Makalah Manajemen Perkantoran

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Didalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya

komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat

( korespondensi

) Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi,merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat. Dalam penyusunan korespondensi harus mempehatikan berbagai unsur- unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakain bahasa yang harus benar dan tepat. Dalam menulis yang berarti menulis, membentuk atau menyalin huruf, kata atau angka yang dilakukan dengan pensil atau pena tetapi dalam perkembangannya mengalami perluasan sehinga kini mempunyai serangkaian arti pengkhususan yang bisa bermakna melukiskan, menyampai dengan surat, menjadi pengarang dan menyusun atau merancang. Selain dari segi menulis proses bahasa pun perlu diperhatikan seperti ketepatan dalam pengunaanya dan memakai bahasa yanag baik serta benar. Oleh karena itu korespondensi merupkan kebutuhan yang sangat mendasar dalam perkantoran maka korespondensi harus di perhatikan secara baik karena apabila terjadi gangguan dalam proses korespondensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut. 1.2. Rumusan Masalah

Dalam makalah ini akan membahas berbagai permasalahan tentang korespondensi diantaranya: 1. Pengertian surat dan Fungsi-fungsi surat 2. Jenis – jenis surat 3. Bagian – bagian surat 4. Bentuk – bentuk surat Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai korespondensi yang mencakup Fungsi-fungsi surat, Syarat-syarat surat, Macam- macam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah dalam menyusun surat, Hal lain yang perlu diperhatikan agar tujuan berkirim surat tercapai, Pedoman dalam menyusun isi, Kegiatan surat menyurat, Bentuk-bentuk surat, dan Pembetulan (revisi konsep) serta permasalahan-permasalahanya agar pembaca mengetahui lebih dalam tentang korespondensi (surat menyurat).

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1. Pengertian Dan Fungsi Surat Berikut beberapa pengertian surat dari beberapa sumber : 1) Surat adalah suatu komunikasi yang digunakan untuk menyanpaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain. 2) Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan . (sidodolipet.blogspot.com)

3) Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis dalam secarik kertas dan di masukkan ke dalam amplop. 4) Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis. Secara umum surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertuls, sedangkan dalam kehidupan sehari – hari surat mengandung arti yang sempit, yaitu sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Secara khususnya surat dapat diartikan sebagai informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu khusus berlaku untuk kegiatan surat menyurat. Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama perseorangan ( pribadi dan atas nama jabatan dalam suatu organisai ). Peristiwa seperti diatas disebut korespondensi atau kegiatan surat menyurat dan para pelaku yang melakukannya itu disebut koresponden. Oleh karena itu surat sangatlah penting peranannya dalam memperlancar aktivitas kita sehari – hari baik dalam organisasi maupun perorangan / pribadi, misalnya : a. Biaya relatif murah

b. Tidak terikat waktu dan tempat c. Jangkauannya lebih luas

d. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti e. f. Pesan sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya Pesan dapat dibaca berulang – ulang Namun, diakui dalam membuat surat misalnya : Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat ada beberapa kesulitan secara umum,

a.

b. Bagaimana menyusun bagian – bagian surat secara cermat c. Bagaimana penggunaan EYD dalam penulisan surat

d. Bagaimana penggunaan kalimat yang efektif dalam penulisan surat Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat menurut Setiawan dkk :

Menggunakan kertas yang baik ( ukuran. Tidak menggunakan singkatan yang belum lazim. Lantas. f. warna. bahkan sebaiknya bebas dari singkatan Tidak menggunakan kata – kata sulit dan belum umum BAB III PEMBAHASAN 3. bagaimanakah dengan eksistensi surat ? Keadaan surat kini memang memprihatinkan. Orang sekarang lebih menyenangi bentuk komunikasi secara instan. hormat dan jelas d. isi surat yang layak. Meskipun prosesnya cukup lama. Wawasan tentang surat menyurat dalam administrasi b. dimasukan kedalam amplop. Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak di tulis atau permasalahan yang dibicarakan dalam surat d. Menggunakan bahasa yang baik dan benar. akan terasa ketinggalan zaman. sopan. Segala bentuk komunikasi kini semakin sempit karena bisa dilakukan di layar ponsel. Surat pun mengandung nilai penghormatan dan kesakralan dibanding bentuk komunikasi lain. terutama surat – surat pribadi. Surat kalah cepat dibanding dengan chatting dan SMS. Fungsi Surat Berbicara di era yang serba cepat ini. Surat merupakan salah satu bentuk alat komunikasi secara tidak langsung yang di tulis seseorang atau sebuah lembaga dengan tujuan tertentu. dibanding harus menulis surat. Pada dasarnya surat merupakan sebuah dokumen tertulis yang umumnya berada dalam amplop. surat tetap memiliki keistimewaan dibanding dengan bentuk komunikasi tertulis lainnya. misalnya SMS dan chatting. dan jenis surat ) b. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap e. . Adab sopan saantun surat.1.a. Keruntutan kalimat dan keruntutan gagasan Pengindahan terhadap kaidah korespondensi Sedangkan menurut Anton Mulyono syarat menulis surat yang baik adalah sebagai berikut : a. Penguasaan bahasa tertulis yang memadai c. f. Menggunakan bentuk surat yang standar c. jenis. dan mengirimnya melalui kantor pos. Kemajuan teknologi memang patut disyukuri dan apresiasi dengan baik. keefektifan kata e.

berpesan panjang dan tidak . Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. biasanya. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. b. Sebagai bukti nyata hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum.2. dan surat warisan. telegram dinas. biasanya. Jenis surat menurut wujudnya : a. Jadi. dan organisasi. surat jual beli. maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini. contohnya untuk menelusuri sebuah kejadian penting di masa lampau 3. Lembaran surat jenis ini. yaitu surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. d. Jenis telegram terdiri atas telegram umum. b. c. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Sebagai nilai dokumen yang memiliki nilai historis dan nilai sejarah. misalnya surat tugas dan surat keputusan. kelompok. JENIS – JENIS SURAT Karena banyaknya macam surat. Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Sebagai arsip atau data – data yang diperlukan di kemudian hari. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Sebagai dasar atau pedoman untuk melakukan sebuah pekerjaan. d. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Telegram disebut juga surat kawat. dijual di kantor pos.Seorang akan merasa lebih dihargai ketika sesuatu dinyatakan dalam bentuk surat sehingga menemukan sesuatu yang serius dan sakral. e. misalnya surat wakaf. yaitu Kartu pos adalah selembar kertas tebal atau karton tipis berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpa amplop dan dengan harga yang lebih murah daripada surat. c. dan telegram biasa. Sebagai alat komunikasi surat memiliki beberapa fungsi sebagai berikut : a. Warjat pos. Kartu pos. Sebagai perwakilan pribadi. telegram kilat. kelompok. misalnya : 1. namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. untuk berhadapan dengan orang. dan sebuah organisasi.

Informasinya bersifat menggambarkan dan bersiat rekaman berita ( surat tanda bukti ) b. Indisipliner: Korupsi. Surat keputusan adalah surat yang didalamnya memutuskan suatu hal d. Surat laporan adalah surat yang berisi laporan kegiatan dalam suatu organisasi ataupun badan usaha . Surat peringatan adalah suatu mekanisme kontrol dari perusahaan untuk „mengatur‟ karyawannya yang „bengal‟. masuk. 2. SP2 siap-siap. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. bolos. c) lebih santun dalam surat menyurat. Lalai. SP adalah suatu alat bantu yang sangat efektif. yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya. 2. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain. Surat Perintah adalah naskah Dinas dari atasan yang ditujukan kepada pejabat bawahan. sopan dan seperti: lain-lain dkk membocorkan bersekongkol 3. Surat panggilan adalah surat dimana isinya menerangkan pemanggilah terhadap seseorang ataupun suatu badan organisasi f. Biasanya SP ini diberikan pada karyawan yang 1. berisi perintah untuk melaksanakan tugas tertentu. Jenis surat menurut isi atau tujuannya : a. Sebagai mekanisme kontrol. Surat Perjanjian adalah Naskah Dinas yang berisi suatu kesepakatan bersama yang mengikat antara pihak-pihak tertentu untuk melakukan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. melakukan Telat kolusi. b) lebih leluasa dalam menulis isi surat. c. g. teledor dalam melaksanakan pekerjaanya. pelanggaran pakaian rahasia tidak perusahaan. Surat pemberitahuan. yaitu surat yang isinya memberitahukan / menggambarkan sesuatu hal. SP3 dipecat adalah salah satu penerapan metode ini. SP1 peringatan.layak diketahui oleh pihak lain. Di buku-buku PKB (perjanjian kerja bersama) dan panduan lainnya biasanya mekanisme SP ini dijelaskan dengan detail. h. ceroboh. Surat permintaan adalah surat yang isinya tentang permintaan suatu hal ditujukan kepada orang ataupun suatu badan organisasi yang dimintai hal tersebut e.

surat rahasia. Surat biasa. m. b. Surat undangan adaalah surat yang isinya mengundang kepada seseorang dalam suatu perusahaan ataupun organisasi. k. dari tingkat penyelesaiannya surat biasa ini tidak memerlukan waktu yang begitu cepat dalam pembuatannya. 5. c. Surat penawaran adalah surat yang isinya menawarkan suatu barang kepada suatu instansi ataupun kepada badan usaha lainnya. surat konfidensial ( terbatas). dari tingkat penyelesaiannya surat ini memerlukan waktu yang cukup cepat karena sifatnya penting. . maksudnya. b. 3. Surat Pengantar adalah Naskah Dinas yang dipergunakan sebagai pengantar untuk mengantar sesuatu naskah atau barang dan sebagainya yang pada umumnya tidak memerlukan penjelasan. artinya. Surat biasa. artinya isi surat ini hanya disampaikan kepada suatu perusahaan perusahan ataupun suatu organisasi yang terkait saja. Surat undangan terdiri dari surat undangan tidak resmi. j. l. b. Surat pemesanan adalah surat yang isinya pemesanan suatu barang ataupun jasa kepada suatu perusahaan ataupun suatu organisasi. yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja 4. setengah resmi. c. Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan. dan resmi. surat biasa. isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju. artinya isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang di tuju. Jenis surat menurut sifatnya : a. artinya isi surat bisa diketahui oleh khalayak umum.i. Surat pengumuman. Jenis surat berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya : a. Surat kilat. Surat edarana. isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja. Jenis surat berdasarkan sasarannya : a.

c) lebih santun dalam surat menyurat. biasanya. telegram dinas. Jenis surat berdasarkan kepentingan dan pengirimnya : . Jadi. Jenis telegram terdiri atas telegram umum. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. Jenis surat berdasarkan ruang lingkupnya : a. Akan tetapi. lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. surat yang isinya diketahui oleh pihak perusahaan ataupun organsisasi lain. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Surat Bersampul Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. biasanya. Jenis surat berdasarkan wujudnya : a. Telegram Telegram disebut juga surat kawat. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. telegram kilat. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain. biasanya. tebal sehingga berbentuk kartu. Surat ekstern. berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. Surat Intern. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. surat yang isinya hanya bisa diketahui oleh orang-orang yang ada di dalam perusahaan ataupun organisasi tersebut.c. yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya. Jenis surat ini. Surat kilat khusus. 6. Kartu Pos Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 × 15 cm. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. dijual di kantor pos. d. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. c. b. b. Warkat Pos Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini. Lembaran kertas surat ini. dijual di kantor pos. b) lebih leluasa dalam menulis isi surat. Lembaran surat jenis ini. biasanya. 7. dan telegram biasa. 8.dalam arti surat ini harus dibuat sesegera mungkin karena sifatnya sangat penting.

nomor telepon (jika ada). misalnya impor-ekspor lambang Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat: o Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang. alamat kantor cabang 2. nama banker macam usahanya. alamat kawat (jika ada). alamat kawat (jika ada).o. dan kata kotak pos jangan disingkat. 3. Jangan digunakan bentuk p. Pengertian lain surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya kepentingan pribadi.3. 4. Surat resmi. misalnya dan dan dalam. nomor faksimile (jika ada). 2. kata jalan. o o Nama instansi. Huruf awal alamat. nomor kotak pos (jika ada). Kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik dan terdiri dari : 1. BAGIAN-BAGIAN SURAT 3. 4. yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatau organisasi atau instansi. dan nomor telepon ditulis dengan huruf kapital kecuali kata tugas. KEPALA SURAT Kepala Surat/kop surat ialah bagian surat yang diterakan di bagian atas untuk menunjukkan ciri pengenal (identitas) instansi pengirim surat yang bersangkutan. nama kantor organisasi atau instansi alamat nomor telepon nama alamat kawat Untuk perusahaan dapat dicantumkan : 1. kotak pos. b.3. yaitu surat yang disampaikan oleh suatu instansi atau lembaga kepada seseorang atau lembaga atau instansi lainnya. faksimile. .1. nama instansi. o o Nama instansi ditulis dengan huruf kapital (sesuai dengan aturan yang ada). kata faksimile. box atau post office untuk menuliskan kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable address untuk menuliskan alamat kawat. alamat. 3. 3.a. Surat pribadi. Kop surat juga berperan sebagai pemberian sifat tentang resminya surat tersebut. kata telepon.

Kata tanggal tidak perlu ditulis. NOMOR SURAT Nomor surat dicetak kurang lebih 5 ketukan dari tepi kertas sebelah kiri.    Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital Singkatan kata nomor adalah no. 6. . Spasinya tidak perlu dijarang-jarangkan. 9. Panulisan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi. Tidak perlu dibubuhkan garis bawah. Angka tahun harus lengkap.o Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:). 8.) Angkatan tahun ditulis lengkap jika angka tahun itu merupakan bagian system penomoran       Kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat: 1. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Baris itu tidak perlu digarisbawahi. Penulisan nama bulan jangan disingkat. Spasinya tidak dijarang-jarangkan. sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan oleh titik (. Bagian tanggal surat ditulis dua kali kaitan mesin ketik dari garis pemisah kepala surat dengan surat lainnya.3.3. atau nomor disingkat No. 3. Nomor surat dibuat per tahun agar jumlah nomor urut relatif kecil. 4.3.2. o Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor misalnya telepon. 3. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. segaris dengan tanggal. Nama bulan ditulis dengan huruf. 5. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan seperti berikut:  Kata yang harus digunakan ialah nomor karena merupakan bentuk baku. (dalam penggunaannya No. bulan dan tahun. 7. TANGGAL SURAT Tanggal Surat ialah bagian surat yang menunjukkan hari berikut bulan dan tahun dikirimkannya surat yang bersangkutan.) setiap tiga angka. 3. 2. Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital.

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran ialah sebagai berikut: 1. 4. 5. 8. Singkatannya adalah Lamp. Jumlah dinyatakan dengan huruf 2. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital 2. HAL ATAU PERIHAL Setiap surat resmi sebaiknya mencantumkan pokok surat atau biasa disebut “hal” atau “perihal” Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat ialah sebagai berikut: o o Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital. Jika surat yang dikirimkan tidak dengan lampiran.3. 7. Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf. sedangkan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. Huruf awal kata awal satuan itu ditulis dengan huruf kapital. Contoh : Lamipran: lima helai Catatan 1. Disini disela spasi 3. 6. Baris itu tidak dibubuhkan garis bawah. Antara tanda titik dua dan bentuk yang mendahuluinya tidak disela spasi.4. Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua (:). o o o Satuan yang digunakan berkategori nomina/nominal. Disini tidak disela spasi 3. 3.3.3. Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat. Spasinya tidak dijarang-jarangkan. LAMPIRAN SURAT Lampiran Surat adalah surat tambahan. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. .5. tetapi jelas. kata lampiran tidak ditulis. 9. Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas.

nomor rumah . Kode pos ditulis setelah penulisan nama kota. Yang diikuti kepala instansi yang dikirimi atau diikuti nama seseorang 2. untuk nomor rumah atau bangunan tidak peru dituliskan. Baris kedua. bapak. saudara dapat dipergunakan jika diikuti nama orang dan huruf awak sapaan – sapaan itu ditulis dengan huruf kapital. Jika jabatan seseorang dicantumkan. Baris pertama . Satuan yang terhormat ditulis Yth Huruf awak pada singkatan Yth ditulis dengan huruf kapital Kata kepada tidak perlu dicantumkan Sapaan ibu. kata sapaan tidak digunakan agar tidak ada kerancuan penulisan.6.o o o o Kata hal diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi. Alamat Luar Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah seperti berikut. Jadi susunan baris alamat luar ialah 1. 3. ALAMAT SURAT Alamat tujuan surat dibedakan menjadi dua. Penulisan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi.3. Akhir baris – baris alamat tujuan tidak dibubuhkan tanda titik. Spasinya jangan dijarang-jarangkan. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris bawah. yaitu alamat luar dan alamat dalam.     Huruf awal nama kota ditulis dengan huruf kapital. yang terdiri atas nama jalan.   Gelar akademik dan pangkat dapat dicantumkan jika diikuti nama orang.     surat. a. Kata nomor yang lazim disingkat No.   Kata jalan jangan disingkat. yang diisi dengan bentuk Yth. Spasi baris – baris itu jangan fijarang – jarangkan.

Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta di Yogyakarta 3. Penuisan alamat dalam dapat seperti penulisa alamat luar atau dengan tidak mencantumkan nama jalan dan nomor rumah. Untuk nama kota huruf awalnya ditulis dengan huruf kapital Bagan seperti berikut: 1.) Penulisan salam pembuka ditulis pada margin kiri .………………………… b.. Baris pertama 2. Jalan ……………………. Contoh: Yth.SALAM PEMBUKA Salam pembuka dalam surat dinas merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. yang berisi nama kota dan kode pos. Baris ketiga. Kepala Balai Penelitian Bahasa di Yogyakarta Yth. Baris ketiga (nama kota) Contoh Alamat Luar Yth ………………………. ….7. Kepala Balai Penelitian Bahasa Jalan I Nyoman Dewa Oka 34 Yogyakarta 55224 atau Yth.. Yogyakarta 55166 atau Yth. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Jalan Cendana 9. Alamat Dalam Alamat dalam adalah alamat yang ditulis pada kertas surat .     Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menuliskan salam pembuka: Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah dengan hormat Huruf awal pada dengan ditulis dengan huruf kapital Penulisan bentuk dengan hormat diikuti tanda koma (.3. Baris kedua 3.3.

. tanggal 10 Maret 2008 saya sakit... Isi surat yang lengkap terdiri atas (1) alinea pembuka. Oleh karena itu. Penulisan bentuk salam pembuka tidak menjorok ke dalam 3.3..8. 1.3.SALAM PENUTUP . Alinea Isi Alinea isi merupakan wadah untuk menampung semua isi surat. Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar terhadap alinea isi. Alinea Pembuka Dalam alinea pembuka dikemukakan permasalahan yang merupakan pengantar atau pendahuluan terhadap permasalahan pokok. 3. Mudah-mudahan.     Contoh: Demikianlah laporan yang. Alinea penutup dapat berisi ucapan terima kasih. Harapan kami.ISI SURAT Isi surat merupakan wadah segala sesuatu atau semua persoalan yang ingin disampaikan. Alinea isi harus singkat. kalimatkalimat yang ada dalam alinea isi lazimnya masih berkaitan dengan kalimat-kalimat pada alinea pembuka.. harapan dan ucapan selamat. (2) alinea isi. Atas perhatian. dan (3) alinea penutup. Alinea Penutup Alinea penutup merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Contoh: Dengan surat ini saya beitahukan bahwa pada hari Senin.. 2. Alinea ini berfungsi mengarahkan persoalan yang ingin disampaikan. Alinea isi merupakan lanjutan alinea pembuka. Kalimat-kalimat disusun menurut aturan tata bahasa dengan menggunakan istilah yang mudah ditangkap dan dipahami penerima surat. Contoh: Berhubung Berkenaan dengan dengan hal hal tersebut tersebut di di atas atas Berkaitan dengan hal tersebut di atas 3.. jelas dan sopan..9.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan pengirim surat adalah seperti berikut: 1.       Catatan : Ini ditulis dengan huruf kapital Ini ditulis dengan huruf kecil Disini tidak ada sela spasi Tanda koma (. Baris kedua Baris ketiga Baris keempat Tanda tangan Nama terang NIP . 2. Angka NIP tidak bertanda titik setiap tiga angka Susunan baris-baris dalam penulisan pengiriman surat sebagai berikut. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. nomor induk pegawai.10. Pengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati diri kedinasan. hormat saya. Singkatan NIP tidak bertanda titik. dan cap dinas/cap jabatan. Contoh: Atas perhatian Anda. dan baris keempat adalah nomor induk pegawai. Nama pengirim tidak digarisbawahi. 3.) mengikutinya jaraknya dua kali kaitan Ini kalimat penutup sura 3. 5. salam kami.3.Salam penutup dipergunakan untuk menyatakan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. tidak berada di antara tanda kurung. salam saya. 4. baris kedua adalah tanda tangan. Baris pertama adalah jabatan subjek surat.     Bagian susunan baris-baris itu sebagai berikut: Baris pertama Kepala. 6. yaitu jabatan.. Kata-lata yang biasa digunakan sebagai salam penutup adalah hormat kami. salam taklim. baris ketiga adalah nama terang. ..PENGIRIM SURAT Keresmian surat dinas lebih kuat jika surat itu telah ditandatangani oleh subjek surat. dan wassalam. kami ucapkan terima kasih Hormat kami. Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital jika namanya terdiri atas dua kata atau lebih.

2. Yang ditembusi adalah pejabat atau orangnya.INISIAL Inisial berisi identitas pengonsep dan pengetik surat. Bentuk – Bentuk Surat Bentuk surat biasa dibuat dalam kegiatan surat menyurat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bentuk sesuai dengan penulisan surat tersebut. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu. Biasanya berbentuk singkatan pengonsep dan pengetik surat Contoh : 125) HA/Er HA adalah singkatan pengonsep surat Hidayah Asmuni Er adalah singkatan pengetik surat. 7.4. Sedangkan pemkaian bentuk pada setiap organisasi atau . Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi yang mendapatkan tembusan surat. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam inisial: 1.3. Jika yang ditembusi lebih dari satu. 4. Bentuk kepada Yth. pengurutannya dimulai dari pejabat yang eselonnya tinggi.3.TEMBUSAN Tembusan surat dibubuhkan di sebelah kiri bawah sama tinggi letaknya dengan sebutan pejabat yang berwenang menandatangani surat itu. jangan kantornya. 3.12. tidak perlu dicantumkan. 5. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini ialah sebagai berikut: 1. bernama Erwin 3.11. Contoh : 1) Tembusan: Direktorat Jenderal Pendidikan dan Kebudayaan Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Saudara Bambang 3. Inisial ditulis di bawah sebelah kiri di bawah bagian tembusan    2. 6. Bentuk surat adalah tata letak atau posisi pada umumnya bagian-bagian surat. misalnya sebagai laporan. Di belakang nama yang ditembusi tidak perlu dibubuhkan ungkapan yang tidak berfungsi. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.3.

Bentuk lurus ( Block style ) 3.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) . Bentuk square block 8.instansi berbeda-beda.(8c) ……………. Bentuk square indented GAMBAR BENTUK BENTUK SURAT 1.(8a) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. Bentuk resmi Indonesia 7. Bentuk square full block 10. Bentuk lekuk ( indented style ) 5.Bentuk lurus penuh (full block style) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ………………………………………. Pada umumnya dalam surat menyurat resmi dikenal beberapa bentuk surat : 1. Bentuk menggantung ( Hanging paragraph ) 6. Bentuk square semy block 9. tergantung kepada kebiasaan dari aturan suatu instansi yang bersangkutan. Bentuk lurus penuh ( full block syle ) 2. Bentuk setengah lurus ( Semy block style ) 4.(8b) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….

Bentuk setengah lurus (semy block style) (1) .(8a) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….(8b) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….Bentuk lurus ( block style (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ………………………………………. diketik mulai dari pasak pinggir kiri yang sama. Tanggal dan salam penutup diketik disebelah kanan. Pengetikan alinea. 3.Keterangan : Pengetikan dimulai dari pasak garis pinggir kiri 2. kecuali tanggal dan salam penutup. sama seperti bentuk lurus penuh.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat.(8c) …………….

Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir.. diketik sama seperti bentuk lurus..(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat..(8a) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. kecuali isi surat. ……………….Bentuk lekuk (indented style) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) ……………….(8b) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….…………………………….. 4. ……………(7) ….(8a) .(8c) …………….…………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ……………………………………….

(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat.(8c) …………….(8c) …………….(8b) …………………………………… …………………………………… ……………………………………….(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………….(9) (10) .(8a) …………………………………… …………………………………… ……………………………………….…………………………………………… …………………………………………… ………………………………….Bentuk menggantung (hanging paragraph) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) …………… ……………(6) …………… ……………(7) ………………………………………. kecuali isi surat. diketik sama seperti 5.

6.……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat. kecuali isi surat. diketik sama seperti bentuk lurus.Bentuk resmi Indonesia (1) ______________ _____________________ ______________ ______________(3) ___ _______(2) ___ _______(4) ___ _______(5) . Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir.

__________ __________(6) _______ _______(7) ____________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________(8) _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________ _______________________________ ________________(9) ________________(10) ________________(11) ________________(12) __________(13) _____________ _____________ _____/_____(14) (1)kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Lapiran (5)Hal/perihal (6)Alamat tujuan (7)Salam pembuka (8)Isi surat (9)Salam penutup (10)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat .

Bentuk square block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) .(11)Jabatan penanda tangan (12)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 7.

Bentuk square semy block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ._____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 8.

____________(6) __________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tand tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan .

(14)Inisial pengonsep dan pengetik 9.Bentuk square full block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ .

Bentuk square indented (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ _____________________(5) ____________(6) _________________________ ._______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang menggunakan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 10.

_______________________________ _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik .

.

untuk anak cucu kita pada khususnya. karena sebagian dari mereka belum paham tentang apa itu fungsi surat. sehingga sering sekali terjadi kesalahan dalam pembuatannya Dalam makalah ini telah dijabarkan perihal tentang surat dan elemen-elemen surat yang ada didalamnya termasuk tata cara dalam pembuatan surat. instansi maupun organisasi. .1. Saran Dalam era globalisasi ini surat memang kerap kali dilupakan.BAB IV PENUTUP 4. sarannya kita sebagai kaum penerus dituntut untuk tidak melupakan pentingnya surat. padahal surat merupakan alat komunikasi tertulis yang dapat dijadikan bukti otentik dan dapat diarsipkan oleh pribadi.2. Maka dari itu. Padahal disadarai atau tidak peran surat tidak dapat digantikan oleh alat komunikasi tertulis yang dianggap lebih canggih tersebut. Semoga makalah ini dapat bermanfaat sebagai rujukan atau bahan acuan ketika membuat surat 4. sms dan lain sebagainya. Kesimpulan Dalam era globalisasi saat ini kalangan muda seakan melupakan peran penting surat. lebih dekat pada mereka sistem informasi komunikasi yang canggih seperti e-mail. Agar surat tetap terjamin untuk generasi masa depan. bagian-bagian surat dan bentuk-bentuk surat. jenisjenis surat. dan seluruh penerus Bangsa Indonesia pada umumnya. Bahkan ketika mereka ditugaskan membuat surat terkadang bingung dalam pembuatannya.