PENERAPAN ANALISIS JARINGAN KERJA PADA KEGIATAN VERIFlKASI KOLEKSI BUKU/STOK OPNAME DI PERPUSTAKAAN

Pudji Muljono
Institut Pertanian Bogor

ABSTRAK
Artike] ini bertujuan IIntllk memperkenalkan metode riset operasi dan aplikast analisis jarlngan kerja pada kegiatan slak opname koleks! bllkll_ Berdasarkan melode tersebill, dlkelahlll bahwa kegialan stok opname kolebi bukil mempunyai beberapa lintasan kritis, dt antaranya pada aktivitas penjajara« shelf list, penggabungan atau pelengkapan kart» shelf list. pembenalran jajaran kartu katalog dan penyusunan iaporan. Pada aktivitasaktivitas tersebllt tlda! boieh terjadi kelambatan pelabanaan agar stok. opname kolehi buk« dapat berjalan dengan lancar.

manajemen. Riset operasi dalam literatur manajemen, riset operasi sering dinamakan management science (Mulyono, 1991), Metode yang digunakan dalam riset operasi di antaranya adalah pemodelan, teori probabilitas, simulasi, teori antrian, alokasi sumbcrdaya, jaringan kerja, transportasi dan penugasan, pengendalian persediaan, serta analisis keputusan (Rowley and Rowley, 1991). Penerapan metode riset operasi di bidang perpustakaan, informasi dan dokumentasi masih sangat sedikit. Oleh karena itu, penelitian dan pengembangan aplikasi berbagai metode riset operasi untuk bidang tersebut masih perlu ditingkatkan. Salah satu kegiatan yang cukup penting di perpustakaan adalah kegiatan verifikasi koleksi buku yaitu yang dilakukan dalam rangka stok opname (dari bahasa Belanda Stock opname). Kegiatan tersebut biasanya dilakukan sekali setiap tahun dengan tujuan untuk mengetahui adanya buku yang hilang, buku yang salah penernpatannya, dan untuk mengetahui buku-buku yang perlu diperbaiki jilidan dan atribut lainnya, atau yang perlu disisihkan dari koleksi. Kegiatan verifikasi koleksi buku ini, bertujuan menjaga kelengkapan bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan serta sarana penemuannya kernbali, sehingga dapat memberikan peJayanan yang baik dan memuaskan bagi pengguna perpustakaan. Kegiatan verifikasi koleksi buku sering dianggap rumit, mahal dan tidak efisien karena pengerjaannya membutuhkan ketekunan, ketelitian, kecermatan, biaya yang baoyak, dan waktu yang relatif lama, Selain itu teknik atau metode verifikasi koleksi, seringkali dianggap mengganggu pelayanan pengguna yang sedang memanfaatkan layanan perpustakaan. Melalui penerapan salah satu metode riset operasi, kegiatan verifikasi koleksi buku di perpustakaan diharapkan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Sesuai dengan jenis dan sifat kegiatan verifikasi koleksi buku, maka metode riset operasi yang dapat diterapkan

ABSTRACT
Application of Network Collection re-inventory Planning Melhod in Library Book

The article is aimed at Ihe introduction of operation research method 10 be applied in library collection re-inventory. Based on network analysis, it is shown thai there are some critical pathways that must be done on time to faster the operauon oj library collection re-inventory. Keywords: Book collection; Re-in'l'enlory; Network planning; Operation research

PENDAIflILUAN Latar Belakaog Permasalahan

Riset operasi (operations research) adalah penerapan rnetode ilmiah untuk memecahkan masalah yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan sehingga penggunaan sumberdaya dapat optimal dan efisien. Riset operasi merupakan satu cabang ilrnu yang baru mulai berkembang sejak masa Perang Dunia II. Pada mulanya metode riset operasi hanya dipakai dalam kegiatan militer, namun selanjutnya metode tersebut dipakai dalam bidangbidang lain terutama pada bidang industri, bisnis, dan administrasi pemerintahan (Simarmata, 1991). Riset operasi banyak diterapk3l! untuk menyelesaikan masalah

18

Jurna/ Perpustakaan Pertanian

Vol. 8, Nomor I. 1999

(b) penguraian kegiatan menjadi satuan-satuan sub sistern dan aktivitas. maka perlu dilakukan tindakan untuk memperbaiki keadaan koleksi perpustakaan. akan tetapi pada waktu ini. (2) untuk mengetahui lintasan kritis pada jaringan kerja kegiatan verifikasi kcleksi buku di perpustakaan. pengambilan keputusan dan evaluasi berbagai kegiatan perpustakaan. khususnya aplikasi analisis jaringan kerja pada kegiatan verifikasi koleksi buku. TINJAUAN Analisis Jaringan Kerja TEORlTlS Analisis jaringan kerja adalah salah satu model yang digunakan dalam penyelenggaraan proyek. adalah metode network planning atau analisis jaringan kerja. Selain itu aktivitas paralel antara dua kejadian harus diganti dengan menambah aktivitas dummy yaitu dengan waktu pelaksanaan sama dengan nol (Simannata. kegiatan hanya diwakili oleh satu simpul. 1977). Oleh karena itu kegiatan verifikasi memang sangat diperlukan di perpustakaan (Sulistyo-Basuki. Verifikasi koleksi diperlukan karena buku dapat hilang. 1991). demikian juga sub-sub kegiatan dapat diuraikan atas aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan oleh kegiatan. 1991). rusak. Analisis Jaringan merupakan sebuah alat manajemen yang memungkinkan perencanaan dan pengawasan suatu kegiatan dapat lebih luas dan lengkap (Kajatno. yaitu meliputi: (a) penentuan ruang Iingkup kegiatan. dan sebagainya (Winston. dalam pengertian bahwa seluruh kegiatan adalah spesifik sehingga tidak dapat dianggap sebagai basil kegiatan lain. (b) kegiatan dapat diuraikan atas sub-sub kegiatan. (c) penentuanlpenaksiran waktu pelaksanaan aktivitas kegiatan. atau salah tempat. Pada analisis jaringan kerja dianggap bahwa aktivitas yang telah dimulai harus dikerjakan sampai selesai. 1991). 1991). (d) masing-masing aktivitas mempunyai waktu pengerjaan tertentu. penerapannya telah rneluas ke berbagai bidang pekerjaan (Nazeni. Selanjutnya dengan diketahuinya lintasan kritis pada kegiatan tersebut. (3) untuk menilai efektifitas metode verifikasi koleksi buku dengan sistem shelf list melalui pendekatan ana lis is jaringan kerja. penginstalan sistem komputer. Beberapa aktivitas yang mempunyai titik awal atau akhir yang bersarnaan. atau paling tidak pentingnya masing-masing aktivitas dapat ditentukan berdasarkan alasan-alasan yang kuat.dalam kegiatan tersebut. sehingga dapat dijadikan dasar dalam perencanaan. Hal ini tentu sangat bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan atau penentuan kebijakan di Iingkungan perpustakaan. Walaupun analisis jaringan kerja sebagai saran a manajemen baru mulai dikembangkan pada belasan tahun yang lalu. pemindahan sarana. Dalam metode ini aktivitas disimbolkan dengan panah. Produknya adalah informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang ada dalam diagram jaringan kerja kegiatan yang akan dilakukan. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. Informasi yang dimaksud adalah mengenai sumberdaya yang digunakan oleh kegiatan tersebut tersebut dan informasi mengenai jadwal pelaksanaannya (Ali. 1991). Bila terlalu banyak buku bilang. 1999 19 . Verifikasi Koleksi Buku Pengertian verifikasi koleksi buku secara harfiah adalah penghitungan kembali buku milik perpustakaan. tenaga dan biaya. peraneangan produk baru. dapat dilakukan pengontrolan secara optimum sehingga terjadi penghematan waktu. rusak. dan (e) evaluasi atau optimasi proyek itu sendiri (Simarmata. Pendekatan analisis jaringan kerj a adalah pendekatan anal isis sistem. (d) analisis waktu dari kejadian dalam kegiatan. dan (e) dalam satu saat dapat dilakukan lebih dari satu aktivitas (Simarmata. Oleh karena itu langkah-Iangkah ana!isis sistem juga perlu dilakukan. Tujuan Makalah ini ditulis dengan tujuan: (I) untuk memperlihatkan penerapan metode riset operasi dalam bidang perpustakaan. Analisis j aringan kerja dianggap sukses antara lain dalarn penjadwalan proyek konstruksi. 8. Penerapan analisis jaringan kerja dapat memperlihatkan lintesan kritis yang sangat menentukan dalam kegiatan verifikasi koleksi buku. (e) mempunyai saat mulai dan selesai yang tertentu. atau salah tempat. Analisis jaringan kerja pada dasamya merupakan penerapan teori grafik dalam pelaksanaan suatu sistem kerja proyek yang mempunyai sifat-sifat sebagai berikut: (a) dilakukan hanya sekali. 1974). sedangkan kejadian (event) awal atau akhir dari suatu aktivitas disimbolkan dengan simpul (lingkaran kecil) (Jihat Gambar 1). 1995). Lebih lanjut dapat diartikan sebagai pemeriksaan fisik terhadap buku yang tercatat sebagai milik perpustakaan. Hamor I.

Kegiatan A. 1999 . Pada prakteknya.Salah satu metode verifikasi koleksi buku adalah dengan menggunakan shelf list (daftar pengerakan). 1991). Kegiatan N dapat dilakukan dan M selesai. = penghapusan data buku yang benar-benar hilang (waktu yang diperlukan adalah 1 hari). Verifikasi koleksi buku dengan menggunakan metode ini memungkinkan pelayanan perpustakaan tetap berjalan atau tanpa harus menutup kegiatan pelayanan perpustakaan. I. maka dapat dibuat diagram atau model analisis jaringan kerja dari kegiatan terse but. Kegiatan L dapat dilakukan setelah kegiatan F selesai 10. Kegiatan K dapat dilakukan setelah kegiatan E dan F selesai Jenis dan Rangkaian Aktivitas 9. setelah kegiatan J. Banyak pustakawan menganggap bahwa verifikasi koleksi dengan menggunakan metode shelf list merupakan metode terbaik untuk kegiatan stok opname. Kegiatan F dart G dapat dilakukan setelah kegiatan 0 selesai 5. sehingga memakan waktu lebih kurang satu bulan (30 hari). Kegiat~ H dapat dilakukan setelah kegiatan . Selain itu metode tersebut dapat diIakukan oleh banyak petugas pada waktu bersamaan. kegiatan penjajaran kartu shelf list (waktu yang diperlukan adalah 3 hari). = penyusunan laporan kegiatan (waktu yang diperlukan adalah 5 hari). L 0= = = = kegiatan merapikan susunan koleksi buku di rak-rak koleksi (waktu yang diperlukan adalah 7 hari). Pelaksanaan kegiatan ini pada umumnya dilakukan setiap menjelang akhir tahun yakni pada pertengahan bulan Nopember sampai dengan pertengahan bulan Desember. Berdasarkan jenis dan perkiraan waktu masingmasing aktivitas dalam kegiatan verifikasi koleksi buku. Pada saat diadakan verifikasi koleksi buku. K. penagihan buku yang masih dipinjam pengguna (waktu yang diperlukan adalah 7 hari). perpustakaan kecil rnelakukan verifikasi koleksi setahun sekali. penelusuran buku yang tidak ada di rak koleksi antara lain kartu peminjaman/kartu buku yang dip injam. = Lingkup Adapun urutan masing-masing bagai berikut: aktivitas adalah se- Kegiatan verifikasi koleksi buku membutuhkan penanganan dan pengontrolan yang memadai. = pencabutan kartu shelf list yang bukunya benarbenar hilang (waktu yang diperlukan adalah 2 hari). pembenahan jajaran kartu katalog (waktu yang diperlukan adalah 5 hari). Analisa Waktu uutuk Tahapan Kerja Berdasarkan waktu paling awal atau paling cepat suatu aktivitas dapat dilaksanakan. pelayanan perpustakaan tetap buka karena metode yang dipakai adalah menggunakan shelf list. pencocokan kartu shelf list dengan koleksi (waktu yang diperlukan adalah 5 hari). Model analisis jaringan kerja terse but itu dapat dilihat pada Gambar I. 8. penyusunan buku yang kembali dari peminjaman (waktu yang diperlukan adalah I hari). Nomor I. maka tahap awal atau "Early Start" (ES) dari masing-masing tahapan kerja dapat dihitung dengan rumus: 20 Jumal Perpustakaan Pertanian Vol. Kegiatan J dapat dilakukan setelah kegiatan I selesai 8. = penggabungan dan pelengkapan kartu shelf list (waktu yang diperlukan adalah 2 hari). (waktu yang diperlukan adalah 2 hari). terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut: A B C D E F 0= selesai : 11. Kegiatan I dapat dilakukan setelah kegiatan H selesai 7._G selesai 6. = pengerakan kernbali (waktu yang diperlukan adalah 2 hari). Kegiatan E dapat dilakukan setelah kegiatan C selesai 4. Dengan demikian diharapkan para pengguna yang memanfaatkan jasa pelayanan perpustakaan tidak terganggu. Kegiatan M dapat dilakukan setelah kegiatan H Kegiatan verifikasi koleksi buku yang berlangsung selama 30 hari. B dan C dapat dilakukan serentak 2 Kegiatan 0 dapat dilakukan setelah kegiatan A dan B selesai 3. G H I J K L M PELAKSANAAN VERllnKASI KOLEKSIBUKU DENGAN PENDEKATAN ANALISIS JARINGAN KERJA Ruang N penelusuran buku yang tidak ada kartu katalognya (waktu yang diperlukan adalah 3 bari). sedangkan perpustakaan besar dapat melakukan dua atau tiga kali dalam setahun (Simarmata. = pembuatan kartu katalog untuk buku yang tidak ada kartu katalognya (waktu yang diperlukan adalah 3 hari).

'oij) :' . .~ _ 'j'. (21-3). maka .' (terbesar).. o . ' ~. 7 +..' d_imana LFi _ tabap . .12 ES (6) '" 12 +2 ..a" n.8.(20~5). ..~ 5'~. 2S· 2 "" '23 LP (4)(23-2).li"g-t!epal Itart) dillf .~8 . / / ~ ...fiS ..J drn. l LF yan.' LFi -~ i '(LFJ . Modd jatingq..~O. 23 LF (7) .~~~~: ~~r~~~r~.._I~.7): "'!.u. Simpul):q_.5 25 LF(8) .18. . '.khir simpul 'Ice i.1an Lintasau. sebapi:. '. .. .~ak~~ p.1' tB L '---@8 v"- ..ing:Jregi.uw.jadiseperti Yang tampak pada Garilbar 2.14 'Dengan perhiturigan BS dan'LF di atas." 2~ . min j .~_. Dr1 G F' --"14''_ 3 -- tlt1 . ."lIIrf (I.' '.tate Finish" (LF) dari ~ing-. 22 LF (L) .: I -.1 ..' Dij ...! nilainya lebi~ djp'j satu nilai..wllktu an tara untuk -Un wan i dan j. ItuIHI"'" Simpul kegiaten Untasan Lintasan kegiatan dummy Late fin is (LF) Early start (ES) ".. (14+2).:r" JI8 ~ . :+ -.~-~s.~n}. = .I~bat '~u pahng lama suatu aktivitas dapat dilakukan."jlf dhuto. LF ESj ~ males i (ESi + Oij) dimana ESj = tahap awal simpul Ice J: max.~ 23.rifljrui '. sehingga :" _ ES (I) = 0 + 7 = 7 ES (3) '" 0 + 7 = 7 ES (5) .. Model jo._' E! yang niiaiAya lebib dui satu 'nilai.18 LF(2) = 3 .lkintu~ i dlUl j I sehingga: .. c . Ice i.25· 5 = 20 (6)' "" 2S· 2 .I. ~J~ 1999 21 .. (18+1).llImus:."'.~!J~~. . waktu antara uIP-tl.hImal PerpuslaJcaQ!JPerlfillian Jlo/.7 ._.lntasan dUIJlDlY jolrlsl ~.~ till r.'" ' LF (10) = 30 .~ - -..wlli lcc.. hk- brja bgiflttu' pe. .. dipiliidiii~ yang'mahimu..'dengan ..n krrja k~glfU_ vuljljrul d.at"Hlapat dihitung .t:i • khir . I "" 8 ~S (2) ..39~. ltegiatan l... j " Ice '.. J S.. .I 24 'LF (S) . I-I dipilih.""..' E5. maka model jarihgan kerja untuk kegiatan veriflkasi koleksiakan berubah meri." ·bfI..s.' " ~lA .a.---___::8:__~ (:) 12 . . 7 + 5 . i'" waktu paling ecpat untak mutai ?lUIa simp. (terkeci I).. ~ tt1 ~'4 A -~11_21i ." . 3 ES (4) .. LF (9) .te p~t"'tIllf.3'.mullIl (early jol~b.: i' ES (10) = (8+2).!~S_ (~). " Dij = .Waktu paling lam-. 24·3 '" 21 LF (3) =: 23·... .- )If L c o ---~ Gambllr 1.. nilai yangminimUDl GlUllbar 1.ri"6o.tue.hll). . hgia. ."'tll po.:~F.11"" lqI.. .~!..ailcllaD da.. -~i3..0".. ._ ' "" '. i)J::t: .(I):.(.25.. 'It...I . r.-untuk mengakhiri' kegiatan pada sim_ll. 0 + l "'...a. -.11..

II TFij 0 0 0 7 7 5 I 3 2 3 2 2 2 5 5 12 8 IS 4 0 15 13 22 18 3 o . ESi + Oij di mana: LSij . Pcncntuan Iilltaun laitis.. yaitu lintasan atau aktivitas S2 {penjajaran shelflist}. dan aktivitas IG-F (penyusunan laporan). aktivitas 8-9 (penggahungan atau Keteranpn: . Lintasan iritis menunjukkan bahwa aktivitas pada jalur tersebut tidak boleh terlambat agarkegiatan dapat berlangsung dengan lancar. EFij '" tabap awal simpul kc i + wlktu IAwa untuk lintasan i dan j.. Nomor 1.tau 10 ke F LF. . LSij = LFj . kclcbihan walttu yang tcrscdil pada suatu kcgiatan scbelum sampai mcmpcnglruhi jalur kritis..Oij. Dij 7 3 7 ESj.) o . dilakukan analisis tabuJasi dengan meogguoakan rumus berikut: LSij . Selanjutnya pada Gambar 3 juga dapat diketahui bahwa aktivitas tblmmy (dari kejadian 2 ke 8) juga merupakan lintasan kritis.ESi = TFij.EFij .. TFij . Oi.) . EFij 7 3 1 LSij vcrifikui ko- Attivitas A atau S kc I B atau S ke 2 CatauSte3 D atau I ke 4 E atau 3 te 5 F lIau 4 ke 1 G atau 4 kc 6 Hatau1kc8 I atau 5 ke 10 J atau 6 ke 10 K atau 8 ke 10 L atau 8 ke9 M atau 9 ke 10 N .. atau ES :.. dan LFj . lintasan kritis pelengkapan kartu shelf 14tt).) Lintasan kritis terjadi apabila TFij = 0. aktivitas 9-10 (pembenahan jajaran kartu katalog). 1999 . Hasil penetapan Iintasan kritis tersebut menunjukkan bahwa aktivitas penjajaran shelf list paling awal ~ till ~-N.. sUnpul dimanl aktivitu dimulli. sedang gambar lintasan kritisnya tercantum pada Gambar 3. sclisih tBhap akbir dcngm waktu Intara untuk simpul i dan j. .Untuk meogetahui lintasm kritis pada analisis jariogan kerja tersebut.hunal Perpustakaan Per/anUm Yol.."''''Y /III Is (LF) Early start (ES) 22 .~ 15 6 4 22 18 12 12 15 8 14 18 14 18 18 20 2S 10 16 19 20 25 30 21 21 23 23 24 18 20 2S 23 21 23 24 25 25 25 20 25 30 15 6 o .. LF.. wlktu antara untuk lintuan i dan. Penentuan Iintasaa kritis diperlibatkan pada Tabell. .simpul dimana aktivilu diakhiri.) 9 6 15 9 6 o . Dari Tabel 1 dapat diketabui bahwa terdapat empat lintasan kritis pada kegiatan verifikasi koleksi buku dengaa metode shelf list. 8.."''''Y linluan Lintasan krilis Lintasan kritis sekali!us lAte . Tibet 1. pada teaiataa leksi butll eli pcrpustakaa. discbut juga scbagai ~Total Float". TFij~ alaB . dan EFij . . @ 0 c ------Linlnan Lintasan pelaksanaan keliatan .

Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. dengan lanear. P. 1991. Kajatno. Kegiatan verifikasi koleksi bulru dengan metode analisis jaringan kerja temyata eukup efektif dan efisienkarena dapat digunakan untuk meraneang kegiatan stok opname dan menentukan kegiatan-kegiatan lainnya yang perlu dilakukan. Berdasarkan penerapan metode tersebut. 2nd Edition. Penuntun Praktis Analisa Jaringan Kerja sebagai Sarana Management. A. Pelengkapan kartu shelf list paling awal dapat dimulai pada hari ke-18 dan harus selesai paling lambat pada hari ke-20. Sulistyo-Basuki. Jilid 1 Cet. 8. Nazeni. Operations Research: a tool for library management. Operations Research: applications and algorithms. (aktivitas dari 8 ke 9). L. SeJanjutnya aktivitas penyusunan laporan harus dimulai paling awal pada hari ke-25 dan paling lambat diselesaikan pada hari ke-30 dari pelaksanaan kegiatan verifikasi koleksi buku terse but. Jakarta: Jajasan Badan Penerbit Pekerjaan Umum. J. J. penggabungan atau pelengkapan kartu shelf list. Pengantar Ilmu Perpustakaan. S. 1981. Winston. T. Dj. 1997 Uraian Lengkap Methode Network Planning. Operations Research: sebuah pengantar. Chicago: American Library Association. dan Rowley. Jakarta: Gramedia. Simarmata. Prinsip-prinsip Network Planning. 1995. 1991. S. Jakarta: Lembaga Penerbit FEUI. Rowley. ke-7. Mulyono. W. 1991. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. H. Aktivitas pembenahan jajaran kartu katalog paling eepat dapat dimulai pada hari ke-20 dan harus selesai paling lambat pada hari ke-2S. 1991.dapat dmulai pada hari ke-O dan harus diakhiri paling lambat pada hari ke-3. Operations Research. 1974. pembenahanjajaran kartu katalog (aktivitas dari 9 ke 10) dan penyusunan laporan (aktivitas dari 10 ke F). I. Jakarta: BPK Gunung Mulia. California: Duxbury Press. 1999 23 . diketahui bahwa kegiatan verifikasi koleksi buku mempunyai beberapa lintasan kritis di antaranya pada aktivitas penjajaran shelf Jist (aktifitas dari S ke 2). Jurnal Perpustokaan Pertanian Vo/. Nomor I. Pada aktivitas-aktivitas tersebut tidak boleh terjadi kelambatan agar verifikasi koleksi buku dapat berjalan Ali. E. DAFfAR PUSTAKA KESIMPULAN Metode analisis jaringan kerja dapat diterapkan pada kegiatan verifikasi koleksi buku di Iingkungan perpustakaan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful