P. 1
Makalah Manajemen Perkantoran

Makalah Manajemen Perkantoran

|Views: 1,229|Likes:
Published by Melia Marlina

More info:

Published by: Melia Marlina on May 13, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/26/2013

pdf

text

original

Makalah Manajemen Perkantoran

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Didalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya

komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat

( korespondensi

) Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi,merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat. Dalam penyusunan korespondensi harus mempehatikan berbagai unsur- unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakain bahasa yang harus benar dan tepat. Dalam menulis yang berarti menulis, membentuk atau menyalin huruf, kata atau angka yang dilakukan dengan pensil atau pena tetapi dalam perkembangannya mengalami perluasan sehinga kini mempunyai serangkaian arti pengkhususan yang bisa bermakna melukiskan, menyampai dengan surat, menjadi pengarang dan menyusun atau merancang. Selain dari segi menulis proses bahasa pun perlu diperhatikan seperti ketepatan dalam pengunaanya dan memakai bahasa yanag baik serta benar. Oleh karena itu korespondensi merupkan kebutuhan yang sangat mendasar dalam perkantoran maka korespondensi harus di perhatikan secara baik karena apabila terjadi gangguan dalam proses korespondensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut. 1.2. Rumusan Masalah

Dalam makalah ini akan membahas berbagai permasalahan tentang korespondensi diantaranya: 1. Pengertian surat dan Fungsi-fungsi surat 2. Jenis – jenis surat 3. Bagian – bagian surat 4. Bentuk – bentuk surat Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai korespondensi yang mencakup Fungsi-fungsi surat, Syarat-syarat surat, Macam- macam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah dalam menyusun surat, Hal lain yang perlu diperhatikan agar tujuan berkirim surat tercapai, Pedoman dalam menyusun isi, Kegiatan surat menyurat, Bentuk-bentuk surat, dan Pembetulan (revisi konsep) serta permasalahan-permasalahanya agar pembaca mengetahui lebih dalam tentang korespondensi (surat menyurat).

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1. Pengertian Dan Fungsi Surat Berikut beberapa pengertian surat dari beberapa sumber : 1) Surat adalah suatu komunikasi yang digunakan untuk menyanpaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain. 2) Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan . (sidodolipet.blogspot.com)

3) Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis dalam secarik kertas dan di masukkan ke dalam amplop. 4) Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis. Secara umum surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertuls, sedangkan dalam kehidupan sehari – hari surat mengandung arti yang sempit, yaitu sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Secara khususnya surat dapat diartikan sebagai informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu khusus berlaku untuk kegiatan surat menyurat. Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama perseorangan ( pribadi dan atas nama jabatan dalam suatu organisai ). Peristiwa seperti diatas disebut korespondensi atau kegiatan surat menyurat dan para pelaku yang melakukannya itu disebut koresponden. Oleh karena itu surat sangatlah penting peranannya dalam memperlancar aktivitas kita sehari – hari baik dalam organisasi maupun perorangan / pribadi, misalnya : a. Biaya relatif murah

b. Tidak terikat waktu dan tempat c. Jangkauannya lebih luas

d. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti e. f. Pesan sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya Pesan dapat dibaca berulang – ulang Namun, diakui dalam membuat surat misalnya : Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat ada beberapa kesulitan secara umum,

a.

b. Bagaimana menyusun bagian – bagian surat secara cermat c. Bagaimana penggunaan EYD dalam penulisan surat

d. Bagaimana penggunaan kalimat yang efektif dalam penulisan surat Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat menurut Setiawan dkk :

jenis. Tidak menggunakan singkatan yang belum lazim. keefektifan kata e. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap e. warna. Penguasaan bahasa tertulis yang memadai c. dibanding harus menulis surat. misalnya SMS dan chatting.a. Lantas. akan terasa ketinggalan zaman. Fungsi Surat Berbicara di era yang serba cepat ini. Surat kalah cepat dibanding dengan chatting dan SMS. Surat pun mengandung nilai penghormatan dan kesakralan dibanding bentuk komunikasi lain. dan mengirimnya melalui kantor pos.1. Menggunakan bahasa yang baik dan benar. Adab sopan saantun surat. Pada dasarnya surat merupakan sebuah dokumen tertulis yang umumnya berada dalam amplop. Kemajuan teknologi memang patut disyukuri dan apresiasi dengan baik. surat tetap memiliki keistimewaan dibanding dengan bentuk komunikasi tertulis lainnya. Keruntutan kalimat dan keruntutan gagasan Pengindahan terhadap kaidah korespondensi Sedangkan menurut Anton Mulyono syarat menulis surat yang baik adalah sebagai berikut : a. Menggunakan bentuk surat yang standar c. Meskipun prosesnya cukup lama. Menggunakan kertas yang baik ( ukuran. Surat merupakan salah satu bentuk alat komunikasi secara tidak langsung yang di tulis seseorang atau sebuah lembaga dengan tujuan tertentu. bahkan sebaiknya bebas dari singkatan Tidak menggunakan kata – kata sulit dan belum umum BAB III PEMBAHASAN 3. isi surat yang layak. . f. hormat dan jelas d. dan jenis surat ) b. f. terutama surat – surat pribadi. Orang sekarang lebih menyenangi bentuk komunikasi secara instan. dimasukan kedalam amplop. Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak di tulis atau permasalahan yang dibicarakan dalam surat d. Wawasan tentang surat menyurat dalam administrasi b. bagaimanakah dengan eksistensi surat ? Keadaan surat kini memang memprihatinkan. Segala bentuk komunikasi kini semakin sempit karena bisa dilakukan di layar ponsel. sopan.

biasanya. misalnya surat tugas dan surat keputusan. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. JENIS – JENIS SURAT Karena banyaknya macam surat. c. b. Telegram disebut juga surat kawat.2. Jadi. telegram dinas. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. dan organisasi. Sebagai dasar atau pedoman untuk melakukan sebuah pekerjaan. Sebagai nilai dokumen yang memiliki nilai historis dan nilai sejarah. kelompok. Sebagai bukti nyata hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum. Jenis surat menurut wujudnya : a. berpesan panjang dan tidak . c. Warjat pos. telegram kilat. untuk berhadapan dengan orang. dan surat warisan. kelompok. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. contohnya untuk menelusuri sebuah kejadian penting di masa lampau 3. d. maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi. misalnya : 1. surat jual beli. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. Lembaran surat jenis ini. Sebagai alat komunikasi surat memiliki beberapa fungsi sebagai berikut : a. d. Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. biasanya.Seorang akan merasa lebih dihargai ketika sesuatu dinyatakan dalam bentuk surat sehingga menemukan sesuatu yang serius dan sakral. lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Sebagai perwakilan pribadi. dan sebuah organisasi. Sebagai arsip atau data – data yang diperlukan di kemudian hari. Kartu pos. b. dan telegram biasa. dijual di kantor pos. misalnya surat wakaf. e. yaitu surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini. yaitu Kartu pos adalah selembar kertas tebal atau karton tipis berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpa amplop dan dengan harga yang lebih murah daripada surat. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Jenis telegram terdiri atas telegram umum.

Surat Perjanjian adalah Naskah Dinas yang berisi suatu kesepakatan bersama yang mengikat antara pihak-pihak tertentu untuk melakukan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. teledor dalam melaksanakan pekerjaanya. h. Surat laporan adalah surat yang berisi laporan kegiatan dalam suatu organisasi ataupun badan usaha . Jenis surat menurut isi atau tujuannya : a. Sebagai mekanisme kontrol. c. Surat peringatan adalah suatu mekanisme kontrol dari perusahaan untuk „mengatur‟ karyawannya yang „bengal‟. pelanggaran pakaian rahasia tidak perusahaan. sopan dan seperti: lain-lain dkk membocorkan bersekongkol 3. ceroboh. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. b) lebih leluasa dalam menulis isi surat. yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya. Di buku-buku PKB (perjanjian kerja bersama) dan panduan lainnya biasanya mekanisme SP ini dijelaskan dengan detail. masuk. SP adalah suatu alat bantu yang sangat efektif. Informasinya bersifat menggambarkan dan bersiat rekaman berita ( surat tanda bukti ) b. Surat pemberitahuan. yaitu surat yang isinya memberitahukan / menggambarkan sesuatu hal. c) lebih santun dalam surat menyurat. bolos.layak diketahui oleh pihak lain. g. berisi perintah untuk melaksanakan tugas tertentu. SP2 siap-siap. Biasanya SP ini diberikan pada karyawan yang 1. Indisipliner: Korupsi. SP3 dipecat adalah salah satu penerapan metode ini. Surat Perintah adalah naskah Dinas dari atasan yang ditujukan kepada pejabat bawahan. Surat keputusan adalah surat yang didalamnya memutuskan suatu hal d. SP1 peringatan. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain. 2. melakukan Telat kolusi. Lalai. Surat permintaan adalah surat yang isinya tentang permintaan suatu hal ditujukan kepada orang ataupun suatu badan organisasi yang dimintai hal tersebut e. Surat panggilan adalah surat dimana isinya menerangkan pemanggilah terhadap seseorang ataupun suatu badan organisasi f. 2.

dari tingkat penyelesaiannya surat ini memerlukan waktu yang cukup cepat karena sifatnya penting. artinya isi surat bisa diketahui oleh khalayak umum. Surat Pengantar adalah Naskah Dinas yang dipergunakan sebagai pengantar untuk mengantar sesuatu naskah atau barang dan sebagainya yang pada umumnya tidak memerlukan penjelasan. c. c. Surat kilat. b. j. b. surat rahasia. Surat edarana. l. Surat pemesanan adalah surat yang isinya pemesanan suatu barang ataupun jasa kepada suatu perusahaan ataupun suatu organisasi. Surat pengumuman. surat biasa. 5. artinya isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang di tuju. artinya isi surat ini hanya disampaikan kepada suatu perusahaan perusahan ataupun suatu organisasi yang terkait saja. dan resmi. 3. isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja. Surat penawaran adalah surat yang isinya menawarkan suatu barang kepada suatu instansi ataupun kepada badan usaha lainnya. Surat biasa. m. Surat undangan terdiri dari surat undangan tidak resmi. Jenis surat menurut sifatnya : a. Surat biasa. Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan. isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju. surat konfidensial ( terbatas). b. maksudnya. Surat undangan adaalah surat yang isinya mengundang kepada seseorang dalam suatu perusahaan ataupun organisasi. Jenis surat berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya : a. k. artinya.i. setengah resmi. . yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja 4. Jenis surat berdasarkan sasarannya : a. dari tingkat penyelesaiannya surat biasa ini tidak memerlukan waktu yang begitu cepat dalam pembuatannya.

telegram kilat. b) lebih leluasa dalam menulis isi surat. Akan tetapi. b. Warkat Pos Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. biasanya. 7. pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. b. biasanya. Kartu Pos Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 × 15 cm. surat yang isinya diketahui oleh pihak perusahaan ataupun organsisasi lain. dijual di kantor pos. lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. biasanya. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. Lembaran kertas surat ini. namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. 8. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat.dalam arti surat ini harus dibuat sesegera mungkin karena sifatnya sangat penting. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Surat ekstern.c. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Telegram Telegram disebut juga surat kawat. Jenis surat berdasarkan kepentingan dan pengirimnya : . dan telegram biasa. yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya. Jadi. Surat kilat khusus. Surat Bersampul Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. dijual di kantor pos. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. c. surat yang isinya hanya bisa diketahui oleh orang-orang yang ada di dalam perusahaan ataupun organisasi tersebut. Jenis surat ini. berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. Jenis surat berdasarkan ruang lingkupnya : a. c) lebih santun dalam surat menyurat. tebal sehingga berbentuk kartu. Surat Intern. Jenis surat berdasarkan wujudnya : a. 6. biasanya. Jenis telegram terdiri atas telegram umum. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini. Lembaran surat jenis ini. d. telegram dinas.

kata jalan. Jangan digunakan bentuk p. BAGIAN-BAGIAN SURAT 3. 3. dan kata kotak pos jangan disingkat. kata faksimile. nama kantor organisasi atau instansi alamat nomor telepon nama alamat kawat Untuk perusahaan dapat dicantumkan : 1. faksimile. o o Nama instansi ditulis dengan huruf kapital (sesuai dengan aturan yang ada). 3. Pengertian lain surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya kepentingan pribadi. 3.o. . alamat. alamat kawat (jika ada). kata telepon. nomor kotak pos (jika ada). 2. alamat kantor cabang 2. b. alamat kawat (jika ada). 4. Kop surat juga berperan sebagai pemberian sifat tentang resminya surat tersebut. nomor telepon (jika ada). box atau post office untuk menuliskan kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable address untuk menuliskan alamat kawat. nama instansi. yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatau organisasi atau instansi. nama banker macam usahanya.1. kotak pos.3. KEPALA SURAT Kepala Surat/kop surat ialah bagian surat yang diterakan di bagian atas untuk menunjukkan ciri pengenal (identitas) instansi pengirim surat yang bersangkutan.3. nomor faksimile (jika ada). misalnya dan dan dalam. Surat resmi. o o Nama instansi. misalnya impor-ekspor lambang Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat: o Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang. Huruf awal alamat.a. dan nomor telepon ditulis dengan huruf kapital kecuali kata tugas. Surat pribadi. Kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik dan terdiri dari : 1. yaitu surat yang disampaikan oleh suatu instansi atau lembaga kepada seseorang atau lembaga atau instansi lainnya. 4.

Spasinya tidak dijarang-jarangkan.) setiap tiga angka. Tidak perlu dibubuhkan garis bawah. 6. Bagian tanggal surat ditulis dua kali kaitan mesin ketik dari garis pemisah kepala surat dengan surat lainnya. NOMOR SURAT Nomor surat dicetak kurang lebih 5 ketukan dari tepi kertas sebelah kiri. 8. . Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. segaris dengan tanggal.    Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital Singkatan kata nomor adalah no. 3. Panulisan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi.3. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. 5. 3.o Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:). 4. sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan oleh titik (. Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital. 9. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan seperti berikut:  Kata yang harus digunakan ialah nomor karena merupakan bentuk baku. Kata tanggal tidak perlu ditulis. Spasinya tidak perlu dijarang-jarangkan. 3. 2. atau nomor disingkat No.2. Nama bulan ditulis dengan huruf. 7. o Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor misalnya telepon. Angka tahun harus lengkap. (dalam penggunaannya No.) Angkatan tahun ditulis lengkap jika angka tahun itu merupakan bagian system penomoran       Kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi. Baris itu tidak perlu digarisbawahi.3. Penulisan nama bulan jangan disingkat. bulan dan tahun. Nomor surat dibuat per tahun agar jumlah nomor urut relatif kecil. TANGGAL SURAT Tanggal Surat ialah bagian surat yang menunjukkan hari berikut bulan dan tahun dikirimkannya surat yang bersangkutan. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat: 1.3.

Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua (:).3. tetapi jelas.5. 3.4. LAMPIRAN SURAT Lampiran Surat adalah surat tambahan. Baris itu tidak dibubuhkan garis bawah. 4. Huruf awal kata awal satuan itu ditulis dengan huruf kapital. Disini tidak disela spasi 3. sedangkan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. . kata lampiran tidak ditulis. o o o Satuan yang digunakan berkategori nomina/nominal. Singkatannya adalah Lamp. Jika surat yang dikirimkan tidak dengan lampiran. HAL ATAU PERIHAL Setiap surat resmi sebaiknya mencantumkan pokok surat atau biasa disebut “hal” atau “perihal” Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat ialah sebagai berikut: o o Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital. Jumlah dinyatakan dengan huruf 2. Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf. 9. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran ialah sebagai berikut: 1.3. 8.3. Antara tanda titik dua dan bentuk yang mendahuluinya tidak disela spasi. Disini disela spasi 3. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital 2. 6. Contoh : Lamipran: lima helai Catatan 1. 7. Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat. Spasinya tidak dijarang-jarangkan. 5.

Jadi susunan baris alamat luar ialah 1. kata sapaan tidak digunakan agar tidak ada kerancuan penulisan. Baris kedua. Kode pos ditulis setelah penulisan nama kota. Akhir baris – baris alamat tujuan tidak dibubuhkan tanda titik. Jika jabatan seseorang dicantumkan.6. Penulisan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. Yang diikuti kepala instansi yang dikirimi atau diikuti nama seseorang 2. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris bawah. bapak. Spasinya jangan dijarang-jarangkan. yaitu alamat luar dan alamat dalam.3. Baris pertama . Alamat Luar Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah seperti berikut. a. Satuan yang terhormat ditulis Yth Huruf awak pada singkatan Yth ditulis dengan huruf kapital Kata kepada tidak perlu dicantumkan Sapaan ibu.   Kata jalan jangan disingkat. 3. nomor rumah . Kata nomor yang lazim disingkat No.o o o o Kata hal diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi. yang terdiri atas nama jalan. untuk nomor rumah atau bangunan tidak peru dituliskan.     Huruf awal nama kota ditulis dengan huruf kapital.   Gelar akademik dan pangkat dapat dicantumkan jika diikuti nama orang. yang diisi dengan bentuk Yth.     surat. saudara dapat dipergunakan jika diikuti nama orang dan huruf awak sapaan – sapaan itu ditulis dengan huruf kapital. ALAMAT SURAT Alamat tujuan surat dibedakan menjadi dua. Spasi baris – baris itu jangan fijarang – jarangkan.

Kepala Balai Penelitian Bahasa Jalan I Nyoman Dewa Oka 34 Yogyakarta 55224 atau Yth.     Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menuliskan salam pembuka: Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah dengan hormat Huruf awal pada dengan ditulis dengan huruf kapital Penulisan bentuk dengan hormat diikuti tanda koma (.SALAM PEMBUKA Salam pembuka dalam surat dinas merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Alamat Dalam Alamat dalam adalah alamat yang ditulis pada kertas surat . Baris kedua 3.3. Baris ketiga.. …. Penuisan alamat dalam dapat seperti penulisa alamat luar atau dengan tidak mencantumkan nama jalan dan nomor rumah.. Baris ketiga (nama kota) Contoh Alamat Luar Yth ……………………….) Penulisan salam pembuka ditulis pada margin kiri . yang berisi nama kota dan kode pos. Contoh: Yth. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Jalan Cendana 9.7. Kepala Balai Penelitian Bahasa di Yogyakarta Yth.3. Untuk nama kota huruf awalnya ditulis dengan huruf kapital Bagan seperti berikut: 1.………………………… b. Jalan ……………………. Yogyakarta 55166 atau Yth. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta di Yogyakarta 3. Baris pertama 2.

kalimatkalimat yang ada dalam alinea isi lazimnya masih berkaitan dengan kalimat-kalimat pada alinea pembuka.9. Alinea Isi Alinea isi merupakan wadah untuk menampung semua isi surat.3.. (2) alinea isi. 2.3. Atas perhatian. Alinea isi harus singkat. Alinea ini berfungsi mengarahkan persoalan yang ingin disampaikan.. Oleh karena itu. Mudah-mudahan. Harapan kami. Alinea Pembuka Dalam alinea pembuka dikemukakan permasalahan yang merupakan pengantar atau pendahuluan terhadap permasalahan pokok.SALAM PENUTUP . dan (3) alinea penutup. Contoh: Dengan surat ini saya beitahukan bahwa pada hari Senin. Contoh: Berhubung Berkenaan dengan dengan hal hal tersebut tersebut di di atas atas Berkaitan dengan hal tersebut di atas 3. Alinea isi merupakan lanjutan alinea pembuka.. Alinea Penutup Alinea penutup merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat.ISI SURAT Isi surat merupakan wadah segala sesuatu atau semua persoalan yang ingin disampaikan. 3. 1. harapan dan ucapan selamat. Alinea penutup dapat berisi ucapan terima kasih.     Contoh: Demikianlah laporan yang.. Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar terhadap alinea isi. tanggal 10 Maret 2008 saya sakit.. Penulisan bentuk salam pembuka tidak menjorok ke dalam 3. jelas dan sopan.8... Kalimat-kalimat disusun menurut aturan tata bahasa dengan menggunakan istilah yang mudah ditangkap dan dipahami penerima surat. Isi surat yang lengkap terdiri atas (1) alinea pembuka..

    Bagian susunan baris-baris itu sebagai berikut: Baris pertama Kepala. 4. Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital jika namanya terdiri atas dua kata atau lebih. hormat saya. yaitu jabatan. baris kedua adalah tanda tangan. Nama pengirim tidak digarisbawahi.PENGIRIM SURAT Keresmian surat dinas lebih kuat jika surat itu telah ditandatangani oleh subjek surat. salam kami.Salam penutup dipergunakan untuk menyatakan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Kata-lata yang biasa digunakan sebagai salam penutup adalah hormat kami. tidak berada di antara tanda kurung. dan baris keempat adalah nomor induk pegawai. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan pengirim surat adalah seperti berikut: 1. kami ucapkan terima kasih Hormat kami. Contoh: Atas perhatian Anda. dan cap dinas/cap jabatan. salam taklim. Pengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati diri kedinasan. nomor induk pegawai. baris ketiga adalah nama terang. . Angka NIP tidak bertanda titik setiap tiga angka Susunan baris-baris dalam penulisan pengiriman surat sebagai berikut. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Singkatan NIP tidak bertanda titik. Baris kedua Baris ketiga Baris keempat Tanda tangan Nama terang NIP .) mengikutinya jaraknya dua kali kaitan Ini kalimat penutup sura 3. Baris pertama adalah jabatan subjek surat. 3. 5..10. 2.3..       Catatan : Ini ditulis dengan huruf kapital Ini ditulis dengan huruf kecil Disini tidak ada sela spasi Tanda koma (. dan wassalam. 6. salam saya.

Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.4.3. Contoh : 1) Tembusan: Direktorat Jenderal Pendidikan dan Kebudayaan Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Saudara Bambang 3. bernama Erwin 3. Yang ditembusi adalah pejabat atau orangnya. pengurutannya dimulai dari pejabat yang eselonnya tinggi. Biasanya berbentuk singkatan pengonsep dan pengetik surat Contoh : 125) HA/Er HA adalah singkatan pengonsep surat Hidayah Asmuni Er adalah singkatan pengetik surat. 2. Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi yang mendapatkan tembusan surat.11.TEMBUSAN Tembusan surat dibubuhkan di sebelah kiri bawah sama tinggi letaknya dengan sebutan pejabat yang berwenang menandatangani surat itu. Bentuk surat adalah tata letak atau posisi pada umumnya bagian-bagian surat. 7. 3. 6.12.3. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan. 5. Sedangkan pemkaian bentuk pada setiap organisasi atau . misalnya sebagai laporan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini ialah sebagai berikut: 1.3. jangan kantornya. 4. Bentuk kepada Yth. Inisial ditulis di bawah sebelah kiri di bawah bagian tembusan    2. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam inisial: 1. tidak perlu dicantumkan. Jika yang ditembusi lebih dari satu. Di belakang nama yang ditembusi tidak perlu dibubuhkan ungkapan yang tidak berfungsi. Bentuk – Bentuk Surat Bentuk surat biasa dibuat dalam kegiatan surat menyurat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bentuk sesuai dengan penulisan surat tersebut.INISIAL Inisial berisi identitas pengonsep dan pengetik surat.

(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) .(8c) …………….Bentuk lurus penuh (full block style) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ………………………………………. Bentuk lurus penuh ( full block syle ) 2. Bentuk setengah lurus ( Semy block style ) 4. Bentuk square indented GAMBAR BENTUK BENTUK SURAT 1. Bentuk menggantung ( Hanging paragraph ) 6. Bentuk lurus ( Block style ) 3. Bentuk square block 8. Pada umumnya dalam surat menyurat resmi dikenal beberapa bentuk surat : 1. Bentuk square semy block 9. tergantung kepada kebiasaan dari aturan suatu instansi yang bersangkutan. Bentuk square full block 10. Bentuk resmi Indonesia 7.(8a) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. Bentuk lekuk ( indented style ) 5.instansi berbeda-beda.

(8c) …………….(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat. sama seperti bentuk lurus penuh.Keterangan : Pengetikan dimulai dari pasak garis pinggir kiri 2. 3.Bentuk lurus ( block style (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ……………………………………….Bentuk setengah lurus (semy block style) (1) .(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. Tanggal dan salam penutup diketik disebelah kanan. diketik mulai dari pasak pinggir kiri yang sama. Pengetikan alinea. kecuali tanggal dan salam penutup.(8a) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….

. diketik sama seperti bentuk lurus.. ………………..(8a) . Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir. kecuali isi surat..(8b) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….Bentuk lekuk (indented style) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) ……………….(8c) ……………. ……………(7) ….(8a) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….…………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ……………………………………….(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat.……………………………. 4.

…………………………………………… …………………………………………… ………………………………….Bentuk menggantung (hanging paragraph) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) …………… ……………(6) …………… ……………(7) ……………………………………….(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………….(8c) …………….(8b) …………………………………… …………………………………… ……………………………………….(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat. kecuali isi surat. diketik sama seperti 5.(8a) …………………………………… …………………………………… ……………………………………….(9) (10) .(8c) …………….

6. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir. diketik sama seperti bentuk lurus. kecuali isi surat.……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat.Bentuk resmi Indonesia (1) ______________ _____________________ ______________ ______________(3) ___ _______(2) ___ _______(4) ___ _______(5) .

__________ __________(6) _______ _______(7) ____________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________(8) _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________ _______________________________ ________________(9) ________________(10) ________________(11) ________________(12) __________(13) _____________ _____________ _____/_____(14) (1)kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Lapiran (5)Hal/perihal (6)Alamat tujuan (7)Salam pembuka (8)Isi surat (9)Salam penutup (10)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat .

Bentuk square block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) .(11)Jabatan penanda tangan (12)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 7.

Bentuk square semy block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ._____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 8.

____________(6) __________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tand tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan .

Bentuk square full block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ .(14)Inisial pengonsep dan pengetik 9.

_______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang menggunakan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 10.Bentuk square indented (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ _____________________(5) ____________(6) _________________________ .

_______________________________ _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik .

.

untuk anak cucu kita pada khususnya. jenisjenis surat. Kesimpulan Dalam era globalisasi saat ini kalangan muda seakan melupakan peran penting surat.1. sarannya kita sebagai kaum penerus dituntut untuk tidak melupakan pentingnya surat.BAB IV PENUTUP 4. sehingga sering sekali terjadi kesalahan dalam pembuatannya Dalam makalah ini telah dijabarkan perihal tentang surat dan elemen-elemen surat yang ada didalamnya termasuk tata cara dalam pembuatan surat. lebih dekat pada mereka sistem informasi komunikasi yang canggih seperti e-mail. Saran Dalam era globalisasi ini surat memang kerap kali dilupakan. . Maka dari itu. dan seluruh penerus Bangsa Indonesia pada umumnya. karena sebagian dari mereka belum paham tentang apa itu fungsi surat.2. instansi maupun organisasi. sms dan lain sebagainya. Padahal disadarai atau tidak peran surat tidak dapat digantikan oleh alat komunikasi tertulis yang dianggap lebih canggih tersebut. Agar surat tetap terjamin untuk generasi masa depan. Semoga makalah ini dapat bermanfaat sebagai rujukan atau bahan acuan ketika membuat surat 4. padahal surat merupakan alat komunikasi tertulis yang dapat dijadikan bukti otentik dan dapat diarsipkan oleh pribadi. bagian-bagian surat dan bentuk-bentuk surat. Bahkan ketika mereka ditugaskan membuat surat terkadang bingung dalam pembuatannya.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->