PENERAPAN ANALISIS JARINGAN KERJA PADA KEGIATAN VERIFlKASI KOLEKSI BUKU/STOK OPNAME DI PERPUSTAKAAN

Pudji Muljono
Institut Pertanian Bogor

ABSTRAK
Artike] ini bertujuan IIntllk memperkenalkan metode riset operasi dan aplikast analisis jarlngan kerja pada kegiatan slak opname koleks! bllkll_ Berdasarkan melode tersebill, dlkelahlll bahwa kegialan stok opname kolebi bukil mempunyai beberapa lintasan kritis, dt antaranya pada aktivitas penjajara« shelf list, penggabungan atau pelengkapan kart» shelf list. pembenalran jajaran kartu katalog dan penyusunan iaporan. Pada aktivitasaktivitas tersebllt tlda! boieh terjadi kelambatan pelabanaan agar stok. opname kolehi buk« dapat berjalan dengan lancar.

manajemen. Riset operasi dalam literatur manajemen, riset operasi sering dinamakan management science (Mulyono, 1991), Metode yang digunakan dalam riset operasi di antaranya adalah pemodelan, teori probabilitas, simulasi, teori antrian, alokasi sumbcrdaya, jaringan kerja, transportasi dan penugasan, pengendalian persediaan, serta analisis keputusan (Rowley and Rowley, 1991). Penerapan metode riset operasi di bidang perpustakaan, informasi dan dokumentasi masih sangat sedikit. Oleh karena itu, penelitian dan pengembangan aplikasi berbagai metode riset operasi untuk bidang tersebut masih perlu ditingkatkan. Salah satu kegiatan yang cukup penting di perpustakaan adalah kegiatan verifikasi koleksi buku yaitu yang dilakukan dalam rangka stok opname (dari bahasa Belanda Stock opname). Kegiatan tersebut biasanya dilakukan sekali setiap tahun dengan tujuan untuk mengetahui adanya buku yang hilang, buku yang salah penernpatannya, dan untuk mengetahui buku-buku yang perlu diperbaiki jilidan dan atribut lainnya, atau yang perlu disisihkan dari koleksi. Kegiatan verifikasi koleksi buku ini, bertujuan menjaga kelengkapan bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan serta sarana penemuannya kernbali, sehingga dapat memberikan peJayanan yang baik dan memuaskan bagi pengguna perpustakaan. Kegiatan verifikasi koleksi buku sering dianggap rumit, mahal dan tidak efisien karena pengerjaannya membutuhkan ketekunan, ketelitian, kecermatan, biaya yang baoyak, dan waktu yang relatif lama, Selain itu teknik atau metode verifikasi koleksi, seringkali dianggap mengganggu pelayanan pengguna yang sedang memanfaatkan layanan perpustakaan. Melalui penerapan salah satu metode riset operasi, kegiatan verifikasi koleksi buku di perpustakaan diharapkan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Sesuai dengan jenis dan sifat kegiatan verifikasi koleksi buku, maka metode riset operasi yang dapat diterapkan

ABSTRACT
Application of Network Collection re-inventory Planning Melhod in Library Book

The article is aimed at Ihe introduction of operation research method 10 be applied in library collection re-inventory. Based on network analysis, it is shown thai there are some critical pathways that must be done on time to faster the operauon oj library collection re-inventory. Keywords: Book collection; Re-in'l'enlory; Network planning; Operation research

PENDAIflILUAN Latar Belakaog Permasalahan

Riset operasi (operations research) adalah penerapan rnetode ilmiah untuk memecahkan masalah yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan sehingga penggunaan sumberdaya dapat optimal dan efisien. Riset operasi merupakan satu cabang ilrnu yang baru mulai berkembang sejak masa Perang Dunia II. Pada mulanya metode riset operasi hanya dipakai dalam kegiatan militer, namun selanjutnya metode tersebut dipakai dalam bidangbidang lain terutama pada bidang industri, bisnis, dan administrasi pemerintahan (Simarmata, 1991). Riset operasi banyak diterapk3l! untuk menyelesaikan masalah

18

Jurna/ Perpustakaan Pertanian

Vol. 8, Nomor I. 1999

Pendekatan analisis jaringan kerj a adalah pendekatan anal isis sistem. (c) penentuanlpenaksiran waktu pelaksanaan aktivitas kegiatan. Lebih lanjut dapat diartikan sebagai pemeriksaan fisik terhadap buku yang tercatat sebagai milik perpustakaan. Dalam metode ini aktivitas disimbolkan dengan panah. 1995). (b) kegiatan dapat diuraikan atas sub-sub kegiatan. 1974). Penerapan analisis jaringan kerja dapat memperlihatkan lintesan kritis yang sangat menentukan dalam kegiatan verifikasi koleksi buku. Hal ini tentu sangat bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan atau penentuan kebijakan di Iingkungan perpustakaan. (d) masing-masing aktivitas mempunyai waktu pengerjaan tertentu. (2) untuk mengetahui lintasan kritis pada jaringan kerja kegiatan verifikasi kcleksi buku di perpustakaan. demikian juga sub-sub kegiatan dapat diuraikan atas aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan oleh kegiatan. TINJAUAN Analisis Jaringan Kerja TEORlTlS Analisis jaringan kerja adalah salah satu model yang digunakan dalam penyelenggaraan proyek. Tujuan Makalah ini ditulis dengan tujuan: (I) untuk memperlihatkan penerapan metode riset operasi dalam bidang perpustakaan. penerapannya telah rneluas ke berbagai bidang pekerjaan (Nazeni. 1999 19 . Oleh karena itu kegiatan verifikasi memang sangat diperlukan di perpustakaan (Sulistyo-Basuki. tenaga dan biaya. Produknya adalah informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang ada dalam diagram jaringan kerja kegiatan yang akan dilakukan. 8. Pada analisis jaringan kerja dianggap bahwa aktivitas yang telah dimulai harus dikerjakan sampai selesai. kegiatan hanya diwakili oleh satu simpul. Informasi yang dimaksud adalah mengenai sumberdaya yang digunakan oleh kegiatan tersebut tersebut dan informasi mengenai jadwal pelaksanaannya (Ali. atau salah tempat. (e) mempunyai saat mulai dan selesai yang tertentu. 1991). (d) analisis waktu dari kejadian dalam kegiatan. Selain itu aktivitas paralel antara dua kejadian harus diganti dengan menambah aktivitas dummy yaitu dengan waktu pelaksanaan sama dengan nol (Simannata. (3) untuk menilai efektifitas metode verifikasi koleksi buku dengan sistem shelf list melalui pendekatan ana lis is jaringan kerja. yaitu meliputi: (a) penentuan ruang Iingkup kegiatan. Analisis j aringan kerja dianggap sukses antara lain dalarn penjadwalan proyek konstruksi. 1977). (b) penguraian kegiatan menjadi satuan-satuan sub sistern dan aktivitas. penginstalan sistem komputer. Beberapa aktivitas yang mempunyai titik awal atau akhir yang bersarnaan. 1991). Hamor I. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. Selanjutnya dengan diketahuinya lintasan kritis pada kegiatan tersebut. 1991). Oleh karena itu langkah-Iangkah ana!isis sistem juga perlu dilakukan. Walaupun analisis jaringan kerja sebagai saran a manajemen baru mulai dikembangkan pada belasan tahun yang lalu. adalah metode network planning atau analisis jaringan kerja. rusak. maka perlu dilakukan tindakan untuk memperbaiki keadaan koleksi perpustakaan. Analisis Jaringan merupakan sebuah alat manajemen yang memungkinkan perencanaan dan pengawasan suatu kegiatan dapat lebih luas dan lengkap (Kajatno. Verifikasi Koleksi Buku Pengertian verifikasi koleksi buku secara harfiah adalah penghitungan kembali buku milik perpustakaan. khususnya aplikasi analisis jaringan kerja pada kegiatan verifikasi koleksi buku. atau paling tidak pentingnya masing-masing aktivitas dapat ditentukan berdasarkan alasan-alasan yang kuat. dan sebagainya (Winston. Bila terlalu banyak buku bilang. pemindahan sarana. dalam pengertian bahwa seluruh kegiatan adalah spesifik sehingga tidak dapat dianggap sebagai basil kegiatan lain. dapat dilakukan pengontrolan secara optimum sehingga terjadi penghematan waktu. dan (e) dalam satu saat dapat dilakukan lebih dari satu aktivitas (Simarmata. pengambilan keputusan dan evaluasi berbagai kegiatan perpustakaan. rusak. 1991). 1991). sehingga dapat dijadikan dasar dalam perencanaan. Analisis jaringan kerja pada dasamya merupakan penerapan teori grafik dalam pelaksanaan suatu sistem kerja proyek yang mempunyai sifat-sifat sebagai berikut: (a) dilakukan hanya sekali.dalam kegiatan tersebut. atau salah tempat. akan tetapi pada waktu ini. Verifikasi koleksi diperlukan karena buku dapat hilang. sedangkan kejadian (event) awal atau akhir dari suatu aktivitas disimbolkan dengan simpul (lingkaran kecil) (Jihat Gambar 1). peraneangan produk baru. dan (e) evaluasi atau optimasi proyek itu sendiri (Simarmata.

= pengerakan kernbali (waktu yang diperlukan adalah 2 hari). penagihan buku yang masih dipinjam pengguna (waktu yang diperlukan adalah 7 hari). Kegiatan A. L 0= = = = kegiatan merapikan susunan koleksi buku di rak-rak koleksi (waktu yang diperlukan adalah 7 hari). Kegiatan M dapat dilakukan setelah kegiatan H Kegiatan verifikasi koleksi buku yang berlangsung selama 30 hari. Pada prakteknya. setelah kegiatan J. maka dapat dibuat diagram atau model analisis jaringan kerja dari kegiatan terse but. Banyak pustakawan menganggap bahwa verifikasi koleksi dengan menggunakan metode shelf list merupakan metode terbaik untuk kegiatan stok opname. Kegiat~ H dapat dilakukan setelah kegiatan . = penghapusan data buku yang benar-benar hilang (waktu yang diperlukan adalah 1 hari). penelusuran buku yang tidak ada di rak koleksi antara lain kartu peminjaman/kartu buku yang dip injam. terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut: A B C D E F 0= selesai : 11. = pembuatan kartu katalog untuk buku yang tidak ada kartu katalognya (waktu yang diperlukan adalah 3 hari). = pencabutan kartu shelf list yang bukunya benarbenar hilang (waktu yang diperlukan adalah 2 hari). penyusunan buku yang kembali dari peminjaman (waktu yang diperlukan adalah I hari). K. Pelaksanaan kegiatan ini pada umumnya dilakukan setiap menjelang akhir tahun yakni pada pertengahan bulan Nopember sampai dengan pertengahan bulan Desember. Pada saat diadakan verifikasi koleksi buku. G H I J K L M PELAKSANAAN VERllnKASI KOLEKSIBUKU DENGAN PENDEKATAN ANALISIS JARINGAN KERJA Ruang N penelusuran buku yang tidak ada kartu katalognya (waktu yang diperlukan adalah 3 bari). Berdasarkan jenis dan perkiraan waktu masingmasing aktivitas dalam kegiatan verifikasi koleksi buku. Selain itu metode tersebut dapat diIakukan oleh banyak petugas pada waktu bersamaan. I. pelayanan perpustakaan tetap buka karena metode yang dipakai adalah menggunakan shelf list. 1999 . Kegiatan E dapat dilakukan setelah kegiatan C selesai 4. B dan C dapat dilakukan serentak 2 Kegiatan 0 dapat dilakukan setelah kegiatan A dan B selesai 3. Kegiatan F dart G dapat dilakukan setelah kegiatan 0 selesai 5. = penggabungan dan pelengkapan kartu shelf list (waktu yang diperlukan adalah 2 hari). sedangkan perpustakaan besar dapat melakukan dua atau tiga kali dalam setahun (Simarmata. = penyusunan laporan kegiatan (waktu yang diperlukan adalah 5 hari). pembenahan jajaran kartu katalog (waktu yang diperlukan adalah 5 hari). Kegiatan L dapat dilakukan setelah kegiatan F selesai 10. Kegiatan I dapat dilakukan setelah kegiatan H selesai 7. 1991). maka tahap awal atau "Early Start" (ES) dari masing-masing tahapan kerja dapat dihitung dengan rumus: 20 Jumal Perpustakaan Pertanian Vol. 8._G selesai 6.Salah satu metode verifikasi koleksi buku adalah dengan menggunakan shelf list (daftar pengerakan). pencocokan kartu shelf list dengan koleksi (waktu yang diperlukan adalah 5 hari). Kegiatan J dapat dilakukan setelah kegiatan I selesai 8. Nomor I. Verifikasi koleksi buku dengan menggunakan metode ini memungkinkan pelayanan perpustakaan tetap berjalan atau tanpa harus menutup kegiatan pelayanan perpustakaan. Dengan demikian diharapkan para pengguna yang memanfaatkan jasa pelayanan perpustakaan tidak terganggu. (waktu yang diperlukan adalah 2 hari). kegiatan penjajaran kartu shelf list (waktu yang diperlukan adalah 3 hari). Analisa Waktu uutuk Tahapan Kerja Berdasarkan waktu paling awal atau paling cepat suatu aktivitas dapat dilaksanakan. Model analisis jaringan kerja terse but itu dapat dilihat pada Gambar I. = Lingkup Adapun urutan masing-masing bagai berikut: aktivitas adalah se- Kegiatan verifikasi koleksi buku membutuhkan penanganan dan pengontrolan yang memadai. Kegiatan N dapat dilakukan dan M selesai. perpustakaan kecil rnelakukan verifikasi koleksi setahun sekali. Kegiatan K dapat dilakukan setelah kegiatan E dan F selesai Jenis dan Rangkaian Aktivitas 9. sehingga memakan waktu lebih kurang satu bulan (30 hari).

(20~5)." ·bfI.tue.~!.- )If L c o ---~ Gambllr 1..wlli lcc.. 3 ES (4) ."lIIrf (I.8.25· 5 = 20 (6)' "" 2S· 2 . i)J::t: . dipiliidiii~ yang'mahimu..5 25 LF(8) ..(. j " Ice '.hImal PerpuslaJcaQ!JPerlfillian Jlo/." .1' tB L '---@8 v"- . 2S· 2 "" '23 LP (4)(23-2).: i' ES (10) = (8+2).uw.11"" lqI. .a... Simpul):q_. 7 + 5 .khir simpul 'Ice i. LF (9) .~ak~~ p."'tll po.12 ES (6) '" 12 +2 .rifljrui '.! nilainya lebi~ djp'j satu nilai. sebapi:. LF ESj ~ males i (ESi + Oij) dimana ESj = tahap awal simpul Ice J: max... -~i3.18 LF(2) = 3 ..!~S_ (~)."jlf dhuto. Dr1 G F' --"14''_ 3 -- tlt1 . hk- brja bgiflttu' pe. ltegiatan l. ._I~. .7): "'!..18.~ 23. sehingga :" _ ES (I) = 0 + 7 = 7 ES (3) '" 0 + 7 = 7 ES (5) .~O. maka model jarihgan kerja untuk kegiatan veriflkasi koleksiakan berubah meri. Modd jatingq."'.a.' (terbesar)..~n}...~8 . 24·3 '" 21 LF (3) =: 23·..._ ' "" '.11._. = .I 24 'LF (S) . I-I dipilih. ' ~..' " ~lA . (terkeci I). I "" 8 ~S (2) ..~!J~~.-untuk mengakhiri' kegiatan pada sim_ll.. . ...' E5.:r" JI8 ~ .J drn. . (21-3). ...~-~s. Ice i.' '.1an Lintasau.._' E! yang niiaiAya lebib dui satu 'nilai.llImus:.~~~~: ~~r~~~r~.t:i • khir .. waktu antara uIP-tl.(I):.39~.'oij) :' .' Dij . -..: I -. min j . J S. nilai yangminimUDl GlUllbar 1..lntasan dUIJlDlY jolrlsl ~. (14+2).' d_imana LFi _ tabap .ailcllaD da.' LFi -~ i '(LFJ ..li"g-t!epal Itart) dillf . ~ tt1 ~'4 A -~11_21i .. i'" waktu paling ecpat untak mutai ?lUIa simp.14 'Dengan perhiturigan BS dan'LF di atas. '.tate Finish" (LF) dari ~ing-. 'It.. .mullIl (early jol~b.. hgia.~ _ 'j'. c .---___::8:__~ (:) 12 . " Dij = .lkintu~ i dlUl j I sehingga: ... :+ -..hll)... . 23 LF (7) .fiS . maka .~_. (18+1)..Waktu paling lam-.. o . . ItuIHI"'" Simpul kegiaten Untasan Lintasan kegiatan dummy Late fin is (LF) Early start (ES) ". 22 LF (L) . 7 +.a" n.. ..at"Hlapat dihitung .s.te p~t"'tIllf." 2~ . ~J~ 1999 21 . .I .25.. Model jo.. .~ till r.. '.~ - -.:~F.. . .'dengan . .wllktu an tara untuk -Un wan i dan j..n krrja k~glfU_ vuljljrul d. l LF yan.I~bat '~u pahng lama suatu aktivitas dapat dilakukan.1 .ing:Jregi..I.. r.'" ' LF (10) = 30 . 0 + l "'.ri"6o."".7 . / / ~ .~ 5'~.jadiseperti Yang tampak pada Garilbar 2..u.0".3'.

@ 0 c ------Linlnan Lintasan pelaksanaan keliatan . pada teaiataa leksi butll eli pcrpustakaa. TFij . . Oi. EFij 7 3 1 LSij vcrifikui ko- Attivitas A atau S kc I B atau S ke 2 CatauSte3 D atau I ke 4 E atau 3 te 5 F lIau 4 ke 1 G atau 4 kc 6 Hatau1kc8 I atau 5 ke 10 J atau 6 ke 10 K atau 8 ke 10 L atau 8 ke9 M atau 9 ke 10 N . .. sclisih tBhap akbir dcngm waktu Intara untuk simpul i dan j.simpul dimana aktivilu diakhiri. Tibet 1. Hasil penetapan Iintasan kritis tersebut menunjukkan bahwa aktivitas penjajaran shelf list paling awal ~ till ~-N.. lintasan kritis pelengkapan kartu shelf 14tt). TFij~ alaB .~ 15 6 4 22 18 12 12 15 8 14 18 14 18 18 20 2S 10 16 19 20 25 30 21 21 23 23 24 18 20 2S 23 21 23 24 25 25 25 20 25 30 15 6 o . discbut juga scbagai ~Total Float".tau 10 ke F LF. Selanjutnya pada Gambar 3 juga dapat diketahui bahwa aktivitas tblmmy (dari kejadian 2 ke 8) juga merupakan lintasan kritis. dan LFj .. ESi + Oij di mana: LSij . sedang gambar lintasan kritisnya tercantum pada Gambar 3. kclcbihan walttu yang tcrscdil pada suatu kcgiatan scbelum sampai mcmpcnglruhi jalur kritis. .ESi = TFij. Dij 7 3 7 ESj. Penentuan Iintasaa kritis diperlibatkan pada Tabell. Lintasan iritis menunjukkan bahwa aktivitas pada jalur tersebut tidak boleh terlambat agarkegiatan dapat berlangsung dengan lancar.) o .) 9 6 15 9 6 o .hunal Perpustakaan Per/anUm Yol. II TFij 0 0 0 7 7 5 I 3 2 3 2 2 2 5 5 12 8 IS 4 0 15 13 22 18 3 o .) Lintasan kritis terjadi apabila TFij = 0. aktivitas 9-10 (pembenahan jajaran kartu katalog). 1999 . dan aktivitas IG-F (penyusunan laporan). atau ES :. LF.Untuk meogetahui lintasm kritis pada analisis jariogan kerja tersebut. 8. dan EFij . dilakukan analisis tabuJasi dengan meogguoakan rumus berikut: LSij . Dari Tabel 1 dapat diketabui bahwa terdapat empat lintasan kritis pada kegiatan verifikasi koleksi buku dengaa metode shelf list..Oij.. Nomor 1. sUnpul dimanl aktivitu dimulli."''''Y /III Is (LF) Early start (ES) 22 ..EFij . yaitu lintasan atau aktivitas S2 {penjajaran shelflist}. LSij = LFj . Pcncntuan Iilltaun laitis.. aktivitas 8-9 (penggahungan atau Keteranpn: ..) . ."''''Y linluan Lintasan krilis Lintasan kritis sekali!us lAte .. wlktu antara untuk lintuan i dan.. EFij '" tabap awal simpul kc i + wlktu IAwa untuk lintasan i dan j..

penggabungan atau pelengkapan kartu shelf list. Kajatno. T. Pada aktivitas-aktivitas tersebut tidak boleh terjadi kelambatan agar verifikasi koleksi buku dapat berjalan Ali. W. Berdasarkan penerapan metode tersebut. 1981. Jakarta: Gramedia. 8. diketahui bahwa kegiatan verifikasi koleksi buku mempunyai beberapa lintasan kritis di antaranya pada aktivitas penjajaran shelf Jist (aktifitas dari S ke 2). J. Jakarta: BPK Gunung Mulia. 1991. Aktivitas pembenahan jajaran kartu katalog paling eepat dapat dimulai pada hari ke-20 dan harus selesai paling lambat pada hari ke-2S. S. Operations Research: applications and algorithms. pembenahanjajaran kartu katalog (aktivitas dari 9 ke 10) dan penyusunan laporan (aktivitas dari 10 ke F). Operations Research: a tool for library management. Pelengkapan kartu shelf list paling awal dapat dimulai pada hari ke-18 dan harus selesai paling lambat pada hari ke-20. California: Duxbury Press. Winston. 2nd Edition. Penuntun Praktis Analisa Jaringan Kerja sebagai Sarana Management. Sulistyo-Basuki. A. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Jakarta: Lembaga Penerbit FEUI. 1991. 1999 23 . I. Dj. Prinsip-prinsip Network Planning. Mulyono. Jilid 1 Cet.dapat dmulai pada hari ke-O dan harus diakhiri paling lambat pada hari ke-3. Simarmata. DAFfAR PUSTAKA KESIMPULAN Metode analisis jaringan kerja dapat diterapkan pada kegiatan verifikasi koleksi buku di Iingkungan perpustakaan. Jurnal Perpustokaan Pertanian Vo/. Operations Research. SeJanjutnya aktivitas penyusunan laporan harus dimulai paling awal pada hari ke-25 dan paling lambat diselesaikan pada hari ke-30 dari pelaksanaan kegiatan verifikasi koleksi buku terse but. S. P. (aktivitas dari 8 ke 9). Operations Research: sebuah pengantar. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. dan Rowley. Nazeni. H. 1991. ke-7. 1995. Rowley. E. Kegiatan verifikasi koleksi bulru dengan metode analisis jaringan kerja temyata eukup efektif dan efisienkarena dapat digunakan untuk meraneang kegiatan stok opname dan menentukan kegiatan-kegiatan lainnya yang perlu dilakukan. J. 1991. L. dengan lanear. 1974. Chicago: American Library Association. Jakarta: Jajasan Badan Penerbit Pekerjaan Umum. Nomor I. Pengantar Ilmu Perpustakaan. 1997 Uraian Lengkap Methode Network Planning.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful