21

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum
Pada dasarnya koperasi merupakan suatu lembaga ekonomi yang

diperlukan dan penting. Koperasi merupakan usaha bersama yang berlandaskan asas kekeluargaan untuk meningkatkan kesejahteraan anggotanya. Pengertian koperasi menurut UU No. 25/1992 adalah Badan Usaha yang beranggotakan orang-orang atau Badan Hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi, sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan. (Sonny Sumarsono, 2003,1) Koperasi dapat digolongkan menjadi 5 (lima) golongan yaitu koperasi konsumsi, koperasi kredit (simpan pinjam), koperasi produksi, koperasi jasa, dan koperasi serba usaha. Berkaitan dengan topik dan judul yang penulis ambil, koperasi simpan pinjam atau koperasi kredit adalah koperasi yang bergerak dalam lapangan usaha pembentukan modal melalui tabungan-tabungan para anggotanya dengan cara yang mudah, murah, cepat, dan tepat untuk tujuan produktivitas dan kesejahteraan bersama (Ninik Widiyanti dan Sumindhi, 1998). Koperasi simpan pinjam mendapat modal dari berbagai

simpanan, pinjaman, serta penyisaan dari hasil usaha termasuk cadangan serta sumber-sumber lainnya.

22

3.2 Tinjauan Perusahaan

Koperasi Guru & Karyawan Bina Bhakti Mandiri adalah koperasi simpan pinjam yang berada di SMP Negri 246, beralamatkan di Jl. SPG 7 Lubang Buaya, Jakarta Timur. Koperasi ini dibentuk atas dasar kesadaran para guru dan karyawan akan manfaat yang diterima dari sebuah koperasi simpan pinjam. Seperti koperasi pada umumnya, koperasi guru dan karyawan Bina Bhakti Mandiri juga berazaskan sistem kekeluargaan dan gotong royong. Tujuannya adalah mendidik, menanakan dan memelihara kesadaran hidup bergotong royong dan kesetiakawanan diantara guru dan karyawan, serta memupuk kesadaran untuk menabung. Sasaran anggota adalah para guru dan karyawan.

Adapun modal kredit/pinjaman anggota Koperasi Bina Bhakti Mandiri berasal dari simpanan-simpanan yang tertera dibawah ini : 1. Simpanan Pokok Anggota Yaitu simpanan yang wajib dibayar pada bulan pertama saat menjadi anggota baru koperasi sebesar Rp 10.000,00. Simpanan pokok tidak boleh diambil selama menjadi anggota koperasi. 2. Simpanan Wajib Anggota Yaitu simpanan yang wajib dibayar anggota yang telah terdaftar tiap bulannya sebesar Rp 30.000,3. Simpanan Sukarela Yaitu simpanan yang menjadi keharusan, tetapi diterima oleh pihak koperasi dari anggota koperasi atas dasar kehendak anggota koperasi itu sendiri. Besarnya

jumlah dan waktu pembayaran tidak ditentukan oleh koperasi.

23 Syarat-syarat yang harus di penuhi anggota pada saat meminjam uang di koperasi Bina Bhakti Mandiri antara lain : 1. Mengajukan permohonan tertulis kepada bendahara simpan pinjam yang disetujui oleh Ketua. Masa pengajuan permohonan minimal 30 hari sebelum jatuh tempo kebutuhan 2. Besarnya pinjaman untuk anggota disesuaikan dengan kondisi keuangan koperasi 3. Banyaknya angsuran/cicilan 10 kali diangsur atau dipotong mulai bulan berikutnya 4. Anggota dapat meminjam lagi setelah melunasi pinjaman sebelumnya. 5. Anggota yang menunda angsuran/sisilan wajib membayar bunga yang ditentukan 6. Membayar Uang Jasa sebesar 2% tiap bulan dengan saldo mundur. 7. Dalam peminjaman, mengutamakan anggota yang belum pernah meminjam

3.2.1 Sejarah Perusahaan

Koperasi Bina Bhakti Mandiri ini berdiri pada tahun 1997, pencetus berdirinya koperasi ini adalah Bapak H.Abdul Imanudin M.Pd. Selaku Kepala Sekolah SMP Negri 246 pada tahun 1997. Koperasi ini dibangun atas dasar kesadaran bahwa pentingnya dan bermanfaatnya koperasi bagi kesejahteraan Guru dan Karyawan di SMP Negri 246. Dengan saling berkerjasama dan berlandaskan azaz kekeluargaan koperasi ini akan terus dipertahankan bersama.

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Seperti halnya organisasi yang lain, Koperasi Guru dan Karyawan Bina Bhakti Mandiri juga memiliki struktur organisasi beserta fungsinya. Dengan adanya

24 pengorganisasian yang baik maka tata kerja dapat tergambar dengan jelas, sehingga dapat berfungsi dengan maksimal. Adapun struktur organisasi dari Koperasi Guru dan Karyawan Bina Bhakti Mandiri adalah sebagai berikut :
RAPAT ANGGOTA

KETUA

WAKIL KETUA SEKRETARIS BENDAHARA

UNIT PENGELOLA USAHA

UNIT SIMPAN PINJAM

ANGGOTA

Gambar III.1 Struktur Organisasi Koperasi Guru & Karyawan Bina Bhakti Mandiri

Dan berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dari tiap bagian yang berada pada Koperasi Guru & Karyawan Bina Bhakti Mandiri :

a)

Rapat Anggota Merupakan kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Rapat ini dilaksanakan

sekurang-kurangnya satu kali dalam setahun. Dalam rapat anggota setiap

25 anggota memiliki hak satu suara yang tidak dapat diwakilkan orang lain bila tidak hadir. Fungsi pada rapat anggota adalah : Memilih pengurus jika masa jabatannya telah habis. Mengesahkan rencana kerja, anggaran belanja, dan anggaran pendapatan koperasi. Menetapkan pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU) Mengesahkan neraca dan perhitungan keuangan tahunan.

b)

Ketua

Adapun tugas dan tanggung jawab Ketua adalah : kerja Menandatangani surat-surat keluar dan surat-surat Bertindak sebagai pimpinan koperasi Menetapkan keputusan dalam rapat pengurus Mengkoordinasi perumusan dan perencanaan program

berharga bersama sekretaris. Meminta data, informasi, dan laporan yang diperlukan

sebagai bahan evaluasi

c)

Sekretaris Adapun tugas dan tanggung jawab Sekretaris adalah : Bertanggung jawab dalam bidang administrasi dan tata usaha koperasi Menyusun notulen rapat

26 Menyusun laporan organisasi Mengatur dan megurus soal pengelolaan koperasi

d)

Bendahara Adapun tugas dan tanggung jawab Bendahara adalah : Mengurus segala persoalan keuangan koperasi Menyimpan kebendaharaan Mencari dana mengatur arus uang yang masuk dan keluar Membantu dan mengawasi pekerjaan ketua dalam hal penyelenggaraan administrasi keuangan koperasi Menyiapkan neraca dan perhitungan hasil usaha koperasi rencana kerja dan pola pelaksanaan di bidang

e)

Unit Simpan Pinjam

Adapun tugas dan tanggung jawab Unit Simpan Pinjam adalah : Melayani transaksi simpan pinjam anggota Mengamati posisi setiap pembiayaan, memantau dan memberikan pembinaan serta mengusahakan agar pelunasan dapat sesuai dengan perjanjian Mengikuti perkembangan proses pembiayaan

f)

Unit Pengelola Usaha Usaha yang dikelola oleh koperasi Bina Bhakti Mandiri adalah Toko ATK dan Kantin. Dan fungsi umum bagian unit pengelola usaha adalah :

27 Mengelola usaha yang dijalankan oleh koperasi Membuat laopran hasil usaha setahun Bertanggung jawab penuh pada Ketua Mengembangkan usaha yang ditangani

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Berikut ini akan dijelaskan prosedur dari sistem simpan dan pinjam di Koperasi Guru dan Karyawan Bina Bhakti Mandiri .

a. Prosedur Simpanan Anggota 1. Anggota mengisi slip setoran simpanan 2. Slip setoran simpanan beserta uang yang akan disimpan diserahkan ke bagian simpan pinjam 3. Bagian Simpan Pinjam mencatat dalam buku besar, kemudian menyerahkan kembali copy slip setoran simpanan pada anggota 4. Simpanan anggota yang telah dicatat dalam b u k u s i m p a n a n diberi ke bagian penggajian dan bendahara yang nantinya akan dipotong dari gaji anggota 5. Oleh bendahara kemudian dibuatkan laporan simpanan anggota dan laporan keuangan untuk kemudian diserahkan pada ketua.

b. Prosedur Pinjaman Anggota 1. Anggota mengisi Surat Permohonan Pinjaman kemudian diserahkan ke bagian simpan pinjam 2. Bagian Simpan Pinjam mengecek validasi Surat Permohonan Pinjaman. Jika

28 memenuhi syarat maka bagian simpan pinjam akan merealisasikan pinjaman tersebut tapi jika tidak maka akan dikembalikan lagi pada anggota. 3. Surat permohonan diberikan ke Ketua untuk ditanda tangani. Kemudian Surat Permohonan Pinjaman diserahkan kembali ke bagian simpan pinjam. 4. Berdasarkan Surat Permohonan Pinjaman yang telah di Acc ketua, bagian simpan pinjam membuat Tanda Terima yang berisi besar pinjam yang diberikan beserta uang pinjaman. 5. Dari Tanda Terima yang ada dibuat laporan pinjaman anggota yang nantinya akan diserahkan ke Ketua dan bendahara.

c. Prosedur Pembayaran Angsuran Pinjaman Anggota yang meminjam wajib membayar pinjaman. Pembayaran

angsuran/cicilan pinjaman adalah sebanyak 10 kali angsur serta dikenakan biaya uang jasa sebesar 2% tiap bulannya dengan saldo mundur. Proses pembayaran adalah dengan memotong gaji guru atau karyawan secara langsung tiap bulannya. Bukti telah membayar terdapat pada slip gaji dan pengisian pembayaran angsuran pada slip setoran simpanan.

d. Proses Pengumpulan Berkas Semua berkas dari anggota mulai dari permohonan pinjaman sampai pencairan pinjaman di kumpulkan oleh bagian simpan pinjam dan dijadikan menjadi satu arsip

29

3.4

Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Diagram Alir data merupkan rangkaian simbol-simbol yang menyusun suatu

prosedur dari sebuah sistem dan menunjukan arus data atau dokumen dokumen masukan dan dokumen keluaran. Untuk mengetahui gambaran sistem sistem simpan pinjam koperasi Bina Bhakti Mandirir maka dapat dijelaskan melalui Diagram Alir Data (DAD). Adapun diagram alir data sistem simpan pinjam pada Koperasi Bina Bhakti mandiri meliputi: diagram konteks, diagram nol dan diagram detail adalah sebagai berikut.

3.4.1 Diagram Konteks

Berikut ini adalah bentuk diagram konteks sistem simpanan anggota dan sistem simpan pinjam pada Koperasi Bina Bhakti Mandiri.

Bendahara

Rekap Simpan Pinjam

Anggota

-Slip Setoran Simpanan -Surat Permohonan - Copy Slip Setoran Pinj. Simpan -Tanda Terima - Bukti Pinjam

Sistem Simpan Pinjam

-Slip Setoran Simpanan -Surat Permohonan Pinj. - Copy Slip Setoran Simpan - Tanda Terima

Bagian Simpan Pinjam

Laporan Keuangan

Ketua

Gambar III.2 Diagram Konteks Simpan Pinjam Anggota

30

3.4.2 Diagram Nol

Berikut ini adalah diagram nol dari Simpan Pinjam Anggota pada Koperasi Bina Bhakti Mandiri.

Slip Setoran Simpanan

Slip Setoran Simpanan

Anggota CopySlip Set. Simp

1.0 Mengajukan Simpanan

Bag. Simpan Pinjam Copy Slip Set. Simp Arsip Simpanan

Surat Permohonan Pinj.

Tanda Terima

2.0 Mengajukan Pinjaman

Surat Permohonan Pinj.

Cek Pinjaman Arsip Pinjaman

Cek Pinjaman

Tanda Terima
3.0 Pencairan Dana Copy Tanda Terima Cek Peminjaman

Surat Permohonan Pinjaman

Bendahara Tanda Terima

4.0 Pembayara n Angsuran Data Angsuran Arsip Simpan Pinjam

5.0 Laporan
Rekap Pinjaman di Simpan Arsip Laporan Pembukuan

Ketua Lap. Keuangan

Gambar III.3 Diagram Nol Simpan Pinjam Anggota

31

3.4.3

Diagram Detail
Berikut ini adalah diagram detail dari Sistem Simpan Pinjam Anggota pada Koperasi Bina Bhakti Mandiri.
Slip Setoran Isi Slip set. isi

Anggota
Copy slip Set. Isi

1.1 Slip Setoran Simpanan

1.2
Menyimpan data Slip

Copy Slip Set Isi

Arsip Simpanan

Bag. Simp. Pinjam Gambar III.4 Diagram Detail 1.0 Simpan Pinjam Anggota

Anggota

Surat Pemohonan

2.1 Mengisi surat permohonan Pinj

Surat Permohonan

isi

2.2 Menyerahan surat permohonan Pinj. Surat Permohonan Pinj.

Bagian Simp. Pinj. Surat

2.3 ACC
Surat Permohonan pinj. Arsip Pinjaman

Permohona n Pinj.

Tanda Terima

Gambar III.5 Diagram Detail 2.0 Simpan Pinjam Anggota

32

Bagian Simpan Pinjam

Surat Permohonan Pinj.

3.1 Validasi

Tanda Terima

3.2 Menyerah -kan Dana

Arsip Pinj.
Gambar III.6 Diagram Detail 3.0 Simpan Pinjam Anggota 4.1 Menyerahkan Angsuran Copy Set Angsuran

Bagian Simpan Pinjam

Copy Set Angsuran

Bendahara

Copy Set Angsuran

4.2 Menyimpan

Gambar III.7 Diagram Detail 4.0 Simpan Pinjam Anggota

Lap. Simp. Pinj. Bendahara

5.1 Mencetak Laporan

5.2 Menyerahkan Laporan Keuangan

Lap. Simp. Pinj.

Arsip

Ketua

Gambar III.8 Diagram Detail 5.0 Simpan Pinjam Anggota

33

3.5

Kamus Data Sistem Berjalan

Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem simpan pinjam di Koperasi

Bina Bhakti Mandiri adalah sebagai berikut. a. Kamus Data Dokumen Masukan 1. Slip Setoran Simpanan Nama Arus Data Alias Bentuk data Arus Data : Slip Setoran Simpanan : Copy Slip Setoran Simpanan : Cetakan Manual : Anggota Proses 1.0 Proses 1.0 Bag. Simpan Pinjam Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header No_Anggota Tanggal Isi : Untuk penyetoran uang simpanan : Setiap akhir bulan : Rata-rata 40 tiap bulan : Header + Isi = No_Anggota+Tgl + Nm_Anggota *Terdiri dari 4 digit* = Tanggal + Bulan + Tahun = Simp_Pokok + Simp_Wajib + Simp_Sukarela +Angsuran + Uang_Jasa + Total_Setor

2. Surat Permohonan Pinjaman Nama Arus Data Alias Bentuk data : Surat permohonan Pinjaman :: Cetakan Printer

34 Arus Data : Anggota Proses 2.0 Proses 2.0 Bag. Simpan Pinjam Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header Isi : Sebagai surat pernyataan permohonan pinjaman : Setiap terjadi peminjaman uang : Rata-rata 10 peminjaman per bulan : Header + Isi + Footer = Nm_sekolah =No_Anggota+Nm_Anggota+ Jabatan_anggota+ NIP+Besar_Pinjaman No_Anggota NIP *Terdiri dari 4 digit* *Terdiri dari 9 digit* (Di isi jika Anggota adalah PNS) Footer Tanggal = Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun

b. Kamus Data Dokumen Keluaran 1. Tanda Terima : Tanda Terima : Copy Tanda Terima : Cetakan Manual : Proses 2.0 Anggota Anggota- Proses 3.0 Penjelasan Periode Volume : Sebagai bukti telah meminjam uang : Setiap akhir bulan : Rata-rata 10 tiap bulan

Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data

35 Struktur Data Header : Header + Isi = No + No_ Anggota + Tgl_pinjam + Nm_Anggota No No_Anggota Tgl_pinjam Isi Besar_pinjam *nomor Tanda Terima* *Terdiri dari 4 digit* = Tanggal + Bulan + Tahun = Besar_pinjam *berisi nominal besarnya uang pinjaman*

2.

Laporan Simpanan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header Isi : Laporan Simpanan : : Cetakan Printer : Proses 5.0 Ketua : Sebagai laporan keuangan koperasi : Setiap akhir tahun : 1 kali pertahun : Header+Isi = Judul+Tahun =No+No_Anggota+Nm_Anggota+ Simp_Wajib +Simp_Sukarela+Jml_SimpWajib+Jml_SimpSuk arela + Total_Jumlah

36

3.

Laporan Simpanan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header Isi : Laporan Simpanan : : Cetakan Printer : Proses 5.0 Ketua : Sebagai laporan simpanan koperasi : Setiap akhir tahun : 1 kali pertahun : Header+Isi = Judul+Tahun =No+No_Anggota+Nm_Anggota+ Simp_Wajib +Simp_Sukarela+Jml_SimpWajib+Jml_SimpSuk arela + Total_Jumlah

4.

Laporan Pinjaman Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header : Laporan Pinjaman : : Cetakan Printer : Proses 5.0 Ketua : Sebagai laporan Pinjamann koperasi : Setiap akhir tahun : 1 kali pertahun : Header+Isi = Judul+Tahun

37 Isi =No+No_Anggota+Nm_Anggota+ Jml_Pinjaman+besar_potongan+ angsur_pokok+Uang_Jasa+Sisa_pinj+Jasa+Saldo

3.6

Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari proses-proses yang terjadi

di didalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukan (input) untuk mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran (output). Adapun spesifikasi sistem berjalan pada Koperasi Simpan Pinjam Bina Bhakti Mandiri sebagai berikut

3.6.1

Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan sistem simpan pinjam adalah sebagai berikut : a. Nama Dokumen Fungsi : Slip Setoran Simpanan : Untuk mengetahui jumlah transaksi simpanan yang disetorkan anggota Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Anggota : Bag. Simpan Pinjam : Kertas : 1 lembar : Terjadi pada saat ingin menyimpan/menyetor uang Bentuk : Lihat Lampiran A-1

38 b. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk : Surat Permohonan Pinjaman : Untuk mengajukan permohonan pinjaman : Anggota : Bag. Simpan Pinjam : Kertas : 1 lembar : Terjadi pada saat mengajukan pinjaman : Lihat Lampiran A-2

3.6.2

Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran sistem simpan pinjam sebagai berikut : a. Nama Dokumen Fungsi : Tanda terima : Sebagai bukti telah meminjam dan menerima uang Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Bag. Simpan Pinjam : Anggota : Kertas : 1 lembar : Terjadi setelah proses peminjaman uang di ACC Bentuk : Lihat Lampiran B-1

b. Nama Dokumen : Laporan Simpanan Fungsi Sumber : Laporan Simpanan : Bendahara

39 Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Ketua : Kertas : 1 Lembar : Terjadi setelah proses pengarsipan selama 1 tahun Bentuk :-

b. Nama Dokumen : Laporan Pinjaman Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Laporan Pinjaman : Bendahara : Ketua : Kertas : 1 Lembar : Terjadi setelah proses pengarsipan selama 1 tahun Bentuk :-

3.7

Permasalahan Pokok
Dari hasil pengamatan serta uraian yang telah penulis paparkan diatas, dapat

diambil kesimpulan bahwa dalam proses penerimaan simpan dan pinjam koperasi di SMP Negri 246 masih dilakukan secara manual. Dengan dilakukan proses

pengolahan data dalam transaksi yang masih secara manual yaitu menggunakan Microsoft Office Excell, hal ini menjadi tidak efektif dan efisien untuk kinerja koperasi itu sendiri, sehingga dapat menghambat dan memperlambat dalam proses

40 perhitungan, dan terkadang sering menimbulkan kerumitan dalam penyusunan suatu laporan. Selain itu permasalahan yang lainnya adalah data-data antara satu dengan yang lainnya belum diorganisir dengan baik serta pengklasifikasian data-data yang masih belum efektif, sehingga seringkali terjadi kesalahan dalam pencatatan jurnalnya.

3.8

Alternatif Pemecahan Masalah

Didalam mengelola suatu organisasi tentunya selalu ada hambatan dan kesulitan yang seringkali dapat menyebabkan terjadinya suatu bentuk kesalahan. Untuk mengatasi berbagai hambatan maupun kesulitan, tentunya diperlukan adanya perubahan ataupun perbaikan di segala sektor yang mendukung kinerja koperasi tersebut Untuk

memecahkan masalah yang ada di koperasi Karyawan Bina Bhakti Mandiri khususnya pada unit bagian simpan pinjam anggotai, seperti halnya yang telah dijelaskan pada laporan KKP ini, hendaknya koperasi menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi sehingga permasalahan yang sering terjadi dapat teratasi dengan baik, dan juga dengan menggunakan sistem komputerisasi maka dapat mempermudah dalam penggunaanya serta mengefisiensikan proses kerja agar lebih baik serta cepat. Selain itu, apabila sebuah organisasi telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi maka dapat meminimalisasi adanya kecurangan juga kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan manusia (Human Error).