Makalah Manajemen Perkantoran

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Didalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya

komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat

( korespondensi

) Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi,merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat. Dalam penyusunan korespondensi harus mempehatikan berbagai unsur- unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakain bahasa yang harus benar dan tepat. Dalam menulis yang berarti menulis, membentuk atau menyalin huruf, kata atau angka yang dilakukan dengan pensil atau pena tetapi dalam perkembangannya mengalami perluasan sehinga kini mempunyai serangkaian arti pengkhususan yang bisa bermakna melukiskan, menyampai dengan surat, menjadi pengarang dan menyusun atau merancang. Selain dari segi menulis proses bahasa pun perlu diperhatikan seperti ketepatan dalam pengunaanya dan memakai bahasa yanag baik serta benar. Oleh karena itu korespondensi merupkan kebutuhan yang sangat mendasar dalam perkantoran maka korespondensi harus di perhatikan secara baik karena apabila terjadi gangguan dalam proses korespondensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut. 1.2. Rumusan Masalah

Dalam makalah ini akan membahas berbagai permasalahan tentang korespondensi diantaranya: 1. Pengertian surat dan Fungsi-fungsi surat 2. Jenis – jenis surat 3. Bagian – bagian surat 4. Bentuk – bentuk surat Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai korespondensi yang mencakup Fungsi-fungsi surat, Syarat-syarat surat, Macam- macam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah dalam menyusun surat, Hal lain yang perlu diperhatikan agar tujuan berkirim surat tercapai, Pedoman dalam menyusun isi, Kegiatan surat menyurat, Bentuk-bentuk surat, dan Pembetulan (revisi konsep) serta permasalahan-permasalahanya agar pembaca mengetahui lebih dalam tentang korespondensi (surat menyurat).

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1. Pengertian Dan Fungsi Surat Berikut beberapa pengertian surat dari beberapa sumber : 1) Surat adalah suatu komunikasi yang digunakan untuk menyanpaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain. 2) Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan . (sidodolipet.blogspot.com)

3) Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis dalam secarik kertas dan di masukkan ke dalam amplop. 4) Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis. Secara umum surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertuls, sedangkan dalam kehidupan sehari – hari surat mengandung arti yang sempit, yaitu sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Secara khususnya surat dapat diartikan sebagai informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu khusus berlaku untuk kegiatan surat menyurat. Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama perseorangan ( pribadi dan atas nama jabatan dalam suatu organisai ). Peristiwa seperti diatas disebut korespondensi atau kegiatan surat menyurat dan para pelaku yang melakukannya itu disebut koresponden. Oleh karena itu surat sangatlah penting peranannya dalam memperlancar aktivitas kita sehari – hari baik dalam organisasi maupun perorangan / pribadi, misalnya : a. Biaya relatif murah

b. Tidak terikat waktu dan tempat c. Jangkauannya lebih luas

d. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti e. f. Pesan sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya Pesan dapat dibaca berulang – ulang Namun, diakui dalam membuat surat misalnya : Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat ada beberapa kesulitan secara umum,

a.

b. Bagaimana menyusun bagian – bagian surat secara cermat c. Bagaimana penggunaan EYD dalam penulisan surat

d. Bagaimana penggunaan kalimat yang efektif dalam penulisan surat Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat menurut Setiawan dkk :

hormat dan jelas d. f. f. Orang sekarang lebih menyenangi bentuk komunikasi secara instan. Menggunakan bahasa yang baik dan benar. warna. jenis. Kemajuan teknologi memang patut disyukuri dan apresiasi dengan baik. dimasukan kedalam amplop.1. Keruntutan kalimat dan keruntutan gagasan Pengindahan terhadap kaidah korespondensi Sedangkan menurut Anton Mulyono syarat menulis surat yang baik adalah sebagai berikut : a. misalnya SMS dan chatting. Tidak menggunakan singkatan yang belum lazim. Adab sopan saantun surat. bahkan sebaiknya bebas dari singkatan Tidak menggunakan kata – kata sulit dan belum umum BAB III PEMBAHASAN 3. akan terasa ketinggalan zaman. Fungsi Surat Berbicara di era yang serba cepat ini. Penguasaan bahasa tertulis yang memadai c. Surat pun mengandung nilai penghormatan dan kesakralan dibanding bentuk komunikasi lain. Menggunakan kertas yang baik ( ukuran. isi surat yang layak. Lantas. dan jenis surat ) b. dibanding harus menulis surat. Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak di tulis atau permasalahan yang dibicarakan dalam surat d. Segala bentuk komunikasi kini semakin sempit karena bisa dilakukan di layar ponsel. dan mengirimnya melalui kantor pos.a. bagaimanakah dengan eksistensi surat ? Keadaan surat kini memang memprihatinkan. Meskipun prosesnya cukup lama. Surat merupakan salah satu bentuk alat komunikasi secara tidak langsung yang di tulis seseorang atau sebuah lembaga dengan tujuan tertentu. Pada dasarnya surat merupakan sebuah dokumen tertulis yang umumnya berada dalam amplop. Surat kalah cepat dibanding dengan chatting dan SMS. Wawasan tentang surat menyurat dalam administrasi b. . sopan. terutama surat – surat pribadi. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap e. Menggunakan bentuk surat yang standar c. surat tetap memiliki keistimewaan dibanding dengan bentuk komunikasi tertulis lainnya. keefektifan kata e.

misalnya surat tugas dan surat keputusan. Sebagai arsip atau data – data yang diperlukan di kemudian hari. surat jual beli. dan organisasi. dijual di kantor pos. JENIS – JENIS SURAT Karena banyaknya macam surat. telegram kilat. yaitu surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. biasanya. Sebagai dasar atau pedoman untuk melakukan sebuah pekerjaan. Jenis surat menurut wujudnya : a. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. berpesan panjang dan tidak . Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini. Warjat pos. Sebagai perwakilan pribadi. maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi. Jenis telegram terdiri atas telegram umum. d. Sebagai bukti nyata hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum. Lembaran surat jenis ini. dan telegram biasa. dan sebuah organisasi.2. Jadi. contohnya untuk menelusuri sebuah kejadian penting di masa lampau 3. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Telegram disebut juga surat kawat. namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. b. kelompok.Seorang akan merasa lebih dihargai ketika sesuatu dinyatakan dalam bentuk surat sehingga menemukan sesuatu yang serius dan sakral. misalnya : 1. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Sebagai nilai dokumen yang memiliki nilai historis dan nilai sejarah. dan surat warisan. lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. b. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. biasanya. untuk berhadapan dengan orang. c. kelompok. yaitu Kartu pos adalah selembar kertas tebal atau karton tipis berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpa amplop dan dengan harga yang lebih murah daripada surat. d. misalnya surat wakaf. Sebagai alat komunikasi surat memiliki beberapa fungsi sebagai berikut : a. telegram dinas. c. Kartu pos. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. e.

Surat keputusan adalah surat yang didalamnya memutuskan suatu hal d. Surat peringatan adalah suatu mekanisme kontrol dari perusahaan untuk „mengatur‟ karyawannya yang „bengal‟. Lalai. SP adalah suatu alat bantu yang sangat efektif. Surat permintaan adalah surat yang isinya tentang permintaan suatu hal ditujukan kepada orang ataupun suatu badan organisasi yang dimintai hal tersebut e. h. Indisipliner: Korupsi. berisi perintah untuk melaksanakan tugas tertentu. Surat panggilan adalah surat dimana isinya menerangkan pemanggilah terhadap seseorang ataupun suatu badan organisasi f. yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya. sopan dan seperti: lain-lain dkk membocorkan bersekongkol 3. melakukan Telat kolusi. 2. Jenis surat menurut isi atau tujuannya : a. Sebagai mekanisme kontrol. g. Surat laporan adalah surat yang berisi laporan kegiatan dalam suatu organisasi ataupun badan usaha . Surat Perintah adalah naskah Dinas dari atasan yang ditujukan kepada pejabat bawahan. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. SP3 dipecat adalah salah satu penerapan metode ini. c. bolos.layak diketahui oleh pihak lain. yaitu surat yang isinya memberitahukan / menggambarkan sesuatu hal. Di buku-buku PKB (perjanjian kerja bersama) dan panduan lainnya biasanya mekanisme SP ini dijelaskan dengan detail. Informasinya bersifat menggambarkan dan bersiat rekaman berita ( surat tanda bukti ) b. b) lebih leluasa dalam menulis isi surat. Surat Perjanjian adalah Naskah Dinas yang berisi suatu kesepakatan bersama yang mengikat antara pihak-pihak tertentu untuk melakukan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. pelanggaran pakaian rahasia tidak perusahaan. Biasanya SP ini diberikan pada karyawan yang 1. masuk. ceroboh. Surat pemberitahuan. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain. 2. SP2 siap-siap. c) lebih santun dalam surat menyurat. SP1 peringatan. teledor dalam melaksanakan pekerjaanya.

c. artinya. m. isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja. Jenis surat berdasarkan sasarannya : a. Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan. b. Surat undangan adaalah surat yang isinya mengundang kepada seseorang dalam suatu perusahaan ataupun organisasi. Surat Pengantar adalah Naskah Dinas yang dipergunakan sebagai pengantar untuk mengantar sesuatu naskah atau barang dan sebagainya yang pada umumnya tidak memerlukan penjelasan. j. surat rahasia. isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju. Jenis surat berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya : a. c. Surat biasa. Surat biasa. Surat pengumuman. surat konfidensial ( terbatas). dan resmi. maksudnya. 5. b. Surat undangan terdiri dari surat undangan tidak resmi. . l. surat biasa. 3. dari tingkat penyelesaiannya surat ini memerlukan waktu yang cukup cepat karena sifatnya penting. b. yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja 4. artinya isi surat bisa diketahui oleh khalayak umum. dari tingkat penyelesaiannya surat biasa ini tidak memerlukan waktu yang begitu cepat dalam pembuatannya. Surat edarana. setengah resmi. Jenis surat menurut sifatnya : a. Surat kilat. artinya isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang di tuju. artinya isi surat ini hanya disampaikan kepada suatu perusahaan perusahan ataupun suatu organisasi yang terkait saja. Surat penawaran adalah surat yang isinya menawarkan suatu barang kepada suatu instansi ataupun kepada badan usaha lainnya. Surat pemesanan adalah surat yang isinya pemesanan suatu barang ataupun jasa kepada suatu perusahaan ataupun suatu organisasi. k.i.

Akan tetapi. Jenis surat berdasarkan ruang lingkupnya : a. 8. Surat ekstern. biasanya. namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. dan telegram biasa. Telegram Telegram disebut juga surat kawat. biasanya. Surat Bersampul Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. 7. dijual di kantor pos. tebal sehingga berbentuk kartu. telegram dinas. berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis telegram terdiri atas telegram umum. c. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat.dalam arti surat ini harus dibuat sesegera mungkin karena sifatnya sangat penting. Jenis surat ini. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. surat yang isinya hanya bisa diketahui oleh orang-orang yang ada di dalam perusahaan ataupun organisasi tersebut. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. d. b) lebih leluasa dalam menulis isi surat. Warkat Pos Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Surat kilat khusus. Lembaran kertas surat ini. Jenis surat berdasarkan kepentingan dan pengirimnya : . surat yang isinya diketahui oleh pihak perusahaan ataupun organsisasi lain. b. yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya. c) lebih santun dalam surat menyurat. dijual di kantor pos. Kartu Pos Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 × 15 cm. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Jenis surat berdasarkan wujudnya : a. Surat Intern. lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop.c. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. 6. b. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain. biasanya. Jadi. Lembaran surat jenis ini. biasanya. telegram kilat. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini.

o o Nama instansi ditulis dengan huruf kapital (sesuai dengan aturan yang ada). kotak pos. nama banker macam usahanya. kata jalan.a. dan nomor telepon ditulis dengan huruf kapital kecuali kata tugas. Surat resmi. KEPALA SURAT Kepala Surat/kop surat ialah bagian surat yang diterakan di bagian atas untuk menunjukkan ciri pengenal (identitas) instansi pengirim surat yang bersangkutan. Kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik dan terdiri dari : 1. 4. box atau post office untuk menuliskan kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable address untuk menuliskan alamat kawat. alamat. alamat kantor cabang 2. nomor telepon (jika ada). yaitu surat yang disampaikan oleh suatu instansi atau lembaga kepada seseorang atau lembaga atau instansi lainnya. nama kantor organisasi atau instansi alamat nomor telepon nama alamat kawat Untuk perusahaan dapat dicantumkan : 1. Huruf awal alamat. 3. alamat kawat (jika ada). yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatau organisasi atau instansi.o.1. alamat kawat (jika ada). misalnya dan dan dalam.3. misalnya impor-ekspor lambang Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat: o Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang. 3. Jangan digunakan bentuk p. kata telepon. Kop surat juga berperan sebagai pemberian sifat tentang resminya surat tersebut. nomor faksimile (jika ada). kata faksimile. o o Nama instansi. Surat pribadi.3. Pengertian lain surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya kepentingan pribadi. 2. faksimile. dan kata kotak pos jangan disingkat. BAGIAN-BAGIAN SURAT 3. nomor kotak pos (jika ada). 3. nama instansi. . b. 4.

7. segaris dengan tanggal. 2. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat: 1. 4. Baris itu tidak perlu digarisbawahi.o Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:). Angka tahun harus lengkap. Bagian tanggal surat ditulis dua kali kaitan mesin ketik dari garis pemisah kepala surat dengan surat lainnya. sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan oleh titik (. 3.2.) setiap tiga angka. 5. Spasinya tidak dijarang-jarangkan. (dalam penggunaannya No. Tidak perlu dibubuhkan garis bawah. 8. 3. . 9. Penulisan nama bulan jangan disingkat. TANGGAL SURAT Tanggal Surat ialah bagian surat yang menunjukkan hari berikut bulan dan tahun dikirimkannya surat yang bersangkutan.    Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital Singkatan kata nomor adalah no. o Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor misalnya telepon.3. Kata tanggal tidak perlu ditulis. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.) Angkatan tahun ditulis lengkap jika angka tahun itu merupakan bagian system penomoran       Kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi.3. Panulisan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi. atau nomor disingkat No. Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital. bulan dan tahun. Nomor surat dibuat per tahun agar jumlah nomor urut relatif kecil. Spasinya tidak perlu dijarang-jarangkan.3. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. 3. Nama bulan ditulis dengan huruf. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan seperti berikut:  Kata yang harus digunakan ialah nomor karena merupakan bentuk baku. 6. NOMOR SURAT Nomor surat dicetak kurang lebih 5 ketukan dari tepi kertas sebelah kiri.

Jika surat yang dikirimkan tidak dengan lampiran. Baris itu tidak dibubuhkan garis bawah. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. 3. Antara tanda titik dua dan bentuk yang mendahuluinya tidak disela spasi. Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat.3. tetapi jelas. . 4. Huruf awal kata awal satuan itu ditulis dengan huruf kapital.4. LAMPIRAN SURAT Lampiran Surat adalah surat tambahan. 8. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital 2.5. 5. Spasinya tidak dijarang-jarangkan. 9. Singkatannya adalah Lamp. Contoh : Lamipran: lima helai Catatan 1. o o o Satuan yang digunakan berkategori nomina/nominal. Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas. kata lampiran tidak ditulis. Disini tidak disela spasi 3. HAL ATAU PERIHAL Setiap surat resmi sebaiknya mencantumkan pokok surat atau biasa disebut “hal” atau “perihal” Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat ialah sebagai berikut: o o Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital. Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran ialah sebagai berikut: 1.3. 6. Jumlah dinyatakan dengan huruf 2. Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua (:). Disini disela spasi 3.3. sedangkan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. 7.

kata sapaan tidak digunakan agar tidak ada kerancuan penulisan. bapak. Alamat Luar Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah seperti berikut. Spasinya jangan dijarang-jarangkan. nomor rumah .3. untuk nomor rumah atau bangunan tidak peru dituliskan.     surat. Baris kedua. saudara dapat dipergunakan jika diikuti nama orang dan huruf awak sapaan – sapaan itu ditulis dengan huruf kapital.6.o o o o Kata hal diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi. yaitu alamat luar dan alamat dalam. Spasi baris – baris itu jangan fijarang – jarangkan. Akhir baris – baris alamat tujuan tidak dibubuhkan tanda titik. Satuan yang terhormat ditulis Yth Huruf awak pada singkatan Yth ditulis dengan huruf kapital Kata kepada tidak perlu dicantumkan Sapaan ibu. yang diisi dengan bentuk Yth. Jadi susunan baris alamat luar ialah 1. 3. Baris pertama . Penulisan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi.     Huruf awal nama kota ditulis dengan huruf kapital.   Kata jalan jangan disingkat. Jika jabatan seseorang dicantumkan.   Gelar akademik dan pangkat dapat dicantumkan jika diikuti nama orang. a. yang terdiri atas nama jalan. Kata nomor yang lazim disingkat No. Kode pos ditulis setelah penulisan nama kota. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris bawah. Yang diikuti kepala instansi yang dikirimi atau diikuti nama seseorang 2. ALAMAT SURAT Alamat tujuan surat dibedakan menjadi dua.

Baris ketiga. Alamat Dalam Alamat dalam adalah alamat yang ditulis pada kertas surat . Untuk nama kota huruf awalnya ditulis dengan huruf kapital Bagan seperti berikut: 1.SALAM PEMBUKA Salam pembuka dalam surat dinas merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Kepala Balai Penelitian Bahasa Jalan I Nyoman Dewa Oka 34 Yogyakarta 55224 atau Yth. Contoh: Yth. Baris ketiga (nama kota) Contoh Alamat Luar Yth ………………………. Baris kedua 3.. Kepala Balai Penelitian Bahasa di Yogyakarta Yth. Yogyakarta 55166 atau Yth.) Penulisan salam pembuka ditulis pada margin kiri .3. Baris pertama 2. Jalan ……………………. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Jalan Cendana 9. yang berisi nama kota dan kode pos.3.     Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menuliskan salam pembuka: Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah dengan hormat Huruf awal pada dengan ditulis dengan huruf kapital Penulisan bentuk dengan hormat diikuti tanda koma (. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta di Yogyakarta 3.. ….………………………… b.7. Penuisan alamat dalam dapat seperti penulisa alamat luar atau dengan tidak mencantumkan nama jalan dan nomor rumah.

.. Alinea isi merupakan lanjutan alinea pembuka. Alinea penutup dapat berisi ucapan terima kasih. Mudah-mudahan.ISI SURAT Isi surat merupakan wadah segala sesuatu atau semua persoalan yang ingin disampaikan.. tanggal 10 Maret 2008 saya sakit. 3.. jelas dan sopan.9. Kalimat-kalimat disusun menurut aturan tata bahasa dengan menggunakan istilah yang mudah ditangkap dan dipahami penerima surat. Alinea isi harus singkat.. dan (3) alinea penutup. 2.3.8. Contoh: Dengan surat ini saya beitahukan bahwa pada hari Senin. Alinea ini berfungsi mengarahkan persoalan yang ingin disampaikan.. Atas perhatian. harapan dan ucapan selamat. Alinea Isi Alinea isi merupakan wadah untuk menampung semua isi surat. Alinea Penutup Alinea penutup merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Isi surat yang lengkap terdiri atas (1) alinea pembuka. Contoh: Berhubung Berkenaan dengan dengan hal hal tersebut tersebut di di atas atas Berkaitan dengan hal tersebut di atas 3.     Contoh: Demikianlah laporan yang. Oleh karena itu. 1..3. Harapan kami. (2) alinea isi. Penulisan bentuk salam pembuka tidak menjorok ke dalam 3.SALAM PENUTUP . kalimatkalimat yang ada dalam alinea isi lazimnya masih berkaitan dengan kalimat-kalimat pada alinea pembuka. Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar terhadap alinea isi. Alinea Pembuka Dalam alinea pembuka dikemukakan permasalahan yang merupakan pengantar atau pendahuluan terhadap permasalahan pokok..

Angka NIP tidak bertanda titik setiap tiga angka Susunan baris-baris dalam penulisan pengiriman surat sebagai berikut.       Catatan : Ini ditulis dengan huruf kapital Ini ditulis dengan huruf kecil Disini tidak ada sela spasi Tanda koma (. 6. dan cap dinas/cap jabatan. . Contoh: Atas perhatian Anda.Salam penutup dipergunakan untuk menyatakan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Pengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati diri kedinasan. kami ucapkan terima kasih Hormat kami. nomor induk pegawai. 5. Baris pertama adalah jabatan subjek surat. salam taklim. Kata-lata yang biasa digunakan sebagai salam penutup adalah hormat kami. salam kami. Baris kedua Baris ketiga Baris keempat Tanda tangan Nama terang NIP . tidak berada di antara tanda kurung. 3. Nama pengirim tidak digarisbawahi. dan baris keempat adalah nomor induk pegawai. hormat saya. yaitu jabatan. Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital jika namanya terdiri atas dua kata atau lebih.PENGIRIM SURAT Keresmian surat dinas lebih kuat jika surat itu telah ditandatangani oleh subjek surat.10. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan pengirim surat adalah seperti berikut: 1.. 4.3.     Bagian susunan baris-baris itu sebagai berikut: Baris pertama Kepala. 2..) mengikutinya jaraknya dua kali kaitan Ini kalimat penutup sura 3. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. baris kedua adalah tanda tangan. dan wassalam. baris ketiga adalah nama terang. Singkatan NIP tidak bertanda titik. salam saya.

Bentuk – Bentuk Surat Bentuk surat biasa dibuat dalam kegiatan surat menyurat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bentuk sesuai dengan penulisan surat tersebut. Sedangkan pemkaian bentuk pada setiap organisasi atau .3. 2. Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi yang mendapatkan tembusan surat. 6. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu. 4.INISIAL Inisial berisi identitas pengonsep dan pengetik surat.12. bernama Erwin 3.3. Jika yang ditembusi lebih dari satu.4. tidak perlu dicantumkan. Biasanya berbentuk singkatan pengonsep dan pengetik surat Contoh : 125) HA/Er HA adalah singkatan pengonsep surat Hidayah Asmuni Er adalah singkatan pengetik surat. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam inisial: 1. Di belakang nama yang ditembusi tidak perlu dibubuhkan ungkapan yang tidak berfungsi. 5.3. 7. pengurutannya dimulai dari pejabat yang eselonnya tinggi. misalnya sebagai laporan. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital. Bentuk surat adalah tata letak atau posisi pada umumnya bagian-bagian surat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini ialah sebagai berikut: 1. 3. Yang ditembusi adalah pejabat atau orangnya.TEMBUSAN Tembusan surat dibubuhkan di sebelah kiri bawah sama tinggi letaknya dengan sebutan pejabat yang berwenang menandatangani surat itu. Inisial ditulis di bawah sebelah kiri di bawah bagian tembusan    2. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.11. jangan kantornya. Contoh : 1) Tembusan: Direktorat Jenderal Pendidikan dan Kebudayaan Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Saudara Bambang 3. Bentuk kepada Yth.

Bentuk lurus penuh ( full block syle ) 2.(8b) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….Bentuk lurus penuh (full block style) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ………………………………………. Bentuk square indented GAMBAR BENTUK BENTUK SURAT 1. Bentuk square block 8. Pada umumnya dalam surat menyurat resmi dikenal beberapa bentuk surat : 1. Bentuk menggantung ( Hanging paragraph ) 6. Bentuk resmi Indonesia 7.(8c) …………….instansi berbeda-beda. Bentuk lurus ( Block style ) 3. Bentuk square full block 10. Bentuk lekuk ( indented style ) 5. tergantung kepada kebiasaan dari aturan suatu instansi yang bersangkutan. Bentuk setengah lurus ( Semy block style ) 4.(8a) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. Bentuk square semy block 9.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) .

Tanggal dan salam penutup diketik disebelah kanan. 3. diketik mulai dari pasak pinggir kiri yang sama.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat.Bentuk lurus ( block style (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ……………………………………….(8a) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….(8c) ……………. sama seperti bentuk lurus penuh. Pengetikan alinea.Keterangan : Pengetikan dimulai dari pasak garis pinggir kiri 2.(8b) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….Bentuk setengah lurus (semy block style) (1) . kecuali tanggal dan salam penutup.

(8c) ……………..(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. 4.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat. ……………(7) ….(8a) .…………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ……………………………………….. ……………….Bentuk lekuk (indented style) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) ……………….……………………………... kecuali isi surat. diketik sama seperti bentuk lurus.(8a) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir.

(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat.(9) (10) .(8c) ……………. diketik sama seperti 5.…………………………………………… …………………………………………… ………………………………….(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………….(8b) …………………………………… …………………………………… ………………………………………. kecuali isi surat.Bentuk menggantung (hanging paragraph) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) …………… ……………(6) …………… ……………(7) ……………………………………….(8c) …………….(8a) …………………………………… …………………………………… ……………………………………….

Bentuk resmi Indonesia (1) ______________ _____________________ ______________ ______________(3) ___ _______(2) ___ _______(4) ___ _______(5) . diketik sama seperti bentuk lurus. kecuali isi surat. 6.……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir.

__________ __________(6) _______ _______(7) ____________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________(8) _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________ _______________________________ ________________(9) ________________(10) ________________(11) ________________(12) __________(13) _____________ _____________ _____/_____(14) (1)kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Lapiran (5)Hal/perihal (6)Alamat tujuan (7)Salam pembuka (8)Isi surat (9)Salam penutup (10)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat .

(11)Jabatan penanda tangan (12)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 7.Bentuk square block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) .

Bentuk square semy block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ._____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 8.

____________(6) __________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tand tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan .

Bentuk square full block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ .(14)Inisial pengonsep dan pengetik 9.

Bentuk square indented (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ _____________________(5) ____________(6) _________________________ ._______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang menggunakan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 10.

_______________________________ _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik .

.

Saran Dalam era globalisasi ini surat memang kerap kali dilupakan. bagian-bagian surat dan bentuk-bentuk surat. instansi maupun organisasi. lebih dekat pada mereka sistem informasi komunikasi yang canggih seperti e-mail. karena sebagian dari mereka belum paham tentang apa itu fungsi surat. padahal surat merupakan alat komunikasi tertulis yang dapat dijadikan bukti otentik dan dapat diarsipkan oleh pribadi.BAB IV PENUTUP 4. . untuk anak cucu kita pada khususnya. Semoga makalah ini dapat bermanfaat sebagai rujukan atau bahan acuan ketika membuat surat 4. dan seluruh penerus Bangsa Indonesia pada umumnya. sarannya kita sebagai kaum penerus dituntut untuk tidak melupakan pentingnya surat.2. Bahkan ketika mereka ditugaskan membuat surat terkadang bingung dalam pembuatannya. sms dan lain sebagainya. sehingga sering sekali terjadi kesalahan dalam pembuatannya Dalam makalah ini telah dijabarkan perihal tentang surat dan elemen-elemen surat yang ada didalamnya termasuk tata cara dalam pembuatan surat.1. Kesimpulan Dalam era globalisasi saat ini kalangan muda seakan melupakan peran penting surat. Padahal disadarai atau tidak peran surat tidak dapat digantikan oleh alat komunikasi tertulis yang dianggap lebih canggih tersebut. Maka dari itu. jenisjenis surat. Agar surat tetap terjamin untuk generasi masa depan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful