P. 1
1

1

|Views: 413|Likes:
Published by riezmaa

More info:

Published by: riezmaa on Jun 14, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/27/2015

pdf

text

original

1. Kegiatan Pembelajaran: Mengoperasikan Pesawat Telepon A.

Tujuan Pembelajaran Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang mengoperasikan pesawat telepon, Anda diharapkan: 1. dapat mengetahui arti hubungan telepon dengan baik dan benar. 2. dapat mengetahui macam-macam telepon dan hubungan telepon dengan benar. 3. dapat mengoperasikan pesawat telepon dengan cara yang benar. 4. dapat menerima telepon dengan baik dan benar. 5. dapat melakukan kontak telpon dengan benar. 6. dapat menelpon dengan benar. 7. dapat mencatat pesan melalui telepon dan disampaikan kepada petugas di kantor telpon dengan baik dan benar. B. Uraian Materi Komunikasi dalam suatu organisasi, baik yang bersifat intern maupun ekstern dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, salah satu cara berkomunikasi adalah dengan menggunakan telepon. Bagi seorang sekretaris, telepon merupakan piranti pokok guna mendukung efektifitas dan efisiensi kerjanya. Dengan telepon, informasi dapat disampaikan dan diterima dengan cepat, sehingga organisasi atau perusahaan dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipatif. Hampir semua kegiatan bisnis pada masa kini memerlukan komunikasi melalui media telepon, seperti memperkenalkan perusahaan, memperkenalkan produk, memperkenalkan diri, maupun upaya persuasif memasarkan produk, meningkatkan relasi dengan pelanggan, mencari informasi dan sebagainya. Pemakaian telepon yang efektif akan membantu keberhasilan dalam menjalin relasi bisnis. Namun perlu diingat bahwa pembicaraan melalui telepon bukan komunikasi tatap muka sehingga lawan bicara tidak dapat melihat cara non verbal seperti mimik, ekspresi wajah, gerakan bagian tubuh dan sebagainya. Untuk itu orang yang berkomunikasi melalui telepon harus berusaha untuk berbicara dengan suara yang jelas, tenang dan menyenangkan.

1. Pengertian Hubungan Telepon

Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon.Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon baik komunikator (penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi ber hari-hari.

Gambar 1. Dering telepon 2-3 kali segeralah diangkat Perhatikan Gambar 1. Tindakan apa yang harus dilakukan apabila terdengar bunyi dering telepon? Dering merupakan tanda bahwa ada panggilan dari jarak jauh. Karena itu jika telepon berdering, dapat diketahui bahwa ada seseorang yang sedang

menunggu sambutan atau jawaban kita, sehingga tentu saja kita harus segera mengangkat telepon itu dan tidak membiarkan deringan itu terlalu lama. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Dewasa ini, melakukan hubungan telepon merupakan bagian biasa dari kehidupan manusia, bahkan telepon telah menjadi sebuah kebutuhan. Melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif. Orang bisa membuat janji secara pasti melalui telepon sebelum mereka melakukan pertemuan langsung yang penting. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya. 2. Macam-Macam Pesawat dan Hubungan Telepon a. Jenis Pesawat Telepon Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, macamnya, ada beberapa jenis pesawat telepon. 1) Intercom Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelephone. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau

keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi. 2) Pesawat Telepon Telephone merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor.

organisasi. Jurusan Listrik-Elektronika Eks 502. Misalnya. Pesawat ini pun ada yang dilengkapi dengan pesawat ekstensi (cabang-cabang). Gambar 2. dan Jurusan PKK Eks 504.Pesawat tunggal maksudnya pesawat telepon yang bisa digunakan di lingkungan keluarga. penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. maupun instansi tertentu. penelpon harus terlebih dahulu melalui operator. Fakultas Teknik Eks 500. penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang . Untuk menelepon. Pesawat telepon tunggal 3) PMBX (Private Manual Branch Excharge) Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Teknik Mesin Eks 503. Jurusan Teknik Sipil Eks 501. Setelah menyambung. telepon Unesa 031-8280009 (telepon pusat atau hotline).

6) Loudspeaking telephone (pengeras suara telepone) Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. . meningkatkan kemampuan kerja. Contoh telepon melalui operator 4) PABX (Private Automatic Branch Excharge) Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan. Penelpon dapat berhubungan langsung ke luar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar.dikehendaki. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat: a. Saat ini Swithboard masih digunakan untuk keperluan intern kantor yaitu untuk menambah sambungan telepon agar komunikasi setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan dengan lancar. Gambar 4. Contoh telepon tanpa melalui operator 5) Switchboard (papan sambungan) Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar. Gambar 3. Setelah itu. umumnya menggunakan ekstensi (lihat contoh penggunaan ekstensi pada butir 2 di atas). yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain.

menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada. 3) Hubungan interlokal. jika dari Pontianak ingin mengadakan telepon ke Surabaya. yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh.b. 7) Telephone answering machine (mesin penjawab telepon) Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk. 4) Hubungan internasional (overseas call). Jenis Hubungan Telepon Hubungan telepon. antar kota atau antar propinsi. ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga): 1) Hubungan antar bagian (intern). Setelah itu. yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor. meningkatkan efisiensi waktu. Misalnya. c. Setelah itu. yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju. b. baru diikuti nomor telepon yang dituju. maka harus menekan atau memutar lebih dulu nomor 031. yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan pada satu lingkup daerah tertentu. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. yakni dalam satu kota. Permintaan hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. namun tetap dalam satu negara. yaitu kode wilayah Surabaya. menekan atau memutar kode . 2) Hubungan local (setempat).

Telepon ini belakangan ini mengalami kemajuan yang pesat. dan internasional). sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu antar Negara. d. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding. kapal. 3) Telepon mobil. Peletakan Pesawat Telepon Ditinjau dari peletakannya. HP ini memiliki fasilitas dapat digunakan SMS (sort message services). yang slogannya tidak ada orang tanpa memiliki-menggunakan HP-ini. agar tidak menyalahi etiket bertelepon. Untuk melakukan hubungan di atas. Cara Kerja Telepon Ditinjau dari cara kerjanya. kode wilayah. ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi. atau pesawat. c. yakni telepon yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya. 4) Telepon mobil atau telepon genggam (Handphone). 2) Telepon dinding (wallphone).Negara. telepon dapat dikelompokkan dalam 2 (dua) jenis. Selain. yakni telepon yang diletakkan pada mobil. Sekarang di Indonesia telah menerapkan sistem SLJJ (sambungan langsung jarak jauh) untuk hubungan interlokal dan sistem SLI (sambungan langsung internasional) untuk hubungan internasional. penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon. baru kemudian nomor telepon yang dituju. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja. yakni: 1) Telepon meja (tablephone). interlokal. yaitu: . Dalam melakukan hubungan internasional. kapal atau pesawat. HP ini dapat digunakan seperti hubungan telepon yang lazim (local.

memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh kemudian langsung bicara. penelepon memutar/menekan nomor operator sentral untuk minta hubungan perorangan. Rangkuman 1 1. hubungan interlokal. Ada beberapa jenis pesawat telepon yaitu interkom. bahkan melintas batas negara dengan menggunakan layanan pesan pendek. pesawat telepon. PABX (Private Automatic Branch Excharge). sekaligus tertulis sehingga bisa langsung mengingatkan pesan tanpa harus dituliskan lagi pada buku catatan sekretaris.1) Hubungan Melalui Operator Bila melalui operator. Layanan telepon jenis SMS ini banyak digemari karena biayanya yang murah dan cepat. operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara. yang bisa secara tertulis atau melalui suara (voice). 3) Hubungan Langsung dengan SMS Hubungan langsung jarak jauh. hubungan internasional. 2. . 3. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Kalau sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan. Berikan nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan. PMBX (Private Manual Branch Excharge). 2) Hubungan Langsung Hubungan langsung jarak jauh maksudnya penelepon menelpon sendiri tanpa operator. Ada empat macam hubungan telepon yaitu hubungan intern. hubungan lokal. C.

Bila di sekolah anda ada pesawat telepon yang khusus untuk praktik maka gunakanlah itu. 5. anda bisa menanyakan kepada petugas toko tentang fungsi dan cara kerja masingmasing pesawat telepon yang ada di toko itu. terdapat 4 (empat) jenis telepon yakni telepon meja. kemudian tanyakan kepada penjaga toko tersebut tentang berbagai pesawat telepon. Anda bisa mencatat semua penjelasan petugas toko tersebut. switchboard (papan sambungan). 2. dan telepon genggam (handphone atau mobile phone). D. telepon mobil-pesawat-kapal. Tugas 1 Dalam menjalankan tugas ini anda diminta melakukan dengan sungguhsungguh dan hasilnya diminta dilaporkan secara tertulis dan disampaikan kepada guru/instruktur Pembina mata diklat ini. jika kita mau menerima maupun mengadakan sambungan telepon. Ada dua macam cara kerja melakukan telepon. maka anda harus mencari kantor pemerintah atau swasta. PABX (Private Automatic Branch Excharge). bila ada yang belum paham maka tanyakanlah pada mereka termasuk bagaimana prosedur penggunaan pesawat telepon. Jika tidak ada. pesawat telepon. telephone answering machine PABX dan PMBX. PMBX (Private Manual Branch Excharge). apakah yang harus anda lakukan jika hendak . loudspeaking telephone (pengeras suara telepone). Cobalah anda datang ke toko elektronik yang menjual berbagai pesawat telepon yang terdekat di kota anda. Pada toko yang anda kunjungi selain mengamati berbagai pesawat telepon. dan hubungan langsung. telephone answering machine (mesin penjawab telepon) 4. untuk anda tanyakan bilamana menggunakan telepon dengan sistem PABX. serta menggunakan SMS (layanan pesan singkat). loudspeaking telephone (pengeras suara telepone). 1. Ditinjau dari peletakannya.switchboard (papan sambungan). di antaranya intercom. 3. misalnya PT Telkom. telepon dinding. yaitu hubungan melalui operator.

Apa yang dimaksudkan dengan papan sambungan (switchboard) dan apa fungsinya? 4. Apakah yang dimaksud PABX dan PMBX? Kapan hal tersebut digunakan? 3. maka anda dapat menggunakan HP tersebut untuk latihan bagaimana mengoperasikan program HP. Bila di sekolah anda. Tes Formatif 1 1. Apakah fungsi pesawat telepon? 2. Lakukan:  Sampaikan informasi penting tentang penundaan rencana rapat. Sampaikan pesan melalui seseorang yang sedang menerima telepon tersebut! 5. dan menyiapkan HP untuk keperluan internet (bila memungkinkan). Simulasikan secara berpasangan dan bergantian peran dengan teman-teman anda. menerima telepon. E. seperti menelpon. pinjamlah telepon di kantor sekolah Anda. mengirim-menerima SMS. setelah itu tukarlah peran Anda!  Anda sedang mencari seseorang melalui telepon.menelpon keluar? Bagaimana pula seandainya tempat itu menggunakan sistem PMBX? 4. Bila di sekolah ada pesawat telepon untuk praktik. ada guru atau teman memiliki HP. Jadilah Anda seorang penelpon dari luar dan teman Anda sebagai penerima telepon. Apa yang dimaksudkan dengan pengeras suara telepon (loudspeaking telephone) dan apa fungsinya? . tetapi orang tersebut sedang tidak berada di tempat.

4. Anda sedang berada di tempat yang menggunakan telepon dengan sistem PABX. Yang dimaksud PMBX (Private Manual Branch Excharge) adalah suatu jenis telepon yang tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. telepon diklasifikasi menjadi berapa macam atau jenis telepon. PABX (Private Automatic Branch Excharge). Ditinjau dari peletakannya. Sedangkan. sebutkan dan uraikan singkat cara kerjanya? F. Kunci Jawaban Formatif 1 1. kita dapat langsung menelpon ke nomor yang kita kehendaki tanpa harus melewati operator. telepon dapat diklasifikasikan menjadi berapa. Papan sambungan (switchboard) adalah alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar yang didalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari satu tempat ke tempat lainnya. 2. Fungsi telepon adalah untuk berkomunikasi antara pengirim dan menerima pesan dari dalam dan luar. Pengeras suara telepon (loudspeaking telephone) adalah alat yang digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan. baru setelah terhubung dengan operator. 3. uraikan secara singkat jawaban anda? 7. Misalnya. yakni dengan menekan nomor tertentu. yang berfungsi . Untuk menelpon.5. penelpon bisa meminta nomor yang dituju. Ditinjau dari cara kerjanya. apakah yang harus kita lakukan jika kita hendak menelpon keluar? Bagaimana pula seandainya tempat itu menggunakan sistem PMBX? 6. penelpon harus terlebih dulu harus melalui operator.

Mengidentifikasi jenis pesawat telepon. Ditinjau dari cara kerjanya. 3. Langkah Kerja 1. (b) Telepon dinding (wallphone). Bila menggunakan telepon dengan sistem PABX. yang harus dilakukan jika kita hendak menelpon keluar. telepon diklasifikasikan menjadi dua. 5. 6. Menuliskan fungsi telepon sebagai alat komunikasi 2. Mengoperasikan pesawat telepon. telepon diklasifikasi menjadi 3 (tiga). . 7. yakni berhubungan telepon melalui operator.untuk memperbesar suara sehingga penerima telepon tidak harus meninggalkan pekerjaan yang ada. dan (c) berhubungan melalui layanan pesan singkat SMS dengan HP (telepon genggam). (c) Telepon mobil. atau pesawat. peserta diklat dapat mengoperasikan fungsi telepon sebagai alat komunikasi dengan benar. baru kemudian setelah terdengar nada sela baru kita menekan tombol nomor yang akan kita tuju. yakni telepon yang diletakkan pada mobil. pesawat telepon/pesawat komunikasi. G. yakni dengan menelpon dulu nomor khusus. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding. (b) berhubungan telepon secara langsung dengan nomor yang kita tuju. Lembar Kerja 1 Disediakan seperangkat alat tulis dan. kapal atau pesawat. Memilih jenis hubungan telepon sesuai kebutuhan dalam berkomunikasi 4. misalnya nomor 9. yakni (a) Telepon meja (tablephone). kapal. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja. Ditinjau dari peletakannya.

Dengan suara yang merdu didengar.2. kita memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi. B. misalnya dalam percakapan. sementara etiket“ apa yang sopan dan pantas. . penampilan tetap tidak boleh diabaikan. Memahami tata-cara bertelepon dengan menggunakan etiket yang baik dalam penggunaan telepon. adil dan lain-lain. hangat. Kalau etika membahas “apa yang benar. Bagaimana etiket bertelepon? Ketika kita menggunakan pesawat telepon. sopan santun. Dengan demikian. Walaupun begitu. bertamu.” Sedangkan etiket (bahasa Perancis Etiquette) adalah tata krama. benar-salah. berkunjung. Hal yang terpenting hanyalah suara yang jelas. 2. jujur. Dapat berkomunikasi dengan telepon menggunakan tata-cara bertelepon secara beretiket yang baik. melayani atau menerima tamu. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah “baik-buruk. kita tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik. makan-minum. tepat-tidak. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 Setelah memahami modul bagain 2 (dua) tentang etika penanganan telepon ini anda diharapkan dapat: 1. karena tugas sekretaris bukan hanya menerima atau menelpon. bertelepon dan seterusnya. namun terkesan ramah. memakai busana yang up to date. salah. Kegiatan Pembelajaran 2: Etika Penanganan Telepon A. dan bersahabat. atau tata pergaulan. Uraian Materi 2 Etiket Bertelepon Banyak orang menyamakan begitu saja kata “etika” dan “etiket” padahal keduanya memiliki pengertian berbeda. tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunisi dengan kita.” Etiket diterapkan. tegas. dan juga tidak bernada emosi. juga tidak perlu menampakkan wajah yang ramah dan penuh senyum seperti layaknya menerima tamu.

dan bagaimana cara menyatakannya di telepon. sikap yang baik dalam melakukan pelayanan telepon dapat memberikan gambaran yang baik mengenai perusahaan.Tidak salah jika ada kesan pertama orang luar terhadap perusahaan atau kantor dapat berasal dari cara pembicaraan di telepon. sikapnya di telepon harus mencerminkan pimpinan dan perusahaan. Bagi penerima telepon sendiri. Untuk itu penerima telepon harus selalu bersikap ramah dan memberikan kesan bahwa ini benar-benar ingin membantu. tetapi janganlah ini sampai diketahui lawan bicara. Jangan sekali-kali beranggapan bahwa orang yang menelepon ini tidak melihat siapa yang menerima telepon. Di kantor. orang luar sering memakai hasil komunikasi itu sebagai dasar untuk menarik simpulan tentang pribadi penerima telepon dan perusahaan. atau tidak sabar. Tetapi. tegas. Sebaliknya. Oleh karena itu. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan berdasarkan reaksi yang diperolehnya waktu menelepon. lalu penerima telepon berbicara kurang sopan. suara penerima telepon mewakili suara pimpinan dan organisasi/perusahaan. Penampilan yang menarik tidak akan tampak dalam hubungan telepon. gambaran baik itu bisa rusak dan menghancurkan seluruh usaha yang sudah dilakukan. apa yang dikatakan. Dengan hanya mendengar suara. tetapi jalan pikiran penerima telepon dapat dirasakan melalui pembicaraan yang dilakukannya seketika dia menjawab telepon. Setiap pegawai harus menganggap pelayanan telepon merupakan bagian dari tugas sehari-hari dan harus dengan senang hati menanganinya. akan tetapi kepribadian seseorang jelas tercermin melalui bagaimana mereka menyampaikan sesuatu yang harus dikatakan. . Perusahaan sudah mengeluarkan uang banyak sekali untuk mendapatkan gambaran yang baik di mata umum. hubungan baik yang dibina dengan orang yang belum pernah ditemui akan sangat besar manfaatnya. Berhati-hatilah agar nada kesal jangan sampai terucap oleh penerima telepon. Ia boleh saja tidak senang. satu kali pelayanan telepon tidak memuaskan. Walaupun orang tidak bisa melihat perilaku penerima telepon.

Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. tetapi jika kita berada di tempat kerja. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. Gambar 5. tunjukkanlah ketulusan dan kemauan untuk mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara di telepon. sebaiknya kata tersebut tidak digunakan. tanpa harus memotongnya pembicaraan penelpon sebelum sebelum ada nada sela yang memberikan kesempatan kita untuk menjawabnya. Memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh diabaikan. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon. 1. Kata “hallo” hanya membuang waktu dan bertelepon bila seseorang sudah mengenal penelpon begitu dekat.Sikap wajar dan ramah dalam menelepon mungkin lebih penting daripada sikap dalam kontak langsung (bertemu muka). maksimal tiga kali berdering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan. Siapapun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya 2. Jangan mengucapkan kata hallo dalam bertelepon .

Artinya. Tetapi bila kita berbicara terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat. bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. 4. konsentrasikan pikiran sejenak pada percakapan tersebut.3. 6. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Sebaiknya dihindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun juga jangan berbicara dengan suara terlalu keras dan . Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita. Kadang-kadang kita meminta penelpon mengulangi pembicaraan dengan ungkapan. sering tergoda dengan “hobi ngerumpi. 5. tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar. Bagaimanapun juga. apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan. Berbicaralah dengan tempo yang sedang. orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. bisa diulang?” Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian.” Dalam hal ini kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Oleh karena itu. bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. sebaliknya bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. “apa. orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. Namun. Sekretaris yang pada umumnya wanita. tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya. 7. seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon.

sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya. Apabila kita menelepon. kemudian kita bertanya. Mengakiri pembicaraan dengan tepat. Apabila kita menelpon seseorang. ucapkan dengan kata yang jelas. 13. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk. di samping pokok pembicaraannya. 10. Cepat tanggapi jika ada dering telepon 11. 12. . Jangan lupa mengucapkan kata “terima kasih” (thank you) dan “kembali” (you are welcome). dan mengucapkan salam “Selamat pagi” atau Selamat Siang” ketika mengakiri pembicaraan. 8. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja. Catat poin pesanpesan disampaikan. Gambar 6. kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. dan jangan bicara di telepon tidak boleh sambil makan atau berdecak. dan kecepatan yang normal. mintalah membuat kesalahan-kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon. Mintalah nomor sekaligus maaf jika yang teleponnya. “saya harus berbicara dengan siapa ya?” 9. kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu.perhatikan volume suara. lancar. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan.

terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon. yakni:  Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segera diangkat. Etiket bertelepon yang baik adalah tata pergaulan yang baik dalam berkomunikasi lisan melalui telepon. Memakai bahasa informal. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. 2. tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon). Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. Hal-hal penting etiket bertelepon. Meletakkan gagang telepon dengan pelan. 4. 7. Berbicara terlalu banyak basa-basi. Etiket bertelepon adalah tata krama. 6. . tegas.14. 3. tanpa penjelasan. Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon 1. 5. dan juga tidak emosi. hanya bunyi musik yang diperdengarkan. Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. terkesan ramah. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama. Rangkuman 2 1. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. Berbicara dengan dana memerintah. hangat. 3. 8. yakni berbicara dengan jelas. C. bersahabat. 2. sopan santun. 9.

serta hangat dan bersahabat. . minta nomor penelepon. Ketika bertelepon di kantor. Hasilnya buatlah laporan secara tertulis berupa kerta kelompok.  Berbicara seperlunya. dan berkonsentrasi dengan pihak penelpon (tidak melamun). Anda secara berkelompok 3-4 orang diminta mendatangi kantor-kantor pemerintah atau swasta dengan tujuan untuk menggali informasi tentang etiket dalam bertelepon.  Catat poin pesan. mintalah maaf jika ada kesalahan. serta materi pembicaraan.  Ketika bertelepon.  Menyiapkan perlengkapan seperlunya ketika akan melepon. hindarkan kata yang bisa menyinggung perasaan penelepon. jangan telepon sambil makan. jangan membuka pembicaraan dalam menerima telepon dengan sebutan hallo. D. nama dan jabatan yang dituju. tetapi sebutkan nama dan perusahaan anda.  Bisa mendengarkan lawan bicara. seperti nomor telepon yang dituju. dengan volume suara cukup jelas. Tugas 2 1. kecuali hanya sesekali dan seperlunya. dan sejenisnya. tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.  Berkata sopan dan hangat. dan letakkan telepon secara pelan. tegas dan lancar.  Memberikan respon secara cepat dan lugas. buku catatan dan pensil.  Jangan gunakan telepon untuk di luar urusan kantor. dan akhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih.

Siapkan informasi yang perlu disampaikan. 3. sehingga anda memiliki pengalaman yang kaya. d. Tes Formatif 2 1. bersahabat. Hal-hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon adalah: . Tuliskan hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon.2. E. Tuliskan bagaimana caranya etiket bertelepon dengan benar. misalnya cara menanggapi panggilan telepon. b. volume suara dalam berdialog (buat 4 kalimat dialog dengan teman terdekat anda). Kunci Jawaban 2 1. yakni berbicara dengan jelas. Etiket bertelepon yang baik adalah: a. c. terkesan ramah. tegas. Tujuan diskusi ini yakni untuk mendengarkan pengalaman dari teman-teman lain. Simulasikanlah hal-hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon. Etiket bertelepon yang baik adalah tata pergaulan yang baik dalam berkomunikasi lisan melalui telepon. dan juga tidak emosi. Memberi kesan yang positip pada si penerima telepon. Diskusikan hasil informasi yang telah digali dari lapangan dengan kelompokkelompok lain di sekolah. hangat. 2. dan menyimpulkan etiket yang diterapkan oleh kantor-kantor swasta dan pemerintah. agar si penelpon merasa dihargai? 2. Jangan menunjukkan nada kesal apabila ada hal-hal yang kurang menyenangkan. F.

Bersikaplah wajar dan ramah dalam bicara. latihlah atau biasakan diri tersenyum waktu menelepon. bapak Rudiansyah. maksimal 2-3 kali berdering. . lancar dan kecepatan yang normal. : Selamat pagi ibu Septiani. Penerima Telepon : Oh ya. b. ingin menanyakan tentang pelaksanaan tukar guling fasum yang ada di perumahan Babatan Pilang Surabaya. ucapkan dengan kata yang jelas. seakan-akan berbicara berhadapan muka. adakah yang dapat saya bantu. Suara jangan terlalu keras dan perhatikan volume suara. b. apakah Bapak belum menerima undangan dari kami yang telah dikirim minggu lalu? 3. ini dari PT HG PRATAMA. Membuat contoh dialog 4 kalimat: Penelpon Penerima Telepon Penelepon : Menekan nomor 3713328 : Selamat pagi PT Mekar Abadi. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon sebagai berikut: a. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. Septiani bicara. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja. c.a. sehingga akan memberi kesan ramah dan ingin membantu. Bersikaplah melayani dalam menanggapi penelpon karena siapapun yang menelepon adalah penting bagi organisasi atau perusahaan oleh karena itu patut dilayani dengan sebaik-baiknya.

k. i. Disediakan seperangkat alat tulis dan. Memakai bahasa informal. Menuliskan etika yang benar dalam berkomunikasi dengan pesawat telepon. m. bahasa.c. Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. e. g. h. Lembar Kerja 2 1. f. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Berbicara dengan dana memerintah. 2. j. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. l. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon. Berbicara terlalu banyak basa-basi. pesawat telepon/pesawat komunikasi. d. hanya bunyi musik yang diperdengarkan. peserta diklat dapat menerapkan etika bertelepon dengan benar dari sisi sikap. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama. suara dan nada. Bicara di telepon tidak boleh sambil makan atau berdecak. Langkah Kerja a. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. tanpa penjelasan. . G.

g. yakni langkah-langkah dalam menerima telepon dan langkah-langkah dalam menelpon. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 Setelah mempelajari materi modul tentang menerima telepon. Membatasi pembicaraan yang penting sesuai dengan pokok-pokok pembicaraan. Berbicara dengan ramah. 3. Menangani telepon masuk dengan cara yang benar. anda diharapkan dapat: 1. Mengidentifikasi hal-hal yang penting diperhatikan dan dilaksanakan pada waktu bertelepon. hangat. Uraian Materi 3 Dengan tetap berpegang pada etiket dalam hubungan telepon. 2. e. Menerima panggilan telepon dengan senang hati. B. f. 1. Langkah-langkah dan Teknik Menerima Telepon . d. Mengatur volume telepon atau berbicara dengan suara yang santun. c. Menanggapi penelepon tsecara wajar dan melayani.b. bersahabat dan wajar dalam berkomunikasi dengan telepon. sesuai dengan etiket bertelepon yang baik. Memahami etiket cara menangani telepon masuk dengan cara yang benar. Langkah-langkah dalam berhubungan telepon dapat dibagi menjadi 2 (dua). Kegiatan Pembelajaran 3: Menerima Telepon A. kini akan diuraikan prinsip-prinsip etiket yang harus dilakukan seorang sekretaris yang akan bertelepon. dengan tegas.

kemudian kita lanjutkan identitas diri dan perusahaan. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya. c. atau saudara.a. Tidak cukup hanya menyapanya dengan bapak. jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 (tiga) kali. kita tidak dapat mengabaikan. tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan. Memberi Salam Kepada Penelpon Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon. Teknik Mengangkat Telepon Setiap kali telepon berdering. dering telepon yang terus-menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan. Oleh karena itu. Gambar 7. Bila penelpon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyeutkan identitas perusahaan dan dirinya. yakni ketika telepon berdering. Sikap dalam menerima telepon. Karena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan. kita harus bergerak cepat bila telepon berdering. harus segera diangkat. sebab akan mengganggu suasana kerja. Teknik mengangkat telepon baik b. walaupun sedang sibuk sekalipun. angkat gagang telepon dengan segera dan gunakan tangan kiri. ibu. . Menyiapkan Buku Catatan Siapkan buku yang catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. kemudian menyebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon). tangan kiri memegang gagang telepon. tangan kanan siap dengan alat tulis.

Kata “halo” hanya digunakan apabila menyambung pembicaraan yang terputus atau ada gangguan. c. di sini PT DANA PERTAMA. tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon. tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja. sekretaris ditantang untuk menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. PT DANA PERTAMA. anda dapat juga mengajukan pertanyaan. Misalnya. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa.Tidak cukup kita menyapanya dengan bapak. di sini.” atau  “Selamat siang. apabila pimpinan sedang dinas keluar. kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu. Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil misalnya. “Maaf. Fina bicara” . Biasanya hal ini terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat. tetapi dengan sebutan namanya. kita dapat mengajukan dengan pertanyaan.” bolehkah saya mengetahui mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?. penelpon dimohon untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan. apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan. misalnya Bapak Djoko. Membuka Pembicaraan Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada ditempat kerja. Jika penelpon tidak menunjukkan identitas dirinya. Pada saat menjawab penelpon. jika pimpinan sedang menelpon seseorang. maka dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau yang lain.” atau  “Selamat sore. Tetapi Hindari penggunaan kata “halo” karena kurang sopan. sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail. misalnya dengan mengatakan. Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat. apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?” Percakapan serupa dapat juga dilakukan. ibu atau saudara. katakana bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. PT DANA PERTAMA. misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?. Contoh:  “Selamat pagi. atau “maaf. agar penelpon tidak terlalu lama menunggu. “ini siapa sih. Di sini.” Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon.

Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas. penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut. atau “siapa sih ini?” atau “Anda siapa?” atau “Siapa yang bicara?” d.  “Selamat siang. bukan Andi. Sebagai contoh: Yang ingin dihubungi Ardi.” Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya.Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri. Yang ingin dihubungi Halimah. Contoh: Kode abjad untuk memperjelas atau menegaskan ucapan dapat dilihat di bawah ini. dengan Septiani di sini” atau  “Pesawat 213. “Siapa ini?”. selamat siang” atau  “Administrasi Perkantoran. Huruf Kata yang Digunakan Untuk Diucapkan . Hubungkan segera Penelepon dengan yang Dicari Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. bukan Fatimah. penerima telepon dapat bertanya:  “Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?”  “Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?” Hindari pertanyaan seperti berikut. Septiani di sini.

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W Alpha Beta Charlie Delta Echo Faxtrot Golf Hotel India Juliet Kilo Lima Mike November Oscar Pap Quebeck Romeo Sierra Tango Uniform Victor Whiskey Atau Atau Alfred Benyamin Charles David Edward Frederick George Harry Isaac Jack King London Mary Nellie Olver Peter Queen Robert Simon Tommy Uncle Virginia William Atau Atau .

Sedang keluar. Sedang keluar. ucapan: “Terima kasih atas kesabaran menunggu Bapak/Ibu.X Y Z X-Ray Yankee Zero X-Ray Yellow Zebra e. Contoh ucapan yang baik:  “Bapak/Ibu ….  “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?”  “Ya. dan menyenangkan. hati-hati. Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju. Pak/Bu. tetapi tetap sopan. dapatkah saya membantu Anda?”  “Bapak/Ibu …. jawablah dengan lembut atau sopan. apakah dapat menunggu?” Hindari ucapan:  “Tunggu yah” atau  “Bentar yah. penerima telepon harus:  Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat.” 2. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu ………. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar. Menciptakan Kesan yang Baik 1. Penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan. dapatkah Anda menelepon kembali?”  “Bapak/Ibu …. Sedang keluar. .” 3. dapatkah Anda meninggalkan pesan?”  Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon.

Ketika penelepon berbicara. Jawaban yang Bijaksana Bapak Pimpinan sedang tidak di tempat sekarang. dan sebagainya 6. Sebagai contoh: Keadaan Sebenarnya Pimpinan sedang mengadakan rapat dengan para relasi Bapak Pimpinan sedang di ruang Bapak … dan telepon dapat disambung ke sana Bapak Pimpinan pulang karena sakit. 5. Bapak Pimpinan sedang dengan telepon lain Bapak Pimpinan sedang mengikuti seminar. Di sela-sela pembicaraan. penerima telepon berbicara: “Maaf Anda telah salah sambung. tetapi beliau akan kembali segera Bapak Pimpinan sedang keluar ruangan mungkin di bagian lain. Adakah yang bisa dibantu? Bapak Pimpinan sedang tidak di kantor untuk satu atau dua hari ini. Oleh karena itu. h. di sini 7431265” (identitas penerima telepon). Bapak Pimpinan sedang menelepon. .4. penerima telepon harus: a. Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap. Bapak Pimpinan sedang seminar. Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. penerima telepon harus mendengarkan baikbaik dan jangan mengganggu pimpinan. Mencatat segala sesuatu yang diperlukan. Mencatat Pesan Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju. saya tahu”  “Benar”. b. Hal ini karena kondisi mengharuskan. penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata:  “Ya”  “Tentu”  “Ya. Jika penelepon salah sambung. penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana.

Sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima. . e.c. BERKOMUNIKASI MELALUI TELEPON KOMPETENSI DASAR 1 INDIKATOR PEMBELAJARAN             Menyebutkan dasar–dasar telekomunikasi Menyebutkan cara komunikasi yang efektif Menjelaskan jenis-jenis pesawat telepon Menjelaskan arti penting pesawat telepon Menjelaskan pengertian hubungan telepon Menyebutkan etika penanganan telepon Menyebutkan tugas dan tanggung jawab sebagai petugas telepon Menjelaskan pengertian mentransfer sambungan telepon Menyebutkan tujuan menerima panggilan telepon masuk Menyebutkan macam-macam panggilan telepon masuk Menyebutkan langkah-langkah dan teknik menerima panggilan telepon masuk Menyebutkan cara mencatat pesan telepon MATERI Pengertian Telekomunikasi Telekomunikasi berasal dari kata tele yang berarti jauh dan komunikasi yang berarti pengiriman dan penerimaan pesan. Menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya. penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan (block note) dan alat tulis di sekitar tempat telepon. d. hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali. Untuk itu.Pengirim dan dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi secara terus- . Jadi telekomunikasi merupakan komuniaksi jarak jauh dengan menggunakan media atau alat komunikasi Konsep Dasar Telekomunikasi • Komunikasi Satu Arah (Simplex) menerus melalui media yang sama. Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut.

Jenis Pesawat Telepon 1. dari satu bagian ke bagian lain.Contoh : walkie-talkie dan facsimile. Dari segi kemampuan peralatan yang digunakan a. c.Contoh : telegraf. tanpa menggunakan jaringan telepon ekstern.Jelas .Sopan . • Komunikasi Dua Arah (Duplex) menerus melalui media yang sama. Cara Komunikasi Efektif .Pesawat jaringan interkom. yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk melakukan pembicaraan jarak jauh yang meliputi seluruh jaringan telepon. . dengan menggunakan peralatan yang disebut intekom. b. Dari Segi Kapasitas dan Kemampuan Jangkauannya a.Pesawat telepon intern.. . televisi.Contoh : telepon dan VOIP.Pengirim dan dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi secara terus- . 2.Pesawat telepon ekstern.Kendalikan pembicaraan Jenis . . dari seorang pejabat ke pejabat lain. • Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex) Pengirim dan dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi secara terusmenerus dan bergantian melalui media yang sama.Pesawat tunggal/satu jalu telepon. yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk melakukan pembicaraan antarbagian dalam jaringan telepon yang ada dalam satu gedung kantor. dan multimedia.Ringkas . yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk memyampaikan berita di dalam lingkungan kantor/organisasi perusahaan itu sendiri. yaitu pesawat telepon yang digunakan oleh masyarakat pada umumnya yang memiliki fasilitas telepon rumah.

atau pesawat. interlokal.Faksimile. d. kapal. Pesawat dinding (wall phone). d. maupun internasional.Pesawat genggam (handphone).Pesawat telepon informatif. b. c.Teleconference. 3. yaitu pesawat telepon dengan satu nomor telepon yang digunakan secara serentak untuk beberapa saluran. Pesawat mobil. yaitu pesawat telepon yang digunakan di kantor pemerintah/swasta. c. Pesawat meja (table phone). melalui jaringan kabel maupun jaringan nirkabel. yaitu telepon yang dipasang pada dinding atau tembok. yaitu pesawat telepon yang menggunakan akses internet dalam berkomunikasi. c. 4. yaitu telepon yang diletakkan di atas meja. .Pesawat telepon internet. f. biasanya digenggam di tangan. dapat pula berfungsi untuk mengirim dan menerima berita tulisan melalui SMS. yaitu telepon yang berfungsi selain untuk mengirim dan menerima berita lisan. atau di kantong baju/celana.Pesawat telepon sistem hunting. Dari segi letaknya a. atau pesawat.Telepon SMS.Pesawat telepon dengan banyak tuts.b. b. yaitu pesawat telepon yang berfungsi menerima dan mengirim informasi secara lisan baik untuk hubungan lokal. Dari segi fungsinya a. yaitu pesawat telepon yang menggunakan mekanisme mesin. diletakkan di tas. kawat.Telepon digital. di mana hubungan telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang-orang yang dituju. yaitu suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon dan saling melihat melalui telepon. yaitu telepon yang dipasang dalam mobil. yaitu telepon tanpa kabel yang dapat dibawa ke mana-mana. yaitu suatu alat elektronik yang berfungsi sebagai fotokopi jarak jauh. e.

yaitu pesawat telepon yang dihubungkan oleh kabel telepon. yaitu pesawat telepon yang tidak dihungungkan dengan kabel telepon. segeralah telepon disampungkan. sebaiknya anda menanyakan terlebih dahulu namanya. Tugas dan Tanggung Jawab Petugas Telepon 1. Etika Penanganan Telepon a. Siapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis. Dari segi jarigan yang digunakan a. (tidak boleh menggunakan kata “hallo”) b. c.Pesawat telepon jaringan nirkabel (telepon satelit). Setelah orang yang dituju memberi jawaban bahwa ia bersedia. dengan menanyakan terlebih dahulu kepada orang yang dituju bahwa ada yang ingin berbicara dengannya. tetapi dihubungkan melalui satelit komunikasi.Pesawat telepon jaringan kabel. Bila penelpon langsung menanyakan orang yang dituju.5. . Setelah jelas identitas penelpon. serta letakkan di dekat pesawat telepon. b. maka sebelum anda menjawab pertanyaan telepon tersebut. Hindari mengangkat telepon lebih dari 3 kali dering. Arti Penting Pesawat Telepon · · · · · Hemat waktu Murah Praktis Efeksif dan efisien Puas Hubungan Telepon Adalah hubungan komunikasi langsung jarak jauh melalui telepon untuk menyampaikan dan menerima informasi/berita/pesan dari satu pihak kepada pihak lain. baru anda menjawab pertanyaan penelpon tersebut. Ucapkan salam begitu anda mengangkat gagang telepon.

Jangan terlalu cepat dalam berbicara. Usai bertelepon. dengan nada dan volume suara yang teratur. c) Apabila harus menunggu karena pihak penerima telepon sedang sibuk. dan tanyakan apakah masih mau menunggu atau akan menelepon kembali. segera beritahukan kepada penerima telepon. letakkan gagang telepon pada tempatnya. batasi pembicaraan pada masalah yang penting. 8. 9. 7. e) Setelah penerima telepon ada waktu atau sudah menyelesaikan urusannya. 11. sewajarnya. 10. sewajarnya. tetapi sebaiknya sebelum memindahkan sambungan telepon. baik dalam maupun luar negeri. Jangan banyak menggunakan telepon untuk keperluan pribadi. dengan nada dan volume suara yang teratur. Mentransfer Sambungan Telepon a) Beritahu penelpon apa yang sedang anda lakukan b) Sebelum menyambungkan panggilan telepon ke pihak yang dituju. d) Apabila si penelepon tetap masih mau menunggu. 4. 6. Usahakan pembicaraan dilakukan dengan lancar. 12. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka. jelas. apakah dapat menerima telepon atau tidak. Berusaha untuk cepat memahami maksud pembicaraan dan berilah kesan bahwa penelpon diperhatikan dan dibantu.2. Pahamilah bagaimana cara mengadakan atau menyambung telepon interlokal. Jangan memunculkan kesan sibuk pada saat memegang telepon. operator . ramah. berilah jarak ± 3 cm antara bibir dengan gagang telepon. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka. ramah. Buatlah daftar khusus nomor-nomor khusus telepon penting yang dibutuhkan dan selalu diletakkan di atas meja kerja. jelas. tanyakan terlebih dahulu kepada pihak yang dituju. bicaralah segera pada si penelpon untuk menjelaskan situasinya. dan pergunakanlah kata-kata yang singkat. 3. Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan gunakan tangan kanan untuk memegang pulpen. barulah operator memindahkan sambungan teleponnya untuk disambungkan ke penerima telepon. Hindari penyampaian informasi rahasia dan masalah yang bersifat pribadi. dan pergunakanlah kata-kata yang singkat. bahwa si penelpon masih mau menunggu. 5.

Apabila ada pesan. Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” bila kata-kata penelpon kurang jelas.mengecek terlebih dahulu kepada si penelpon. apabila pihak penerima telepon betul-betul tidak dapat menerima telepon karena sedang sibuk dan belum bisa diganggu. . Bicaralah dengan nada suara yang enak didengar. 3.Menanyakan informasi . Tujuan Menerima Panggilan Telepon Masuk . Jangan membiarkan telepon masuk berdering lebih dari 3 kali.Memberikan informasi . 7. 5. apakah pesawat teleponnya masih tersambung. catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelpon dan agar segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut. bicaralah baik-baik dengan penuh sopan dan mintalah kesediaan si penelepon untuk meninggalkan nomor telepon yang dapat dihubungi. Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian dan jangan sekalikali memotong pembicaraan. 6. Berbicara harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara.Meninggalkan pesan . karena terkesan kurang sopan. 2.Persoalan pribadi Macam-Macam Panggilan Telepon Masuk · · · · Panggilan berupa keluhan pelanggan yang tidak puas Panggilan dari supplier/pelanggan yang bersifat meminta informasi Penggilan permintaan ingin berbicara dengan pimpinan Panggilan yang bernada mengancam Langkah-Langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk 1. f) Lain halnya. Menyiapkan kertas dan alat tulis pensil/pulpen. 4.

. Apabila pihak penelpon ingin segera berbicara dengan pimpinan. . Table phone c. Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup. Telepon interkom 3. o Pakailah buku catatan khusus. Televisi b. Multi line telephone . Faksimile c. Loud speaking telephone d. . Telepon satelit c. biarkan penelpon yang meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu. a. a. 9. o Catatlah seluruh pesan dengan lengkap. Tele conference b. Cara Mencatat Pesan Telepon o Berusahalah untuk selalu mencatat pesan dengan cepat. . Single line telephone e. . . Pesawat telepon yang dipasang atau diletakkan di atas meja disebut . . . SOAL LATIHAN 1. Walkie-talkie d. Telepon komputer d. Suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon dan saling melihat melalui monitor adalah . setelah itu baru letakkan gagang pesawat telepon anda. VOIP 2. block note dan LPT (Lembar Pesan Telepon) untuk mencatat pesan-pesan masuk. Wall phone b. Alat komunikasi satu arah disebut . apakah sedang sibuk atau telepon bisa langsung disambungkan. Telepon e. a. Telepon digital e. segera operator telepon meminta waktu sebentar untuk konfirmasi dengan pimpinan. .8.

Menanyakan nomor si penelepon 8. . Pertanyaan di bawah merupakan tujuan seorang menerima penggilan telepon. Berbicara yang menyenangkan dalam telepon maksudnya adalah . pesawat telepon ekstern 5. Berbicara yang membuat penelepon lama menunggu . . Menanyakan asal penelpon e. Etika berbicara di telepon adalah. Menangkat telepon masuk b. Pesawat interkom b. . . a.4. . Mengucapkan kata “halo” e. . Pesawat tunggal d. di bagian apa c. Catat permintaan dari pihak yang akan melakukan hubungan telepon 6. . Dalam perjalanan c. Mendengarkan sejenak si penelepon mau berbicara dengan siapa. . Menutup pembicaraan terlebih dahulu d. Membiarkan telepon dalam keadaan berdering b. Tidak menanggapi pembicaraan si penelepon 7. a. a. Yang termasuk tugas operator ketika menerima panggilan telepon masuk adalah . kecuali. Menanyakan daengan hati-hati identitas telepon e. Mencatat pesan d. a. Menanyakan informasi b. Pesawat telepon intern c. . Menanyakan nama penelepon d. . Pesawat telepon yang digunakan oleh masyarakat pada umumnya yang memiliki fasilitas telepon di rumahnya adalah . . . Mengucapkan salam begitu telepon diangkat oleh penerima telepon c. . . Pesawat hunting e. a. .

b. Buku agenda b. Berbicara yang cepat. Appointment calendar . . Ditangani sendiri oleh sekretatis 10. Berbicara dengan nada kesal 9. Berbicara yang menyakitkan hati penelepon c. . . Berbicara dengan kecepatan normal. Kertas selembar e. a. singkat. Langsung menutup pembicaraaan d. . Langsung disambungkan ke pimpinan b. dan dengan volume yang tinggi d. a. Pesan yang ditinggalkan oleh penelepon dicatat petugas penerima telepon pada . Yang termasuk cara menangani penelepon yang belum dikenal oleh sekretaris adalah . Dialihkan kepada karyawan yang lain e. tidak terlalu tergesa-gesa e. Buku diary c. Menanyakan identitas si penelepon c. . . Block note dan LPT d.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->