Makalah Manajemen Perkantoran

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Didalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya

komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat

( korespondensi

) Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi,merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat. Dalam penyusunan korespondensi harus mempehatikan berbagai unsur- unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakain bahasa yang harus benar dan tepat. Dalam menulis yang berarti menulis, membentuk atau menyalin huruf, kata atau angka yang dilakukan dengan pensil atau pena tetapi dalam perkembangannya mengalami perluasan sehinga kini mempunyai serangkaian arti pengkhususan yang bisa bermakna melukiskan, menyampai dengan surat, menjadi pengarang dan menyusun atau merancang. Selain dari segi menulis proses bahasa pun perlu diperhatikan seperti ketepatan dalam pengunaanya dan memakai bahasa yanag baik serta benar. Oleh karena itu korespondensi merupkan kebutuhan yang sangat mendasar dalam perkantoran maka korespondensi harus di perhatikan secara baik karena apabila terjadi gangguan dalam proses korespondensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut. 1.2. Rumusan Masalah

Dalam makalah ini akan membahas berbagai permasalahan tentang korespondensi diantaranya: 1. Pengertian surat dan Fungsi-fungsi surat 2. Jenis – jenis surat 3. Bagian – bagian surat 4. Bentuk – bentuk surat Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai korespondensi yang mencakup Fungsi-fungsi surat, Syarat-syarat surat, Macam- macam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah dalam menyusun surat, Hal lain yang perlu diperhatikan agar tujuan berkirim surat tercapai, Pedoman dalam menyusun isi, Kegiatan surat menyurat, Bentuk-bentuk surat, dan Pembetulan (revisi konsep) serta permasalahan-permasalahanya agar pembaca mengetahui lebih dalam tentang korespondensi (surat menyurat).

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1. Pengertian Dan Fungsi Surat Berikut beberapa pengertian surat dari beberapa sumber : 1) Surat adalah suatu komunikasi yang digunakan untuk menyanpaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain. 2) Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan . (sidodolipet.blogspot.com)

3) Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis dalam secarik kertas dan di masukkan ke dalam amplop. 4) Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis. Secara umum surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertuls, sedangkan dalam kehidupan sehari – hari surat mengandung arti yang sempit, yaitu sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Secara khususnya surat dapat diartikan sebagai informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu khusus berlaku untuk kegiatan surat menyurat. Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama perseorangan ( pribadi dan atas nama jabatan dalam suatu organisai ). Peristiwa seperti diatas disebut korespondensi atau kegiatan surat menyurat dan para pelaku yang melakukannya itu disebut koresponden. Oleh karena itu surat sangatlah penting peranannya dalam memperlancar aktivitas kita sehari – hari baik dalam organisasi maupun perorangan / pribadi, misalnya : a. Biaya relatif murah

b. Tidak terikat waktu dan tempat c. Jangkauannya lebih luas

d. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti e. f. Pesan sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya Pesan dapat dibaca berulang – ulang Namun, diakui dalam membuat surat misalnya : Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat ada beberapa kesulitan secara umum,

a.

b. Bagaimana menyusun bagian – bagian surat secara cermat c. Bagaimana penggunaan EYD dalam penulisan surat

d. Bagaimana penggunaan kalimat yang efektif dalam penulisan surat Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat menurut Setiawan dkk :

Segala bentuk komunikasi kini semakin sempit karena bisa dilakukan di layar ponsel. sopan. Pada dasarnya surat merupakan sebuah dokumen tertulis yang umumnya berada dalam amplop. isi surat yang layak.a. surat tetap memiliki keistimewaan dibanding dengan bentuk komunikasi tertulis lainnya. Menggunakan bahasa yang baik dan benar. Penguasaan bahasa tertulis yang memadai c. Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak di tulis atau permasalahan yang dibicarakan dalam surat d. Adab sopan saantun surat. Fungsi Surat Berbicara di era yang serba cepat ini. Surat kalah cepat dibanding dengan chatting dan SMS. . warna. Tidak menggunakan singkatan yang belum lazim. dimasukan kedalam amplop. Meskipun prosesnya cukup lama. Wawasan tentang surat menyurat dalam administrasi b. Surat pun mengandung nilai penghormatan dan kesakralan dibanding bentuk komunikasi lain. f. akan terasa ketinggalan zaman. dan mengirimnya melalui kantor pos. keefektifan kata e. Menggunakan bentuk surat yang standar c. Orang sekarang lebih menyenangi bentuk komunikasi secara instan. Lantas. f. hormat dan jelas d. Surat merupakan salah satu bentuk alat komunikasi secara tidak langsung yang di tulis seseorang atau sebuah lembaga dengan tujuan tertentu. jenis. Keruntutan kalimat dan keruntutan gagasan Pengindahan terhadap kaidah korespondensi Sedangkan menurut Anton Mulyono syarat menulis surat yang baik adalah sebagai berikut : a. bagaimanakah dengan eksistensi surat ? Keadaan surat kini memang memprihatinkan. bahkan sebaiknya bebas dari singkatan Tidak menggunakan kata – kata sulit dan belum umum BAB III PEMBAHASAN 3.1. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap e. Menggunakan kertas yang baik ( ukuran. misalnya SMS dan chatting. dibanding harus menulis surat. terutama surat – surat pribadi. dan jenis surat ) b. Kemajuan teknologi memang patut disyukuri dan apresiasi dengan baik.

berpesan panjang dan tidak . dan sebuah organisasi. Sebagai alat komunikasi surat memiliki beberapa fungsi sebagai berikut : a. namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. Sebagai bukti nyata hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum. Telegram disebut juga surat kawat. c. surat jual beli. yaitu Kartu pos adalah selembar kertas tebal atau karton tipis berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpa amplop dan dengan harga yang lebih murah daripada surat. misalnya surat wakaf. telegram dinas. dan surat warisan. Kartu pos. Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. misalnya : 1. Sebagai nilai dokumen yang memiliki nilai historis dan nilai sejarah.Seorang akan merasa lebih dihargai ketika sesuatu dinyatakan dalam bentuk surat sehingga menemukan sesuatu yang serius dan sakral. biasanya. d. telegram kilat. b.2. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. b. Sebagai perwakilan pribadi. c. Jadi. Sebagai dasar atau pedoman untuk melakukan sebuah pekerjaan. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. d. Lembaran surat jenis ini. biasanya. e. Sebagai arsip atau data – data yang diperlukan di kemudian hari. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. misalnya surat tugas dan surat keputusan. Jenis surat menurut wujudnya : a. JENIS – JENIS SURAT Karena banyaknya macam surat. Warjat pos. untuk berhadapan dengan orang. maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi. kelompok. dijual di kantor pos. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. kelompok. Jenis telegram terdiri atas telegram umum. yaitu surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. dan telegram biasa. contohnya untuk menelusuri sebuah kejadian penting di masa lampau 3. dan organisasi.

Surat keputusan adalah surat yang didalamnya memutuskan suatu hal d.layak diketahui oleh pihak lain. Indisipliner: Korupsi. 2. teledor dalam melaksanakan pekerjaanya. Surat peringatan adalah suatu mekanisme kontrol dari perusahaan untuk „mengatur‟ karyawannya yang „bengal‟. Lalai. Surat pemberitahuan. SP adalah suatu alat bantu yang sangat efektif. Surat Perintah adalah naskah Dinas dari atasan yang ditujukan kepada pejabat bawahan. c. Di buku-buku PKB (perjanjian kerja bersama) dan panduan lainnya biasanya mekanisme SP ini dijelaskan dengan detail. yaitu surat yang isinya memberitahukan / menggambarkan sesuatu hal. SP1 peringatan. Surat permintaan adalah surat yang isinya tentang permintaan suatu hal ditujukan kepada orang ataupun suatu badan organisasi yang dimintai hal tersebut e. Sebagai mekanisme kontrol. berisi perintah untuk melaksanakan tugas tertentu. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain. masuk. Informasinya bersifat menggambarkan dan bersiat rekaman berita ( surat tanda bukti ) b. b) lebih leluasa dalam menulis isi surat. SP3 dipecat adalah salah satu penerapan metode ini. Surat laporan adalah surat yang berisi laporan kegiatan dalam suatu organisasi ataupun badan usaha . yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya. SP2 siap-siap. bolos. h. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. g. sopan dan seperti: lain-lain dkk membocorkan bersekongkol 3. Jenis surat menurut isi atau tujuannya : a. Surat panggilan adalah surat dimana isinya menerangkan pemanggilah terhadap seseorang ataupun suatu badan organisasi f. Biasanya SP ini diberikan pada karyawan yang 1. 2. c) lebih santun dalam surat menyurat. melakukan Telat kolusi. ceroboh. Surat Perjanjian adalah Naskah Dinas yang berisi suatu kesepakatan bersama yang mengikat antara pihak-pihak tertentu untuk melakukan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. pelanggaran pakaian rahasia tidak perusahaan.

Surat kilat. artinya. artinya isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang di tuju. Surat Pengantar adalah Naskah Dinas yang dipergunakan sebagai pengantar untuk mengantar sesuatu naskah atau barang dan sebagainya yang pada umumnya tidak memerlukan penjelasan. l. c. surat biasa. . Jenis surat berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya : a. 5. surat rahasia. Surat biasa. dari tingkat penyelesaiannya surat biasa ini tidak memerlukan waktu yang begitu cepat dalam pembuatannya. dari tingkat penyelesaiannya surat ini memerlukan waktu yang cukup cepat karena sifatnya penting. j. isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju. Surat pemesanan adalah surat yang isinya pemesanan suatu barang ataupun jasa kepada suatu perusahaan ataupun suatu organisasi. Surat undangan adaalah surat yang isinya mengundang kepada seseorang dalam suatu perusahaan ataupun organisasi. m.i. artinya isi surat ini hanya disampaikan kepada suatu perusahaan perusahan ataupun suatu organisasi yang terkait saja. b. Surat biasa. Surat edarana. maksudnya. b. Surat penawaran adalah surat yang isinya menawarkan suatu barang kepada suatu instansi ataupun kepada badan usaha lainnya. b. Jenis surat berdasarkan sasarannya : a. setengah resmi. surat konfidensial ( terbatas). c. Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan. artinya isi surat bisa diketahui oleh khalayak umum. Jenis surat menurut sifatnya : a. yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja 4. Surat undangan terdiri dari surat undangan tidak resmi. dan resmi. isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja. 3. Surat pengumuman. k.

b. 7. Jenis telegram terdiri atas telegram umum. Telegram Telegram disebut juga surat kawat. lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. biasanya. Surat kilat khusus. Jenis surat berdasarkan ruang lingkupnya : a. 8. dan telegram biasa. namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. Surat Bersampul Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. telegram dinas. Surat Intern. telegram kilat. yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya. Jenis surat berdasarkan kepentingan dan pengirimnya : .dalam arti surat ini harus dibuat sesegera mungkin karena sifatnya sangat penting. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. surat yang isinya hanya bisa diketahui oleh orang-orang yang ada di dalam perusahaan ataupun organisasi tersebut. c) lebih santun dalam surat menyurat. biasanya. surat yang isinya diketahui oleh pihak perusahaan ataupun organsisasi lain. tebal sehingga berbentuk kartu. Kartu Pos Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 × 15 cm. Surat ekstern. Akan tetapi. Jenis surat berdasarkan wujudnya : a. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain. biasanya. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. d. dijual di kantor pos. 6. dijual di kantor pos. berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. c. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. b) lebih leluasa dalam menulis isi surat. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini. biasanya. Lembaran surat jenis ini. b. Warkat Pos Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas.c. Jenis surat ini. Jadi. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. Lembaran kertas surat ini. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram.

Kop surat juga berperan sebagai pemberian sifat tentang resminya surat tersebut. nama kantor organisasi atau instansi alamat nomor telepon nama alamat kawat Untuk perusahaan dapat dicantumkan : 1. faksimile. KEPALA SURAT Kepala Surat/kop surat ialah bagian surat yang diterakan di bagian atas untuk menunjukkan ciri pengenal (identitas) instansi pengirim surat yang bersangkutan. b. dan nomor telepon ditulis dengan huruf kapital kecuali kata tugas.1.o. misalnya impor-ekspor lambang Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat: o Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang. nomor faksimile (jika ada). misalnya dan dan dalam.3. o o Nama instansi ditulis dengan huruf kapital (sesuai dengan aturan yang ada). yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatau organisasi atau instansi. alamat.a. kata faksimile. 4. nomor kotak pos (jika ada). yaitu surat yang disampaikan oleh suatu instansi atau lembaga kepada seseorang atau lembaga atau instansi lainnya. Kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik dan terdiri dari : 1. Pengertian lain surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya kepentingan pribadi. o o Nama instansi. kata telepon. Surat resmi. 3. 3. Surat pribadi. . nama banker macam usahanya. box atau post office untuk menuliskan kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable address untuk menuliskan alamat kawat. nomor telepon (jika ada). alamat kantor cabang 2. kotak pos. dan kata kotak pos jangan disingkat. BAGIAN-BAGIAN SURAT 3. 2. 3. nama instansi. alamat kawat (jika ada). kata jalan. alamat kawat (jika ada). Huruf awal alamat. 4.3. Jangan digunakan bentuk p.

Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital.3. 3. 3.) Angkatan tahun ditulis lengkap jika angka tahun itu merupakan bagian system penomoran       Kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi.o Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:). Spasinya tidak perlu dijarang-jarangkan. Baris itu tidak perlu digarisbawahi. 5.3. o Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor misalnya telepon. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat: 1.3. atau nomor disingkat No. 8. 6.    Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital Singkatan kata nomor adalah no. Spasinya tidak dijarang-jarangkan. Panulisan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi. 3. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan seperti berikut:  Kata yang harus digunakan ialah nomor karena merupakan bentuk baku. bulan dan tahun. segaris dengan tanggal. 4. NOMOR SURAT Nomor surat dicetak kurang lebih 5 ketukan dari tepi kertas sebelah kiri. 9.) setiap tiga angka. . Tidak perlu dibubuhkan garis bawah. TANGGAL SURAT Tanggal Surat ialah bagian surat yang menunjukkan hari berikut bulan dan tahun dikirimkannya surat yang bersangkutan. Bagian tanggal surat ditulis dua kali kaitan mesin ketik dari garis pemisah kepala surat dengan surat lainnya. 7. sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan oleh titik (. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. 2. Nomor surat dibuat per tahun agar jumlah nomor urut relatif kecil. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Nama bulan ditulis dengan huruf. (dalam penggunaannya No. Kata tanggal tidak perlu ditulis. Penulisan nama bulan jangan disingkat. Angka tahun harus lengkap.2.

Contoh : Lamipran: lima helai Catatan 1. Disini tidak disela spasi 3. Spasinya tidak dijarang-jarangkan.3. Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat. Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua (:). 4. o o o Satuan yang digunakan berkategori nomina/nominal. 3.3. HAL ATAU PERIHAL Setiap surat resmi sebaiknya mencantumkan pokok surat atau biasa disebut “hal” atau “perihal” Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat ialah sebagai berikut: o o Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital. Jumlah dinyatakan dengan huruf 2.5. LAMPIRAN SURAT Lampiran Surat adalah surat tambahan. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran ialah sebagai berikut: 1. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital 2. kata lampiran tidak ditulis. 5. Antara tanda titik dua dan bentuk yang mendahuluinya tidak disela spasi. Huruf awal kata awal satuan itu ditulis dengan huruf kapital. tetapi jelas.4. 6. 7. Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas. 9. .3. Singkatannya adalah Lamp. Jika surat yang dikirimkan tidak dengan lampiran. Baris itu tidak dibubuhkan garis bawah. Disini disela spasi 3. 8. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. sedangkan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf.

  Gelar akademik dan pangkat dapat dicantumkan jika diikuti nama orang. yang diisi dengan bentuk Yth. 3. Spasinya jangan dijarang-jarangkan. Kode pos ditulis setelah penulisan nama kota.     Huruf awal nama kota ditulis dengan huruf kapital. ALAMAT SURAT Alamat tujuan surat dibedakan menjadi dua. Spasi baris – baris itu jangan fijarang – jarangkan.     surat. yang terdiri atas nama jalan. Akhir baris – baris alamat tujuan tidak dibubuhkan tanda titik. nomor rumah . kata sapaan tidak digunakan agar tidak ada kerancuan penulisan. Yang diikuti kepala instansi yang dikirimi atau diikuti nama seseorang 2. a.o o o o Kata hal diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi. Penulisan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. Baris pertama . Jadi susunan baris alamat luar ialah 1. saudara dapat dipergunakan jika diikuti nama orang dan huruf awak sapaan – sapaan itu ditulis dengan huruf kapital.6. Baris kedua. Jika jabatan seseorang dicantumkan. bapak. yaitu alamat luar dan alamat dalam.   Kata jalan jangan disingkat. untuk nomor rumah atau bangunan tidak peru dituliskan. Kata nomor yang lazim disingkat No. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris bawah. Alamat Luar Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah seperti berikut.3. Satuan yang terhormat ditulis Yth Huruf awak pada singkatan Yth ditulis dengan huruf kapital Kata kepada tidak perlu dicantumkan Sapaan ibu.

SALAM PEMBUKA Salam pembuka dalam surat dinas merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Kepala Balai Penelitian Bahasa di Yogyakarta Yth. Untuk nama kota huruf awalnya ditulis dengan huruf kapital Bagan seperti berikut: 1.) Penulisan salam pembuka ditulis pada margin kiri . Yogyakarta 55166 atau Yth. Contoh: Yth. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Jalan Cendana 9. yang berisi nama kota dan kode pos. …..………………………… b. Baris pertama 2.     Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menuliskan salam pembuka: Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah dengan hormat Huruf awal pada dengan ditulis dengan huruf kapital Penulisan bentuk dengan hormat diikuti tanda koma (.. Jalan …………………….3. Penuisan alamat dalam dapat seperti penulisa alamat luar atau dengan tidak mencantumkan nama jalan dan nomor rumah. Baris kedua 3. Baris ketiga.7.3. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta di Yogyakarta 3. Baris ketiga (nama kota) Contoh Alamat Luar Yth ………………………. Alamat Dalam Alamat dalam adalah alamat yang ditulis pada kertas surat . Kepala Balai Penelitian Bahasa Jalan I Nyoman Dewa Oka 34 Yogyakarta 55224 atau Yth.

Alinea Pembuka Dalam alinea pembuka dikemukakan permasalahan yang merupakan pengantar atau pendahuluan terhadap permasalahan pokok. Penulisan bentuk salam pembuka tidak menjorok ke dalam 3..     Contoh: Demikianlah laporan yang. Alinea penutup dapat berisi ucapan terima kasih. Alinea isi harus singkat. dan (3) alinea penutup.8. kalimatkalimat yang ada dalam alinea isi lazimnya masih berkaitan dengan kalimat-kalimat pada alinea pembuka. Oleh karena itu. 1. Alinea ini berfungsi mengarahkan persoalan yang ingin disampaikan. Mudah-mudahan. Alinea Penutup Alinea penutup merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. 3. Harapan kami.. tanggal 10 Maret 2008 saya sakit. Kalimat-kalimat disusun menurut aturan tata bahasa dengan menggunakan istilah yang mudah ditangkap dan dipahami penerima surat.3.. Alinea Isi Alinea isi merupakan wadah untuk menampung semua isi surat. Isi surat yang lengkap terdiri atas (1) alinea pembuka. Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar terhadap alinea isi. (2) alinea isi. Contoh: Berhubung Berkenaan dengan dengan hal hal tersebut tersebut di di atas atas Berkaitan dengan hal tersebut di atas 3.ISI SURAT Isi surat merupakan wadah segala sesuatu atau semua persoalan yang ingin disampaikan.9.SALAM PENUTUP ... Alinea isi merupakan lanjutan alinea pembuka.. 2. Atas perhatian. jelas dan sopan.. harapan dan ucapan selamat.3.. Contoh: Dengan surat ini saya beitahukan bahwa pada hari Senin.

hormat saya. 6. 4. Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital jika namanya terdiri atas dua kata atau lebih.) mengikutinya jaraknya dua kali kaitan Ini kalimat penutup sura 3. Pengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati diri kedinasan. Contoh: Atas perhatian Anda. nomor induk pegawai. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. salam kami.10. baris kedua adalah tanda tangan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan pengirim surat adalah seperti berikut: 1.Salam penutup dipergunakan untuk menyatakan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat...3. 2. Nama pengirim tidak digarisbawahi. salam saya. 3. Baris kedua Baris ketiga Baris keempat Tanda tangan Nama terang NIP .     Bagian susunan baris-baris itu sebagai berikut: Baris pertama Kepala. dan cap dinas/cap jabatan. dan wassalam.PENGIRIM SURAT Keresmian surat dinas lebih kuat jika surat itu telah ditandatangani oleh subjek surat. . Baris pertama adalah jabatan subjek surat.       Catatan : Ini ditulis dengan huruf kapital Ini ditulis dengan huruf kecil Disini tidak ada sela spasi Tanda koma (. Singkatan NIP tidak bertanda titik. Angka NIP tidak bertanda titik setiap tiga angka Susunan baris-baris dalam penulisan pengiriman surat sebagai berikut. yaitu jabatan. 5. dan baris keempat adalah nomor induk pegawai. kami ucapkan terima kasih Hormat kami. baris ketiga adalah nama terang. tidak berada di antara tanda kurung. salam taklim. Kata-lata yang biasa digunakan sebagai salam penutup adalah hormat kami.

Yang ditembusi adalah pejabat atau orangnya. pengurutannya dimulai dari pejabat yang eselonnya tinggi. 5. Bentuk kepada Yth. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital. Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi yang mendapatkan tembusan surat.3.3. bernama Erwin 3. Contoh : 1) Tembusan: Direktorat Jenderal Pendidikan dan Kebudayaan Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Saudara Bambang 3. Di belakang nama yang ditembusi tidak perlu dibubuhkan ungkapan yang tidak berfungsi. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam inisial: 1. 4. Sedangkan pemkaian bentuk pada setiap organisasi atau . Bentuk – Bentuk Surat Bentuk surat biasa dibuat dalam kegiatan surat menyurat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bentuk sesuai dengan penulisan surat tersebut.12. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini ialah sebagai berikut: 1. Jika yang ditembusi lebih dari satu. misalnya sebagai laporan. jangan kantornya. 6. 2.TEMBUSAN Tembusan surat dibubuhkan di sebelah kiri bawah sama tinggi letaknya dengan sebutan pejabat yang berwenang menandatangani surat itu. 3. tidak perlu dicantumkan.3. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu. Bentuk surat adalah tata letak atau posisi pada umumnya bagian-bagian surat.4. Inisial ditulis di bawah sebelah kiri di bawah bagian tembusan    2. Biasanya berbentuk singkatan pengonsep dan pengetik surat Contoh : 125) HA/Er HA adalah singkatan pengonsep surat Hidayah Asmuni Er adalah singkatan pengetik surat.11. 7.INISIAL Inisial berisi identitas pengonsep dan pengetik surat.

(8c) ……………. Bentuk lurus ( Block style ) 3.(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. Bentuk lurus penuh ( full block syle ) 2.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) . Bentuk resmi Indonesia 7. Bentuk square block 8.instansi berbeda-beda.(8a) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. Bentuk square full block 10.Bentuk lurus penuh (full block style) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ………………………………………. Bentuk menggantung ( Hanging paragraph ) 6. Bentuk square semy block 9. Bentuk setengah lurus ( Semy block style ) 4. tergantung kepada kebiasaan dari aturan suatu instansi yang bersangkutan. Bentuk lekuk ( indented style ) 5. Pada umumnya dalam surat menyurat resmi dikenal beberapa bentuk surat : 1. Bentuk square indented GAMBAR BENTUK BENTUK SURAT 1.

kecuali tanggal dan salam penutup. sama seperti bentuk lurus penuh.(8a) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. 3. Tanggal dan salam penutup diketik disebelah kanan.(8c) …………….Bentuk lurus ( block style (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ………………………………………. Pengetikan alinea.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat.Keterangan : Pengetikan dimulai dari pasak garis pinggir kiri 2. diketik mulai dari pasak pinggir kiri yang sama.(8b) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….Bentuk setengah lurus (semy block style) (1) .

(8a) . ……………(7) …... 4. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir.…………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ………………………………………..(8c) ……………..(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat. diketik sama seperti bentuk lurus.……………………………. ……………….Bentuk lekuk (indented style) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) ……………….(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. kecuali isi surat.(8a) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….

Bentuk menggantung (hanging paragraph) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) …………… ……………(6) …………… ……………(7) ……………………………………….(8c) ……………. diketik sama seperti 5.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat.(8a) …………………………………… …………………………………… ……………………………………….(8c) …………….…………………………………………… …………………………………………… ………………………………….(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………….(9) (10) . kecuali isi surat.(8b) …………………………………… …………………………………… ……………………………………….

kecuali isi surat. 6. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir.……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat. diketik sama seperti bentuk lurus.Bentuk resmi Indonesia (1) ______________ _____________________ ______________ ______________(3) ___ _______(2) ___ _______(4) ___ _______(5) .

__________ __________(6) _______ _______(7) ____________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________(8) _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________ _______________________________ ________________(9) ________________(10) ________________(11) ________________(12) __________(13) _____________ _____________ _____/_____(14) (1)kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Lapiran (5)Hal/perihal (6)Alamat tujuan (7)Salam pembuka (8)Isi surat (9)Salam penutup (10)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat .

(11)Jabatan penanda tangan (12)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 7.Bentuk square block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) .

_____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 8.Bentuk square semy block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) .

____________(6) __________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tand tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan .

(14)Inisial pengonsep dan pengetik 9.Bentuk square full block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ .

_______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang menggunakan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 10.Bentuk square indented (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ _____________________(5) ____________(6) _________________________ .

_______________________________ _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik .

.

jenisjenis surat. instansi maupun organisasi. Kesimpulan Dalam era globalisasi saat ini kalangan muda seakan melupakan peran penting surat. .2. sarannya kita sebagai kaum penerus dituntut untuk tidak melupakan pentingnya surat. Bahkan ketika mereka ditugaskan membuat surat terkadang bingung dalam pembuatannya. bagian-bagian surat dan bentuk-bentuk surat. Agar surat tetap terjamin untuk generasi masa depan. Maka dari itu.BAB IV PENUTUP 4. Semoga makalah ini dapat bermanfaat sebagai rujukan atau bahan acuan ketika membuat surat 4.1. Padahal disadarai atau tidak peran surat tidak dapat digantikan oleh alat komunikasi tertulis yang dianggap lebih canggih tersebut. karena sebagian dari mereka belum paham tentang apa itu fungsi surat. lebih dekat pada mereka sistem informasi komunikasi yang canggih seperti e-mail. padahal surat merupakan alat komunikasi tertulis yang dapat dijadikan bukti otentik dan dapat diarsipkan oleh pribadi. sehingga sering sekali terjadi kesalahan dalam pembuatannya Dalam makalah ini telah dijabarkan perihal tentang surat dan elemen-elemen surat yang ada didalamnya termasuk tata cara dalam pembuatan surat. untuk anak cucu kita pada khususnya. Saran Dalam era globalisasi ini surat memang kerap kali dilupakan. sms dan lain sebagainya. dan seluruh penerus Bangsa Indonesia pada umumnya.