Membuat Mail Marge di Word Dengan Database Excel

2011-11-06, 3:45 AM

Mail Merge salah satu dari sekilan banyak fasilitas yang tersedia dalam Microsoft words yang memudahkan kita dalam membuat dokumen yang hampir isinya sama, seperti dokumen surat keluar atau masuk, amplop atau label dan sejenisnya. Dalam membuat mail merge, dua hal yang perlu disersiapkan, yaitu: 1. 2. Document Utama, yaitu dokumen yang mempunyai isi sama. Kali ini saya mencoba menggunakan Microsoft Words. Dokumen Sumber (Data Source), yaitu sumber data data yang nantinya kita dimasukkan ke dokumen utama.

pada dasarnya saat kita membuat membuat mail merge, kita dapat membuat sumber datanya dari berbagai aplikasi, seperti Ms. Excel, access, atau autloock dan banyak lagi. Untuk kali ini akan coba menggunakan Ms. excel sebagai sumber datanya. Langkah-langkah membuat Mail Merge adalah sebagai berikut : 1. Buka program Ms. Excel anda kemudian buatlah data seperti dibawah ini dan simpan dengan anama terserah anda

2.

Sekarang kita buat dokumen uatam dengan Ms. words, lihat contoh di bawah ini dan simpan dengan terserah anda.

3.

Saya harap dokumen yang sudah dibuat (dokumen utama) jangan ditutup karena kita akan menggabung-nya dengan sumber data yang sudah kita buat sebelumnya di Ms. Excel. Tetap di Ms. Words, pilih tab Mailings, pada group Start Mail Merge klik Star Mail Merge

4.

Selanjutnya kita akan memasukkan sumber datanya. Pilih Tab Mailings > pada group mailings pilih Select Recipient > Use Existings List..., pilih lokasi penyimpanan sumber data yang sudah kita sebelumnya, kalau sudah klik Ok. Pada kota dialog Select Table yang muncul pastikan anda memilih dimana anda membuat datanya, dan Ingat beri tanda cawang pada pilihan First row of data contains column headers.

5.

6.

tahap selanjunya, kita akan menempatkan data tadi pada tempatnya. Misalnya, data Nama kita letakkan di Yth. Caranya adalah : Letakkan kursur di depan tulisan Yth. Masih di Tab Mailings, pada groups Write & Insert Fileld klik Insert Merge Field > kliknama. Sekarang depan tulisan Yth. sudah masuk isi field yang ditandai dengan tanda double kurung siku <> Lakukan hal sama pada langkah 5 di atas untuk memasukkan field alamat di depan tulisan di.

Rp617. Klik OK untuk menutup kotak dialog Word Options. Seperti contoh gambar data Excel berikut ini. dan persentase hilang.7. 5.500. Klik Advanced dan di bagian General. Klik Word Options untuk membuka kotak dialog. Ada cara mudah agar format angka di Excel tidak hilang saat ditampilkan dalam mail merge. simbol mata uang. hasilnya menjadi seperti gambar berikut. 2. 6.00 menjadi 617500. Selamat …. Di dokumen utama atau Dokumen Master mail merge Word 2007. caranya. Sekarang saatnya kita melihat hasil mail merge yang sudah kita duat. klik preview Results dan lihat hasilnya. pada groups Previews Results. klik tombol Microsoft Office Button . klik Select Recipients. grup Start Mail Merge. Saat ditampilkan di dokumen utama mail merge. tidak perlu khawatir. Selanjutnya kita akan menggabungkan dokumen utama dengan data source di Excel. centang kotak Confirm file format conversion on open. Namun. 3. 4. Berikut cara membuatnya: 1. Pada kesempatan lain kita coba bagaimana meng-edit data dan menambah datanya. . Pada Mailings tab. kita sudah bisa membuat Mail Merge………………semoga bermanfaat. semua format berupa: pemisah angka ribuan dan desimal. Menyesuaikan Format yang ada di excel ke tampilan mail marge Ada satu permasalahan yang muncul di dokumen utama mail merge saat menggabungkan data dari Excel yang berupa angka.

grup Write & Insert Fields. 12. Klik tombol Preview Results. kursor diletakkan di samping tulisan Angka A. Pada tutorial ini. dan cari lokasi file Excel pada kotak dialog Select Data Source. 10. Selanjutnya pilih MS Excel Worksheets via DDE (lihat contoh gambar di atas) dan klikOK. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>. Centang kotak Show allsehingga tampilannya akan seperti ini. Taruh kursor di posisi untuk data source mail merge. Kemudian klik pada nama file Excel tersebut dan klik Open. 14. 9. klik Insert Merge Field dan pilih Angka_A.7. 11. 8. Klik OK untuk menutup kotak dialog Named or cell range. Lakukan juga hal yang sama pada Angka B dan Angka C. Pilih Use Existing List. Word akan menampilkan kotak dialog Confirm Data Source. . Sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. 13. Kemudian pada Mailings tab. Sekarang kita akan menempatkan data dari Excel.

boleh juga pakai ms. langsung pilih menu file > print (bagi pengguna Ms. Kalau sudah. Word 2007).   1 . pilih icon Office Button > Print. missal hanya mencetak record ke 100 to 200. Pikirin sendiri gimana lelahnya . kita bisa klik Ok untuk mengakhiri jenis print record yang kita inginkan. bagaimana mencetak hasil file record yang sudah kita buat dengan Mailmerge ke printer?…tentunya bagi yang sudah terbiasa.. Pilih All untuk mencetak semua isi record.. Office 2003 dan 2007). Current record hanya mencetak record yang terpilih saja dan From untuk mencetak sebagian isi record. Lengkap dengan format angkanya seperti di Excel. Office 2007.! latihan ini menggunakan ms. Lihat gamar di bawah : Pada kota dialog Merge to Print. Lalu yang jadi pertanyaan kita. Selesai. pilih menu Mailings >> pada Group Finish (Ribbon Finish) >> klik Icon Finish & Merge >> Print Documents (Alt + Shift + M). Word 2010. Yeep … untuk urusan yang satu ini Kurang lebihnya mohon kritik dan saran dari para master biarkan printer kita yang selesaikan. Untuk pengguna Ms. yaa kalau kita print satu per satu…. Kalau sudah. Ok… mari kita sama2 cari tau.Tampilan angka di dokumen utama mail merge Word 2007 akan seperti gambar berikut. Tapi bagaimana kalau kita ingin mencetak sebagian atau semua isi record yang mungkin saja isinya samapai ribuan record. Cara Mencetak Mail marge Setelah kita latihan tentang bagaimana membuat Mailmerge dengan database Microsofts Excel.! dari pada mikirin yang ngak2 Pertama buka dokumen mailmerge kita (ingat.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.