PENERAPAN ANALISIS JARINGAN KERJA PADA KEGIATAN VERIFlKASI KOLEKSI BUKU/STOK OPNAME DI PERPUSTAKAAN

Pudji Muljono
Institut Pertanian Bogor

ABSTRAK
Artike] ini bertujuan IIntllk memperkenalkan metode riset operasi dan aplikast analisis jarlngan kerja pada kegiatan slak opname koleks! bllkll_ Berdasarkan melode tersebill, dlkelahlll bahwa kegialan stok opname kolebi bukil mempunyai beberapa lintasan kritis, dt antaranya pada aktivitas penjajara« shelf list, penggabungan atau pelengkapan kart» shelf list. pembenalran jajaran kartu katalog dan penyusunan iaporan. Pada aktivitasaktivitas tersebllt tlda! boieh terjadi kelambatan pelabanaan agar stok. opname kolehi buk« dapat berjalan dengan lancar.

manajemen. Riset operasi dalam literatur manajemen, riset operasi sering dinamakan management science (Mulyono, 1991), Metode yang digunakan dalam riset operasi di antaranya adalah pemodelan, teori probabilitas, simulasi, teori antrian, alokasi sumbcrdaya, jaringan kerja, transportasi dan penugasan, pengendalian persediaan, serta analisis keputusan (Rowley and Rowley, 1991). Penerapan metode riset operasi di bidang perpustakaan, informasi dan dokumentasi masih sangat sedikit. Oleh karena itu, penelitian dan pengembangan aplikasi berbagai metode riset operasi untuk bidang tersebut masih perlu ditingkatkan. Salah satu kegiatan yang cukup penting di perpustakaan adalah kegiatan verifikasi koleksi buku yaitu yang dilakukan dalam rangka stok opname (dari bahasa Belanda Stock opname). Kegiatan tersebut biasanya dilakukan sekali setiap tahun dengan tujuan untuk mengetahui adanya buku yang hilang, buku yang salah penernpatannya, dan untuk mengetahui buku-buku yang perlu diperbaiki jilidan dan atribut lainnya, atau yang perlu disisihkan dari koleksi. Kegiatan verifikasi koleksi buku ini, bertujuan menjaga kelengkapan bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan serta sarana penemuannya kernbali, sehingga dapat memberikan peJayanan yang baik dan memuaskan bagi pengguna perpustakaan. Kegiatan verifikasi koleksi buku sering dianggap rumit, mahal dan tidak efisien karena pengerjaannya membutuhkan ketekunan, ketelitian, kecermatan, biaya yang baoyak, dan waktu yang relatif lama, Selain itu teknik atau metode verifikasi koleksi, seringkali dianggap mengganggu pelayanan pengguna yang sedang memanfaatkan layanan perpustakaan. Melalui penerapan salah satu metode riset operasi, kegiatan verifikasi koleksi buku di perpustakaan diharapkan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Sesuai dengan jenis dan sifat kegiatan verifikasi koleksi buku, maka metode riset operasi yang dapat diterapkan

ABSTRACT
Application of Network Collection re-inventory Planning Melhod in Library Book

The article is aimed at Ihe introduction of operation research method 10 be applied in library collection re-inventory. Based on network analysis, it is shown thai there are some critical pathways that must be done on time to faster the operauon oj library collection re-inventory. Keywords: Book collection; Re-in'l'enlory; Network planning; Operation research

PENDAIflILUAN Latar Belakaog Permasalahan

Riset operasi (operations research) adalah penerapan rnetode ilmiah untuk memecahkan masalah yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan sehingga penggunaan sumberdaya dapat optimal dan efisien. Riset operasi merupakan satu cabang ilrnu yang baru mulai berkembang sejak masa Perang Dunia II. Pada mulanya metode riset operasi hanya dipakai dalam kegiatan militer, namun selanjutnya metode tersebut dipakai dalam bidangbidang lain terutama pada bidang industri, bisnis, dan administrasi pemerintahan (Simarmata, 1991). Riset operasi banyak diterapk3l! untuk menyelesaikan masalah

18

Jurna/ Perpustakaan Pertanian

Vol. 8, Nomor I. 1999

Beberapa aktivitas yang mempunyai titik awal atau akhir yang bersarnaan. Penerapan analisis jaringan kerja dapat memperlihatkan lintesan kritis yang sangat menentukan dalam kegiatan verifikasi koleksi buku. (b) kegiatan dapat diuraikan atas sub-sub kegiatan. peraneangan produk baru. Selain itu aktivitas paralel antara dua kejadian harus diganti dengan menambah aktivitas dummy yaitu dengan waktu pelaksanaan sama dengan nol (Simannata. demikian juga sub-sub kegiatan dapat diuraikan atas aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan oleh kegiatan. 1991). (2) untuk mengetahui lintasan kritis pada jaringan kerja kegiatan verifikasi kcleksi buku di perpustakaan. Walaupun analisis jaringan kerja sebagai saran a manajemen baru mulai dikembangkan pada belasan tahun yang lalu. Analisis Jaringan merupakan sebuah alat manajemen yang memungkinkan perencanaan dan pengawasan suatu kegiatan dapat lebih luas dan lengkap (Kajatno. dapat dilakukan pengontrolan secara optimum sehingga terjadi penghematan waktu. Lebih lanjut dapat diartikan sebagai pemeriksaan fisik terhadap buku yang tercatat sebagai milik perpustakaan. maka perlu dilakukan tindakan untuk memperbaiki keadaan koleksi perpustakaan. sedangkan kejadian (event) awal atau akhir dari suatu aktivitas disimbolkan dengan simpul (lingkaran kecil) (Jihat Gambar 1). pemindahan sarana. tenaga dan biaya. Bila terlalu banyak buku bilang. rusak. rusak. (c) penentuanlpenaksiran waktu pelaksanaan aktivitas kegiatan. Dalam metode ini aktivitas disimbolkan dengan panah. 1974). kegiatan hanya diwakili oleh satu simpul. atau paling tidak pentingnya masing-masing aktivitas dapat ditentukan berdasarkan alasan-alasan yang kuat. khususnya aplikasi analisis jaringan kerja pada kegiatan verifikasi koleksi buku. 1991). Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 1977). 1991). Tujuan Makalah ini ditulis dengan tujuan: (I) untuk memperlihatkan penerapan metode riset operasi dalam bidang perpustakaan. (d) analisis waktu dari kejadian dalam kegiatan. Produknya adalah informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang ada dalam diagram jaringan kerja kegiatan yang akan dilakukan. 8. atau salah tempat. dalam pengertian bahwa seluruh kegiatan adalah spesifik sehingga tidak dapat dianggap sebagai basil kegiatan lain. TINJAUAN Analisis Jaringan Kerja TEORlTlS Analisis jaringan kerja adalah salah satu model yang digunakan dalam penyelenggaraan proyek. Analisis j aringan kerja dianggap sukses antara lain dalarn penjadwalan proyek konstruksi. Verifikasi koleksi diperlukan karena buku dapat hilang. 1991). Analisis jaringan kerja pada dasamya merupakan penerapan teori grafik dalam pelaksanaan suatu sistem kerja proyek yang mempunyai sifat-sifat sebagai berikut: (a) dilakukan hanya sekali. Hal ini tentu sangat bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan atau penentuan kebijakan di Iingkungan perpustakaan. (e) mempunyai saat mulai dan selesai yang tertentu. Hamor I. sehingga dapat dijadikan dasar dalam perencanaan. yaitu meliputi: (a) penentuan ruang Iingkup kegiatan. (d) masing-masing aktivitas mempunyai waktu pengerjaan tertentu.dalam kegiatan tersebut. Verifikasi Koleksi Buku Pengertian verifikasi koleksi buku secara harfiah adalah penghitungan kembali buku milik perpustakaan. akan tetapi pada waktu ini. 1991). penginstalan sistem komputer. pengambilan keputusan dan evaluasi berbagai kegiatan perpustakaan. Selanjutnya dengan diketahuinya lintasan kritis pada kegiatan tersebut. Pada analisis jaringan kerja dianggap bahwa aktivitas yang telah dimulai harus dikerjakan sampai selesai. dan (e) evaluasi atau optimasi proyek itu sendiri (Simarmata. (b) penguraian kegiatan menjadi satuan-satuan sub sistern dan aktivitas. Pendekatan analisis jaringan kerj a adalah pendekatan anal isis sistem. atau salah tempat. dan (e) dalam satu saat dapat dilakukan lebih dari satu aktivitas (Simarmata. 1999 19 . dan sebagainya (Winston. Oleh karena itu langkah-Iangkah ana!isis sistem juga perlu dilakukan. (3) untuk menilai efektifitas metode verifikasi koleksi buku dengan sistem shelf list melalui pendekatan ana lis is jaringan kerja. 1995). Informasi yang dimaksud adalah mengenai sumberdaya yang digunakan oleh kegiatan tersebut tersebut dan informasi mengenai jadwal pelaksanaannya (Ali. Oleh karena itu kegiatan verifikasi memang sangat diperlukan di perpustakaan (Sulistyo-Basuki. penerapannya telah rneluas ke berbagai bidang pekerjaan (Nazeni. adalah metode network planning atau analisis jaringan kerja.

= penghapusan data buku yang benar-benar hilang (waktu yang diperlukan adalah 1 hari). Kegiatan I dapat dilakukan setelah kegiatan H selesai 7. Kegiat~ H dapat dilakukan setelah kegiatan . = penggabungan dan pelengkapan kartu shelf list (waktu yang diperlukan adalah 2 hari). Nomor I. penyusunan buku yang kembali dari peminjaman (waktu yang diperlukan adalah I hari). Kegiatan E dapat dilakukan setelah kegiatan C selesai 4. Verifikasi koleksi buku dengan menggunakan metode ini memungkinkan pelayanan perpustakaan tetap berjalan atau tanpa harus menutup kegiatan pelayanan perpustakaan. Kegiatan A. penelusuran buku yang tidak ada di rak koleksi antara lain kartu peminjaman/kartu buku yang dip injam. Kegiatan M dapat dilakukan setelah kegiatan H Kegiatan verifikasi koleksi buku yang berlangsung selama 30 hari. Kegiatan F dart G dapat dilakukan setelah kegiatan 0 selesai 5. = Lingkup Adapun urutan masing-masing bagai berikut: aktivitas adalah se- Kegiatan verifikasi koleksi buku membutuhkan penanganan dan pengontrolan yang memadai. L 0= = = = kegiatan merapikan susunan koleksi buku di rak-rak koleksi (waktu yang diperlukan adalah 7 hari). maka dapat dibuat diagram atau model analisis jaringan kerja dari kegiatan terse but. = pembuatan kartu katalog untuk buku yang tidak ada kartu katalognya (waktu yang diperlukan adalah 3 hari). 1999 . pelayanan perpustakaan tetap buka karena metode yang dipakai adalah menggunakan shelf list. kegiatan penjajaran kartu shelf list (waktu yang diperlukan adalah 3 hari). 8. G H I J K L M PELAKSANAAN VERllnKASI KOLEKSIBUKU DENGAN PENDEKATAN ANALISIS JARINGAN KERJA Ruang N penelusuran buku yang tidak ada kartu katalognya (waktu yang diperlukan adalah 3 bari). maka tahap awal atau "Early Start" (ES) dari masing-masing tahapan kerja dapat dihitung dengan rumus: 20 Jumal Perpustakaan Pertanian Vol. = penyusunan laporan kegiatan (waktu yang diperlukan adalah 5 hari). Pada prakteknya. Banyak pustakawan menganggap bahwa verifikasi koleksi dengan menggunakan metode shelf list merupakan metode terbaik untuk kegiatan stok opname. Kegiatan J dapat dilakukan setelah kegiatan I selesai 8. Kegiatan N dapat dilakukan dan M selesai. Kegiatan L dapat dilakukan setelah kegiatan F selesai 10. Selain itu metode tersebut dapat diIakukan oleh banyak petugas pada waktu bersamaan. Analisa Waktu uutuk Tahapan Kerja Berdasarkan waktu paling awal atau paling cepat suatu aktivitas dapat dilaksanakan. pencocokan kartu shelf list dengan koleksi (waktu yang diperlukan adalah 5 hari). I. = pengerakan kernbali (waktu yang diperlukan adalah 2 hari). = pencabutan kartu shelf list yang bukunya benarbenar hilang (waktu yang diperlukan adalah 2 hari). terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut: A B C D E F 0= selesai : 11. pembenahan jajaran kartu katalog (waktu yang diperlukan adalah 5 hari). K. B dan C dapat dilakukan serentak 2 Kegiatan 0 dapat dilakukan setelah kegiatan A dan B selesai 3. setelah kegiatan J. penagihan buku yang masih dipinjam pengguna (waktu yang diperlukan adalah 7 hari). 1991). sehingga memakan waktu lebih kurang satu bulan (30 hari). Pelaksanaan kegiatan ini pada umumnya dilakukan setiap menjelang akhir tahun yakni pada pertengahan bulan Nopember sampai dengan pertengahan bulan Desember.Salah satu metode verifikasi koleksi buku adalah dengan menggunakan shelf list (daftar pengerakan). Berdasarkan jenis dan perkiraan waktu masingmasing aktivitas dalam kegiatan verifikasi koleksi buku. Model analisis jaringan kerja terse but itu dapat dilihat pada Gambar I. Dengan demikian diharapkan para pengguna yang memanfaatkan jasa pelayanan perpustakaan tidak terganggu._G selesai 6. Kegiatan K dapat dilakukan setelah kegiatan E dan F selesai Jenis dan Rangkaian Aktivitas 9. sedangkan perpustakaan besar dapat melakukan dua atau tiga kali dalam setahun (Simarmata. perpustakaan kecil rnelakukan verifikasi koleksi setahun sekali. Pada saat diadakan verifikasi koleksi buku. (waktu yang diperlukan adalah 2 hari).

hImal PerpuslaJcaQ!JPerlfillian Jlo/. waktu antara uIP-tl.s."'. nilai yangminimUDl GlUllbar 1. .~ till r.'oij) :' . .39~.u.. 2S· 2 "" '23 LP (4)(23-2).~ - -.~ 23.! nilainya lebi~ djp'j satu nilai.a..' LFi -~ i '(LFJ .' (terbesar)."jlf dhuto.18 LF(2) = 3 ._ ' "" '. :+ -. ' ~.' Dij . 'It.at"Hlapat dihitung . 3 ES (4) .5 25 LF(8) .8.' d_imana LFi _ tabap .. . (21-3).rifljrui '.(.. = .ri"6o. 0 + l "'."lIIrf (I.. . sehingga :" _ ES (I) = 0 + 7 = 7 ES (3) '" 0 + 7 = 7 ES (5) . / / ~ .._. Model jo.tate Finish" (LF) dari ~ing-." . .7 .. . o .(I):." ·bfI..J drn. 7 +. Modd jatingq. " Dij = ..!~S_ (~)...' E5.. ItuIHI"'" Simpul kegiaten Untasan Lintasan kegiatan dummy Late fin is (LF) Early start (ES) ".I 24 'LF (S) . -. hk- brja bgiflttu' pe.I . .. 24·3 '" 21 LF (3) =: 23·. ltegiatan l..'" ' LF (10) = 30 .I. '. maka . (14+2). 7 + 5 .0".li"g-t!epal Itart) dillf .wllktu an tara untuk -Un wan i dan j.: i' ES (10) = (8+2)...~-~s.a.~_. LF ESj ~ males i (ESi + Oij) dimana ESj = tahap awal simpul Ice J: max.. ..~!J~~. j " Ice '.3'..(20~5). ..---___::8:__~ (:) 12 .12 ES (6) '" 12 +2 .~ak~~ p.1' tB L '---@8 v"- ._' E! yang niiaiAya lebib dui satu 'nilai.25..n krrja k~glfU_ vuljljrul d. (18+1).ing:Jregi....- )If L c o ---~ Gambllr 1. .' '..hll).jadiseperti Yang tampak pada Garilbar 2.mullIl (early jol~b.." 2~ .. maka model jarihgan kerja untuk kegiatan veriflkasi koleksiakan berubah meri. LF (9) .Waktu paling lam-.a" n. -~i3. J S.11.~!.. min j . r..lntasan dUIJlDlY jolrlsl ~.~8 . l LF yan. sebapi:.lkintu~ i dlUl j I sehingga: .1an Lintasau. 22 LF (L) . ....~ _ 'j'. .'dengan .. ~ tt1 ~'4 A -~11_21i .: I -.~O. I-I dipilih. hgia.tue._I~...uw.. i)J::t: . Simpul):q_... I "" 8 ~S (2) .' " ~lA .:~F. Ice i. Dr1 G F' --"14''_ 3 -- tlt1 .I~bat '~u pahng lama suatu aktivitas dapat dilakukan.llImus:..-untuk mengakhiri' kegiatan pada sim_ll.khir simpul 'Ice i.. i'" waktu paling ecpat untak mutai ?lUIa simp.~~~~: ~~r~~~r~. dipiliidiii~ yang'mahimu.18.wlli lcc.~n}..ailcllaD da. (terkeci I).:r" JI8 ~ ...11"" lqI. 23 LF (7) . . ~J~ 1999 21 . ."".1 .~ 5'~..25· 5 = 20 (6)' "" 2S· 2 . .14 'Dengan perhiturigan BS dan'LF di atas..fiS ..7): "'!. '.t:i • khir . c ."'tll po. ..te p~t"'tIllf.

Nomor 1. ESi + Oij di mana: LSij .Oij..EFij .. LF. .) 9 6 15 9 6 o . Dari Tabel 1 dapat diketabui bahwa terdapat empat lintasan kritis pada kegiatan verifikasi koleksi buku dengaa metode shelf list. dilakukan analisis tabuJasi dengan meogguoakan rumus berikut: LSij . LSij = LFj . TFij .. aktivitas 9-10 (pembenahan jajaran kartu katalog).hunal Perpustakaan Per/anUm Yol. Oi. wlktu antara untuk lintuan i dan. Hasil penetapan Iintasan kritis tersebut menunjukkan bahwa aktivitas penjajaran shelf list paling awal ~ till ~-N. Penentuan Iintasaa kritis diperlibatkan pada Tabell..) . kclcbihan walttu yang tcrscdil pada suatu kcgiatan scbelum sampai mcmpcnglruhi jalur kritis. 8. lintasan kritis pelengkapan kartu shelf 14tt).Untuk meogetahui lintasm kritis pada analisis jariogan kerja tersebut. dan EFij .. 1999 .ESi = TFij. aktivitas 8-9 (penggahungan atau Keteranpn: . . sUnpul dimanl aktivitu dimulli. yaitu lintasan atau aktivitas S2 {penjajaran shelflist}.. EFij '" tabap awal simpul kc i + wlktu IAwa untuk lintasan i dan j. discbut juga scbagai ~Total Float"... dan aktivitas IG-F (penyusunan laporan).simpul dimana aktivilu diakhiri. dan LFj . sclisih tBhap akbir dcngm waktu Intara untuk simpul i dan j.."''''Y /III Is (LF) Early start (ES) 22 ."''''Y linluan Lintasan krilis Lintasan kritis sekali!us lAte . . atau ES :.) o . sedang gambar lintasan kritisnya tercantum pada Gambar 3.tau 10 ke F LF. pada teaiataa leksi butll eli pcrpustakaa. @ 0 c ------Linlnan Lintasan pelaksanaan keliatan .. Dij 7 3 7 ESj. Selanjutnya pada Gambar 3 juga dapat diketahui bahwa aktivitas tblmmy (dari kejadian 2 ke 8) juga merupakan lintasan kritis. TFij~ alaB . Pcncntuan Iilltaun laitis. Tibet 1..~ 15 6 4 22 18 12 12 15 8 14 18 14 18 18 20 2S 10 16 19 20 25 30 21 21 23 23 24 18 20 2S 23 21 23 24 25 25 25 20 25 30 15 6 o . . EFij 7 3 1 LSij vcrifikui ko- Attivitas A atau S kc I B atau S ke 2 CatauSte3 D atau I ke 4 E atau 3 te 5 F lIau 4 ke 1 G atau 4 kc 6 Hatau1kc8 I atau 5 ke 10 J atau 6 ke 10 K atau 8 ke 10 L atau 8 ke9 M atau 9 ke 10 N .) Lintasan kritis terjadi apabila TFij = 0. II TFij 0 0 0 7 7 5 I 3 2 3 2 2 2 5 5 12 8 IS 4 0 15 13 22 18 3 o . Lintasan iritis menunjukkan bahwa aktivitas pada jalur tersebut tidak boleh terlambat agarkegiatan dapat berlangsung dengan lancar.

Prinsip-prinsip Network Planning. Mulyono. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. S. DAFfAR PUSTAKA KESIMPULAN Metode analisis jaringan kerja dapat diterapkan pada kegiatan verifikasi koleksi buku di Iingkungan perpustakaan. Jurnal Perpustokaan Pertanian Vo/. Operations Research: sebuah pengantar. Kajatno. Jakarta: Lembaga Penerbit FEUI. 1997 Uraian Lengkap Methode Network Planning. Aktivitas pembenahan jajaran kartu katalog paling eepat dapat dimulai pada hari ke-20 dan harus selesai paling lambat pada hari ke-2S. dengan lanear. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Operations Research: a tool for library management. H. J. Rowley. Kegiatan verifikasi koleksi bulru dengan metode analisis jaringan kerja temyata eukup efektif dan efisienkarena dapat digunakan untuk meraneang kegiatan stok opname dan menentukan kegiatan-kegiatan lainnya yang perlu dilakukan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Pelengkapan kartu shelf list paling awal dapat dimulai pada hari ke-18 dan harus selesai paling lambat pada hari ke-20. 1981. Jilid 1 Cet. Operations Research. Operations Research: applications and algorithms. T. California: Duxbury Press. (aktivitas dari 8 ke 9). 1974. A. SeJanjutnya aktivitas penyusunan laporan harus dimulai paling awal pada hari ke-25 dan paling lambat diselesaikan pada hari ke-30 dari pelaksanaan kegiatan verifikasi koleksi buku terse but. penggabungan atau pelengkapan kartu shelf list. 2nd Edition. Winston. Dj. 1991. E. Berdasarkan penerapan metode tersebut. diketahui bahwa kegiatan verifikasi koleksi buku mempunyai beberapa lintasan kritis di antaranya pada aktivitas penjajaran shelf Jist (aktifitas dari S ke 2). 8. ke-7. S. J. Penuntun Praktis Analisa Jaringan Kerja sebagai Sarana Management. Nazeni. Jakarta: Gramedia. Simarmata. I. P. Nomor I. Chicago: American Library Association. 1991. L. 1991. Jakarta: Jajasan Badan Penerbit Pekerjaan Umum.dapat dmulai pada hari ke-O dan harus diakhiri paling lambat pada hari ke-3. pembenahanjajaran kartu katalog (aktivitas dari 9 ke 10) dan penyusunan laporan (aktivitas dari 10 ke F). 1991. dan Rowley. 1995. Pada aktivitas-aktivitas tersebut tidak boleh terjadi kelambatan agar verifikasi koleksi buku dapat berjalan Ali. 1999 23 . Sulistyo-Basuki. Jakarta: BPK Gunung Mulia. W.