MAIL MERGE WORD 2007

Pengertian
Mail Merge adalah sebuah fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat dokumen berangkai (dokumen yang perlu dikirimkan kepada banyak orang dengan format, isi dan maksud yang sama). Oleh karena itu, untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama (Main Document), berisi surat yang akan kita kirim. File kedua merupakan sumber data (Data Source), berisi data alamat yang akan dikirim surat. Data yang digunakan sebagai Data Source tersusun dalam database, yaitu data yang tersusun dengan teratur dalam tabel yang terdiri atas Filed dan Record. Field adalah data yang sejenis, dalam susunan database biasanya menempati kolom. Record adalah satu unit data, dalam susunan database biasanya menempati baris. Pada Gambar 1 NAMA, ALAMAT, KOTA adalah contoh Field, sedangkan Fatin, Jl. Dago 23, Bandung adalah contoh Record. Field

N NamaAlamatKotaFatinJl. Dago 2 23BandungFarhanJl. Mawar 24BogorTirasJl. Antosan 34Sukabumi 2 T

Data source bisa dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access. Dalam praktek perkantoran Mail Merge antara lain dapat diaplikasikan untuk membuat surat, amplop, sertifikat, dan label nama.

Recor d

Tahapan Membuat Mail Merge
Terdapat lima tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail Merge, yaitu: 1. Membuat atau menyiapkan dokumen utama (Main Document);

2. Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data (Data
Source); 3. Menggabungkan Main Document dengan Data Source

1

Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke dalam Main Document 5. dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut. Klik tombol Microsoft Office Button. 2. Ketik dokumen surat yang akan dibuat mail merge. dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut. Klik tombol New pada daftar yang ditampilkan. Klik tombol Blank document pada kotak dialog yang ditampilkan. A. Menampilkan data pada Main Document MEMBUAT SURAT MAIL MERGE Tahap 1 Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama (Main Document) Surat Mail Merge Gunakan langkah-langkah berikut untuk membuat atau menyiapkan main document surat mail merge. Buat dokumen baru. 1. 4. Simpan dokumen surat. B. 1. Sebuah dokumen kosong akan ditampilkan. Klik tombol Microsoft Office Button.4. 5. 2 . . 3. Klik tombol Save As pada daftar yang ditampilkan. Klik tombol Create. 2.

Sebuah dikumen kosong akan ditampilkan. Tekan OK d. 2. C. Klik tombol Blank document pada kotak dialog yang ditampilkan. Klik tab Insert pada Ribbon. Gunakan langkah-langkah berikut untuk membuat tabel data source. Tentukan folder tempat penyimpanan di bagian Folders. Buat dokumen Surat Undangan menjadi format dokumen Letter. Klik tombol Microsoft Office Button. Melalui langkah ini kotak dialog Insert Table ditampilkan. Klik tombol Insert Table pada daftar yang ditampilkan. Tentukan jumlah baris di kotak Number of Rows. dengan menggunakan langkah-langkah berikut. 1. Klik tombol Start Mail Merge pada Group Start Mail Merge. Buat tabel dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut. Ketik Surat Undangan sebagai nama dokumen surat mail merge di kotak isian File Name. 3. Ketik data ke dalam tabel. 1. 3 . Klik tombol Letter pada daftar yang ditampilkan Tahap 2 Membuat atau Menyiapkan Sumber Data (Data Source) Surat Mail Merge Pada pembahasan kali ini data soruce dibuat dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. 3. B. Klik tombol New pada daftar yang ditampilkan. 4.3. Untuk kasus ini ketik angka 2 b. 5. A. 4. Klik tombol Save. dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Misalnya sebagai berikut. Pada kotak dialog Insert Table lakukan langkah-langkah berikut a. 4. Klik tombol Tabel pada Group Table. 2. Untuk kasus ini ketik angka 16 c. Klik tab Maillings pada Ribbon. Buat dokumen baru. 3. Klik tombol Create. 2. Tentukan jumlah kolom di kotak Number of Columns.

2. 5. Klik tombol Microsoft Office Button. 1. Gabungkan main document surat mail merge (Surat Undangan) dengan data source (Data Pegawai) melalui langkah-langkah berikut. Klik tombol Save As pada daftar yang ditampilkan. B. Simpan tabel. Klik tab Maillings pada Ribbon. Buka dokumen surat mail merge (Surat Undangan). Tahap 3 Menggabungkan Main Document dengan Data Source Surat Mail Merge Gunakan langkah-langkah berikut untuk menggabungkan main document surat mail merge (Surat Undangan) dengan data source (Data Pegawai). 1. Klik Surat Undangan pada daftar yang ditampilkan. Tentukan folder tempat penyimpanan di bagian Folders. 2. A. Klik tombol Select Recipients pada Group Start Mail Merge. Klik tombol Save. sebagai 2. 3. Klik tab View pada Ribbon. Ketik Data Pegawai sebagai nama dokumen data mail merge di kotak isian File Name. Klik tombol Switch Windows pada Group Windows. 4. dengan menggunakan langkah-langkah berikut. dengan menggunakan langkah-langkah berikut.Nama Sugeng Rawuh Marcelina Suminem Sasaka Domas Malin Kundang I Made Nonoman Barnen Suci Cintamanik Siti Sumiati Cica Sukarti Ahmad Baihaki Balagadona Marcelino Tia Safitri Zakaria Supangkat Jaka Sulaksa Unit Kerja Marketing SDM Produksi SIM SDM Produksi SIM Marketing SDM Produksi Produksi Marketing SDM SIM Marketing C. 3. 1. 4 .

Klik pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. 4. 5 . Melalui perintah ini kotak dialog Select Data Source akan ditampilkan 4. Tahap 4 Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Surat Gunakan langkah-langkah berikut untuk menyisipkan data source (Data Pegawai) ke dalam main document surat mail merge (Surat Undangan). 3. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge. sebagai berikut. Klik tab Mailings pada Ribbon. Klik nama file yang akan dijadikan data source surat mail merge pada daftar yang ditampilkan. 5. Klik tombol Open. Tentukan Folder tempat penyimpanan file Data Pegawai. Klik tombol Insert Merge Field pada Group Write & Insert Fields.3. Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. pada alamat surat. Misalnya di bawah Kepada Yth. Klik tombol Use Existing List pada daftar yang ditampilkan. 1. Misalnya Data Pegawai. 6. 2.

Untuk berpindah dari satu record ke record lainnya. Klik tombol Preview Results pada Group Preview Results.Tahap 5 Menampilkan Data pada Main Document Surat Gunakan langkah-langkah berikut untuk menampilkan data pada main document surat mail merge. 1. Klik tab Mailings pada Ribbon. Dokumen surat mail merge akan ditampilkan sebagai berikut. klik tomboltombol berikut. 3. Tombol Record Previous Record Next Record Last Record pindah ke record pertama pindah ke record sebelumnya pindah ke record berikutnya pindah ke record terakhir 6 . 2.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful