KONSEP KETATALAKSANAAN DALAM PROSEDUR DAN TATA KERJA Menurut Hartati Sukirman dalam bukunya administrasi dan supervisi

(2009: 33) tata laksana atau tata usaha pendidikan yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dan menurut Muljani A. Nurhadi (1983: 91) ketatalaksanaan pendidikan atau tata usaha pendidikan merupakan salah satu kegiatan administrasi pendidikan di sekolah yang meliputi pembuatan surat, pengelolaan surat dan penataan arsip. Sedangkan menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie (2006: 10) pekerjaan kantor atau ketatalaksanaan ini pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut pembuatan warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat adalah suatu surat atau dokumen tentang keuangan. Ketatalaksanaan merupakan salah satu elemen pendayagunaan aparatur dalam dalam menggerakkan jalannya organisasi pemerintah daerah disamping bidang sumber daya manuasia, pengawasan dan akuntabilitas, serta pelayanan ruang lingkup ketatalaksanaan meliputi penataan sistem, prosedur, aturan dan tata hubungan kerja, sehingga ketatalaksanaan terkait pula dengan perilaku hemat, kesederhanaan hidup, keteladaan, serta disiplin dan budaya kerja aparatur sendiri sendiri. Dalam sistem ketetalaksanaan mencakup proses pedoman umum standar operasi, mekanisme, tata kerja, hubungan kerja dan prosedur pada tingkat perencanaan dan pembuatan keputusan, pengorganisasian, pengelolaan, administrasi umum, keuangan, perlengkapan, pemantauan dan evaluasi kinerja organisasi serta melaksanakan koordinasi dan pengelolaan kearsipan, kurporalisasi, efesiensi dan tentang pengaturan budaya kerja, namun demikian saat ini kondisi pelaksanaan ketatalaksanaan masih belum mencerminkan penyelenggaraan penataan organisasi yang efesien, efektif pada organisasi pemerintahan daerah saat ini apalagi dalam pelaksanaan otonomi daerah dan perwujudan pemerintahan yang baik dipandang perlu untuk melakukan penyederhanaan sistem, prosedur, metoda dan tata kerja penyelenggara negara agar menjadi makin tertib dan efektif. Untuk mendukung arah kebijakan penyelenggaraan negara mengharuskan bidang Ketatalaksanaan meningkatkan fungsinya. Terutama peningkatan profesionalisme birokrasi, serta penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat disamping tentu juga memperhatikan kesejahteraan bagi penyelenggara tugas kepemerintahan itu sendiri sehingga penataan kembali sistem Ketatalaksanaan yang difokuskan kepada pelaksanaan desentralisasi dan didukung oleh pengelolaan dokumen / arsip yang efektif dan efisien akan dapat diwujudkan dalam peningkatan daya guna dan hasil guna suatu organisasi. Pelaksanaan efisiensi dan peningkatan produktifitas kerja aparatur dalam rangka perbaikan dan pengembangan ketatalaksanaan pemerintah daerah adalah suatu kebijakan yang penting dan kebijakan serta strategi dibidang penyederhanaan ketatalaksanaan meliputi:

1. Mengupayakan melaksanakan perubahan sikap dan prilaku aparatur untuk mewujudkan budaya kerja yang produktif dan transparan. 2. Melaksanakan penyederhanaan penyelenggaraan administrasi. dari sistem operasional prosedur tatalaksana

3. Memanfaatkan perkembangan teknologi informasi untuk pelaksanaan efisiensi

pelaksanaan pekerjaan.
4. Mengembangkan dan meningkatkan kinerja aparatur dalam mewujudkan aparatur yang

profesional, bermoral dan bertanggungjawab. 5. Meningkatkan pendayagunaan sumber daya yang dimiliki seoptimal mungkin. Dari peningkatan pembinaan, pengkajian dan pengembangan Ketatalaksanaan yang akan mempengaruhi tugas organisasi secara keseluruhan ada faktor penting sebagai suatu sasaran peningkatan kemampuan organisasi dan tatalaksana. Adapun 8 (delapan) faktor tersebut:
1. Perkiraan Strategis.

Dalam penyelenggaraan tugas pokok suatu organisasi selalu adanya keadaan yang mempengaruhi dan faktor-faktor keadaan tersebut adalah: a. Kekuatan. b. Kelemahan.
c. Peluang. d. Ancaman.

Dari 4 (empat) faktor diatas akan saling berpengaruh dan menentukan kebijakan dan penetapan program suatu organisasi, oleh karena itu keempat faktor tersebut harus terus dipantau dan dianalisa serta dimanfaatkan agar pengaruh positif dari empat faktor tersebut dapat ditingkatkan serta yang negatif dapat dihindari dan proses pengendalian keempat faktor inilah disebut sebagai perwujudan perkiraan strategis.

2. Kelembagaan.

Kelembagaan merupakan suatu wadah dimana akan bekerja sekelompok orang yang akan mewujudkan tujuan dari suatu organisasi, kelembagaan yang ideal adalah bersifat dinamis dimana dapat dikembangkan sesuai dengan tuntutan kondisi keadaan yang dihadapi, perkembangan kelembagaan

merupakan suatu program yang berusaha meningkatkan efektivitas suatu kelembagaan dengan meningkatkan keinginan individu akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan.

3. Uraian Tugas Pekerjaan.

Uraian tugas pekerjaan harus dibuat bagi setiap jabatan, dalam uraian tugas pekerjaan harus adanya tugas pekerjaan yang dapat diketahui, dipahami yang menjadi kewajiban, ruang lingkupnya serta tanggungjawab dan dengan adanya uraian tugas pekerjaan akan dapat untuk mengukur volume tugas.

4. Tata Hubungan Kerja. Tata hubungan kerja adalah suatu pengetahuan hubungan kerja antara satu unit kerja dengan unit kerja lainnya dalam bentuk suatu koordinasi fungsional. Dengan adanya tata hubungan kerja diharapkan akan lebih memperjelas koordinasi antar unit kerja, pengaturan tata kerja perlu dibuat terutama bagi unit kerja yang cenderung adanya tumpang tindih pekerjaan atau memang sungguh-sungguh memerlukan kerjasama yang diatur dengan tata hubungan kerja.

5. Pedoman Kerja. Pedoman kerja adalah suatu pengaturan tentang cara melaksanakan pekerjaan secara umum bagi setiap tugas yang dibebankan kepada bagianbagian atau deisi dari suatu organisasi.

6. Petunjuk Pelaksanaan Kerja.

Petunjuk pelaksanaan kerja adalah petunjuk lebih lanjut dari pedoman kerja yang akan mengatur dan memberi petunjuk tentang suatu pekerjaan.

7. Tata Cara Kerja.

Tata cara kerja adalah rincian petunjuk kerja yang berupa ketentuan cara melaksanakan suatu pekerjaan. Dengan adanya tata cara kerja pelaksana tugas

tidak perlu mencari sendiri altenatif cara kerja melainkan tinggal melaksanakan sesuai ketentuan.

8. Pembinaan Sistem. Dengan adanya faktor perkiraan strategis dan faktor lainnya seperti uraian tugas pekerjaan, tata hubungan kerja, pedoman kerja, petunjuk pelaksanaan kerja serta tata cara kerja, maka suatu organisasi telah siap dan dapat melakukan tugasnya, akan tetapi keadaan lingkungan kerja harus menjadi perhatian, dan untuk itu unsur manusia juga menuntut terjadinya dinamika organisasi. Dari delapan faktor tersebut, dalam melaksanakan sistem ketatalaksanaan perlu untuk mewujudkan suatu mekanisme pelaksanaan kegiatan yaitu: a. Koordinasi. b. Percontohan Ketatalaksanaan. c. Kerjasama antar Instansi dibidang Ketatalaksanaan. d. Kunjungan Kerja. e. Evaluasi pelaksanaan kegiatan ketatalaksanaan. Ketatalaksanaan aparatur pemerintah saat ini perlu untuk disederhanakan yang ditandai oleh adanya perubahan pada mekanisme, sistem, prosedur dan tata kerja agar dapat tertib, efisien dan efektif sehingga nantinya akan berpengaruh pada proses perencanaan dan pelaksanaan serta pemantauan. Proses dari suatu pelaksanaan ketatalaksanaan pada suatu organisasi akan mempengaruhi gerakan organisasi secara keseluruhan, karena pada ketatalaksanaanlah pengaturan dari tugas suatu organisasi ditentukan, serta dari proses pengaturan itulah nantinya akan dapat dilihat tingkat efektivitas dan kinerja suatu organisasi dapat berjalan dengan baik karena standarisasi tatalaksana dari suatu tugas/pekerjaan organisasi telah dapat mengukurnya, disamping kemampuan atau kompetensi dari sumber daya manusia yang ada pada organisasi tersebut dan pengaruh lain yang tidak bisa terlepas dari pergerakan suatu organisasi, yaitu pengaruh lingkungan organisasi itu sendiri, dan untuk itu pada pemerintah daerah sebagaimana yang diharapkan oleh Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 dapat memuat kewenangan yang dimiliki menjadi suatu standarisasi pelaksanaan pekerjaan organisasi perangkat daerah. KOPERASI MANDIRI YANG DIKELOLA OLEH MASYARAKAt. Membangun Koperasi Mandiri melalui Kemitraan.

Koperasi bukan merupakan kegiatan sosial tapi kegiatan bisnis dengan mendayagunakan potensi ekonomi anggotanya. Potensi-potensi ekonomi anggota koperasi secara kolektif akan membentuk kekuatan yang besar sehingga bisa mencapai skala ekonomis yang lebih layak dalam berusaha. Lalu kenapa dunia koperasi hingga memasuki era globalisasi dan pasar bebas AFTA 2003 belum juga mandiri? Secara normatif, menurut Drs Subijakto Tjakrawerdaya, mantan Menteri Koperasi di era kabinet Pembangunan, koperasi adalah kegiatan bisnis dengan mendayagunakan potensi ekonomi anggotanya. Potensi-potensi ekonomi anggota ini secara kolektif akan membentuk kekuatan yang besar sehingga bisa mencapai skala ekonomis yang lebih layak dalam berusaha. Dalam prakteknya di Indonesia, pengertian secara normatif tersebut mengalami sedikit adaptasi dengan masuknya konsep koperasi sebagai bagian dari pembangunan itu. Pembangunan koperasi merupakan salah satu program atau kegiatan pembangunan, sehingga pemerintah melakukannya secara top down. "Sementara dibanding dengan perkembangan koperasi negara-negara lain, terutama negara-negara maju, yang bersifat bottom up, terlihat ada keunikan tersendiri. Masuknya konsep ini merupakan konsekuensi dari kondisi Indonesia sebagai negara berkembang dengan tingkat kemiskinan yang tinggi," jelasnya, perihal dunia koperasi dalam upaya pengentasan kemiskinan. "Jika kita bicara tentang potensi ekonomi, maka penduduk Indonesia yang miskin tidak layak dikategorikan sebagai potensi. Mereka miskin secara struktural, dan kemiskinan jenis ini hanya bisa ditangani secara konstitusional sehingga keberadaan koperasi diharapkan mampu menjadi institusi untuk itu, dan secara berkelanjutan institusi ini akan mewujudkan, memelihara, dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat miskin tersebut," papar pria yang saat ini aktif sebagai Sekretaris Yayasan Damandiri ketika diwawancarai di kampus Stekpi, Kalibata, Jakarta Selatan, beberapa waktu lalu. Lebih lanjut dikatakan, jika dalam masa awal perkembangan koperasi pada tahun 1967 dikeluarkan juga undang-undang tentang Penanaman Modal Asing (PMA), sehingga logisnya koperasi Indonesia dengan potensi penduduk miskin tidak akan sanggup jika harus menghadapi persaingan bebas. Menurut Subijakto, ada satu hal yang perlu dipahami bahwa koperasi tidak mungkin berdiri sendiri tanpa hubungan dengan pihak lain (usaha negara atau swasta). Karena secara internal, koperasi sangat membutuhkan kerja sama dengan pihak-pihak lain itu karena keterbatasan kemampuan dalam hal manajemen, pengelolaan SDM, serta sumber-sumber kemampuan lainnya, seperti modal dan teknologi. "Secara eksternal, globalisasi sudah keburu berjalan, sehingga koperasi perlu menjalin kemitraan dengan pemerintah (BUMN) dan swasta maka dalam berusaha persaingan bebas yang sehat antar pelaku ekonomi tersebut bisa terjamin," tandas mantan Menkop era Prsiden Soeharto.

sumber: Hari Setiyowanto vivanews.com Menanggapi artikel tersebut diatas, kami mengambil contoh sebuah koperasi yang bisa dikatakan berhasil dalam pemberdayaan masyarakat. Contohnya kami lihat dari keadaaan sekitar dan peluang pemberdayaan masyarakat yang dibuka oleh koperasi ini. Koperasi ini adalah koperasi mandiri yang beroperasi di pinggiran jalan dengan nama Kreasi Lutfi. Kreasi Lutfi adalah salah satu bentuk usaha pemberdayaan masyarakat yang dilakukan oleh koperasi yang dibina oleh masyarakat itu sendiri. Alhasil, produk partisipasi masyarakat ini telah berhasil memberdayakan daerah pinggir jalan utama Serdang Bedagai dan sekitarnya. Koperasi ini disebut dengan nama Koperasi Mandiri Sejahtera. Koperasi Mandiri Sejahtera. Koperasi Mandiri Sejahtera merupakan koperasi dengan unit usaha utama adalah usaha simpan pinjam untuk anggota koperasi, beranggotakan 27 industri kecil yang bergerak dalam pengolahan opak singkong. Opak singkong yang dihasilkan berbentuk koin atau persegi dan dipasarkan ke Sumatera dan Jawa. Kapasitas produksi perharinya masing-masing industri kecil adalah 2 ton singkong sehingga total kapasitas produksi perhari mencapai lebih dari 50 ton singkong per hari yang akan menghasilkan sekitar 15 ton opak. Selain pengolahan opak, limbah kulit singkong serta singkong yang tidak layak olah, juga kami manfaatkan untuk bahan baku ternak, dengan cara mengeringkan kulit singkong, serta mengilah singkong berukuran kecil yang tidak layak olah menjadi gaplek. Kami juga mengolah gaplek dari ubi kayu dengan mutu yang lebih rendah, untuk dijadikan gaplek, yang selanjutnya kami jual ke pabrik pengolahan tepung gaplek. Saat ini pemasaran produk kulit singkong dan gaplek masih terbatas pada perusahaan pakan ternak yang ada di Sumatera Utara serta perusahan pengolahan tepung gaplek di Sumatera Barat. Kami masih menerima pesanan untuk produk kulit singkong kering dan gaplek dengan jumlah sesuai dengan pesanan dan harga yang layak. Untuk pengolahan kulit singkong dan gaplek kami mendapatkan bantuan dari Program Studi Ilmu dan Teknologi Pangan Fakultas Pertanian USU dalam hal peralatan maupun pengawasan mutu produk.

Walaupun peran serta pemerintah sangat minim dalam pemberdayaan Koperasi Mandiri Sejahtera ini namun keberadaannya yang dekat dengan masyarakat dan kemampuannya unutk melihat peluang yang dapat dengan mudah ditangkap masyarakat, menjadikannya menjadi salah satu koperasi dengan tingkat pemberdayaan masyarakat yang tinggi. Hal ini juga tidak dapat dipungkiri adalah sebab kemampuan koperasi itu untuk menghadapi masalah yang dihadapinya dan prosedur dan tata kerja yang dapat berjalan dengan baik. Hal ini memungkinkan koperasi seperti ini dapat dijadikan batu loncatan untuk membentuk koperasi yang berdayaguna dan berdampak positif bagi masyarakat.

SUMBER PUSTAKA
Hartati Sukirman dkk. 1998. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Yogyakarta: UPP IKIP Yogyakarta Mulyani, A Nurhadi. 1983. Administrasi Pendidikan di Sekolah. Yogyakarta: ANDI OFFSET The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty

Sumber Internet: Hari Setiyowanto. Membangun Koperasi Mandiri Melalui Kemitraan. Vivanews.com