MODUL 26.

KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI DAN KOMUNIKASI ORGANISASI Kemampuan akhir yang diharapkan : Setelah membahas modul ini diharapkan mahasiswa mampu menjelaskan perbedaan antara masalah komunikasi antar pribadi dan komunikasi organisasi. Materi yang dibahas : 1. Arti dan pentingnya komunikasi 2. Bentuk dan Proses komunikasi 3. Hambatan komunikasi 4. Mengelola komunikasi dalam organisasi Materi 26.1. ARTI DAN PENTINGNYA KOMUNIKASI Komunikasi adalah penyampaian dan pemahaman suatu maksud. Hal ini berarti bahwa jika tidak ada informasi atau ide yang disampaikan komunikasi tidak terjadi. Pembicara yang tidak didengar atau penulis yang tidak dibaca tulisannya belumlah berkomunikasi. Namun demikian yang lebih penting lagi ,komunikasi mencakup pemahaman maksud, dengan demikian agar komunikasi berhasil, maksud harus ditanamkan dan dipahami. Sementara itu menurut Stoner, Freeman dan Gilbert ,komunikasi sebagai the process by which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages ( Komunikasi adalah proses dimana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan pada orang lain melalui pesan simbolis). Komunikasi bisa dilakukan secara langsung maupun tak langsung, dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang tersedia. Komunikasi yang baik/ sempurna akan terjadi ketika pemikiran atau ide yang disampaikan diterima oleh penerima persis seperti yang dipikirkan pengirimnya. Hal lain yang harus diingat adalah komunikasi yang baik sering diartikan keliru oleh komunikator sebagai persetujuan terhadap pesan, bukannya memahami dengan jelas pesan tersebut. Bila seseorang tidak setuju dengan kita , banyak diantara kita menganggap bahwa orang tsb semata-mata tidak memahami posisi kita, dengan kata lain banyak diantara kita

Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi

Page 1

mengartikan bahwa komunikasi yang baik sebagai cara membuat seseorang menerima pandangan kita. Pada dasarnya komunikasi manajerial mencakup : 1. Komunikasi Interpersonal yaitu komunikasi antara dua orang atau lebih. 2. Komunikasi organisasi, yaitu semua pola ,jaringan dan system komunikasi dalam suatu organisasi. KOMUNIKASI mempunyai Arti penting bagi Manajer dan Organisasi, karena adanya Empat Fungsi utama dari komunikasi itu sendiri, yaitu FUNGSI KONTROL, MOTIVASI, EKSPRESI EMOSIONAL DAN INFORMASI. KOMUNIKASI bertindak sebagai KONTROL bagi perilaku anggota dalam berbagai cara ,contoh : saat karyawan pertama kali harus mengkomunikasikan segala keluhan yang berkaitan dengan pekerjaan pada manajernya, atau mengikuti deskripsi pekerjaannya, komunikasi digunakan untuk mengontrol. Namun demikian komunikasi informal juga mengontrol perilaku, yaitu saat kelompok kerja menggoda atau melecehkan seorang anggota yang bekerja terlalu keras atau berproduksi terlalu banyak (yang menyebabkan kelompok lain menjadi tampak buruk), mereka secara informal mengontrol perilaku anggota. KOMUNIKASI mendorong MOTIVASI dengan menjelaskan pada karyawan apa yang harus diselesaikan, seberapa baik mereka melakukannya dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika tidak sejajar. Ketika karyawan menetapkan tujuan tertentu dan bekerja untuk tujuan itu, dan menerima umpan balik dari perkembangan tujuan itu maka komunikasi diperlukan. Bagi banyak karyawan, kelompok kerja mereka adalah sumber utama dari interaksi sosial. Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok adalah mekanisme fundamental dimana anggotanya berbagi rasa frustasi dan perasaan puas. Oleh karena itu, komunikasi memberikan penyaluran perasaan bagi EKSPRESI EMOSIONAL dan untuk memenuhi kebutuhan social. Akhirnya individu dan kelompok memerlukan informasi untuk menyelesaikan sesuatu dalam organisasi. KOMUNIKASI menyediakan INFORMASI tsb.Tak ada satupun dari keempat itu yang lebih penting dari yang lain .

Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi

Page 2

Materi 26.2. PROSES KOMUNIKASI.

PROSES DAN BENTUK KOMUNIKASI

Seperti telah dikemukakan bahwa komunikasi dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung. Komunikasi langsung berarti bahwa komunikasi disampaikan tanpa menggunakan mediator atau perantara, sedangkan komunikasi tidak langsung dilakukan dengan menggunakan mediator atau perantara. Berdasarkan pengertian diatas, maka komunikasi mempunyai beberapa elemen penting yaitu : Komunikasi melibatkan orang-orang sehingga komunikasi yang efektif terkait dengan bagaimana orang dapat berinteraksi satu sama lain secara lebih efektif. Komunikasi berarti terjadinya berbagi informasi atau pemberian informasi maupun pengertian (sharing meaning), sehingga agar pemberian informasi maupun pengertian ini dapat terjadi, maka pihak yang yang berkomunikasi perlu menyadari dan mengerti berbagai istilah atau pengertian yang mereka gunakan dalam melakukan komunikasi. Karena jika tidak, maka kemungkinan terjadinya salah persepsi dalam komunikasi sangat tinggi. Komunikasi melibatkan simbol-simbol yang berarti komunikasi dapat berupa bahasa tubuh ,suara, huruf, angka dll sebagai bentuk simbolis dari komunikasi yang dilakukan. Bagaimana sesungguhnya proses komunikasi terjadi? Komunikasi berawal dari adanya pesan atau informasi yang akan dikirim atau disampaikan oleh Pengirim kepada Penerima , dimana dalam hal ini pengirim dinamakan sebagai sumber pesan atau sumber informasi. Pesan atau informasi, kemudian dikirim atau disampaikan kepada penerima tsb yang saat pertama kali mengalami proses encoding yaitu mengalami transformasi kedalam bentuk symbol atau sesuatu yang menjadi representasi pengirim pesan dalam menyampaikan pesannya. Misal untuk menyampaikan pesan/informasi mengenai persetujuan encoding, yang terjadi adalah dari pikiran atau perasaan setuju yang dirasakan oleh pengirim menjadi simbol dalam bentuk kalimat Ya atau Ya saya setuju atau mungkin transformasinya berupa bahasa non verbal seperti anggukan kepala. Simbolsimbol tsb merupakan pesan/informasi yang mempresentasikan pikiran dan perasaan yang Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 3

ingin disampaikan oleh pengirim, yang kemudian dapat disampaikan secara langsung oleh pengirim ke penerima jika pengirim dan penerima berada dalam satu tempat , atau berhadapan langsung. Namun juga dimungkinkan melalui mediator seperti telepon, komputer, surat, dll, ketika pengirim dan penerima tidak berhadapan langsung. Pesan berupa simbol kemudian diterima oleh si penerima, namun demikian oleh karena penerima juga manusia yang mempunyai persepsinya sendiri berdasarkan pikiran dan perasaannya sendiri, maka ketika symbol komunikasi berupa kata-kata dan anggukan kepala tadi diterima oleh penerima, penerima melakukan transformasi makna atau proses decoding terlebih dulu dari kata-kata ataupun anggukan kepala ke persepsi penerima mengenai kata-kata atau anggukan kepala tsb. Selanjutnya penerima memberikan respon balasan dengan memberikan umpan balik ke pengirim dengan bentuk komunikasi lainnya, yang berarti dalam hal ini penerima berubah posisi menjadi pengirim dan yang semula pengirim berubah menjadi penerima. Sangat dimungkinkan pada saat komunikasi dilakukan terdapat berbagai gangguan (noise) sehingga pesan yang dikirimkan ternyata dipersepsikan secara keliru, dimana gangguna ini dapat berupa : 1. Kesalahan persepsi dari si penerima ketika menerjemahkan kata-kata dari pengirim (yaitu saat decoding) . 2. Pada saat pengirim melakukan transformasi pesan/informasi (saat encoding) 3. Terjadi pada mediator, terlebih bila mediator tsb berupa alat telekomunikasi, orang atau bentuk mediator lainnya, sedangkan pihak pengirim dan penerima terpisah oleh jarak dan waktu. Inilah yang menyebabkan penelitian yang dikutip Robert Heller dan Tim Hindle ,menunjukkan bahwa jarak antara pengirim dan penerima pesan akan menentukan frekuensi komunikasi, karena jarak yang cukup jauh cenderung membatasi kesempatan untuk berkomunikasi secara efektif. Meskipun alat komunikasi dapat digunakan tetapi tetap bahwa tingkat keefektifan komunikasi relatif lebih rendah bila dibandingkan dengan komunikasi secara langsung tanpa adanya jarak yang memisahkan pengirim dan penerima komunikasi.

Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi

Page 4

BENTUK- BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI. Dilihat dari bentuknya, komunikasi dapat dibedakan menjadi komunikasi interpersonal , komunikasi di kelompok kerja dalam berbagai bentuk jejaring komunikasi, dan pola komunikasi dalam struktur organisasi. KOMUNIKASI INTERPERSONAL. Adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain dalam sebuah organisasi. Komunikasi interpersonal ini dapat dilakukan antar individu dalam satu bagian, antar bagian dalam organisasi, antar bawahan, antar pimpinan dan antar pimpinan dengan bawahan. Berkenaan dengan ini dibedakan menjadi dua bentuk, yaitu : 1. Komunikasi lisan/ verbal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh seseorang dengan orang lain melalui penggunaan mulut atau lisan dimana orang lain dapat langsung menerima pesan tsb dengan berbagai faktor yang mempengaruhinya baik dari segi situasi lingkungan kerja, emosi antar pihak yang berkomunikasi serta berbagai hal yang terkait ketika komunikasi lisan dilakukan. 2. Komunikasi tertulis/ non verbal, yaitu komunikasi yang dilakukan seseorang dengan orang lain melalui mediator berupa sesuatu yang dapat menyampaikan pesan pengirim ke penerima pesan sehingga maksud dari pesan dapat dengan mudah diterima. KOMUNIKASI DALAM BERBAGAI BENTUK JEJARING KOMUNIKASI. Komunikasi pada dasarnya merupakan bentuk interaksi antar individu dalam kelompok maupun organisasi. Pada kenyataannya bentuk komunikasi yang dilakukan ternyata mempunyai pola tersendiri, sehingga memiliki semacam jejaring komunikasi. Jejaring komunikasi ini pada dasarnya merupakan pola bagaimana orang-orang dalam organisasi saling berkomunikasi. Menurut Griffin terdapat berbagai pola komunikasi dalam kelompok kerja yang dapat diidentifikasi, diantaranya adalah bentuk roda, huruf Y, berkesinambungan, lingkaran dan menyeluruh. Komunikasi yang dilakukan berdasarkan pola roda, menggambarkan bahwa komunikasi berasal dari satu sumber selanjutnya pesan/informasi tsb disebarkan ke yang lain dari sumber (sumber yang sama, yang biasanya dari pemimpin kelompok kerja). Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 5

Pada pola huruf Y , sekalipun sumber informasi berasal dari satu sumber, tetapi dalam proses penyebarannya ke seluruh anggota tidak selalu harus melalui dirinya, melainkan bisa melalui orang lain yang telah lebih dulu menerima informasi. (biasanya ini terjadi pada kelompok dimana si pemimpin mendelegasikan wewenang ke sebagian dari kelompoknya. Pola komunikasi secara bersambung menunjukkan bahwa tingkat kepercayaan sang pemimpin ke bawahannya sangat tinggi atau bahkan sang pemimpin benar2 memberikan kewenangan ke anggotanya untuk menyampaikan informasi.Namun setiap anggota hanya dapat memberikan dan menerima informasi maksimum dengan dua orang saja , tetapi si pemimpin hanya memberikan ke satu orang saja (karena tidak menerima informasi dari yang lain). Pola komunikasi melingkar, dibangun seperti pola berkelanjutan namun lebih bersifat tertutup artinya si pemberi pesan akhirnya akan mengevaluasi hasil dan implikasi dari pesan yang pertama kali dia kirimkan dari orang terakhir yang menerima pesannya. Pada pola komunikasi menyeluruh, seluruh anggota dan pemimpin memiliki kesempatan yang sama untuk menyampaikan pesan/informasi sebagi bentuk komunikasi yang dilakukan. Pesan/informasi yang diberikan dapat ke siapa saja dan dari mana saja, yang biasanya terjadi dalam moment seperti rapat atau diskusi. Kelebiham dari pola ini adalah bahwa bisa informasi akan terminimalkan karena setiap orang akan mendapatkan klarifikasi informasi dari seluruh anggota.
POLA KOMUNIKASI DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Adalah pola bagaimana setiap bagian dalam organisasi saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya, baik antar bagian yang tingkatannya sama maupun yang berbeda tingkatannya. Secara garis besar pola ini dibedakan menjadi dua yaitu : 1. Komunikasi vertical, adalah komunikasi yang dilakukan oleh seseorang atau bagian yang berada pada tingkatan organisasi yang lebih tinggi dengan yang lebih rendah atau sebaliknya 2. Komunikasi horizontal, adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain yang memiliki tingkatan organisasi yang sama, baik dalam rangka koordinasi maupun kerja sama dan sebagainya. Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 6

Terdapat berbagai factor yang mempengaruhi pola komunikasi dalam struktur organisasi, yaitu : Jalur formal dari komunikasi Otoritas dari hirarki organisasi Spesialisasi jabatan Kepemilikan akan informasi Materi 26.3. HAMBATAN KOMUNIKASI Dalam melakukan komunikasi tidak tertutup kemungkinan dihadapkan pada adanya berbagai hambatan , yang pada gilirannya dapat mengakibatkan timbulnya distorsi dan tidak efektifnya penyampaian informasi ataupun pesan. Hambatan tersebut mencakup : 1. Penyaringan, yaitu manipulasi informasi yang disengaja sehingga membuat informasi tsb tampak lebih menyenangkan bagi penerima. 2. Emosi, ini berkenaan dengan bagaimana perasaan penerima saat menerima informasi/pesan akan mempengaruhi cara dia menafsirkan pesan tsb (Anda akan sering menafsirkan pesan yang sama dengan tafsiran yang berbeda-beda, tergantung apakah sedang dalam kondisi gembira atau lagi sedih. Emosi yang ekstrim cenderung sangat mempengaruhi ke efektifan komunikasi. 3. Kebanjiran informasi, yaitu informasi yang harus kita olah melebihi/melampaui kapasitas pemrosesan kita. Hal demikian ini dapat mengakibatkan terbuang, terabaikan, terlewatkannya ataupun terlupakannya informasi, atau mereka menunda pemrosesan lebih lanjut sampai situasi kebanjiran tsb selesai, sehingga itu semua dapat mengakibatkan hilangnya atau berkurangnya keefektifan komunikasi. 4. Perilaku defensive. Ketika seseorang merasa terancam, mereka cenderung akan bereaksi dengan cara mengurangi kemampuan mereka untuk mencapai saling pengertian, yakni cenderung menjadi defensive terlibat dalam perilaku seperti secara verbal menyerang orang lain, memberikan jawaban yang kasar, mempertanyakan motif orang lain dan menjadi terlalu bersifat penilai. 5. Bahasa. Kata-kata dapat mempunyai arti yang berbeda bagi orang-orang yang berbeda. Umur, pendidikan dan latar belakang budaya merupakan tiga variabel yang Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 7

paling jelas yang mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan definisi yang dia berikan pada kata-kata. 6. Budaya nasional. Perbedaan komunikasi dapat juga timbul dari bahasa yang berbeda yang digunakan individu untuk berkomunikasi dan budaya nasional dimana mereka menjadi bagiannya. Perbedaan budaya dapat mempengaruhi cara yang dipilih manajer untuk berkomunikasi, dan perbedaan ini jelas dapat menjadi penghambat keefektifan komunikasi bila tidak dikenali dan diperhatikan. Guna mengatasi hambatan seperti dikemukakan diatas , dapat dilakukan dengan : Gunakan umpan balik , missal dengan mengecek kepada si penerima Menyederhanakan bahasa Menyimak dengan aktif Mengendalikan emosi Memperhatikan isyarat non verbal Materi 26.4. MENGELOLA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Komunikasi, selain dilakukan sebagai konsekwensi dari struktur organisasi yang dibentuk, komunikasi dalam organisasi juga dapat dilakukan melalui bentuk yang sifatnya informal, yaitu komunikasi yang dilakukan antara berbagai pihak maupun berbagai bagian dalam organisasi yang tidak secara kaku mengikuti tingkatan-tingkatan manajemen dalam sebuah organisasi, sehingga bersifat fleksibel, dan mendukung terciptanya suasana dinamis dalam organisasi. Pola komunikasi seperti ini biasanya dilakukan saat informasi/pesan yang disampaikan tidak terkait langsung dengan tugas atau pekerjaan yang dilakukan tiap orang dalam organisasi, sehingga tempatnyapun mungkin juga tidak formal seperti kantin, lobi kantor, lift dll. Secara garis besar, menurut Griffin ada tiga bentuk komunikasi informal dalam organisasi yaitu (1) komunikasi berdasarkan informasi yang tidak resmi, (2) peninjauan langsung dan (3) komunikasi non verbal.

Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi

Page 8

Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan manajer agar komunikasi yang dilakukan benar-benar efektif dalam pencapaian tujuan organisasi, yang antara lain adalah: 1. Meminimalkan hambatan komunikasi. Seperti telah kita ketahui bahwa dalam melakukan komunikasi kadang kala terdapat berbagai hambatan, sehingga pesan/informasi yang ingin disampaikan mengalami kesalahan dalam penafsiran, penerimaan hingga pemahaman. Akibatnya reaksi yang diharapkan tidak terjadi. Hambatan dalam organisasi ada yang BERSIFAT PERSONAL (seperti kesalahpahaman dalam memahami pesan, kredibilitas individu dalam berkomunikasi, kemampuan mendengarkan dan menyimak yang buruk dan penilaian terhadap subyek tertentu sehingga mempengaruhi tingkat penerimaan orang tsb dalam berkomunikasi) dan ada yang BERSIFAT ORGANISASIONAL ( yaitu penggunaan semantic atau kata-kata yang dipahami berbeda oleh orang yang berbeda, tingkatan manajemen yang berbeda, persepsi yang berbeda antar bagian maupun orang serta terlalu banyaknya beban tugas yang diberikan organisasi,dll) sehingga mengurangi kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif. 2.Meningkatkan keefektifan dalam berkomunikasi. Setelah hambatan-hambatan dalam berkomunikasi dikenali maka perlu diupayakan agar komunikasi dapat ditingkatkan efektivitasnya. Dari dua jenis hambatan komunikasi diatas , ada dua hal yang harus dilakukan yaitu PENINGKATAN KEAHLIAN KOMUNIKASI INDIVIDU (missal dengan peningkatan keahlian dalam mendengarkan melalui seringnya komunikasi dilakukan secara formal maupun non formal, mendorong komunikasi yang sifatnya dua arah melalui tersedianya media untuk melakukan kritik dan saran yang bersifat timbal balik, peningkatan kesadaran dalam memahami pesan/informasi melalui berbagai jenis media maupun symbol, pemeliharaan kredibilitas individu dengan membangun karakter dan moral, serta upaya untuk lebih mengenalkan dan mendekatkan berbagai pihak yang melakukan komunikasi melalui pertemuan yang bersifat formal maupun informal) dan PENINGKATAN KEAHLIAN KOMUNIKASI
UNTUK HAL2 YANG BERSIFAT ORGANISASIONAL.(missal dengan menindak

lanjuti setiap komunikasi yang dilakukan , pengaturan cara berkomunikasi diantara berbagai pihak dalam organisasi, serta peningkatan kesadaran dan pemanfaatan berbagai media dalam berkomunikasi. Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 9

KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI. Dewasa ini kemajuan teknologi informasi sudah tidak diragukan lagi kontribusinya terhadap kehidupan manusia, tak terkecuali perannya dalam organisasi, manajer yang sedang diluar kota pun dapat memantau kegiatan di perusahaan melalui berbagai media teknologi informasi yang tersedia mulai dari telpon seluler, internet hingga media seperti teleconferencing. Teknologi informasi telah mengubah perspektif awal mengenai komunikasi, saat ini jarak yang jauh, waktu yang berbeda tidak lagi menjadi hambatan terwujudnya komunikasi antar berbagai pihak. GRIFFIN menyatakan bahwa terdapat dua hal yang terkait dengan penggunaan teknologi informasi dalam berkomunikasi yaitu system informasi formal sebagai system yang dibuat untuk membantu kelancaran dalam berkomunikasi dan tekhnologi elektronik yang bersifat personal sebagai alat yang membantu bagaimana komunikasi dapat dilakukan. SISTEM INFORMASI FORMAL. Adalah berbagai jenis sistem yang telah dibuat untuk membantu proses komunikasi yang dilakukan dalam sebuah organisasi,khususnya dalam organisasi bisnis, baik antar personal ,antar bagian dalam organisasi maupun dengan pihak diluar organisasi, yang dalam hal ini setidaknya ada enam jenis system informasi formal yaitu : 1. Sistem pemrosesan transaksi (Transaction-processing system) 2. Sistem informasi manajemen ( MIS) 3. Sistem pendukung pengambilan keputusan (Decision support system) 4. Sistem informasi ekskutif (Excutive information system) 5. Sistem jaringan internal ( intranet) 6. Sistem pintar (expert system), yang secara khusus dibuat untuk mempresentasikan berbagai informasi yang diperlukan sebagai referensi bagi pihak tertentu.

Teknologi informasi yang bersifat personal.

Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi

Page 10

Beberapa produk teknologi informasi yang bersifat personal yang telah banyak digunakan dalam berbagai jenis komunikasi dalam organisasi antara lain : Komputer Mesin foto copy Mesin faks Telepon seluler Webcam Produk-produk teknologi informasi lainnya.

--------------------------------------

Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi

Page 11