Membuat Mail Marge di Word Dengan Database Excel

2011-11-06, 3:45 AM

Mail Merge salah satu dari sekilan banyak fasilitas yang tersedia dalam Microsoft words yang memudahkan kita dalam membuat dokumen yang hampir isinya sama, seperti dokumen surat keluar atau masuk, amplop atau label dan sejenisnya. Dalam membuat mail merge, dua hal yang perlu disersiapkan, yaitu: 1. 2. Document Utama, yaitu dokumen yang mempunyai isi sama. Kali ini saya mencoba menggunakan Microsoft Words. Dokumen Sumber (Data Source), yaitu sumber data data yang nantinya kita dimasukkan ke dokumen utama.

pada dasarnya saat kita membuat membuat mail merge, kita dapat membuat sumber datanya dari berbagai aplikasi, seperti Ms. Excel, access, atau autloock dan banyak lagi. Untuk kali ini akan coba menggunakan Ms. excel sebagai sumber datanya. Langkah-langkah membuat Mail Merge adalah sebagai berikut : 1. Buka program Ms. Excel anda kemudian buatlah data seperti dibawah ini dan simpan dengan anama terserah anda

2.

Sekarang kita buat dokumen uatam dengan Ms. words, lihat contoh di bawah ini dan simpan dengan terserah anda.

3.

Saya harap dokumen yang sudah dibuat (dokumen utama) jangan ditutup karena kita akan menggabung-nya dengan sumber data yang sudah kita buat sebelumnya di Ms. Excel. Tetap di Ms. Words, pilih tab Mailings, pada group Start Mail Merge klik Star Mail Merge

4.

Selanjutnya kita akan memasukkan sumber datanya. Pilih Tab Mailings > pada group mailings pilih Select Recipient > Use Existings List..., pilih lokasi penyimpanan sumber data yang sudah kita sebelumnya, kalau sudah klik Ok. Pada kota dialog Select Table yang muncul pastikan anda memilih dimana anda membuat datanya, dan Ingat beri tanda cawang pada pilihan First row of data contains column headers.

5.

6.

tahap selanjunya, kita akan menempatkan data tadi pada tempatnya. Misalnya, data Nama kita letakkan di Yth. Caranya adalah : Letakkan kursur di depan tulisan Yth. Masih di Tab Mailings, pada groups Write & Insert Fileld klik Insert Merge Field > kliknama. Sekarang depan tulisan Yth. sudah masuk isi field yang ditandai dengan tanda double kurung siku <> Lakukan hal sama pada langkah 5 di atas untuk memasukkan field alamat di depan tulisan di.

. Sekarang saatnya kita melihat hasil mail merge yang sudah kita duat. Di dokumen utama atau Dokumen Master mail merge Word 2007. Menyesuaikan Format yang ada di excel ke tampilan mail marge Ada satu permasalahan yang muncul di dokumen utama mail merge saat menggabungkan data dari Excel yang berupa angka. Seperti contoh gambar data Excel berikut ini. kita sudah bisa membuat Mail Merge………………semoga bermanfaat. Klik Advanced dan di bagian General. 5. Selamat …. 2. Klik OK untuk menutup kotak dialog Word Options. Pada Mailings tab. Rp617.7. klik Select Recipients. simbol mata uang. Selanjutnya kita akan menggabungkan dokumen utama dengan data source di Excel. Saat ditampilkan di dokumen utama mail merge. Ada cara mudah agar format angka di Excel tidak hilang saat ditampilkan dalam mail merge. Berikut cara membuatnya: 1. pada groups Previews Results.00 menjadi 617500. 6. dan persentase hilang. centang kotak Confirm file format conversion on open. tidak perlu khawatir. klik preview Results dan lihat hasilnya. Pada kesempatan lain kita coba bagaimana meng-edit data dan menambah datanya. caranya. grup Start Mail Merge.500. Namun. semua format berupa: pemisah angka ribuan dan desimal. 4. hasilnya menjadi seperti gambar berikut. Klik Word Options untuk membuka kotak dialog. klik tombol Microsoft Office Button . 3.

Kemudian pada Mailings tab. Sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. 9. Kemudian klik pada nama file Excel tersebut dan klik Open. Taruh kursor di posisi untuk data source mail merge. Pilih Use Existing List. Selanjutnya pilih MS Excel Worksheets via DDE (lihat contoh gambar di atas) dan klikOK. 13. Klik OK untuk menutup kotak dialog Named or cell range. Pada tutorial ini. 10. Word akan menampilkan kotak dialog Confirm Data Source. 8. 11. 14.7. Centang kotak Show allsehingga tampilannya akan seperti ini. kursor diletakkan di samping tulisan Angka A. Sekarang kita akan menempatkan data dari Excel. klik Insert Merge Field dan pilih Angka_A. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>. dan cari lokasi file Excel pada kotak dialog Select Data Source. grup Write & Insert Fields. Klik tombol Preview Results. . Lakukan juga hal yang sama pada Angka B dan Angka C. 12.

. Selesai. Office 2003 dan 2007). Kalau sudah. kita bisa klik Ok untuk mengakhiri jenis print record yang kita inginkan. Tapi bagaimana kalau kita ingin mencetak sebagian atau semua isi record yang mungkin saja isinya samapai ribuan record. Pikirin sendiri gimana lelahnya . missal hanya mencetak record ke 100 to 200. bagaimana mencetak hasil file record yang sudah kita buat dengan Mailmerge ke printer?…tentunya bagi yang sudah terbiasa. langsung pilih menu file > print (bagi pengguna Ms. Lihat gamar di bawah : Pada kota dialog Merge to Print.! latihan ini menggunakan ms. boleh juga pakai ms. yaa kalau kita print satu per satu…. Lalu yang jadi pertanyaan kita.   1 . Office 2007. Current record hanya mencetak record yang terpilih saja dan From untuk mencetak sebagian isi record. Word 2010. Pilih All untuk mencetak semua isi record.Tampilan angka di dokumen utama mail merge Word 2007 akan seperti gambar berikut. Cara Mencetak Mail marge Setelah kita latihan tentang bagaimana membuat Mailmerge dengan database Microsofts Excel. Untuk pengguna Ms. pilih icon Office Button > Print.! dari pada mikirin yang ngak2 Pertama buka dokumen mailmerge kita (ingat.. Yeep … untuk urusan yang satu ini Kurang lebihnya mohon kritik dan saran dari para master biarkan printer kita yang selesaikan. pilih menu Mailings >> pada Group Finish (Ribbon Finish) >> klik Icon Finish & Merge >> Print Documents (Alt + Shift + M). Word 2007). Ok… mari kita sama2 cari tau. Kalau sudah. Lengkap dengan format angkanya seperti di Excel.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful