KINERJA DAN PERANAN ADMINISTRASI KANTOR PADA KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (BAPPEMAS) PROPINSI SUMATERA UTARA ELISABETH

SIAHAAN Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara BAB I PENDAHULUAN A. ALASAN PEMILIHAN JUDUL Ilmu Office Management adalah ilmu yang sangat penting dipelajari dan dipahami. Ilmu Office Management ini sangat besar menfaatnya terutama bagi pimpinan dalam suatu kantor atau instansi. Seperti kita ketahui bahwa kantor merupakan tempat berkumpulnya para pegawai yang melakukan kegiatan-kegiatan dalam kantor. Oleh karena itu kantor akan menjadi penting bagi suatu organisasi, karena administrasi kantor dapat melancarkan jalannya kegiatan kantor. Organisasi dalam pencapaian tujuan ada kalanya jauh dari yang diharapkan, tetapi ada kalanya diakhiri dengan hasil yang optimal. Hal ini tergantung dari administrasi yang dijalankan oleh tiap-tiap kantor. Agar pelaksanan kegiatan kantor dapat berjalan dengan baik diperlukannya administrasi perkantoran. Disini adalah rangkaian aktivitas perkantoran yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengendalian serta penyelenggaraan pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor ini berkenaan dengan pembuatan surat, penyampaian keterangan, laporan-laporan dan pengarsipan. Bila administrasi kantor kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan

kerugian pada perusahaan tersebut. Salah satu kerugiannya adalah memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi kantor yang benar maka akan menguntungkan perusahaan itu sendiri. Sebab membantu tercapainya aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya. Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi kantor merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan di dalam organisasi atau perusahaan harus berhubungan dengan administrasi. Kegiatan yang biasanya dilakukan administrasi perkantoran adalah mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya menghimppun , mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan mengimpan data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor tersebut. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujaun organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi kantor yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu. Sehubungan dengan hal tersebut diatas, penulis terdorong untuk melihat dan mengetahui tentang kinerja serta peranan administrasi kantor dalam mendukung ©2004 Digitized by USU digital library 1keberhasilan pencapaian tujuan pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara, sehingga penulis tertarik memilih judul penelitian ini yaitu Kinerja dan Peranan Administrasi Kantor pada Kantor Badan

keuangan. maka hipotesisi dalam penelitian ini adalah: “kinerja dan peranan administrasi pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik dan pada saat ini benar-benar dirasakan manfaatnya didalam pencapaiana tujuan”. pembekalan. C. hubungan masyarakat dan sebagainya. TINJAUAN PUSTAKA Administrasi memegang peranan yang sangat penting pada suatu perusahaan atau organisasi. Pengertian administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama dari sekelompok orang dalam usaha mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan bersama. Untuk mengukur berhasil tidaknya kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan administrasi yang baik. Administrasi kantor adalah kegiatan administratif yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya. B. untuk memperlancar jalannya kegiatan dalam mencapai tujuan. Seiring dengan perumusan masalah pada penelitian di atas. . Berdasarkan latar belakang pemilihan judul dan juga banyaknya kegiatan diatas maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: “ bagaimana kinerja dan peranan administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara”. PERUMUSAN MASALAH DAN HIPOTESIS Secara garis besar kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam suatu kantor meliputi bidang kepegawaian.Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. dan semuanya itu tidak terlepas dari kegiatan administrasi. dilakukan secara terus-menerus dengan menggunakan segenap peralatan kantor (perangkat lunak) untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pokok organisasi.

Untuk mengetahui kinerja dan peranan administrasi kantor dalam pencapaian tujuan kantor yang diterapkan pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara 2. adalah agar segala kegiatan – kegiatan yang ada dalam suatu organisasi suatu organisasi suatu kantor dapat berjalan dengan efektif dan efisien ©2004 Digitized by USU digital library 2D. Moenir.Administrasi kantor yang baik merupakan sarana komunikasi dalam pemerintahan ditingkat pusat maupun daerah. tumpang tindih. Kegiatan administrasi yang dilaksanakan sebagai pusat kegiatan kantor tidak terlepas dari seluruh peralatan kantor yang dimiliki untuk pelaksanaannya. Oleh karena itu administrasi di lingkungan instansi pemerintah sebagai salah satu aspek ketatalaksanaan perlu diatur dengan sebaik-baiknya untuk mendukung kelancaran pencapaian tujuan.S. Kegiatan utama administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara adalah kerjasama dari sekelompok orang yang bertugas menangani surat-surat maupun penggunaan mesin tik. salah tafsir dan pemborosan dalam komunikasi kedinasan.A. peralatan elektronik (computer dan internet) dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. mempunyai fungsi yang penting untuk mengampaikan informasi dan data yang diperlukan dalam kegiatan pemerintahan dan pembangunan. Tujuan administrasi kantor menurut H. Pengaturan tata persuratan pemerintah dipandang perlu untuk kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan serta dimaksudkan untuk mencegah sejauh mungkin kesimpangsiuran. Mencoba menerapkan teori-teori administrasi kantor yang telah dipelajari dan . TUJUAN PENELITIAN : Tujuan penelitian ini adalah: 1.

Memberikan sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara agar lebih baik lagi di dalam pelaksanaan kinerjanya. 3. Data primer yaitu data yang dikumpulkan secara langsung pada objek yang diteliti dengan cara melihat secara langsung kinerja dan peranan administrasi perkantoran pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara b. dokumen kantor dan literature linnya yang mempunyai hubungan topic yang diteliti. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti yang tertarik pada objek yang sama. Jenis dan sumber data yang diperlukan dalam penelitian ini meliputi: a. METODOLOGI PENELITIAN : Untuk kelengkapan data yang diperoleh dalam penelitian ini. brosur-brosur. penulis melakukan penelitian dengan mempertimbangkan berbagai hal yaitu: 1. 2. majalah-majalh. .yang telah diajarkan E. 2. Data sekunder yaitu data yang dikumpulkan melalui berbagai literature seperti buku-buku. Dapat menambah ilmu pengetahuan dan wawasan penulis dalam bidang administrasi perkantoran. untuk memperoleh keterangan yang bersifat teoritis. Lokasi penelitian yang ditentukan penulis bertempat di kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara yaitu tepatnya di Bagian Umum yang khususnya menangani administrasi kantor. MANFAAT PENELITIAN : Manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian ini adalah: 1. F.

mengalalisa serta menginterpretasikan data dari Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. Dari metode analisis data yang bersifat deskriptif diatas. maka diperoleh gambaran yang jelas mengenai kinerja dan peranan administrasi perkantoran serta permasalahannya dan menarik kesimpulan dan memberikan saran atau masukan yang khusus kemudian membandingkan dengan landasan teoritis. ©2004 Digitized by USU digital library 3G.buku ilmiah b. Metode Analisis Data Analisis data dilakukan dengan metode deskriptif yaitu: mengumpulkan. Wawacara dilakukan dengan menanyakan secara langsung bagaimana administrasi itu dilakukan. peneliti melakukan penelitin dengan menggunakan metode ini: a. tujuan dan . Penelitian Kepustakaan (Library Research) yaitu suatu cara untuk memperoleh data dan informasi yang bersumber dari perpustakaan seperti membaca buku. SISTEMATIKA PEMBAHASAN Untuk memperjelas serta mempermudah pemahaman mengenai isi laporan penelitian ini. Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh kelengkapan data-data yang diperlukan dalam tulisan ini. Penelitian Lapangan (Field Research) yaitu merupakan penelitian yang dilakukan dengan wawancara dan observasi. maka penulis mencoba menguraikan sistematika pembahasan yang terperinci dan terarah mengenai isi laporan penelitian ini pada bab-bab berikut ini: BAB I Pendahuluan Merupakan bab awal yang akan menguraikan alasan pemilihan judul. mengelolah data.3. 4. tinjauan pustaka. perumusan masalah serta hipotesis penelitian. mengklasifikasikan.

fungsi dan peranan administrasi kantor. SEJARAH SINGKAT DAN STRUKTUR ORGANISASI KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (BAPEMMAS) PROPINSI SUMATERA UTARA Organisasi Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Dati I diatur . serta kinerja administrasi kantor. BAB III Analisa dan Evaluasi Dalam bab ini penulis akan mengadakan analisa dan evaluasi data –data yang berhubungan dengan kinerja dan peranan administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara.manfaat penelitian. metode penelitian serta sistematika pembahasan BAB II Kinerja dan Peranan Administrasi Kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (Bapemmas) Propinsi –SU Dalam bab ini akan diuraikan mengenai sejarah singkat berdirinya dan struktur organisasi Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. pengertian. BAB II FUNGSI DAN PERANAN ADMINISTRASI KANTOR PADA KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (BAPEMMAS) PROPINSI SUMATERA UTARA A. BAB IV Kesimpulan dan Saran Dalam bab ini penulis mencoba memberikan kesimpulan dan saran sesuai dengan kemampuan penulis yang bertitik tolak pada pengumpulan data yang telah penulis lakukan yang nantinya bias memebrikan manfaat bagi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dan bagi pembaca pada masa yang akan datang.

Struktur organisasi perusahaan mencerminkan kebijaksanaan yang ditempuh untuk mengadakan pengawasan terhadap manusia. karena itu di dalam menetapkan bentuk organisasi yang dipergunakan perusahaan harus dapat penyesuaian susunan dan penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya. Dalam suatu oragnisasi dengan segala aktivitasnya terdapat hubungan di antara orang yang menjalankan aktivitas tersebut. batas-batas kekuasaan yang ada padanya dan kepada siapa . Bentuk dari organisasi yang dianut perusahaan juga mempengaruhi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam mengorganisir bawahannya. Demi tercapainya tujuan. Dengan adanya struktur organisasi maka setiap pimpinan dan bawahan yang ada dalam perusahaan akan mengetahui dengan jelas sampai dimana kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan.berdasarkan keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 1993 tentang organisasi dan tata Kerja Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Dati I dan Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Kabupaten/Kotamadya Dati II yang menjabarkan lebih lanjut melalui Peraturan Daerah Propinsi Dati I Sumatera Utara Nomor 12 Tahun 1993 tentang organisai dan tata kerja kantor pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Dati I Sumatera Utara. peralatan dan fasilitas lainnya yang terlibat di dalamnya. Sebagai tindak lanjut implementasi Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang pemerintahan daerah maka Kantor Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Sumatera Utara berubah sebutan menjadi Badan Pemberdayaan Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Masyarakat (Bapemmas) Propinsi ©2004 Digitized by USU digital library 4Nomor 4 Tahun 2001 tanggal 31 Juli 2001 tentang Lembaga Teknis Propinsi Sumatera Utara. menentukan bagian yang tepat untuk diduduki oleh orang yang tepat pula. seorang pimpinan perusahaan harus mampu mengatur organisasi.

maka Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Sumatera Utara mempunyai fungsi: 1.harus bertanggung jawab. Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Pemanfaatan Teknologi Tepat Guna 6. . Dalam rangka mengamban tugas dan fungsi pemerintahan Propinsi dalam bidang Pemberdayaan Masyarakat. maka dalam Perda Propinsi Sumatera Utara Nomor 4 TAhun 2002 tentang lembaga Teknis Daerah Sumatera Utara disebutkan bahwa salah satu tugas pemerintahan Propinsi Sumatera Utara adalah pelaksanaan sebagian tugas dibidang Pemberdayaan Masyarakat. Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Ketahanan Masyarakat 2. Pelaksanaan urusan administrasi rumah tangga dalam rangka menunjang tugastugas Pemberdayaan Masyarakat. Dengan demikian struktur organisasi bukanlah tujuan perusahaan tetapi dipergunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan. Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut. Berhasil tidaknya suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya banyak banyak dibantu dengan adanya organisasi yang baik. Dalam Perda tersebut disebutkan bahwa Badan Pemberdayaan Masyarakat mempunyai tugas pokok yaitu mengelenggarakan urusan pemerintahan Propinsi dibidang Pembangunan Masyarakat Desa Propinsi Sumatera Utara . Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Sosial Budaya Masyarakat 3. Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Pemanfaatan Sumber Daya Alam 5. Perumusan dan penyiapan kebijakan fasilitas pelaksanaan Usaha Ekonomi Masyarakat 4.

Sumber Daya Manusia yang berkwalitas serta akurasi data yang perumusannya ada dalam tatalaksana masyarakat. 2. STRUKTUR ORGANISASI .merehabilitasi. 5.Untuk mengimplementasikan tugas dan fungsi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) Propinsi Sumatera Utara. pameran Teknologi Tepat Guna (TTG). Terciptanya social budaya yang kondusif dalam pemberdayaan dengan motivasi dan tingkat swadaya gotong royong yang tinggi. Terlaksananya Manajemen Kesekretariatan dan Indikator Kinerja Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) yang professional. Bertumbuhnya Kelembagaan Usaha keluarga dan Masyarakat dan tumbuh pada ekonomi kerakyatan yang didukung oleh ketersediaan sarana dan prasarana ekonomi suatu bagian and menjadi usaha yang efisien serta tekad produksi dan pemasaran yang konventitif. Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan masyarakat untuk menciptakan. maka kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) mempunyai tujuan sebagai berikut: 1. perhatian terhadap kwalitas anak dan remaja dan potensi adapt istiadat dan nilai-nilai social masyarakat ©2004 Digitized by USU digital library 53. konservasi Sumaber Daya Alam secara berkesinambungan dan berwawasan lingkungan yang berbasis pada perbuatan msnusia. 4. 6. penggelaran. mengembangkan inovasi dan memanfaatkan spesifikasi Teknologi Tepat Guna (TTG) dalam setiap kegiatan. Meningkatkan Ketahanan Masyarakat dalam melaksanakan parsitifative yang didukung Kelembagaan Masyarakat yang kuat. Meningkatnya kemampuan masyarakat dalam memanfaatkan.

Pengertian Administrasi Kantor Administrasi memegang peranan yang sangat penting pada suatu perusahaan atau organisasi untuk memperlancar jalannya kegiatan dalam mencapai tujuan. Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat(BAPEMMAS) Propinsi Sumatera Utara dalam usaha mencapai tujuannya maka dalam setiap melaksanakan tugasnya.Berhasil tidaknya suatu perusahaan dalam pencapaiana tujuannya didukung dengan adanya struktur organisasi yang baik. Dalam rangka pemberian bimbingan dan petunjuk terhadap bawahannya. Dengan demikian struktur organisasi. Sebelum penulis memberikan pengertian kata administrasi kantor . B. PENGERTIAN. maka dapat diketahui bahwa bentuk organisiasinya adalah lini dan staff. Berdasarkan Perda Propinsi Sumatera Utara No. Bukanlah tujuan perusahaan akan tetapi merupakan alat yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Para bawahan juga dapat melaksanakan tugasnya dengan penuh rasa tanggung jawab. FUNGSI DAN PERANAN ADMINISTRASI KANTOR 1. masing-masing pimpinan wajib mengadakan rapat berkala dengan para bawahan.4 TAhub 2001 tanggal 31 Juli 2001 tentang struktur oganisasi kantor Badan Pemberdayaan Propinsi Sumatera Utara. maka penulis akan memberikan pengertian kata administrasi itu sendiri menurut beberpa ahli yaitu: The Liang Gie . setiap pimpinan unit dibantu oleh semua kepala satuan administrasi yang berada di bawahnya. Dimana setiap pimpinan suatu organisasi dalam lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPEMMAS) Propinsi Sumatera Utara bertanggung jawab memimpin bawahannya masing-masing dan memberikan pedoman membimbing serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

Cetakan VII. Administrasi dalam arti luas yang berarti dapat ditinjau dari tiga sudut: a.“Administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu” 1 1 The Liang Gie. Yogyakarta 2000 ©2004 Digitized by USU digital library 6Sondang P.S Moenir mengatakan. dan untuk lebih jelasnya akan penulis kemukakan sebagai berikut: 1.A. Dalam hal ini penulis ingin mengemukakan agar arti yang dimaksud tidak simpang siur. Sudut fungsi .Siagian “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertetentu secara berdaya guna. H. Penerbit Liberty. Sudut proses b.” 3 Pengertian administrasi tersebut dapat luas tetapi dapat juga sempit.” 2 Drs. Administrasi perkantoran Modern. “Administrasi adalah proses penyelenggaraan kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan Sumber Daya Manusia. Administrasi dalam arti sempit yang berarti ketatausahaan (clerical work) 2.

Fungsi Administrasi Kantor . semua menjadi sasaran utama daripada kerjasam atersebut yaitu tujuan yang telah ditetapkan. atau secara umum dapat disebutkan sebagai penyelenggaraan kerja dimana dalam masa modern sekarang ini administrasi merupakan kunci dalam pelaksanaan kegiatan atau alat yang paling penting dan perlu dilaksanakan.c.S Moenir adalah: “Administrasi kantor adalah kegiatan administrative yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya. H. demikian juga jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama itu dapat dilaksanakan pada waktu dan tempat yang berlainan. Jadi. Sedangkan mengenai administrasi kantor dapat dijelaskan bahwa ia merupakan subsistem dari system administrasi organisasi. dapat kita simpulkan bahwa pengertian administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama dari sekelompok orang dalam usaha mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan bersama. yang bersifat teknik ketatausahaan. Untuk lebih jelasnya penegrtian dari administrasi kantor menurut Drs.A. surat-menyurat dan sebagiannya.” 4 2. Tujuan yang akan dicapai serta proses kerjasama itu bermacammacam. yang bersama-sama dengan subsistem lain membentuk bergerak menuju tujuan. Sudut kepranataan Administrasi dalam arti sempit merupakan proses kegiatan kerjasama yang sangat bersifat pekerjaan kantor meliputi kegiatan mencatat. dilakukan secara terus-menerus dengan menggunakan segala peralatan kantor (peralatan lunak) untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pokok organisasi. Administrasi dalam arti luas meliputi segenap proses kerjasama untk mencapai tujuantersebut yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Jakarta 1992 3 H.1. proyek. Rineka. Pengawasan (Controlling) Ad.A. Kerangka Dasar Ilmu Administrasi.Siagian . system.2 Sondang P. Bumi Aksara. anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan (Planning) 2. ©2004 Digitized by USU digital library 7Sebelum penulis menuraikan fungsi administrasi kantor maka penulis ingin menjelaskan terlebih dahulu fungsi administrasi. Ad. hal. Pengorganisasian (Organizing) 3. program.80.2 Pengorganisasian (Organization) Pengorganisasian adalah penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan (Planning) Perencanaan adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan kebijaksanaan. prosedur. perbedaannya pada administrasi fungsi-fungsi itu bersifat menyeluruh dan berlaku bagi seluruh organisasi. Istilah untuk mengidentifikasi fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama. Pengarahan (Leading) 4. metode. Cetakan I.S Moenir. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. Cetakan I. sedangkan pada manajemen fungsinya ada 4 yaitu: 1. Jakarta 4 Ibid. perancangan dan .

Ad. Tujuan Administrasi Kantor Agar suatu perusahaan atau organisasi benar-benar mencapai tujuan secara penuh maka harus memenuhi 2 (dua) syarat yaitu: 1. 5 3.4 Pengawasan (Controling) Pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan. Ad. Organisasi itu harus efisien Berarti bahwa organisasi itu harus memiliki susunana yang logis sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik setara dengan hasil kerjanya. dan disiplin. 3 Pengarahan (Leading) Pengarhan adalah membuat datau mendapatkan para karyawan melaksanakan apa yang diinginkan. baik mengenai mutu mapun banyaknya hasil kerja itu. Organisasi itu harus sehat Berarti bahwa organisasi itu mempunyai bentuk yang teratur dimana masingmasing bidang bekerja serta pejabat yang tugas dan wewenangnya merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan .pegnembangan suatu organisai atau kelompok kerja yang membawa hal-hal tersebut kearah tujuan. dan harus mereka melakukan dengan melibatkan kualitas. gaya dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi. penugasan tanggugn jawab tertentu dan kemudian pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu yang melaksanakan tugas-tugasnya. motivasi. 2.

organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpang siuran. Sebaliknya berbagai sasaran mempunyai cirri-ciri: a. jangka menengah dan jangka panjang. c. Sifatnya praktikal. Hasilnya pada umumnya dapat dikuantifikasikan. Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan administrasi kantor itu adalah agar segala kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu organisasi suatu kantor dapat berjalan dengan efisien dan efektif. b. C. Tujuan jangka pendek dan jangka 5 T.1992 ©2004 Digitized by USU digital library 8menengah sering disebut dengan istilah “sasaran”atau“tujuan antara” karena meruapakan bagian dari tujuan jangka panjang. Tujuan jangka panjang menurut P. Dasar-Dasar MAnajemen Cetakan VIII. Gunung Agung Jakarta. Bentuknya relative abstrak. b. tujuan administrasi kantor dapat merupakan tujuan jangka pendek. PERANAN ADMINISTRASI KANTOR Pada dasarnya kegiatan administrasi kantor pada kantor Badan . Jangkauan waktunya lebih pendek c.Siagian memiliki cirri-ciri antara lain: a. Selain itu. Bersifat idealistic. Bentuknya lebih konkrit d. Kualifikasinya ialah tidak terbatas. Perbedaan tujuan jangka panjang dan berbagai sasaran dapat dilakukan dengan mengetahui ciri masing-masing.Hani handoko.

2. Pada dasarnya pekerjaan administrasi pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara bersifat komunikasi meliputi pengumpulan data. juga membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai satu kesatuan dan melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan kantor. Menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan bagi pihak pengurus dan pimpian dalam proses pembuatan keputusan. Peranan administrasi kantor disini sangat diperlukan oleh kantor tersebut karena pekerjaan kantor membantu memberi data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk menjalankan kantor dan mempermudah pimpinan dalam memngambil keputusan untuk pelaksanaan tugas selanjutnya.Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dipergunakan untuk menyelesaikan segala pekerjaan kantor guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. bilamana. pencatatan dan pengolahan bahan-bahan sehingga sangat berguna bagi pihak administrasi yang berkepentingan. Pekerjaan kantor pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara ini berperan penting dalam memudahkan atau meringankan tugas orang-orang yang menjalankan kegiatan perkantoran. Menetapkan dan menyatakan maksud. tujuan dan sasaran organisasi . Adapun peranan administrasi yang dilaksanakan pada kantor kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara adalah: 1. memberikan semua keterangan-keterangan yang lengkap dan yang diperlukan kepada siapa. dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan secara efisien terutama bagi pihak pimpinan.

salah tafsir dan pemborosan dalam komunikasi kedinasan. menelepon dan menggunakan surat-surat serta mengirim surat-surat serta pengurusan arsip yang meliputi penyimpanan. Oleh karena itu administrasi dilingkungan instansi pemerintah sebagai salah satu aspek ketatalaksanaan perlu diatur dengan sebaik . Melatih dan menyusun staf pelaksana sebagaimana ditetapkan dalam rencana. . 7. mempunyai fungsi yang penting untuk menyampaikan dalam kegiatan pemerintahan informasi dan data yang diperlukan kinerja dan pembangunan.baiknya untuk mendukung pengaturan tata persuratan tugas kelancaran pencapaian tujuan. dan pemusnahan arsip dan surat-surat lain yang ada pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. 5. Meletakkan rencana yang luas bagi penyusunan organisasi 6. Menyediakan perlengkapan untuk kepanitiaan dan pertemuan yang diperlukan bagi kegiatan agar tercapai koordinasi yang baik antara para pegawai. memeriksa.3. 4. penemuan. Mengadakan evaluasi yang teliti terhadap keseluruhan hasil pelaksanaan . Membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai satu kesatuan. tumpang tindih. D. ©2004 Digitized by USU digital library 9Adapun kegiatan administrasi dalam peranannya pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara seperti mengetik. KINERJA ADMINISTRASI KANTOR Kinerja administrasi kantor yang baik menciptakan komunikasi yang baik dalam pemerintahan ditingkat pusat maupun daerah. Kinerja dan Pemerintah umum dipandang perlu untuk kelancaran pelaksanaan pemerintah dan pembangunan serta dimaksudkan untuk mencegah sejauh mungkin kesimpangsiuran.

yaitu dengan administrasi yang teliti/rapi dan terarah dalam penyampaian setiap data dan informasi yang diperoleh dari pihak luar baik dan dari instansi pemerintahan maupun swasta dapat dilaksanakan dengan baik. Administrasi kantor yang dilakukan selama ini sangat mendukung seluruh program kegiatan kantor. Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempunyai misi meningkatkan fungsi dan peran pemerintahan desa/kelurahan serta istitusi/lembaga kemasyarakatan sebagai fasilitator dan wadah partisipasi masyarakat dalam pembangunan. Kegiatan utama administrasi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara adalah kerjasama dari sekelompok orang yang bertugas menangani surat-surat aupun penggunaan mesin tik. Berarti kegiatan surat-menyurat membutuhkan suatu system . Kegiatan surat menyurat sangat penting dilakukan karena surat adalah salah satu sarana komunikasi yang digunakan dalam suatu kantor.Kegiatan administrasi yang dilaksaakan sebagai pusat kegiatan kantor tidak terlepas dari seluruh peralatan kantor yang dimiliki untuk pelaksanaannya. Dalam hal ini kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sangat mengutamakan komunikasi yang baik dan lancar dalam melaksanakan misi tersebut. Kegiatan yang dilakukan dalam suatu kantor antara lain adalah kegiatan surat-menyurat dan pengarsipannya. Penulis akan membahas terlebih dahulu tentang kegiatan surat menyurat pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara.1 Kegiatan Utama Administrasi Kantor Dalam setiap kegiatan suatu kantor / organisasi sudah pasti terdapat proses administrasi. D. Organisasi dalam hal yang membrikan informasi dari orang atau organisasi lain. peralatan elektronik (komputer dan internet) dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

asal surat dan perihal. Yang dimaksud dengan surat masuk adalah segala komunikasi tertulis yang diterima suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan. maka sehubungan dengan itu ada pegawai yang bertanggung jawab memerima surat dari petugas pos mapun dari kantor lain. seperti masalah pangkat.administrasi yang baik menangani dan mengelolahnya. sehingga senantiasa dapat diikuti proses perkembangannya. Adapun proses surat-menyurat yang diteliti penulis adalah mengenai surat masuk dan keluar disamping pengarsipannya. Sebelum surat dikirim. Surat Undangan 2. tanggal penulisan surat. yaitu surat yang berisi data kegiatan. nomor surat. Maka dalam hal ini diperlukan suatu unit dalam penanganannya. Karenanya pengurusan akan suratsurat harus dilakukan secara tepat. diteliti terlebih dahulu berdasarkan sifatnya dan dibedakan atas: 1. Pada bagian umum dilakukan pencatatan yaitu tanggal penerimaan surat . Surat umum. sebagai nilai komunikasi maupun sebagai salah satu pembuktian lain yang menunjukkan adanya kegiatan ©2004 Digitized by USU digital library 10yang hidup dalam kantor yang bersangkutan. Setiap surat atau dokumen yang diterima oleh suatu kantor pasti mempunyai nilai yang sangat berharga. 3. Surat yang diterima kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempunyai nilai yang sangat berharga baik sebagai alat pembuktian dan sebagai alat komunikasi. Setelah itu diteruskan . Surat kepegawaian yaitu surat mengnai hal-hal kepegawaian. pendidikan dan lain-lain. perkembangan dari kabupaten/kota atapun instansi lain. baiks ebagai bahan pembuktian. Surat masuk dalam kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara pertama kali ditangani oleh bagian umum dan setelah itu didisposisikan ketatausahaan dan dikirim ke bidang lain.

tanda tangan dan stempel . Surat surat yang diterima oleh instansi atau perusahaan adalah bahan dokumentasi yang sangat berharga baik sebagai bahan otentik atau media komunikasi maupun sebagai alat pembukti adanya kehidupan dalam instansi atau perusahaan yang bersangkutan. baik isi mapun formatnya.Keterangan dan banyaknya lampiran 4.ke Sekretaris Badan yang kemudian didispososokan ke masing-masing bidang yang bersangkutan dengan perihal surat tersebut untuk kemudian diproses lebih lanjut. apabila terdapat kesalahan diantara surat-surat tersebut dibutuhkan penangan lebih lanjut. Surat keluar adalah semua surat yang diselesaikan oleh pihak kantor. Surat-surat tersebut harus dipersiapkan dengan sebaikbaiknya. nomor dan perihal surat 3. Penyortiran Penyortiran adalah pemilihan surat-surat yaitu pemisahan serta pengelompokkan surat 2. pengiriman surat. Pemberian tanggal Pemberian tanggal penerimaan. Prosedur penanganan surat masuk pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sebagi berikut: 1. Pemeriksaan lampiran . Pencatatan surat Pencatatan semua surat-surat masuk dalam buku agenda surat. Sifat dan besarnya instansi atau perusahaan turut pula menentukan cara-cara pengurusan surat-surat keluar. Karena itu dalam prosesnya surat keluar harus dilaksanakan dengan cara yang cepat dan tepat agar surat itu tidak menimbulkan kesalahpahaman. . baik intern maupun ekstern.

Untuk menciptakan kinerja yang efektif dan efisien. Proses surat keluar tersebut dimulai dengan pengiapan konsep surat . BAB III ANALISA DAN EVALUASI Berdasarkan uraian terdahulu penulis akan menganalisa dan mengevaluasi tentang kinerja dan peranan administrasi kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. Tindak ©2004 Digitized by USU digital library 11lanjutnya proses surat keluar bagian umum ini dilakukan pemberian stempel. Dari pembagian tanggung jawab pada masing-masing bidang dalam organisasi di kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara akhirnya telah menghasilkan suatu kinerja pekerjaan yang baik dan memuaskan sampai unit terkecil dalam organisasi. baru dimasukkan ke dalam amplop untuk dikirim ke alat yang dituju. Peranan administrasi kantor pada umumnya adalah untuk mencapai . Administrasi kantor adalah kegiatan administratif yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya dilakukan secara terus-menerus dengan mempergunakan segala peralatan kantor untuk menunjang kinerja pelaksanaan administrasi. pimpinan telah melakukan pembagian kerja dan tanggung jawab guna menjaga kekeliruan tumpang tindih dalam pekerjaan.Tindak lanjut tersebut biasanya berupa jawaban atau tanggapan yang dibutuhkan sipengirim surat. setelah selesai dilanjutkan dengan persetujuan konsep agar segera dapat dilakukan pengetikan surat yang kemudian oleh Kepala Badan/Kepala Bidang ditandatangani lalu kemudian pegawai Bagian Umum memberikan nomor dan tanggal surat sesuai dengan tanggal yang ditandatangani oleh atasan. serta untuk mempermudah atasan dalam pengawasannya.

Apabila dilihat dari struktur organisasinya. dimana setiap pimpinan suatu organisai dalam lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara bertanggung jawab memimpin bawahannya masing-masing dan memberikan pedoman membimbing serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.kegiatan berjalan dan dengan yang dilaksanakan atau baik setiap hari dalam tepat kantor waktu. Manfaat ini semua diperlukan sesuai dengan majunya cara berpikir manusia yang semakin kompleks. Administrasi kantor yang baik tentunya akan dapat memberikan informasi yang cepat. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan serta untuk menyediakan abahn pertanggungjawaban tersebut bagi bagian kantor. pada saat ini benar-benar sangat dirasakan manfaatnya.agar dapat berguna kegiatan . Karena administrasi merupakan proses kerjasama antara dua manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. sesuai rencana dan tujuan yang telah ditetapkan dan kearsipan mempunyai tujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan. Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera . sehingga kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara setiap saat mengikuti perkembangan administrasi itu sendiri maka aktivitas administrasi kegiatan-kegiatan lapangan harus didukung oleh seluruh pegawai yang terkait dalam kegiatan kantor . Fungsi dan peranan administrasi kantor pada Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. maka kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempergunakan struktur organisasi lini dan staf. tepat dan lengkap. dengan efisien dengan berjalan dengan dan terselenggara teratur.

Komputer hanya dipergunakan secara manual untuk pengetikan dokumen dan surat-surat saja.Utara sebagai objek penelitian adalah merupakan suatu kantor yang menangani pemberdayaan masyarakat secara terencana. sarana dan prasarana yang dibutuhkan masih kurang dimana peralatan yang dipergunakan masih sederhana. sumber daya manusianya. agar aktivitas-aktivitasnya berjalan sesuai dengan apa yang direncanakan. Untuk mendukung kegiatan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat sangat diperlukan suatu proses administrasi yang baik dan teratur sejalan dengan kegiatan instansi tersebut. sehingga pengelenggaraan surat-surat dan pengarsipannya dapat dilakukan dengan baik. belum dipergunakan untuk penyimpanan arsip. maka setiap bidang harus mengetahui kegiatan yang dilakukan dari orang-orang yang dikepalainya. rapih an teratur tanpa masalah yang dihadapi. terpadu. . Hanya saja dalam pengoperasian peralatan seperti computer. dalam hal ini berbagai data dan ©2004 Digitized by USU digital library 12informasi yang diperlukan dalam membantu kegiatan seharihari. Adapun fungsi daripada administrasi kantor pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sekarang ini adalah untuk memperlancar jalannya proses administrasi. maka setiap bagian telah mempunyai rincian tanggung jawab masing-masing. Kegiatan-kegiatan kerjanya juga perlu mendapat pengawasan khusus. Dengan adanya prosedur-prosedur khusus mengenai pelaksanaan penyelenggaraan surat-surat kantor pada kanttor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara. Untuk dapat mempertanggung jawabkan pelimpahan wewenang yang diberikan pimpinan. Peranan administrasi dalam kegiatan di kantor tersebut terjadi karena setiap pegawai bertanggung jawab terhadap satu jenis pekerjaan yang memang menjadi tugasnya.

Karena sesuai dengan teori. Jadi dengan demikian. yaitu setiap pimpinan satuan organisasi dalam lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara bertanggung jawab . tanggung jawab yang jelas serta pedoman kerja yang jelas. Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara mempunyai struktur organisasi berbentuk lini dan staf. mempunyai tujuan yang jelas. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Dengan demikian menurut peneliti/penulis sesuai dengan yang telah diuraikan di atas bahwa peranan administrasi yang ada pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara tidak jauah berbeda antara teori dengan praktek. kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sesuai dengan fungsinya telah menerapkan peranan administrasi kantor dengan baik.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa peranan dari bagian administrasi merupakan suatu pelaksanaan pekerjaan dari awal sampai akhir. dalam penyelenggaraannya. Walaupun pada hakekatnya tanggung jawab organisasi tetap berada pada pimpinan tetapi apabila terjedi suatu kesalahan yang mengakibatkna kerugian terhaap berbagai pihak. maka itu disebabkan adanya kesalahan dalam pelaksanaan tugas administrasi kantor tersebut. prinsip-prinsip manajemen yaitu teratur. dimana setiap pekerjaan harus diseleksaikan dan dipertanggung jawabkan. KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat penulis sampaikan dalam penulisan laporan penelitian ini adalah: 1.

Walaupun demikian dengan ini penulis ingin megnampaikan beberapa saran kepada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara.memimpin bawahannya masing-masing dan memberikan pedoman membimbing serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya. B. Untuk meningkatkan profesionalisme Aparatur di lingkungan kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dalam mengoperasikan peralatan administrasi kantor . . SARAN-SARAN Pada dasarnya kinerja dan peranan administrasi kantor pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah cukup baik diantaranya penangan surat masuk dan surat keluar serta pengarsipan surat. misalnya computer untuk ini penulis memberikan saran agar dapat diberikan pelatihan-pelatihan kepada pegawai untuk mengoperasikannya. Proses surat-menyurat dan pengarsipannya pertama kali ©2004 Digitized by USU digital library 13ditangani oleh Bagian Umum kemudian diteruskan ke sekretaris dan dikirim ke bidang lain. 3. 2. Sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan oleh kantor ini adalah system abjad. Kinerja administrasi kantor paad kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan efektif dan efesien. 1. Peranan administrasi pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik dan pada saat ini benar-benar dirasakan manfaatnya dalam pencapaian tujuan yang diharapkan. khususnya untuk memperlancar proses administrasi. dalam hal ini berbagai data dan informasi yang diperlukan guna membantu kegiatan sehari-hari.

Cetakan kedelapan. 2000 Basir Barthos. Penerbit Lyberti. Jakarta. 2001 T.2. 1998 The Lian Gie. 1992 The Lian Gie. Jakarta 2002 Soetarto. Penerbit Lyberti.Moenir. Administrasi Perkantoran Modern. Kedudukan dan Penelitian Administrasi. Cetakan VII. Manajemem Kearsipan.S. Jakarta. DAFTAR PUSTAKA Arie Susilo. PT. Yogyakarta. Ilmu Administrasi .Gunung Agung. Dasar-Dasar Manajemen. Pengertian. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. Robert. Yogyakarta. Jakarta. Kiranya kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat (BAPPEMAS) Propinsi Sumatera Utara dapat terus meningaktkan pemberian informasi dan data kepada masyarakat desa atau kelurahan sehingga terwujud keswadayaan masyarakat propinsi Sumatera utara dalam pelaksanaan administrasi kantor yang baik.A. Administrasi Perkantoran Modern. 2000 The Lian Gie. 1992.Cetakan VII.Raja Grafindo Persada. Administrasi Ketenagakerjaan. Rineka Cipta. Yogyakarta.2002 Miftah Thoha. cetakan VII. 1990 H. . Jakarta. 3. Administrasi Perkantoran. Dimensi-Dimensi Prima Ilmu Administrasi Negara. Penerbit Lyberti. Cetakan I. PUB 13. Bumi Aksara. Yogyakarta. Penyempurnaan system informasi data sebaiknya dengan mempergunakan sarana-sarana computer sebagai alat penyimpanan arsip. PT. Jakarta. PT Bumi Aksara. kantor Perburuhan Internasional. 1992 Heron.Hani Handoko.

©2004 Digitized by USU digital library 14 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful