1. Kegiatan Pembelajaran: Mengoperasikan Pesawat Telepon A.

Tujuan Pembelajaran Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang mengoperasikan pesawat telepon, Anda diharapkan: 1. dapat mengetahui arti hubungan telepon dengan baik dan benar. 2. dapat mengetahui macam-macam telepon dan hubungan telepon dengan benar. 3. dapat mengoperasikan pesawat telepon dengan cara yang benar. 4. dapat menerima telepon dengan baik dan benar. 5. dapat melakukan kontak telpon dengan benar. 6. dapat menelpon dengan benar. 7. dapat mencatat pesan melalui telepon dan disampaikan kepada petugas di kantor telpon dengan baik dan benar. B. Uraian Materi Komunikasi dalam suatu organisasi, baik yang bersifat intern maupun ekstern dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, salah satu cara berkomunikasi adalah dengan menggunakan telepon. Bagi seorang sekretaris, telepon merupakan piranti pokok guna mendukung efektifitas dan efisiensi kerjanya. Dengan telepon, informasi dapat disampaikan dan diterima dengan cepat, sehingga organisasi atau perusahaan dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipatif. Hampir semua kegiatan bisnis pada masa kini memerlukan komunikasi melalui media telepon, seperti memperkenalkan perusahaan, memperkenalkan produk, memperkenalkan diri, maupun upaya persuasif memasarkan produk, meningkatkan relasi dengan pelanggan, mencari informasi dan sebagainya. Pemakaian telepon yang efektif akan membantu keberhasilan dalam menjalin relasi bisnis. Namun perlu diingat bahwa pembicaraan melalui telepon bukan komunikasi tatap muka sehingga lawan bicara tidak dapat melihat cara non verbal seperti mimik, ekspresi wajah, gerakan bagian tubuh dan sebagainya. Untuk itu orang yang berkomunikasi melalui telepon harus berusaha untuk berbicara dengan suara yang jelas, tenang dan menyenangkan.

1. Pengertian Hubungan Telepon

Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon.Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon baik komunikator (penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi ber hari-hari.

Gambar 1. Dering telepon 2-3 kali segeralah diangkat Perhatikan Gambar 1. Tindakan apa yang harus dilakukan apabila terdengar bunyi dering telepon? Dering merupakan tanda bahwa ada panggilan dari jarak jauh. Karena itu jika telepon berdering, dapat diketahui bahwa ada seseorang yang sedang

menunggu sambutan atau jawaban kita, sehingga tentu saja kita harus segera mengangkat telepon itu dan tidak membiarkan deringan itu terlalu lama. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Dewasa ini, melakukan hubungan telepon merupakan bagian biasa dari kehidupan manusia, bahkan telepon telah menjadi sebuah kebutuhan. Melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif. Orang bisa membuat janji secara pasti melalui telepon sebelum mereka melakukan pertemuan langsung yang penting. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya. 2. Macam-Macam Pesawat dan Hubungan Telepon a. Jenis Pesawat Telepon Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, macamnya, ada beberapa jenis pesawat telepon. 1) Intercom Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelephone. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau

keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi. 2) Pesawat Telepon Telephone merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor.

Teknik Mesin Eks 503. penelpon harus terlebih dahulu melalui operator.Pesawat tunggal maksudnya pesawat telepon yang bisa digunakan di lingkungan keluarga. Jurusan Teknik Sipil Eks 501. Setelah menyambung. penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Jurusan Listrik-Elektronika Eks 502. Pesawat telepon tunggal 3) PMBX (Private Manual Branch Excharge) Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Gambar 2. maupun instansi tertentu. Fakultas Teknik Eks 500. dan Jurusan PKK Eks 504. telepon Unesa 031-8280009 (telepon pusat atau hotline). Untuk menelepon. organisasi. penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang . Misalnya. Pesawat ini pun ada yang dilengkapi dengan pesawat ekstensi (cabang-cabang).

Saat ini Swithboard masih digunakan untuk keperluan intern kantor yaitu untuk menambah sambungan telepon agar komunikasi setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan dengan lancar. meningkatkan kemampuan kerja. . 6) Loudspeaking telephone (pengeras suara telepone) Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. umumnya menggunakan ekstensi (lihat contoh penggunaan ekstensi pada butir 2 di atas). penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Gambar 3. Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan. yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain. Contoh telepon tanpa melalui operator 5) Switchboard (papan sambungan) Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar. Penelpon dapat berhubungan langsung ke luar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat: a. Gambar 4. Contoh telepon melalui operator 4) PABX (Private Automatic Branch Excharge) Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator.dikehendaki.

b. c. yakni dalam satu kota. b. yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh. namun tetap dalam satu negara. jika dari Pontianak ingin mengadakan telepon ke Surabaya. antar kota atau antar propinsi. Setelah itu. meningkatkan efisiensi waktu. 2) Hubungan local (setempat). maka harus menekan atau memutar lebih dulu nomor 031. baru diikuti nomor telepon yang dituju. Setelah itu. yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan pada satu lingkup daerah tertentu. yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor. 3) Hubungan interlokal. 4) Hubungan internasional (overseas call). Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju. Misalnya. Jenis Hubungan Telepon Hubungan telepon. yaitu kode wilayah Surabaya. 7) Telephone answering machine (mesin penjawab telepon) Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga): 1) Hubungan antar bagian (intern). menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada. yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain. Permintaan hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. menekan atau memutar kode .

c. dan internasional). d. 3) Telepon mobil. Peletakan Pesawat Telepon Ditinjau dari peletakannya. kapal atau pesawat. HP ini dapat digunakan seperti hubungan telepon yang lazim (local. baru kemudian nomor telepon yang dituju. Cara Kerja Telepon Ditinjau dari cara kerjanya. HP ini memiliki fasilitas dapat digunakan SMS (sort message services). yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding. agar tidak menyalahi etiket bertelepon. 4) Telepon mobil atau telepon genggam (Handphone).Negara. yakni telepon yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya. yaitu: . Dalam melakukan hubungan internasional. atau pesawat. interlokal. ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi. Telepon ini belakangan ini mengalami kemajuan yang pesat. sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu antar Negara. Untuk melakukan hubungan di atas. penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon. telepon dapat dikelompokkan dalam 2 (dua) jenis. Sekarang di Indonesia telah menerapkan sistem SLJJ (sambungan langsung jarak jauh) untuk hubungan interlokal dan sistem SLI (sambungan langsung internasional) untuk hubungan internasional. kode wilayah. kapal. yang slogannya tidak ada orang tanpa memiliki-menggunakan HP-ini. 2) Telepon dinding (wallphone). yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja. Selain. yakni telepon yang diletakkan pada mobil. yakni: 1) Telepon meja (tablephone).

hubungan internasional. bahkan melintas batas negara dengan menggunakan layanan pesan pendek.1) Hubungan Melalui Operator Bila melalui operator. C. PMBX (Private Manual Branch Excharge). Ada beberapa jenis pesawat telepon yaitu interkom. hubungan lokal. PABX (Private Automatic Branch Excharge). . Layanan telepon jenis SMS ini banyak digemari karena biayanya yang murah dan cepat. 3. Kalau sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan. penelepon memutar/menekan nomor operator sentral untuk minta hubungan perorangan. Ada empat macam hubungan telepon yaitu hubungan intern. operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara. 2. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Berikan nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. pesawat telepon. Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan. 3) Hubungan Langsung dengan SMS Hubungan langsung jarak jauh. 2) Hubungan Langsung Hubungan langsung jarak jauh maksudnya penelepon menelpon sendiri tanpa operator. yang bisa secara tertulis atau melalui suara (voice). Rangkuman 1 1. memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh kemudian langsung bicara. sekaligus tertulis sehingga bisa langsung mengingatkan pesan tanpa harus dituliskan lagi pada buku catatan sekretaris. hubungan interlokal.

misalnya PT Telkom. serta menggunakan SMS (layanan pesan singkat). PABX (Private Automatic Branch Excharge). pesawat telepon. Cobalah anda datang ke toko elektronik yang menjual berbagai pesawat telepon yang terdekat di kota anda. dan hubungan langsung. telephone answering machine (mesin penjawab telepon) 4. PMBX (Private Manual Branch Excharge). switchboard (papan sambungan). jika kita mau menerima maupun mengadakan sambungan telepon. Ada dua macam cara kerja melakukan telepon. untuk anda tanyakan bilamana menggunakan telepon dengan sistem PABX. dan telepon genggam (handphone atau mobile phone). Tugas 1 Dalam menjalankan tugas ini anda diminta melakukan dengan sungguhsungguh dan hasilnya diminta dilaporkan secara tertulis dan disampaikan kepada guru/instruktur Pembina mata diklat ini. yaitu hubungan melalui operator. 5. 2. terdapat 4 (empat) jenis telepon yakni telepon meja. loudspeaking telephone (pengeras suara telepone). di antaranya intercom. loudspeaking telephone (pengeras suara telepone). bila ada yang belum paham maka tanyakanlah pada mereka termasuk bagaimana prosedur penggunaan pesawat telepon. kemudian tanyakan kepada penjaga toko tersebut tentang berbagai pesawat telepon. telephone answering machine PABX dan PMBX. Pada toko yang anda kunjungi selain mengamati berbagai pesawat telepon. anda bisa menanyakan kepada petugas toko tentang fungsi dan cara kerja masingmasing pesawat telepon yang ada di toko itu. Anda bisa mencatat semua penjelasan petugas toko tersebut. Ditinjau dari peletakannya. 3. apakah yang harus anda lakukan jika hendak .switchboard (papan sambungan). telepon dinding. D. Jika tidak ada. maka anda harus mencari kantor pemerintah atau swasta. 1. Bila di sekolah anda ada pesawat telepon yang khusus untuk praktik maka gunakanlah itu. telepon mobil-pesawat-kapal.

ada guru atau teman memiliki HP. tetapi orang tersebut sedang tidak berada di tempat. mengirim-menerima SMS. Sampaikan pesan melalui seseorang yang sedang menerima telepon tersebut! 5. Apakah yang dimaksud PABX dan PMBX? Kapan hal tersebut digunakan? 3. setelah itu tukarlah peran Anda!  Anda sedang mencari seseorang melalui telepon. pinjamlah telepon di kantor sekolah Anda. Jadilah Anda seorang penelpon dari luar dan teman Anda sebagai penerima telepon. Lakukan:  Sampaikan informasi penting tentang penundaan rencana rapat. Tes Formatif 1 1. E. dan menyiapkan HP untuk keperluan internet (bila memungkinkan). maka anda dapat menggunakan HP tersebut untuk latihan bagaimana mengoperasikan program HP. menerima telepon. seperti menelpon. Bila di sekolah ada pesawat telepon untuk praktik.menelpon keluar? Bagaimana pula seandainya tempat itu menggunakan sistem PMBX? 4. Apa yang dimaksudkan dengan pengeras suara telepon (loudspeaking telephone) dan apa fungsinya? . Apakah fungsi pesawat telepon? 2. Simulasikan secara berpasangan dan bergantian peran dengan teman-teman anda. Apa yang dimaksudkan dengan papan sambungan (switchboard) dan apa fungsinya? 4. Bila di sekolah anda.

Pengeras suara telepon (loudspeaking telephone) adalah alat yang digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. kita dapat langsung menelpon ke nomor yang kita kehendaki tanpa harus melewati operator.5. Ditinjau dari peletakannya. uraikan secara singkat jawaban anda? 7. 2. Papan sambungan (switchboard) adalah alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar yang didalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari satu tempat ke tempat lainnya. telepon diklasifikasi menjadi berapa macam atau jenis telepon. yang berfungsi . penelpon bisa meminta nomor yang dituju. Untuk menelpon. PABX (Private Automatic Branch Excharge). telepon dapat diklasifikasikan menjadi berapa. sebutkan dan uraikan singkat cara kerjanya? F. 3. Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan. penelpon harus terlebih dulu harus melalui operator. Ditinjau dari cara kerjanya. baru setelah terhubung dengan operator. Misalnya. Sedangkan. Anda sedang berada di tempat yang menggunakan telepon dengan sistem PABX. Kunci Jawaban Formatif 1 1. 4. apakah yang harus kita lakukan jika kita hendak menelpon keluar? Bagaimana pula seandainya tempat itu menggunakan sistem PMBX? 6. yakni dengan menekan nomor tertentu. Yang dimaksud PMBX (Private Manual Branch Excharge) adalah suatu jenis telepon yang tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Fungsi telepon adalah untuk berkomunikasi antara pengirim dan menerima pesan dari dalam dan luar.

yakni telepon yang diletakkan pada mobil. 7. Memilih jenis hubungan telepon sesuai kebutuhan dalam berkomunikasi 4. yakni berhubungan telepon melalui operator. pesawat telepon/pesawat komunikasi. 6. yakni (a) Telepon meja (tablephone). dan (c) berhubungan melalui layanan pesan singkat SMS dengan HP (telepon genggam). yakni dengan menelpon dulu nomor khusus. Langkah Kerja 1. Menuliskan fungsi telepon sebagai alat komunikasi 2. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja. Mengoperasikan pesawat telepon. (b) Telepon dinding (wallphone). telepon diklasifikasi menjadi 3 (tiga). Ditinjau dari cara kerjanya. yang harus dilakukan jika kita hendak menelpon keluar. baru kemudian setelah terdengar nada sela baru kita menekan tombol nomor yang akan kita tuju. atau pesawat. 3. Ditinjau dari peletakannya. . (c) Telepon mobil. peserta diklat dapat mengoperasikan fungsi telepon sebagai alat komunikasi dengan benar. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding.untuk memperbesar suara sehingga penerima telepon tidak harus meninggalkan pekerjaan yang ada. G. kapal atau pesawat. kapal. (b) berhubungan telepon secara langsung dengan nomor yang kita tuju. Bila menggunakan telepon dengan sistem PABX. Lembar Kerja 1 Disediakan seperangkat alat tulis dan. misalnya nomor 9. telepon diklasifikasikan menjadi dua. Mengidentifikasi jenis pesawat telepon. 5.

benar-salah. tepat-tidak. atau tata pergaulan.” Sedangkan etiket (bahasa Perancis Etiquette) adalah tata krama. tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunisi dengan kita. Hal yang terpenting hanyalah suara yang jelas. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah “baik-buruk. kita memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi. Dengan suara yang merdu didengar. Bagaimana etiket bertelepon? Ketika kita menggunakan pesawat telepon. Memahami tata-cara bertelepon dengan menggunakan etiket yang baik dalam penggunaan telepon. Walaupun begitu. namun terkesan ramah. dan juga tidak bernada emosi.” Etiket diterapkan. salah. melayani atau menerima tamu. B. juga tidak perlu menampakkan wajah yang ramah dan penuh senyum seperti layaknya menerima tamu. kita tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik. hangat. bertelepon dan seterusnya. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 Setelah memahami modul bagain 2 (dua) tentang etika penanganan telepon ini anda diharapkan dapat: 1. memakai busana yang up to date. 2. dan bersahabat. jujur. Kalau etika membahas “apa yang benar. tegas. misalnya dalam percakapan. Uraian Materi 2 Etiket Bertelepon Banyak orang menyamakan begitu saja kata “etika” dan “etiket” padahal keduanya memiliki pengertian berbeda. . adil dan lain-lain. Dapat berkomunikasi dengan telepon menggunakan tata-cara bertelepon secara beretiket yang baik. sementara etiket“ apa yang sopan dan pantas. makan-minum. sopan santun. Kegiatan Pembelajaran 2: Etika Penanganan Telepon A. bertamu. karena tugas sekretaris bukan hanya menerima atau menelpon. Dengan demikian. penampilan tetap tidak boleh diabaikan. berkunjung.2.

Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan berdasarkan reaksi yang diperolehnya waktu menelepon. Jangan sekali-kali beranggapan bahwa orang yang menelepon ini tidak melihat siapa yang menerima telepon. Walaupun orang tidak bisa melihat perilaku penerima telepon. Oleh karena itu. Ia boleh saja tidak senang. tetapi janganlah ini sampai diketahui lawan bicara. Perusahaan sudah mengeluarkan uang banyak sekali untuk mendapatkan gambaran yang baik di mata umum. Berhati-hatilah agar nada kesal jangan sampai terucap oleh penerima telepon. suara penerima telepon mewakili suara pimpinan dan organisasi/perusahaan. Setiap pegawai harus menganggap pelayanan telepon merupakan bagian dari tugas sehari-hari dan harus dengan senang hati menanganinya. gambaran baik itu bisa rusak dan menghancurkan seluruh usaha yang sudah dilakukan. Tetapi. hubungan baik yang dibina dengan orang yang belum pernah ditemui akan sangat besar manfaatnya. sikap yang baik dalam melakukan pelayanan telepon dapat memberikan gambaran yang baik mengenai perusahaan. Dengan hanya mendengar suara. dan bagaimana cara menyatakannya di telepon. Di kantor. lalu penerima telepon berbicara kurang sopan. apa yang dikatakan. akan tetapi kepribadian seseorang jelas tercermin melalui bagaimana mereka menyampaikan sesuatu yang harus dikatakan. . Untuk itu penerima telepon harus selalu bersikap ramah dan memberikan kesan bahwa ini benar-benar ingin membantu. tegas. atau tidak sabar. orang luar sering memakai hasil komunikasi itu sebagai dasar untuk menarik simpulan tentang pribadi penerima telepon dan perusahaan. Sebaliknya.Tidak salah jika ada kesan pertama orang luar terhadap perusahaan atau kantor dapat berasal dari cara pembicaraan di telepon. tetapi jalan pikiran penerima telepon dapat dirasakan melalui pembicaraan yang dilakukannya seketika dia menjawab telepon. Penampilan yang menarik tidak akan tampak dalam hubungan telepon. sikapnya di telepon harus mencerminkan pimpinan dan perusahaan. Bagi penerima telepon sendiri. satu kali pelayanan telepon tidak memuaskan.

Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut. maksimal tiga kali berdering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon. tanpa harus memotongnya pembicaraan penelpon sebelum sebelum ada nada sela yang memberikan kesempatan kita untuk menjawabnya. tunjukkanlah ketulusan dan kemauan untuk mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara di telepon. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. Jangan mengucapkan kata hallo dalam bertelepon . Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. Kata “hallo” hanya membuang waktu dan bertelepon bila seseorang sudah mengenal penelpon begitu dekat.Sikap wajar dan ramah dalam menelepon mungkin lebih penting daripada sikap dalam kontak langsung (bertemu muka). Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. sebaiknya kata tersebut tidak digunakan. Gambar 5. 1. Memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh diabaikan. tetapi jika kita berada di tempat kerja. Siapapun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya 2.

jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita. Sebaiknya dihindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Kadang-kadang kita meminta penelpon mengulangi pembicaraan dengan ungkapan. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon.3. 7. tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Sekretaris yang pada umumnya wanita. sebaliknya bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. 5. apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon. bisa diulang?” Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya. tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar. Tetapi bila kita berbicara terlalu lambat. Artinya. “apa. Berbicaralah dengan tempo yang sedang. Oleh karena itu.” Dalam hal ini kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Namun juga jangan berbicara dengan suara terlalu keras dan . bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita. sering tergoda dengan “hobi ngerumpi. orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. 6. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Namun. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. Bila kita berbicara terlalu cepat. 4. konsentrasikan pikiran sejenak pada percakapan tersebut. Bagaimanapun juga. orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita.

dan jangan bicara di telepon tidak boleh sambil makan atau berdecak. 13. ucapkan dengan kata yang jelas. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu. Mintalah nomor sekaligus maaf jika yang teleponnya. Apabila kita menelepon. 8. dan mengucapkan salam “Selamat pagi” atau Selamat Siang” ketika mengakiri pembicaraan. kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Jangan lupa mengucapkan kata “terima kasih” (thank you) dan “kembali” (you are welcome). 12. kemudian kita bertanya. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja. Catat poin pesanpesan disampaikan.perhatikan volume suara. sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya. Apabila kita menelpon seseorang. . “saya harus berbicara dengan siapa ya?” 9. mintalah membuat kesalahan-kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon. kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk. dan kecepatan yang normal. di samping pokok pembicaraannya. Cepat tanggapi jika ada dering telepon 11. Mengakiri pembicaraan dengan tepat. Gambar 6. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan. lancar. 10.

Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama. Etiket bertelepon adalah tata krama. Memakai bahasa informal. yakni berbicara dengan jelas. 8. 3. 7. terkesan ramah. 2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. bersahabat. 6. Hal-hal penting etiket bertelepon. 5. tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon). Berbicara terlalu banyak basa-basi. terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon. hangat. hanya bunyi musik yang diperdengarkan. Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon 1. 3. 2. . yakni:  Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segera diangkat. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. C. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. 4.14. Berbicara dengan dana memerintah. Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. 9. Meletakkan gagang telepon dengan pelan. Rangkuman 2 1. sopan santun. Etiket bertelepon yang baik adalah tata pergaulan yang baik dalam berkomunikasi lisan melalui telepon. dan juga tidak emosi. tanpa penjelasan. tegas.

dan akhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih.  Bisa mendengarkan lawan bicara.  Memberikan respon secara cepat dan lugas. tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.  Berbicara seperlunya. seperti nomor telepon yang dituju.  Catat poin pesan. tegas dan lancar. jangan telepon sambil makan.  Ketika bertelepon. buku catatan dan pensil. dan sejenisnya. Ketika bertelepon di kantor. Hasilnya buatlah laporan secara tertulis berupa kerta kelompok.  Menyiapkan perlengkapan seperlunya ketika akan melepon. minta nomor penelepon. dan letakkan telepon secara pelan.  Berkata sopan dan hangat. dan berkonsentrasi dengan pihak penelpon (tidak melamun). D.  Jangan gunakan telepon untuk di luar urusan kantor. tetapi sebutkan nama dan perusahaan anda. serta hangat dan bersahabat. dengan volume suara cukup jelas. serta materi pembicaraan. Anda secara berkelompok 3-4 orang diminta mendatangi kantor-kantor pemerintah atau swasta dengan tujuan untuk menggali informasi tentang etiket dalam bertelepon. Tugas 2 1. nama dan jabatan yang dituju. hindarkan kata yang bisa menyinggung perasaan penelepon. mintalah maaf jika ada kesalahan. kecuali hanya sesekali dan seperlunya. . jangan membuka pembicaraan dalam menerima telepon dengan sebutan hallo.

2. Etiket bertelepon yang baik adalah tata pergaulan yang baik dalam berkomunikasi lisan melalui telepon. Siapkan informasi yang perlu disampaikan. terkesan ramah. Tuliskan hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon. dan juga tidak emosi. hangat. F. dan menyimpulkan etiket yang diterapkan oleh kantor-kantor swasta dan pemerintah. Memberi kesan yang positip pada si penerima telepon. yakni berbicara dengan jelas. Tuliskan bagaimana caranya etiket bertelepon dengan benar. 3. Tujuan diskusi ini yakni untuk mendengarkan pengalaman dari teman-teman lain. E. Jangan menunjukkan nada kesal apabila ada hal-hal yang kurang menyenangkan.2. Diskusikan hasil informasi yang telah digali dari lapangan dengan kelompokkelompok lain di sekolah. Simulasikanlah hal-hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon. Kunci Jawaban 2 1. b. sehingga anda memiliki pengalaman yang kaya. misalnya cara menanggapi panggilan telepon. volume suara dalam berdialog (buat 4 kalimat dialog dengan teman terdekat anda). Hal-hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon adalah: . tegas. d. c. Etiket bertelepon yang baik adalah: a. bersahabat. agar si penelpon merasa dihargai? 2. Tes Formatif 2 1.

Hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon sebagai berikut: a.a. Penerima Telepon : Oh ya. lancar dan kecepatan yang normal. Suara jangan terlalu keras dan perhatikan volume suara. latihlah atau biasakan diri tersenyum waktu menelepon. adakah yang dapat saya bantu. ini dari PT HG PRATAMA. Bersikaplah wajar dan ramah dalam bicara. maksimal 2-3 kali berdering. : Selamat pagi ibu Septiani. ucapkan dengan kata yang jelas. Septiani bicara. . b. Membuat contoh dialog 4 kalimat: Penelpon Penerima Telepon Penelepon : Menekan nomor 3713328 : Selamat pagi PT Mekar Abadi. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja. apakah Bapak belum menerima undangan dari kami yang telah dikirim minggu lalu? 3. c. bapak Rudiansyah. Bersikaplah melayani dalam menanggapi penelpon karena siapapun yang menelepon adalah penting bagi organisasi atau perusahaan oleh karena itu patut dilayani dengan sebaik-baiknya. sehingga akan memberi kesan ramah dan ingin membantu. b. seakan-akan berbicara berhadapan muka. ingin menanyakan tentang pelaksanaan tukar guling fasum yang ada di perumahan Babatan Pilang Surabaya. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama.

m. tanpa penjelasan. k. Memakai bahasa informal. Berbicara dengan dana memerintah. Lembar Kerja 2 1. Berbicara terlalu banyak basa-basi. bahasa.c. i. j. Menuliskan etika yang benar dalam berkomunikasi dengan pesawat telepon. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama. d. hanya bunyi musik yang diperdengarkan. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. suara dan nada. e. Langkah Kerja a. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan. terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon. 2. peserta diklat dapat menerapkan etika bertelepon dengan benar dari sisi sikap. Disediakan seperangkat alat tulis dan. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. Bicara di telepon tidak boleh sambil makan atau berdecak. h. g. f. . Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. l. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. G. pesawat telepon/pesawat komunikasi.

2. Memahami etiket cara menangani telepon masuk dengan cara yang benar. kini akan diuraikan prinsip-prinsip etiket yang harus dilakukan seorang sekretaris yang akan bertelepon. Kegiatan Pembelajaran 3: Menerima Telepon A. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 Setelah mempelajari materi modul tentang menerima telepon. Menanggapi penelepon tsecara wajar dan melayani. e. c. yakni langkah-langkah dalam menerima telepon dan langkah-langkah dalam menelpon.b. g. B. d. Berbicara dengan ramah. Uraian Materi 3 Dengan tetap berpegang pada etiket dalam hubungan telepon. anda diharapkan dapat: 1. bersahabat dan wajar dalam berkomunikasi dengan telepon. 3. 1. Membatasi pembicaraan yang penting sesuai dengan pokok-pokok pembicaraan. hangat. Langkah-langkah dan Teknik Menerima Telepon . f. sesuai dengan etiket bertelepon yang baik. Langkah-langkah dalam berhubungan telepon dapat dibagi menjadi 2 (dua). Mengatur volume telepon atau berbicara dengan suara yang santun. Mengidentifikasi hal-hal yang penting diperhatikan dan dilaksanakan pada waktu bertelepon. Menerima panggilan telepon dengan senang hati. Menangani telepon masuk dengan cara yang benar. dengan tegas.

Teknik Mengangkat Telepon Setiap kali telepon berdering. tangan kanan siap dengan alat tulis. kemudian menyebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon). Oleh karena itu. tangan kiri memegang gagang telepon. kemudian kita lanjutkan identitas diri dan perusahaan. Menyiapkan Buku Catatan Siapkan buku yang catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Teknik mengangkat telepon baik b. harus segera diangkat. atau saudara. kita harus bergerak cepat bila telepon berdering. dering telepon yang terus-menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan. Tidak cukup hanya menyapanya dengan bapak. c. Bila penelpon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyeutkan identitas perusahaan dan dirinya. walaupun sedang sibuk sekalipun. Gambar 7. Karena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan.a. Memberi Salam Kepada Penelpon Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon. kita tidak dapat mengabaikan. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya. angkat gagang telepon dengan segera dan gunakan tangan kiri. tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan. yakni ketika telepon berdering. Sikap dalam menerima telepon. . jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 (tiga) kali. ibu. sebab akan mengganggu suasana kerja.

ibu atau saudara. apabila pimpinan sedang dinas keluar. Membuka Pembicaraan Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada ditempat kerja. maka dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau yang lain. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa. kita dapat mengajukan dengan pertanyaan. kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan. Contoh:  “Selamat pagi. misalnya dengan mengatakan.” Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon. agar penelpon tidak terlalu lama menunggu. Misalnya. apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan. anda dapat juga mengajukan pertanyaan.” bolehkah saya mengetahui mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?. Biasanya hal ini terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat. Di sini.” atau  “Selamat siang. Tetapi Hindari penggunaan kata “halo” karena kurang sopan. tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja. PT DANA PERTAMA. Jika penelpon tidak menunjukkan identitas dirinya. misalnya Bapak Djoko. katakana bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. sekretaris ditantang untuk menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat. “Maaf. atau “maaf. di sini PT DANA PERTAMA. Pada saat menjawab penelpon.” atau  “Selamat sore. Fina bicara” . di sini. Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat. c. Kata “halo” hanya digunakan apabila menyambung pembicaraan yang terputus atau ada gangguan. misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?. tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon. PT DANA PERTAMA. tetapi dengan sebutan namanya. Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil misalnya. jika pimpinan sedang menelpon seseorang.Tidak cukup kita menyapanya dengan bapak. apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?” Percakapan serupa dapat juga dilakukan. “ini siapa sih. sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu. penelpon dimohon untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan.

” Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya. “Siapa ini?”. penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut. Contoh: Kode abjad untuk memperjelas atau menegaskan ucapan dapat dilihat di bawah ini. bukan Fatimah. Septiani di sini.  “Selamat siang. Yang ingin dihubungi Halimah. Hubungkan segera Penelepon dengan yang Dicari Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Sebagai contoh: Yang ingin dihubungi Ardi. dengan Septiani di sini” atau  “Pesawat 213. atau “siapa sih ini?” atau “Anda siapa?” atau “Siapa yang bicara?” d. penerima telepon dapat bertanya:  “Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?”  “Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?” Hindari pertanyaan seperti berikut. Huruf Kata yang Digunakan Untuk Diucapkan . bukan Andi. selamat siang” atau  “Administrasi Perkantoran. Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas.Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri.

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W Alpha Beta Charlie Delta Echo Faxtrot Golf Hotel India Juliet Kilo Lima Mike November Oscar Pap Quebeck Romeo Sierra Tango Uniform Victor Whiskey Atau Atau Alfred Benyamin Charles David Edward Frederick George Harry Isaac Jack King London Mary Nellie Olver Peter Queen Robert Simon Tommy Uncle Virginia William Atau Atau .

Menciptakan Kesan yang Baik 1.” 3. hati-hati. Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju. Contoh ucapan yang baik:  “Bapak/Ibu …. Sedang keluar.” 2. ucapan: “Terima kasih atas kesabaran menunggu Bapak/Ibu. . penerima telepon harus:  Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat. dan menyenangkan. apakah dapat menunggu?” Hindari ucapan:  “Tunggu yah” atau  “Bentar yah. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu ………. Sedang keluar. tetapi tetap sopan.X Y Z X-Ray Yankee Zero X-Ray Yellow Zebra e. jawablah dengan lembut atau sopan. dapatkah saya membantu Anda?”  “Bapak/Ibu …. Sedang keluar. dapatkah Anda menelepon kembali?”  “Bapak/Ibu ….  “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?”  “Ya. Penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan. Pak/Bu. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar. dapatkah Anda meninggalkan pesan?”  Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon.

dan sebagainya 6. Mencatat segala sesuatu yang diperlukan. 5. b. penerima telepon harus: a. Bapak Pimpinan sedang dengan telepon lain Bapak Pimpinan sedang mengikuti seminar. Di sela-sela pembicaraan. Jawaban yang Bijaksana Bapak Pimpinan sedang tidak di tempat sekarang. Sebagai contoh: Keadaan Sebenarnya Pimpinan sedang mengadakan rapat dengan para relasi Bapak Pimpinan sedang di ruang Bapak … dan telepon dapat disambung ke sana Bapak Pimpinan pulang karena sakit. penerima telepon berbicara: “Maaf Anda telah salah sambung.4. Bapak Pimpinan sedang seminar. Jika penelepon salah sambung. Adakah yang bisa dibantu? Bapak Pimpinan sedang tidak di kantor untuk satu atau dua hari ini. penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana. Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap. Hal ini karena kondisi mengharuskan. Ketika penelepon berbicara. Bapak Pimpinan sedang menelepon. . Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. saya tahu”  “Benar”. Mencatat Pesan Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju. tetapi beliau akan kembali segera Bapak Pimpinan sedang keluar ruangan mungkin di bagian lain. Oleh karena itu. h. penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata:  “Ya”  “Tentu”  “Ya. penerima telepon harus mendengarkan baikbaik dan jangan mengganggu pimpinan. di sini 7431265” (identitas penerima telepon).

Untuk itu. Menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya. Jadi telekomunikasi merupakan komuniaksi jarak jauh dengan menggunakan media atau alat komunikasi Konsep Dasar Telekomunikasi • Komunikasi Satu Arah (Simplex) menerus melalui media yang sama.c. Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut. penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan (block note) dan alat tulis di sekitar tempat telepon. hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali.Pengirim dan dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi secara terus- . d. BERKOMUNIKASI MELALUI TELEPON KOMPETENSI DASAR 1 INDIKATOR PEMBELAJARAN             Menyebutkan dasar–dasar telekomunikasi Menyebutkan cara komunikasi yang efektif Menjelaskan jenis-jenis pesawat telepon Menjelaskan arti penting pesawat telepon Menjelaskan pengertian hubungan telepon Menyebutkan etika penanganan telepon Menyebutkan tugas dan tanggung jawab sebagai petugas telepon Menjelaskan pengertian mentransfer sambungan telepon Menyebutkan tujuan menerima panggilan telepon masuk Menyebutkan macam-macam panggilan telepon masuk Menyebutkan langkah-langkah dan teknik menerima panggilan telepon masuk Menyebutkan cara mencatat pesan telepon MATERI Pengertian Telekomunikasi Telekomunikasi berasal dari kata tele yang berarti jauh dan komunikasi yang berarti pengiriman dan penerimaan pesan. e. Sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima. .

Cara Komunikasi Efektif . . televisi.Contoh : telegraf. • Komunikasi Dua Arah (Duplex) menerus melalui media yang sama.Sopan . Dari Segi Kapasitas dan Kemampuan Jangkauannya a. yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk memyampaikan berita di dalam lingkungan kantor/organisasi perusahaan itu sendiri. b. dan multimedia.Pesawat jaringan interkom. 2.Jenis Pesawat Telepon 1. . dari satu bagian ke bagian lain.Pengirim dan dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi secara terus- .Pesawat tunggal/satu jalu telepon. yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk melakukan pembicaraan jarak jauh yang meliputi seluruh jaringan telepon. Dari segi kemampuan peralatan yang digunakan a. tanpa menggunakan jaringan telepon ekstern. dari seorang pejabat ke pejabat lain. yaitu pesawat telepon yang digunakan oleh masyarakat pada umumnya yang memiliki fasilitas telepon rumah.Kendalikan pembicaraan Jenis .Contoh : telepon dan VOIP. c. • Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex) Pengirim dan dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi secara terusmenerus dan bergantian melalui media yang sama.Contoh : walkie-talkie dan facsimile. dengan menggunakan peralatan yang disebut intekom..Jelas .Pesawat telepon ekstern.Ringkas .Pesawat telepon intern. yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk melakukan pembicaraan antarbagian dalam jaringan telepon yang ada dalam satu gedung kantor. .

maupun internasional.Teleconference. yaitu suatu alat elektronik yang berfungsi sebagai fotokopi jarak jauh. e.Pesawat telepon informatif. yaitu pesawat telepon yang menggunakan akses internet dalam berkomunikasi. yaitu pesawat telepon yang menggunakan mekanisme mesin. Dari segi letaknya a. di mana hubungan telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang-orang yang dituju. biasanya digenggam di tangan. yaitu telepon yang dipasang pada dinding atau tembok. interlokal. kapal. diletakkan di tas. d. c. b. yaitu pesawat telepon dengan satu nomor telepon yang digunakan secara serentak untuk beberapa saluran. yaitu pesawat telepon yang berfungsi menerima dan mengirim informasi secara lisan baik untuk hubungan lokal. yaitu telepon yang dipasang dalam mobil. d. yaitu telepon yang berfungsi selain untuk mengirim dan menerima berita lisan. c.Telepon SMS. Pesawat mobil. .Faksimile. yaitu telepon yang diletakkan di atas meja. melalui jaringan kabel maupun jaringan nirkabel.b. atau pesawat. b.Pesawat telepon sistem hunting. 3.Telepon digital. atau pesawat. Pesawat dinding (wall phone). atau di kantong baju/celana.Pesawat telepon internet. Pesawat meja (table phone). f. yaitu telepon tanpa kabel yang dapat dibawa ke mana-mana. dapat pula berfungsi untuk mengirim dan menerima berita tulisan melalui SMS. Dari segi fungsinya a. 4.Pesawat genggam (handphone). kawat. yaitu pesawat telepon yang digunakan di kantor pemerintah/swasta.Pesawat telepon dengan banyak tuts. c. yaitu suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon dan saling melihat melalui telepon.

maka sebelum anda menjawab pertanyaan telepon tersebut. yaitu pesawat telepon yang tidak dihungungkan dengan kabel telepon. Bila penelpon langsung menanyakan orang yang dituju. (tidak boleh menggunakan kata “hallo”) b.Pesawat telepon jaringan kabel. Setelah jelas identitas penelpon. Arti Penting Pesawat Telepon · · · · · Hemat waktu Murah Praktis Efeksif dan efisien Puas Hubungan Telepon Adalah hubungan komunikasi langsung jarak jauh melalui telepon untuk menyampaikan dan menerima informasi/berita/pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Hindari mengangkat telepon lebih dari 3 kali dering. serta letakkan di dekat pesawat telepon. b. dengan menanyakan terlebih dahulu kepada orang yang dituju bahwa ada yang ingin berbicara dengannya. c.5. yaitu pesawat telepon yang dihubungkan oleh kabel telepon. Etika Penanganan Telepon a. baru anda menjawab pertanyaan penelpon tersebut. Ucapkan salam begitu anda mengangkat gagang telepon. Setelah orang yang dituju memberi jawaban bahwa ia bersedia. Dari segi jarigan yang digunakan a. sebaiknya anda menanyakan terlebih dahulu namanya. . Tugas dan Tanggung Jawab Petugas Telepon 1.Pesawat telepon jaringan nirkabel (telepon satelit). tetapi dihubungkan melalui satelit komunikasi. Siapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis. segeralah telepon disampungkan.

Jangan banyak menggunakan telepon untuk keperluan pribadi. tanyakan terlebih dahulu kepada pihak yang dituju. bahwa si penelpon masih mau menunggu. c) Apabila harus menunggu karena pihak penerima telepon sedang sibuk. berilah jarak ± 3 cm antara bibir dengan gagang telepon. Usahakan pembicaraan dilakukan dengan lancar. sewajarnya. Hindari penyampaian informasi rahasia dan masalah yang bersifat pribadi. segera beritahukan kepada penerima telepon. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka. Jangan memunculkan kesan sibuk pada saat memegang telepon. bicaralah segera pada si penelpon untuk menjelaskan situasinya. e) Setelah penerima telepon ada waktu atau sudah menyelesaikan urusannya. barulah operator memindahkan sambungan teleponnya untuk disambungkan ke penerima telepon. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka. Usai bertelepon. Jangan terlalu cepat dalam berbicara.2. 7. batasi pembicaraan pada masalah yang penting. baik dalam maupun luar negeri. 12. 5. operator . ramah. letakkan gagang telepon pada tempatnya. Berusaha untuk cepat memahami maksud pembicaraan dan berilah kesan bahwa penelpon diperhatikan dan dibantu. sewajarnya. dan pergunakanlah kata-kata yang singkat. Buatlah daftar khusus nomor-nomor khusus telepon penting yang dibutuhkan dan selalu diletakkan di atas meja kerja. apakah dapat menerima telepon atau tidak. tetapi sebaiknya sebelum memindahkan sambungan telepon. Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan gunakan tangan kanan untuk memegang pulpen. 8. jelas. ramah. d) Apabila si penelepon tetap masih mau menunggu. dan pergunakanlah kata-kata yang singkat. 4. 11. dengan nada dan volume suara yang teratur. 3. jelas. Mentransfer Sambungan Telepon a) Beritahu penelpon apa yang sedang anda lakukan b) Sebelum menyambungkan panggilan telepon ke pihak yang dituju. 6. dan tanyakan apakah masih mau menunggu atau akan menelepon kembali. 9. Pahamilah bagaimana cara mengadakan atau menyambung telepon interlokal. dengan nada dan volume suara yang teratur. 10.

2. Menyiapkan kertas dan alat tulis pensil/pulpen. 3.Persoalan pribadi Macam-Macam Panggilan Telepon Masuk · · · · Panggilan berupa keluhan pelanggan yang tidak puas Panggilan dari supplier/pelanggan yang bersifat meminta informasi Penggilan permintaan ingin berbicara dengan pimpinan Panggilan yang bernada mengancam Langkah-Langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk 1. Jangan membiarkan telepon masuk berdering lebih dari 3 kali. 4. karena terkesan kurang sopan.Menanyakan informasi . catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelpon dan agar segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut. apabila pihak penerima telepon betul-betul tidak dapat menerima telepon karena sedang sibuk dan belum bisa diganggu. 7. 5.Meninggalkan pesan . bicaralah baik-baik dengan penuh sopan dan mintalah kesediaan si penelepon untuk meninggalkan nomor telepon yang dapat dihubungi. Apabila ada pesan.mengecek terlebih dahulu kepada si penelpon. Bicaralah dengan nada suara yang enak didengar. Berbicara harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara. . Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian dan jangan sekalikali memotong pembicaraan. apakah pesawat teleponnya masih tersambung. Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” bila kata-kata penelpon kurang jelas. Tujuan Menerima Panggilan Telepon Masuk . 6. f) Lain halnya.Memberikan informasi .

Alat komunikasi satu arah disebut . Tele conference b. Televisi b. .8. Apabila pihak penelpon ingin segera berbicara dengan pimpinan. setelah itu baru letakkan gagang pesawat telepon anda. apakah sedang sibuk atau telepon bisa langsung disambungkan. a. . segera operator telepon meminta waktu sebentar untuk konfirmasi dengan pimpinan. . Table phone c. . a. Pesawat telepon yang dipasang atau diletakkan di atas meja disebut . SOAL LATIHAN 1. . biarkan penelpon yang meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu. Cara Mencatat Pesan Telepon o Berusahalah untuk selalu mencatat pesan dengan cepat. Telepon interkom 3. o Catatlah seluruh pesan dengan lengkap. . Telepon satelit c. Telepon komputer d. a. Walkie-talkie d. . VOIP 2. Single line telephone e. . Telepon digital e. Multi line telephone . Wall phone b. Suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon dan saling melihat melalui monitor adalah . Telepon e. Loud speaking telephone d. Faksimile c. . block note dan LPT (Lembar Pesan Telepon) untuk mencatat pesan-pesan masuk. o Pakailah buku catatan khusus. Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup. 9.

Pesawat telepon yang digunakan oleh masyarakat pada umumnya yang memiliki fasilitas telepon di rumahnya adalah . Menanyakan nomor si penelepon 8. Pesawat hunting e. . . Mengucapkan salam begitu telepon diangkat oleh penerima telepon c. . Pesawat tunggal d. Menanyakan daengan hati-hati identitas telepon e. Dalam perjalanan c. . Mencatat pesan d. pesawat telepon ekstern 5. . Catat permintaan dari pihak yang akan melakukan hubungan telepon 6. di bagian apa c. a. Pertanyaan di bawah merupakan tujuan seorang menerima penggilan telepon. kecuali. Berbicara yang menyenangkan dalam telepon maksudnya adalah . .4. . Pesawat telepon intern c. Yang termasuk tugas operator ketika menerima panggilan telepon masuk adalah . . a. Tidak menanggapi pembicaraan si penelepon 7. a. . . Mengucapkan kata “halo” e. . Etika berbicara di telepon adalah. Berbicara yang membuat penelepon lama menunggu . Menanyakan informasi b. Mendengarkan sejenak si penelepon mau berbicara dengan siapa. . Pesawat interkom b. . a. Menutup pembicaraan terlebih dahulu d. . Menangkat telepon masuk b. Menanyakan nama penelepon d. Membiarkan telepon dalam keadaan berdering b. . a. Menanyakan asal penelpon e.

Kertas selembar e. Berbicara yang cepat. . Langsung disambungkan ke pimpinan b. . Menanyakan identitas si penelepon c. Appointment calendar .b. Berbicara yang menyakitkan hati penelepon c. a. Buku agenda b. singkat. Dialihkan kepada karyawan yang lain e. a. Pesan yang ditinggalkan oleh penelepon dicatat petugas penerima telepon pada . Berbicara dengan kecepatan normal. tidak terlalu tergesa-gesa e. . . . Buku diary c. Ditangani sendiri oleh sekretatis 10. . dan dengan volume yang tinggi d. Yang termasuk cara menangani penelepon yang belum dikenal oleh sekretaris adalah . Block note dan LPT d. Berbicara dengan nada kesal 9. Langsung menutup pembicaraaan d.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful