Modul Microsoft Office Acces 2003

MICROSOFT ACCESS
Pengenalan Microsoft Office Access 2003
Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat menbantu kita membuat aplikasi database dalam waktu relatif singkat, Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasiaplikasi kecil, Misalnya Program untuk kasir di Koprasi, Penjualan untuk toko. Di Microsoft Access terdapat beberapa bagian yaitu : 1. Table 2. Query 3. Form : digunakan untuk menyimpan data : digunakan untuk memanipulasi data : digunakan untuk frontend aplikasi, biasanya untuk

menampilkan data,menambah data dll. 4. Report 5. Macro : digunakan untuk membuat laporan : digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi

Bagaimana memulai Microsoft Access 1. Click Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access 2. Setelah terbuka click Blank Database, pada jendela file New Databases isikan nama file yang diinginkan misalkan Penjualan ( untuk membuat aplikasi penjualan barang pada suatu toko )

Kita sudah membuat database dengan nama Penjualan tetapi database itu belum dapat di gunakan untuk itu kita perlu membuat Table, Form , Query, Report dan Macro bila perlu.

Teaching Lab

Modul Microsoft Office Acces 2003

TABLE

Table adalah tempat untuk mentimpan data, contohnya data barang disimpan di table barang, Sebelum kita membuat table kita tentukan dulu table-table yang diperlukan beserta field-fieldnya.

Table Barang

No Field 1 2 3 4 * Kode_barang Nama_barang Satuan Harga

Tipe data Text(4) Text(30) Text(10) Number

Keterangan Kode Untuk barang Nama Barang Satuan Jumlah Barang Harga Barang

Langkah Pembuatan Table

1. Pada jendela database Click Table 2. Double Click Create Table in Design View 3. Pada jendela table ketikan fiels-field table barang beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan Kode Barang sebagai Primery Key seperti gambar di bawah ini

Teaching Lab

Modul Microsoft Office Acces 2003

4. Pilih File

Save , Ketikkan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan

Barang kita simpan dengan nama Tbl_Barang. 5. Table Barang sudah selesai di buat. Tutup table untuk membuat table-table lainnya. Jika Table Barang sudah selesai dibikin sekarang coba buat Table Karyawan, Header_Penjualan dan Detail_Penjualan dengan spesifikasi sebagai berikut :

Table Karyawan di simpan dengan nama Tbl_karyawan

No Field 1 2 3 * Nik Nama_Karyawan Bagian

Tipe Data Text(5) Text(30) Text(10)

Keterangan Nomor Induk Karyawan Nama Karyawan Nama Bagian

Table Header_Penjualan simpan dengan nama Tbl_H_Pjl

Teaching Lab

Modul Microsoft Office Acces 2003

No Field 1 2 3 *No_faktur Tgl_Fak NIK

Tipe Data Text(5) Date Text(10)

Keterangan Nomor Faktur Tanggal Faktur Nomor Induk Karyawan

Table Detail_penjualan simpan dengan nama Tbl_D_Pjl

No Field 1 2 3 4 5 No_faktur Nama_Barang Satuan Harga Jumlah

Tipe data Text(5) Text (30) Text (10) Number Number

Keterangan Nomor Faktur Nama Barang Satuan Jumlah Barang Harga Barang Jumlah Harga

Kemudian isi Data pada table-table yang kita telah buat , caranya double Click Table yang ingin kita isi, kemudian isi data-datanya (cara isinya sama seperti pada Excell)

Teaching Lab

Modul Microsoft Office Acces 2003

Query
Query adalah Permintaan Data kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel menjadi satu informasi yang bisa di mengerti , seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh cuxtomer yang dimiliki, ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua atau lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. Dengan Query kita dapat : Menampilkan data-data tertentu pada suatu table Menampilkan data dari diua table atau lebih dengan syarat antar table itu ada field yang berhubungan Dapat melakukan oprasi perhitungan

Itulah tiga fungsi utama Query , Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan form

Teaching Lab

Modul Microsoft Office Acces 2003

Cara membuat Query : 1. pada jendela Database pilih Query lalu double Click Create Query In Design View

2. pada jendela Show

Table pilih table yang akan dipakai dalam Query,

misalnya kita pakai table Barang, Click Tabel_Barang lalu Click Add, Jika tidak ada table yang ingin dipakai lagi click Close

Keterangan

Field Table

: Nama Field yang ingin ditampilkan : Nama Table dari Field tersebut

Teaching Lab

Modul Microsoft Office Acces 2003

Show Criteria

: Mengatur Field ditampilkan atau tidak : Syarat dari data yang ingin ditampilkan

3. Untuk menampilkan seluruh field dan record pada Tbl_barang pada field, click tombol panah ke bawah pilih Tbl_barang

4. Untuk mellihat hasil query pilih menu Query lalu Click Run atau bisa langsung mengklik Icon Run pada toolbar

Hasilnya :
Teaching Lab

Modul Microsoft Office Acces 2003

5. Untuk menyimpan Query klik Icon disket, Pada jendela Save beri nama Query lalu Click OK. Maka Query akan tersimpan dan dapat digunakan kapan saja. 6. Untuk menampilkan Field-field tertentu saja, Misalnya kita hanya ingin menampilkan Field Kode_barang dan Nama_Barang, Lalu arahkan kursor kesebelah lalu Click tombol panah kebawah pilih nama Barang. Pastikan kotak kecil pada show tercentang (Jika kotak pada show tercentang maka field akan ditampilkan, tetapi bila tidak maka field tidak ditampilkan).

Bila dijalankan hasilnya :

Teaching Lab

Modul Microsoft Office Acces 2003

7. Untuk menampilkan data barang yang kode barangnya =B001, caranya adalah pilih field-field yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya di ketik B001

Bila dijalankan hasilnya :

Teaching Lab

Modul Microsoft Office Acces 2003

8. Untuk menampilkan nomor faktur F001 Siapa yang Punya , caranya adalah pada saat kita memilih table yang akan digunakan pada query, Pilih Tbl_H_Pjl lalu Klik Add, Pilih Tbl_karyawan , Baru klik Close, kita harus membuat hubungan antara table Tbl_H_Pjl dengan Tbl_karyawan caranya adalah klik field NIK pada Tbl_H_Pjl tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_Karyawan akan muncul garis penghubung kedua table ( Jika sudah ada tidak perlu membuat penghubung ). Pilih Field-ield yang akan di tampilkan pada field No_Fak pada criterianya diketik F0001 setelah itu jalankan Query.

Teaching Lab

10

Modul Microsoft Office Acces 2003

Bila dijalankan maka hasilnya :

9. Untuk melakukan operasi perhitungan contohnya kita buat query untuk sub form penjualan. Caranya : a. Click Query, lalu klik dua kali Design View pilih tbl_D_Pjl Click Add Click Close b. Pada jendela Query buat Query seperti dibawah ini c. Simpan Query dengan nama Qry_detail_penjualan

Teaching Lab

11

Modul Microsoft Office Acces 2003

Pada kolom terakhir pada field ketikkan Total Harga : [Harga]*[Jumlah] Jika dijalankan maka hasilnya :

10. Query itu ada beberapa jenis yaitu : a. Select Query (yang sedang kita praktekan). Untuk menampilkan data b. Crosstab Query c. Make-Table Query (untuk Menyimpan Data hasil Query kedalam table Baru) d. Update Query (Untuk mengupdate nilai dari suatu record atau field) e. Append Query (untuk memasukkan data hasil query kedalam table) f. Delete Query (untuk menghapus data pada Table)

Teaching Lab

12

Modul Microsoft Office Acces 2003

Form
Form digunakan untuk mempresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data dalam table / query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain control windows form dalam access biasa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam Transaksi Master Detail

Membuat Form Barang untuk maintenance data Barang. 1. Pada Jendela Database pilih Form, lalu Click Create in Desaign Wizard, Click New, pada jendela New Form pilih Auto Form Columnar, lalu Pilih sumber datanya, caranya kita Click tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang click OK

Hasilnya :

Teaching Lab

13

Modul Microsoft Office Acces 2003

Kita lihat form yang dihasilkan Untuk memodifikasinya klik Icon Design pada Toolbar

2. Pada mode desaign atur form agar bisa kita tambahkan control-control yang lain 3. Tambahkan Tombol untuk Menambah data caranya , pada toolbox click Command Button lalu letakkan pada form akan muncul jendela Command Button Wizards, pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Add New Record. Click Next pada Text ketik Tambah lalu Click Next, ketikkan nama untuk command Button ini ketik saja cmd_Tambah lalu click Finish.untuk lebih jelasnya lihat gambar dibawah ini

Teaching Lab

14

Modul Microsoft Office Acces 2003

4. Tambahkan tombol untuk menghapus data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakkan pada form akan muncul jendela Command Button Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Delete Records. Klik Next pada text ketik hapus lalu klik Next, ketikkan nama untuk command button ini ketik saja cmd_Hapus lalu klik Finish 5. Tambahkan Tombol untuk menyimpan data caranya. Pada toolbox klik command Button lalu letakkan pada form akan muncul jendela Command Button Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Save. Klik next pada Text ketik Simpan lalu klik Next, ketikkan nama untuk Command Button ini ketik saja cmd_Simpan lalu klik Finish 6. Tambahkan Tombol untuk keluar dari form caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakkan pada form akan muncul jendela Command Button Wizards, Pada Categories pilih Form Operations, pada Actions pilih
Teaching Lab

15

Modul Microsoft Office Acces 2003

Close Form. Klik Next pada Text ketik keluar lalu klik Next, ketikkan nama command button ini ketik cmd_keluar lalu klik Finish.

7. Tambahkan Combo Box untuk mencari data barang. Caranya block control lalu geser kebawah. Pada Toolbox klik Combo Box Wizards pilih Find a records on my form based on the value I selected in my Combo Box . klik Next Pilih Kode Barang jika kita ingin mencari berdasarkan kode barang klik tombol > lalu klik Next, klik next lagi. Ketikkan Klik disini untuk mencari kode barang lalu klik Finish.

Teaching Lab

16

Modul Microsoft Office Acces 2003

8. Tambahkan Label untuk membuat Judul Form pada Toolbox klik Label lalu gambarkan di Form kemudian di dalam label tersebut ketikkan Maintenance Data Barang 9. Setelah selesai dibuat Simpan Form dengan nama frm_Barang. Pembuatan Form Data Barang sudah selesai dan silahkan di tes apakah tomboltombol yang ada sudah berfungsi dengan benar

Teaching Lab

17

Modul Microsoft Office Acces 2003

Form dan Subform

Sekarang saatnya kita buat Form Penjualan. Biasanya Karyawan kalau belanja itu lebih satu barang untuk itu kita perlu membuat form yang dapat mengakomodasi keperluan tersebut. Form Penjualan terdiri dari Form Penjualan dan Form detail penjualan sebagai sub form. Membuat Sub Form Detail Penjualan 1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Design 2. Pada wizard, klik New pada Jendela New Form Wizard, lalu pilih sumber datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih qry_detail_penjualan klik OK 3. Pada jendela Form Wizards Pindahkan semua Field ke sebelah kiri kecuali field No_Fak klik next. Pilih data Sheet klik Next pilih Standard Klik Next lalu klik finish, hasilnya terlihat gambar di bawah ini.

Simpan Form dengan nama frm_detail_Penjualan. Form ini digunakan untuk memasukkan data detail barang yang di beli karyawan, dengan tampilan yang sekarang tentu masih kurang ok untuk itu kita harus memodifikasinya Kita ingin agar pada saat kita mengetikkan kode_barang maka Nama Barang dan harga Satuannya akan langsung muncul kita masukkan jumlah maka Total Harga akan muncul. 4. Masuk pada mode design 5. Hapus Textbox Kode Barang beserta labelnya 6. klik Combo Box letakkan pada tempat textbox kode baranf yang telah kita hapus 7. pada Jendela Combo Box Wizards ikuti gambar-gambar di bawah ini Setelah Klik Finish Combo Box sudah ada pada form kita, ubah prop[ertis namenya menjadi cb_kode_barang

Teaching Lab

18

Modul Microsoft Office Acces 2003

Pilih View pada Menu Code, akan muncul Jendela Visual Basic Editor. Ketikkan kode seperti di bawah ini Efek dari kode di atas pada saat form di jalankan, jika kita pilih salah satu kode barang pada Combo Box maka secara otomatis nama barang, satuan dan harga akan muncul. Tambahkan satu text box di bagian Footer Form pada properties namenya isi dengan Sub Total di kotak text box tersebut ketikkan = Sum([Total Harga]) Simpan Form dengan nama frm_Detail_Penjualan

Pembuatan Form Penjualan 1. Pada Jendela database pilh Form, lalu klik Create Form in Design wizards, klik New Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar, lalu pilih sumber datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Hpjl klik OK 2. Masuk ke mode design tambahkan dua buah Txt Box pada properties namenya set masing-masing dengan txt_nama dan txtbagian. 3. Hapus text Box NIK, Tambahkan Combo Box di tempat text box NIK tadi. 4. Pada jendela combo box lakukan langkah-langkah seperti pada gambar 5. Buka Visual Basic Editor tambahkan script seperti pada gambar 6. Pada Toolbox klik Subform letakkan di bawah textbox bagian, akan muncul jendela subForm Wizards, ikuti langkah-langkahnya seperti di bawah ini 7. Pada Tool Box klik Text Box letakkan di bawah sub Form detail penjualan pada kotak textbox ketikkan= Sub_frm_detail_penjualan.Form!subtotal 8. Tambahkan tombol Tambah, Hapus, Simpan dan Keluar seperti pada form barang. 9. Aturlah letak-letak textbox dan kontrol-kontrol lainnya yang ada pada form agar form kelihatan menarik, tambahkan label untuk memberi judul form, setelah semua selesi jangan lupa di simpan form dengan nama frm_Penjualan.

Teaching Lab

19