Modul Microsoft Office Acces 2003

MICROSOFT ACCESS
Pengenalan Microsoft Office Access 2003
Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat menbantu kita membuat aplikasi database dalam waktu relatif singkat, Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasiaplikasi kecil, Misalnya Program untuk kasir di Koprasi, Penjualan untuk toko. Di Microsoft Access terdapat beberapa bagian yaitu : 1. Table 2. Query 3. Form : digunakan untuk menyimpan data : digunakan untuk memanipulasi data : digunakan untuk frontend aplikasi, biasanya untuk

menampilkan data,menambah data dll. 4. Report 5. Macro : digunakan untuk membuat laporan : digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi

Bagaimana memulai Microsoft Access 1. Click Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access 2. Setelah terbuka click Blank Database, pada jendela file New Databases isikan nama file yang diinginkan misalkan Penjualan ( untuk membuat aplikasi penjualan barang pada suatu toko )

Kita sudah membuat database dengan nama Penjualan tetapi database itu belum dapat di gunakan untuk itu kita perlu membuat Table, Form , Query, Report dan Macro bila perlu.

Teaching Lab

1

Pada jendela table ketikan fiels-field table barang beserta tipe datanya. contohnya data barang disimpan di table barang. jangan lupa tentukan Kode Barang sebagai Primery Key seperti gambar di bawah ini Teaching Lab 2 . Pada jendela database Click Table 2. Sebelum kita membuat table kita tentukan dulu table-table yang diperlukan beserta field-fieldnya.Modul Microsoft Office Acces 2003 TABLE Table adalah tempat untuk mentimpan data. Table Barang No Field 1 2 3 4 * Kode_barang Nama_barang Satuan Harga Tipe data Text(4) Text(30) Text(10) Number Keterangan Kode Untuk barang Nama Barang Satuan Jumlah Barang Harga Barang Langkah Pembuatan Table : 1. Double Click Create Table in Design View 3.

Pilih File Save . karena table ini berkaitan dengan Barang kita simpan dengan nama “Tbl_Barang”. Header_Penjualan dan Detail_Penjualan dengan spesifikasi sebagai berikut : Table Karyawan di simpan dengan nama Tbl_karyawan No Field 1 2 3 * Nik Nama_Karyawan Bagian Tipe Data Text(5) Text(30) Text(10) Keterangan Nomor Induk Karyawan Nama Karyawan Nama Bagian Table Header_Penjualan simpan dengan nama Tbl_H_Pjl Teaching Lab 3 . Jika Table Barang sudah selesai dibikin sekarang coba buat Table Karyawan. Table Barang sudah selesai di buat. 5. Ketikkan Nama Table.Modul Microsoft Office Acces 2003 4. Tutup table untuk membuat table-table lainnya.

caranya double Click Table yang ingin kita isi. kemudian isi data-datanya (cara isinya sama seperti pada Excell) Teaching Lab 4 .Modul Microsoft Office Acces 2003 No Field 1 2 3 *No_faktur Tgl_Fak NIK Tipe Data Text(5) Date Text(10) Keterangan Nomor Faktur Tanggal Faktur Nomor Induk Karyawan Table Detail_penjualan simpan dengan nama Tbl_D_Pjl No Field 1 2 3 4 5 No_faktur Nama_Barang Satuan Harga Jumlah Tipe data Text(5) Text (30) Text (10) Number Number Keterangan Nomor Faktur Nama Barang Satuan Jumlah Barang Harga Barang Jumlah Harga Kemudian isi Data pada table-table yang kita telah buat .

untuk mengolah data dalam tabel menjadi satu informasi yang bisa di mengerti .Modul Microsoft Office Acces 2003 Query Query adalah ”Permintaan Data” kita berupa bahasa bisnis. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan form Teaching Lab 5 . ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja. Dengan Query kita dapat : • • • Menampilkan data-data tertentu pada suatu table Menampilkan data dari diua table atau lebih dengan syarat antar table itu ada field yang berhubungan Dapat melakukan oprasi perhitungan Itulah tiga fungsi utama Query . ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh cuxtomer yang dimiliki. atau pada dua atau lebih tabel.

pada jendela Database pilih Query lalu double Click Create Query In Design View 2. Click Tabel_Barang lalu Click Add. Jika tidak ada table yang ingin dipakai lagi click Close Keterangan Field Table : Nama Field yang ingin ditampilkan : Nama Table dari Field tersebut Teaching Lab 6 .Modul Microsoft Office Acces 2003 Cara membuat Query : 1. pada jendela Show Table pilih table yang akan dipakai dalam Query. misalnya kita pakai table Barang.

Modul Microsoft Office Acces 2003 Show Criteria : Mengatur Field ditampilkan atau tidak : Syarat dari data yang ingin ditampilkan 3. click tombol panah ke bawah pilih Tbl_barang 4. Untuk menampilkan seluruh field dan record pada Tbl_barang pada field. Untuk mellihat hasil query pilih menu Query lalu Click Run atau bisa langsung mengklik Icon Run pada toolbar Hasilnya : Teaching Lab 7 .

Untuk menyimpan Query klik Icon disket. Maka Query akan tersimpan dan dapat digunakan kapan saja.Modul Microsoft Office Acces 2003 5. Pada jendela Save beri nama Query lalu Click OK. Misalnya kita hanya ingin menampilkan Field Kode_barang dan Nama_Barang. Bila dijalankan hasilnya : Teaching Lab 8 . 6. Untuk menampilkan Field-field tertentu saja. tetapi bila tidak maka field tidak ditampilkan). Lalu arahkan kursor kesebelah lalu Click tombol panah kebawah pilih nama Barang. Pastikan kotak kecil pada show tercentang (Jika kotak pada show tercentang maka field akan ditampilkan.

Untuk menampilkan data barang yang kode barangnya =B001.Modul Microsoft Office Acces 2003 7. caranya adalah pilih field-field yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya di ketik B001 Bila dijalankan hasilnya : Teaching Lab 9 .

Untuk menampilkan nomor faktur ”F001” Siapa yang Punya . Pilih Tbl_karyawan . Pilih Tbl_H_Pjl lalu Klik Add. caranya adalah pada saat kita memilih table yang akan digunakan pada query.Modul Microsoft Office Acces 2003 8. Teaching Lab 10 . Baru klik Close. Pilih Field-ield yang akan di tampilkan pada field No_Fak pada criterianya diketik ”F0001” setelah itu jalankan Query. kita harus membuat hubungan antara table Tbl_H_Pjl dengan Tbl_karyawan caranya adalah klik field NIK pada Tbl_H_Pjl tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_Karyawan ” akan muncul garis penghubung kedua table” ( Jika sudah ada tidak perlu membuat penghubung ).

Caranya : a. Untuk melakukan operasi perhitungan contohnya kita buat query untuk sub form penjualan. Simpan Query dengan nama Qry_detail_penjualan Teaching Lab 11 . lalu klik dua kali Design View pilih tbl_D_Pjl Click Add Click Close b. Pada jendela Query buat Query seperti dibawah ini c.Modul Microsoft Office Acces 2003 Bila dijalankan maka hasilnya : 9. Click Query.

Untuk menampilkan data b. Crosstab Query c. Query itu ada beberapa jenis yaitu : a. Update Query (Untuk mengupdate nilai dari suatu record atau field) e. Delete Query (untuk menghapus data pada Table) Teaching Lab 12 . Append Query (untuk memasukkan data hasil query kedalam table) f. Select Query (yang sedang kita praktekan).Modul Microsoft Office Acces 2003 Pada kolom terakhir pada field ketikkan “ Total Harga : [Harga]*[Jumlah] “ Jika dijalankan maka hasilnya : 10. Make-Table Query (untuk Menyimpan Data hasil Query kedalam table Baru) d.

1. dan lain-lain control windows form dalam access biasa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form.Modul Microsoft Office Acces 2003 Form Form digunakan untuk mempresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data dalam table / query dalam bentuk interface grid. lalu Click Create in Desaign Wizard. tombol. Pada Jendela Database pilih Form. pada jendela New Form pilih Auto Form Columnar. caranya kita Click tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang click OK Hasilnya : Teaching Lab 13 . Click New. lalu Pilih sumber datanya. biasanya jika bekerja dalam Transaksi Master Detail Membuat Form Barang untuk maintenance data Barang.

ketikkan nama untuk command Button ini ketik saja cmd_Tambah lalu click Finish. Click Next pada Text ketik Tambah lalu Click Next. pada toolbox click Command Button lalu letakkan pada form akan muncul jendela Command Button Wizards. pada Actions Pilih Add New Record. Tambahkan Tombol untuk Menambah data caranya . pada Categories pilih Record Operations.Modul Microsoft Office Acces 2003 Kita lihat form yang dihasilkan Untuk memodifikasinya klik Icon Design pada Toolbar 2. Pada mode desaign atur form agar bisa kita tambahkan control-control yang lain 3.untuk lebih jelasnya lihat gambar dibawah ini Teaching Lab 14 .

Klik next pada Text ketik Simpan lalu klik Next. pada Actions Pilih Delete Records. pada Actions Pilih Save. Pada Categories pilih Record Operations. Tambahkan Tombol untuk keluar dari form caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakkan pada form akan muncul jendela Command Button Wizards. Pada Categories pilih Record Operations. Klik Next pada text ketik hapus lalu klik Next.Modul Microsoft Office Acces 2003 4. ketikkan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Hapus lalu klik Finish 5. Tambahkan Tombol untuk menyimpan data caranya. ketikkan nama untuk Command Button ini ketik saja cmd_Simpan lalu klik Finish 6. pada Actions pilih Teaching Lab 15 . Tambahkan tombol untuk menghapus data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakkan pada form akan muncul jendela Command Button Wizards. Pada Categories pilih Form Operations. Pada toolbox klik command Button lalu letakkan pada form akan muncul jendela Command Button Wizards.

ketikkan nama command button ini ketik cmd_keluar lalu klik Finish.Modul Microsoft Office Acces 2003 Close Form. Teaching Lab 16 . Pada Toolbox klik Combo Box Wizards pilih “ Find a records on my form based on the value I selected in my Combo Box” . Klik Next pada Text ketik keluar lalu klik Next. Tambahkan Combo Box untuk mencari data barang. 7. Caranya block control lalu geser kebawah. Ketikkan “ Klik disini untuk mencari kode barang lalu klik Finish. klik next lagi. klik Next Pilih Kode Barang jika kita ingin mencari berdasarkan kode barang klik tombol > lalu klik Next.

Modul Microsoft Office Acces 2003 8. Pembuatan Form Data Barang sudah selesai dan silahkan di tes apakah tomboltombol yang ada sudah berfungsi dengan benar Teaching Lab 17 . Tambahkan Label untuk membuat Judul Form pada Toolbox klik Label lalu gambarkan di Form kemudian di dalam label tersebut ketikkan “Maintenance Data Barang” 9. Setelah selesai dibuat Simpan Form dengan nama frm_Barang.

Form ini digunakan untuk memasukkan data detail barang yang di beli karyawan. Pilih data Sheet klik Next pilih Standard Klik Next lalu klik finish. caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih qry_detail_penjualan klik OK 3. Pada wizard. Pada Jendela database pilih Form.Modul Microsoft Office Acces 2003 Form dan Subform Sekarang saatnya kita buat Form Penjualan. Hapus Textbox Kode Barang beserta labelnya 6. klik New pada Jendela New Form Wizard. Simpan Form dengan nama frm_detail_Penjualan. Masuk pada mode design 5. lalu pilih sumber datanya. hasilnya terlihat gambar di bawah ini. dengan tampilan yang sekarang tentu masih kurang ok untuk itu kita harus memodifikasinya Kita ingin agar pada saat kita mengetikkan kode_barang maka Nama Barang dan harga Satuannya akan langsung muncul kita masukkan jumlah maka Total Harga akan muncul. lalu klik Create Form in Design 2. Form Penjualan terdiri dari Form Penjualan dan Form detail penjualan sebagai sub form. pada Jendela Combo Box Wizards ikuti gambar-gambar di bawah ini Setelah Klik Finish Combo Box sudah ada pada form kita. Biasanya Karyawan kalau belanja itu lebih satu barang untuk itu kita perlu membuat form yang dapat mengakomodasi keperluan tersebut. klik Combo Box letakkan pada tempat textbox kode baranf yang telah kita hapus 7. Pada jendela Form Wizards Pindahkan semua Field ke sebelah kiri kecuali field No_Fak klik next. 4. Membuat Sub Form Detail Penjualan 1. ubah prop[ertis namenya menjadi cb_kode_barang Teaching Lab 18 .

Masuk ke mode design tambahkan dua buah Txt Box pada properties namenya set masing-masing dengan txt_nama dan txtbagian. Ketikkan kode seperti di bawah ini Efek dari kode di atas pada saat form di jalankan.Form!subtotal ” 8. akan muncul Jendela Visual Basic Editor. caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Hpjl klik OK 2. setelah semua selesi jangan lupa di simpan form dengan nama frm_Penjualan. Hapus text Box NIK. Pada Toolbox klik Subform letakkan di bawah textbox bagian. 9. Tambahkan Combo Box di tempat text box NIK tadi. tambahkan label untuk memberi judul form. akan muncul jendela subForm Wizards. klik New Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar. lalu pilih sumber datanya. Tambahkan tombol Tambah. lalu klik Create Form in Design wizards. Aturlah letak-letak textbox dan kontrol-kontrol lainnya yang ada pada form agar form kelihatan menarik. satuan dan harga akan muncul. Pada jendela combo box lakukan langkah-langkah seperti pada gambar 5. Pada Jendela database pilh Form. Pada Tool Box klik Text Box letakkan di bawah sub Form detail penjualan pada kotak textbox ketikkan=” Sub_frm_detail_penjualan. Tambahkan satu text box di bagian Footer Form pada properties namenya isi dengan Sub Total di kotak text box tersebut ketikkan “ = Sum([Total Harga])” Simpan Form dengan nama frm_Detail_Penjualan Pembuatan Form Penjualan 1. ikuti langkah-langkahnya seperti di bawah ini 7. 3. Hapus. Teaching Lab 19 . Buka Visual Basic Editor tambahkan script seperti pada gambar 6. jika kita pilih salah satu kode barang pada Combo Box maka secara otomatis nama barang. 4. Simpan dan Keluar seperti pada form barang.Modul Microsoft Office Acces 2003 Pilih View pada Menu Code.