KINERJA DAN PERANAN ADMINISTRASI KANTOR PADA KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (BAPPEMAS) PROPINSI SUMATERA UTARA ELISABETH

SIAHAAN Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara BAB I PENDAHULUAN A. ALASAN PEMILIHAN JUDUL Ilmu Office Management adalah ilmu yang sangat penting dipelajari dan dipahami. Ilmu Office Management ini sangat besar menfaatnya terutama bagi pimpinan dalam suatu kantor atau instansi. Seperti kita ketahui bahwa kantor merupakan tempat berkumpulnya para pegawai yang melakukan kegiatan-kegiatan dalam kantor. Oleh karena itu kantor akan menjadi penting bagi suatu organisasi, karena administrasi kantor dapat melancarkan jalannya kegiatan kantor. Organisasi dalam pencapaian tujuan ada kalanya jauh dari yang diharapkan, tetapi ada kalanya diakhiri dengan hasil yang optimal. Hal ini tergantung dari administrasi yang dijalankan oleh tiap-tiap kantor. Agar pelaksanan kegiatan kantor dapat berjalan dengan baik diperlukannya administrasi perkantoran. Disini adalah rangkaian aktivitas perkantoran yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengendalian serta penyelenggaraan pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor ini berkenaan dengan pembuatan surat, penyampaian keterangan, laporan-laporan dan pengarsipan. Bila administrasi kantor kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan

kerugian pada perusahaan tersebut. Salah satu kerugiannya adalah memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi kantor yang benar maka akan menguntungkan perusahaan itu sendiri. Sebab membantu tercapainya aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya. Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi kantor merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan di dalam organisasi atau perusahaan harus berhubungan dengan administrasi. Kegiatan yang biasanya dilakukan administrasi perkantoran adalah mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya menghimppun , mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan mengimpan data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor tersebut. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujaun organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi kantor yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu. Sehubungan dengan hal tersebut diatas, penulis terdorong untuk melihat dan mengetahui tentang kinerja serta peranan administrasi kantor dalam mendukung ©2004 Digitized by USU digital library 1keberhasilan pencapaian tujuan pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara, sehingga penulis tertarik memilih judul penelitian ini yaitu Kinerja dan Peranan Administrasi Kantor pada Kantor Badan

Pengertian administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama dari sekelompok orang dalam usaha mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan bersama. Untuk mengukur berhasil tidaknya kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan administrasi yang baik. keuangan. maka hipotesisi dalam penelitian ini adalah: “kinerja dan peranan administrasi pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik dan pada saat ini benar-benar dirasakan manfaatnya didalam pencapaiana tujuan”. Administrasi kantor adalah kegiatan administratif yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya. untuk memperlancar jalannya kegiatan dalam mencapai tujuan. pembekalan. B. C. . Berdasarkan latar belakang pemilihan judul dan juga banyaknya kegiatan diatas maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: “ bagaimana kinerja dan peranan administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara”. dilakukan secara terus-menerus dengan menggunakan segenap peralatan kantor (perangkat lunak) untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pokok organisasi. dan semuanya itu tidak terlepas dari kegiatan administrasi. PERUMUSAN MASALAH DAN HIPOTESIS Secara garis besar kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam suatu kantor meliputi bidang kepegawaian. hubungan masyarakat dan sebagainya. TINJAUAN PUSTAKA Administrasi memegang peranan yang sangat penting pada suatu perusahaan atau organisasi.Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. Seiring dengan perumusan masalah pada penelitian di atas.

TUJUAN PENELITIAN : Tujuan penelitian ini adalah: 1. Pengaturan tata persuratan pemerintah dipandang perlu untuk kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan serta dimaksudkan untuk mencegah sejauh mungkin kesimpangsiuran. adalah agar segala kegiatan – kegiatan yang ada dalam suatu organisasi suatu organisasi suatu kantor dapat berjalan dengan efektif dan efisien ©2004 Digitized by USU digital library 2D.S. Tujuan administrasi kantor menurut H. mempunyai fungsi yang penting untuk mengampaikan informasi dan data yang diperlukan dalam kegiatan pemerintahan dan pembangunan. Oleh karena itu administrasi di lingkungan instansi pemerintah sebagai salah satu aspek ketatalaksanaan perlu diatur dengan sebaik-baiknya untuk mendukung kelancaran pencapaian tujuan. salah tafsir dan pemborosan dalam komunikasi kedinasan. Kegiatan utama administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara adalah kerjasama dari sekelompok orang yang bertugas menangani surat-surat maupun penggunaan mesin tik.A. Untuk mengetahui kinerja dan peranan administrasi kantor dalam pencapaian tujuan kantor yang diterapkan pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara 2. tumpang tindih. Kegiatan administrasi yang dilaksanakan sebagai pusat kegiatan kantor tidak terlepas dari seluruh peralatan kantor yang dimiliki untuk pelaksanaannya. peralatan elektronik (computer dan internet) dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Mencoba menerapkan teori-teori administrasi kantor yang telah dipelajari dan .Administrasi kantor yang baik merupakan sarana komunikasi dalam pemerintahan ditingkat pusat maupun daerah. Moenir.

2. METODOLOGI PENELITIAN : Untuk kelengkapan data yang diperoleh dalam penelitian ini. penulis melakukan penelitian dengan mempertimbangkan berbagai hal yaitu: 1. F. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti yang tertarik pada objek yang sama. majalah-majalh. brosur-brosur. .yang telah diajarkan E. Jenis dan sumber data yang diperlukan dalam penelitian ini meliputi: a. Data sekunder yaitu data yang dikumpulkan melalui berbagai literature seperti buku-buku. Lokasi penelitian yang ditentukan penulis bertempat di kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara yaitu tepatnya di Bagian Umum yang khususnya menangani administrasi kantor. 2. untuk memperoleh keterangan yang bersifat teoritis. dokumen kantor dan literature linnya yang mempunyai hubungan topic yang diteliti. 3. MANFAAT PENELITIAN : Manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian ini adalah: 1. Data primer yaitu data yang dikumpulkan secara langsung pada objek yang diteliti dengan cara melihat secara langsung kinerja dan peranan administrasi perkantoran pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara b. Dapat menambah ilmu pengetahuan dan wawasan penulis dalam bidang administrasi perkantoran. Memberikan sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara agar lebih baik lagi di dalam pelaksanaan kinerjanya.

4. mengelolah data.3. Wawacara dilakukan dengan menanyakan secara langsung bagaimana administrasi itu dilakukan. peneliti melakukan penelitin dengan menggunakan metode ini: a. Dari metode analisis data yang bersifat deskriptif diatas. perumusan masalah serta hipotesis penelitian. mengalalisa serta menginterpretasikan data dari Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. Penelitian Lapangan (Field Research) yaitu merupakan penelitian yang dilakukan dengan wawancara dan observasi. SISTEMATIKA PEMBAHASAN Untuk memperjelas serta mempermudah pemahaman mengenai isi laporan penelitian ini. maka diperoleh gambaran yang jelas mengenai kinerja dan peranan administrasi perkantoran serta permasalahannya dan menarik kesimpulan dan memberikan saran atau masukan yang khusus kemudian membandingkan dengan landasan teoritis. tinjauan pustaka. Metode Analisis Data Analisis data dilakukan dengan metode deskriptif yaitu: mengumpulkan. ©2004 Digitized by USU digital library 3G. tujuan dan . Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh kelengkapan data-data yang diperlukan dalam tulisan ini. Penelitian Kepustakaan (Library Research) yaitu suatu cara untuk memperoleh data dan informasi yang bersumber dari perpustakaan seperti membaca buku. maka penulis mencoba menguraikan sistematika pembahasan yang terperinci dan terarah mengenai isi laporan penelitian ini pada bab-bab berikut ini: BAB I Pendahuluan Merupakan bab awal yang akan menguraikan alasan pemilihan judul. mengklasifikasikan.buku ilmiah b.

fungsi dan peranan administrasi kantor. BAB IV Kesimpulan dan Saran Dalam bab ini penulis mencoba memberikan kesimpulan dan saran sesuai dengan kemampuan penulis yang bertitik tolak pada pengumpulan data yang telah penulis lakukan yang nantinya bias memebrikan manfaat bagi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dan bagi pembaca pada masa yang akan datang. SEJARAH SINGKAT DAN STRUKTUR ORGANISASI KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (BAPEMMAS) PROPINSI SUMATERA UTARA Organisasi Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Dati I diatur . BAB II FUNGSI DAN PERANAN ADMINISTRASI KANTOR PADA KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (BAPEMMAS) PROPINSI SUMATERA UTARA A.manfaat penelitian. BAB III Analisa dan Evaluasi Dalam bab ini penulis akan mengadakan analisa dan evaluasi data –data yang berhubungan dengan kinerja dan peranan administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. serta kinerja administrasi kantor. metode penelitian serta sistematika pembahasan BAB II Kinerja dan Peranan Administrasi Kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (Bapemmas) Propinsi –SU Dalam bab ini akan diuraikan mengenai sejarah singkat berdirinya dan struktur organisasi Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. pengertian.

batas-batas kekuasaan yang ada padanya dan kepada siapa .berdasarkan keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 1993 tentang organisasi dan tata Kerja Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Dati I dan Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Kabupaten/Kotamadya Dati II yang menjabarkan lebih lanjut melalui Peraturan Daerah Propinsi Dati I Sumatera Utara Nomor 12 Tahun 1993 tentang organisai dan tata kerja kantor pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Dati I Sumatera Utara. Dengan adanya struktur organisasi maka setiap pimpinan dan bawahan yang ada dalam perusahaan akan mengetahui dengan jelas sampai dimana kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan. seorang pimpinan perusahaan harus mampu mengatur organisasi. karena itu di dalam menetapkan bentuk organisasi yang dipergunakan perusahaan harus dapat penyesuaian susunan dan penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya. Demi tercapainya tujuan. menentukan bagian yang tepat untuk diduduki oleh orang yang tepat pula. Sebagai tindak lanjut implementasi Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang pemerintahan daerah maka Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Sumatera Utara berubah sebutan menjadi Badan Pemberdayaan Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Masyarakat (Bapemmas) Propinsi ©2004 Digitized by USU digital library 4Nomor 4 Tahun 2001 tanggal 31 Juli 2001 tentang Lembaga Teknis Propinsi Sumatera Utara. Dalam suatu oragnisasi dengan segala aktivitasnya terdapat hubungan di antara orang yang menjalankan aktivitas tersebut. Bentuk dari organisasi yang dianut perusahaan juga mempengaruhi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam mengorganisir bawahannya. peralatan dan fasilitas lainnya yang terlibat di dalamnya. Struktur organisasi perusahaan mencerminkan kebijaksanaan yang ditempuh untuk mengadakan pengawasan terhadap manusia.

Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Ketahanan Masyarakat 2. Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Usaha Ekonomi Masyarakat 4. Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Pemanfaatan Sumber Daya Alam 5. Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Sosial Budaya Masyarakat 3. Dengan demikian struktur organisasi bukanlah tujuan perusahaan tetapi dipergunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan. maka dalam Perda Propinsi Sumatera Utara Nomor 4 TAhun 2002 tentang lembaga Teknis Daerah Sumatera Utara disebutkan bahwa salah satu tugas pemerintahan Propinsi Sumatera Utara adalah pelaksanaan sebagian tugas dibidang Pemberdayaan Masyarakat. Dalam Perda tersebut disebutkan bahwa Badan Pemberdayaan Masyarakat mempunyai tugas pokok yaitu mengelenggarakan urusan pemerintahan Propinsi dibidang Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Sumatera Utara . Dalam rangka mengamban tugas dan fungsi pemerintahan Propinsi dalam bidang Pemberdayaan Masyarakat. maka Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Sumatera Utara mempunyai fungsi: 1. . Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Pemanfaatan Teknologi Tepat Guna 6. Pelaksanaan urusan administrasi rumah tangga dalam rangka menunjang tugastugas Pemberdayaan Masyarakat. Berhasil tidaknya suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya banyak banyak dibantu dengan adanya organisasi yang baik. Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut.harus bertanggung jawab.

5.Untuk mengimplementasikan tugas dan fungsi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) Propinsi Sumatera Utara. pameran Teknologi Tepat Guna (TTG). konservasi Sumaber Daya Alam secara berkesinambungan dan berwawasan lingkungan yang berbasis pada perbuatan msnusia. Terlaksananya Manajemen Kesekretariatan dan Indikator Kinerja Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) yang professional.merehabilitasi. Bertumbuhnya Kelembagaan Usaha keluarga dan Masyarakat dan tumbuh pada ekonomi kerakyatan yang didukung oleh ketersediaan sarana dan prasarana ekonomi suatu bagian and menjadi usaha yang efisien serta tekad produksi dan pemasaran yang konventitif. penggelaran. Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan masyarakat untuk menciptakan. 4. 6. perhatian terhadap kwalitas anak dan remaja dan potensi adapt istiadat dan nilai-nilai social masyarakat ©2004 Digitized by USU digital library 53. Meningkatnya kemampuan masyarakat dalam memanfaatkan. Terciptanya social budaya yang kondusif dalam pemberdayaan dengan motivasi dan tingkat swadaya gotong royong yang tinggi. Meningkatkan Ketahanan Masyarakat dalam melaksanakan parsitifative yang didukung Kelembagaan Masyarakat yang kuat. STRUKTUR ORGANISASI . maka kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) mempunyai tujuan sebagai berikut: 1. 2. Sumber Daya Manusia yang berkwalitas serta akurasi data yang perumusannya ada dalam tatalaksana masyarakat. mengembangkan inovasi dan memanfaatkan spesifikasi Teknologi Tepat Guna (TTG) dalam setiap kegiatan.

masing-masing pimpinan wajib mengadakan rapat berkala dengan para bawahan. setiap pimpinan unit dibantu oleh semua kepala satuan administrasi yang berada di bawahnya. Berdasarkan Perda Propinsi Sumatera Utara No. Sebelum penulis memberikan pengertian kata administrasi kantor . Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat(BAPEMMAS) Propinsi Sumatera Utara dalam usaha mencapai tujuannya maka dalam setiap melaksanakan tugasnya. PENGERTIAN.4 TAhub 2001 tanggal 31 Juli 2001 tentang struktur oganisasi kantor Badan Pemberdayaan Propinsi Sumatera Utara. FUNGSI DAN PERANAN ADMINISTRASI KANTOR 1. Dalam rangka pemberian bimbingan dan petunjuk terhadap bawahannya. Dengan demikian struktur organisasi. maka dapat diketahui bahwa bentuk organisiasinya adalah lini dan staff. maka penulis akan memberikan pengertian kata administrasi itu sendiri menurut beberpa ahli yaitu: The Liang Gie .Berhasil tidaknya suatu perusahaan dalam pencapaiana tujuannya didukung dengan adanya struktur organisasi yang baik. Pengertian Administrasi Kantor Administrasi memegang peranan yang sangat penting pada suatu perusahaan atau organisasi untuk memperlancar jalannya kegiatan dalam mencapai tujuan. Bukanlah tujuan perusahaan akan tetapi merupakan alat yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. B. Para bawahan juga dapat melaksanakan tugasnya dengan penuh rasa tanggung jawab. Dimana setiap pimpinan suatu organisasi dalam lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) Propinsi Sumatera Utara bertanggung jawab memimpin bawahannya masing-masing dan memberikan pedoman membimbing serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

dan untuk lebih jelasnya akan penulis kemukakan sebagai berikut: 1. Administrasi dalam arti sempit yang berarti ketatausahaan (clerical work) 2. Administrasi perkantoran Modern. Sudut proses b. Cetakan VII. “Administrasi adalah proses penyelenggaraan kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta 2000 ©2004 Digitized by USU digital library 6Sondang P.Siagian “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertetentu secara berdaya guna.“Administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu” 1 1 The Liang Gie.” 2 Drs.S Moenir mengatakan. Penerbit Liberty. Administrasi dalam arti luas yang berarti dapat ditinjau dari tiga sudut: a. H. Dalam hal ini penulis ingin mengemukakan agar arti yang dimaksud tidak simpang siur.A.” 3 Pengertian administrasi tersebut dapat luas tetapi dapat juga sempit. Sudut fungsi .

” 4 2. Sudut kepranataan Administrasi dalam arti sempit merupakan proses kegiatan kerjasama yang sangat bersifat pekerjaan kantor meliputi kegiatan mencatat. H.S Moenir adalah: “Administrasi kantor adalah kegiatan administrative yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya. Untuk lebih jelasnya penegrtian dari administrasi kantor menurut Drs. Tujuan yang akan dicapai serta proses kerjasama itu bermacammacam. Sedangkan mengenai administrasi kantor dapat dijelaskan bahwa ia merupakan subsistem dari system administrasi organisasi. dilakukan secara terus-menerus dengan menggunakan segala peralatan kantor (peralatan lunak) untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pokok organisasi. Fungsi Administrasi Kantor . demikian juga jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama itu dapat dilaksanakan pada waktu dan tempat yang berlainan. Administrasi dalam arti luas meliputi segenap proses kerjasama untk mencapai tujuantersebut yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Jadi.A. dapat kita simpulkan bahwa pengertian administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama dari sekelompok orang dalam usaha mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan bersama. yang bersifat teknik ketatausahaan. yang bersama-sama dengan subsistem lain membentuk bergerak menuju tujuan. surat-menyurat dan sebagiannya. atau secara umum dapat disebutkan sebagai penyelenggaraan kerja dimana dalam masa modern sekarang ini administrasi merupakan kunci dalam pelaksanaan kegiatan atau alat yang paling penting dan perlu dilaksanakan. semua menjadi sasaran utama daripada kerjasam atersebut yaitu tujuan yang telah ditetapkan.c.

perbedaannya pada administrasi fungsi-fungsi itu bersifat menyeluruh dan berlaku bagi seluruh organisasi.Siagian .A. Istilah untuk mengidentifikasi fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama. program. Bumi Aksara. sedangkan pada manajemen fungsinya ada 4 yaitu: 1. system. perancangan dan .S Moenir.1. Perencanaan (Planning) 2. Pengorganisasian (Organizing) 3. Perencanaan (Planning) Perencanaan adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan kebijaksanaan. Jakarta 4 Ibid. Ad.2 Sondang P. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. prosedur. ©2004 Digitized by USU digital library 7Sebelum penulis menuraikan fungsi administrasi kantor maka penulis ingin menjelaskan terlebih dahulu fungsi administrasi. Rineka.2 Pengorganisasian (Organization) Pengorganisasian adalah penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. metode.80. Pengarahan (Leading) 4. Kerangka Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta 1992 3 H. hal. Cetakan I. proyek. Pengawasan (Controlling) Ad. anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Cetakan I.

Organisasi itu harus sehat Berarti bahwa organisasi itu mempunyai bentuk yang teratur dimana masingmasing bidang bekerja serta pejabat yang tugas dan wewenangnya merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan . gaya dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi. 2. Ad. dan disiplin. 5 3.pegnembangan suatu organisai atau kelompok kerja yang membawa hal-hal tersebut kearah tujuan. dan harus mereka melakukan dengan melibatkan kualitas.4 Pengawasan (Controling) Pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan. baik mengenai mutu mapun banyaknya hasil kerja itu. 3 Pengarahan (Leading) Pengarhan adalah membuat datau mendapatkan para karyawan melaksanakan apa yang diinginkan. motivasi. Organisasi itu harus efisien Berarti bahwa organisasi itu harus memiliki susunana yang logis sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik setara dengan hasil kerjanya. Ad. penugasan tanggugn jawab tertentu dan kemudian pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu yang melaksanakan tugas-tugasnya. Tujuan Administrasi Kantor Agar suatu perusahaan atau organisasi benar-benar mencapai tujuan secara penuh maka harus memenuhi 2 (dua) syarat yaitu: 1.

Sebaliknya berbagai sasaran mempunyai cirri-ciri: a. Gunung Agung Jakarta. Sifatnya praktikal. Tujuan jangka panjang menurut P.Hani handoko. C. Hasilnya pada umumnya dapat dikuantifikasikan. b. Bersifat idealistic. PERANAN ADMINISTRASI KANTOR Pada dasarnya kegiatan administrasi kantor pada kantor Badan . Kualifikasinya ialah tidak terbatas. Bentuknya relative abstrak. c. Dasar-Dasar MAnajemen Cetakan VIII. b. Bentuknya lebih konkrit d.organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpang siuran.1992 ©2004 Digitized by USU digital library 8menengah sering disebut dengan istilah “sasaran”atau“tujuan antara” karena meruapakan bagian dari tujuan jangka panjang. Tujuan jangka pendek dan jangka 5 T. Jangkauan waktunya lebih pendek c.Siagian memiliki cirri-ciri antara lain: a. tujuan administrasi kantor dapat merupakan tujuan jangka pendek. Selain itu. jangka menengah dan jangka panjang. Perbedaan tujuan jangka panjang dan berbagai sasaran dapat dilakukan dengan mengetahui ciri masing-masing. Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan administrasi kantor itu adalah agar segala kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu organisasi suatu kantor dapat berjalan dengan efisien dan efektif.

memberikan semua keterangan-keterangan yang lengkap dan yang diperlukan kepada siapa. Peranan administrasi kantor disini sangat diperlukan oleh kantor tersebut karena pekerjaan kantor membantu memberi data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk menjalankan kantor dan mempermudah pimpinan dalam memngambil keputusan untuk pelaksanaan tugas selanjutnya. Menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan bagi pihak pengurus dan pimpian dalam proses pembuatan keputusan. Adapun peranan administrasi yang dilaksanakan pada kantor kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara adalah: 1. bilamana. Pada dasarnya pekerjaan administrasi pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara bersifat komunikasi meliputi pengumpulan data. tujuan dan sasaran organisasi . pencatatan dan pengolahan bahan-bahan sehingga sangat berguna bagi pihak administrasi yang berkepentingan.Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dipergunakan untuk menyelesaikan segala pekerjaan kantor guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pekerjaan kantor pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara ini berperan penting dalam memudahkan atau meringankan tugas orang-orang yang menjalankan kegiatan perkantoran. 2. juga membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai satu kesatuan dan melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan kantor. Menetapkan dan menyatakan maksud. dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan secara efisien terutama bagi pihak pimpinan.

menelepon dan menggunakan surat-surat serta mengirim surat-surat serta pengurusan arsip yang meliputi penyimpanan. salah tafsir dan pemborosan dalam komunikasi kedinasan. penemuan. tumpang tindih. memeriksa. Kinerja dan Pemerintah umum dipandang perlu untuk kelancaran pelaksanaan pemerintah dan pembangunan serta dimaksudkan untuk mencegah sejauh mungkin kesimpangsiuran. 5. dan pemusnahan arsip dan surat-surat lain yang ada pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara.3. Menyediakan perlengkapan untuk kepanitiaan dan pertemuan yang diperlukan bagi kegiatan agar tercapai koordinasi yang baik antara para pegawai. Melatih dan menyusun staf pelaksana sebagaimana ditetapkan dalam rencana. mempunyai fungsi yang penting untuk menyampaikan dalam kegiatan pemerintahan informasi dan data yang diperlukan kinerja dan pembangunan. Meletakkan rencana yang luas bagi penyusunan organisasi 6. . KINERJA ADMINISTRASI KANTOR Kinerja administrasi kantor yang baik menciptakan komunikasi yang baik dalam pemerintahan ditingkat pusat maupun daerah. Mengadakan evaluasi yang teliti terhadap keseluruhan hasil pelaksanaan . ©2004 Digitized by USU digital library 9Adapun kegiatan administrasi dalam peranannya pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara seperti mengetik. 7.baiknya untuk mendukung pengaturan tata persuratan tugas kelancaran pencapaian tujuan. Oleh karena itu administrasi dilingkungan instansi pemerintah sebagai salah satu aspek ketatalaksanaan perlu diatur dengan sebaik . D. Membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai satu kesatuan. 4.

D. Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempunyai misi meningkatkan fungsi dan peran pemerintahan desa/kelurahan serta istitusi/lembaga kemasyarakatan sebagai fasilitator dan wadah partisipasi masyarakat dalam pembangunan. Kegiatan utama administrasi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara adalah kerjasama dari sekelompok orang yang bertugas menangani surat-surat aupun penggunaan mesin tik. yaitu dengan administrasi yang teliti/rapi dan terarah dalam penyampaian setiap data dan informasi yang diperoleh dari pihak luar baik dan dari instansi pemerintahan maupun swasta dapat dilaksanakan dengan baik. Organisasi dalam hal yang membrikan informasi dari orang atau organisasi lain.Kegiatan administrasi yang dilaksaakan sebagai pusat kegiatan kantor tidak terlepas dari seluruh peralatan kantor yang dimiliki untuk pelaksanaannya. Kegiatan yang dilakukan dalam suatu kantor antara lain adalah kegiatan surat-menyurat dan pengarsipannya. Penulis akan membahas terlebih dahulu tentang kegiatan surat menyurat pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. Kegiatan surat menyurat sangat penting dilakukan karena surat adalah salah satu sarana komunikasi yang digunakan dalam suatu kantor. Administrasi kantor yang dilakukan selama ini sangat mendukung seluruh program kegiatan kantor. peralatan elektronik (komputer dan internet) dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Berarti kegiatan surat-menyurat membutuhkan suatu system . Dalam hal ini kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sangat mengutamakan komunikasi yang baik dan lancar dalam melaksanakan misi tersebut.1 Kegiatan Utama Administrasi Kantor Dalam setiap kegiatan suatu kantor / organisasi sudah pasti terdapat proses administrasi.

sebagai nilai komunikasi maupun sebagai salah satu pembuktian lain yang menunjukkan adanya kegiatan ©2004 Digitized by USU digital library 10yang hidup dalam kantor yang bersangkutan. Surat masuk dalam kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara pertama kali ditangani oleh bagian umum dan setelah itu didisposisikan ketatausahaan dan dikirim ke bidang lain. Setelah itu diteruskan . Setiap surat atau dokumen yang diterima oleh suatu kantor pasti mempunyai nilai yang sangat berharga. Karenanya pengurusan akan suratsurat harus dilakukan secara tepat. Surat umum. Maka dalam hal ini diperlukan suatu unit dalam penanganannya. 3. nomor surat. baiks ebagai bahan pembuktian. Surat Undangan 2. pendidikan dan lain-lain. Adapun proses surat-menyurat yang diteliti penulis adalah mengenai surat masuk dan keluar disamping pengarsipannya. Yang dimaksud dengan surat masuk adalah segala komunikasi tertulis yang diterima suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan. tanggal penulisan surat. Pada bagian umum dilakukan pencatatan yaitu tanggal penerimaan surat . Surat yang diterima kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempunyai nilai yang sangat berharga baik sebagai alat pembuktian dan sebagai alat komunikasi. Sebelum surat dikirim.administrasi yang baik menangani dan mengelolahnya. seperti masalah pangkat. sehingga senantiasa dapat diikuti proses perkembangannya. maka sehubungan dengan itu ada pegawai yang bertanggung jawab memerima surat dari petugas pos mapun dari kantor lain. perkembangan dari kabupaten/kota atapun instansi lain. yaitu surat yang berisi data kegiatan. diteliti terlebih dahulu berdasarkan sifatnya dan dibedakan atas: 1. Surat kepegawaian yaitu surat mengnai hal-hal kepegawaian. asal surat dan perihal.

Penyortiran Penyortiran adalah pemilihan surat-surat yaitu pemisahan serta pengelompokkan surat 2.ke Sekretaris Badan yang kemudian didispososokan ke masing-masing bidang yang bersangkutan dengan perihal surat tersebut untuk kemudian diproses lebih lanjut. baik isi mapun formatnya. Sifat dan besarnya instansi atau perusahaan turut pula menentukan cara-cara pengurusan surat-surat keluar. baik intern maupun ekstern. pengiriman surat. Surat surat yang diterima oleh instansi atau perusahaan adalah bahan dokumentasi yang sangat berharga baik sebagai bahan otentik atau media komunikasi maupun sebagai alat pembukti adanya kehidupan dalam instansi atau perusahaan yang bersangkutan. .Keterangan dan banyaknya lampiran 4. Pemeriksaan lampiran . Karena itu dalam prosesnya surat keluar harus dilaksanakan dengan cara yang cepat dan tepat agar surat itu tidak menimbulkan kesalahpahaman. Pencatatan surat Pencatatan semua surat-surat masuk dalam buku agenda surat. Surat keluar adalah semua surat yang diselesaikan oleh pihak kantor. nomor dan perihal surat 3. Surat-surat tersebut harus dipersiapkan dengan sebaikbaiknya. Prosedur penanganan surat masuk pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sebagi berikut: 1. apabila terdapat kesalahan diantara surat-surat tersebut dibutuhkan penangan lebih lanjut. Pemberian tanggal Pemberian tanggal penerimaan.tanda tangan dan stempel .

serta untuk mempermudah atasan dalam pengawasannya. setelah selesai dilanjutkan dengan persetujuan konsep agar segera dapat dilakukan pengetikan surat yang kemudian oleh Kepala Badan/Kepala Bidang ditandatangani lalu kemudian pegawai Bagian Umum memberikan nomor dan tanggal surat sesuai dengan tanggal yang ditandatangani oleh atasan.Tindak lanjut tersebut biasanya berupa jawaban atau tanggapan yang dibutuhkan sipengirim surat. Dari pembagian tanggung jawab pada masing-masing bidang dalam organisasi di kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara akhirnya telah menghasilkan suatu kinerja pekerjaan yang baik dan memuaskan sampai unit terkecil dalam organisasi. Proses surat keluar tersebut dimulai dengan pengiapan konsep surat . pimpinan telah melakukan pembagian kerja dan tanggung jawab guna menjaga kekeliruan tumpang tindih dalam pekerjaan. Tindak ©2004 Digitized by USU digital library 11lanjutnya proses surat keluar bagian umum ini dilakukan pemberian stempel. BAB III ANALISA DAN EVALUASI Berdasarkan uraian terdahulu penulis akan menganalisa dan mengevaluasi tentang kinerja dan peranan administrasi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. Untuk menciptakan kinerja yang efektif dan efisien. baru dimasukkan ke dalam amplop untuk dikirim ke alat yang dituju. Peranan administrasi kantor pada umumnya adalah untuk mencapai . Administrasi kantor adalah kegiatan administratif yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya dilakukan secara terus-menerus dengan mempergunakan segala peralatan kantor untuk menunjang kinerja pelaksanaan administrasi.

maka kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempergunakan struktur organisasi lini dan staf.agar dapat berguna kegiatan . dimana setiap pimpinan suatu organisai dalam lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara bertanggung jawab memimpin bawahannya masing-masing dan memberikan pedoman membimbing serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.kegiatan berjalan dan dengan yang dilaksanakan atau baik setiap hari dalam tepat kantor waktu. Manfaat ini semua diperlukan sesuai dengan majunya cara berpikir manusia yang semakin kompleks. sesuai rencana dan tujuan yang telah ditetapkan dan kearsipan mempunyai tujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan. Administrasi kantor yang baik tentunya akan dapat memberikan informasi yang cepat. sehingga kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara setiap saat mengikuti perkembangan administrasi itu sendiri maka aktivitas administrasi kegiatan-kegiatan lapangan harus didukung oleh seluruh pegawai yang terkait dalam kegiatan kantor . Karena administrasi merupakan proses kerjasama antara dua manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Fungsi dan peranan administrasi kantor pada Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan serta untuk menyediakan abahn pertanggungjawaban tersebut bagi bagian kantor. pada saat ini benar-benar sangat dirasakan manfaatnya. Apabila dilihat dari struktur organisasinya. dengan efisien dengan berjalan dengan dan terselenggara teratur. tepat dan lengkap. Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera .

maka setiap bagian telah mempunyai rincian tanggung jawab masing-masing. Kegiatan-kegiatan kerjanya juga perlu mendapat pengawasan khusus. Untuk mendukung kegiatan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat sangat diperlukan suatu proses administrasi yang baik dan teratur sejalan dengan kegiatan instansi tersebut. . Komputer hanya dipergunakan secara manual untuk pengetikan dokumen dan surat-surat saja. Peranan administrasi dalam kegiatan di kantor tersebut terjadi karena setiap pegawai bertanggung jawab terhadap satu jenis pekerjaan yang memang menjadi tugasnya. terpadu. belum dipergunakan untuk penyimpanan arsip. Hanya saja dalam pengoperasian peralatan seperti computer. sehingga pengelenggaraan surat-surat dan pengarsipannya dapat dilakukan dengan baik. Dengan adanya prosedur-prosedur khusus mengenai pelaksanaan penyelenggaraan surat-surat kantor pada kanttor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara.Utara sebagai objek penelitian adalah merupakan suatu kantor yang menangani pemberdayaan masyarakat secara terencana. agar aktivitas-aktivitasnya berjalan sesuai dengan apa yang direncanakan. Untuk dapat mempertanggung jawabkan pelimpahan wewenang yang diberikan pimpinan. rapih an teratur tanpa masalah yang dihadapi. maka setiap bidang harus mengetahui kegiatan yang dilakukan dari orang-orang yang dikepalainya. dalam hal ini berbagai data dan ©2004 Digitized by USU digital library 12informasi yang diperlukan dalam membantu kegiatan seharihari. Adapun fungsi daripada administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sekarang ini adalah untuk memperlancar jalannya proses administrasi. sumber daya manusianya. sarana dan prasarana yang dibutuhkan masih kurang dimana peralatan yang dipergunakan masih sederhana.

Jadi dengan demikian. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa peranan dari bagian administrasi merupakan suatu pelaksanaan pekerjaan dari awal sampai akhir. mempunyai tujuan yang jelas. kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sesuai dengan fungsinya telah menerapkan peranan administrasi kantor dengan baik. dalam penyelenggaraannya. KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat penulis sampaikan dalam penulisan laporan penelitian ini adalah: 1. Walaupun pada hakekatnya tanggung jawab organisasi tetap berada pada pimpinan tetapi apabila terjedi suatu kesalahan yang mengakibatkna kerugian terhaap berbagai pihak. maka itu disebabkan adanya kesalahan dalam pelaksanaan tugas administrasi kantor tersebut. Dengan demikian menurut peneliti/penulis sesuai dengan yang telah diuraikan di atas bahwa peranan administrasi yang ada pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara tidak jauah berbeda antara teori dengan praktek. Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempunyai struktur organisasi berbentuk lini dan staf. tanggung jawab yang jelas serta pedoman kerja yang jelas. prinsip-prinsip manajemen yaitu teratur. yaitu setiap pimpinan satuan organisasi dalam lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara bertanggung jawab . Karena sesuai dengan teori. dimana setiap pekerjaan harus diseleksaikan dan dipertanggung jawabkan.

2. dalam hal ini berbagai data dan informasi yang diperlukan guna membantu kegiatan sehari-hari. . B. Proses surat-menyurat dan pengarsipannya pertama kali ©2004 Digitized by USU digital library 13ditangani oleh Bagian Umum kemudian diteruskan ke sekretaris dan dikirim ke bidang lain.memimpin bawahannya masing-masing dan memberikan pedoman membimbing serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya. 1. 3. Peranan administrasi pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik dan pada saat ini benar-benar dirasakan manfaatnya dalam pencapaian tujuan yang diharapkan. Kinerja administrasi kantor paad kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan efektif dan efesien. SARAN-SARAN Pada dasarnya kinerja dan peranan administrasi kantor pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah cukup baik diantaranya penangan surat masuk dan surat keluar serta pengarsipan surat. Untuk meningkatkan profesionalisme Aparatur di lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dalam mengoperasikan peralatan administrasi kantor . misalnya computer untuk ini penulis memberikan saran agar dapat diberikan pelatihan-pelatihan kepada pegawai untuk mengoperasikannya. Sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan oleh kantor ini adalah system abjad. Walaupun demikian dengan ini penulis ingin megnampaikan beberapa saran kepada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. khususnya untuk memperlancar proses administrasi.

Administrasi Perkantoran Modern. PT. 1992 The Lian Gie. Yogyakarta. Jakarta. Jakarta. Dasar-Dasar Manajemen. 2001 T. Jakarta.Gunung Agung. Bumi Aksara. . 1992 Heron. Penerbit Lyberti.A.2. Rineka Cipta. Yogyakarta. Cetakan I. 2000 Basir Barthos. 2000 The Lian Gie. Cetakan kedelapan.Moenir. Administrasi Perkantoran. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. 1990 H. 1998 The Lian Gie. Penerbit Lyberti. Ilmu Administrasi . cetakan VII. Yogyakarta.Cetakan VII. PT. Robert. Manajemem Kearsipan. Jakarta.Hani Handoko. 3. PT Bumi Aksara. 1992. DAFTAR PUSTAKA Arie Susilo. Jakarta 2002 Soetarto. Penyempurnaan system informasi data sebaiknya dengan mempergunakan sarana-sarana computer sebagai alat penyimpanan arsip. Kiranya kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dapat terus meningaktkan pemberian informasi dan data kepada masyarakat desa atau kelurahan sehingga terwujud keswadayaan masyarakat propinsi Sumatera utara dalam pelaksanaan administrasi kantor yang baik. Administrasi Ketenagakerjaan. Administrasi Perkantoran Modern.Raja Grafindo Persada.2002 Miftah Thoha. Cetakan VII. Kedudukan dan Penelitian Administrasi. kantor Perburuhan Internasional. Yogyakarta. Penerbit Lyberti. Pengertian. Jakarta. PUB 13. Dimensi-Dimensi Prima Ilmu Administrasi Negara.S.

©2004 Digitized by USU digital library 14 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful