BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Administrasi pendidikan mencakup semua kegiatan yang lazim disebut dengan penataan, pengaturan, dan pengelolaan pendidikan. Kegiatan manajemen pendidikan juga telah dilakukan sejak proses pendidikan informal mulai dibentuk menjadi nonformal atau formal. Selanjutnya manajemen pendidikan mencakup banyak kegiatan yang diklasifikasikan sesuai dengan bagiannya dan satu diantaranya adalah mengenai tata laksana pendidikan. Tata laksana pendidikan sering disebut dengan administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Maka dari itu tata laksana bukan hanya meliputi surat-menyurat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi berwujud warkat. Kegiatan yang termasuk didalam tata laksana pendidikan sangat komplek. Dan diantara komponen didalamnya memiliki hubungan saling keterkaitan. Kegiatan dalam tata laksana pendidikan tersebut antara lain meliputi kegiatan yang menyangkut administrasi kurikulum, kegiatan yang menyangkut admintrasi murid, kegiatan yang menyangkut administrasi personil, kegiatan yang menyangkut penataan inventaris sekolah, pekerjaan surat-menyurat, kegiatan yang menunjang penataan keuangan, kegiatan yang menunjang administrasi sarana dan kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat. Dalam pendidikan juga dibutuhkan sebuah hubungan antara sekolah sebagai lembaga pendidikan dengan masyarakat baik secara intern maupun ekstern. Sekolah sebagai wadah penanamn nilai tak mungkin bisa lepas dari peran masyarakat. Masyarakat sebagai mediator dalam memperoleh inaformasi resmi dari instansi yang dibutuhkan oleh sekolah. Jadi manajemen yang diatur oleh sekolah tentulah tidak terlepas dengan hubungannya dengan masyarakat sekitarnya. Dari pemaparan diatas maka penulis menyusun makalah ini dengan judul “Tata Laksana Pendidikan” agar nantinya makalah ini bermanfaat bagi pembacanya dan dapat menambah khasanah pengetahuan khususnya bagi seorang calon guru.

B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dari makalah ini adalah : 1. 2. 3. 4. Apakah yang diamksud dengan tata laksana pendidikan ? Apa saja jenis-jenis kegiatan dari urusan ketatausahaan? Bagaimana mengenai manajemen surat dan kepengurusannya dalam ketatausahaan? Bagaimana mengenai ketatausahaan lain yang diperlukan sekolah ?

1

Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan makalah dengan judul tata laksana pendidikan ini antara lain adalah untuk . 2 .C. 4. 3. Untuk mengetahui pengertian dari tata laksana dalam pendidikan Untuk mengetahui jenis-jenis dari kegiatan ketatausahaan Untuk mengetahui tenteng surat dan kepengurusannya dalam ketatausahaan Untuk mengetahui tebtang ketatausahaan lain yang diperlukan sekolah. 2. 1.

Tata laksana pendidikan sering disebut dengan administrasi tata usaha. mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Keterangan yang perlu dipahami dalam tata laksana : 1. 3 . pencatatan atau pengurusan dan pertanggungjawaban. tata letak gedung. sampai pada penempatan dalam sekolah yang berkaitan dengan dukungan prasarana yang diperlukan. yaitu buku pelajaran dan perpustakan. penyusunan naskah. Warkat adalah catatn tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal untuk keperluan pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan. Apabila dilihat dari prosesnya. persoalan tata laksana sekolah berangkat dari desain. proses dan pemanfaatanya. penggandaan atau pengadaan distribusi. pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. prasarana jalan. sepeti rancangan halaman. peralatan laboratorium beserta bahan praktiknya dan peralatan pendidikan di dalam kelas. 2. daftar harta benda.BAB II PEMBAHASAN A. mencatat. Sementar itu. surat-surat perjanjian. surat-surat pesanan. Pengertian Masalah tata laksana sekolah pada dasarnya cukup kompleks. pemakaian. rencana-rencana. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarahdari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan. proses pengadaan. yaitu dari segi jenis. standarisasi spesifikasi. taman. Dari segi jenisnya. laporan-laporan dan semua jenis-jenis nota yang tertulis atau tercetak. mengelola. tempat parkir dan lain-lain. secara mikro ada tiga komponen sarana pendidikan yang secara langsung mempengaruhi kualitas hasil pembelajaran. Keterangan adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan dan pengamatan. menggandakan. namun demikian untuk telaah dapat ditelusuri dari berbagai sisi. Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan atau informasi yang berwujud warkat. surat-menyurat. Pada garis besarnya tata laksana sekolah meliputi lima hal. secara makro seluruh lingkungan fisik dalam suatu satuan pendidikan yang dirancang untuk memberikan fasilitas dalam proses pendidikan. yaitu penentuan kebutuhan. yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima).

d. Kartu kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. Mencatat yaitu meliputi kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca. Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterangan tersebut adalah sebagai berikut : 4 . Menyimpan yaitu kegiatan manaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.3. Manggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. menggandakan. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain. 5. Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktifitas menghimpun. Menghimpun yaitu suatu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan apabila diperlukan. fakultas) atau tidak (masih merupakan kelompok kerja) 4. 7. dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. b. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai. a. hukum dan pertanggungjawaban organisasi. Margin adalah garis tepi tegak. Penerima adalah seseorang atau lebih petugas yang merupakan satu unsur kegiatan ketatausahaan mengenai penerimaan surat-surat. Kelompok tugas yang demikian ada yang terorganisasi dalam stu unit atau satuan kerja (misalnya again tat usaha pada sekolah. e. mengirim. 8. kantor pendidikan. Menurut The Liang Gie (2000:50). mencatat. Arsip atau berkas adalah lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai kegunaan sejarah. Satuan kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang terdiri dari seorang atau lebih petugas yang telah mendapatkan tugas tertentu di bidang ketatausahaan. Kait atau baris adalah jarak dari alinea atau kalimat di atas dengan alinea atau kalimat dibawahnya. 6. f. dikirim atau disimpan. mengelola. c.

Material non lembaran. Kegiatannya meliputi . Melancarkan perkembangan organisasi. Sasaran kegiatan : keterangan-keterangan yang berupa warkat. 6. B. Bagian ketatausahaan sekolah yang dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Peralatan a. Kerja yang nampak di kantor : mengetik. b. Hasil kerja : formulir. mengolah. menyalin. surat-surat. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah : a. mendikte. menghitung. Membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi. b. benda-benda. Bersifat pelayanan Merembes kamana-mana Dilakukan oleh semua pihak Banyak memakai alat tulis. Dalam bagian ini akan disajikan kegiatan tatausaha khususnya yang dilakukan oleh tenaga administratif. warkat lain. Jenis-Jenis Kegiatan Dalam Urusan Ketatausahaan Pekerjaan ketatausahaan bukan monopoli petugas administrasi saja. men cap. 7. Peranan a. memilah-milah. c. melubangi dst 4. 5. 5 . mencatat. berkas mata dan pikiran. menyampuli. d. penyusunan jadwal . tetapi juga pegawai edukatif. b. Ciri-ciri : a. 2. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurukulum Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan untuk memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan efisien. Menyediakan keterangan untuk pimpinan. mentensil. d. menandai. menelfon. Material lembaran. Mesin kantor dan perabot kantor serta perlengkapan lain. 3. Mereka hanya mengerjakan penyususnannya tetapi pengerjaan penulisan ke papan besar diserahkan ke tata usaha. mambagibagi. melekatkan.1. berketerangan dan sebagainya. c. menggandakan. Aktivitas : menghimpun. buku. pembuatan kalender akademik dan sebagainya yang biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang atau beberapa guru. c. Alat tulis dan non tulis. mengirim dan menyimpan.

Bendahara negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat keputusan mempunyai 6 . 4. pemeliharaan dan penyimpanannya. e. 6. penggunaan hak cuti atau pensiun. dihibahkan. Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir) Mengisi buku induk dan buku klapor Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya Mengatur ruang kelas. 2. disingkirkan. 5. menyimpan. mengklasifikasikannya. Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai negeri. baik bersifat rutin maupun insidental. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi : 1. 3. Pencatatan masuknya barabg-barabg. Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiranlampiran yang dibuthkan untuk pengurusan kenaikan pangkat. Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai. d. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain : 1. ruang laboraturium dan ruang kegiatan yang lain Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap tahun c. atau perseorangan. 3. Mengerjakan tugas-tugas lain. 2. yaitu mancatat keluar masuknya barang. Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa Pekerjaan tat usaha yang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain : 1. diberikan pada lembaga lain. 5. 2. Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana. 4. Menyiapkan. 6. Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan. memberi label dan nomor inventaris. Membantu kepala sekolah dalam mebuat laporan statistik keadaan pegawai adukatif dan administratif.b. mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya. dipinjam. Kegiatan yang menunjang penataan keuangan Bermacam-macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. dan mengisi kartu pegawai.

Apabila pengarsipan 7 . b) Menyerahakan surat kepada alamat yang dituju c) Surat dibaca oleh yang dituju dan diberi disposisi d) Surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika memang dikehendaki demikian) e) f) Tata usaha melaksanakan disposisi Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian yang mengurus surat keluar g) Pengarsipan surat 2. nomor surat. Yang dimaksud adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai. pokok surat atau keterangan. Mencatat surat kedalam akan dikirim kedalam buku ekspedisi. Kegiatan yang mengenai pekerjaan surat-menyurat Kegiatan yang dilakukan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi : Pengurusan surat masuk. alamat surat. Pengurusan surat keluar (ekspedisi) Pengurusan surat keluar dilakukan dengan urutan : a. d. Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan. c. f. pengurusan penyimpanan surat(kearsipan) dan pengurusan surat-surat keluar. nomor urut. 1. Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah untuk disetujui dan dimintakan tanda tangan. dan mengurusi uang otorisasi (UUDP). 3.tugas menerima. Pengurusan surat-surat masuk (agenda) a) Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk yang terdiri dari kolom : tanggal diterima surat. e. kode. Kegiatan kearsipan adalah menyimpan dan memelihara arsip tersebut dalam filing cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dab mudah dicari kembali apabila diperlukan. membagikan dan mempertanggungjawabkan. Arsip adalah suatu barang-barang yang berharga yang mengandung nilai kegunaan sejarah. Penanganan arsip yang baik menjadi satu pertanda bahwa kantor atau lembaga itu pengelolaan usahanya baik. Mengirimkan surat tersebut ke alamat Pengaturan penyimpanan surat (pengarsipan) Surat-surat yang telah selesai diproses lalu di arsipkan. Membubuhkan cap di sebelah kiri tanda tangan pimpinan. Memasukan surat yang akan dikirim kedalam sampul dan mempersiapkan surat tembusannya menurut cara pengarsipan. b. proses pengajuan permintaanya samapi dengan proses pengambilan gaji.

4. 3. termasuk juga halaman dan ruang-ruang lain. Hubungan sekolah dengan masyarakat internal yaitu meliputi unsur-unsur kepala sekolah. tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat atau sarana. Selain kegiatan yang telah disebutkan yang berhubungan dengan bidang garapan administrasi sekolah. Menjaga kebersihan ruangan. Menjaga keamanan khususnya pada waktu sedang tidak berlangsung kegiatan belajar mengajar di sekolah. para pekerja atau Kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat Dalam Manajemen hubungan sekolah dengan masyarakat ) kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat (publisitas sekolah) itu dapat dibedakan menjadi 2 yaitu internal dan eksternal. Mengedarkan surat edaran. warkat biasanya disimpan dalam adner agar bahanbahan yang terbuat dari kertas tidak mudah rusak. 2. Kegiatan terakhir ini hampir seluruhnya dikerjakan oleh pesuruh. guru. Sedangkan hubungan sekolah dengan masyarakat internal itu mengutamakan hubungan sekolah dengan orang tua siswa (dewan sekolah) dan masyarakat pada umumnya. sekolah dengan 8 . Kegiatan ini kadang-kadang disatukan dengan kegiatan sarana menjadi kegiatan sarana dan prasarana. mengurus surat ke instansi lain atau orang tua siswa 5. Menurut tanggal masuknya surat Manurut pokok surat Menurut daerah asal surat Menurut abjad nama pengirim surat Untuk lebih mudah. d. masih ada satu kegiatan lain yaitu kegiatan yang menunjang pengaturan tata ruang kantor. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang sebenarnya sebagian besar berhubungan dengan inventarisasi. Hubungan sekolah dengan masyarakat yang mencakup hubungan sekolah dengan sekolah lain. Di samping penataan inventaris.dilakukan dengan baik maka warkat yang sudah lama disimpan pun akan mudah ditemukan kembali. menyeleksi dan mendata kebutuhan. c. halaman dan tempat-tempat lain yang masih termasuk wilayah sekolah. Menyediakan minuman bagi pegawai dan tamu. Mengurus kebun dan tanaman-tanaman yang ada. Kegiatannya mencakup: 1. g. pengumuman sekolah. pegawai dan siswa. h. b. Cara-cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip dilakukan : a.

surat edaran. sekolah dengan instansi lain dan sekolah dengan masyarakat pada umumnya. memorandum (memo). Mengatur hubungan sekolah dengan orang tua siswa Memelihara hubungan baik dengan dewan sekolah Memelihara dan mengembangkan hubungan sekolah dengan lembagalembaga pemerintah. Menurut kurikulum 1975 (buku IIId hal 4) kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat meliputi : 1. dapat membahayakan keamanan negara. atau surat yang disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan. tidak memerlukan tindak lanjut. Jenis-jenis surat Beberapa jenis surat yang sering beredar di dalam maupun antar instansi adalah: surat dinas. Surat Dinas Beberapa hal yang perlu diketahui sehubungan dengan surat dinas adalah sebagai berikut : 1) Klasifikasi surat dilakukan menurut sifat dan derajat Menurut sifatnya surat dinas dapat dibedakan atas: a) Surat Rahasia :yaitu sangat rahasia dan rahasia. c) Surat biasa ialah surat yang informasinya tidak penting. Rahasia dipakai untuk dokumen. nota dinas. memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama.surat kawat. dan pengumunnan. 2. surat undangan. 9 . surat tugas.pemerintah setempat. surat keputusan. Menurut derajat atau tingkat kesepakatan penyelesaian atau penyempaian surat dinas. instruksi. dan hubungannya pada umumnya merupakan hubungan kerjasama yang mendatangkan perbaikan serta kemajuan semua pihak. naskahm dan surat yang berhubungan dengn keamanan nefara. C. b) Surat Penting ialah surat yang isinya mengandung kepentingan mengikat. swasta dan organisasi sosial. 3. martabat pejabat atau lembaga yang bersangkutan. Sangat rahasia dipakai untuk dokumen. surat pengantar. 4. a. naskah . maka surat dinas terdiri dari dua tingkat yaitu : sangat segera dan segera. Surat dan Kepengurusannya 1. Memberi pengertian pada masyarakat tentang fungsi sekolah melalui berbagai teknik komunikasi. Sangat degera atau kilat berarti surat tersebut harus secepat itu disaijkan atau dikirim kepada pejabat yang bersangkutan. yang aoabila disiarkan secara tidak sah dan jatuh ke tangan yang ridak berhak.

n. 3. Nama instansi Lambang instansi Tanggal. a. u. Ketentuan yang kini berlaku adalah sebagai berikut: Siswa (kode S) S. 2.b.2 : mutasi siswa S.1 : penerimaan siswa S. 6. (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat telah mengusahakan kepada pejabat setingkat di bawahnya. 8. d) Penggunaan singkatan “a. (untuk beliau) dipergunakan jika yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya dalam menyelesaikan masalah-masalah yang rutin tanggungjawabnya. 2. dibatasi hanya kepada pejabat atau instansi yang benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian masalah yang tercantum dalam surat tersebut. 3.n.3 : absensi dan teguran 10 . bulan.Segera berarti bahwa surat itu harus dikirim pada waktu itu pula kepada pejabat yang bersangkutan. Akan tetapi pada pertanggungjawabannya tetap di tangan yang memberi kuasa.b.” dan “u. 5. 2. 2) Susunan Surat Susunan surat dinas terdiri dari tiga bagian: a) Kepala surat terdiri dari : 1. 4. 4. 3. 1. c) 1. 7. e) Pemberian kode surat keluar Pemberian kode pada surat disesuaikan dalam masalah yang terkandung dalam isi surat. tahun Nomor surat Sifat surat Lampiran Hal Alamat b) Isi surat terdiri dari : Pendahuluan Isi pokok atau inti surat Penutup Kaki surat bagian terakhir dari surat terdiri dari : Nama jabatan pejabat penanda tanganan dan tanda tangannya Nama terang oenanda tangan dan di bawahnya tertulis NIP-nya Cap dinas Tembusan. 2.” 1.

4 : guru tidak teta Dan sebagainya Teknik edukatif (kode E) E.1 SP.4 : jadwal pelajaran Dan sebagainya SPP (kode SP) SP.2 : evaluasi belajar tahap akhir E.3 : penetapanSPP : pemungutan SPP : penyetoran SPP Dan sebagainya Sarana (kode SR) SR.4 : kegiatan ekstrakurikuler Dan sebagainya Keuangan (kode U) U.1 : pengangkatan pegawai P.2 : kenaikan pangkat / gaji P.2 : penggunaan keuangan U.2 SR. P. SP.5 : gedung : perabot : mesin kantor : alat tulis kantor : alat kesenian Dan sebagainya Lain-lain (kode DP) Untuk surat-surat yang tidak tercakup dalam S. SR nomor surat diberi kode DP.1 SR. b. E.3 : laporan pertanggungjawaban keuangan Dan sebagainya Personalia (kode P) P.3 : mutasi pegawai P.S.1 : instruksi dan pengaturan mengenai penyelenggaraan sekolah p E.4 SR.3 : evaluasi belajar semesteran E. Susunan nota dinas : 11 . Nota Dinas Nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan antara pejabat atau unit organisasidi lingkungan instansi (sifatnya intern) untuk meminta penjelasan dan keputusan.3 SR. U.2 SP.1 : permintaan/ penerimaan uang U.

bulan. kata “NOTA DINAS”. Susunan surat keputusan : a) Kepala surat keputusan b) Nomor c) Perihal (tentangkeputusan) d) Masa jabatan seorang pejabat yang berwenang mengeluarkan keputusan e) Konsideran 12 . Surat edaran Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat kebijaksanaan pokok. dan lain-lainnya 2) Pelimpahan atau penyerahan wewenang tertentu kepada seorang pejabat 3) Penunjukan. atau pembubaran suatu organisasi. tanggal. tim. Isi memorandum dapat ditulis tangan atau diketik. nama teran. Surat pengantar Surat pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu. e. 3) Kaki nota: terdiri dari : Nama jabatan pejabat yang mengirim nota. nomor. kaki memo. dan pemberhentian pejabat/pegawai pada suatu jabatan atau pangkat. Susunan memo : kepala memo. badan. Formulir surat kawat sudah disediakan oleh PERUMTEL. pengesahan. disusul tanda tangannya. Surat kawat Surat kawat atau telegram. mutasi. kepada. merupakan berita yang disampaikan atau diterima melalui radio atau telegrafi mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. d. tahun. g. dan lain-lainnya 4) Penempatan hal-hal yang bersifatumum atau prinsipil dalam rangka kebijaksanaan pokok. f. c. Memorandum Memorandum merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan instansi yang bersifat penyampaiannya tidak resmi (lugas). tempat. dan acara yang telah ditentukan h. perubahan statuta. panitia. pengaturan. Surat undangan Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu. Adapun bentuknya dapat berupa surat bias atau formulir. dari. isi memo. melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentagcar pelaksanaan sesuatu peraaturan atau perintah yang telah ada. 2) Isi nota dinas: pada dasarna sama dengan surat dinas tetapi lebih singkat dan jelas. Surat keputusan Surat keputusan merupakan suatu produk statuter yang memuat: 1) Pembentukan. pengangkatan. hal. dan tembusan.1) Kepala nota dinas terdiri dari : Nama instansi .

ataupun dalam pihak-pihak yangterlibat dalam isi atau perihal yang dicakup dalam pengumuman tersebut. dan penata arsip. j.f) Diktum g) Kaki surat keputusan h) Distribusi (memuat daftar alamat yang dituju. serta kesahan surat 5) Meneruskan kepada penyortir surat b) Penyortir surat bertugas: 1) Menerima surat masuk 2) Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok surat pribadi 3) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat 4) Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat biasa . penyortir. Surat tugas Surat tugas merupakan surat yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf/ bawahan dan memuat perunjuk apa yang harus dilakukan seseorang atau kelompok orang dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja. pencatat. biasanya merupakan salinan surat keputusan) i. a) Penerima surat bertugas: 1) Menerima surat 2) Menerima jumlah dan alamat surat 3) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi / lembar pengantar surat 4) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat. k. yang berisi : 1) Petunjuk-petunjuk secara teknis dan terperinci mengenai apa yang harus dilakukan dalam rang ka pelaksanaan suatu ketetapan. 2. kesesuaian isi surat. 2) Petunjuk dan tuntunan mengenai pelaksanaan suatu ketetapan/ kebijaksanaan dalam rangka melaksanakan ketetapan/ kebijaksanaan tersebut. Pengurusan Surat Dalam penyusuna surat menyurat dikenal petugas penghimpun (penerima). pengarah. Instruksi Instruksi merupakan suatu produk statuter yang berlandaskan atau bersumber pada peraturan yang lebih tinggi ata berdasarkan kebijaksanaan pimpinan. 5) Meneliti lampiran surat 6) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat 13 . Pengumuman Pengumuman merupakan surat yangberisi pemberitahuan suatu hal yang ditujukan kepada karyawan atau masyarakat umum. pengolah. dan tidak boleh membuka surat jenis surat rahasia (tertetup) dan surat pribadi.

masih ada beberapa adminisitrasi yang diperlukan oleh sekolah . f) Penata arsip bertugas : 1) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk sidimpan pada alamat berklas sesuai dengan sistem klasifikasi yang berlaku. antara lain : 1. Daftar hadir ini diletakan di meja kantor guru atau ruang kepala sekolah yang harus ditandatangani oleh pegawai apabila ia masuk kerja. Buku Piket 14 . Ketatausahaan Yang Lain Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surat-menyurat. Data daftar hadir akan membantu objektivitas kepala sekolah dalam mengisi format BP3. meneliti surat yangtelah dilampiri lembaran pengantar atau kartu kendali. 2) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya 3) Mengirim kartu kendali lain pada pengolah sebagai bukti bahwa surat yang sudah diolah sudah disimpan di bagian arsip. Dengan demikian dapat diketahui dengan pasti kerajinan pegawai. baik edukatif ataupun administrative. sedang surat rahasia hanya lembar pengantarnya saja yang dikembalikan. kartu kendali. Dalam pengembalian ini disertakan tindasan pengendalian surat dan lembarlembar pengantar surat. dengan melalu petugas tata usaha sekolah 3) Menyimpan arsip kartu kendali 1 lembar e) Pengolah bertugas 1) Menerima surat. dan mencatat surat yang sudah diteliti 2) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat.7) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau masih tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya c) Pencatat surat bertugas: 1) Menerima. menghitung. Daftar Hadir Pegawai Daftar hadir merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau kedisiplinan pegawai. 2. untuk itu serahkan dengan menunjukkan siapa pengolah surat 2) Menyampaikan surat tersebut di atas kepada pengolah. membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi pada lembar disposisi yang telah tersedia 2) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padany. lembar pengantar surat rahasia 3) Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah d) Pengarah bertugas : 1) Menerima. D.

Buku Notulen Rapat Sekolah Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat diabaikan. Buku ini diisi oleh guru piket agar kejadian yang muncul tiap hari dapat diketahui oleh semua guru yang bekerja di sekolah itu dan terutama oleh kepala sekolah. perlu juga di sekolah disediakan buku piket. tanggal rapat waktu dan tempat diselenggarakannya rapat daftar hadir rapat (siapa yang diundang dan siapa yang hadir. c. b. siapa yang tidak hadir. Data yang tertulis dalam buku piket merupakan bukti otik dari semua kejadian setiap harinya. Pengisian buku notula rapat dapat dilakukan oleh guru yang ditunjuk kepala sekolah secara bergilir. f. e. Hal-hal yang harus dicatat dalam buku notulen rapat antara lain : a.Selain buku daftar hadir. alasannya kanapa) d. 3. Hal yang dibicarakan dalam rapat serta keputusannya harus dituliskan dalam bentuk notulen rapat. hari. risalah jalannya rapat keputusan rapat tanda tangan kepala sekolah dan notulis 15 .

h. Bagian ketatausahaan sekolah yang dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah.BAB III PENUTUP A. f. e. menggandakan. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurukulum Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa Kegiatan yang menyangkut manajemen personil Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah Kegiatan yang menunjang penataan keuangan Kegiatan yang mengenai pekerjaan surat-menyurat Kegiatan yang menunjang manajemen sarana Kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat. mencatat. c. Karena denagn begitu tentulah akan menunjang proses belajar mengajar disekolah. d. B. mengelola. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya antar lain meliputi : a. Walaupun untuk tata laksana pendidikan di sekolah sudah ada yang menengani namun alangkah lebih baiknya kita tetap mempelajari agar nantinya tidak terjadi kesenjangan antara kegiatan belajar dengan urusan administratif. 16 . Saran Sebagai calon pendidik tentulah kita harus mengetahui tentang manajemen pendidikan. g. b. mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Kesimpulan Tata laksana yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima).

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful