Systems thinking

From Wikipedia, the free encyclopedia Jump to: navigation, search

Impression of systems thinking about society[1] Systems thinking is the process of understanding how things influence one another within a whole. In nature, systems thinking examples include ecosystems in which various elements such as air, water, movement, plants, and animals work together to survive or perish. In organizations, systems consist of people, structures, and processes that work together to make an organization healthy or unhealthy. Systems Thinking has been defined as an approach to problem solving, by viewing "problems" as parts of an overall system, rather than reacting to specific part, outcomes or events and potentially contributing to further development of unintended consequences. Systems thinking is not one thing but a set of habits or practices[2] within a framework that is based on the belief that the component parts of a system can best be understood in the context of relationships with each other and with other systems, rather than in isolation. Systems thinking focuses on cyclical rather than linear cause and effect. In science systems, it is argued that the only way to fully understand why a problem or element occurs and persists is to understand the parts in relation to the whole.[3] Standing in contrast to Descartes's scientific reductionism and philosophical analysis, it proposes to view systems in a holistic manner. Consistent with systems philosophy, systems thinking concerns an understanding of a system by examining the linkages and interactions between the elements that compose the entirety of the system.

Science systems thinking attempts to illustrate that events are separated by distance and time and that small catalytic events can cause large changes in complex systems. Acknowledging that an improvement in one area of a system can adversely affect another area of the system, it promotes organizational communication at all levels in order to avoid the silo effect. Systems thinking techniques may be used to study any kind of system — natural, scientific, engineered, human, or conceptual.

Systems Thinking, Systems Tools and Chaos Theory
© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD, Authenticity Consulting, LLC. Adapted from the Field Guide to Consulting and Organizational Development and Field Guide to Consulting and Organizational Development with Nonprofits. Three of the biggest breakthroughs in how we understand and successfully guide changes in ourselves, others and organizations are systems theory, systems thinking and systems tools. To understand how they are used, we first must understand the concept of a system. Many of us have an intuitive understanding of the concept. However, we need to make that intuition even more explicit in order to use systems thinking and systems tools.

Sections of This Topic Include
Basics -- Definitions - - - What's a System? - - - What's Systems Theory? - - - What's Systems Thinking? - - - What are Some Systems Principles? - - - What are Some Systems Tools? Systems Thinking in Organizations Organizations as Open Systems Five Disciplines of Systems Thinking -- Per Peter Senge Some Applications of Systems Theory Chaos Theory Links to Additional Resources Also see Related Library Topics

Also See the Library's Blogs Related to Systems Theory, Chaos Theory and Systems Thinking

In addition to the articles on this current page, also see the following blogs that have posts related to Systems Theory, Chaos Theory and Systems Thinking . Scan down the blog's page to see various posts. Also see the section "Recent Blog Posts" in the sidebar of the blog or click on "next" near the bottom of a post in the blog. The blog also links to numerous free related resources. Library's Business Planning Blog Library's Building a Business Blog Library's Coaching Blog Library's Consulting and Organizational Development Blog Library's Leadership Blog Library's Strategic Planning Blog Library's Supervision Blog

Definitions: Systems, Systems Theory, Systems Thinking, Tools
What's a System?

Adapted from the Field Guide to Consulting and Organizational Development: Collaborative and Systems Approach to Performance Change and Learning. One of the biggest breakthroughs in how we understand and guide change in organizations is systems theory and systems thinking. To understand how they are used in organizations, we first must understand a system. Many of us have an intuitive understanding of the term. However, we need to make the understanding explicit in order to use systems thinking and systems tools in organizations. Simply put, a system is an organized collection of parts (or subsystems) that are highly integrated to accomplish an overall goal. The system has various inputs, which go through certain processes to produce certain outputs, which together, accomplish the overall desired goal for the system. So a system is usually made up of many smaller systems, or subsystems. For example, an organization is made up of many administrative and management functions, products, services, groups and individuals. If one part of the system is changed, the nature of the overall system is often changed, as well -- by definition then, the system is systemic, meaning relating to, or affecting, the entire system. (This is not to be confused with systematic, which can mean merely that something is methodological. Thus, methodological thinking -- systematic thinking -- does not necessarily mean systems thinking.)

Systems range from simple to complex. There are numerous types of systems. For example, there are biological systems (for example, the heart), mechanical systems (for example, a thermostat), human/mechanical systems (for example, riding a bicycle), ecological systems (for example, predator/prey) and social systems (for example, groups, supply and demand and also friendship). Complex systems, such as social systems, are comprised of numerous subsystems, as well. These subsystems are arranged in hierarchies, and integrated to accomplish the overall goal of the overall system. Each subsystem has its own boundaries of sorts, and includes various inputs, processes, outputs and outcomes geared to accomplish an overall goal for the subsystem. Complex systems usually interact with their environments and are, thus, open systems. A high-functioning system continually exchanges feedback among its various parts to ensure that they remain closely aligned and focused on achieving the goal of the system. If any of the parts or activities in the system seems weakened or misaligned, the system makes necessary adjustments to more effectively achieve its goals. A pile of sand is not a system. If you remove a sand particle, you have still got a pile of sand. However, a functioning car is a system. Remove the carburetor and you no longer have a working car.
What's Systems Theory?

Systems Theory What is Systems Theory? Introduction to Systems Theory What is management and what do managers do? A systems theory account Principia Cybernetica's list of links Managing Boundaries in Systems
What's Systems Thinking?

What is Systems Thinking? Introduction to Systems Thinking Language of Systems Thinking: "Links" and "Loops" Overview of Systems Thinking Systems Thinking and Organizations -- An Initial Inquiry into the Subject A Systems View: A Poem (of Sorts) Organizational Lens -- How Different People Can View the Same Organization Very Differently Systems Thinking - What's That?
What Are Some Systems Principles?

Some Systems Principles (for changing systems) Systems Theory: Principles?

Per Peter Senge Peter Senge wrote a seminal book about systems thinking. he suggests the following four disciplines. In addition to the discipline of systems thinking. In his book. he suggested five disciplines necessary to cultivate systems thinking in an effort or organization. as well. . 1990).Principles of Change 12 Principles for Managing Change What Are Some Systems Tools? Language of Systems Thinking: Links and Loops Causal Loop Diagrams Guidelines for Drawing Causal Loop Diagrams System Diagrams Systems Dynamics (scroll down to "causal loop diagrams") Systems Thinking in Organizations Business Organizations as Systems Systems Thinking: A Requirement for all Employees Systems Thinking Quick Tour of Systems Thinking and Organizational Learning (many links) Theory of Constraints Systems View: A Social-Technical Perspective Managing Boundaries in Systems Performance and Family Systems Systems Thinking – A Leadership Imperative Organizations as Open Systems What's an Open System? (includes depiction) Benefits of an Open Systems View Use of the Open Systems Concept for Quality Improvement Organizations as Open Systems Systems Thinking and Learning Organizations (scroll down to "Organizations are Open Systems") Open system (systems theory) Five Disciplines of Systems Thinking -. The Fifth Discipline (Doubleday.

1990. Doubleday. Create a Shared Vision Also see Appreciative Inquiry Dialoguing Feedback Interviews (exit interviews. Building Shared Vision Developing a Vision To Lead. of developing patience. generalizations.Personal Mastery Senge describes personal mastery as "continually clarifying and deepening our personal vision. by media. Inquiry and Advocacy are two primary techniques to identify and reframe mental models Mental Models Mental Model Musings Mental Models . 9). p. it's the capacity to hold a shared picture of the future we seek to create" (p. Overview of Personal Mastery Personal Wellness Personal Development Mental Models Senge explains "Mental models are deeply ingrained assumptions.An Overview Valuing Diversity Also see Appreciative Inquiry Continuous Learning Effective Questioning Inquiry and Advocacy Inquiry and Reflection Mental Models (scan down to "Mental Models") Reframing Building Shared Vision Senge notes "If any one idea about leadership has inspired organizations for thousands of years. selecting job candidate and research method) Listening Planning (planning that is carried out well goes a long way toward shared vision) . or even pictures or images that influence how we understand the world and how we take action" (p. 7). 8). for a job. of focusing our energies. and of seeing reality objectively" (The Fifth Discipline.

(In technical terms. Chaos refers to the dynamics of a system that apparently has no. groups. not individuals. but in which there really is an underlying order. Team learning: More than group thinking Dialoguing Team Building Group Performance Management Some Applications of Systems Theory Management and Leadership: A Systemic Perspective Victims of the System or Systems of the Victim Nobody Ever Gets Credit for Fixing Problems That Never Happened 6 Key Benefits of Building Systems It’s Not a Business It’s an Ecosystem Chaos Theory -. In this context. order. or little.Presenting Non-Verbal Communications Questioning Vision Statements Team Learning Senge asks "How can a team of committed managers with individual IQs above 120 have a collective IQ of 63?" (p. such as biological.) Chaos theory has introduced new perspectives and tools to study complex systems. 10).). In these systems. Definitions of Chaos Complex Adaptive Systems What is Chaos Theory? Deterministic Chaos Managing Complexity Complexity. Complex Systems and Chaos Theory Need to Cut Through Complexity and Just Get Things Done? Ted Lumley's Home Page Complexity Theory: Fact-Free Science or Business Tool? Bill Huitt's Home Page: Arts as Science . human.Seeing Patterns and Themes in Chaos Systems theory has evolved to another level called chaos theory. chaos does not mean total confusion. are the fundamental learning unit in modern organizations" (p.He adds "Team learning is vital because teams. population growth and the solar system. small changes can cause complex changes in the overall system. chaos theory applies to complex nonlinear dynamics systems. 9. weather.

akan tetapi bagian-bagian itu harus dijelaskan dalam arti menyeluruh. namun ilmu sistem akan menjadi pelengkap pada mereka dengan suatu cara barn untuk berpikir karena akan jauh lebih sesuai atau cocok bagi mereka dibandingkan jika harus menghadapi masalah-masalah masyarakat yang semakin kompleks. kita hidup di dunia dimana organisasi terdiri dari berbagai komponen yang didalamnya. tersusun seperti organisasi sosial. dan dalam hal apa perbedaan terhadap setiap masalah yang sudah dipecahkan sehingga dapat ditentukan apa lagi yang harus dipelajari. sedangkan humanitas dimengerti sebagai suatu pencarian perbedaan aurora sesuatu yang muncul secara bersama. kita tidak bisa memandang dan menjelaskannya dalam bagian-bagiannya. dalam hal apa kesamaan permasalahan tersebut dengan masalah yang sudah dipecahkan sehingga dapat digunakan apa yang sudah dipelajari. Ilmu pengetahuan dimengerti sebagai suatu pencarian kesamaan aurora sesuatu yang muncul secara berbeda. Oleh karena itu. Ilmu tentang sistem mungkin bukan hanya mampu mampu untuk meyakinkan orang di masa yang akan datang. Sistem memandang nilai dan humanities merupakan dua sisi dari suatu koin yang sama. untuk memecahkan suatu permasalahan dibutuhkan kedua-duanya dalam menelusuri. Munculnya ilmu tentang sistem bukan mernpakan penolakan terhadap ilmu tradisional dan disiplin humanitas. Fakta pada akhir-akhir ini. dan pengetahuan mempunyai fungsi untuk memecahkan permasalahan tersebut. and Leadership Practical Systems Thinking . seperti sifat mereka. Management.Innovation Network Chaos theory in organizational development Links to Online Resources Applying Systems Thinking to the Practice of Six Sigma Link to Numerous Articles Balancing Technology. kriminal. dimana kedua-duanya dapat dipandang dan dipelajari secara terpisah akan tetapi kedua-duanya tidak dapat dipisahkan.Work Systems Affiliates Blog Penerapan Dan Pendekatan Teori Sistem: Studi Kasus Universitas HKBP Nomensen Muslim Tampubolon Pasaman Silaban Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara BAB I PENDAHULUAN PENGANTAR ARTI SISTEM DAN PENDEKATAN SISTEM Pada era sekarang ini. Organisasi seperti ini dianggap sebagai suatu sistem karena kenaturalannya seperti organisme yang hidup. . ilmu tentang sistem berkembang pesat dan menolak pemisahan nilai ilmu dan humanities. Oleh karena itu humanities mempunyai fungsi untuk mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan. Kedua-duanya sangat dibutuhkan. dan negara yang kurang maju. Ilmu tentang sistem ini menawarkan berbagai harapan dalam menghadapi dengan sukses seperti masalah-masalah kemiskinan. dan derajat organisasi yang lekat didalamnya. Misalnya. kemerosotan lingkungan. interaksi antara mereka. rasial dan berbagai jenis diskriminasi.

kita perlu memandang suatu persoalan dari perspektif yang luas. Pemecahan masalah saat ini sepertinya mengharuskan suatu pandangan luas pada sistem daripada suatu penelitian yang menghantui secara berlebihan atas permasalahan khusus yang masih dalam pertanyaan. dari pandangan sistem. dan e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 1 . Dengan kata lain.tetapi mungkin juga membuat mereka untuk memperoleh keuntungan untuk mengawasi itu.

Hall / Refagen mendefinisikan sebagai berikut : A system is a set of objects together with relationships between the objects and between their attributes. Untuk lebih menjelaskan arti menyeluruh dari berbagai definisi di atas. ( Disarikan oleh Winardi. Input merupakan bagian awal dari sistem yang menyediakan kebutuhan operasi bagi sistem.dari pandangan holistik. Ada yang mendefinisikan sistem dalam konteks pasti dan dalam persamaan matematis yang menjelaskan hubungan tertentu antara beberapa variabel. p. Sedangkan AD. gerak. lingkungan. Pendekatan sistem berbeda dengan metode analitis karena dalam metode analistis dilakukan proses pemisahan keseluruhan menjadi bagian-bagian kecil dengan tujuan untuk mengerti lebih baik tentang fungsi keseluruhan tersebut. 1980). Selanjutnya menurut Ludwig Von Bertalanffy. Pandangan permasalahan sebagai sesuatu yang menyeluruh adalah mernpakan pendekatan sistem. and Outputs (Schoderbek et. A system is an organized or complex whole: an assemblage or combination of things or parts forming a complex or unitary whole. Untuk ini. secara khusus dari fisika yang yang berhubungan dengan materi. Perlu ditambahkan bahwa kumpulan dalam konteks ini bukan koleksi dari objek seperti susunan humf-huruf. Namun demikian. Processes. Input ini akan berbeda-beda sesuai dengan e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 2 . kumpulan. 1985)  Input. (Johnson et. Ada tiga jenis objek yaitu: Inputs.1973). p. Konsep yang akan diberikan berikut adalah verbal. Systems are complexes of elements in interactions. maka perlu diuraikan apa sebenarnya yang dimaksud dengan konsep sistem dan pendekatan sistem. energi. A system is a complex of interacting elements. (hal. hubungan. berikut ini akan diuraikan lebih lengkap unsur-unsur dari definisi tersebut aurora lain. to which certain laws can be applied".all. all. Dari berbagai definisi di atas dapat dikatakan bahwa suatu sistem adalah merupakan kumpulan dari objek-objek bersama-sama dengan hubungannya. objek. dan kekuatan.5. Semua konsep ini lebih diarahkan pada suatu pengukuran yang pasti dan mengikuti aturan-aturan tertentu. hal. OBJEK Menurut pandangan statis objek dari sistem harus menjadi bagian dimana suatu sistem berada. menurut pandangan fungsional bahwa objek dari sistem adalah fungsi-fungsi dasar yang dibentuk oleh bagian-bagian sistem. antara objek-objek dan antara atribut mereka yang dihubungkan dengan satu sama lain dan kepada lingkungannya sehingga membentuk suatu kesatuan yang menyeluruh (Whole).l29). melainkan suatu susunan yang mampu menyatakan bahwa suatu elemen harus merupakan bagian dari sistem. atribut. Pengantar Teori Sistem dan Analisis Sistem. Konsep kumpulan dalam definisi di atas adalah untuk mengartikan bahwa adanya kumpulan elemen-elemen atau objek dengan suatu kerangka yang baik. KUMPULAN. selanjutnya akan dibahas definisi sistem dan pendekatannya yang dikutip dari pendapat dan pandangan para ahli.13. DEFINISI SISTEM Konsep sistem telah diambil oleh ilmu sosial dari ilmu pasti. namun walaupun demikian konsep ini sedikit pasti. dan menyeluruh . Berdasarkan latar belakang penjelasan-penjelasan tentang sistem di atas.l29. "Systems are complexes of elements standing in interaction. Namun konsep ini sangat sedikit diadopsi oleh para ahli dibidang sosial karena variabel-variabelnya sangat kompleks dan sering sangat multidimensional.

Atribut dari suatu objek sistem sangat perlu diartikan dan disertai dengan ciri-cirinya agar dapat digunakan sebagai implikasi dalam menentukan apakah sistem itu akan didisain atau langsung dapat digunakan. Misalnya. Output mungkin dapat berbentuk fisik maupun non fisik. Atribut ini mempunyai sesuatu wujud yang diketahui. Proses ini misalnya yang dilakukan mesin. dicari. dan lainnya. hubungan ini adalah perekat yang menghubungkan berbagai sub-sistem tersebut secara bersama. misalnya mesin memilik attributes nomor mesin. Karena lingkungan berada diluar sistem. Dalam sistem yang kompleks dimana parameter atau objek merupakan subsistem. dan lain-lain.sasaran operasi dari suatu sistem. Output ini adalah hasil operasi dari proses. Proses merupakan cara untuk merobah input menjadi suatu output. adakalanya untuk operasional dari sistem dibutuhkan berbagai input yang berbeda satu sama lainnya. Lingkungan dari suatu sistem bukan hanya termasuk sesuatu yang berada diluar pengawasan sistem tetapi juga sesuatu dimana dalam waktu yang sama juga menentukan dalam berbagai cara kinerja sistem. ATRIBUT Atribut adalah yang dimiliki oleh objek dan hubungan. informasi.  Proses. bahan kuliah untuk digunakan dalam pembelajaran. Di Samping berada diluar. umur ekonomis dan lain-lain. sasaran dimana sistem berada. HUBUNGAN Hubungan adalah suatu perekat yang menghubungkan berbagai objek secara bersamasama. lingkungan dapat dipertimbangkan untuk tetap atau berada pada posisi tertentu agar dapat dihubungkan terhadap masalah sistem. dalam situasi tertentu. atau urutan pemakaiannya yang berbeda mungkin akan menghasilkan output yang berbeda. Sebaliknya. Hubungan yang lain adalah hubungan yang sinergy dimana semua subsistem yang tidak terikat dioperasikan bersama untuk menghasilkan total output yang lebih besar dibandingkan jika sub-sistem tersebut beroperasi secara sendiri-sendiri. kapasitas. misalnya informasi output yang dihasilkan dari proses data yang selanjutnya dapat digunakan oleh pengambil keputusan atau orang sebagai input untuk melakukan sesuatu. sistem juga harus mengungkapkan pertimbangan dan pengaruh besar terhadapnya. tugas yang dilakukan oleh anggota dari organisasi. Misalnya produk. artinya tergantung pada sub-sistem lain (tidak ada penjualan-tidak ada produksi). Namun perlu ditambahkan bahwa kadang output ini akan menjadi input bagi sistem yang lain. proses tidak dapat diketahui secara detail karena transformasi yang dilakukan terlalu kompleks. Walaupun setiap hubungan adalah unik atau tergantung pada suatu kumpulan objek tertentu. Kombinasi input yang berbeda. LINGKUNGAN Setiap sistem memiliki sesuatu internal dan sesuatu ekstemal pada dirinya. Namun demikian. atau diperkenalkan dalam suatu proses. jenis hubungan ini masih banyak ditemukan didunia empiris.  Output. segala sesuatu dalam hal . Namun demikian. banyak pimpinan organisasi tidak dapat menentukan hubungan antara berbagai komponen dari sistem sehingga dia tidak dapat mengerti faktor mana yang dominan dalam mencapai sasaran perusahaan. misalnya bahan baku untuk digunakan dalam proses produksi. Oleh karena itu. sistem harus dapat melakukan pengawasan langsung terhadap perilakunya. Misalnya suatu hubungan dimana suatu sub-sistem tidak dapat berfungsi secara mandiri.

eksternal universal terhadap sistem harus merupakan lingkungan sistem yang harus diprogramkan ke dalam e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 3 .

hubungan antara bagian-bagian. The system is infuenced by. hal. dan mengirim kembali output tersebut ke lingkungan. evolusi adaptif. sistem ini dapat dilihat dari berbagai sudut pandang antara lain: I abstrak dan konkrit. Berdasarkan pengertian di atas dapat disarikan bahwa sistem tertutup apabila semua semua sumberdaya yang dibutuhkan oleh sistem dapat dipenuhi dari dirinya sendiri. whole(menyeluruh) lebih dari pada agregat bagian-bagian karena whole adalah suatu kerangka kerja bebas dimana bagian-bagian melakukan peran-peran tertentu. interaksi keseluruhan dengan lingkungan. atau batasbatasnya tertutup bagi pertukaran informasi dan energi lingkungan. hal. tidak ada yang menyatakan bahwa sistem itu benar atau salah.1l-12). 138-139). Sumberdaya ini termasuk orang/manusia. dalam upaya mencapai tujuan dan pengendalian arah. Konsep menyeluruh whole) melihat hubungan seeara keseluruhan. penciptaan dan elaborasi strukturstruktur. fasilitas dan peralatan. mekanistik dan organistik.133). Sehubungan dengan ini. maka berikut ini diambil definisi dari beberapa pakar. dan berbagai sumberdaya lain diluar manusia. WHOLE (MENYELURUH). clan sebagainya. Dari berbagai definisi dan penjelasan definisi di atas dapat digambarkan bahwa sistem itu dapat dianggap sebagai sesuatu yang memiliki bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang dijalankan atau dioperasikan dalam rangka mencapai tujuan/sasaran. its environment and reaches a state of dynamic equilibrium in this environment. merobah sumberdaya ini menjadi suatu output yang berguna.kerangka kerja pemecahan masalah sistem. uang. and influences. sistem terbuka dan tertutup merupakan sistem yang paling mendasar dan paling banyak dipergunakan. terbuka dan tertutup. Pendapat lain mengemukakan bahwa. tidak ada tambahan sumberdaya dari lingkungan yang masuk ke dalam sistem. Sumberdaya dari sistem adalah segala sesuatu yang dibutuhkan oleh sistem untuk melakukan kegiatan-kegiatan dalam merealisasi tujuan. sistem tertutup (Closed System) merupakan sebuah sistem yang terisolasi sama sekali daripada lingkungannya. Dari berbagai pandangan tentang sistem di atas. Konsep ini mengungkapkan bahwa "The whole is greater than the sum of it parts" (Winardi. Selanjutnya jika dibedakan antara terbuka dan tertutup. sedangkan sistem terbuka (Open System) terus-menerus melaksanakan pertukaran informasi dengan lingkungannya (Winardi. sederhana dan kompleks. Namun demikian. proses teknologi. Yang menjadi pokok persoalan adalah apakah sistem itu dapat diaplikasikan atau tidak. p. Ada dua bentuk yang harus ditunjukkan secara bersama-sama yaitu: lingkungan musti diatas pengawasan sistem dan musti mengungkapkan determinan penentu terhadap kinerja sistem. atau dapat dikatakan bahwa siklus input-transformasi-output berjalan secara kontinu. Oleh karena itu. e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 4 . Sedangkan sistem terbuka memasukkan sumberdaya dari lingkungan. Pembagian atas terbuka atau tertutup hanya didasarkan pada ketersediaan sumberdaya. A Closed system has no interaction with its environment( Johnson etall. informasi. Open system is system which maintains it self while the matter and energy which enter it keep changing.

Adapun sifat-sifat sistem yang dikutip dari Makalah Winardi. Sehubungan dengan berbagai penelusuran di atas. p.25 e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 5 . memaksa sistem yang bersangkutan untuk meningkatkan kewaspadaannya terhadap perubahan. et. Rasio antara input dan output sistem. 3. Sistem memerlukan "Feed-Back". Suatu sistem selalu terdiri dari atas lebih dari satu bagian (subsistem). Perlu pengembangan sarana yang disamping peningkatan mutu juga memerlukan spesialisasi dan differensiasi yang terjadi pada subsistem. LAN. struktur sistem itu sendiri harus pula mengalami perubahan. Perubahan cepat pada lingkungan sistem. Pendekatan Sistem Dalam Bidang Manajemen. and Environment Gambar 1-1 Suatu Sistem System’s Environment Sumber: Schorderbek. maka dapat dibuat suatu gambaran untuk menjelaskan secara rinci seperti apa sebenarnya sistem tersebut. Gambaran ini dapat ditelusuri dengan melihat suatu diagram sistem dilengkapi dengan parameter.Walaupun di atas telah ditelusuri pengertian sistem dan unsur-unsur penting didalamnya serta keterkaitannya dengan lingkungan. adalah : 1. Boundary.al. 2. 1995. Management System (1985). batas. Peter P. Akibat lain: Batas sistem perlu diperluas. 4. guna mengendalikan keseimbangan tersebut. Akibat spesialisasi dan differensiasi. 9. 5. Sistem dapat bersifat tertutup atau terbuka. perlu untuk mempertahankan berbagai macam keseimbangan sistem itu sendiri demi mempertahankan kelestarian hidupnya. (Keseimbangan Dinamis) 7. Sistem tertutup mempunyai kecenderungan untuk mengalami kemunduran (Entropi) 6. Setiap sistem memiliki batas-batas sistem. Sistem tertentu selalu merupakan bagian dari sistem yang lebih besar (Supersystem). dan lingkungannya seperti dibawah ini: Diagram of System’s Parameters. 8. namun perlu juga ditelusuri gambaran sifat-sifat yang terkandung dalam sistem tersebut.

Hal yang pertama yang perlu ditandai dari gambar di atas adalah bahwa input kepada suatu sistem merupakan output pada sistem yang lain. pendekatan sistem dapat digunakan sebagai pendekatan terhadap hal tersebut. Hal kedua adalah garis pembatas sistem dengan lingkungannya tidak nyata karena :  Garis penuh mengindikasikan bahwa ada pertukaran dari energi dan/atau informasi yang kontinu antara sistem terbuka dengan lingkungannya. namun perlu juga ditelusuri arah penggunaan teori tersebut kepada dunia nyata atau kepada fenomena kehidupan setiap hari."Kita perlu mengerti dan memupuk kemampuan untuk bekerja dengan sistem-sistem dengan cara yang inteligen. Hal ketiga. Artinya: penerapan cara pendekatan sistem membantu kita mencapai suatu efek sinergitis dimana tindakan-tindakan berbagai bagian yang berbeda dari sistem tersebut jika dipersatukan akan lebih besar dibandingkan denganjumlah-jumlah daripada bagian yang beraneka ragam. ha1. yaitu dengan menggunakan pendekatan sistem untuk menemukan sifat-sifat penting dari sistem yang bersangkutan. Disamping itu dapat dikatakan bahwa pemanfaatan daripada cara pendekatan sistem berarti bahwa komponen-komponen dari pada sistem tersebut dialokasi serta diintegrasi dengan cara demikian rupa hingga dapat mengoptimalisasi efektifitas menyeluruh dari pada sistem itu.  Garis terputus-putus mengindikasikan bahwa posisi actual dari batas kurang lebih ditentukan oleh pendisain. Seperti dikemukakan oleh Winardi. DEFINISI PENDEKATAN SISTEM. dan output tersebut menjadi input kepada sistem yang lain. Hal terakhir. harus ditandai bahwa garis-garis yang menghubungkan parameter sistem terhadap yang lain serta sistem terhadap lingkungannya menunjukkan hubungan sistem. Sehubungan dengan itu. Walaupun di atas telah banyak ditelah tentang pengertian sistem itu sendiri. peneliti dari struktur sistem.28). yang kemudian memberikan keteranganketerangan kepada kita mengenai perubahan-perubahan apa perlu dilakukan untuk memperbaiki sistem tersebut" (Winardi. di bawah ini akan digambarkan suatu pendekatan sistem beserta unsur-unsur yang terkandung didalamnya. dalam gambar sistem ditunjukkan bahwa pengawasan komponen yang diposisikan terhadap kotak output atau proses telah dihapus karena fungsi pengawasan te!ah digabungkan ke komponen umpan balik (Feedback) dengan alasan bahwa akan menjadi jelas bilamana komunikasi diperiksa secara cermat. niversitas Sumatera Utara 6 e-USU Repository ©2004 U . Untuk mengulas hal tersebut. Pengertian pendekatan sistem perlu diklarifikasi agar konsisten dalam penggunaan atau aplikasinya.

gambar di atas menunjukkan System Management (Manajemen sistem) yang meliputi aplikasi teori sistem terhadap pengelolaan sistem dan subsistem organisasional. dan penentuan solusi optimal atau tindakan program. Dengan kata lain pendekatan sistem adalah satu kesatuan dalam : (1) a way of thinking. Pendekatan demikian terhadap e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 7 .output dengan mengidentifikasi arus bahan-baku. Dari gambar dapat dilihat bahwa pendekatan system memiliki konotasi yang luas yang mencakup beberapa bagian khusus dari penggunaannya pada akhir-akhir ini. Sistem ini mencakup pengenalan model input transformation. Sedangkan yang terakhir. Sistem ini juga menekankan antar hubungan aurora subsistem-subsistem beserta suprasistem terhadap mana fungsi. Sedangkan manajemen sistem merupakan pendekatan yang berguna dalam pengelolaan organisasi-organisasi besar terutama dalam pengelolaan fungsi. komponenkomponen. namun model umum sedikit dapat diaplikasikan pada pemecahan masalah ketika kuantifikasi sulit atau tidak mungkin diperoleh. (2) a method or technique of analysis. atau organisasi diarahkan. The system approach Sumber: Johnson et.18. proyek.all. p. Selanjutnya. System analysis (Analisis sistem) berhubungan dengan metode atau tehnik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. dan infonnasi. atau program-program. identifikasi variablevariabel yang relevan. The Theory and Management of System.19). and (3) a managerial style (Johnson etall.Gambar 1-2. Hal ini sangat dekat dengan metode ilmiah yang meliputi: penelusuran masalah. p. proyek. atau subsistem-subsistem dan menekankan keterkaitan antara mereka. termasuk bagian-bagian. Berdasarkan konsep-konsep di atas dapat dijelaskan bahwa filsafat sistem merupakan satu unsur pendekatan sistem yang akan bermanfaat dan mudah diaplikasikan pada tugas-tugas manajerial dalam konteks merumuskan strategi. Walaupun konsep analisis sistem mempnyai tendensi konotasi tehnik kuantitatif dan perhitungan pemecahan masalah dalam hubungannya dengan sistem tertutup. Dalam pengetian umum unsur pertama dari pendekatan sistem adalah System philosophy (Filsafat Sistem) yang mempunyai makna Ha way of thinking" tentang fenomena dalam konteks keseluruhan. Unsur utama dari pengetahuan adalah General System Theory yang relevan untuk berbagai ilmu dan aplikasi secara praktis. 1973. Analisis sistem merupakan pendekatan yang bermanfaat pada proses pengambilan keputusan baik yang dilakukan pada tingkat manajerial maupun operasional. analisis dan sintesis dari berbagai faktor. energi. lnti-inti Teori Sistem Umum (General System Theory) secara sederhana dapat kita hubungkan dengan suatu organisasi.

P. konsep sistem dapat diaplikasikan dan tentu konsep ini akan lebih mengarahkan organisasi lebih baik. Berkaitan dengan hal tersebut. alokasi sumberdaya. sehingga organisasi itu dianggap sebagai suatu sistem. p. 1989). BAB II UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN SEBAGAI SUATU SISTEM Pada era sekarang ini. anggotaanggotanya dan lingkungannya" (Winardi. struktur tugas-tugas. Dengan konsep ini maka pendekatan sistem dapat dipergunakan sebagai cara untuk memandang organisasi itu. p.Tam. hal. jasa dan format pendukung untuk mencapai inleroperability atau kemudahan aplikasi.organisasiorganisasi dan analis organisasi-organisasi sangat bermanfaat. Lebih jelas diartikan bahwa "Organization as an open system. kita sering diperhadapkan pada situasi dimana semakin kompleksnya persoalan yang berhubungan dengan sosial. dan transformasi mereka hingga menjadi output kesemuanya akan mendapatkan arti penting. interdependensi komponen-komponen.Tam memberikan ciri-ciri open system sebagai berikut : Suatu lingkungan sistem terbuka (An Open system environment) adalah komprehensif dan terdiri standar teknologi informasi internasional dan profil standar fungsional yang menentukan interfaces. tidak akan luput dari berbagai persoalan di atas. KY.a system that takes in resources from external environment and converts or transform them into goods and services that are sent back to that environment. all. 2000). Suatu organisasi.K Chau and KY. Berbagai aspek-aspek yang ada disekitar organisasi tersebut atau secara ilmiah disebut lingkungannya tentu akan berpengaruh baik. where they are bought by customers. politik. 2000). Konsep sistem organisasi di atas adalah lebih mengarah pada perspektif sistem terbuka karena organisasi harus memutuhkan sesuatu dari lingkungannya dan memberikan sesuatu kepada lingkungannya. lingkungan. Pengantar Ilmu Manajemen. ekonomi.Y. data dan manusia. apakah kecil atau besar. Dengan keterangan di atas dapat dikatakan bahwa suatu organisasi sebagai sebuah sistem terbuka.Y. pelatihan staf. dan operasi dan manajemen (P.229-239.131-132. Dalam proses dikonseptualisasi tujuan-tujuan. yang bekerja secara independen dan bersama-sama mereaka berupaya mencapai sasaransasaran bersama. dan aspek-aspek lainnya. subsistemsubsistem. Lebih lanjut dikatakan "sistem keorganisasian merupakan suatu kelompok proses-proses transformasi input-output yang saling berkaitan. mencapai eksistensinya dari sebuah sistem lingkungan yang lebih e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 8 . Sistem terbuka dapat dipandang sebagai inovasi organisasional yang membutuhkan inovasi tehnik dan administrasi. Untuk menghadapi semakin kompleksnya persoalan yang dihadapi organisasi. Adopsi sistem terbuka mengharuskan suatu organisasi untuk: merevisi prosedur-prosedur dalam menghadapi kebutuhan perangkat lunak/keras. langsung maupun tidak langsung atas eksistensi organisasi tersebut. Perobahan dalam prosedur administrasi bersamaan dengan mengadopsi sistem terbuka mengharuskan adopsi suatu inovasi administrasi. input-input.61.K Chau. batas-batas. mekanisme-mekanisme yang mengatur. dan criteria nilai untuk organisasi secara keseluruhan. Dengan demikian para pimpinan di dalam organisasi sebagai suatu sistem dapat lebih terfokus pada tugas dan tanggung jawab yang diserahkan pada mereka sehingga tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai dengan baik.(Jones et.

Transformasi . Organisasi tersebut harus mempersepsi. Sebagai sistem.Holisme . tekinik-teknik dan informasi di koordinasi dan diintegrasi oleh sistem manajerial. 1997.Keterbukaan . Dari gambar dijelaskan bahwa organisasi berada dan beroperasi di dalam kerangka ebuah lingkungan dinamik dan kompleks. Peng.132) Untuk lebih jelasnya di bawah ini digambarkan suatu organisasi sebagai sistem terbuka. Proses ini memanfaatkan aneka sumber daya yang diserap dan bidang-bidang ekonomi-teknologikal lingkungan rganisasi tersebut.Perilaku dengan tujuan tertentu .133 9 . organisasi ini merupakan sebuah subsistem dari lingkungannya. Lingkungan keorganisasian itu sendiri juga merupakan sebuah sistem terbuka dan dinamik. yang terreffleksi dalam tipe-tipe khusus barang-barang dan jasa-jasa yang diproduksi oleh organisasi tersebut melalui seri prosesproses transformasi. manusia struktur. hal. dalam hal menetapkan sasaran-sasaran dan tujuan keorganisasian.Keterkaitan satu sama lain .besar. lerumuskan dan mengevaluasi nilai-nilai sosial-manusia dan kendala-kendala politik. hal. Manajemen. Di dalam kerangka dasar input-output umum tersebut elemen-elemen tujuan. Didalamnya termasuk : . dan sebaliknya ia harus mengabdi kepada nilai-nilai sosial-manusia lingkungannya. Oleh karena itu. Teori Sistem dan Pendekatan Sistem dalam Bidang Manajemen. baik organisasi maupun lingkungannya memperlihatkan sifat-sifat sistematik dasar yang kita kenal pada uraian-uraian sebelumnya tentang sistem.Pengawasan dan pengendalian" ( Winardi. dalam rangka upaya memaksimasi nilai atau manfaat yang e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara Sumber: Winardi.

negoisasi clan pertukaran antara organisasi tersebut dengan lingkungannya. sub-subsistem. Oleh karena itn. Dalam universitas ini tentu terdapat berbagai sub-sistem. Keputusan-keputusan strategis yang akan diambil tentunya harus diketahui secara bersama-sama sehingga setiap pihak/unit akan melaksanakan keputusan itu sesuai dengan fungsi masing-masing. Oleh karena itu. Universitas ini dikelola oleh pemilik melalui pembentukan Yayasan Universitas HKBP Nommensen. Secara organisatoris. Penekanan tugas untuk pengambilan kebijakan ataupun keputusan biasanya berada pada Badan Penyelenggara. pimpinan Universitas HKBP Nommensen dalam melaksanakan tugasnya akan menghadapi berbagai pengambilan kebijakan (policy) atau pengambilan keputusan. Universitas HKBP Nommensen adalah suatu perguruan tinggi swasta yang pemiliknya adalah Gereja HKBP. Lembaga Penelitian dan Lembaga Pengabdian Masyarakat dapat dianggap sebagai pelaksana operasional Universitas. Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat. Jadi dapat dikatakan bahwa Rektorat dan Yayasan dapat dianggap sebagai fasilitator. Sehubungan dengan hal di atas. Unit-unit ini adalah Fakultas yang bertanggung jawab untuk melakukan proses belajar mengajar. Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab ini tentu tidak akan terlepas dari berbagai pengaruh baik dari dalam maupun dari luar. Universitas HKBP Nommensen dapat dianggap sebagai suatu sistem terbuka karena Universitas ini harus terikat dan juga akan mempengaruhi lingkungannya. Organisasi universitas ini tentu berbeda dengan organisasi bisnis atau perusahaan. Pengambilan keputusan yang berkaitan dengan strategis biasanya dilakukan secara bersama-sama dengan pihak yayasan dan pimpinan unit-unit yang berada dibawah Rektor. Badan Pelaksana ini adalah merupakan badan yang secara rutin bekerjasama dengan pihak universitas yang diwakili oleh unsur pimpinan yaitu Rektorat (Rektor dan Para Pembantu Rektor). sedangkan Fakultas dan jajarannya. Satu keunikan dalam organisasi Universitas dibandingkan dengan organisasi bisnis adalah dalam hal pengambilan keputusan. pimpinan Universitas akan melaksanakan tugas dan tnggung jawabnya sesuai dengan aturan-aturan yang dibuat oleh Yayasan dan pemerintah (Diknas). Badan Penyelenggara dan Badan Pelaksana Harian. Di dalam yayasan tersebut terdapat dua unsur pengelola antara lain. sedangkan kegiatan rutin/operasional berada di Badan Pelaksana Harian. Bila ditelusuri lebih lanjut. dari sisi teori sistem dan pendekatannya. Lembaga Penelitian(LP) yang bertanggung jawab dalam hal penelitian. kedua unsur ini memiliki fungsi dan pekerjaan yang berbeda. Bilamana konsep organisasi dengan sistem terbuka di atas akan diaplikasikan pada suatu organisasi maka tentu proses-proses yang dimaksud tentu akan berbeda satu sama lain atau tergantung pada organisasi yang akan diaplikasikan. dan bahkan lebih kecil dari itu. dan Lembaga Pengabdian Pada Masyarakat (LPPM) yang bertanggung jawab dalam hal pengabdian-pengabdian kepada masyarakat. Rektor sebagai pimpinan tertinggi di tingkat Universitas akan diperhadapkan pada tugas rutin dan on-rutin. Universitas ini mempunyai keterkaitan e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 10 . Batas-batas sistem tersebut mewakili bidang-bidang interaksi. namun demikian kedua unsur ini merupakan satu kesatuan karena saling membutuhkan. Titik-titik interaksi antara organisasi yang ada dengan lingkungannya terjadi di dalam dua macam bidang perbatasan pokok yakni pada interface output-pemakai dan pada interface sumber daya-input. Dengan kata lain. Hal ini sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang berkaitan dengan Pengajaran. Untuk kebutuhan ini maka selanjutnya akan diambil suatu organisasi yang akan diaplikasikan yaitu Universitas HKBP Nommensen. Bila ditelusuri lebih lanjut.diciptakan oleh organisasi yang bersangkutan.

diperlukan saling pengertian dan kerjasama yang baik serta sehat antara semua pihak yang terkait.50 % dari total keseluruhan). Nommensen menjalin kerjasama dengan berbagai institusi di luar negeri. Untuk lebih jelasnya. Dalam rangka pengembangan hubungan antar lembaga. Namun perlu ditekankan bahwa dari antara 9 Fakultas tersebut yang menjadi unit yang mampu memberi kontribusi besar ke anggaran Universitas atau yang menjadi pilihan banyak pelanggan (Mahasiswa clan Masyarakat) adalah Fakultas Ekonomi. Bappeda Sumut. Universitas HKBP Nommensen memiliki 9 Fakultas dengan 26 program studi jenjang program Strata Satu (S 1) dan 8 program studi jenjang program Diploma 3 (D3). Evangelical Lutheran Church (USA). pengembangan serta perjalanan Universitas HKBP Nommensen. Universitas ini didirikan berjalan berlandaskan Visi dan Misi yang harus selalu dipedomani. Church Misionary Society of Australia. haruslah berguna bagi Tuhan dan berguna bagi Ibu Pertiwi. antara lain O. e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 11 . Universitas HKBP Nommensen didirikan pada tahun 1954. Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Utara.S. St. Higher Education Development Support by USAID dan JICA. untuk mengisi Visi dan Misi tersebut. Olaf College (USA). diperlukan pemikiran serta perencanaan yang mendalam dan baik. yaitu : Visi : Pro Deo Et patria (Bagi Tuhan dan Ibu Pertiwi). organisasi gereja dan organisasi pemberi bantuan baik beasiswa maupun bantuan lain di luar negeri. Adapun profil singkat Universitas HKBP Nommensen dapat dijelaskan sebagai berikut. dalam perencanaan. Disamping itu. antara lain: Departemen Perindustrian dan Perdagangan. fakultas/subsistem yang paling baik ditinjau dari segi keteraturan administrasi dan proses pengambilan keputusan masih dimiliki Fakultas Ekonomi dibandingkan engan Fakultas-Fakultas yang lain. diperlukan sumber daya manusia berkualitas dan jujur. Koperasi. dan lain-lain. Dan untuk penganalisaan yang lebih mendalam. diperlukan keterbukaan (transparansi). masyarakat. Dengan demikian. dunia usaha. Didalam negeri terjalin kerjasama dengan berbagai instansi. maka dalam makalah ini akan dibahas sebagian besar masalah-masalah yang dihadapi di Fakultas tersebut. dibawah ini akan diberikan bagan struktur organisasi dari Universitas HKBP Nommensen.dengan lembaga-lembaga seperti pemerintah. Visi dan Misi ini menuntut agar dalam keberadaan. dan lain-lain. Sedangkan Misinya adalah Mengejar Kecemerlangan dan memberi perhatian kepada golongan miskin ("To strive 'Or excellence and pay attention to the poor "). Bank Indonesia. Dari berbagai program ini. Adapun alasannya adalah karena kelangsungan hidup Universitas ini sangat tergantung pada Fakultas Ekonomi ( Mahasiswanya +/.W Bochum (Jerman). sudah hampir seluruhnya memperoleh status terakreditasi. United Board for Higher Education (USA). lembaga pendidikan di luar negeri.

Kemahasiswaan dan Urusan Alumni.Bagan ini digambarkan secara sederhana dan berdasarkan banyaknya Fakultas dan Lembaga di jajaran Universitas HKBP Nommensen. dengan berpedoman pada unsur unsur visi. maka unsur-unsur dari setiap bagan ini akan gambarkan secara terpisah dan dapat dilihat pada lembaran lampiran-lampiran. Ketiga output tersebut sebenarnya satu kesatuan dalam dunia ilmu pengetahuan dalam rangka meningkatkan martabat manusia. laboratorium. Ketiga output ini akan saling terkait dalam arti satu output akan menjadi input untuk melakukan proses dalam menghasilkan output yang lain. teknologi. pegawai. Dari gambar model dari Universitas HKBP Nommensen merupakan suatu sistem organisasi yang terbuka dapat dijelaskan bahwa Universitas ini berada dan beroperasi dalam lingkungan yang dinamik serta kompleks. sedangkan Ketua dan Sekretaris merupakan pimpinan di setiap lembaga yang eselonnya setara dengan dengan Dekan. Pada tingkat universitas. Dalam bagan dapat dilihat bahwa Dekan (Dekan dan Para Pembantu Dekan) merupakan pimpinan di setiap Fakultas. proses pelaksanaan administrasi dan kegiatan lainnya dilakukan dengan mendayagunakan bagian-bagian dibawah para pembantu rektor. instansi pendidikan dan e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 12 . Ketiga output di atas akan diproses melalui suatu sistem yang terdiri dan berbagai subsistem dengan memanfaatkan berbagai jenis sumberdaya yang diperoleh dan lingkungannya. Penelitian. perusahaan. Pendidikan akan dilakukan berdasarkan atas output penelitian yang telah dilakukan dan selanjutnya akan menjadi umpan balik bagi proses kegiatan pengabdian pada masyarakat. Output ini dihasilkan atau diproses dengan menggunakan berbagai subsistem yang ada di dalam organisasi universitas dengan mengacu pada isi dan misi yang telah ditetapkan serta persepsi-persepsi pada perobahan lingkungan yang akan dihadapi pada masa yang akan datang. pengetahuan. Keuangan dan Administrasi Umumnya PR-III. Sedangkan pengabdian pada masyarakat tentunya akan didasarkan atas hasil penelitian dan selanjutnya merupakan suatu umpan balik bagi penyelenggaraan pendidikan. instansi pemerintah. informasi.PR-II. Fasilitas (Gedung perkuliahan dan administrasi. tujuan. Demikian juga halnya dengan di tingkat Fakultas dimana proses kegiatan administrasi dan kegiatan lainnya dilaksanakan oleh bagian dan sub-bagian yang berada di bawah setiap Pembantu Dekan. Secara umum dapat dikatakan ahwa hasil akhir (output) yang dhasilkan oleh sistem Univesitas ini adalah Tri Dharma Perguruan Tinggi antara lain: Pendidikan. Di dalam melakukan transformasi tersebut. dibutuhkan suatu pengelolaan atau manajemen yang berfungsi sebagai pengkoordinasi dan pengintegrasian sehingga apat dihasilkan suatu ouput yang lebih bernilai bagi para pengguna yaitu masyarakat. dan calon mahasiswa). Output Penelitian ditujukan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan yang akan disebarkan melalui pendidikan dan diabdikan kepada masyarakat. misi. dan perlengkapan lainnya). dan berbagai sumberdaya ekonomi lainnya. dan Pengabdian kepada Masyarakat. Akademik. antara lain: Ilmu Pengetahuan. universitas ini juga akan memperoleh input-input berupa sumber daya di atas. Bagian-bagian ini tergantung pada bidang-bidang pembantu rector antara: PR-I. global. dan proyek-proyek masalah yang timbul dalam lingkungan untuk diteliti. Teknologi. Selanjutnya dalam melakukan transformasi. Untuk melihatnya secara sistematis. Manusia ( Dosen. manusia.

tapi pada subsistem yang lain akan menjadi penghambat proses kegiatan yang akan dilakukan. subsistem. dan pengawasan sebenarnya telah banyak dipergunakan untuk mengelola pusat sistem. Oleh karena itu. ada juga subsistem tertentu yang memberikan masukan (input) dalam rangka memperbaiki proses tertentu pada pusat sistem dan masukan ini akan menjadi umpan balik bagi pusat sistem dan mendistribusikannya kepada sub sistem ata sub sistem yang membutuhkannya. Misalnya.instansi lainnya. maka organisasi universitas ini memiliki sistem manajerial atau pengelolaan yang digunakan sebagai mekanisme pengawasan bagi sistem keorganisasian. Pengaturan atau pemanfaatan manusia. yang dianggap sebagai suatu sistem. Fakultas sebagai subsistem. dan sumber berdaya lainnya dalam upaya mencapai tujuan merupakan tanggungjawab umum dari sistem manajerial tesebut Sistem manajerial ini tentunya akan memanfaatkan fungsi-fungsi manajemen dalam melaksanakan proses transformasi di pusat sistem. Namun demikian. Sedangkan pelaksanaan keputusan dan kebijakannya atau operasional dari seluruh proses pada pendidikan tinggi berada di Universitas itu sendiri. Kedua subsistem ini secara organisatoris terpisah dari Universitas yang dalam hal ini dianggap sebagai pusat sistem. dan sub-subsistem yang ada pada organisasi universitas. Pada tingkat Yayasan yang berperan sebagai wakil pemilik memiliki subsistem yaitu pada Badan Penyelenggara(BP) dan Pelaksana Harian (BPH). dan sub dari subsistem. maka secara garis besarnya dapat dilihat bahwa. Artinya dia hanya menunggu perintah atasan untuk melakukan proses kegiatannya. koordinasi. Namun demikian tidak dapat dipungkiri bahwa kedua subsistem mempunyai pengaruh terhadap pembuatan keputusan ataupun kebijakan yang bersifat strategis. disamping e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 13 . misalnya. fasilitas. Perlu ditambahkan dalam tingkat kelompok pimpinan organisasi universitas ini. Demikian halnya dengan Universitas HKBP Nommensen. teknologi. Dengan demikian hasil akhir atau output akan ditransfer kembali ke lingkungan berupa jasa-jasa yang dihasilkan oleh organisasi Universitas tersebut. unsur manusia dalam subsistem tertentu tidak mengetahui fungsinya secara jelas dan tidak dapat membayangkan apa yang akan dikerjakannya saat ini. namun penggunaannya dirasa belum efektif karena substansi dari fungsi-fungsi tersebut belum dimengerti oleh sebagian besar manusia yang ada di dalamnya. memiliki beberapa subsistem. Fungsi-fungsi manajemen antara lain perencanaan. pengorganisasian. sering terjadi permasalahan di subsistem dan sub-subsistem dalam melakukan operasionalnya. subsistem dan sub-subsistem pada organisasi Universitas HKBP nommensen. subsistem-subsistem. Bila dilihat kembali struktur organisasi Universitas dan lampiran-lampiran pada makalah ini. dan umumnya dia hanya sanggup mengerjakan satu pekerjaan yang bersifat rutinitas. sering tidak melakukan fungsi manajemen (mis:Perencanaan dan Pengawasan) secara baik sehingga menimbulkan berbagai persoalan yang pada subsistem tertentu dapat dipecahkan. BAB III SUBSISTEM-SUBSISTEM PADA SISTEM ORGANISASI UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN Seperti telah banyak dibahas pada bab-bab terdahulu bahwa pada setiap sistem umumnya akan memiliki subsistem yang saling berhubungan satu sama lain sehingga sistem tersebut dapat dioperasikan sesuai dengan tujuan ataupun sasaran. 0leh karena transformasi dilakukan dengan menggunakan banyak bagian.

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) 4. antara lain: 1. Perlu ditambahkan bahwa lingkungan yang dihadapi setiap subsistem di atas adalah hampir sama atau mereka adalah bagian-bagian yang diturunkan dari universitas e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 14 . mereka memiliki prosesan struktural yang sama. Subsistem Lembaga Penelitian memperoleh input dari universitas (pusat sistem) berupa sumberdaya manusia dan fasilitas. Jadi jasa yang dihasilkan oleh sistem ini adalah penyediaan buku jurnal.memiliki sub-subsistem yang sama karena secara operasional. Fakultas Pertanian (FP) 7. Sedangkan subsistem no 10 dan 11 memiliki operasi yang berbeda baik antara keduanya maupun dengan subsistem Fakultas. Lembaga Pengabdian Pada Masyarakat (LPPM) 12. pengabdian pada masyarakat dan proses administrasi lainnya. dan hasil-hasil penelitian ilmiah. Namun perlu digaris bawahi bahwa subsistem 1 s/d 9 (Fakultas).subsistem yayasan. dan karya-karya ilmiah hasil penelitian dibaca oleh mahasiswa dan dosen. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) 8. subsistem administrasi umum dan keuangan yang berada dibawah Pembantu Rektor II. dari fakultas berupa rencana-rencana penelitian. dan dari lingkungan berupa manusia(mahasiswa) serta ilmu pengetahuan yang akan ditransfer ke melalui proses pembelajaran dalam rangka menghasilkan output yaitu pendidikan. jurnal. Secara umum subsistem Fakultas ini memperoleh input dari pusat sistem berupa sumberdaya manusia(dosen) dan fasilitas. namun proses yang dilakukan oleh Lembaga ini khusus untuk menyusun program pengabdian yang diperlukan oleh lingkungan terutama masyarakat. dan subsistem kemahasiswaan dan alumni yang berada dibawah Pembantu Rektor III. Perpustakaan Setiap subsistem di atas masih memiliki sub-subsistem yang berfungsi untuk mengoperasikannya. Lembaga Penelitian (LP) 11. universitas adalah sebagai pusat sistem. Demikian halnya dengan subsistem Lembaga Pengabdian Pada masyarakat juga memperoleh input yang sama dengan Lembaga Penelitian. Fakultas Seni dan Sastra (FSS) 9. Fakultas Peternakan (FAPET) 5. Outputnya tidak begitu nyata melainkan karena proses yang dilakukan adalah administrasi peminjaman buku yang dapat dibaca di ruangan yang disediakan atau dibawa keluar. Ketiga subsistem ini merupakan sistem yang dikelola oleh Rektor dan para Pembantu Rektor. Selanjutnya pada tingkat dibawah Universitas secara garis besar dijumpai 12 subsistem yang berfungsi sebagai pelaksana operasional mulai dari proses akademik. Untuk subsistem perpustakaan yang mempunyai fungsi sebagai pendukung bagi subsistemsubsistem fakultas memperoleh input dari Universitas berupa buku. Fakultas Hukum (FH) 6. Pada tingkat pimpinan universitas masih dijumpai subsistem-subsistem yang berfungsi sebagai penggerak dari sistem tersebut antara lain subsistem bagian akademik yang berada dibawah Pembantu Rektor I. majalah. dan dari lingkungan berupa proyek-proyek penelitian. Fakultas Psikologi (FP si) 10. penelitian. Fakultas Teknik (FT) 3. Selanjutnya akan diproses dengan mempergunakan sumberdaya manusia dan administrasif untuk menghasilkan penelitian atau karya ilmiah. Fakultas Ekonomi (FE) 2.

proses pembagian beban tugas dosen dalam rangka pembelajaran dan proses pembuatan rencana-rencana yang berhubungan dengan pengembangan kualitas kurikulum dan program studio dan pelaksana teknis merupakan sub-sub sistem yang berhubungan dengan pendukung proses pendidikan yaitu laboratorium-laboratorium sebagai tepat praktikum para mahasiswa. kedua subsistem ini memiliki sub-subsistem yang berbeda satu sama yang lainnya.  Bagian Kemahasiswaan dan Alumni. subsistem Lembaga Penelitian dan Lembaga badan mempunyai peranan dalam mencapai tujuan akhir dari Universitas. Input yang dibutuhkan oleh setiap sistem hampir semuanya diperoleh dari sistem yaitu Universitas.bagian ujian. para pimpinan mungkin saja membutuhkan suatu pendekatan analisis lainnya terutama dalam mengambil putusan atau kebijakan yaitu analisa sistem. Kedua lembaga ini memiliki fungsi yang berbeda dalam menghasilkan dua dari tridharma perguruan tinggi yaitu Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat. JP A. kedua subsistem ini memiliki apa sub-subsistem dalam memproses hasil yang dikehendaki. Analisa ini tentu sangat dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan terutama pada tingkat manajerial (Pimpinan Universitas) Adapun sub-subsistem yang ada pada subsistem Fakultas adalah sebagai berikut:  Bagian Administrasi Akademik (Dibawah Pembantu Dekan I)  Pada bagian ini masih dijumpai sub-bagian administrasi perkuliahan. Dalam pelaksanaan proses. Disamping subsistem di atas yang berada dibawah Fakultas. Bila ditelusuri lebih lanjut. Jurusan ini masih memiliki subsistem yaitu program studi dan pengembangannya dimana proses yang dilakukan berupa proses pembimbingan pembuatan tugas akhir (skripsi) dari mahasiswa.(Dibawah Pembantu Dekan III) Pada bagian ini ada sub-bagian kegiatan kemahasiswaan dan sub bagian alumni. Pertanian. Input ini akan proses di setiap subsistem atau sub-subsistem untuk memperoleh output. masih dijumpai subsistem yang berfungsi sebagai penggerak proses akademik yaitu subsistem jurusan unit pelaksana teknis. sub. dan sub-bagian transkript. yaitu : Lembaga Penelitian memiliki sub-subsistem antara lain:  Subsistem bidang Imu Ekonomi  Subsistem bidang Ilmu Sosial  Subsistem bidang Ilmu-ilmu Terapan (Teknik. baik di tingkat sistem maupun dibawahnya. Oleh karena itu transformasi yang . Peternakan) Lembaga Pengabdian pada Masyarakat memiliki sub-subsistem antara lain:  Subsistem bidang Kuliah Kerja Nyata  Subsistem bidang Penceramahan dan Lapangan.agar masalahan yang dihadapai oleh sistem lebih spesifik dan pemecahannya mungkin 1 diserahkan pada subsistem-subsistem.(Dibawah Pembantu Dekan II)  Pada bagian ini masih adda sub-bagian administrasi keuangan dan sub bagian administrasi umum. Selanjutnya bila ditelusuri kembali.  Bagian Keuangan dan Administrasi Umum. Semua subsistem-subsistem dan sub-subsistem di atas adalah bagian dari sistem yang mempunyai fungsi transformasi yang berbeda dalam mencapai sasaran akhir atau output dari sistem. subsistem dan sub-subsistem tersebut adalah merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain atau dengan kata in sasaran akan dapat dicapai dengan baik jika semuanya beroperasi secara koordinasi dan terintegrasi. Namun demikian. Namun untuk proses.

e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 15 .

Dalam hal pembuatan keputusan atau yang bersifat manajerial tetap harus bersama-sama dengan BP Yayasan. BAB IV INTERELASI DAN KONFLIK ANTARA SUBSISTEM-SUBSISTEM PADA UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN Pada umumnya sistem akan memiliki subsistem dan sub-subsistem yang pada hakekatnya melakukan fungsi yang berbeda atau bisa sama dan pada akhirnya dicapai sasaran atau tujuan dari sistem. Dengan kata lain. BP Yayasan akan melakukan pengawasan atas plementasi dan rencana tersebut. Bila pengelolaan yang dilakukan tidak begitu baik. Dalam Sistem organisasi Universitas HKBP Nommensen dapat ditelesuri hubungan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. maka sistem kan dapat menghadapi masalah-masalah yang dapat mengganggu kelancaran dalam pencapaian tujuan. Kemudian. interaksi ketergantungan atau disebut sebagai interelasi antara elemen dari sistem adalah akan faktor yang dapat menimbulkan konflikasi. koordinasi. Oleh karena itu. pusat sistem akan akukan fungsi pengawasan. Kedua sistem ini juga mempunyai hubungan yang vertikal tapi secara proses kegiatan keduanya dapat dilihat dari hubungan koordinasi. Subsistem Pelaksana Harian (BPH) Yayasan dengan pusat sistem yaitu Universitas. hubungan antara kedua sistem ini adalah secara vertikal. Hubungan ini dapat diartikan bahwa BP Yayasan sebagai wakil dari pemilik mempunyai bawahan yaitu Rektor sebagai pimpinan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Hubungan ini dapat dijelaskan dari sudut organisasi dan manajemen sebagai berikut: Sub sistem Badan Penyelenggara(BP) dan Badan Pelaksana Harian(BPH) Yayasan dilakukan subsistem ini mempunyai hubungan dalam hal fungsi operasional yayasan dilakukan oleh subsistem BPH sedangkan fungsi perencanaan dan pengawasan ada di subsistem BP. keduanya akan terkait dalam hal-hal seperti. Subsistem Badan Penyelenggara (BP) dan Badan Pelaksana Harian (BPH) Yayasan Kedua subsistem ini mempunyai hubungan yang vertikal secara hirarki atau organisasi. penggunan sistem sebagai sesuatu memiliki subsistem yang saling berinteraksi atau mempunyai hubungan yang saling tergantung dipengaruhi oleh ciri-ciri sistem tersebut. e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 16 . Oleh karena itu hubungannya dengan Universitas hanyalah sebatas proses administrasi yang telah ditetapkan oleh BP Yayasan. Subsistem Fakultas dengan subsistem Pembantu Rektor I (Akademik). Kedua sistem ini tentu akan bersama-sama merencanakan rencana jangka panjang maupun jangka pendek yang akan dilakukan oleh Universitas. Dalam praktek. pengorganisasian terhadap proses kegiatan sub sistem fakultas. Subsistem BPH Yayasan adalah pelaksanaan operasional kegiatan dari subsistem BP Yayasan. pelaksanaan tugas dilakukan pembagian.akan dilakukan semua subsistem di atas memerlukan pengelolaan atau manajemen yang baik agar sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. pengawasan. Oleh karena itu. Subsistem Fakultas dengan pusat sistem yaitu Universitas. Namun demikian. Selanjutnya. keduanya adalah satu tetapi dalam proses. Sistem akan memberikan input atau masukan. dalam hal buatan keputusan manajerial dalam hubungannya dengan rencana strategis.

keuangan misalnya pembuatan anggaran dan realisasinya. Pada perencanaan keduanya saling terkait . pada hal e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 17 . oleh masing-masing subsistem. akan tetapi hubungan ini berkaitan dengan pembuatan perencanaan terhadap kegiatan ekstrakurikuler dari mahasiswa. dan juga dari luar sistem yang selanjutnya dikoordinasikan dengan fakultas untuk diproses. koordinasi. Hal ini dilakukan karena Lembaga ini tidak memiliki sumber berdaya manusia sendiri melainkan harus diperoleh dari Fakultas. Subsistem Fakultas dengan subsistem Pembantu Rektor III (Kemahasiswaan dan alumni) Kedua subsistem ini mempunyai hubungan yang identik seperti di atas. Subsistem Fakultas dengan subsistem Lembaga Penelitian. Sub-subsistem Akademik dengan sub-subsistem Administrasi Umum di Fakultas. pada subsistem Fakultas. Hubungan antara kedua sub-subsistem ini berkaitan dengan perencanaan dan koordinasi. keduanya terkait dalam hal perencanaan dan koordinasi atas kegiatan yang akan dilakukan oleh masing-masing. Subsistem ini pada umumnya memberikan masukan yang berhubungan dengan proses akademik. namun penekanannya adalah proses perencanaan dan kordinasi dari kegiatan-kegiatan yang terkait dengan pengabdian masyarakat. Lembaga ini dalam operasinya dapat memperoleh input dari Fakultas. Hubungan antara subsistem satu Fakultas dengan Fakultas lain hanya dalam hal koordinasi proses kegiatan yang akan dilakukan. Subsistem Fakultas dengan subsistem Lembaga Pengabdian Masyarakat. namun dalam pembuatan keputusan ataupun kebijakan kedua subsistem ini umumnya secara bersama-sama dengan pusat sistem.Hubungan antara kedua subsistem ini dapat digambarkan sebagai suatu hubungan secara hirarki organisasi.Perencanaan pada sub sistem kemahasiswaan didasarkan pada masukan dari akademik. Input untuk lembaga ini biasanya diperoleh dari Fakultas dan selanjutnya akan dikoordinasikan pelaksanaannya pada masa yang akan datang.Dalam hal perencanaan. namun dalam operasionalnya kedua subsistem ini mempunyai hubungan dalam perencanaan. Hubungan antara kedua sistem ini sama seperti di atas. Subsistem Fakultas dengan subsistem Fakultas. Pada dasarnya subsistem mempunyai hubungan yang berhubungan dengan perencanaan. kedua subsistem ini mempunyai tingkat kewenangan yang ada pada pembuatan rencana di tingkat universitas. pengawasan terhadap masalah yang berhubungan dengan administrasi umum misalnya personalia dan tehnis. koordinasi. Subsistem Administrasi Umum dan sub-subsistem Kemahasiswaan. namun hubungan itu adalah perencanaan. dan pengawasan atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan proyekproyek penelitian. Pada dasarnya hubungan antara kedua subsistem ini sama seperti di atas. koordinasi dan pengawasan. Subsistem Fakultas dengan subsistem Pembantu Rektor II (Administrasi umum dan keuangan). Disamping itu hubungan koordinasi dan pengawasan dibutuhkan dalam rangka memantau kegiatan-kegiatan yang akan dan telah dilakukan.

Hubungan antara keduanya didasarkan pada perencanaan proses kegiatan. kewenangan. Dengan kata lain. Pelaksanaan proses kegiatan pembelajaran di Fakultas akan didasarkan pada input yang diberikan oleh sub-subsistem jurusan. kesalahan penafsiran. fungsi. bukan menangani proses kegiatan -kegiatan operasional sistem. Dengan kata lain. Konflik ini timbul sebagai akibat tidak jelasannya atau tidak terincinya tugas dan tanggung jawab atau kewenangan masing-masing. sering terjadi bahwa subsistem yayasan tidak memberikan dukungan atau kebutuhan yang diperlukan oleh sistem. dan bagian. pembuatan kebijakan. sering . subsistem Lembaga. Berdasarkan pengamatan yang saya lakukan pada tingkat pusat sistem (Universitas) Ini subsistem Yayasan. fasilitas. B. Subsistem Fakultas dengan sub-subsistem Laboratorium. Selanjutnya keduanya akan melakukan koordinasi dan pengawasan atas kegiatan tersebut. tugas dan tanggung jawab. fungsi dan lain-lain. sistematika pelaksanaan operasional kegiatan sangat sentralistik sehingga sub-sistem Fakultas sulit diukur kinerjanya e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 18 . dan pada proses pengawasan. kinerja dari sistem akan sulit untuk mengidentifikasi apakah efektif atau efisien. namun fungsi ini tidak efektif bila sistem tidak memperoleh dukungan/input (misalnya anggaran operasional/rutin) atas pelaksanaan rencana yang telah disepakati. Secara umum. koordinasi. Pada dasarnya fungsi pengawasan dimiliki oleh subsistem yayasan terhadap sistem (Universitas). Subsistem fakultas tidak memiliki kewenangan dalam melaksanakan proyek. Karena pada dasarnya sub-subsistem laboratorium berfungsi melaksanakan proses staf penunjang. Sehingga dari konflik ini dapat muncul dan jenis rencana yang mungkin berbeda karena masing-masing akan menggunakan persepsi berbeda. dan yang lain). Demikian juga halnya dengan pelaksanaan rencana.dijumpai terjadinya konflik antara pusat sistem dengan subsistem.proyek kegiatan yang telah disetujui bersama tanpa campur tangan dari pusat sistem. KONFLIK ANTARA SUBSISTEM Pada umumnya disetiap organisasi sering terjadi konflik baik antara individu. Subsistem Fakultas dengan sub-subsistem Jurusan / Program Studi. Pembuatan rencana ini sebenarnya merupakan kewenangan dari pusat sistem berdasarkan masukan dari subsistem-subsistem. Konflik ini mungkin terjadi akibat kepentingan(interest). Konflik yang lain juga sering terjadi antara subsistem Fakultas dengan pusat sistem. maka hubungan keduanya dapat dilihat dari sisi perencanaan dan koordinasi. koordinasi. pengawasan. subsistem Fakultas. pada umumnya terjadi karena beberapa hal antara lain: Pembuatan Rencana-rencana Strategis. Bila ditelusuri lebih lanjut pada organisasi Universitas HKBP Nommensen.yang berhubungan dengan adminstrasi mahasiswa. Namun sering terjadi pertentangan subsistem yayasan dengan pusat sistem karena ketidak jelasan fungsi atau kewenangan masing-masing. Konflik ini berhubungan dengan proses perencanaan kegiatan. antara subsistem dengan subsistem dan antara subsistem dengan sub-subsistem terutama yang berhubungan dengan proses pengambilan keputusan untuk perencanaan ataupun pembuatan kebijakan atas masalah-masalah tertentu. subsistem yayasan seharusnya bertindak sebagai fasilitator kepada sistem (misalnya memberi dukungan dana. Sedangkan koordinasi dilakukan pada kasus-kasus tertentu yang duhadapi oleh mahasiswa.

kebijakan ini tidak dapat diberikan karena tidak konsisten aturan yang ada. Namun dalam pelaksanaannya sering terjadi bias atas aturan ini dengan subsistem tertentu memberikan kebijakan tertentu pada mahasiswa. Dengan kedua analisis ini akan e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 19 . Identifikasi akan dilakukan dengan cara: 1). Konflik ini terjadi karena terjadinya persepsi yang berbeda tentang garis kebijakan yang dikeluarkan oleh pusat sistem.karena parameter keberhasilan. hal. Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan (Strengths). (Opportunities). Analisis dan diagnosis keunggulan bagi organisasi (Glueck. merupakan melanggar aturan yang ada sehingga tidak diproses dan kadang menjadikannya menjadi persoalan yang harus diselesaikan secara kolektif BAB V SWOT ANALYSIS TERHADAP SISTEM ORGANISASI UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN SWOT Analysis pada umumnya bagian dari sistem penyusunan atau perumusan. dan 2). sehingga subsistem Fakultas menghadapi masalah-masalah yang berhubungan dengan proses pembelajaran. Konflik juga sering ditemui antara subsistem Fakultas dengan subsistem Lembaga. sehingga subsistem akan melaksanakannya sesuai dengan caranya sendiri. Dalam pengelolaan pembelajaran sering juga timbul konflik antara subsistem fakultas. Pada dasarnya. dan kewenangan tidak dirinci secara jelas. Menurut sub-subsistem kebijakan ini. Lembaga dengan subibsistemnya masing-masing. William F & Jauch. sistem sering memperoleh output yang tidak sesuai dengan yang diinginkannya. Oleh karena itu. sering pembuatan rencana kegiatan proses penelitian dan pengabdian pada masyarakat tidak diketahui oleh subsistem Fakultas. Analisis dan diagnosis lingkungan dalam menentukan peluang dan ancaman. subsistem Fakultas sering tidak dapat memutuskannya karena aturan-aturan yang kurang jelas sehingga sering terjadi persepsi yang berbeda dalam menafsirkan substansi-substansi yang ada pada aturan tersebut. Konflik yang lain sering dijumpai adalah proses pelaksanaan keputusan atau bijakan yang telah dibuat oleh subsistem. Pada sistem yang lain. dan ancaman (Threats) yang dimiliki suatu organisasi. Konflik ini biasanya berkaitan dengan proses pelaksanaan kegiatan dimana subsistem tidak membuat suatu deskripsi tentang bagaimana dan berapa lama sesuatu proses kegiatan akan dilakukan. Konflik antar sub sistem Konflik ini timbul umumnya antara subsistem Fakultas. Juga sering ditemukan tidak adanya koordinasi antara kedua subsistem ini untuk mendayagunakan daya yang dimiliki oleh subsistem Fakultas. Oleh karena itu. aturan bagi setiap subsistem fakultas sama. Konflik antara subsistem Fakultas dengan subsistem Fakultas juga sering terjadi setiap subsistem ini dapat memiliki prinsip dasar yang berbeda atas sesuatu yang dibuat oleh sistem. Lawrence R. 1992. kelemahan (Weaknesses). Konflik ini juga diakibatkan belum jelasnya aturan yang menghubungkan kedua sistem. kegagalan. 96 & 154). Demikian juga halnya dengan membuatan kebijakan atas kasus-kasus tertentu. dan pada kasus seperti ini pusat sistem tidak melakukan koordinasi sehingga seluruh subsistem Fakultas memiliki persepsi yang sama. yang digunakan oleh berbagai bisnis maupun non bisnis.

dan instansi lainnya masih tinggi. B. serta peluang dan ancaman yang dimiliki organisasi Universitas HKBP Nommensen antara lain: A. hal ini terlihat dari banyaknya peminat untuk memperoleh jasa pendidikan dan untuk menggunakannya dalam rangka peningkatan sumber daya manusianya. dan Pusat Jasa Ketenagakerjaan) cukup lengkap dan baik. dan fasilitas pendukung lainnya (Pusat Bahasa. BUMN. menjadi Wiraswasta. dunia usaha. Kelemahan-kelemahan (Weaknesses)  Hubungan antara Pemilik (Yayasan sebagai perwakilan) dengan Universitas tidak dirinci secara jelas pada aturan maupun anggaran dasar sehingga sering terjadi tarik menarik kekuasaan antara Top Management (Rektor) dengan Yayasan dalam pengelolaan Universitas.  Proses pembelajaran pendidikan yang diselenggarakan cukup baik. hal ini tercermin dari ketatnya kewajiban kehadiran dosen dan mahasiswa.  Secara umum.  Lokasi dari Universitas ini cukup strategis karena berada pada pusat kota Medan. e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 20 . baik di sektor Pemerintah.  Fasilitas-fasilitas berupa gedung perkuliahan dan administrasi. Pusat Pengkajian Kebudayaan.  Tingkat efisiensi operasional cukup tinggi hal ini dapat dilihat ketatnya pemberian alatalat tulis kantor kepada subsistem dan ketatnya pengawasan atas penggunaannya. jumlah tenaga pengajar dan kualitasnya masih dapat dibanggakan untuk ukuran daerah Medan khususnya dan Sumatera Utara umumnya.diperoleh suatu profil ancaman dan peluang lingkungan (Environment threat and opportunity profile/ETOP) dan suatu profil keunggulan strategis (Strategic adavantage profil / SAP). pemerintah. Pusat Pelatihan Komputer. Kekuatan-kekuatan (Strengths). laboratorium.  Secara umum kemampuan manajerial yang dimiliki oleh pimpinan tertinggi dan menengah dalam mengelola organisasi masih rendah sehingga penyelenggaraan pendidikan tinggi kurang terencana dan terarah seperti yang diharapkan. dan para alumni ini telah memberikan banyak sumbangan material maupun moril. Perusahaan swasta.  Lulusan atau alumni telah banyak meraih sukses dalam pekerjaannya.  Jumlah pegawai administratif dan teknis sebagai tenaga penunjang sampai saat ini masih lebih dari cukup. dibawah ini akan ditelesuri berbagai kekuatan dan kelemahan. sehingga akses untuk mencapainya sangat mudah dan efisien.  Hubungan kerjasama dengan lembaga-lembaga baik di luar negeri maupun dalam negeri cukup banyak dan baik. Dengan menggunakan konsep di atas.  Jumlah mahasiswa yang dikelola pada tiga tahun terakhir ini masih lebih dari cukup sehinga dana atau uang dalam rangka mempertahankan keberadaan dan pengembangannya masih tersedia dalam jumlah yang cukup besar.  Pengembangan sumberdaya dosen dalam rangka pengembangan mutu akademis telah dilakukan pengiriman dosen untuk mengikuti program Magister (8-2) dan Doktor (S-3) secara berkesinambungan baik di dalam maupun di luar negeri.  Tingkat kepercayaan masyarakat.

sehingga kurang dapat disesuaikan dengan keinginan pemakai. Peluang-peluang (Opportunities) e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 21 . Rumusan visi dan misi yang tidak begitu jelas atau terlalu abstrak sehingga sulit untuk mencerminkan arah dan sasaran yang lebih spesifik.  Top Management tidak memiliki kewenangan untuk mengangkat dan memberhentikan dosen dan pegawai tetap. bukan proses pendidikan.  Sistem perencanaan dan pengambilan keputusan yang dilakukan baik di tingkat universitas maupun ditingkat Fakultas tidak jelas sehingga menyebabkan keterlambatan proses kegiatan dan pemborosan waktu. sehingga proses kepemimpinan yang tegas dan benar sulit dilaksanakan di lingkungan Universitas. sehingga sering terjadi pekerjaan yang tumpang tindih.  Proses pembelajaran masih merupakan fokus perhatian yang lebih besar.  Indeks Prestasi Komulatif(IPK) yang dimiliki masih dibawah rata-lata standar yang diinginkan pemakai sehingga para lulusan tidak memiliki peluang untuk bersaing dengan lulusan perguruan tinggi lain.  Universitas ini belum memiliki standar penilaian keberhasilan baik untuk pekerjaan dosen maupun pegawai administrasi dan teknis sehingga tidak dapat diukur kinerjanya dalam rangka memberikan berupa bonus(insentit)  Tidak jelasnya spesifikasi jabatan di setiap subsistem baik di tingkat Universitas maupun pada tingkat Fakultas.  Struktur organisasi Universitas HKBP Nommensen kurang bisa mendukung dan mengadaptasi perobahan lingkungan. oleh karena itu struktur harus dirombak sesuai dengan kebutuhan.  Perencanaan dan pengembangan karir bagi pegawai adminstrasi dan teknis belum ada.  Pemanfaatan Lembaga Penelitian dan Pengabdian belum dilakukan secara optimal terutama dalam mencari proyek-proyek yang bisa digunakan baik sebagai pengembangan ilmu pengetahuan maupun sebagai sumber dana. Kewenangan ini berada pada Yayasan. Hal ini dicerminkan dari latar belakang pendidikan dan kelambatan yang dimiliki sehingga sering terjadi kesalahan dan kelambatan dalam proses penyelesaian pekerjaan.  Sumber pembiayaan untuk proses pendidikan.  Sistem inforrnasi dalam memproses administrasi mahasiswa belum memadai sehingga sering terjadi kelambatan pengurusan administrasi. namun program pasca sarjana sebagai satu program yang sangat dibutuhkan pada dewasa ini belum dimilikinya.  Penyusunan kurikulum masih tidak jelas karena masih banyaknya campur tangan pemerintah.  Walaupun Universitas ini tergolong tua. penelitian. C. dan penabdian kepada masyarakat masih didominasi oleh penerimaan uang kuliah dari mahasiswa.  Jumlah mahasiswa yang diterima cenderung semakin meningkat dan akumulasinya terlalu banyak sehingga ada kecenderungan mengejar kelulusan secara kuantitatif bukan secara kualitas.  Secara umum kualitas tenaga penunjang adminstrasi kurang baik.  Mekanisme aturan dan prosedur yang tidak terstruktur secara jelas sehingga sering menimbulkan birokrasi yang berbelit-belit.  Perencanaan dan Pengembangan infrastruktur belum dilakukan secara berkesinambungan karena kurangnya dana untuk mendukung ini. Dana pensiun bagi mereka juga tidak ada. bukan berdasarkan aturan Pemerintah.

dan khususnya pendidikan tinggi.  Rendahnya pendapatan masyarakat akan dapat mempengaruhi kemampuan merek untuk mengirim anaknya masuk perguruan tinggi.  Dengan akan diterapkan era perdagangan bebas oleh Pemerintah. sehingga Universitas dapat menjadi penyedia informasi bagi pihak investor luar negeri.  Dengan adanya era globalisasi yang cenderung sudah mulai.  Dengan akan diterapkannya AFTA dan APEC pada waktu dekat ini . maka Universitas ini dapat memanfaatkan suatu kerjasama dalam hal Riset dan Pengembangan.  Akan dihapusnya akreditasi program studi oleh Pemerintah dimana Perguruan Tinggi diberi kebebasan untuk mencari assesomya dalam menilai mutu program studi.  Banyaknya lembaga-lembaga yang menawarkan pendidikan kursus-kursus profesional yang akan merebut bursa calon mahasiswa.  Banyaknya penganguran para lulusan perguruan tinggi dapat mengurangi tingkat kepercayaan masyarakat atas dunia perguruan tinggi.  Dengan memanfaatkan secara optimal pusat bahasa Inggris yang dimiliki Universitas ini.  Kurangnya perhatian pemerintah terhadap sektor pendidikan secara umum. akan dapat meningkatkan lulusan agar memiliki nilai tambah terutama dalam penguasaan bahasa Inggris. produk. Ancaman – ancaman (Threats)  Dengan semakin mudahnya pemberian ijin untuk mendirikan lembaga pendidikan tingi.  Krisis ekonomi yang berkepanjangan yang berdampakpada banyaknya perusahaan yang bangkrut maka membuat banyaknya pemutusan hubungan kerja pada sektorsektor riel. dapat merubah proses pendidikan yang masih menggunakan pola tradisonal. Dengan munculnya peraturan pemerintah tentang akan diterapkannya otonomi kampus. maka dapat menjadi masukan bagi organisasi Universitas ini untuk melalrukan perobahan-perobahan dengan cepat. maka semakin menyemarakakn persaingan yang akan dihadapi. akan mengakibatkan perobahan bursa tenaga kerjaan. akanmemberikan gambaran masih sedikitnya dana yang tersedia dalam rangka pengembangan pendidikan tinggi. atau jasa dengan berlakunya perdagangan bebas. D. BAB VI MASALAH-MASALAH MANAJERIAL YANG DIHADAPI PIMPINAN PUNCAK ORGANISASI UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN .  Perobahan teknologi yang semakin cepat terutama teknologi informasi. maka mengakibatkan munculnya perguruan tinggi yang baru  Dengan adanya peraturan pemerintah untuk memperbolehkan masuknya perguruan tinggi dari luar negeri. maka Universitas ini dapat memanfaatkannya dengan cara membuka program studi yang berorientasi pada profesionalisme atas dasar informasi tentang tenaga kerja yang bagaimana yang akan dibutuhkan di era tersebut. dapat membuat Universitas ini lebih cepat merobah diri dengan cara memanfaatkan dan memperdalam kerja sama dengan perguruan tinggi luar negeri.  Perobahan peraturan–peraturan tentang sistem pendidikan tinggi yang terlalu sering akan menimbulkan kelambanan penyesuaian terhadap lingkungan. akan memuat masuknya tenaga–tenaga kerja asing yang lebih profesional.  Dengan akan masuknya arus investasi.

e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 22 .

Hal yang sering dijumpai dalam pengambilan keputusan adalah kesalahan (interpretasi) atas situasi karena pengambil keputusan tidak dapat mengidentifikasi e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 23 . Hal ini menjadikan rencana kurang jelas sehingga sulit untuk dicapai. ini dijelaskan terlebih dahulu arti masalah dalam konteks ini. Oleh karena itu. perencanaan . Pada perencanaan ini. Sehubungan dengan itu. Masalah secara dapat digambarkan sebagai suatu kondisi dimana terjadi perbedaan (deviasi) antara kondisi Das Sollen ( sesuatu yang diinginkan sasaran) dengan kondisi Das Sollen yang nyata). Oleh karena itu. Umumnya. dan Pengawasan. Hal ini menunjukkan satu indikasi bahwa rencana yang disusun bukan berdasarkan suatu ukuran atau variabel tertentu rasio dosen dengan mahasiswa dan juga bukan berdasarkan masukan dari setiapsubsistem fakultas. Proses pembuatan keputusan tidak memiliki langkah-langkah yang jelas sehingga pengambilan keputusan sering melihat situasi bukan melihat dari sisi perlunya sesuatu untuk diputuskan. penyusunan rencana tidak dilakukan dengan melihat kondisi sekarang ini dan memprediksi kemungkinan perobahan di masa yang akan Misalnya. Misalnya penetapan anggaran penerimaan dan pengeluaran universitas (Periode September tahun berjalan s/d Agustus tahun berikutnya) sering terlambat karena pimpinan selalu ingin menunggu berapa realisasi jumlah mahasiswa yang diterimaa sehingga kegiatan dalam anggaran tersebut dapat tertunda.Dalam menyelusuri masalah-masalah yang dihadapi oleh pimpinan puncak Universitas. pembuatan rencana tahun mendatang dilakukan berdasarkan rencana tahun yang lalu). Rektorat sebagai pimpinan puncak tidak membuat suatu langkah yang baik dalam proses perencanaan. Dengan adanya kegiatan tersebut akan memunculkan masalah-masalah lain. perencanaan dilakukan dengan pola kebiasaan seperti suatu kegiatan (misalnya. Sedangkan manajerial dapat dilihat dari proses pengelolaan dengan memanfaatkan fungsifungsi manajemen. dibawah ini akan ditelusuri masalah-masalah manajerial yang sering dihadapi oleh Rektorat (Rektor dan para Pembantu Rektor) sebagai Top Management. Oleh karena itu. Kepemimpinan. Disamping itu. pada makalah akan dilihat masalah manajerial yang berhubungan dengan sistem Perencanaan. pengambilan keputusan selalu bersifat menungggu sehingga masalah yang dihadapi semakin bertambah dan semakin kompleks. penetapan rencana jumlah mahasiswa yang akan diterima atau tidak berpedoman kepada kemampuan dari setiap subsistem Fakultas sehingga pimpinan tidak memiliki kewenangan dalam membuat rencananya untuk dilaksanakan. Pengambilan keputusan yang umumnya berhubungan dengan perencanaan juga sering terjadi sehingga pembuatan rencana memakan waktu yang cukup lama dan terbatas waktu dimana rencana itu seharusnya sudah mulai dilaksanakan. penyusunan rencana tidak dilandasi dengan visi dan misi yang ada sehingga penetapan arah atau tujuan jangka pendek maupun jangka panjang sering jelas. Pengorganisasian. Dengan kala lain. fakultas tertentu (Fakultas Ekonomi) sering menghadapi kelebihan(over) mahasiswa dibandingkan dengan kemampuannya. Masalah yang berhubungan dengan Perencanaan. juga dipengaruhi faktor lingkungan baik internal maupun eksternal. Di samping tidak efektif dan tidak efisien karena membuang waktu yang cukup banyak. Disamping banyaknya intervensi dari yayasan sebagai wakil pemilik dalam merumuskan tujuan. sehingga rencana yang dibuat tidak mencerminkan adanya kemungkinan perobahan-perobahan lingkungan yang akan dihadapi serta kemungkinan yang akan digunakan untuk menghadapinya. Perencanaan berhubungan dengan proses dimana pimpinan merumuskan tujuan dan membuat metode-metode yang digunakan dalam rangka mencapai tujuan.

misalnya dalam rangka kerjasama lembaga lain sering menimbulkan kerjasama itu gagal karena pimpinan tidak mengkoordinasikan dengan subsistem-subsistem yang lebih mengerti kompeten untuk melakukan kerjasama tersebut. Karena universitas ini dimiliki oleh Gereja. otoritas dari. Masalah yang berhubungan dengan Kepemimpinan Secara umum dalam lingkungan organisasi bahwa efektifitas kepemimpinan itu dapat pengaruhi orang atau kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. tidak perlu dibeda-bedakan antara organisasi laba atau nonlaba. dan tugas tanggung jawab dari subsistem tidak didefinisikan secara jelas. Hal ini karena standar kerja yang akan dilakukan tidak dibuat secara jelas. Demikian juga halnya hubungan ke lingkungan luar universitas. Oleh karena itu. tugas dan tanggung jawab(kewenangan) pimpinan Fakultas tidak dibuat secara terperinci sehingga pola yang dijalankan selama ini cenderung ke arah yang sentralistik atau tanggung jawab berada di pimpinan puncak. Dengan gaya yang demikian.559). pengangkatan pimpinan puncak selalu dipengaruhi oleh Yayasan sebagai wakil pemilik. Namun sering dijumpai adanya ketidak harmonisan (tidak dikoordinasikan dengan baik) antara subsistem tertentu dengan dengan subsistem lain. Jon L. Oleh karena itu. Misalnya. pimpinan puncak menggunakan gaya yang otoriter atau dalam istilah manajemen disebut “Autocratic Leader" dimana kekuasaan digunakan untuk pengambilan keputusan (Dunham. 1989. sering dijumpai masalah tidak tercapainya target tertentu yang harus diselesaikan oleh subsistem-subsistem.gejalanya secara baik. Yayasan sebagai wakil pemilik menginginkan suatu kekuasaan yang lebih tinggi dari pimpinan universitas. Misalnya. Masalah pimpinan di universitas ini sering muncul terutama dalam hal kekuasaan dan karismatik yang dimiliki oleh pimpinan. Umumnya keadaan ini terjadi sebagai akibatnya informasi yang mereka miliki dan enggan menanyakan kepada subsistem lain. universitas ini telah sesuai dengan fungsi operasionalnya. Disamping masalah koordinasi. Dari segi pengaturan komponen-komponen.Randall B & Pierce. sering para subsistem tidak mengetahui bagaimana itu akan dilaksanakan sehingga e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 24 . untuk pengaturan jadual kuliah dan ujian sering tidak dikoordinasi oleh pimpinan universitas sehingga terjadi bentrok antara dua fakultas pada saat yang sama menggunakan satu ruangan. Dilihat dari disain struktur organisasi Universitas seharusnya sudah harus dirobah namun pemerintah masih memiliki untuk ini. yayasan selalu berperan banyak dalam kekuasaan sehingga pimpinan puncak universitas sering tidak dapat mengambil keputusan dalam waktu yang cepat dan tepat.Yayasan selalu memilki persepsi bahwa pengelolaan organisasi itu sama semuanya. Dengan kata lain. Hal yang kedua sering muncul adalah gaya dan kemampuan kepemimpinan yang dimiliki oleh pimpinan puncak. Misalnya. subsistem Fakultas dan Lembaga hanya untuk kegiatan operasional yang seharusnya dikerjakan oleh pegawai administrative. p. karena mereka menganggap dirinya sebagai wakil pemegang saham. Dalam pengelolaan universitas. Masalah yang berhubungan dengan Pengorganisasian Pengorganisasian ini berkaitan dengan bagaimana pimpinan medisain struktur dan mengatur komponen-komponen dari organisasi. Hal yang pertama sering muncul adalah bagian kewenangan atau kekuasaan. sering terjadi ketidak harmonisan antara pimpinan puncak dengan yayasan karena pembagian kewenangan yang tidak jelas. penurunan jumlah mahasiswa bisa dianggap sebagai masalah sehingga tidak ditelusuri faktor penyebabnya yang seharusnya jadi masalah.

Dengan keputusan ini dapat dijalankan oleh komponen lainnya dengan baik tanpa akan kenapa terjadi. Dengan gaya yang demikian.559). Dengan demikian. dan apakah perlu tindakan perbaikan. Secara umum. itu sudah baik. Di samping itu proses monitoring uk mengawasi kegiatan yang dilakukan oleh subsistem fakultas dan lembaga tidak selalu berperan banyak dalam kekuasaan sehingga pimpinan puncak universitas sering tidak dapat mengambil keputusan dalam waktu yang cepat. Disamping itu.keputusan itu tidak dapat tercapai. Anggapan seperti ini dapat mengaburkan fungsi pengawasan di suatu organisasi. Jon L. Hal ini disebabkan pimpinan puncak memiliki keterbatasan keahlian majerial baik yang berhubungan dengan kemampuan konseptual maupun keahlian dibidang manajemen perguruan tinggi. p. pimpinan tidak dapat menilai seseorang dengan baik karena ukuran untuk itu tidak ada. Masalah yang berhubungan dengan Pengawasan Pengasan berkaitan dengan kegiatan monitoring di dalam organisasi sehingga diidentifikasi apakah pelaksanaan rencana sesuai dengan tujuan. pimpinan tidak mempunyai indikator yang unjukkan apakah operasi berjalan secara efektif atau tidak efektif atau tidak didefniisikan secara jelas. Dalam organisasi Universitas HKBP Nommensen. pimpinan tidak mempunyai indikator yang unjukkan apakah operasi e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 25 . pimpinan tidak dapat mengetahui secara jelas apakah yang diinginkan dapat dicapai dengan baik atau organisasi itu beroperasi secara efektif. pimpinan puncak sering menghadapi masalah dalam hal berkomunikasi dengan orang-orang baik di dalam maupun di luar universitas itu. Masalah yang berhubungan dengan Pengawasan Pengawasan berkaitan dengan kegiatan monitoring di dalam organisasi sehingga diidentifikasi apakah pelaksanaan rencana sesuai dengan tujuan. Dalam pengelolaan universitas. pimpinan puncak sering menghadapi dalam hal berkomunikasi dengan orang-orang baik di dalam maupun di luar fakultas itu. dan apakah perlu tindakan perbaikan. pimpinan puncak menggunakan gaya yang otoriter atau dalam istilah manajemen disebut “autocratic Leader" dimana kekuasaan digunakan untuk pengambilan keputusan (Dunham Randall B & Pierce. itu sudah baik. Disamping itu. Secara umum. Hal yang kedua sering muncul adalah gaya dan kemampuan kepemimpinan yang dimiliki oleh pimpinan puncak. Dalam organisasi Universitas HKBP Nommensen. Hal ini disebabkan pimpinan puncak memiliki keterbatasan keahlian manjerial baik yang berhubungan dengan kemampuan konseptual maupun keahlian dibidang manajemen perguruan tinggi. Mereka menganggap bahwa bila kegiatan atau operasional dapat berjalan seperti biasanya. 1989. Anggapan seperti ini dapat mengaburkan fungsi pengawasan di suatu organisasi. pimpinan tidak dapat mengetahui secara jelas apakah yang diinginkan dapat dicapai dengan baik atau organisasi itu beroperasi secara efektif Hal ini terjadi oleh karena variabel ukuran untuk mendefinisikan sesuatu kegiatan itu tidak ada. Mereka menganggap bahwa bila kegiatan atau operasional dapat berjalan seperti biasanya. Seharusnya pimpinan puncak dalam mengambil keputusan di organisasi universitas haruslah mengikut sertakan para pimpinan subsistem agar keputusan itu merupakan keputusan bersama. Dengan keputusan ini dapat dijalankan oleh komponen lainnya dengan baik tanpa akan mempertanyakan kenapa terjadi. Seharusnya pimpinan puncak dalam mengambil keputusan di organisasi universitas haruslah mengikut sertakan para pimpinan subsistem agar keputusan itu merupakan keputusan bersama. Hal ini terjadi oleh karena ukuran untuk mendefinisikan sesuatu kegiatan itu tidak ada. sering para subsistem tidak mengetahui bagaimana itu akan dilaksanakan sehingga keputusan itu tidak dapat tercapai.

Dari berbagai masalah di subsistem atau perilaku sub yang paling sering dihadapi adalah masalah personal atau perilaku yang tentu akan berpengaruh pada operasional subsistem. William. p. Untuk kebutuhan analisis organisasi Universitas HKBP Nommensen. • Reactivity : Skenario ini menunggu terjadinya sesuatu perobahan lingkungan luar dan kemudian melakukan respon atas perubahan tersebut. Dengan kata lain. 1995.260). Dan pimpinan puncak tidak menghiraukan apakah hasil itu sesuai dengan kualitas yang diharapkan. pimpinan tidak memperoleh sesuatu umpan balik dari hasil pengawasan. • Preactivity : Skenario ini mencoba untuk memprediksi perobahan lingkungan luar dan memposisikan diri sebelum terjadi perobahan. operasional. BAB VII SKENARIO ANALYSIS TENTANG PERKEMBANGAN ORGANISASI UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN Setelah menelusuri berbagai aspek yang berhubungan dengan internal dan eksternal sert masalah yang dihadapi manajemen puncak dalam proses pengelolaan organisasi universitas. untuk mengidentifikasi sejauh mana rencana atau kegiatan telah dilakukan dan bagaimana rencana atau kegiatan itu telah dilakukan sulit untuk diketahui karena fungsi pengawasan tidak ada. tenaga dan sumberdaya lain yang digunakan untuk melaksanakannya. Di samping itu proses monitoring untuk mengawasi kegiatan yang dilakukan oleh subsistem fakultas dan lembaga tidak dapat dilakukan karena metode untuk itu belum diatur dan dibuat secara konseptual. Lebih umum dikatakan bahwa "Skenario : The hypothetical sequence of events built to focus attention on causal processes and decision .dengan baik karena ukuran untuk itu tidak ada. Nicholas C and Acar. dan pengembangan tidak dapat direalisasi. Skenario diartikan sebagai script permainan atas proyeksi rentetan kejadian. Perlu ditambahkan bahwa penentuan target ini tidak didasarkan pada formula tertentu misalnya atas dasar kemampuan Fakultas dan program studi. upah. masalah itu timbul bukan pada pimpinan puncak melainkan muncul di sub sistem dan sub-subsistem. Dalam konteks seperti ini. Yang penting. Dengan berbagai masalah di atas ditemukan bahwa pada 2(dua) tahun terakhir target jumlah mahasiswa yang dibutuhkan untuk mendukung anggaran belanja cenderung menurun sehingga rencana penyesuaian terhadap gaji. Dengan demikian. berikut ini akan dibuat tiga (3) skenario antara lain: • Inactivity : Skenario ini mengabaikan perobahan lingkungan luar dan melakukan kegiatan seperti biasa. atau hal ini disebut melakukan antisipasi. Dengan kata lain berada pada posisi status quo. e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 26 . pimpinan tidak dapat menilai seseorang . pekerjaan atau kegiatan itu dapat terlaksana tanpa perlu menelusuri berapa banyak waktu.bisa berjalan secara efektif atau tidak efektif atau tidak didefinisikan secara jelas. berikut ini akan dikembangkan beberapa skenario dalam rangka mengembangkan universitas dan sekaligus memberikan solusi atas masalah manajerial tersebut. Dengan demikian skenario adalah sesuatu kejadian yang diprediksi pada masa yang akan datang. Sebenarnya masih banyak masalah-masalah yang mungkin masih dapat ditelusuri.(Georgantzas.

Bauran tepat. Oleh karena itu. subsistem. 1 menyedot sumberdaya uang karena jumlah mahasiswanya cenderung menurun dan pada 2 (dua) tahun terakhir ini tidak memiliki kemampuan lagi untuk membiyai diri sendiri atau berada pada posisi defisit yang cukup berarti.Perbaikan operasional ditujukan dalam rangka mencapai tingkat efisiensi dan aktifitas yang lebih baik dari sebelumnya. Dalam skenario ini diasumsikan bahwa Tidak ada perubahan yang akan dilakukan. Dengan demikian para sistem. Dengan demikian para sistem. subsistem maupun subsistem dapat melakukan perbaikan dalam kegiatan-kegiatan selanjutnya. oleh karena itu semua sumberdaya dan fasilitas dimiliki oleh universitas ini tetap seperti biasanya atau tidak ada ataupun pengurangan. Peningkatan kualitas operasional dapat dilakukan dengan cara menyelusuri semua timbulnya masalah-masalah baik yang bersifat rutin (misalnya. Disamping itu. dan sub-subsistem. subsistem maupun subsistem dapat e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 27 . Evaluasi ini dilakukan hanya untuk perbaikan kegiatan operasional. keterlambatan pembuatan jadual kuliah). pengorganisasian. untuk meningkatkan efisiensi universitas ini sudah perlu meninjau kembali setiap subsistem yang pada dasarnya tidak lagi memberikan masukan yang menguntungkan bagi sistem. Penelusuran dapat dilakukan dengan membentuk suatu tim yang bertugas untuk meneliti setiap aspek yang berkaitan dengan masalah dan memberikannya sebagai masukan bagi sistem. Metode ataupun cara yang dapat digunakan oleh masing-masing adalah teknik sebab-akibat(Causal-Effect). oleh karena itu semua sumberdaya dan fasilitas dimiliki oleh universitas ini tetap seperti biasanya atau tidak ada ataupun pengurangan. dan yang bersifat manajerial. dan analisis sistem seperti dibahas pada bab-bab terdahulu. Penelusuran dapat dengan membentuk suatu tim yang bertugas untuk meneliti setiap aspek yang berkaitan dengan masalah dan memberikannya sebagai masukan bagi sistem. pendekatan. Dengan demikian. bukan dalam rangka merespon perobahan lingkungan luar. kepemimpinan. Peningkatan kualitas operasional dapat dilakukan dengan cara menyelusuri semua timbulnya masalah-masalah baik yang bersifat rutin(misalnya. keterlambatan pembuatan jadual kuliah). kebijakan. sistem manajerial dapat digunakan sebagai mekanisme pengawasan bagi sistem keorganisasian.tidak ada perubahan yang akan dilakukan. subsistem: kehilangan proses namun secara keseluruhan akan memberikan manfaat bagi berupa pengurangan sumberdaya uang yang dihemat dari proses fungsional yang dimilikinya Selanjutnya masalah-masalah manajerial yang dihadapi oleh pimpinan puncak seperti perencanaan. Model ini menganggap bahwa organisasi itu dianggap sebagai suatu sistem. misalnya subsistem Fakultas Peternakan yang beberapa tahun terakhir tidak memberikan kontribusi lagi berupa uang kepada sistem. dan peraturan yang ada dalam rangka untuk meningkatkan kualitas operasional secara menyeluruh. dan pengawasan dapat diatasi dengan mengadopsi model yang dijelaskan dalam teori.Inactivity Scenario Bila diasumsikan bahwa organisasi Universitas HKBP Nommensen tidak melakukan suatu perubahan dan beroperasi seperti biasa maka perlu dilakukan evaluasi atas semua proses. dan sub-subsistem. subsistem ini dapat digabung ke subsistem Fakultas Pertanian yang mempunyai posisi menjadi sub-subsistem atau jurusan/program studio Secara substansi. dan berbagai tehnik yang umum digunakan dalam peningkatan kualitas. dan yang bersifat manajerial.

dari sudut pandang perspektif sistemik. struktur dari menajerial akan terdiri dari subsistem-subsistem berikut : Perumusan sasaran-sasaran Alokasi sumber-sumber daya Pencapaian penyediaan sumber-sumber daya Pemanfaatan sumber-sumberdaya Evaluasi dan Penyesuaian. Oleh karena itu. Dengan menerapkan pendekatan sistem misalnya.melakukan perbaikan dalam kegiatan-kegiatan selanjutnya. pengorganisasian. dan pengaturan (atau pemanfaatan) manusia. Pola majemen semacam ini dapat dipandang lebih holistik dibandingkan jika hanya memperhatikan jumlah dari fungsi-fungsi terpisah. Metode ataupun cara yang dapat digunakan oleh masing-masing adalah teknik sebab-akibat(Causal-Effect). struktur. Dengan cara menganggap setiap fungsi manajerial misalnya: perencanaan. Lebih lanjut dikatakan: "Sebagai sebuah mekanisme kontrol. kepemimpinan. Oleh karena sisrem ini dapat digabung ke subsistem Fakultas Pertanian yang mempunyai menjadi sub-subsistem atau jurusan program studi. dan pendekatan sistem di atas. masalah-masalah manajerial yang dihadapi oleh pimpinan puncak seperti perencanaan. organisasi universitas ini dapat mengatasi masalah-masalah manajerial. Dengan menggunakan konsep. e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 28 . Secara substansi. sistem manajerial dapat digunakan sebagai mekanisme pengawasan bagi sistem keorganisasian. aktifitas yang berhubungan dengan manajerial semata-mata hanya berkaitan dengan pengelolaan kegiatan seperti biasanya. 135). tidak melakukan perobahan akibat perobahan lingkungan. kepemimpinan. sistem yang bersangkutan berhubungan dengan aktifitas memimpin mengatur dan menyesuaikan organisasi yang ada sesuai dengan kebutuhan" (Winardi &Nisjar hal. dan analisis sistem seperti dibahas pada bab-bab terdahulu. dan pengawasan dapat diatasi dengan mengadopsi model yang dijelaskan dalam teori. Disamping itu. pendekatan. Sehubungan dengan hal tersebut di atas. Dalam skenario ini. maka hal tersebut memungkinkan pimpinan memusatkan perhatian pada titiktitik pokok interaksi dimana output satu kegiatan (subsistem) menjadi input bagi sekelompok aktifitas berikutnya. Selanjutnya. misalnya subsistem Fakultas Peternakan yang beberapa tahun terakhir tidak memberikan kontribusi lagi berupa uang kepada sistem melainkan menyedot sumberdaya uang karena jumlah mahasiswanya cenderung dan pada 2 (dua) tahun terakhir ini tidak memiliki kemampuan lagi untuk membayai diri sendiri atau berada pada posisi defisit yang cukup berarti. pengorganisasian. dan berbagai tehnik yang umum dalam peningkatan kualitas. Model ini menganggap bahwa organisasi itu dianggap sebagai suatu sistem. subsistem kehilangan proses namun secara keseluruhan akan memberikan manfaat bagi berupa pengurangan sumberdaya uang yang dihemat dari proses fungsional yang dimiliki. analisis. Bauran tepat. universitas dapat menetapkan tujuan dengan suatu proses perencanaan yang masukannya diperoleh dari subsistem dan sub-subsistem. yang dilaksanakan secara terpisah satu sman lain. untuk meningkatkan efisiensi universitas ini sudah perlu meninjau kembali setiap subsistem yang pada dasarnya tidak lagi memberikan masukan yang menguntungkan bagi sistem. dan pengawsan) sebagai sebuah subsistem. teknik dan informasi dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi merupakan tanggung jawab umum dari sistem manajerial tersebut. manajemen universitas adalah sebuah sistem Sumber daya guna mencapai tingkat produktifitas yang lebih baik dan kepuasan organisasi yang ada secara keseluruhan. Dengan demikian.

pendekatan di atas juga diterapkan dengan cara mendefinisikan secara jelas batas-batas antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.giatan berikutnya. telah terjadi suatu krisis ekonomi yang berkepanjangan dan sulit diprediksi kapan akan berakhir. dan subsistem sehingga masing-masing mereka dapat bekerja dengan lebih terarah dalam rangka mencapai tujuan akhir. Reactivity scenario Pada skenario ini diasumsikan bahwa organisasi Universitas HKBP Nommensen akan melakukan perobahan dengan premis bahwa lingkungan telah berubah. Kemudian bila dilihat dari aspek lingkungan ekonomi. Untuk menjelaskan skenario ini. subsistem. Disamping itu.Proses ini membutuhkan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen puncak berdasarkan pemilihan alternatif-alternatif yang paling mendukung pencapaian tujuan pun sasaran yang tentu sudah ditetapkan sebelumnya. evaluasi terhadap pelaksanaan perencanaan atau pelaksanaan kegiatan akan merupakan suatu petunjuk yang berguna karena hasil dari evaluasi ini sangat berguna terutama pada pimpinan puncak untuk melakukan nyesuaian terhadap kegiatan yang akan dilakukan. maka diandaikan telah terjadi suatu perobahan lingkungan dan selanjutnya universitas akan menyususun suatu tindakan untuk mengadaptasinya. Hal ini dapat dilakukan dengan cara bahwa variabel-variabel yang digunakan untuk mengukur kinerja dari setiap sistem. dan tentang perubahan sistem akreditasi perguruan tinggi. pendekatan di atas dapat diaplikasikan dalam rangka merubah gaya kepemimpinan dan mendefinisikan secara jelas kepemimpinan yang sesuai untuk mengelola organisasi universitas. dan sub-subsistem harus dapat ditetapkan. maka diharapkan proses kegiatan dapat dilakukan dengan suatu sinergi sehingga sasaran. Kinerja ini akan dievaluasi secara sistematis sehingga dapat digunakan sebagai umpan balik bagi perbaikan perencanaan dan perbaikan proses . lembaga ini akan menyalurkan ke pasar tenaga kerja atau dijamin e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 29 . Untuk lingkungan sosial politik. para pimpinan puncak dapat memperoleh masukan untuk menilai kembali apakah rencana atau putusan yang dibuat realistis untuk dilakukan atau perlu perobahan. Dengan cara ini akan diperoleh gambaran yang tentang tugas dan tanggung jawab dari sistem. Pengambilan keputusan ini dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai faktor yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan keputusan tersebut. Dengan kata lain. Untuk permasalahan yang terkait dengan pengorganisasian.sasaran dapat dicapai lebih optimal. Jika fungsi masingmasing diberikan secara jelas. Hal yang sama juga berlaku untuk masalah kepemimpinan. Untuk masalah pengawasan. telah terjadi: pola kebebasan berpolitik di kampus perubahan persepsi masyarakat atas pergurnan tinggi perubahan populasi yang berminat masuk ke perguruan tinggi formal tendensi masuknya narkoba ke kampus. Selanjutnya dari aspek persaingan antara lain munculnya lembaga pendidikan tinggi yang menawarkan pendidikanpendidikan informal yang nota bene bila menyelesaikan program tertentu. pendekatan sistem juga dapat dipergunakan untuk mengatasinya. Pada kondisi ini tentu universitas ini harus mendeteksi setiap perobahan lingkungan yang tentu akan merubah eksistensi universitas. Bilamana diasumsikan pada kondisi saat ini telah terjadi beberapa perobahan yang berhubungan dengan aspek lingkungan pemerintah yaitu adanya peraturan baru tentang diperbolehkannya universitas luar beroperasi di Indonesia.

Bagaimana kita dapat menyediakan nilai(value) terbaik untuk rnemuaskan pelanggan tersebut? (3).Sistem Manajemen Strategik disusun dengan langkah sebagai berikut: 1. Penyusunan Program 4. Implementasi 6. Cara di atas dapat dilakukan dengan analisis SWOT dan selanjutnya menyusun rencanarencana yang akan digunakan untuk memecakan masalah yang timbul dari perobahan lingkungan tersebut. Pemantauan. Greg et al. Perencanaan Strategik 3. Dalam pemikiran ini. Bila perubahan di atas telah terjadi maka universitas ini sudah seharusnya merobah diri dengan cara: Melakukan evaluasi menyeluruh terhadap kondisi internal saat ini Menyelusuri terhadap operasi mana perubahan akan berpengaruh Membuat prioritas pemecahan atas masalah yang muncul akibat perobahan tersebut Mengidentifikasi penyebab-penyebab terjadinya masalah yang dihadapi terutama yang berkaitan dengan sistem ataupun subsistem Melakukan sosialiasi bahwa organisasi ini harus dianggap sebagai suatu sistem sehingga segala kegiatan yang akan dilakukan secara sistematis bukan selalu mengandalkan kebiasaan. Banyaknya program-program kuliah jarak jauh yang ditawarkan lembaga pendidikan tertentu dengan biaya murah. Dengan kata lain. Perubahan bisa dilakukan seeara bertahap atau tergantung pada kemampuan organisasi untuk mengadaptasinya. p. Dan isu paling hangat pada dewasa ini adalah telah munculnya teknologi baru terutama yang berhubungan dengan informasi yaitu tehnologi informasi. Universitas HKBP Nommensen harus melakukan perubahan akibat terjadinya perubahan tersebut.dan pengawasan. Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan apa kita beroperasi? (2). pimpinan puncak akan merobah pola e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 30 . semua pihak-pihak yang berkepentingan terhadap universitas harus dipuaskan. Sistem manajemen strategik di atas adalah suatu pola yang dapat digunakan oleh Universitas ini untuk menyesuaikan diri terutama dalam mengatasi masalah-masalah manajerial yang dihadapi oleh pimpinan puncak. Oleh karenanya. Dengan sistem manajemen ini. komunikasi. Apa yang dapat kita perolah dari penyediaan nilai(value) tersebut?(Bounds. Perumusan Strategi 2. Penyusunan Anggaran 5. Perubahan di atas masih digambarkan seeara umum namun pengaruh perobahan tersebut tentu akan berpengaruh pada eksistensi universitas. 1994.216).akan bekerja langsung. koordinasi. yaitu : (1). Sistem ini merupakan rangkaian subsistem yang saling terkait dan dapat digunakan oleh pimpinan universitas dalam mengatasi masalah perencanaan. Pemikiran lain yang dapat dipergunakan sebagai premis dalam menyusun program-program untuk adaptasi lingkungan adalah dengan pola manajemen kontemporer yang befokus pada pelanggan. masalah-masalah manajerial yang dihadapi selama ini dapat di atasi bila menggunakan cara-cara di atas. Caramana dapat dilakukan dengan mengadopsi pemikiran manajemen tradisional yaitu: Siapa kita ? Berada dimana kita sekarang? Kemana kita akan menuju? Bagaimana kita menuju kesana? Pemikiran ini masih dapat digunakan untuk mengevaluasi diri dan membuat rencana untuk mengadaptasi perobahan.. Pertanyaan ini tentu akan rnengarah pada penyusunan program dengan sistem manajemen strategik .

kebiasaan selama ini dalam menyusun rencana. Penyusunan rencana induk ini tentu tidak lepas dari keseluruhan organisasi yang harus dianggap sebagai suatu sistem yang benar. Dalam skenario ini organisasi universitas tentu harus melakukan evaluasi internal seperti pada skenario 2 di stag. dan berbagai aspek lainnya yang dianggap berpengaruh terhadap keberadaan universitas. perdagangan bebas (AFTA. teknologi. Dengan kata lain. Universitas memerlukan cara untuk menstruturisasi kenyataan masa depan. namun demikian dengan tersedianya berbagai informasi maka dapat dilakukan prediksi lingkungan yang akan dihadapi di masa yang akan datang. universitas harus membuat suatu rencana induk pengembangan yang akan digunakan untuk mengantisipasi perobahan-perobahan lingkungan yang akan dihadapi. Pola penyusunan rencana induk pengembangan ini dapat mengadopsi sistem manajemen strategik seperti telah dijelaskan di atas dan rencana ini harus disusun sedemikian rupa sehingga mempunyai ruang gerak untuk merobahnya atau fleksibel dan bisa diperbaharui sesuai perobahan lingkungan.Besok. mengkomunikasikan dan mengkoordinasikannya dengan para subsistem. Oleh karena itu.. Dengan kata lain. organisasi universitas harus melakukan prediksi terhadap kemungkinan perubahan lingkungan di masa yang akan datang dan selanjutnya menyusun suatu program untuk mengantisipasinya. Dalam skenario ini akan dikembangkan jika satu variabel lingkungan tertentu akan berobah. mendapatkan. Pertimbangan terbaik e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 31 . Organisasi universitas ini akan menghadapi lingkungan yang dinamis. pihak univesitas ini harus merobah diri dengan cara mencari. dengan pola ini manajemen puncak dapat mendefinisikan semua variabel-variabel secara jelas sehingga dapat digunakan sebagai alat untuk mengukur kinerja dari para subsistem. APEC). misalnya: isu global. peraturan. misalnya globalisasi. dan menghasilkan suatu jaga pendidikan tinggi yang minimal mampu untuk bersaing dengan para tenaga kerja asing tersebut. Ada beberapa alasan mengapa organisasi universitas ini memerlukan sistem untuk melaksanakan manajemen strategik : a. populasi penduduk. Sistem menyediakan sarana pengambilan keputusan sistematik untuk membangun masa depan organisasi. bila AFTA dan APEC akan berlaku pada beberapa tahun mendatang maka konsekuensi yang berhubungan dengan universitas ini adalah masuknya tenaga kerja asing ke Indonesia atau merebut pasar tenaga kerja. namun evaluasi ini digunakan sebagai langkah awal untuk mengantisipasi perobahan-perobahan di masa yang akan datang. Secara umum dapat dikatakan bahwa sebagai manusia tentu akan sulit untuk meramalkan apa yang akan terjadi. Cara yang dilakukan tentu harus merobah Visi. Prediksi stag perobahan ini dapat ditelusuri dengan cara mengumpulkan informasi sebanyak mungkin. Untuk menghadapi lingkungan yang kompleks Sistem merupakan cara-cara untuk menstrukturisasi realitas masa mendatang. dan pengawasan atas pelaksanaan rencana tersebut. maka universitas harus membuat program rencana untuk menghadapinya. dalam dunia perguruan tinggi. sehingga memerlukan pertimbangan terbaik di dalam membawa organisasi ini menuju masa depan. sehingga dapat direncanakan langkahlangkah strategik untuk mewujudkannya. Tenaga kerja asing ini tentu adalah orang yang professional dan mempunyai pengalaman-pengalaman dibidangnya. Sebagai contoh. Preactivity scenario Dengan skenario in. Misi dan tujuan yang akan dicapai.

misalnya Dekan. informasi dan lainlain. Sistem menyediakan sarana untuk mensintesakan berbagai ide personal dalam membangun masa depan organisasi. Keluaran (output) organisasi bersifat kompleks dan tidak terstruktur. Penerjemahan visi dan strategi ke dalam rencana tindakan. Pendekatan ini menetapkan pimpinan subsistem sebagai pemilik sistem tertentu.Melalui sistem perencanaan strategik. keuangan. Keluaran yang dihasilkan organisasi universitas dapat dianggap bersifat kompleks dan tidak kentara. Dengan dikelolanya organisasi universitas secara bersistem. manusia. sistem manajemen srategic mempunyai peran yang sangat penting dalam pengelolaan organisasi universitas dengan alasan : 1. ilmu pengetahuan.Pendekatan ini menekankan perlunya sistem lintas fungsional dan mendetinisikan kembali peran dan tanggung jawab pimpinan dari setiap subsistem. c. sehingga menumbuhkan komitmen dalam diri personal untuk mewujudkan masa depan tersebut. agar organisasi mampu mengerahkan seluruh sumber daya yang dikuasainya untuk mewujudkan visinya. Untuk mewujudkan visi. dan tidak dapat secara optimal menghasilkan nilai bagi pemakai. Dengan kata lain. dan sasaran strategik organisasi universitas ini diperlukan berbagai sumberdaya yaitu. Sistem manajemen strategik menyediakan sistem untuk mewujudkan rencana yang bersifat kualitatif tersebut melalui sistem pengelolaan sumber daya. Pengamatan terhadap trend dan menggambarkan kondisi masa depan organisasi. tidak ada yang bertanggungjawab untuk melakukan perbaikan terhadap sistem sehingga sistem tersebut akan dibiarkan tidak disempumakan dan akan tumbuh semakin kompleks. Setelah itu strategi diteIjemahkan ke dalam inisiatif strategik yang pada hakikatnya merupakan usaha untuk membangun pola tindakan dalam mengerahkan seluruh sumberdaya organisasi ke perwujudan visi 3. tujuan. maka diharapkan berbagai masalah atau kesenjangan yang dihadapi terutama yang terkait dengan manajemen puncak akan dapat diatasi dengan baik. Kepemilikan sistem ini dapat mengatasi banyak kelemahan organisasi hirarkis.Penerjemahan visi dan tujuan ke dalam sasaran-sasaran strategik dilakukan berdasarkan strategi yang telah ditetapkan dalam sistem perumusan strategi. Dalam menghadapi e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 32 . Pengelolaan sumberdaya untuk mewujudkan visi organisasi. Perencanaan dan implementasi rencana memerlukan konsensus Untuk membangun masa depan organlsasi ini diperlukan berbagai pemikiran dari berbagai personel untuk menghasilkan konsesus tentang gambaran masa depan yang ingin diwujudkan bersama dan langkah strategik yang dipilih untuk mewujudkannya. Hasil pengamatan trend perobahan digunakan untuk menggambarkan kondisi masa depan organisasi yang akan diwujudkan agar sejalan dengan trend perubahan lingkungan. tiro perencana menterjemahkan visi universitas ke dalam sasaran-sasaran strategik yang menjadikan universitas berbeda dengan pesaingnya. organisasi ini perlu mengadopsi pendekatan kepemilikan sistem. Ketua Lembaga dan yang lainnya. dalam upaya untuk melakukan antisipasi terhadap perobahan. 2. fisik. Di samping berbagai hal diatas.hanya dapat dilakukan jika pola manajemennya dilaksanakan secara bersistem b. Untuk menghasilkan keluaran yang mempunyai sifat tersebut diperlukan sistem yang terstruktur. Jika tidak ada satupun pimpinan dari subsistem yang memiliki dan bertanggungjawab atas sistem.

Untuk organisasi universitas ini. Manajemen sistem digunakan oleh organisasi dalam rangka aplikasi teori sistem terhadap pengelolaan sistem dan subsistem organisasional. mengimplementasikan rencana dan mengendalikan pelaksanaan umum rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. 2. Didalam pendekatan kepemilikan sistem. atau batas-batasnya tertutup bagi pertukaran informasi dan energi lingkungan. merobah sumberdaya ini menjadi suatu output yang berguna. Sedangkan sistem terbuka memasukkan sumberdaya dari lingkungan. para pimpinan subsistem disiapkan untuk memiliki sistem yang melintasi orgasnisasi secara horizontal. Sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari objek-objek bersama-sama dengan hubungannya. Oleh karena adanya saling ketergantungan di dalam organisasi sebagai suatu sistem terbuka. sistem lintas fungsional dapat digunakan sebagai altenatif pengorganisasian sumberdaya manusia di dalam memanfaatkan sumberdaya organisasi untuk menghasilkan jasa-jasa yang berguna bagi para pemakai. sistem lintas fungsional akan dapat dikelola dengan baik melalui sistem kepemilikan. cara yang ditempuh oleh para pimpinan subsistem di dalam mengelola sistem akan menentukan sukses atau tidaknya organisasi beroperasi di dalam pasar tertentu. 3. BAB VIII KESIMPULAN 1. Dengan cara ini. Organisasi Universitas HKBP Nommensen dapat dianggap sebagai suatu sistem karena memiliki berbagai subsistem-subsistem antara lain Fakultas-Fakultas dan LembagaLembaga yang beroperasi dalam rangka mencapai tujuan. tidak ada tambahan sumberdaya dari lingkungan yang masuk ke dalam sistem. Pendekatan sistem dapat membantu organisasi mencapai suatu efek sinergitis dimana tindakan-tindakan berbagai bagian yang berbeda dari sistem jika dipersatukan akan lebih besar dibandingkan dengan jumlah-jumlah daripada bagian yang beraneka ragam. dan mengirim kembali output tersebut ke lingkungan. Analisa sistem berhubungan dengan metode atau tehnik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. Sistem tertutup apabila semua sumberdaya yang dibutuhkan oleh sistem dapat dipenuhi dirinya sendiri. e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 33 . para pimpinan subsistem dapat mendefinisikan sistem sesuai dengan cara yang diperlukan untuk melakukan perbaikan terhadap proses untuk menghasilkan jasa-jasa sesuai dengan keinginan pemakai. 6. 5.lingkungan yang tidak menentu pada masa yang akan datang. Organisasi Universitas HKBP Nommensen adalah suatu sistem organisasi yang terbuka karena membutuhkan sumberdaya dari lingkungan dan kemudian memberi sesuatu kembali ke lingkungan. Sistem lintas fungsional dilakukan dengan cara memberikan tanggung jawab kepemilikan atas sistem kepada para pimpinan subsistem yang berkewajiban untuk melakukan perbaikan terhadap sistem tersebut. 4. 7. Pemberdayaan ini dimaksudkan untuk memampukan dan memberi kesempatan kepada surnberdaya manusia untuk merencanakan. antara objek-objek dan antara atribut mereka yang dihubungkan dengan satu sama lain dan kepada lingkungannya sehingga membentuk suatu kesatuan menyeluruh. Sistem lintas fungsional ini dapat dibangun dengan mengurangi jenjang organisasi melalui pemberdayaan manusia.

juga menggunakan suatu sistem manajemen strategi dalam menyesuaikan diri terhadap perobahan lingkungan. Dengan menggunakan ketiga skenario tersebut. 17. dan subsubsistem. teori sistem dan pendekatan serta analisisnya sangat dibutuhkan untuk mengantisipasi perobahan lingkungan yang akan dihadapi pada masa yang akan datang. yaitu Inactivity. dan analisis sistem untuk lebih memperbaiki kinerja organisasi. lnterelasi antara subsistem-subsistem dijelaskan dengan hubungan kerjasama yang dilakukan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. 4.8. Konflik yang muncul dalam sistem organisasi universitas ini umumnya disebabkan ketidakjelasan tugas dan tanggung jawab sistem. pengorganisasian. 11. Pada skenario Preactivity. bukan melihat situasi. Pada tingkat operasional juga perlu penggunaan pendekatan sistem dalam pengelolaannya sehingga dapat ditemukan kesalahan-kesalahan yang digunakan menjadi dasar perbaikan untuk proses kegiatan selanjutnya. 14. Pada skenario Reactivity. Universitas HKBP Nommensen seharusnya melakukan perbaikan yang secara terus-menerus dengan cara mengadopsi pola yang tersistematis. 15. Masalah manajerial yang sering timbul pada pimpinan puncak adalah sehubungan dengan perencanaan. diperlukan suatu pola strategi yaitu dengan mengadopsi sistem manajemen strategik. 1. Masalah-masalah manajerial yang dihadapi oleh pimpinan puncak dapat diminimalkan atau dihilangkan dengan cara bahwa organisasi itu haruslah benar-benar dipandang sebagai suatu sistem dan cara pengelolaan yang dilakukan haruslah bersistem. BAB IX SARAN -SARAN Sebagai suatu organisasi yang bergerak di bidang jasa pendidikan tinggi. 5. 13. 3. dipergunakan aplikasi teori. disamping menggunakan cara di atas. 12. pendekatan. Disamping itu. SWOT analysis yang telah dibuat didasarkan atas pengamatan dan informasi yang diperoleh dari organisasi universitas ini. pendekatan dan analisis sistem dalam rangka operasionalnya. organisasi universitas tersebut akan diperhadapkan pada berbagai asumsi-asumsi yang telah terjadi dan yang akan dihadapi. 10. Reactivity. Organisasi Universitas ini sudah selayaknya mengaplikasikan teori. kepemimpinan. subsistem. dan pengawasan. Organisasi Universitas ini akan diperhadapkan dengan berbagai pemecahan masalah dan pembuatan rencana atau strategi untuk dapat meminimumkan masalah yang mungkin akan dihadapi dimasa yang akan datang terutama masalah-masalah manajerial. Pada skenario Inactivity. .Untuk menganalisis perkembangan Universitas HKBP Nommensen dibuat tiga skenario. Pada tingkat subsistem maupun sub-subsistem diperlukan suatu pola koordinasi dalam memproses input mejadi output sehingga tingkat efisiensi dapat lebih ditingkatkan. dan Preactivity dimana masing-masing memiliki asumsiasumsi yang berbeda-beda. 9. 16. 2. pengambilan keputsan. Dengan ketiga analisis skenario tersebut.

organisasi universitas ini hendaknya menggunakan pola sistem manajemen strategik dengan merumuskan visi. dan tujuan yang jelas. misi. e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 34 .6. Dalam penyusunan rencana induk pengembangan.

1973.[s. London: Wesport Glueck. e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara 35 . System analysis and project management.l]: Mandar Maju. Schoderbek [et.al].1995. Bandung :Lembaga Administrasi Negara Perwakilan Jawa Barat. Johnson. P. Ludwig Von. Chau. Lawrence R.7. YK [and] Tam.1988. Jones. Pengantar teori sistem dan analisa sistem.Beyond total quality management: toward emerging paradigm. 1968.[s.n]. Skenario-driven planning. The theory and management of systems. David I & King. Karhi.2000 . subsistem dengan subsistem.l]:McGraw-Hill.2000.Management system conseptual considerations. Winardi. New York: McGraw-Hill. atau subsistem dengan sub-subsistem. vol.l]: McGraw-Hill.1985. Winardi.Pendekatan sistem dalam bidang manajemen.K.[s. General system theory. Organizational adoption of open systems: a tecnologypush. Untuk mengurangi konflik baik antar subsistem dengan sistem.l] :McGraw-Hill. 8. Journal Information & Management. William R. Kast. Fremon E [and] Rosenzweig. need-pull perspective. Cleland.Contemporary management. Garet R [et.1980. 9. New York: Braziler Bounds Greg etal.al]. DAFTAR PUSTAKA Bertalanffy.1975.l] : Karya Nusantara. hendaknya dilakukan perbaikan terhadap sistem komunikasi dan sistem koordinasi.1995. William F & Jauch. Pembuatan-pembuatan keputusan yang bersifat strategis hendaknya minimal melibatkan para pimpinan-pimpinan subsistem agar keputusan itu dapat dilaksanakan dengan cepat. Agar kinerja dari sistem. hendaknya organisasi universitas ini mendefinisikan secara jelas kewenangan dan perlu mengadopsi pola desentralisasi. Winardi [dan] Nisjar. Business Publications. 1994. James E. subsistem. Georgantzas Nicholas C [and] Acer.[s.1997. [s. Business policy and strategic management. Teori sistem dan pendekatan sistem dalam bidang manajemen. dan sub-subsistem dapat diukur dengan jelas. learning to manage strategic uncertainty.[s.l]: McGraw-Hill.37(5). [s. Y.l] :[s. William. Richard A.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful