Makalah Manajemen Perkantoran

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Didalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya

komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat

( korespondensi

) Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi,merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat. Dalam penyusunan korespondensi harus mempehatikan berbagai unsur- unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakain bahasa yang harus benar dan tepat. Dalam menulis yang berarti menulis, membentuk atau menyalin huruf, kata atau angka yang dilakukan dengan pensil atau pena tetapi dalam perkembangannya mengalami perluasan sehinga kini mempunyai serangkaian arti pengkhususan yang bisa bermakna melukiskan, menyampai dengan surat, menjadi pengarang dan menyusun atau merancang. Selain dari segi menulis proses bahasa pun perlu diperhatikan seperti ketepatan dalam pengunaanya dan memakai bahasa yanag baik serta benar. Oleh karena itu korespondensi merupkan kebutuhan yang sangat mendasar dalam perkantoran maka korespondensi harus di perhatikan secara baik karena apabila terjadi gangguan dalam proses korespondensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut. 1.2. Rumusan Masalah

Dalam makalah ini akan membahas berbagai permasalahan tentang korespondensi diantaranya: 1. Pengertian surat dan Fungsi-fungsi surat 2. Jenis – jenis surat 3. Bagian – bagian surat 4. Bentuk – bentuk surat Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai korespondensi yang mencakup Fungsi-fungsi surat, Syarat-syarat surat, Macam- macam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah dalam menyusun surat, Hal lain yang perlu diperhatikan agar tujuan berkirim surat tercapai, Pedoman dalam menyusun isi, Kegiatan surat menyurat, Bentuk-bentuk surat, dan Pembetulan (revisi konsep) serta permasalahan-permasalahanya agar pembaca mengetahui lebih dalam tentang korespondensi (surat menyurat).

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1. Pengertian Dan Fungsi Surat Berikut beberapa pengertian surat dari beberapa sumber : 1) Surat adalah suatu komunikasi yang digunakan untuk menyanpaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain. 2) Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan . (sidodolipet.blogspot.com)

3) Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis dalam secarik kertas dan di masukkan ke dalam amplop. 4) Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis. Secara umum surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertuls, sedangkan dalam kehidupan sehari – hari surat mengandung arti yang sempit, yaitu sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Secara khususnya surat dapat diartikan sebagai informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu khusus berlaku untuk kegiatan surat menyurat. Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama perseorangan ( pribadi dan atas nama jabatan dalam suatu organisai ). Peristiwa seperti diatas disebut korespondensi atau kegiatan surat menyurat dan para pelaku yang melakukannya itu disebut koresponden. Oleh karena itu surat sangatlah penting peranannya dalam memperlancar aktivitas kita sehari – hari baik dalam organisasi maupun perorangan / pribadi, misalnya : a. Biaya relatif murah

b. Tidak terikat waktu dan tempat c. Jangkauannya lebih luas

d. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti e. f. Pesan sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya Pesan dapat dibaca berulang – ulang Namun, diakui dalam membuat surat misalnya : Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat ada beberapa kesulitan secara umum,

a.

b. Bagaimana menyusun bagian – bagian surat secara cermat c. Bagaimana penggunaan EYD dalam penulisan surat

d. Bagaimana penggunaan kalimat yang efektif dalam penulisan surat Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat menurut Setiawan dkk :

dan mengirimnya melalui kantor pos. surat tetap memiliki keistimewaan dibanding dengan bentuk komunikasi tertulis lainnya. isi surat yang layak. terutama surat – surat pribadi. Tidak menggunakan singkatan yang belum lazim. Orang sekarang lebih menyenangi bentuk komunikasi secara instan. Kemajuan teknologi memang patut disyukuri dan apresiasi dengan baik. Menggunakan bentuk surat yang standar c. Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak di tulis atau permasalahan yang dibicarakan dalam surat d. Meskipun prosesnya cukup lama. Wawasan tentang surat menyurat dalam administrasi b. warna. Surat pun mengandung nilai penghormatan dan kesakralan dibanding bentuk komunikasi lain. . Menggunakan bahasa yang baik dan benar. Pada dasarnya surat merupakan sebuah dokumen tertulis yang umumnya berada dalam amplop. Lantas. Adab sopan saantun surat. akan terasa ketinggalan zaman. Keruntutan kalimat dan keruntutan gagasan Pengindahan terhadap kaidah korespondensi Sedangkan menurut Anton Mulyono syarat menulis surat yang baik adalah sebagai berikut : a. hormat dan jelas d. Menggunakan kertas yang baik ( ukuran. Surat merupakan salah satu bentuk alat komunikasi secara tidak langsung yang di tulis seseorang atau sebuah lembaga dengan tujuan tertentu. dibanding harus menulis surat. f. keefektifan kata e. Segala bentuk komunikasi kini semakin sempit karena bisa dilakukan di layar ponsel. Surat kalah cepat dibanding dengan chatting dan SMS. f.a. sopan. bagaimanakah dengan eksistensi surat ? Keadaan surat kini memang memprihatinkan. jenis. dimasukan kedalam amplop. bahkan sebaiknya bebas dari singkatan Tidak menggunakan kata – kata sulit dan belum umum BAB III PEMBAHASAN 3. dan jenis surat ) b. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap e. Penguasaan bahasa tertulis yang memadai c. Fungsi Surat Berbicara di era yang serba cepat ini.1. misalnya SMS dan chatting.

Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram.2. Jenis telegram terdiri atas telegram umum. Sebagai dasar atau pedoman untuk melakukan sebuah pekerjaan. Jadi. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. dan sebuah organisasi. yaitu Kartu pos adalah selembar kertas tebal atau karton tipis berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpa amplop dan dengan harga yang lebih murah daripada surat. misalnya surat tugas dan surat keputusan. Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat.Seorang akan merasa lebih dihargai ketika sesuatu dinyatakan dalam bentuk surat sehingga menemukan sesuatu yang serius dan sakral. berpesan panjang dan tidak . Kartu pos. b. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini. telegram kilat. kelompok. namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. Lembaran surat jenis ini. untuk berhadapan dengan orang. Jenis surat menurut wujudnya : a. dan organisasi. dan telegram biasa. surat jual beli. Telegram disebut juga surat kawat. Sebagai perwakilan pribadi. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Warjat pos. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. d. e. misalnya surat wakaf. dan surat warisan. d. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi. Sebagai arsip atau data – data yang diperlukan di kemudian hari. yaitu surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Sebagai alat komunikasi surat memiliki beberapa fungsi sebagai berikut : a. dijual di kantor pos. lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. contohnya untuk menelusuri sebuah kejadian penting di masa lampau 3. misalnya : 1. Sebagai bukti nyata hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum. biasanya. biasanya. b. c. Sebagai nilai dokumen yang memiliki nilai historis dan nilai sejarah. kelompok. JENIS – JENIS SURAT Karena banyaknya macam surat. telegram dinas. c.

Surat Perintah adalah naskah Dinas dari atasan yang ditujukan kepada pejabat bawahan. 2. Surat Perjanjian adalah Naskah Dinas yang berisi suatu kesepakatan bersama yang mengikat antara pihak-pihak tertentu untuk melakukan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. Informasinya bersifat menggambarkan dan bersiat rekaman berita ( surat tanda bukti ) b. Jenis surat menurut isi atau tujuannya : a. h. Biasanya SP ini diberikan pada karyawan yang 1. SP1 peringatan. Surat permintaan adalah surat yang isinya tentang permintaan suatu hal ditujukan kepada orang ataupun suatu badan organisasi yang dimintai hal tersebut e. 2. b) lebih leluasa dalam menulis isi surat. Surat laporan adalah surat yang berisi laporan kegiatan dalam suatu organisasi ataupun badan usaha . Lalai. masuk. melakukan Telat kolusi. Surat keputusan adalah surat yang didalamnya memutuskan suatu hal d. teledor dalam melaksanakan pekerjaanya. yaitu surat yang isinya memberitahukan / menggambarkan sesuatu hal. pelanggaran pakaian rahasia tidak perusahaan. c. bolos. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. c) lebih santun dalam surat menyurat. Sebagai mekanisme kontrol. g. SP adalah suatu alat bantu yang sangat efektif. SP3 dipecat adalah salah satu penerapan metode ini. Surat peringatan adalah suatu mekanisme kontrol dari perusahaan untuk „mengatur‟ karyawannya yang „bengal‟.layak diketahui oleh pihak lain. Indisipliner: Korupsi. berisi perintah untuk melaksanakan tugas tertentu. Surat pemberitahuan. Di buku-buku PKB (perjanjian kerja bersama) dan panduan lainnya biasanya mekanisme SP ini dijelaskan dengan detail. yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya. sopan dan seperti: lain-lain dkk membocorkan bersekongkol 3. SP2 siap-siap. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain. ceroboh. Surat panggilan adalah surat dimana isinya menerangkan pemanggilah terhadap seseorang ataupun suatu badan organisasi f.

Surat undangan adaalah surat yang isinya mengundang kepada seseorang dalam suatu perusahaan ataupun organisasi. dari tingkat penyelesaiannya surat biasa ini tidak memerlukan waktu yang begitu cepat dalam pembuatannya. b. Jenis surat menurut sifatnya : a. Surat kilat. Jenis surat berdasarkan sasarannya : a. isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju. Surat pemesanan adalah surat yang isinya pemesanan suatu barang ataupun jasa kepada suatu perusahaan ataupun suatu organisasi. surat konfidensial ( terbatas). c. surat rahasia. Surat biasa. surat biasa. Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan. Surat Pengantar adalah Naskah Dinas yang dipergunakan sebagai pengantar untuk mengantar sesuatu naskah atau barang dan sebagainya yang pada umumnya tidak memerlukan penjelasan. Surat penawaran adalah surat yang isinya menawarkan suatu barang kepada suatu instansi ataupun kepada badan usaha lainnya.i. k. artinya isi surat ini hanya disampaikan kepada suatu perusahaan perusahan ataupun suatu organisasi yang terkait saja. artinya isi surat bisa diketahui oleh khalayak umum. setengah resmi. isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja. yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja 4. m. dari tingkat penyelesaiannya surat ini memerlukan waktu yang cukup cepat karena sifatnya penting. 5. l. artinya. c. b. . Surat edarana. Surat pengumuman. Jenis surat berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya : a. b. dan resmi. Surat undangan terdiri dari surat undangan tidak resmi. Surat biasa. 3. maksudnya. j. artinya isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang di tuju.

Surat ekstern. Jenis telegram terdiri atas telegram umum. biasanya. biasanya. Jenis surat berdasarkan ruang lingkupnya : a. pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. telegram kilat. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Jenis surat berdasarkan wujudnya : a. dan telegram biasa. namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. c) lebih santun dalam surat menyurat. b) lebih leluasa dalam menulis isi surat. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. dijual di kantor pos. berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain.c. Jadi. Jenis surat berdasarkan kepentingan dan pengirimnya : . Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain. Akan tetapi. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. biasanya. d. c. Jenis surat ini. surat yang isinya diketahui oleh pihak perusahaan ataupun organsisasi lain. 8. Lembaran kertas surat ini. b. b. lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. 6. Surat kilat khusus. Warkat Pos Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. telegram dinas. yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya. dijual di kantor pos. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. tebal sehingga berbentuk kartu. Surat Intern. Kartu Pos Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 × 15 cm. Surat Bersampul Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi.dalam arti surat ini harus dibuat sesegera mungkin karena sifatnya sangat penting. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini. 7. biasanya. surat yang isinya hanya bisa diketahui oleh orang-orang yang ada di dalam perusahaan ataupun organisasi tersebut. Telegram Telegram disebut juga surat kawat. Lembaran surat jenis ini.

kata faksimile. box atau post office untuk menuliskan kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable address untuk menuliskan alamat kawat. Kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik dan terdiri dari : 1. faksimile. nama kantor organisasi atau instansi alamat nomor telepon nama alamat kawat Untuk perusahaan dapat dicantumkan : 1. alamat. misalnya dan dan dalam. b. 3.3. nomor faksimile (jika ada). kotak pos. Surat pribadi. nomor kotak pos (jika ada). kata jalan. Kop surat juga berperan sebagai pemberian sifat tentang resminya surat tersebut. nama banker macam usahanya. 4. alamat kantor cabang 2.1. yaitu surat yang disampaikan oleh suatu instansi atau lembaga kepada seseorang atau lembaga atau instansi lainnya. 2. dan nomor telepon ditulis dengan huruf kapital kecuali kata tugas. o o Nama instansi ditulis dengan huruf kapital (sesuai dengan aturan yang ada). alamat kawat (jika ada). 4. 3. Pengertian lain surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya kepentingan pribadi. kata telepon. nomor telepon (jika ada). . nama instansi. dan kata kotak pos jangan disingkat. misalnya impor-ekspor lambang Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat: o Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang.a.o. BAGIAN-BAGIAN SURAT 3. yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatau organisasi atau instansi. alamat kawat (jika ada). o o Nama instansi. Huruf awal alamat. 3. KEPALA SURAT Kepala Surat/kop surat ialah bagian surat yang diterakan di bagian atas untuk menunjukkan ciri pengenal (identitas) instansi pengirim surat yang bersangkutan. Jangan digunakan bentuk p. Surat resmi.3.

sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan oleh titik (. 3.    Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital Singkatan kata nomor adalah no. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat: 1. . bulan dan tahun. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. 2. 7. Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan seperti berikut:  Kata yang harus digunakan ialah nomor karena merupakan bentuk baku. TANGGAL SURAT Tanggal Surat ialah bagian surat yang menunjukkan hari berikut bulan dan tahun dikirimkannya surat yang bersangkutan. o Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor misalnya telepon. (dalam penggunaannya No.3. Spasinya tidak dijarang-jarangkan.3.) setiap tiga angka.3. Bagian tanggal surat ditulis dua kali kaitan mesin ketik dari garis pemisah kepala surat dengan surat lainnya. 6. segaris dengan tanggal. Nama bulan ditulis dengan huruf. Nomor surat dibuat per tahun agar jumlah nomor urut relatif kecil. NOMOR SURAT Nomor surat dicetak kurang lebih 5 ketukan dari tepi kertas sebelah kiri. Kata tanggal tidak perlu ditulis. 3. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. 4. Baris itu tidak perlu digarisbawahi. 9. atau nomor disingkat No. Angka tahun harus lengkap. Spasinya tidak perlu dijarang-jarangkan. Penulisan nama bulan jangan disingkat.o Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:).) Angkatan tahun ditulis lengkap jika angka tahun itu merupakan bagian system penomoran       Kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi. 8. 5.2. Panulisan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi. 3. Tidak perlu dibubuhkan garis bawah.

Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat. 7. Disini tidak disela spasi 3. o o o Satuan yang digunakan berkategori nomina/nominal.3.4. Jumlah dinyatakan dengan huruf 2. 9. Contoh : Lamipran: lima helai Catatan 1. 5. Disini disela spasi 3. Huruf awal kata awal satuan itu ditulis dengan huruf kapital. 8. LAMPIRAN SURAT Lampiran Surat adalah surat tambahan.5. 4. Spasinya tidak dijarang-jarangkan.3. Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf. 6.3. kata lampiran tidak ditulis. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran ialah sebagai berikut: 1. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua (:). . Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas. sedangkan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. HAL ATAU PERIHAL Setiap surat resmi sebaiknya mencantumkan pokok surat atau biasa disebut “hal” atau “perihal” Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat ialah sebagai berikut: o o Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital 2. 3. Baris itu tidak dibubuhkan garis bawah. tetapi jelas. Singkatannya adalah Lamp. Antara tanda titik dua dan bentuk yang mendahuluinya tidak disela spasi. Jika surat yang dikirimkan tidak dengan lampiran.

Alamat Luar Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah seperti berikut. nomor rumah .6.     surat.   Kata jalan jangan disingkat. yang diisi dengan bentuk Yth. 3.o o o o Kata hal diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi. Yang diikuti kepala instansi yang dikirimi atau diikuti nama seseorang 2. Jika jabatan seseorang dicantumkan. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris bawah. bapak. Kode pos ditulis setelah penulisan nama kota. Baris pertama . untuk nomor rumah atau bangunan tidak peru dituliskan. saudara dapat dipergunakan jika diikuti nama orang dan huruf awak sapaan – sapaan itu ditulis dengan huruf kapital. Jadi susunan baris alamat luar ialah 1. Akhir baris – baris alamat tujuan tidak dibubuhkan tanda titik. kata sapaan tidak digunakan agar tidak ada kerancuan penulisan. yaitu alamat luar dan alamat dalam. Satuan yang terhormat ditulis Yth Huruf awak pada singkatan Yth ditulis dengan huruf kapital Kata kepada tidak perlu dicantumkan Sapaan ibu.     Huruf awal nama kota ditulis dengan huruf kapital. yang terdiri atas nama jalan. Kata nomor yang lazim disingkat No. Penulisan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. Spasi baris – baris itu jangan fijarang – jarangkan. ALAMAT SURAT Alamat tujuan surat dibedakan menjadi dua.   Gelar akademik dan pangkat dapat dicantumkan jika diikuti nama orang. Baris kedua. Spasinya jangan dijarang-jarangkan. a.3.

Baris ketiga.7.3. Alamat Dalam Alamat dalam adalah alamat yang ditulis pada kertas surat . Untuk nama kota huruf awalnya ditulis dengan huruf kapital Bagan seperti berikut: 1. Kepala Balai Penelitian Bahasa Jalan I Nyoman Dewa Oka 34 Yogyakarta 55224 atau Yth. yang berisi nama kota dan kode pos... Contoh: Yth. Yogyakarta 55166 atau Yth. Kepala Balai Penelitian Bahasa di Yogyakarta Yth.3. …. Jalan …………………….SALAM PEMBUKA Salam pembuka dalam surat dinas merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta di Yogyakarta 3.) Penulisan salam pembuka ditulis pada margin kiri .………………………… b.     Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menuliskan salam pembuka: Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah dengan hormat Huruf awal pada dengan ditulis dengan huruf kapital Penulisan bentuk dengan hormat diikuti tanda koma (. Baris pertama 2. Baris ketiga (nama kota) Contoh Alamat Luar Yth ………………………. Penuisan alamat dalam dapat seperti penulisa alamat luar atau dengan tidak mencantumkan nama jalan dan nomor rumah. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Jalan Cendana 9. Baris kedua 3.

1. Penulisan bentuk salam pembuka tidak menjorok ke dalam 3.. Alinea ini berfungsi mengarahkan persoalan yang ingin disampaikan. Atas perhatian.3.9. Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar terhadap alinea isi. Alinea isi harus singkat. Alinea Penutup Alinea penutup merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat.. jelas dan sopan. Alinea isi merupakan lanjutan alinea pembuka..3. Alinea penutup dapat berisi ucapan terima kasih. (2) alinea isi. 3. Contoh: Dengan surat ini saya beitahukan bahwa pada hari Senin.SALAM PENUTUP . 2.. dan (3) alinea penutup.. Kalimat-kalimat disusun menurut aturan tata bahasa dengan menggunakan istilah yang mudah ditangkap dan dipahami penerima surat. Alinea Isi Alinea isi merupakan wadah untuk menampung semua isi surat.     Contoh: Demikianlah laporan yang. Oleh karena itu. Isi surat yang lengkap terdiri atas (1) alinea pembuka. Contoh: Berhubung Berkenaan dengan dengan hal hal tersebut tersebut di di atas atas Berkaitan dengan hal tersebut di atas 3.. kalimatkalimat yang ada dalam alinea isi lazimnya masih berkaitan dengan kalimat-kalimat pada alinea pembuka. Harapan kami. harapan dan ucapan selamat. Alinea Pembuka Dalam alinea pembuka dikemukakan permasalahan yang merupakan pengantar atau pendahuluan terhadap permasalahan pokok.. Mudah-mudahan.8.. tanggal 10 Maret 2008 saya sakit.ISI SURAT Isi surat merupakan wadah segala sesuatu atau semua persoalan yang ingin disampaikan.

salam kami.Salam penutup dipergunakan untuk menyatakan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. 4.     Bagian susunan baris-baris itu sebagai berikut: Baris pertama Kepala.       Catatan : Ini ditulis dengan huruf kapital Ini ditulis dengan huruf kecil Disini tidak ada sela spasi Tanda koma (. 2.PENGIRIM SURAT Keresmian surat dinas lebih kuat jika surat itu telah ditandatangani oleh subjek surat. 5. nomor induk pegawai. Baris pertama adalah jabatan subjek surat. dan baris keempat adalah nomor induk pegawai. kami ucapkan terima kasih Hormat kami. baris ketiga adalah nama terang. hormat saya.10. Baris kedua Baris ketiga Baris keempat Tanda tangan Nama terang NIP . salam taklim. yaitu jabatan.. Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital jika namanya terdiri atas dua kata atau lebih. . salam saya. Kata-lata yang biasa digunakan sebagai salam penutup adalah hormat kami. Contoh: Atas perhatian Anda. dan cap dinas/cap jabatan. Nama pengirim tidak digarisbawahi.) mengikutinya jaraknya dua kali kaitan Ini kalimat penutup sura 3. Pengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati diri kedinasan. Singkatan NIP tidak bertanda titik.. 6. 3. Angka NIP tidak bertanda titik setiap tiga angka Susunan baris-baris dalam penulisan pengiriman surat sebagai berikut.3. baris kedua adalah tanda tangan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan pengirim surat adalah seperti berikut: 1. dan wassalam. tidak berada di antara tanda kurung. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

misalnya sebagai laporan. bernama Erwin 3. 4. jangan kantornya.4. Bentuk kepada Yth. tidak perlu dicantumkan. 3. Biasanya berbentuk singkatan pengonsep dan pengetik surat Contoh : 125) HA/Er HA adalah singkatan pengonsep surat Hidayah Asmuni Er adalah singkatan pengetik surat. 6.3. pengurutannya dimulai dari pejabat yang eselonnya tinggi. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan. Bentuk – Bentuk Surat Bentuk surat biasa dibuat dalam kegiatan surat menyurat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bentuk sesuai dengan penulisan surat tersebut.11. 7. Di belakang nama yang ditembusi tidak perlu dibubuhkan ungkapan yang tidak berfungsi. 5.3.TEMBUSAN Tembusan surat dibubuhkan di sebelah kiri bawah sama tinggi letaknya dengan sebutan pejabat yang berwenang menandatangani surat itu. Bentuk surat adalah tata letak atau posisi pada umumnya bagian-bagian surat. Yang ditembusi adalah pejabat atau orangnya. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam inisial: 1. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini ialah sebagai berikut: 1.3. Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi yang mendapatkan tembusan surat. 2. Jika yang ditembusi lebih dari satu.12. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu. Inisial ditulis di bawah sebelah kiri di bawah bagian tembusan    2.INISIAL Inisial berisi identitas pengonsep dan pengetik surat. Contoh : 1) Tembusan: Direktorat Jenderal Pendidikan dan Kebudayaan Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Saudara Bambang 3. Sedangkan pemkaian bentuk pada setiap organisasi atau .

(8c) ……………. tergantung kepada kebiasaan dari aturan suatu instansi yang bersangkutan. Bentuk square block 8.Bentuk lurus penuh (full block style) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ………………………………………. Bentuk lurus ( Block style ) 3.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) . Bentuk square full block 10. Bentuk setengah lurus ( Semy block style ) 4. Bentuk lekuk ( indented style ) 5.instansi berbeda-beda. Bentuk menggantung ( Hanging paragraph ) 6. Bentuk resmi Indonesia 7. Bentuk square indented GAMBAR BENTUK BENTUK SURAT 1. Bentuk square semy block 9. Pada umumnya dalam surat menyurat resmi dikenal beberapa bentuk surat : 1.(8a) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. Bentuk lurus penuh ( full block syle ) 2.(8b) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….

(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat.Bentuk lurus ( block style (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ………………………………………. sama seperti bentuk lurus penuh. Tanggal dan salam penutup diketik disebelah kanan.Keterangan : Pengetikan dimulai dari pasak garis pinggir kiri 2. diketik mulai dari pasak pinggir kiri yang sama.(8c) …………….Bentuk setengah lurus (semy block style) (1) . kecuali tanggal dan salam penutup.(8a) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….(8b) …………………………………………… …………………………………………… ………………………………………. Pengetikan alinea. 3.

…………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) …………… …………… ……………(7) ………………………………………... 4. ……………….(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat.. kecuali isi surat.(8a) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….(8b) …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………….(8c) ……………. ……………(7) ….…………………………….Bentuk lekuk (indented style) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) ……………(6) ………………. diketik sama seperti bentuk lurus.. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir.(8a) .

(8a) …………………………………… …………………………………… ………………………………………. kecuali isi surat.(8c) …………….Bentuk menggantung (hanging paragraph) (1) …………………(2) ……………(3) ……………(4) ……………(5) …………… ……………(6) …………… ……………(7) ……………………………………….(8b) …………………………………………… …………………………………………… …………………………………. diketik sama seperti 5.(9) (10) ……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat.(8b) …………………………………… …………………………………… ……………………………………….(9) (10) .…………………………………………… …………………………………………… ………………………………….(8c) …………….

……………(11) ……………(12) ……………(13) -/(14) Keterangan : Semua bagian surat. kecuali isi surat. 6.Bentuk resmi Indonesia (1) ______________ _____________________ ______________ ______________(3) ___ _______(2) ___ _______(4) ___ _______(5) . Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir. diketik sama seperti bentuk lurus.

__________ __________(6) _______ _______(7) ____________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________(8) _______________________________ _______________________________ _______________________________ ____________________________ _______________________________ _______________________________ ________________(9) ________________(10) ________________(11) ________________(12) __________(13) _____________ _____________ _____/_____(14) (1)kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Lapiran (5)Hal/perihal (6)Alamat tujuan (7)Salam pembuka (8)Isi surat (9)Salam penutup (10)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat .

(11)Jabatan penanda tangan (12)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 7.Bentuk square block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) .

_____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 8.Bentuk square semy block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) .

____________(6) __________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ __________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tand tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan .

Bentuk square full block (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ ______________ _____________________(5) ____________(6) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ .(14)Inisial pengonsep dan pengetik 9.

_______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang menggunakan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik 10.Bentuk square indented (1) ______________ _____________________ ______________ __________(2) _____________(3) ______________ ______________ ______________(4) ______________ _____________________(5) ____________(6) _________________________ .

_______________________________ _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________(7) _______________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _______________________________ ___________(8) ___________(9) ___________(10) ___________(11) _______(12) _____________ _____________ _______(13) _____________ _____________ ____/____(14) (1)Kepala surat (2)Nomor (3)Tanggal (4)Alamat tujuan (5)Hal/perihal (6)Salam pembuka (7)Isi surat (8)Salam penutup (9)Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat (10)Tanda tangan dan nama penanggung jawab (11)Jabatan penanda tangan (12)Lampiran (13)Tembusan (14)Inisial pengonsep dan pengetik .

.

sehingga sering sekali terjadi kesalahan dalam pembuatannya Dalam makalah ini telah dijabarkan perihal tentang surat dan elemen-elemen surat yang ada didalamnya termasuk tata cara dalam pembuatan surat. jenisjenis surat. padahal surat merupakan alat komunikasi tertulis yang dapat dijadikan bukti otentik dan dapat diarsipkan oleh pribadi. Agar surat tetap terjamin untuk generasi masa depan. Kesimpulan Dalam era globalisasi saat ini kalangan muda seakan melupakan peran penting surat.BAB IV PENUTUP 4. Saran Dalam era globalisasi ini surat memang kerap kali dilupakan.2. untuk anak cucu kita pada khususnya. Bahkan ketika mereka ditugaskan membuat surat terkadang bingung dalam pembuatannya. dan seluruh penerus Bangsa Indonesia pada umumnya. Padahal disadarai atau tidak peran surat tidak dapat digantikan oleh alat komunikasi tertulis yang dianggap lebih canggih tersebut. bagian-bagian surat dan bentuk-bentuk surat. .1. Semoga makalah ini dapat bermanfaat sebagai rujukan atau bahan acuan ketika membuat surat 4. instansi maupun organisasi. Maka dari itu. karena sebagian dari mereka belum paham tentang apa itu fungsi surat. sarannya kita sebagai kaum penerus dituntut untuk tidak melupakan pentingnya surat. sms dan lain sebagainya. lebih dekat pada mereka sistem informasi komunikasi yang canggih seperti e-mail.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful