PENERAPAN ANALISIS JARINGAN KERJA PADA KEGIATAN VERIFlKASI KOLEKSI BUKU/STOK OPNAME DI PERPUSTAKAAN

Pudji Muljono
Institut Pertanian Bogor

ABSTRAK
Artike] ini bertujuan IIntllk memperkenalkan metode riset operasi dan aplikast analisis jarlngan kerja pada kegiatan slak opname koleks! bllkll_ Berdasarkan melode tersebill, dlkelahlll bahwa kegialan stok opname kolebi bukil mempunyai beberapa lintasan kritis, dt antaranya pada aktivitas penjajara« shelf list, penggabungan atau pelengkapan kart» shelf list. pembenalran jajaran kartu katalog dan penyusunan iaporan. Pada aktivitasaktivitas tersebllt tlda! boieh terjadi kelambatan pelabanaan agar stok. opname kolehi buk« dapat berjalan dengan lancar.

manajemen. Riset operasi dalam literatur manajemen, riset operasi sering dinamakan management science (Mulyono, 1991), Metode yang digunakan dalam riset operasi di antaranya adalah pemodelan, teori probabilitas, simulasi, teori antrian, alokasi sumbcrdaya, jaringan kerja, transportasi dan penugasan, pengendalian persediaan, serta analisis keputusan (Rowley and Rowley, 1991). Penerapan metode riset operasi di bidang perpustakaan, informasi dan dokumentasi masih sangat sedikit. Oleh karena itu, penelitian dan pengembangan aplikasi berbagai metode riset operasi untuk bidang tersebut masih perlu ditingkatkan. Salah satu kegiatan yang cukup penting di perpustakaan adalah kegiatan verifikasi koleksi buku yaitu yang dilakukan dalam rangka stok opname (dari bahasa Belanda Stock opname). Kegiatan tersebut biasanya dilakukan sekali setiap tahun dengan tujuan untuk mengetahui adanya buku yang hilang, buku yang salah penernpatannya, dan untuk mengetahui buku-buku yang perlu diperbaiki jilidan dan atribut lainnya, atau yang perlu disisihkan dari koleksi. Kegiatan verifikasi koleksi buku ini, bertujuan menjaga kelengkapan bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan serta sarana penemuannya kernbali, sehingga dapat memberikan peJayanan yang baik dan memuaskan bagi pengguna perpustakaan. Kegiatan verifikasi koleksi buku sering dianggap rumit, mahal dan tidak efisien karena pengerjaannya membutuhkan ketekunan, ketelitian, kecermatan, biaya yang baoyak, dan waktu yang relatif lama, Selain itu teknik atau metode verifikasi koleksi, seringkali dianggap mengganggu pelayanan pengguna yang sedang memanfaatkan layanan perpustakaan. Melalui penerapan salah satu metode riset operasi, kegiatan verifikasi koleksi buku di perpustakaan diharapkan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Sesuai dengan jenis dan sifat kegiatan verifikasi koleksi buku, maka metode riset operasi yang dapat diterapkan

ABSTRACT
Application of Network Collection re-inventory Planning Melhod in Library Book

The article is aimed at Ihe introduction of operation research method 10 be applied in library collection re-inventory. Based on network analysis, it is shown thai there are some critical pathways that must be done on time to faster the operauon oj library collection re-inventory. Keywords: Book collection; Re-in'l'enlory; Network planning; Operation research

PENDAIflILUAN Latar Belakaog Permasalahan

Riset operasi (operations research) adalah penerapan rnetode ilmiah untuk memecahkan masalah yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan sehingga penggunaan sumberdaya dapat optimal dan efisien. Riset operasi merupakan satu cabang ilrnu yang baru mulai berkembang sejak masa Perang Dunia II. Pada mulanya metode riset operasi hanya dipakai dalam kegiatan militer, namun selanjutnya metode tersebut dipakai dalam bidangbidang lain terutama pada bidang industri, bisnis, dan administrasi pemerintahan (Simarmata, 1991). Riset operasi banyak diterapk3l! untuk menyelesaikan masalah

18

Jurna/ Perpustakaan Pertanian

Vol. 8, Nomor I. 1999

1995). 1974). atau salah tempat. adalah metode network planning atau analisis jaringan kerja. Beberapa aktivitas yang mempunyai titik awal atau akhir yang bersarnaan. tenaga dan biaya. dapat dilakukan pengontrolan secara optimum sehingga terjadi penghematan waktu. dan (e) dalam satu saat dapat dilakukan lebih dari satu aktivitas (Simarmata. (3) untuk menilai efektifitas metode verifikasi koleksi buku dengan sistem shelf list melalui pendekatan ana lis is jaringan kerja. sehingga dapat dijadikan dasar dalam perencanaan. dalam pengertian bahwa seluruh kegiatan adalah spesifik sehingga tidak dapat dianggap sebagai basil kegiatan lain. Dalam metode ini aktivitas disimbolkan dengan panah. TINJAUAN Analisis Jaringan Kerja TEORlTlS Analisis jaringan kerja adalah salah satu model yang digunakan dalam penyelenggaraan proyek. Walaupun analisis jaringan kerja sebagai saran a manajemen baru mulai dikembangkan pada belasan tahun yang lalu.dalam kegiatan tersebut. 1991). (2) untuk mengetahui lintasan kritis pada jaringan kerja kegiatan verifikasi kcleksi buku di perpustakaan. pemindahan sarana. Hal ini tentu sangat bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan atau penentuan kebijakan di Iingkungan perpustakaan. maka perlu dilakukan tindakan untuk memperbaiki keadaan koleksi perpustakaan. Selain itu aktivitas paralel antara dua kejadian harus diganti dengan menambah aktivitas dummy yaitu dengan waktu pelaksanaan sama dengan nol (Simannata. Pada analisis jaringan kerja dianggap bahwa aktivitas yang telah dimulai harus dikerjakan sampai selesai. (c) penentuanlpenaksiran waktu pelaksanaan aktivitas kegiatan. dan (e) evaluasi atau optimasi proyek itu sendiri (Simarmata. rusak. penerapannya telah rneluas ke berbagai bidang pekerjaan (Nazeni. atau salah tempat. Oleh karena itu langkah-Iangkah ana!isis sistem juga perlu dilakukan. 1999 19 . (b) penguraian kegiatan menjadi satuan-satuan sub sistern dan aktivitas. Lebih lanjut dapat diartikan sebagai pemeriksaan fisik terhadap buku yang tercatat sebagai milik perpustakaan. 8. Verifikasi koleksi diperlukan karena buku dapat hilang. Tujuan Makalah ini ditulis dengan tujuan: (I) untuk memperlihatkan penerapan metode riset operasi dalam bidang perpustakaan. Hamor I. khususnya aplikasi analisis jaringan kerja pada kegiatan verifikasi koleksi buku. (d) analisis waktu dari kejadian dalam kegiatan. 1977). Analisis j aringan kerja dianggap sukses antara lain dalarn penjadwalan proyek konstruksi. Analisis jaringan kerja pada dasamya merupakan penerapan teori grafik dalam pelaksanaan suatu sistem kerja proyek yang mempunyai sifat-sifat sebagai berikut: (a) dilakukan hanya sekali. 1991). sedangkan kejadian (event) awal atau akhir dari suatu aktivitas disimbolkan dengan simpul (lingkaran kecil) (Jihat Gambar 1). 1991). (e) mempunyai saat mulai dan selesai yang tertentu. 1991). dan sebagainya (Winston. Informasi yang dimaksud adalah mengenai sumberdaya yang digunakan oleh kegiatan tersebut tersebut dan informasi mengenai jadwal pelaksanaannya (Ali. penginstalan sistem komputer. peraneangan produk baru. (b) kegiatan dapat diuraikan atas sub-sub kegiatan. Oleh karena itu kegiatan verifikasi memang sangat diperlukan di perpustakaan (Sulistyo-Basuki. kegiatan hanya diwakili oleh satu simpul. Verifikasi Koleksi Buku Pengertian verifikasi koleksi buku secara harfiah adalah penghitungan kembali buku milik perpustakaan. 1991). demikian juga sub-sub kegiatan dapat diuraikan atas aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan oleh kegiatan. Bila terlalu banyak buku bilang. Selanjutnya dengan diketahuinya lintasan kritis pada kegiatan tersebut. Analisis Jaringan merupakan sebuah alat manajemen yang memungkinkan perencanaan dan pengawasan suatu kegiatan dapat lebih luas dan lengkap (Kajatno. Penerapan analisis jaringan kerja dapat memperlihatkan lintesan kritis yang sangat menentukan dalam kegiatan verifikasi koleksi buku. (d) masing-masing aktivitas mempunyai waktu pengerjaan tertentu. Pendekatan analisis jaringan kerj a adalah pendekatan anal isis sistem. rusak. akan tetapi pada waktu ini. yaitu meliputi: (a) penentuan ruang Iingkup kegiatan. atau paling tidak pentingnya masing-masing aktivitas dapat ditentukan berdasarkan alasan-alasan yang kuat. Produknya adalah informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang ada dalam diagram jaringan kerja kegiatan yang akan dilakukan. pengambilan keputusan dan evaluasi berbagai kegiatan perpustakaan. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol.

8. B dan C dapat dilakukan serentak 2 Kegiatan 0 dapat dilakukan setelah kegiatan A dan B selesai 3. pembenahan jajaran kartu katalog (waktu yang diperlukan adalah 5 hari). pelayanan perpustakaan tetap buka karena metode yang dipakai adalah menggunakan shelf list. Kegiatan F dart G dapat dilakukan setelah kegiatan 0 selesai 5. G H I J K L M PELAKSANAAN VERllnKASI KOLEKSIBUKU DENGAN PENDEKATAN ANALISIS JARINGAN KERJA Ruang N penelusuran buku yang tidak ada kartu katalognya (waktu yang diperlukan adalah 3 bari). = pembuatan kartu katalog untuk buku yang tidak ada kartu katalognya (waktu yang diperlukan adalah 3 hari). Pada prakteknya. Banyak pustakawan menganggap bahwa verifikasi koleksi dengan menggunakan metode shelf list merupakan metode terbaik untuk kegiatan stok opname. maka dapat dibuat diagram atau model analisis jaringan kerja dari kegiatan terse but. L 0= = = = kegiatan merapikan susunan koleksi buku di rak-rak koleksi (waktu yang diperlukan adalah 7 hari). 1999 . Nomor I. Kegiatan L dapat dilakukan setelah kegiatan F selesai 10. Kegiatan N dapat dilakukan dan M selesai. Berdasarkan jenis dan perkiraan waktu masingmasing aktivitas dalam kegiatan verifikasi koleksi buku. = pengerakan kernbali (waktu yang diperlukan adalah 2 hari). Dengan demikian diharapkan para pengguna yang memanfaatkan jasa pelayanan perpustakaan tidak terganggu. 1991). kegiatan penjajaran kartu shelf list (waktu yang diperlukan adalah 3 hari). = penyusunan laporan kegiatan (waktu yang diperlukan adalah 5 hari).Salah satu metode verifikasi koleksi buku adalah dengan menggunakan shelf list (daftar pengerakan). perpustakaan kecil rnelakukan verifikasi koleksi setahun sekali. = pencabutan kartu shelf list yang bukunya benarbenar hilang (waktu yang diperlukan adalah 2 hari). Model analisis jaringan kerja terse but itu dapat dilihat pada Gambar I. Kegiatan E dapat dilakukan setelah kegiatan C selesai 4. Pelaksanaan kegiatan ini pada umumnya dilakukan setiap menjelang akhir tahun yakni pada pertengahan bulan Nopember sampai dengan pertengahan bulan Desember. Selain itu metode tersebut dapat diIakukan oleh banyak petugas pada waktu bersamaan. Pada saat diadakan verifikasi koleksi buku. penagihan buku yang masih dipinjam pengguna (waktu yang diperlukan adalah 7 hari). terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut: A B C D E F 0= selesai : 11. Kegiatan K dapat dilakukan setelah kegiatan E dan F selesai Jenis dan Rangkaian Aktivitas 9. Kegiatan J dapat dilakukan setelah kegiatan I selesai 8. Kegiatan I dapat dilakukan setelah kegiatan H selesai 7. penyusunan buku yang kembali dari peminjaman (waktu yang diperlukan adalah I hari). Kegiat~ H dapat dilakukan setelah kegiatan . Kegiatan A. sehingga memakan waktu lebih kurang satu bulan (30 hari). sedangkan perpustakaan besar dapat melakukan dua atau tiga kali dalam setahun (Simarmata. = penghapusan data buku yang benar-benar hilang (waktu yang diperlukan adalah 1 hari). Verifikasi koleksi buku dengan menggunakan metode ini memungkinkan pelayanan perpustakaan tetap berjalan atau tanpa harus menutup kegiatan pelayanan perpustakaan. setelah kegiatan J. = Lingkup Adapun urutan masing-masing bagai berikut: aktivitas adalah se- Kegiatan verifikasi koleksi buku membutuhkan penanganan dan pengontrolan yang memadai. Analisa Waktu uutuk Tahapan Kerja Berdasarkan waktu paling awal atau paling cepat suatu aktivitas dapat dilaksanakan. penelusuran buku yang tidak ada di rak koleksi antara lain kartu peminjaman/kartu buku yang dip injam. I. maka tahap awal atau "Early Start" (ES) dari masing-masing tahapan kerja dapat dihitung dengan rumus: 20 Jumal Perpustakaan Pertanian Vol. pencocokan kartu shelf list dengan koleksi (waktu yang diperlukan adalah 5 hari). K._G selesai 6. Kegiatan M dapat dilakukan setelah kegiatan H Kegiatan verifikasi koleksi buku yang berlangsung selama 30 hari. (waktu yang diperlukan adalah 2 hari). = penggabungan dan pelengkapan kartu shelf list (waktu yang diperlukan adalah 2 hari).

25· 5 = 20 (6)' "" 2S· 2 .5 25 LF(8) . " Dij = .. Dr1 G F' --"14''_ 3 -- tlt1 . maka model jarihgan kerja untuk kegiatan veriflkasi koleksiakan berubah meri. i'" waktu paling ecpat untak mutai ?lUIa simp.~ - -.' E5.. 22 LF (L) .li"g-t!epal Itart) dillf .a" n. .~ 5'~. (18+1).~-~s._I~. LF ESj ~ males i (ESi + Oij) dimana ESj = tahap awal simpul Ice J: max.J drn.ing:Jregi. min j . ~ tt1 ~'4 A -~11_21i . 7 +. ItuIHI"'" Simpul kegiaten Untasan Lintasan kegiatan dummy Late fin is (LF) Early start (ES) ". :+ -.._.. .(.8.' '.tate Finish" (LF) dari ~ing-._' E! yang niiaiAya lebib dui satu 'nilai."". .. .. .llImus:.te p~t"'tIllf. l LF yan.~O. 0 + l "'. 23 LF (7) . J S..mullIl (early jol~b. Ice i.7): "'!. Simpul):q_. . -~i3.. I "" 8 ~S (2) .---___::8:__~ (:) 12 .lntasan dUIJlDlY jolrlsl ~.u.ri"6o. 'It.:r" JI8 ~ .~!. .11. ' ~...I 24 'LF (S) .'" ' LF (10) = 30 . (terkeci I). sebapi:..~ _ 'j'.7 .' LFi -~ i '(LFJ . = .' Dij ..: i' ES (10) = (8+2).1' tB L '---@8 v"- . sehingga :" _ ES (I) = 0 + 7 = 7 ES (3) '" 0 + 7 = 7 ES (5) .. r.' " ~lA ..I ..1an Lintasau.a.. j " Ice '.3'.' d_imana LFi _ tabap .at"Hlapat dihitung .s.18.uw...1 .lkintu~ i dlUl j I sehingga: ...rifljrui '.hll)."jlf dhuto. .I....hImal PerpuslaJcaQ!JPerlfillian Jlo/..(I):..t:i • khir .'oij) :' .wllktu an tara untuk -Un wan i dan j. 3 ES (4) . / / ~ .!~S_ (~).25._ ' "" '..~ till r. waktu antara uIP-tl. 2S· 2 "" '23 LP (4)(23-2). dipiliidiii~ yang'mahimu." 2~ .ailcllaD da.- )If L c o ---~ Gambllr 1. (21-3)... Modd jatingq...'dengan . ..: I -. Model jo.0"." ·bfI.~n}...11"" lqI. (14+2).:~F.18 LF(2) = 3 . nilai yangminimUDl GlUllbar 1.a.. ..I~bat '~u pahng lama suatu aktivitas dapat dilakukan.. .fiS .." . 24·3 '" 21 LF (3) =: 23·. .jadiseperti Yang tampak pada Garilbar 2.' (terbesar). -.~8 . hk- brja bgiflttu' pe.khir simpul 'Ice i.wlli lcc. 7 + 5 ..~~~~: ~~r~~~r~."lIIrf (I. .n krrja k~glfU_ vuljljrul d.tue.~!J~~.12 ES (6) '" 12 +2 .! nilainya lebi~ djp'j satu nilai. '.14 'Dengan perhiturigan BS dan'LF di atas. LF (9) .. hgia. maka . I-I dipilih."'tll po.. i)J::t: .. .~_.39~. '.. . ltegiatan l.Waktu paling lam-.-untuk mengakhiri' kegiatan pada sim_ll.~ 23. c . ~J~ 1999 21 . o ..(20~5). .....~ak~~ p."'.

1999 .. Dij 7 3 7 ESj. aktivitas 9-10 (pembenahan jajaran kartu katalog). Hasil penetapan Iintasan kritis tersebut menunjukkan bahwa aktivitas penjajaran shelf list paling awal ~ till ~-N. EFij 7 3 1 LSij vcrifikui ko- Attivitas A atau S kc I B atau S ke 2 CatauSte3 D atau I ke 4 E atau 3 te 5 F lIau 4 ke 1 G atau 4 kc 6 Hatau1kc8 I atau 5 ke 10 J atau 6 ke 10 K atau 8 ke 10 L atau 8 ke9 M atau 9 ke 10 N . LSij = LFj . Lintasan iritis menunjukkan bahwa aktivitas pada jalur tersebut tidak boleh terlambat agarkegiatan dapat berlangsung dengan lancar.) 9 6 15 9 6 o . dan EFij . yaitu lintasan atau aktivitas S2 {penjajaran shelflist}.. Penentuan Iintasaa kritis diperlibatkan pada Tabell. @ 0 c ------Linlnan Lintasan pelaksanaan keliatan . Nomor 1. Oi.. .ESi = TFij.Untuk meogetahui lintasm kritis pada analisis jariogan kerja tersebut."''''Y /III Is (LF) Early start (ES) 22 .) o .. aktivitas 8-9 (penggahungan atau Keteranpn: .. TFij~ alaB .. Pcncntuan Iilltaun laitis. sUnpul dimanl aktivitu dimulli. atau ES :. ESi + Oij di mana: LSij . . lintasan kritis pelengkapan kartu shelf 14tt)..EFij . kclcbihan walttu yang tcrscdil pada suatu kcgiatan scbelum sampai mcmpcnglruhi jalur kritis.. discbut juga scbagai ~Total Float".) . dan aktivitas IG-F (penyusunan laporan). wlktu antara untuk lintuan i dan. LF.tau 10 ke F LF. . pada teaiataa leksi butll eli pcrpustakaa. sclisih tBhap akbir dcngm waktu Intara untuk simpul i dan j.. Tibet 1.hunal Perpustakaan Per/anUm Yol. Selanjutnya pada Gambar 3 juga dapat diketahui bahwa aktivitas tblmmy (dari kejadian 2 ke 8) juga merupakan lintasan kritis.. dilakukan analisis tabuJasi dengan meogguoakan rumus berikut: LSij . II TFij 0 0 0 7 7 5 I 3 2 3 2 2 2 5 5 12 8 IS 4 0 15 13 22 18 3 o ."''''Y linluan Lintasan krilis Lintasan kritis sekali!us lAte . 8. dan LFj . . sedang gambar lintasan kritisnya tercantum pada Gambar 3.. EFij '" tabap awal simpul kc i + wlktu IAwa untuk lintasan i dan j.) Lintasan kritis terjadi apabila TFij = 0.Oij. Dari Tabel 1 dapat diketabui bahwa terdapat empat lintasan kritis pada kegiatan verifikasi koleksi buku dengaa metode shelf list.~ 15 6 4 22 18 12 12 15 8 14 18 14 18 18 20 2S 10 16 19 20 25 30 21 21 23 23 24 18 20 2S 23 21 23 24 25 25 25 20 25 30 15 6 o .simpul dimana aktivilu diakhiri. TFij .

Jakarta: BPK Gunung Mulia. 2nd Edition. J. Penuntun Praktis Analisa Jaringan Kerja sebagai Sarana Management. A. 1991. 1991. Pada aktivitas-aktivitas tersebut tidak boleh terjadi kelambatan agar verifikasi koleksi buku dapat berjalan Ali. 1991. DAFfAR PUSTAKA KESIMPULAN Metode analisis jaringan kerja dapat diterapkan pada kegiatan verifikasi koleksi buku di Iingkungan perpustakaan. penggabungan atau pelengkapan kartu shelf list. Jakarta: Lembaga Penerbit FEUI. dengan lanear. Dj. 1995. Operations Research: a tool for library management. W. California: Duxbury Press. Aktivitas pembenahan jajaran kartu katalog paling eepat dapat dimulai pada hari ke-20 dan harus selesai paling lambat pada hari ke-2S. 1999 23 . Jilid 1 Cet. Kajatno. dan Rowley. Jurnal Perpustokaan Pertanian Vo/. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Winston. Jakarta: Gramedia. T. Nomor I. 1974. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. E. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. (aktivitas dari 8 ke 9). 8. Operations Research: applications and algorithms. S. J. 1991. 1997 Uraian Lengkap Methode Network Planning. Simarmata. Operations Research. I. Kegiatan verifikasi koleksi bulru dengan metode analisis jaringan kerja temyata eukup efektif dan efisienkarena dapat digunakan untuk meraneang kegiatan stok opname dan menentukan kegiatan-kegiatan lainnya yang perlu dilakukan. Pelengkapan kartu shelf list paling awal dapat dimulai pada hari ke-18 dan harus selesai paling lambat pada hari ke-20. diketahui bahwa kegiatan verifikasi koleksi buku mempunyai beberapa lintasan kritis di antaranya pada aktivitas penjajaran shelf Jist (aktifitas dari S ke 2). Sulistyo-Basuki. Operations Research: sebuah pengantar. Rowley. Berdasarkan penerapan metode tersebut. Jakarta: Jajasan Badan Penerbit Pekerjaan Umum. S.dapat dmulai pada hari ke-O dan harus diakhiri paling lambat pada hari ke-3. L. ke-7. H. SeJanjutnya aktivitas penyusunan laporan harus dimulai paling awal pada hari ke-25 dan paling lambat diselesaikan pada hari ke-30 dari pelaksanaan kegiatan verifikasi koleksi buku terse but. Mulyono. Nazeni. pembenahanjajaran kartu katalog (aktivitas dari 9 ke 10) dan penyusunan laporan (aktivitas dari 10 ke F). Chicago: American Library Association. Prinsip-prinsip Network Planning. P. 1981.