BAB IV STUDI KASUS ANALISA PENILAIAN KINERJA KARYAWAN DI PT. SUKANDA DJAYA YOGYAKARTA A.

endahuluan Persaingan antar perusahaan yang semakin ketat dewasa ini, menuntut agar masing masing perusahaan bersaing dalam memperebutkan konsumen. Konsumen sekarang semakin jeli dalam membeli suatu produk tertentu. Dalam usaha untuk memenangkan persaingan, maka setiap perusahaan haruslah mempunyai sumberdaya manusia yang handal dan kreatif. PT Sukanda Djaya Yogyakarta merupakan perusahaan distribusi makanan dan minuman yang beroperasi di wilayah Yogyakarta dan sekitar. Dalam menghadapi persaingan di bidang distribusi produk makanan nasional dimana perusahaan distribusi makanan berperan cukup penting, mengingat fungsinya yang bersifat penyalur dari produsen makanan sampai kepada kosumen end user, diperlukan manajemen sumberdaya manusia yang terorganisasi sehingga mampu meningkatkan kinerja para karyawannya. Di tengah tuntutan perkembangan yang semakin pesat tersebut, maka peran pihak manajemen perusahaan sangat penting untuk mengendalikan kinerja perusahaan. Bisa dikatakan, maju mundurnya perusahaan merupakan cermin dari keberhasilan manajemen perusahaan melakukan pengelolaan. Perusahaan distributor dapat dikategorikan sebagai sebuah organisasi. Organisasi yang didalamnya terdapat kumpulan orang yang memiliki tujuan yang sama. Dengan adanya struktur yang menegaskan masing-masing peran dalam perusahaan tersebut menjadikan setiap anggota perusahaan mengerti bagaimana ia berperan dalam mewujudkan tujuan itu. Salah satu faktor penting dari pendukung kinerja perusahaan adalah karyawan. Kemudian beranjak ke level lebih atas lagi hingga akhirnya mencapai P

22

kepemimpinan tertinggi pada suatu perusahaan. Tugas manajemen perusahaan adalah secara berkelanjutan meningkatkan efektivitas perusahaan. Efektivitas ini dapat diraih salah satunya dengan melakukan penilaian terhadap karyawan. Karyawan yang berprestasi akan memperoleh penghargaan yang sesuai dengan hasil kerjanya. Dalam melakukan penilaian ini, pihak pimpinan perusahaan di PT Sukanda Djaya Yogyakarta mendelegasikan kepada pihak pusat personalia perusahaan. A. Rumusan Masalah 1. Metode apa yang digunakan oleh PT Sukanda Dijaya Yogyakarta untuk penilaian kinerja karyawannya ? 2. Kapan evaluasi penilaian kinerja karyawan dilakukan oleh PT Sukanda Djaya Yogyakarta? B. Batasan Masalah 1. Penelitian terbatas pada Semua karyawan yang berada di PT Sukanda Djaya Yogyakarta sesuai dengan staff bidang struktur organisasinya. 2. Penelitian penilaian kinerja karyawan dilakukan pada tahun 2010. C. Tujuan Dalam kerja praktek kali ini peneliti bermaksud untuk melakukan analisis mengenai Analisa Penilaian Kinerja di PT. Sukanda Djaya Sleman Yogyakarta. Secara lengkap tujuan kerja praktek ini adalah sebagai berikut: 1. Tujuan Umum a. Menambah wawasan tentang orientasi pengembangan teknologi di masa sekarang dan mendatang sehingga diharapkan dapat menyadari realitas antara teori yang diberikan di bangku kuliah dengan tugas yang didapat di lapangan.

23

b.

Menambah informasi dan pengetahuan mengenai prinsip-

prinsip yang diajarkan selama masa kuliah dengan aplikasinya di dunia industri. c. d. Mengukur kemampuan analisis secara teoritis dengan Sebagai media untuk memperoleh pengalaman awal dalam kondisi nyata yang ada di lapangan. usaha untuk berpikir secara kritis dan melatih keterampilan sikap, serta pola tindak dalam masyarakat industri yang sesuai dengan disiplin ilmu yang dipelajari. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui cara penilaian kinerja karyawan di PT. SUKANDA DJAYA Yogyakarta.
b. Menginformasikan karyawan kepada untuk perusahaan lebih tentang perlunya juga

mengadakan penilaian kinerja untuk karyawan, selain dapat memotivasi kedisiplinan berprestasi, dapat meningkatkan nilai produktifitas kerja karyawan kepada perusahaan.

D. Manfaat 1. Perusahaan memiliki informasi tentang analisa proses penilaian tenaga kerja sebagai bahan pertimbangan untuk mengetahui kinerja pekerja yang bersangkutan. 2. Sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan proses promosi atau mutasi bagi pihak manajemen terhadap pekerja yang berada di PT. SUKANDA DJAYA Yogyakarta.

24

B. ANDASAN TEORI A. Penilaian Kinerja Karyawan

Menurut Dessler (1997) penilaian prestasi kinerja adalah suatu proses penilaian prestasi kinerja pegawai yang dilakukan pemimpin perusahaan secara sistematik berdasarkan pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Menurut Handoko (1996) penilaian prestasi kinerja adalah proses mengevaluasi dan menilai prestasi kerja karyawan. Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan-keputusan personalia dan memberikan umpan balik kepada para karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka. Kinerja merupakan istilah umum yang digunakan untuk menunjukkan sebagian atau seluruh tindakan atau aktivitas dari suatu organisasi pada suatu periode seiring dengan referensi pada sejumlah standar seperti biaya-biaya masa lalu atau yang diproyeksikan suatu dasar efisiensi, pertanggungjawaban atau akuntabilitas manajemen dan semacamnya (Mulyadi, 2001). Sedangkan penilaian kinerja adalah penentuan secara periodik efektivitas operasi suatu organisasi, bagian organisasi dan personelnya, berdasarkan sasaran, standar dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Oleh karena organisasi pada dasarnya dioperasikan oleh sumber daya manusia, maka pengukuran kinerja sesungguhnya merupakan penilaian atas perilaku manusia dalam melaksanakan peran yang mereka mainkan dalam organisasi (Mulyadi, 2001). Penilaian kinerja dapat digunakan untuk menekan perilaku yang tidak semestinya dan untuk merangsang serta menegakkan perilaku yang semestinya diinginkan, melalui umpan balik

25

hasil kinerja pada waktunya memberikan penghargaan, baik yang bersifat intrinsik maupun ekstrinsik. Dengan adanya penilaian kinerja, manajemen puncak dapat memperoleh dasar yang obyektif untuk memberikan kompensasi sesuai dengan prestasi yang disumbangkan masing-masing pusat pertanggungjawaban kepada perusahaan secara keseluruhan. Semua ini diharapkan dapat memberikan motivasi dan rangsangan pada masingmasing bagian untuk bekerja lebih efektif dan efisien. Ada beberapa metode penilaian prestasi kinerja, yaitu : rating scales (skala rating), critical incidents (insiden-insiden kritis), work standar (standar kerja), ranking, forced distribution (distribusi yang dipaksakan), forced-choice and weighted checklist performance report (pemilihan yang dipaksakan dan laporan pemeriksaan kinerja tertimbang), behaviorally anchored scales, metode pendekatan management by objective. Penilaian kinerja terdiri dari 3 langkah (Dessler, 1997): 1. Mendefinisikan jabatan, yaitu memastikan bahwa penilai dan yang dinilai sepakat tentang tugas-tugasnya dan standar jabatan. 2. Menilai kinerja, yaitu membandingkan antara kinerja aktual dengan standar-standar yang telah ditetapkan. 3. Sesi umpan balik, yaitu saat membahas kinerja dan kemajuan bawahan serta membuat rencana pengembangan. Dalam menentukan metode penilaian yang tepat diperlukan analisa terhadap kerja dari karyawan. Adapun macam dari metode yang dapat digunakan untuk melakukan penilaian kerja adalah (Syahrul, 2004): A. Metode Penilaian Berorientasi Masa Lalu Metode ini mempunyai suatu kelebihan dalam hal prestasi kerja yang telah dilakukan dan telah terjadi dan sampai batas tertentu, dapat diukur. Kelemahannya adalah bahwa prestasi kerja dimasa lalu tidak dapat diubah, tetapi dengan mengevaluasi prestasi kerja dimasa lalu, menjadikan para karyawan mendapatkan bahan masukan mengenai upaya-upaya mereka

26

untuk memperbaiki prestasi kerja mereka. Teknik-teknik penilaian tersebut mencakup antara lain: 1. Rating Scale Pada metode ini, evaluasi subyektif dilakukan oleh penilai terhadap prestasi kerja karyawan dengan skala waktu tertentu dari rendah sampai tinggi, dan evaluasi hanya di dasarkan pada pendapat penilai, dimana penilai membandingkan hasil pekerjaan karyawan dengan faktor-faktor (kriteria) yang dianggap penting terhadap pelaksanaan pekerjaan tersebut. Biasanya formulir penilaian diisi oleh atasan langsung dengan menandai tanggapan yang paling sesuai untuk setiap dimensi pelaksanaan kerja. Tanggapan-tanggapan penilai bisa diberikan dengan nilai-nilai numerik agar memungkinkan skor rata-rata dihitung, kemudian diperbandingkan diantara para karyawan. Kelebihan metode ini : Dalam penyusunan dan administrasinya tidak mahal, latihan yang diperlukan penilai hanya sedikit, tidak memakan waktu, dan dapat digunakan terhadap jumlah karyawan yang besar. Kelemahannya : a. Kesulitan dalam menentukan kriteria yang relevan terhadap pelaksanaan kerja, dan apabila kalau formulir akan digunakan untuk semua pekerja. b. Adakalanya suatu kriteria adalah penting bagi pekerja tertentu, tetapi mungkin tidak tercakup dalam formulir penilaian. c. Apabila kriteria prestasi kerja tertentu sulit untuk didefinisikan, maka formulir isian bisa jadi berisi variabel-variabel kepribadian-kepribadian yang tidak relevan, juga dapat mengurangi arti penilaian. d. Hasil yang diperoleh dari formulir dan prosedur yang di standarisasikan tidak selalu berhubungan dengan pelaksanaan kerja. e. Teknik penilaian ini merupakan suatu alat penilaian dengan rang subyektif. 2. Checklist

27

Metode penilaian checklist biasanya penilai adalah atasan langsung, dan pada metode ini menggunakan kalimat-kalimat atau kata-kata yang menggambarkan prestasi kerja dan karakter-karakter karyawan, sehingga penilai tinggal memilihnya. Pada checklist ini, terdapat item-item yang masing-masing diberi bobot, dan pemberian bobot ini memungkinkan penilai dapat dikuantifikasikan sehingga skor total dapat ditentukan. Metode checklist dapat memberikan suatu gambaran prestasi kerja secara akurat, walaupun metode ini praktis dan terstandardisasi, tetapi di dalam penggunaan kalimat-kalimat yang umum, sehingga hal ini dapat mengurangai keterkaitannya dengan pekerjaan. 3. Metode Peristiwa Kritis (Critical Incident Method) Metode ini merupakan metode penilaian yang berdasarkan pada catatan-catatan penilaian yang memperhatikan perilaku karyawan yang sangat baik atau sangat jelek di dalam hal pada saat pelaksanaan kerja . Berbagai peristiwa tersebut dicatat selama peristiwa evaluasi terhadap setiap karyawan. Kemudian peristiwa ini dibagi menjadi beberapa katagori, seperti : pengendalian bahaya keamanan, pengawasan sisa bahan atau pengembangan karyawan. Metode ini sangat berguna untuk bahan masukan kepada karyawan, sehingga dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang pernah dilakukan. Kelemahannya, bahwa para atasan sering tidak berminat mencatat peristiwa-peristiwa atau cenderung mangada-ada, dan bersifat subyektif. 4. Metode Peninjauan Lapangan (Field Review Method) Pada metode ini, dimana tenaga ahli yang diwakilkan dari personalia turun ke lapangan dan membantu para atasan langsung dalam penilaian mereka. Tenaga ahli dari personalia mendapatkan informasi khusus dari atasan langsung tentang prestasi kerja karyawan. Kemudian tenaga ahli ini mempersiapkan evaluasi atas dasar informasi tersebut. Evaluasi dikirim kepada si atasan langsung untuk review, perubahan, persetujuan dan pembahasan dengan karyawan yang dinilai. Tenaga ahli personalia dapat

28

mencatat penilaian pada tipe formulir penilaian apapun yang digunakan perusahaan. 5. Tes dan Observasi Prestasi Kerja Metode ini, didasarkan pada tes pengetahuan dan keterampilan. Tes yang dilakukan dapat berupa tes tertulis atau peragaan keterampilan. 6. Metode Evaluasi Kelompok Pada metode penilaian ini biasanya dilakukan oleh atasan langsung. Dan kegunaan dari pada penilaian kelompok ini untuk pengambilan keputusan kenaikan upah, promosi dan berbagai bentuk penghargaan organisasional karena dapat menghasilkan rangking karyawan dari yang terbaik sampai terburuk, dengan membandingkan karyawan yang satu dengan yang lainnya. B. Metode Penilaian Berorientasi Masa Depan Penilaian yang berorientasi masa depan dilakukan melalui penilaian potensi karyawn untuk menentukan prestasi kerja diwaktu yang akan datang atau penetapan sasaran-sasaran prestasi kerja dimasa mendatang. Metode yang digunakan terdiri dri : 1. Penilaian Diri (Self-Appraisal) Metode penilaian ini digunakan untuk pengembangan diri. Apabila karyawan menilai dirinya sendiri, maka perilaku defensif cenderung tidak akan terjadi, sehingga upaya untuk perbaikan cenderung untuk dapat dilakukan. 2. Penilaian Psikologis (Psychological Appraisal) Penilaian psikologis terdiri dari wawancara, tes-tes psikologi, diskusi dengan atasan langsung, dan penilaian-penilaian langsung lainnya. Penilaian mengenai psikologi biasanya dilakukan oleh para psikolog, dan penilaian mengenal intelektual, emosi, motivasi karyawan dan lainnya, diharapkan dapat untuk menentukan prestasi kerja di masa yang akan datang. Penilaian ini terutama sekali digunakan untuk penempatan dan

29

pengembangan karyawan. Hasil akhir dari penilaian ini sepenuhnya tergantung pada keterampilan para psikolog. C. Pendekatan Management by Objective (MBO) Inti dari metode pendekatan MBO adalah bahwa setiap karyawan dan penilai secara bersama untuk menetapkan tujuan-tujuan atau sasaransasaran pelaksanaan kerja diwaktu yang akan datang. Kemudian dengan menggunakan sasaran-sasaran tersebut penilaian prestasi kerja dilakukan secara bersama pula. Dengan membangun, mendokumentasikan sistem penilaian yang baik, organisasi yang inovatif membangun fondasi manajemen human capital yang solid. Sistem ini sekaligus dapat mengintegrasikan proses human capital lainnya seperti, rekrutmen, pemilihan karyawan, kompensasi, penghargaan, pelatihan, pengembangan, talent management dan manajemen suksesi. Organisasi yang memiliki sistem penilaian yang baik memproteksi diri dari tuntutan atau litigasi. Maka, investasi untuk membangun sistern penilaian ini akan memberikan return on investment yang sangat tinggi. (Anonim, 2006) B. Manfaat Penilaian Kinerja Penilaian kinerja dimanfaatkan manajemen untuk berbagai tujuan antara lain (Mulyadi & Setyawan, 2000) yaitu : 1. Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien melalui pemotivasian personel secara maksimum. Dalam mengelola perusahaan, manajemen menetapkan sasaran yang akan dicapai beserta langkahlangkah pencapaiannya dalam sebuah perencanaan. Dalam pelaksanaan perencanaan, manajemen menetapkan pengendalian yang efektif. Pelaksanaan rencana dapat ditempuh dengan tangan besi yang dapat menjamin pencapaian sasaran organisasi secara efektif dan efisien namun pencapaian ini akan disertai dengan rendahnya moral karyawan. Kondisi moral karyawan yang demikian tidak akan terjadi apabila pengelolaan perusahaan didasarkan atas maksimalisasi motivasi

30

karyawan. Motivasi akan membangkitkan dorongan dalam diri karyawan untuk menggerakkan usahanya dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh organisasi. 2. Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Penilaian kinerja akan menghasilkan data yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan keputusan yang berkaitan dengan karyawan seperti promosi, mutasi atau pemutusan hubungan kerja permanen. Data hasil evaluasi kinerja yang diselenggarakan secara periodik akan sangat membantu memberikan informasi penting dalam mempertimbangkan keputusan tersebut. 3. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan dan untuk menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program pelatihan karyawan. Organisasi memiliki suatu keinginan untuk mengembangkan karyawan selama masa kerjanya agar karyawan selalu dapat menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan bisnis yang terus mengalami perubahan dan perkembangan. Sulit bagi perusahaan untuk mengadakan program pelatihan dan pengembangan bila perusahaan tidak mengetahui kekuatan dan kelemahan karyawan yang dimilikinya. Hasil penilaian kinerja dapat menyediakan kriteria untuk memilih program pelatihan karyawan yang sesuai dan untuk mengevaluasi kesesuaian program pelatihan karyawan dengan kebutuhan karyawan. 4. Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bagaimana atasan mereka menilai mereka. Dalam organisasi perusahaan, biasanya manajemen atas mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada manajemen dibawah mereka disertai dengan alokasi sumber daya yang diperlukan dalam pelaksanaan wewenang tersebut. Penggunaan wewenang dan konsumsi sumber daya dalam pelaksanaan wewenang itu dipertanggungjawabkan dalam bentuk kinerja. 5. Menyediakan suatu dasar bagi distribusi penghargaan. Penghargaan digolongkan dalam 2 kelompok yaitu :

31

a) Penghargaan intrinsik, berupa puas diri yang telah berhasil menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan telah mencapai sasaran tersebut. b) Penghargaan ekstrinsik, terdiri dari kompensasi yang diberikan kepada karyawan, baik berupa kompensasi langsung, tidak langsung, maupun yang berupa kompensasi non keuangan dimana ketiganya memerlukan data kinerja karyawan agar penghargaan tersebut dirasakan adil oleh karyawan yang menerima maupun yang tidak menerima penghargaan tersebut. C. METODOLOGI PENELITIAN 1. Obyek Penelitian Penelitian dilakukan di PT. Sukanda Djaya Cabang Yogyakarta, berlokasi di Jl. Ring Road Utara Km. 2,2 Sleman, Yogyakarta. 2. Waktu Penelitian Kerja praktek ini dilakukan selama kurang lebih 1 bulan yakni pada bulan (24 Januari 28 Februari 2011). 3. Metodologi Penelitian a) 1. Metode Pengumpulan Data Studi Pustaka Studi pustaka dalam hal ini dilakukan untuk mempelajari tema kerja praktek dengan literatur yang terkait analisa penilaian kinerja karyawan. 2. Observasi

Melakukan pengamatan secara langsung di PT. SUKANDA DJAYA Yogyakarta serta melakukan pengambilan data yang dibutuhkan. 3. Wawancara Melakukan wawancara secara langsung dengan pihak-pihak yang berkompeten dan terkait secara langsung untuk melakukan pengambilan data sesuai dengan penelitian.

32

b) 1.

Data Data Primer Data primer merupakan data yang khusus diambil untuk tujuan

penelitian. Data primer ini dapat diperoleh dari hasil observasi dan wawancara sehingga diperoleh informasi sesuai dengan kondisi fakta yang ada di perusahaan yang berhubungan dengan permasalahan di lapangan serta dapat di identifikasi gejala-gejalanya secara langsung dan sistematis. 2. Data Sekunder Data sekunder merupakan data yang diambil dengan tujuan utama bukan untuk penelitian, akan tetapi dapat dimanfaatkan untuk penelitiian. Data sekunder ini dapat diperoleh dari referensi yang berasal dari berbagai macam sumber seperti perpustakaan, internet, buku dan literatur lainnya.

33

Flow Chart Tahapan Penelitian:

Mulai

Studi Pustaka -Kriteria Penilaian Kinerja Karyawan -Review Kinerja Karyawan

Perumusan masalah -Metode Penilaian Karyawan -Penilaian Kinerja Karyawan -Rapat Review Kinerja.

Penetapan Tujuan - Mengetahui penilaian kinerja - Evaluasi dan perbaikan penilaian kinerja

Pengumpulan Data: -Wawancara -Observasi

Pengolahan Data Perancangan Penilaian Kinerja Karyawan

Analisa Data

34

Kesimpulan

Selesai

BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan 1. Penilaian Kinerja Karyawan di PT Sukanda Djaya Yogyakarta dilakukan setiap tahun pada akhir tahun terhadap semua karyawan oleh atasannya masing-masing menggunakan metode rating scale. Penilaian yang dihasilkan berupa angka numerik yang mana hasilnya akan digunakan sebagai referensi dalam menentukan bonus, intensif atau promosi jabatan. Selain itu juga dilakukan review kinerja dan monitoring internal sebagai bentuk penilaian kinerja karyawan lainnya. 2. Dalam melakukan Penilaian Kinerja Karyawan diperlukan metode yang paling tepat yang disesuaikan dengan kondisi lingkungan perusahaan. Pada Factory Mushroom, karyawan borongan dinilai berdasarkan pemantauan kabag produksi dan produktivitas secara umum terhadap hasil akhir produksi (Field Review Method). Penilaian metode cheeklist dapat direkomendasikan untuk membantu Kabag Produksi dalam melakukan penilaian. B. Saran 1. Karyawan kontrak/borongan pada Factory Mushoom di PT Suryajaya Abadiperkasa perlu dinilai secara lebih obyektif. 2. Review kinerja pada Kepala unit sebaiknya dilakukan pada jangka waktu tertentu secara berkala untuk lebih menguatkan koordinasi.

35

36

P a g e | 37

DAFTAR PUSTAKA Dessler, Gary. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi ke-7. Alih bahasa, Jilid 1 & Jilid 2, Jakarta: Prenhallindo. Handoko, Hani. 1996. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE. Yogyakarta. Majalah Human Capital No. 26 Mei 2006 Muchtadi, D. 1995. Teknologi dan Mutu Makanan Kaleng. Jakarta: Universitas Indonesia Press. Notoatmodjo, S. 2003. Prinsip-Prinsip Dasar Ilmu Kesehatan Masyarakat. Cet. ke-2, Mei. Jakarta : Rineka Cipta. Rivai, V dan Ahmad, F. 2005. Performance Appraisal. Jakarta: PT Rajagrafindo. Stoner, James A.F, Freeman E and Daniel, G. 1996. Manajemen. Alih Bahasa Jilid 1 & Jilid 2, Jakarta: Simon & Schuster (Asia Pte. Ltd.). Syahrul, FS. 2004. Penilaian Prestasi Kerja. Medan: USU Digitally Library.

37