MAIL MERGE WORD 2007

Pengertian
Mail Merge adalah sebuah fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat dokumen berangkai (dokumen yang perlu dikirimkan kepada banyak orang dengan format, isi dan maksud yang sama). Oleh karena itu, untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama (Main Document), berisi surat yang akan kita kirim. File kedua merupakan sumber data (Data Source), berisi data alamat yang akan dikirim surat. Data yang digunakan sebagai Data Source tersusun dalam database, yaitu data yang tersusun dengan teratur dalam tabel yang terdiri atas Filed dan Record. Field adalah data yang sejenis, dalam susunan database biasanya menempati kolom. Record adalah satu unit data, dalam susunan database biasanya menempati baris. Pada Gambar 1 NAMA, ALAMAT, KOTA adalah contoh Field, sedangkan Fatin, Jl. Dago 23, Bandung adalah contoh Record. Field

N NamaAlamatKotaFatinJl. Dago 2 23BandungFarhanJl. Mawar 24BogorTirasJl. Antosan 34Sukabumi 2 T

Data source bisa dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access. Dalam praktek perkantoran Mail Merge antara lain dapat diaplikasikan untuk membuat surat, amplop, sertifikat, dan label nama.

Recor d

Tahapan Membuat Mail Merge
Terdapat lima tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail Merge, yaitu: 1. Membuat atau menyiapkan dokumen utama (Main Document);

2. Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data (Data
Source); 3. Menggabungkan Main Document dengan Data Source

1

dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut. B. Klik tombol Blank document pada kotak dialog yang ditampilkan. . Klik tombol Create. Ketik dokumen surat yang akan dibuat mail merge. 5. Klik tombol Microsoft Office Button. Klik tombol Save As pada daftar yang ditampilkan. 3. Simpan dokumen surat. Klik tombol Microsoft Office Button. 2. Buat dokumen baru. 2 . Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke dalam Main Document 5. 1. 2. Klik tombol New pada daftar yang ditampilkan. Menampilkan data pada Main Document MEMBUAT SURAT MAIL MERGE Tahap 1 Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama (Main Document) Surat Mail Merge Gunakan langkah-langkah berikut untuk membuat atau menyiapkan main document surat mail merge. 4. dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut. A. 1.4. Sebuah dokumen kosong akan ditampilkan.

5. Klik tombol Letter pada daftar yang ditampilkan Tahap 2 Membuat atau Menyiapkan Sumber Data (Data Source) Surat Mail Merge Pada pembahasan kali ini data soruce dibuat dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Tentukan jumlah kolom di kotak Number of Columns. Klik tombol Microsoft Office Button. 1. A. Klik tombol Create. Klik tombol Insert Table pada daftar yang ditampilkan. Buat dokumen Surat Undangan menjadi format dokumen Letter. 1.3. Klik tombol Blank document pada kotak dialog yang ditampilkan. Klik tombol Start Mail Merge pada Group Start Mail Merge. Klik tombol New pada daftar yang ditampilkan. Ketik data ke dalam tabel. 3. Tentukan jumlah baris di kotak Number of Rows. dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut. Gunakan langkah-langkah berikut untuk membuat tabel data source. Buat dokumen baru. 3 . 2. Ketik Surat Undangan sebagai nama dokumen surat mail merge di kotak isian File Name. Melalui langkah ini kotak dialog Insert Table ditampilkan. Tentukan folder tempat penyimpanan di bagian Folders. Buat tabel dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut. Klik tab Insert pada Ribbon. 1. C. dengan menggunakan langkah-langkah berikut. Misalnya sebagai berikut. 4. B. 3. Klik tab Maillings pada Ribbon. Untuk kasus ini ketik angka 2 b. 2. 4. 2. Klik tombol Save. Sebuah dikumen kosong akan ditampilkan. 3. 4. Untuk kasus ini ketik angka 16 c. Pada kotak dialog Insert Table lakukan langkah-langkah berikut a. Klik tombol Tabel pada Group Table. Tekan OK d.

dengan menggunakan langkah-langkah berikut.Nama Sugeng Rawuh Marcelina Suminem Sasaka Domas Malin Kundang I Made Nonoman Barnen Suci Cintamanik Siti Sumiati Cica Sukarti Ahmad Baihaki Balagadona Marcelino Tia Safitri Zakaria Supangkat Jaka Sulaksa Unit Kerja Marketing SDM Produksi SIM SDM Produksi SIM Marketing SDM Produksi Produksi Marketing SDM SIM Marketing C. 1. 4 . 1. Simpan tabel. Klik tombol Switch Windows pada Group Windows. A. 3. Klik tombol Save As pada daftar yang ditampilkan. dengan menggunakan langkah-langkah berikut. 3. Ketik Data Pegawai sebagai nama dokumen data mail merge di kotak isian File Name. Klik tombol Microsoft Office Button. Tahap 3 Menggabungkan Main Document dengan Data Source Surat Mail Merge Gunakan langkah-langkah berikut untuk menggabungkan main document surat mail merge (Surat Undangan) dengan data source (Data Pegawai). Gabungkan main document surat mail merge (Surat Undangan) dengan data source (Data Pegawai) melalui langkah-langkah berikut. 2. Klik tombol Select Recipients pada Group Start Mail Merge. B. Klik tombol Save. 4. 1. sebagai 2. 2. 5. Klik tab Maillings pada Ribbon. Buka dokumen surat mail merge (Surat Undangan). Tentukan folder tempat penyimpanan di bagian Folders. Klik tab View pada Ribbon. Klik Surat Undangan pada daftar yang ditampilkan.

Tahap 4 Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Surat Gunakan langkah-langkah berikut untuk menyisipkan data source (Data Pegawai) ke dalam main document surat mail merge (Surat Undangan). Klik tombol Use Existing List pada daftar yang ditampilkan. Klik tombol Insert Merge Field pada Group Write & Insert Fields.3. Klik nama file yang akan dijadikan data source surat mail merge pada daftar yang ditampilkan. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge. Klik tab Mailings pada Ribbon. 5. Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. sebagai berikut. Klik pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. 6. 1. Klik tombol Open. 4. 2. Tentukan Folder tempat penyimpanan file Data Pegawai. pada alamat surat. Misalnya di bawah Kepada Yth. 3. 5 . Melalui perintah ini kotak dialog Select Data Source akan ditampilkan 4. Misalnya Data Pegawai.

Tombol Record Previous Record Next Record Last Record pindah ke record pertama pindah ke record sebelumnya pindah ke record berikutnya pindah ke record terakhir 6 . Klik tombol Preview Results pada Group Preview Results. 2. klik tomboltombol berikut. Dokumen surat mail merge akan ditampilkan sebagai berikut.Tahap 5 Menampilkan Data pada Main Document Surat Gunakan langkah-langkah berikut untuk menampilkan data pada main document surat mail merge. Untuk berpindah dari satu record ke record lainnya. 1. Klik tab Mailings pada Ribbon. 3.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.