pemerintah dipandang perlu untuk kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan serta dimaksudkan untuk mencegah sejauh mungkin kesimpangsiuran. salah tafsir dan pemborosan dalam komunikasi kedinasan. mempunyai fungsi yang penting untuk mengampaikan informasi dan data yang diperlukan dalam kegiatan pemerintahan dan pembangunan.A. adalah agar segala kegiatan – kegiatan yang ada dalam suatu organisasi suatu organisasi suatu kantor dapat berjalan dengan efektif dan efisien ©2004 Digitized by USU digital library 2D. Tujuan administrasi kantor menurut H. Mencoba menerapkan teori-teori administrasi kantor yang telah dipelajari dan .Administrasi kantor yang baik merupakan sarana komunikasi dalam pemerintahan ditingkat pusat maupun daerah. Moenir.S. peralatan elektronik (computer dan internet) dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Kegiatan administrasi yang dilaksanakan sebagai pusat kegiatan kantor tidak terlepas dari seluruh peralatan kantor yang dimiliki untuk pelaksanaannya. Oleh karena itu administrasi di lingkungan instansi pemerintah sebagai salah satu aspek ketatalaksanaan perlu diatur dengan sebaik-baiknya untuk mendukung kelancaran pencapaian tujuan. TUJUAN PENELITIAN : Tujuan penelitian ini adalah: 1. Kegiatan utama administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara adalah kerjasama dari sekelompok orang yang bertugas menangani surat-surat maupun penggunaan mesin tik.

METODOLOGI PENELITIAN : Untuk kelengkapan data yang diperoleh dalam penelitian ini. Lokasi penelitian yang ditentukan penulis bertempat di kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara yaitu tepatnya di Bagian Umum yang khususnya menangani administrasi kantor. Data sekunder yaitu data yang dikumpulkan melalui berbagai literature seperti buku-buku. 2. F. dokumen kantor dan literature linnya yang mempunyai hubungan topic yang diteliti. majalah-majalh. Memberikan sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara agar lebih baik lagi di dalam pelaksanaan kinerjanya. penulis melakukan penelitian dengan mempertimbangkan berbagai hal yaitu: 1. Data primer yaitu data yang dikumpulkan secara langsung pada objek yang diteliti dengan cara melihat secara langsung kinerja dan peranan administrasi perkantoran pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara b.yang telah diajarkan E. untuk memperoleh keterangan yang bersifat teoritis. 2. 3. MANFAAT PENELITIAN : Manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian ini adalah: 1. Jenis dan sumber data yang diperlukan dalam penelitian ini meliputi: a. brosur-brosur. Dapat menambah ilmu pengetahuan dan wawasan penulis dalam bidang administrasi perkantoran. . Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti yang tertarik pada objek yang sama.

buku ilmiah b. tujuan dan . Metode Analisis Data Analisis data dilakukan dengan metode deskriptif yaitu: mengumpulkan. mengalalisa serta menginterpretasikan data dari Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. perumusan masalah serta hipotesis penelitian. tinjauan pustaka. 4. maka diperoleh gambaran yang jelas mengenai kinerja dan peranan administrasi perkantoran serta permasalahannya dan menarik kesimpulan dan memberikan saran atau masukan yang khusus kemudian membandingkan dengan landasan teoritis. ©2004 Digitized by USU digital library 3G. Wawacara dilakukan dengan menanyakan secara langsung bagaimana administrasi itu dilakukan. peneliti melakukan penelitin dengan menggunakan metode ini: a. Penelitian Kepustakaan (Library Research) yaitu suatu cara untuk memperoleh data dan informasi yang bersumber dari perpustakaan seperti membaca buku. Penelitian Lapangan (Field Research) yaitu merupakan penelitian yang dilakukan dengan wawancara dan observasi. maka penulis mencoba menguraikan sistematika pembahasan yang terperinci dan terarah mengenai isi laporan penelitian ini pada bab-bab berikut ini: BAB I Pendahuluan Merupakan bab awal yang akan menguraikan alasan pemilihan judul. Dari metode analisis data yang bersifat deskriptif diatas. SISTEMATIKA PEMBAHASAN Untuk memperjelas serta mempermudah pemahaman mengenai isi laporan penelitian ini. Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh kelengkapan data-data yang diperlukan dalam tulisan ini.3. mengelolah data. mengklasifikasikan.

serta kinerja administrasi kantor. BAB III Analisa dan Evaluasi Dalam bab ini penulis akan mengadakan analisa dan evaluasi data –data yang berhubungan dengan kinerja dan peranan administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. SEJARAH SINGKAT DAN STRUKTUR ORGANISASI KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (BAPEMMAS) PROPINSI SUMATERA UTARA Organisasi Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Dati I diatur . fungsi dan peranan administrasi kantor. metode penelitian serta sistematika pembahasan BAB II Kinerja dan Peranan Administrasi Kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (Bapemmas) Propinsi –SU Dalam bab ini akan diuraikan mengenai sejarah singkat berdirinya dan struktur organisasi Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. BAB II FUNGSI DAN PERANAN ADMINISTRASI KANTOR PADA KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (BAPEMMAS) PROPINSI SUMATERA UTARA A. pengertian.manfaat penelitian. BAB IV Kesimpulan dan Saran Dalam bab ini penulis mencoba memberikan kesimpulan dan saran sesuai dengan kemampuan penulis yang bertitik tolak pada pengumpulan data yang telah penulis lakukan yang nantinya bias memebrikan manfaat bagi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dan bagi pembaca pada masa yang akan datang.

Bentuk dari organisasi yang dianut perusahaan juga mempengaruhi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam mengorganisir bawahannya. peralatan dan fasilitas lainnya yang terlibat di dalamnya.berdasarkan keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 1993 tentang organisasi dan tata Kerja Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Dati I dan Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Kabupaten/Kotamadya Dati II yang menjabarkan lebih lanjut melalui Peraturan Daerah Propinsi Dati I Sumatera Utara Nomor 12 Tahun 1993 tentang organisai dan tata kerja kantor pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Dati I Sumatera Utara. seorang pimpinan perusahaan harus mampu mengatur organisasi. karena itu di dalam menetapkan bentuk organisasi yang dipergunakan perusahaan harus dapat penyesuaian susunan dan penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya. Dalam suatu oragnisasi dengan segala aktivitasnya terdapat hubungan di antara orang yang menjalankan aktivitas tersebut. batas-batas kekuasaan yang ada padanya dan kepada siapa . Struktur organisasi perusahaan mencerminkan kebijaksanaan yang ditempuh untuk mengadakan pengawasan terhadap manusia. menentukan bagian yang tepat untuk diduduki oleh orang yang tepat pula. Sebagai tindak lanjut implementasi Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang pemerintahan daerah maka Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Sumatera Utara berubah sebutan menjadi Badan Pemberdayaan Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Masyarakat (Bapemmas) Propinsi ©2004 Digitized by USU digital library 4Nomor 4 Tahun 2001 tanggal 31 Juli 2001 tentang Lembaga Teknis Propinsi Sumatera Utara. Demi tercapainya tujuan. Dengan adanya struktur organisasi maka setiap pimpinan dan bawahan yang ada dalam perusahaan akan mengetahui dengan jelas sampai dimana kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan.

Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Pemanfaatan Teknologi Tepat Guna 6. Pelaksanaan urusan administrasi rumah tangga dalam rangka menunjang tugastugas Pemberdayaan Masyarakat. Dengan demikian struktur organisasi bukanlah tujuan perusahaan tetapi dipergunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan.harus bertanggung jawab. . Dalam Perda tersebut disebutkan bahwa Badan Pemberdayaan Masyarakat mempunyai tugas pokok yaitu mengelenggarakan urusan pemerintahan Propinsi dibidang Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Sumatera Utara . maka dalam Perda Propinsi Sumatera Utara Nomor 4 TAhun 2002 tentang lembaga Teknis Daerah Sumatera Utara disebutkan bahwa salah satu tugas pemerintahan Propinsi Sumatera Utara adalah pelaksanaan sebagian tugas dibidang Pemberdayaan Masyarakat. Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Sosial Budaya Masyarakat 3. Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Ketahanan Masyarakat 2. Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Pemanfaatan Sumber Daya Alam 5. maka Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Sumatera Utara mempunyai fungsi: 1. Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Usaha Ekonomi Masyarakat 4. Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut. Dalam rangka mengamban tugas dan fungsi pemerintahan Propinsi dalam bidang Pemberdayaan Masyarakat. Berhasil tidaknya suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya banyak banyak dibantu dengan adanya organisasi yang baik.

2. Sumber Daya Manusia yang berkwalitas serta akurasi data yang perumusannya ada dalam tatalaksana masyarakat. Meningkatkan Ketahanan Masyarakat dalam melaksanakan parsitifative yang didukung Kelembagaan Masyarakat yang kuat. mengembangkan inovasi dan memanfaatkan spesifikasi Teknologi Tepat Guna (TTG) dalam setiap kegiatan. 6. Meningkatnya kemampuan masyarakat dalam memanfaatkan. pameran Teknologi Tepat Guna (TTG).merehabilitasi.Untuk mengimplementasikan tugas dan fungsi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) Propinsi Sumatera Utara. 4. Bertumbuhnya Kelembagaan Usaha keluarga dan Masyarakat dan tumbuh pada ekonomi kerakyatan yang didukung oleh ketersediaan sarana dan prasarana ekonomi suatu bagian and menjadi usaha yang efisien serta tekad produksi dan pemasaran yang konventitif. maka kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) mempunyai tujuan sebagai berikut: 1. perhatian terhadap kwalitas anak dan remaja dan potensi adapt istiadat dan nilai-nilai social masyarakat ©2004 Digitized by USU digital library 53. Terciptanya social budaya yang kondusif dalam pemberdayaan dengan motivasi dan tingkat swadaya gotong royong yang tinggi. 5. konservasi Sumaber Daya Alam secara berkesinambungan dan berwawasan lingkungan yang berbasis pada perbuatan msnusia. Terlaksananya Manajemen Kesekretariatan dan Indikator Kinerja Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) yang professional. Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan masyarakat untuk menciptakan. STRUKTUR ORGANISASI . penggelaran.

B. Pengertian Administrasi Kantor Administrasi memegang peranan yang sangat penting pada suatu perusahaan atau organisasi untuk memperlancar jalannya kegiatan dalam mencapai tujuan.4 TAhub 2001 tanggal 31 Juli 2001 tentang struktur oganisasi kantor Badan Pemberdayaan Propinsi Sumatera Utara. Bukanlah tujuan perusahaan akan tetapi merupakan alat yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. FUNGSI DAN PERANAN ADMINISTRASI KANTOR 1. PENGERTIAN. maka dapat diketahui bahwa bentuk organisiasinya adalah lini dan staff. Dengan demikian struktur organisasi. maka penulis akan memberikan pengertian kata administrasi itu sendiri menurut beberpa ahli yaitu: The Liang Gie .Berhasil tidaknya suatu perusahaan dalam pencapaiana tujuannya didukung dengan adanya struktur organisasi yang baik. masing-masing pimpinan wajib mengadakan rapat berkala dengan para bawahan. setiap pimpinan unit dibantu oleh semua kepala satuan administrasi yang berada di bawahnya. Para bawahan juga dapat melaksanakan tugasnya dengan penuh rasa tanggung jawab. Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat(BAPEMMAS) Propinsi Sumatera Utara dalam usaha mencapai tujuannya maka dalam setiap melaksanakan tugasnya. Berdasarkan Perda Propinsi Sumatera Utara No. Dimana setiap pimpinan suatu organisasi dalam lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) Propinsi Sumatera Utara bertanggung jawab memimpin bawahannya masing-masing dan memberikan pedoman membimbing serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya. Sebelum penulis memberikan pengertian kata administrasi kantor . Dalam rangka pemberian bimbingan dan petunjuk terhadap bawahannya.

Dalam hal ini penulis ingin mengemukakan agar arti yang dimaksud tidak simpang siur. Penerbit Liberty.“Administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu” 1 1 The Liang Gie. Sudut fungsi . Yogyakarta 2000 ©2004 Digitized by USU digital library 6Sondang P. Administrasi dalam arti luas yang berarti dapat ditinjau dari tiga sudut: a.S Moenir mengatakan. Administrasi dalam arti sempit yang berarti ketatausahaan (clerical work) 2.” 2 Drs.” 3 Pengertian administrasi tersebut dapat luas tetapi dapat juga sempit. Sudut proses b. Administrasi perkantoran Modern.Siagian “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertetentu secara berdaya guna. dan untuk lebih jelasnya akan penulis kemukakan sebagai berikut: 1. “Administrasi adalah proses penyelenggaraan kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan Sumber Daya Manusia.A. Cetakan VII. H.

Tujuan yang akan dicapai serta proses kerjasama itu bermacammacam. dilakukan secara terus-menerus dengan menggunakan segala peralatan kantor (peralatan lunak) untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pokok organisasi. Jadi. demikian juga jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama itu dapat dilaksanakan pada waktu dan tempat yang berlainan. Sudut kepranataan Administrasi dalam arti sempit merupakan proses kegiatan kerjasama yang sangat bersifat pekerjaan kantor meliputi kegiatan mencatat. Fungsi Administrasi Kantor . yang bersama-sama dengan subsistem lain membentuk bergerak menuju tujuan. dapat kita simpulkan bahwa pengertian administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama dari sekelompok orang dalam usaha mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan bersama. semua menjadi sasaran utama daripada kerjasam atersebut yaitu tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan mengenai administrasi kantor dapat dijelaskan bahwa ia merupakan subsistem dari system administrasi organisasi. Administrasi dalam arti luas meliputi segenap proses kerjasama untk mencapai tujuantersebut yang telah ditetapkan terlebih dahulu. atau secara umum dapat disebutkan sebagai penyelenggaraan kerja dimana dalam masa modern sekarang ini administrasi merupakan kunci dalam pelaksanaan kegiatan atau alat yang paling penting dan perlu dilaksanakan.A. H. yang bersifat teknik ketatausahaan.S Moenir adalah: “Administrasi kantor adalah kegiatan administrative yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya.” 4 2. Untuk lebih jelasnya penegrtian dari administrasi kantor menurut Drs.c. surat-menyurat dan sebagiannya.

Jakarta 4 Ibid. Ad. Pengarahan (Leading) 4. Perencanaan (Planning) Perencanaan adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan kebijaksanaan. Perencanaan (Planning) 2. prosedur. anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pengawasan (Controlling) Ad. metode. sedangkan pada manajemen fungsinya ada 4 yaitu: 1.1. Bumi Aksara. perbedaannya pada administrasi fungsi-fungsi itu bersifat menyeluruh dan berlaku bagi seluruh organisasi. Istilah untuk mengidentifikasi fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama.S Moenir. ©2004 Digitized by USU digital library 7Sebelum penulis menuraikan fungsi administrasi kantor maka penulis ingin menjelaskan terlebih dahulu fungsi administrasi.2 Pengorganisasian (Organization) Pengorganisasian adalah penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Cetakan I.Siagian .2 Sondang P. program. Rineka. perancangan dan . Cetakan I.80.A. Pengorganisasian (Organizing) 3. Jakarta 1992 3 H. Kerangka Dasar Ilmu Administrasi. hal. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. system. proyek.

3 Pengarahan (Leading) Pengarhan adalah membuat datau mendapatkan para karyawan melaksanakan apa yang diinginkan. 2. Ad. baik mengenai mutu mapun banyaknya hasil kerja itu.4 Pengawasan (Controling) Pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan. gaya dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi. penugasan tanggugn jawab tertentu dan kemudian pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu yang melaksanakan tugas-tugasnya. motivasi. Organisasi itu harus efisien Berarti bahwa organisasi itu harus memiliki susunana yang logis sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik setara dengan hasil kerjanya. dan disiplin. 5 3. Organisasi itu harus sehat Berarti bahwa organisasi itu mempunyai bentuk yang teratur dimana masingmasing bidang bekerja serta pejabat yang tugas dan wewenangnya merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan . Ad. dan harus mereka melakukan dengan melibatkan kualitas. Tujuan Administrasi Kantor Agar suatu perusahaan atau organisasi benar-benar mencapai tujuan secara penuh maka harus memenuhi 2 (dua) syarat yaitu: 1.pegnembangan suatu organisai atau kelompok kerja yang membawa hal-hal tersebut kearah tujuan.

c. b.organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpang siuran.Hani handoko. Bersifat idealistic. Gunung Agung Jakarta. Dasar-Dasar MAnajemen Cetakan VIII.Siagian memiliki cirri-ciri antara lain: a. tujuan administrasi kantor dapat merupakan tujuan jangka pendek. Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan administrasi kantor itu adalah agar segala kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu organisasi suatu kantor dapat berjalan dengan efisien dan efektif. Sebaliknya berbagai sasaran mempunyai cirri-ciri: a. Sifatnya praktikal. Bentuknya relative abstrak. Hasilnya pada umumnya dapat dikuantifikasikan. PERANAN ADMINISTRASI KANTOR Pada dasarnya kegiatan administrasi kantor pada kantor Badan . Jangkauan waktunya lebih pendek c. Selain itu.1992 ©2004 Digitized by USU digital library 8menengah sering disebut dengan istilah “sasaran”atau“tujuan antara” karena meruapakan bagian dari tujuan jangka panjang. b. Tujuan jangka pendek dan jangka 5 T. C. Kualifikasinya ialah tidak terbatas. Tujuan jangka panjang menurut P. Bentuknya lebih konkrit d. Perbedaan tujuan jangka panjang dan berbagai sasaran dapat dilakukan dengan mengetahui ciri masing-masing. jangka menengah dan jangka panjang.

memberikan semua keterangan-keterangan yang lengkap dan yang diperlukan kepada siapa. Pekerjaan kantor pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara ini berperan penting dalam memudahkan atau meringankan tugas orang-orang yang menjalankan kegiatan perkantoran. Adapun peranan administrasi yang dilaksanakan pada kantor kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara adalah: 1. Pada dasarnya pekerjaan administrasi pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara bersifat komunikasi meliputi pengumpulan data. Menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan bagi pihak pengurus dan pimpian dalam proses pembuatan keputusan. Menetapkan dan menyatakan maksud.Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dipergunakan untuk menyelesaikan segala pekerjaan kantor guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. juga membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai satu kesatuan dan melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan kantor. 2. tujuan dan sasaran organisasi . dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan secara efisien terutama bagi pihak pimpinan. bilamana. Peranan administrasi kantor disini sangat diperlukan oleh kantor tersebut karena pekerjaan kantor membantu memberi data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk menjalankan kantor dan mempermudah pimpinan dalam memngambil keputusan untuk pelaksanaan tugas selanjutnya. pencatatan dan pengolahan bahan-bahan sehingga sangat berguna bagi pihak administrasi yang berkepentingan.

penemuan. memeriksa. Oleh karena itu administrasi dilingkungan instansi pemerintah sebagai salah satu aspek ketatalaksanaan perlu diatur dengan sebaik . Menyediakan perlengkapan untuk kepanitiaan dan pertemuan yang diperlukan bagi kegiatan agar tercapai koordinasi yang baik antara para pegawai. 4. KINERJA ADMINISTRASI KANTOR Kinerja administrasi kantor yang baik menciptakan komunikasi yang baik dalam pemerintahan ditingkat pusat maupun daerah. 7. salah tafsir dan pemborosan dalam komunikasi kedinasan. ©2004 Digitized by USU digital library 9Adapun kegiatan administrasi dalam peranannya pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara seperti mengetik. tumpang tindih. Membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai satu kesatuan. Meletakkan rencana yang luas bagi penyusunan organisasi 6. D.baiknya untuk mendukung pengaturan tata persuratan tugas kelancaran pencapaian tujuan. mempunyai fungsi yang penting untuk menyampaikan dalam kegiatan pemerintahan informasi dan data yang diperlukan kinerja dan pembangunan. Kinerja dan Pemerintah umum dipandang perlu untuk kelancaran pelaksanaan pemerintah dan pembangunan serta dimaksudkan untuk mencegah sejauh mungkin kesimpangsiuran. 5. Mengadakan evaluasi yang teliti terhadap keseluruhan hasil pelaksanaan .3. menelepon dan menggunakan surat-surat serta mengirim surat-surat serta pengurusan arsip yang meliputi penyimpanan. Melatih dan menyusun staf pelaksana sebagaimana ditetapkan dalam rencana. . dan pemusnahan arsip dan surat-surat lain yang ada pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara.

Berarti kegiatan surat-menyurat membutuhkan suatu system . yaitu dengan administrasi yang teliti/rapi dan terarah dalam penyampaian setiap data dan informasi yang diperoleh dari pihak luar baik dan dari instansi pemerintahan maupun swasta dapat dilaksanakan dengan baik. Dalam hal ini kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sangat mengutamakan komunikasi yang baik dan lancar dalam melaksanakan misi tersebut. Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempunyai misi meningkatkan fungsi dan peran pemerintahan desa/kelurahan serta istitusi/lembaga kemasyarakatan sebagai fasilitator dan wadah partisipasi masyarakat dalam pembangunan.Kegiatan administrasi yang dilaksaakan sebagai pusat kegiatan kantor tidak terlepas dari seluruh peralatan kantor yang dimiliki untuk pelaksanaannya. Kegiatan surat menyurat sangat penting dilakukan karena surat adalah salah satu sarana komunikasi yang digunakan dalam suatu kantor. Kegiatan utama administrasi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara adalah kerjasama dari sekelompok orang yang bertugas menangani surat-surat aupun penggunaan mesin tik. Organisasi dalam hal yang membrikan informasi dari orang atau organisasi lain. Penulis akan membahas terlebih dahulu tentang kegiatan surat menyurat pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. peralatan elektronik (komputer dan internet) dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Kegiatan yang dilakukan dalam suatu kantor antara lain adalah kegiatan surat-menyurat dan pengarsipannya. D.1 Kegiatan Utama Administrasi Kantor Dalam setiap kegiatan suatu kantor / organisasi sudah pasti terdapat proses administrasi. Administrasi kantor yang dilakukan selama ini sangat mendukung seluruh program kegiatan kantor.

tanggal penulisan surat. maka sehubungan dengan itu ada pegawai yang bertanggung jawab memerima surat dari petugas pos mapun dari kantor lain. nomor surat. Maka dalam hal ini diperlukan suatu unit dalam penanganannya. diteliti terlebih dahulu berdasarkan sifatnya dan dibedakan atas: 1. Setiap surat atau dokumen yang diterima oleh suatu kantor pasti mempunyai nilai yang sangat berharga. Surat masuk dalam kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara pertama kali ditangani oleh bagian umum dan setelah itu didisposisikan ketatausahaan dan dikirim ke bidang lain. seperti masalah pangkat. 3. sehingga senantiasa dapat diikuti proses perkembangannya. pendidikan dan lain-lain. Surat umum. Surat kepegawaian yaitu surat mengnai hal-hal kepegawaian. sebagai nilai komunikasi maupun sebagai salah satu pembuktian lain yang menunjukkan adanya kegiatan ©2004 Digitized by USU digital library 10yang hidup dalam kantor yang bersangkutan. Surat Undangan 2. Yang dimaksud dengan surat masuk adalah segala komunikasi tertulis yang diterima suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan. Karenanya pengurusan akan suratsurat harus dilakukan secara tepat. Adapun proses surat-menyurat yang diteliti penulis adalah mengenai surat masuk dan keluar disamping pengarsipannya. baiks ebagai bahan pembuktian.administrasi yang baik menangani dan mengelolahnya. perkembangan dari kabupaten/kota atapun instansi lain. Setelah itu diteruskan . Pada bagian umum dilakukan pencatatan yaitu tanggal penerimaan surat . yaitu surat yang berisi data kegiatan. Sebelum surat dikirim. asal surat dan perihal. Surat yang diterima kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempunyai nilai yang sangat berharga baik sebagai alat pembuktian dan sebagai alat komunikasi.

baik intern maupun ekstern. Sifat dan besarnya instansi atau perusahaan turut pula menentukan cara-cara pengurusan surat-surat keluar. Surat keluar adalah semua surat yang diselesaikan oleh pihak kantor.ke Sekretaris Badan yang kemudian didispososokan ke masing-masing bidang yang bersangkutan dengan perihal surat tersebut untuk kemudian diproses lebih lanjut. Pemeriksaan lampiran . Penyortiran Penyortiran adalah pemilihan surat-surat yaitu pemisahan serta pengelompokkan surat 2. Surat-surat tersebut harus dipersiapkan dengan sebaikbaiknya.Keterangan dan banyaknya lampiran 4. Surat surat yang diterima oleh instansi atau perusahaan adalah bahan dokumentasi yang sangat berharga baik sebagai bahan otentik atau media komunikasi maupun sebagai alat pembukti adanya kehidupan dalam instansi atau perusahaan yang bersangkutan. nomor dan perihal surat 3. . pengiriman surat. Karena itu dalam prosesnya surat keluar harus dilaksanakan dengan cara yang cepat dan tepat agar surat itu tidak menimbulkan kesalahpahaman. Pencatatan surat Pencatatan semua surat-surat masuk dalam buku agenda surat.tanda tangan dan stempel . baik isi mapun formatnya. Pemberian tanggal Pemberian tanggal penerimaan. Prosedur penanganan surat masuk pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sebagi berikut: 1. apabila terdapat kesalahan diantara surat-surat tersebut dibutuhkan penangan lebih lanjut.

Tindak lanjut tersebut biasanya berupa jawaban atau tanggapan yang dibutuhkan sipengirim surat. Dari pembagian tanggung jawab pada masing-masing bidang dalam organisasi di kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara akhirnya telah menghasilkan suatu kinerja pekerjaan yang baik dan memuaskan sampai unit terkecil dalam organisasi. baru dimasukkan ke dalam amplop untuk dikirim ke alat yang dituju. pimpinan telah melakukan pembagian kerja dan tanggung jawab guna menjaga kekeliruan tumpang tindih dalam pekerjaan. serta untuk mempermudah atasan dalam pengawasannya. Peranan administrasi kantor pada umumnya adalah untuk mencapai . BAB III ANALISA DAN EVALUASI Berdasarkan uraian terdahulu penulis akan menganalisa dan mengevaluasi tentang kinerja dan peranan administrasi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. Proses surat keluar tersebut dimulai dengan pengiapan konsep surat . setelah selesai dilanjutkan dengan persetujuan konsep agar segera dapat dilakukan pengetikan surat yang kemudian oleh Kepala Badan/Kepala Bidang ditandatangani lalu kemudian pegawai Bagian Umum memberikan nomor dan tanggal surat sesuai dengan tanggal yang ditandatangani oleh atasan. Tindak ©2004 Digitized by USU digital library 11lanjutnya proses surat keluar bagian umum ini dilakukan pemberian stempel. Untuk menciptakan kinerja yang efektif dan efisien. Administrasi kantor adalah kegiatan administratif yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya dilakukan secara terus-menerus dengan mempergunakan segala peralatan kantor untuk menunjang kinerja pelaksanaan administrasi.

Manfaat ini semua diperlukan sesuai dengan majunya cara berpikir manusia yang semakin kompleks. Karena administrasi merupakan proses kerjasama antara dua manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan serta untuk menyediakan abahn pertanggungjawaban tersebut bagi bagian kantor. Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera . pada saat ini benar-benar sangat dirasakan manfaatnya. Apabila dilihat dari struktur organisasinya. sehingga kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara setiap saat mengikuti perkembangan administrasi itu sendiri maka aktivitas administrasi kegiatan-kegiatan lapangan harus didukung oleh seluruh pegawai yang terkait dalam kegiatan kantor . Administrasi kantor yang baik tentunya akan dapat memberikan informasi yang cepat. dimana setiap pimpinan suatu organisai dalam lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara bertanggung jawab memimpin bawahannya masing-masing dan memberikan pedoman membimbing serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.agar dapat berguna kegiatan . tepat dan lengkap.kegiatan berjalan dan dengan yang dilaksanakan atau baik setiap hari dalam tepat kantor waktu. sesuai rencana dan tujuan yang telah ditetapkan dan kearsipan mempunyai tujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan. Fungsi dan peranan administrasi kantor pada Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. dengan efisien dengan berjalan dengan dan terselenggara teratur. maka kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempergunakan struktur organisasi lini dan staf.

sumber daya manusianya. sehingga pengelenggaraan surat-surat dan pengarsipannya dapat dilakukan dengan baik. belum dipergunakan untuk penyimpanan arsip. Peranan administrasi dalam kegiatan di kantor tersebut terjadi karena setiap pegawai bertanggung jawab terhadap satu jenis pekerjaan yang memang menjadi tugasnya. Untuk mendukung kegiatan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat sangat diperlukan suatu proses administrasi yang baik dan teratur sejalan dengan kegiatan instansi tersebut. Komputer hanya dipergunakan secara manual untuk pengetikan dokumen dan surat-surat saja. Kegiatan-kegiatan kerjanya juga perlu mendapat pengawasan khusus. rapih an teratur tanpa masalah yang dihadapi. maka setiap bagian telah mempunyai rincian tanggung jawab masing-masing. maka setiap bidang harus mengetahui kegiatan yang dilakukan dari orang-orang yang dikepalainya. Hanya saja dalam pengoperasian peralatan seperti computer. sarana dan prasarana yang dibutuhkan masih kurang dimana peralatan yang dipergunakan masih sederhana. . agar aktivitas-aktivitasnya berjalan sesuai dengan apa yang direncanakan. Dengan adanya prosedur-prosedur khusus mengenai pelaksanaan penyelenggaraan surat-surat kantor pada kanttor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. terpadu. Adapun fungsi daripada administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sekarang ini adalah untuk memperlancar jalannya proses administrasi. Untuk dapat mempertanggung jawabkan pelimpahan wewenang yang diberikan pimpinan.Utara sebagai objek penelitian adalah merupakan suatu kantor yang menangani pemberdayaan masyarakat secara terencana. dalam hal ini berbagai data dan ©2004 Digitized by USU digital library 12informasi yang diperlukan dalam membantu kegiatan seharihari.

tanggung jawab yang jelas serta pedoman kerja yang jelas. Dengan demikian menurut peneliti/penulis sesuai dengan yang telah diuraikan di atas bahwa peranan administrasi yang ada pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara tidak jauah berbeda antara teori dengan praktek. Karena sesuai dengan teori. kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sesuai dengan fungsinya telah menerapkan peranan administrasi kantor dengan baik.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa peranan dari bagian administrasi merupakan suatu pelaksanaan pekerjaan dari awal sampai akhir. Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempunyai struktur organisasi berbentuk lini dan staf. mempunyai tujuan yang jelas. dimana setiap pekerjaan harus diseleksaikan dan dipertanggung jawabkan. maka itu disebabkan adanya kesalahan dalam pelaksanaan tugas administrasi kantor tersebut. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. dalam penyelenggaraannya. Walaupun pada hakekatnya tanggung jawab organisasi tetap berada pada pimpinan tetapi apabila terjedi suatu kesalahan yang mengakibatkna kerugian terhaap berbagai pihak. prinsip-prinsip manajemen yaitu teratur. Jadi dengan demikian. KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat penulis sampaikan dalam penulisan laporan penelitian ini adalah: 1. yaitu setiap pimpinan satuan organisasi dalam lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara bertanggung jawab .

B. Proses surat-menyurat dan pengarsipannya pertama kali ©2004 Digitized by USU digital library 13ditangani oleh Bagian Umum kemudian diteruskan ke sekretaris dan dikirim ke bidang lain. misalnya computer untuk ini penulis memberikan saran agar dapat diberikan pelatihan-pelatihan kepada pegawai untuk mengoperasikannya. SARAN-SARAN Pada dasarnya kinerja dan peranan administrasi kantor pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah cukup baik diantaranya penangan surat masuk dan surat keluar serta pengarsipan surat. 1. Kinerja administrasi kantor paad kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan efektif dan efesien. dalam hal ini berbagai data dan informasi yang diperlukan guna membantu kegiatan sehari-hari. Untuk meningkatkan profesionalisme Aparatur di lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dalam mengoperasikan peralatan administrasi kantor . 3. Peranan administrasi pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik dan pada saat ini benar-benar dirasakan manfaatnya dalam pencapaian tujuan yang diharapkan. Walaupun demikian dengan ini penulis ingin megnampaikan beberapa saran kepada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. khususnya untuk memperlancar proses administrasi.memimpin bawahannya masing-masing dan memberikan pedoman membimbing serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya. . Sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan oleh kantor ini adalah system abjad. 2.

Cetakan VII. Ilmu Administrasi . Bumi Aksara.Moenir. Cetakan kedelapan.2.Cetakan VII.S.2002 Miftah Thoha. Manajemem Kearsipan. Jakarta. PUB 13. 3. Cetakan I. Yogyakarta. PT. Administrasi Perkantoran Modern. Penerbit Lyberti. Administrasi Ketenagakerjaan. Jakarta. Yogyakarta. 1990 H. 1998 The Lian Gie. 1992 The Lian Gie. Kedudukan dan Penelitian Administrasi. Penerbit Lyberti. DAFTAR PUSTAKA Arie Susilo. Dasar-Dasar Manajemen. Yogyakarta. Administrasi Perkantoran Modern. Pengertian. cetakan VII. Robert. PT. 2000 The Lian Gie. 2001 T. Rineka Cipta. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. Yogyakarta.Raja Grafindo Persada. Kiranya kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dapat terus meningaktkan pemberian informasi dan data kepada masyarakat desa atau kelurahan sehingga terwujud keswadayaan masyarakat propinsi Sumatera utara dalam pelaksanaan administrasi kantor yang baik.Gunung Agung. Jakarta. Jakarta.A. Administrasi Perkantoran. 2000 Basir Barthos. 1992. Penerbit Lyberti. 1992 Heron. Dimensi-Dimensi Prima Ilmu Administrasi Negara. Jakarta. kantor Perburuhan Internasional.Hani Handoko. Penyempurnaan system informasi data sebaiknya dengan mempergunakan sarana-sarana computer sebagai alat penyimpanan arsip. . PT Bumi Aksara. Jakarta 2002 Soetarto.

©2004 Digitized by USU digital library 14 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful