Professional Documents
Culture Documents
PENGORGANISASIAN
Ada empat tahap yang menjadi dasar dalam melakukan proses pengorganisasian.
1. Pembagian Kerja (Division of Work)
Dalam merencanakan berbagai kegiatan dan pekerjaan yang akan dilakukan suatu
organisasi perlu disederhanakan agar mudah mempraktekannya. Upaya untuk
meyederhanakan keseluruhan kegiatan yang kompleks menjadi lebih terperinci dan
spesifik akan mempermudah dalam menempatkan karyawan. Proses pembagian kerja
menjadi lebih rinci ini disebut spesialisasi pekerjaan. Keseluruhan pekerjaan tersebut
diturunkan atau dibagi berdasarkan kriteria tertentu yang lebih spesifik. Semakin
terspesialisasi seorang karyawan, maka ia akan semakin paham terhadap pekerjaanya.
Secara teori maka semakin terspesialisasi maka akan perusahaan akan semakin
produkif. Namun, spesialisasi pekerjaan ini juga memiliki dampak negatif. Karena
hanya menguasai bidang pekerjaannya saja, akan timbul kejenuhan dalam bekerja,
sehingga menimbulkan ketidakpuasan dalam bekerja yang akan mengakibatkan
karyawan mengalami stress yang tinggi, kesehatan mental dan perkembangan pribadi
yang rendah.
2. Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)
Setelah didapat spesifikasi, pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria
yang sejenis. Proses pengelompokan ini disebut departementalisasi.
Terdapat berbagai pendekatan dalam proses departementalisasi, Namun mana yang
lebih baik? Semua pendekatan memiliki plus dan minus. Fungsional memberikan
kemudahan organisasi berdasarkan fungsi-fungsi yang harus dilakukan dalam
1
organisasi. Kekurangannya akan agak menyulitkan ketika terdapat perbedaan
kepentingan antar bagian yang berbeda. Hal ini dapat diatasi dengan pendekatan
produk, dimana di setiap produk misalnya terdapat berbagai subbagian fungsional,
dengan demikian konflik perbedaan dapat dihindari. Tapi pendekatan ini mungkin
belum tentu sesuai dengan organisasi yang memiliki banyak branch atau malah tidak
efektif bagi organisasi non profit. Jadi, penggunaan pendekatan dalam proses
departementalisasi sangat situasional denga berbagai faktor yang dimiliki dan
dihadapi oleh organisasi.
3. Penentuan Relasi (Hierarchy)
Pekerjaan-pekerjaan yang sudah terspesifikasi dan berkelompok-kelompok kemudian
memerlukan span of control, yaitu menentukan jumlah orang atau bagian dibawah
suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen dan menentukan
garis hierarki. Setelah itu menentukan chain of command, yaitu penjelasan mengenai
batasan kewenangan siapa dan bagian mana yang akan melapor ke bagian yang sudah
ditentukan, juga menentukan garis perintah hierarki paling atas sampai paling bawah.
Dalam menentukan hierarki akan ditetapkan memakai jenis hierarki horizontal atau
vertikal yang dimana masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan.
4. Koordinasi (Coordination)
Setelah semuanya telah terencana, yang selanjutnya dipikirkan adalah bagaimana agar
organisasi yang sudah didesain sedemikian rupa ini berjalan dengan efektif dan
efisien? Disinilah diperlukan koordinasi. Koordinasi adalah proses untuk meyatukan,
mengkomunikasikan seluruh aktivitas dan kegiatan agar tujuan organisasi dapat dapt
tercapai secara efektif dan efisien. Tanpa koordinasi, berbagai kegiatan yang
dilakukan tidak akan terarah dan cenderung akan membawa kepentingan diri masing-
masing bagian.
Bentuk-bentuk Organisasi:
Organisasi Fungsional
Organisasi Divisi
Organisasi Matrik
1.4. Wewenang
Wewenang atau authority adalah kekuasaan formal yang dimiliki seseorang yang telah
dipilih unutk memimpin suatu organisasi. Baik sebagian, maupun keseluruhan dari
organisasi. Posisi atau kedudukan seseorang ditentukan oleh wewenang yang
dimilikinya. Semakin banyak wewenang yang dimiliki, maka semakin tinggi
kedudukannya dalam organisasi tersebut.
1.5. Delegasi
Delegasi dapat terjadi karena adanya berbagai keterbatasan dalam melakukan suatu
pekerjaan. Keterbatasan ini dapat terjadi dari berbagai faktor, keterbatasan jumlah
pekerja, keahlian, waktu pengerjaan dan lainnya. Jika tidak segera ditanggulangi, akan
memperburuk kinerja organisasi. Karena itu dibutuhkan pendelegasian. Pelimpahan
wewenang atau pendelegasian merupakan proses pengalihan tugas kepada orang lain
yang sah menurut organisasi untuk melakukan berbagai aktivitas yang ditujukan untuk
pencapaian tujuan organisasi.
Manfaat dan Kendala Wewenang
Manfaat wewenang :
Dengan adanya pelimpahan wewenang, bawahan yang menerima wewenang akan
mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan unutk melakuka hal
yang baru itu.
Mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik. Karena bawahan lebih
mengetahui keadaan yang terjadi, makak akan mendorong hasil yang lebih baik
Penyelesaian pekerjaan akan lebih cepat jika pelimpahan wewenang tersebut berjalan
sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab.
Kendala wewenang :
Pelimpahan kewenangan akan menjadi kendala jika staf yang diberi wewenang tidak
memiliki kemampuan atau kapabilitas unutk mnerima dan menjalankan sesuatu yang
didelegasikan kepadanya.
Pelimpahan wewenang akan berdampak pada kurangnya tanggung jawab atasan pada
bawahannya. Pada beberapa kasus, pelimpahan wewenang menjadi pelarian tanggung
4
jawab atasan kepada bawahannya bukan lagi sebagai proses pembelajaran dan
pemberian kepercayaan.
2. PENYUSUNAN PERSONALIA
5
2.2. Pengadaan
Pengadaan (procurement) adalah proses seleksi untuk mendapatkan karyawan baik
kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk
mendapatkannya dilakukan analisis jabatan (job analysis) untuk menganalisa pekerjaan
apa saja yang harus di lakukan pada suatu jabatan. Hasil analisis jabatan adalah uraian
pekerjaan (job description), uraian mengenai tugas-tugas dan tanggung jawab karyawan
dan spesifikasi pekerjaan ( job spesification), uraian persyaratan seseorang dapat
memangku suatu jabatan tertentu.
Dengan job analysis, dapat diketahui :
• Tugas dan tanggung jawab (job description).
• Syarat-syarat (job spesification) tenaga kerja yang dapat mengisi lowongan yang
kososng.
• Jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan.
• Dasar dan prosedur seleksi yang dilakukan.
• Sumber-sumber tenaga kerja dan cara-cara penarikannya.
2.3. Penarikan
Penarikan (recruiting) adalah kegiatan untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja
agar melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan.
Sumber karyawan bisa didapat dari sumber internal dan eksternal.
Sumber internal, yakni karyawan yang mengisi lowongan yang kosong berasal dari
dalam perusahaan dengan cara mutasi baik secara vertikal mau pun horizontal. Mutasi
vertikal berbentuk promosi, yaitu mutasi dengan cara penaikan pangkat dan demosi,
yaitu mutasi dengan cara penurunan pangkat. Mutasi horizontal adalah pemindahan
seorang karyawan dari satu jabatan ke jabatan lainnya yang setara. Mutasi dilakukan
atas dasar keinginan karyawan atau keinginan perusahaan dengan tujuan untuk
penempatan kembali karyawan ke jabatan yang lebih sesuai dengan keahliannya.
Sumber eksternal, yakni tenaga kerja di dapat dari orang-orang di luar perusahaan,
yaitu dari lembaga-lebaga pemdidikan, kantor penempatan tenaga kerja, bursa tenaga
kerja, nepotisme atau kawan-kawan karyawan.
2.4. Seleksi
Seleksi (selection) adalah kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang di terima
atau d tolak oleh perusahaan. Dasar seleksi berdasarkan job spesification. Metode
seleksi ada 2 yaitu: metode non ilmiah, dimana seleksi dilaksanakan tidak di dasarkan
kepada spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan, tapi didasarkan pada perkiraan dan
pengalaman. Metode ilmiah dimana seleksi yang didasarkan pada ilmu pengetahuan
dan kebutuhan nyata serta berpedoman pada spesifikasi tertentu.
Prosedur seleksi :
• Seleksi surat-surat lamaran
• Pemeriksaan referensi
• Wawancara pendahuluan
6
• Seleksi ilmu pengetahuan
• Tes psikologi
• Tes kesehatan
• Wawancara akhir dengan atasan langsung
• Keputusan diterima atau tidak
2.5. Penempatan
Penempatan (placement) adalah kegiatan untuk menempatkan orang yang telah lulus
seleksi untuk menempati jabatan-jabatan tersebut sesuai dengan uraian pekerjaan dan
klasifikasi kerjanya pekerjanya. Dalam penempatannya dilakukan orientasi, yaitu
memberi informasi karyawan baru tentang tugas dan tanggung jawabnya, informasi
perusahaan serta memperkenalkan pada karyawan lama. Induksi yaitu kegiatan
mempengaruhi tingkah laku karyawan baru agar dapat menyesuaikan diri dan menaati
peraturan perusahaan. Dilakukan pula metode-metode latihan untuk melatih karyawan
agar lebih produktif. Dengan metode on the job training, yakni menggunakan orang
dalam perusahaan untuk melakukan pelatihan dan off the job training, yakni memakai
trainer dan melakukan pelatihan di luar oragnisasi.
2.6. Pemberhentian
Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan seorang karyawan dengan
perusahaan. Pemberhentian bisa terjadi karena keinginan perusahaan, keinginan
karyawan, kontrak kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun atau meninggal dunia.
Setiap karyawan yang berhenti selalu mengeluarkan biaya, sehingga ini merugikan
perusahaan. Perputaran karyawan (Labour turn-over) yang terlalu sering dapat
merugikan perusahaan dan menggambarkan manajemen perusahaan yang tidak stabil.
3. MOTIVASI
8
Atkinson menyatakan bahwa terdapat tiga jenis kebutuhan manusia yang mendorong
seseorang untuk dapat termotivasi dalam berperilaku dan melakukan sesuatu. Ketiga
kebutuhan itu adalah kebutuhan akan kekuasaan (Need for Power), kebutuhan unutk
melakukan interaksi sosial (Need for Affiliation), dan kebutuhan untuk meraih prestasi
(Need for Achievement). Setiap orang memiliki kecenderungan kebutuhan yang berbeda
dan cenderung saling menyeimbangkan.
4. KEPEMIMPINAN
5. KOMUNIKASI
5.1. Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah proses penyampaian dan pertukaran informasi sekurang-
kurangnya antara 2 pihak yang berperan sebagai pengirim (sender) dan penerima
(receiver) dengan menggunakkan berbagai media yang ada. Komunikasi memiliki
beberapa elemen penting, yaitu :
• Komunikasi melibatkan orang-orang, sehingga komunikasi yang efektif terkait
dengan bagaimana orang-orang dapat berinteraksi satu sama lain dengan lebih
efektif.
• Dalam komunikasi terjadi penyampaian dan pertukaran informasi dan pengertian,
sehingga agar proses ini dapat terjadi dan dapat dipahami, maka pihak-pihak yang
berkomunikasi perlu meyadari dan mengerti berbagai istilah dalam
berkomunikasi.
• Komunikasi dapat berupa bentuk-bentuk simbolis seperti suara, huruf, angka,
bahasa tubuh, dan lainnya.
12
sebaliknya. Komunikasi yang terjadi biasannya mengenai pemberian tugas,
pemberian arahan ataupun pelaporan dan pertanggung jawaban.
Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah bentuk komunikasi yang dilakukan seseorang dengan
orang lain yang memiliki tingkatan organisasi yang setara. Komunikasi yang terjadi
dalam rangka koordinasi, kerjasama, dan lain sebagainya.
13
6. PENGAWASAN
Pengawasan Langsung
Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.
Kelebihannya, kesalahan dapat diketahui denga cepat sehingga perbaikannya pun
cepat, mempererat hubungan atasan dan bawahan karena sering terjadi kontak
langsung, bawahan merasa diperhatikan, terdapat sumbangan pikiran dari bawahan
yang bisa berguna. Kekurangannya, waktu manajer banyak tersita, mengurangi
inisiatif bawahan, biayanya besar.
15
Pengawasan yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang diluar kebiasaan dari
hasil atau standar yang diharapkan. Pengawasan semacam ini dilakukan dengan
kombinasi pengawasan langsung dan tidak langsung.
16