1. Kegiatan Pembelajaran: Mengoperasikan Pesawat Telepon A.

Tujuan Pembelajaran Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang mengoperasikan pesawat telepon, Anda diharapkan: 1. dapat mengetahui arti hubungan telepon dengan baik dan benar. 2. dapat mengetahui macam-macam telepon dan hubungan telepon dengan benar. 3. dapat mengoperasikan pesawat telepon dengan cara yang benar. 4. dapat menerima telepon dengan baik dan benar. 5. dapat melakukan kontak telpon dengan benar. 6. dapat menelpon dengan benar. 7. dapat mencatat pesan melalui telepon dan disampaikan kepada petugas di kantor telpon dengan baik dan benar. B. Uraian Materi Komunikasi dalam suatu organisasi, baik yang bersifat intern maupun ekstern dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, salah satu cara berkomunikasi adalah dengan menggunakan telepon. Bagi seorang sekretaris, telepon merupakan piranti pokok guna mendukung efektifitas dan efisiensi kerjanya. Dengan telepon, informasi dapat disampaikan dan diterima dengan cepat, sehingga organisasi atau perusahaan dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipatif. Hampir semua kegiatan bisnis pada masa kini memerlukan komunikasi melalui media telepon, seperti memperkenalkan perusahaan, memperkenalkan produk, memperkenalkan diri, maupun upaya persuasif memasarkan produk, meningkatkan relasi dengan pelanggan, mencari informasi dan sebagainya. Pemakaian telepon yang efektif akan membantu keberhasilan dalam menjalin relasi bisnis. Namun perlu diingat bahwa pembicaraan melalui telepon bukan komunikasi tatap muka sehingga lawan bicara tidak dapat melihat cara non verbal seperti mimik, ekspresi wajah, gerakan bagian tubuh dan sebagainya. Untuk itu orang yang berkomunikasi melalui telepon harus berusaha untuk berbicara dengan suara yang jelas, tenang dan menyenangkan.

1. Pengertian Hubungan Telepon

Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon.Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon baik komunikator (penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi ber hari-hari.

Gambar 1. Dering telepon 2-3 kali segeralah diangkat Perhatikan Gambar 1. Tindakan apa yang harus dilakukan apabila terdengar bunyi dering telepon? Dering merupakan tanda bahwa ada panggilan dari jarak jauh. Karena itu jika telepon berdering, dapat diketahui bahwa ada seseorang yang sedang

menunggu sambutan atau jawaban kita, sehingga tentu saja kita harus segera mengangkat telepon itu dan tidak membiarkan deringan itu terlalu lama. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Dewasa ini, melakukan hubungan telepon merupakan bagian biasa dari kehidupan manusia, bahkan telepon telah menjadi sebuah kebutuhan. Melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif. Orang bisa membuat janji secara pasti melalui telepon sebelum mereka melakukan pertemuan langsung yang penting. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya. 2. Macam-Macam Pesawat dan Hubungan Telepon a. Jenis Pesawat Telepon Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, macamnya, ada beberapa jenis pesawat telepon. 1) Intercom Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelephone. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau

keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi. 2) Pesawat Telepon Telephone merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor.

Jurusan Teknik Sipil Eks 501. organisasi. Untuk menelepon. Pesawat telepon tunggal 3) PMBX (Private Manual Branch Excharge) Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Setelah menyambung. penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang . Pesawat ini pun ada yang dilengkapi dengan pesawat ekstensi (cabang-cabang). Jurusan Listrik-Elektronika Eks 502. telepon Unesa 031-8280009 (telepon pusat atau hotline). Fakultas Teknik Eks 500.Pesawat tunggal maksudnya pesawat telepon yang bisa digunakan di lingkungan keluarga. maupun instansi tertentu. Gambar 2. dan Jurusan PKK Eks 504. Misalnya. penelpon harus terlebih dahulu melalui operator. Teknik Mesin Eks 503.

Saat ini Swithboard masih digunakan untuk keperluan intern kantor yaitu untuk menambah sambungan telepon agar komunikasi setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan dengan lancar. umumnya menggunakan ekstensi (lihat contoh penggunaan ekstensi pada butir 2 di atas). Penelpon dapat berhubungan langsung ke luar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Contoh telepon tanpa melalui operator 5) Switchboard (papan sambungan) Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar. yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain. Gambar 4.dikehendaki. penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan. Gambar 3. Setelah itu. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat: a. Contoh telepon melalui operator 4) PABX (Private Automatic Branch Excharge) Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. 6) Loudspeaking telephone (pengeras suara telepone) Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. meningkatkan kemampuan kerja. .

menekan atau memutar kode . yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh. Jenis Hubungan Telepon Hubungan telepon. 4) Hubungan internasional (overseas call). ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga): 1) Hubungan antar bagian (intern). namun tetap dalam satu negara. yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain. antar kota atau antar propinsi. yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor. Setelah itu. 3) Hubungan interlokal. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. Setelah itu. Misalnya. Permintaan hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. c. 7) Telephone answering machine (mesin penjawab telepon) Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk. b. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju. yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan pada satu lingkup daerah tertentu. jika dari Pontianak ingin mengadakan telepon ke Surabaya. yakni dalam satu kota. menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada. baru diikuti nomor telepon yang dituju. maka harus menekan atau memutar lebih dulu nomor 031. 2) Hubungan local (setempat). yaitu kode wilayah Surabaya.b. meningkatkan efisiensi waktu.

2) Telepon dinding (wallphone). kapal. c. yakni telepon yang diletakkan pada mobil. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja. kode wilayah. kapal atau pesawat. Peletakan Pesawat Telepon Ditinjau dari peletakannya. 3) Telepon mobil. d. telepon dapat dikelompokkan dalam 2 (dua) jenis. Dalam melakukan hubungan internasional. yaitu: . Telepon ini belakangan ini mengalami kemajuan yang pesat. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding. yakni telepon yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya. HP ini memiliki fasilitas dapat digunakan SMS (sort message services). Untuk melakukan hubungan di atas. agar tidak menyalahi etiket bertelepon. dan internasional). interlokal. Cara Kerja Telepon Ditinjau dari cara kerjanya. atau pesawat. sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu antar Negara. penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon. yakni: 1) Telepon meja (tablephone). Selain. Sekarang di Indonesia telah menerapkan sistem SLJJ (sambungan langsung jarak jauh) untuk hubungan interlokal dan sistem SLI (sambungan langsung internasional) untuk hubungan internasional.Negara. HP ini dapat digunakan seperti hubungan telepon yang lazim (local. yang slogannya tidak ada orang tanpa memiliki-menggunakan HP-ini. ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi. baru kemudian nomor telepon yang dituju. 4) Telepon mobil atau telepon genggam (Handphone).

Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan. Berikan nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. 2) Hubungan Langsung Hubungan langsung jarak jauh maksudnya penelepon menelpon sendiri tanpa operator. 3) Hubungan Langsung dengan SMS Hubungan langsung jarak jauh. . Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. PABX (Private Automatic Branch Excharge). pesawat telepon. yang bisa secara tertulis atau melalui suara (voice). penelepon memutar/menekan nomor operator sentral untuk minta hubungan perorangan. Ada beberapa jenis pesawat telepon yaitu interkom. Rangkuman 1 1. 3. memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh kemudian langsung bicara. hubungan lokal. C. Layanan telepon jenis SMS ini banyak digemari karena biayanya yang murah dan cepat.1) Hubungan Melalui Operator Bila melalui operator. Kalau sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan. operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara. sekaligus tertulis sehingga bisa langsung mengingatkan pesan tanpa harus dituliskan lagi pada buku catatan sekretaris. Ada empat macam hubungan telepon yaitu hubungan intern. 2. PMBX (Private Manual Branch Excharge). bahkan melintas batas negara dengan menggunakan layanan pesan pendek. hubungan internasional. hubungan interlokal.

Pada toko yang anda kunjungi selain mengamati berbagai pesawat telepon. apakah yang harus anda lakukan jika hendak . kemudian tanyakan kepada penjaga toko tersebut tentang berbagai pesawat telepon. loudspeaking telephone (pengeras suara telepone). Jika tidak ada. PABX (Private Automatic Branch Excharge). terdapat 4 (empat) jenis telepon yakni telepon meja. pesawat telepon. Bila di sekolah anda ada pesawat telepon yang khusus untuk praktik maka gunakanlah itu. di antaranya intercom. loudspeaking telephone (pengeras suara telepone). 1. D. 3. 2. serta menggunakan SMS (layanan pesan singkat). telephone answering machine (mesin penjawab telepon) 4. 5. Ada dua macam cara kerja melakukan telepon. jika kita mau menerima maupun mengadakan sambungan telepon. Cobalah anda datang ke toko elektronik yang menjual berbagai pesawat telepon yang terdekat di kota anda. Ditinjau dari peletakannya.switchboard (papan sambungan). telephone answering machine PABX dan PMBX. telepon mobil-pesawat-kapal. Tugas 1 Dalam menjalankan tugas ini anda diminta melakukan dengan sungguhsungguh dan hasilnya diminta dilaporkan secara tertulis dan disampaikan kepada guru/instruktur Pembina mata diklat ini. untuk anda tanyakan bilamana menggunakan telepon dengan sistem PABX. bila ada yang belum paham maka tanyakanlah pada mereka termasuk bagaimana prosedur penggunaan pesawat telepon. yaitu hubungan melalui operator. dan telepon genggam (handphone atau mobile phone). maka anda harus mencari kantor pemerintah atau swasta. misalnya PT Telkom. anda bisa menanyakan kepada petugas toko tentang fungsi dan cara kerja masingmasing pesawat telepon yang ada di toko itu. switchboard (papan sambungan). telepon dinding. dan hubungan langsung. Anda bisa mencatat semua penjelasan petugas toko tersebut. PMBX (Private Manual Branch Excharge).

ada guru atau teman memiliki HP. maka anda dapat menggunakan HP tersebut untuk latihan bagaimana mengoperasikan program HP. setelah itu tukarlah peran Anda!  Anda sedang mencari seseorang melalui telepon. pinjamlah telepon di kantor sekolah Anda. Sampaikan pesan melalui seseorang yang sedang menerima telepon tersebut! 5. Simulasikan secara berpasangan dan bergantian peran dengan teman-teman anda. Bila di sekolah anda. Lakukan:  Sampaikan informasi penting tentang penundaan rencana rapat. Jadilah Anda seorang penelpon dari luar dan teman Anda sebagai penerima telepon. menerima telepon. Bila di sekolah ada pesawat telepon untuk praktik. Apakah fungsi pesawat telepon? 2. Tes Formatif 1 1. E. seperti menelpon. Apa yang dimaksudkan dengan pengeras suara telepon (loudspeaking telephone) dan apa fungsinya? .menelpon keluar? Bagaimana pula seandainya tempat itu menggunakan sistem PMBX? 4. dan menyiapkan HP untuk keperluan internet (bila memungkinkan). Apa yang dimaksudkan dengan papan sambungan (switchboard) dan apa fungsinya? 4. Apakah yang dimaksud PABX dan PMBX? Kapan hal tersebut digunakan? 3. tetapi orang tersebut sedang tidak berada di tempat. mengirim-menerima SMS.

apakah yang harus kita lakukan jika kita hendak menelpon keluar? Bagaimana pula seandainya tempat itu menggunakan sistem PMBX? 6. Ditinjau dari cara kerjanya. Yang dimaksud PMBX (Private Manual Branch Excharge) adalah suatu jenis telepon yang tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Papan sambungan (switchboard) adalah alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar yang didalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari satu tempat ke tempat lainnya. PABX (Private Automatic Branch Excharge). penelpon bisa meminta nomor yang dituju. penelpon harus terlebih dulu harus melalui operator. Anda sedang berada di tempat yang menggunakan telepon dengan sistem PABX. yakni dengan menekan nomor tertentu. uraikan secara singkat jawaban anda? 7. Fungsi telepon adalah untuk berkomunikasi antara pengirim dan menerima pesan dari dalam dan luar. telepon dapat diklasifikasikan menjadi berapa. baru setelah terhubung dengan operator. sebutkan dan uraikan singkat cara kerjanya? F. Pengeras suara telepon (loudspeaking telephone) adalah alat yang digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. 2. Kunci Jawaban Formatif 1 1. 4. Ditinjau dari peletakannya. yang berfungsi .5. Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan. Sedangkan. telepon diklasifikasi menjadi berapa macam atau jenis telepon. kita dapat langsung menelpon ke nomor yang kita kehendaki tanpa harus melewati operator. 3. Untuk menelpon. Misalnya.

(c) Telepon mobil. Memilih jenis hubungan telepon sesuai kebutuhan dalam berkomunikasi 4. pesawat telepon/pesawat komunikasi. kapal atau pesawat. yakni berhubungan telepon melalui operator. misalnya nomor 9. baru kemudian setelah terdengar nada sela baru kita menekan tombol nomor yang akan kita tuju. Langkah Kerja 1. kapal. 7. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja. yakni dengan menelpon dulu nomor khusus. dan (c) berhubungan melalui layanan pesan singkat SMS dengan HP (telepon genggam). yakni telepon yang diletakkan pada mobil. yakni (a) Telepon meja (tablephone). 3. telepon diklasifikasi menjadi 3 (tiga). G. (b) Telepon dinding (wallphone). peserta diklat dapat mengoperasikan fungsi telepon sebagai alat komunikasi dengan benar. Mengoperasikan pesawat telepon. (b) berhubungan telepon secara langsung dengan nomor yang kita tuju. Menuliskan fungsi telepon sebagai alat komunikasi 2.untuk memperbesar suara sehingga penerima telepon tidak harus meninggalkan pekerjaan yang ada. Mengidentifikasi jenis pesawat telepon. yang harus dilakukan jika kita hendak menelpon keluar. Lembar Kerja 1 Disediakan seperangkat alat tulis dan. Bila menggunakan telepon dengan sistem PABX. Ditinjau dari peletakannya. 6. Ditinjau dari cara kerjanya. telepon diklasifikasikan menjadi dua. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding. 5. atau pesawat. .

namun terkesan ramah. penampilan tetap tidak boleh diabaikan. Hal yang terpenting hanyalah suara yang jelas. sopan santun. Walaupun begitu. hangat. .” Sedangkan etiket (bahasa Perancis Etiquette) adalah tata krama. benar-salah. Kalau etika membahas “apa yang benar. kita tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik.2. berkunjung. dan juga tidak bernada emosi. bertelepon dan seterusnya. adil dan lain-lain. Uraian Materi 2 Etiket Bertelepon Banyak orang menyamakan begitu saja kata “etika” dan “etiket” padahal keduanya memiliki pengertian berbeda. misalnya dalam percakapan. bertamu. jujur. makan-minum. karena tugas sekretaris bukan hanya menerima atau menelpon. sementara etiket“ apa yang sopan dan pantas. tegas. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 Setelah memahami modul bagain 2 (dua) tentang etika penanganan telepon ini anda diharapkan dapat: 1. tepat-tidak. melayani atau menerima tamu. tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunisi dengan kita. B. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah “baik-buruk. Memahami tata-cara bertelepon dengan menggunakan etiket yang baik dalam penggunaan telepon. 2. Kegiatan Pembelajaran 2: Etika Penanganan Telepon A. Bagaimana etiket bertelepon? Ketika kita menggunakan pesawat telepon. atau tata pergaulan. salah. kita memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi. dan bersahabat.” Etiket diterapkan. Dapat berkomunikasi dengan telepon menggunakan tata-cara bertelepon secara beretiket yang baik. Dengan demikian. Dengan suara yang merdu didengar. juga tidak perlu menampakkan wajah yang ramah dan penuh senyum seperti layaknya menerima tamu. memakai busana yang up to date.

hubungan baik yang dibina dengan orang yang belum pernah ditemui akan sangat besar manfaatnya. gambaran baik itu bisa rusak dan menghancurkan seluruh usaha yang sudah dilakukan. Tetapi. tegas. atau tidak sabar. Untuk itu penerima telepon harus selalu bersikap ramah dan memberikan kesan bahwa ini benar-benar ingin membantu. Berhati-hatilah agar nada kesal jangan sampai terucap oleh penerima telepon. Ia boleh saja tidak senang. Perusahaan sudah mengeluarkan uang banyak sekali untuk mendapatkan gambaran yang baik di mata umum. Walaupun orang tidak bisa melihat perilaku penerima telepon. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan berdasarkan reaksi yang diperolehnya waktu menelepon.Tidak salah jika ada kesan pertama orang luar terhadap perusahaan atau kantor dapat berasal dari cara pembicaraan di telepon. orang luar sering memakai hasil komunikasi itu sebagai dasar untuk menarik simpulan tentang pribadi penerima telepon dan perusahaan. sikap yang baik dalam melakukan pelayanan telepon dapat memberikan gambaran yang baik mengenai perusahaan. tetapi jalan pikiran penerima telepon dapat dirasakan melalui pembicaraan yang dilakukannya seketika dia menjawab telepon. dan bagaimana cara menyatakannya di telepon. Di kantor. suara penerima telepon mewakili suara pimpinan dan organisasi/perusahaan. Setiap pegawai harus menganggap pelayanan telepon merupakan bagian dari tugas sehari-hari dan harus dengan senang hati menanganinya. Jangan sekali-kali beranggapan bahwa orang yang menelepon ini tidak melihat siapa yang menerima telepon. tetapi janganlah ini sampai diketahui lawan bicara. apa yang dikatakan. Dengan hanya mendengar suara. sikapnya di telepon harus mencerminkan pimpinan dan perusahaan. Penampilan yang menarik tidak akan tampak dalam hubungan telepon. Oleh karena itu. Sebaliknya. satu kali pelayanan telepon tidak memuaskan. . akan tetapi kepribadian seseorang jelas tercermin melalui bagaimana mereka menyampaikan sesuatu yang harus dikatakan. lalu penerima telepon berbicara kurang sopan. Bagi penerima telepon sendiri.

Siapapun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya 2. sebaiknya kata tersebut tidak digunakan. Jangan mengucapkan kata hallo dalam bertelepon . Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. maksimal tiga kali berdering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan. tetapi jika kita berada di tempat kerja. Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. Memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh diabaikan.Sikap wajar dan ramah dalam menelepon mungkin lebih penting daripada sikap dalam kontak langsung (bertemu muka). tanpa harus memotongnya pembicaraan penelpon sebelum sebelum ada nada sela yang memberikan kesempatan kita untuk menjawabnya. 1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon. Gambar 5. Kata “hallo” hanya membuang waktu dan bertelepon bila seseorang sudah mengenal penelpon begitu dekat. tunjukkanlah ketulusan dan kemauan untuk mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara di telepon.

bisa diulang?” Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. 7. konsentrasikan pikiran sejenak pada percakapan tersebut. Bagaimanapun juga. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya. Sebaiknya dihindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. 4. sebaliknya bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Sekretaris yang pada umumnya wanita. Berbicaralah dengan tempo yang sedang. orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Namun. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. Kadang-kadang kita meminta penelpon mengulangi pembicaraan dengan ungkapan. tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar. bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan. tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Namun juga jangan berbicara dengan suara terlalu keras dan . sering tergoda dengan “hobi ngerumpi. 5.” Dalam hal ini kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor.3. 6. Artinya. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita. orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Oleh karena itu. bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon. Bila kita berbicara terlalu cepat. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Tetapi bila kita berbicara terlalu lambat. “apa. seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon.

Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja. Apabila kita menelpon seseorang. sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu.perhatikan volume suara. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan. 8. dan jangan bicara di telepon tidak boleh sambil makan atau berdecak. dan mengucapkan salam “Selamat pagi” atau Selamat Siang” ketika mengakiri pembicaraan. ucapkan dengan kata yang jelas. “saya harus berbicara dengan siapa ya?” 9. dan kecepatan yang normal. Cepat tanggapi jika ada dering telepon 11. kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk. kemudian kita bertanya. kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju. Jangan lupa mengucapkan kata “terima kasih” (thank you) dan “kembali” (you are welcome). Mengakiri pembicaraan dengan tepat. 10. Catat poin pesanpesan disampaikan. 12. 13. . Gambar 6. Apabila kita menelepon. Mintalah nomor sekaligus maaf jika yang teleponnya. di samping pokok pembicaraannya. mintalah membuat kesalahan-kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon. lancar.

C. 4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. hangat. dan juga tidak emosi. 3. terkesan ramah. yakni berbicara dengan jelas. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. Etiket bertelepon adalah tata krama. hanya bunyi musik yang diperdengarkan. tegas. 6. Memakai bahasa informal. Berbicara dengan dana memerintah. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. sopan santun. Etiket bertelepon yang baik adalah tata pergaulan yang baik dalam berkomunikasi lisan melalui telepon. Rangkuman 2 1. tanpa penjelasan. bersahabat. . yakni:  Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segera diangkat. 2. Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. Hal-hal penting etiket bertelepon. tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon). 5. Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon 1. 8. 7. 9. terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon. 3. Meletakkan gagang telepon dengan pelan. 2. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama. Berbicara terlalu banyak basa-basi.14.

tegas dan lancar. jangan membuka pembicaraan dalam menerima telepon dengan sebutan hallo. minta nomor penelepon. serta materi pembicaraan. jangan telepon sambil makan. dan letakkan telepon secara pelan.  Bisa mendengarkan lawan bicara.  Catat poin pesan. nama dan jabatan yang dituju. buku catatan dan pensil. dan sejenisnya. Hasilnya buatlah laporan secara tertulis berupa kerta kelompok. serta hangat dan bersahabat. .  Jangan gunakan telepon untuk di luar urusan kantor.  Berbicara seperlunya.  Berkata sopan dan hangat.  Memberikan respon secara cepat dan lugas. hindarkan kata yang bisa menyinggung perasaan penelepon. dengan volume suara cukup jelas. seperti nomor telepon yang dituju.  Ketika bertelepon. kecuali hanya sesekali dan seperlunya. dan berkonsentrasi dengan pihak penelpon (tidak melamun). Ketika bertelepon di kantor. Anda secara berkelompok 3-4 orang diminta mendatangi kantor-kantor pemerintah atau swasta dengan tujuan untuk menggali informasi tentang etiket dalam bertelepon. Tugas 2 1. dan akhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih.  Menyiapkan perlengkapan seperlunya ketika akan melepon. D. mintalah maaf jika ada kesalahan. tetapi sebutkan nama dan perusahaan anda. tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

Diskusikan hasil informasi yang telah digali dari lapangan dengan kelompokkelompok lain di sekolah. agar si penelpon merasa dihargai? 2.2. bersahabat. Tuliskan hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon. Etiket bertelepon yang baik adalah: a. Memberi kesan yang positip pada si penerima telepon. misalnya cara menanggapi panggilan telepon. Tujuan diskusi ini yakni untuk mendengarkan pengalaman dari teman-teman lain. hangat. 3. b. Tuliskan bagaimana caranya etiket bertelepon dengan benar. yakni berbicara dengan jelas. Siapkan informasi yang perlu disampaikan. E. Tes Formatif 2 1. dan juga tidak emosi. Etiket bertelepon yang baik adalah tata pergaulan yang baik dalam berkomunikasi lisan melalui telepon. Simulasikanlah hal-hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon. c. sehingga anda memiliki pengalaman yang kaya. tegas. Jangan menunjukkan nada kesal apabila ada hal-hal yang kurang menyenangkan. d. volume suara dalam berdialog (buat 4 kalimat dialog dengan teman terdekat anda). terkesan ramah. Hal-hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon adalah: . 2. dan menyimpulkan etiket yang diterapkan oleh kantor-kantor swasta dan pemerintah. F. Kunci Jawaban 2 1.

b. : Selamat pagi ibu Septiani. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. ucapkan dengan kata yang jelas. b. Bersikaplah melayani dalam menanggapi penelpon karena siapapun yang menelepon adalah penting bagi organisasi atau perusahaan oleh karena itu patut dilayani dengan sebaik-baiknya. Septiani bicara. Membuat contoh dialog 4 kalimat: Penelpon Penerima Telepon Penelepon : Menekan nomor 3713328 : Selamat pagi PT Mekar Abadi. apakah Bapak belum menerima undangan dari kami yang telah dikirim minggu lalu? 3.a. seakan-akan berbicara berhadapan muka. c. latihlah atau biasakan diri tersenyum waktu menelepon. ini dari PT HG PRATAMA. Penerima Telepon : Oh ya. Bersikaplah wajar dan ramah dalam bicara. . sehingga akan memberi kesan ramah dan ingin membantu. ingin menanyakan tentang pelaksanaan tukar guling fasum yang ada di perumahan Babatan Pilang Surabaya. Suara jangan terlalu keras dan perhatikan volume suara. lancar dan kecepatan yang normal. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja. bapak Rudiansyah. maksimal 2-3 kali berdering. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon sebagai berikut: a. adakah yang dapat saya bantu.

Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. d. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan. pesawat telepon/pesawat komunikasi. Disediakan seperangkat alat tulis dan. tanpa penjelasan. e.c. g. i. . j. Menuliskan etika yang benar dalam berkomunikasi dengan pesawat telepon. l. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. peserta diklat dapat menerapkan etika bertelepon dengan benar dari sisi sikap. k. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. 2. Memakai bahasa informal. bahasa. f. G. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama. Lembar Kerja 2 1. Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon. m. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. h. Langkah Kerja a. Berbicara terlalu banyak basa-basi. Bicara di telepon tidak boleh sambil makan atau berdecak. hanya bunyi musik yang diperdengarkan. suara dan nada. Berbicara dengan dana memerintah.

Uraian Materi 3 Dengan tetap berpegang pada etiket dalam hubungan telepon.b. anda diharapkan dapat: 1. g. Membatasi pembicaraan yang penting sesuai dengan pokok-pokok pembicaraan. 2. Kegiatan Pembelajaran 3: Menerima Telepon A. kini akan diuraikan prinsip-prinsip etiket yang harus dilakukan seorang sekretaris yang akan bertelepon. Langkah-langkah dan Teknik Menerima Telepon . 1. f. Mengidentifikasi hal-hal yang penting diperhatikan dan dilaksanakan pada waktu bertelepon. Menangani telepon masuk dengan cara yang benar. e. dengan tegas. d. hangat. c. Langkah-langkah dalam berhubungan telepon dapat dibagi menjadi 2 (dua). Memahami etiket cara menangani telepon masuk dengan cara yang benar. yakni langkah-langkah dalam menerima telepon dan langkah-langkah dalam menelpon. Menerima panggilan telepon dengan senang hati. B. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 Setelah mempelajari materi modul tentang menerima telepon. Berbicara dengan ramah. Mengatur volume telepon atau berbicara dengan suara yang santun. Menanggapi penelepon tsecara wajar dan melayani. bersahabat dan wajar dalam berkomunikasi dengan telepon. 3. sesuai dengan etiket bertelepon yang baik.

Sikap dalam menerima telepon. Memberi Salam Kepada Penelpon Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon. jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 (tiga) kali. . harus segera diangkat. walaupun sedang sibuk sekalipun. kita harus bergerak cepat bila telepon berdering. kemudian kita lanjutkan identitas diri dan perusahaan. atau saudara. kita tidak dapat mengabaikan. Tidak cukup hanya menyapanya dengan bapak. ibu. Teknik mengangkat telepon baik b. tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan. sebab akan mengganggu suasana kerja. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya. angkat gagang telepon dengan segera dan gunakan tangan kiri. Teknik Mengangkat Telepon Setiap kali telepon berdering. tangan kiri memegang gagang telepon. kemudian menyebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon).a. Gambar 7. Menyiapkan Buku Catatan Siapkan buku yang catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. dering telepon yang terus-menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan. Karena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan. yakni ketika telepon berdering. tangan kanan siap dengan alat tulis. c. Bila penelpon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyeutkan identitas perusahaan dan dirinya. Oleh karena itu.

PT DANA PERTAMA. Pada saat menjawab penelpon. c. jika pimpinan sedang menelpon seseorang.” atau  “Selamat siang. Kata “halo” hanya digunakan apabila menyambung pembicaraan yang terputus atau ada gangguan. Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil misalnya. sekretaris ditantang untuk menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?” Percakapan serupa dapat juga dilakukan. apabila pimpinan sedang dinas keluar. misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?. atau “maaf.Tidak cukup kita menyapanya dengan bapak. “ini siapa sih. maka dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau yang lain. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa.” Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon. Contoh:  “Selamat pagi. Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat. “Maaf. Membuka Pembicaraan Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada ditempat kerja. di sini PT DANA PERTAMA. Misalnya. Jika penelpon tidak menunjukkan identitas dirinya. Tetapi Hindari penggunaan kata “halo” karena kurang sopan. apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu. anda dapat juga mengajukan pertanyaan. di sini. sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail. misalnya Bapak Djoko. kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan. tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon. penelpon dimohon untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Biasanya hal ini terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat. misalnya dengan mengatakan. PT DANA PERTAMA. agar penelpon tidak terlalu lama menunggu.” bolehkah saya mengetahui mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?. Di sini. kita dapat mengajukan dengan pertanyaan. tetapi dengan sebutan namanya.” atau  “Selamat sore. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat. ibu atau saudara. tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja. Fina bicara” . katakana bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain.

 “Selamat siang. atau “siapa sih ini?” atau “Anda siapa?” atau “Siapa yang bicara?” d. Huruf Kata yang Digunakan Untuk Diucapkan . Contoh: Kode abjad untuk memperjelas atau menegaskan ucapan dapat dilihat di bawah ini.Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri. penerima telepon dapat bertanya:  “Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?”  “Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?” Hindari pertanyaan seperti berikut. Yang ingin dihubungi Halimah. penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut.” Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya. bukan Fatimah. Sebagai contoh: Yang ingin dihubungi Ardi. Hubungkan segera Penelepon dengan yang Dicari Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Septiani di sini. “Siapa ini?”. dengan Septiani di sini” atau  “Pesawat 213. bukan Andi. selamat siang” atau  “Administrasi Perkantoran. Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas.

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W Alpha Beta Charlie Delta Echo Faxtrot Golf Hotel India Juliet Kilo Lima Mike November Oscar Pap Quebeck Romeo Sierra Tango Uniform Victor Whiskey Atau Atau Alfred Benyamin Charles David Edward Frederick George Harry Isaac Jack King London Mary Nellie Olver Peter Queen Robert Simon Tommy Uncle Virginia William Atau Atau .

Sedang keluar. tetapi tetap sopan.” 3. dan menyenangkan. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar. Menciptakan Kesan yang Baik 1. dapatkah Anda meninggalkan pesan?”  Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon. hati-hati. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu ………. apakah dapat menunggu?” Hindari ucapan:  “Tunggu yah” atau  “Bentar yah. .X Y Z X-Ray Yankee Zero X-Ray Yellow Zebra e.  “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?”  “Ya. jawablah dengan lembut atau sopan. Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju.” 2. Sedang keluar. ucapan: “Terima kasih atas kesabaran menunggu Bapak/Ibu. penerima telepon harus:  Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat. Penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan. dapatkah Anda menelepon kembali?”  “Bapak/Ibu …. Contoh ucapan yang baik:  “Bapak/Ibu …. Pak/Bu. Sedang keluar. dapatkah saya membantu Anda?”  “Bapak/Ibu ….

Jika penelepon salah sambung. dan sebagainya 6. Bapak Pimpinan sedang dengan telepon lain Bapak Pimpinan sedang mengikuti seminar. saya tahu”  “Benar”. di sini 7431265” (identitas penerima telepon). penerima telepon berbicara: “Maaf Anda telah salah sambung. Bapak Pimpinan sedang menelepon. Oleh karena itu. penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana. Mencatat Pesan Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju. Sebagai contoh: Keadaan Sebenarnya Pimpinan sedang mengadakan rapat dengan para relasi Bapak Pimpinan sedang di ruang Bapak … dan telepon dapat disambung ke sana Bapak Pimpinan pulang karena sakit. b. Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Ketika penelepon berbicara. Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap. Adakah yang bisa dibantu? Bapak Pimpinan sedang tidak di kantor untuk satu atau dua hari ini. penerima telepon harus: a. penerima telepon harus mendengarkan baikbaik dan jangan mengganggu pimpinan. Di sela-sela pembicaraan. tetapi beliau akan kembali segera Bapak Pimpinan sedang keluar ruangan mungkin di bagian lain. Hal ini karena kondisi mengharuskan. 5. h. Jawaban yang Bijaksana Bapak Pimpinan sedang tidak di tempat sekarang. Mencatat segala sesuatu yang diperlukan. Bapak Pimpinan sedang seminar.4. . penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata:  “Ya”  “Tentu”  “Ya.

Untuk itu.c. hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali. Jadi telekomunikasi merupakan komuniaksi jarak jauh dengan menggunakan media atau alat komunikasi Konsep Dasar Telekomunikasi • Komunikasi Satu Arah (Simplex) menerus melalui media yang sama. BERKOMUNIKASI MELALUI TELEPON KOMPETENSI DASAR 1 INDIKATOR PEMBELAJARAN             Menyebutkan dasar–dasar telekomunikasi Menyebutkan cara komunikasi yang efektif Menjelaskan jenis-jenis pesawat telepon Menjelaskan arti penting pesawat telepon Menjelaskan pengertian hubungan telepon Menyebutkan etika penanganan telepon Menyebutkan tugas dan tanggung jawab sebagai petugas telepon Menjelaskan pengertian mentransfer sambungan telepon Menyebutkan tujuan menerima panggilan telepon masuk Menyebutkan macam-macam panggilan telepon masuk Menyebutkan langkah-langkah dan teknik menerima panggilan telepon masuk Menyebutkan cara mencatat pesan telepon MATERI Pengertian Telekomunikasi Telekomunikasi berasal dari kata tele yang berarti jauh dan komunikasi yang berarti pengiriman dan penerimaan pesan. e. Menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya. penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan (block note) dan alat tulis di sekitar tempat telepon. Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut.Pengirim dan dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi secara terus- . d. . Sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima.

• Komunikasi Dua Arah (Duplex) menerus melalui media yang sama.Pengirim dan dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi secara terus- . . televisi. b. • Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex) Pengirim dan dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi secara terusmenerus dan bergantian melalui media yang sama.Pesawat jaringan interkom. yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk melakukan pembicaraan antarbagian dalam jaringan telepon yang ada dalam satu gedung kantor.Contoh : telepon dan VOIP.Jelas . dari satu bagian ke bagian lain. c.Pesawat telepon ekstern. 2..Kendalikan pembicaraan Jenis .Contoh : walkie-talkie dan facsimile.Jenis Pesawat Telepon 1.Contoh : telegraf. yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk melakukan pembicaraan jarak jauh yang meliputi seluruh jaringan telepon.Pesawat telepon intern. dengan menggunakan peralatan yang disebut intekom. Dari segi kemampuan peralatan yang digunakan a. . Dari Segi Kapasitas dan Kemampuan Jangkauannya a. dari seorang pejabat ke pejabat lain. tanpa menggunakan jaringan telepon ekstern.Pesawat tunggal/satu jalu telepon. . Cara Komunikasi Efektif . yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk memyampaikan berita di dalam lingkungan kantor/organisasi perusahaan itu sendiri.Sopan . yaitu pesawat telepon yang digunakan oleh masyarakat pada umumnya yang memiliki fasilitas telepon rumah. dan multimedia.Ringkas .

yaitu telepon yang dipasang pada dinding atau tembok. atau di kantong baju/celana. f. Dari segi letaknya a. e. yaitu suatu alat elektronik yang berfungsi sebagai fotokopi jarak jauh. kawat. biasanya digenggam di tangan.Pesawat genggam (handphone). yaitu pesawat telepon yang berfungsi menerima dan mengirim informasi secara lisan baik untuk hubungan lokal. yaitu telepon yang diletakkan di atas meja. yaitu pesawat telepon dengan satu nomor telepon yang digunakan secara serentak untuk beberapa saluran. diletakkan di tas. yaitu telepon yang berfungsi selain untuk mengirim dan menerima berita lisan. d. kapal. yaitu suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon dan saling melihat melalui telepon. interlokal. Pesawat meja (table phone).Telepon digital. Pesawat mobil.Faksimile. Dari segi fungsinya a. melalui jaringan kabel maupun jaringan nirkabel. c. yaitu pesawat telepon yang menggunakan akses internet dalam berkomunikasi. c. atau pesawat. di mana hubungan telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang-orang yang dituju. yaitu pesawat telepon yang digunakan di kantor pemerintah/swasta.Pesawat telepon dengan banyak tuts. dapat pula berfungsi untuk mengirim dan menerima berita tulisan melalui SMS.Pesawat telepon sistem hunting. d. b. Pesawat dinding (wall phone).Telepon SMS. b. 4.Teleconference. 3. .Pesawat telepon internet. yaitu pesawat telepon yang menggunakan mekanisme mesin.b. atau pesawat. yaitu telepon yang dipasang dalam mobil. c. yaitu telepon tanpa kabel yang dapat dibawa ke mana-mana.Pesawat telepon informatif. maupun internasional.

serta letakkan di dekat pesawat telepon. Arti Penting Pesawat Telepon · · · · · Hemat waktu Murah Praktis Efeksif dan efisien Puas Hubungan Telepon Adalah hubungan komunikasi langsung jarak jauh melalui telepon untuk menyampaikan dan menerima informasi/berita/pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Tugas dan Tanggung Jawab Petugas Telepon 1. Hindari mengangkat telepon lebih dari 3 kali dering. b. Setelah orang yang dituju memberi jawaban bahwa ia bersedia. Bila penelpon langsung menanyakan orang yang dituju. sebaiknya anda menanyakan terlebih dahulu namanya. yaitu pesawat telepon yang dihubungkan oleh kabel telepon. Siapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis.Pesawat telepon jaringan nirkabel (telepon satelit). segeralah telepon disampungkan. dengan menanyakan terlebih dahulu kepada orang yang dituju bahwa ada yang ingin berbicara dengannya. (tidak boleh menggunakan kata “hallo”) b. maka sebelum anda menjawab pertanyaan telepon tersebut. Setelah jelas identitas penelpon.5. tetapi dihubungkan melalui satelit komunikasi. c. Ucapkan salam begitu anda mengangkat gagang telepon. yaitu pesawat telepon yang tidak dihungungkan dengan kabel telepon. Dari segi jarigan yang digunakan a. Etika Penanganan Telepon a. . baru anda menjawab pertanyaan penelpon tersebut.Pesawat telepon jaringan kabel.

tanyakan terlebih dahulu kepada pihak yang dituju. letakkan gagang telepon pada tempatnya. jelas. Jangan terlalu cepat dalam berbicara. Berusaha untuk cepat memahami maksud pembicaraan dan berilah kesan bahwa penelpon diperhatikan dan dibantu. Hindari penyampaian informasi rahasia dan masalah yang bersifat pribadi. Pahamilah bagaimana cara mengadakan atau menyambung telepon interlokal. bicaralah segera pada si penelpon untuk menjelaskan situasinya. d) Apabila si penelepon tetap masih mau menunggu. 6. 12. bahwa si penelpon masih mau menunggu. baik dalam maupun luar negeri. Mentransfer Sambungan Telepon a) Beritahu penelpon apa yang sedang anda lakukan b) Sebelum menyambungkan panggilan telepon ke pihak yang dituju. jelas. tetapi sebaiknya sebelum memindahkan sambungan telepon. 4. segera beritahukan kepada penerima telepon.2. apakah dapat menerima telepon atau tidak. e) Setelah penerima telepon ada waktu atau sudah menyelesaikan urusannya. 3. ramah. 8. barulah operator memindahkan sambungan teleponnya untuk disambungkan ke penerima telepon. Jangan banyak menggunakan telepon untuk keperluan pribadi. dan tanyakan apakah masih mau menunggu atau akan menelepon kembali. dengan nada dan volume suara yang teratur. 11. dan pergunakanlah kata-kata yang singkat. sewajarnya. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka. 10. dengan nada dan volume suara yang teratur. Jangan memunculkan kesan sibuk pada saat memegang telepon. batasi pembicaraan pada masalah yang penting. c) Apabila harus menunggu karena pihak penerima telepon sedang sibuk. berilah jarak ± 3 cm antara bibir dengan gagang telepon. Buatlah daftar khusus nomor-nomor khusus telepon penting yang dibutuhkan dan selalu diletakkan di atas meja kerja. Usai bertelepon. Usahakan pembicaraan dilakukan dengan lancar. 5. 7. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka. 9. operator . ramah. Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan gunakan tangan kanan untuk memegang pulpen. sewajarnya. dan pergunakanlah kata-kata yang singkat.

f) Lain halnya. . Bicaralah dengan nada suara yang enak didengar. catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelpon dan agar segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut. bicaralah baik-baik dengan penuh sopan dan mintalah kesediaan si penelepon untuk meninggalkan nomor telepon yang dapat dihubungi. 7. 5. 3. 6. karena terkesan kurang sopan.Meninggalkan pesan . apabila pihak penerima telepon betul-betul tidak dapat menerima telepon karena sedang sibuk dan belum bisa diganggu. Jangan membiarkan telepon masuk berdering lebih dari 3 kali.Persoalan pribadi Macam-Macam Panggilan Telepon Masuk · · · · Panggilan berupa keluhan pelanggan yang tidak puas Panggilan dari supplier/pelanggan yang bersifat meminta informasi Penggilan permintaan ingin berbicara dengan pimpinan Panggilan yang bernada mengancam Langkah-Langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk 1. Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” bila kata-kata penelpon kurang jelas. Berbicara harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara. Tujuan Menerima Panggilan Telepon Masuk . 4.Menanyakan informasi . Apabila ada pesan. apakah pesawat teleponnya masih tersambung. Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian dan jangan sekalikali memotong pembicaraan.mengecek terlebih dahulu kepada si penelpon. Menyiapkan kertas dan alat tulis pensil/pulpen.Memberikan informasi . 2.

o Catatlah seluruh pesan dengan lengkap. Apabila pihak penelpon ingin segera berbicara dengan pimpinan. Multi line telephone . apakah sedang sibuk atau telepon bisa langsung disambungkan. Telepon digital e. setelah itu baru letakkan gagang pesawat telepon anda. Suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon dan saling melihat melalui monitor adalah . . . . Telepon interkom 3. Televisi b. a. Single line telephone e. Faksimile c. Loud speaking telephone d. . Telepon satelit c. . .8. Alat komunikasi satu arah disebut . Telepon komputer d. a. block note dan LPT (Lembar Pesan Telepon) untuk mencatat pesan-pesan masuk. Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup. Table phone c. Pesawat telepon yang dipasang atau diletakkan di atas meja disebut . o Pakailah buku catatan khusus. 9. a. Cara Mencatat Pesan Telepon o Berusahalah untuk selalu mencatat pesan dengan cepat. segera operator telepon meminta waktu sebentar untuk konfirmasi dengan pimpinan. biarkan penelpon yang meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu. Tele conference b. VOIP 2. . Walkie-talkie d. Wall phone b. Telepon e. . SOAL LATIHAN 1. .

Pesawat hunting e. Menangkat telepon masuk b. a. Menanyakan asal penelpon e. Pesawat telepon intern c. a. Tidak menanggapi pembicaraan si penelepon 7. Pesawat telepon yang digunakan oleh masyarakat pada umumnya yang memiliki fasilitas telepon di rumahnya adalah . Menanyakan informasi b. . Menutup pembicaraan terlebih dahulu d. . pesawat telepon ekstern 5. a. . Membiarkan telepon dalam keadaan berdering b. Pesawat interkom b. di bagian apa c. . Etika berbicara di telepon adalah. . . Menanyakan nama penelepon d. Dalam perjalanan c. Mengucapkan salam begitu telepon diangkat oleh penerima telepon c. Berbicara yang menyenangkan dalam telepon maksudnya adalah . Menanyakan nomor si penelepon 8. . Yang termasuk tugas operator ketika menerima panggilan telepon masuk adalah . kecuali. Pesawat tunggal d. Mengucapkan kata “halo” e. . Berbicara yang membuat penelepon lama menunggu . Mencatat pesan d. . Pertanyaan di bawah merupakan tujuan seorang menerima penggilan telepon.4. . a. Menanyakan daengan hati-hati identitas telepon e. Mendengarkan sejenak si penelepon mau berbicara dengan siapa. . . . . a. Catat permintaan dari pihak yang akan melakukan hubungan telepon 6. .

. a. Langsung disambungkan ke pimpinan b. Dialihkan kepada karyawan yang lain e. tidak terlalu tergesa-gesa e. Berbicara dengan nada kesal 9. Ditangani sendiri oleh sekretatis 10.b. Kertas selembar e. Langsung menutup pembicaraaan d. Berbicara yang cepat. a. Block note dan LPT d. singkat. . Yang termasuk cara menangani penelepon yang belum dikenal oleh sekretaris adalah . Appointment calendar . . Pesan yang ditinggalkan oleh penelepon dicatat petugas penerima telepon pada . Menanyakan identitas si penelepon c. . . Buku diary c. . Buku agenda b. Berbicara dengan kecepatan normal. Berbicara yang menyakitkan hati penelepon c. dan dengan volume yang tinggi d.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful