Surat

Nur Bety Kantor Bahasa Provinsi Kalimantan Timur

Surat adalah salah satu bentuk penyampaian informasi oleh satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Informasi yang disampaikan itu dapat berupa pernyataan pemberitaan, pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, atau laporan.

2

Surat pribadi 2. Surat niaga 3. Surat dinas
1.

3

Surat yang dibuat perorangan yang berisi kepentingan pribadi. Surat jenis ini tidak terikat pada bentuk yang telah ditentukan, kecuali pada penempatan alamat yang dituju, alamat pengirim, tanggal, dan hal-hal yang ingin disampaikan.

4

Alat yang digunakan sebagai alat komunikasi tertulis dalam kegiatan usaha niaga.

5

6 .Surat yang digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

antara lain berupa pemberitahuan. dan pernyataan. permintaan. baik pemerintah maupun swasta. penjelasan. Nota Dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan. 7 . yang berisi berita secara tertulis.  Surat Dinas Biasa adalah salah satu alat komunikasi antarinstansi.

  Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. 8 . Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.

barang dan/atau bahan lain yang dikirimkan. 9 .  Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantar surat. Surat Edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundangundangan dan/atau perintah. dokumen.

  Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. 10 .

 Surat sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan mitra wicaranya.  Surat sebagai pedoman kerja. seperti surat keputusan atau surat instruksi. seperti surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.Surat sebagai bukti nyata “hitam di atas putih” Surat sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.  Surat sebagai bukti sejarah.   11 .

Padat. yakni tidak bertele-tele dan tidak berbunga-bunga. Adab dan takzim. dan takzim.1. 3. tetapi langsung mengungkapkan pikiran yang hendak disampaikan. padat. adab. Menggunakan format yang menarik Tidak terlalu panjang Menggunakan bahasa yang jelas. 12 . Jelas. 2. b. dan tidak menyinggung perasaan si penerima surat. yakni pernyataan sopan dan simpatik. mudah dipahami dan lengkap unsur gramatikalnya. a. c.

Kepala surat Tanggal surat Nomor surat Lampiran surat Hal atau perihal surat Alamat yang dituju Salam pembuka Paragraf pembuka surat  Paragraf isi surat                Paragraf penutup surat Salam penutup Tanda tangan Nama jelas penanda tangan Jabatan penanda tangan Tembusan Inisial 13 .

3. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. 2. Setelah penulisan alamat lengkap dibubuhkan garis bawah. Kata telepon dan kode pos diikuti nomor dan ditulis tanpa disertai oleh tanda baca. Box untuk menuliskan kode pos. kecuali kata tugas. Huruf awal alamat instansi. nomor kode pos. Nama dan alamat instansi tidak disingkat. d. b.1. a.o. dan lambang instansi). 14 . Hindari penggunaan p. c. dan telepon ditulis dengan huruf awal kapital. kode pos. Kepala surat dinas disusun secara lengkap (nama instansi. nomor telepon. alamat lengkap.

Sempaja Utara. Faksimile (0541) 250256 Laman: www.KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL KANTOR BAHASA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR Jalan Batu Cermin 25. Samarinda 75119 Telepon (0541) 34567.co. 678956.cc _____________________________________________________ 15 .kantorbahasaprovkaltim.

16 . Nama bulan ditulis dengan huruf.1. 3. 2. Nama tempat instansi pembuat atau pengirim surat tidak ditulis karena sudah tercantum di dalam kepala surat. 4. Angka tahun ditulis lengkap. Pada akhir tanggal surat (setelah pencantuman angka tahun) tidak disertai tanda baca.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL KANTOR BAHASA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR Jalan Batu Cermin 25.kantorbahasaprovkaltim.co.cc _________________________________________________ 30 November 2011 17 . Sempaja Utara. Samarinda 75119 Telepon/Faksimile (0541) 250256 Laman: www.

Kata yang digunakan adalah nomor bukan nomer. 18 . kode. 2. 3. Bagian nomor surat sedikitnya berisi nomor urut pembuatan surat. Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital dan jika disingkat menjadi No. Kata nomor diikuti titik dua dan ditulis tanpa jarak. dan angka tahun (jika penomoran memakai sistem angka). 4.1.

kantorbahasaprovkaltim. Sempaja Utara.co. Samarinda 75119 Telepon/Faksimile (0541) 250256 Laman: www.cc _________________________________________________ Nomor: 170/11/2011 30 November 2011 19 .KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL KANTOR BAHASA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR Jalan Batu Cermin 25.

Penulisannya Lampiran atau Lamp. 3. 2. Lembar (dalam bentuk lembaran) b. dimulai dengan huruf kapital.1. Berkas (dalam jumlah banyak) 20 . Penggunaannya: a. Eksemplar (apabila terbitan) c. 4. Jumlah dinyatakan dengan angka yang dihurufkan. (memakai titik) Berguna untuk melihat banyaknya lampiran.

kantorbahasaprovkaltim.: 1 (satu) berkas 21 30 November 2011 . : Satu berkas Salah: Lamp.co.cc _________________________________________________ Nomor: 170/11/2011 Lamp. Sempaja Utara.KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL KANTOR BAHASA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR Jalan Batu Cermin 25. Samarinda 75119 Telepon/Faksimile (0541) 250256 Laman: www.

kecuali nama diri atau kegiatan 22 . 3. yang lain menggunakan huruf kecil. 4.1. Dianjurkan menggunakan kata Hal Gambaran isi surat Singkat dan jelas Keterangan hal ditulis dengan huruf kapital untuk huruf pertama kata pertama. 2.

Sempaja Utara.kantorbahasaprovkaltim. : Satu berkas Hal : Penyuluhan bahasa Indonesia Hal : Peminjaman Ruang 30 November 2011 23 .KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL KANTOR BAHASA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR Jalan Batu Cermin 25. Samarinda 75119 Telepon/Faksimile (0541) 250256 Laman: www.cc _____________________________________________________ Nomor: 170/11/2011 Lamp.co.

atau Saudara Tidak menggunakan sapaan jika alamat berupa nama yang didahului gelar akademik atau jabatan Mencantumkan semua unsur tempat dengan jelas. (dengan titik) atau lengkap Sebelum nama ditulis sapaan Bapak.1. Digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang menerima surat. 3. 5. Ibu. 2. di antara hal surat dan salam pembuka Tidak didahului kata kepada Diawali dengan Yth. 4. 7. 6. 24 . Ditulis sebelah kiri surat.

Hum. Jalan Basuki Rakhmat 5 Samarinda 75117 Yth. M.Yth. H. Syafruddin Pernyata. Drs. Kepala Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Kaltim Jalan Tengkawang 15 Samarinda 75116 25 .

satu garis tepi dengan hal Menggunakan huruf pertama kapital Diakhiri dengan tanda koma 26 . 4. 3. 2. Digunakan sebagai tanda hormat Dicantumkan di sebelah kiri.1.

.. wr. wwb. Para jemaat yang dikasihi Tuhan. Assalamualaikum w.. Salam Pramuka.wb.w. Saudara ....      Dengan hormat. 27 . Salam sejahtera.

28 . kami akan menyelenggara-kan lomba pidato antarmahasiswa se-NTBdi Sumbawa. Kami mohon bantuan Saudara menyampaikan hal-hal berikut kepada karyawan Saudara. Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa keinginan Saudara untuk menjadi pengawai Pusat Grafika Nasional tidak dapat kami kabulkan. Dalam rangka Dies Natalis Ke-30 Universitas Samawa. Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang Saudara minta.      Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak tentang pelaksanaan ujian dinas di lingkungan Sehubungan dengan surat kami tanggal 5 Agustus1994 No. pada bulan Oktober 1994. 425/F1/1994. dengan ini kami mohon agar Saudara segera mengirimkan surat keterangan lolos butuh dari pimpinan instansi Saudara.

1415/K2/1993 tentang syarat-syarat sayembara. kami beri tahukan bahwa . No. No. kami ingin menanggapinya sebagai berikut.. Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti Bina Graha melalui surat tanggal 29 Juni 2006.. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 28 Maret 1993. kami ingin menanggapinya sebagai berikut.     Surat Anda tanggal 27 Februari 2011.. 162/TU/K/2010 tentang penataran penyuluhan.. Bertalian dengan itu. Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 18 juni 2010 No. 29 . kami beri tahukan hal-hal berikut.. 221/U/2011 sudah kami terima dengan senang hati. bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009. Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu.

tetapi jelas 30 . 2.1. kemukakanlah pada paragraf yang berbeda Kalimatnya hendaknya singkat. 5. 4. 3. Memuat pokok surat Hindari singkatan atau istilah yang tidak lazim atau asing Usahakan hanya satu masalah Jika ada masalah lain.

1. Atas perhatian Saudara. kami ucapkan terima kasih. Berfungsi sebagai penegasan Berisi ucapan terima kasih Contoh: 1. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. 31 . kami ucapkan terima kasih. Atas perhatian dan kerja sama Saudara selama ini. 2. 2. 3.

32 .1. Berfungsi sebagai rasa hormat penulis Dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan penulis Menggunakan huruf kapital pada awal kata pertama dan berakhir dengan koma Contoh: Hormat kami. Wasalam. Salam takzim. 2. 3. Salam kami.

4. Tanda tangan sebagai tanda pengesahan pejabat berwenang Cantumkan nama jelas penanda tangan di bawahnya Gunakan huruf kapital di setiap awal kata Cantumkan jati diri kedinasan. nomor induk pegawai. 3.1. dan cap instansi 33 . yakni jabatan. 2.

Wasalam. Wenni Rusbiyantoro. NIP 197204302005001 34 . M.Hum. Kepala Drs.

Salam takzim. M. NIP 197101012006001 35 . Kepala Abd. Rahman.A.

2. a.n. digunakan jika penanda tangan dua tingkat di bawah kepala instansi.1.b. 36 . u. digunakan jika penanda tangan pejabat setingkat di bawah atasan.

n. M. Rahman.a. NIP 19720809200500001 37 . Kepala Biro Umum Kepala Bagian Tata Usaha Drs. Abd.Hum.

M.a.n. Kepala Bagian Ketatalaksanaan Derri Ris Riana. Sekretariat Jenderal Kepala Biro Hukum dan Organisas u.b.Hum. NIP 19720809200500001 38 .

. sebagai laporan.      Berfungsi sebagai pemberitahuan kepada pejabat lain Menggunakan nomor urut jika lebih dari satu tembusan Diketik dalam satu garis lurus dengan hal Menggunakan huruf pertama kapital dan diakhiri titik dua Tidak mencantumkan kata-kata Yth.. sebagai undangan Tidak mencantumkan kata arsip atau pertinggal 39 . Kepada Yth.

Kepala Dinas Pendidikan Prov.Tembusan: Kepala Dinas Pendidikan Kota Bontang Tembusan: 1. Kepala SMAN 2 Samarinda 40 . Kepala Dinas Pendidikan Kota Samarinda 3. Kaltim 2.

Tembusan: 1. Kepala SMAN 1 Bontang 4. Kaltim 2. Kaltim 2. Kepala SMAN 2 Samarinda 41 . Arsip TEMBUSAN: 1. Yth. Yth. Kepala Dinas Pendidikan Kota Samarinda 3. Kepala Dinas Pendidkan Kota Bontang 3. Kepala Dinas Pendidikan Prov. Yth. Kepala Dinas Pendidikan Prov.

1. 2. Merupakan kode berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat Memudahkan untuk menghubungi/mengetahui pengonsep dan pengetik surat Contoh EW/NH Singkatan nama pengetik: Novilinda Herwati Singkatan nama pengonsep: Ernawati 42 .

Surat sangat rahasia 2. Segera 3. Surat terbatas 4.Sifat 1. Surat biasa Derajat 1. Biasa 43 .Sangat segera 2. Surat rahasia 3.

44 .Surat sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima.

45 .Surat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

46 .Surat terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

47 .Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

Kilat atau sangat segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui si penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama. 48 .

Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima surat. 49 .

Biasa adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera. 50 .

51 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful