1. Kegiatan Pembelajaran: Mengoperasikan Pesawat Telepon A.

Tujuan Pembelajaran Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang mengoperasikan pesawat telepon, Anda diharapkan: 1. dapat mengetahui arti hubungan telepon dengan baik dan benar. 2. dapat mengetahui macam-macam telepon dan hubungan telepon dengan benar. 3. dapat mengoperasikan pesawat telepon dengan cara yang benar. 4. dapat menerima telepon dengan baik dan benar. 5. dapat melakukan kontak telpon dengan benar. 6. dapat menelpon dengan benar. 7. dapat mencatat pesan melalui telepon dan disampaikan kepada petugas di kantor telpon dengan baik dan benar. B. Uraian Materi Komunikasi dalam suatu organisasi, baik yang bersifat intern maupun ekstern dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, salah satu cara berkomunikasi adalah dengan menggunakan telepon. Bagi seorang sekretaris, telepon merupakan piranti pokok guna mendukung efektifitas dan efisiensi kerjanya. Dengan telepon, informasi dapat disampaikan dan diterima dengan cepat, sehingga organisasi atau perusahaan dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipatif. Hampir semua kegiatan bisnis pada masa kini memerlukan komunikasi melalui media telepon, seperti memperkenalkan perusahaan, memperkenalkan produk, memperkenalkan diri, maupun upaya persuasif memasarkan produk, meningkatkan relasi dengan pelanggan, mencari informasi dan sebagainya. Pemakaian telepon yang efektif akan membantu keberhasilan dalam menjalin relasi bisnis. Namun perlu diingat bahwa pembicaraan melalui telepon bukan komunikasi tatap muka sehingga lawan bicara tidak dapat melihat cara non verbal seperti mimik, ekspresi wajah, gerakan bagian tubuh dan sebagainya. Untuk itu orang yang berkomunikasi melalui telepon harus berusaha untuk berbicara dengan suara yang jelas, tenang dan menyenangkan.

1. Pengertian Hubungan Telepon

Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon.Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon baik komunikator (penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi ber hari-hari.

Gambar 1. Dering telepon 2-3 kali segeralah diangkat Perhatikan Gambar 1. Tindakan apa yang harus dilakukan apabila terdengar bunyi dering telepon? Dering merupakan tanda bahwa ada panggilan dari jarak jauh. Karena itu jika telepon berdering, dapat diketahui bahwa ada seseorang yang sedang

menunggu sambutan atau jawaban kita, sehingga tentu saja kita harus segera mengangkat telepon itu dan tidak membiarkan deringan itu terlalu lama. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Dewasa ini, melakukan hubungan telepon merupakan bagian biasa dari kehidupan manusia, bahkan telepon telah menjadi sebuah kebutuhan. Melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif. Orang bisa membuat janji secara pasti melalui telepon sebelum mereka melakukan pertemuan langsung yang penting. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya. 2. Macam-Macam Pesawat dan Hubungan Telepon a. Jenis Pesawat Telepon Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, macamnya, ada beberapa jenis pesawat telepon. 1) Intercom Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelephone. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau

keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi. 2) Pesawat Telepon Telephone merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor.

Teknik Mesin Eks 503. Untuk menelepon. Pesawat telepon tunggal 3) PMBX (Private Manual Branch Excharge) Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Setelah menyambung. Jurusan Teknik Sipil Eks 501. penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. maupun instansi tertentu. telepon Unesa 031-8280009 (telepon pusat atau hotline). dan Jurusan PKK Eks 504. penelpon harus terlebih dahulu melalui operator.Pesawat tunggal maksudnya pesawat telepon yang bisa digunakan di lingkungan keluarga. penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang . Fakultas Teknik Eks 500. Jurusan Listrik-Elektronika Eks 502. Pesawat ini pun ada yang dilengkapi dengan pesawat ekstensi (cabang-cabang). organisasi. Gambar 2. Misalnya.

Saat ini Swithboard masih digunakan untuk keperluan intern kantor yaitu untuk menambah sambungan telepon agar komunikasi setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan dengan lancar. yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain. umumnya menggunakan ekstensi (lihat contoh penggunaan ekstensi pada butir 2 di atas). meningkatkan kemampuan kerja. Contoh telepon melalui operator 4) PABX (Private Automatic Branch Excharge) Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Contoh telepon tanpa melalui operator 5) Switchboard (papan sambungan) Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar. Gambar 4. Setelah itu. Gambar 3. penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. . Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat: a. Penelpon dapat berhubungan langsung ke luar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar.dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan. 6) Loudspeaking telephone (pengeras suara telepone) Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon.

maka harus menekan atau memutar lebih dulu nomor 031. baru diikuti nomor telepon yang dituju. c. meningkatkan efisiensi waktu. Setelah itu. 4) Hubungan internasional (overseas call). Untuk melakukan hubungan ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. Permintaan hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. antar kota atau antar propinsi. yakni dalam satu kota. Setelah itu. yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh. menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada. menekan atau memutar kode . b. yaitu kode wilayah Surabaya. 7) Telephone answering machine (mesin penjawab telepon) Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk. Jenis Hubungan Telepon Hubungan telepon. yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor. 3) Hubungan interlokal. ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga): 1) Hubungan antar bagian (intern). Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.b. 2) Hubungan local (setempat). namun tetap dalam satu negara. jika dari Pontianak ingin mengadakan telepon ke Surabaya. Misalnya. yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan pada satu lingkup daerah tertentu. yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain.

penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon. d. Sekarang di Indonesia telah menerapkan sistem SLJJ (sambungan langsung jarak jauh) untuk hubungan interlokal dan sistem SLI (sambungan langsung internasional) untuk hubungan internasional. HP ini memiliki fasilitas dapat digunakan SMS (sort message services). yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja. 3) Telepon mobil. dan internasional). telepon dapat dikelompokkan dalam 2 (dua) jenis. HP ini dapat digunakan seperti hubungan telepon yang lazim (local. interlokal. yakni telepon yang diletakkan pada mobil. yaitu: . kode wilayah. yakni: 1) Telepon meja (tablephone). 2) Telepon dinding (wallphone). ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi. c. yang slogannya tidak ada orang tanpa memiliki-menggunakan HP-ini. kapal atau pesawat. Peletakan Pesawat Telepon Ditinjau dari peletakannya. Selain.Negara. baru kemudian nomor telepon yang dituju. atau pesawat. kapal. 4) Telepon mobil atau telepon genggam (Handphone). sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu antar Negara. agar tidak menyalahi etiket bertelepon. Cara Kerja Telepon Ditinjau dari cara kerjanya. Untuk melakukan hubungan di atas. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding. Dalam melakukan hubungan internasional. Telepon ini belakangan ini mengalami kemajuan yang pesat. yakni telepon yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya.

Ada empat macam hubungan telepon yaitu hubungan intern. Ada beberapa jenis pesawat telepon yaitu interkom. C. hubungan lokal. PMBX (Private Manual Branch Excharge). Layanan telepon jenis SMS ini banyak digemari karena biayanya yang murah dan cepat. penelepon memutar/menekan nomor operator sentral untuk minta hubungan perorangan. PABX (Private Automatic Branch Excharge). pesawat telepon. operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara. 2. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain.1) Hubungan Melalui Operator Bila melalui operator. hubungan interlokal. yang bisa secara tertulis atau melalui suara (voice). memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh kemudian langsung bicara. Rangkuman 1 1. 2) Hubungan Langsung Hubungan langsung jarak jauh maksudnya penelepon menelpon sendiri tanpa operator. 3. 3) Hubungan Langsung dengan SMS Hubungan langsung jarak jauh. hubungan internasional. Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan. Berikan nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. bahkan melintas batas negara dengan menggunakan layanan pesan pendek. Kalau sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan. . sekaligus tertulis sehingga bisa langsung mengingatkan pesan tanpa harus dituliskan lagi pada buku catatan sekretaris.

misalnya PT Telkom. Pada toko yang anda kunjungi selain mengamati berbagai pesawat telepon. loudspeaking telephone (pengeras suara telepone). Anda bisa mencatat semua penjelasan petugas toko tersebut.switchboard (papan sambungan). telephone answering machine (mesin penjawab telepon) 4. Bila di sekolah anda ada pesawat telepon yang khusus untuk praktik maka gunakanlah itu. di antaranya intercom. bila ada yang belum paham maka tanyakanlah pada mereka termasuk bagaimana prosedur penggunaan pesawat telepon. untuk anda tanyakan bilamana menggunakan telepon dengan sistem PABX. Jika tidak ada. maka anda harus mencari kantor pemerintah atau swasta. Ada dua macam cara kerja melakukan telepon. 1. D. apakah yang harus anda lakukan jika hendak . loudspeaking telephone (pengeras suara telepone). PMBX (Private Manual Branch Excharge). PABX (Private Automatic Branch Excharge). yaitu hubungan melalui operator. pesawat telepon. jika kita mau menerima maupun mengadakan sambungan telepon. 2. dan hubungan langsung. serta menggunakan SMS (layanan pesan singkat). Ditinjau dari peletakannya. switchboard (papan sambungan). Tugas 1 Dalam menjalankan tugas ini anda diminta melakukan dengan sungguhsungguh dan hasilnya diminta dilaporkan secara tertulis dan disampaikan kepada guru/instruktur Pembina mata diklat ini. kemudian tanyakan kepada penjaga toko tersebut tentang berbagai pesawat telepon. 3. 5. telephone answering machine PABX dan PMBX. anda bisa menanyakan kepada petugas toko tentang fungsi dan cara kerja masingmasing pesawat telepon yang ada di toko itu. terdapat 4 (empat) jenis telepon yakni telepon meja. telepon mobil-pesawat-kapal. dan telepon genggam (handphone atau mobile phone). telepon dinding. Cobalah anda datang ke toko elektronik yang menjual berbagai pesawat telepon yang terdekat di kota anda.

dan menyiapkan HP untuk keperluan internet (bila memungkinkan).menelpon keluar? Bagaimana pula seandainya tempat itu menggunakan sistem PMBX? 4. Tes Formatif 1 1. Apa yang dimaksudkan dengan papan sambungan (switchboard) dan apa fungsinya? 4. mengirim-menerima SMS. ada guru atau teman memiliki HP. Lakukan:  Sampaikan informasi penting tentang penundaan rencana rapat. Apa yang dimaksudkan dengan pengeras suara telepon (loudspeaking telephone) dan apa fungsinya? . seperti menelpon. tetapi orang tersebut sedang tidak berada di tempat. Apakah yang dimaksud PABX dan PMBX? Kapan hal tersebut digunakan? 3. setelah itu tukarlah peran Anda!  Anda sedang mencari seseorang melalui telepon. Bila di sekolah anda. Simulasikan secara berpasangan dan bergantian peran dengan teman-teman anda. Jadilah Anda seorang penelpon dari luar dan teman Anda sebagai penerima telepon. E. Sampaikan pesan melalui seseorang yang sedang menerima telepon tersebut! 5. Apakah fungsi pesawat telepon? 2. maka anda dapat menggunakan HP tersebut untuk latihan bagaimana mengoperasikan program HP. pinjamlah telepon di kantor sekolah Anda. Bila di sekolah ada pesawat telepon untuk praktik. menerima telepon.

Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan. sebutkan dan uraikan singkat cara kerjanya? F. penelpon harus terlebih dulu harus melalui operator. Ditinjau dari peletakannya. Sedangkan. Yang dimaksud PMBX (Private Manual Branch Excharge) adalah suatu jenis telepon yang tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Papan sambungan (switchboard) adalah alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar yang didalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari satu tempat ke tempat lainnya. baru setelah terhubung dengan operator. telepon dapat diklasifikasikan menjadi berapa. 3. 2. uraikan secara singkat jawaban anda? 7. kita dapat langsung menelpon ke nomor yang kita kehendaki tanpa harus melewati operator. Untuk menelpon. telepon diklasifikasi menjadi berapa macam atau jenis telepon. apakah yang harus kita lakukan jika kita hendak menelpon keluar? Bagaimana pula seandainya tempat itu menggunakan sistem PMBX? 6. Pengeras suara telepon (loudspeaking telephone) adalah alat yang digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. yang berfungsi . penelpon bisa meminta nomor yang dituju. Kunci Jawaban Formatif 1 1. Fungsi telepon adalah untuk berkomunikasi antara pengirim dan menerima pesan dari dalam dan luar. PABX (Private Automatic Branch Excharge).5. yakni dengan menekan nomor tertentu. Misalnya. Ditinjau dari cara kerjanya. 4. Anda sedang berada di tempat yang menggunakan telepon dengan sistem PABX.

Ditinjau dari cara kerjanya. Langkah Kerja 1. Menuliskan fungsi telepon sebagai alat komunikasi 2. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding. yakni dengan menelpon dulu nomor khusus. atau pesawat. yakni telepon yang diletakkan pada mobil. (b) berhubungan telepon secara langsung dengan nomor yang kita tuju. Mengoperasikan pesawat telepon. telepon diklasifikasi menjadi 3 (tiga). Lembar Kerja 1 Disediakan seperangkat alat tulis dan. telepon diklasifikasikan menjadi dua. 6. yang harus dilakukan jika kita hendak menelpon keluar. misalnya nomor 9. 3. (b) Telepon dinding (wallphone). Memilih jenis hubungan telepon sesuai kebutuhan dalam berkomunikasi 4. kapal. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja. baru kemudian setelah terdengar nada sela baru kita menekan tombol nomor yang akan kita tuju. kapal atau pesawat. . 5. yakni (a) Telepon meja (tablephone). (c) Telepon mobil. yakni berhubungan telepon melalui operator.untuk memperbesar suara sehingga penerima telepon tidak harus meninggalkan pekerjaan yang ada. Bila menggunakan telepon dengan sistem PABX. G. dan (c) berhubungan melalui layanan pesan singkat SMS dengan HP (telepon genggam). Mengidentifikasi jenis pesawat telepon. peserta diklat dapat mengoperasikan fungsi telepon sebagai alat komunikasi dengan benar. pesawat telepon/pesawat komunikasi. 7. Ditinjau dari peletakannya.

bertamu. Bagaimana etiket bertelepon? Ketika kita menggunakan pesawat telepon.” Sedangkan etiket (bahasa Perancis Etiquette) adalah tata krama. namun terkesan ramah. 2. hangat. kita memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah “baik-buruk. Walaupun begitu.2. makan-minum. . sementara etiket“ apa yang sopan dan pantas. salah. berkunjung. penampilan tetap tidak boleh diabaikan. misalnya dalam percakapan. dan juga tidak bernada emosi. Hal yang terpenting hanyalah suara yang jelas. Dengan suara yang merdu didengar. B. Dapat berkomunikasi dengan telepon menggunakan tata-cara bertelepon secara beretiket yang baik. tegas. dan bersahabat. Kalau etika membahas “apa yang benar. Dengan demikian. tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunisi dengan kita. Kegiatan Pembelajaran 2: Etika Penanganan Telepon A. jujur. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 Setelah memahami modul bagain 2 (dua) tentang etika penanganan telepon ini anda diharapkan dapat: 1. tepat-tidak. bertelepon dan seterusnya. kita tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik. adil dan lain-lain. karena tugas sekretaris bukan hanya menerima atau menelpon. memakai busana yang up to date. atau tata pergaulan.” Etiket diterapkan. Memahami tata-cara bertelepon dengan menggunakan etiket yang baik dalam penggunaan telepon. benar-salah. sopan santun. Uraian Materi 2 Etiket Bertelepon Banyak orang menyamakan begitu saja kata “etika” dan “etiket” padahal keduanya memiliki pengertian berbeda. melayani atau menerima tamu. juga tidak perlu menampakkan wajah yang ramah dan penuh senyum seperti layaknya menerima tamu.

suara penerima telepon mewakili suara pimpinan dan organisasi/perusahaan.Tidak salah jika ada kesan pertama orang luar terhadap perusahaan atau kantor dapat berasal dari cara pembicaraan di telepon. Tetapi. Berhati-hatilah agar nada kesal jangan sampai terucap oleh penerima telepon. Penampilan yang menarik tidak akan tampak dalam hubungan telepon. Perusahaan sudah mengeluarkan uang banyak sekali untuk mendapatkan gambaran yang baik di mata umum. orang luar sering memakai hasil komunikasi itu sebagai dasar untuk menarik simpulan tentang pribadi penerima telepon dan perusahaan. Ia boleh saja tidak senang. Dengan hanya mendengar suara. . Untuk itu penerima telepon harus selalu bersikap ramah dan memberikan kesan bahwa ini benar-benar ingin membantu. tetapi jalan pikiran penerima telepon dapat dirasakan melalui pembicaraan yang dilakukannya seketika dia menjawab telepon. Oleh karena itu. satu kali pelayanan telepon tidak memuaskan. tetapi janganlah ini sampai diketahui lawan bicara. Sebaliknya. Di kantor. dan bagaimana cara menyatakannya di telepon. apa yang dikatakan. Walaupun orang tidak bisa melihat perilaku penerima telepon. akan tetapi kepribadian seseorang jelas tercermin melalui bagaimana mereka menyampaikan sesuatu yang harus dikatakan. hubungan baik yang dibina dengan orang yang belum pernah ditemui akan sangat besar manfaatnya. tegas. lalu penerima telepon berbicara kurang sopan. Setiap pegawai harus menganggap pelayanan telepon merupakan bagian dari tugas sehari-hari dan harus dengan senang hati menanganinya. sikap yang baik dalam melakukan pelayanan telepon dapat memberikan gambaran yang baik mengenai perusahaan. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan berdasarkan reaksi yang diperolehnya waktu menelepon. Bagi penerima telepon sendiri. Jangan sekali-kali beranggapan bahwa orang yang menelepon ini tidak melihat siapa yang menerima telepon. sikapnya di telepon harus mencerminkan pimpinan dan perusahaan. atau tidak sabar. gambaran baik itu bisa rusak dan menghancurkan seluruh usaha yang sudah dilakukan.

tanpa harus memotongnya pembicaraan penelpon sebelum sebelum ada nada sela yang memberikan kesempatan kita untuk menjawabnya. sebaiknya kata tersebut tidak digunakan. Gambar 5. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Jangan mengucapkan kata hallo dalam bertelepon . Siapapun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya 2. maksimal tiga kali berdering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan.Sikap wajar dan ramah dalam menelepon mungkin lebih penting daripada sikap dalam kontak langsung (bertemu muka). Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. 1. tetapi jika kita berada di tempat kerja. Kata “hallo” hanya membuang waktu dan bertelepon bila seseorang sudah mengenal penelpon begitu dekat. Memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh diabaikan. tunjukkanlah ketulusan dan kemauan untuk mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara di telepon. Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon.

sering tergoda dengan “hobi ngerumpi. seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon. bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita. Sekretaris yang pada umumnya wanita. tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Kadang-kadang kita meminta penelpon mengulangi pembicaraan dengan ungkapan. 4. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. 7. Artinya. Tetapi bila kita berbicara terlalu lambat. jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan. Sebaiknya dihindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon. Berbicaralah dengan tempo yang sedang.” Dalam hal ini kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita. sebaliknya bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. 6.3. konsentrasikan pikiran sejenak pada percakapan tersebut. orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Bila kita berbicara terlalu cepat. bisa diulang?” Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Namun juga jangan berbicara dengan suara terlalu keras dan . 5. bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. Oleh karena itu. orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. Namun. Bagaimanapun juga. “apa. apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana.

13.perhatikan volume suara. Cepat tanggapi jika ada dering telepon 11. dan mengucapkan salam “Selamat pagi” atau Selamat Siang” ketika mengakiri pembicaraan. mintalah membuat kesalahan-kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan. Mengakiri pembicaraan dengan tepat. 8. ucapkan dengan kata yang jelas. kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju. Jangan lupa mengucapkan kata “terima kasih” (thank you) dan “kembali” (you are welcome). kemudian kita bertanya. dan kecepatan yang normal. Apabila kita menelpon seseorang. di samping pokok pembicaraannya. . Catat poin pesanpesan disampaikan. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja. dan jangan bicara di telepon tidak boleh sambil makan atau berdecak. Gambar 6. sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya. Apabila kita menelepon. 12. “saya harus berbicara dengan siapa ya?” 9. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk. lancar. Mintalah nomor sekaligus maaf jika yang teleponnya. kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. 10.

14. yakni berbicara dengan jelas. 3. C. 9. Etiket bertelepon yang baik adalah tata pergaulan yang baik dalam berkomunikasi lisan melalui telepon. Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. Memakai bahasa informal. Berbicara terlalu banyak basa-basi. 6. Meletakkan gagang telepon dengan pelan. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. Berbicara dengan dana memerintah. dan juga tidak emosi. 5. 2. 7. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. terkesan ramah. Rangkuman 2 1. . hanya bunyi musik yang diperdengarkan. hangat. tegas. Etiket bertelepon adalah tata krama. tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon). 2. tanpa penjelasan. yakni:  Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segera diangkat. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. 4. sopan santun. 8. bersahabat. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon 1. Hal-hal penting etiket bertelepon. 3. terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon.

 Berkata sopan dan hangat. .  Bisa mendengarkan lawan bicara. tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.  Jangan gunakan telepon untuk di luar urusan kantor. dan akhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih. tetapi sebutkan nama dan perusahaan anda. kecuali hanya sesekali dan seperlunya. dan letakkan telepon secara pelan. serta materi pembicaraan. dan sejenisnya. serta hangat dan bersahabat. seperti nomor telepon yang dituju. jangan membuka pembicaraan dalam menerima telepon dengan sebutan hallo. Anda secara berkelompok 3-4 orang diminta mendatangi kantor-kantor pemerintah atau swasta dengan tujuan untuk menggali informasi tentang etiket dalam bertelepon.  Ketika bertelepon. Tugas 2 1.  Berbicara seperlunya. tegas dan lancar. buku catatan dan pensil. Hasilnya buatlah laporan secara tertulis berupa kerta kelompok. dengan volume suara cukup jelas.  Catat poin pesan. minta nomor penelepon.  Menyiapkan perlengkapan seperlunya ketika akan melepon. jangan telepon sambil makan. hindarkan kata yang bisa menyinggung perasaan penelepon. mintalah maaf jika ada kesalahan. nama dan jabatan yang dituju. Ketika bertelepon di kantor. dan berkonsentrasi dengan pihak penelpon (tidak melamun).  Memberikan respon secara cepat dan lugas. D.

2. sehingga anda memiliki pengalaman yang kaya. Hal-hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon adalah: . Siapkan informasi yang perlu disampaikan. bersahabat. Kunci Jawaban 2 1. d. dan juga tidak emosi. b. 3. tegas. Diskusikan hasil informasi yang telah digali dari lapangan dengan kelompokkelompok lain di sekolah. terkesan ramah. volume suara dalam berdialog (buat 4 kalimat dialog dengan teman terdekat anda). Tuliskan bagaimana caranya etiket bertelepon dengan benar. 2. misalnya cara menanggapi panggilan telepon. Simulasikanlah hal-hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon. Tes Formatif 2 1. Jangan menunjukkan nada kesal apabila ada hal-hal yang kurang menyenangkan. dan menyimpulkan etiket yang diterapkan oleh kantor-kantor swasta dan pemerintah. c. Tujuan diskusi ini yakni untuk mendengarkan pengalaman dari teman-teman lain. hangat. agar si penelpon merasa dihargai? 2. E. yakni berbicara dengan jelas. Etiket bertelepon yang baik adalah tata pergaulan yang baik dalam berkomunikasi lisan melalui telepon. F. Tuliskan hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon. Etiket bertelepon yang baik adalah: a. Memberi kesan yang positip pada si penerima telepon.

c. sehingga akan memberi kesan ramah dan ingin membantu.a. ucapkan dengan kata yang jelas. Bersikaplah wajar dan ramah dalam bicara. : Selamat pagi ibu Septiani. bapak Rudiansyah. . Septiani bicara. Penerima Telepon : Oh ya. lancar dan kecepatan yang normal. Bersikaplah melayani dalam menanggapi penelpon karena siapapun yang menelepon adalah penting bagi organisasi atau perusahaan oleh karena itu patut dilayani dengan sebaik-baiknya. latihlah atau biasakan diri tersenyum waktu menelepon. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja. b. Membuat contoh dialog 4 kalimat: Penelpon Penerima Telepon Penelepon : Menekan nomor 3713328 : Selamat pagi PT Mekar Abadi. adakah yang dapat saya bantu. maksimal 2-3 kali berdering. apakah Bapak belum menerima undangan dari kami yang telah dikirim minggu lalu? 3. seakan-akan berbicara berhadapan muka. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon sebagai berikut: a. ini dari PT HG PRATAMA. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. Suara jangan terlalu keras dan perhatikan volume suara. ingin menanyakan tentang pelaksanaan tukar guling fasum yang ada di perumahan Babatan Pilang Surabaya. b.

c. Menuliskan etika yang benar dalam berkomunikasi dengan pesawat telepon. 2. Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. e. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. k. suara dan nada. l. hanya bunyi musik yang diperdengarkan. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. tanpa penjelasan. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama. i. peserta diklat dapat menerapkan etika bertelepon dengan benar dari sisi sikap. G. Langkah Kerja a. . terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon. d. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. Bicara di telepon tidak boleh sambil makan atau berdecak. f. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. Disediakan seperangkat alat tulis dan. Lembar Kerja 2 1. j. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan. m. pesawat telepon/pesawat komunikasi. Berbicara terlalu banyak basa-basi. Berbicara dengan dana memerintah. Memakai bahasa informal. g. h. bahasa.

Langkah-langkah dalam berhubungan telepon dapat dibagi menjadi 2 (dua). g. c. Mengatur volume telepon atau berbicara dengan suara yang santun. Memahami etiket cara menangani telepon masuk dengan cara yang benar. Menanggapi penelepon tsecara wajar dan melayani. 3. Uraian Materi 3 Dengan tetap berpegang pada etiket dalam hubungan telepon. Membatasi pembicaraan yang penting sesuai dengan pokok-pokok pembicaraan. Menerima panggilan telepon dengan senang hati. Kegiatan Pembelajaran 3: Menerima Telepon A. f. Menangani telepon masuk dengan cara yang benar. anda diharapkan dapat: 1. Berbicara dengan ramah. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 Setelah mempelajari materi modul tentang menerima telepon. sesuai dengan etiket bertelepon yang baik. 1. Langkah-langkah dan Teknik Menerima Telepon . yakni langkah-langkah dalam menerima telepon dan langkah-langkah dalam menelpon.b. dengan tegas. d. 2. kini akan diuraikan prinsip-prinsip etiket yang harus dilakukan seorang sekretaris yang akan bertelepon. bersahabat dan wajar dalam berkomunikasi dengan telepon. hangat. B. e. Mengidentifikasi hal-hal yang penting diperhatikan dan dilaksanakan pada waktu bertelepon.

tangan kanan siap dengan alat tulis. Memberi Salam Kepada Penelpon Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon. harus segera diangkat. atau saudara. Tidak cukup hanya menyapanya dengan bapak. Teknik Mengangkat Telepon Setiap kali telepon berdering. kita tidak dapat mengabaikan. Karena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan. Gambar 7. walaupun sedang sibuk sekalipun. tangan kiri memegang gagang telepon. angkat gagang telepon dengan segera dan gunakan tangan kiri. . jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 (tiga) kali. Teknik mengangkat telepon baik b. ibu. Sikap dalam menerima telepon. tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya. kemudian menyebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon). yakni ketika telepon berdering.a. Menyiapkan Buku Catatan Siapkan buku yang catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Bila penelpon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyeutkan identitas perusahaan dan dirinya. kemudian kita lanjutkan identitas diri dan perusahaan. dering telepon yang terus-menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan. c. kita harus bergerak cepat bila telepon berdering. Oleh karena itu. sebab akan mengganggu suasana kerja.

c. Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil misalnya. maka dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau yang lain. misalnya Bapak Djoko. apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?” Percakapan serupa dapat juga dilakukan. Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat. anda dapat juga mengajukan pertanyaan.” Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon. Jika penelpon tidak menunjukkan identitas dirinya. Tetapi Hindari penggunaan kata “halo” karena kurang sopan.” atau  “Selamat siang. tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon. katakana bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. apabila pimpinan sedang dinas keluar.” bolehkah saya mengetahui mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?. ibu atau saudara. apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan. sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail. Biasanya hal ini terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat. PT DANA PERTAMA. Membuka Pembicaraan Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada ditempat kerja. kita dapat mengajukan dengan pertanyaan. “Maaf. kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan. agar penelpon tidak terlalu lama menunggu. tetapi dengan sebutan namanya. misalnya dengan mengatakan. di sini. Contoh:  “Selamat pagi. “ini siapa sih. Di sini. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu. PT DANA PERTAMA. penelpon dimohon untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan.Tidak cukup kita menyapanya dengan bapak. di sini PT DANA PERTAMA. misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa. tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja. jika pimpinan sedang menelpon seseorang. sekretaris ditantang untuk menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. Misalnya. Pada saat menjawab penelpon. atau “maaf.” atau  “Selamat sore. Fina bicara” . Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat. Kata “halo” hanya digunakan apabila menyambung pembicaraan yang terputus atau ada gangguan.

Yang ingin dihubungi Halimah. bukan Fatimah. bukan Andi. penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut.” Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya. Sebagai contoh: Yang ingin dihubungi Ardi. atau “siapa sih ini?” atau “Anda siapa?” atau “Siapa yang bicara?” d. Hubungkan segera Penelepon dengan yang Dicari Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Contoh: Kode abjad untuk memperjelas atau menegaskan ucapan dapat dilihat di bawah ini. “Siapa ini?”.Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri. dengan Septiani di sini” atau  “Pesawat 213. Septiani di sini.  “Selamat siang. Huruf Kata yang Digunakan Untuk Diucapkan . Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas. selamat siang” atau  “Administrasi Perkantoran. penerima telepon dapat bertanya:  “Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?”  “Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?” Hindari pertanyaan seperti berikut.

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W Alpha Beta Charlie Delta Echo Faxtrot Golf Hotel India Juliet Kilo Lima Mike November Oscar Pap Quebeck Romeo Sierra Tango Uniform Victor Whiskey Atau Atau Alfred Benyamin Charles David Edward Frederick George Harry Isaac Jack King London Mary Nellie Olver Peter Queen Robert Simon Tommy Uncle Virginia William Atau Atau .

Sedang keluar. Menciptakan Kesan yang Baik 1. ucapan: “Terima kasih atas kesabaran menunggu Bapak/Ibu.  “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?”  “Ya.” 3. penerima telepon harus:  Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat. dapatkah Anda meninggalkan pesan?”  Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon. Sedang keluar. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar.X Y Z X-Ray Yankee Zero X-Ray Yellow Zebra e. dapatkah saya membantu Anda?”  “Bapak/Ibu …. tetapi tetap sopan. Contoh ucapan yang baik:  “Bapak/Ibu …. Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu ………. dapatkah Anda menelepon kembali?”  “Bapak/Ibu …. Pak/Bu. . Sedang keluar.” 2. Penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan. dan menyenangkan. apakah dapat menunggu?” Hindari ucapan:  “Tunggu yah” atau  “Bentar yah. jawablah dengan lembut atau sopan. hati-hati.

Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. penerima telepon harus: a. penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata:  “Ya”  “Tentu”  “Ya. Oleh karena itu. di sini 7431265” (identitas penerima telepon). Jika penelepon salah sambung. Hal ini karena kondisi mengharuskan. penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana. . 5. Bapak Pimpinan sedang menelepon. dan sebagainya 6. Jawaban yang Bijaksana Bapak Pimpinan sedang tidak di tempat sekarang. Sebagai contoh: Keadaan Sebenarnya Pimpinan sedang mengadakan rapat dengan para relasi Bapak Pimpinan sedang di ruang Bapak … dan telepon dapat disambung ke sana Bapak Pimpinan pulang karena sakit. Bapak Pimpinan sedang seminar. Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap. b. Mencatat segala sesuatu yang diperlukan. tetapi beliau akan kembali segera Bapak Pimpinan sedang keluar ruangan mungkin di bagian lain. penerima telepon berbicara: “Maaf Anda telah salah sambung. Bapak Pimpinan sedang dengan telepon lain Bapak Pimpinan sedang mengikuti seminar. Di sela-sela pembicaraan. Mencatat Pesan Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju.4. Ketika penelepon berbicara. saya tahu”  “Benar”. h. penerima telepon harus mendengarkan baikbaik dan jangan mengganggu pimpinan. Adakah yang bisa dibantu? Bapak Pimpinan sedang tidak di kantor untuk satu atau dua hari ini.

d. e.c. Sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima. BERKOMUNIKASI MELALUI TELEPON KOMPETENSI DASAR 1 INDIKATOR PEMBELAJARAN             Menyebutkan dasar–dasar telekomunikasi Menyebutkan cara komunikasi yang efektif Menjelaskan jenis-jenis pesawat telepon Menjelaskan arti penting pesawat telepon Menjelaskan pengertian hubungan telepon Menyebutkan etika penanganan telepon Menyebutkan tugas dan tanggung jawab sebagai petugas telepon Menjelaskan pengertian mentransfer sambungan telepon Menyebutkan tujuan menerima panggilan telepon masuk Menyebutkan macam-macam panggilan telepon masuk Menyebutkan langkah-langkah dan teknik menerima panggilan telepon masuk Menyebutkan cara mencatat pesan telepon MATERI Pengertian Telekomunikasi Telekomunikasi berasal dari kata tele yang berarti jauh dan komunikasi yang berarti pengiriman dan penerimaan pesan. penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan (block note) dan alat tulis di sekitar tempat telepon. Untuk itu.Pengirim dan dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi secara terus- . Jadi telekomunikasi merupakan komuniaksi jarak jauh dengan menggunakan media atau alat komunikasi Konsep Dasar Telekomunikasi • Komunikasi Satu Arah (Simplex) menerus melalui media yang sama. hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali. Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut. . Menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya.

dari seorang pejabat ke pejabat lain. Cara Komunikasi Efektif . dan multimedia.Pesawat jaringan interkom. .Jenis Pesawat Telepon 1.. . • Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex) Pengirim dan dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi secara terusmenerus dan bergantian melalui media yang sama. yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk melakukan pembicaraan jarak jauh yang meliputi seluruh jaringan telepon.Pengirim dan dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi secara terus- . .Pesawat tunggal/satu jalu telepon. b. 2.Contoh : telepon dan VOIP.Pesawat telepon intern.Sopan . yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk memyampaikan berita di dalam lingkungan kantor/organisasi perusahaan itu sendiri.Jelas .Contoh : telegraf. tanpa menggunakan jaringan telepon ekstern.Contoh : walkie-talkie dan facsimile. Dari Segi Kapasitas dan Kemampuan Jangkauannya a. dari satu bagian ke bagian lain. yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk melakukan pembicaraan antarbagian dalam jaringan telepon yang ada dalam satu gedung kantor. c. dengan menggunakan peralatan yang disebut intekom. yaitu pesawat telepon yang digunakan oleh masyarakat pada umumnya yang memiliki fasilitas telepon rumah.Kendalikan pembicaraan Jenis .Ringkas . televisi. • Komunikasi Dua Arah (Duplex) menerus melalui media yang sama.Pesawat telepon ekstern. Dari segi kemampuan peralatan yang digunakan a.

yaitu telepon yang dipasang pada dinding atau tembok. Pesawat mobil. b. diletakkan di tas. c. d. yaitu pesawat telepon yang menggunakan akses internet dalam berkomunikasi. Pesawat dinding (wall phone). yaitu pesawat telepon dengan satu nomor telepon yang digunakan secara serentak untuk beberapa saluran. c. Dari segi fungsinya a. melalui jaringan kabel maupun jaringan nirkabel. 3. yaitu telepon tanpa kabel yang dapat dibawa ke mana-mana. .Teleconference. yaitu pesawat telepon yang berfungsi menerima dan mengirim informasi secara lisan baik untuk hubungan lokal. kawat. maupun internasional. atau di kantong baju/celana. b.Pesawat telepon sistem hunting. e.b. kapal. atau pesawat. yaitu pesawat telepon yang menggunakan mekanisme mesin. yaitu telepon yang dipasang dalam mobil. biasanya digenggam di tangan. yaitu pesawat telepon yang digunakan di kantor pemerintah/swasta. 4.Telepon digital.Telepon SMS. yaitu telepon yang berfungsi selain untuk mengirim dan menerima berita lisan. dapat pula berfungsi untuk mengirim dan menerima berita tulisan melalui SMS. Pesawat meja (table phone). f. interlokal. Dari segi letaknya a.Pesawat genggam (handphone). yaitu telepon yang diletakkan di atas meja. di mana hubungan telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang-orang yang dituju.Pesawat telepon informatif. d. yaitu suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon dan saling melihat melalui telepon. yaitu suatu alat elektronik yang berfungsi sebagai fotokopi jarak jauh. atau pesawat.Faksimile.Pesawat telepon dengan banyak tuts.Pesawat telepon internet. c.

c. maka sebelum anda menjawab pertanyaan telepon tersebut.5. b. yaitu pesawat telepon yang tidak dihungungkan dengan kabel telepon. segeralah telepon disampungkan. serta letakkan di dekat pesawat telepon. Tugas dan Tanggung Jawab Petugas Telepon 1.Pesawat telepon jaringan kabel. Setelah jelas identitas penelpon. Siapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis. Arti Penting Pesawat Telepon · · · · · Hemat waktu Murah Praktis Efeksif dan efisien Puas Hubungan Telepon Adalah hubungan komunikasi langsung jarak jauh melalui telepon untuk menyampaikan dan menerima informasi/berita/pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Setelah orang yang dituju memberi jawaban bahwa ia bersedia. (tidak boleh menggunakan kata “hallo”) b.Pesawat telepon jaringan nirkabel (telepon satelit). Ucapkan salam begitu anda mengangkat gagang telepon. sebaiknya anda menanyakan terlebih dahulu namanya. tetapi dihubungkan melalui satelit komunikasi. baru anda menjawab pertanyaan penelpon tersebut. . dengan menanyakan terlebih dahulu kepada orang yang dituju bahwa ada yang ingin berbicara dengannya. Hindari mengangkat telepon lebih dari 3 kali dering. yaitu pesawat telepon yang dihubungkan oleh kabel telepon. Bila penelpon langsung menanyakan orang yang dituju. Dari segi jarigan yang digunakan a. Etika Penanganan Telepon a.

dengan nada dan volume suara yang teratur. 10. letakkan gagang telepon pada tempatnya. baik dalam maupun luar negeri. jelas. 6. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka. dan pergunakanlah kata-kata yang singkat. sewajarnya. bicaralah segera pada si penelpon untuk menjelaskan situasinya. bahwa si penelpon masih mau menunggu. berilah jarak ± 3 cm antara bibir dengan gagang telepon. Usai bertelepon. sewajarnya. e) Setelah penerima telepon ada waktu atau sudah menyelesaikan urusannya. barulah operator memindahkan sambungan teleponnya untuk disambungkan ke penerima telepon. tetapi sebaiknya sebelum memindahkan sambungan telepon. ramah. 11. Usahakan pembicaraan dilakukan dengan lancar. Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan gunakan tangan kanan untuk memegang pulpen. ramah. Jangan terlalu cepat dalam berbicara. jelas. 9. tanyakan terlebih dahulu kepada pihak yang dituju. segera beritahukan kepada penerima telepon. operator .2. c) Apabila harus menunggu karena pihak penerima telepon sedang sibuk. 7. Mentransfer Sambungan Telepon a) Beritahu penelpon apa yang sedang anda lakukan b) Sebelum menyambungkan panggilan telepon ke pihak yang dituju. batasi pembicaraan pada masalah yang penting. dengan nada dan volume suara yang teratur. 8. apakah dapat menerima telepon atau tidak. Berusaha untuk cepat memahami maksud pembicaraan dan berilah kesan bahwa penelpon diperhatikan dan dibantu. 4. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka. Buatlah daftar khusus nomor-nomor khusus telepon penting yang dibutuhkan dan selalu diletakkan di atas meja kerja. dan pergunakanlah kata-kata yang singkat. dan tanyakan apakah masih mau menunggu atau akan menelepon kembali. Jangan banyak menggunakan telepon untuk keperluan pribadi. d) Apabila si penelepon tetap masih mau menunggu. Hindari penyampaian informasi rahasia dan masalah yang bersifat pribadi. 5. Pahamilah bagaimana cara mengadakan atau menyambung telepon interlokal. 12. 3. Jangan memunculkan kesan sibuk pada saat memegang telepon.

catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelpon dan agar segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut.Menanyakan informasi . 3.Persoalan pribadi Macam-Macam Panggilan Telepon Masuk · · · · Panggilan berupa keluhan pelanggan yang tidak puas Panggilan dari supplier/pelanggan yang bersifat meminta informasi Penggilan permintaan ingin berbicara dengan pimpinan Panggilan yang bernada mengancam Langkah-Langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk 1. Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” bila kata-kata penelpon kurang jelas.Meninggalkan pesan . karena terkesan kurang sopan. Bicaralah dengan nada suara yang enak didengar. 5. apakah pesawat teleponnya masih tersambung. Menyiapkan kertas dan alat tulis pensil/pulpen. Jangan membiarkan telepon masuk berdering lebih dari 3 kali. Apabila ada pesan.Memberikan informasi . .mengecek terlebih dahulu kepada si penelpon. Berbicara harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara. bicaralah baik-baik dengan penuh sopan dan mintalah kesediaan si penelepon untuk meninggalkan nomor telepon yang dapat dihubungi. Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian dan jangan sekalikali memotong pembicaraan. apabila pihak penerima telepon betul-betul tidak dapat menerima telepon karena sedang sibuk dan belum bisa diganggu. 7. 4. Tujuan Menerima Panggilan Telepon Masuk . 6. 2. f) Lain halnya.

a. Telepon komputer d. . . Single line telephone e. Suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon dan saling melihat melalui monitor adalah . apakah sedang sibuk atau telepon bisa langsung disambungkan. setelah itu baru letakkan gagang pesawat telepon anda. a. . segera operator telepon meminta waktu sebentar untuk konfirmasi dengan pimpinan. Walkie-talkie d. 9. o Catatlah seluruh pesan dengan lengkap. a. Wall phone b. SOAL LATIHAN 1. Pesawat telepon yang dipasang atau diletakkan di atas meja disebut . Cara Mencatat Pesan Telepon o Berusahalah untuk selalu mencatat pesan dengan cepat. . Table phone c. Telepon digital e. Apabila pihak penelpon ingin segera berbicara dengan pimpinan. Telepon e. Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup. o Pakailah buku catatan khusus. . biarkan penelpon yang meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu. Loud speaking telephone d. Faksimile c. Tele conference b. . Multi line telephone . block note dan LPT (Lembar Pesan Telepon) untuk mencatat pesan-pesan masuk. Alat komunikasi satu arah disebut .8. . . Televisi b. . Telepon interkom 3. Telepon satelit c. VOIP 2.

Membiarkan telepon dalam keadaan berdering b. . . Dalam perjalanan c. . kecuali. Menutup pembicaraan terlebih dahulu d. Menanyakan nomor si penelepon 8. a. Catat permintaan dari pihak yang akan melakukan hubungan telepon 6. . . Pesawat tunggal d. . Pesawat telepon intern c. di bagian apa c. a. Menanyakan nama penelepon d. . Menanyakan daengan hati-hati identitas telepon e. Tidak menanggapi pembicaraan si penelepon 7. Mencatat pesan d. Pertanyaan di bawah merupakan tujuan seorang menerima penggilan telepon. . . . Pesawat telepon yang digunakan oleh masyarakat pada umumnya yang memiliki fasilitas telepon di rumahnya adalah . pesawat telepon ekstern 5. Pesawat interkom b. Mengucapkan salam begitu telepon diangkat oleh penerima telepon c. Mendengarkan sejenak si penelepon mau berbicara dengan siapa. Mengucapkan kata “halo” e. Etika berbicara di telepon adalah. Berbicara yang menyenangkan dalam telepon maksudnya adalah . Pesawat hunting e. . . . .4. a. . a. Menanyakan asal penelpon e. Menangkat telepon masuk b. a. Berbicara yang membuat penelepon lama menunggu . Menanyakan informasi b. Yang termasuk tugas operator ketika menerima panggilan telepon masuk adalah .

Appointment calendar . Ditangani sendiri oleh sekretatis 10. Buku diary c. Kertas selembar e. Langsung menutup pembicaraaan d. Menanyakan identitas si penelepon c.b. . Berbicara dengan kecepatan normal. . Buku agenda b. tidak terlalu tergesa-gesa e. a. Yang termasuk cara menangani penelepon yang belum dikenal oleh sekretaris adalah . Dialihkan kepada karyawan yang lain e. Berbicara yang cepat. Langsung disambungkan ke pimpinan b. . Block note dan LPT d. . Pesan yang ditinggalkan oleh penelepon dicatat petugas penerima telepon pada . singkat. Berbicara yang menyakitkan hati penelepon c. Berbicara dengan nada kesal 9. dan dengan volume yang tinggi d. a. . .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful