21

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum
Pada dasarnya koperasi merupakan suatu lembaga ekonomi yang

diperlukan dan penting. Koperasi merupakan usaha bersama yang berlandaskan asas kekeluargaan untuk meningkatkan kesejahteraan anggotanya. Pengertian koperasi menurut UU No. 25/1992 adalah “Badan Usaha yang beranggotakan orang-orang atau Badan Hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi, sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan”. (Sonny Sumarsono, 2003,1) Koperasi dapat digolongkan menjadi 5 (lima) golongan yaitu koperasi konsumsi, koperasi kredit (simpan pinjam), koperasi produksi, koperasi jasa, dan koperasi serba usaha. Berkaitan dengan topik dan judul yang penulis ambil, koperasi simpan pinjam atau koperasi kredit adalah koperasi yang bergerak dalam lapangan usaha pembentukan modal melalui tabungan-tabungan para anggotanya dengan cara yang mudah, murah, cepat, dan tepat untuk tujuan produktivitas dan kesejahteraan bersama (Ninik Widiyanti dan Sumindhi, 1998). Koperasi simpan pinjam mendapat modal dari berbagai

simpanan, pinjaman, serta penyisaan dari hasil usaha termasuk cadangan serta sumber-sumber lainnya.

22

3.2 Tinjauan Perusahaan
Koperasi Guru & Karyawan “Bina Bhakti Mandiri” adalah koperasi simpan pinjam yang berada di SMP Negri 246, beralamatkan di Jl. SPG 7 Lubang Buaya, Jakarta Timur. Koperasi ini dibentuk atas dasar kesadaran para guru dan karyawan akan manfaat yang diterima dari sebuah koperasi simpan pinjam. Seperti koperasi pada umumnya, koperasi guru dan karyawan Bina Bhakti Mandiri juga berazaskan sistem kekeluargaan dan gotong royong. Tujuannya adalah mendidik, menanakan dan memelihara kesadaran hidup bergotong royong dan kesetiakawanan diantara guru dan karyawan, serta memupuk kesadaran untuk menabung. Sasaran anggota adalah para guru dan karyawan.

Adapun modal kredit/pinjaman anggota Koperasi Bina Bhakti Mandiri berasal dari simpanan-simpanan yang tertera dibawah ini : 1. Simpanan Pokok Anggota Yaitu simpanan yang wajib dibayar pada bulan pertama saat menjadi anggota baru koperasi sebesar Rp 10.000,00. Simpanan pokok tidak boleh diambil selama menjadi anggota koperasi. 2. Simpanan Wajib Anggota Yaitu simpanan yang wajib dibayar anggota yang telah terdaftar tiap bulannya sebesar Rp 30.000,3. Simpanan Sukarela Yaitu simpanan yang menjadi keharusan, tetapi diterima oleh pihak koperasi dari anggota koperasi atas dasar kehendak anggota koperasi itu sendiri. Besarnya

jumlah dan waktu pembayaran tidak ditentukan oleh koperasi.

Anggota dapat meminjam lagi setelah melunasi pinjaman sebelumnya. 7.2. Besarnya pinjaman untuk anggota disesuaikan dengan kondisi keuangan koperasi 3.1 Sejarah Perusahaan Koperasi Bina Bhakti Mandiri ini berdiri pada tahun 1997. pencetus berdirinya koperasi ini adalah Bapak H. mengutamakan anggota yang belum pernah meminjam 3. Selaku Kepala Sekolah SMP Negri 246 pada tahun 1997. 5. Dalam peminjaman. Dengan saling berkerjasama dan berlandaskan azaz kekeluargaan koperasi ini akan terus dipertahankan bersama. Anggota yang menunda angsuran/sisilan wajib membayar bunga yang ditentukan 6. Koperasi ini dibangun atas dasar kesadaran bahwa pentingnya dan bermanfaatnya koperasi bagi kesejahteraan Guru dan Karyawan di SMP Negri 246. Masa pengajuan permohonan minimal 30 hari sebelum jatuh tempo kebutuhan 2. Banyaknya angsuran/cicilan 10 kali diangsur atau dipotong mulai bulan berikutnya 4.2 Struktur Organisasi dan Fungsi Seperti halnya organisasi yang lain.23 Syarat-syarat yang harus di penuhi anggota pada saat meminjam uang di koperasi Bina Bhakti Mandiri antara lain : 1.Abdul Imanudin M.Pd. Dengan adanya . Koperasi Guru dan Karyawan Bina Bhakti Mandiri juga memiliki struktur organisasi beserta fungsinya. 3. Membayar Uang Jasa sebesar 2% tiap bulan dengan saldo mundur.2. Mengajukan permohonan tertulis kepada bendahara simpan pinjam yang disetujui oleh Ketua.

sehingga dapat berfungsi dengan maksimal.1 Struktur Organisasi Koperasi Guru & Karyawan Bina Bhakti Mandiri Dan berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dari tiap bagian yang berada pada Koperasi Guru & Karyawan Bina Bhakti Mandiri : a) Rapat Anggota Merupakan kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Dalam rapat anggota setiap . Adapun struktur organisasi dari Koperasi Guru dan Karyawan Bina Bhakti Mandiri adalah sebagai berikut : RAPAT ANGGOTA KETUA WAKIL KETUA SEKRETARIS BENDAHARA UNIT PENGELOLA USAHA UNIT SIMPAN PINJAM ANGGOTA Gambar III. Rapat ini dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali dalam setahun.24 pengorganisasian yang baik maka tata kerja dapat tergambar dengan jelas.

Fungsi pada rapat anggota adalah :  Memilih pengurus jika masa jabatannya telah habis. b) Ketua Adapun tugas dan tanggung jawab Ketua adalah :    kerja  Menandatangani surat-surat keluar dan surat-surat Bertindak sebagai pimpinan koperasi Menetapkan keputusan dalam rapat pengurus Mengkoordinasi perumusan dan perencanaan program berharga bersama sekretaris. dan anggaran pendapatan koperasi.25 anggota memiliki hak satu suara yang tidak dapat diwakilkan orang lain bila tidak hadir. dan laporan yang diperlukan sebagai bahan evaluasi c) Sekretaris Adapun tugas dan tanggung jawab Sekretaris adalah :  Bertanggung jawab dalam bidang administrasi dan tata usaha koperasi  Menyusun notulen rapat .  Meminta data.  Mengesahkan rencana kerja. anggaran belanja. informasi.  Menetapkan pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU)  Mengesahkan neraca dan perhitungan keuangan tahunan.

26  Menyusun laporan organisasi  Mengatur dan megurus soal pengelolaan koperasi d) Bendahara Adapun tugas dan tanggung jawab Bendahara adalah :  Mengurus segala persoalan keuangan koperasi  Menyimpan kebendaharaan  Mencari dana mengatur arus uang yang masuk dan keluar  Membantu dan mengawasi pekerjaan ketua dalam hal penyelenggaraan administrasi keuangan koperasi  Menyiapkan neraca dan perhitungan hasil usaha koperasi rencana kerja dan pola pelaksanaan di bidang e) Unit Simpan Pinjam Adapun tugas dan tanggung jawab Unit Simpan Pinjam adalah :  Melayani transaksi simpan pinjam anggota  Mengamati posisi setiap pembiayaan. memantau dan memberikan pembinaan serta mengusahakan agar pelunasan dapat sesuai dengan perjanjian  Mengikuti perkembangan proses pembiayaan f) Unit Pengelola Usaha Usaha yang dikelola oleh koperasi Bina Bhakti Mandiri adalah Toko ATK dan Kantin. Dan fungsi umum bagian unit pengelola usaha adalah : .

Prosedur Pinjaman Anggota 1. Bagian Simpan Pinjam mencatat dalam buku besar. Bagian Simpan Pinjam mengecek validasi Surat Permohonan Pinjaman. Anggota mengisi Surat Permohonan Pinjaman kemudian diserahkan ke bagian simpan pinjam 2.27    Mengelola usaha yang dijalankan oleh koperasi Membuat laopran hasil usaha setahun Bertanggung jawab penuh pada Ketua  Mengembangkan usaha yang ditangani 3. Slip setoran simpanan beserta uang yang akan disimpan diserahkan ke bagian simpan pinjam 3. a. Anggota mengisi slip setoran simpanan 2. Oleh bendahara kemudian dibuatkan laporan simpanan anggota dan laporan keuangan untuk kemudian diserahkan pada ketua. Jika . b. Simpanan anggota yang telah dicatat dalam b u k u s i m p a n a n diberi ke bagian penggajian dan bendahara yang nantinya akan dipotong dari gaji anggota 5. Prosedur Simpanan Anggota 1. kemudian menyerahkan kembali copy slip setoran simpanan pada anggota 4.3 Prosedur Sistem Berjalan Berikut ini akan dijelaskan prosedur dari sistem simpan dan pinjam di Koperasi Guru dan Karyawan Bina Bhakti Mandiri .

Prosedur Pembayaran Angsuran Pinjaman Anggota yang meminjam wajib membayar pinjaman. Proses Pengumpulan Berkas Semua berkas dari anggota mulai dari permohonan pinjaman sampai pencairan pinjaman di kumpulkan oleh bagian simpan pinjam dan dijadikan menjadi satu arsip . d. Pembayaran angsuran/cicilan pinjaman adalah sebanyak 10 kali angsur serta dikenakan biaya uang jasa sebesar 2% tiap bulannya dengan saldo mundur. 3.28 memenuhi syarat maka bagian simpan pinjam akan merealisasikan pinjaman tersebut tapi jika tidak maka akan dikembalikan lagi pada anggota. 5. Dari Tanda Terima yang ada dibuat laporan pinjaman anggota yang nantinya akan diserahkan ke Ketua dan bendahara. Bukti telah membayar terdapat pada slip gaji dan pengisian pembayaran angsuran pada slip setoran simpanan. Surat permohonan diberikan ke Ketua untuk ditanda tangani. 4. bagian simpan pinjam membuat Tanda Terima yang berisi besar pinjam yang diberikan beserta uang pinjaman. c. Kemudian Surat Permohonan Pinjaman diserahkan kembali ke bagian simpan pinjam. Proses pembayaran adalah dengan memotong gaji guru atau karyawan secara langsung tiap bulannya. Berdasarkan Surat Permohonan Pinjaman yang telah di Acc ketua.

4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan Diagram Alir data merupkan rangkaian simbol-simbol yang menyusun suatu prosedur dari sebuah sistem dan menunjukan arus data atau dokumen – dokumen masukan dan dokumen keluaran. Simpan -Tanda Terima . . Untuk mengetahui gambaran sistem sistem simpan pinjam koperasi Bina Bhakti Mandirir maka dapat dijelaskan melalui Diagram Alir Data (DAD). Adapun diagram alir data sistem simpan pinjam pada Koperasi Bina Bhakti mandiri meliputi: diagram konteks.Bukti Pinjam Sistem Simpan Pinjam -Slip Setoran Simpanan -Surat Permohonan Pinj.29 3.Copy Slip Setoran Pinj.4.Tanda Terima Bagian Simpan Pinjam Laporan Keuangan Ketua Gambar III. diagram nol dan diagram detail adalah sebagai berikut. Bendahara Rekap Simpan Pinjam Anggota -Slip Setoran Simpanan -Surat Permohonan . 3.1 Diagram Konteks Berikut ini adalah bentuk diagram konteks sistem simpanan anggota dan sistem simpan pinjam pada Koperasi Bina Bhakti Mandiri.2 Diagram Konteks Simpan Pinjam Anggota .Copy Slip Setoran Simpan .

Slip Setoran Simpanan Slip Setoran Simpanan Anggota CopySlip Set.3 Diagram Nol Simpan Pinjam Anggota .4.0 Pembayara n Angsuran Data Angsuran Arsip Simpan Pinjam 5.0 Mengajukan Pinjaman Surat Permohonan Pinj. Tanda Terima 2.0 Laporan Rekap Pinjaman di Simpan Arsip Laporan Pembukuan Ketua Lap. Cek Pinjaman Arsip Pinjaman Cek Pinjaman Tanda Terima 3.0 Pencairan Dana Copy Tanda Terima Cek Peminjaman Surat Permohonan Pinjaman Bendahara Tanda Terima 4.0 Mengajukan Simpanan Bag. Keuangan Gambar III. Simp Arsip Simpanan Surat Permohonan Pinj.2 Diagram Nol Berikut ini adalah diagram nol dari Simpan Pinjam Anggota pada Koperasi Bina Bhakti Mandiri.30 3. Simp 1. Simpan Pinjam Copy Slip Set.

31 3. Arsip Pinjaman Permohona n Pinj.0 Simpan Pinjam Anggota Anggota Surat Pemohonan 2. Surat 2. Simp.2 Menyerahan surat permohonan Pinj.1 Slip Setoran Simpanan 1. Pinj. Pinjam Gambar III. Isi 1.0 Simpan Pinjam Anggota .4.2 Menyimpan data Slip Copy Slip Set Isi Arsip Simpanan Bag.3 Diagram Detail Berikut ini adalah diagram detail dari Sistem Simpan Pinjam Anggota pada Koperasi Bina Bhakti Mandiri. isi Anggota Copy slip Set.3 ACC Surat Permohonan pinj.1 Mengisi surat permohonan Pinj Surat Permohonan isi 2. Bagian Simp.4 Diagram Detail 1.5 Diagram Detail 2. Tanda Terima Gambar III. Surat Permohonan Pinj. Slip Setoran Isi Slip set.

8 Diagram Detail 5. Arsip Ketua Gambar III.6 Diagram Detail 3. Pinj.1 Validasi Tanda Terima 3. Gambar III. Simp.1 Menyerahkan Angsuran Copy Set Angsuran Bagian Simpan Pinjam Copy Set Angsuran Bendahara Copy Set Angsuran 4. Simp.2 Menyerah -kan Dana Arsip Pinj.2 Menyerahkan Laporan Keuangan Lap. 3.2 Menyimpan Gambar III. Pinj.0 Simpan Pinjam Anggota 4.0 Simpan Pinjam Anggota Lap.0 Simpan Pinjam Anggota .1 Mencetak Laporan 5.32 Bagian Simpan Pinjam Surat Permohonan Pinj.7 Diagram Detail 4. Bendahara 5.

a.5 Kamus Data Sistem Berjalan Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem simpan pinjam di Koperasi Bina Bhakti Mandiri adalah sebagai berikut. Surat Permohonan Pinjaman Nama Arus Data Alias Bentuk data : Surat permohonan Pinjaman :: Cetakan Printer . Kamus Data Dokumen Masukan 1. Simpan Pinjam Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header No_Anggota Tanggal Isi : Untuk penyetoran uang simpanan : Setiap akhir bulan : Rata-rata 40 tiap bulan : Header + Isi = No_Anggota+Tgl + Nm_Anggota *Terdiri dari 4 digit* = Tanggal + Bulan + Tahun = Simp_Pokok + Simp_Wajib + Simp_Sukarela +Angsuran + Uang_Jasa + Total_Setor 2.33 3.0 Proses 1. Slip Setoran Simpanan Nama Arus Data Alias Bentuk data Arus Data : Slip Setoran Simpanan : Copy Slip Setoran Simpanan : Cetakan Manual : Anggota – Proses 1.0 – Bag.

0 – Anggota Anggota.0 – Bag.0 Proses 2.0 Penjelasan Periode Volume : Sebagai bukti telah meminjam uang : Setiap akhir bulan : Rata-rata 10 tiap bulan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data . Kamus Data Dokumen Keluaran 1. Tanda Terima : Tanda Terima : Copy Tanda Terima : Cetakan Manual : Proses 2. Simpan Pinjam Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header Isi : Sebagai surat pernyataan permohonan pinjaman : Setiap terjadi peminjaman uang : Rata-rata 10 peminjaman per bulan : Header + Isi + Footer = Nm_sekolah =No_Anggota+Nm_Anggota+ Jabatan_anggota+ NIP+Besar_Pinjaman No_Anggota NIP *Terdiri dari 4 digit* *Terdiri dari 9 digit* (Di isi jika Anggota adalah PNS) Footer Tanggal = Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun b.34 Arus Data : Anggota – Proses 2.Proses 3.

35 Struktur Data Header : Header + Isi = No + No_ Anggota + Tgl_pinjam + Nm_Anggota No No_Anggota Tgl_pinjam Isi Besar_pinjam *nomor Tanda Terima* *Terdiri dari 4 digit* = Tanggal + Bulan + Tahun = Besar_pinjam *berisi nominal besarnya uang pinjaman* 2.0 – Ketua : Sebagai laporan keuangan koperasi : Setiap akhir tahun : 1 kali pertahun : Header+Isi = Judul+Tahun =No+No_Anggota+Nm_Anggota+ Simp_Wajib +Simp_Sukarela+Jml_SimpWajib+Jml_SimpSuk arela + Total_Jumlah . Laporan Simpanan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header Isi : Laporan Simpanan : : Cetakan Printer : Proses 5.

0 – Ketua : Sebagai laporan simpanan koperasi : Setiap akhir tahun : 1 kali pertahun : Header+Isi = Judul+Tahun =No+No_Anggota+Nm_Anggota+ Simp_Wajib +Simp_Sukarela+Jml_SimpWajib+Jml_SimpSuk arela + Total_Jumlah 4.36 3.0 – Ketua : Sebagai laporan Pinjamann koperasi : Setiap akhir tahun : 1 kali pertahun : Header+Isi = Judul+Tahun . Laporan Simpanan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header Isi : Laporan Simpanan : : Cetakan Printer : Proses 5. Laporan Pinjaman Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header : Laporan Pinjaman : : Cetakan Printer : Proses 5.

Nama Dokumen Fungsi : Slip Setoran Simpanan : Untuk mengetahui jumlah transaksi simpanan yang disetorkan anggota Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Anggota : Bag. Simpan Pinjam : Kertas : 1 lembar : Terjadi pada saat ingin menyimpan/menyetor uang Bentuk : Lihat Lampiran A-1 .1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan sistem simpan pinjam adalah sebagai berikut : a.6 Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari proses-proses yang terjadi di didalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukan (input) untuk mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran (output). Adapun spesifikasi sistem berjalan pada Koperasi Simpan Pinjam Bina Bhakti Mandiri sebagai berikut 3.6.37 Isi =No+No_Anggota+Nm_Anggota+ Jml_Pinjaman+besar_potongan+ angsur_pokok+Uang_Jasa+Sisa_pinj+Jasa+Saldo 3.

6. Simpan Pinjam : Anggota : Kertas : 1 lembar : Terjadi setelah proses peminjaman uang di ACC Bentuk : Lihat Lampiran B-1 b. Nama Dokumen Fungsi : Tanda terima : Sebagai bukti telah meminjam dan menerima uang Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Bag. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk : Surat Permohonan Pinjaman : Untuk mengajukan permohonan pinjaman : Anggota : Bag.38 b. Nama Dokumen : Laporan Simpanan Fungsi Sumber : Laporan Simpanan : Bendahara .2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran sistem simpan pinjam sebagai berikut : a. Simpan Pinjam : Kertas : 1 lembar : Terjadi pada saat mengajukan pinjaman : Lihat Lampiran A-2 3.

7 Permasalahan Pokok Dari hasil pengamatan serta uraian yang telah penulis paparkan diatas.39 Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Ketua : Kertas : 1 Lembar : Terjadi setelah proses pengarsipan selama 1 tahun Bentuk :- b. Dengan dilakukan proses pengolahan data dalam transaksi yang masih secara manual yaitu menggunakan Microsoft Office Excell. hal ini menjadi tidak efektif dan efisien untuk kinerja koperasi itu sendiri. sehingga dapat menghambat dan memperlambat dalam proses . Nama Dokumen : Laporan Pinjaman Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Laporan Pinjaman : Bendahara : Ketua : Kertas : 1 Lembar : Terjadi setelah proses pengarsipan selama 1 tahun Bentuk :- 3. dapat diambil kesimpulan bahwa dalam proses penerimaan simpan dan pinjam koperasi di SMP Negri 246 masih dilakukan secara manual.

Untuk mengatasi berbagai hambatan maupun kesulitan. dan juga dengan menggunakan sistem komputerisasi maka dapat mempermudah dalam penggunaanya serta mengefisiensikan proses kerja agar lebih baik serta cepat. tentunya diperlukan adanya perubahan ataupun perbaikan di segala sektor yang mendukung kinerja koperasi tersebut Untuk memecahkan masalah yang ada di koperasi Karyawan Bina Bhakti Mandiri khususnya pada unit bagian simpan pinjam anggotai. hendaknya koperasi menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi sehingga permasalahan yang sering terjadi dapat teratasi dengan baik. sehingga seringkali terjadi kesalahan dalam pencatatan jurnalnya. . apabila sebuah organisasi telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi maka dapat meminimalisasi adanya kecurangan juga kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan manusia (Human Error). dan terkadang sering menimbulkan kerumitan dalam penyusunan suatu laporan.40 perhitungan.8 Alternatif Pemecahan Masalah Didalam mengelola suatu organisasi tentunya selalu ada hambatan dan kesulitan yang seringkali dapat menyebabkan terjadinya suatu bentuk kesalahan. seperti halnya yang telah dijelaskan pada laporan KKP ini. Selain itu permasalahan yang lainnya adalah data-data antara satu dengan yang lainnya belum diorganisir dengan baik serta pengklasifikasian data-data yang masih belum efektif. 3. Selain itu.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.