Makalah Manajemen Perkantoran

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Didalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya

komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat

( korespondensi

) Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi,merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat. Dalam penyusunan korespondensi harus mempehatikan berbagai unsur- unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakain bahasa yang harus benar dan tepat. Dalam menulis yang berarti menulis, membentuk atau menyalin huruf, kata atau angka yang dilakukan dengan pensil atau pena tetapi dalam perkembangannya mengalami perluasan sehinga kini mempunyai serangkaian arti pengkhususan yang bisa bermakna melukiskan, menyampai dengan surat, menjadi pengarang dan menyusun atau merancang. Selain dari segi menulis proses bahasa pun perlu diperhatikan seperti ketepatan dalam pengunaanya dan memakai bahasa yanag baik serta benar. Oleh karena itu korespondensi merupkan kebutuhan yang sangat mendasar dalam perkantoran maka korespondensi harus di perhatikan secara baik karena apabila terjadi gangguan dalam proses korespondensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut. 1.2. Rumusan Masalah

Dalam makalah ini akan membahas berbagai permasalahan tentang korespondensi diantaranya: 1. Pengertian surat dan Fungsi-fungsi surat 2. Jenis – jenis surat 3. Bagian – bagian surat 4. Bentuk – bentuk surat Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai korespondensi yang mencakup Fungsi-fungsi surat, Syarat-syarat surat, Macam- macam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah dalam menyusun surat, Hal lain yang perlu diperhatikan agar tujuan berkirim surat tercapai, Pedoman dalam menyusun isi, Kegiatan surat menyurat, Bentuk-bentuk surat, dan Pembetulan (revisi konsep) serta permasalahan-permasalahanya agar pembaca mengetahui lebih dalam tentang korespondensi (surat menyurat).

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1. Pengertian Dan Fungsi Surat Berikut beberapa pengertian surat dari beberapa sumber : 1) Surat adalah suatu komunikasi yang digunakan untuk menyanpaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain. 2) Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan . (sidodolipet.blogspot.com)

3) Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis dalam secarik kertas dan di masukkan ke dalam amplop. 4) Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis. Secara umum surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertuls, sedangkan dalam kehidupan sehari – hari surat mengandung arti yang sempit, yaitu sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Secara khususnya surat dapat diartikan sebagai informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu khusus berlaku untuk kegiatan surat menyurat. Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama perseorangan ( pribadi dan atas nama jabatan dalam suatu organisai ). Peristiwa seperti diatas disebut korespondensi atau kegiatan surat menyurat dan para pelaku yang melakukannya itu disebut koresponden. Oleh karena itu surat sangatlah penting peranannya dalam memperlancar aktivitas kita sehari – hari baik dalam organisasi maupun perorangan / pribadi, misalnya : a. Biaya relatif murah

b. Tidak terikat waktu dan tempat c. Jangkauannya lebih luas

d. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti e. f. Pesan sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya Pesan dapat dibaca berulang – ulang Namun, diakui dalam membuat surat misalnya : Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat ada beberapa kesulitan secara umum,

a.

b. Bagaimana menyusun bagian – bagian surat secara cermat c. Bagaimana penggunaan EYD dalam penulisan surat

d. Bagaimana penggunaan kalimat yang efektif dalam penulisan surat Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat menurut Setiawan dkk :

Menggunakan bahasa yang baik dan benar. Tidak menggunakan singkatan yang belum lazim. Meskipun prosesnya cukup lama. keefektifan kata e. Surat pun mengandung nilai penghormatan dan kesakralan dibanding bentuk komunikasi lain. . Adab sopan saantun surat. jenis. surat tetap memiliki keistimewaan dibanding dengan bentuk komunikasi tertulis lainnya. dan mengirimnya melalui kantor pos.a. Keruntutan kalimat dan keruntutan gagasan Pengindahan terhadap kaidah korespondensi Sedangkan menurut Anton Mulyono syarat menulis surat yang baik adalah sebagai berikut : a. Surat merupakan salah satu bentuk alat komunikasi secara tidak langsung yang di tulis seseorang atau sebuah lembaga dengan tujuan tertentu. f. warna. Pada dasarnya surat merupakan sebuah dokumen tertulis yang umumnya berada dalam amplop. dan jenis surat ) b. Fungsi Surat Berbicara di era yang serba cepat ini. sopan. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap e. akan terasa ketinggalan zaman.1. Kemajuan teknologi memang patut disyukuri dan apresiasi dengan baik. dimasukan kedalam amplop. Orang sekarang lebih menyenangi bentuk komunikasi secara instan. Wawasan tentang surat menyurat dalam administrasi b. Menggunakan kertas yang baik ( ukuran. Menggunakan bentuk surat yang standar c. bahkan sebaiknya bebas dari singkatan Tidak menggunakan kata – kata sulit dan belum umum BAB III PEMBAHASAN 3. Segala bentuk komunikasi kini semakin sempit karena bisa dilakukan di layar ponsel. Lantas. Penguasaan bahasa tertulis yang memadai c. hormat dan jelas d. isi surat yang layak. dibanding harus menulis surat. f. misalnya SMS dan chatting. Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak di tulis atau permasalahan yang dibicarakan dalam surat d. terutama surat – surat pribadi. bagaimanakah dengan eksistensi surat ? Keadaan surat kini memang memprihatinkan. Surat kalah cepat dibanding dengan chatting dan SMS.

d. Warjat pos. Sebagai perwakilan pribadi. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. Sebagai bukti nyata hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum. dan surat warisan. d. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. misalnya surat wakaf. Sebagai arsip atau data – data yang diperlukan di kemudian hari. untuk berhadapan dengan orang. yaitu Kartu pos adalah selembar kertas tebal atau karton tipis berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpa amplop dan dengan harga yang lebih murah daripada surat. Jenis surat menurut wujudnya : a. telegram dinas. berpesan panjang dan tidak . surat jual beli. kelompok. c. contohnya untuk menelusuri sebuah kejadian penting di masa lampau 3. b. Telegram disebut juga surat kawat. Lembaran surat jenis ini. lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. dan telegram biasa. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. misalnya : 1. Sebagai alat komunikasi surat memiliki beberapa fungsi sebagai berikut : a. Kartu pos. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. e. Sebagai nilai dokumen yang memiliki nilai historis dan nilai sejarah. kelompok. misalnya surat tugas dan surat keputusan. dan organisasi. b. yaitu surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. dijual di kantor pos.Seorang akan merasa lebih dihargai ketika sesuatu dinyatakan dalam bentuk surat sehingga menemukan sesuatu yang serius dan sakral. maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi. c. Sebagai dasar atau pedoman untuk melakukan sebuah pekerjaan. JENIS – JENIS SURAT Karena banyaknya macam surat. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini.2. Jadi. telegram kilat. biasanya. biasanya. dan sebuah organisasi. namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. Jenis telegram terdiri atas telegram umum. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat.

Jenis surat menurut isi atau tujuannya : a. Surat Perjanjian adalah Naskah Dinas yang berisi suatu kesepakatan bersama yang mengikat antara pihak-pihak tertentu untuk melakukan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. Di buku-buku PKB (perjanjian kerja bersama) dan panduan lainnya biasanya mekanisme SP ini dijelaskan dengan detail. b) lebih leluasa dalam menulis isi surat. yaitu surat yang isinya memberitahukan / menggambarkan sesuatu hal. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain. 2. Surat laporan adalah surat yang berisi laporan kegiatan dalam suatu organisasi ataupun badan usaha . bolos. sopan dan seperti: lain-lain dkk membocorkan bersekongkol 3. ceroboh. Indisipliner: Korupsi. Surat permintaan adalah surat yang isinya tentang permintaan suatu hal ditujukan kepada orang ataupun suatu badan organisasi yang dimintai hal tersebut e. g. Informasinya bersifat menggambarkan dan bersiat rekaman berita ( surat tanda bukti ) b. 2. Surat pemberitahuan. teledor dalam melaksanakan pekerjaanya. berisi perintah untuk melaksanakan tugas tertentu. h. c. Surat peringatan adalah suatu mekanisme kontrol dari perusahaan untuk „mengatur‟ karyawannya yang „bengal‟. SP1 peringatan. melakukan Telat kolusi. SP2 siap-siap.layak diketahui oleh pihak lain. SP adalah suatu alat bantu yang sangat efektif. Surat panggilan adalah surat dimana isinya menerangkan pemanggilah terhadap seseorang ataupun suatu badan organisasi f. Surat keputusan adalah surat yang didalamnya memutuskan suatu hal d. masuk. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya. SP3 dipecat adalah salah satu penerapan metode ini. Biasanya SP ini diberikan pada karyawan yang 1. pelanggaran pakaian rahasia tidak perusahaan. Surat Perintah adalah naskah Dinas dari atasan yang ditujukan kepada pejabat bawahan. Lalai. c) lebih santun dalam surat menyurat. Sebagai mekanisme kontrol.

i. l. Surat Pengantar adalah Naskah Dinas yang dipergunakan sebagai pengantar untuk mengantar sesuatu naskah atau barang dan sebagainya yang pada umumnya tidak memerlukan penjelasan. Surat pemesanan adalah surat yang isinya pemesanan suatu barang ataupun jasa kepada suatu perusahaan ataupun suatu organisasi. artinya isi surat ini hanya disampaikan kepada suatu perusahaan perusahan ataupun suatu organisasi yang terkait saja. 3. Jenis surat berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya : a. surat biasa. dari tingkat penyelesaiannya surat ini memerlukan waktu yang cukup cepat karena sifatnya penting. artinya isi surat bisa diketahui oleh khalayak umum. Surat penawaran adalah surat yang isinya menawarkan suatu barang kepada suatu instansi ataupun kepada badan usaha lainnya. artinya isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang di tuju. yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja 4. c. 5. Surat kilat. Jenis surat berdasarkan sasarannya : a. dan resmi. isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju. Surat edarana. Jenis surat menurut sifatnya : a. Surat undangan adaalah surat yang isinya mengundang kepada seseorang dalam suatu perusahaan ataupun organisasi. j. Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan. b. dari tingkat penyelesaiannya surat biasa ini tidak memerlukan waktu yang begitu cepat dalam pembuatannya. . surat konfidensial ( terbatas). isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja. b. c. Surat undangan terdiri dari surat undangan tidak resmi. artinya. k. m. Surat biasa. surat rahasia. Surat biasa. b. Surat pengumuman. setengah resmi. maksudnya.

dijual di kantor pos. c) lebih santun dalam surat menyurat. Jenis telegram terdiri atas telegram umum. dan telegram biasa.c. tebal sehingga berbentuk kartu. Kartu Pos Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 × 15 cm. c. berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. Lembaran surat jenis ini. biasanya. Jenis surat berdasarkan wujudnya : a. b) lebih leluasa dalam menulis isi surat. lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. surat yang isinya hanya bisa diketahui oleh orang-orang yang ada di dalam perusahaan ataupun organisasi tersebut. b. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini. Jenis surat berdasarkan ruang lingkupnya : a. Jenis surat berdasarkan kepentingan dan pengirimnya : . Surat Intern.dalam arti surat ini harus dibuat sesegera mungkin karena sifatnya sangat penting. d. biasanya. 7. yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya. Warkat Pos Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. 8. Surat kilat khusus. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain. Jenis surat ini. Surat ekstern. biasanya. Jadi. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Telegram Telegram disebut juga surat kawat. Lembaran kertas surat ini. dijual di kantor pos. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. surat yang isinya diketahui oleh pihak perusahaan ataupun organsisasi lain. 6. b. Surat Bersampul Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. biasanya. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. telegram kilat. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. telegram dinas.

kata telepon. nama kantor organisasi atau instansi alamat nomor telepon nama alamat kawat Untuk perusahaan dapat dicantumkan : 1. b. kata faksimile. 3. o o Nama instansi.a. 4. alamat kantor cabang 2. alamat kawat (jika ada). 2. nomor kotak pos (jika ada). Kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik dan terdiri dari : 1. nomor faksimile (jika ada). yaitu surat yang disampaikan oleh suatu instansi atau lembaga kepada seseorang atau lembaga atau instansi lainnya.3.o. Jangan digunakan bentuk p. nama banker macam usahanya. kata jalan.3. Kop surat juga berperan sebagai pemberian sifat tentang resminya surat tersebut.1. alamat. faksimile. o o Nama instansi ditulis dengan huruf kapital (sesuai dengan aturan yang ada). dan kata kotak pos jangan disingkat. alamat kawat (jika ada). box atau post office untuk menuliskan kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable address untuk menuliskan alamat kawat. nomor telepon (jika ada). yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatau organisasi atau instansi. Pengertian lain surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya kepentingan pribadi. BAGIAN-BAGIAN SURAT 3. nama instansi. misalnya impor-ekspor lambang Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat: o Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang. 3. Huruf awal alamat. dan nomor telepon ditulis dengan huruf kapital kecuali kata tugas. 4. KEPALA SURAT Kepala Surat/kop surat ialah bagian surat yang diterakan di bagian atas untuk menunjukkan ciri pengenal (identitas) instansi pengirim surat yang bersangkutan. Surat resmi. 3. . Surat pribadi. misalnya dan dan dalam. kotak pos.

3. 3. Panulisan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Kata tanggal tidak perlu ditulis. NOMOR SURAT Nomor surat dicetak kurang lebih 5 ketukan dari tepi kertas sebelah kiri. 9. . Nama bulan ditulis dengan huruf. (dalam penggunaannya No. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan seperti berikut:  Kata yang harus digunakan ialah nomor karena merupakan bentuk baku. 7. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.o Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:). 2. 3. Penulisan nama bulan jangan disingkat. segaris dengan tanggal. Spasinya tidak perlu dijarang-jarangkan. bulan dan tahun.) setiap tiga angka. Bagian tanggal surat ditulis dua kali kaitan mesin ketik dari garis pemisah kepala surat dengan surat lainnya. 5.3. 8. Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital. 4. Baris itu tidak perlu digarisbawahi. atau nomor disingkat No. Nomor surat dibuat per tahun agar jumlah nomor urut relatif kecil.2.) Angkatan tahun ditulis lengkap jika angka tahun itu merupakan bagian system penomoran       Kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi.3. sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan oleh titik (. Spasinya tidak dijarang-jarangkan. Angka tahun harus lengkap.    Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital Singkatan kata nomor adalah no. Tidak perlu dibubuhkan garis bawah. 6. TANGGAL SURAT Tanggal Surat ialah bagian surat yang menunjukkan hari berikut bulan dan tahun dikirimkannya surat yang bersangkutan. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat: 1.3. o Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor misalnya telepon.

Disini disela spasi 3. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital 2. Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat. tetapi jelas. 8.3.3. Disini tidak disela spasi 3. kata lampiran tidak ditulis.5. 4. Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua (:). 3. sedangkan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. o o o Satuan yang digunakan berkategori nomina/nominal. 7. HAL ATAU PERIHAL Setiap surat resmi sebaiknya mencantumkan pokok surat atau biasa disebut “hal” atau “perihal” Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat ialah sebagai berikut: o o Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital. Spasinya tidak dijarang-jarangkan. Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf. Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas. Huruf awal kata awal satuan itu ditulis dengan huruf kapital.4. Jumlah dinyatakan dengan huruf 2.3. 9. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran ialah sebagai berikut: 1. Contoh : Lamipran: lima helai Catatan 1. 6. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. . Baris itu tidak dibubuhkan garis bawah. 5. Jika surat yang dikirimkan tidak dengan lampiran. Antara tanda titik dua dan bentuk yang mendahuluinya tidak disela spasi. Singkatannya adalah Lamp. LAMPIRAN SURAT Lampiran Surat adalah surat tambahan.

o o o o Kata hal diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi. saudara dapat dipergunakan jika diikuti nama orang dan huruf awak sapaan – sapaan itu ditulis dengan huruf kapital. Kode pos ditulis setelah penulisan nama kota.   Gelar akademik dan pangkat dapat dicantumkan jika diikuti nama orang. a. untuk nomor rumah atau bangunan tidak peru dituliskan. Kata nomor yang lazim disingkat No.3. bapak. Penulisan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. Spasi baris – baris itu jangan fijarang – jarangkan. 3. Satuan yang terhormat ditulis Yth Huruf awak pada singkatan Yth ditulis dengan huruf kapital Kata kepada tidak perlu dicantumkan Sapaan ibu.6. Baris kedua.     Huruf awal nama kota ditulis dengan huruf kapital. yang diisi dengan bentuk Yth. Alamat Luar Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah seperti berikut. ALAMAT SURAT Alamat tujuan surat dibedakan menjadi dua.   Kata jalan jangan disingkat. Yang diikuti kepala instansi yang dikirimi atau diikuti nama seseorang 2. yaitu alamat luar dan alamat dalam. Akhir baris – baris alamat tujuan tidak dibubuhkan tanda titik. kata sapaan tidak digunakan agar tidak ada kerancuan penulisan. Spasinya jangan dijarang-jarangkan. Jika jabatan seseorang dicantumkan. yang terdiri atas nama jalan. Baris pertama . Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris bawah.     surat. nomor rumah . Jadi susunan baris alamat luar ialah 1.

. …. Baris ketiga. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Jalan Cendana 9. Untuk nama kota huruf awalnya ditulis dengan huruf kapital Bagan seperti berikut: 1.. Alamat Dalam Alamat dalam adalah alamat yang ditulis pada kertas surat . Baris ketiga (nama kota) Contoh Alamat Luar Yth ……………………….SALAM PEMBUKA Salam pembuka dalam surat dinas merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Baris pertama 2. Baris kedua 3. Jalan ……………………. Kepala Balai Penelitian Bahasa Jalan I Nyoman Dewa Oka 34 Yogyakarta 55224 atau Yth.) Penulisan salam pembuka ditulis pada margin kiri .………………………… b. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta di Yogyakarta 3. yang berisi nama kota dan kode pos.3.     Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menuliskan salam pembuka: Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah dengan hormat Huruf awal pada dengan ditulis dengan huruf kapital Penulisan bentuk dengan hormat diikuti tanda koma (. Contoh: Yth.3. Kepala Balai Penelitian Bahasa di Yogyakarta Yth.7. Yogyakarta 55166 atau Yth. Penuisan alamat dalam dapat seperti penulisa alamat luar atau dengan tidak mencantumkan nama jalan dan nomor rumah.

. Alinea Pembuka Dalam alinea pembuka dikemukakan permasalahan yang merupakan pengantar atau pendahuluan terhadap permasalahan pokok. Harapan kami. Kalimat-kalimat disusun menurut aturan tata bahasa dengan menggunakan istilah yang mudah ditangkap dan dipahami penerima surat.8. dan (3) alinea penutup. jelas dan sopan. Isi surat yang lengkap terdiri atas (1) alinea pembuka.. Contoh: Berhubung Berkenaan dengan dengan hal hal tersebut tersebut di di atas atas Berkaitan dengan hal tersebut di atas 3. Atas perhatian. Alinea penutup dapat berisi ucapan terima kasih.. harapan dan ucapan selamat.. (2) alinea isi. 1.     Contoh: Demikianlah laporan yang. Oleh karena itu.. Alinea Isi Alinea isi merupakan wadah untuk menampung semua isi surat. Alinea ini berfungsi mengarahkan persoalan yang ingin disampaikan. Mudah-mudahan.3..ISI SURAT Isi surat merupakan wadah segala sesuatu atau semua persoalan yang ingin disampaikan. 2. Alinea isi harus singkat. 3.SALAM PENUTUP .9.. Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar terhadap alinea isi. Penulisan bentuk salam pembuka tidak menjorok ke dalam 3. Contoh: Dengan surat ini saya beitahukan bahwa pada hari Senin.3. Alinea Penutup Alinea penutup merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat.. Alinea isi merupakan lanjutan alinea pembuka. tanggal 10 Maret 2008 saya sakit. kalimatkalimat yang ada dalam alinea isi lazimnya masih berkaitan dengan kalimat-kalimat pada alinea pembuka.

dan wassalam. dan baris keempat adalah nomor induk pegawai. 5. Baris pertama adalah jabatan subjek surat. 2.       Catatan : Ini ditulis dengan huruf kapital Ini ditulis dengan huruf kecil Disini tidak ada sela spasi Tanda koma (. tidak berada di antara tanda kurung. Nama pengirim tidak digarisbawahi. . Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital jika namanya terdiri atas dua kata atau lebih. Kata-lata yang biasa digunakan sebagai salam penutup adalah hormat kami. Singkatan NIP tidak bertanda titik. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. kami ucapkan terima kasih Hormat kami. 3. salam kami.PENGIRIM SURAT Keresmian surat dinas lebih kuat jika surat itu telah ditandatangani oleh subjek surat.Salam penutup dipergunakan untuk menyatakan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. salam saya. Angka NIP tidak bertanda titik setiap tiga angka Susunan baris-baris dalam penulisan pengiriman surat sebagai berikut. yaitu jabatan. baris kedua adalah tanda tangan.. baris ketiga adalah nama terang.. salam taklim. 6. 4. nomor induk pegawai. dan cap dinas/cap jabatan. Contoh: Atas perhatian Anda.3. Pengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati diri kedinasan.10. Baris kedua Baris ketiga Baris keempat Tanda tangan Nama terang NIP . hormat saya.) mengikutinya jaraknya dua kali kaitan Ini kalimat penutup sura 3. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan pengirim surat adalah seperti berikut: 1.     Bagian susunan baris-baris itu sebagai berikut: Baris pertama Kepala.

Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi yang mendapatkan tembusan surat. Jika yang ditembusi lebih dari satu.INISIAL Inisial berisi identitas pengonsep dan pengetik surat. Bentuk – Bentuk Surat Bentuk surat biasa dibuat dalam kegiatan surat menyurat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bentuk sesuai dengan penulisan surat tersebut. Inisial ditulis di bawah sebelah kiri di bawah bagian tembusan    2. 3. Bentuk kepada Yth. Contoh : 1) Tembusan: Direktorat Jenderal Pendidikan dan Kebudayaan Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Saudara Bambang 3. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini ialah sebagai berikut: 1. Yang ditembusi adalah pejabat atau orangnya. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.3. 2. Bentuk surat adalah tata letak atau posisi pada umumnya bagian-bagian surat.3.4. Biasanya berbentuk singkatan pengonsep dan pengetik surat Contoh : 125) HA/Er HA adalah singkatan pengonsep surat Hidayah Asmuni Er adalah singkatan pengetik surat.11. 5. 6. jangan kantornya. tidak perlu dicantumkan. pengurutannya dimulai dari pejabat yang eselonnya tinggi. Di belakang nama yang ditembusi tidak perlu dibubuhkan ungkapan yang tidak berfungsi.12. Sedangkan pemkaian bentuk pada setiap organisasi atau . 7. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.TEMBUSAN Tembusan surat dibubuhkan di sebelah kiri bawah sama tinggi letaknya dengan sebutan pejabat yang berwenang menandatangani surat itu. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam inisial: 1. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu. misalnya sebagai laporan.3. 4. bernama Erwin 3.

Bentuk square block 8. Bentuk lurus ( Block style ) 3. Bentuk square semy block 9. Bentuk setengah lurus ( Semy block style ) 4. Bentuk square full block 10. Pada umumnya dalam surat menyurat resmi dikenal beberapa bentuk surat : 1.instansi berbeda-beda. Bentuk square indented GAMBAR BENTUK BENTUK SURAT 1.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) . Bentuk lekuk ( indented style ) 5.(8b) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….(8c) ……………. Bentuk menggantung ( Hanging paragraph ) 6. Bentuk lurus penuh ( full block syle ) 2. tergantung kepada kebiasaan dari aturan suatu instansi yang bersangkutan. Bentuk resmi Indonesia 7.Bentuk lurus penuh (full block style) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ……………………………………….(8a) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….

Bentuk lurus ( block style (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ………………………………………. 3.Keterangan : Pengetikan dimulai dari pasak garis pinggir kiri 2.(8c) …………….Bentuk setengah lurus (semy block style) (1) .(8a) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. Pengetikan alinea. Tanggal dan salam penutup diketik disebelah kanan.(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. kecuali tanggal dan salam penutup.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat. sama seperti bentuk lurus penuh. diketik mulai dari pasak pinggir kiri yang sama.

kecuali isi surat.Bentuk lekuk (indented style) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) ………………... ……………….(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat. diketik sama seperti bentuk lurus..(8c) ……………. 4.…………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ………………………………………. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir.(8b) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….…………………………….. ……………(7) ….(8a) .(8a) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….

Bentuk menggantung (hanging paragraph) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) …………… ……………(6) …………… ……………(7) ……………………………………….(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………….(8c) …………….(8c) …………….(8b) …………………………………… …………………………………… ……………………………………….(9) (10) . diketik sama seperti 5.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat.(8a) …………………………………… …………………………………… ……………………………………….…………………………………………… …………………………………………… …………………………………. kecuali isi surat.

kecuali isi surat. diketik sama seperti bentuk lurus.……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat. 6.Bentuk resmi Indonesia (1) ______________ _____________________ ______________ ______________(3) ___ _______(2) ___ _______(4) ___ _______(5) . Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir.

__________ __________(6) _______ _______(7) ____________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________(8) _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________ _______________________________ ________________(9) ________________(10) ________________(11) ________________(12) __________(13) _____________ _____________ _____/_____(14) (1)kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Lapiran (5)Hal/perihal (6)Alamat tujuan (7)Salam pembuka (8)Isi surat (9)Salam penutup (10)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat .

(11)Jabatan penanda tangan (12)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 7.Bentuk square block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) .

Bentuk square semy block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ._____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 8.

____________(6) __________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tand tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan .

(14)Inisial pengonsep dan pengetik 9.Bentuk square full block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ .

Bentuk square indented (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ _____________________(5) ____________(6) _________________________ ._______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang menggunakan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 10.

_______________________________ _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik .

.

Padahal disadarai atau tidak peran surat tidak dapat digantikan oleh alat komunikasi tertulis yang dianggap lebih canggih tersebut. lebih dekat pada mereka sistem informasi komunikasi yang canggih seperti e-mail. padahal surat merupakan alat komunikasi tertulis yang dapat dijadikan bukti otentik dan dapat diarsipkan oleh pribadi. Semoga makalah ini dapat bermanfaat sebagai rujukan atau bahan acuan ketika membuat surat 4.BAB IV PENUTUP 4. . instansi maupun organisasi. bagian-bagian surat dan bentuk-bentuk surat. untuk anak cucu kita pada khususnya.2.1. sarannya kita sebagai kaum penerus dituntut untuk tidak melupakan pentingnya surat. Maka dari itu. dan seluruh penerus Bangsa Indonesia pada umumnya. sms dan lain sebagainya. sehingga sering sekali terjadi kesalahan dalam pembuatannya Dalam makalah ini telah dijabarkan perihal tentang surat dan elemen-elemen surat yang ada didalamnya termasuk tata cara dalam pembuatan surat. Agar surat tetap terjamin untuk generasi masa depan. Bahkan ketika mereka ditugaskan membuat surat terkadang bingung dalam pembuatannya. Kesimpulan Dalam era globalisasi saat ini kalangan muda seakan melupakan peran penting surat. jenisjenis surat. karena sebagian dari mereka belum paham tentang apa itu fungsi surat. Saran Dalam era globalisasi ini surat memang kerap kali dilupakan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful