KINERJA DAN PERANAN ADMINISTRASI KANTOR PADA KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (BAPPEMAS) PROPINSI SUMATERA UTARA ELISABETH

SIAHAAN Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara BAB I PENDAHULUAN A. ALASAN PEMILIHAN JUDUL Ilmu Office Management adalah ilmu yang sangat penting dipelajari dan dipahami. Ilmu Office Management ini sangat besar menfaatnya terutama bagi pimpinan dalam suatu kantor atau instansi. Seperti kita ketahui bahwa kantor merupakan tempat berkumpulnya para pegawai yang melakukan kegiatan-kegiatan dalam kantor. Oleh karena itu kantor akan menjadi penting bagi suatu organisasi, karena administrasi kantor dapat melancarkan jalannya kegiatan kantor. Organisasi dalam pencapaian tujuan ada kalanya jauh dari yang diharapkan, tetapi ada kalanya diakhiri dengan hasil yang optimal. Hal ini tergantung dari administrasi yang dijalankan oleh tiap-tiap kantor. Agar pelaksanan kegiatan kantor dapat berjalan dengan baik diperlukannya administrasi perkantoran. Disini adalah rangkaian aktivitas perkantoran yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengendalian serta penyelenggaraan pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor ini berkenaan dengan pembuatan surat, penyampaian keterangan, laporan-laporan dan pengarsipan. Bila administrasi kantor kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan

kerugian pada perusahaan tersebut. Salah satu kerugiannya adalah memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi kantor yang benar maka akan menguntungkan perusahaan itu sendiri. Sebab membantu tercapainya aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya. Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi kantor merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan di dalam organisasi atau perusahaan harus berhubungan dengan administrasi. Kegiatan yang biasanya dilakukan administrasi perkantoran adalah mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya menghimppun , mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan mengimpan data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor tersebut. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujaun organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi kantor yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu. Sehubungan dengan hal tersebut diatas, penulis terdorong untuk melihat dan mengetahui tentang kinerja serta peranan administrasi kantor dalam mendukung ©2004 Digitized by USU digital library 1keberhasilan pencapaian tujuan pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara, sehingga penulis tertarik memilih judul penelitian ini yaitu Kinerja dan Peranan Administrasi Kantor pada Kantor Badan

Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. Untuk mengukur berhasil tidaknya kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan administrasi yang baik. keuangan. Pengertian administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama dari sekelompok orang dalam usaha mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan bersama. . Administrasi kantor adalah kegiatan administratif yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya. TINJAUAN PUSTAKA Administrasi memegang peranan yang sangat penting pada suatu perusahaan atau organisasi. dilakukan secara terus-menerus dengan menggunakan segenap peralatan kantor (perangkat lunak) untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pokok organisasi. maka hipotesisi dalam penelitian ini adalah: “kinerja dan peranan administrasi pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik dan pada saat ini benar-benar dirasakan manfaatnya didalam pencapaiana tujuan”. C. Seiring dengan perumusan masalah pada penelitian di atas. untuk memperlancar jalannya kegiatan dalam mencapai tujuan. Berdasarkan latar belakang pemilihan judul dan juga banyaknya kegiatan diatas maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: “ bagaimana kinerja dan peranan administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara”. PERUMUSAN MASALAH DAN HIPOTESIS Secara garis besar kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam suatu kantor meliputi bidang kepegawaian. hubungan masyarakat dan sebagainya. pembekalan. B. dan semuanya itu tidak terlepas dari kegiatan administrasi.

peralatan elektronik (computer dan internet) dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Mencoba menerapkan teori-teori administrasi kantor yang telah dipelajari dan . Pengaturan tata persuratan pemerintah dipandang perlu untuk kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan serta dimaksudkan untuk mencegah sejauh mungkin kesimpangsiuran. Kegiatan administrasi yang dilaksanakan sebagai pusat kegiatan kantor tidak terlepas dari seluruh peralatan kantor yang dimiliki untuk pelaksanaannya.A. Kegiatan utama administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara adalah kerjasama dari sekelompok orang yang bertugas menangani surat-surat maupun penggunaan mesin tik. Tujuan administrasi kantor menurut H. Oleh karena itu administrasi di lingkungan instansi pemerintah sebagai salah satu aspek ketatalaksanaan perlu diatur dengan sebaik-baiknya untuk mendukung kelancaran pencapaian tujuan.Administrasi kantor yang baik merupakan sarana komunikasi dalam pemerintahan ditingkat pusat maupun daerah. adalah agar segala kegiatan – kegiatan yang ada dalam suatu organisasi suatu organisasi suatu kantor dapat berjalan dengan efektif dan efisien ©2004 Digitized by USU digital library 2D.S. mempunyai fungsi yang penting untuk mengampaikan informasi dan data yang diperlukan dalam kegiatan pemerintahan dan pembangunan. TUJUAN PENELITIAN : Tujuan penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui kinerja dan peranan administrasi kantor dalam pencapaian tujuan kantor yang diterapkan pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara 2. tumpang tindih. Moenir. salah tafsir dan pemborosan dalam komunikasi kedinasan.

Data sekunder yaitu data yang dikumpulkan melalui berbagai literature seperti buku-buku. 2. Jenis dan sumber data yang diperlukan dalam penelitian ini meliputi: a. . 2.yang telah diajarkan E. brosur-brosur. METODOLOGI PENELITIAN : Untuk kelengkapan data yang diperoleh dalam penelitian ini. Dapat menambah ilmu pengetahuan dan wawasan penulis dalam bidang administrasi perkantoran. majalah-majalh. penulis melakukan penelitian dengan mempertimbangkan berbagai hal yaitu: 1. Data primer yaitu data yang dikumpulkan secara langsung pada objek yang diteliti dengan cara melihat secara langsung kinerja dan peranan administrasi perkantoran pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara b. Lokasi penelitian yang ditentukan penulis bertempat di kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara yaitu tepatnya di Bagian Umum yang khususnya menangani administrasi kantor. MANFAAT PENELITIAN : Manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian ini adalah: 1. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti yang tertarik pada objek yang sama. F. 3. untuk memperoleh keterangan yang bersifat teoritis. dokumen kantor dan literature linnya yang mempunyai hubungan topic yang diteliti. Memberikan sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara agar lebih baik lagi di dalam pelaksanaan kinerjanya.

Wawacara dilakukan dengan menanyakan secara langsung bagaimana administrasi itu dilakukan. tinjauan pustaka. mengklasifikasikan. Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh kelengkapan data-data yang diperlukan dalam tulisan ini. mengelolah data. maka penulis mencoba menguraikan sistematika pembahasan yang terperinci dan terarah mengenai isi laporan penelitian ini pada bab-bab berikut ini: BAB I Pendahuluan Merupakan bab awal yang akan menguraikan alasan pemilihan judul.buku ilmiah b. Dari metode analisis data yang bersifat deskriptif diatas. 4. Metode Analisis Data Analisis data dilakukan dengan metode deskriptif yaitu: mengumpulkan. SISTEMATIKA PEMBAHASAN Untuk memperjelas serta mempermudah pemahaman mengenai isi laporan penelitian ini. peneliti melakukan penelitin dengan menggunakan metode ini: a. Penelitian Lapangan (Field Research) yaitu merupakan penelitian yang dilakukan dengan wawancara dan observasi. Penelitian Kepustakaan (Library Research) yaitu suatu cara untuk memperoleh data dan informasi yang bersumber dari perpustakaan seperti membaca buku. perumusan masalah serta hipotesis penelitian. maka diperoleh gambaran yang jelas mengenai kinerja dan peranan administrasi perkantoran serta permasalahannya dan menarik kesimpulan dan memberikan saran atau masukan yang khusus kemudian membandingkan dengan landasan teoritis. mengalalisa serta menginterpretasikan data dari Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. ©2004 Digitized by USU digital library 3G. tujuan dan .3.

metode penelitian serta sistematika pembahasan BAB II Kinerja dan Peranan Administrasi Kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (Bapemmas) Propinsi –SU Dalam bab ini akan diuraikan mengenai sejarah singkat berdirinya dan struktur organisasi Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. pengertian. SEJARAH SINGKAT DAN STRUKTUR ORGANISASI KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (BAPEMMAS) PROPINSI SUMATERA UTARA Organisasi Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Dati I diatur . BAB III Analisa dan Evaluasi Dalam bab ini penulis akan mengadakan analisa dan evaluasi data –data yang berhubungan dengan kinerja dan peranan administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. fungsi dan peranan administrasi kantor. BAB II FUNGSI DAN PERANAN ADMINISTRASI KANTOR PADA KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (BAPEMMAS) PROPINSI SUMATERA UTARA A. serta kinerja administrasi kantor.manfaat penelitian. BAB IV Kesimpulan dan Saran Dalam bab ini penulis mencoba memberikan kesimpulan dan saran sesuai dengan kemampuan penulis yang bertitik tolak pada pengumpulan data yang telah penulis lakukan yang nantinya bias memebrikan manfaat bagi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dan bagi pembaca pada masa yang akan datang.

Demi tercapainya tujuan. karena itu di dalam menetapkan bentuk organisasi yang dipergunakan perusahaan harus dapat penyesuaian susunan dan penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya. Bentuk dari organisasi yang dianut perusahaan juga mempengaruhi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam mengorganisir bawahannya. Sebagai tindak lanjut implementasi Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang pemerintahan daerah maka Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Sumatera Utara berubah sebutan menjadi Badan Pemberdayaan Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Masyarakat (Bapemmas) Propinsi ©2004 Digitized by USU digital library 4Nomor 4 Tahun 2001 tanggal 31 Juli 2001 tentang Lembaga Teknis Propinsi Sumatera Utara. menentukan bagian yang tepat untuk diduduki oleh orang yang tepat pula. Dalam suatu oragnisasi dengan segala aktivitasnya terdapat hubungan di antara orang yang menjalankan aktivitas tersebut. batas-batas kekuasaan yang ada padanya dan kepada siapa . Struktur organisasi perusahaan mencerminkan kebijaksanaan yang ditempuh untuk mengadakan pengawasan terhadap manusia. seorang pimpinan perusahaan harus mampu mengatur organisasi. peralatan dan fasilitas lainnya yang terlibat di dalamnya.berdasarkan keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 1993 tentang organisasi dan tata Kerja Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Dati I dan Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Kabupaten/Kotamadya Dati II yang menjabarkan lebih lanjut melalui Peraturan Daerah Propinsi Dati I Sumatera Utara Nomor 12 Tahun 1993 tentang organisai dan tata kerja kantor pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Dati I Sumatera Utara. Dengan adanya struktur organisasi maka setiap pimpinan dan bawahan yang ada dalam perusahaan akan mengetahui dengan jelas sampai dimana kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan.

Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Sosial Budaya Masyarakat 3. Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut. Dalam Perda tersebut disebutkan bahwa Badan Pemberdayaan Masyarakat mempunyai tugas pokok yaitu mengelenggarakan urusan pemerintahan Propinsi dibidang Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Sumatera Utara .harus bertanggung jawab. Dalam rangka mengamban tugas dan fungsi pemerintahan Propinsi dalam bidang Pemberdayaan Masyarakat. maka dalam Perda Propinsi Sumatera Utara Nomor 4 TAhun 2002 tentang lembaga Teknis Daerah Sumatera Utara disebutkan bahwa salah satu tugas pemerintahan Propinsi Sumatera Utara adalah pelaksanaan sebagian tugas dibidang Pemberdayaan Masyarakat. maka Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Sumatera Utara mempunyai fungsi: 1. Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Usaha Ekonomi Masyarakat 4. Pelaksanaan urusan administrasi rumah tangga dalam rangka menunjang tugastugas Pemberdayaan Masyarakat. Dengan demikian struktur organisasi bukanlah tujuan perusahaan tetapi dipergunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan. Berhasil tidaknya suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya banyak banyak dibantu dengan adanya organisasi yang baik. Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Pemanfaatan Teknologi Tepat Guna 6. Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Ketahanan Masyarakat 2. . Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Pemanfaatan Sumber Daya Alam 5.

6. maka kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) mempunyai tujuan sebagai berikut: 1. 5.merehabilitasi. Terlaksananya Manajemen Kesekretariatan dan Indikator Kinerja Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) yang professional. STRUKTUR ORGANISASI . pameran Teknologi Tepat Guna (TTG). 2. Meningkatkan Ketahanan Masyarakat dalam melaksanakan parsitifative yang didukung Kelembagaan Masyarakat yang kuat. konservasi Sumaber Daya Alam secara berkesinambungan dan berwawasan lingkungan yang berbasis pada perbuatan msnusia. perhatian terhadap kwalitas anak dan remaja dan potensi adapt istiadat dan nilai-nilai social masyarakat ©2004 Digitized by USU digital library 53.Untuk mengimplementasikan tugas dan fungsi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) Propinsi Sumatera Utara. Meningkatnya kemampuan masyarakat dalam memanfaatkan. Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan masyarakat untuk menciptakan. 4. Bertumbuhnya Kelembagaan Usaha keluarga dan Masyarakat dan tumbuh pada ekonomi kerakyatan yang didukung oleh ketersediaan sarana dan prasarana ekonomi suatu bagian and menjadi usaha yang efisien serta tekad produksi dan pemasaran yang konventitif. penggelaran. mengembangkan inovasi dan memanfaatkan spesifikasi Teknologi Tepat Guna (TTG) dalam setiap kegiatan. Terciptanya social budaya yang kondusif dalam pemberdayaan dengan motivasi dan tingkat swadaya gotong royong yang tinggi. Sumber Daya Manusia yang berkwalitas serta akurasi data yang perumusannya ada dalam tatalaksana masyarakat.

setiap pimpinan unit dibantu oleh semua kepala satuan administrasi yang berada di bawahnya. Dalam rangka pemberian bimbingan dan petunjuk terhadap bawahannya. Pengertian Administrasi Kantor Administrasi memegang peranan yang sangat penting pada suatu perusahaan atau organisasi untuk memperlancar jalannya kegiatan dalam mencapai tujuan. FUNGSI DAN PERANAN ADMINISTRASI KANTOR 1. Dengan demikian struktur organisasi. B.Berhasil tidaknya suatu perusahaan dalam pencapaiana tujuannya didukung dengan adanya struktur organisasi yang baik. Berdasarkan Perda Propinsi Sumatera Utara No. maka penulis akan memberikan pengertian kata administrasi itu sendiri menurut beberpa ahli yaitu: The Liang Gie . PENGERTIAN. Bukanlah tujuan perusahaan akan tetapi merupakan alat yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. maka dapat diketahui bahwa bentuk organisiasinya adalah lini dan staff.4 TAhub 2001 tanggal 31 Juli 2001 tentang struktur oganisasi kantor Badan Pemberdayaan Propinsi Sumatera Utara. Dimana setiap pimpinan suatu organisasi dalam lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) Propinsi Sumatera Utara bertanggung jawab memimpin bawahannya masing-masing dan memberikan pedoman membimbing serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya. Para bawahan juga dapat melaksanakan tugasnya dengan penuh rasa tanggung jawab. masing-masing pimpinan wajib mengadakan rapat berkala dengan para bawahan. Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat(BAPEMMAS) Propinsi Sumatera Utara dalam usaha mencapai tujuannya maka dalam setiap melaksanakan tugasnya. Sebelum penulis memberikan pengertian kata administrasi kantor .

” 3 Pengertian administrasi tersebut dapat luas tetapi dapat juga sempit. Cetakan VII. Sudut fungsi .” 2 Drs. Administrasi dalam arti luas yang berarti dapat ditinjau dari tiga sudut: a. dan untuk lebih jelasnya akan penulis kemukakan sebagai berikut: 1.“Administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu” 1 1 The Liang Gie.Siagian “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertetentu secara berdaya guna.A. Administrasi dalam arti sempit yang berarti ketatausahaan (clerical work) 2. Sudut proses b. Dalam hal ini penulis ingin mengemukakan agar arti yang dimaksud tidak simpang siur. Administrasi perkantoran Modern. “Administrasi adalah proses penyelenggaraan kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta 2000 ©2004 Digitized by USU digital library 6Sondang P. H.S Moenir mengatakan. Penerbit Liberty.

Jadi.c. Administrasi dalam arti luas meliputi segenap proses kerjasama untk mencapai tujuantersebut yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Untuk lebih jelasnya penegrtian dari administrasi kantor menurut Drs. H. surat-menyurat dan sebagiannya.” 4 2. demikian juga jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama itu dapat dilaksanakan pada waktu dan tempat yang berlainan. dapat kita simpulkan bahwa pengertian administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama dari sekelompok orang dalam usaha mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan bersama. yang bersifat teknik ketatausahaan.S Moenir adalah: “Administrasi kantor adalah kegiatan administrative yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya. dilakukan secara terus-menerus dengan menggunakan segala peralatan kantor (peralatan lunak) untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pokok organisasi. yang bersama-sama dengan subsistem lain membentuk bergerak menuju tujuan. semua menjadi sasaran utama daripada kerjasam atersebut yaitu tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan yang akan dicapai serta proses kerjasama itu bermacammacam.A. Sedangkan mengenai administrasi kantor dapat dijelaskan bahwa ia merupakan subsistem dari system administrasi organisasi. Fungsi Administrasi Kantor . atau secara umum dapat disebutkan sebagai penyelenggaraan kerja dimana dalam masa modern sekarang ini administrasi merupakan kunci dalam pelaksanaan kegiatan atau alat yang paling penting dan perlu dilaksanakan. Sudut kepranataan Administrasi dalam arti sempit merupakan proses kegiatan kerjasama yang sangat bersifat pekerjaan kantor meliputi kegiatan mencatat.

anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.2 Sondang P. Kerangka Dasar Ilmu Administrasi. Istilah untuk mengidentifikasi fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama.2 Pengorganisasian (Organization) Pengorganisasian adalah penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. prosedur. hal. sedangkan pada manajemen fungsinya ada 4 yaitu: 1. program.1. Bumi Aksara. proyek. Cetakan I. metode. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. Cetakan I. Jakarta 4 Ibid. Perencanaan (Planning) Perencanaan adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan kebijaksanaan.Siagian . Ad.80. Pengarahan (Leading) 4. Pengawasan (Controlling) Ad. Pengorganisasian (Organizing) 3. ©2004 Digitized by USU digital library 7Sebelum penulis menuraikan fungsi administrasi kantor maka penulis ingin menjelaskan terlebih dahulu fungsi administrasi. system. Rineka. perancangan dan .A.S Moenir. perbedaannya pada administrasi fungsi-fungsi itu bersifat menyeluruh dan berlaku bagi seluruh organisasi. Perencanaan (Planning) 2. Jakarta 1992 3 H.

Ad. Tujuan Administrasi Kantor Agar suatu perusahaan atau organisasi benar-benar mencapai tujuan secara penuh maka harus memenuhi 2 (dua) syarat yaitu: 1. gaya dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi. Ad.4 Pengawasan (Controling) Pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan. motivasi. baik mengenai mutu mapun banyaknya hasil kerja itu. 3 Pengarahan (Leading) Pengarhan adalah membuat datau mendapatkan para karyawan melaksanakan apa yang diinginkan. Organisasi itu harus efisien Berarti bahwa organisasi itu harus memiliki susunana yang logis sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik setara dengan hasil kerjanya. penugasan tanggugn jawab tertentu dan kemudian pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu yang melaksanakan tugas-tugasnya. Organisasi itu harus sehat Berarti bahwa organisasi itu mempunyai bentuk yang teratur dimana masingmasing bidang bekerja serta pejabat yang tugas dan wewenangnya merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan . 5 3.pegnembangan suatu organisai atau kelompok kerja yang membawa hal-hal tersebut kearah tujuan. dan harus mereka melakukan dengan melibatkan kualitas. 2. dan disiplin.

Hasilnya pada umumnya dapat dikuantifikasikan. jangka menengah dan jangka panjang.Hani handoko. Bersifat idealistic. Gunung Agung Jakarta. Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan administrasi kantor itu adalah agar segala kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu organisasi suatu kantor dapat berjalan dengan efisien dan efektif. Bentuknya relative abstrak. b. Perbedaan tujuan jangka panjang dan berbagai sasaran dapat dilakukan dengan mengetahui ciri masing-masing. Sifatnya praktikal. c. tujuan administrasi kantor dapat merupakan tujuan jangka pendek. C. Tujuan jangka panjang menurut P. Dasar-Dasar MAnajemen Cetakan VIII. b. Kualifikasinya ialah tidak terbatas. Tujuan jangka pendek dan jangka 5 T.Siagian memiliki cirri-ciri antara lain: a. Sebaliknya berbagai sasaran mempunyai cirri-ciri: a.1992 ©2004 Digitized by USU digital library 8menengah sering disebut dengan istilah “sasaran”atau“tujuan antara” karena meruapakan bagian dari tujuan jangka panjang. Jangkauan waktunya lebih pendek c. PERANAN ADMINISTRASI KANTOR Pada dasarnya kegiatan administrasi kantor pada kantor Badan .organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpang siuran. Bentuknya lebih konkrit d. Selain itu.

tujuan dan sasaran organisasi . pencatatan dan pengolahan bahan-bahan sehingga sangat berguna bagi pihak administrasi yang berkepentingan. juga membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai satu kesatuan dan melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan kantor. Menetapkan dan menyatakan maksud. Adapun peranan administrasi yang dilaksanakan pada kantor kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara adalah: 1. Pekerjaan kantor pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara ini berperan penting dalam memudahkan atau meringankan tugas orang-orang yang menjalankan kegiatan perkantoran. Pada dasarnya pekerjaan administrasi pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara bersifat komunikasi meliputi pengumpulan data. memberikan semua keterangan-keterangan yang lengkap dan yang diperlukan kepada siapa. dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan secara efisien terutama bagi pihak pimpinan. bilamana. Peranan administrasi kantor disini sangat diperlukan oleh kantor tersebut karena pekerjaan kantor membantu memberi data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk menjalankan kantor dan mempermudah pimpinan dalam memngambil keputusan untuk pelaksanaan tugas selanjutnya. Menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan bagi pihak pengurus dan pimpian dalam proses pembuatan keputusan. 2.Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dipergunakan untuk menyelesaikan segala pekerjaan kantor guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

memeriksa. penemuan. KINERJA ADMINISTRASI KANTOR Kinerja administrasi kantor yang baik menciptakan komunikasi yang baik dalam pemerintahan ditingkat pusat maupun daerah. 7. Menyediakan perlengkapan untuk kepanitiaan dan pertemuan yang diperlukan bagi kegiatan agar tercapai koordinasi yang baik antara para pegawai. Membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai satu kesatuan. mempunyai fungsi yang penting untuk menyampaikan dalam kegiatan pemerintahan informasi dan data yang diperlukan kinerja dan pembangunan. Oleh karena itu administrasi dilingkungan instansi pemerintah sebagai salah satu aspek ketatalaksanaan perlu diatur dengan sebaik . dan pemusnahan arsip dan surat-surat lain yang ada pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara.3. menelepon dan menggunakan surat-surat serta mengirim surat-surat serta pengurusan arsip yang meliputi penyimpanan. Meletakkan rencana yang luas bagi penyusunan organisasi 6. 5. tumpang tindih. ©2004 Digitized by USU digital library 9Adapun kegiatan administrasi dalam peranannya pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara seperti mengetik.baiknya untuk mendukung pengaturan tata persuratan tugas kelancaran pencapaian tujuan. D. salah tafsir dan pemborosan dalam komunikasi kedinasan. Mengadakan evaluasi yang teliti terhadap keseluruhan hasil pelaksanaan . . Kinerja dan Pemerintah umum dipandang perlu untuk kelancaran pelaksanaan pemerintah dan pembangunan serta dimaksudkan untuk mencegah sejauh mungkin kesimpangsiuran. Melatih dan menyusun staf pelaksana sebagaimana ditetapkan dalam rencana. 4.

Kegiatan utama administrasi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara adalah kerjasama dari sekelompok orang yang bertugas menangani surat-surat aupun penggunaan mesin tik. peralatan elektronik (komputer dan internet) dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Kegiatan surat menyurat sangat penting dilakukan karena surat adalah salah satu sarana komunikasi yang digunakan dalam suatu kantor. Kegiatan yang dilakukan dalam suatu kantor antara lain adalah kegiatan surat-menyurat dan pengarsipannya. Administrasi kantor yang dilakukan selama ini sangat mendukung seluruh program kegiatan kantor.Kegiatan administrasi yang dilaksaakan sebagai pusat kegiatan kantor tidak terlepas dari seluruh peralatan kantor yang dimiliki untuk pelaksanaannya. D. Organisasi dalam hal yang membrikan informasi dari orang atau organisasi lain. Penulis akan membahas terlebih dahulu tentang kegiatan surat menyurat pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. yaitu dengan administrasi yang teliti/rapi dan terarah dalam penyampaian setiap data dan informasi yang diperoleh dari pihak luar baik dan dari instansi pemerintahan maupun swasta dapat dilaksanakan dengan baik. Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempunyai misi meningkatkan fungsi dan peran pemerintahan desa/kelurahan serta istitusi/lembaga kemasyarakatan sebagai fasilitator dan wadah partisipasi masyarakat dalam pembangunan. Dalam hal ini kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sangat mengutamakan komunikasi yang baik dan lancar dalam melaksanakan misi tersebut. Berarti kegiatan surat-menyurat membutuhkan suatu system .1 Kegiatan Utama Administrasi Kantor Dalam setiap kegiatan suatu kantor / organisasi sudah pasti terdapat proses administrasi.

Karenanya pengurusan akan suratsurat harus dilakukan secara tepat. Surat masuk dalam kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara pertama kali ditangani oleh bagian umum dan setelah itu didisposisikan ketatausahaan dan dikirim ke bidang lain. yaitu surat yang berisi data kegiatan. maka sehubungan dengan itu ada pegawai yang bertanggung jawab memerima surat dari petugas pos mapun dari kantor lain. sehingga senantiasa dapat diikuti proses perkembangannya. Yang dimaksud dengan surat masuk adalah segala komunikasi tertulis yang diterima suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan. pendidikan dan lain-lain. Surat kepegawaian yaitu surat mengnai hal-hal kepegawaian. Maka dalam hal ini diperlukan suatu unit dalam penanganannya. diteliti terlebih dahulu berdasarkan sifatnya dan dibedakan atas: 1.administrasi yang baik menangani dan mengelolahnya. 3. sebagai nilai komunikasi maupun sebagai salah satu pembuktian lain yang menunjukkan adanya kegiatan ©2004 Digitized by USU digital library 10yang hidup dalam kantor yang bersangkutan. Pada bagian umum dilakukan pencatatan yaitu tanggal penerimaan surat . Surat Undangan 2. baiks ebagai bahan pembuktian. perkembangan dari kabupaten/kota atapun instansi lain. Setelah itu diteruskan . nomor surat. Setiap surat atau dokumen yang diterima oleh suatu kantor pasti mempunyai nilai yang sangat berharga. Adapun proses surat-menyurat yang diteliti penulis adalah mengenai surat masuk dan keluar disamping pengarsipannya. Sebelum surat dikirim. seperti masalah pangkat. Surat yang diterima kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempunyai nilai yang sangat berharga baik sebagai alat pembuktian dan sebagai alat komunikasi. asal surat dan perihal. Surat umum. tanggal penulisan surat.

Prosedur penanganan surat masuk pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sebagi berikut: 1. Surat-surat tersebut harus dipersiapkan dengan sebaikbaiknya.tanda tangan dan stempel . Pemeriksaan lampiran . apabila terdapat kesalahan diantara surat-surat tersebut dibutuhkan penangan lebih lanjut. baik intern maupun ekstern. baik isi mapun formatnya. Penyortiran Penyortiran adalah pemilihan surat-surat yaitu pemisahan serta pengelompokkan surat 2. . Surat keluar adalah semua surat yang diselesaikan oleh pihak kantor. Sifat dan besarnya instansi atau perusahaan turut pula menentukan cara-cara pengurusan surat-surat keluar.Keterangan dan banyaknya lampiran 4. Karena itu dalam prosesnya surat keluar harus dilaksanakan dengan cara yang cepat dan tepat agar surat itu tidak menimbulkan kesalahpahaman. Pemberian tanggal Pemberian tanggal penerimaan. nomor dan perihal surat 3. pengiriman surat. Surat surat yang diterima oleh instansi atau perusahaan adalah bahan dokumentasi yang sangat berharga baik sebagai bahan otentik atau media komunikasi maupun sebagai alat pembukti adanya kehidupan dalam instansi atau perusahaan yang bersangkutan.ke Sekretaris Badan yang kemudian didispososokan ke masing-masing bidang yang bersangkutan dengan perihal surat tersebut untuk kemudian diproses lebih lanjut. Pencatatan surat Pencatatan semua surat-surat masuk dalam buku agenda surat.

Proses surat keluar tersebut dimulai dengan pengiapan konsep surat . BAB III ANALISA DAN EVALUASI Berdasarkan uraian terdahulu penulis akan menganalisa dan mengevaluasi tentang kinerja dan peranan administrasi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. Tindak ©2004 Digitized by USU digital library 11lanjutnya proses surat keluar bagian umum ini dilakukan pemberian stempel. Untuk menciptakan kinerja yang efektif dan efisien. setelah selesai dilanjutkan dengan persetujuan konsep agar segera dapat dilakukan pengetikan surat yang kemudian oleh Kepala Badan/Kepala Bidang ditandatangani lalu kemudian pegawai Bagian Umum memberikan nomor dan tanggal surat sesuai dengan tanggal yang ditandatangani oleh atasan. Peranan administrasi kantor pada umumnya adalah untuk mencapai .Tindak lanjut tersebut biasanya berupa jawaban atau tanggapan yang dibutuhkan sipengirim surat. serta untuk mempermudah atasan dalam pengawasannya. Dari pembagian tanggung jawab pada masing-masing bidang dalam organisasi di kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara akhirnya telah menghasilkan suatu kinerja pekerjaan yang baik dan memuaskan sampai unit terkecil dalam organisasi. pimpinan telah melakukan pembagian kerja dan tanggung jawab guna menjaga kekeliruan tumpang tindih dalam pekerjaan. baru dimasukkan ke dalam amplop untuk dikirim ke alat yang dituju. Administrasi kantor adalah kegiatan administratif yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya dilakukan secara terus-menerus dengan mempergunakan segala peralatan kantor untuk menunjang kinerja pelaksanaan administrasi.

dimana setiap pimpinan suatu organisai dalam lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara bertanggung jawab memimpin bawahannya masing-masing dan memberikan pedoman membimbing serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya. Karena administrasi merupakan proses kerjasama antara dua manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. tepat dan lengkap. Manfaat ini semua diperlukan sesuai dengan majunya cara berpikir manusia yang semakin kompleks. Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera . dengan efisien dengan berjalan dengan dan terselenggara teratur.kegiatan berjalan dan dengan yang dilaksanakan atau baik setiap hari dalam tepat kantor waktu. sehingga kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara setiap saat mengikuti perkembangan administrasi itu sendiri maka aktivitas administrasi kegiatan-kegiatan lapangan harus didukung oleh seluruh pegawai yang terkait dalam kegiatan kantor . Apabila dilihat dari struktur organisasinya. Administrasi kantor yang baik tentunya akan dapat memberikan informasi yang cepat. maka kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempergunakan struktur organisasi lini dan staf. Fungsi dan peranan administrasi kantor pada Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara.agar dapat berguna kegiatan . sesuai rencana dan tujuan yang telah ditetapkan dan kearsipan mempunyai tujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan serta untuk menyediakan abahn pertanggungjawaban tersebut bagi bagian kantor. pada saat ini benar-benar sangat dirasakan manfaatnya.

Komputer hanya dipergunakan secara manual untuk pengetikan dokumen dan surat-surat saja. agar aktivitas-aktivitasnya berjalan sesuai dengan apa yang direncanakan. rapih an teratur tanpa masalah yang dihadapi. Untuk dapat mempertanggung jawabkan pelimpahan wewenang yang diberikan pimpinan. maka setiap bagian telah mempunyai rincian tanggung jawab masing-masing. sumber daya manusianya. Peranan administrasi dalam kegiatan di kantor tersebut terjadi karena setiap pegawai bertanggung jawab terhadap satu jenis pekerjaan yang memang menjadi tugasnya. Untuk mendukung kegiatan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat sangat diperlukan suatu proses administrasi yang baik dan teratur sejalan dengan kegiatan instansi tersebut. maka setiap bidang harus mengetahui kegiatan yang dilakukan dari orang-orang yang dikepalainya.Utara sebagai objek penelitian adalah merupakan suatu kantor yang menangani pemberdayaan masyarakat secara terencana. terpadu. belum dipergunakan untuk penyimpanan arsip. dalam hal ini berbagai data dan ©2004 Digitized by USU digital library 12informasi yang diperlukan dalam membantu kegiatan seharihari. sarana dan prasarana yang dibutuhkan masih kurang dimana peralatan yang dipergunakan masih sederhana. Kegiatan-kegiatan kerjanya juga perlu mendapat pengawasan khusus. sehingga pengelenggaraan surat-surat dan pengarsipannya dapat dilakukan dengan baik. Dengan adanya prosedur-prosedur khusus mengenai pelaksanaan penyelenggaraan surat-surat kantor pada kanttor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. Adapun fungsi daripada administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sekarang ini adalah untuk memperlancar jalannya proses administrasi. Hanya saja dalam pengoperasian peralatan seperti computer. .

Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempunyai struktur organisasi berbentuk lini dan staf. Jadi dengan demikian. dimana setiap pekerjaan harus diseleksaikan dan dipertanggung jawabkan. maka itu disebabkan adanya kesalahan dalam pelaksanaan tugas administrasi kantor tersebut. KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat penulis sampaikan dalam penulisan laporan penelitian ini adalah: 1. yaitu setiap pimpinan satuan organisasi dalam lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara bertanggung jawab . Dengan demikian menurut peneliti/penulis sesuai dengan yang telah diuraikan di atas bahwa peranan administrasi yang ada pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara tidak jauah berbeda antara teori dengan praktek. kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sesuai dengan fungsinya telah menerapkan peranan administrasi kantor dengan baik. dalam penyelenggaraannya. Karena sesuai dengan teori. mempunyai tujuan yang jelas. prinsip-prinsip manajemen yaitu teratur. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. tanggung jawab yang jelas serta pedoman kerja yang jelas.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa peranan dari bagian administrasi merupakan suatu pelaksanaan pekerjaan dari awal sampai akhir. Walaupun pada hakekatnya tanggung jawab organisasi tetap berada pada pimpinan tetapi apabila terjedi suatu kesalahan yang mengakibatkna kerugian terhaap berbagai pihak.

khususnya untuk memperlancar proses administrasi. Walaupun demikian dengan ini penulis ingin megnampaikan beberapa saran kepada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. Proses surat-menyurat dan pengarsipannya pertama kali ©2004 Digitized by USU digital library 13ditangani oleh Bagian Umum kemudian diteruskan ke sekretaris dan dikirim ke bidang lain. Kinerja administrasi kantor paad kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan efektif dan efesien. 3. . Peranan administrasi pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik dan pada saat ini benar-benar dirasakan manfaatnya dalam pencapaian tujuan yang diharapkan. dalam hal ini berbagai data dan informasi yang diperlukan guna membantu kegiatan sehari-hari. 2.memimpin bawahannya masing-masing dan memberikan pedoman membimbing serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya. B. misalnya computer untuk ini penulis memberikan saran agar dapat diberikan pelatihan-pelatihan kepada pegawai untuk mengoperasikannya. Sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan oleh kantor ini adalah system abjad. Untuk meningkatkan profesionalisme Aparatur di lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dalam mengoperasikan peralatan administrasi kantor . SARAN-SARAN Pada dasarnya kinerja dan peranan administrasi kantor pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah cukup baik diantaranya penangan surat masuk dan surat keluar serta pengarsipan surat. 1.

cetakan VII. Kiranya kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dapat terus meningaktkan pemberian informasi dan data kepada masyarakat desa atau kelurahan sehingga terwujud keswadayaan masyarakat propinsi Sumatera utara dalam pelaksanaan administrasi kantor yang baik. Penyempurnaan system informasi data sebaiknya dengan mempergunakan sarana-sarana computer sebagai alat penyimpanan arsip. PT. 1992. Penerbit Lyberti. Dasar-Dasar Manajemen. 1992 The Lian Gie. 2001 T. Cetakan kedelapan. 2000 Basir Barthos. PT Bumi Aksara. Jakarta 2002 Soetarto. 1998 The Lian Gie. Jakarta. 1992 Heron. Penerbit Lyberti. Jakarta.2.Cetakan VII. Administrasi Ketenagakerjaan. Manajemem Kearsipan. Cetakan I. Jakarta. PUB 13.2002 Miftah Thoha. Yogyakarta.Moenir. Jakarta. PT. DAFTAR PUSTAKA Arie Susilo. Yogyakarta. kantor Perburuhan Internasional. Ilmu Administrasi . Jakarta. Administrasi Perkantoran Modern. Administrasi Perkantoran.Raja Grafindo Persada. Penerbit Lyberti.S.A.Hani Handoko. 1990 H. Rineka Cipta. Administrasi Perkantoran Modern. Dimensi-Dimensi Prima Ilmu Administrasi Negara. Bumi Aksara. Cetakan VII. 3. Yogyakarta. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. . Pengertian. 2000 The Lian Gie.Gunung Agung. Yogyakarta. Kedudukan dan Penelitian Administrasi. Robert.

©2004 Digitized by USU digital library 14 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful