1. Kegiatan Pembelajaran: Mengoperasikan Pesawat Telepon A.

Tujuan Pembelajaran Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang mengoperasikan pesawat telepon, Anda diharapkan: 1. dapat mengetahui arti hubungan telepon dengan baik dan benar. 2. dapat mengetahui macam-macam telepon dan hubungan telepon dengan benar. 3. dapat mengoperasikan pesawat telepon dengan cara yang benar. 4. dapat menerima telepon dengan baik dan benar. 5. dapat melakukan kontak telpon dengan benar. 6. dapat menelpon dengan benar. 7. dapat mencatat pesan melalui telepon dan disampaikan kepada petugas di kantor telpon dengan baik dan benar. B. Uraian Materi Komunikasi dalam suatu organisasi, baik yang bersifat intern maupun ekstern dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, salah satu cara berkomunikasi adalah dengan menggunakan telepon. Bagi seorang sekretaris, telepon merupakan piranti pokok guna mendukung efektifitas dan efisiensi kerjanya. Dengan telepon, informasi dapat disampaikan dan diterima dengan cepat, sehingga organisasi atau perusahaan dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipatif. Hampir semua kegiatan bisnis pada masa kini memerlukan komunikasi melalui media telepon, seperti memperkenalkan perusahaan, memperkenalkan produk, memperkenalkan diri, maupun upaya persuasif memasarkan produk, meningkatkan relasi dengan pelanggan, mencari informasi dan sebagainya. Pemakaian telepon yang efektif akan membantu keberhasilan dalam menjalin relasi bisnis. Namun perlu diingat bahwa pembicaraan melalui telepon bukan komunikasi tatap muka sehingga lawan bicara tidak dapat melihat cara non verbal seperti mimik, ekspresi wajah, gerakan bagian tubuh dan sebagainya. Untuk itu orang yang berkomunikasi melalui telepon harus berusaha untuk berbicara dengan suara yang jelas, tenang dan menyenangkan.

1. Pengertian Hubungan Telepon

Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon.Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon baik komunikator (penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi ber hari-hari.

Gambar 1. Dering telepon 2-3 kali segeralah diangkat Perhatikan Gambar 1. Tindakan apa yang harus dilakukan apabila terdengar bunyi dering telepon? Dering merupakan tanda bahwa ada panggilan dari jarak jauh. Karena itu jika telepon berdering, dapat diketahui bahwa ada seseorang yang sedang

menunggu sambutan atau jawaban kita, sehingga tentu saja kita harus segera mengangkat telepon itu dan tidak membiarkan deringan itu terlalu lama. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Dewasa ini, melakukan hubungan telepon merupakan bagian biasa dari kehidupan manusia, bahkan telepon telah menjadi sebuah kebutuhan. Melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif. Orang bisa membuat janji secara pasti melalui telepon sebelum mereka melakukan pertemuan langsung yang penting. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya. 2. Macam-Macam Pesawat dan Hubungan Telepon a. Jenis Pesawat Telepon Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, macamnya, ada beberapa jenis pesawat telepon. 1) Intercom Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelephone. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau

keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi. 2) Pesawat Telepon Telephone merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor.

Jurusan Listrik-Elektronika Eks 502. Gambar 2. organisasi. telepon Unesa 031-8280009 (telepon pusat atau hotline). Teknik Mesin Eks 503. Jurusan Teknik Sipil Eks 501. Setelah menyambung. dan Jurusan PKK Eks 504. Fakultas Teknik Eks 500. Pesawat ini pun ada yang dilengkapi dengan pesawat ekstensi (cabang-cabang). penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang . penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Misalnya. maupun instansi tertentu. penelpon harus terlebih dahulu melalui operator. Pesawat telepon tunggal 3) PMBX (Private Manual Branch Excharge) Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator.Pesawat tunggal maksudnya pesawat telepon yang bisa digunakan di lingkungan keluarga. Untuk menelepon.

dikehendaki. Penelpon dapat berhubungan langsung ke luar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. 6) Loudspeaking telephone (pengeras suara telepone) Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. Setelah itu. Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan. Gambar 3. . yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain. Contoh telepon tanpa melalui operator 5) Switchboard (papan sambungan) Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat: a. Saat ini Swithboard masih digunakan untuk keperluan intern kantor yaitu untuk menambah sambungan telepon agar komunikasi setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan dengan lancar. umumnya menggunakan ekstensi (lihat contoh penggunaan ekstensi pada butir 2 di atas). Contoh telepon melalui operator 4) PABX (Private Automatic Branch Excharge) Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Gambar 4. penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. meningkatkan kemampuan kerja.

Jenis Hubungan Telepon Hubungan telepon. yakni dalam satu kota. yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh. maka harus menekan atau memutar lebih dulu nomor 031. baru diikuti nomor telepon yang dituju. yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain. jika dari Pontianak ingin mengadakan telepon ke Surabaya. Permintaan hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. namun tetap dalam satu negara. yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan pada satu lingkup daerah tertentu. ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga): 1) Hubungan antar bagian (intern). 7) Telephone answering machine (mesin penjawab telepon) Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk. b. Setelah itu. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. 3) Hubungan interlokal. menekan atau memutar kode . meningkatkan efisiensi waktu. menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.b. 2) Hubungan local (setempat). 4) Hubungan internasional (overseas call). Setelah itu. yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor. c. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju. antar kota atau antar propinsi. yaitu kode wilayah Surabaya. Misalnya.

Untuk melakukan hubungan di atas. kapal atau pesawat. kode wilayah. Selain. agar tidak menyalahi etiket bertelepon. Cara Kerja Telepon Ditinjau dari cara kerjanya. Peletakan Pesawat Telepon Ditinjau dari peletakannya. baru kemudian nomor telepon yang dituju. HP ini dapat digunakan seperti hubungan telepon yang lazim (local. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding. Dalam melakukan hubungan internasional. sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu antar Negara. d. Telepon ini belakangan ini mengalami kemajuan yang pesat. 3) Telepon mobil. kapal. yakni telepon yang diletakkan pada mobil. 2) Telepon dinding (wallphone). telepon dapat dikelompokkan dalam 2 (dua) jenis. c. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja. interlokal. yakni: 1) Telepon meja (tablephone). Sekarang di Indonesia telah menerapkan sistem SLJJ (sambungan langsung jarak jauh) untuk hubungan interlokal dan sistem SLI (sambungan langsung internasional) untuk hubungan internasional. atau pesawat. penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon.Negara. yakni telepon yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya. ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi. dan internasional). 4) Telepon mobil atau telepon genggam (Handphone). yang slogannya tidak ada orang tanpa memiliki-menggunakan HP-ini. yaitu: . HP ini memiliki fasilitas dapat digunakan SMS (sort message services).

2) Hubungan Langsung Hubungan langsung jarak jauh maksudnya penelepon menelpon sendiri tanpa operator. Ada empat macam hubungan telepon yaitu hubungan intern. PABX (Private Automatic Branch Excharge). hubungan internasional. Kalau sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan. bahkan melintas batas negara dengan menggunakan layanan pesan pendek. hubungan lokal. pesawat telepon. hubungan interlokal. Layanan telepon jenis SMS ini banyak digemari karena biayanya yang murah dan cepat. memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh kemudian langsung bicara. yang bisa secara tertulis atau melalui suara (voice). . Berikan nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri.1) Hubungan Melalui Operator Bila melalui operator. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. C. operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara. 3. sekaligus tertulis sehingga bisa langsung mengingatkan pesan tanpa harus dituliskan lagi pada buku catatan sekretaris. PMBX (Private Manual Branch Excharge). Ada beberapa jenis pesawat telepon yaitu interkom. 2. Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan. 3) Hubungan Langsung dengan SMS Hubungan langsung jarak jauh. penelepon memutar/menekan nomor operator sentral untuk minta hubungan perorangan. Rangkuman 1 1.

yaitu hubungan melalui operator. Jika tidak ada. dan hubungan langsung. loudspeaking telephone (pengeras suara telepone). D. jika kita mau menerima maupun mengadakan sambungan telepon. PABX (Private Automatic Branch Excharge). PMBX (Private Manual Branch Excharge). maka anda harus mencari kantor pemerintah atau swasta. telepon dinding. misalnya PT Telkom. Tugas 1 Dalam menjalankan tugas ini anda diminta melakukan dengan sungguhsungguh dan hasilnya diminta dilaporkan secara tertulis dan disampaikan kepada guru/instruktur Pembina mata diklat ini. Bila di sekolah anda ada pesawat telepon yang khusus untuk praktik maka gunakanlah itu. telephone answering machine (mesin penjawab telepon) 4. serta menggunakan SMS (layanan pesan singkat). pesawat telepon. Ditinjau dari peletakannya. loudspeaking telephone (pengeras suara telepone).switchboard (papan sambungan). apakah yang harus anda lakukan jika hendak . 1. terdapat 4 (empat) jenis telepon yakni telepon meja. 5. 3. switchboard (papan sambungan). bila ada yang belum paham maka tanyakanlah pada mereka termasuk bagaimana prosedur penggunaan pesawat telepon. anda bisa menanyakan kepada petugas toko tentang fungsi dan cara kerja masingmasing pesawat telepon yang ada di toko itu. Ada dua macam cara kerja melakukan telepon. untuk anda tanyakan bilamana menggunakan telepon dengan sistem PABX. 2. telepon mobil-pesawat-kapal. telephone answering machine PABX dan PMBX. dan telepon genggam (handphone atau mobile phone). di antaranya intercom. kemudian tanyakan kepada penjaga toko tersebut tentang berbagai pesawat telepon. Cobalah anda datang ke toko elektronik yang menjual berbagai pesawat telepon yang terdekat di kota anda. Pada toko yang anda kunjungi selain mengamati berbagai pesawat telepon. Anda bisa mencatat semua penjelasan petugas toko tersebut.

Tes Formatif 1 1.menelpon keluar? Bagaimana pula seandainya tempat itu menggunakan sistem PMBX? 4. maka anda dapat menggunakan HP tersebut untuk latihan bagaimana mengoperasikan program HP. seperti menelpon. setelah itu tukarlah peran Anda!  Anda sedang mencari seseorang melalui telepon. Apakah yang dimaksud PABX dan PMBX? Kapan hal tersebut digunakan? 3. Simulasikan secara berpasangan dan bergantian peran dengan teman-teman anda. Sampaikan pesan melalui seseorang yang sedang menerima telepon tersebut! 5. Jadilah Anda seorang penelpon dari luar dan teman Anda sebagai penerima telepon. dan menyiapkan HP untuk keperluan internet (bila memungkinkan). Apakah fungsi pesawat telepon? 2. Apa yang dimaksudkan dengan papan sambungan (switchboard) dan apa fungsinya? 4. pinjamlah telepon di kantor sekolah Anda. mengirim-menerima SMS. Lakukan:  Sampaikan informasi penting tentang penundaan rencana rapat. ada guru atau teman memiliki HP. Bila di sekolah ada pesawat telepon untuk praktik. Apa yang dimaksudkan dengan pengeras suara telepon (loudspeaking telephone) dan apa fungsinya? . tetapi orang tersebut sedang tidak berada di tempat. E. Bila di sekolah anda. menerima telepon.

apakah yang harus kita lakukan jika kita hendak menelpon keluar? Bagaimana pula seandainya tempat itu menggunakan sistem PMBX? 6. Pengeras suara telepon (loudspeaking telephone) adalah alat yang digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. Kunci Jawaban Formatif 1 1. penelpon bisa meminta nomor yang dituju. Misalnya. PABX (Private Automatic Branch Excharge). baru setelah terhubung dengan operator. penelpon harus terlebih dulu harus melalui operator. Yang dimaksud PMBX (Private Manual Branch Excharge) adalah suatu jenis telepon yang tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Sedangkan. 3. sebutkan dan uraikan singkat cara kerjanya? F. yang berfungsi . 2.5. Anda sedang berada di tempat yang menggunakan telepon dengan sistem PABX. telepon diklasifikasi menjadi berapa macam atau jenis telepon. kita dapat langsung menelpon ke nomor yang kita kehendaki tanpa harus melewati operator. Ditinjau dari cara kerjanya. Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan. telepon dapat diklasifikasikan menjadi berapa. Untuk menelpon. Papan sambungan (switchboard) adalah alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar yang didalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari satu tempat ke tempat lainnya. yakni dengan menekan nomor tertentu. 4. Fungsi telepon adalah untuk berkomunikasi antara pengirim dan menerima pesan dari dalam dan luar. uraikan secara singkat jawaban anda? 7. Ditinjau dari peletakannya.

Lembar Kerja 1 Disediakan seperangkat alat tulis dan. (b) Telepon dinding (wallphone). yang harus dilakukan jika kita hendak menelpon keluar. Bila menggunakan telepon dengan sistem PABX. G. (b) berhubungan telepon secara langsung dengan nomor yang kita tuju. yakni dengan menelpon dulu nomor khusus. dan (c) berhubungan melalui layanan pesan singkat SMS dengan HP (telepon genggam). (c) Telepon mobil. pesawat telepon/pesawat komunikasi. yakni telepon yang diletakkan pada mobil. misalnya nomor 9. 5. yakni berhubungan telepon melalui operator. . Mengidentifikasi jenis pesawat telepon. Mengoperasikan pesawat telepon. atau pesawat. kapal atau pesawat. telepon diklasifikasi menjadi 3 (tiga). telepon diklasifikasikan menjadi dua. Langkah Kerja 1. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding. yakni (a) Telepon meja (tablephone). 6.untuk memperbesar suara sehingga penerima telepon tidak harus meninggalkan pekerjaan yang ada. Menuliskan fungsi telepon sebagai alat komunikasi 2. Ditinjau dari cara kerjanya. baru kemudian setelah terdengar nada sela baru kita menekan tombol nomor yang akan kita tuju. Memilih jenis hubungan telepon sesuai kebutuhan dalam berkomunikasi 4. 7. 3. kapal. peserta diklat dapat mengoperasikan fungsi telepon sebagai alat komunikasi dengan benar. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja. Ditinjau dari peletakannya.

Dapat berkomunikasi dengan telepon menggunakan tata-cara bertelepon secara beretiket yang baik. kita memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi. hangat. karena tugas sekretaris bukan hanya menerima atau menelpon. jujur. bertamu. melayani atau menerima tamu. B. 2.2. . memakai busana yang up to date. sementara etiket“ apa yang sopan dan pantas. tegas. Kalau etika membahas “apa yang benar. dan bersahabat. Bagaimana etiket bertelepon? Ketika kita menggunakan pesawat telepon. tepat-tidak. salah. bertelepon dan seterusnya. adil dan lain-lain. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah “baik-buruk. tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunisi dengan kita. Dengan suara yang merdu didengar. kita tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik. benar-salah. juga tidak perlu menampakkan wajah yang ramah dan penuh senyum seperti layaknya menerima tamu. penampilan tetap tidak boleh diabaikan. misalnya dalam percakapan. Dengan demikian. makan-minum. berkunjung. Walaupun begitu. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 Setelah memahami modul bagain 2 (dua) tentang etika penanganan telepon ini anda diharapkan dapat: 1. Uraian Materi 2 Etiket Bertelepon Banyak orang menyamakan begitu saja kata “etika” dan “etiket” padahal keduanya memiliki pengertian berbeda. dan juga tidak bernada emosi. Kegiatan Pembelajaran 2: Etika Penanganan Telepon A. atau tata pergaulan.” Sedangkan etiket (bahasa Perancis Etiquette) adalah tata krama. sopan santun.” Etiket diterapkan. namun terkesan ramah. Hal yang terpenting hanyalah suara yang jelas. Memahami tata-cara bertelepon dengan menggunakan etiket yang baik dalam penggunaan telepon.

sikapnya di telepon harus mencerminkan pimpinan dan perusahaan. sikap yang baik dalam melakukan pelayanan telepon dapat memberikan gambaran yang baik mengenai perusahaan. Setiap pegawai harus menganggap pelayanan telepon merupakan bagian dari tugas sehari-hari dan harus dengan senang hati menanganinya. gambaran baik itu bisa rusak dan menghancurkan seluruh usaha yang sudah dilakukan. Jangan sekali-kali beranggapan bahwa orang yang menelepon ini tidak melihat siapa yang menerima telepon. satu kali pelayanan telepon tidak memuaskan. Di kantor. Perusahaan sudah mengeluarkan uang banyak sekali untuk mendapatkan gambaran yang baik di mata umum. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan berdasarkan reaksi yang diperolehnya waktu menelepon. atau tidak sabar. . Untuk itu penerima telepon harus selalu bersikap ramah dan memberikan kesan bahwa ini benar-benar ingin membantu. Bagi penerima telepon sendiri. Berhati-hatilah agar nada kesal jangan sampai terucap oleh penerima telepon. Oleh karena itu. Ia boleh saja tidak senang. apa yang dikatakan. akan tetapi kepribadian seseorang jelas tercermin melalui bagaimana mereka menyampaikan sesuatu yang harus dikatakan. orang luar sering memakai hasil komunikasi itu sebagai dasar untuk menarik simpulan tentang pribadi penerima telepon dan perusahaan. suara penerima telepon mewakili suara pimpinan dan organisasi/perusahaan. tetapi jalan pikiran penerima telepon dapat dirasakan melalui pembicaraan yang dilakukannya seketika dia menjawab telepon. hubungan baik yang dibina dengan orang yang belum pernah ditemui akan sangat besar manfaatnya. tegas. Dengan hanya mendengar suara. Penampilan yang menarik tidak akan tampak dalam hubungan telepon. Tetapi. tetapi janganlah ini sampai diketahui lawan bicara.Tidak salah jika ada kesan pertama orang luar terhadap perusahaan atau kantor dapat berasal dari cara pembicaraan di telepon. dan bagaimana cara menyatakannya di telepon. Sebaliknya. lalu penerima telepon berbicara kurang sopan. Walaupun orang tidak bisa melihat perilaku penerima telepon.

tunjukkanlah ketulusan dan kemauan untuk mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara di telepon. Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut. Siapapun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya 2. Gambar 5. Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. tetapi jika kita berada di tempat kerja. Memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh diabaikan. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon.Sikap wajar dan ramah dalam menelepon mungkin lebih penting daripada sikap dalam kontak langsung (bertemu muka). sebaiknya kata tersebut tidak digunakan. tanpa harus memotongnya pembicaraan penelpon sebelum sebelum ada nada sela yang memberikan kesempatan kita untuk menjawabnya. Jangan mengucapkan kata hallo dalam bertelepon . Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. maksimal tiga kali berdering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan. Kata “hallo” hanya membuang waktu dan bertelepon bila seseorang sudah mengenal penelpon begitu dekat. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. 1.

bisa diulang?” Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. sebaliknya bicaralah dengan sikap yang menyenangkan.” Dalam hal ini kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita. apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Sekretaris yang pada umumnya wanita. Namun. Bila kita berbicara terlalu cepat. orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya. Tetapi bila kita berbicara terlalu lambat. tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar.3. sering tergoda dengan “hobi ngerumpi. Berbicaralah dengan tempo yang sedang. 4. konsentrasikan pikiran sejenak pada percakapan tersebut. 5. Sebaiknya dihindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Artinya. tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon. seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon. orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. 6. “apa. Bagaimanapun juga. bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita. 7. Namun juga jangan berbicara dengan suara terlalu keras dan . Kadang-kadang kita meminta penelpon mengulangi pembicaraan dengan ungkapan. Oleh karena itu.

sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya. 8. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu. Jangan lupa mengucapkan kata “terima kasih” (thank you) dan “kembali” (you are welcome). kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju. mintalah membuat kesalahan-kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon. “saya harus berbicara dengan siapa ya?” 9. Catat poin pesanpesan disampaikan. lancar. Cepat tanggapi jika ada dering telepon 11. kemudian kita bertanya.perhatikan volume suara. Mengakiri pembicaraan dengan tepat. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk. ucapkan dengan kata yang jelas. Apabila kita menelepon. Mintalah nomor sekaligus maaf jika yang teleponnya. Apabila kita menelpon seseorang. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan. 13. dan jangan bicara di telepon tidak boleh sambil makan atau berdecak. kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja. dan kecepatan yang normal. di samping pokok pembicaraannya. Gambar 6. dan mengucapkan salam “Selamat pagi” atau Selamat Siang” ketika mengakiri pembicaraan. . 12. 10.

tegas. terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon. Etiket bertelepon yang baik adalah tata pergaulan yang baik dalam berkomunikasi lisan melalui telepon. Meletakkan gagang telepon dengan pelan. sopan santun. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. 2. . tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon). 6. dan juga tidak emosi. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. 9.14. hangat. yakni berbicara dengan jelas. 8. Memakai bahasa informal. C. 3. terkesan ramah. 3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. Rangkuman 2 1. Etiket bertelepon adalah tata krama. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama. Hal-hal penting etiket bertelepon. tanpa penjelasan. 7. yakni:  Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segera diangkat. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon 1. 5. 2. hanya bunyi musik yang diperdengarkan. 4. Berbicara terlalu banyak basa-basi. bersahabat. Berbicara dengan dana memerintah.

 Berbicara seperlunya. jangan membuka pembicaraan dalam menerima telepon dengan sebutan hallo. jangan telepon sambil makan. dengan volume suara cukup jelas. dan sejenisnya. serta materi pembicaraan. seperti nomor telepon yang dituju. tegas dan lancar. mintalah maaf jika ada kesalahan. dan letakkan telepon secara pelan. serta hangat dan bersahabat.  Ketika bertelepon. dan akhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih. tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.  Bisa mendengarkan lawan bicara. dan berkonsentrasi dengan pihak penelpon (tidak melamun). . kecuali hanya sesekali dan seperlunya. hindarkan kata yang bisa menyinggung perasaan penelepon. nama dan jabatan yang dituju. Hasilnya buatlah laporan secara tertulis berupa kerta kelompok. Ketika bertelepon di kantor. Anda secara berkelompok 3-4 orang diminta mendatangi kantor-kantor pemerintah atau swasta dengan tujuan untuk menggali informasi tentang etiket dalam bertelepon.  Jangan gunakan telepon untuk di luar urusan kantor.  Berkata sopan dan hangat.  Memberikan respon secara cepat dan lugas. D. minta nomor penelepon.  Catat poin pesan. tetapi sebutkan nama dan perusahaan anda.  Menyiapkan perlengkapan seperlunya ketika akan melepon. Tugas 2 1. buku catatan dan pensil.

Hal-hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon adalah: . Simulasikanlah hal-hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon. Tes Formatif 2 1. Jangan menunjukkan nada kesal apabila ada hal-hal yang kurang menyenangkan. Tujuan diskusi ini yakni untuk mendengarkan pengalaman dari teman-teman lain. c. misalnya cara menanggapi panggilan telepon. hangat. 2. agar si penelpon merasa dihargai? 2. Memberi kesan yang positip pada si penerima telepon. volume suara dalam berdialog (buat 4 kalimat dialog dengan teman terdekat anda). bersahabat. dan menyimpulkan etiket yang diterapkan oleh kantor-kantor swasta dan pemerintah. E. dan juga tidak emosi. sehingga anda memiliki pengalaman yang kaya. Tuliskan hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon. Diskusikan hasil informasi yang telah digali dari lapangan dengan kelompokkelompok lain di sekolah. d. b. terkesan ramah. yakni berbicara dengan jelas. Tuliskan bagaimana caranya etiket bertelepon dengan benar. 3.2. Etiket bertelepon yang baik adalah: a. tegas. Kunci Jawaban 2 1. Etiket bertelepon yang baik adalah tata pergaulan yang baik dalam berkomunikasi lisan melalui telepon. Siapkan informasi yang perlu disampaikan. F.

b. Suara jangan terlalu keras dan perhatikan volume suara. adakah yang dapat saya bantu. apakah Bapak belum menerima undangan dari kami yang telah dikirim minggu lalu? 3. latihlah atau biasakan diri tersenyum waktu menelepon. bapak Rudiansyah. sehingga akan memberi kesan ramah dan ingin membantu. ucapkan dengan kata yang jelas. b. c. : Selamat pagi ibu Septiani. Membuat contoh dialog 4 kalimat: Penelpon Penerima Telepon Penelepon : Menekan nomor 3713328 : Selamat pagi PT Mekar Abadi. Bersikaplah wajar dan ramah dalam bicara. Bersikaplah melayani dalam menanggapi penelpon karena siapapun yang menelepon adalah penting bagi organisasi atau perusahaan oleh karena itu patut dilayani dengan sebaik-baiknya. Penerima Telepon : Oh ya. ini dari PT HG PRATAMA.a. Septiani bicara. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon sebagai berikut: a. lancar dan kecepatan yang normal. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. maksimal 2-3 kali berdering. . Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja. ingin menanyakan tentang pelaksanaan tukar guling fasum yang ada di perumahan Babatan Pilang Surabaya. seakan-akan berbicara berhadapan muka.

Memakai bahasa informal. tanpa penjelasan. d. peserta diklat dapat menerapkan etika bertelepon dengan benar dari sisi sikap. 2. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. h. l. f. Langkah Kerja a. hanya bunyi musik yang diperdengarkan. i. Bicara di telepon tidak boleh sambil makan atau berdecak. Lembar Kerja 2 1. g.c. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. G. Menuliskan etika yang benar dalam berkomunikasi dengan pesawat telepon. . e. Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. pesawat telepon/pesawat komunikasi. bahasa. k. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. suara dan nada. terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama. Berbicara dengan dana memerintah. m. Berbicara terlalu banyak basa-basi. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. j. Disediakan seperangkat alat tulis dan.

yakni langkah-langkah dalam menerima telepon dan langkah-langkah dalam menelpon. e. f. Mengidentifikasi hal-hal yang penting diperhatikan dan dilaksanakan pada waktu bertelepon. Menangani telepon masuk dengan cara yang benar. sesuai dengan etiket bertelepon yang baik. Mengatur volume telepon atau berbicara dengan suara yang santun. 3. kini akan diuraikan prinsip-prinsip etiket yang harus dilakukan seorang sekretaris yang akan bertelepon. dengan tegas. Langkah-langkah dalam berhubungan telepon dapat dibagi menjadi 2 (dua). hangat. Menanggapi penelepon tsecara wajar dan melayani.b. B. 1. anda diharapkan dapat: 1. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 Setelah mempelajari materi modul tentang menerima telepon. c. d. 2. Menerima panggilan telepon dengan senang hati. g. Memahami etiket cara menangani telepon masuk dengan cara yang benar. Membatasi pembicaraan yang penting sesuai dengan pokok-pokok pembicaraan. bersahabat dan wajar dalam berkomunikasi dengan telepon. Kegiatan Pembelajaran 3: Menerima Telepon A. Berbicara dengan ramah. Uraian Materi 3 Dengan tetap berpegang pada etiket dalam hubungan telepon. Langkah-langkah dan Teknik Menerima Telepon .

Bila penelpon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyeutkan identitas perusahaan dan dirinya. kemudian menyebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon). sebab akan mengganggu suasana kerja. tangan kanan siap dengan alat tulis. Oleh karena itu. c. kita tidak dapat mengabaikan. Gambar 7. walaupun sedang sibuk sekalipun. harus segera diangkat. kita harus bergerak cepat bila telepon berdering. Teknik Mengangkat Telepon Setiap kali telepon berdering. . Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya.a. Memberi Salam Kepada Penelpon Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon. jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 (tiga) kali. Tidak cukup hanya menyapanya dengan bapak. kemudian kita lanjutkan identitas diri dan perusahaan. tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan. Teknik mengangkat telepon baik b. angkat gagang telepon dengan segera dan gunakan tangan kiri. Sikap dalam menerima telepon. Karena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan. ibu. yakni ketika telepon berdering. atau saudara. Menyiapkan Buku Catatan Siapkan buku yang catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. dering telepon yang terus-menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan. tangan kiri memegang gagang telepon.

Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat. tetapi dengan sebutan namanya. katakana bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. kita dapat mengajukan dengan pertanyaan.” Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon.” atau  “Selamat siang. atau “maaf. Membuka Pembicaraan Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada ditempat kerja. sekretaris ditantang untuk menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. Di sini. c. PT DANA PERTAMA. jika pimpinan sedang menelpon seseorang. tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa. “Maaf. ibu atau saudara. misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?. apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?” Percakapan serupa dapat juga dilakukan. tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon. apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan.” atau  “Selamat sore. Pada saat menjawab penelpon. anda dapat juga mengajukan pertanyaan. kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan. di sini PT DANA PERTAMA.Tidak cukup kita menyapanya dengan bapak. agar penelpon tidak terlalu lama menunggu. Tetapi Hindari penggunaan kata “halo” karena kurang sopan. di sini. PT DANA PERTAMA. Biasanya hal ini terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat. maka dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau yang lain.” bolehkah saya mengetahui mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?. Fina bicara” . sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail. misalnya dengan mengatakan. misalnya Bapak Djoko. “ini siapa sih. Contoh:  “Selamat pagi. Jika penelpon tidak menunjukkan identitas dirinya. Misalnya. apabila pimpinan sedang dinas keluar. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu. Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat. penelpon dimohon untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Kata “halo” hanya digunakan apabila menyambung pembicaraan yang terputus atau ada gangguan. Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil misalnya.

penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut. Septiani di sini. “Siapa ini?”. Yang ingin dihubungi Halimah.  “Selamat siang.Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri. Huruf Kata yang Digunakan Untuk Diucapkan . penerima telepon dapat bertanya:  “Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?”  “Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?” Hindari pertanyaan seperti berikut. Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas.” Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya. Sebagai contoh: Yang ingin dihubungi Ardi. Contoh: Kode abjad untuk memperjelas atau menegaskan ucapan dapat dilihat di bawah ini. bukan Andi. Hubungkan segera Penelepon dengan yang Dicari Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. dengan Septiani di sini” atau  “Pesawat 213. bukan Fatimah. atau “siapa sih ini?” atau “Anda siapa?” atau “Siapa yang bicara?” d. selamat siang” atau  “Administrasi Perkantoran.

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W Alpha Beta Charlie Delta Echo Faxtrot Golf Hotel India Juliet Kilo Lima Mike November Oscar Pap Quebeck Romeo Sierra Tango Uniform Victor Whiskey Atau Atau Alfred Benyamin Charles David Edward Frederick George Harry Isaac Jack King London Mary Nellie Olver Peter Queen Robert Simon Tommy Uncle Virginia William Atau Atau .

dapatkah Anda meninggalkan pesan?”  Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon. Penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan. Contoh ucapan yang baik:  “Bapak/Ibu …. dapatkah Anda menelepon kembali?”  “Bapak/Ibu …. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu ………. Sedang keluar.X Y Z X-Ray Yankee Zero X-Ray Yellow Zebra e.  “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?”  “Ya. Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju. apakah dapat menunggu?” Hindari ucapan:  “Tunggu yah” atau  “Bentar yah. jawablah dengan lembut atau sopan. tetapi tetap sopan.” 2. Sedang keluar. Menciptakan Kesan yang Baik 1. Sedang keluar. penerima telepon harus:  Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat. ucapan: “Terima kasih atas kesabaran menunggu Bapak/Ibu. dapatkah saya membantu Anda?”  “Bapak/Ibu …. Pak/Bu. .” 3. dan menyenangkan. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar. hati-hati.

Hal ini karena kondisi mengharuskan. di sini 7431265” (identitas penerima telepon). Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap. 5. Jawaban yang Bijaksana Bapak Pimpinan sedang tidak di tempat sekarang. penerima telepon berbicara: “Maaf Anda telah salah sambung. Jika penelepon salah sambung. dan sebagainya 6. Bapak Pimpinan sedang seminar. . h. Bapak Pimpinan sedang menelepon. penerima telepon harus mendengarkan baikbaik dan jangan mengganggu pimpinan.4. Sebagai contoh: Keadaan Sebenarnya Pimpinan sedang mengadakan rapat dengan para relasi Bapak Pimpinan sedang di ruang Bapak … dan telepon dapat disambung ke sana Bapak Pimpinan pulang karena sakit. Mencatat segala sesuatu yang diperlukan. Bapak Pimpinan sedang dengan telepon lain Bapak Pimpinan sedang mengikuti seminar. Oleh karena itu. Adakah yang bisa dibantu? Bapak Pimpinan sedang tidak di kantor untuk satu atau dua hari ini. penerima telepon harus: a. saya tahu”  “Benar”. tetapi beliau akan kembali segera Bapak Pimpinan sedang keluar ruangan mungkin di bagian lain. b. Mencatat Pesan Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju. penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana. Di sela-sela pembicaraan. Ketika penelepon berbicara. penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata:  “Ya”  “Tentu”  “Ya.

Sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima.c. penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan (block note) dan alat tulis di sekitar tempat telepon. Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut. Untuk itu. d. e.Pengirim dan dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi secara terus- . Menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya. Jadi telekomunikasi merupakan komuniaksi jarak jauh dengan menggunakan media atau alat komunikasi Konsep Dasar Telekomunikasi • Komunikasi Satu Arah (Simplex) menerus melalui media yang sama. . hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali. BERKOMUNIKASI MELALUI TELEPON KOMPETENSI DASAR 1 INDIKATOR PEMBELAJARAN             Menyebutkan dasar–dasar telekomunikasi Menyebutkan cara komunikasi yang efektif Menjelaskan jenis-jenis pesawat telepon Menjelaskan arti penting pesawat telepon Menjelaskan pengertian hubungan telepon Menyebutkan etika penanganan telepon Menyebutkan tugas dan tanggung jawab sebagai petugas telepon Menjelaskan pengertian mentransfer sambungan telepon Menyebutkan tujuan menerima panggilan telepon masuk Menyebutkan macam-macam panggilan telepon masuk Menyebutkan langkah-langkah dan teknik menerima panggilan telepon masuk Menyebutkan cara mencatat pesan telepon MATERI Pengertian Telekomunikasi Telekomunikasi berasal dari kata tele yang berarti jauh dan komunikasi yang berarti pengiriman dan penerimaan pesan.

. .Pengirim dan dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi secara terus- . Dari Segi Kapasitas dan Kemampuan Jangkauannya a. yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk melakukan pembicaraan jarak jauh yang meliputi seluruh jaringan telepon. • Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex) Pengirim dan dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi secara terusmenerus dan bergantian melalui media yang sama. dari satu bagian ke bagian lain.Pesawat tunggal/satu jalu telepon.Contoh : telegraf. yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk memyampaikan berita di dalam lingkungan kantor/organisasi perusahaan itu sendiri. dengan menggunakan peralatan yang disebut intekom. • Komunikasi Dua Arah (Duplex) menerus melalui media yang sama.Pesawat jaringan interkom.Contoh : walkie-talkie dan facsimile.Pesawat telepon intern. c. b.Jenis Pesawat Telepon 1.Pesawat telepon ekstern.Ringkas . dan multimedia. televisi.. dari seorang pejabat ke pejabat lain.Sopan . . yaitu pesawat telepon yang digunakan oleh masyarakat pada umumnya yang memiliki fasilitas telepon rumah.Kendalikan pembicaraan Jenis . Dari segi kemampuan peralatan yang digunakan a. 2.Contoh : telepon dan VOIP.Jelas . yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk melakukan pembicaraan antarbagian dalam jaringan telepon yang ada dalam satu gedung kantor. tanpa menggunakan jaringan telepon ekstern. Cara Komunikasi Efektif .

yaitu telepon tanpa kabel yang dapat dibawa ke mana-mana. Dari segi fungsinya a. Dari segi letaknya a. Pesawat dinding (wall phone). c. yaitu pesawat telepon dengan satu nomor telepon yang digunakan secara serentak untuk beberapa saluran.Telepon SMS. 4. interlokal. kapal.b. d. yaitu pesawat telepon yang menggunakan mekanisme mesin. dapat pula berfungsi untuk mengirim dan menerima berita tulisan melalui SMS. di mana hubungan telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang-orang yang dituju. atau pesawat. yaitu suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon dan saling melihat melalui telepon. atau pesawat. atau di kantong baju/celana. Pesawat meja (table phone). c. yaitu pesawat telepon yang berfungsi menerima dan mengirim informasi secara lisan baik untuk hubungan lokal. c. b. yaitu telepon yang dipasang dalam mobil. kawat. yaitu pesawat telepon yang menggunakan akses internet dalam berkomunikasi. b.Pesawat telepon informatif. yaitu pesawat telepon yang digunakan di kantor pemerintah/swasta. maupun internasional. yaitu suatu alat elektronik yang berfungsi sebagai fotokopi jarak jauh. yaitu telepon yang berfungsi selain untuk mengirim dan menerima berita lisan. . biasanya digenggam di tangan. melalui jaringan kabel maupun jaringan nirkabel.Pesawat telepon sistem hunting.Teleconference. 3.Pesawat telepon dengan banyak tuts. yaitu telepon yang dipasang pada dinding atau tembok. yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.Telepon digital. e. Pesawat mobil. f. diletakkan di tas.Faksimile.Pesawat genggam (handphone).Pesawat telepon internet. d.

Pesawat telepon jaringan kabel. sebaiknya anda menanyakan terlebih dahulu namanya. Siapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis. maka sebelum anda menjawab pertanyaan telepon tersebut. Arti Penting Pesawat Telepon · · · · · Hemat waktu Murah Praktis Efeksif dan efisien Puas Hubungan Telepon Adalah hubungan komunikasi langsung jarak jauh melalui telepon untuk menyampaikan dan menerima informasi/berita/pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Dari segi jarigan yang digunakan a. Etika Penanganan Telepon a. yaitu pesawat telepon yang tidak dihungungkan dengan kabel telepon. Tugas dan Tanggung Jawab Petugas Telepon 1. c. Hindari mengangkat telepon lebih dari 3 kali dering. yaitu pesawat telepon yang dihubungkan oleh kabel telepon.5. Bila penelpon langsung menanyakan orang yang dituju. baru anda menjawab pertanyaan penelpon tersebut. . tetapi dihubungkan melalui satelit komunikasi. Setelah jelas identitas penelpon. (tidak boleh menggunakan kata “hallo”) b. Setelah orang yang dituju memberi jawaban bahwa ia bersedia.Pesawat telepon jaringan nirkabel (telepon satelit). serta letakkan di dekat pesawat telepon. segeralah telepon disampungkan. Ucapkan salam begitu anda mengangkat gagang telepon. dengan menanyakan terlebih dahulu kepada orang yang dituju bahwa ada yang ingin berbicara dengannya. b.

10. Usai bertelepon. bahwa si penelpon masih mau menunggu. 11. berilah jarak ± 3 cm antara bibir dengan gagang telepon. Pahamilah bagaimana cara mengadakan atau menyambung telepon interlokal. jelas. tetapi sebaiknya sebelum memindahkan sambungan telepon. Hindari penyampaian informasi rahasia dan masalah yang bersifat pribadi. dan tanyakan apakah masih mau menunggu atau akan menelepon kembali. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka. 7. tanyakan terlebih dahulu kepada pihak yang dituju. operator . apakah dapat menerima telepon atau tidak.2. Jangan banyak menggunakan telepon untuk keperluan pribadi. jelas. dan pergunakanlah kata-kata yang singkat. e) Setelah penerima telepon ada waktu atau sudah menyelesaikan urusannya. ramah. 4. 6. Buatlah daftar khusus nomor-nomor khusus telepon penting yang dibutuhkan dan selalu diletakkan di atas meja kerja. Mentransfer Sambungan Telepon a) Beritahu penelpon apa yang sedang anda lakukan b) Sebelum menyambungkan panggilan telepon ke pihak yang dituju. dengan nada dan volume suara yang teratur. segera beritahukan kepada penerima telepon. Jangan memunculkan kesan sibuk pada saat memegang telepon. Usahakan pembicaraan dilakukan dengan lancar. d) Apabila si penelepon tetap masih mau menunggu. letakkan gagang telepon pada tempatnya. batasi pembicaraan pada masalah yang penting. 5. sewajarnya. Jangan terlalu cepat dalam berbicara. 8. c) Apabila harus menunggu karena pihak penerima telepon sedang sibuk. dan pergunakanlah kata-kata yang singkat. 12. ramah. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka. Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan gunakan tangan kanan untuk memegang pulpen. dengan nada dan volume suara yang teratur. barulah operator memindahkan sambungan teleponnya untuk disambungkan ke penerima telepon. 9. bicaralah segera pada si penelpon untuk menjelaskan situasinya. sewajarnya. baik dalam maupun luar negeri. Berusaha untuk cepat memahami maksud pembicaraan dan berilah kesan bahwa penelpon diperhatikan dan dibantu. 3.

7. 5.mengecek terlebih dahulu kepada si penelpon. bicaralah baik-baik dengan penuh sopan dan mintalah kesediaan si penelepon untuk meninggalkan nomor telepon yang dapat dihubungi. f) Lain halnya.Menanyakan informasi . Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian dan jangan sekalikali memotong pembicaraan. Apabila ada pesan. 3. 6. karena terkesan kurang sopan.Persoalan pribadi Macam-Macam Panggilan Telepon Masuk · · · · Panggilan berupa keluhan pelanggan yang tidak puas Panggilan dari supplier/pelanggan yang bersifat meminta informasi Penggilan permintaan ingin berbicara dengan pimpinan Panggilan yang bernada mengancam Langkah-Langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk 1. apabila pihak penerima telepon betul-betul tidak dapat menerima telepon karena sedang sibuk dan belum bisa diganggu.Memberikan informasi . Menyiapkan kertas dan alat tulis pensil/pulpen. Jangan membiarkan telepon masuk berdering lebih dari 3 kali. Tujuan Menerima Panggilan Telepon Masuk . catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelpon dan agar segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut. Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” bila kata-kata penelpon kurang jelas. 2. 4. Bicaralah dengan nada suara yang enak didengar. apakah pesawat teleponnya masih tersambung.Meninggalkan pesan . Berbicara harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara. .

a. setelah itu baru letakkan gagang pesawat telepon anda. Telepon digital e. Walkie-talkie d. Wall phone b. Single line telephone e. Faksimile c. Telepon komputer d. a. . . . block note dan LPT (Lembar Pesan Telepon) untuk mencatat pesan-pesan masuk. segera operator telepon meminta waktu sebentar untuk konfirmasi dengan pimpinan. . Pesawat telepon yang dipasang atau diletakkan di atas meja disebut . Telepon e. Telepon interkom 3. . SOAL LATIHAN 1. . Cara Mencatat Pesan Telepon o Berusahalah untuk selalu mencatat pesan dengan cepat. . Televisi b. Tele conference b. . . o Pakailah buku catatan khusus. 9. a. Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup. Loud speaking telephone d. Table phone c. Suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon dan saling melihat melalui monitor adalah . Telepon satelit c. Apabila pihak penelpon ingin segera berbicara dengan pimpinan. Alat komunikasi satu arah disebut . o Catatlah seluruh pesan dengan lengkap. Multi line telephone . biarkan penelpon yang meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu.8. apakah sedang sibuk atau telepon bisa langsung disambungkan. VOIP 2.

Pesawat telepon intern c. Tidak menanggapi pembicaraan si penelepon 7. . . Etika berbicara di telepon adalah. a. Berbicara yang membuat penelepon lama menunggu . Menanyakan informasi b. Menanyakan nama penelepon d. . Catat permintaan dari pihak yang akan melakukan hubungan telepon 6. . Menanyakan nomor si penelepon 8. .4. a. a. Menanyakan daengan hati-hati identitas telepon e. . Pesawat hunting e. Dalam perjalanan c. . Mendengarkan sejenak si penelepon mau berbicara dengan siapa. Mengucapkan kata “halo” e. . . Pesawat tunggal d. a. Pesawat interkom b. . Menangkat telepon masuk b. Pertanyaan di bawah merupakan tujuan seorang menerima penggilan telepon. Yang termasuk tugas operator ketika menerima panggilan telepon masuk adalah . . Berbicara yang menyenangkan dalam telepon maksudnya adalah . kecuali. . . . Mencatat pesan d. Membiarkan telepon dalam keadaan berdering b. . a. di bagian apa c. Menanyakan asal penelpon e. pesawat telepon ekstern 5. Pesawat telepon yang digunakan oleh masyarakat pada umumnya yang memiliki fasilitas telepon di rumahnya adalah . Menutup pembicaraan terlebih dahulu d. Mengucapkan salam begitu telepon diangkat oleh penerima telepon c.

Berbicara yang menyakitkan hati penelepon c. tidak terlalu tergesa-gesa e. Langsung menutup pembicaraaan d. Berbicara dengan nada kesal 9. . Buku diary c. . Kertas selembar e. Pesan yang ditinggalkan oleh penelepon dicatat petugas penerima telepon pada . a. . Dialihkan kepada karyawan yang lain e. a. . Berbicara dengan kecepatan normal.b. Ditangani sendiri oleh sekretatis 10. Block note dan LPT d. Berbicara yang cepat. Buku agenda b. Menanyakan identitas si penelepon c. Yang termasuk cara menangani penelepon yang belum dikenal oleh sekretaris adalah . . . Appointment calendar . singkat. dan dengan volume yang tinggi d. Langsung disambungkan ke pimpinan b.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful