MODUL 17.

MANAJEMEN DALAM SUATU ORGANISASI

Kemampuan akhir yang diharapkan : Setelah mengkaji modul ini ,mahasiswa diharapkan akan mampu menjelaskaLn dan menganakisis manajemen dalam suatu organisasi. Materi yang dibahas/dikaji : 1. Hirarki dan keahlian/ketrampilan manajemen. 2. Manajemen sebagai ilmu dan seni 3. Peran manajemen dan manajer sukses Materi 17.1. HIRARKI DAN KEAHLIAN/KETRAMPILAN MANAJEMEN. Pada modul sebelumnya telah kita bahas apa sebenarnya pengertian manajer dalam suatu organisasi. Menurut Marjorie Scardino, CEO pada Pearson PLC London, tugas yang diembannya sebagai CEO mencakup tiga hal utama yaitu : 1. Strategi : adalah tanggung jawab untuk menyelidiki apa yang harus dilakukan oleh perusahaan agar lebih bernilai dan mampu menghasilkan laba bagi para pemegang saham. Untuk itu harus diciptakan suatu rencana guna memastikan bahwa baik produk, pemasar dan semua operasional perusahaan tetap sesuai dengan rencana. 2.Pelaksanaan :Tak peduli bagaimana baiknya suatu strategi , hal ini tidak akan mampu membawa perjalanan yang jauh jika tidak berada tetap dalam rencana yang mencakup penciptaan desain produk, strategi pemasaran yang cerdik, keahlian penjualan yang mempesona dan layanan konsumen yang efisien dan melibatkan diri. 3. Budaya dan orang : Akhirnya dan mungkin yang paling penting adalah menetapkan irama bagi lingkungan perusahaan dan cara bersikap dimana semuanya menjadi yang paling produktif, sekaligus menunjukkan budaya itu sendiri. Budaya perusahaan penting dalam menentukan apakah mampu menarik dan memelihara orang2 terbaik, dan bila terjadi situasi yang kurang menguntungkan para karyawan dapat paham bagaimana mereka harus bersikap. Pekerjaan sebagai manajer bukanlah tugas yang mudah atau sederhana, dan pada kenyataannya dapat dikatakan tidak ada pekerjaan manajer yang serupa. Dari hasil Manajemen Dalam Suatu Organisasi Page 1

penelitian dapat digambarkan apa sebenarnya yang dilakukan oleh manajer yaitu mencakup fungsi, peran dan ketrampilan. Seperti telah dikemukakan bahwa pekerjaan manajer bukanlah prestasi pribadi, melainkan membantu orang lain mengerjakan pekerjaannya dan berhasil.Hal ini berarti mengkoordinasikan kelompok departemen atau bias juga hanya menjelia satu orang saja. Pengkoordinasian ini dapat juga mencakup beberapa departemen yang berlainan atau bahkan orang2 diluar organisasi seperti karyawan sementara waktu atau karyawan yang bekerja untuk pemasok organisasi tsb. Dalam pada itu pada organisasi yang berbentuk piramida, manajer sering digambarkan sebagai lini pertama, menengah atau puncak.Manajer pada tingkatan paling bawah dalam organisasi, mengelola karyawan non manajerial yang terlibat dalam proses produksi dan penciptaan produk organisasi. Manajer tingkat menengah, yaitu manajer yang posisinya diantara manajer lini pertama dengan manajer tingkat puncak, mengelola para manajer pada lini pertama. Manajer puncak ataupun manajer di dekat tingkatan puncak, bertanggung jawab membuat keputusan yang berlingkup keseluruhan organisasi dan menyusun rencana serta sasaran yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan. Sementara itu timbul pertanyaan , sebenarnya keahlian/ketrampilan apa yang diperlukan manajer untuk menjadi efektif dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya? Penelitian yang dilakukan oleh Robert L Katz (1970) menunjukan bahwa manajer memerlukan tiga keahlian/kompetensi yang hakiki yaitu : 1. Keahlian/ketrampilan/kompetensi teknis, yang mencakup pengetahuan dan keahlian/kompetensi dalam bidang khusus tertentu, misalnya perekayasaan, computer, akuntansi, pabrikasi dll. Keahlian ini lebih penting pada tingkat manajemen yang lebih rendah karena para manajer ini berhadapan langsung dengan karyawan yang melakukan pekerjaan organisasi. 2. Keahlian tentang orang, mencakup kemampuan untuk bekerja sama secara baik dengan orang lain baik perorangan maupun kelompok. Keahlian ini menjadi penentu keberhasilan seorang manajer, karena dengan kehlian ini manajer mampu melakukan komunikasi, memberi motivasi, memimpin, dan

Manajemen Dalam Suatu Organisasi

Page 2

menimbulkan antusiasme serta kepercayaan. Jenis keahlian ini sama pentingnya untuk setiap tingkatan manajemen. 3. Keahlian konseptual, yaitu keahlian yang harus dimiliki manajer untuk berpikir dan berkonsep tentang situasi yang abstrak dan rumit. Dengan keahlian ini manajer mampu melihat organisasi tertentu sebagai sebuah keseluruhan, memahami kaitan diantara berbagai macam sub unitnya dan membayangkan kesesuaian atau keterkaitan organisasi tsb dengan lingkungan yang lebih luas. Dalam lingkungan kerja dewasa ini yang banyak menuntut dan bergerak secara dinamis, para karyawan harus bersedia untuk secara terus menerus meningkatkan keahlian/ketrampilan/kompetensi mereka dan menerima pekerjaan tambahan diluar wilayah tugas khusus mereka sendiri Sebuah asosiasi manajer yang professional di USA telah melakukan penelitian mengenai keahlian yang penting bagi manajer guna mendukung kesuksesannya, yaitu mencakup aspek konseptual, aspek komunikasi ,aspek keefektifan, dan aspek interpersonal. KEAHLIAN KONSEPTUAL. Aspek konseptual ini mencakup : Kemampuan untuk menggunakan informasi guna memecahkan masalah bisnis. Keahlian mengidentifikasi peluang untuk inovasi Keahlian mengenal masalah dan menemukan solusi Keahliaan memilih informasi yang penting dari data yang acak Kemampuan memahami bisnis yang menggunakan teknologi Keahlian memahami model bisnis organisasi.

KEAHLIAN KOMUNIKASI, meliputi : Kemampuan untuk mengubah ide menjadi kata dan tindakan. Kredibilitas diantara rekan, sahabat dan bawahan Mendengarkan dan mengajukan pertanyaan Keahlian presentasi,dalam bentuk percakapan Page 3

Manajemen Dalam Suatu Organisasi

Keahlian presentasi dalam bentuk tertulis dan grafis

KEAHLIAN KEEFEKTIFAN, meliputi : Turut menunjang misi perusahaan/tujuan departementasi Fokus pada konsumen Berbagai tugas atau mengerjakan tugas yang banyak secara bersamaan Keahlian bernegoisasi Manajemen proyek Mengulas/mengevaluasi operasional dan menerapkan perbaikan Menetapkan dan memelihara standar kinerja secara internal dan eksternal Menetapkan prioritas untuk hal yang penting maupun kegiatan yang mendesak Manajemen waktu

KEAHLIAN INTERPERSONAL, meliputi : Keahlian memimpin dan membimbing Keahlian/kemampuan bekerja dengan orang banyak dengan budaya yang berbeda Jaringan di dalam organisasi Jaringan di luar organisasi Bekerja dalam timkerjasama dan komitmen yang tinggi.

Keahlian-keahlian yang perlu dimiliki para manajer seperti telah dikemukakan diatas ini, penting artinya bagi lebih dari satu fungsi manajemen yang masing2 mencakup planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian, Actuating (pelaksanaan termasuk kepemimpinan) dan Controlling (pengendalian/pengawasan). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada matrik keahlian dan fungsi manajemen berikut ini : -----------------------------------------------------------------------------------------------------------Keahlian Perencanaan Pengorga Kepemim Pengen Page 4

Manajemen Dalam Suatu Organisasi

nisasian Memperoleh kekuasaan Mendengar secara aktif Menilai perbedaan lintas budaya Menyususn anggaran Memilih gaya kepemimpinan yg efektif Menemani pelatihan Membuta tim efektif Mendelegasikan (memberdayakan) Merancang pekerjaan yg mampu memotifasi Mengembangkan kepercayaan Mendisiplinkan Mewawancarai Mengelola keengganan thd perubahan Mengelola waktu Memberi nasehat Berunding Memberi umpan balik Membaca budaya organisasi Melakukan pertemuan2 yg produktif Membaca lingkungan dengan cepat Menetapkan sasaran Memecahkan masalah dengan kreatif v v v v v v v v v v v v v v v

pinan v v v

dalian

----------------------------------------------------- ------------- ----------- ----------- --------v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v

Kita tahu bahwa para manajer bekerja dalam organisasi, tapi apa sebenarnya organisasi tsb.? ORGANISASI adalah pengaturan yang tersusun terhadap sejumlah orang untuk mencapai tujuan tertentu. Setiap organisasi mempunyai tiga cirri umum yaitu : 1. Tujuan yang ber 2. Orang 2 Manajemen Dalam Suatu Organisasi Page 5

3. Struktur yang cermat Setiap organisasi mempunyai tujuan yang khas, yang tercermin dalam sasaran atau sekelompok sasaran yang diharapkan oleh organisasi untuk dapat dicapai Setiap organisasi terdiri dari orang2 , seseorang yang bekerja sendirian bukanlah organisasi. Setiap organisasi mempunyai struktur yangtersusun, sehingga anggota organisasi dapat melakukan pekerjaannya dan hubungan kerja antar anggotanya menjadi jelas. Meskipun ketiga cirri diatas penting dalam mendifinisikan organisasi, namun menurut Stephen P.Robbins & Mary Coulter konsep organisasi itu sendiri senantiasa berubah (lihat tabel berikut) : Organisasi tradisional * Stabil * Tidak fleksibel * Berfokus pada pekerjaan * Pekerjaan didifinisikan berdasar posisi Pekerjaan * Berorientasi individu * Pekerjaan yang tetap * Berorientasi perintah * Manajer selalu membuat keputusan * Berorientasi peraturan * Tenaga kerja relative homogen * Hari kerja dalam jumlah jam tertentu * Hubungan hirarki * Bekerja di fasilitas organisasi selama jam Kerja tertentu. ________________________________________________________________________ * Berorientasi tim * Pekerjaan sementara * Berorientasi keterlibatan * Karyawan berpartisipasi dalam keptsan * berorientasi konsumen * Tenaga kerja yang beragam * Kerja tak punya batasan waktu * Hubungan lateral dan jaringan * Bekerja dimanan saja, kapan saja Organisasi baru/modern * Dinamais * Fleksibel * Berfokus pada keahlian * berdasar tugas yang harus dilakukan

Materi 17.2. MANAJEMEN SEBAGAI ILMU DAN SENI

Manajemen Dalam Suatu Organisasi

Page 6

Secara sederhana manajemen adalah apa yang dilakukan oleh manajer, secara lebih luas manajemen adalah proses mengkoordinasikan aktivitas2 kerja sehingga dapat selesai secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Kita telah mengetahui bahwa mengkoordinasikan pekerjaan orang lain merupakan hal yang membedakan posisi manajerial dari posisi non manajerial.Walaupun demikian, ini tidak berarti bahwa manajer dapat melakukan apa yang mereka inginkan setiap saat, dimana saja atau setiap kesempatan. Setiap organisasi selalu membutuhkan manajemen, karena tanpa manajemen yang efektifsekaligus efisien tidak akan ada usaha yang berhasil cukup lama.Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuan ekonomi, social, politik, sebagian besar tergantung pada kemampuan manajer dalam organisasi yang bersangkutan. Manajemen yang baik akan memberikan efisiensi dan efektivitas pada usaha manusia. Penerapan MANAJEMEN ILMIAH pernah ditunjukkan oleh Frederick W. Taylor yang mampu menerapkan metode ilmiah bagi berbagai pekerjaan di pabrik sehingga diperoleh adanya efisiensi dan efektivitas, yaitu dengan menerapkan empat prinsip manajemen yang dikemukakan Taylor berikut ini : 1. Kembangkanlah suatu ilmu bagi setiap unsur pekerjaan seseorang yang akan menggantikan metode lama yang bersifat untung2an. 2. Secara ilmiah pilihlah ,kemudian latihlah, ajarilah, atau kembangkanlah pekerja tsb (sebelumnya para pekerja memilih sendiri pekerjaan mereka dan melatih diri semampu mereka). 3. Bekerja samalah secara sungguh2 dengan para pekerja untuk menjamin bahwa semua pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan PRINSIP2 dikembangkan tadi. 4. Bagilah pekerjaan dan tanggung jawab secara hamper merata antara manajemen dan para pekerja. Manajemen mengambil alih semua pekerjaan yang lebih sesuai baginya daripada bagi para pekerja (Sebelumnya ,hamper semua pekerjaan serta sebagian besar tanggung jawab dilemparkan ke pundak para pekerja). Pedoman yang ditemukan oleh Taylor dan yang lainnya seperti Frank dan Lillian Gilbreth, berkenaan dengan upaya meningkatkan efisiensi dan efektivitas produksi masih terus digunakan dalam organisasi masa kini, antara lain saat para manajer menganalisis tugas2 Manajemen Dalam Suatu Organisasi Page 7 ILMU yang telah

dasar yang harus dilakukan, menggunakan studi waktu dan gerakan sehingga dapat dihilangkannya gerakan2 yang sia2 dan mempekerjakan para pekerja terbaik yang memenuhi persyaratan untuk suatu pekerjaan, dan juga merancang system insentif berdasarkan out put. Kesemuanya ini dilakukan dengan menggunakan PRINSIP2 MANAJEMEN ILMIAH. Namun demikian praktik manajemen dewasa ini tidak terbatas pada pendekatan manajemen ilmiah semata, melainkan juga menggunakan pendekatan utama berikutnya yaitu Teori Administrasi Umum. Ahli teori terkemuka dibalik pendekatan administrasi umum adalah Henry Fayol dan Max Weber. Henry Fayol .Henry Fayol terkenal dengan 14 prinsip manajemennya, yaitu : 1. Pembagian kerja. Spesialisasi meningkatkan output dengan membuat para karyawan menjadi lebih efisien. 2. Wewenang. Para manajer harus mampu memberi perintah, sekaligus turut pula bertanggung jawab. 3. DISIPLIN> Para karyawan harus mentaati dan menghormati peraturan2 dalam organisasi tsb. 4. Kesatuan komando. Setiap karyawan harus menerima perintah dari satu orang atasan saja. 5. Kesatuab arah. Organisasi harus mempunyai rencana tindakan tunggal untuk membimbing manajer dan karyawan 6. Mengesampingkan kepentingan individu dan mengedepankan kepentingan umum 7. Balas jasa. Karyawan harus mendapatkan upah yang wajar bagi jasa2 mereka. 8. Sentralisasi. Istilah ini mengacu pada sampai tingkat yang mana anak buah terlibat dalam pengambilan keputusan. 9. Rantai scalar. Garis wewenang dari pucuk pimpinan hingga jajaran yang paling bawah merupakan rantai scalar. 10. Tatanan. Manusia dan barang2 harus berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat. 11. Kesamaan. Para manajer harus bersikap baik hati dan adil terhadap semua bawahan 12. Stabilitas personalia sehingga tidak ada kekososngan jabatan. Pemeimpin harus membuat perencanaan personalia secara berjenjang dan menjamin agar tersedia pengganti untuk mengisi lowongan. Manajemen Dalam Suatu Organisasi Page 8

13. Inisiatif. Karyawan yang diijinkan untuk memprakarsai dan menjalankan tencana akan menunjukan tingkat usaha yang tinggi. 14. Semangat korps. Meningkatkan semangat tim akan membina keselarasan dan kesatuan di dalam organisasi. Adapun MaxWeber , mengembangkan teori struktur wewenang serta hubungannya, yang dalam hal ini menekankan rasionalitas, prediktabilitas, impersonalitas ( dalam arti penerapan yang seragam atas peraturan dan pengendalian, bukan menurut kepribadian), kemahiran teknik danotoritarianisme. Dengan demikian apa yang dikemukakan Weber ini pada dsarnya mirip dengan manajemen ilmiah. Dalam pada itu manajemen sebagai seni seperti apa yang dikemukakan oleh John F. Mee yang mengatakan bahwa manajemen adalah SENI untuk mencapai hasil yang maksimal dengan usaha yang minimal, demikian pula mencapai kesejahteraan dan kebahagiaan maksimal baik bagi pimpinan maupun para pekerja serta memberikan pelayanan yang sebaik mungkin pada masyarakat. Jadi manajemen itru merupakan seni menggerakkan orabg2 untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif. Materil 17.3. PERAN MANAJEMEN DAN MANAJER SUKSES Henry Mintzberg, ahli riset manajemen yang terkemuka, mempelajari para manajer yang sebenarnya di tempat kerja. Dia mengatakan bahwa apa yang dilakukan oleh para manajer dapat dijelaskan dengan sangat baik dengan melihat peran yang mereka tunjukkan di tempat kerja. Dari studinya, dia menyimpulkan bahwa manajer menjalankan sepuluh peran yang berbeda, tetapi sangat erat kaitannya. Istilah PERAN MANAJEMEN mengacu pada kategori2 tertentu perilaku manajerial. Ke sepuluh peran manajerial Mintzberg pada dasarnya dapat dikelompokkan pada tiga kelompok yaitu dapat dilihat pada table berikut : hubungan antar pribadi, pertukaran informasi dan pembuatan keputusan. Secara lebih rinci kesepuluh peran tsb.

Peran

Deskripsi

Contoh kegiatan yang dapat Page 9

Manajemen Dalam Suatu Organisasi

Di identifikasi Berkaitan dengan hubungan antara pribadi : 1.Pemimpin Simbolis Kepala simbolis, diperlukan untuk menjalankan sejmlh ke wajiban rutin yg bersifat le Gal dan social. 2.Pemimpin Bertanggung jawab utk motivasi Bawahan, bertanggung jwb utk Staffing,coaching,& yg terkait. 3.Penghubung Menyelenggarakan jaringan kontak Membalas surat2, melakukan & pemberi informasi luar yg ber Kembang sendiri,yg beri dukung an dan informasi Berkaitan dengan informasi : 4.Pemantau Mencari & menerima beraneka ragam informasi internal & ekster nal utk kembangkan pemahaman yg menyeluruh thd organisasi dan lingkungannya. 5.Penyebar Meneruskan informasi yg diterima dari orang luar atau dari bawahan ke para anggota organisasi. 6.Juru bicara Meneruskan info ke orang luar ttg rencana kebijakan, tindakan & Hasil organisasi dll. Mengadakan pertemun utk menyebarkan info, menele pon uyk teruskan info. Menyelenggarakan rapat de wan , beri info ke media. Membaca majalah khusus dan laporan, menyelenggarakan kontak pribadi. pekerj. Eksternal dewan, me lakukan berbagai kegiatan lain yg melibatkan pihak luar. Melakukan hampir seluruh ke giatan yg melibatkan bwh-an Memberi ucapan selamat dating kpd para tamu, penandatangan dokumen resmi (legal).

Berkaitan dengan pengambilan keputusan 7. Wirausahawan Mencari didalam organisasi dan lingkunganya, inisiatif utk mela Manajemen Dalam Suatu Organisasi Pengorganisasian strategi & sesi tinjauan utk mengem Page 10

kukan perubahan. 8. Penyelesai gang Guan Bertanggung jwb atas tindakan korektif bila organisasi mengha dapi gangguan mendadak & pen ting. 9. Pengalokasi sum ber daya Bertanggung jawab thd alokasi semua sb daya organisasi mem buat/menyetujui semua keptsn organisasi yg berarti. 10. Perunding Bertngg jwb mewakili orgns pada Perundingan2 besar.

bangkan program2 baru. Mengorganisasikan strategi & sesi kaji ulang yg menca kup gangguan dan krisis. Menyususn jadwal,meminta otorisasi,melaksanakan kegi atan apa saja yg mencakup penganggaran & pemrogram an pekrjaan para bawahan. Berperan serta dlm perunding an kontrak serikat pekerja.

Dalam pada itu keberhasilan/keuksesan seorang manajer, selain dipengaruhi oleh sejauh mana keahlian/ketrampilan konseptual, keahlian tentang orang dan keahlian teknis (seperti telah kita bahas) juga dipengaruhi sejauh mana manajer yang bersangkutan mampu mengoptimalkan kesepuluh peran diatas, sekaligus mampu mengoptimalkan fungsi2 manajemen. _________________________

Manajemen Dalam Suatu Organisasi

Page 11