Makalah Manajemen Perkantoran

Makalah Manajemen Perkantoran

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Didalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya

komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat

( korespondensi

) Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi,merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat. Dalam penyusunan korespondensi harus mempehatikan berbagai unsur- unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakain bahasa yang harus benar dan tepat. Dalam menulis yang berarti menulis, membentuk atau menyalin huruf, kata atau angka yang dilakukan dengan pensil atau pena tetapi dalam perkembangannya mengalami perluasan sehinga kini mempunyai serangkaian arti pengkhususan yang bisa bermakna melukiskan, menyampai dengan surat, menjadi pengarang dan menyusun atau merancang. Selain dari segi menulis proses bahasa pun perlu diperhatikan seperti ketepatan dalam pengunaanya dan memakai bahasa yanag baik serta benar. Oleh karena itu korespondensi merupkan kebutuhan yang sangat mendasar dalam perkantoran maka korespondensi harus di perhatikan secara baik karena apabila terjadi gangguan dalam proses korespondensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut. 1.2. Rumusan Masalah

Dalam makalah ini akan membahas berbagai permasalahan tentang korespondensi diantaranya: 1. Pengertian surat dan Fungsi-fungsi surat 2. Jenis – jenis surat 3. Bagian – bagian surat 4. Bentuk – bentuk surat Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai korespondensi yang mencakup Fungsi-fungsi surat, Syarat-syarat surat, Macam- macam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah dalam menyusun surat, Hal lain yang perlu diperhatikan agar tujuan berkirim surat tercapai, Pedoman dalam menyusun isi, Kegiatan surat menyurat, Bentuk-bentuk surat, dan Pembetulan (revisi konsep) serta permasalahan-permasalahanya agar pembaca mengetahui lebih dalam tentang korespondensi (surat menyurat).

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1. Pengertian Dan Fungsi Surat Berikut beberapa pengertian surat dari beberapa sumber : 1) Surat adalah suatu komunikasi yang digunakan untuk menyanpaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain. 2) Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan . (sidodolipet.blogspot.com)

3) Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis dalam secarik kertas dan di masukkan ke dalam amplop. 4) Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis. Secara umum surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertuls, sedangkan dalam kehidupan sehari – hari surat mengandung arti yang sempit, yaitu sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Secara khususnya surat dapat diartikan sebagai informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu khusus berlaku untuk kegiatan surat menyurat. Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama perseorangan ( pribadi dan atas nama jabatan dalam suatu organisai ). Peristiwa seperti diatas disebut korespondensi atau kegiatan surat menyurat dan para pelaku yang melakukannya itu disebut koresponden. Oleh karena itu surat sangatlah penting peranannya dalam memperlancar aktivitas kita sehari – hari baik dalam organisasi maupun perorangan / pribadi, misalnya : a. Biaya relatif murah

b. Tidak terikat waktu dan tempat c. Jangkauannya lebih luas

d. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti e. f. Pesan sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya Pesan dapat dibaca berulang – ulang Namun, diakui dalam membuat surat misalnya : Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat ada beberapa kesulitan secara umum,

a.

b. Bagaimana menyusun bagian – bagian surat secara cermat c. Bagaimana penggunaan EYD dalam penulisan surat

d. Bagaimana penggunaan kalimat yang efektif dalam penulisan surat Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat menurut Setiawan dkk :

a. Penguasaan bahasa tertulis yang memadai c. dibanding harus menulis surat. Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak di tulis atau permasalahan yang dibicarakan dalam surat d. hormat dan jelas d. akan terasa ketinggalan zaman. Kemajuan teknologi memang patut disyukuri dan apresiasi dengan baik. Surat merupakan salah satu bentuk alat komunikasi secara tidak langsung yang di tulis seseorang atau sebuah lembaga dengan tujuan tertentu. Menggunakan bentuk surat yang standar c. dan jenis surat ) b. dimasukan kedalam amplop. warna. dan mengirimnya melalui kantor pos. Segala bentuk komunikasi kini semakin sempit karena bisa dilakukan di layar ponsel. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap e. Menggunakan kertas yang baik ( ukuran. jenis. bahkan sebaiknya bebas dari singkatan Tidak menggunakan kata – kata sulit dan belum umum BAB III PEMBAHASAN 3. keefektifan kata e. Keruntutan kalimat dan keruntutan gagasan Pengindahan terhadap kaidah korespondensi Sedangkan menurut Anton Mulyono syarat menulis surat yang baik adalah sebagai berikut : a. sopan. misalnya SMS dan chatting. isi surat yang layak. terutama surat – surat pribadi. surat tetap memiliki keistimewaan dibanding dengan bentuk komunikasi tertulis lainnya. Menggunakan bahasa yang baik dan benar. Surat kalah cepat dibanding dengan chatting dan SMS. Pada dasarnya surat merupakan sebuah dokumen tertulis yang umumnya berada dalam amplop. bagaimanakah dengan eksistensi surat ? Keadaan surat kini memang memprihatinkan. Lantas. Wawasan tentang surat menyurat dalam administrasi b. Orang sekarang lebih menyenangi bentuk komunikasi secara instan. Meskipun prosesnya cukup lama. Adab sopan saantun surat. f. Surat pun mengandung nilai penghormatan dan kesakralan dibanding bentuk komunikasi lain. Fungsi Surat Berbicara di era yang serba cepat ini. . Tidak menggunakan singkatan yang belum lazim. f.1.

maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi.Seorang akan merasa lebih dihargai ketika sesuatu dinyatakan dalam bentuk surat sehingga menemukan sesuatu yang serius dan sakral. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Sebagai bukti nyata hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum. dan telegram biasa. kelompok. berpesan panjang dan tidak . misalnya : 1. d. yaitu surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. d. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini. untuk berhadapan dengan orang. dijual di kantor pos. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. yaitu Kartu pos adalah selembar kertas tebal atau karton tipis berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpa amplop dan dengan harga yang lebih murah daripada surat. Warjat pos. lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop.2. surat jual beli. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. contohnya untuk menelusuri sebuah kejadian penting di masa lampau 3. e. dan sebuah organisasi. b. biasanya. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Telegram disebut juga surat kawat. b. misalnya surat tugas dan surat keputusan. Jenis telegram terdiri atas telegram umum. Lembaran surat jenis ini. Sebagai dasar atau pedoman untuk melakukan sebuah pekerjaan. Sebagai arsip atau data – data yang diperlukan di kemudian hari. dan surat warisan. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. c. kelompok. telegram dinas. biasanya. telegram kilat. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Sebagai alat komunikasi surat memiliki beberapa fungsi sebagai berikut : a. Sebagai perwakilan pribadi. Jenis surat menurut wujudnya : a. Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. Sebagai nilai dokumen yang memiliki nilai historis dan nilai sejarah. Jadi. misalnya surat wakaf. dan organisasi. c. Kartu pos. JENIS – JENIS SURAT Karena banyaknya macam surat.

Surat pemberitahuan. Jenis surat menurut isi atau tujuannya : a. melakukan Telat kolusi. ceroboh. b) lebih leluasa dalam menulis isi surat. Informasinya bersifat menggambarkan dan bersiat rekaman berita ( surat tanda bukti ) b. yaitu surat yang isinya memberitahukan / menggambarkan sesuatu hal. Surat peringatan adalah suatu mekanisme kontrol dari perusahaan untuk „mengatur‟ karyawannya yang „bengal‟. Sebagai mekanisme kontrol. SP3 dipecat adalah salah satu penerapan metode ini. c. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain. bolos. Surat Perjanjian adalah Naskah Dinas yang berisi suatu kesepakatan bersama yang mengikat antara pihak-pihak tertentu untuk melakukan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. Di buku-buku PKB (perjanjian kerja bersama) dan panduan lainnya biasanya mekanisme SP ini dijelaskan dengan detail. Surat panggilan adalah surat dimana isinya menerangkan pemanggilah terhadap seseorang ataupun suatu badan organisasi f. Lalai. yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya. c) lebih santun dalam surat menyurat. g. 2. 2. Indisipliner: Korupsi. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. berisi perintah untuk melaksanakan tugas tertentu. SP adalah suatu alat bantu yang sangat efektif. pelanggaran pakaian rahasia tidak perusahaan. h. Surat keputusan adalah surat yang didalamnya memutuskan suatu hal d. Surat laporan adalah surat yang berisi laporan kegiatan dalam suatu organisasi ataupun badan usaha . teledor dalam melaksanakan pekerjaanya. Surat Perintah adalah naskah Dinas dari atasan yang ditujukan kepada pejabat bawahan.layak diketahui oleh pihak lain. SP1 peringatan. masuk. SP2 siap-siap. Surat permintaan adalah surat yang isinya tentang permintaan suatu hal ditujukan kepada orang ataupun suatu badan organisasi yang dimintai hal tersebut e. sopan dan seperti: lain-lain dkk membocorkan bersekongkol 3. Biasanya SP ini diberikan pada karyawan yang 1.

dari tingkat penyelesaiannya surat biasa ini tidak memerlukan waktu yang begitu cepat dalam pembuatannya. 5. artinya isi surat bisa diketahui oleh khalayak umum. k. artinya. surat biasa. surat konfidensial ( terbatas). isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju.i. dari tingkat penyelesaiannya surat ini memerlukan waktu yang cukup cepat karena sifatnya penting. Surat penawaran adalah surat yang isinya menawarkan suatu barang kepada suatu instansi ataupun kepada badan usaha lainnya. dan resmi. Surat edarana. l. artinya isi surat ini hanya disampaikan kepada suatu perusahaan perusahan ataupun suatu organisasi yang terkait saja. Surat pengumuman. Surat undangan adaalah surat yang isinya mengundang kepada seseorang dalam suatu perusahaan ataupun organisasi. surat rahasia. Surat undangan terdiri dari surat undangan tidak resmi. Jenis surat menurut sifatnya : a. m. b. . Jenis surat berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya : a. c. Surat kilat. b. c. setengah resmi. isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja. b. j. Surat Pengantar adalah Naskah Dinas yang dipergunakan sebagai pengantar untuk mengantar sesuatu naskah atau barang dan sebagainya yang pada umumnya tidak memerlukan penjelasan. Surat biasa. maksudnya. 3. Jenis surat berdasarkan sasarannya : a. artinya isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang di tuju. Surat biasa. yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja 4. Surat pemesanan adalah surat yang isinya pemesanan suatu barang ataupun jasa kepada suatu perusahaan ataupun suatu organisasi. Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.

Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. Lembaran surat jenis ini. surat yang isinya hanya bisa diketahui oleh orang-orang yang ada di dalam perusahaan ataupun organisasi tersebut. Jenis surat berdasarkan ruang lingkupnya : a. b) lebih leluasa dalam menulis isi surat. Jenis surat berdasarkan wujudnya : a. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Jenis surat ini. Kartu Pos Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 × 15 cm. Warkat Pos Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. 7. berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. biasanya. biasanya. Surat kilat khusus. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini. dijual di kantor pos. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya. 8. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram.c. Jenis surat berdasarkan kepentingan dan pengirimnya : . b. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Akan tetapi. c) lebih santun dalam surat menyurat. tebal sehingga berbentuk kartu. c. b. telegram kilat. biasanya. Surat Intern. lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Jenis telegram terdiri atas telegram umum. pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. surat yang isinya diketahui oleh pihak perusahaan ataupun organsisasi lain. Lembaran kertas surat ini. namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain.dalam arti surat ini harus dibuat sesegera mungkin karena sifatnya sangat penting. Surat ekstern. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Surat Bersampul Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. dijual di kantor pos. dan telegram biasa. biasanya. Telegram Telegram disebut juga surat kawat. d. telegram dinas. 6. Jadi.

3. alamat kawat (jika ada). yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatau organisasi atau instansi. dan kata kotak pos jangan disingkat. Huruf awal alamat. box atau post office untuk menuliskan kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable address untuk menuliskan alamat kawat. kotak pos. Surat pribadi. alamat kawat (jika ada). 4. yaitu surat yang disampaikan oleh suatu instansi atau lembaga kepada seseorang atau lembaga atau instansi lainnya. nama banker macam usahanya. Kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik dan terdiri dari : 1. Jangan digunakan bentuk p. misalnya impor-ekspor lambang Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat: o Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang. alamat kantor cabang 2. Kop surat juga berperan sebagai pemberian sifat tentang resminya surat tersebut. kata telepon. 2. faksimile.1. nomor kotak pos (jika ada). nama instansi. KEPALA SURAT Kepala Surat/kop surat ialah bagian surat yang diterakan di bagian atas untuk menunjukkan ciri pengenal (identitas) instansi pengirim surat yang bersangkutan.a. . 3. BAGIAN-BAGIAN SURAT 3. nomor telepon (jika ada). o o Nama instansi. misalnya dan dan dalam. 3. o o Nama instansi ditulis dengan huruf kapital (sesuai dengan aturan yang ada). alamat. nama kantor organisasi atau instansi alamat nomor telepon nama alamat kawat Untuk perusahaan dapat dicantumkan : 1. kata jalan. nomor faksimile (jika ada).3. kata faksimile. Pengertian lain surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya kepentingan pribadi. Surat resmi. dan nomor telepon ditulis dengan huruf kapital kecuali kata tugas.o. 4. b.3.

atau nomor disingkat No. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. 3. 4. TANGGAL SURAT Tanggal Surat ialah bagian surat yang menunjukkan hari berikut bulan dan tahun dikirimkannya surat yang bersangkutan. Nama bulan ditulis dengan huruf. Panulisan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi. Spasinya tidak perlu dijarang-jarangkan.2.o Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:). Hal-hal lain yang perlu diperhatikan seperti berikut:  Kata yang harus digunakan ialah nomor karena merupakan bentuk baku. 8. NOMOR SURAT Nomor surat dicetak kurang lebih 5 ketukan dari tepi kertas sebelah kiri. Angka tahun harus lengkap. . Kata tanggal tidak perlu ditulis. (dalam penggunaannya No.    Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital Singkatan kata nomor adalah no. segaris dengan tanggal. Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital. 3. 6.) setiap tiga angka. Penulisan nama bulan jangan disingkat. 7. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Spasinya tidak dijarang-jarangkan.3. Nomor surat dibuat per tahun agar jumlah nomor urut relatif kecil. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat: 1. bulan dan tahun. Bagian tanggal surat ditulis dua kali kaitan mesin ketik dari garis pemisah kepala surat dengan surat lainnya. 5. 2. sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan oleh titik (. Baris itu tidak perlu digarisbawahi. Tidak perlu dibubuhkan garis bawah.3.3. 9. o Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor misalnya telepon.) Angkatan tahun ditulis lengkap jika angka tahun itu merupakan bagian system penomoran       Kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi. 3.

3. LAMPIRAN SURAT Lampiran Surat adalah surat tambahan. Jika surat yang dikirimkan tidak dengan lampiran. Disini tidak disela spasi 3. Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas. Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Antara tanda titik dua dan bentuk yang mendahuluinya tidak disela spasi. Contoh : Lamipran: lima helai Catatan 1. HAL ATAU PERIHAL Setiap surat resmi sebaiknya mencantumkan pokok surat atau biasa disebut “hal” atau “perihal” Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat ialah sebagai berikut: o o Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital. o o o Satuan yang digunakan berkategori nomina/nominal. sedangkan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. tetapi jelas.3. Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf. Singkatannya adalah Lamp. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital 2. 9. 7. Spasinya tidak dijarang-jarangkan. 5. 8. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran ialah sebagai berikut: 1. 4. 6.5.3. Huruf awal kata awal satuan itu ditulis dengan huruf kapital. .3. Jumlah dinyatakan dengan huruf 2. Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua (:).4. Baris itu tidak dibubuhkan garis bawah. Disini disela spasi 3. kata lampiran tidak ditulis.

Jika jabatan seseorang dicantumkan. 3. yang terdiri atas nama jalan. Kata nomor yang lazim disingkat No. saudara dapat dipergunakan jika diikuti nama orang dan huruf awak sapaan – sapaan itu ditulis dengan huruf kapital. a. Yang diikuti kepala instansi yang dikirimi atau diikuti nama seseorang 2. ALAMAT SURAT Alamat tujuan surat dibedakan menjadi dua. Alamat Luar Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah seperti berikut.   Gelar akademik dan pangkat dapat dicantumkan jika diikuti nama orang. yang diisi dengan bentuk Yth. Baris kedua. bapak. Satuan yang terhormat ditulis Yth Huruf awak pada singkatan Yth ditulis dengan huruf kapital Kata kepada tidak perlu dicantumkan Sapaan ibu.o o o o Kata hal diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi.     surat. nomor rumah . Penulisan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. kata sapaan tidak digunakan agar tidak ada kerancuan penulisan. Akhir baris – baris alamat tujuan tidak dibubuhkan tanda titik. yaitu alamat luar dan alamat dalam. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris bawah. Jadi susunan baris alamat luar ialah 1.     Huruf awal nama kota ditulis dengan huruf kapital. Spasinya jangan dijarang-jarangkan. Baris pertama . untuk nomor rumah atau bangunan tidak peru dituliskan.   Kata jalan jangan disingkat. Spasi baris – baris itu jangan fijarang – jarangkan. Kode pos ditulis setelah penulisan nama kota.6.3.

Yogyakarta 55166 atau Yth. Baris ketiga (nama kota) Contoh Alamat Luar Yth ……………………….………………………… b.3. Baris pertama 2.7. Baris kedua 3. …. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta di Yogyakarta 3.SALAM PEMBUKA Salam pembuka dalam surat dinas merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Penuisan alamat dalam dapat seperti penulisa alamat luar atau dengan tidak mencantumkan nama jalan dan nomor rumah. yang berisi nama kota dan kode pos. Untuk nama kota huruf awalnya ditulis dengan huruf kapital Bagan seperti berikut: 1. Baris ketiga... Kepala Balai Penelitian Bahasa di Yogyakarta Yth. Alamat Dalam Alamat dalam adalah alamat yang ditulis pada kertas surat . Jalan ……………………. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Jalan Cendana 9.3.) Penulisan salam pembuka ditulis pada margin kiri . Contoh: Yth. Kepala Balai Penelitian Bahasa Jalan I Nyoman Dewa Oka 34 Yogyakarta 55224 atau Yth.     Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menuliskan salam pembuka: Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah dengan hormat Huruf awal pada dengan ditulis dengan huruf kapital Penulisan bentuk dengan hormat diikuti tanda koma (.

Oleh karena itu. 2. kalimatkalimat yang ada dalam alinea isi lazimnya masih berkaitan dengan kalimat-kalimat pada alinea pembuka. Isi surat yang lengkap terdiri atas (1) alinea pembuka. harapan dan ucapan selamat. Alinea isi merupakan lanjutan alinea pembuka. Alinea penutup dapat berisi ucapan terima kasih. 1.SALAM PENUTUP . (2) alinea isi.3.. Alinea Pembuka Dalam alinea pembuka dikemukakan permasalahan yang merupakan pengantar atau pendahuluan terhadap permasalahan pokok. Mudah-mudahan. Contoh: Dengan surat ini saya beitahukan bahwa pada hari Senin.... dan (3) alinea penutup. Contoh: Berhubung Berkenaan dengan dengan hal hal tersebut tersebut di di atas atas Berkaitan dengan hal tersebut di atas 3. Harapan kami. Alinea isi harus singkat. 3. Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar terhadap alinea isi. Atas perhatian. Penulisan bentuk salam pembuka tidak menjorok ke dalam 3.... tanggal 10 Maret 2008 saya sakit. jelas dan sopan.ISI SURAT Isi surat merupakan wadah segala sesuatu atau semua persoalan yang ingin disampaikan. Alinea Penutup Alinea penutup merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat.     Contoh: Demikianlah laporan yang.8. Kalimat-kalimat disusun menurut aturan tata bahasa dengan menggunakan istilah yang mudah ditangkap dan dipahami penerima surat. Alinea ini berfungsi mengarahkan persoalan yang ingin disampaikan. Alinea Isi Alinea isi merupakan wadah untuk menampung semua isi surat..3.9.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan pengirim surat adalah seperti berikut: 1. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. salam saya. salam taklim. 5.. dan wassalam. salam kami. baris ketiga adalah nama terang.3. 4.Salam penutup dipergunakan untuk menyatakan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. . Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital jika namanya terdiri atas dua kata atau lebih.10. 3. Baris kedua Baris ketiga Baris keempat Tanda tangan Nama terang NIP . dan cap dinas/cap jabatan. 6. Nama pengirim tidak digarisbawahi. nomor induk pegawai. Pengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati diri kedinasan. dan baris keempat adalah nomor induk pegawai. Singkatan NIP tidak bertanda titik. yaitu jabatan. Kata-lata yang biasa digunakan sebagai salam penutup adalah hormat kami. hormat saya.       Catatan : Ini ditulis dengan huruf kapital Ini ditulis dengan huruf kecil Disini tidak ada sela spasi Tanda koma (. Baris pertama adalah jabatan subjek surat. Angka NIP tidak bertanda titik setiap tiga angka Susunan baris-baris dalam penulisan pengiriman surat sebagai berikut..) mengikutinya jaraknya dua kali kaitan Ini kalimat penutup sura 3. 2.     Bagian susunan baris-baris itu sebagai berikut: Baris pertama Kepala.PENGIRIM SURAT Keresmian surat dinas lebih kuat jika surat itu telah ditandatangani oleh subjek surat. tidak berada di antara tanda kurung. Contoh: Atas perhatian Anda. baris kedua adalah tanda tangan. kami ucapkan terima kasih Hormat kami.

Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital. Bentuk kepada Yth.INISIAL Inisial berisi identitas pengonsep dan pengetik surat. Bentuk surat adalah tata letak atau posisi pada umumnya bagian-bagian surat. 3. 4.3. tidak perlu dicantumkan. 6. 2. misalnya sebagai laporan.TEMBUSAN Tembusan surat dibubuhkan di sebelah kiri bawah sama tinggi letaknya dengan sebutan pejabat yang berwenang menandatangani surat itu. Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi yang mendapatkan tembusan surat. Bentuk – Bentuk Surat Bentuk surat biasa dibuat dalam kegiatan surat menyurat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bentuk sesuai dengan penulisan surat tersebut. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan. Contoh : 1) Tembusan: Direktorat Jenderal Pendidikan dan Kebudayaan Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Saudara Bambang 3.12. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam inisial: 1. 5. Di belakang nama yang ditembusi tidak perlu dibubuhkan ungkapan yang tidak berfungsi. 7. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu. Biasanya berbentuk singkatan pengonsep dan pengetik surat Contoh : 125) HA/Er HA adalah singkatan pengonsep surat Hidayah Asmuni Er adalah singkatan pengetik surat. Yang ditembusi adalah pejabat atau orangnya. Sedangkan pemkaian bentuk pada setiap organisasi atau . bernama Erwin 3. Jika yang ditembusi lebih dari satu.11.4. pengurutannya dimulai dari pejabat yang eselonnya tinggi. jangan kantornya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini ialah sebagai berikut: 1. Inisial ditulis di bawah sebelah kiri di bawah bagian tembusan    2.3.3.

tergantung kepada kebiasaan dari aturan suatu instansi yang bersangkutan. Pada umumnya dalam surat menyurat resmi dikenal beberapa bentuk surat : 1.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) .Bentuk lurus penuh (full block style) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ………………………………………. Bentuk menggantung ( Hanging paragraph ) 6. Bentuk resmi Indonesia 7.instansi berbeda-beda. Bentuk square semy block 9.(8a) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. Bentuk lekuk ( indented style ) 5.(8c) ……………. Bentuk lurus penuh ( full block syle ) 2. Bentuk square indented GAMBAR BENTUK BENTUK SURAT 1. Bentuk square full block 10.(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. Bentuk setengah lurus ( Semy block style ) 4. Bentuk lurus ( Block style ) 3. Bentuk square block 8.

(8a) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat.Bentuk setengah lurus (semy block style) (1) .(8c) …………….Keterangan : Pengetikan dimulai dari pasak garis pinggir kiri 2. diketik mulai dari pasak pinggir kiri yang sama. kecuali tanggal dan salam penutup.Bentuk lurus ( block style (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ………………………………………. Pengetikan alinea. sama seperti bentuk lurus penuh.(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. Tanggal dan salam penutup diketik disebelah kanan. 3.

. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir. kecuali isi surat.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat. ……………….……………………………. ……………(7) ….Bentuk lekuk (indented style) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) ………………. 4.(8a) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….(8c) ……………... diketik sama seperti bentuk lurus.(8a) ..(8b) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….…………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ……………………………………….

(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat.(8c) …………….(9) (10) .(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………….(8c) …………….(8b) …………………………………… …………………………………… ………………………………………. kecuali isi surat.…………………………………………… …………………………………………… …………………………………. diketik sama seperti 5.(8a) …………………………………… …………………………………… ……………………………………….Bentuk menggantung (hanging paragraph) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) …………… ……………(6) …………… ……………(7) ……………………………………….

……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat. kecuali isi surat. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir. 6. diketik sama seperti bentuk lurus.Bentuk resmi Indonesia (1) ______________ _____________________ ______________ ______________(3) ___ _______(2) ___ _______(4) ___ _______(5) .

__________ __________(6) _______ _______(7) ____________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________(8) _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________ _______________________________ ________________(9) ________________(10) ________________(11) ________________(12) __________(13) _____________ _____________ _____/_____(14) (1)kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Lapiran (5)Hal/perihal (6)Alamat tujuan (7)Salam pembuka (8)Isi surat (9)Salam penutup (10)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat .

Bentuk square block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) .(11)Jabatan penanda tangan (12)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 7.

Bentuk square semy block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ._____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 8.

____________(6) __________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tand tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan .

Bentuk square full block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ .(14)Inisial pengonsep dan pengetik 9.

Bentuk square indented (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ _____________________(5) ____________(6) _________________________ ._______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang menggunakan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 10.

_______________________________ _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik .

.

bagian-bagian surat dan bentuk-bentuk surat.BAB IV PENUTUP 4. Padahal disadarai atau tidak peran surat tidak dapat digantikan oleh alat komunikasi tertulis yang dianggap lebih canggih tersebut. Maka dari itu. karena sebagian dari mereka belum paham tentang apa itu fungsi surat. instansi maupun organisasi. padahal surat merupakan alat komunikasi tertulis yang dapat dijadikan bukti otentik dan dapat diarsipkan oleh pribadi. lebih dekat pada mereka sistem informasi komunikasi yang canggih seperti e-mail.2. Saran Dalam era globalisasi ini surat memang kerap kali dilupakan. untuk anak cucu kita pada khususnya. Agar surat tetap terjamin untuk generasi masa depan. Kesimpulan Dalam era globalisasi saat ini kalangan muda seakan melupakan peran penting surat.1. dan seluruh penerus Bangsa Indonesia pada umumnya. jenisjenis surat. sms dan lain sebagainya. Bahkan ketika mereka ditugaskan membuat surat terkadang bingung dalam pembuatannya. Semoga makalah ini dapat bermanfaat sebagai rujukan atau bahan acuan ketika membuat surat 4. sehingga sering sekali terjadi kesalahan dalam pembuatannya Dalam makalah ini telah dijabarkan perihal tentang surat dan elemen-elemen surat yang ada didalamnya termasuk tata cara dalam pembuatan surat. sarannya kita sebagai kaum penerus dituntut untuk tidak melupakan pentingnya surat. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful