Astrid Ratri Sekar Ayu 14020110130092 Asas-asas efisiensi: 1.

Asas Perencanaan Merencanakan berarti menggambarkan dimuka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam mencapai suatu tujan. Perwujudan azas ini dalam bidang tata usaha dapat berupa pedoman-pedoman berikut : a. Pedoman tentang maksud warkat, setiap warkat yang diciptakan dan dipelihara harus mempunyai maksud yang jelas dan kegunaan yang nyata. Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat dalam bidang penerangan, hukum, administrasi, keilmuan/penelitian, pendidikan, dan sejarah/dokumentasi. Bila tidak biosa dijawab untuk apa suatu warkat dibuat, maka warkat itu sesungguhnya tidak perlu diciptakan. b. Pedoman tentang penetapan prosedur, lalu lintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedur ketatausahaan tidak boleh dibiarkan tumbuh sendiri, melainkan harus selalu direncanakan dan diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang berjalinan dengan prosedur itu. Selanjutnya semua prosedur dalam suatu organisasai hendaknya dihimpun secara tertulis dalam suatu buku pedoman. c. Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha, setiap mesin kantor hendaknya hanya dibeli dan dipergunakan berdasarkan prosedur ketatausahaan yang telah ditetapkan. Jadi bukan mengadakan mesinnya dulu, barulah menyusun prosefur kerjanya atau mengikuti mesin itu. d. Pedoman tentang perencanaan formulir, macam – macam formulir untuk menghimpun, mencatat, menyampaikan atau menyimpan berbagai keterangan hendaknya dirancang secara tepat menurut bentuknya, macam dan bahannya. Selanjutnya penciptaan formulir itu harus dikendalikan secar terpusat agar terhindar dari penyakit / formitis (lahirnya formulir bar uterus menerus sambil

dipertahankannya formulir lama sehingga macamnya sangat banyak), formulir baru pada dasarnya juga mengubah prosedur ketata usahaan yang telah disederhanakan. 2. Asas penyederhanaan Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut a. Pedoman tentang tata cara, tata cara dari suatu kerja perkantoran hendaknya dipilih yang benar – benar menghemat sumber kerja, yaitu, cara – cara yang termudah, yang teringan, yang tercepat, terdekat dan termurah.

dalam menetapkan prosedur ketata usahaan dan merancang suatu formulir.b. c. dll. pemakaian mesin – mesin tata usaha hendaknya dilakukan setelah mempertimbangkan prosedur ketata usahaan yang ditetapkan dan factor biaya. Pedoman tentang kebutuhan warkat. pengurusan dan perawatannya. dalam memperbanyak warkat hendaknya diperhitungkan seacra cermat jumlah kebutuhannya agar tidak berkelebihan sehingga menghamburkan material atau warkat itu bertahun – tahun itu tidak habis. Pedoman tentang pengorganisasian tata usaha. Harga sustu mesin baru perlu diberbandingkan dengan kemungkinan jasa yang diberikannya dan mesin lain yang sejenis. Pedoman tentang peniadaaan gerak-gerak dalam pekerjaan. dalam pelaksaaan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian tubuh lainnya. . c. Gerak yang berlebihan atau langkah-lanakah pekerjaan yang mengeluarkan tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan. segenap perlengkapan tata usaha dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mengkin hendaknya diusahakan standarisasi untuk memudahkan pengadaan. rancangan formulir. Azas penghematan Menghemat berarti mencegah pemakain benda – benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang besangkutan menjadi tidak mahal. b. bebagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan dipusatkan pada suatu bagian tata usaha yang melayani semua satuan operatif. Yang harus diutamakan adalaha kemanfaatan riil suatu mesin dan kewaspadaan terhadap penghematan semu. Asas ini dapat dilaksanakan dalam pedoman – pedoman berikut ini : a. Pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan. Pelaksanaan asas ini dapat diwujudkan dalam pedoman berikut: a. 3. hendaknya selalu diperhitungkan besarnya biaya yang akan dikeluarkan dan kemanfaatan yang mungkin diterima. 4. misalnya pekerjaan penyambungan tetepon. Pedoman tentang mekanisasi tata usaha. Pedoman tentang perlengakapan tata usaha. Azas penghapusan Menghapuskan berarti meniadakan langkah – langkah atau kegiatan – kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang di anggap kuarang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

dalam penggadaan perbekalan tata usaha hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serba guna atau setidaknya merupakan penggabungan dari antara dua kesatuan yang lebih sederhana. Pedoman dalam pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut: a. Tanpa asas penghapusan. semua pekerjaan tidak akan cepat selesai. semua asas perlu dilaksanakan agar pekerjaan kantor lebih mudah dan praktis sehingga dapat menghemat waktu. dan tenaga. Azas penggabungan Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehhingga dapat menghemat waktu. Jika salah satu asas efisiensi tidak dilaksanakan maka efisiensi tidak akan tercapai. suatu sistem dalam sebuah perusahaan bisa saja memperlambat atau bahkan mempersulit suatu pekerjaan. maka semua pekerjaan kantor akan menjadi kacau dan hal ini tentu saja sama sekali tidak efisien karena tujuan pasti tidak akan tercapai dengan baik tanpa perencanaan yang matang. Tanpa asas penghematan tentu saja efisiensi tidak akan tercapai karena tanpa asas penghematan biaya yang dikeluarkan sebuah perusahaan tentu sangat banyak. . dalam pelaksanaan tata usaha tembusan-tembusan surat kepada instansi yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan hendaknya ditiadakan. untuk mencapai efisiensi. biaya. Jika salah satunya saja tidak dapat dipenuhi maka tidak akan tercapai efisiensi.b. Dan tanpa asas pengggabungan. kekembaran kerja dalam tata usaha hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis b. Ini berati penghematan waktu tidak tercapai sehingga efisiensi pun tidak tercapai pula. waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan akan lebih lama sehingga tidak menghemat waktu. 5. Pedoman tentang kerja sekali jalan. maupun tenaga. Kelima asas tersebut mempunyai satu tujuan yaitu untuk mencapai penghematan baik penghematan biaya. Tanpa asas penyederhanaan. waktu. Jadi. Tanpa asas perencanaan. Pedoman tentang penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya. Pedoman tentang pemakaian alat-alat serba guna.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful