BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pelaksanaan Magang Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fis UNP

Magang Profesi Program Studi Ilmu Administrasi Negara merupakan salah satu kegiatan pelatihan untuk menerapkan berbagai pengetahuan, sikap dan keterampilan dalam melaksanakan memperoleh pengalaman nyata mengenai Administrasi Negara, Pelaksanaan magang ini bertujuan untuk melatih mahasiswa agar memiliki kemampuan mengaplikasikan teori-teori yang diperoleh di bangku perkuliahan agar mahasiswa memperoleh pengalaman praktis di lapangan yang berkaitan dengan bidang garapan. Disamping memberikan perkuliahan yang bersifat teori, Program Studi Ilmu Administrasi Negara memandang perlu memberikan latihan dan membekali mahasiswa dengan melakukan praktek-praktek lapangan di lembaga-lembaga/instansi Pemerintah maupun Swasta, sehingga mahasiswa dapat menimba pengalaman nyata dari praktekpraktek tersebut.

Berdasarkan dan maksud Magang di atas maka mahasiswa bisa melatih dan membekali ilmu yang dimilikinya di lapangan. Dalam melakukan Magang, mahasiswa benar-benar dituntut untuk melakukan berbagai kegiatan selama jangka waktu tertentu yang dibimbing oleh Supervisor di lapangan dan dibantu oleh dosen pembimbing. Dalam Pelaksanaan Magang banyak pengalaman yang dapat diperoleh oleh mahasiswa dilapangan. Disamping ilmu, mereka juga mengalami proses langsung dan penerapan dari berbagai teori yang telah dipelajari, juga dikenalkan langsung dengan dunia kerja yang sebenarnya. Dengan adanya Program Magang ini, mahasiswa diharapkan siap untuk terjun ke dunia kerja yang sesuai dengan keahliannya.

B.Deskripsi Tentang Instansi a. Letak Lokasi Praktek Praktek Lapangan Teknologi Pendidikan dilaksanakan di UPTD Balai Diklat Koperasi yang terletak di Ulak Karang Padang tepatnya di Jl. S. Parman No.121. UPTD Balai Diklat Koperasi merupakan cabang dari Dinas Koperasi, Perindustrian dan Perdagangan (Dinas Koperindang) yang terletak di Jl. Jend Sudirman No. 51 Padang. Berkenaaan dengan Keputusan Gubenur Sumatera Barat melalui surat keputusan Nomor 22 Tahun 2001 tentang pembentukan Unit Pelaksanaan Teknis Dinas Daerah Propinsi Sumatera Barat, salah satu diantaranya adalah UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi, yang menpunyai tugas pokok yaitu melaksanakan sebahagian tugas teknis operasional Dinas dibidang Pendidikan dan Latihan Koperasi. Dalam menjalankan tugasnya UPTD Balai Diklat Koperasi bertanggung jawab kepada Dinas Koperasi, Perindustrian dan perdagangan (Dinas Koperindag). Letak Balai Diklat Koperasi sangat kondusif dan strategis terletak di pinggir jalan raya menuju Pasar Raya dengan mudah dijangkau melalui kendaraan, baik roda empat maupun roda dua. Secara geografis letak Balai Diklat Koperasi adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Sebelah Utara berbatasan dengan Kantor Pengadaian. Sebelah Selatan berbatasan dengan Perumahan Penduduk. Sebelah Timur berbatasan dengan Perumahan Penduduk. Sebelah Barat berbatasan dengan Jalan Raya Menuju Pasar Raya Padang. Ditinjau dari kondisi fisik UPTD Balai Diklat Koperasi mempunyai fasilitas yang terdiri dari : 1. Ruang Kepala UPTD Balai Diklat Koperasi

Ruangan ini Khusus dipakai untuk ruangan kerja kepala UPTD Balai Diklat Koperasi, dan berukuran + 48 m2. Tabel 1. Sarana dan Prasarana Ruang Tata Usaha No 1 2 3 4 5 Nama sarana Televisi AC Meja Kursi Sofa Jumlah 1 2 4 2 4 Kondisi Baik Baik Baik Baik Baik

2. Ruangan Tata Usaha Ruangan Tata Usaha UPTD Balai diklat Koperasi berukuran + 48 m2 dengan dilengkapi sarana sebagai berikut: Tabel 2. Sarana dan Prasarana Ruang Tata Usaha No 1 2 3 4 5 Nama sarana Komputer Meja Kursi Lemari Printer Jumlah 1 8 8 2 1 Kondisi Baik Baik Baik Baik Baik

2. Ruangan Program Ruangan Program ini digunakan untuk merencanakan dan merancang Program pelatihan / diklat, yang berukuran + 40 m2, kondisi baik, dilengkapi fasilitas sebagai berikut: Tabel 3. Sarana dan Prasarana Ruang Program No 1 2 3 4 5 Nama sarana Komputer Meja Kursi Lemari Printer Jumlah 2 4 4 3 2 Kondisi Baik Baik Baik Baik Baik

3. Ruangan Widyaiswara

Ruangan ini digunakan oleh tim pengajar, yang berukuran + 40 m2, dengan fasilitas sebagai berikut:

Tabel 4. Sarana dan Prasarana Ruang Widyaiswara No 1 2 3 4 Nama asrama Komputer Meja Kursi Lemari Jumlah 1 4 4 2 Kondisi Baik Baik Baik Baik

4. Ruang Belajar Ruang belajar yang dimiliki UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi 1 buah, ukuran 60 m2 kondisi baik dengan dilengkapi sarana belajar yang terlihat pada tabel di bawah ini: Tabel 5. Sarana dan Prasarana Ruang Belajar No 1 2 3 4 5 6 7 8 Nama Sarana Kursi Belajar Meja Belajar White Board AC Microphon OHP Infocus/LCD Laptop Jumlah 30 Buah 30 Buah 2 Buah 2 Buah 1 Unit 1 Unit 1 Unit 1 Unit Kondisi Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik

5. Ruang Penunjang a. Mushala Untuk keperluan ibadah UPTD Balai Diklat Koperasi juga memiliki sebuah mushala yang berukuran 24 m2 dengan kondisi cukup baik. b. Aula

Biasanya aula digunakan untuk ruangan pertemuan, seminar dan pelatihan. Ukuran aula yang dimiliki oleh UPTD Balai Diklat Koperasi cukup representatif dengan ukuran 120 m2 dengan kondisi baik dan dilengkapi sarana sebagai berikut : Tabel 6. Sarana dan Prasarana Aula No 1 2 3 4 5 7. Asrama Asrama yang dimiliki UPTD Balai Diklat berbeda letak dengan Kantor UPTD Balai Diklat Koperasi, asrama terletak di JL. S. Parman No. 233. Letak asrama berseberangan jalan dengan kantor UPTD Balai Diklat Koperasi. Asrama adalah fasilitas yang menbedakan UPTD Balai Pendidikan dan Latihan dengan lembaga non pelatihan lainnya, fasilitas yang ada di asrama UPTD Balai Diklat Koperasi adalah a. Kamar Asrama UPTD Balai Diklat Koperasi memiliki kamar sebanyak 14 buah. Ukuran tiap kamarnya 24 m2 dengan kapasitas 4-6 orang sekamar, dilengkapi kamar mandi, kipas angin dan 2 buah tempat tidur bertingkat. b. Ruang Makan Ruang makan yang ada di asrama UPTD Balai Diklat Koperasi dilengkapi 60 buah kursi dan 60 buah meja makan dan 2 buah kipas angin. 8. Ruang Perpustakaan Nama Sarana Kursi Belajar Podini Sound Sistem AC Kapasitas Ruangan Jumlah 90 Buah 1 Unit 1 Unit 4 Unit 100 Orang Kondisi Baik Baik Baik Baik Baik

Ruangan perpustakaan yang dimiliki UPTD Balai Diklat Koperasi berukuran 48 m2 dengan kondisi cukup baik, dengan jumlah koleksi buku-buku tentang perkoperasian dan umum sebanyak 2.951 buku yang terdiri dari : a. Buku tentang perkoperasian dan buku umum terdiri dari 1.218 Judul. b. Modul diklat terdiri dari 54 eksemplar. c. Laporan sebanyak 260 eksemplar d. Majalah/kliping terdiri dari 275 eksemplar e. Brosur sebanyak 45 eksemplar. (Denah Ruangan dan Mess UPTD Balai Diklat Koperasi dapat dilihat pada lampiran 1-2) b.Fungsi Tugas pokok UPTD Balai Pendidikan dan latihan Koperasi ialah melaksanakan sebagian tugas teknis operasional Dinas di bidang Pendidikan dan latihan Koperasi. Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Unit Pelaksanaan Teknis Dinas mempunyai fungsi: 1. Penyusunan Rencana Pembangunan Teknis Operasional. 2. Pengkajian dan Analisis Teknis operasional 3. Pengujian dan persiapan Teknologi di Lapangan . 4. Pelaksanaan Kebijakan Teknis di bidangnya. 5. Pelaksanaan Operasional Pelayanan Kepada Masyarakat sesuai dengan bidang tugasnya. 6. Pelaksanaan Operasional Tugas Teknis Dinas Sesuai Dengan Bidangnya. 7. Pelaksanaan Pelayanan Teknis administrasi Teknis ketatausahaan Unit Pelaksana Teknis Dinas. Di samping tugas pokok dan fungsi dari UPTD Balai Diklat Koperasi juga memiliki visi dan misi dalam menjalankan tugasnya. Visi dari UPTD Balai Diklat

Koperasi adalah Balai Pendidikan Latihan Koperasi sebagai lembaga Terpercaya dari UPTD Balai Diklat Koperasi adalah 1. Meningkatkan kualitas Program Pendidikan dan Latihan. 2. Meningkatkan Profesional SDM Balai Diklat Pendidikan dan Latihan Koperasi (Widyaiswara dan Penyelenggara) 3. 4. 5. Memfasilitasi dan menjalin jejering Pelatihan KUKM. Meningkatkan produktivitas dan daya Saing SDM KUKM. Meningkatkan Peran Serta dan Prakarya Masyarakat dalam Pengembagangan SDM KUKM. 6. Meningkatkan Pelaksanaan sistim monitoring dan evaluasi pendidikan dan latihan.

7. Melengkapi sarana, prasarana dan sumber daya Pendidikan dan Latihan UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi. B. Struktur Organisasi dan Personil UPTD Balai Diklat Koperasi, dalam menjalankan tugasnya memiliki struktur organisasi yang berkerjasama dalam menjalankan semua tugas-tugas dalam

penyelenggaraan Diklat, struktur atau susunan organisasi Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi Sumatera Barat adalah seperti yang tergambar dibawah ini:

KEPALA H. Erman, SE. MM

Sub BagianTata Usaha Nurmelli. RA, SE

Seksi PelaksanaanProgram Dan Pengembangan Melyanti Syahrial, SH. MM

Seksi Penyelenggara Pendidikan Dan Latihan Ir. Anizar

Gambar 1: Bagan Susunan Organisasi Balai Pendidikan Dan Latihan Koperasi Sumatera Barat C. Perincian Tugas Bagian/Unit Uraian Tugas Kepala, Sub Bagian, Kasi pada UPTD Dinas Koperasi Propinsi Sumatera Barat. 1. Uraian Tugas dan Fungsi Kepala UPTD a. Kepala UPTD Balai Diklat Pendidikan dan Latihan Koperasi dalam melaksanakan tugasnya meliputi perencanaan, perumusan kebijaksanaan serta penyusunan program kerja dalam rangka pelaksana tugas. b. Dalam melaksanakan tugas tersebut Kepala UPTD mempunyai fungsi: 1). Penyusunan rencana pembangunan teknis operasional Balai Pendidikan Dan Latihan Koperasi. 2). Pengkajian dan analisis teknis operasional pelaksanaan tugas Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi.

3). Pelaksanaan kebijakkan teknis operasional Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi. 4). Melakukan pengawasan teknis operasional Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi. 5). Pelaksanaan pelayanan teknis administrasi ketatausahaan UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi. 6). Pelaksanaan operasional pelayanan kepada masyarakat Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi. 2. Uraian Tugas dan Fungsi Sub Bagian Tata Usaha a. Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan pengelolaan urusan rumah tangga UPTD, perlengkapan, surat menyurat, protokol, keuangan, kepegawaian, organisasi dan tatalaksana dan hubungan masyarakat. b. Dalam melakukan Tugas Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi sebagai berikut: 1). Pengelolaan urusan rumah tangga UPTD, perlengkapan, surat menyurat, pengadaan barang dan jasa dan protokoler. 2). Pengelolaan administrasi keuangan. 3). Pengelolaan administrasi kepegawaian. 4). Pengelolaan organisasi dan tatalaksana 5). Pengelolaan hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku bagi kepentingan UPTD. 6). Melaksanakan pelayanan informasi dan hubungan masyarakat. 7). Menbuat rencana kerja sub bagian tata usaha. c. Sub Bagian Tata Usaha, terdiri dari ; 1). Bagian umum

Bagian umum mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat dan surat keluar, kearsipan, rumah tangga, perlengkapan, humas dan protokoler. 2). Bagian Kepegawaian Bagian kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan

penyusunan rencana kebutuhan pegawai, mutasi, gaji berkala, pendidikan dan latihan, cuti, kesejahteraan pegawai, kehadiran dan administrasi kepegawaian lainnya. 3). Bagian Keuangan Bagian keuangan mempunyai tugas penyelenggaraan pelayanan keuangan rutin dan pendapatan, menata pembukuan keuangan, membuat laporan keuangan rutin dan pendapatan, memelihara dokumen keuangan serta membuat laporan pertanggung jawaban sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku.

3.

Uraian Tugas dan Fungsi Seksi Pelaksana Program dan Pengembangan a. Seksi Pelaksanaan Program dan Pengembangan dipimpin oleh seorang kepala seksi yang bertanggung jawab kepada Kepala UPTD. b. Seksi Pelaksanaan Program dan Pengembangan mempunyai tugas menyiapkan bahan rencana dan program kerja serta mengawasi pelaksanaan kerjanya sesuai ketentuan yang berlaku. c. Uraian Tugas Seksi Program dan Pengembangan adalah : 1). Mengumpulkan data dan bahan tentang Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM. 2). Menyiapkan Bahan penyusunan rencana Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM.

3). Menyusun Rencana Anggaran Satuan Kerja (RASK) dan Rencana Dokumen Anggaran Satuan Kerja (DASK) Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM. 4). Mengkoordinasikan rencana program Diklat dengan bidang di lingkungan Dinas Koperindag. 5). Melakukan koordinasi kegiatan program diklat dengan Dinas terkait dan stake holder. 6). Menyusun dan penilaian kinerja Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM. 7). Menyiapkan bahan dan mensosialisasikan prosedur dan tata kerja, petunjuk teknis Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM. 8). Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam pelaksanaan penyusunan Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM. 9). Mengindentifikasi Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM. 10). Memberikan petunjuk dan mengawasi pelaksanaan kegiatan perpustakaan. 11). Mendata dan menganalisa kegiatan pelatihan dan peserta pendidikan dan pelatihan Koperasi dan UKM. 12). Mengevaluasi penyelenggara pendidikan dan pelatihan Koperasi UKM. 13). Menghimpun laporan program tindak lanjut kegiatan pelatihan perkoperasian dan UKM oleh KAB dan Kota serta Dinas Instansi terkait dan BUMN. 14). Menbuat rencana dan program kerja seksi program dan pengembangan.

15). Menyiapkan bahan penyusunan sistim informasi manajemen pendidikan dan latihan koperasi dan UKM. 16). Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan. 17). Menyerahkan laporan pelaksanaan tugas. 4. Uraian Tugas dan Fungsi Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan a. Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan dipimpin oleh seorang kepala seksi yang bertanggung jawab pada Kepala UPTD. b. Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan data Pelaksanaan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM. c. Uraian Tugas Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan adalah 1) Menghimpun dan mengolah data yang menyangkut pelaksana pendidikan dan latihan. 2) Menghimpun dan mengolah materi Diklat dan mengkoordinasi dengan Widyaiswara/Instruktur/Tenaga Pengajar. 3) Menghimpun kurikulum, silabi daan modul Diklat. 4) Membuat kelompok sasaran masing-masing jenis Diklat. 5) Mengindentifikasi keunggulan-keunggulan kurikulum dan jenis Diklat. 6) Menyusun kurikulum dan silabi Diklat yang baru dan merencanakan pengembangan modul-modul Diklat. 7) Menjaga kelancaran tersedianya sarana kebutuhan Diklat. 8) Merencanakan teknis pelaksana Diklat yang baik, persiapan panitia beserta penugasannya. 9) Membuat jadwal pelaksanaan Diklat dan mengkoordinasikan dengan Widyaiswara//Instruktur/Tenaga Pengajar. 10) Mengatur dan Melaksanakan urusan administrasi penyelenggara Diklat..

11) Menganalis dan melakukan evaluasi proses pelaksanaan Diklat. 12) Membuat rencana dan program kerja Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan. 13) Menyiapkan bahan pelaksanaan Diklat. 14) Menganalisa, menilai dan mengevaluasi kegiatan pelaksanaan Diklat. 15) Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan. 16) Menyerahkan laporan pelaksanaan tugas. 17) Mengkoordinasikan kegiatan pelatihan dengan Kabag di lingkungan Dinas Koperindag. 18) Melakukan koordinasi dengan instansi lain/BUMN/Badan-badan lain dalam pelaksanaan pelatihan pada UPTD Dinas Koperindag Sumbar.

5. Uraian Tugas Kelompok Jabatan Fungsional a. Fungsional Pustakawan Uraian Tugas Pustakawan ; 1) Menjaga, mengawasi pencatatan buku-buku pustaka. 2) Menjaga kebersihan dan kerapian buku-buku pustaka. 3) Menghimpun dan mengolah catalog. 4) Memberikan dan melaksanakan pelayanan kepustakaan. 5) Mengolah, menghimpun, menyusun buku-buku perpustakaan. 6) Merencanakan pengadaan buku-buku pustaka. 7) Menghimpun dan mengkliping berita-berita koperasi dan UKM. 8) Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan. b. Fungsional Widyaiswara/Instruktur Uraian Tugas Widyaiswara/Instruktur :

1) Mengumpulkan data dan bahan untuk menyusun kurikulum pelatihan bagi aparatur dan gerakan koperasi dan usaha kecil dan menengah. 2) Membantu menyiapkan kurikulum dan silabi Diklat. 3) Menyusun modul Diklat sesuai dengan kurikulum dan silabi yang dibuat. 4) Memilih metode pelatihan yang tepat untuk melaksanakan Diklat. 5) Menelaah hasil evaluasi pelaksanaan Diklat. 6) Membuat rencana peningkatan dan pengembangan kemampuan

Widyaiswara/Instruktur. 7) Mencari dan menyiapkan rencana kegiatan penelitian tentang hasil dan tindak lanjut Diklat. 8) Merencanakan kegiatan seminar-seminar pengembangan SDM Koperasi dan UKM. 9) Aktif melakukan studi kepustakaan. 10) Mengembangan kegiatan penelitian tentang koperasi dan UKM. 11) Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan. C.Perencanaan Kegiatan Magang Magang dilaksanakan setiap hari kerja selama 45 hari kerja,mulai tanggal 2 Januari sampai 20 Februari 2012.sebagaimana yang telah penulis jelaskan pada proposal Magang ,Penulis ingin mengetahui tentang Manajemen Penataan dan Pemusnahan Arsip di UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat . Penempatan penulis pada bidang Tata Usaha dan Perpustakaan selama program magang berlangsung telah banyak membantu penulis untuk mengetahui Manajemen Penataan dan Pemusnahan Arsip yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku .Tugas-tugas yang akan dilakukan selama proses magang adalah pekerjaan

yang berkaitan dengan Administrasi perkantoran seperti mengelola surat masuk dan surat keluar ,Pembuatan Jurnal Kas masuk dan Kas Keluar serta yang berhubungan dengan kepegawaian .sebelumnya agar pekerjaan yang dilakukan dapat lebih fokus maka penulis menyusun suatu perencanaan kegiatan pada Instansi tersebut sehingga memudahkan mendapatkan informasi ,dan semua pekerjaan itu dilakukan sesuai dengan arahan dan bimbingan supervisor selama diTempat Magang :

Adapun rencana kegiatan Magang yang akan dilakukan adalah: 1.Melakukan Observasi ,mempelajari prosedur kerja Kantor di instansi tempat penulis magang dan ikut serta dalam proses penataan arsip di ruang tata usaha serta di ruang Perpustakaan 2.Melihat dan ikut serta dalam membantu para staf/Pegawai dalam pelaksanaa kegiatan teknis lainnya. 3.Melakukan kegiatan studi kepustakaan yaitu mencari sumber bacaan atau referensi yang berkaitan dengan Pengarsipan dan pengelolaannya. 4.Mencari dan mengumpulkan data untuk bahan penyusunan laporan magang sesuai dengan topik yang diambil. D.Pelaksanaan Kegiatan Magang Kegiatan Magang yang penulis lakukan sudah terlaksana dengan baik yang mana Penulis laksanakan mulai tanggal 2 Januari samapai 20 Februari 2012 .Penulis terdiri dari 4 Mahasiswa Magang di Kantor UPTD Balatkop perindustrian dan Perdagangan Propinsi Sumatera Barat yang mana penempatannya pada bagian-bagian yang berbeda ,Penulis sendiri ditempatkan pada bagian Tata Usaha dan Kepustakaan yang mana kegiatannya menyangkut tentang Adminstrasi Perkantoran seperti mengelola surat masuk dan surat keluar,Laporan perjalanan Dinas Pegawai serta

kegiatan lain seperti pembuatan Laporan keuangan seperti pengelolaan anggaran APBN dan APBD di untuk tahun 2012 yang akan dicanangkan dan sedangkan tugas lain yang diberikan oleh supervisor adalah penyusunan Buku-buku perpustakaan dan arsip yang sesuai ketentuan yang berlaku . Dalam kegiatan Magang ini penulis tidak terfokus pada satu kegiatan saja sehingga penulis bisa mengetahui lebih banyak kegiatan kegiatan yang dilakukan pada Instansi tersebut .berhubungan dengan rencana kegiatan yang telah dilakukan dikatakan sudah terlaksana dengan baik yaitu penulis bisa membantu pegawai dan staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Permasalahan yang penulis temukan dilapangan tidak begitu banyak dan semua bisa dipecahkan karena pegawai dan stafnya selalu bersedia menolong dan membantu.seperti permasalahan penulis temuai dilapangan terutama di bagian Kepustakaan masih ada buku buku perpustakan yang belum terdata dengan baik sesuai dengan penataannya sehingga buku-buku yang belum terdata lebih rentan hilang atau berpindah tempat dari lemari yang satu ke lemari yang lain sehingga untuk mencari dan menemukan kembali memerlukan waktu yang cukup lama.disini penulis diberi tugas oleh supervisor untuk menata kembali daftar buku yang belum terdata dan menyusunnya sesuai dengan administrasi perkantoran yang sudah penulis pelajari di kampus ,disini penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana manajemen penataan arsip dan pemusnahannya di UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat.

BAB II PROSES MENGELOLA PENATAAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP DI UPTD BALAI DIKLAT KOPERASI DAN USAHA MIKRO,KECIL DAN MENENGAH (UKM) PROPINSI SUMBAR A.Aspek-Aspek Teoritis Arsip(Archieves) berasal dari bahasa yunani ,yang diartikan sebagai tempat atau gedung untuk penyimpanan surat-surat dan dokumen-dokumen .pada pasal 1 UU No.7 tahun 1971 ,arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan pemerintah,swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal mapun kelompok ,yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari. Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbaga ibentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknolog iinformasi dan komunikasi lembaga dan yang

dibuatdanditerimaolehlembaga perusahaan, organisas

negara,

pemerintahan

daerah,

pendidikan, perseorangan

ipolitik,

organisasi

kemasyarakatan,

dalampelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsadan bernegara (UU No. 43 tahun 2009) Menurut kamus ensiklopedia indonesia : Arsip adalah simpanan surat surat penting yang mana surat penting merupakan apabila memenuhi persyaratan mempunyai kepentingan baik masa kini maupun untuk masa yang akan datang bagi organisasi dan harus di simpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dapat di temukan.

Menurut para ahli : a. Drs. Basir Barthes

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun dalam bentuk bagan yang memuat keterangan keterangan mengenai suatu subjek ataupun peristiwa yang di buat orang untuk membantu daya ingat orang tersebut., b. Idris dkk. Arsip adalah kumpulan dari surat menyurat yang terjadi karena suatu

perbuatan aksi transaksi yang disimpan , dan bila di butuhkan dapat dipersiapkan untuk pelaksanaan tugas selanjutnya. c. T. R Schlellenberg Arsip dapat di rumuskan sebagai warkat dari suatu badan pemerintahan atau swasta yang di[utuskan sebagai dokumen berharga untuk di awetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan penelitian dan disimpan atau telah di pilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan. Kita lihat pengertian arsip bermacam-macam dilihat dari sudut peninjauannya, yaitu : 1) UU No. 7 th 1970 tentang ketentuan pokok kearsipan pasal 1 adalah : a. Naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal atau kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah. Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau pemerintah, per orangan dalam bentuk corak apapun baik dalam bentuk tunggal atau kelompok dalam rangka pelaksanaan roda pemerintahan. Kearsipan adalah :

Tata cara pengurusan dan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok yang meliputi : a. Storing (Penyimpanan) b. Planing (Penetapan) c. Finding (Penemuan kembali) Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan kantor atau pekerjaan usaha yang dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usahan swasta. Kearsipan berhubungan dengan kegiatan penyimpanan warkat dan surat surat serta dokumen lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat surat serta dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. 1. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan Arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudian kemudahan kerja menyimpan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bila mana warkat sewaktuwaktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dan warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan yaitu urutan Abjad dan urutan Angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah : Sistem dimana, sistem geografis dan sistem objek. Sedangkan sistem menurut angka adalah : sistem numerik, sistem kronologis dan sistem sabjek numerik. Sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem yang standar adalah Sistem Abjad (sistem-nama), Sistem Numerik, Sistem Geografis dan Sistem Sabjek.

Disamping sistem tersebut juga ada Sistem Bentuk. Sistem Bentuk adalah : sistem kelompok yang sudah lama digunakan dan sekarang tidak lagi dipakai. Sistem disini biasanya dipakai dipakai untuk menyatakan model penyimpanan sistem penyimpanan atau sistem penyusunan atau juga disebut sistem penataan Tujuan Penyimpanan arsip: 1.Sebagai referewnsi ,bila diperlukan suatu keterangan tertentu 2.Memberikan data/informasi kepada pimpinan atau manajer atau yang mempunyai kewengan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil /kinerja dimasa yang lalu,selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang 3.Memberikan keterangan vital,misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum oleh karena itu dewasa ini dikenal 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip yaitu : A.) Sistem Kronologis (Sitem Tanggal) Adalah : Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar. Penyimpanan sistem ini biasanya menggunakan Map Ordner hubungan penyimpanannya sangat erat dengan buku agenda karena semuanya sama-sama kronologis. B.) Sistem Abjad Ada 2 (dua) macam susunan penyimpanan yaitu : a. Susunan Abjad b. Susunan Nomor Sistem penyimpanan menurut abjad adalah sistem nama, sistem geografis dan sistem subjek.

Sistem subjek adalah : sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dan kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan, nama terdiri dari 2 (dua) jenis. 1. Nama orang 2. Nama badan Prosedur Penyimpanan a. Memeriksa Apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan misalnya melihat tanda perintah penyimpanan oleh atasan atau petugas surat sudah selesai di proses dan boleh disimpan. b. Mengindek Adalah memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas

penyimpanan dan kemudian menguraikan yang menjadi unit-unit untuk keperluan meng abjad.

c. Memberi Tanda Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah di indek sebagai unit di beri tanda. Tanda ini dapat memudahkan petugas mengembalikan surat kedalam laci, bilamana surat tersebut keluar laci karena dipinjam. d. Menyortir Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masingmasing agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir, yaitu menyimpan, menyotir sangat perlu sekali untuk surat-surat yang banyak. e. Menempatkan

Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati-hati sekali keliru menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya atau sekali keliru atau kartu tersebut hilang.

Gambar 4 : Karton Penyekat

Karton penyekat abjad

Map ordner sistem abjad

C.) Sistem Nomor Sistem penyimpanan warkat berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan disebut sistem nomor hal ini sama dengan sistem abjad yang menyimpan warkat berdasarkan kepada nama, sistem nomor juga berdasarkan nama hanya pada nama diganti dengan kode nomor. Keuntungan memakai sistem nomor adalah : Teliti Kode nomor dapat disamakan pada semua unit kerja Perluasan nomor tidak terbatas Petunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks Indeks memuat seluruh nama korePT. Semen Padangonden.

Kelemahan memakai sistem nomor : Filing tidak langsung Untuk map campuran diperlukan map tersendiri Biaya yang dipakai agak tinggi

D.) Sistem Geografis Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan

kepada pengelompokkan nama tempat tersebut sistem ini juga sering disebut sistem lokasi (sistem nama tempat). Prosedur penyimpanan Peralatan yang digunakan penyimpanan data berbagai macam tergantung pada keadaan dan anggaran yang disediakan serta peralatan yang tersedia dipasaran. Prosedur dan langkahnya sama untuk semua sistem perbedaan hanya pada cara kerja. E.) Sistem Subjek Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan isi dari dokumen tersebut. Sistem ini sistem yang paling bersangkutan dan sistem ini juga sistem yang paling sulit ditangani. Untuk arsip instansi atau perusahaan yang disimpan secara sentral (terpusat disatu tempat tertentu) maka sistem subjek yang paling tepat dipergunakan sebab sistem arsip berasal dari semua bagian atau unit kerja yang mempunyai subjek (kegiatan) sendiri-sendiri. Macam-Macam arsip menurut fungsinya: 1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan ,pelaksanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya,atau

arsip yang digunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi negara 2. Arsip Statis yaitu arsip yang sudah dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan yang dimaksud dengan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada khususnya Arsip Dinamis dibagi menjadi 2(dua) kelompok yaitu: Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih diperlukan terus-menerus dalam pelaksanaan penyelenggaran kehidupan kebangsaan pada umumnya,maupun

penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh pusat arsip Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak diperlukan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya,mauypun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan mempunyai nilai informasi tinggi disimpan di arsip nasional Menurut kebutuhannya,arsip dapat digolongkan menjadi Arsip Vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi ,dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima .contoh dari arsip vital ini adalah akta pendirian perusahaan ,piutang asuransi,kebijakan,data penelitian,daftar gaji Arsip penting adalah arsip yang masih aktif dan setiap saat diperlukan karena masalahnya masih memerlukan penyelesaian

Arsip berguna,yaitu yang pada waktu suatu waktu akan berguna dan dapat membantu suatu penyelesaian atau masalah yang ada hubungannya dengan arsip tersebut,sesudah 3 atau 4 tahun arsip itu dimusnahkan Arsip tidak berguna,yaitu arsip yang sudah tidak berguna lagi ,arsip ini disebut arsip mati oleh karena itu dapat dimusnahkan Tipologi Arsip biasanya dikaitkan dengan media penyimpanan informasi arsip .bentuk media arsip dapat berupa kertas ,film ,suara,maupun eletronik.secara rinci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut: a. Arsip berbasis kertas (paper record) yaitu arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas .bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai asip bersifat konvensional b. Arsip pandang dengar (audio-visual record) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar ,arsi pandsang dengar dapat dirinci dalam tiga kategori :

1.Arsip gambar statik (stotic Image) contohnya foto 2.arsip citra bergerak (maving image) contohnya film,video dsb. 3.arsip rekaman suara (sound record) contoh kaset c. Arsip eletronik,merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format ,dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering

dikatakan sebagai Machine-Rodabl-records.contonya flopy disk,hard disk,pita magnetik,optical disk dll Siklus hidup arsip 1.Tahap penciptaan

Arsip diciptakan /dibuat kemudian digunakan sebagai media penyampaian informasi,sebagai dasar perencanaan ,pengorganisasian dan pengambilan keputusan,pengawasan dan sebagainya. Ada dua cara Arsip dicptakan antara lain: diterima dari organisasi atu seseorang yang berasal dari luar organisasi dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih 2.Tahap pemanfaatan arsip (filling) Arsip in dapat dikategorikan sebagai arsip dinamiss. selanjutnya arsip dinamis dapat dikategorikan legi menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif

3.Tahap Penyimpanan dan penemuan kembali Arsip disimpan untuk tujuan untuk digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan dikemuadian hari . 4.Tahap Pemindahan Arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan maka dimusnahkan atau dipindashkan 5.Tahap Pemusnahan Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa: a. Sulitnya mencari kembali arsip pada saatdiperlukan b. Hilangnya arsip yang penting c. Banjir arsip arsip-arsip yang sama disimpan di beberapa lokasi/tempat penyimpanan ,atau arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih disimpan d. Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip

B. TEMUAN DALAM PROSES MAGANG Setelah penulis melaksanakan magang selama 45 hari di Kantor UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat, banyak pengalaman menarik yang penulis temui dan banyak pelajaran berharga yang penulis dapatkan. Mengenai pelaksanaan manajemen kearsipan di Kantor Kantor UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat, secara umum bisa dikatakan telah berjalan dengan cukup baik. Secara umum arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lemabga-lembaga negara dan badan-badan Pemerintah,Swasta,ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.alasan mengapa penulis mengambil judul Proses manajemen Penataan Arsip dan Pemusnahan Arsip sebagai fokus kajian dalam laporan Magang karena penulis di tempatkan di Sub bagian Tata Usaha yang secara langsung berhubungan dengan pengelolaan arsip di ruangan tersebut. Program Magang yang penulis laksanakan di Kantor UPTD Balatkop dan UKM propinsi Sumatera Barat ini memberikan pemahaman dan pengetahuan baru bagi penulis mengenaiProses Manajemen Penataan dan Pemusnahan Arsip .

Sistem Pengelolaan Arsip di Lingkungan Kantor UPTD Balatkop dan UKM Propinsi Sumatera Barat menurut azas Sentralisasi dalam kebijakan Desentralisasi dalam pelaksanaan. Prosedur Penataan arsip aktif 1.Persiapan

Memisah-misahkan antara arsip yang sudah ada disposisisi simpan/akan disimpan dan yang masih dalam proses pekerjaan

Menyatukan antara konsep surat,tindakan surat keluar dan surat masuknya yang saling berhubungan

Memeriksa kelengkapan lampiran-lampirannya lengkap sesuai dengan apa yang terdapat dalam surat .Apabila terdapat dalam surat lampirannya yang tidak lengkap harus dicatat dalam kolom catatan kartu kendali .juga diperiksa apakah lampiran tersebut perlu disimpan bersama atau karenan ukurannya tidak dapat disimpan dalam filling cabinet

Menulis indeks dokumen kode klasifikasi dan indeks berkas(di tulis dalam kurung) pada sudut kanan bawah surat

Apabila dalam surat terdapat lebih dari dua masalah yang berbeda maka masalah yang pertama dijadikan indeks dan kode dicatat pada surat.

Cara penataan Arsip dalam folder Pengelompokkan arsip menurut bentuk dosir ,arsip yang saling berkaitan dalam suatu kegiatan pekerjaan disatukan dalam satu himpunan berkas.penyusunan arsipnya diurutkan atas dasar kronologis ,yaitu tanggal arsip menurut proses pekerjaan Pengelompokkan arsip menurut bentuk ruprik .penyusunanaya diurutkan atas dasar indeks dokumen ,yaiyu apabila indeks dokumen berupa kata susunan arsip diatur

menurut abjad ,apabila indeks dokumen berupa angka (nomor) susunan arsip diatur menurut urutan angka. Pengelompokkan arsip menurut bentuk seri.Arsip yang jenisnya sama seperti peraturan perundang-undangan misalnya keputusan menteri,surat edaran

menteri,keputusan gubernur.penyusunananya diatur atas dasar indeks dokumen nya,yaitu Nomor dari peraturan perundang-undangan yang disusun menurut abjad indeks dokumennya. Cara Penataannya

Kartu kendali I disimpan di pencatatan surat sebagai sarana pengendalian surat,disimpan berdasarkan abjad Instansi asal surat/yang dituju surat dan disususn secara kronologis tanggal surat. Kartu kendali II disimpan di pinata arsip sebagai pengganti arsip selama arsipnya masih aktif sebagai berkas kerja masing-masing unit pengolah.Disimpan berdasarkan nama unit pengolah penerima/pengirim surat dan diatur menurut klasifikasi arsip sebagaimana penataan arsip aktifnya Kartu kendali III disimpan di Tata usaha Kode Klasifikasi Arsip Kode membedakan satu masalah dengan masalah yang lain dalam berbagai penyimpanan yang sama Syarat-syarat Kode Singkat dan jelas Mudah diingat Mudah dibaca Dan sederhana penulisannya

Kode berupa gabungan Huruf dan Angka Huruf diperoleh dari singkatan pokok masalah ,misalnya keuangan disingkat KU,Kepegawaian disingkat KP,hurut tidak boleh lebih dari dua huruf.Angka merupakan perincian pokok mesalah lebih lanjut yaitu sub masalah dan sub-sub masalah. Prinsip Penataannya.

Penataan arsip inaktif di pusataka ke unit kearsipan dalam tiap satuan Organisasi UPTD Diklat Koperasi dan UKM propinsi sumatera barat ,tetapi sebelum dipindahkan ke unit kearsipan disimpan sementara terlebih dahulu dimasing tata usaha.

Setelah memalui proses pemindahan arsip ,penataan arsip in aktif dapat tetap mempertahankan penataan sewaktu masih aktif

Ukuran penemuan kembali arsip inaktif maka perlu dibuatkan daftar indeks dan berkas

Prosedur Penataan Arsip inaktif yang akan disimpan diteliti kebenaran dan kelengkapannya antara lin title,klasifikasi,isi berkasnya apakah sidah benar atau belum ,bila belum dapat dibetulkan seperlunya. Mempersiapkan Books yang telah diberi label untuk menerangkan isi berkas secara keseluruhan . Keterangan yang perlu ditulis dalam label adalah Kode klasifikasi yang menunjukkan isi berkas Nomor books arsip Nama unit pengolah beserta tahunnya

Folder yang berisi arsip inaktif sesuai dengan bentuk berkasnya ditempatkan dalam books arsip sesuai dengan keterangan-keterangan dalam label. Books yang berisi arsip inaktif ditempatkan dalam rak samping menyamping sesuai dengan urutan yang telah dipersiapkan. Proses Pemusnahan Arsip di Kantor UPTD Diklat Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera barat. a. Pemusnahan arsip dilakukan terbatas pada arsip yang tidak diperlukan baik dari unit pengolah atau Departemen secara menyeluruh serta terbatas pada arsip yang retensinya kurang dari 15 tahun b. Usul pemusnahan disampaikan pada pimpinan c. Arsip yang dimusnahkan dibuat daftar pertelaan d. Pemusnahan arsip pada umumnya dapat dilaksanakan setelah ada surat keputusan dari pimpinan. e. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilaksanakan bersamaan dengan pemindahan arsip aktif. f. pelaksanaan pemusnahan arsip harus betul-betul musnah. Pemusnahan Arsip Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung dimusnahkan dengan sepengetahuan pimpinan departemen Arsip-arsip yang tidak diperlukan dapat dimusnahkan dengan ketentuan-ketentuan bahwa: Untuk arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu mendengar pertimbangan badan pemeriksa keuangan seperti bendahara suatu organisasi Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu mendengar bebrapa pertimbangan

Untuk arsip yang menyangkut material dan kepemilikan perlu memperhatikan ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk itu.

Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.

Pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat daftar Pertelaan arsip yang akan dimusnahkan C.PEMBAHASAN Dalam Pelaksanaan proses penataan kearsipan penulis melihat ada sedikit kejanggalan antara teori dengan praktik.Dimana di Kantor tersebut penyusunan dan penataan kearsiapnnya masih sedikit kacau dan tidak berurutan sistem penomoran dan tidak menurut abjad sehingga penemuan kembali arsip tersebut oleh pegawai akan mengalami sedikit kendala karena tidak sesuai dengan No arsip tersebut. Dan penulis disana melakukan kegiatan penatan arsip kembali ,dimana semua arsip-arsip pegawai yang ada diruang Tata Usaha ,dan menyusun kembali semua arsip-arsip menurut nomor dari yang terkecil sampai nomor terbesar dan menyusun arsip tersebut menurut bidang dan abjadnya. Dan arsip-arsip yang sudah tidak menurut no nya lagi atau arsip yang kacau penulis melakukan penataan dengan cara dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asal-usul ,sehingga arsip-arsip tersebut merupakan suatu kesatuan kelompok atau unit kerja,dan berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam books arsip yang telah diberi label yang memuat keterangan berkas-berkas yang ada atas dasar keterangan yang termuat pada kartu catatan dari berkas yang bersangkutan. Sehingga arsip-arsip irtu bisa tersusun dengan rapi menurut Nomor dan huruf abjad dan juga unit kerjanya dan pada waktu diperlukan akan lebih mudah ditemui karena sudah tersusun dan tertata rapi.

BAB III PENUTUP A.Kesimpulan Pada dasarnya setiap lembaga negara atau badan pemerintahan mempunyai satu unit kearsipan yang ditugaskan mengelola arsip .Ruang lingkup tugas unit kearsipan disamping mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip-arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan kerja) . begitu juga cara penataan dan pemusnahan kearsipan cara penataan arsip dalam folder mengelompokkan arsip menurut bentuk dosir,arsip yang saling berkaitan dalam satu kegiatan pekerjaan disatukan dalam satu himpunan berkas.Penyusunan arsipnya diurutkan atas dasar kronologis,yaitu tanggal arsip menurut proses pekerjaan .penyusunan arsip diurutkan atas dasar indeks dokumen ,yaitu apabila indeks dokumen berupa kata susunan arsip diatur menurut urutan abjad indeks ,apabila indeks dokumen berupa angka (Nomor) susunan arsip diatur menurut urutan angka ,sedangkan pemusnahan arsip arsip yang mempunyai waktu penyimpanan (sepuluh) tahun atau lebih.Pemusnahan arsip dilakukan dengan arsip 10

tindakan atau kegiatan

menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total,yaitu dengan cara membakar habis ,dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dikenal baik isi maupun bentuknya.

B.Saran Dari Kesimpulan diatas penulis memberikan beberapa saran dalam mengatasi mesalah yang dihadapi dalam proses penataan kearsipan dan proses pemusnahannya: 1).untuk menjamin keserasian ,keterpaduan dalam proses pengarsipan sangat perlu adanya ketegasan dan kejelasan pembagian model pengarsipan yang akan dipilih

untuk memudahkan apabila nantinya ada kesalahan serta memudahkan dalam penyimpanan. 2).Pemakaian model dan penataan kearsipan secara tepat dan optimal sangat diperlukan untuk menciptakan tertip administrasi sebagai unsur pendorong proses jalannya sebuah organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Bartoh,Basir.2005.Manajemen Kearsipan..Jakarta:Bumi Aksara Dr.Sedarmayanti.2003.Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.Bandung: Cv.Mandar Maju Soetrisno,Dkk.2003.Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta:Lembaga Administrasi Negara Renaldi,Brisma.2003.Manajemen Perkantoran Modern.Jakarta: Lembaga Administrasi Negara