Modul 3 Pengadaan Karyawan TIK : Mahasiswa mampu memahami proses penggunaan Karyawan

Peran sumber daya manusia dalam menentukan keberhasilan organisasi tidak dapat diabaikan, meskipun dewasa ini berada di era teknologi canggih. Sumber daya manusia dapat bertahan karena memiliki kompetensi manajerial, yaitu kemampuan untuk merumuskan visi dan strategi perusahaan serta kemampuan untuk memperoleh dan mengarahkan sumber daya-sumber daya lain dalam rangka mewujudkan visi dan menerapkan strategi perusahaan (Lado et. al., 1992). Pengadaan pegawai meliputi penarikan, seleksi dan penempatan. Rekrutmen pada dasarnya merupakan aktivitas untuk mencari dan memperoleh pekerjaan yang terdapat di dalam organisasi. Pelamar harus memenuhi kualifikasi yang telah ditetapkan sehingga manajemen sumber daya manusia memiliki alternatif pilihan yang layak. Setelah kumpulan pelamar sesuai telah diperoleh, maka aktivitas selanjutnya yang perlu dilakukan adalah seleksi, yaitu memilih calon yang paling berkualitas diantara para pelamar. Aktivitas berikutnya adalah penempatan pelamar yang terpilih di posisi masing-masing. Pengertian Pengadaan Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaankaryawan merupakan masalah penting, sulit dan kompleks karena untuk mendapatkan danmenempatkan orang-orang yang kompeten, serasi, serta efektif tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin.Karyawan adalah asset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status danlatar belakang pendidikan, usia, dan jeni kelamin yang heterogen yang di bawa ke dalamorganisasi perusahaan. Karyawan bukan mesin, uang dan material yang sifatnya pasif dandapat dikuasai serta diatur sepenuhnya dalam mendukung tercapainya tujuan perusahaan.Karyawan yang cakap, mampu, dan terampil belum menjamin produktivitas keja ygnabaik, kalau moral kerja dan kedisiplinannya rendah. Mereka baru bermanfaat dan mendukungterwujudnya tujuan perusahaan jika mereka berkeinginan tinggi untuk berprestasi.Karyawan yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil mengakibatkanpekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya.

Islahulben, SE. MM. MSDM

Pengadaan SDM adalah proses pencarian dan pemikatan para calon karyawan (pelamar). (Handoko, 2000). Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa pengadaan SDM adalah proses pengumpulan calon pemegang jabatan yang sesuai dengan rencana SDM untuk menduduki suatu jabatan atau pekerjaan tertentu. Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengadaan SDM, antara lain sebagai berikut 1. 2. 3. 4. 5. Penentuan jumlah dan kualitas SDM yang akan diperlukan. Sumber calon karyawan dan cara-cara penarikannya. Dasar, sistem, metode, dan tingkat-tingkat seleksi yang akan dilakukan. Kualifikasi-kualifikasi dan prosedur seleksi yang akan dilakukan. Cara-cara penempatan calon pegawai yang akan dilakukan.

Adapun pilihan-pilihan strategis dalam melaksanakan pengadaan pegawai adalah sebagai berikut : 1. 2. Apakah perlu dipertimbangkan masalah Affirmative Action. Apakah organisasi akan memakai tenaga baru atau membeli tenaga profesional yang sudah matang. 3. 4. 5. Bagaimana strategi pembiayaan untuk pengadaan dan seleksi pegawai baru. Apakah organisasi mempertimbangkan kepedulian sosial. Apakah strategi tentang pengadaan dan seleksi perlu menggunakan teknologi tinggi guna menjamin obyektivitas. 6. Apakah pilihan organisasi dalam pelaksanaan pengadaan. Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan. Ada dua macam pengadaan, yaitu :

Islahulben, SE. MM. MSDM

1.

Pengadaan internal, yakni karyawan yang mengisi lowongan jabatan yang lowong, ditarik dari karyawan yang telah ada dalam organisasi. Penarikan dilakukan dengan cara mutasi atau transfer, baik sifatnya vertikal (promosidemosi) maupun horizontal (rotasi).

Kebaikan dan keburukan pengadaan internal ini adalah sebagai berikut : a. b. Kebaikan : Biaya-biaya penarikan relatif lebih kecil; Prilaku karyawannya telah diketahui; Karyawannya telah berpengalaman; Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi; Karyawan yang cakap ada kesempatan untuk promosi; Memotivasi semangat kerja karyawan; Loyalitas dan kedisiplinan karyawan lebih baik. Keburukan : Masalah pengisian lowongan tidak terselesaikan, karena mutasi akan menimbulkan lowongan yang kosong kembali; Pelaksanaan sistem kerja hanya tetap begitu-begitu saja; Kewibawaan pejabat yang dipromosikan relatif kurang; Promosinya sering didasarkan atas nepotisme.

2. Pengadaan eksternal, artinya untuk mengisi lowongan jabatan yang kosong di tarik orang-orang dari luar organisasi, yaitu : Lembaga-lembaga pendidikan Dinas Tenaga Kerja

Islahulben, SE. MM. MSDM

Pasar Tenaga Kerja (Umum) Nepotisme atau kawan-kawan pegawai

Penarikan tenaga kerja atau sumber daya manusia ini dilakukan melalui iklan pada media massa, seperti pada surat kabar, radio, dan televisi. Kebaikan dan keburukan pengadaan eksternal ini adalah sebagai berikut: Kebaikan : - Kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang professional terbuka; - Kemungkinan perubahan sistem kerja yang lebih baik ada; - Pejabat baru akan berwibawa, jika ia cakap; - Masalah jabatan yang lowong terisi dengan tidak menimbulkan kosongnya jabatan lain. Keburukan : - Menurunkan semangat kerja karyawan lama, sebab kesempatan promosi tidak ada; - Absensi dan turn over karyawan lama cenderung meningkat; - Loyalitas dan solidaritas pejabat baru masih disangsikan; - Orientasi dan induksi untuk pejabat baru harus dilakukan; - Kedisiplinan dan kecakapan masih diragukan. Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau yang ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan itu. Sistem seleksi dikenal atas : 1. Succesive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan testing yakni jika peserta tidak lulus pada suatu testing maka ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan lulus.

Islahulben, SE. MM. MSDM

2. Compensatory-Approach adalah sistem seleksi yang dilakukan dimana peserta mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata hasil tesnya apakah mencapai standar atau tidak peserta yang mencapai nilai standar dinyatakan lulus, sedang peserta yang tidak mencapai standar dinyatakan gugur. Seleksi ada tiga tingkat yang dikenal dengan seleksi tingkat pertama, seleksi tingkat kedua, dan seleksi tingkat ketiga. Seleksi tingkat pertama adalah seleksi yang dilakukan menurut prosedur yang telah ditetapkan perusahaan yang bersangkutan dan jika lulus maka pelamar dinyatakan diterima dengan status karyawan percobaan atau calon pegawai (capeg). Seleksi tingkat kedua adalah seleksi yang dilakukan selama masa percobaan (capeg) dengan cara mengamati dan menilai mental, perilaku, kedisiplinan, dan kemampuan nyata calon karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. Jika seleksi tingkat kedua ini lulus maka calon pegawai tersebut mengikuti seleksi tingkat ketiga. Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi dengan mengikuti prajabatan atau pelatihan, jika lulus maka calon karyawan (calon pegawai) diangkat menjadi pegawai tetap. Penempatan (Placement) adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjaannya. Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip: Apa dan Siapa Apa artinya kita harus terlebih dahulu menetapkan pekerjaan-pekerjaannya berdasarkan uraian pekerjaan (jobdescription) Siapa artinya kita baru mencari orang-orang yang tepat untuk mendudukijabatan tersebut sesuai spesifikasi pekerjaan (job specification). Pengadaan karyawan berdasarkan siapa, kemudian baru apa, akan menimbulkan mismanajemen dalam penempatannya. Penempatan karyawan yang jauh di bawahkemampuannya ataupun diluar kemampuannya mengakibatkan moral kerja dan kedisiplinankaryawan rendah. Jadi, kita harus menugaskan seorang karyawan sesuai dengan kemampuanyang dimilikinya dan memberikan pekerjaan yang disenanginya.

Islahulben, SE. MM. MSDM

Berdasarkan uraian diatas, kita mendapat gambaran bagaimana pentingnya pengadaan karyawan. Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan perusahaan.Perekrutan calon karyawan hendaknya dilakukan dengan baik, agar karyawan yangditerima sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang akan dilakukan. Analisis Pekerjaan (job analysis). Dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan. Merupakan kegiatan menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Analisis pekerjaan akan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan bahkan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang. 1. Analisis Pekerjaan. Adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perushaan agar mencapai tujuan yang dicapai. Manfaat analisis pekerjaan akan memberikan informasi tentang aktifitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, ( personnel requirment ), perilaku manusia dan lat-alat yang akan dipergunakan. 2. Langkah Langkah Analisis Pekerjaan Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah langkah sebagai berikut:

a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan. Artinya Penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Sebab hasil itu akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi hasil analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai. b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang. Artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan informasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sampel, sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi, kuisioner dan angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.

Islahulben, SE. MM. MSDM

c. Menyeleksi muwakal ( orang yang akan diserahi )jabatan yang akan dinalisis. Penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Ini dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis. d. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan. Penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku kaaryawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan. e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya diversifikasikan dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan. Dengan memverifikasi informasi itu akan membantu untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Ini juga akan membantu perolehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang akan dilaksanakannya. f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan. g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan. Penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, perluasan pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. Hal ini perlu guna mengetahui kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian teknikrat canggih dan reorganisasi perusahaan. 3. Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification, dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut: Perekrutan dan seleksi (Recruitment and selection) Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Merupakan dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat. Kompensasi (Compensation) Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dll) orang yang akan menduduki jabatan

Islahulben, SE. MM. MSDM

itu, sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya. Evaluasi jabatan (job evaluation) Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman tentang berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi, sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan demikian perusahaan dapat menetapkan gaji pada posisi jabatan tersebut. Penilaian prestasi kerja (Performance Appraisal) Adalah upaya membandingkan pretasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Latihan (Training) Informasi analisis pekerjaan dilakukan untuk merangsang program latihan dan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis ketrampilan pekerja digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program-program latihan. Promosi dan Pemindahan Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membnatu menentukan promosi ataupun pemindahan keryawan. Organisasi Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment) Informasi analisis pekerjaan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tetentu. Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplication) Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan. Penempatan (Placement) Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan ketrampilannya agar mereka bekerja secara efektif. Peramalan dan Perekrutan Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan. Orientasi dan Induksi Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi, dll.

Islahulben, SE. MM. MSDM

C. Uraian Pekerjaan. Uraian pekerjaan (Job Description) dan uraian jabatan (job position) disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Biasa digunakan untuk tenaga kerja operasional, sedangkan uraian jabatan digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Keduanya harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dantanggung jawab yang harus dilakukan. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai ole seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi, pkerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Urarian pekerjaan menguraikan hal-hal sebagai berikut: 1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi. 2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukan hubungan antara pejabat dengan orang lain didalam maupun diluar organisasi. 3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas. 4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut. 5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya. 6. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosi dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan. D. Spesifikasi Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan ( job spesification ) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian pesyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal sebagai berikut: 1. Tingkat pendidikan pekerja 2. Jenis kelamin pekerja

Islahulben, SE. MM. MSDM

3. Keadaan fisik pekerja 4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja 5. Batas umur pekerja 6. Nikah atau belum 7. Minat Pekerja 8. Emosi dan temperamen pekerja 9. Pengalaman pekerja Spesifikasi bagi setiap pekerjaan tidaklah sama karena spesifikasi disusun dari uraian pekerjaan sedangkan uraian pekerjaan dari tiap-tiap perusahaan tidaklah sama, misalnya ada perusahaan yang membutuhkan tinggi badan, pakai kaca mata atau tidak, serta cantik atau tidak. Contoh spesifikasi pekerjaan PERUSAHAAN CV TIMOR SEJATI Spesifikasi Pekerjaan Nama Jabatan : Kepala Bagian Komputer Kode Jabatan : R-239 Tanggal : 2 Oktober 1980 Penyusun : Andi Andika Departemen : Divisi Administrasi Lokasi : Fatululi 22 Kupang Pendidikan : Akademi komputer, menguasai komputer, mempunyai ketrampilan dalam menggunakan komputer, dan program komputer. Pengalaman : 3 tahun bekerja di bidang komputer Persyaratan fisik : Kesehatan baik untuk melakukan pekerjaan dan mempunyai stamina serta daya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas-tugas berat. Persyaratan mental : Jujur, inisiatif dan kreatif, dapat mengambil keputusan secara cepat; mampu menganalisis dan membuat berbagai output informasi yang bermutu tinggi. Supervisi : Rentang kendali 3 9 orang lulusan SMTA. Mampu berkomunikasi efektif Lisan maupun tetulis, vertikal dan horisontal dalam perusahaan. Kondisi kerja : Baik, 75% duduk diatas kurai yang nyaman, tenang, dan dalam ruangan berAC.

Islahulben, SE. MM. MSDM

10

Penganalisis pekerjaan perlu memperhitungkan: job content, job definition, job depth, job enlargement, job enrichment, job range, job relationship, job rotation, and job order technology. Job content (isi pekerjaan) adalah bagian persoalan pertama dalam mengorganisasi keputusan. Menyangkut penetapan persyaratan tugas atas tiap-tiap pekerjaan dalam organisasi. Job depth (kedalaman pekerjaan) menunjukan kepada jumlah pengendalian yang dimiliki oleh seseorang untuk mengubah atau mempengaruhi pekerjaan dan lingkungan sekelilingnya. Job range (jajaran pekerjaan) menunjukan jumlah operasional yang dilakukan oleh pemegang pekerjaan untuk menyelesaikan suatu tugas. Job relationship (hubungan pekerjaan) menunjukan hubungan interpersonal yang diperlukan atau yang dimungkinkan oleh suatu pekerjaan. Job rotation (rotasi pekerjaan) sebuah bentuk latihan yang menyangkut pemindahan seseorang karyawan dari satu pekerjaan kepada pekerjaan lainnya. Disamping sasaran latihan, juga untuk mengurangi kebosanan. Job order technology (teknologi pekerjaan menurut pesanan)adalah suatu bentuk produksi dimana produk disesuaikan menurut spesifikasi pelanggan. E. Evaluasi Pekerjaan Evaluasi pekerjaan (job evaluation) adalah menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil resiko pekerjaan dan memberikan nama, ranking ( peringkat ), serta harga atau gaji suatu jabatan. Jika pekerjaan berat, sukar, beresiko besar dan ranking (peringkat) jabatan semakin tinggi maka harga atau gaji semakin besar, tetapi sebaliknya jika pekerjaan mudah, ringan, resiko kecil, tanggung jawab kecil, dan ranking (peringkat) jabatan rendah, maka harga atau gaji jabatannya semakin kecil. F. Penyederhanaan Pekerjaan Work-simplification is applying sense of finding the most economica use of human effort, materials, machines, time and spaces so that easier and better ways of doing work can be employed. (Penyederhanaan pekerjaan adalah penggunaan logika untuk mencari penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu, dan ruangan agar cara-cara yang paling baik dan paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan). Prinsip penyederhanaan pekerjaan ialah meniadakan pemborosan pekerjaan dengan jalan penyederhanaanpenyederhanaan pekerjaan secara mantap, menekankan usaha membuat setiap

Islahulben, SE. MM. MSDM

11

komponen pekerjaan menjadi produktif melalui jalan penerapan akal sehat yang terutama di bantu oleh partisipasi pengetahuan para pekerja. Penyederhanaan pekerjaan atau simplifikasi pekerjaan mengakibatkan hal-hal sebagai berikut: 1. Struktur organisasi pekerjaan semakin melebar 2. Pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi terlalu terspesialisasi, sehingga menimbulkan kebosanan yang pada gilirannya menyebabkan kesalahan-kesalahan atau permintaan keluar. 3. Pekerjaan semakin produktif sehingga keuntungan ekonomis dari spesialisasi akan di peroleh. G. Pengayaan Pekerjaan Pengayaan pekerjaan adalah perluasan pekerjaan dan tanggung jawab secara vertikal yang akan dikerjakan seseorang pejabat dalam jabatannya. Merupakan suatu perubahan yang direncanakan (planned-change) untuk memberikan variasi yang lebih besar kepada seseorang karyawan yang mempunyai pengetahuan dan ketrampilan lebih. Perluasan secara vertikal diterapkan untuk memberikan kepada karyawan kepuasan yang lebih besar dan kesempatan bagi pengembangan pribadinya. H. Persyaratan Pekerjaan Persyaratan pekerjaan adalah persyaratan-persyaratan jabatan tentang ketrampilan yang dikehendaki. Misalnya: sopir mempunyai SIM B Umum. Usia tidak lebih dari 45 tahun, jujur, penyabar, dll. Setelah diketahui uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, evaluasi pekerjaan, persyaratan pekerjaan, dan lainya barulah dilakukan penarikan karyawan yang akan mengisi lowongan-lowongan yang kosong dalam perusahaan tersebut. Pengadaan (perekrutan) adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, dan orientasi serta induksi dengan maksud untuk memperoleh karyawan yang kompeten sesuai dengan kebutuhan perusahaan. I. Proses atau Langkah-Langkah Pengadaan atau Perekrutan Karyawan 1. Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, peramalan kebutuhan tenaga kerja didasarkan kepada informasi faktor internal dan eksternal perusahaan. Faktor Internal dan Eksternal Perusahaan adalah sebagai berikut: a. Jumlah produksi.

Islahulben, SE. MM. MSDM

12

b. Ramalan-ramalan usaha c. Perluasan perusahaan d. Perkembangan teknologi e. Tingkat permintaan dan penawaran tenaga kerja / pasaran tenaga kerja f. Perencanaan karier pegawai 2. Penarikan Tenaga Kerja Penarikan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja. Penarikan tenaga kerja adalah (pelamar) dipengaruhi oleh hal-hal sebagai berikut : a. Balas jasa yang diberikan. Jika balas jasa besar maka pelamar banyak, sebaliknya jika pelamar sedikit maka balas jasa kecil maka pelamar sedikit. b. Status karyawan. Jika status karyawan tetap maka pelamar relatif banyak, tetapi apabila status karyawan honorer, pelamar sedikit. c. Kesempatan promosi. Jika kesempatan promosi terbuka lebar, jumlah pelamar banyak, begitu juga sebaliknya. d. Job spesification. Jika spesifikasi pekerjaan sedikit, pelamar akan banyak, begitu juga sebaliknya. e. Metode penarikan. Jika penarikan terbuka luar melalui media massa maka pelamar banyak , begitu juga sebaliknya, misalnya dengan iklan. f. Soliditas perusahaan. Jika soliditas perusahaan cukup tinggi maka pelamar banyak, begitu juga sebaliknya. g. Peraturan perburuhan. Jika peraturan perburuhan longgar, pelamar banyak begitu juga sebaliknya, misalnya usia tenaga kerja. h. Penawaran tenaga kerja. Jika penawaran tenaga kerja banyak, pelamar akan banyak, begitu juga sebaliknya, misalnya banyak penganggur. Edwin B. Flippo. Recruitmnet is the process of searching for porspective employees and stimulating them to applay for job in the organizational. (Penarikan adalah proses pencarian dan pemikatan para calon pegawai yang mampu bekerja didalam organisasi). Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan. Menurut pasal 1 UU No.14 Tahun 1969, tenaga kerja adalah tiap orang yang mampu melakukan pekerjaan baik di dalam maupun di luar hubungan kerja, guna menghasilkan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Tenaga kerja harus memenuhi persyaratan peraturan pemerintah, seperti batas usia tertentu. UU No. 14 Tahun 1969 dan peraturan pelaksanaannya tidak boleh diadakan

Islahulben, SE. MM. MSDM

13

diskriminasi. Dalam pasal 4 dikemukakan bahwa tiap tenaga kerja berhak mendapat perlindungan atas keselamatan, kesehatan, kesulitan, pemeliharaan moral kerja, serta perlakuan yang sesuai dengan martabat manusia dan moral agama. a. Kerja. Kerja adalah sejumlah aktivitas fisik dan mental yang dilakukan seseorang untuk mengerjakan suatu pekerjaan. b. Buruh/Kuli Buruh/Kuli adalah seorang pekerja harian atau honorer yang bekerja dibawah perintah orang lain dan menerima balas jasa yang besarnya tertentu. c. Karyawan/Pegawai Karyawan/Pegawai adalah seseorang pekerja tetap yang bekerja di bawah perintah orang lain dan mendapat kompensasi serta jaminan. Proses Penarikan Karyawan Proses penarikan karayawan yang baik adalah sebagai berikut: 1) Penentuan Dasar Penarikan. Dasar penarikan calon karyawan ditetapkan dahulu agar para pelamar yang memasukan lamarannya sesuai dengan pekerjaan yang di minatinya. Dasar penarikan harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk menduduki jabatan tersebut. Job spesification harus di uraikan secara rinci dan jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi yang di butuhkan, misal: batas usia, pendidikan, jenis kelamin, dan kesehatan. 2) Penentuan Sumber-Sumber Penarikan Sumber penarikan calon karyawan bisa berasal dari sumber internal dan sumber eksternal. a). Sumber Internal: karyawan yang mengisi lowongan kerja yang lowong diambil dengan cara memutasikan / memindahkan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu. Pemindahan karyawan bersifat vertikal (promosi dan demosi) maupun horizontal. Kebaikan-kebaikan sumber internal: 1. Meningkatkan moral kerja dan kedisiplinan karyawan, karena ada kesempatan promosi. 2. Perilaku dan loyalitas karyawn semakin besar terhadap perusahaan. 3. Biaya penarikan relatif kecil, karena tidak perlu memasang iklan. 4. Waktu penarikan relatif singkat. 5. Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi. 6. Kestabilan karyawan semakin baik.

Islahulben, SE. MM. MSDM

14

Kelemahan-kelemahan sumber internal: 1. Kewibawaan karyawan yang dipromosikan itu kurang. 2. Kurang membuka kesempatan sistem kerja baru dalam perusahaan. b). Sumber Eksternal: Karyawan yang mengisi jabatan yang lowong dilakukan penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja diluar perusahaan. Kebaikan-kebaikan sumber eksternal: 1. Kewibawaan pejabat relatif baik. 2. Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik. Kelemahan-kelemahan sumber eksternal: 1. Prestasi karyawan lama cenderung turun, karena tidak ada kesempatan untuk promosi. 2. Biaya penarikan besar, karena iklan dan seleksi. 3. Waktu penarikan relatif lama. 4. Orientasi dan induksi harus dilakukan. 5. Turnover cenderung akan meningkat. 6. Perilaku dan loyalitasnya belum diketahui. 3). Metode-metode penarikan. Metode Penarikan calon karyawan baru adalah metode tertutup dan metode terbuka 4). Kendala-kendala penarikan. Kendala-kendala yang dihadapi setiap perusahaan tidaklah sama. Pada umumnya kendala-kendala itu meliputi: a) Kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi; kebijaksanaan organisasi yang mempengaruhi penarikan karyawan adalah: Kebijaksanaan kompensasi dan kesejahteraan Kebijaksanaan promosi Kebijaksanaan status karyawan. Kebijaksanaan sumber tenaga kerja b). Persyaratan jabatan. c). Metode pelaksanaan penarikan d). Kondisi pasar tenaga kerja e). Solidaritas perusahaan

Islahulben, SE. MM. MSDM

15

f). Kondisi-kondisi lingkungan eksternal 3. Seleksi Penerimaan Karyawan a. Pentingnya seleksi. Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan untuk memperoleh karyawan yang berkualitas dan kompeten. Pengertian atau definisi seleksi yang dikemukakan oleh beberapa para ahli antara lain: 1. Malayu Hasibuan ; Seleksi adalah kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan.seleksi ini didasarkan pada spesifikasi tertentu dari setiap perusahaan bersangkutan. 2. Dale Yolder (1981 p 291); Selection is the process by with candidates for employment are divided into two those who be affered employed and who will not. (Seleksi adalah suatu proses ketika calon karyawan dibagi dua bagian, yaitu yang akan diterima dan yang ditolak). 3. R.S. Dwivedi (1979 p 236); The entire concept of selection and placement has proved to be effective in reducing turnover. (Seluruh konsep dari seleksi dan penempatan karyawan yang efektif dapat diharapkan mengurangi tingkat perputaran atau keluar masuknya karyawan). 4. Mitton M. Mande ; The carefull selection and placement of employees to make sure that they are physically, mentally and temperamentally fitted to the jobs the are expected to do, to make sure that the new employees can reasonally be expected to develop into desireable employees, and so that there will be a minimum number of square pigs in round holes. (Seleksi atau pemilihan yang cermat dan penempatan karyawan membuat mereka secara fisik, mental dan temperamen sesuai dengan pekerjaan yang mereka harapkan, membuat karyawan baru dapat berkembang sesuai keinginan mereka sehingga akan memperkecil jumlah karyawan yang tidak pada tempatnya). 5. James A. F. Stoner (1978 p 497); The Selection process involved evaluating and closing among job candidates. Application form resumes, interview, and referance checks are commonly uses selection decrees. (proses seleksi meliputi penilaian dan penetapan diantara calon-calon pengisi jabatan. Aplikasi dari penilaian, wawancara, dan pengecekan referensi adalah yang biasa digunakan dalam penetapan keputusan seleksi). Kesimpulan: Seleksi setiap penerimaan karyawan dilakukan secara cermat, jujur, dan obyektif supaya diperoleh karyawan yang qualified dan penempatannya yang tepat sehingga pembinaan, pengembangan, pengendalian, dan pengaturan

Islahulben, SE. MM. MSDM

16

karyawan relatif mudah dalam mencapai sasaran yang diinginkan. b. Dasar dan Tujuan Seleksi. 1. Dasar-dasar itu antara lain: 1). Kebijaksanaan perburuhan pemerintah 2). Job Specificatuion atau jabatan 3). Ekonomis, rasional, dan 4). Etika sosial 2. Tujuan seleksi penerimaan karyawan. Seleksi penerimaan karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan hal-hal sebagai berikut: 1) Karyawan yang qualified dan potensial. 2) Karyawan yang jujur dan berdisiplin. 3) Karyawan yang cakap dengan penempatannya yang tepat. 4) Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja. 5) Karyawan yang memenuhi persyaratan undang-undang perburuhan. 6) Karyawan yang dapat bekerja sama baik secara vertikal maupun horizontal. 7) Karyawan yang dinamis dan efektif. 8) Karyawan yang inovarif dan bertanggung jawab sepenuhnya. 9) Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi. 10) Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan. 11) Karyawan yang mudah dikembangkan pada masa depan. 12) Karyawan yang dapat bekerja secara mandiri. 13) Karyawan yang mempunyai perilaku dan budaya malu. c. Penetapan Jumlah Karyawan. Metode penetapan jumlah karyawan dilakukan dengan metode nonilmiah dan metode ilmiah. Penetapan karyawan yang dilakukan dengan metode nonilmiah hanya didasarkan atas perkiraan-perkiraan saja bukan atas perhitungan yang cermat dari volume pekerjaan dan standar prestasi kerja. Sebaliknya penetapan karyawan yang dilakukan dengan metode ilmiah didasarkan atas perhitungan dan analisis beban kerja (work load analysis) serta standar prestasi kerja. d. Cara Seleksi. Ada dua cara/metode seleksi yaitu metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode ilmiah adalah seleksi yang dilaksanakan hanya didasarkan pada perkiraan dan pengalaman saja tidak berpedoman pada uraian pekerjaan dan job specification dari

Islahulben, SE. MM. MSDM

17

jabatan yang akan diisi. Sedangkan metode ilmiah adalah seleksi yang didasarkan pada job specification ( ilmu pengetahuan ) dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi dan berpedoman pada kriteria dan standar-standar tertentu. Seleksi ilmiah hendaknya dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut: Metode kerja yang jelas dan sistematis Berorientasi kepada prestasi kerja Berorientasi kepada kebutuhan riil karyawan Berdasarkan kepada job analysis dan ilmu sosial lainnya Berpedoman pada undang-undang perburuhan e. Kualifikasi Seleksi Kualifikasi seleksi meliputi: 1. Umur 2. Keahlian 3. Kesehatan fisik 4. Pendidikan 5. Jenis kelamin 6. Tampang 7. Bakat 8. Temperamen 9. Karakter 10. Pengalaman kerja 11. Kerja sama 12. Kejujuran 13. Kedisiplinan 14. Inisiatif dan kreatif f. Sistem dan prosedur seleksi Sistem dan prosedur seleksi harus berasaskan efisiensi ( uang, waktu, tenaga ) dan bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan penempatannya yang tepat. Sistim seleksi menurut Andrew F. Sikula adalah Succesive-Hurdles dan Compensatory-Approach. Succesive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilakukan berdasarkan urutan testing ( jika pelamar tidak lulus testing maka tidak diperbolehkan mengikuti testing berikutnya ). Compensatory-Approach adalah sistim seleksi yang dilakukan dengan cara pelamar mengikuti seluruh testing lalu dihitung nilai rata-rata apakah mencapai

Islahulben, SE. MM. MSDM

18

standar atau tidak. Prosedur atau langkah-langkah pelaksanaan seleksi harus ditetapkan dengan cermat dan sesuai dengan asas efisiensi untuk memperoleh karyawan yang qualified dengan penempatan yang tepat. g. Langkah-Langkah seleksi. Langkah-langkah seleksi meliputi hal-hal sebagai berikut: 1. Seleksi surat-surat lamaran 2. Pengisian blangko lamaran 3. Pemeriksaan referensi 4. Wawancara pendahuluan 5. Tes penerimaan 6. Tes psikologi Jenis-jenis tes psikologi, antara lain: Tes kecerdasan ( intelligence test ). Tes kepribadian ( personality test ) Tes bakat ( aptitude test ) Tes minat ( interest test ) Tes prestasi 7. Tes kesehatan 8. Wawancara akhir atasan langsung 9. Memutuskan diterima atau ditolak Pendekatan Seleksi 1. Successive Hurdles Selection Approach. Succesive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilakukan berdasarkan urutan testing (jika pelamar tidak lulus testing maka tidak diperbolehkan mengikuti testing berikutnya ). 2. Compensatory Selection Approach. Compensatory-Approach adalah sistem seleksi yang dilakukan dengan cara pelamar mengikuti seluruh testing lalu dihitung nilai rata-rata apakah mencapai standar atau tidak. h. Tingkat-Tingkat Seleksi Untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dan penempatan yang tepat perlu dilakukan seleksi yang bertingkat-tingkat. Tingkat-tingkat seleksi yang dilakukan oleh

Islahulben, SE. MM. MSDM

19

perusahaan ada 3 ( tiga ) tingkat, yaitu sebagai berikut: 1. Seleksi tingkat pertama 2. Seleksi tingkat kedua 3. Seleksi tingkat ketiga i. Kendala-Kendala Seleksi Kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan seleksi antara lain: 1. Tolok ukur 2. Penyeleksi 3. Pelamar 4. Penempatan, Orientasi, dan Induksi Karyawan a. Penempatan Karyawan Penempatan ( placement ) didasarkan pada job description dan job specification yang telah ditentukan dan berpedoman pada prinsip Penempatan orang-orang tepat pada tempat yang tepat dan penempatan orang yang tepat untuk jabatan yang tepat. b. Orientasi karyawan Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru dilaksanakan sebagai pernyataan bahwa mereka diterima dengan tangan terbuka menjadi karyawan yang akan bekerjasama dengan karyawan lain dalam perusahaan tersebut. Orientasi bertujuan mengatasi keragu-raguan, kecanggungan, dan timbul rasa percaya diri karyawan baru dalam melakukan pekerjaannya. c. Induksi Karyawan Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah perilaku karyawan baru supaya menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan

Islahulben, SE. MM. MSDM

20