BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Administrasi pendidikan mencakup semua kegiatan yang lazim disebut dengan penataan, pengaturan, dan pengelolaan pendidikan. Kegiatan manajemen pendidikan juga telah dilakukan sejak proses pendidikan informal mulai dibentuk menjadi nonformal atau formal. Selanjutnya manajemen pendidikan mencakup banyak kegiatan yang diklasifikasikan sesuai dengan bagiannya dan satu diantaranya adalah mengenai tata laksana pendidikan. Tata laksana pendidikan sering disebut dengan administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Maka dari itu tata laksana bukan hanya meliputi surat-menyurat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi berwujud warkat. Kegiatan yang termasuk didalam tata laksana pendidikan sangat komplek. Dan diantara komponen didalamnya memiliki hubungan saling keterkaitan. Kegiatan dalam tata laksana pendidikan tersebut antara lain meliputi kegiatan yang menyangkut administrasi kurikulum, kegiatan yang menyangkut admintrasi murid, kegiatan yang menyangkut administrasi personil, kegiatan yang menyangkut penataan inventaris sekolah, pekerjaan surat-menyurat, kegiatan yang menunjang penataan keuangan, kegiatan yang menunjang administrasi sarana dan kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat. Dalam pendidikan juga dibutuhkan sebuah hubungan antara sekolah sebagai lembaga pendidikan dengan masyarakat baik secara intern maupun ekstern. Sekolah sebagai wadah penanamn nilai tak mungkin bisa lepas dari peran masyarakat. Masyarakat sebagai mediator dalam memperoleh inaformasi resmi dari instansi yang dibutuhkan oleh sekolah. Jadi manajemen yang diatur oleh sekolah tentulah tidak terlepas dengan hubungannya dengan masyarakat sekitarnya. Dari pemaparan diatas maka penulis menyusun makalah ini dengan judul “Tata Laksana Pendidikan” agar nantinya makalah ini bermanfaat bagi pembacanya dan dapat menambah khasanah pengetahuan khususnya bagi seorang calon guru.

B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dari makalah ini adalah : 1. 2. 3. 4. Apakah yang diamksud dengan tata laksana pendidikan ? Apa saja jenis-jenis kegiatan dari urusan ketatausahaan? Bagaimana mengenai manajemen surat dan kepengurusannya dalam ketatausahaan? Bagaimana mengenai ketatausahaan lain yang diperlukan sekolah ?

1

1. 2 . 2.C. 4. 3. Untuk mengetahui pengertian dari tata laksana dalam pendidikan Untuk mengetahui jenis-jenis dari kegiatan ketatausahaan Untuk mengetahui tenteng surat dan kepengurusannya dalam ketatausahaan Untuk mengetahui tebtang ketatausahaan lain yang diperlukan sekolah. Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan makalah dengan judul tata laksana pendidikan ini antara lain adalah untuk .

Pada garis besarnya tata laksana sekolah meliputi lima hal. Sementar itu. yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima). Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat. proses dan pemanfaatanya. yaitu buku pelajaran dan perpustakan. Tata laksana pendidikan sering disebut dengan administrasi tata usaha. surat-menyurat. Keterangan adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan dan pengamatan. rencana-rencana. Keterangan yang perlu dipahami dalam tata laksana : 1. prasarana jalan. pencatatan atau pengurusan dan pertanggungjawaban. Warkat adalah catatn tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal untuk keperluan pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan. menggandakan. namun demikian untuk telaah dapat ditelusuri dari berbagai sisi. standarisasi spesifikasi. mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. pemakaian. surat-surat pesanan. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan atau informasi yang berwujud warkat. peralatan laboratorium beserta bahan praktiknya dan peralatan pendidikan di dalam kelas. sepeti rancangan halaman. yaitu dari segi jenis. secara makro seluruh lingkungan fisik dalam suatu satuan pendidikan yang dirancang untuk memberikan fasilitas dalam proses pendidikan. 3 . daftar harta benda. taman. mengelola. tempat parkir dan lain-lain. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarahdari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan. Pengertian Masalah tata laksana sekolah pada dasarnya cukup kompleks. secara mikro ada tiga komponen sarana pendidikan yang secara langsung mempengaruhi kualitas hasil pembelajaran. 2. Dari segi jenisnya. penggandaan atau pengadaan distribusi. laporan-laporan dan semua jenis-jenis nota yang tertulis atau tercetak. penyusunan naskah. proses pengadaan. sampai pada penempatan dalam sekolah yang berkaitan dengan dukungan prasarana yang diperlukan. pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. tata letak gedung. mencatat. persoalan tata laksana sekolah berangkat dari desain. Apabila dilihat dari prosesnya. yaitu penentuan kebutuhan. surat-surat perjanjian.BAB II PEMBAHASAN A.

Arsip atau berkas adalah lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai kegunaan sejarah. 6. Menyimpan yaitu kegiatan manaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. kantor pendidikan. hukum dan pertanggungjawaban organisasi. Kelompok tugas yang demikian ada yang terorganisasi dalam stu unit atau satuan kerja (misalnya again tat usaha pada sekolah. Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktifitas menghimpun. mengelola. c. 7. Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterangan tersebut adalah sebagai berikut : 4 . Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai. 5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain. Mencatat yaitu meliputi kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca. dikirim atau disimpan.3. Penerima adalah seseorang atau lebih petugas yang merupakan satu unsur kegiatan ketatausahaan mengenai penerimaan surat-surat. Kait atau baris adalah jarak dari alinea atau kalimat di atas dengan alinea atau kalimat dibawahnya. Margin adalah garis tepi tegak. mencatat. mengirim. fakultas) atau tidak (masih merupakan kelompok kerja) 4. Manggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. f. a. 8. menggandakan. e. Satuan kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang terdiri dari seorang atau lebih petugas yang telah mendapatkan tugas tertentu di bidang ketatausahaan. dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. d. b. Kartu kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. Menghimpun yaitu suatu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan apabila diperlukan. Menurut The Liang Gie (2000:50).

mengirim dan menyimpan. Aktivitas : menghimpun. warkat lain. Material lembaran. menyampuli. menggandakan. c. d. Peranan a. Bagian ketatausahaan sekolah yang dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Ciri-ciri : a. mambagibagi. 7. Sasaran kegiatan : keterangan-keterangan yang berupa warkat. Mesin kantor dan perabot kantor serta perlengkapan lain. mendikte. penyusunan jadwal . Menyediakan keterangan untuk pimpinan. mencatat. menyalin. surat-surat. menghitung. Kerja yang nampak di kantor : mengetik. d. Dalam bagian ini akan disajikan kegiatan tatausaha khususnya yang dilakukan oleh tenaga administratif. Kegiatannya meliputi . menelfon. Jenis-Jenis Kegiatan Dalam Urusan Ketatausahaan Pekerjaan ketatausahaan bukan monopoli petugas administrasi saja. b. berkas mata dan pikiran. men cap. b. berketerangan dan sebagainya. 5 . Bersifat pelayanan Merembes kamana-mana Dilakukan oleh semua pihak Banyak memakai alat tulis. Hasil kerja : formulir. Membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi. c. tetapi juga pegawai edukatif. pembuatan kalender akademik dan sebagainya yang biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang atau beberapa guru. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah : a. Melancarkan perkembangan organisasi. benda-benda. mentensil. Material non lembaran. mengolah. memilah-milah. 6. melekatkan.1. 3. c. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurukulum Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan untuk memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan efisien. melubangi dst 4. buku. B. Peralatan a. Alat tulis dan non tulis. 2. 5. Mereka hanya mengerjakan penyususnannya tetapi pengerjaan penulisan ke papan besar diserahkan ke tata usaha. menandai. b.

Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiranlampiran yang dibuthkan untuk pengurusan kenaikan pangkat. 6. Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir) Mengisi buku induk dan buku klapor Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya Mengatur ruang kelas. 3. 5. 4. Membantu kepala sekolah dalam mebuat laporan statistik keadaan pegawai adukatif dan administratif. 2. mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya. Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa Pekerjaan tat usaha yang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain : 1. menyimpan. baik bersifat rutin maupun insidental. dipinjam. Menyiapkan. Mengerjakan tugas-tugas lain. dihibahkan. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi : 1. Bendahara negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat keputusan mempunyai 6 . pemeliharaan dan penyimpanannya. memberi label dan nomor inventaris. Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana. ruang laboraturium dan ruang kegiatan yang lain Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap tahun c. diberikan pada lembaga lain. 4. 6. disingkirkan. penggunaan hak cuti atau pensiun. Pencatatan masuknya barabg-barabg. 2. 3. Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai. Kegiatan yang menunjang penataan keuangan Bermacam-macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai negeri. d.b. yaitu mancatat keluar masuknya barang. atau perseorangan. Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain : 1. mengklasifikasikannya. 2. e. dan mengisi kartu pegawai. 5.

alamat surat. kode. Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah untuk disetujui dan dimintakan tanda tangan. membagikan dan mempertanggungjawabkan. b) Menyerahakan surat kepada alamat yang dituju c) Surat dibaca oleh yang dituju dan diberi disposisi d) Surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika memang dikehendaki demikian) e) f) Tata usaha melaksanakan disposisi Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian yang mengurus surat keluar g) Pengarsipan surat 2. Pengurusan surat keluar (ekspedisi) Pengurusan surat keluar dilakukan dengan urutan : a. e. Kegiatan kearsipan adalah menyimpan dan memelihara arsip tersebut dalam filing cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dab mudah dicari kembali apabila diperlukan. Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan. c. d. 3. pokok surat atau keterangan. Memasukan surat yang akan dikirim kedalam sampul dan mempersiapkan surat tembusannya menurut cara pengarsipan. Pengurusan surat-surat masuk (agenda) a) Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk yang terdiri dari kolom : tanggal diterima surat. f. Apabila pengarsipan 7 . b. Membubuhkan cap di sebelah kiri tanda tangan pimpinan. nomor surat. Yang dimaksud adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai. dan mengurusi uang otorisasi (UUDP). proses pengajuan permintaanya samapi dengan proses pengambilan gaji. Kegiatan yang mengenai pekerjaan surat-menyurat Kegiatan yang dilakukan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi : Pengurusan surat masuk. pengurusan penyimpanan surat(kearsipan) dan pengurusan surat-surat keluar. Mencatat surat kedalam akan dikirim kedalam buku ekspedisi. 1. Mengirimkan surat tersebut ke alamat Pengaturan penyimpanan surat (pengarsipan) Surat-surat yang telah selesai diproses lalu di arsipkan.tugas menerima. Penanganan arsip yang baik menjadi satu pertanda bahwa kantor atau lembaga itu pengelolaan usahanya baik. Arsip adalah suatu barang-barang yang berharga yang mengandung nilai kegunaan sejarah. nomor urut.

g. sekolah dengan 8 . termasuk juga halaman dan ruang-ruang lain. Menjaga keamanan khususnya pada waktu sedang tidak berlangsung kegiatan belajar mengajar di sekolah. para pekerja atau Kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat Dalam Manajemen hubungan sekolah dengan masyarakat ) kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat (publisitas sekolah) itu dapat dibedakan menjadi 2 yaitu internal dan eksternal. mengurus surat ke instansi lain atau orang tua siswa 5. warkat biasanya disimpan dalam adner agar bahanbahan yang terbuat dari kertas tidak mudah rusak. Kegiatan terakhir ini hampir seluruhnya dikerjakan oleh pesuruh. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang sebenarnya sebagian besar berhubungan dengan inventarisasi. Di samping penataan inventaris. tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat atau sarana. Mengedarkan surat edaran. Kegiatannya mencakup: 1. Menyediakan minuman bagi pegawai dan tamu. Kegiatan ini kadang-kadang disatukan dengan kegiatan sarana menjadi kegiatan sarana dan prasarana. 4. pengumuman sekolah. 3. masih ada satu kegiatan lain yaitu kegiatan yang menunjang pengaturan tata ruang kantor. menyeleksi dan mendata kebutuhan. Sedangkan hubungan sekolah dengan masyarakat internal itu mengutamakan hubungan sekolah dengan orang tua siswa (dewan sekolah) dan masyarakat pada umumnya. pegawai dan siswa.dilakukan dengan baik maka warkat yang sudah lama disimpan pun akan mudah ditemukan kembali. Mengurus kebun dan tanaman-tanaman yang ada. b. Menjaga kebersihan ruangan. Selain kegiatan yang telah disebutkan yang berhubungan dengan bidang garapan administrasi sekolah. Cara-cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip dilakukan : a. d. h. Menurut tanggal masuknya surat Manurut pokok surat Menurut daerah asal surat Menurut abjad nama pengirim surat Untuk lebih mudah. 2. Hubungan sekolah dengan masyarakat internal yaitu meliputi unsur-unsur kepala sekolah. Hubungan sekolah dengan masyarakat yang mencakup hubungan sekolah dengan sekolah lain. halaman dan tempat-tempat lain yang masih termasuk wilayah sekolah. c. guru.

Mengatur hubungan sekolah dengan orang tua siswa Memelihara hubungan baik dengan dewan sekolah Memelihara dan mengembangkan hubungan sekolah dengan lembagalembaga pemerintah. Surat dan Kepengurusannya 1. C. swasta dan organisasi sosial. tidak memerlukan tindak lanjut. 3. c) Surat biasa ialah surat yang informasinya tidak penting. surat edaran. surat pengantar. instruksi. yang aoabila disiarkan secara tidak sah dan jatuh ke tangan yang ridak berhak.pemerintah setempat. naskahm dan surat yang berhubungan dengn keamanan nefara. martabat pejabat atau lembaga yang bersangkutan. Jenis-jenis surat Beberapa jenis surat yang sering beredar di dalam maupun antar instansi adalah: surat dinas. 9 . dapat membahayakan keamanan negara. atau surat yang disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan. surat tugas. Sangat degera atau kilat berarti surat tersebut harus secepat itu disaijkan atau dikirim kepada pejabat yang bersangkutan. a. memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama. 4. sekolah dengan instansi lain dan sekolah dengan masyarakat pada umumnya. b) Surat Penting ialah surat yang isinya mengandung kepentingan mengikat. Rahasia dipakai untuk dokumen. nota dinas. 2. dan pengumunnan. naskah . surat undangan. Memberi pengertian pada masyarakat tentang fungsi sekolah melalui berbagai teknik komunikasi. Menurut derajat atau tingkat kesepakatan penyelesaian atau penyempaian surat dinas. maka surat dinas terdiri dari dua tingkat yaitu : sangat segera dan segera. Menurut kurikulum 1975 (buku IIId hal 4) kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat meliputi : 1.surat kawat. Surat Dinas Beberapa hal yang perlu diketahui sehubungan dengan surat dinas adalah sebagai berikut : 1) Klasifikasi surat dilakukan menurut sifat dan derajat Menurut sifatnya surat dinas dapat dibedakan atas: a) Surat Rahasia :yaitu sangat rahasia dan rahasia. Sangat rahasia dipakai untuk dokumen. surat keputusan. dan hubungannya pada umumnya merupakan hubungan kerjasama yang mendatangkan perbaikan serta kemajuan semua pihak. memorandum (memo).

d) Penggunaan singkatan “a. dibatasi hanya kepada pejabat atau instansi yang benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian masalah yang tercantum dalam surat tersebut. c) 1. 4.1 : penerimaan siswa S. 2.n. Ketentuan yang kini berlaku adalah sebagai berikut: Siswa (kode S) S. 3. 2.b. 4. 8. 3. 6. (untuk beliau) dipergunakan jika yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya dalam menyelesaikan masalah-masalah yang rutin tanggungjawabnya. 3. tahun Nomor surat Sifat surat Lampiran Hal Alamat b) Isi surat terdiri dari : Pendahuluan Isi pokok atau inti surat Penutup Kaki surat bagian terakhir dari surat terdiri dari : Nama jabatan pejabat penanda tanganan dan tanda tangannya Nama terang oenanda tangan dan di bawahnya tertulis NIP-nya Cap dinas Tembusan. e) Pemberian kode surat keluar Pemberian kode pada surat disesuaikan dalam masalah yang terkandung dalam isi surat. u. 2.” dan “u.n. 2.2 : mutasi siswa S.” 1. bulan. 7. 5.3 : absensi dan teguran 10 . 2) Susunan Surat Susunan surat dinas terdiri dari tiga bagian: a) Kepala surat terdiri dari : 1. 1.Segera berarti bahwa surat itu harus dikirim pada waktu itu pula kepada pejabat yang bersangkutan.b. Nama instansi Lambang instansi Tanggal. (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat telah mengusahakan kepada pejabat setingkat di bawahnya. a. Akan tetapi pada pertanggungjawabannya tetap di tangan yang memberi kuasa.

2 SP.5 : gedung : perabot : mesin kantor : alat tulis kantor : alat kesenian Dan sebagainya Lain-lain (kode DP) Untuk surat-surat yang tidak tercakup dalam S.3 : penetapanSPP : pemungutan SPP : penyetoran SPP Dan sebagainya Sarana (kode SR) SR. U.4 : guru tidak teta Dan sebagainya Teknik edukatif (kode E) E.1 : instruksi dan pengaturan mengenai penyelenggaraan sekolah p E.4 : jadwal pelajaran Dan sebagainya SPP (kode SP) SP.2 : kenaikan pangkat / gaji P.2 : evaluasi belajar tahap akhir E.S. E.1 : pengangkatan pegawai P. Nota Dinas Nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan antara pejabat atau unit organisasidi lingkungan instansi (sifatnya intern) untuk meminta penjelasan dan keputusan.1 : permintaan/ penerimaan uang U. b. SP.4 : kegiatan ekstrakurikuler Dan sebagainya Keuangan (kode U) U.3 SR. Susunan nota dinas : 11 .3 : mutasi pegawai P. SR nomor surat diberi kode DP.4 SR.1 SR. P.1 SP.2 : penggunaan keuangan U.2 SR.3 : laporan pertanggungjawaban keuangan Dan sebagainya Personalia (kode P) P.3 : evaluasi belajar semesteran E.

dan lain-lainnya 2) Pelimpahan atau penyerahan wewenang tertentu kepada seorang pejabat 3) Penunjukan. pengaturan. bulan.1) Kepala nota dinas terdiri dari : Nama instansi . dari. tim. pengesahan. dan acara yang telah ditentukan h. g. atau pembubaran suatu organisasi. tahun. Surat kawat Surat kawat atau telegram. merupakan berita yang disampaikan atau diterima melalui radio atau telegrafi mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Susunan surat keputusan : a) Kepala surat keputusan b) Nomor c) Perihal (tentangkeputusan) d) Masa jabatan seorang pejabat yang berwenang mengeluarkan keputusan e) Konsideran 12 . panitia. Susunan memo : kepala memo. 3) Kaki nota: terdiri dari : Nama jabatan pejabat yang mengirim nota. tanggal. kepada. isi memo. f. disusul tanda tangannya. 2) Isi nota dinas: pada dasarna sama dengan surat dinas tetapi lebih singkat dan jelas. Surat keputusan Surat keputusan merupakan suatu produk statuter yang memuat: 1) Pembentukan. hal. Adapun bentuknya dapat berupa surat bias atau formulir. e. Formulir surat kawat sudah disediakan oleh PERUMTEL. mutasi. melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentagcar pelaksanaan sesuatu peraaturan atau perintah yang telah ada. tempat. kaki memo. kata “NOTA DINAS”. dan tembusan. nomor. Isi memorandum dapat ditulis tangan atau diketik. Surat pengantar Surat pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu. Surat undangan Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu. Surat edaran Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat kebijaksanaan pokok. nama teran. dan pemberhentian pejabat/pegawai pada suatu jabatan atau pangkat. perubahan statuta. badan. pengangkatan. c. dan lain-lainnya 4) Penempatan hal-hal yang bersifatumum atau prinsipil dalam rangka kebijaksanaan pokok. d. Memorandum Memorandum merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan instansi yang bersifat penyampaiannya tidak resmi (lugas).

k. dan penata arsip. Pengurusan Surat Dalam penyusuna surat menyurat dikenal petugas penghimpun (penerima). ataupun dalam pihak-pihak yangterlibat dalam isi atau perihal yang dicakup dalam pengumuman tersebut.f) Diktum g) Kaki surat keputusan h) Distribusi (memuat daftar alamat yang dituju. dan tidak boleh membuka surat jenis surat rahasia (tertetup) dan surat pribadi. 2) Petunjuk dan tuntunan mengenai pelaksanaan suatu ketetapan/ kebijaksanaan dalam rangka melaksanakan ketetapan/ kebijaksanaan tersebut. pengolah. j. Instruksi Instruksi merupakan suatu produk statuter yang berlandaskan atau bersumber pada peraturan yang lebih tinggi ata berdasarkan kebijaksanaan pimpinan. 2. yang berisi : 1) Petunjuk-petunjuk secara teknis dan terperinci mengenai apa yang harus dilakukan dalam rang ka pelaksanaan suatu ketetapan. Pengumuman Pengumuman merupakan surat yangberisi pemberitahuan suatu hal yang ditujukan kepada karyawan atau masyarakat umum. pencatat. pengarah. Surat tugas Surat tugas merupakan surat yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf/ bawahan dan memuat perunjuk apa yang harus dilakukan seseorang atau kelompok orang dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja. biasanya merupakan salinan surat keputusan) i. kesesuaian isi surat. 5) Meneliti lampiran surat 6) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat 13 . serta kesahan surat 5) Meneruskan kepada penyortir surat b) Penyortir surat bertugas: 1) Menerima surat masuk 2) Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok surat pribadi 3) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat 4) Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat biasa . penyortir. a) Penerima surat bertugas: 1) Menerima surat 2) Menerima jumlah dan alamat surat 3) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi / lembar pengantar surat 4) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat.

untuk itu serahkan dengan menunjukkan siapa pengolah surat 2) Menyampaikan surat tersebut di atas kepada pengolah. 2. masih ada beberapa adminisitrasi yang diperlukan oleh sekolah . dengan melalu petugas tata usaha sekolah 3) Menyimpan arsip kartu kendali 1 lembar e) Pengolah bertugas 1) Menerima surat. Buku Piket 14 . kartu kendali. menghitung. sedang surat rahasia hanya lembar pengantarnya saja yang dikembalikan. meneliti surat yangtelah dilampiri lembaran pengantar atau kartu kendali. f) Penata arsip bertugas : 1) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk sidimpan pada alamat berklas sesuai dengan sistem klasifikasi yang berlaku. Daftar hadir ini diletakan di meja kantor guru atau ruang kepala sekolah yang harus ditandatangani oleh pegawai apabila ia masuk kerja. Data daftar hadir akan membantu objektivitas kepala sekolah dalam mengisi format BP3. Dengan demikian dapat diketahui dengan pasti kerajinan pegawai. D. Ketatausahaan Yang Lain Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surat-menyurat. membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi pada lembar disposisi yang telah tersedia 2) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padany. Dalam pengembalian ini disertakan tindasan pengendalian surat dan lembarlembar pengantar surat. Daftar Hadir Pegawai Daftar hadir merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau kedisiplinan pegawai. dan mencatat surat yang sudah diteliti 2) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat. antara lain : 1.7) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau masih tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya c) Pencatat surat bertugas: 1) Menerima. lembar pengantar surat rahasia 3) Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah d) Pengarah bertugas : 1) Menerima. baik edukatif ataupun administrative. 2) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya 3) Mengirim kartu kendali lain pada pengolah sebagai bukti bahwa surat yang sudah diolah sudah disimpan di bagian arsip.

Buku ini diisi oleh guru piket agar kejadian yang muncul tiap hari dapat diketahui oleh semua guru yang bekerja di sekolah itu dan terutama oleh kepala sekolah. Buku Notulen Rapat Sekolah Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat diabaikan. risalah jalannya rapat keputusan rapat tanda tangan kepala sekolah dan notulis 15 . c. siapa yang tidak hadir. 3. Hal yang dibicarakan dalam rapat serta keputusannya harus dituliskan dalam bentuk notulen rapat. f.Selain buku daftar hadir. Pengisian buku notula rapat dapat dilakukan oleh guru yang ditunjuk kepala sekolah secara bergilir. Hal-hal yang harus dicatat dalam buku notulen rapat antara lain : a. tanggal rapat waktu dan tempat diselenggarakannya rapat daftar hadir rapat (siapa yang diundang dan siapa yang hadir. hari. Data yang tertulis dalam buku piket merupakan bukti otik dari semua kejadian setiap harinya. b. alasannya kanapa) d. e. perlu juga di sekolah disediakan buku piket.

mencatat. Walaupun untuk tata laksana pendidikan di sekolah sudah ada yang menengani namun alangkah lebih baiknya kita tetap mempelajari agar nantinya tidak terjadi kesenjangan antara kegiatan belajar dengan urusan administratif. mengelola. d. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya antar lain meliputi : a. g. Kesimpulan Tata laksana yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima). 16 . Saran Sebagai calon pendidik tentulah kita harus mengetahui tentang manajemen pendidikan. c. f. e. B. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurukulum Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa Kegiatan yang menyangkut manajemen personil Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah Kegiatan yang menunjang penataan keuangan Kegiatan yang mengenai pekerjaan surat-menyurat Kegiatan yang menunjang manajemen sarana Kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat. mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.BAB III PENUTUP A. menggandakan. Karena denagn begitu tentulah akan menunjang proses belajar mengajar disekolah. Bagian ketatausahaan sekolah yang dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. h. b.