P. 1
Konsep Dasar Manajemen Dalam Aktivitas Bisnis

Konsep Dasar Manajemen Dalam Aktivitas Bisnis

|Views: 273|Likes:
Published by Ade Ariawan

More info:

Published by: Ade Ariawan on Jun 14, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/30/2014

pdf

text

original

Modul 16.

AKTIVITAS BISNIS

KONSEP DASAR

MANAJEMEN

DALAM

Kemampuan akhir yang diharapkan : Setelah meyelesaikan pembahasan/kajian , diharapkan mahasiswa mampu menjelaskan konsep-konsep dasar manajemen dalam aktivitas bisnis. Materi yang dibahas/dikaji : 1. Organisasi dan manajer 2. Fungsi manajemen 3. Aktivitas operasional manajemn dan Manajemen berdasarkan sasaran. Materi 16.1. ORGANISASI DAN MANAJER Untuk melaksanakan bisnis agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan perlu diwadahi dalam suatu susunan organisasi. Sehubungan dengan itu dalam melaksanakan penyusunan organisasi/pengorganisasian , hendaknya dikaji dari beberapa sisi yaitu : (1) bagaimana langkah2 dalam menyusun organisasi, (2) bagaimana azas organissi yang akan dipilih (3) bagaimana struktur organisasi dirancang dan (4) bagaimana prestasi organisasi yang diinginkan. Ad (1).LANGKAH2 DALAM MENYUSUN ORGANISASI Secara garis besar, langkah2 dalam melakukan proses penyusunan organisasi, mulai dari merencanakan, melaksanakan dan memantau kerja organisasi secara garis besar dapat dikemukakan sebagai berikut : • • • Merinci seluruh seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan organisai agar sesuai dengan visi dan misinya. Membagi beban kerja ke dalan aktivitas2 yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang Menetapkan mekanisme untuk mengkoordiansikan pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis.

Konsep dasar Manajemen dalam aktifitas bisnis

Page 1

Memantau efektivitas organisasi

dan mengambil langkah2 penyesuaian untuk

mempertahanlan atau meningkatkan efektivitas. Perlu diketahui bahwa ada sejumlah factor spesifik yang menentukan struktur suatu struktur suatu organisasi. Diantara faktor2 dimaksud antara lain pemakaian teknologi, lingkungan organisasi, dan pandangan hidup yang dianut para anggotanya. Jadi tidak ada satupun cara yang terbaik untuk merancang struktur yang dapat diterapkan bagi semua organisasi. Streuktur yang paling sesuai adalah sesuatu yang bersifat khusus, dan akan berbeda dari satu organisasi dengan organisasi lainnya atau bahkan di dalam tiap organisasi strukturnya akan dapat berbeda dari waktu ke waktu. Ad. (2) AZAS ORGANISASI Sementara itu azas organisasi pada dasarnya merupakan berbagai pedoman yang secara maksimal hendaknya dilaksanakan agar diperoleh suatu struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi dapat berjalan dengan lancer. Azas2 organisasi dapat dirinci menjadi sembilan factor berikut : (a) Perumusan tujuan organisasi. Hal ini akan dapat mempermudah dalam : • • • • • Penetapan haluan organisasi Pemilihan bentuk organisasi Pembentukan struktur organisasi Kebutuhan para pejabat Penyumbangan pengalaman, kecakapan ,daya kreasi anggota dll.

(b) Departemenisasi. Departemenisasi merupakan aktivitas menyusun satuan2 organisasi yang diperlukan dalam rangka melaksanakan fungsi yang ada. Dlam hal ini yang perlu diperhatikan adalah : * Jumlah satuan (unit) organisasi yang dibuat hendaknya sesuai dengan kebutuhan. * Perluasan aktivitas hendaknya ditamping dulu pada unit organisasi yang sudah ada sehingga tidak tergesa-gesa membentuk unit kerja yang baru. Setelah unit kerja yang baru terbentuk jangan membuat satuan kembarnya. * Nama satuan organisasi hendaknya tertib sehingga dapat diketahui fungsinya melalui nama tsb.

Konsep dasar Manajemen dalam aktifitas bisnis

Page 2

© Pembagian kerja. Azas ini dikaitkan dengan pejabat yang akan menempati jabatan dalam satuan/unit organisasinya agar roda organisasi dapat berjalan dengan baik. Dalam melakukan pembagian kerja yang harus diperhatikan adalah : • • • • • • • Tiap unit organisasi harus mempunyai rincian aktivitas yang jelas. Pejabat dari pucuk pimpinan smpai dengan pejabat yang berkedudukan paling bawah harus mempunyai tugas yang jelas. Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya yang sejenis atau erat hubungannya. Beban tugas setiap pejabat hendaknya merata/adil. Penempatan pejabat hendaknya dilaksanakan secara tepat. Penambahan atau pengurangan pejabat harus berdasarkan volume kerja Pembagian kerja para pejabat dalam unit/satuan organisasi jangan sampai timbul nepotisme (d) Koordinasi. Azas ini menyatakan bahwa suatu organisasi harus memiliki keselarasan aktivitas diantara satuan/unit organisasi atau diantara pejabatnya. Dengan keselarasan ini dapat dihindari terjadinya konflik, rebutan sumber atau fasilitas, kekembaran pekerjaan, kekosongan pekerjaan dan merasa lepas satu sama lain.Disamping itu koordinasi dapat lebih menjamin kesatuan sikap, tindakan, kebijakan dan implementasi, (e) Pelimpahan wewenang Pelimpahan wewenang merupakan penyerahan sebagaian hak untuk mengambil keputusan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawab tetap dapat dilaksanakan dengan baik oleh seorang pejabay ke pejabat yang lain. Hal ini dapatterjadi karena seorang atasan tidak mungkin memimpin bawahan dengan jumlah terlalu banyak karena kemampuan seseorang tentu saja terbatas. Makin banyak bawahan maka relative makin berat beban atasan. Manfaat yang diperoleh dari pelimpahan wewenang : • Pimpinan dapat melakukan pekerjaan yang pokok2 saja.

Konsep dasar Manajemen dalam aktifitas bisnis

Page 3

• • • • •

Tiap tugas dapat dikerjakan pada tingkat yang tepat. Keputusan2 dapat dibuat dengan lebih tepat Meningkatkan inisiatif dan rasa tanggung jawab Mengurangi sikap selalu menunggu perintah Pelayanan dapat terus berhalangan. dilaksanakan walaupun pejabat yang berwenang

(f) Rentang kendali Rentang kendali merupakan jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan, sedangkan bawahan langsung merupakan sejumlah pejabat yang langsung berkedudukan dibawah seorang atasan tertentu. Faktor yang mempengaruhi luas-sempit rentang kendali dapat dilihat dari dua sisi : • • Sisi subyektif : yaitu pengalaman, kecakapan, kesehatan, dan umur seorang atasan dan bawahan. Sisi obyektif : yaitu corak pekerjaan, letak bawahan, stabil- labilnya organisasi, jumlah tugas pada atasan, jumlah tugas pada bawahan ,dan waktu penyelesaian pekerjaan. (g) Jenjang organisasi. Jenjang organisasi merupakan tingkatan satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya serta fungsi satuan organisasi. Pejabat yang berkedudukan lebih tinggi mengawasai pejabat pada tingkat dibawahnya, sehingga hubungan2 yang dilakukan antara pejabat hendaknya selalu melewati tingkat2 yang telah ditentukan tsb. Manfaat garis saluran tiap jenjang adalah : • • • Hubungan kebawah, merupakan perintah, pelimpahan wewenang, pengendalian, pembimbingan, penugasan dll. Hubungan keatas merupakan laporan, pertanggung jawaban, keluhan, saran ataupun pendapat. Hubungan mendatar merupakan permintaan, pertimbangan, ataupun persetujuan. (h) Kesatuan perintah.

Konsep dasar Manajemen dalam aktifitas bisnis

Page 4

Azas ini menyatakan bahwa tiap2 pejabat dalam organisasi hendaknya hanya mendapat perintah dan bertanggung jawab kepada seorang atasan tertentu. Organisasi yang tidak memiliki kesatuan perintah akan menimbulkan kebingungan, keraguan dari para bawahan.

(i) Fleksibilitas. Azas ini menyatakan bahwa struktur organisasi hendaknya mudah diubah untuk disesuaikan dengan perubahan2 yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Perubahan2 dapat terjadi karena pengaruh luar organisasi dan atau pengaruh dalam organisasi. Ad(3) STRUKTUR ORGANISASI. . Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antara bagian dan posisi dalam perusahaan. Struktur organisasi menjelaskan pembagian aktivitas kerja, serta memperhatikan hubungan fungsi dan aktivitas tsb.sampai batas2 tertentu. Selain itu struktur organisasi memperlihatkan tingkat spesialisasi aktivitas tsb.,disamping itu syruktur organisasi juga menjelaskan hirarki dan susunan kewenangan, serta hubungan pelaporan (siapa melapor pada siapa).Dengan adanya struktur organisasi ,stabilitas dan komunitas organisasi tetap bertahan. Ada empat elemen dalam struktur, yaitu : • Spesialisasi aktivitas, mengacu pada spesifikasi tugas2 perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas2 tsb ke dalam unit kerja. • • Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menuju kelayakdugaan aktivitas2nya. Koordinasi aktivitas, adalah prosedur dalam memadukan fungsi2 sub unit dalam organisasi. Mekanisme standarisasi aktivitas akan memudahkan pengkoordinasian aktivitas, khususnya dalam organisasi yang tidak memiliki pola yang rumit. • Besar unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam suatu kelompok kerja. Konsep dasar Manajemen dalam aktifitas bisnis Page 5

Seseorang yang mewakili perusahaan akan menyusun struktur organisasi dan sub unitnya sedemikian rupa agar sesuai dengan tujuan dan kemampuan organisasi. Para manajer hendaknya mengatur organisasi dan sub unitnya agar sejalan dengan teknologi sebagai penentu struktur tujuan organisasi/perusahaan, kemampuan sumberdaya yang dimiliki serta kondisi lingkungan organisasi baik internal maupun eksternal. Adapun pengertian manajer adalah Beberapa factor utama yang perlu diperhatikan dalam menyusun/menentukan struktur organisasi, yaitu : a. Strategi dan struktur organisasi. Strategi organisasi merupakan tindak lanjut visi,m misi dan tujuan perusahaan akan menentukan bagaimana jalur wewenang dan saluran komunikasi diatur antara para manajer dan bagian dibawahnya. b. Teknologi sebagai penentu struktur. Bentuk teknologi yang digunakan organisasi akan mempengaruhi cara pengaturan organisasi c. Manusia sebagi penentu struktur. Orang2 yang terlibat dalam aktivitas suatu organisasi, baik yang berada didalam maupub diluar organisasi tapi berhubungan dengan organisasi akan mempengaruhi struktur organisasi. d. Ukuran dan struktur .Baik ukuran organisasi secara menyeluruh maupun ukuran sub unitnya akan mempengaruhi struktur. Organisasi yang lebih besar cenderung memiliki spesialisasi aktivitas yang lebih luas dan prosedur yang lebih formal. BENTUK ORGANISASI Didalam organisasi dikenal beberapa bentuk atau struktur organisasi, yaitu Organisasi garis, Organisasi fungsional, Organisasi garis dan staf, Organisasi Gabungan dan Organisasi matriks. Organisasi garis merupakan bentuk yang paling sederhana yang biasanya terdiri dari direktur yang langsung membawahi manajer, dimana manajer ini membawahi kepala bagian dan kepala bagian membawahi kasub atau bahkan langsung ke staf. Organisasi fungsional mempunyai cirri bahwa setiap atasan punya wewenang untuk memberi perintah ke setiap bawahan yang ada sepanjang perintah tsb masih ada hubungannya dengan fungsi yang dimiliki atasan.

Konsep dasar Manajemen dalam aktifitas bisnis

Page 6

Organisasi garis dan staf disusun setelah organisasi telah berkembang semakin besar, sehingga struktur yang lebih sederhana akan dapat menyulitkanpemimpin dalam pengambilan keputusan, dengan demikian dia merasa perlu meminta bantuan ke orang lain yang merasa lebih mampu. Oleh sebab itu dibentuklah staf penasehat yang merupakan kumpulan orang2 yang ahli dalam bidang2 tertentu. Organisasi gabungan, bentuk ini pada dasarnya merupakan bentuk dari kombinasi struktur organisasi yang telah dikemukakan diatas, sehingga bentuk strukturnya dapat berupa gabungan dari bentuk organisasi garis dan staf, garis dan fungsional, fungsional dan staf atau kombinasi dari ketiganya. Organisasi matriks. Dewasa ini struktur organisasi matriks sering diterapkan pada organisasi2 yang memiliki pekerjaan yang relative besar, dimana dalam hal ini seorang bawhan mempunyai lebih dari satu atasan sehingga mereka berada dibawah dua jalur wewenang atau dengan kata lain mempunyai dua rantai perintah,yang satu secara horizontal (dari pimpro misalnya) dan satu lagi dari vertical (bersifat fungsional). Ad (4) PRESTASI ORGANISASI. Sejauh mana organisasi berhasil mencapai tujuan dan memenuhi kebutuhan masyarakat tergantung pada keberhasilan para MANAJER melaksanakan tugas. Mengukur seberapa baik manajer melaksanakan tugas merupakan bahan perdebatan, analisis dan kebingungan di USA dan banyak negara lain. PETER DRUCKER menyatakan bahwa prestasi manajer dapat diukur dalam bentuk dua konsep yaitu efisiensi dan efektivitas. Efisiensi berarti “melakukan kerja dengan benar” sedangkan efektivitas berarti “ melakukan pekerjaan yang benar”. Jadi manajer yang efisien adalah manajer yang menghasilkan output yang se-besar2nya dengan input yang sekecil2nya. Manajer yang berhasil menekan biaya sumberdaya untuk mencapai tujuan berarti efisien. Adapun efektifitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat, manajer yang efektif berarti manajer yang memilih pekerjaan yang benar untuk dilaksanakan .(memproduksi jenis mobil keluarga untuk konsumen di Indonesia merupkan pilihan keputusan yang efektif).

Konsep dasar Manajemen dalam aktifitas bisnis

Page 7

Dalam pada itu yang dimaksud dengan MANAJER adalah seseorang yang bekerja dengan dan melalui orang lain dengan mengkoordinasikan kegiatan2 pekerjaan mereka guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Disamping tugas mengkoordinasikan, manajer juga mempunyai tugas pekerjaan lain yang tidak berkaitan dengan mengkoordinasikan dan memadukan pekerjaan orang lain, sebagai contoh : penjelia klaim asuransi dapat pula memproses klaim selain mengkoordinasikan kegiatan2 para pegawai klaim lainnya. Materi 16.2. FUNGSI MANAJEMEN Seperti telah pernah dibahas sebelumnya, fungsi manajemen yang relative sering dikemukakan adalah mencaku POAC yaitu planning, organizing, actuating dan controlling. Sementara itu menurut Skinner fungsi manajemen meliputi : 1. Planning. 2. Organizing 3. Staffing 4. Directing 5. Controlling. Ad 1, Planning Planning (perencanaan) merupakan fungsi paling awal sekaligus merupakan pedoman kearah mana tujuan organisasi/perusahaan dibawa. Dengan perencanaan akan dapat mengurangi ketidak pastian, lebih bias mengarahkan perhatian pada tujuan dan lebih memudahkan dalam pengawasan Unsur2 yang perlu ada dalam perencanaan adalah : a. Kebijaksanaan b. Prosedur c. Kemajuan yang diharapkan d. Program Sesuai dengan tingkatan manajemen, dalam perencanaan ada tiga macam perencanaan, yaitu : a. Perencanaan tingkat atas b. Perencanaan tingkat menengah c. Perencanaan tingkat bawah Konsep dasar Manajemen dalam aktifitas bisnis Page 8

Sedangkan perencanaan yang baik memerlukan syarat2 sbb. : a. Tujuan dirumuskan dengan jelas b. Sifat harus sederhana c. Fleksibel d. Realistis Menurut Stekhen P. Robbins (2002), tsb untuk koordinasi kegiatan. Ad 2 Organizing . Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang mengelompokkan orang, memberikan tugas dan menjalankan tugas misi dan tujuan yangtelah ditetapkan. Ad3. Staffing. Merupakan fungsi manajemen untuk menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengembangkan pegawai/karyawan. Ad 4.Directing Merupakan fungsi manajemen untuk mengarahkan dan memberi perintah. Dalam fungsi ini termasuk kepemimpinan, yang merupakan bagaimana mempengaruhi kegiatan individu dan kelompok untuk menuju/mencapai sasaran. Materi 16.3. AKTIVITAS OPERASIONAL MANAJEMEN. Dan MBO Dalam menjalankan aktivitasnya diperlukan adanya ketrampilan manajemen yaitu kemampuan dalam menggunakan pengetahuan, perilaku, dan bakat untuk menyelesaikan suatu tugas. Ketrampilan ini diperlajari dan dikembangkan melalui pengalaman ,pelatihan dan praktek. Robert Katz mengklasifikasikan ketrampilan manajemen menjadi : • • • Ketrampilan teknis Hubungan masyarakat Konseptual. Page 9 yang termasuk di dalam perencanaan adalah menentukan tujuan, strategi yang akan digunakan danmengembangkan perencanaan

Konsep dasar Manajemen dalam aktifitas bisnis

Ketrampilan teknis adalah ketrampilan untuk menghasilkan produk baik barang dan atau jasa. Ketrampilan teknis ini utamanya diperlukan oleh manajemen lini pertama. Sedangkan hubungan masyarakat mencakup hubungan dan interaksi dengan bawahan, rekan sekerja dan pelanggan ataupun masyarakat pada umumnya. Adapun ketrampilan konseptual merupakan kemampuan manajer untuk mengorganisasikan dan mengintegrasikan informasi kepemahaman organisasi yang lebih baik secara keseluruhan.Ketrampilan konseptual terutama penting bagitingkat manajemen ekskutif. Sementara itu Henry Mintzberg memberikan klasifikasi yang lebis luas, dimana dia memperluas ketrampilan hubungan masyarakat kedalam tiga kategori yaitu rekan sekerja, kepemimpinan dan pemecahan konflik, sedangkan untuk ketrampilan konseptual dirinci menjadi lima yaitu proses informasi, pengambilan keputusan, alokasi sumberdaya, kewirausahaan dan introspeksi. MANAGEMENT BY OBYECTIVE (Manajemen berdasarkan sasaran)

Manajemen berdasarkan sasaran pertama kali dikemukakan oleh Peter Drucker di awal tahun 1950-an. Manajemen berdasarkan sasaran adalah suatu system yang dinamis yang berusaha mengintegrasikan kebutuhan perusahaan untuk menjelaskan dan mencapai tujuan keuntungan dan pertumbuhannya dengan kebutuhan manajer untuk membuktikan kapasitas dan pengembangan dirinya sendiri. Sedangkan menurut John W. Humbie,1977 manajemen berdasarkan sasaran merupakan gaya manajemen perusahaan yang memberikan tantangan dan hasil. Bila suatu perusahaan menerapkan manajemen berdasarkan sasaran, maka ada suatu proses yang terus menerus mengenai : 1. Memeriksa kembali secara kritis dan menjelaskan lagi rencana strategi dan taktis dari perusahaan. 2. Menjelaskan kepada setiap manajer hasil pokok dan standar kerja yang harus dicapainya,sesuai dengan sasaran unit dan sasaran perusahaan. 3. Mengadakan persetujuan dengan setiap manajer mengenai rencana peningkatan kerja, yang merupakan sumbangan besardan realistis kepada rencana unit dan rencana perusahaan kearah hasil kerja yang lebih baik.

Konsep dasar Manajemen dalam aktifitas bisnis

Page 10

4. Menciptakan kondisi yang memungkinkan tercapainya hasil pokok dan rencana peningkatan, terutama tentang : a. Suatu struktur organisasi yang memberikan kepada seorang manajer kebebasan dan fleksibilitas maksimal dalam bekerja. b. Informasi pengawasan manajemen dalam bentukdan frekwensi yang memungkunkan pengendalian diri yang lebih efektif dan pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. 5. Menggunakan pemeriksaan hasil kerja yang sistimatis untuk mengukur dan menilai hasil dan pemeriksaan kemampuan untuk mengetahui siapa yang mempunyai kemungkinan untuk maju. 6. Membina rencana diklat manajemen untuk membantu setiap manajer mengatasi kelemahannya, membina kekuatannya, dan menerima tanggung jawab untuk pengembangan diri sendiri. 7. Memperkuat motivasi seorang manajer dengan seleksi efektif penggajian dan rencana penggantian. Kebaikan/kelebihan MBO : 1. Meningkatkan komunikasi antara bawhan dengan atasan 2. Ada keterkaitan antara pelaksanaan pekerjaan pribadi karyawan dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. Kelemahan/kekurangan MBO 1. Untuk tugas2 tertentu manajemen berdasarkan ssaran sulit untuk menentukan tujuan yang tepat. 2. Manajemen berdasarkan sasaran hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.

----------------------------------------

Konsep dasar Manajemen dalam aktifitas bisnis

Page 11

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->