BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Administrasi pendidikan mencakup semua kegiatan yang lazim disebut dengan penataan, pengaturan, dan pengelolaan pendidikan. Kegiatan manajemen pendidikan juga telah dilakukan sejak proses pendidikan informal mulai dibentuk menjadi nonformal atau formal. Selanjutnya manajemen pendidikan mencakup banyak kegiatan yang diklasifikasikan sesuai dengan bagiannya dan satu diantaranya adalah mengenai tata laksana pendidikan. Tata laksana pendidikan sering disebut dengan administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Maka dari itu tata laksana bukan hanya meliputi surat-menyurat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi berwujud warkat. Kegiatan yang termasuk didalam tata laksana pendidikan sangat komplek. Dan diantara komponen didalamnya memiliki hubungan saling keterkaitan. Kegiatan dalam tata laksana pendidikan tersebut antara lain meliputi kegiatan yang menyangkut administrasi kurikulum, kegiatan yang menyangkut admintrasi murid, kegiatan yang menyangkut administrasi personil, kegiatan yang menyangkut penataan inventaris sekolah, pekerjaan surat-menyurat, kegiatan yang menunjang penataan keuangan, kegiatan yang menunjang administrasi sarana dan kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat. Dalam pendidikan juga dibutuhkan sebuah hubungan antara sekolah sebagai lembaga pendidikan dengan masyarakat baik secara intern maupun ekstern. Sekolah sebagai wadah penanamn nilai tak mungkin bisa lepas dari peran masyarakat. Masyarakat sebagai mediator dalam memperoleh inaformasi resmi dari instansi yang dibutuhkan oleh sekolah. Jadi manajemen yang diatur oleh sekolah tentulah tidak terlepas dengan hubungannya dengan masyarakat sekitarnya. Dari pemaparan diatas maka penulis menyusun makalah ini dengan judul “Tata Laksana Pendidikan” agar nantinya makalah ini bermanfaat bagi pembacanya dan dapat menambah khasanah pengetahuan khususnya bagi seorang calon guru.

B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dari makalah ini adalah : 1. 2. 3. 4. Apakah yang diamksud dengan tata laksana pendidikan ? Apa saja jenis-jenis kegiatan dari urusan ketatausahaan? Bagaimana mengenai manajemen surat dan kepengurusannya dalam ketatausahaan? Bagaimana mengenai ketatausahaan lain yang diperlukan sekolah ?

1

1.C. 2 . Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan makalah dengan judul tata laksana pendidikan ini antara lain adalah untuk . 3. Untuk mengetahui pengertian dari tata laksana dalam pendidikan Untuk mengetahui jenis-jenis dari kegiatan ketatausahaan Untuk mengetahui tenteng surat dan kepengurusannya dalam ketatausahaan Untuk mengetahui tebtang ketatausahaan lain yang diperlukan sekolah. 4. 2.

Dari segi jenisnya. yaitu dari segi jenis. pencatatan atau pengurusan dan pertanggungjawaban. Sementar itu. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan atau informasi yang berwujud warkat. menggandakan. rencana-rencana. Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat. yaitu buku pelajaran dan perpustakan. daftar harta benda. penggandaan atau pengadaan distribusi. mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. 2.BAB II PEMBAHASAN A. mengelola. tempat parkir dan lain-lain. 3 . Tata laksana pendidikan sering disebut dengan administrasi tata usaha. sepeti rancangan halaman. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarahdari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan. Pengertian Masalah tata laksana sekolah pada dasarnya cukup kompleks. taman. surat-surat perjanjian. prasarana jalan. namun demikian untuk telaah dapat ditelusuri dari berbagai sisi. laporan-laporan dan semua jenis-jenis nota yang tertulis atau tercetak. proses pengadaan. pemakaian. peralatan laboratorium beserta bahan praktiknya dan peralatan pendidikan di dalam kelas. pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. mencatat. persoalan tata laksana sekolah berangkat dari desain. secara mikro ada tiga komponen sarana pendidikan yang secara langsung mempengaruhi kualitas hasil pembelajaran. Pada garis besarnya tata laksana sekolah meliputi lima hal. Apabila dilihat dari prosesnya. tata letak gedung. Warkat adalah catatn tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal untuk keperluan pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan. surat-surat pesanan. penyusunan naskah. sampai pada penempatan dalam sekolah yang berkaitan dengan dukungan prasarana yang diperlukan. proses dan pemanfaatanya. standarisasi spesifikasi. secara makro seluruh lingkungan fisik dalam suatu satuan pendidikan yang dirancang untuk memberikan fasilitas dalam proses pendidikan. yaitu penentuan kebutuhan. surat-menyurat. Keterangan adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan dan pengamatan. yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima). Keterangan yang perlu dipahami dalam tata laksana : 1.

menggandakan. Penerima adalah seseorang atau lebih petugas yang merupakan satu unsur kegiatan ketatausahaan mengenai penerimaan surat-surat. dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. 5. Manggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. e. Menyimpan yaitu kegiatan manaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktifitas menghimpun. mengelola. mencatat. Margin adalah garis tepi tegak. Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterangan tersebut adalah sebagai berikut : 4 . 8. f. hukum dan pertanggungjawaban organisasi. 7. Menghimpun yaitu suatu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan apabila diperlukan. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain. d. a. 6. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai. Kartu kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. dikirim atau disimpan. Mencatat yaitu meliputi kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca. Kelompok tugas yang demikian ada yang terorganisasi dalam stu unit atau satuan kerja (misalnya again tat usaha pada sekolah. Arsip atau berkas adalah lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai kegunaan sejarah. mengirim. c. Menurut The Liang Gie (2000:50).3. Kait atau baris adalah jarak dari alinea atau kalimat di atas dengan alinea atau kalimat dibawahnya. kantor pendidikan. b. fakultas) atau tidak (masih merupakan kelompok kerja) 4. Satuan kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang terdiri dari seorang atau lebih petugas yang telah mendapatkan tugas tertentu di bidang ketatausahaan.

7. B. mengirim dan menyimpan. surat-surat. penyusunan jadwal . melekatkan. Kegiatannya meliputi . Membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi. Hasil kerja : formulir.1. Peranan a. Peralatan a. mendikte. Sasaran kegiatan : keterangan-keterangan yang berupa warkat. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah : a. mengolah. c. 6. mentensil. d. Bersifat pelayanan Merembes kamana-mana Dilakukan oleh semua pihak Banyak memakai alat tulis. 3. berketerangan dan sebagainya. b. men cap. b. buku. b. menyalin. mambagibagi. c. menandai. 5 . Menyediakan keterangan untuk pimpinan. Melancarkan perkembangan organisasi. Material non lembaran. menyampuli. berkas mata dan pikiran. tetapi juga pegawai edukatif. Aktivitas : menghimpun. menggandakan. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurukulum Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan untuk memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan efisien. Ciri-ciri : a. d. Alat tulis dan non tulis. Dalam bagian ini akan disajikan kegiatan tatausaha khususnya yang dilakukan oleh tenaga administratif. c. Mesin kantor dan perabot kantor serta perlengkapan lain. pembuatan kalender akademik dan sebagainya yang biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang atau beberapa guru. mencatat. Jenis-Jenis Kegiatan Dalam Urusan Ketatausahaan Pekerjaan ketatausahaan bukan monopoli petugas administrasi saja. warkat lain. Kerja yang nampak di kantor : mengetik. melubangi dst 4. menelfon. 5. 2. benda-benda. menghitung. memilah-milah. Bagian ketatausahaan sekolah yang dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Mereka hanya mengerjakan penyususnannya tetapi pengerjaan penulisan ke papan besar diserahkan ke tata usaha. Material lembaran.

Bendahara negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat keputusan mempunyai 6 . e. 5. Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiranlampiran yang dibuthkan untuk pengurusan kenaikan pangkat. Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana. yaitu mancatat keluar masuknya barang. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain : 1. penggunaan hak cuti atau pensiun. Pencatatan masuknya barabg-barabg. 3. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi : 1. mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya. memberi label dan nomor inventaris. d. 6. Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir) Mengisi buku induk dan buku klapor Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya Mengatur ruang kelas. 6. baik bersifat rutin maupun insidental.b. mengklasifikasikannya. Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai negeri. Menyiapkan. dihibahkan. diberikan pada lembaga lain. dan mengisi kartu pegawai. atau perseorangan. Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa Pekerjaan tat usaha yang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain : 1. Mengerjakan tugas-tugas lain. Membantu kepala sekolah dalam mebuat laporan statistik keadaan pegawai adukatif dan administratif. ruang laboraturium dan ruang kegiatan yang lain Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap tahun c. 4. menyimpan. dipinjam. 2. Kegiatan yang menunjang penataan keuangan Bermacam-macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. 2. 5. disingkirkan. pemeliharaan dan penyimpanannya. Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai. 2. Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan. 3. 4.

Membubuhkan cap di sebelah kiri tanda tangan pimpinan. b) Menyerahakan surat kepada alamat yang dituju c) Surat dibaca oleh yang dituju dan diberi disposisi d) Surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika memang dikehendaki demikian) e) f) Tata usaha melaksanakan disposisi Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian yang mengurus surat keluar g) Pengarsipan surat 2. Kegiatan yang mengenai pekerjaan surat-menyurat Kegiatan yang dilakukan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi : Pengurusan surat masuk. e. nomor surat. Kegiatan kearsipan adalah menyimpan dan memelihara arsip tersebut dalam filing cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dab mudah dicari kembali apabila diperlukan. kode. c. Apabila pengarsipan 7 . Mengirimkan surat tersebut ke alamat Pengaturan penyimpanan surat (pengarsipan) Surat-surat yang telah selesai diproses lalu di arsipkan. Pengurusan surat-surat masuk (agenda) a) Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk yang terdiri dari kolom : tanggal diterima surat. dan mengurusi uang otorisasi (UUDP). Mencatat surat kedalam akan dikirim kedalam buku ekspedisi.tugas menerima. b. Memasukan surat yang akan dikirim kedalam sampul dan mempersiapkan surat tembusannya menurut cara pengarsipan. 3. f. Arsip adalah suatu barang-barang yang berharga yang mengandung nilai kegunaan sejarah. 1. nomor urut. proses pengajuan permintaanya samapi dengan proses pengambilan gaji. pokok surat atau keterangan. Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan. Yang dimaksud adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai. Pengurusan surat keluar (ekspedisi) Pengurusan surat keluar dilakukan dengan urutan : a. membagikan dan mempertanggungjawabkan. d. Penanganan arsip yang baik menjadi satu pertanda bahwa kantor atau lembaga itu pengelolaan usahanya baik. Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah untuk disetujui dan dimintakan tanda tangan. alamat surat. pengurusan penyimpanan surat(kearsipan) dan pengurusan surat-surat keluar.

Mengurus kebun dan tanaman-tanaman yang ada. termasuk juga halaman dan ruang-ruang lain. mengurus surat ke instansi lain atau orang tua siswa 5. Menjaga kebersihan ruangan. menyeleksi dan mendata kebutuhan. guru. Hubungan sekolah dengan masyarakat yang mencakup hubungan sekolah dengan sekolah lain. Cara-cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip dilakukan : a. Kegiatannya mencakup: 1. Di samping penataan inventaris. Hubungan sekolah dengan masyarakat internal yaitu meliputi unsur-unsur kepala sekolah. pegawai dan siswa. 2. Menyediakan minuman bagi pegawai dan tamu. c. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang sebenarnya sebagian besar berhubungan dengan inventarisasi. sekolah dengan 8 . halaman dan tempat-tempat lain yang masih termasuk wilayah sekolah. tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat atau sarana. h. Kegiatan ini kadang-kadang disatukan dengan kegiatan sarana menjadi kegiatan sarana dan prasarana. Menjaga keamanan khususnya pada waktu sedang tidak berlangsung kegiatan belajar mengajar di sekolah. 3. b. Kegiatan terakhir ini hampir seluruhnya dikerjakan oleh pesuruh. Mengedarkan surat edaran. Selain kegiatan yang telah disebutkan yang berhubungan dengan bidang garapan administrasi sekolah. g. warkat biasanya disimpan dalam adner agar bahanbahan yang terbuat dari kertas tidak mudah rusak. d.dilakukan dengan baik maka warkat yang sudah lama disimpan pun akan mudah ditemukan kembali. pengumuman sekolah. para pekerja atau Kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat Dalam Manajemen hubungan sekolah dengan masyarakat ) kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat (publisitas sekolah) itu dapat dibedakan menjadi 2 yaitu internal dan eksternal. 4. masih ada satu kegiatan lain yaitu kegiatan yang menunjang pengaturan tata ruang kantor. Sedangkan hubungan sekolah dengan masyarakat internal itu mengutamakan hubungan sekolah dengan orang tua siswa (dewan sekolah) dan masyarakat pada umumnya. Menurut tanggal masuknya surat Manurut pokok surat Menurut daerah asal surat Menurut abjad nama pengirim surat Untuk lebih mudah.

surat edaran. Menurut derajat atau tingkat kesepakatan penyelesaian atau penyempaian surat dinas. 4. tidak memerlukan tindak lanjut. memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama. naskah . nota dinas. dan hubungannya pada umumnya merupakan hubungan kerjasama yang mendatangkan perbaikan serta kemajuan semua pihak. dapat membahayakan keamanan negara. Memberi pengertian pada masyarakat tentang fungsi sekolah melalui berbagai teknik komunikasi. 9 . atau surat yang disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan. surat pengantar. maka surat dinas terdiri dari dua tingkat yaitu : sangat segera dan segera. b) Surat Penting ialah surat yang isinya mengandung kepentingan mengikat. memorandum (memo). Sangat rahasia dipakai untuk dokumen. Surat dan Kepengurusannya 1. martabat pejabat atau lembaga yang bersangkutan. Rahasia dipakai untuk dokumen. naskahm dan surat yang berhubungan dengn keamanan nefara.surat kawat. c) Surat biasa ialah surat yang informasinya tidak penting. a. swasta dan organisasi sosial. dan pengumunnan. Mengatur hubungan sekolah dengan orang tua siswa Memelihara hubungan baik dengan dewan sekolah Memelihara dan mengembangkan hubungan sekolah dengan lembagalembaga pemerintah. surat keputusan. yang aoabila disiarkan secara tidak sah dan jatuh ke tangan yang ridak berhak. surat undangan. Sangat degera atau kilat berarti surat tersebut harus secepat itu disaijkan atau dikirim kepada pejabat yang bersangkutan. Jenis-jenis surat Beberapa jenis surat yang sering beredar di dalam maupun antar instansi adalah: surat dinas. C. Menurut kurikulum 1975 (buku IIId hal 4) kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat meliputi : 1. sekolah dengan instansi lain dan sekolah dengan masyarakat pada umumnya. 2. Surat Dinas Beberapa hal yang perlu diketahui sehubungan dengan surat dinas adalah sebagai berikut : 1) Klasifikasi surat dilakukan menurut sifat dan derajat Menurut sifatnya surat dinas dapat dibedakan atas: a) Surat Rahasia :yaitu sangat rahasia dan rahasia. surat tugas.pemerintah setempat. 3. instruksi.

4. tahun Nomor surat Sifat surat Lampiran Hal Alamat b) Isi surat terdiri dari : Pendahuluan Isi pokok atau inti surat Penutup Kaki surat bagian terakhir dari surat terdiri dari : Nama jabatan pejabat penanda tanganan dan tanda tangannya Nama terang oenanda tangan dan di bawahnya tertulis NIP-nya Cap dinas Tembusan. 4.n. (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat telah mengusahakan kepada pejabat setingkat di bawahnya. 2. c) 1. 2) Susunan Surat Susunan surat dinas terdiri dari tiga bagian: a) Kepala surat terdiri dari : 1.1 : penerimaan siswa S. Ketentuan yang kini berlaku adalah sebagai berikut: Siswa (kode S) S. 3.n. d) Penggunaan singkatan “a.Segera berarti bahwa surat itu harus dikirim pada waktu itu pula kepada pejabat yang bersangkutan. 2. 2.” dan “u. 6. 3.3 : absensi dan teguran 10 .b. (untuk beliau) dipergunakan jika yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya dalam menyelesaikan masalah-masalah yang rutin tanggungjawabnya.” 1. 8. 7. a. e) Pemberian kode surat keluar Pemberian kode pada surat disesuaikan dalam masalah yang terkandung dalam isi surat. dibatasi hanya kepada pejabat atau instansi yang benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian masalah yang tercantum dalam surat tersebut.2 : mutasi siswa S. u. 3. Akan tetapi pada pertanggungjawabannya tetap di tangan yang memberi kuasa.b. 1. Nama instansi Lambang instansi Tanggal. bulan. 5. 2.

1 SR.1 SP.1 : pengangkatan pegawai P.1 : instruksi dan pengaturan mengenai penyelenggaraan sekolah p E.S.2 SP.2 SR. SP.2 : kenaikan pangkat / gaji P.3 : mutasi pegawai P.4 SR. U.3 : evaluasi belajar semesteran E.3 SR. P. Susunan nota dinas : 11 . E.2 : penggunaan keuangan U.3 : laporan pertanggungjawaban keuangan Dan sebagainya Personalia (kode P) P. b. Nota Dinas Nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan antara pejabat atau unit organisasidi lingkungan instansi (sifatnya intern) untuk meminta penjelasan dan keputusan.5 : gedung : perabot : mesin kantor : alat tulis kantor : alat kesenian Dan sebagainya Lain-lain (kode DP) Untuk surat-surat yang tidak tercakup dalam S.1 : permintaan/ penerimaan uang U.4 : jadwal pelajaran Dan sebagainya SPP (kode SP) SP.3 : penetapanSPP : pemungutan SPP : penyetoran SPP Dan sebagainya Sarana (kode SR) SR. SR nomor surat diberi kode DP.4 : guru tidak teta Dan sebagainya Teknik edukatif (kode E) E.4 : kegiatan ekstrakurikuler Dan sebagainya Keuangan (kode U) U.2 : evaluasi belajar tahap akhir E.

kepada. dan tembusan. 2) Isi nota dinas: pada dasarna sama dengan surat dinas tetapi lebih singkat dan jelas. dan lain-lainnya 2) Pelimpahan atau penyerahan wewenang tertentu kepada seorang pejabat 3) Penunjukan. pengesahan. badan. Memorandum Memorandum merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan instansi yang bersifat penyampaiannya tidak resmi (lugas). nomor. kaki memo. f. tahun. merupakan berita yang disampaikan atau diterima melalui radio atau telegrafi mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Adapun bentuknya dapat berupa surat bias atau formulir. tempat. Surat keputusan Surat keputusan merupakan suatu produk statuter yang memuat: 1) Pembentukan. dan acara yang telah ditentukan h. pengangkatan. dan lain-lainnya 4) Penempatan hal-hal yang bersifatumum atau prinsipil dalam rangka kebijaksanaan pokok. Formulir surat kawat sudah disediakan oleh PERUMTEL. hal. isi memo. 3) Kaki nota: terdiri dari : Nama jabatan pejabat yang mengirim nota. Surat kawat Surat kawat atau telegram. perubahan statuta. c. e. dari. Surat undangan Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu. Surat edaran Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat kebijaksanaan pokok. melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentagcar pelaksanaan sesuatu peraaturan atau perintah yang telah ada. nama teran. mutasi. panitia. Isi memorandum dapat ditulis tangan atau diketik. tim. Surat pengantar Surat pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu.1) Kepala nota dinas terdiri dari : Nama instansi . atau pembubaran suatu organisasi. tanggal. dan pemberhentian pejabat/pegawai pada suatu jabatan atau pangkat. Susunan memo : kepala memo. Susunan surat keputusan : a) Kepala surat keputusan b) Nomor c) Perihal (tentangkeputusan) d) Masa jabatan seorang pejabat yang berwenang mengeluarkan keputusan e) Konsideran 12 . bulan. pengaturan. d. g. disusul tanda tangannya. kata “NOTA DINAS”.

biasanya merupakan salinan surat keputusan) i. k. Pengurusan Surat Dalam penyusuna surat menyurat dikenal petugas penghimpun (penerima). pengolah. dan penata arsip. yang berisi : 1) Petunjuk-petunjuk secara teknis dan terperinci mengenai apa yang harus dilakukan dalam rang ka pelaksanaan suatu ketetapan. Surat tugas Surat tugas merupakan surat yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf/ bawahan dan memuat perunjuk apa yang harus dilakukan seseorang atau kelompok orang dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja. serta kesahan surat 5) Meneruskan kepada penyortir surat b) Penyortir surat bertugas: 1) Menerima surat masuk 2) Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok surat pribadi 3) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat 4) Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat biasa .f) Diktum g) Kaki surat keputusan h) Distribusi (memuat daftar alamat yang dituju. penyortir. a) Penerima surat bertugas: 1) Menerima surat 2) Menerima jumlah dan alamat surat 3) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi / lembar pengantar surat 4) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat. j. 5) Meneliti lampiran surat 6) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat 13 . 2) Petunjuk dan tuntunan mengenai pelaksanaan suatu ketetapan/ kebijaksanaan dalam rangka melaksanakan ketetapan/ kebijaksanaan tersebut. 2. pengarah. ataupun dalam pihak-pihak yangterlibat dalam isi atau perihal yang dicakup dalam pengumuman tersebut. pencatat. dan tidak boleh membuka surat jenis surat rahasia (tertetup) dan surat pribadi. Instruksi Instruksi merupakan suatu produk statuter yang berlandaskan atau bersumber pada peraturan yang lebih tinggi ata berdasarkan kebijaksanaan pimpinan. Pengumuman Pengumuman merupakan surat yangberisi pemberitahuan suatu hal yang ditujukan kepada karyawan atau masyarakat umum. kesesuaian isi surat.

menghitung. baik edukatif ataupun administrative. dan mencatat surat yang sudah diteliti 2) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat. untuk itu serahkan dengan menunjukkan siapa pengolah surat 2) Menyampaikan surat tersebut di atas kepada pengolah. meneliti surat yangtelah dilampiri lembaran pengantar atau kartu kendali.7) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau masih tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya c) Pencatat surat bertugas: 1) Menerima. Dalam pengembalian ini disertakan tindasan pengendalian surat dan lembarlembar pengantar surat. Daftar Hadir Pegawai Daftar hadir merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau kedisiplinan pegawai. sedang surat rahasia hanya lembar pengantarnya saja yang dikembalikan. Ketatausahaan Yang Lain Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surat-menyurat. membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi pada lembar disposisi yang telah tersedia 2) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padany. masih ada beberapa adminisitrasi yang diperlukan oleh sekolah . Data daftar hadir akan membantu objektivitas kepala sekolah dalam mengisi format BP3. Daftar hadir ini diletakan di meja kantor guru atau ruang kepala sekolah yang harus ditandatangani oleh pegawai apabila ia masuk kerja. antara lain : 1. dengan melalu petugas tata usaha sekolah 3) Menyimpan arsip kartu kendali 1 lembar e) Pengolah bertugas 1) Menerima surat. D. 2. lembar pengantar surat rahasia 3) Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah d) Pengarah bertugas : 1) Menerima. Buku Piket 14 . 2) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya 3) Mengirim kartu kendali lain pada pengolah sebagai bukti bahwa surat yang sudah diolah sudah disimpan di bagian arsip. f) Penata arsip bertugas : 1) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk sidimpan pada alamat berklas sesuai dengan sistem klasifikasi yang berlaku. Dengan demikian dapat diketahui dengan pasti kerajinan pegawai. kartu kendali.

f. Hal-hal yang harus dicatat dalam buku notulen rapat antara lain : a. Buku ini diisi oleh guru piket agar kejadian yang muncul tiap hari dapat diketahui oleh semua guru yang bekerja di sekolah itu dan terutama oleh kepala sekolah. risalah jalannya rapat keputusan rapat tanda tangan kepala sekolah dan notulis 15 . b. Buku Notulen Rapat Sekolah Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat diabaikan. 3. Hal yang dibicarakan dalam rapat serta keputusannya harus dituliskan dalam bentuk notulen rapat. alasannya kanapa) d. tanggal rapat waktu dan tempat diselenggarakannya rapat daftar hadir rapat (siapa yang diundang dan siapa yang hadir. hari. Pengisian buku notula rapat dapat dilakukan oleh guru yang ditunjuk kepala sekolah secara bergilir. c. e.Selain buku daftar hadir. perlu juga di sekolah disediakan buku piket. Data yang tertulis dalam buku piket merupakan bukti otik dari semua kejadian setiap harinya. siapa yang tidak hadir.

e. h. mengelola. Kesimpulan Tata laksana yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima). f. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurukulum Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa Kegiatan yang menyangkut manajemen personil Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah Kegiatan yang menunjang penataan keuangan Kegiatan yang mengenai pekerjaan surat-menyurat Kegiatan yang menunjang manajemen sarana Kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat. 16 . Bagian ketatausahaan sekolah yang dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. b. Saran Sebagai calon pendidik tentulah kita harus mengetahui tentang manajemen pendidikan. Walaupun untuk tata laksana pendidikan di sekolah sudah ada yang menengani namun alangkah lebih baiknya kita tetap mempelajari agar nantinya tidak terjadi kesenjangan antara kegiatan belajar dengan urusan administratif. c. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya antar lain meliputi : a. g. Karena denagn begitu tentulah akan menunjang proses belajar mengajar disekolah.BAB III PENUTUP A. mencatat. mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. B. menggandakan. d.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful