S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31 Jld.

22(1)

KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA

SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2007

Semua Semua Semua Semua Semua

Ketua Setiausaha Kementerian Ketua Jabatan Persekutuan Setiausaha Kerajaan Negeri Ketua Badan Berkanun Persekutuan Pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan

TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN SECARA TENDER Tujuan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) ini bertujuan untuk mengemas kini tatacara pengurusan perolehan Kerajaan secara tender di semua Kementerian, Jabatan dan Badan Berkanun (Agensi). Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Tender 2. Tatacara pengurusan perolehan Kerajaan secara tender yang ditetapkan dalam SPP Bil. 2 Tahun 1995 telah dikaji semula dan seterusnya dikemas kini seperti mana tatacara yang terkandung dalam Lampiran 1. Dengan ini semua agensi adalah dikehendaki mematuhi sepenuhnya peraturan/tatacara yang ditetapkan mengikut SPP ini. 3. Agensi dikehendaki memastikan semua urusan berkaitan perolehan Kerajaan berdasarkan amalan tadbir urus baik (good governance practices) dengan mematuhi prinsip-prinsip perolehan Kerajaan seperti berikut:

a)

Akauntabiliti Awam Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. Diuruskan Secara Telus Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami umum serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. Nilai Faedah Yang Terbaik Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan. Saingan Terbuka Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing. Adil dan Saksama Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan.

b)

c)

d) e)

Pengecualian Dari Pemakaian SPP 4. Mana-mana pengecualian daripada peraturan yang ditetapkan dalam SPP ini hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan bertulis daripada Perbendaharaan. Tindakan surcaj boleh diambil ke atas mana-mana pegawai yang gagal mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam SPP ini. Kuat kuasa 5. SPP ini adalah berkuat kuasa pada tarikh ianya dikeluarkan dan hendaklah dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan (AP) dan Pekeliling lain yang berkaitan. Pindaan 6. Dengan berkuat kuasanya SPP ini, AP 175.1(a) dan (b), AP 176.2(a) dan (b) dan AP 205.1 adalah dipinda seperti di Lampiran 2. Pembatalan 7. Dengan berkuat kuasanya SPP ini, SPP berikut adalah dibatalkan: (i) SPP Bil. 2/95; 2

(ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix)

Tambahan Pertama SPP Bil. 2/95; Tambahan Kedua SPP Bil. 2/95; SPP Bil. 11 Tahun 1999 (Tambahan Ketiga SPP Bil. 2/95); SPP Bil. 10 Tahun 2002 (Tambahan Keenam SPP Bil. 2/95); SPP Bil. 8/98; SPP Bil. 6/99; SPP Bil. 3 Tahun 2004; dan SPP Bil. 1 Tahun 2006.

Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah,

(Tan Sri Izzuddin bin Dali) Ketua Setiausaha Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia. 27 Februari 2007
s.k. Ketua Setiausaha Negara Ketua Audit Negara Malaysia Akauntan Negara Malaysia Semua Pegawai Kewangan Negeri

Lampiran 1 kepada SPP Bil. 5 Tahun 2007

KANDUNGAN

PARA TUJUAN 1. 2.

PERKARA

MUKA SURAT

Tujuan Arahan Perbendaharaan dan SPP Lain PERANCANGAN PEROLEHAN

1 1

3. 4. 5. 6. 7. 8.

Perkara Yang Perlu Diambil Kira Dalam Merancang Perolehan Peruntukan/Pembiayaan Pendaftaran Kontraktor Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja Item Kontrak Pusat/Kontrak Panel Borang Piawai Penyediaan Spesifikasi DASAR-DASAR PEROLEHAN KERAJAAN YANG PERLU DIPATUHI

1 2 2 2 3 3

9. 10. 11. 12.

Dasar Dasar Dasar Dasar

Semasa Kerajaan Pemindahan Teknologi Keutamaan Barangan Tempatan Penggunaan Mata Wang

4 5 6 6

TATACARA TENDER 13. 14. 15. Perihal Umum Tender Bekalan dan Perkhidmatan Perihal Umum Tender Kerja Had Nilai Memanggil Tender Kerja DOKUMEN TENDER 16. 17. 18. 19. Penyediaan Dokumen Tender Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam Dokumen Tender Bekalan dan Perkhidmatan Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam Dokumen Tender Kerja Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam Dokumen Tender Antarabangsa 9 10 12 12 7 8 8

20. 21. 22. 23. 24.

Kadar Bayaran Dokumen Tender (Hard Copy/Soft Copy) Bagi Tender Bekalan/Perkhidmatan/Kerja Dokumen Tender yang Mempunyai Security Document/ Security Drawing/ Penjualan Dokumen Tender Tempoh Sah Laku Tawaran Tender Deposit Tender Bagi Tender Antarabangsa PENGIKLANAN

13 14 16 16 17

25. 26.

Pengiklanan Tender Tempatan Pengiklanan Tender Antarabangsa ANGGARAN HARGA JABATAN

19 21

27.

Penyediaan Anggaran Harga BANTAHAN KE ATAS SPESIFIKASI TENDER YANG MENJURUS KEPADA SESUATU JENAMA

21

28. 29.

Bantahan Oleh Petender Penubuhan Jawatankuasa Untuk Menimbangkan Bantahan PEMBUKAAN TAWARAN TENDER

21 22

30. 31. 32. 33.

Keahlian Jawatankuasa Pembuka Tawaran Tender Tugas Jawatankuasa Pembuka Tawaran Tender Urus Setia Tender Pembukaan Tender Di Hadapan Awam MERAHSIAKAN MAKLUMAT DAN KEDUDUKAN SESUATU TENDER

22 22 23 24

34. 35. 36. 37. 38.

Dokumen Tender Diklasifikasikan Sebagai Sulit Merahsiakan Maklumat Tender Peruntukan Melarang Pengiklanan dan Publisiti Penjelasan Lanjut Berkenaan Dengan Tender Larangan Mengubah Maklumat Dokumen Petender PENILAIAN TENDER

24 24 25 25 25

39. 40.

Jawatankuasa Penilaian Tender, Keahlian dan Tugas Jawatankuasa Penilaian Tender Kerja

26 27

ii

41.

Asas Penilaian Tender PERAKUAN TENDER

28

42.

Perakuan Kepada Lembaga Perolehan PERTIMBANGAN DAN KEPUTUSAN LEMBAGA PEROLEHAN

28

43.

Tatacara Pertimbangan Tender SETUJU TERIMA TENDER

29

44. 45.

Surat Niat Surat Setuju Terima MENANDATANGANI KONTRAK

30 30

46. 47. 48.

Peruntukan Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973) Tempoh Bagi Menandatangani Kontrak Pengedaran dan Penyimpanan Dokumen Kontrak PENTADBIRAN KONTRAK

31 31 31

49. 50. 51. 52. 53. 54. 55.

Pengurusan dan Pentadbiran Kontrak Bon Pelaksanaan Peraturan Berkenaan Bon Pelaksanaan Mengesahkan Surat Jaminan Pelepasan Bon Pelaksanaan Bayaran Pendahuluan Had Nilai, Syarat dan Peraturan Bagi Bayaran Pendahuluan PEMILIKAN TAPAK DAN PERMULAAN KERJA

32 32 33 35 36 37 37

56. 57.

Tarikh Milik Tapak Permulaan Kerja PEMATUHAN DAN TANGGUNGJAWAB

40 40 41 41 41 42

58. 59. 60.

Tanggungjawab Agensi Tanggungjawab Pegawai Pengawal Pengecualian

iii

LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN A B Senarai Semakan

TAJUK

MUKA SURAT 43 44

Senarai Borang Tender, Dokumen Kontrak dan Borang-borang Lain Bagi Tender Kerja Jabatan Kerja Raya (JKR) Cadangan Pembiayaan Contoh Jadual Pelaksanaan Tender Contoh Iklan Tender Bekalan Contoh Iklan Tender Perkhidmatan Contoh Iklan Tender Kerja Contoh Iklan Tender Yang Dirangkumkan Jadual Tender Bekalan (Untuk Disediakan Oleh J/K Pembuka Tender) Jadual Tender Perkhidmatan (Untuk Disediakan Oleh J/K Pembuka Tender) Jadual Tender Kerja (Untuk Disediakan Oleh J/K Pembuka Tender) Contoh Jadual Harga Tender Bekalan/ Perkhidmatan (Untuk Dipamerkan Di Papan Kenyataan) Contoh Jadual Harga Tender Kerja (Untuk Dipamerkan Di Papan Kenyataan) Contoh Surat Niat Surat Setuju Terima (Tender Bekalan/ Perkhidmatan) Surat Setuju Terima (Tender Kerja) (J.K.R 203D-Pin. 3/99)

LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN

C D E1 E2 E3 E4 F1 F2 F3 G1

48 50 51 52 53 54 55 56 57 58

LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN

G2 H I1 I2

59 60 64 70

iv

LAMPIRAN

TAJUK

MUKA SURAT

LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN

J1 J2 J3 K L1 L2 M1 M2

Borang Jaminan Untuk Bon Pelaksanaan (Kontrak Bekalan/Perkhidmatan) Borang Jaminan Untuk Bon Pelaksanaan (Kontrak Kerja) Borang Jaminan Untuk Bon Pelaksanaan (Subkontraktor Dinamakan) Surat Pelepasan Jaminan Surat Pengesahan Jaminan (Daripada Agensi Kerajaan) Surat Pengesahan Jaminan (Daripada Bank/Syarikat Kewangan/Insurans) Borang Jaminan Untuk Bayaran Pendahuluan (Kontrak Bekalan/Perkhidmatan/Kerja) Borang Jaminan Untuk Bayaran Pendahuluan (Subkontraktor Dinamakan)

80 84 88 94 96 98 100 102

Lampiran 1 kepada SPP Bil. 5 Tahun 2007

TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN SECARA TENDER TUJUAN 1. Tujuan 1.1 Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengurusan perolehan Kerajaan secara tender di semua agensi Kerajaan.

2.

Arahan Perbendaharaan dan SPP Lain 2.1 SPP ini hendaklah dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan (AP) dan SPP lain yang berkaitan yang masih berkuat kuasa.

PERANCANGAN PEROLEHAN 3. Perkara Yang Perlu Diambil Kira Dalam Merancang Perolehan 3.1 Sebelum membuat apa-apa perolehan, Agensi hendaklah terlebih dahulu memastikan semua perkara yang dijelaskan dalam SPP ini telah diambil kira. Agensi hendaklah membuat perancangan tahunan (annual planning) dan perancangan awal (forward planning) bagi tender-tender yang hendak dipelawa dalam satu-satu tahun. Senarai tender yang akan dipelawa bagi satu-satu tahun itu hendaklah dikemukakan kepada Ketua Agensi masing-masing pada bulan Disember tahun sebelumnya. Senarai berkenaan hendaklah mengandungi kategori perolehan (bekalan/perkhidmatan/kerja), peruntukan kewangan dan tarikh tender akan dipelawa dan dijangka untuk dibentangkan dalam mesyuarat Lembaga Perolehan. Lembaga Perolehan hendaklah bersidang dalam tempoh tiga (3) minggu selepas penilaian tender selesai. Agensi perlu menjadualkan tarikh Lembaga Perolehan bersidang untuk sepanjang tahun. Bagi Agensi yang menguruskan bilangan tender yang banyak, Lembaga Perolehan hendaklah bersidang sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua (2) minggu.

3.2

3.3

4.

Peruntukan/Pembiayaan 4.1 Agensi hendaklah memastikan terlebih dahulu bahawa Anggaran Peruntukan Belanja Mengurus atau Pembangunan bagi perolehan yang berkenaan telah diluluskan. Agensi adalah Dilarang Memecah Kecilkan perolehan tahunan untuk mengelakkan daripada membuat pelawaan secara tender. Agensi Kerajaan yang diberi peruntukan/pembiayaan Kerajaan Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman dan sama ada pembiayaan sepenuhnya atau sebahagian daripada kos projek/perbelanjaan, tidak kira agensi mana yang melaksanakan projek atau melakukan perbelanjaan, dikehendaki mematuhi semua peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan. Semua perolehan yang melibatkan pembiayaan daripada institusi kewangan antarabangsa hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh institusi kewangan antarabangsa berkenaan.

4.2

4.3

4.4

5.

Pendaftaran Kontraktor Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja 5.1 Semua perolehan Kerajaan yang dibuat melalui proses tender hendaklah dibuat dengan kontraktor yang berdaftar dengan Kerajaan seperti berikut: (a) (b) Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan, kontraktor hendaklah berdaftar dengan Kementerian Kewangan; dan Bagi perolehan kerja, kontraktor hendaklah berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB).

5.2

Agensi hendaklah memastikan bahawa kontraktor yang mengambil bahagian dalam perolehan Kerajaan adalah berdaftar di bawah kelas/kod bidang, kepala dan sub-kepala yang bertepatan dengan perolehan yang dibuat dan tempoh pendaftaran tersebut sentiasa sah (valid). Klausa berkenaan perkara ini hendaklah dimasukkan ke dalam dokumen tender dan dokumen kontrak.

6.

Item Kontrak Pusat/Kontrak Panel 6.1 Bekalan dan perkhidmatan guna sama yang terdapat dalam Kontrak Pusat/Kontrak Panel yang dikendalikan oleh Perbendaharaan hendaklah diguna pakai oleh semua agensi

Kerajaan. Pembelian di luar Kontrak Pusat/Kontrak Panel adalah DILARANG. 6.2 Perolehan hendaklah dibuat daripada kontraktor yang disenaraikan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP). Walau bagaimanapun, perolehan boleh dibuat mengikut tatacara perolehan biasa sekiranya Kontrak Pusat bagi item yang hendak diperolehi tersebut telah tamat tempoh sah lakunya.

7.

Borang Piawai 7.1 Agensi hendaklah memastikan bahawa borang piawai/format yang ditetapkan dalam AP dan SPP yang berkuat kuasa diguna pakai sepenuhnya.

8.

Penyediaan Spesifikasi 8.1 Jawatankuasa Spesifikasi Satu Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi bagi menyediakan spesifikasi umum/khusus/teknikal bagi tiap-tiap perolehan yang hendak dibuat. Ahli-ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai yang mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan, yang boleh juga terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan. 8.2 Tempoh Masa Penyediaan Spesifikasi Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah diberi masa secukupnya dan bersesuaian dengan perolehan yang hendak dibuat untuk merangka dan mewujudkan spesifikasi yang sempurna dan jelas. 8.3 Butiran Spesifikasi (a) Dalam menggariskan spesifikasi, perkara-perkara seperti warna, saiz, bentuk, kualiti, pembungkusan, nisbah kandungan dan butir-butir lain yang berkaitan hendaklah dinyatakan dengan jelas supaya tidak menimbulkan keraguan kepada kontraktor/pembekal tentang apa yang dikehendaki oleh Agensi. Bagi perolehan perkhidmatan, skop dan spesifikasi perkhidmatan hendaklah dinyatakan dengan jelas dan terperinci.

(b)

(c)

Spesifikasi teknikal tidak boleh dibuat berdasarkan kepada sesuatu jenama atau buatan. Sekiranya tidak dapat dielakkan, ungkapan atau persamaan hendaklah digunakan. Spesifikasi hendaklah dibuat berasaskan fungsi penggunaan dan sekurang-kurangnya memenuhi piawaian Malaysia atau piawaian antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan. Sekiranya barangan tersebut tidak mempunyai sebarang piawaian, Agensi hendaklah memastikan barangan yang ditentukan adalah sesuai, selamat digunakan dan dijamin oleh pembuatnya atau petender. Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditandaaraskan (benchmark) dengan barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf. Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat, spesifikasi teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU, Jabatan Perdana Menteri. Arahan dan garis panduan mengenai perkara ini yang dikeluarkan oleh MAMPU hendaklah dirujuk. Walau bagaimanapun, pembelian peralatan komputer secara stand alone tidak perlu mendapatkan persetujuan MAMPU.

(d)

(e)

(f)

DASAR-DASAR PEROLEHAN KERAJAAN YANG PERLU DIPATUHI 9. Dasar Semasa Kerajaan 9.1 Agensi hendaklah, dalam membuat perancangan dan pelaksanaan tender, memastikan bahawa tindakan yang akan diambil mematuhi dasar semasa Kerajaan. Bagi tender antarabangsa, Agensi adalah diingatkan supaya mematuhi dasar-dasar semasa Kerajaan selaras dengan Dasar Pembangunan Negara (DPN), yang antara lain memberi penekanan kepada perkara-perkara berikut: (a) (b) (c) Peraturan Penggunaan Barangan Tempatan; Peraturan Pembelian Barang Import; Peraturan Penggunaan Perkhidmatan Pengangkutan Kebangsaan Melalui Wakil Penghantaran Kerajaan;

9.2

(d) (e) (f) (g) (h) 10.

Peraturan Perlindungan Insurans daripada Kumpulan Wang Insurans Barang-barang Kerajaan (KWIBK); Penggunaan Bank-bank Tempatan Cawangan di Luar Negeri; Peraturan Kualiti Alam Sekitar; Peraturan Penggunaan Mata Wang; dan Peraturan-peraturan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. yang Mempunyai

Dasar Pemindahan Teknologi 10.1 Bagi tujuan pelaburan dan pemindahan teknologi, agensi hendaklah memastikan petender antarabangsa mengemukakan bersama tawaran tender mereka, cadangan pembuatan/pemasangan dalam negeri, kegunaan bahan tempatan dan tempat di mana barangbarang yang di tender itu akan dibuat secara langsung di Malaysia dengan menggunakan bahan tempatan ke peringkat yang maksimum. Bagi tender kerja pula, jika perkara itu melibatkan kaedah teknologi baru, petender hendaklah diminta mengemukakan cadangan setakat mana loji akan diwujudkan di Malaysia dan cadangan lain sekiranya ada. 10.2 Petender juga hendaklah digalakkan untuk mengemukakan tawaran bagi pemindahan teknologi melalui program offset seperti berikut: (a) Pemindahan teknologi dalam bidang yang berkaitan dengan perolehan yang ditawarkan dalam tender (direct offset); dan/atau Pemindahan teknologi dalam bidang yang tidak berkaitan dengan perolehan berkenaan (indirect offset), di mana petender atau sekutunya (associates) mempunyai kemahiran.

(b)

10.3 Petender hendaklah diminta bersedia menerima wakil-wakil Kerajaan untuk mengkaji bidang-bidang teknologi yang boleh dipindahkan kepada dan diterima oleh Kerajaan termasuk melawat kilang atau lain-lain kemudahan petender atau sekutunya. Apa-apa kos berkaitan dengan lawatan kilang hendaklah dibiayai oleh Kerajaan.

10.4 Bagi perolehan yang melibatkan teknologi maklumat, petender hendaklah diminta melaksanakan pemindahan teknologi kepada pihak Kerajaan bagi sesuatu sistem yang dibangunkan dan source code hendaklah diberi milik kepada pihak Kerajaan. 11. Dasar Keutamaan Barangan Tempatan 11.1 Agensi hendaklah menggunakan sepenuhnya bahan/barangan/ perkhidmatan tempatan dalam perolehan masing-masing. Perolehan melalui import hanya akan dipertimbangkan setelah dipastikan ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan. 11.2 Bagi tender bekalan bahan/barangan import, Agensi hendaklah memohon untuk mendapat pengesahan dan kelulusan MITI semasa perancangan tender dan sebelum tender dilaksanakan. Bagi tender perkhidmatan luar negara dan pelantikan perunding asing, permohonan perolehan hendaklah dibuat terus kepada Perbendaharaan tanpa perlu merujuk kepada MITI. 11.3 Manakala bagi perolehan bahan/barangan siap yang diimport yang berada di dalam negara (ex-stock), Agensi dikehendaki memohon kelulusan Perbendaharaan terlebih dahulu sebelum perolehan bahan/barangan tersebut dibuat. 11.4 Semua barangan/bahan binaan termasuk alat mekanikal/elektrikal hendaklah menggunakan bahan/barangan buatan tempatan seperti mana yang ditetapkan dalam Senarai Bahan-bahan Binaan Tempatan yang dikeluarkan oleh IKRAM QA Services Sdn. Bhd. atau Senarai Bahan/Barangan Tempatan yang dikeluarkan oleh SIRIM QA Services Sdn. Bhd. atau mana-mana agensi/badan yang telah diakreditasikan oleh Jabatan Standard Malaysia untuk menjalankan pengiktirafan dan persijilan, mana yang berkenaan. Sekiranya sesuatu barangan tidak terdapat dalam senarai tersebut, Agensi hendaklah merujuk dan mendapat pengesahan dan kelulusan MITI sekiranya barangan tersebut perlu diimport. 12. Dasar Penggunaan Mata Wang 12.1 Penggunaan Mata Wang Bagi Tender Tempatan (a) Tawaran harga dan bayaran bagi perolehan yang dibuat secara tempatan hendaklah dibuat dalam Ringgit Malaysia sahaja. Tawaran harga bagi perolehan alat ganti yang dibuat daripada Original Equipment Manufacturer (OEM) melalui

(b)

kontraktor/pembekal tempatan boleh dibuat sama ada dalam Ringgit Malaysia ataupun mata wang asing dan bayarannya hendaklah dibuat dalam mata wang yang sama seperti dalam tawaran yang dikemukakan. 12.2 Penggunaan Mata Wang Bagi Tender Antarabangsa (a) Tawaran harga daripada kontraktor/pembekal luar dan bayaran oleh Agensi hendaklah dibuat dalam mata wang asing. Tawaran harga daripada kontraktor/pembekal tempatan bagi tender antarabangsa boleh dibuat sama ada dalam Ringgit ataupun mata wang asing dan bayarannya hendaklah dibuat dalam mata wang yang sama seperti dalam tawaran yang dikemukakan. Bagi tujuan penilaian harga, kadar pertukaran mata wang yang dikeluarkan oleh Bank Negara Malaysia pada tarikh tutup tender hendaklah diguna pakai.

(b)

(c)

TATACARA TENDER 13. Perihal Umum Tender Bekalan dan Perkhidmatan 13.1 Perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM200,000 hendaklah diurus secara tender terbuka. 13.2 Tender tempatan bagi barangan buatan tempatan hendaklah dipelawa dengan menggunakan harga bersih sahaja. Tender tempatan bagi barangan yang perlu diimport hendaklah dipelawa dengan menggunakan harga tawaran Free On Board (FOB) sahaja. 13.3 Tender antarabangsa hanya boleh dipelawa bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak boleh disediakan atau dikeluarkan oleh sumber dalam negara. 13.4 Bagi item-item yang ditetapkan secara kontrak panel di dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan, tender hendaklah dipanggil di kalangan kontraktor panel sahaja.

14.

Perihal Umum Tender Kerja 14.1 Perolehan kerja yang melebihi RM200,000 hendaklah diurus secara tender. 14.2 Semua tender kerja hendaklah dipanggil secara tempatan kecuali jika kontraktor tempatan tidak mempunyai kepakaran atau keupayaan berkenaan dengannya dan sukar dilaksanakan secara usaha sama. 14.3 Bagi tender kerja yang disertai oleh beberapa syarikat tempatan secara usaha sama, kesemuanya hendaklah berdaftar dengan PKK dan LPIPM serta salah satu daripadanya hendaklah berdaftar dalam kelas dan gred yang ditetapkan mengikut nilai tender. 14.4 Bagi maksud menggalakkan pemindahan teknologi dan penyertaan kontraktor tempatan dalam kerja yang mana kontraktor tempatan tidak mempunyai kepakaran atau keupayaan, tender kerja tersebut hendaklah dipelawa secara usaha sama antara syarikat tempatan dan syarikat antarabangsa.

15.

Had Nilai Memanggil Tender Kerja 15.1 Pelawaan tender kerja hendaklah dibuat kepada syarikat-syarikat berdasarkan had kewangan seperti berikut: (a) Tender kerja yang dianggarkan bernilai tidak melebihi RM30 juta hendaklah dipelawa kepada syarikat yang seratus peratus (100%) milik warganegara. Tender kerja yang dianggarkan bernilai antara RM30 juta hingga RM50 juta hendaklah dipelawa kepada: i. ii. syarikat seratus peratus (100%) milik warganegara; atau syarikat tempatan yang disenaraikan di Bursa Malaysia, iaitu syarikat-syarikat yang ditubuhkan dan diperbadankan di Malaysia oleh warganegara dengan syarat pegangan saham individu asing tidak melebihi tiga puluh peratus (30%) dan Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja dianggotai seratus peratus (100%) oleh warganegara.

(b)

(c)

Tender kerja yang dianggarkan bernilai melebihi RM50 juta hendaklah dipelawa kepada: i. ii. iii. syarikat seratus peratus (100%) milik warganegara; atau syarikat tempatan Malaysia; atau yang disenaraikan di Bursa

syarikat usaha sama yang diperbadankan di Malaysia (tidak kira sama ada disenaraikan di Bursa Malaysia atau tidak) dengan syarat pegangan ekuiti asing tidak melebihi empat puluh sembilan peratus (49%) dan majoriti ahli Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja adalah warganegara.

DOKUMEN TENDER 16. Penyediaan Dokumen Tender 16.1 Setiap set dokumen tender hendaklah mengandungi antara lain, perkara berikut: (a) (b) (c) (d) sempurna serta

Syarat-syarat dan arahan kepada petender - Maklumatmaklumat penting yang wajib dipatuhi oleh petender; Spesifikasi - Spesifikasi umum/khusus/teknikal bagi bekalan/ perkhidmatan/kerja yang dikehendaki oleh Agensi; Borang tender - Borang hendaklah diisi dan ditandatangani oleh petender bagi menyertai tender; Contoh surat setuju terima tender - Contoh surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender, syarat yang telah dipersetujui dalam surat niat atau apa-apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya; Syarat-syarat kontrak - Syarat-syarat kontrak yang akan diguna pakai bagi petender yang berjaya;

(e)

(f)

Senarai kuantiti/ringkasan tender - Maklumat yang menjelaskan huraian kerja/kuantiti yang diperlukan dan tempoh masa yang akan diikat; Jadual kadar harga - Jadual kadar harga yang perlu diisi oleh petender (jika berkenaan); Lukisan teknikal/pelan - Sesuatu pelan, model atau lukisan yang diperlukan (jika berkenaan); Tempat penghantaran - Tempat serahan terakhir di mana barangan yang diperolehi akan diserah kepada Agensi; Tempoh siap/penghantaran; Cadangan pemindahan teknologi - Cadangan pembuatan/ pemasangan dalam negeri, penggunaan bahan tempatan dan tempat di mana barang-barang yang ditender akan dibuat secara langsung di Malaysia dengan menggunakan bahan tempatan ke peringkat yang maksimum, mewujudkan loji di Malaysia dan pemindahan teknologi melalui program offset (jika sesuai); Prestasi/rekod pengalaman - Maklumat tentang pengalaman petender dalam bidang berkaitan yang dibekalkan/ dilaksanakan kepada Agensi dan pihak swasta; Profil dan kedudukan kewangan petender - Maklumat terperinci tentang latar belakang dan keupayaan kewangan petender; Senarai semak - Senarai dokumen/perkara yang perlu dikemukakan oleh petender seperti contoh di LAMPIRAN A; dan Perkara-perkara lain yang berkenaan.

(g) (h) (i) (j) (k)

(l)

(m)

(n)

(o)

16.2 Setiap dokumen tender hendaklah diberi nombor siri. 17. Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam Dokumen Tender Bekalan dan Perkhidmatan 17.1 Agensi dikehendaki memastikan perkara-perkara dinyatakan dalam dokumen tender, di mana berkenaan: (a) Tempoh sah laku tender; berikut

10

(b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (m) (n) (o) (p) (q) (r) (s)

Larangan publisiti; Cara pembelian (FOB/Harga Bersih); Penghantaran barangan import dan eksport Kerajaan [Multimodal Transport Operator (MTO)]; Mata wang; Jadual pelaksanaan perkhidmatan/jadual penghantaran; Tempoh siap perkhidmatan/penghantaran; Tempat penghantaran; Terma pembayaran; Insurans Kumpulan Wang Insurans Barang-barang Kerajaan (KWIBK); Addendum; Tempoh tanggungan kecacatan/waranti; Bantahan spesifikasi seperti menjurus kepada sesuatu jenama; Offset; Denda (pelanggaran perkhidmatan); Penamatan kontrak; Timbang tara; Draf perjanjian kontrak; dan Syarat-syarat lain yang perlu bagi menjaga kepentingan Kerajaan. syarat kontrak untuk bekalan/

17.2 Apabila mempelawa tender bekalan/perkhidmatan, Agensi hendaklah menyatakan dengan jelas perkara-perkara berikut:

11

(a) (b) (c)

Perincian teknikal dan perincian harga hendaklah disediakan dalam sampul yang berasingan dan berlakri; Kedua-dua sampul perincian tersebut hendaklah dimasukkan ke dalam satu bungkusan; dan Petender tidak dibenarkan mencatat nama petender dan harga dalam dokumen spesifikasi yang dikemukakan. Bagi Petender yang tidak mengikut arahan ini akan menyebabkan tawaran tender mereka tidak layak dipertimbangkan.

18.

Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam Dokumen Tender Kerja 18.1 Agensi hendaklah menggunakan Borang JKR Siri 203 untuk tender kerja kecuali projek-projek yang dilaksanakan secara bukan konvensional. Projek-projek yang dilaksanakan secara Turnkey atau Design & Build boleh menggunakan Borang PWD DB/T yang berkuat kuasa. Senarai borang tender dan borang-borang lain yang perlu digunakan adalah seperti di LAMPIRAN B. 18.2 Bagi projek yang dibiayai oleh peruntukan asing, penggunaan borang JKR Siri 203 hendaklah dipakai jika dipersetujui oleh pembiaya. 18.3 Seperti yang ditetapkan di bawah seksyen 34(2) Akta Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) 1994 (Akta 520), Agensi hendaklah memasukkan peruntukan dalam Arahan Kepada Petender bahawa semua tender yang bernilai RM500,000 ke atas, levi sebanyak 0.25% daripada nilai harga kontrak akan dikenakan ke atas petender yang berjaya.

19.

Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam Dokumen Tender Antarabangsa 19.1 Apabila mempelawa tender antarabangsa, Agensi hendaklah menyatakan dengan jelas perkara-perkara yang dinyatakan di perenggan 17 dan 18, termasuk meminta petender mengemukakan cadangan pembiayaan ke atas tawaran tender mereka, sama ada dalam bentuk pinjaman 'dua hala', kredit pembekal atau pembiayaan perniagaan yang lain, jika ada. Untuk tujuan tersebut, cadangan pembiayaan seperti di LAMPIRAN C hendaklah dimasukkan ke dalam dokumen tender.

12

19.2 Bagi tender kerja, jika ia melibatkan kaedah teknologi baru, petender hendaklah mengemukakan cadangan-cadangan berikut: (a) (b) (c) Setakat mana loji dan peralatan akan dibawa masuk ke Malaysia; Sama ada loji dan peralatan pemprosesan akan ditubuhkan di Malaysia; atau Cadangan lain sekiranya ada.

19.3 Loji-loji yang dibawa masuk untuk kontrak kerja, sama ada untuk kegunaan pembinaan atau dijadikan sebahagian daripada kerja kekal, adalah tidak dikecualikan daripada cukai walaupun projek tersebut adalah projek Kerajaan. 19.4 Bagi perlindungan insurans dalam tempoh penghantaran barangan import Kerajaan, Agensi hendaklah menggunakan Kumpulan Wang Insurans Barang-barang Kerajaan (KWIBK) dan pembelian secara FOB hendaklah dimasukkan ke dalam dokumen tender. Badan Berkanun hendaklah menguruskan perlindungan insurans untuk pembelian tersebut melalui broker atau syarikat insurans yang diluluskan oleh Perbendaharaan. 20. Kadar Bayaran Dokumen Tender (Hard Copy/Soft Copy) Bagi Tender Bekalan/Perkhidmatan/Kerja 20.1 Dokumen tender hendaklah dijual dalam bentuk hard copy. Sekiranya perlu, agensi boleh menyediakan dokumen tender dalam bentuk soft copy, dan bayaran tambahan sebanyak RM10 bagi sekeping cakera liut (disket)/cakera padat hendaklah dikenakan kepada petender yang memerlukan. Sekiranya terdapat percanggahan maklumat antara soft copy dan hard copy, dokumen dalam hard copy hendaklah diguna pakai. 20.2 Walau bagaimanapun, tawaran tender hendaklah dikemukakan dalam bentuk hard copy sahaja. 20.3 Pengiraan harga satu (1) set dokumen tender untuk tender bekalan, perkhidmatan dan kerja hendaklah dibuat berdasarkan kadar berikut: (a) Harga semuka dokumen yang menggunakan kertas saiz A4 adalah RM0.35 dan saiz A3 adalah RM0.70;

13

(b)

Harga bagi sesalinan lukisan/pelan ialah : Saiz kertas A3 A2 A1 A Harga (RM) 0.70 3.50 6.50 8.00

(c)

Walau apa pun kadar yang ditetapkan di perenggan (a) dan (b), bayaran minimum bagi tiap-tiap satu (1) set dokumen tender ialah RM50.

20.4 Jika dokumen tender disediakan oleh perunding yang dilantik, Agensi hendaklah memastikan bahawa bayaran yang dikenakan adalah seperti di perenggan 20.1 dan 20.3. Walau bagaimanapun, perunding tersebut tidak dibenarkan mengguna kadar-kadar di atas untuk apa-apa jenis tuntutan termasuk tuntutan imbuhan balik daripada Agensi. 20.5 Bayaran bagi dokumen tender hendaklah dibuat dalam bentuk draf bank daripada bank yang berlesen dan beroperasi di Malaysia atau kiriman wang pos (money order) atau wang kiriman pos berpalang (postal order), dan dibayar atas nama Ketua Agensi berkenaan. Bagi Jabatan Mengakaun Sendiri, bayaran boleh juga dibuat kepada Ketua Akauntan Jabatan berkenaan. Wang tunai atau cek tidak boleh diterima. 20.6 Apa-apa dokumen yang dikeluarkan oleh pihak Kerajaan bagi maksud perolehan Kerajaan yang bernilai melebihi RM200,000 perlu juga dikenakan bayaran seperti di para 20.3. 21. Dokumen Tender Yang Mempunyai Security Document/Security

Drawing

21.1 Definisi Security Document adalah seperti yang dinyatakan di bawah: (a) Berdasarkan tafsiran Arahan Keselamatan, Security Document adalah dokumen terperingkat, iaitu dokumen yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan.

14

(b)

Mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88), Security Document adalah termasuk dokumen-dokumen seperti berikut: i. ii. iii. sesuatu peta, pelan, model, graf atau lukisan; sesuatu gambar foto; sesuatu piring hitam, pita rakam, runut bunyi atau data-data lain (bukan imej yang boleh dilihat) supaya boleh (dengan atau tanpa bantuan sesuatu alat kelengkapan lain) dikeluarkan ulang darinya; sesuatu filem, negatif, pita rakam atau alat-alat lain yang mengandungi satu imej atau lebih yang boleh dilihat supaya boleh (seperti tersebut di atas) dikeluarkan ulang darinya; dan apa-apa juga yang ditafsirkan oleh ketua Agensi sebagai Security Document.

iv.

v.

21.2 Definisi Security Drawing adalah seperti yang dinyatakan di bawah: (a) Berdasarkan tafsiran Arahan Keselamatan, Security Drawing termasuk di bawah dokumen rasmi, iaitu apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara-perkara rasmi. Security Drawing seperti berikut: i. adalah termasuk dokumen-dokumen

(b)

perkara yang bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin, berstensil dan bercetak dan juga draf serta buangan daripada perkara itu; fotograf, foto salinan, pelan cetak, negatif foto dan filem, jalur suara dan rakaman; pelan, pelan lakar, lukisan, gambar rajah, peta dan aneka jenis carta; huruf cetak atur atau huruf cetak miring, blok litograf, acuan, stensil, proses plat atau alat-alat lain yang digunakan untuk membuat dokumen-dokumen rasmi; dan

ii. iii. iv.

15

v.

apa-apa juga yang ditafsirkan oleh ketua Agensi sebagai Security Drawing.

21.3 Bagi dokumen tender yang mempunyai Security Drawing atau Security Document, deposit sebanyak RM5,000 hendaklah dikenakan kepada petender. Deposit ini akan dikembalikan apabila Security Drawing atau Security Document tersebut dikembalikan kepada Agensi dalam keadaan asal semasa ianya dikeluarkan. 21.4 Bayaran deposit untuk Security Drawing atau Security Document hendaklah dibuat dalam bentuk draf bank daripada bank yang berlesen dan beroperasi di Malaysia atau kiriman wang pos (money order) atau wang kiriman pos berpalang (postal order), dan dibayar atas nama ketua Agensi berkenaan. Bagi Jabatan Mengakaun Sendiri, bayaran boleh juga dibuat kepada Ketua Akauntan Jabatan berkenaan. Wang tunai atau cek tidak boleh diterima. 21.5 Ketua Agensi hendaklah mengadakan peruntukan dalam dokumen tender di mana petender dikehendaki memberi Aku Janji untuk tidak menzahirkan (reproduce) dan tidak membocorkan apa-apa maklumat dalam Security Drawing/Security Document dan untuk mengembalikan Security Drawing/Security Document kepada Kerajaan seperti yang dinyatakan dalam dokumen tender. 22. Penjualan Dokumen Tender 22.1 Penjualan dokumen hendaklah berasaskan syarat-syarat yang dinyatakan dalam iklan tender. 22.2 Agensi hendaklah meletakkan contoh dokumen tender yang dijual di tempat menjual tender untuk membolehkan petender menyemak dokumen tender tersebut sebelum membuat pembelian. 22.3 Satu petender hanya dibenarkan membeli satu dokumen tender dan mengemukakan satu tawaran tender sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak dibenarkan. 23. Tempoh Sah Laku Tender 23.1 Sebelum sesuatu tender dipelawa, satu jadual pelaksanaan hendaklah disediakan bagi menunjukkan anggaran masa, untuk setiap peringkat, dari tarikh penyediaan spesifikasi sehingga keputusan dibuat. Contoh jadual pelaksanaan bagi tender Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja adalah seperti di LAMPIRAN D.

16

23.2 Tempoh sah laku tender yang munasabah hendaklah ditetapkan dengan mengambil kira faktor-faktor berikut: (a) (b) (c) (d) Jangka masa untuk menilai tawaran dari segi teknikal; jangka masa untuk menilai tawaran dari segi harga; jangka masa untuk menilai keupayaan petender; jangka masa untuk menyediakan laporan dan masa yang diperlukan untuk membuat keputusan bagi tender tersebut; dan jangka masa untuk membuat keputusan dan mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada petender yang berjaya.

(e)

23.3 Penilaian tender hendaklah dilakukan dengan segera dan tidak melewati tempoh ditetapkan dalam jadual pelaksanaan tender. 23.4 Tempoh sah laku tender yang minimum adalah sembilan puluh (90) hari, yang dikira dari tarikh tender ditutup. Agensi hendaklah memastikan supaya tempoh sah laku tender tidak terlalu panjang kerana ini menyebabkan petender menaikkan harga tawaran mereka. 23.5 Agensi tidak digalakkan untuk melanjutkan tempoh sah laku tawaran tender daripada tempoh sah yang telah ditetapkan kerana ini boleh menyebabkan petender menarik diri. Sekiranya perlanjutan tempoh sah laku tawaran tender diperlukan, pelanjutan hendaklah dibuat sebelum tarikh tempoh sah laku asal tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Agensi yang berkenaan. 23.6 Sebarang pembatalan tender hendaklah mendapat kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Agensi yang berkenaan dan dimaklumkan kepada Lembaga Perolehan Agensi dengan menyatakan sebab-sebab pembatalan. 24. Deposit Tender 24.1 Deposit tender adalah dikecualikan bagi tender tempatan. Walau bagaimanapun, bagi petender tempatan yang mendapat pengecualian daripada pendaftaran, deposit tender hendaklah dikenakan sebanyak 2.5% daripada tawarannya atau maksimum RM10,000. Deposit tender hendaklah dalam bentuk draf

17

bank/jaminan bank dan hendaklah dikemukakan bersekali dengan tawaran tender. 24.2 Tender bekalan/perkhidmatan antarabangsa hendaklah dikenakan deposit tender mengikut kadar berikut: Anggaran Nilai Tender (RM) Sehingga 5 juta Melebihi 5 juta sehingga 10 juta Melebihi 10 juta sehingga 20 juta Melebihi 20 juta sehingga 30 juta Melebihi 30 juta Deposit Tender (RM) 60,000 150,000 350,000 600,000 1,000,000

24.3 Tender kerja antarabangsa hendaklah dikenakan deposit tender mengikut kadar berikut: Anggaran Nilai Tender (RM) Sehingga 10 juta Melebihi 10 juta sehingga 20 juta Melebihi 20 juta sehingga 50 juta Melebihi 50 juta sehingga 100 juta Melebihi 100 juta Deposit Tender (RM) 50,000 150,000 350,000 750,000 1,000,000

24.4 Deposit tender hendaklah dibuat dalam bentuk draf bank/jaminan bank dalam Ringgit Malaysia daripada bank yang berlesen dan beroperasi di Malaysia. Deposit tender akan dikembalikan seperti berikut: (a) (b) Kepada petender yang berjaya, sebaik sahaja petender tersebut mengemukakan Bon Pelaksanaan; dan Kepada petender yang menyertai tawaran tetapi tidak berjaya, sebaik sahaja tawaran tender tersebut di setuju terima oleh petender yang berjaya atau selepas tamatnya tempoh sah laku tender, mengikut yang mana terdahulu.

24.5 Dalam pelawaan tender hendaklah disyaratkan bahawa bagi mereka yang dikenakan bayaran deposit tender jika petender enggan menandatangani sesuatu kontrak selepas tendernya disetuju terima

18

atau menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat, maka deposit tendernya akan dirampas. Deposit tender bagi petender yang tidak berjaya hendaklah dikembalikan setelah tender itu di setuju terima oleh petender yang berjaya atau selepas tamatnya tarikh sah laku tender. Deposit petender yang berjaya hendaklah dikembalikan selepas Bon Pelaksanaan diterima.

PENGIKLANAN 25. Pengiklanan Tender Tempatan 25.1 Semua pelawaan tender tempatan hendaklah diiklankan dalam sekurang-kurangnya satu (1) akhbar harian utama Bahasa Melayu. Kandungan iklan tender hendaklah jelas, kemas, ringkas dan tidak mendatangkan apa-apa keraguan atau pembaziran. 25.2 Kandungan iklan tender hendaklah menyatakan perkara-perkara berikut: (a) (b) (c) (d) Agensi yang memanggil tender; Tajuk tender yang diiklankan; Jenis tender, sama ada terbuka dan/atau khas Bumiputera; Syarat-syarat kelayakan petender: i. bagi tender bekalan dan/atau perkhidmatan berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang dan sub-bidang yang berkenaan; atau bagi tender kerja - berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kelas, kepala dan subkepala yang berkenaan dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) dalam gred dan kategori yang berkenaan;

ii.

(e) (f) (g)

Tempat, tarikh dan masa dokumen tender dijual; Tempat, tarikh dan masa bagi lawatan tapak/premis (jika berkenaan); Harga, cara bayaran dan jawatan penerima bayaran dokumen tender; dan

19

(h)

Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup.

25.3 Contoh iklan tender seperti di LAMPIRAN E1 hingga E4 boleh digunakan. Bagi mengurangkan kos pengiklanan, Agensi yang mempunyai banyak tender adalah digalakkan untuk merangkumkan kesemua tender di dalam satu kenyataan tender sahaja seperti contoh iklan tender di LAMPIRAN E4. 25.4 Masa yang cukup hendaklah diberi bagi membolehkan petender mengkaji tawaran dan membuat persediaan bagi sesuatu tender. Untuk tujuan ini, tarikh tender ditutup hendaklah sekurangkurangnya dua puluh satu (21) hari dari tarikh dokumen tender mula dijual. 25.5 Bagi tender yang melibatkan lawatan tapak/premis, agensi hendaklah memastikan bahawa tarikh tutup tender hendaklah sekurang-kurangnya 21 hari dari tarikh lawatan yang ditetapkan. 25.6 Agensi hendaklah menetapkan jam 12.00 tengah hari pada hari pelawaan tender ditutup (hari bekerja) sebagai waktu terakhir untuk menerima tawaran tender. Tawaran tender yang lewat diterima dari waktu dan tarikh yang ditetapkan tidak boleh dipertimbangkan. 25.7 Agensi adalah bertanggungjawab untuk memasukkan/menghantar sesalinan kenyataan tender yang diiklankan ke dalam laman web masing-masing dan pautan (hyperlink) kepada laman web MyGovernment Portal [www.gov.my]. 25.8 Bagi tawaran tender kerja untuk projek kerja/pembinaan Kerajaan, semua agensi Kerajaan juga dikehendaki memasukkan secara online maklumat iklan tender kerja ke dalam laman web Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB). Iklan tersebut boleh dimasukkan secara percuma melalui laman web khas LPIPM iaitu di alamat www.tender.gov.my. Panduan untuk memasukkan iklan tender kerja secara online tersebut turut boleh diperolehi daripada alamat tersebut. 25.9 Bagi tender yang dikendalikan oleh perunding, peraturan seperti di perenggan 25.1 hingga 25.8 hendaklah dipatuhi sepenuhnya. Selain daripada itu, tempat penjualan dan penyerahan dokumen tender hendaklah di Agensi yang mengendalikan perolehan tersebut.

20

26.

Pengiklanan Tender Antarabangsa 26.1 Semua pelawaan tender antarabangsa hendaklah diiklankan dalam sekurang-kurangnya satu (1) akhbar harian tempatan utama Bahasa Melayu dan satu (1) akhbar harian tempatan utama Bahasa Inggeris. 26.2 Tarikh tender ditutup hendaklah sekurang-kurangnya lima puluh enam (56) hari dari tarikh dokumen tender mula dijual. 26.3 Bagi tender yang melibatkan lawatan tapak/premis, agensi hendaklah memastikan bahawa tarikh tutup tender hendaklah sekurang-kurangnya 56 hari dari tarikh lawatan yang ditetapkan. 26.4 Tawaran tender kerja antarabangsa hendaklah juga mematuhi peraturan di perenggan 25 di atas, mana yang berkenaan.

ANGGARAN HARGA JABATAN 27. Penyediaan Anggaran Harga 27.1 Agensi hendaklah menyediakan anggaran harga Jabatan bagi setiap tender dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup tender. 27.2 Bagi perolehan Bekalan/Perkhidmatan yang sukar ditentukan harga anggaran Jabatan, Agensi boleh memasukkan harga pembelian lampau perolehan berkenaan.

BANTAHAN KE ATAS SPESIFIKASI TENDER YANG MENJURUS KEPADA SESUATU JENAMA 28. Bantahan oleh Petender 28.1 Agensi hendaklah memasukkan suatu peruntukan dalam dokumen tender yang membolehkan petender membuat bantahan secara bertulis kepada Agensi dan disalinkan kepada Perbendaharaan sekiranya ia mendapati spesifikasi tender menjurus kepada sesuatu jenama. Bantahan tersebut berserta bukti-bukti yang kukuh hendaklah dikemukakan kepada Agensi yang membuat pelawaan tender dalam tempoh seperti berikut: (a) Empat belas (14) hari dari tarikh dokumen tender mula dijual; dan

21

(b)

Dua puluh lapan (28) hari dari tarikh dokumen tender mula dijual bagi tender antarabangsa.

28.2 Bantahan yang diterima selepas tempoh tersebut tidak akan dipertimbangkan. 29. Penubuhan Jawatankuasa untuk Menimbangkan Bantahan 29.1 Apabila terdapat bantahan dari petender, Agensi hendaklah menubuhkan jawatankuasa untuk menimbang serta memutuskan bantahan yang dibuat oleh petender. Jawatankuasa ini hendaklah dipengerusikan oleh wakil Agensi yang membuat tawaran dengan dua (2) orang ahli lain yang terdiri daripada wakil Perbendaharaan dan seorang pegawai dari agensi lain yang berpengetahuan dan berpengalaman dalam bidang tersebut. 29.2 Sekiranya bantahan didapati berasas, tender tersebut hendaklah dibatalkan dan ditender semula mengikut spesifikasi yang telah disemak semula. PEMBUKAAN TAWARAN TENDER 30. Keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender 30.1 Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dianggotai sekurangkurangnya oleh dua (2) orang pegawai, di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Sekiranya Bahagian/Unit berkenaan kekurangan pegawai, pelantikan boleh dibuat di kalangan pegawai daripada Bahagian/Unit lain dalam Agensi tersebut. 30.2 Pelantikan ahli Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dibuat secara bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan tender. 31. Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender 31.1 Jawatankuasa Pembuka Tawaran Tender hendaklah memastikan perkara-perkara yang dinyatakan di bawah dilaksanakan dengan sempurna: (a) Peti tawaran dibuka secepat mungkin selepas tender ditutup.

22

(b) (c)

Setiap tawaran tender yang diterima, dibuka dan disemak nombor siri dengan rekod penjualan dokumen. Nombor kod hendaklah diberi untuk setiap dokumen dan senarai harga, dokumen spesifikasi teknikal dan katalog/brosur petender serta ditandatangani ringkas. Lembaran yang menyatakan harga dan apa-apa pindaan yang terdapat dalam tawaran tender hendaklah ditandatangani ringkas. Nama petender dipastikan tidak tercatat di dalam dokumen spesifikasi teknikal petender dan sekiranya terdapat nama/tanda syarikat dalam dokumen tersebut, maka ianya hendaklah dicatatkan dalam borang jadual tender. Dokumen tawaran harga dijadualkan dengan menggunakan nombor kod yang diberikan. Menyedia dan melengkapkan senarai semakan dan borang jadual tender dengan mencatatkan nama petender, kod petender, amaun yang di tender, tempoh siap atau tempoh penyerahan. Nama dan jawatan semua ahli Pembuka Tender hendaklah dicatatkan dalam borang jadual tender dan ditandatangani oleh setiap ahli. Contoh Jadual Harga Tender bagi tender bekalan dan perkhidmatan adalah seperti di LAMPIRAN F1 dan F2 dan tender kerja seperti di LAMPIRAN F3; dan Menyediakan Jadual Harga Tender untuk dipamerkan di papan kenyataan Agensi seberapa segera yang boleh, dengan tidak menzahirkan nama petender yang mengambil bahagian. Contoh Jadual Harga Tender yang perlu dipamerkan bagi tender bekalan/perkhidmatan dan kerja adalah seperti di LAMPIRAN G1 dan G2. Bagi tender yang melibatkan keselamatan negara, Agensi tidak diwajibkan mempamerkan jadual harga tersebut.

(d)

(e)

(f) (g)

(h)

32.

Urus Setia Tender 32.1 Urus Setia Tender bertanggungjawab menguruskan semua urusan tender dari mula sehingga proses tender selesai. Sebagai panduan, antara tugas-tugas Urus Setia adalah seperti berikut: (a) Menguruskan perancangan awal dan jadual pelaksanaan tender;

23

(b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) 33.

Mengurus dan menyediakan dokumen tender; Menguruskan iklan atau pelawaan tender; Menyediakan rekod penjualan dokumen tawaran dan mengatur lawatan tapak/premis (jika berkenaan); Menutup peti tender pada tarikh dan masa tutup yang ditetapkan; Menjaga keselamatan peti tender dan dokumen tender; Mengatur pembukaan tender; Mengatur penilaian tender; dan Mengatur mesyuarat Lembaga Perolehan.

Pembukaan Tender di Hadapan Awam 33.1 Semua tawaran tender bekalan/perkhidmatan yang dianggarkan bernilai melebihi RM30 juta dan tender kerja yang bernilai melebihi RM50 juta hendaklah dibuka di hadapan awam. 33.2 Pembukaan tender di hadapan awam bermaksud pembukaan tender di kalangan petender yang membeli dan mengembalikan dokumen tender sahaja.

MERAHSIAKAN MAKLUMAT DAN KEDUDUKAN SESUATU TENDER 34. Dokumen Tender Diklasifikasikan Sebagai Sulit 34.1 Semua maklumat berkenaan sesuatu tender termasuk dokumen tender, tawaran tender dan penilaian tender hendaklah diklasifikasikan sebagai SULIT dan tidak boleh disebarkan kepada mana-mana pihak yang tidak terlibat dengan pengurusan tender sebelum keputusan muktamad dibuat. 35. Merahsiakan Maklumat Tender 35.1 Ketua Agensi adalah bertanggungjawab untuk menjelaskan tentang keperluan merahsiakan maklumat dan kedudukan sesuatu tender kepada pegawai yang berkenaan di bawah arahan pentadbirannya. Rujukan hendaklah dibuat kepada peruntukan Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Pencegahan Rasuah 1997 (Akta 575).

24

Mana-mana pegawai awam yang didapati membocorkan rahsia berkenaan sesuatu tender adalah dianggap telah melanggar peruntukan dalam Akta-akta tersebut dan tindakan yang sewajarnya hendaklah diambil terhadap pegawai awam yang terlibat. 36. Peruntukan Melarang Pengiklanan dan Publisiti 36.1 Agensi hendaklah memasukkan peruntukan berkenaan larangan pengiklanan dan publisiti dalam syarat pelawaan tender dan dokumen kontrak. Contoh peruntukan tersebut adalah seperti berikut: IKLAN & PUBLISITI Tiada maklumat berkenaan kontrak boleh disiarkan dalam sebarang akhbar, majalah atau alat pengiklanan/media massa melainkan jika pengiklanan itu telah pun dihantar kepada dan diluluskan oleh Kerajaan terlebih dahulu. 37. Penjelasan Lanjut Berkenaan Dengan Tender 37.1 Kebenaran bertulis hendaklah diperolehi daripada Pengerusi Lembaga Perolehan sekiranya Jawatankuasa Penilaian memerlukan penjelasan lanjut daripada petender semasa proses penilaian tender. Walau bagaimanapun, sebarang perundingan tidak dibenarkan. Penjelasan tersebut hendaklah diuruskan oleh Urus Setia Tender secara bertulis. 38. Larangan Mengubah Maklumat Dokumen Petender 38.1 Semua pihak yang terlibat dalam sesuatu urusan tender termasuk mempertimbangkan sesuatu tender dilarang mengubah apa-apa maklumat yang dikemukakan petender di dalam dokumen tender termasuk harga, pengalaman petender dan sebagainya. 38.2 Sekiranya terdapat kesilapan pengiraan oleh petender dan berlaku perbezaan harga di antara harga di dalam Bill Of Quantities (BQ) dan Borang Tender yang telah ditandatangani, harga di dalam Borang Tender hendaklah diguna pakai dalam mempertimbangkan sesuatu perolehan.

25

PENILAIAN TENDER 39. Jawatankuasa Penilaian Tender, Keahlian dan Tugas Jawatankuasa 39.1 Pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Tender hendaklah dibuat secara bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan tender. 39.2 Penilaian tender bekalan, perkhidmatan dan kerja berasaskan Turnkey atau Design and Build hendaklah dibuat oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut: (a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal i. Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli, di mana sekurang-kurang seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut. Sekiranya Agensi tidak mempunyai kemahiran dalaman, maka pakar dari Jabatan-jabatan Teknik/pakar yang lain boleh digunakan, seperti Jabatan Kerja Raya (JKR), Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS), Jabatan Kimia, Jabatan Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan sebagainya. Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah membuat penilaian secara terperinci bagi memastikan penilaian yang dibuat adalah berasaskan kepada spesifikasi perolehan yang ditetapkan dalam dokumen tender. Penilaian hendaklah dibuat berdasarkan dokumendokumen yang dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of compliance) dan/atau penilaian fizikal. Walau bagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil kira. penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah tidak dibenarkan.

ii.

iii.

iv.

26

(b)

Jawatankuasa Penilaian Harga i. Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang ahli, di mana salah seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Penilaian harga sesuatu tender hendaklah mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan petender dan sebagainya. Perbandingan antara satu tawaran petender dengan tawaran petender yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing). Penilaian bagi pembelian harta modal seperti kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan lainlain hendaklah berdasarkan kepada prinsip tawaran harga menyeluruh (total cost bid), yang bermaksud mengambil kira harga barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan, jaminan, penyenggaraan dan lain-lain. Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah tidak dibenarkan.

ii.

iii.

iv.

39.3 Proses penilaian tender hendaklah disiapkan dan dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh tawaran tender dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian. 39.4 Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa. 40. Penilaian Tender Kerja 40.1 Penilaian tender kerja, selain daripada tender yang berasaskan konsep Turnkey atau Design and Build seperti di perenggan 39.2, bolehlah dibuat oleh satu Jawatankuasa Penilaian sahaja. 40.2 Penilaian tender hendaklah dibuat oleh satu Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang dari tiga (3) orang pegawai. Salah

27

seorang ahli Jawatankuasa hendaklah seorang Juruukur Bahan atau pegawai teknikal dalam bidang berkaitan dengan kerja tersebut. 40.3 Proses penilaian tender hendaklah seboleh-bolehnya disiapkan dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh tawaran tender dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian. 40.4 Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa. 41. Asas Penilaian Tender Asas-asas penilaian tender oleh Jawatankuasa termasuklah perkara-perkara berikut: 41.1 Memastikan petender memenuhi kesemua syarat yang dinyatakan dalam dokumen tender. 41.2 Menilai kemampuan teknikal petender seperti kakitangan profesional dan teknikal, pengalaman kerja, rekod prestasi, projek yang sedang dilaksanakan/dalam tangan dan loji (disewa atau milik sendiri). 41.3 Menilai kemampuan kewangan petender dari segi modal pusingan, net worth, kemudahan kredit, nilai baki kerja dalam tangan yang belum siap dan sebagainya. 41.4 Menganalisis harga tender dengan mengambil kira tempoh siap/penghantaran yang ditawarkan berdasarkan tawaran yang paling menguntungkan Kerajaan.

PERAKUAN TENDER 42. Perakuan kepada Lembaga Perolehan 42.1 Ketua Jabatan hendaklah membuat perakuan kepada Lembaga Perolehan berdasarkan kepada Laporan Penilaian Tender. Perakuan tersebut hendaklah berdasarkan tawaran yang terbaik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan agensi dan hendaklah mengambil kira prinsip-prinsip perolehan dan dasar-dasar semasa Kerajaan. Perakuan tersebut juga hendaklah menyatakan dengan khusus tawaran petender yang dicadangkan untuk dipertimbangkan.

28

42.2 Urus Setia yang menguruskan tender sesuatu Agensi hendaklah menyediakan Kertas Taklimat Tender untuk pertimbangan Lembaga Perolehan. PERTIMBANGAN DAN KEPUTUSAN LEMBAGA PEROLEHAN 43. Tatacara Pertimbangan Tender 43.1 Penjelasan dan panduan berkenaan pelantikan, keahlian, pihak berkuasa dan had nilai setuju terima Lembaga Perolehan Agensi hendaklah mengikut AP dan SPP yang berkaitan. 43.2 Urus Setia Lembaga Perolehan hendaklah merekodkan segala keputusan penting seperti nombor tender, tarikh keputusan tender, nama/kod petender yang berjaya, harga tawaran, tempoh siap, sebab-sebab penerimaan/penolakan dan sebagainya. 43.3 Urus Setia Lembaga Perolehan hendaklah mendapatkan tandatangan Ahli Lembaga Perolehan Agensi sebaik sahaja keputusan tender telah dibuat. 43.4 Keputusan muktamad Lembaga Perolehan Agensi hendaklah dipamerkan di papan kenyataan Jabatan dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap secepat mungkin selepas Surat Setuju Terima dikeluarkan, ditandatangani dan dikembalikan dan disiarkan di dalam laman web agensi masingmasing dan pautan (hyperlink) kepada laman web MyGovernment Portal [www.gov.my]. 43.5 Pengumuman keputusan muktamad tersebut di papan kenyataan Jabatan dan di laman web masing-masing hendaklah dinyatakan di dalam dokumen tender untuk memudahkan kontraktor membuat rujukan. 43.6 Sekiranya sesuatu tender itu perlu dirujuk kepada Perbendaharaan untuk keputusan, rujukan tersebut hendaklah sampai kepada Perbendaharaan dalam tempoh tujuh (7) hari selepas keputusan Lembaga Perolehan.

29

SETUJU TERIMA TENDER 44. Surat Niat 44.1 Surat Niat ialah surat yang dihantar kepada petender yang mana kandungannya meliputi kenyataan hasrat/niat untuk menerima tawaran petender tersebut, tertakluk kepada persetujuan syaratsyarat Agensi yang dikehendaki dipatuhi oleh petender sama ada melalui rundingan atau cara-cara lain. Surat Niat ini tidak mengikat kedua-dua pihak kepada satu kontrak. 44.2 Sekiranya Agensi bercadang untuk menerima sesuatu tawaran tetapi dengan beberapa syarat yang mesti dipatuhi oleh petender terlebih dahulu, maka Surat Niat hendaklah dikeluarkan. Contoh format dan kandungan Surat Niat adalah seperti di LAMPIRAN H. 45. Surat Setuju Terima 45.1 Surat Setuju Terima ialah surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender, syarat yang telah dipersetujui dalam Surat Niat dan apa-apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya. Sehubungan dengan itu, apa-apa syarat yang telah dipersetujui sebelumnya hendaklah dinyatakan dengan jelas dan persetujuan tersebut merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Surat Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. 45.2 Apabila semua perkara telah diselesaikan dan tiada rundingan lanjut diperlukan, Surat Setuju Terima hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya secepat mungkin sebaik sahaja keputusan Lembaga Perolehan diperolehi dan dalam tempoh sah laku tender. 45.3 Bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan, contoh Surat Setuju Terima adalah di LAMPIRAN I1, manakala bagi kontrak kerja, hendaklah menggunakan Borang JKR 203D - Pindaan 6/2005 di LAMPIRAN I2. 45.4 Satu ikatan kontrak wujud di antara kedua-dua pihak setelah Surat Setuju Terima ditandatangani dan dikembalikan oleh petender kepada Agensi.

30

45.5 Pegawai yang boleh menandatangani Surat Setuju Terima hendaklah pegawai awam yang diberi kuasa di bawah Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973). MENANDATANGANI KONTRAK 46. Peruntukan Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973) 46.1 Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973) menetapkan, semua kontrak yang dibuat di Malaysia bagi pihak Kerajaan hendaklah, jika diturunkan secara bertulis, dibuat atas nama Kerajaan Malaysia dan akan ditandatangani oleh Menteri atau oleh mana-mana pegawai awam yang diberi kuasa dengan sewajarnya secara bertulis oleh Menteri, sama ada khususnya dalam mana-mana hal tertentu, atau amnya bagi semua kontrak di bawah suatu nilai yang tertentu dalam agensinya atau selainnya sebagaimana dinyatakan dalam pemberian kuasa itu. 46.2 Sehubungan dengan peruntukan di atas, Agensi hendaklah memastikan pemberian kuasa telah dibuat secara bertulis oleh Menteri di Kementerian masing-masing kepada Pegawai Pengawal dan pegawai lain yang telah dinamakan (atas jawatan) sebelum kontrak ditandatangani. 47. Tempoh bagi Menandatangani Kontrak 47.1 Kontrak hendaklah ditandatangani secepat mungkin selepas semua terma dan syarat dipersetujui oleh kedua-dua pihak dan selewatlewatnya empat (4) bulan dari tarikh keluarnya Surat Setuju Terima. Tarikh kuat kuasa kontrak (effective date) hendaklah dinyatakan sebagai tarikh Surat Setuju Terima ditandatangani oleh petender yang berjaya manakala tarikh kontrak ialah tarikh kontrak ditandatangani oleh kedua-dua pihak. 48. Pengedaran dan Penyimpanan Dokumen Kontrak 48.1 Penjelasan mengenai pengedaran dan penyimpanan dokumen kontrak adalah seperti dalam AP yang berkaitan. Salinan-salinan dokumen kontrak dan perubahan kontrak atau Arahan Perubahan dan Sijil Lanjutan Masa hanya perlu dikemukakan kepada Akauntan Negara atau Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri sahaja.

31

PENTADBIRAN KONTRAK 49. Pengurusan dan Pentadbiran Kontrak 49.1 Agensi adalah diminta mengambil perhatian yang serius berkenaan pengurusan dan pentadbiran kontrak. Ini adalah bagi menjaga kepentingan Kerajaan dan melicinkan urusan yang berhubung kait dengan pelaksanaan sesuatu perolehan. 49.2 Pemantauan kontrak yang sedang berkuat kuasa hendaklah dilaksanakan dengan teliti dan teratur dari semasa ke semasa bagi mengesan dan mengenal pasti masalah pelaksanaan kontrak dari peringkat awal lagi. 50. Bon Pelaksanaan 50.1 Bon Pelaksanaan adalah merupakan suatu aku janji tidak bersyarat (unconditional undertaking) oleh sesuatu institusi kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan untuk membayar kepada Kerajaan suatu amaun tertentu atas tuntutan (on demand) sekiranya kontraktor tidak atau gagal mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak. 50.2 Bagi kontrak bekalan/perkhidmatan, kontraktor hendaklah mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setuju Terima, Bon Pelaksanaan yang nilainya adalah seperti berikut: (a) Dua setengah peratus (2.5%) daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan yang bernilai melebihi RM200,000.00 hingga RM500,000.00; Lima peratus (5%) daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan yang bernilai melebihi RM500,000.00; dan Bagi kontrak bermasa (periodic contract) yang berkuat kuasa dalam tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai Bon Pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak setahun sahaja. Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.

(b)

(c)

50.3 Bagi kontrak kerja yang bernilai melebihi RM200,000, kontraktor hendaklah mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setuju

32

Terima, Bon Pelaksanaan sebanyak 5% daripada jumlah harga kontrak. 50.4 Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam Ringgit Malaysia (RM) dari bank-bank atau institusi-institusi kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan sama ada dalam bentuk: i. Jaminan Bank/Syarikat Kewangan yang dikeluarkan oleh bank-bank/syarikat kewangan berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang beroperasi di Malaysia; atau Jaminan Bank Islam yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di bawah Akta Bank Islam 1983 yang beroperasi di Malaysia; atau Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh syarikatsyarikat insurans yang berlesen di bawah Akta Insurans 1996 yang beroperasi di Malaysia; atau Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful yang berlesen di bawah Akta Takaful 1984 yang beroperasi di Malaysia; atau Jaminan yang dikeluarkan oleh Bank Pembangunan Malaysia Berhad (BPMB) dan Bank Perusahaan Kecil & Sederhana Malaysia (SME Bank).

ii.

iii.

iv.

v.

51.

Peraturan Berkenaan Bon Pelaksanaan 51.1 Kontrak Bekalan/Perkhidmatan (a) (b) Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam bentuk seperti di perenggan 50.4. Tempoh sah laku jaminan tersebut hendaklah dari tarikh ianya dikeluarkan sehingga dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat kontrak atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana yang terkemudian. Semua Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans/Jaminan Bank Islam/Jaminan Takaful untuk Bon Pelaksanaan hendaklah menggunakan format dan kandungan seperti di LAMPIRAN J1.

(c)

33

51.2 Kontrak Kerja (a) Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam bentuk seperti di perenggan 50.4 atau dalam bentuk Wang Jaminan Pelaksanaan. Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) ialah satu kemudahan bagi memenuhi keperluan Bon Pelaksanaan. WJP bermaksud sejumlah wang yang dipegang oleh Kerajaan bagi memastikan kontraktor mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak yang ditandatangani. Jumlah WJP adalah lima peratus (5%) daripada harga keseluruhan kontrak. Kemudahan ini hanya dibenarkan kepada kontraktor kerja tempatan sahaja. Walau bagaimanapun, Wang Jaminan Pelaksanaan tidak dibenarkan untuk Subkontraktor Dinamakan bagi Kerja. Sekiranya kontraktor gagal mengemukakan bon pelaksanaan seperti di perenggan 50.4 pada tarikh milik tapak, secara automatik kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan akan diguna pakai. Kontraktor yang memilih/dikenakan kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan akan dikenakan potongan sebanyak sepuluh peratus (10%) daripada bayaran kemajuan pertama dan seterusnya sehingga ia mencapai jumlah lima peratus (5%) daripada nilai keseluruhan kontrak. WJP yang dipotong daripada bayaran kemajuan hendaklah dimasukkan ke dalam akaun deposit yang dinamakan Wang Jaminan Pelaksanaan (Kod 79507). Satu akaun subsidiari dan senarai lengkap kontraktor berkenaan yang menunjukkan butir terperinci setiap potongan WJP dan baki bulanan dan tahunan hendaklah diselenggarakan secara teratur dan kemas kini. Walau bagaimanapun, pada bila-bila masa di sepanjang pelaksanaan projek tersebut, kontraktor boleh mengemukakan Bon Pelaksanaan seperti di perenggan 50.4 dan Agensi berkenaan dikehendaki memulangkan WJP yang ditahan. Tempoh sah laku Bon Pelaksanaan tersebut hendaklah dari tarikh kuat kuasa kontrak sehingga dua belas (12) bulan selepas tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan.

(b)

(c)

(d)

(e)

(f)

(g)

34

(h)

Jika berlaku kelewatan dalam penyiapan projek, tindakan serta merta hendaklah diambil oleh agensi untuk memastikan tempoh sah laku Bon Pelaksanaan dilanjutkan, tidak kira sama ada Kerajaan mengenakan ganti rugi tertentu atau ganti rugi ditetapkan atau lanjutan masa diluluskan. Bon Pelaksanaan hendaklah menggunakan format dan kandungan seperti di LAMPIRAN J2. Bagi kerja yang dilaksanakan oleh subkontraktor dinamakan (nominated subcontractor) (NSC), NSC hendaklah mengemukakan Bon Pelaksanaan kepada kontraktor utama dengan menggunakan format seperti di LAMPIRAN J3.

(i)

51.3 Kontrak Antarabangsa (a) Kontraktor adalah dikehendaki mengemukakan Bon Pelaksanaan dalam bentuk Jaminan Bank dalam mata wang yang ditetapkan bagi harga Kontrak daripada bank yang berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang beroperasi di Malaysia. Format seperti di LAMPIRAN J1 atau LAMPIRAN J2 hendaklah digunakan mengikut mana yang berkaitan. Setelah segala obligasi kontrak selesai, surat pelepasan (Letter of Discharge) bagi Jaminan Bank seperti di LAMPIRAN K hendaklah dikemukakan kepada bank. Salinan asal atau satu salinan yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah disimpan oleh Agensi sebagai rekod.

(b)

52.

Mengesahkan Surat Jaminan 52.1 Agensi hendaklah menyemak dengan Bank/Syarikat Kewangan/ Bank Islam/Syarikat Insurans/Syarikat Takaful yang berkenaan tentang kesahihan Bon Pelaksanaan yang dikemukakan kontraktor dengan menggunakan format seperti di LAMPIRAN L1 dan LAMPIRAN L2. 52.2 Sekiranya terdapat kes pemalsuan Bon Pelaksanaan, Ketua Agensi hendaklah membuat laporan polis supaya tindakan dapat diambil kerana kes pemalsuan sedemikian adalah merupakan kes jenayah. Bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan, Ketua Agensi dikehendaki melaporkan segera kepada Perbendaharaan dan bagi kontrak kerja, hendaklah melaporkan segera kepada Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)/Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM) supaya tindakan sewajarnya boleh diambil.

35

53.

Pelepasan Bon Pelaksanaan 53.1 Kontrak Bekalan/Perkhidmatan (a) Bon Pelaksanaan boleh dilepaskan setelah segala obligasi kontrak selesai. Surat Pelepasan (Letter of Discharge) bagi Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Bank Islam/Jaminan Insurans/Jaminan Takaful seperti di LAMPIRAN K hendaklah dikemukakan kepada Bank/Syarikat Kewangan/Bank Islam/Syarikat Insurans/ Syarikat Takaful. Salinan asal atau satu salinan yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah disimpan oleh Agensi sebagai rekod. Bagi perkhidmatan dan barang guna habis (consumable item), Bon Pelaksanaan boleh dilepaskan lebih awal sekiranya Agensi berpuas hati segala obligasi kontrak selesai dan tiada sebarang tuntutan yang akan dibuat.

(b)

53.2 Kontrak Kerja (a) Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Bank Islam/Jaminan Insurans/Jaminan Takaful i. Sebaik sahaja Perakuan Siap Kerja dikeluarkan, Agensi boleh mengurangkan nilai Bon Pelaksanaan yang asal sebanyak lima puluh peratus (50%). Agensi dikehendaki memaklumkan secara bertulis tentang perkara ini dan kontraktor berkenaan hendaklah menggantikan Jaminan yang asal dengan Jaminan baru yang nilainya bersamaan dengan lima puluh peratus (50%) dari Jaminan asal. Setelah Jaminan baru ini diterima, Agensi hendaklah melepaskan Bon Pelaksanaan yang asal kepada kontraktor berkenaan.

ii.

iii.

(b)

Wang Jaminan Pelaksanaan i. Agensi boleh memulangkan sebanyak lima puluh peratus (50%) daripada nilai Wang Jaminan Pelaksanaan yang ditahan setelah Sijil Perakuan Siap Kerja dikeluarkan.

36

ii.

Baki Wang Jaminan Pelaksanaan sebanyak lima puluh peratus (50%) lagi boleh dipulangkan sekiranya kontraktor dapat mengemukakan Jaminan seperti di perenggan 50.4 yang sama nilai dengan Wang Jaminan Pelaksanaan yang ditahan.

(c)

Baki Bon Pelaksanaan sebanyak lima puluh peratus (50%) lagi hendaklah dilepaskan/dipulangkan dua belas (12) bulan selepas tamat tempoh tanggungan kecacatan atau setelah Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan dikeluarkan, mengikut mana yang terkemudian. Setelah segala obligasi kontrak selesai, Surat Pelepasan (Letter of Discharge) bagi Bon Pelaksanaan seperti di LAMPIRAN K hendaklah dikemukakan kepada Bank/Syarikat Kewangan/Bank Islam/Syarikat Insurans/ Syarikat Takaful. Salinan asal atau satu salinan yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah disimpan oleh Agensi sebagai rekod.

(d)

54.

Bayaran Pendahuluan 54.1 Bayaran Pendahuluan adalah dibenarkan kepada kontraktor tempatan sahaja. Kemudahan bayaran pendahuluan ini tidak terpakai kepada Kontrak Pusat, kontrak yang dibuat secara berpusat oleh mana-mana agensi Kerajaan (Ministerial Central Contract) dan perkhidmatan perunding. 54.2 Semua Bayaran Pendahuluan hendaklah dicajkan terus kepada Vot projek berkenaan. 54.3 Akaun subsidiari pendahuluan kontraktor hendaklah diselenggarakan bagi mengakaun Bayaran Pendahuluan yang telah diselaraskan melalui pembayaran balik yang dibuat.

55.

Had Nilai, Syarat dan Peraturan Bagi Bayaran Pendahuluan 55.1 Kontrak bekalan dan perkhidmatan (a) Bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 25% daripada nilai kontrak atau maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah.

37

(b)

Bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah. Bagi mendapat kemudahan bayaran pendahuluan tersebut, syarat-syarat berikut hendaklah dipatuhi: i. ii. iii. iv. Surat Setuju Terima telah ditandatangani dan dikembalikan; Bon Pelaksanaan telah dikemukakan; Polisi-polisi insurans seperti yang dinyatakan dalam syarat-syarat kontrak telah dikemukakan; dan Jaminan bagi dikemukakan. bayaran pendahuluan telah

(c)

55.2 Kontrak Kerja (a) Bagi kontraktor utama, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 25% daripada nilai kerja pembina (builders work) atau maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah. Bagi Subkontraktor Dinamakan, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 20% daripada nilai kontrak Subkontraktor Dinamakan atau maksimum RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah. Jaminan bagi kontraktor utama dan NSC hendaklah dibuat secara berasingan dan mengikut nilai yang ditetapkan. Kontraktor hendaklah mengemukakan permohonan untuk kemudahan bayaran pendahuluan berserta jaminan bagi bayaran pendahuluan secepat mungkin tetapi tidak lewat daripada tiga bulan selepas penyerahan tapak. Bagi mendapat kemudahan bayaran pendahuluan tersebut, syarat-syarat berikut hendaklah dipatuhi: i. ii. Surat Setuju Terima telah ditandatangani dan dikembalikan; Bon Pelaksanaan telah dikemukakan;

(b)

(c) (d)

(e)

38

iii. iv.

Polisi-polisi insurans seperti yang dinyatakan dalam syarat-syarat kontrak telah dikemukakan; dan Jaminan bagi dikemukakan. bayaran pendahuluan telah

55.3 Syarat-syarat dan Peraturan Bagi Bayaran Pendahuluan (a) Jaminan bagi bayaran pendahuluan hendaklah dikemukakan dalam bentuk seperti di perenggan 50.4 yang tidak boleh batal (irrevocable) dan yang sama nilainya dengan bayaran pendahuluan. Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan ke atas bayaran kemajuan mengikut peringkat kerja atau mengikut peringkat bekalan yang telah disempurnakan. Bagi kontrak kerja, Pegawai Penguasa hendaklah memastikan potongan bagi bayaran pendahuluan dapat diselesaikan selewat-lewatnya semasa projek siap pada tahap 75%. Bagi kontrak bekalan/perkhidmatan, Pentadbir Kontrak hendaklah memastikan potongan bagi bayaran pendahuluan dapat diselesaikan selewat-lewatnya melalui bayaran terakhir setelah semua bekalan/perkhidmatan disempurnakan dengan sepenuhnya. Tempoh pembayaran balik Bayaran Pendahuluan ini tidak boleh melebihi keseluruhan tempoh kontrak. Tempoh sah laku Jaminan tersebut untuk Bayaran Pendahuluan bagi kontrak mestilah meliputi tempoh kontrak atau ke satu tempoh lanjutan yang diluluskan dan akan dilepaskan apabila segala potongan selesai dibuat mengikut mana yang terdahulu. Agensi adalah dikehendaki supaya hanya menerima format Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans/Jaminan Bank Islam/Jaminan Takaful seperti di LAMPIRAN M1 dan M2. Agensi adalah dinasihatkan supaya berhati-hati dan mengawasi kemajuan pelaksanaan sesuatu kontrak untuk menentukan sekiranya pihak kontraktor gagal, Bayaran Pendahuluan yang belum dibayar balik dapat dituntut

(b)

(c)

(d)

(e)

(f)

39

daripada bank/syarikat kewangan/syarikat insurans/syarikat takaful yang mengeluarkan Jaminan tersebut yang telah dikemukakan oleh kontraktor dalam tempoh sah lakunya. (g) Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans/Jaminan Bank Islam/Jaminan Takaful yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah disahkan oleh Bank/Syarikat Kewangan/Syarikat Insurans/Bank Islam/ Syarikat Takaful yang mengeluarkannya dan tidak boleh membatalkannya.

PEMILIKAN TAPAK DAN PERMULAAN KERJA 56. Tarikh Milik Tapak 56.1 Agensi hendaklah menetapkan tarikh milik tapak tidak melebihi empat (4) minggu selepas tarikh Surat Setuju Terima ditandatangani bergantung kepada nilai dan kompleksiti projek berkenaan. Kontraktor dikehendaki memulakan kerja tidak lewat daripada dua (2) minggu selepas tarikh milik tapak. 57. Permulaan Kerja 57.1 Memulakan kerja bermaksud kontraktor memulakan kerja-kerja awalan (preliminaries) di tapak projek berkenaan, seperti membekalkan peralatan dan bahan-bahan binaan, meratakan tanah di tapak projek, membina pejabat tapak serta mendapatkan kemudahan asas seperti bekalan elektrik dan air dan kerja-kerja awalan lain yang dijelaskan dalam dokumen tender/kontrak. 57.2 Sekiranya kontraktor tidak memulakan kerja-kerja awalan dalam tempoh dua (2) minggu selepas tarikh milik tapak yang ditetapkan, Kerajaan berhak untuk menamatkan pengambilan kerja kontrak tersebut dan tindakan boleh diambil terhadap kontraktor berkenaan. Walau bagaimanapun, tindakan ini tidak perlu diambil sekiranya kelewatan memasuki tapak itu adalah berpunca daripada sebab-sebab di luar kawalan kontraktor. 57.3 Sekiranya pengambilan kerja kontrak tersebut ditamatkan disebabkan kegagalan memulakan kerja, Agensi berkenaan perlu mengemukakan semula kertas-kertas tender projek tersebut kepada pihak berkuasa asal yang meluluskan tender untuk memilih kontraktor lain.

40

57.4 Sekiranya tempoh sah laku tender hampir luput, Agensi hendaklah mendapatkan persetujuan daripada petender-petender yang telah membuat tawaran untuk melanjutkan tempoh sah laku tender dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan yang berkenaan. 57.5 Sekiranya tempoh sah laku tender telah tamat, pemanggilan tender semula hendaklah dibuat dengan segera. 57.6 Agensi berkenaan juga hendaklah melaporkan sebarang penamatan kontrak kepada Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)/Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM) untuk tindakan sewajarnya dan kepada Kementerian Kewangan untuk tujuan rekod. 57.7 Agensi hendaklah memasukkan perkara di perenggan 57.1 dan 57.2 ke dalam dokumen tender dan kontrak. Syarat tersebut akan menjadi amaran awal kepada semua petender yang mengambil bahagian dan seterusnya hanya kontraktor yang benar-benar layak sahaja memasuki tender projek-projek Kerajaan. PEMATUHAN DAN TANGGUNGJAWAB 58. Tanggungjawab Agensi 58.1 Semua agensi Kerajaan dikehendaki mematuhi semua peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan. Bagi maksud ini, semua agensi Kerajaan hendaklah merujuk kepada semua peraturan kewangan termasuk Arahan Perbendaharaan, Surat Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Kontrak Perbendaharaan dan sebagainya sebelum melakukan apa-apa jenis perolehan. 59. Tanggungjawab Pegawai Pengawal 59.1 Setiap Pegawai Pengawal adalah dipertanggungjawabkan dalam memastikan semua urusan perolehan yang dilaksanakan mengikut peraturan kewangan dan prinsip-prinsip serta dasar-dasar perolehan Kerajaan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan. Sebarang pelanggaran terhadap peraturan yang ditetapkan hendaklah diambil tindakan sewajarnya seperti yang ditetapkan dalam peraturan kewangan.

41

60.

Pengecualian 60.1 Pengecualian daripada mana-mana peraturan kewangan yang ditetapkan, hendaklah mendapat kelulusan bertulis daripada Ketua Setiausaha Perbendaharaan terlebih dahulu.

Bahagian Perolehan Kerajaan Kementerian Kewangan Malaysia Putrajaya Februari 2007

42

LAMPIRAN A

CONTOH SENARAI SEMAKAN (BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA)

Sila Tandakan

Bagi Dokumen-dokumen Yang Disertakan.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Salinan Sijil Pendaftaran dan Taraf Bumiputera Dari Kementerian Kewangan Malaysia (Bekalan/Perkhidmatan) Salinan Sijil Pendaftaran dan Taraf Bumiputera Dari Pusat Khidmat Kontraktor (Kerja) Borang Tender Telah Diisi dan Ditandatangani Ringkasan Tender Telah Diisi dan Ditandatangani Jadual Kadar Harga Telah Diisi dan Ditandatangani Senarai Kuantiti Telah Diisi dan Ditandatangani Borang Maklumat Petender Borang Spesifikasi Borang Penyerahan Contoh dan Katalog Borang Servis Penyelenggaraan Senarai Kakitangan Teknikal Salinan Akaun Syarikat Yang Telah Disahkan dan Diaudit Salinan Penyata Bulanan Akaun Bank Bagi 3 Bulan Terakhir Tiada Nama Syarikat Dalam Dokumen Tawaran Teknikal Senarai Semakan Yang Telah Ditandakan Lain-lain Sekiranya Ada (Sila Catatkan)

43

LAMPIRAN B SENARAI BORANG TENDER, DOKUMEN KONTRAK DAN BORANGBORANG LAIN BAGI TENDER KERJA JABATAN KERJA RAYA
JENIS KERJA BORANG KONTRAK BORANG TENDER SURAT SETUJU TERIMA JKR 203D (Pind.6/2005) BORANG-BORANG LAIN

1. Kontrak kerja berasaskan pelan dan spesifikasi (lump sum)

PWD 203 (Rev.10/83) Termasuk Addendum 1- 7

JKR 203C (Pind.4/2005)

2. Kontrak kerja berasaskan Senarai Bahan (Bills of Quantities)

PWD 203A (Rev.10/83) Termasuk Addendum 1- 7

JKR 203B (Pind.4/2005)

JKR 203D (Pind.6/2005)

3. Kontrak kerja bagi Subkontrak Dinamakan (Nominated Sub-contractor) di mana kontrak utama berasaskan JKR 203 atau JKR 203A

JKR 203N Sem.10/83 termasuk Addendum

JKR203N 1/83 Termasuk Addendum

JKR 203N 4/83 Surat Setuju Terima Tender oleh Kontraktor Utama kepada Subkontraktor Dinamakan

JKR 203N 2/88 Syarat-syarat membuat Tender dan Maklumat Am untuk digunakan oleh Sub-kontraktor Dinamakan JKR 203N 3/93 Arahan kepada Kontraktor Utama untuk menyetuju terima tender daripada Sub-kontraktor Dinamakan JKR 203N 5/83 Perintah Rasmi untuk memulakan kerja oleh Kontraktor Utama kepada Sub-Kontraktor Dinamakan JKR 203N 6/88 Surat Pemberitahuan Penamaan kepada Subkontraktor

44

JENIS KERJA

BORANG KONTRAK

BORANG TENDER

SURAT SETUJU TERIMA

BORANG-BORANG LAIN

JKR 203N 7/88 Surat Jaminan Tanggung Rugi

4. Kontrak kerja bagi Pembekal Dinamakan (Nominated Supplier) di mana kontrak utama berasaskan JKR 203 atau JKR 203A

JKR 203P/83

JKR 203P I/83

JKR 203P 4/83

JKR 203P 2/83 Syarat-syarat membuat Tender dan Maklumat Am untuk digunakan oleh Pembekal JKR 203P 3/83 Arahan kepada Kontraktor Utama untuk menyetuju terima tender daripada Pembekal Dinamakan JKR 203P 5/83 Pesanan untuk membekal dan menyerah-Hantar Artikel-artikel JKR 203P5A/83 Jadual Artikel-artikel Yang Dipesan untuk di bekal dan DiserahHantar JKR 203P 6/88 Surat Pemberitahuan Penamaan kepada Pembekal Dinamakan JKR 203P 7/88 Surat Jaminan Tanggung Rugi

45

JENIS KERJA

BORANG KONTRAK

BORANG TENDER

SURAT SETUJU TERIMA

BORANG-BORANG LAIN

5. Condition Of Contract for International Civil Engineering Contracts (Locally Funded Projects)

PWD FORM 203 CEWI (1/84 Edition)

6. Bekalan Barang-barang (Stor)

PWD 203H Rev. 12/83

PWD 203I

PWD 203K Rev. 1/82

PWD 203J Rev. 1/84 Schedule of Stores for use in.

7. Bekalan Jentera dan Peralatan Kejuruteraan

JKR 203E Sem. 10/89

JKR 203F Sem. 10/89

JKR 203G Sem. 10/89

8. Bekalan Batu Kuari

PWD 203Q Rev. 9/70

JKR 203Q1

JKR 203Q3

PWD 203Q2 Schedule of Rates & prov. Quantities of Metal to be supplied and delivered and other works to be performed JKR 203Q4 Rev. 1/62 Rules for working of Government owned Quarry

9. Mengangkut bahan-bahan dalam satusatu daerah

JKR 203R

JKR 203R1

JKR 203R3

JKR 203R2 Schedule of Rates & Prov. Quantities of Materials for Transportation

46

JENIS KERJA

BORANG KONTRAK

BORANG TENDER

SURAT SETUJU TERIMA

BORANG-BORANG LAIN

10. Condition Of Contract For Design & Build and Turnkey Projects

PWD FORM DB/T 2002 Edition

P.W.D Fom DB/T -A2002

SENARAI BORANG-BORANG PENTADBIRAN KONTRAK KERJA JABATAN KERJA RAYA

BIL. TAJUK BORANG NOMBOR RUJUKAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Perakuan Siap Kerja (Certificate of Practical Completion) Perakuan Kelambatan dan Lanjutan Masa (Certificate of Delay and Extension of Time) Arahan Pegawai Penguasa (Superintending Officers Instruction) Arahan Perubahan Kerja Permohonan Untuk Mendapatkan Kelulusan Perubahan Kerja Permohonan Untuk Kelulusan Kerja Tambahan Kuantiti Sementara Perakuan Pelarasan Harga Kontrak Perakuan Pendudukan Separa (Certificate of Partial Occupation) Perakuan Kerja Tak Siap (Certificate of Non-Completion) Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan (Certificate of Completion of Making Good Defects) Perakuan Bayaran Interim Perakuan Akaun dan Bayaran Muktamad Perakuan Muktamad Kontrak Yang Ditamatkan Pengambilan Kerja Kontraktor

JKR 203S-Pin. 2/83 JKR 203T-Pin. 4/83 JKR 203U/82-Pin.1/92 JKR-APK JKR-KPK JKR-KKS JKR-PHK JKR 203W/82 JKR 203X-Pin.1/83 JKR 203Y-Rev.1/99 JKR 66 (Pin.3/1999) JKR 66A (Pin.2/1999) -

47

LAMPIRAN C

CADANGAN PEMBIAYAAN Petender dikehendaki mengemukakan kredit pembekal atau peraturan perjanjian pinjaman bagi membiayai pembelian ini. Pinjaman tersebut seelokeloknya hendaklah meliputi keseluruhan jumlah tender ini. Kemudahan kredit atau perjanjian pinjaman yang dicadangkan itu hendaklah menyebut perkaraperkara yang berikut: i) ii) iii) iv) v) vi) vii) viii) ix) x) xi) xii) xiii) xiv) Jenis kemudahan; jumlah pinjaman; tujuan; mata wang; faedah; tempoh akhir matang; tempoh pengeluaran; jadual pembayaran; tempoh penangguhan; bayaran bank: yuran pengurusan, yuran perkhidmatan, perbelanjaan dan lain-lain; dokumentasi; undang-undang tubuh; tarikh mati/tamat/akhir tawaran (tarikh itu hendaklah bersamaan dengan tarikh sah laku tender; dan syarat-syarat lain yang berkaitan.

48

LAMPIRAN C (Versi Bahasa Inggeris)

FINANCIAL PROPOSAL Tenderers are requested to submit a Suppliers credit or a loan arrangement agreement to finance this purchase. following terms: i) ii) iii) iv) v) vi) vii) viii) ix) x) xi) xii) xiii) xiv) Type of facility; loan amount; purpose; currency; interest; final maturity; drawdown period; repayment schedule; grace period; bank charges, management fee, commitment fee, expenses, etc.; documentation; governing law; expiry date of offer (this date should correspond to the validity date of tender); and any other conditions. Preferably this loan should cover the total value of this tender. The proposed credit facility should state the

49

CONTOH
JADUAL PELAKSANAAN TENDER BIL. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. JENIS AKTIVITI Penyediaan Spesifikasi Penyediaan Dokumen Tender Iklan Pembukaan Peti Tender/Pamer Jadual Tender Di Papan Kenyataan Semakan Ke Atas Tawaran Tender Penilaian Tawaran Teknikal Penilaian Tawaran Kewangan Penyediaan Kertas Taklimat Tender Pertimbangan Lembaga Perolehan Pengeluaran Surat Setuju Terima TEMPOH MASA 30 hari 20 hari min. 21 hari 1 hari 14 hari 30 hari 21 hari 1 hari 2 hari Jan 2006 Feb 2006 Mac 2006 Apr 2006 Mei 2006 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

LAMPIRAN D

50

LAMPIRAN E1

CONTOH IKLAN TENDER (BEKALAN)

BADAN PENCEGAH RASUAH MALAYSIA

KENYATAAN TAWARAN
Tawaran adalah dipelawa kepada syarikat-syarikat tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia di bawah pecahan kepala 210100 (Peralatan dan Kelengkapan Komputer) bagi menyertai tender berikut:
NO. TENDER TAJUK KOD BIDANG PENDAFTARAN 210101 210102 210103 210104 210105 210106

BPR/01/2006

Membekal, menghantar, memasang, menguji, mentauliahkan dan menyelenggarakan (dalam tempoh jaminan) perkakasan-perkakasan komputer iaitu komputer peribadi, pencetak laser rangkaian, pencetak laser, pencetak mudah alih network switch, uniterruptible power supply, server rack, external DVD writer dan external hardisk di Badan Pencegah Rasuah Malaysia.

Dokumen Tender boleh diperoleh pada waktu pejabat mulai 8.2.2006 hingga 2.3.2006 di Ibu Pejabat Badan Pencegah Rasuah Malaysia, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia dan Pentadbiran Am, Aras 5, Blok D6, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, Peti Surat 6000, 62007 Putrajaya dengan menunjukkan SIJIL ASAL PENDAFTARAN KEMENTERIAN KEWANGAN dalam kod bidang seperti di atas dan SIJIL TARAF BUMIPUTERA (jika bertaraf Bumiputera) yang dikeluarkan oleh KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA dan menyerahkan satu salinan (fotostat) sijil-sijil berkenaan semasa membeli Dokumen Tender. Dokumen Tender boleh dibeli dengan harga RM100.00 (Ringgit Malaysia: Seratus Sahaja) senaskhah yang tidak akan dikembalikan. Pembayaran hendaklah dibuat dalam bentuk Kiriman Wang (Money Order)/Bank Draf/Wang Pos atas nama Ketua Pengarah Badan Pencegah Rasuah Malaysia. Wang Tunai/Cek tidak diterima. Tawaran hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat berlakri dengan mencatatkan Tajuk dan No. Tender dan dimasukkan ke dalam Peti Tender yang ditetapkan di Aras Bawah, Blok D6, Badan Pencegah Rasuah Malaysia sebelum atau pada pukul 12.00 tengah hari, 4.3.2006. Tawaran yang lewat diterima tidak akan dipertimbangkan.

51

LAMPIRAN E2 CONTOH IKLAN TENDER (PERKHIDMATAN)

JABATAN KASTAM DIRAJA MALAYSIA NEGERI SELANGOR DARUL EHSAN

TENDER TERBUKA PERKHIDMATAN MENCUCI PEJABAT
Tender ini adalah dipelawa kepada kontraktor-kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam bidang perkhidmatan di bawah bidang atau sub bidang yang berkaitan sahaja dan masih dibenarkan menyertai tender berikut:
No. Tender 1/2006 Tajuk Kod Bidang Pendaftaran 220401 220402 Tarikh,Masa & Tempat Taklimat Tarikh : 1.3.2006 Masa : 10.00 pagi

Perkhidmatan Mencuci Pejabat dan Kawasan Kastam Diraja Malaysia, Negeri Selangor Darul Ehsan Selama Dua Tahun Mulai 1.7.2006 hingga 30.6.2008

Tempat : Cawangan Pengurusan Unit Pentadbiran Am, Aras 3, Wisma Kastam, Pelabuhan Klang Kehadiran ke sesi taklimat adalah DIWAJIBKAN.

Dokumen Tender boleh dibeli oleh kontraktor bermula pada hari taklimat dan kontraktor yang menghadiri taklimat sahaja dibenarkan membeli Dokumen Tender. Harga Dokumen Tender ialah RM50.00 (Ringgit Malaysia : Lima Puluh Sahaja) dan hendaklah dibayar dalam bentuk Bank Draf atau Wang Pos atas nama Pengarah Kastam Negeri Selangor. Dokumen Tender hanya dijual kepada kontraktor yang menunjukkan Sijil Asal Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan berserta satu salinan sijil tersebut. Dokumen Tender yang lengkap diisi hendaklah di masukkan ke dalam sampul surat berlakri dan dialamatkan kepada:Pengarah Kastam Negeri Selangor, Jabatan Kastam Diraja Malaysia, Peti Surat 16, Aras 3, Wisma Kastam, 42007 Pelabuhan Klang, SELANGOR DARUL EHSAN. Dokumen Tawaran tersebut hendaklah dimasukkan ke dalam Peti Tender di Unit Pentadbiran Am, Aras 3, Wisma Kastam tidak lewat daripada tarikh dan masa tutup iaitu sebelum atau pada jam 12.00 tengah hari, 23 Mac 2006. Tender yang lewat dari tarikh dan masa ditetapkan tidak akan dipertimbangkan.

52

LAMPIRAN E3 CONTOH IKLAN TENDER (KERJA)

KEMENTERIAN HAL EHWAL DALAM NEGERI

KENYATAAN TENDER Tender adalah dipelawa kepada Kontraktor-kontraktor Bumiputera yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) dalam kelas dan gred pendaftaran yang berkaitan serta masih dibenarkan membuat tawaran pada masa ini bagi kerja-kerja berikut:BUTIR-BUTIR TAWARAN HARGA DOKUMEN TAWARAN TEMPAT DAN TARIKH DOKUMEN DIJUAL Bahagian Pembangunan, Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri, Aras 4, Blok D2, Parcel D, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62546 PUTRAJAYA Rabu, 3 Mei 2006 hingga Selasa, 29 Mei 2006 pada waktu pejabat. SYARAT PENDAFTARAN TARIKH DAN TEMPAT LAWATAN TAPAK Isnin, 8 Mei 2006 Jam 10.30 pagi Berkumpul di Pejabat Daerah dan Tanah Lenggong Lawatan Tapak adalah WAJIB TARIKH TENDER DITUTUP

Cadangan Membina dan Menyiapkan Pejabat dan Rumah Kediaman Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) di Lenggong, Perak Darul Ridzuan

RM300.00 (Tidak akan dikembalikan)

PKK Kelas C Kepala II Sub Kepala 2a dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) Gred G5

Khamis, 29 Mei 2006 pada jam 12.00 Tengah hari Tender yang lewat diterima tidak akan dilayan

Naskhah meja tawaran boleh disemak di Bahagian Pembangunan, Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri, Aras 4, Blok D2, Parcel D, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62546 PUTRAJAYA pada waktu pejabat bermula 3 Mei 2006. Bayaran Dokumen Tawaran hendaklah dibuat dalam bentuk Draf Bank atau Kiriman Wang di atas nama Ketua Setiausaha Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri (bayaran ini tidak akan dikembalikan). Kontraktor dikehendaki membawa Sijil Pendaftaran Asal Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) serta Sijil Pengiktirafan Taraf Bumiputera dan satu salinan bagi ketiga-tiga Sijil tersebut semasa membeli dokumen tender. Dokumen Tawaran Tender yang telah lengkap diisi hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat bermeteri dan dimasukkan ke dalam Peti Tender di alamat:KETUA SETIAUSAHA Bahagian Pembangunan, Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri, Aras 4, Blok D2, Parcel D, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62546 PUTRAJAYA

53

LAMPIRAN E4 CONTOH IKLAN TENDER YANG DIRANGKUMKAN

KUMPULAN WANG SIMPANAN PEKERJA

KENYATAAN TENDER
Tender adalah dipelawa kepada kontraktor/pembekal yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembangunan Malaysia (CIDB) / Kementerian Kewangan Malaysia (KKM) dan Kementerian Dalam Negeri (KDN) (bagi perkhidmatan Kawalan Keselamatan), berkelayakan dan berpengalaman untuk memasuki tender bagi kerja-kerja berikut:
No. Tender KWSP/JH/ BPP/T/ 027/06 Butir-Butir Bekalan Cadangan Pengubahsuaian Ruang Dalaman dan Kaunter Utama KWSP Cawangan Shah Alam di Tingkat 1, Bangunan Pertubuhan Peladang Negeri Selangor (PPNS) Selangor Darul Ehsan Membekal, Menghantar, Memasang dan menguji lari Komputer Peribadi kepada KWSP Perkhidmatan Kawalan Keselamatan di Bangunan KWSP Negeri Terengganu di Lot 1247K, Jln Padang Hiliran, 2100 Kuala Terengganu, Terengganu Kelas Pendaftaran PKK Kelas E atau D, Kepala II, Sub Kepala 2, 7, 8 CIDB Gred G2 atau G3 Kategori B04 & B07 KKM Kod Bidang 210101 hingga 210106 KKM & KDN Kepala 220302 Kawalan Keselamatan Harga Dokumen RM 150 Tarikh Lawatan Tapak -

KWSP/JH/ BPP/T/ 028/06 KWSP/JH/ BPP/T/ 029/06

RM 50

RM 50

6 April 2006 Jam 10.00 pagi

Dokumen Tender boleh didapati mulai 3 April 2006 hingga 27 April 2006 pada waktu pejabat di alamat Bahagian Perolehan Bekalan, Jabatan Pengurusan Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Tingkat 8, Bangunan KWSP, Jalan Raja Laut, 50350 Kuala Lumpur dengan dikenakan bayaran seperti di atas dalam bentuk Bank Draf/Kiriman Wang/Wang Pos di atas nama Ketua Pegawai Eksekutif KWSP. Bayaran ini tidak akan dikembalikan dan pembayaran secara tunai atau cek tidak akan diterima. Kontraktor perlu mengemukakan Sijil Pendaftaran Asal masih sah tempohnya yang dikeluarkan oleh Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK). Manakala bagi Perkhidmatan Kawalan Keselamatan, pembekal perlu mengemukakan sijil asal dari Kementerian Kewangan Malaysia (KKM) dan Kementerian Dalam Negeri (KDN) untuk semakan sebelum dibenarkan mengambil Dokumen Tender. Salinan fotostat Sijil Pendaftaran tidak akan dilayan. Naskhah Meja Tender akan dipamerkan di alamat seperti di atas pada waktu pejabat. Dokumen yang telah lengkap diisi hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat yang dimeterikan dan ditulis di sebelah atas kiri sampul No. Tender dan jenis kerja berkaitan dan dikembalikan kepada: KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF KUMPULAN WANG SIMPANAN PEKERJA JABATAN PENGURUSAN PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN TINGKAT 8, BANGUNAN KWSP, JALAN RAJA LAUT,50350 KUALA LUMPUR Tarikh tutup tidak lewat dari jam 12.00 tengah hari pada 27 April 2006. Pihak KWSP tidak terikat untuk menerima tawaran Tender yang terendah atau sebarang Tender.

54

LAMPIRAN F1 JADUAL TENDER BEKALAN (Untuk Disediakan Oleh Jawatankuasa Pembuka Tender) Tender: Tarikh Tender Ditutup Tarikh : .. Jam : .. Jenis Tender Kod/Bidang/Sub Bidang Yang Ditetapkan . Anggaran Jabatan .....

Bil.

Nama Kontraktor

Barangbarang

Taraf Bumiputera/ Bukan Bumiputera Pembuat/ Pembekal

Harga FOB

Harga Bersih

Buatan

Tempoh Penyerahan

Tempoh Sah Laku

Tarikh Tamat Pendaftaran

Sebanyak ( ) tender yang telah diterima dan dibuka pada jam seperti terjadual di atas.

.. (Pengerusi) .. (Ahli) .. (Ahli) Tarikh :

55

LAMPIRAN F2

JADUAL TENDER PERKHIDMATAN (Untuk Disediakan Oleh Jawatankuasa Pembuka Tender) Tender : Tarikh Tender Ditutup Tarikh : ... Jam Bil. : Nama Kontraktor Taraf (Bumiputera/Bukan Bumiputera) Harga Tempoh Sah Laku Tarikh Tamat Pendaftaran Jenis Tender .... Kelas/Tajuk/Tajuk Kecil Yang Ditetapkan . Anggaran Jabatan .

Sebanyak ( ) tender yang telah diterima dan dibuka pada jam seperti terjadual di atas. .. (Pengerusi) .. (Ahli) .. (Ahli) Tarikh :

56

LAMPIRAN F3

JADUAL TENDER KERJA (Untuk Disediakan Oleh Jawatankuasa Pembuka Tender) Tender : Tarikh Tender Ditutup Tarikh : Jam Bil. : Nama Kontraktor Kelas Taraf (Bumiputera/Bukan Bumiputera) Harga Tempoh Siap Jenis Tender Kelas/Tajuk/Tajuk Kecil Yang Ditetapkan Anggaran Jabatan .

Sebanyak ( ) tender yang telah diterima dan dibuka pada jam seperti terjadual di atas. .. (Pengerusi) .. (Ahli) .. (Ahli) Tarikh :

57

LAMPIRAN G1 JADUAL TENDER BEKALAN/PERKHIDMATAN (Untuk Di pamer Di Papan Kenyataan) Tajuk : . No. Tender : . Bil. Kod Petender Harga Tempoh Penghantaran/ Penyiapan (Jika Berkenaan)

Sebanyak ( ) tender yang telah diterima dan dibuka pada jam seperti terjadual di atas. Nota: Harga-harga tawaran di atas adalah harga yang tercatat dalam dokumen tender yang diterima dan sebelum diperiksa. Kerajaan adalah tidak terikat menerima tender terendah atau mana-mana tender.

.. (Pengerusi) .. (Ahli) .. (Ahli) Tarikh :

58

LAMPIRAN G2 JADUAL TENDER KERJA (Untuk Di pamer Di Papan Kenyataan) Tajuk : . No. Tender : . Bil. Kod Petender Harga Tempoh Siap (Jika Berkenaan)

Sebanyak ( ) tender yang telah diterima dan dibuka pada jam seperti terjadual di atas. Nota: Harga-harga tawaran di atas adalah harga yang tercatat dalam dokumen tender yang diterima dan sebelum diperiksa. Kerajaan adalah tidak terikat menerima tender terendah atau mana-mana tender.

.. (Pengerusi) .. (Ahli) .. (Ahli) Tarikh :

59

LAMPIRAN H

SURAT NIAT ................................. .............................. ................................. ................................. ................................. Tuan, Merujuk kepada tender *bekalan/perkhidmatan/kerja tuan yang tersebut di atas, Kerajaan Malaysia ingin memberitahu tuan bahawa pada amnya terma-terma tender tuan boleh diterima oleh Kerajaan. 2. Walau bagaimanapun, Kerajaan tidak dapat menerima tender tuan tanpa perbincangan/rundingan lanjut dengan tuan berhubung dengan terma-terma tertentu untuk kontrak yang dicadangkan itu, terutama terma-terma yang berkenaan dengan perkara-perkara berikut: *2.1 harga tender; *2.2 pembiayaan kontrak yang dicadangkan; *2.3 penyertaan tenaga kerja tempatan/Bumiputera; *2.4 pemindahan teknologi/latihan/guna tenaga tempatan; *2.5 terma-terma pembayaran; *2.6 kandungan tempatan - berhubung dengan misalnya bahan-bahan, ejen pengembaraan, pengangkutan, insurans dan lain-lain. *2.7 ......................................................................... 3. Bagi tujuan perbincangan/rundingan, Kerajaan bercadang untuk mengadakan mesyuarat di antara wakil-wakil Kerajaan dengan pihak tuan. Sila nyatakan secara rasmi persetujuan tuan untuk berbincang/berunding *dalam

60

tempoh ............. hari daripada tarikh surat ini. Jika tuan bersetuju, tarikh mesyuarat akan ditetapkan kelak. 4. Surat ini adalah RAHSIA KERAJAAN dan tidak boleh disebarkan kepada mana-mana pihak lain. 5. Surat ini hanyalah suatu surat niat dan hendaklah tidak ditafsirkan dalam apa-apa cara jua sebagai mengikat Kerajaan. Sekian, terima Kasih. " BERKHIDMAT UNTUK NEGARA " Saya yang menurut perintah,

........................... (Tandatangan Pegawai)

* Potong jika tidak berkenaan

61

LAMPIRAN H (Versi Bahasa Inggeris)

LETTER OF INTENT .............................. .............................. ........................... .............................. Dear Sir, ............................................... .. With reference to your tender for the above mentioned *Supply/Services /Works, the Government of Malaysia wishes to indicate to you that generally the terms of your tender are acceptable to the Government. 2. The Government however is unable to accept your tender without further discussion/negotiation with you in relation to other specific terms of the proposed Contract, in particular the terms relating to the following matters: *2.1 tender price; *2.2 financing of the proposed contract; *2.3 local/Bumiputera participation; *2.4 transfer of technology/training of locals; *2.5 terms of payment; *2.6 local content - in respect of eg. materials, travel, transportation, insurance etc.; *2.7 ............................................................................. 3. For the purpose of discussion/negotiation, the Government proposes to arrange a series of meeting between the Government's representatives and yourselves. Please indicate officially your agreement to discuss/negotiate *within

62

............. days from the date of this letter. If you do agree, the dates for the meeting will be determined later. 4. This letter is considered as a GOVERNMENT SECRET and cannot be made known to others. 5. This is a letter of intent and shall not be construed to bind the Government in any manner whatsoever.

Yours truly,

....................... (Signature of Officer)

* Delete if not applicable

63

LAMPIRAN I1 SURAT SETUJU TERIMA (TENDER BEKALAN/PERKHIDMATAN) Rujukan : Kepada : ............................ ............................ ............................ ............................ (Kontraktor/Pembekal) Pejabat : ................... Tarikh : ...................

Tuan, Tender Untuk ..................................................................... . *1. (A) Merujuk kepada tender tuan untuk *Pembekalan/Perkhidmatan yang tersebut di atas, Kerajaan Malaysia dengan sukacitanya memberitahu bahawa Kerajaan telah bersetuju menerima tender tuan. *1. (B) Merujuk kepada tender tuan untuk *Pembekalan/Perkhidmatan yang tersebut di atas dan rundingan yang telah diadakan antara wakil-wakil Kerajaan dengan pihak tuan pada ................... di ...................... yang mana telahpun dipersetujui oleh kedua-dua pihak bahawa terma-terma sebagaimana yang terkandung dalam Lampiran bersama-sama ini dianggap sebagai menjadi sebahagian dari terma-terma tender dan yang terma-terma tendernya hendaklah, setakat memasukkan terma-terma yang terkandung dalam Lampiran itu, diubahsuaikan, dengan ini Kerajaan Malaysia dengan sukacitanya telah bersetuju menerima tender tuan sebagaimana yang diubahsuaikan. 2. Dengan penerimaan tender tuan oleh Kerajaan, tuan adalah dinasihatkan bahawa suatu ikatan Kontrak terwujud antara Kerajaan dengan tuan. Suatu Kontrak Rasmi akan disempurnakan kemudiannya dengan memasukkan semua terma tender sebagaimana yang diubahsuaikan. Tuan akan diberitahu oleh Kerajaan apabila Dokumen Kontrak siap sedia untuk ditandatangani oleh tuan.

64

3. Tuan adalah diingatkan bahawa mengikut *Syarat-syarat Tender, tuan adalah dikehendaki menyempurnakan perkara berikut: *3.1 mendepositkan dengan Kerajaan, suatu Bon Pelaksanaan dalam bentuk Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/ Jaminan Insurans yang tak boleh batal daripada sebuah Bank/Syarikat Kewangan/Syarikat Insurans yang diluluskan dan didaftarkan di Malaysia dengan jumlah sebanyak RM............ yang merupakan lima peratus (5%) atau dua setengah peratus (2.5%) dari jumlah tender dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh surat ini; *3.2 mendepositkan dengan Kerajaan, Polisi Insurans dalam tempoh ....... hari dan mengemukakan bagi tujuan pemeriksaan resit-resit bagi premium-premium yang telah dibayar. *3.3 ................................................. Apa-apa kegagalan dalam mematuhi kehendak-kehendak para 3 ini dalam tempoh masa yang dinyatakan, kecuali jika diabaikan dengan nyata oleh Kerajaan, akan menyebabkan penerimaan ini terbatal dan selepas itu Kerajaan tidaklah dengan apa-apa cara juga bertanggungjawab kepada tuan. *4. Tarikh permulaan sebagaimana yang disebutkan dalam syarat-syarat kontrak adalah pada .................... tetapi tiada bekalan atau perkhidmatan di bawah kontrak ini boleh dimulakan kecuali dan sehingga tuan telah mematuhi peruntukan para 3 di atas. 5. Surat ini dihantar kepada tuan dalam *dua/tiga salinan. Sila kembalikan *Surat asal /dan salinan kedua setelah ditandatangani dan disaksikan dengan sempurna, di ruang yang berkenaan kepada pejabat ini dalam tempoh .......... hari dari tarikh surat ini dan satu salinan untuk simpanan tuan. Sekian, terima kasih. " BERKHIDMAT UNTUK NEGARA " ................................... (Tandatangan Pegawai) Nama Penuh : .......................... Jawatan : .......................

65

Dengan ini yang bertandatangan di bawah ini mengakui penerimaan surat tersebut di atas, salinannya yang mana telah pun disimpan dan mengesahkan bahawa *tiada apa-apa terma, syarat atau stipulasi tambahan kepada yang terkandung dalam Jadual Dokumen Tender telah dikenakan dengan keluaran surat tersebut/kandungan para 1(B) di atas adalah merupakan keseluruhan tender yang bertandatangan di bawah ini.

...................................... Tandatangan Kontraktor Nama Penuh : ................. Alamat : ................. ................. ................. .................

............................. Tandatangan Saksi Nama Penuh : ................. Alamat : ................. ................. ................. .................

Meteri atau Cop Kontraktor Tarikh : ................. Tarikh : .................

*Potong/Ubahsuai/Tambah di mana perlu

66

LAMPIRAN I1 (Versi Bahasa Inggeris)

LETTER OF ACCEPTANCE (SUPPLY/SERVICES) ..................... ..................... ............................ ............................ ............................ ............................ Dear Sir, ............................................................ ... *1. (A) With reference to your tender for the above mentioned *Supply/Services, the Government of Malaysia hereby is pleased to inform you that the Government has agreed to accept your tender. *1. (B) With reference to your tender for the above mentioned *Supply/Services, and negotiations held between the Government's representatives and yourselves on the .................. at ................................. whereby it was agreed by both parties that the terms as contained in the Annexure hereto be deemed to be part of the terms of tender and which terms of tender shall, to the extent of incorporating the terms as contained in the Annexure, be modified, the Government of Malaysia hereby is pleased to inform your that the Government has agreed to accept your tender as modified. 2. With the Government's acceptance of your tender you are advised that there is now a binding Contract between the Government and yourselves. A formal Contract will subsequently be executed incorporating all the terms of tender as modified. You will be notified by the Government when the Contract Documents are ready for your signature. 3. Please be reminded that in accordance with the *Conditions of Tendering your are required to do the following:

67

*3.1 to deposit with the Government, a Performance Bond in the form of an irrevocable Bank Guarantee/Finance Companys Guarantee/ Insurance Guarantee from a Bank/Finance Company /Insurance Company established in Malaysia in the amount of ............................ being two and a half percent (2.5%) or five percent (5%) of the Tender Sum within fourteen (14) days from the date of this letter; *3.2 to deposit with the Government, Insurance Policies and within ............................. from the date of this letter and to produce for inspection of receipts for the premium paid; *3.3 ........................................................................................... Any failure to comply with the requirements of paragraph 3 within the stipulated time, unless expressly waived by the Government, will render this acceptance revoked and thenceforth the Government shall not be liable to you in any way whatsoever. *4. The date for supply/services, as referred to in the Conditions of Contract, shall be ...................... but no supply/services under this Contract shall commence unless and until you have complied with the provision of paragraph 3 above. *5. This letter is sent to your in *duplicate/triplicate. Please return *original/and second copies duly signed and witnessed where indicated to this office within .......... days from the date of this letter and retain one copy. Yours truly, ................................ (Signature of Officer) Name in Full : .......................... Designation : ..........................

68

The undersigned hereby acknowledges receipt of the above letter, a copy of which has been retained and confirms that *no terms, conditions or stipulations additional to those contained in the Tender Table Documents have been imposed by the issue of the said letter/the contents of paragraph 1(B) above constitutes the totality of the undersigned's tender.

..................................... Signature Of Contractor Name in Full : ............. Address : ............. ............. ............. .............

............................... Signature of Witness Name in Full : ................ Address : ................ ................ ................ ................

Contractors' seal or chop

Date : .......................

Date : .......................

*Delete/Modify/Add Wherever Necessary

69

LAMPIRAN I2 (J.K.R 203D-Pin. 6/2005)

SURAT SETUJU TERIMA (TENDER KERJA) KONTRAK NO : ................................................................. 20. untuk kerja-kerja yang disebutkan di bawah ini dibuat pada haribulan ....... 20...... oleh pihak-pihak yang bertandatangan di bawah ini, merujuk kepada Surat Setuju Terima Tender yang menjadi sebahagian daripada kontrak tersebut dan yang hendaklah dibaca dan diertikan sedemikian.

...................................... Tandatangan Kontraktor Nama Penuh : ............................. Atas Sifat : .............................

....................................... Tandatangan Pegawai Nama Penuh : ................

Nama Jawatan : ...................... Untuk dan bagi pihak KERAJAAN

Yang diberikan dengan sempurna untuk menandatangani untuk dan bagi pihak :

.................................................. Meteri atau Cop Kontraktor Saksi : .......................... Saksi Nama Penuh : ........................... : ........................

Nama Penuh : ............................. Pekerjaan Alamat : ............................. : ............................. ..

Nama Jawatan : ...................... Alamat :

70

KERAJAAN ......................

SURAT SETUJU TERIMA

Rujukan

: ...................

Pejabat

: ............... ............... ............... ............... : ..................

Tarikh Kepada : ......................... ............................ ............................ (Kontraktor)

(Berdaftar dengan PKK dalam Kelas " " Bertaraf Bumiputera/Bukan Bumiputera*) Tuan, Tender Untuk : . Dengan ini adalah diberitahu bahawa Tender tuan bagi kerja-kerja tersebut di atas berharga Ringgit ..................... iaitu RM ............ telah dipersetujui, tertakluk kepada had, syarat dan perjanjian dalam Dokumen Tender yang menjadi asas Tender ini dan juga kepada surat ini. 2. Tuan akan dikehendaki melaksanakan Perjanjian Kontrak yang formal dalam sedikit masa lagi. Bagaimanapun, sehinggalah Perjanjian Kontrak yang formal itu dilaksanakan, Tender tuan beserta Surat Setuju Terima Tender ini akan menjadi kontrak yang sah mengikat di antara tuan dan Kerajaan. 3. Tuan dikehendaki menyatakan pilihan kaedah Bon Pelaksanaan sama ada: (i) (ii) Jaminan Bank/Bank Islam/Bank Pembangunan Malaysia Berhad (BPMB) atau; Jaminan Syarikat Kewangan; atau

* Batalkan yang mana tidak berkenaan

71

(iii) (iv)

Jaminan Insurans/Takaful; atau Wang Jaminan Pelaksanaan yang dikenakan potongan sebanyak sepuluh peratus (10%) daripada setiap bayaran interim sehingga mencapai jumlah lima peratus (5%) Jumlah Harga Kontrak.

4. Tarikh milik tapak bina, seperti yang disebutkan dalam Syarat-syarat Kontrak, ialah pada .................... Walau bagaimanapun, tuan hanya boleh memulakan kerja setelah tuan menyerahkan kepada Pegawai Penguasa perkaraperkara berikut: (a) Polisi Insurans Tanggungan Awam (iaitu insurans terhadap bencana kepada orang-orang dan kerosakan kepada harta) nilai insurans tidak kurang daripada RM ............. Polisi Insurans Kerja : RM Nombor-nombor pendaftaran di bawah Skim Keselamatan Sosial Pekerja (PERKESO)

(b) (c)

Walau bagaimanapun, bagi memulakan kerja-kerja dan bukan maksud lain, tuan boleh menyerahkan Nota-nota Liputan bagi maksud polisi-polisi insurans tersebut dan resit-resit premium yang telah dibayar itu kepada Pegawai Penguasa. Tuan dikehendaki menyerahkan Polisi-polisi Insurans yang berkenaan (jika belum diserahkan) menurut perenggan 4 di atas, dalam tempoh tidak lewat daripada tiga puluh (30) hari selepas Nota-nota Liputan diserahkan. 5. Sekiranya tuan memilih kaedah di para 3(i), 3(ii) atau 3(iii), tuan hendaklah menyerahkan Bon Pelaksanaan bernilai RM . dan jikalau gagal dikemukakan pada tarikh milik tapak, Kerajaan berhak untuk melaksanakan kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan. 6. Kegagalan tuan memulakan kerja dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh milik tapak akan mengakibatkan pengambilan kerja tuan di bawah kontrak ditamatkan sejajar dengan Fasal 51(b)(i) Syarat-syarat Kontrak. 7. Berdasarkan kepada Tempoh Siap Kerja yang ditenderkan selama ........... hari/minggu/bulan*, Tarikh Siap untuk seluruh kerja-kerja di bawah kontrak ini ialah ..............

* Batalkan yang mana tidak berkenaan

72

8. Surat ini dihantar kepada tuan dalam dua (2) salinan. Sila kembalikan salinan asal, yang telah ditandatangani oleh tuan dan disaksikan dengan sempurna, di ruang yang berkenaan, ke pejabat ini dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh Surat ini.

................................... (Tandatangan Pegawai) Nama Penuh Nama Jawatan : ...................... : ......................

Untuk dan bagi pihak Kerajaan. Dengan ini yang bertandatangan di bawah ini bersetuju dengan syarat-syarat di atas dan mengaku penerimaan surat di atas dan salinannya telah disimpan.

...................................... Tandatangan Kontraktor Nama Penuh : .............. Atas Sifat : ................ diberikan dengan sempurna untuk menandatangani untuk dan bagi pihak

................................ Tandatangan Saksi Nama Penuh : ...................... Nama Jawatan : ........................ Alamat : .................... .................... ..

............................................. Meteri atau Cop Kontraktor Tarikh : .................... Tarikh : ..................

73

s.k. Ketua Setiausaha, Kementerian Kewangan, Bahagian Perolehan Kerajaan. Ketua Penolong Setiausaha, Cawangan Pembangunan Usahawan Negeri ......................, Kementerian Kerja Raya. Akauntan Perbendaharaan. Pengarah, Cawangan Pengurusan Korporat, Ibu Pejabat JKR, Kuala Lumpur. Pengarah Cawangan ..............., Ibu Pejabat JKR, Kuala Lumpur. Pengarah, Cawangan Kontrak dan Ukur Bahan, Ibu Pejabat JKR, Kuala Lumpur. (u.p: Urusetia Tender) Pengarah JKR, Negeri ................ Pengarah, Pusat Khidmat Kontraktor, Kementerian Pembangunan Usahawan, Kuala Lumpur. Ketua Eksekutif, Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia. Ketua Eksekutif/Ketua Pengarah, Lembaga Hasil Dalam Negeri. Penolong Pengarah Kanan, Lembaga Hasil Dalam Negeri, Cawangan Negeri ...................

74

LAMPIRAN I2 (Versi Bahasa Inggeris) LETTER OF ACCEPTANCE OF TENDER (WORKS) CONTRACT NO.: ......................... 20....... for the under-mentioned works entered into on the day of ...................... 20... by the undersigned parties, refers to this Letter of Acceptance of Tender which is and shall be read and construed as part of the said Contract.

....................................... Signature of Contractor Name in Full : ............ In the capacity of ............ duly authorised to sign for and on behalf:

................................ Signature of Officer Name in Full : ........... Designation : ..............

For and on behalf of GOVERNMENT

........................................ Contractor's Seal or Chop Witness : ................. Witness Name in Full Designation Address : ............. : ............. : ............. : ............. ................

Name in Full : ................. Occupation Address : ................. : ................. .................

75

KERAJAAN .......................... LETTER OF ACCEPTANCE OF TENDER Rujukan: .................. Pejabat : ................... ................ ................... ................... Date To : ....................... ....................... ....................... (Contractor) (Registered with PKK in class " " Bumiputera/Non-Bumiputera*) Sir, Tender For .................................................................... You are hereby informed that your Tender for the above-mentioned Works in the sum of Ringgit .................................. i.e RM ................. is accepted subject to the terms, conditions and stipulation of the Documents upon which the Tender is based and of this Letter. 2. You will be required to execute in due course a formal Contract Agreement. However, until the formal Contract Agreement is executed your tender together with this Letter of Acceptance shall constitute a binding Contract between yourselves and the Government. 3. You are required to choose a mode of Performance Bond from either one of the following: (i) (ii) (iii) Bank Guarantee/Islamic Berhad; or Bank/Bank Pembangunan Malaysia : ...................

Finance Companys Guarantee; or Insurance Guarantee/Takaful; or

*Delete if not applicable

76

(iv)

Retention Money {being a 10% deduction from every interim payment until it amounts to 5% of the Contract Sum.

4. The date for possession of the site, as referred to in the Conditions of Contract, shall be .......................... However, you can only commence work after submission to the Government or the Superintending Officer the following: (a) Insurance Policy for Public Liability (i.e insurance against injury to persons and damage to property) of an insured value not less than RM ......................... Works Insurance Policy: RM Registration numbers of employees under the Social Security Scheme (SOCSO).

(b) (c)

However, for the purpose of commencement of the Works and no other, you may provide to the Superintending Officer the Cover Notes of the said insurance policies and the receipts of premium paid thereof. You are required to deposit the relevant insurance policies (if not already submitted) in accordance with paragraph 4 above, within thirty (30) days after the cover notes are provided. 5. If you choose the mode in paragraph 3(i) or 3(ii) or 3(iii), you have to provide the performance bond to the value RM . and if you fail to provide the Performance Bond as in Paragraph 3(i) or 3(ii) or 3(iii), the Government shall automatically impose the Retention Money mode. 6. Failure to commence the Works within two (2) weeks from the date of possession of the site shall result in termination of the Contract as stipulated in Clause 51(b)(i) of the Contract terms. 7. Based on the Tender Completion Period of .......... days/weeks/months*, the Date of Completion for the whole Works under this Contract is .....................

*Delete if not applicable

77

8. This letter is sent to you in duplicate. Please return the original, duly signed and witness, where indicated, to this office within seven days from the date of this letter. ............................ Signature of Officer Name in Full : ................ Designation : ................

For and on behalf of the GOVERNMENT The undersigned hereby agrees with the terms above and acknowledges receipt of the above Letter and a copy of which has been retained.

..................................... Signature of Contractor Name in Full : ............. In the capacity of ............ duly authorised to sign for and on behalf of

................................ Signature Of Witness Name in Full : .............. Occupation Address : .............. : .............. .............. .............. ..

........................................ Contractor's Seals or Chop Date : ................... Date : .....................

78

s.k. Ketua Setiausaha, Kementerian Kewangan, Bahagian Perolehan Kerajaan. Ketua Penolong Setiausaha, Cawangan Pembangunan Usahawan Negeri ......................, Kementerian Kerja Raya. Akauntan Perbendaharaan. Pengarah, Cawangan Pengurusan Korporat, Ibu Pejabat JKR, Kuala Lumpur. Pengarah Cawangan ..............., Ibu Pejabat JKR, Kuala Lumpur. Pengarah, Cawangan Kontrak dan Ukur Bahan, Ibu Pejabat JKR, Kuala Lumpur. (u.p: Urusetia Tender) Pengarah JKR, Negeri ................ Pengarah, Pusat Khidmat Kontraktor, Kementerian Pembangunan Usahawan, Kuala Lumpur. Ketua Eksekutif, Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia. Ketua Eksekutif/Ketua Pengarah, Lembaga Hasil Dalam Negeri. Penolong Pengarah Kanan, Lembaga Hasil Dalam Negeri, Cawangan Negeri ...................

79

LAMPIRAN J1

BORANG JAMINAN BANK/JAMINAN SYARIKAT KEWANGAN/ JAMINAN INSURANS UNTUK BON PELAKSANAAN (KONTRAK BEKALAN/PERKHIDMATAN) Sebagai balasan kepada Kontrak No. ............................ yang dibuat antara Kerajaan Malaysia, (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Kerajaan) dan ......................................, (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Kontraktor) bagi membekal/menyerah/melaksana/menyiap ...................... ., (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Kontrak) kami yang bertandatangan di bawah, (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Penjamin) atas permohonan Kontraktor, mengaku janji yang tak boleh batal untuk memberi Jaminan kepada Kerajaan ke atas pelaksanaan yang sepatutnya Kontrak tersebut mengikut cara sebagaimana yang terdapat kemudian daripada ini. MAKA Penjamin dengan ini bersetuju dengan Kerajaan seperti berikut: 1. Apabila Kerajaan membuat tuntutan bertulis, maka Penjamin hendaklah dengan serta merta membayar kepada Kerajaan nilai yang ditentukan di dalam tuntutan tersebut tanpa mengira sama ada terdapat apa-apa bantahan atau tentangan daripada Kontraktor atau Penjamin atau mana-mana pihak ketiga yang lain dan tanpa bukti atau bersyarat. Dengan syarat sentiasanya bahawa jumlah tuntutan yang dibuat tidak melebihi sebanyak Ringgit .................................. (nyatakan nilai jaminan dalam perkataan) (RM ..................) dan bahawa tanggungan Penjamin untuk membayar kepada Kerajaan di bawah Perjanjian ini tidak melebihi nilai tersebut di atas. 2. Kerajaan berhak untuk membuat apa-apa tuntutan sebahagian jika dikehendakinya dan jumlah kesemua tuntutan sebahagian itu hendaklah tidak melebihi nilai Ringgit ............................................ (nyatakan nilai Jaminan dalam perkataan) (RM ..........) dan liabiliti Penjamin untuk membayar kepada Kerajaan jumlah yang disebutkan terdahulu hendaklah dikurangkan dengan perkadaran yang bersamaan dengan apa-apa bayaran sebahagian yang telah dibuat oleh Penjamin. 3. Penjamin tidak boleh dibebaskan atau dilepaskan dari Jaminan ini oleh sebarang perkiraan yang dibuat antara Kontraktor dan Kerajaan sama ada dengan atau tanpa persetujuan Penjamin atau oleh sebarang perubahan tentang kewajipan yang diaku janji oleh Kontraktor atau oleh sebarang penangguhan sama ada dari segi pelaksanaan, masa, pembayaran atau sebaliknya.

80

4. Jaminan ini adalah Jaminan yang berterusan dan tak boleh batal dan hendaklah berkuat kuasa sehingga ................. (kemudian daripada ini disebut Tarikh Mati Asal) (Initial Expiry Date) iaitu dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat Kontrak atau selepas penghantaran/penyiapan terakhir mengikut mana yang terkemudian atau di dalam keadaan di mana Kontrak dibatalkan, satu (1) tahun selepas tarikh Kontrak dibatalkan. Penjamin hendaklah melanjutkan Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date) jaminan ini untuk tempoh tambahan selama tidak melebihi satu (1) tahun daripada Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date) (kemudian daripada ini disebut Tarikh Mati Lanjutan) (Extended Expiry Date) apabila diminta oleh Kerajaan dan Jaminan ini adalah dengan ini dilanjutkan. Jumlah agregat maksimum yang Kerajaan berhak di bawah Perjanjian ini mestilah sentiasa dipastikan tidak melebihi jumlah Ringgit ............................. (nyatakan nilai Jaminan dalam perkataan) (RM ..........). 5. Apa-apa tanggungjawab dan tanggungan Penjamin di bawah Perjanjian ini hendaklah luput apabila Perjanjian ini tamat pada Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date) atau Tarikh Mati Lanjutan (Extended Expiry Date) melainkan jika sebelumnya Kerajaan telah meminta secara bertulis kepada Penjamin untuk membayar sejumlah wang tertentu yang masih belum dijelaskan mengikut peruntukan kontrak. 6. SEMUA TUNTUTAN BERKAITAN DENGAN JAMINAN INI, JIKA ADA, MESTILAH DITERIMA OLEH PIHAK BANK/SYARIKAT KEWANGAN/ SYARIKAT INSURANS DALAM TEMPOH SAH LAKU JAMINAN INI ATAUPUN DALAM MASA EMPAT (4) MINGGU DARI TAMATNYA TARIKH JAMINAN INI, MENGIKUT MANA YANG LEBIH KEMUDIAN. PADA MENYAKSIKAN HAL DI ATAS pihak-pihak kepada Perjanjian ini telah menurunkan tandatangan dan meteri mereka pada hari dan tahun yang mulamula tertulis di atas. Ditandatangani untuk dan bagi pihak Penjamin di hadapan ) ) ) ) ......................... Nama : ............... Jawatan : ............... Cop Bank/Syarikat Kewangan /Syarikat Insurans:

................................. (Saksi) Nama : ............................ Jawatan : ......................... Cop Bank/Syarikat Kewangan/Syarikat Insurans :

81

LAMPIRAN J1 (Versi Bahasa Inggeris)

BANK/FINANCE COMPANYS/INSURANCE GUARANTEE FORM FOR PERFORMANCE BOND (SUPPLY/SERVICES) 1. In consideration of the Government of Malaysia (hereinafter referred to as the Government) allowing ............... (hereinafter referred to as the Contractor") to supply and deliver to the Government ............. (hereinafter referred to as the "Articles") for a contract sum of (Ringgit Malaysia : ................................................ (state the amount in words) (RM .....................), WE, the undersigned at the request of the Contractor irrevocably undertake a guarantee to the Government that: The Guarantor has agreed to guarantee the due performance of the Contract in the manner hereinafter appearing. Now the Guarantor hereby agrees with the Government as follows: 1. On the Government's first written demand, the Guarantor shall forthwith pay to the Government the amount specified in such demand not withstanding any contestation or protest by the Contractor or Guarantor or by any other third party and without proof or conditions, provided always that the total of all demands so made shall not exceed the sum of (Ringgit Malaysia: .................................. (state the amount of bond in words) (RM ............) and the total amount recoverable against the Guarantor under this Agreement shall not exceed the said sum. 2. The Government reserves the right to make any partial demands if it shall so desire and the total of all such partial demands so made shall not exceed the sum of (Ringgit Malaysia: .................................... (state the amount of bond in words) (RM ...........) and the liability of the Guarantor to pay the Government the aforesaid shall correspondingly be reduced proportionate to any payment of partial demand having been made by the Guarantor. 3. The Guarantor shall not be discharged or released from this Guarantee by any arrangement between the Contractor and the Government with or without the consent of the Guarantor or by any alteration in the obligation undertaken by the Contractor or by any forbearance, whether as to payment, time, performance or otherwise. 4. The Guarantee given by the Guarantor is a continuing guarantee. This Agreement shall be irrevocable and shall initially remain in force and effect until ......... (hereinafter referred to as the "Initial Expiry Date") being the end of a

82

period of twelve (12) calendar months after either the expiry date of the Contract or the last delivery/shipment/consignment of the Articles whichever is later. The Guarantor shall, upon the request of the Government, extend the Initial Expiry Date of this guarantee for a further period of one (1) calendar year from the Initial Expiry Date (hereinafter referred to as the "Extended Expiry Date") and the Guarantee shall be so extended. The maximum aggregate amount that the Government shall be entitled to under this Agreement shall not exceed the said Sum of (Ringgit Malaysia : ...................................... (state the amount of bond in words)(RM ..................). 5. All whatsoever obligations and liabilities of the Guarantor under this Agreement shall cease upon the determination of this Agreement on the Initial Expiry Date or the Extended Expiry Date as the case may be such to the extent that the Government shall previously have called upon the Guarantor in writing to pay specified moneys payable under the Contract then remaining outstanding. 6. ALL CLAIMS, IF ANY, IN RESPECT OF THIS GUARANTEE MUST BE RECEIVED BY THE BANK/FINANCE COMPANY/INSURANCE COMPANY DURING THE VALIDITY PERIOD OF THIS GUARANTEE OR WITHIN FOUR (4) WEEKS FROM THE EXPIRY DATE OF GUARANTEE WHICHEVER IS THE LATER. IN WITNESS WHEREOF the parties hereto have hereunto set their hands the day and year first abovewritten.

Signed for and behalf of the said Guarantor in the presence of

) )

....................... Name : ................. Designation : ................ Bank/Finance Company/ Insurance Company:

........................... (Witness) Name : ...................... Designation : ........... Bank/Finance Company/Insurance Company

83

LAMPIRAN J2

BORANG JAMINAN BANK/JAMINAN SYARIKAT KEWANGAN/ JAMINAN INSURANS UNTUK BON PELAKSANAAN (KONTRAK KERJA) Sebagai balasan kepada Kontrak No. ............................ yang dibuat antara Kerajaan Malaysia, (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Kerajaan) dan ......................................, (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Kontraktor) bagi ................................. (namakan projek), (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Kontrak) kami yang bertandatangan di bawah, (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Penjamin) atas permohonan Kontraktor, mengaku janji yang tak boleh batal untuk memberi Jaminan kepada Kerajaan ke atas pelaksanaan yang sepatutnya Kontrak tersebut mengikut cara sebagaimana yang terdapat kemudian daripada ini. MAKA Penjamin dengan ini bersetuju dengan Kerajaan seperti berikut: 1. Apabila sahaja Kerajaan membuat tuntutan bertulis, maka Penjamin hendaklah dengan serta merta membayar kepada Kerajaan nilai yang ditentukan dalam tuntutan tersebut tanpa mengira sama ada terdapat apa-apa bantahan atau tentangan daripada Kontraktor atau Penjamin atau mana-mana pihak ketiga yang lain dan tanpa bukti atau bersyarat. Dengan syarat sentiasanya bahawa jumlah tuntutan yang dibuat tidak melebihi sebanyak Ringgit .......................................... (nyatakan nilai jaminan dalam perkataan) (RM ..................) dan bahawa tanggungan Penjamin untuk membayar kepada Kerajaan di bawah Perjanjian ini tidak melebihi nilai tersebut di atas. 2. Kerajaan berhak untuk membuat apa-apa tuntutan sebahagian jika dikehendakinya dan jumlah kesemua tuntutan sebahagian itu hendaklah tidak melebihi nilai Ringgit ............................................ (nyatakan nilai jaminan dalam perkataan) (RM ..........) dan liabiliti Penjamin untuk membayar kepada Kerajaan jumlah yang disebutkan terdahulu hendaklah dikurangkan dengan perkadaran yang bersamaan dengan apa-apa bayaran sebahagian yang telah dibuat oleh Penjamin. 3. Penjamin tidak boleh dibebaskan atau dilepaskan dari Jaminan ini oleh sebarang perkiraan yang dibuat antara Kontraktor dan Kerajaan sama ada dengan atau tanpa persetujuan Penjamin atau oleh sebarang perubahan tentang kewajipan yang diaku janji oleh Kontraktor atau oleh sebarang penangguhan sama ada dari segi pelaksanaan, masa, pembayaran atau sebaliknya. 4. Jaminan ini adalah Jaminan yang berterusan dan tak boleh batal dan hendaklah berkuat kuasa sehingga ................. (kemudian daripada ini disebut

84

Tarikh Mati Asal) (Initial Expiry Date) iaitu dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat tempoh kecacatan atau dalam keadaan dimana kontrak dibatalkan, satu (1) tahun selepas tarikh kontrak dibatalkan. Penjamin hendaklah melanjutkan Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date) Jaminan ini untuk tempoh tambahan selama tidak melebihi satu (1) tahun daripada Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date) (kemudian daripada ini disebut Tarikh Mati Lanjutan) (Extended Expiry Date) apabila diminta oleh Kerajaan dan Jaminan ini adalah dengan ini dilanjutkan. Jumlah agregat maksimum yang Kerajaan berhak di bawah Perjanjian ini mestilah sentiasa dipastikan tidak melebihi jumlah Ringgit ............................. (nyatakan nilai Jaminan dalam perkataan) (RM ..........). 5. Apa-apa tanggungjawab dan tanggungan Penjamin di bawah Perjanjian ini hendaklah luput apabila Perjanjian ini tamat pada Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date) atau Tarikh Mati Lanjutan (Extended Expiry Date) melainkan jika sebelumnya Kerajaan telah meminta secara bertulis kepada Penjamin untuk membayar sejumlah wang tertentu yang masih belum dijelaskan mengikut peruntukan kontrak. 6. SEMUA TUNTUTAN BERKAITAN DENGAN JAMINAN INI, JIKA ADA, MESTILAH DITERIMA OLEH PIHAK BANK/SYARIKAT KEWANGAN/ SYARIKAT INSURANS DALAM TEMPOH SAH LAKU JAMINAN INI ATAUPUN DALAM MASA EMPAT (4) MINGGU DARI TAMATNYA TARIKH JAMINAN INI, MENGIKUT MANA YANG LEBIH KEMUDIAN. PADA MENYAKSIKAN HAL DI ATAS pihak-pihak kepada Perjanjian ini telah menurunkan tandatangan dan meteri mereka pada hari dan tahun yang mulamula tertulis di atas. Ditandatangani untuk dan bagi pihak Penjamin di hadapan ................................. (Saksi) Nama : ............................ Jawatan : ....................... Cop Bank/Syarikat Kewangan/Syarikat Insurans : ) ) ) ) ........................... Nama : .............. Jawatan : .............. Cop Bank/Syarikat Kewangan/ Syarikat Insurans

85

LAMPIRAN J2 (Versi Bahasa Inggeris)

BANK/FINANCE COMPANYS/INSURANCE GUARANTEE FORM FOR PERFORMANCE BOND (WORKS) 1. In consideration of the Government Of Malaysia (hereinafter referred to as the Government) allowing ............................... (hereinafter referred to as the Contractor") to ...................................... (state title of the project) for a contract sum of ............................... (RM ............), WE, the undersigned at the request of the Contractor irrevocably undertake a guarantee to the Government that: The Guarantor has agreed to guarantee the due performance of the Contract in the manner hereinafter appearing. Now the Guarantor hereby agrees with the Government as follows: 1. On the Government's first written demand, the Guarantor shall forthwith pay to the Government the amount specified in such demands not withstanding any contestation or protest by the Contractor or Guarantor or by any other third party and without proof or conditions. Provided always that the total of all demand so made shall not exceed the sum of Ringgit Malaysia .............................................................................................. (state the amount of bond in words) (RM .......................) and the total amount recoverable against the Guarantor under this Agreement shall not exceed the said sum. 2. The Government reserves the right to make any partial demands if it shall so desire and the total of all such partial demands so made shall not exceed the sum of Ringgit Malaysia ....................................... (state the amount of bond in words) (RM ................) and our liability of the Guarantor to pay the Government the aforesaid shall correspondingly be reduced proportionate to any payment of partial demands having been made by the Guarantor. 3. The Guarantor shall not be discharged or released from this Guarantee by any arrangement between the Contractor and the Government with or without the consent of the Guarantor or by any alteration in the obligations undertaken by the Contractor or by any forbearance, whether as to payment, time, performance or otherwise. 4. The Guarantee given by the Guarantor is a continuing guarantee. This Agreement shall be irrevocable and shall initially remain in force and effect until .......... (hereinafter referred to as the "Initial Expiry Date") being the end of a

86

period of twelve (12) calendar months after the expiry date of the defects liability period as stated in the Contract or in the case of the Contract being determined, one (1) calendar year after the date of determination. The Guarantor shall, upon the request of the Government, extend the Initial Expiry Date of this guarantee for a further period of one (1) calendar year from the Initial Expiry Date (hereinafter referred to as the "Extended Expiry Date") and the Guarantee shall be so extended. The maximum aggregate amount that the Government shall be entitled to under this Agreement shall not exceed the said Sum of Ringgit .......................... (state the amount of bond in words) (RM .....................) 5. All whatsoever obligation and liabilities of the Guarantor under this Agreement shall cease upon the determination of this Agreement on the Initial Expiry Date or the Extended Expiry Date as the case may be said to the extent that the Government shall previously have called upon the Guarantor in writing to pay specified moneys payable under the Contract then remaining outstanding. 6. ALL CLAIMS, IF ANY, IN RESPECT OF THIS GUARANTEE MUST BE RECEIVED BY THE BANK/FINANCE COMPANY/INSURANCE COMPANY DURING THE VALIDITY PERIOD OF THIS GUARANTEE OR WITHIN FOUR (4) WEEKS FROM THE EXPIRY DATE OF THIS GUARANTEE WHICHEVER IS THE LATER. IN WITNESS WHEREOF the parties hereto have hereunto set their hands the day and year first abovewritten. Signed for and on behalf of the said Guarantor in the presence of ) ) .................... Name : ................. Designation : .......... Bank/Finance Company /Insurance Company:

............................. (Witness) Name : ....................... Designation : ................ Bank/Finance Company/Insurance Company

87

LAMPIRAN J3 BORANG JAMINAN BANK/JAMINAN SYARIKAT KEWANGAN/ JAMINAN INSURANS UNTUK BON PELAKSANAAN (SUB KONTRAKTOR DINAMAKAN) Perjanjian ini telah dibuat pada .. haribulan .. 200. DI ANTARA (masukkan nama bank/syarikat kewangan/syarikat insuran) (masukkan alamat utama bank/syarikat kewangan/syarikat insuran) (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Penjamin) sebagai satu pihak dan (masukkan nama kontraktor utama) (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Kontraktor) sebagai satu pihak lain. Di MANA (i) Perjanjian ini kepada Sub Kontraktor Dinamakan (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Sub Kontraktor Dinamakan) bertarikh haribulan 200. dan dibuat di antara (masukkan nama Sub KontraktorDinamakan) (masukkan alamat utama Sub KontraktorDinamakan) (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Sub Kontraktor Dinamakan) sebagai satu pihak dan Kontraktor sebagai satu pihak lain di mana Sub Kontraktor Dinamakan bersetuju dan Penjamin bersetuju untuk menjamin

(ii)

MAKA Penjamin dengan ini bersetuju dengan Kontraktor seperti berikut: (i) Jika Sub Kontraktor Dinamakan (kecuali dibebaskan daripada pelaksanaan oleh mana-mana klausa 1. Apabila sahaja Kerajaan membuat tuntutan bertulis, maka Penjamin hendaklah dengan serta merta membayar kepada Kerajaan nilai yang ditentukan dalam tuntutan tersebut tanpa mengira sama ada terdapat apa-apa bantahan atau tentangan daripada Kontraktor atau Penjamin atau mana-mana pihak ketiga yang lain dan tanpa bukti atau bersyarat. Dengan syarat sentiasanya bahawa jumlah tuntutan yang dibuat tidak melebihi sebanyak Ringgit .......................................... (nyatakan nilai jaminan dalam perkataan) (RM ..................) dan bahawa tanggungan Penjamin untuk membayar kepada Kerajaan di bawah Perjanjian ini tidak melebihi nilai tersebut di atas. Kerajaan berhak untuk membuat apa-apa tuntutan sebahagian jika

88

dikehendakinya dan jumlah kesemua tuntutan sebahagian itu hendaklah tidak melebihi nilai Ringgit ............................................ (nyatakan nilai jaminan dalam perkataan) (RM ..........) dan liabiliti Penjamin untuk membayar kepada Kerajaan jumlah yang disebutkan terdahulu hendaklah dikurangkan dengan perkadaran yang bersamaan dengan apa-apa bayaran sebahagian yang telah dibuat oleh Penjamin. (ii) Penjamin tidak boleh dibebaskan atau dilepaskan dari Jaminan ini oleh sebarang perkiraan yang dibuat antara Sub Kontraktor Dinamakan sama ada dengan atau tanpa persetujuan Penjamin atau oleh sebarang perubahan tentang kewajipan yang diaku janji oleh Sub Kontraktor Dinamakan atau oleh sebarang penangguhan sama ada dari segi pelaksanaan, masa, pembayaran atau sebaliknya, tetapi Penjamin hendaklah Jaminan ini adalah Jaminan yang berterusan dan tak boleh batal dan hendaklah berkuat kuasa sehingga ................. (kemudian daripada ini disebut Tarikh Mati Asal) (Initial Expiry Date) iaitu dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat tempoh kecacatan atau dalam keadaan dimana kontrak dibatalkan, satu (1) tahun selepas tarikh kontrak dibatalkan. Penjamin hendaklah melanjutkan Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date) Jaminan ini untuk tempoh tambahan selama tidak melebihi satu (1) tahun daripada Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date) (kemudian daripada ini disebut Tarikh Mati Lanjutan) (Extended Expiry Date) apabila diminta oleh Kerajaan dan Jaminan ini adalah dengan ini dilanjutkan. Jumlah agregat maksimum yang Kerajaan berhak di bawah Perjanjian ini mestilah sentiasa dipastikan tidak melebihi jumlah Ringgit ............................. (nyatakan nilai Jaminan dalam perkataan) (RM ..........). Apa-apa tanggungjawab dan tanggungan Penjamin di bawah Perjanjian ini hendaklah luput apabila Perjanjian ini tamat pada Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date) atau Tarikh Mati Lanjutan (Extended Expiry Date) melainkan jika sebelumnya Kontraktor telah meminta secara bertulis kepada Penjamin untuk membayar sejumlah wang tertentu yang masih belum dijelaskan mengikut peruntukan kontrak. SEMUA TUNTUTAN BERKAITAN DENGAN JAMINAN INI, JIKA ADA, MESTILAH DITERIMA OLEH PIHAK BANK/SYARIKAT KEWANGAN/SYARIKAT INSURANS DALAM TEMPOH SAH LAKU JAMINAN INI ATAUPUN DALAM MASA EMPAT (4) MINGGU DARI TAMATNYA

(iii)

(iv)

(v)

89

TARIKH JAMINAN INI, MENGIKUT MANA YANG LEBIH KEMUDIAN. PADA MENYAKSIKAN HAL DI ATAS pihak-pihak kepada Perjanjian ini telah menurunkan tandatangan dan meteri mereka pada hari dan tahun yang mulamula tertulis di atas. Ditandatangani untuk dan bagi pihak Penjamin di hadapan ................................. (Saksi) Nama : ............................ Jawatan : ....................... Alamat : Ditandatangani untuk dan bagi pihak Kontraktor Dengan kehadiran ) ) ) Nama : . Jawatan : .. Cop Kontraktor : ) ) ) ) ........................... Nama : .............. Jawatan : .............. Cop Bank/Syarikat Kewangan/ Syarikat Insurans

................................. (Saksi) Nama : ............................ Jawatan : ....................... Alamat :

90

LAMPIRAN J3 (Versi Bahasa Inggeris)

BANK/FINANCE COMPANYS/INSURANCE GUARANTEE FORM FOR PERFORMANCE BOND (NOMINATED SUB-CONTRACT WORKS) This AGREEMENT is made the day of 200 BETWEEN (insert name of Bank/Finance Company/Insurance Company) of (insert principal address of business of Bank/Finance Company/Insurance Company) (hereinafter called the Guarantor) of the one part and (insert name of Main Contractor) (hereinafter called the Contractor) of the other part. WHEREAS (i) The Agreement is supplemental to a Nominated Sub-Contract (hereinafter called the Nominated Sub-Contract) date the . day of 200.. and made between (insert name of Nominated Sub-Contractor) of (insert principal address of Nominated Sub-Contractor) (hereinafter called the Nominated SubContractor) of the one part and the Contractor of the other part whereby the Nominated Sub-Contractor agreed and undertook to (state nature of Nominated Sub-Contract works of obligations undertaken) for the sum of (state value of Nominated subContractor price). The Guarantor has agreed to guarantee the due performance of the Nominated Sub-Contract in the manner hereinafter appearing.

(ii)

NOW the Guarantor hereby agrees with the Contractor as follows: (i) If the Nominated Sub-Contractor (unless relived from the performance by any clause of the Nominated Sub-Contract or by statute or by the decision of a tribunal of competent jurisdiction) shall in any respect fail to execute the Nominated Sub-Contract or commit any breach of his obligations thereunder then the Guarantor shall pay to the Contractor up to and not exceeding the sum of Ringgit (RM.) representing 5%

91

of the Nominated Sub-Contract value or such part thereof, on the Contractors demand notwithstanding any contest or protest by the Nominated Sub-Contractor or by the Guarantor or by any other third party provided that the Contractor shall have first obtained a certificate from the Superintending Officer in writing stating that in the Superintending Officers opinion that the Nominated SubContractor has been in default as aforesaid. The total of all partial demands so made shall not exceed the sum of RM . And that the Guarantors liability to pay the Contractor as aforesaid shall correspondingly be reduced proportionate to any partial demand having been made as aforesaid. (ii) The Guarantor shall not be discharged or released from this Guarantee by any arrangement between the Nominated Sub-Contractor with or without the consent of the Guarantor or by any alteration in the obligations undertaken by the Nominated Sub-Contractor or by any forbearance whether as to payment, time, performance or otherwise, but the Guarantor shall be entitled to be informed of such arrangement or alternation. The Guarantee given by the Guarantor is a continuing guarantee. This Agreement shall be irrevocable and shall initially remain in force and effect from the commencement of the said Nominated Sub-Contract until (hereinafter referred to as the Initial Expiry Date) being the end of a period of twelve (12) calendar months after the expiry date of the defects liability period as stated in the Main Contact No. . dated .. the .. day of 200.. And made between the Contractor and the Government of .. or in the case of the Contract being determined, one (1) calendar year after the date of determination. The Guarantor shall upon the request of the Government extend the Initial Expiry Date of the guarantee for a further period of one (1) calendar year from the Initial Expiry Date (hereinafter referred to as the Extended Expiry Date) and the Guarantee shall be so extended. The maximum aggregate amount that the Government shall be entitled to under this Agreement shall not exceed the said Sum of Malaysian Ringgit .(state the amount of bond in words) (RM .).

(iii)

92

(iv)

All whatsoever obligation and liabilities of the Guarantor under this Agreement shall cease upon the determination of this Agreement on the Initial Expiry Date or the Extended Expire Date as the case may be save to the extent that the Contractor shall previously have called upon the Guarantor in writing to pay specified moneys payable under the Contract then remaining outstanding. ALL CLAIMS, IF ANY, IN RESPECT OF THIS GUARANTEE MUST BE RECEIVED BY THE BANK/FINANCE COMPANY/INSURANCE COMPANY DURING THE VALIDITY PERIOD OF THIS GUARANTEE OR WITHIN FOUR (4) WEEKS FROM THE EXPIRY DATE OF THIS GUARANTEE WHICHEVER IS THE LATER.

(v)

IN WITNESS HEREOF the parties hereto have hereinto set their hands the day and year first abovewritten. Signed for and on behalf of the said Guarantor in the presence of ) ) .... Name : .. Designation : Banks/Finance Companys/ Insurance Companys Seal:

. (Witness) Name : . Designation : . Address : . .... Signed for and on behalf of the Said Contractor in The presence of ) ) ) . Name : .. Designation : Contractors Seal :

.. (Witness) Name : . Designation : . Address : . . .

93

LAMPIRAN K

SURAT PELEPASAN JAMINAN BANK/JAMINAN SYARIKAT KEWANGAN/JAMINAN INSURANS Tarikh : .......... ................................ ................................ ................................ ................................ (Nama dan Alamat Bank/ Syarikat Kewangan/Syarikat Insurans) Tuan, Surat Pelepasan Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans No. .............................. Sukacita kami merujuk Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans yang tuan keluarkan bernombor ...................... (Jaminan) yang dikeluarkan bagi pihak ...................... pada ......................... 200.... kepada Kerajaan yang telah luput berkuat kuasa pada ............................... 200..... (Tarikh Luput). Kami dengan ini melepaskan sepenuhnya tanggungjawab pihak tuan berkaitan dengan jaminan tersebut mulai dari tarikh luput dan jaminan tersebut dengan ini dianggap batal. *Salinan asal jaminan ini/salinan yang telah disahkan akan disimpan oleh pejabat ini sebagai rekod. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah, ....................................... (Nama) ....................................... (Jabatan) *Potong mana yang berkenaan

94

LAMPIRAN K (Versi Bahasa Inggeris)

LETTER OF DISCHARGE OF BANK/FINANCE COMPANYS/ INSURANCE GUARANTEE Date To, ................................ ................................ ................................ ................................ (Bank's/Finance Companys/Insurance Company's Name And Address) Dear Sir, Discharge Of Bank/Finance Companys/Insurance Guarantee No : We refer to your Bank/Finance Companys/Insurance Guarantee No. ................. ("Guarantee") issued on behalf of ................... on the ....................... 200.... in favour of the Government which had effectively expired on the ............. day of ............ 200... ("the expiry date"). We hereby discharge yourselves absolutely from any liability whatsoever arising from the said Guarantee with effect from the expiry date and the said Guarantee shall be treated as cancelled. The *original copy/certified true copy of the guarantee is to be retained in this office for record. Yours Truly, : ..........

....................... (Name) ............................. (Department) *Delete where applicable

95

LAMPIRAN L1 PENGESAHAN JAMINAN BANK/JAMINAN SYARIKAT KEWANGAN/JAMINAN INSURANS (DARIPADA AGENSI KERAJAAN) Rujukan Tuan : Rujukan Kami : Tarikh : .............................. .............................. .............................. (Nama dan Alamat Bank/Syarikat Kewangan/Syarikat Insurans) Tuan, Pengesahan Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans Yang Dikeluarkan Oleh .................... Berhubung dengan perkara yang tersebut di atas, sukacita dimaklumkan bahawa Kementerian/Jabatan ini telah menerima Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Syarikat Insurans No. ...................... yang dikeluarkan oleh Bank/ Syarikat Kewangan/Syarikat Insurans tuan untuk Syarikat ................................ yang ditandatangani oleh ................................ berjumlah ...................... sebagai jaminan bagi ............................ (nama projek). 2. Dengan tujuan untuk memastikan kebenaran Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans yang berkenaan, sukacita dapat tuan mengembalikan format yang dilampirkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh surat ini. 3. Kerjasama tuan amatlah dihargai.

Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah,

(.........................) Tandatangan Pegawai Yang Berkenaan

96

LAMPIRAN L1 (Versi Bahasa Inggeris)

STANDARD FORM LETTER REQUESTING FOR VERIFICATION OF AUTHENTICITY OF BANK/FINANCE COMPANYS/INSURANCE GUARANTEE Your Reference : Our Reference : Date : ............................. ............................. ............................. (Bank/Finance Companys/Insurance Company's Name and Address) Dear Sir, Verification of Authenticity Of Bank/Finance Companys/Insurance Guarantee No. ............................. As Issued Out By ......................... With reference to the above mentioned, please be informed that the Ministry/Department has received Bank/Finance Companys/Insurance Guarantee No. ................... as issued out by your Bank/Finance Company/ Insurance Company for Company .......................................... as signed by ......................................... for an amount of ....................................... as a Guarantee for .......................................... 2. As a mean of verifying the authenticity of the Bank/Finance Companys/Insurance Guarantee concerned, please return the format attached within two (2) weeks from the date of this letter. 3. Your cooperation is much appreciated. Thank you.

Yours Truly,

(..........................) Signature of Officer Concerned

97

LAMPIRAN L2 PENGESAHAN JAMINAN BANK/JAMINAN SYARIKAT KEWANGAN/JAMINAN INSURAN (DARIPADA BANK/SYARIKAT KEWANGAN/SYARIKAT INSURAN) Rujukan Tuan Rujukan Kami Tarikh .. .. .. .. (Nama/Alamat Kementerian/Jabatan Yang Berkenaan) Tuan, Pengesahan Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans No Jaminan : . Yang Dikeluarkan Oleh . Merujuk kepada surat tuan bil. . bertarikh .. berkenaan perkara yang tersebut di atas, sukacita mengesahkan di sini bahawa Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans No. yang telah ditandatangani oleh sebagai jaminan bagi yang dikeluarkan untuk syarikat adalah sebenarnya dikeluarkan oleh Bank/Syarikat Kewangan/Syarikat Insurans ini. Sekian, terima kasih. : . : . : .

(.) Nama : Jawatan : . Cop Rasmi Bank/Syarikat Kewangan/Syarikat Insurans.

98

LAMPIRAN L2 (Versi Bahasa Inggeris)

VERIFICATION OF AUTHENTICITY OF BANK/ FINANCE COMPANYS/INSURANCE GUARANTEE (FROM BANK/ FINANCE COMPANYS/INSURANCE COMPANYS) Your Reference Our Reference Date .. .. .. .. (Ministry/Department Name and Address) Dear Sir, Verification of Authenticity Of Bank/Finance/Insurance Company Guarantee No. ............................... As Issued By .. With reference to your letter no . dated to the above mentioned matter, we are please to verify of the authenticity of the Bank/Finance/Insurance Guarantee no. ................... as signed by .. as a guarantee for as issued out for company .......................................... is actually issued by our bank/Finance/insurance company. : . : . : .

Yours Truly,

(..........................) Name : . Designation : Bank/Finance/Insurance Companys Chop

99

LAMPIRAN M1 BORANG JAMINAN BANK/JAMINAN SYARIKAT KEWANGAN/ JAMINAN INSURANS UNTUK BAYARAN PENDAHULUAN (KONTRAKTOR BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA) Sebagai balasan Kerajaan Malaysia (kemudian daripada ini disebut sebagai Kerajaan) bersetuju membuat bayaran pendahuluan selaras dengan terma dan syarat-syarat Kontrak yang dibuat selaras dengan iklan tender/pelawaan oleh Kerajaan bertarikh dan tawaran oleh (kemudian daripada ini disebut sebagai Kontraktor) bertarikh dan persetujuan daripada itu melalui Surat Setuju Terima oleh Kerajaan bil. bertarikh dan tertakluk kepada apa-apa terma dan syarat baru (jika ada), dibuat oleh Kerajaan dan diterima oleh Kontraktor pada dengan syarat jika kontrak rasmi disediakan berikutnya, selaras dengan terma-terma dan syarat kontrak rasmi tersebut, untuk (sebutkan nama perolehan) (kemudian daripada ini disebut Bekalan/Perkhidmatan/Kerja) kami, yang bertandatangan di bawah ini, atas permintaan Kontraktor, mengaku janji (iaitu aku janji yang tak boleh batal) satu Jaminan kepada Kerajaan bahawa: 1. Kami hendaklah membayar kepada Kerajaan tanpa faedah, jumlah wang sebanyak Ringgit (RM ) sebagai wang pendahuluan seperti yang tersebut di atas atau sebahagian daripada itu yang belum lagi didapatkan kembali oleh Kerajaan selaras dengan perenggan 3 atau 4 yang berkenaan dan jumlah harga itu hendaklah dibayar apabila sahaja Kerajaan membuat tuntutan tanpa mengira apa-apa tentangan atau bantahan daripada Kontraktor atau daripada kami atau daripada mana-mana pihak ketiga yang lain. Sekiranya dalam apa-apa keadaan kami melengah-lengahkan membuat pembayaran dan seumpamanya setelah menerima tuntutan daripada Kerajaan, maka pihak Kerajaan berhak menuntut dan berhak dibayar apa-apa kos tambahan sebagai ganti rugi akibat keengganan kami mematuhi syarat-syarat Jaminan ini. Apa-apa konsesi atau tolak ansur yang diberi oleh Kerajaan kepada Kontraktor atau apa-apa persetujuan antara Kerajaan dan Kontraktor atau apa-apa pengekangan/penahanan yang dibuat oleh Kerajaan kepada Kontraktor sama ada berkenaan dengan bayaran, tempoh, prestasi atau selainnya tidak akan melepaskan kami daripada jaminan ini tetapi kami adalah berhak untuk diberitahu akan persetujuan atau perubahan tersebut. Tertakluk kepada perenggan 4, tanggungjawab kami untuk membayar jumlah yang tersebut sebanyak RM hendaklah secara

2.

3.

100

automatik dikurangkan daripada amaun atau amaun-amaun pembayaran yang dibuat oleh kami kepada Kerajaan berhubung dengan Jaminan ini. 4. Jumlah wang tersebut yang dijamin oleh kami untuk dibayar kepada Kerajaan hendaklah dikurangkan secara automatik mengikut kadar potongan yang dibuat oleh Kerajaan daripada bayaran kemajuan yang layak dibayar kepada Kontraktor sebagai pembayaran balik wang pendahuluan yang telah dibuat. Jaminan ini terbatal dan hendaklah dikembalikan dengan serta-merta setelah kesemua wang pendahuluan dijelaskan melalui potongan daripada bayaran kemajuan yang layak dibayar kepada Kontraktor, atau selepas semua bekalan telah dihantar/perkhidmatan telah disiapkan/kerja telah dilaksanakan dengan memuaskan oleh Kontraktor kepada Kerajaan selaras dengan terma dan syarat-syarat kontrak mengikut mana yang terdahulu. Jaminan ini adalah Jaminan yang berterusan dan tak boleh batal dan hendaklah berkuat kuasa sehingga (kemudian daripada ini disebut sebagai Tarikh Mati Asal) iaitu meliputi tempoh kontrak. Penjamin hendaklah melanjutkan Tarikh Luput Asal Jaminan ini untuk tempoh tambahan selama tiga (3) bulan daripada Tarikh Mati Asal (kemudian daripada ini disebut sebagai Tarikh Mati Lanjutan) apabila diminta oleh Kerajaan dan Jaminan ini adalah dengan ini dilanjutkan. Diturunkan tandatangan kami pada hari ini untuk dan bagi pihak Penjamin di atas.

5.

Nama Jawatan

... : :

Cop Bank/Syarikat Kewangan/Syarikat Insurans:

Di hadapan Nama Jawatan

: .. : :

101

LAMPIRAN M2

BORANG JAMINAN BANK/JAMINAN SYARIKAT KEWANGAN/ JAMINAN INSURANS UNTUK BAYARAN PENDAHULUAN (SUB KONTRAKTOR DINAMAKAN) Sebagai balasan Kerajaan Malaysia (kemudian daripada ini disebut sebagai Kerajaan) bersetuju membuat bayaran pendahuluan bagi pihak Kontraktor Utama iaitu .. (kemudian daripada ini disebutkan sebagai Kontraktor) selaras dengan terma dan syarat-syarat sub kontrak yang dibuat tawaran oleh (kemudian daripada ini disebut sebagai Sub Kontraktor Dinamakan) bertarikh dan persetujuan daripada itu melalui Surat Setuju Terima oleh Kontraktor bil. bertarikh dan tertakluk kepada apa-apa terma dan syarat baru (jika ada), dibuat oleh Kerajaan dan Kontraktor dan diterima oleh Sub Kontraktor Dinamakan pada dengan syarat jika sub kontrak rasmi disediakan berikutnya, selaras dengan terma-terma dan syarat sub kontrak rasmi tersebut, untuk (sebutkan nama perolehan) (kemudian daripada ini disebut Bekalan/Perkhidmatan/Kerja) kami, yang bertandatangan di bawah ini, atas permintaan Sub Kontraktor Dinamakan, mengaku janji (iaitu aku janji yang tak boleh batal) satu Jaminan kepada Kerajaan bahawa: 1. Kami hendaklah membayar kepada Kerajaan tanpa faedah, jumlah wang sebanyak Ringgit (RM ) sebagai wang pendahuluan seperti yang tersebut di atas atau sebahagian daripada itu yang belum lagi didapatkan kembali oleh Kerajaan selaras dengan perenggan 3 atau 4 yang berkenaan dan jumlah harga itu hendaklah dibayar apabila sahaja Kerajaan membuat tuntutan tanpa mengira apa-apa tentangan atau bantahan daripada Sub Kontraktor Dinamakan atau daripada kami atau daripada mana-mana pihak ketiga yang lain. Sekiranya dalam apa-apa keadaan kami melengah-lengahkan membuat pembayaran dan seumpamanya setelah menerima tuntutan daripada Kerajaan, maka pihak Kerajaan berhak menuntut dan berhak dibayar apaapa kos tambahan sebagai ganti rugi akibat keengganan kami mematuhi syarat-syarat Jaminan ini. Apa-apa konsesi dan/atau tolak ansur yang diberi oleh Kerajaan kepada Kontraktor Utama dan/atau Sub Kontraktor Dinamakan atau apa-apa persetujuan antara Kerajaan dengan Kontraktor dan/atau Sub Kontraktor Dinamakan atau apa-apa pengekangan/penahanan yang dibuat oleh Kerajaan kepada Kontraktor dan/atau Sub Kontraktor Dinamakan sama ada berkenaan dengan bayaran, tempoh, prestasi atau selainnya tidak

2.

102

akan melepaskan kami daripada jaminan ini tetapi kami adalah berhak untuk diberitahu akan persetujuan atau perubahan tersebut. 3. Tertakluk kepada perenggan 4, tanggungjawab kami untuk membayar jumlah yang tersebut sebanyak RM hendaklah secara automatik dikurangkan daripada amaun atau amaun-amaun pembayaran yang dibuat oleh kami kepada Kerajaan berhubung dengan Jaminan ini. Jumlah wang tersebut yang dijamin oleh kami untuk dibayar kepada Kerajaan hendaklah dikurangkan secara automatik mengikut kadar potongan yang dibuat oleh Kerajaan daripada bayaran kemajuan yang layak dibayar kepada Sub Kontraktor Dinamakan sebagai pembayaran balik wang pendahuluan yang telah dibuat. Jaminan ini terbatal dan hendaklah dikembalikan dengan serta-merta setelah kesemua wang pendahuluan dijelaskan melalui potongan daripada bayaran kemajuan yang layak dibayar kepada Sub Kontraktor Dinamakan, atau selepas semua bekalan telah dihantar/perkhidmatan telah disiapkan/kerja telah dilaksanakan dengan memuaskan oleh Sub Kontraktor Dinamakan kepada Kontraktor selaras dengan terma dan syarat-syarat sub kontrak mengikut mana yang terdahulu. Jaminan ini adalah Jaminan yang berterusan dan tak boleh batal dan hendaklah berkuat kuasa sehingga (kemudian daripada ini disebut sebagai Tarikh Mati Asal) iaitu meliputi tempoh kontrak. Penjamin hendaklah melanjutkan Tarikh Luput Asal Jaminan ini untuk tempoh tambahan selama tiga (3) bulan daripada Tarikh Mati Asal (kemudian daripada ini disebut sebagai Tarikh Mati Lanjutan) apabila diminta oleh Kerajaan dan Jaminan ini adalah dengan ini dilanjutkan. Diturunkan tandatangan kami pada hari ini untuk dan bagi pihak Penjamin di atas.

4.

5.

Nama Jawatan

: : ...

Cop Bank/Syarikat Kewangan/Syarikat Insurans:

Di hadapan Nama Jawatan

: : :

103

Lampiran 2 kepada SPP Bil. 5 Tahun 2007

PINDAAN ARAHAN PERBENDAHARAAN 175.1(a) dan (b) adalah dipinda seperti berikut: 175.1 (a) Deposit tender adalah dikecualikan bagi tender tempatan. Bagi tender antarabangsa, deposit tender hendaklah dikenakan seperti berikut: Deposit Tender Bekalan/Perkhidmatan Anggaran Nilai Tender Jumlah Deposit Tender RM60,000 RM150,000 RM350,000 RM600,000 RM1,000,000

(i) (ii)

Sehingga RM5 juta Melebihi RM5 juta sehingga RM10 juta

(iii) Melebihi RM10 juta sehingga RM20 juta (iv) Melebihi RM20 juta sehingga RM30 juta (v) Melebihi RM30 juta Deposit Tender Kerja Anggaran Nilai Tender

Jumlah Deposit Tender RM50,000 RM150,000 RM350,000 RM750,000 RM1,000,000

(i) (ii)

Sehingga RM10,000,000 Melebihi RM10 juta sehingga RM20 juta

(iii) Melebihi RM20 juta sehingga RM50 juta (iv) Melebihi RM50 juta sehingga RM100 juta (v) Melebihi RM100 juta

Semua deposit tender hendaklah dalam bentuk draf bank atau jaminan bank. 1

(b) Bagi petender tempatan yang mendapat pengecualian daripada pendaftaran, deposit tender hendaklah dikenakan sebanyak 2.5% daripada tawarannya atau maksimum RM10,000. Deposit tender hendaklah dalam bentuk draf bank/jaminan bank dan hendaklah dikemukakan bersekali dengan tawaran tender. 176.2(a) adalah dipinda seperti berikut: 176.2 (a) Sebelum sesuatu kontrak bekalan atau perkhidmatan yang melebihi RM200,000 tetapi tidak melebihi RM500,000 disempurnakan, kontraktor yang berjaya hendaklah memberi Bon Pelaksanaan sebanyak dua setengah peratus (2.5%) daripada nilai kontrak. Untuk kontrak yang melebihi RM500,000 pula, Bon Pelaksanaan yang diperlukan ialah sebanyak lima peratus (5%) daripada nilai kontrak. Bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan bermasa yang berkuat kuasa selama dua (2) tahun atau lebih, kadar peratus dan pengiraan Bon Pelaksanaan hendaklah ditentukan mengikut harga anggaran kontrak bagi setahun sahaja dan tidak daripada keseluruhan harga kontrak. Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa. (b) Bon Pelaksanaan ini hendaklah dalam bentuk Jaminan Bank atau Jaminan Bank Islam atau Jaminan Syarikat Kewangan atau Jaminan Insurans atau Jaminan Takaful, dalam Ringgit Malaysia (RM) dari bankbank atau institusi-institusi kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan. Bon Pelaksanaan ini akan dikembalikan sesudah kontrak disempurnakan dengan memuaskan. AP 205.1 adalah dipinda seperti berikut: 205.1 Agensi hendaklah menyimpan dokumen kontrak selepas sesuatu kontrak ditandatangani dan dalam tempoh empat belas (14) hari salinan hendaklah dihantar kepada: (a) Akauntan Negara atau Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri jika mengenai kontrak Persekutuan; (b) Akauntan Negeri dan Bendahari Negeri jika mengenai kontrak Negeri; atau (c) Akauntan Negara atau Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri dan Akauntan Negeri dan Bendahari Negeri jika mengenai kontrak yang dibiayai bersama oleh Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri.