MAIL MERGE WORD 2007

Pengertian
Mail Merge adalah sebuah fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat dokumen berangkai (dokumen yang perlu dikirimkan kepada banyak orang dengan format, isi dan maksud yang sama). Oleh karena itu, untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama (Main Document), berisi surat yang akan kita kirim. File kedua merupakan sumber data (Data Source), berisi data alamat yang akan dikirim surat. Data yang digunakan sebagai Data Source tersusun dalam database, yaitu data yang tersusun dengan teratur dalam tabel yang terdiri atas Filed dan Record. Field adalah data yang sejenis, dalam susunan database biasanya menempati kolom. Record adalah satu unit data, dalam susunan database biasanya menempati baris. Pada Gambar 1 NAMA, ALAMAT, KOTA adalah contoh Field, sedangkan Fatin, Jl. Dago 23, Bandung adalah contoh Record. Field

N NamaAlamatKotaFatinJl. Dago 2 23BandungFarhanJl. Mawar 24BogorTirasJl. Antosan 34Sukabumi 2 T

Data source bisa dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access. Dalam praktek perkantoran Mail Merge antara lain dapat diaplikasikan untuk membuat surat, amplop, sertifikat, dan label nama.

Recor d

Tahapan Membuat Mail Merge
Terdapat lima tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail Merge, yaitu: 1. Membuat atau menyiapkan dokumen utama (Main Document);

2. Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data (Data
Source); 3. Menggabungkan Main Document dengan Data Source

1

4. Klik tombol Microsoft Office Button. 2. 1. 2 . 5. Menampilkan data pada Main Document MEMBUAT SURAT MAIL MERGE Tahap 1 Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama (Main Document) Surat Mail Merge Gunakan langkah-langkah berikut untuk membuat atau menyiapkan main document surat mail merge. . Klik tombol Save As pada daftar yang ditampilkan. Ketik dokumen surat yang akan dibuat mail merge. 2. Sebuah dokumen kosong akan ditampilkan. 4. A. 3. 1. Klik tombol New pada daftar yang ditampilkan. Klik tombol Microsoft Office Button. Klik tombol Blank document pada kotak dialog yang ditampilkan. Simpan dokumen surat. Buat dokumen baru. dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut. Klik tombol Create. Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke dalam Main Document 5. B. dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut.

Gunakan langkah-langkah berikut untuk membuat tabel data source. C. 3. Klik tombol Insert Table pada daftar yang ditampilkan. 4. 3. 4. 1. 5. A. Tentukan folder tempat penyimpanan di bagian Folders. 2. Klik tombol Start Mail Merge pada Group Start Mail Merge. 2. 2. Buat dokumen Surat Undangan menjadi format dokumen Letter. Buat dokumen baru. Klik tab Maillings pada Ribbon. 1.3. 3. Misalnya sebagai berikut. 4. Melalui langkah ini kotak dialog Insert Table ditampilkan. Tentukan jumlah kolom di kotak Number of Columns. Untuk kasus ini ketik angka 16 c. Klik tombol New pada daftar yang ditampilkan. Tentukan jumlah baris di kotak Number of Rows. Buat tabel dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut. 3 . Klik tombol Create. Klik tab Insert pada Ribbon. Pada kotak dialog Insert Table lakukan langkah-langkah berikut a. Klik tombol Microsoft Office Button. dengan menggunakan langkah-langkah berikut. dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut. Sebuah dikumen kosong akan ditampilkan. 1. Klik tombol Letter pada daftar yang ditampilkan Tahap 2 Membuat atau Menyiapkan Sumber Data (Data Source) Surat Mail Merge Pada pembahasan kali ini data soruce dibuat dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Ketik data ke dalam tabel. B. Ketik Surat Undangan sebagai nama dokumen surat mail merge di kotak isian File Name. Tekan OK d. Klik tombol Save. Klik tombol Blank document pada kotak dialog yang ditampilkan. Klik tombol Tabel pada Group Table. Untuk kasus ini ketik angka 2 b.

Nama Sugeng Rawuh Marcelina Suminem Sasaka Domas Malin Kundang I Made Nonoman Barnen Suci Cintamanik Siti Sumiati Cica Sukarti Ahmad Baihaki Balagadona Marcelino Tia Safitri Zakaria Supangkat Jaka Sulaksa Unit Kerja Marketing SDM Produksi SIM SDM Produksi SIM Marketing SDM Produksi Produksi Marketing SDM SIM Marketing C. Klik tab View pada Ribbon. 3. sebagai 2. Ketik Data Pegawai sebagai nama dokumen data mail merge di kotak isian File Name. Klik Surat Undangan pada daftar yang ditampilkan. 4 . 1. Tentukan folder tempat penyimpanan di bagian Folders. Klik tombol Switch Windows pada Group Windows. Klik tombol Save. A. Klik tombol Microsoft Office Button. 3. dengan menggunakan langkah-langkah berikut. 4. Simpan tabel. 1. dengan menggunakan langkah-langkah berikut. Klik tab Maillings pada Ribbon. Tahap 3 Menggabungkan Main Document dengan Data Source Surat Mail Merge Gunakan langkah-langkah berikut untuk menggabungkan main document surat mail merge (Surat Undangan) dengan data source (Data Pegawai). Gabungkan main document surat mail merge (Surat Undangan) dengan data source (Data Pegawai) melalui langkah-langkah berikut. Klik tombol Select Recipients pada Group Start Mail Merge. 1. Klik tombol Save As pada daftar yang ditampilkan. Buka dokumen surat mail merge (Surat Undangan). B. 5. 2. 2.

Klik tab Mailings pada Ribbon. Tahap 4 Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Surat Gunakan langkah-langkah berikut untuk menyisipkan data source (Data Pegawai) ke dalam main document surat mail merge (Surat Undangan). Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge.3. Klik pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. 4. Misalnya Data Pegawai. Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Misalnya di bawah Kepada Yth. pada alamat surat. Klik nama file yang akan dijadikan data source surat mail merge pada daftar yang ditampilkan. 2. Klik tombol Use Existing List pada daftar yang ditampilkan. 6. 1. sebagai berikut. 3. Tentukan Folder tempat penyimpanan file Data Pegawai. 5 . Melalui perintah ini kotak dialog Select Data Source akan ditampilkan 4. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. 5. Klik tombol Insert Merge Field pada Group Write & Insert Fields. Klik tombol Open.

3. 1.Tahap 5 Menampilkan Data pada Main Document Surat Gunakan langkah-langkah berikut untuk menampilkan data pada main document surat mail merge. Untuk berpindah dari satu record ke record lainnya. 2. klik tomboltombol berikut. Tombol Record Previous Record Next Record Last Record pindah ke record pertama pindah ke record sebelumnya pindah ke record berikutnya pindah ke record terakhir 6 . Klik tab Mailings pada Ribbon. Dokumen surat mail merge akan ditampilkan sebagai berikut. Klik tombol Preview Results pada Group Preview Results.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful