M O D U L

DIKLAT MANAJEMEN KEARSIPAN

Disusun Oleh : Dr. M. TAJUDIN NUR, M.Si - Drs. JA'FAR HUTAGAOL, M.Si MEIZI FAHRIZAL, SE, M.Si - CHUSNUL KHOTIMAH, S.Pd HERU PURNAMA, S.Kom, MAP - ZAINURI, S.Pd, M.Si Drs. MARSELINUS KUTJAI APIN - ROPINA, S.Pd Drs. SUTIMAN - Drs. HAMKA, M.Si

BA DA N P E N D I D I K A N DA N P E L AT I H A N P ROV I N S I K A L I M A N TA N BA R AT TA H U N 2 0 1 1

KEBIJAKAN

Disusun Oleh : Dr. M. TAJUDIN NUR, MSi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.. i DAFTAR ISI. ii BAB I PENDAHULUAN. 1 A. Latar Belakang. B. Deskripsi Singkat. 1 2

C. Indikator Hasil Belajar 2 D. Pokok Bahasan. BAB II KEBIJAKAN KEARSIPAN 1. Pengertian. 2. Jenis-jenis Arsip... 3. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan.. 4. Azas Penyelenggaraan Kearsipan.. 5. Kewajiban dan Kewenangan.. BAB III PENUTUP A. Rangkuman.......... B. Latihan..... DAFTAR PUSTAKA... 2 3 3 4 5 7 10 15 15 16 17

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Secara umum, paling tidak, terdapat beberapa alasan, pentingnya arsip dan penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan secara sistemik dan sistimatik. Beberapa alasan tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut. Pertama, bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai citacita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara; Kedua, bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal; Ketiga, bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu; Keempat, bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan

penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undangundang tersendiri; Kelima, bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari

pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara; B. Deskripsi Singkat Modul kebijakan kearsipan memaparkan pengertian dan jenis arsip, tujuan dan asas penyelenggaraan kearsipan, serta kewenangan dan kewajiban pemerintah daerah provinsi dan kabupaten/kota dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan. C. Indikator Hasil Belajar 1. Menjelaskan konsep-konsep dasar tentang arsip dan kearsipan 2. Mengidentifikasikan jenis-jenis arsip 3. Menjelaskan tujuan penyelenggaraan kearsipan secara sistemik dan sistimatik 4. Mengimplementasikan asas-asas penyelenggaraan kearsipan 5. Mengidentifikasikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah daerah dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan D. Pokok Bahasan 1. Pengertian arsip dan kearsipan 2. Jenis-jenis Arsip 3. Tujuan penyelenggaraan kearsipan 4. Asas-asas penyelenggaraan kearsipan 5. Kewenanagan dan kewajiban pemerintah daerah dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan

BAB II KEBIJAKAN KEARSIPAN

1. Pengertian Dari sudut pandang kebahasaan, arsip termasuk kategori kata benda. Secara harfiah, arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. (KBBI, 2008). Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dikatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(pasal 1 ayat 2). Sementara itu, dalam Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah dikatakan bahwa arsip adalah naskah dinas yang dibuat dan diterima pimpinan unit kerja di daerah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan (pasal 1 ayat 1). Berdasaarkan beberapa pengertian di atas, secara garis besar arsip dapat didefinisikan secara luas, seperti dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, tetapi juga dapat didefinisikan secara sempit, seperti diatur dengan Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah. Dalam kaitan dengan fungsi keasripan di daerah, maka paling tidak, berarti bahwa prioritas utama yang harus dilakukan adalah mengelola naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh setiap unit kerja, sedangkan prioritas berikutnya adalah mengelola setiap rekaman kegiatan atau persitiwa yyang terjadi di lingkungan pemerintahan maupun organisasi dan lembaga lainnya. Kearsipan adalah kata jadian yang berasal dari awalan ke dan kata dasar arsip. Dari segi kebahasaan, maka kearsipan diartikan sebagai segala sesuatu mengenai arsip: dokumentasi yg lengkap bergantung pada arsip yang baik (KBBI, 2008. Dalam UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Keasripan dikatakan bahwa kearsipan adalah halhal yang berkenaan dengan arsip.(Pasal 1 ayat 1).

2. Jenis-jenis Arsip Secara garis besar, berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan antara arsip statis dan arsip dinamis. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis ini tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Dalam kaitan ini, penyelenggara kearsipan wajib melakukan kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan..Sementara itu, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut: (a) arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung, serta diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. (b) arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya, dan (c) pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, sehingga pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat. Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Sementara itu, arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Di samping klasifikasi di atas, berdasarkan nilai, dikenal juga jenis arsip lainnya, yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Sementara itu, arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Menurut Hasugian (2003), berdasarkan sifatnya, arsip dibedakan menjadi arsip tertutup dan arsip terbuka. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan

perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat. Arsip terbuka yakni arsip yang pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan. Berdasarkan subyeknya atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekaman, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb. Di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), khasanah arsip sangat kaya, yang meliputi arsp konvensional maupun arsip media baru (kontemporer). Arsip konvesional terdiri dari arsip tekstual sebanyak 16.897 ML, arsip kartografik sebanyak 31.916 lembar/84 pack. Arsip media kontemporer, antara lain terdiri dari film sebanyak 69.969 real, video 28.593 kaset, rekaman suara sebanyak 26.850 kaset, foto sebanyak 1.561.000 lembar negatif dan positif, microfilm 9.200 real, dan microfische sebanyak 7.200 fische (Marjohan, t.t.).

3. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan Penyelenggaraan kearsipan secara umum bertujuan untuk menghasilkan berbagai kondisi sebagai berikut: a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Tujuan kedua ini harus dipahami bahwa : 1) Pernyataan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat disediakan

atau disajikan dalam kondisi autentik dan terpercaya, sehingga dapat berfungsi sebagai alat bukti yang sah maupun dapat menjadi sumber informasi dalam pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang. 2) Pernyataan arsip yang autentik memiliki makna sebagai arsip yang memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip. 3) Makna arsip terpercaya berarti arsip yang isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; Hal ini berarti bahwa pengelolaan arsip yang andal adalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan berdasarkan sistem yang mampu menampung dan merespons kebutuhan perkembangan zaman. Sistem pengelolaan arsip yang andal memiliki kemampuan: menjaring atau menangkap (capture) semua arsip dari seluruh kegiatan yang dihasilkan organisasi; menata arsip dengan cara yang mencerminkan proses kegiatan organisasi; melindungi arsip dari pengubahan, pengurangan, penambahan, atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang; menjadi sumber utama informasi secara rutin mengenai kegiatan yang terekam dalam arsip; dan menyediakan akses terhadap semua arsip berikut beserta metadatanya d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; Pemahaman tentang hak-hak keperdataan rakyat meliputi: hak sosial, hak ekonomi, dan hak politik dan lain-lain yang dibuktikan dalam arsip misalnya sertifikat tanah, ijazah, surat nikah, akte kelahiran, kartu penduduk, data kependudukan, surat wasiat, dan surat izin usaha. e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; Tujuan ini dimaksudkan bahwa dengan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional akan menghasilkan sistem yang komprehensif dan terpadu penyelenggaraan kearsipan menjadi lebih dinamis dan terarah

f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; Maksud dari pernyataan menjamin keselamatan dan keamanan arsip adalah bahwa arsip baik secara fisik maupun informasinya harus dijaga keselamatan dan keamanannya, sehingga tidak mengalami kerusakan atau hilang. Arsip perlu dijaga kerahasiaanya dari pengaksesan oleh pihak yang tidak berhak, karena arsip merupakan bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; Maksud dari pernyataan aset nasional adalah bahwa kekayaan negara dan masyarakat baik secara ekonomi, sosial, politik, budaya, maupun aspek kehidupan lain yang terekam dalam arsip seperti daftar kekayaan negara maupun bukti-bukti kepemilikan yang harus dilindungi dan dijaga keselamatannya. h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Maksud dari pernyataan meningkatkan kualitas pelayanan publik adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam memanfaatkan arsip yang dibutuhkan melalui ketersediaan arsip yang faktual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan

4. Asas Penyelenggaraan Kearsipan Dalam rangka mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan seperti telah dipaparkan sebelumnya, terdapat sejumlah asas yang harus dipedomani oleh para pengelola dan penyelenggara kearsipan, yaitu: a. Asas kepastian hukum; Yang dimaksud dengan asas kepastian hukum adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan

bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku. b. Asas keautentikan dan keterpercayaan; Yang dimaksud dengan asas keautentikan dan keterpercayaan adalah penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas c. Asas keutuhan; Yang dimaksud dengan asas keutuhan adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip d. Asas asal usul (principle of provenance); Yang dimaksud dengan asas asal-usul adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya e. Asas aturan asli (principle of original order); Yang dimaksud dengan asas aturan asli adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip f. Asas keamanan dan keselamatan; Yang dimaksud dengan asas keamanan adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak. Sementara itu, yang dimaksud dengan asas keselamatan adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia

g. Asas keprofesionalan; Yang dimaksud dengan asas keprofesionalan adalah penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan h. Asas keresponsifan; Yang dimaksud dengan asas keresponsifanadalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip i. Asas keantisipatifan; Yang dimaksud dengan asas keantisipatifan adalah penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan. j. Asas kepartisipatifan; Yang dimaksud dengan asas kepartisipatifan adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan k. Asas akuntabilitas; Yang dimaksud dengan asas akuntabilitas adalah penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam l. Asas kemanfaatan; Yang dimaksud dengan asas kemanfaatan adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarat, berbangsa, dan bernegara. m. Asas aksesibilitas; Yang dimaksud dengan asas aksesibilitas adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip

n. Asas kepentingan umum. Yang dimaksud dengan asas kepentingan umum adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi

5. Kewajiban dan Kewenangan Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan daerah provinsi, dan pemerintahan kabupaten/kota, disebutkan bahwa urusan kearsipan merupakan salah satu dari 31 urusan yang dibagi bersama antara pemerintah, pemerintahan daerah provinsi, dan kabupetan/kota. Distribusi pembagian urusan kearsipan ini dapat dipaparkan sebagai berikut. Pertama, pemerintah (pusat) bertugas pada 5 (lima) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, (d) akreditasi dan sertifikasi, dan (e) pengawasan/supervisi. Rinciannya: a. Kebijakan: Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan kearsipan secara nasional, meliputi :
1) Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan penyelenggaraan

kearsipan dinamis secara nasional.

2) Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan penyelenggaraan

kearsipan secara statis.

3) Penetapan kebijakan dan pengembangan sistem kearsipan secara nasional. 4) Penetapan kebijakan dan pengembangan jaringan kearsipan secara nasional. 5) Penetapan kebijakan dan pengembangan sumber daya manusia kearsipan secara

nasional.
6) Penetapan kebijakan pembentukan dan pengembangan organisasi kearsipan secara

nasional.
7) Penetapan kebijakan di bidang sarana dan prasarana kearsipan secara nasional.

b. Pembinaan Pembinaan kearsipan terhadap lembaga negara dan badan pemerintahan tingkat pusat, lembaga vertikal, provinsi dan kabupaten/ kota. c. Penyelamatan, Pelestarian dan Pengamanan d. Pemberian persetujuan jadwal retensi arsip. e. Pemberian persetujuan pemusnahan arsip. f. Pengelolaan arsip statis lembaga negara dan badan pemerintahan tingkat pusat, badan usaha milik negara, perusahaan swasta dan perorangan berskala nasional. g. Akreditasi dan Sertifikasi Pemberian akreditasi dan sertifikasi kearsipan. h. Pengawasan/Supervisi
1)

Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan lembaga negara dan badan pemerintahan tingkat pusat, lembaga vertikal serta provinsi.

2)

Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan pembinaan kearsipan oleh lembaga kearsipan provinsi.

Sementara itu, dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal 7) disebutkan bahwa penetapan kebijakan kearsipan nasional meliputi :
1. Pembinaan; 2. Pengelolaan arsip; 3. Pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN; 4. Organisasi; 5. Pengembangan sumber daya manusia; 6. Prasarana dan sarana; 7. Pelindungan dan penyelamatan arsip; 8. Sosialisasi kearsipan; 9. Kerja sama; dan 10. Pendanaan.

Kedua, pemerintahan daerah provinsi mendapat tugas pada pada 4 (empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan (b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Rinciannya :

a. Kebijakan: Penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan provinsi berdasarkan kebijakan kearsipan nasional meliputi : 1) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan arsip dinamis di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional. 2) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional. 3) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional. 4) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional. 5) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional. 6) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan organisasi kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional. 7) Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional. b. Pembinaan : Pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah provinsi, badan usaha milik daerah provinsi dan kabupaten/kota. c. Penyelamatan, Pelestarian dan Pengamanan
1) Pemberian persetujuan jadwal retensi arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang

telah memiliki pedoman retensi.

2) Pemberian persetujuan pemusnahan arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang telah

memiliki pedoman retensi.

3) Pengelolaan arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupaten/kota,

badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi. d. Pengawasan/Supervisi
1) Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah

provinsi dan lembaga kearsipan kabupaten/kota.

2) Pengawasan/supervisi

terhadap penyelenggaraan pembinaan oleh lembaga

kearsipan kabupaten/kota. Sementara itu, menurut Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal 22 ayat 4 dan pasal 23), disebutkan bahwa Arsip Daerah Provinsi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: (a) satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; (b) lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota; (c) perusahaan; (d) organisasi politik; (e) organisasi

kemasyarakatan; dan (f) perseorangan. Di samping itu, tugas lainnya adalah melaksanakan: (a) pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota. Ketiga, pemerintahan daerah kabupaten/kota mendapat tugas pada pada 4 (empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan (b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Rinciannya: a. Kebijakan: Penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan kabupaten/kota berdasarkan kebijakan kearsipan nasional, meliputi : 1) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan dinamis di lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional. 2) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional. 3) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional. 4) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional. 5) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan di lingkungan kabupaten/ kota sesuai dengan kebijakan nasional. 6) Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di lingkungan kabupaten/ kota sesuai dengan kebijakan nasional.

b. Pembinaan: Pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah kabupaten/kota, kecamatan dan desa/kelurahan. c. Penyelamatan, Pelestarian dan Pengamanan Pengelolaan arsip statis perangkat daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah kabupaten/kota, perusahaan swasta dan perorangan berskala kabupaten/kota. d. Pengawasan/Supervisi: Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah

kabupaten/kota, kecamatan dan desa/kelurahan. Sementara itu, menurut Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal 24 ayat 4 dan pasal 25), disebutkan bahwa Arsip Daerah kabupaten/kota wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: (a) satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; (b) desa atau yang disebut dengan nama lain; (c) perusahaan; (d) organisasi politik; (e) organisasi kemasyarakatan; dan (f) perseorangan. Di samping itu, tugas lainnya adalah melaksanakan: (a) pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.

BAB III PENUTUP

A. RANGKUMAN Secara umum, arsip dapat didefinisikan secara sempit maupun secara luas. Dalam pengertian sempit, yang dimaksud dengan arsip adal naskah dinas yang dibuat dan diterima pimpinan unit kerja di daerah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Sementara itu, dalam makna yang luas, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Di samping itu, yang dimaksud kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip terdiri dari arsip statis dan arsip dinamis. Arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Sementara itu, dikenal juga arsip terjaga dan arsip umum (arsip selain arsip terjaga), arsip tertutup dan arsi terbuka, arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, arsip petikan, arsip keuangan, arsip Kepegawaian, arsip pendidikan, Arsip pemasaran, arsip Penjualan, surat (arsip korespondensi), pita rekaman, piringan hitam, mikrofilm, CD, arsip konvensional, serta arsip media baru (komntemprer). Tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: (a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; (b) menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. (c) menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; (d) menjamin pelindungan

kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; (e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; (f) menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; (g) menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; (h) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Dalam rangka mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan seperti telah

dipaparkan sebelumnya, terdapat sejumlah asas yang harus dipedomani oleh para pengelola dan penyelenggara kearsipan, yaitu: (a) asas kepastian hukum; (b) asas keautentikan dan keterpercayaan; (c) ssas keutuhan; (d) asas asal usul (principle of provenance); (e) asas aturan asli (principle of original order); (f) asas keamanan dan keselamatan; (g) asas keprofesionalan; (h) asas keresponsifan; (i) asas keantisipatifan; (j) assas kepartisipatifan; (k) asas akuntabilitas; (l) asas kemanfaatan; (m) asas aksesibilitas; (n) asas kepentingan umum. Adapun kewenanagan dan kewajiban pemerintah dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan diatur sebagai berikut. Pertama, pemerintah (pusat) bertugas pada 5 (lima) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, (d) akreditasi dan sertifikasi, dan (e)

pengawasan/supervisi. Kedua, pemerintahan daerah provinsi mendapat tugas pada pada 4 (empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Ketiga, pemerintahan daerah kabupaten/kota mendapat tugas pada pada 4 (empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi.

B. LATIHAN 1. Apakah yang dimaksud dengan arsip ? 2. Kemukakan jenis-jenis arsip beserta penjelasan singkat masing-masing jenis arsip tersebut ! 3. Jelaskan perbedaan konsep tentang arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 ! 4. Jelaskan tujuan penyelenggaraan kearsipan secara sistemik dan sistimatik !

5. Kemukakan asas-asas penyelenggaraan kearsipan yang harus dipedomani oleh para pengelola dan penyelengara kearsipan ! 6. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah pusat dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan ! 7. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah provinsi dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan ! 8. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah kabupaten/kota dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan !

DAFTAR PUSTAKA Hasugian, J. (2003). Pengantar Kearsipan. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra USU (USU digital library) Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Kepmenpan Nomor 34/KEP/M.PAN/3/2004 tentang Perubahan atas Ketentuan Pasal 21 Kepmenpana Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. Marjohan, (t.t.). Eksistensi Arsip di Era Globalisasi. Yogyakarta: Kantor Arsip Pasaman dan UII. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerimntahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

TATA NASKAH DINAS

Disusun Oleh : Drs. JAFAR HUTAGAOL, MSi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.. i DAFTAR ISI. ii BAB I PENDAHULUAN.. A. Latar Belakang... 1 1

B. Deskripsi Singkat 2 C. Indikator Hasil Belajar. D. Pokok Bahasan... BAB II PENGERTIAN TATA NASKAH DINAS...... 2 2 3

A. Azas.. 4 B. Pengertian........... C. Tata Naskah Dinas Dalam Kerangka Manajemen Arsip.. 5 6

BAB III JENIS TATA NASKAH DINAS 8 A. Jenis Naskah Dinas..... 8

B. Surat Dinas... 8 C. Naskah Dinas Arahan. D. Naskah Dinas Khusus.... E. Laporan... F. Formulir... G. Naskah Dinas Elektronik........ 9 9 9 9 9

H. Bentuk Surat. 10 I. Format Naskah Dinas... 16 BAB IV PENUTUP A. Rangkuman......... B. Latihan..... 21 21 22

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar belakang Tata naskah dinas sebagai kebutuhan yang sangat penting bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta.Pembaharuan di bidang teknologi informasi memberi pengaruh besar terhadap kegiatan perkantoran. Setiap organisasi pada saat ini dapat melakukan komunikasi dengan sarana dan prasarana yang lebih cepat, bahkan kemajuan teknologi komunikasi dan informasi telah menembus batas batas negara sehingga memudahkan terjadinya transaksi lintas negara sesuai undang undang informasi transaksi elektronik nomor 11 tahun 2010 dimana setiap organisasi diwajibkan untuk menginformasikan melalui sarana elektronik disamping media cetak. Meskipun pada beberapa hal dengan korespondensi masih lebih menguntungkan Daripada menggunakan sarana komunikasi yang tidak tertulis seperti telepon. Keuntungan menggunakan korespondensi biaya lebih murah, informasi tercatat, dapat disimpan relatif lebih lama, serta dapat disampaikan dengan biaya relatif murah keseluruh pelosok tanah air. Itu sababnya kegiatan korespondensi pada setiap organisasi merupakan kegiatan yang dominan. Surat merupakan sarana penyampaian informasi yang sangat penting bagi organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Kegiatan komunikasi menciptakan hubungan antara satu pihak dengan pihak lainnya melalui kegiatan surat menyurat. Komunikasi dilakukan melalui proses baik yang secarainternal maupun eksternal. Komunikasi yang internal maupun eksternal berjalan efektif, jika adanya pemahaman, kesepakatan antara kedua belah pihak baik pengirim maupun penerima. Oleh karena itu komunikasi efektif, jika dilakukan secara dua arah yaitu pengirim mengirim suatu pesan dan penerima memahami dan memberikan umpan balik terhadap pesan yang dikirim. Melihat gambaran diatas, nampak bahwa kenyataan kegiatan surat menyurat yang terkait dengan tata naskah merupakan kegiatan yang vital dan dilakukan secara integrasi dari seluruh kegiatan organisasi.

Penulisan surat pada organisasi merupakan bagian dari tata naskah dinas di lingkungan organisasi swasta merupakan kegiatan korespondensi, banyak ditemukan kejanggalan antara lain dari segi bentuk format surat tidak mengacu pada standar yang ada dan kemungkinan tidak adanya keseragaman dalam pembuatannya. Kurang tepatnya penulisan surat yang bersifat kedinasan antara lain penggunaan huruf dan tanda baca yang menyalahi kaidah penulisan surat, pemakaian kalimat yang tidak sistematis, bentuk rincian yang tidak sesuai dengan informasinya. Terjadi kesalahan dalam penulisan surat, karen belum adanya pemahaman terhadap ketentuan ketentuan yang berlaku dalam pembuatan surat dinas pada organisasi. Karena itu materi ini perlu diketahui oelh pejabat Arsiparis untuk menunjang pelaksanaan tugasnya. B. Deskripsi Singkat Mata Diklat ini membahas tentang pengertian tata naskah dinas, jenis naskah dinas, nomenklatur, mekanisme dan prosedur tatat naskah dinas. C. Indikator Hasil Belajar : Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran mata diklat ini, peserta mampu : 1. Memahami pengertian arsip aktif 2. Memahami asas-asas dan tujuan pengurusan surat 3. Mengidentifikasi pertimbangan pemilihan asas dalam pengurusan surat 4. Mengemukakan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar 5. Menginventarisasikan sarana dan prasarana pengurusan surat 6. Menjelaskan dan mempraktekkan cara penemuan arsip dengan cepat dan tepat D. Pokok Bahasan Tata Naskah Dinas, yang meliputi: 1. Pengertian tata naskah dinas 2. Jenis tata naskah dinas 3. Nomenklatur tata naskah dinas

BAB II PENGERTIAN TATA NASKAH DINAS

Apabila dikaitkan dengan daur hidup arsip (life cycle), tata naskah dinas merupakan sub sistem paling awal dalam tata kearsipan yang mempunyai dampak langsung dan luas dalam perjalanan arsip menuju pelestariannya, sehingga perlu diatur sejak awal agar lebih terarah dalam penggunaan dan pengelolaannya. Pada waktu proses penciptaan yang berupa surat, data dan informasi yang direkam harus dirancang sedemikian rupa, agar membentuk susunan dan format surat sesuai ketentuan yang ada. Tata naskah dinas di kalangan perusahaan swasta lebih dikenal dengan penyebutan surat menyurat atau korespondensi. Kegiatan tata naskah dinas atau korespondensi dimulai sejak pengkonsepan, pengetikan, penandatanganan, stempel, penyiapan sampul surat sampai dengan pengiriman surat. Tata naskah dinas dapat dilaksanakan secara efektif, karena itu harus dapat merancang dan mengatur bentuk dan susuna surat, ukuran, kualitas kertas surat. Jika pengaturan dan perancangan dipersiapkan sejak tahap awal dari hidup arsip, maka dapat mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip dan penetapan saran atau peralatan untuk penyimpananya. Tujuan Tata Naskah Dinas Adalah: a. Menciptakan adanya keseragaman baik yang menyangkut teknis maupun prosedural penyelenggaraan tata naskah; b. Mewujudkan keterpaduan tata naskah dinas dengan tata naskah kearsipan yang semakin berdaya guna dan berhasil guna; c. Menunjang kelancaran komuniksi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya; d. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan tugas tugas umum pemerintahan dan pembangunan; e. Mencegah dan mengurangi terjadinya kesimpang siuran, tumpang tindih, salah tafsir dan pemborosan dalam komunimksdi kedinasan.

Oleh karena itu surat sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi, harus dikelola dengan baik dan tepat agar terciptanya efektifitas dan efisiensi sesuai dengan tujuan organisasi. A. Azas Penerapan tata naskah dinas di lingkungan organisasi baik pemerintah maupun swasta, sebaiknya memperhatikan beberapa asas yang meliputi: 1. Azas Daya Guna dan Hasil Guna Pada pelaksanaan tata naskah dinas perlu dilakukan secara berdaya guna dan hasil guna dalam memperhatikan penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi maupun penggunaan bahasa secara baik dan benar. 2. Azas Pembakuan Naskah Dinas diproses dan disusun menurut tata cara serta bentuk bentuk yang telah ditetapkan. Di dalam petunjuk teknis yang diterbitkan oelh masing masing instansi perlu diadakan pembakuan untuk instansi yang bersangkutan, dengan memperhitungkan kegiatan yang bersifat khusus yang khas bagi instansi yang bersangkutan , agar diperoleh efesiensi dan efektifitas. 3. Azas Pertanggungjawaban Secara administrasi semua naskah dinas, harus dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi isi, format, maupun dari prosedurnya. Asas ini mendasari pemikiran perlu sesuai dengan kaidah format tata persuratan dinas, terkait dengan fungsi dan kewenangan pejabat yang menandatangani surat berdasar ketentuan yang berlaku di instansi yang bersangkutan bobot informasi surat dinas. 4. Azas Keterkaitan Pada umumnya tta naskah dinas mempunyai keterkaitan dengan administrasi perkantoran dan khusunya administrasi kearsipan. Oleh karena itu seluruh kegiatannya sebagai bagian integral dari tata laksanan perkantoran dan tata laksana kearsipan instansi yang bersangkutan. 5. Azas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja dan atau satuan organisasi, semua kegiatan tata naskah dinas harus dapat diselesaikan dengan tepat waktu dan tepat sasaran. Tingkat ketepatan dan kecepatan pemrosesan naskah dinas 4

dinyatakan dalam kejelasan redaksional, kekuatan prosedural dan kecepatan pendistribusian. 6. Azas kemanan Pada dasarnya semua naskah dinas harus aman baik fisik maupun informasinya mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.

B. Pengertian Lingkup tata naskah dinas yang diaplikasikan pada kegiatan pengelolaan naskah, menimbulkan adanya beberapa pengertian yang diuraikan sebagai berikut: 1. Naskah Dinas Adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. 2. Surat Dinas Adalah rekaman informasi pada suatu media dalam bentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan komunikasi dan fungsi kedinasan. 3. Tata Naskah Dinas Adalah pengelolaan naskah pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 4. Naskah Dinas Arahan Adalah sejenis naskah yang berisi informasi mengenai apa dan bagaimana melakukan suatu kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan, serta naskah yang bersifat perintah melaksanakan tugas. Seperti surat keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, surat edaran, pengumuman, prosedur tetap, pedoman, petunjuk dan surat tugas atau perintah.

5. Naskah Dinas Khusus Adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang untuk kepentingan khusus (dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus. 6. Memorandum/Nota Dinas Adalah jenis surat dimas yang digunakan sebagai sarana komunikasi tertulis yang memiliki ruang lingkup intern yang isinya melaporkan dan atau menyarakan, mngusulkan, mengingatkan, memberitahukan, menyampaikan, memberikan tanggapan terhadap suatu masalah kedinasan. 7. Surat Elektronik Adalah jenis surat yang berupa rekaman informasi dalam bentuk media magnetic digital/optik dan dapat dibaca atau ditemukan informasinya dengan melalui mesin komputer. 8. Surat Format Khusus Adalah jenis surat baik yang konvensional maupun elektronik yang disusun dengan ketentuan teknis tertentu untuk memenuhi standar perangkat mesin produksi/distribusi, seperti telegram, teleks, faksimili. 9. Kewenangan Penandatanganan Adalah kewenangan seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas yang melekat pada jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan.

C. Tata Naskah Dinas Dalam Kerangka Manajemen Arsip Manajemen arsip dinamis merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang didasarkan pada daur hidup arsip. Menurut Rebek et.al(1987:5), manajemen arsip dinamis merupakan penerapan (aplikatif) pengendalian secara sistematis dan ilmiah terhadap informasi yang terekam yang dibutuhkan suatu organisasi. Pada proses kegiatan daur hidup arsip terdapat beberapa tahapan, seperti yang dikemukakan Rick et.al. (1991), membagi daur hidup arsip kedalam beberapa tahapan, yaitu: 1. Tahap penciptaan atau penerimaan (creation and receipt) 2. Pendistribusian (distribution) 3. Penggunaan (use) 6

4. Pemeliharaan (maintenance); dan 5. Penyusutan arsip (dispotition) Sedangkan Wallace (1992), membagi proses daur hidup arsip kedalam beberapa tahap yaitu : 1. Penciptaan arsip (records creation) 2. Pendistribusian (records distribution) 3. Penggunaan (records utilitation) 4. Penyimpanan arsip aktif (storage active recods) 5. Pemusnahan arsip (recods disposal); dan 6. Penyimpanan arsip permanen (permanent storage) Setiap tahapan dari daur hidup merupakan subsistem yang berkaitan antara subsistem dengan yang lainnya. Dari beberapa pemdapat tentang konsep daur hidup arsip seperti yang sudah disebutkan diatas, dapat disederhanakan kedalam tiga tahap yaitu: 1. Tahap penciptaan arsip 2. Tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip 3. Tahap penyusutan arsip. Tahap penyusutan arsip merupakan masa istirahat arsip. Dari beberapa tahap tersebut, tahap penciptaan arsip yang menentukan perjalanan hidup arsip selanjutnya. Tahap penciptaan merupakan tahap awal atau cikal bakal suatu informasi terekam, tergolong sebagai arsip atau bukan. Pada tahap awal ini, suatu organisasi akan menciptakan sarana penyampaian informasi tertulis yang merupakan hasil fungsi kegiatannya, berupa surat, memorandum atau nota dinas, formulir, laporan, surat elektronik, faksimili dan sebagainnya.

BAB III JENIS TATA NASKAH DINAS

A. Jenis Naskah Dinas Naskah dinas dibedakan menjadi beberapa jenis bergantung dari cara melihatnya, sehingga terdapat berbagai penggolongan yang berbeda baik untuk lingkup organisasi pemerintah maupun swasta. Sebagai contoh penggolongan jenis surat yang disebutkan dalam Surat Bisnis Modern sebagai berikut: 1. Penggolongan surat atas dasar isi dan asal surat: 2. Surat resmi atau surat dinas Pemerintah, Surat Pribadi, Surat Niaga. 3. Penggolongan menurut maksud dan Tujuan 4. Surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat peringatan, surat penawaran. 5. Penggolongan menurut jaminan & keamanan 6. Surat sangat rahasia, surat rahasia, surat biasa, surat konfindensial. 7. Penggolongan menurut urgensi penyelesainnya 8. Surat kilat khusus, surat amat segera, surat segera, surat biasa. Sedangkan dalam tata naskah dinas pada instansi pemerintah baik instansi pusat maupun daerah hendaknya berpedoman pada Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Pemerintah Nomor 72 tahun 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang terbagi dalam beberapa jenis sebagai berikut : (Bratawidjaya, 199) adalah

B. Surat Dinas Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan. Surat dinas dalam lingkup instansi ada dua jenis yaitu surat dinas ekstern yaitu surat dinas yang ditujukan kepada instansi luar, dan surat intern yaitu surat yang

digunakan dala intern organisasi yaitu berupa nota dinas/memorandum, surat pengantar serta surat undangan. C. Naskah Dinas Arahan Naskah Dinas adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai apa dan bagaimana melakukan suatu kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan serta naskah yang bersifat melaksanakan tugas. Naskah Dinas Arahan terdiri dari: 1. Naskah Dinas Pengaturan, meliputi : Keputusan, Instruksi, Petunjuk, Pelaksanaan, Surat Edaran, Pengumuman, Prosedur Tetap. 2. Naskah Dinas Bimbingan, meliputi : Pedoman dan Petunjuk 3. Naskah Dinas Penugasan / Perintah. D. Naskah Dinas Khusus Naskah Dinas Khusus adalah naskah dinas sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang untuk kepentingan khusus. Naskah dinas khusus terdiri dari Surat Keterangan, Surat Perjanjian, Surat Kuasa dan Berita Acara. E. Laporan Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. Wewenang pembuatan dan penandatanganan ada pada pejabat yang diserahi tugas. F. Formulir Formulir adalah naskah dinas yang berbentuk pengaturan alokasi ruang, atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir biasanya dibuat dalam bentuk lembaran atrau kartu tercetak, dengan judul tertentu yang berisi keterangan yang diperlukan. Misalnya : Kartu kendali, lembar disposisi, lembar pengantar dan sebagainya. G. Naskah Dinas Elektronik Naskah Dinas Elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronik atau terekam dalam media elektronik. Naskah dinas elektronik menyangkut surat elektronik, arsip dan dokumentasi elektronik, transaksi elektronik lainnya. Ketentuan tentang tata naskah dinas elektronik diatur 9

dala Keputusan Menpan Nomor 13/KEP/M.PAN/5/200, tahun 2003 dan Instruksi Presiden Nomor 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-government. H. Bentuk Surat Untuk efisiensi dan efektivitas kegiatan tata naskah dinas seharusnya ditetapkan asas pembakuan pada setiap organisasi. Pembakuan sebagai dasar untuk menstandarisasikan bentuk surat, yang diwujudkan dalam pedoman teknis tata naskah atau tata persuratan dinas. Standarisasi menyangkut penggunaan kertas, bentuk, format, dan wewenang penandatanganan dan sebagainya. Surat dinas yang ditujukan baik untuk intern maupun ekstern organisasi pencipta surat, dapat berbentuk surat berperihal maupun surat berjudul. Yang dimaksud dengan surat berperihal adalah surat yang memakai notasi perihal dan tidak mempunyai judul, sedangkan surat berjudul adalah surat yang memakai judul dan tidak mempunyai perihal, sehingga perbedaan antara surat yang berperihal dengan berjudul terletak pada sistem penulisannya. Setiap surat akan mempunyai bentuk yang berbeda seperti surat dinas antar oeganisasi, dan surat penawaran, akan menggunakan surat bentuk berperihal, sedangkan surat keputusan dalam bentuk berjudul. Bahkan untuk format surat berjudul, pada tubuh surat antara satu surat dengan lainnya belum ada keseragaman. Bentuk surat adalah penyusunan letak pada bagian bagian surat (lay out) pada setiap jenis surat. Bagian bagian tersebut akan membentuk model tertentu. Mengenai bentuk bentuk surat sudah ada standar tertentu yang telah digunakan secara internasional. Untuk surat berperihal ada tiga bentuk utama , yaitu 1. Bentuk resmi Indonesia (official style) 2. Bentuk lurus (block style) 3. Bentuk bertekuk (indented style) Ketiga bentuk utama tersebut masing-masing mempunyai variasi, sehingga surat berperihal secara lengkap adalah bentuk resmi Indonesia, dan bentuk resmi Indonesia baru ( new official style) adalah varian dari bentuk resmi Indonesia. Bentuk lurus penuh (full block style), bentuk setengah lurus (semi block style)

10

adalah varian dari bentuk lurus, dan bentuk bertekuk. Bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style) merupakan varian bertekuk. Bentuk naskah dinas / surat berperihal yang digunakan dalam kegiatan tata naskah adalah bentuk resmi indonesia dan bentuk lurus dengan variasinya. Bentuk resmi Indonesia dipakai oleh instansi pemerintah, sedangkan bentuk lurus dipakai oleh instansi swasta. Bentuk naskah dinas / surat berjudul berbeda beda, meskipun sama-sama memakai judul. Surat keputusan misalnya, tidak akan sama surat perjanjian, pengumuman, atau surat edaran, sehingga dalam penerapannya sebaiknya mengacu kepada Surat Keputusan Menpan Nomor 72 tahun 2003. Dibawah ini akan diberikan beberapa bentuk surat berperihal. Contoh : Bentuk Resmi Indonesia a

h 11

Keterangan : a. Kepala Surat b. Tanggal Surat c. Nomor, perihal, lampiran d. Alamat tujuan e. Salam pembuka f. Isi surat g. Salam penutup, jabatan & nama penandatangan surat h. Tembusan surat

12

Contoh : Bentuk Lurus

h i j k

Keterangan : a. Kepala surat b. Tanggal surat c. Nomor surat d. Alamat tujuan e. Perihal f. Salam pembuka g. Isi surat h. Salam penutup i. Nama dan jabatan penandatngan surat j. Lampiran k. tembusan

13

Contoh : Bentuk Setengah Lurus

h i j

Keterangan : a. Kepala surat b. Tanggal surat c. Nomor surat d. Alamat tujuan e. Perihal f. Salam pembuka g. Isi surat h. Salam penutup i. Jabatan dan nama penandatangan surat j. Lampiran

14

Contoh : Bentuk Bertekuk

i j

Keterangan : a. Kepala surat b. Tanggal surat c. Nomor surat d. Alamat tujuan e. Perihal f. Salam pembuka g. Isi surat h. Jabatan dan nama penandatangan surat i. Lampiran j. tembusan

15

I. Format Naskah Dinas Format naskah dinas berdasarkan jenisnya dibedakan atas surat dinas, naskah arahan yang terdiri dari surat keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, surat edaran, pengumuman, prosedur tetap, surat keterangan, surat pernyataan, surat perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat perintah, laporan. Beberapa jenis surat tersebut mempunyai format yang berbeda saru sama lain, seperti diuraikan berikut ini. 1. Surat Dinas Surat dinas memiliki ruang lingkup yang terdiri dari tiga bagian , yaitu: a. Kepala Surat, meliputi Lambang Negara/Logo, Nama dan Alamat Instansi pengirim, Keterangan Waktu, Nomor Surat, Sifat surat (berdasarkan keamanan informasi), Lampiran (bila diperlukan), perihal, Alamat yang ditujukan kepada pejabat yang berkaitan dengan informasi surat; b. Batang Tubuh/Isi Surat, Pembuka yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan surat secara singkat dan jelas, isi pokok atau uraian inti permasalahan surat; c. Kaki, Jabatan penandatangan surat, tanda tangan, dan nama penandatangan di sebelah kanan bawah, stempel dan tembusan (jika diperlukan) pada sebelah kiri surat. 2. Nota Dinas / Memorandum Nota dinas memiliki ruang lingkup terdiri dari tiga bagian, yaitu : a. Kepala, meliputi Kop Surat, kata Nota Dinas ditulis ditengah, Nomor, Kepada, Dari, hal, Tempat, tanggal, bulan, tahun; b. Batang Tubuh, pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat dan jelas; c. Kaki, Nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat dan tembusan. 3. Naskah Dinas Arahan ( Keputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan, Surat Edaran, Pengumuman, Prosedur Tetap) Dasar hukum pembuatan surat yang berupa produk hukum yaitu Keppres No. 44/1999 tentang Teknik Penyusunan Peraturan Perundang-undangan dan Bentuk Rancangan Undang-undang. Produk hukum dibedakan menjadi dua. Pertama yang bersifat mengatur, berisi pasal-pasal, dan kedua produk hukum yang bersifat menetapkan yang tidak berisi pasal-pasal, tetapi dengan kata-kata 16

Pertama,Kedua dan seterusnya. Produk hukum seperti ini dalam tata naskah dinas termasuk naskah arahan, karena isi informasinya berisi kebijakan. a. Surat Keputusan dan Instruksi Adapun susunannya terdiri dari: 1) Kepala, meliputi Kop naskah dinas yang terdiri atas Lambang Negara dan Logo, Kata Keputusan (atau yang lain), Nomor dan Tahun, Judul keputusan (atau yang lain), nama jabatan pejabat yang menetapkan, Konsiderans, Diktum. 2) Batang tubuh, memuat substansi kebijakan yang diatur dalam keputusan atau instruksi 3) Kaki, meliputi Nama tempat, tanggal, jabatan pejabat, Tanda tangan pejabat, Nama lengkap pejabat, dan Cap/stempel. b. Petunjuk Pelaksanaan Adapun susunanya terdiri dari: 1) Kepala, meliputi lampiran, nomor, tanggal keputusan 2) Batang, Tubuh, meliputi pendahuluan memuat tentang penjelasan umum, maksud dan tujuan, materi petunjuk pelaksanaan yang menunjukkan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian. 3) Kaki, meliputi Tempat dan tanggak penetapan, jabatan pejabat yang menetapkan, tanda tangan, nama lengkap pejabat yang menandatangani. c. Surat Edaran Adapun susunannya terdiri dari: 1) Kepala, meliputi : Kop naskah dinas yang terdiri atas lambang garuda/logo instansi dan nama jabatan ditulis huruf kapital, tulisan surat edaran, judul surat edaran. 2) Batang Tubuh, memuat alasan tentang perlunya dibuat surat edaran, peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran, memuat hal tertentu yang dianggap mendesak. 3) Kaki, meliputi Tempat dan tanggal, jabatan pejabat yang menetapkan, tanda tangan, nama lengkap yang menandatangani, dan cap/stempel.

17

4. Naskah Dinas Bimbingan ( Pedoman, Petunjuk ) Susunan memiliki ruang lingkup terdiri dari beberapa bagian, yaitu sebagai berikut: a. Kepala, meliputi lampiran, nomor dan tanggal keputusan pedoman dicantumkan disebelah kanan atas. Tulisan pedoman dicantumkan di tengah atas ditulis dengan huruf kapital, dan rumusan judul pedoman ditulis simetris dengan huruf kapital. b. Batang Tubuh, meliputi Pendahuluan yang berisi latar belakang / dasar pemikiran / maksud, tujuan / ruang lingkup / tata urut, dan pengertian, materi pedoman dan penutup. c. Kaki, Nama jabatan pejabat, tanda tangan, nama lengkap ditulis dengan huruf kapital. 5. Naskah Dinas Penugasan / Surat Perintah. Susunannya terdiri dari beberapa bagian yaitu : a. Kepala, meliputi Nama instansi dengan atau tanpa logo, kata surat tugas / perintah, nomor surat berada di bawah tulisan surat perintah b. Batang Tubuh, meliputi konsiderans, diktum c. Kaki, meliputi tempat dan tanggal surat perintah, jabatan pejabat yang menandatangani, tanda tangan pejabat, nama lengkap pejabat, cap dinas. 6. Naskah Dinas Khusus ( Surat Keterangan, Surat Perjanjian, Surat Kuasa, Berita Acara ) a. Surat Perjanjian Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu: 1) Kepala, memuat judul, nomor, hari/ tanggal/ tahun tempat pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang mengadakan perjanjian. 2) Batang Tubuh, memuat materi perjanjian 3) Kaki, meliputi nama, tanda tangan pihak yang mengadakan perjanjian dan saksi.

18

b. Surat Kuasa Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu : 1) Kepala, memuat nama dan alamat instansi, judul dan nomor 2) Batang Tubuh, memuat materi yang dikuasakan 3) Kaki, memuat keterangan tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan, nama dan tanda tangan para pihak, dibubuhi materai. c. Berita Acara Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu : 1) Kepala, memuat judul, nomor, hari/tanggal/tahun, tempat pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara 2) Batang Tubuh, memuat berita acara 3) Kaki, memuat nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan saksi 7. Formulir Formulir meliputi : a. Kepala, yang berisi nama dan alamat instansi, judul, kode formulir, dan informasi lain sesuai dengan spesifikasinya. b. Batang Tubuh, terdiri dari kolom lajur yang berisi informasi mengenai data yang diperlukan sesuai kebutuhan. c. Kaki, yang memuat nama dan tanda tangan pengisi, nama pejabat yang mengetahui atau yang mengesahkan ( jika diperlukan ), tempat, tanggal, bulan, dan tahun dan informasi lain yang dibutuhkan. 8. Laporan Susunannya memiliki ruang lingkup sebagai berikut: a. Kepala, meliputi : judul laporan, seluruhnya ditulis dalam hurup kapital, diletakkan di tengah. b. Batang tubuh, meliputi Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup serta sistematika laporan. Materi Laporan terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang di hadapi, kesimpulan dan saran sebagai bahan pertimbangan. Penutup merupakan akhir laporan yang memuat harapan dan ucapan terima kasih. 19

c. Kaki, meliputi tempat dan tanggal pembuatan laporan, nama jabatan/pejabat pembuat laporan, tanda tangan, nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.

20

BAB IV PENUTUP

A. Rangkuman Tata naskah dinas merupakan bagian dari kegiatan yang mempunyai fungsi yang sangat penting bagi organisasi .Fungsi tata persuratan jika diterapkan pada organisasi secara benar dapat sebagai alat penyampaian suatu berita informasi kepada pihak lainnya secara efektif dan efesien. Diperoleh rangkuman yang dijadikan pedoman dalam penyusunan maupun pelaksanaan pekerjaan tata naskah dinas atau surat menyurat baik dari mulai pemahaman, bentuk surat, isi surat serta format dapat disimpulkan gambaran sebagai berikut : 1. Surat dinas adalah rekaman informasi pada suatu media dalam bentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan komunikasi dan fungsi kedinasan.dalam penerapan tata naskah dinas harus memperhatikan beberapa asas yaitu efisiensi , pembakuan , pertanggungjawaban, keterkaitan, kecepatan dan asas ketepatan dan keamanan. 2. Surat naskah dinas sebagai sarana komunikasi tertulis yg digunakan untuk penyampaian informasi ,berfungsi sebagai bukti akuntansi, sebagai alat bukti tertuliS, sebagai alat pengingat, sebagai wakil dan atau data organisasi, sebagai pedoman melakukan kegiatan dan sebagai bukti sejarah 3. Persyaratan yg harus diketahui dalam membuat surat yang baik adalah kertas surat harus memenuhi standar, bentuk surat mengacu pada standar yang ada, tinta harus memenuhi standar , penggunaan bahasa indonesia yang baku, penggunaan gaya bahasa yang ditulis harus lugas. 4. Informasi yang disajikan harus merupakan fakta dan atau peristiwa kegiatan yang benar benar akurat. 5. Bentuk dan format surat merupakan suatu pola yang ditentukan dari bagian bagian surat dan penempatan bagian bagian surat pada posisi tertentu dipengaruhi oleh bentuk surat asing yang ada di indonesia sebelumnya dimana

21

kebiasaan dalam suatu instansi yang pada akhirnya akan membentuk model dan format tertentu. 6. 7. Format naskah dinas mengacu pada S.K Menpan no.72 tahun 2003. Dalam penulisan suatu surat harus memperhatikan penyiapan dan pengamanan surat, pengonsep harus mengetahui permasalahan yang akan ditulis, bahasa surat, kertas dan bentuk surat. 8. Penyiapan meliputi penyusunan naskah , pengklasifikasian surat yang terdiri dari tingkat keaslian, bobot informasi, kecepatan penyampaian surat.

B. Latihan. I. Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang benar 1. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut : a. Manajemen formulir b. Produk hukum c. Manajemen kearsipan d. Koresponden. 2. Yang bukan dikategorikan sebagai surat dinas dalam tata naskah dinas adalah : a. Formulir b. Surat c. Produk hukum d. SMS 3. Istilah koresponden dalam instansi pemerintah sering disebut dengan....... a. Tata naskah b. Tata kearsipan c. Korespondensi d. Tata usaha 4. Surat dinas dan formulir jika dikaitkan dengan daur hidup arsip termasuk tahap : a. Pendistribusian b. Penciptaan c. Pemeliharaan d. Penyusutan 22

5.

Pengelolaan naskah atau surat yang mencakup pengeturan jenis dan

ketentuan

umum,format,penyiapan dan pengamanan ,keabsahan dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan adalah : a. Komunikasi b. Tata naskah dinas c. Surat dinas d. Formulir 6. Surat yang informasinya dianggap vital, dicptakan sebagai bukti kegiatan pertanggungjawaban organisasi, merupakan fungsi surat sebagai : a. Bukti sejarah b. Wakil / duta c. Bukti akuntabilitas d. Alat pengingat 7. Surat berfungsi antara lain , kecuali : a. Bukti akuntabilitas b. Sarana pengingat c. Bukti sejarah d. Komunikasi lisan 8. Tujuan tata naskah dinas antara lain untuk : a. Keseragaman b. Tata kearsipan semakin berdaya guna dan berhasil guna c. Kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian d. Betul semua 9. Salah satu persyaratan pembuatan surat yaitu harus menggunakan Bahasa Indonesia yang baku, berarti : a. Bahasanya berbelit belit b. Bahasa gaul c. Bahasa sesuai dengan EYD d. Bahasa melayu

23

10. Persyaratan yang harus dipenuhi dalam membuat surat yang baik dalah : a. Menggunakan bahasa indonesia yang baku b. Kertas harus memenuhi estndar c. Informasi yang disampaikan merupakan falta d. Semua benar. 11. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut : a. Manajemen formular b. Manajemen kearsipan c. Korespondensi d. Naskah dinas 12. Bentuk surat yang banyak digunakan oleh instansi pemerintah hdala : a. Semi block style b. Indented style c. New oficial style d. Full block style 13. Salah satu jenis naskah dinas arahan adalah : a. b. c. d. Surat keputusan Nota dinas Memorandum Surat tugas

14. Susunan format yang terdapat pada suatu laporan meliputi : a. b. c. d. Pendahuluan,isi dan penutup Pembukaan ,isi dan kaki surat Pendahuluan,penutup dan kaki surat Pendahuluan,batang tubuh dan kaki surat.

15. Istilah koresponden dalam instansi pemerintah sering disebut dengan : a. Tata naskah b. Tata kearsipan c. Tata usaha d. Ketatausahaan

24

16. Surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi dan berhubungan dengan tugas kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat berwenang atau yang ditunjung disebut : a. Surat sangat rahasia b. Surat rahasia c. Surat terbatas d. Surat biasa 17. Nama istilah lain dari tingkat keaslian surat berupa tembusan adalah : a. Petikan b. Kutipan c. Copy carbon d. Tindasan 18. Surat yang harus disampaikan secepat mungkin setelah ditanda tangani dalam tingkat sifat surat termasuk dalam kelompok : a. Tingkat keaslian surat b. Tingkat pengamanan surat c. Tingkat penyampaian surat d. Tingkat kerahasiaan 19. Surat yang informasinya tidak memerlukan pengamanan khusus dalam tingkat penyampaian surat disebut : a. Surat terbata b. Surat dinas c. Surat rahasia d. Surat biasa 20. Surat penting apabila : a. Informasi mengandung hal rutin b. Informasi mengandung kebijakan dan operasional c. Informasi mengandung hal rutin maupun operasional d. Salah semua.

25

21. Bentuk pelimpahan wewenang dimana penerima kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat dibawahnya disebut : a. Atas nama (a.n) b. Atas perintah beliau (a.p.b) c. Untuk beliau (u.b) d. Tertanda. 22. Maksud tujuan dari pelimpahan wewenang penandatangan surat adalah : a. b. c. d. Mempermudah pekerjaan atasan Memberi tanggungjawab terhadap bawahan Mempercepat pemrosesan kerja Merampingkan birokrasi

23. Pembatalan dan pencabutan nazca dinas dapat dilakukan, asaltan : a. Sudah ada penetapan nazca dinas baru

b. Tidak perlu ada nazca dinas pengganti c. d. Tidak dapat dilakukan pembatalan dan pencabutan naskah dinas Naskah dinas yang lama tidak berlaku.

26

PENGURUSAN SURAT AKTIF

Disusun Oleh : Drs. MARSELINUS KUTJAI APIN

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.. i DAFTAR ISI. ii BAB I PENDAHULUAN. 1 A. Latar Belakang. B. Deskripsi Singkat. C. Indikator .. D. Pokok Bahasan. BAB II PENGURUSAN SURAT...... A. Pengertian. B. Tujuan Pengurusan Pengendalian Surat... 1 2 3 3 4 4 4

C. Macam-macam Surat... 5 D. Unit Kerja yang Terlihat dalam Pengurusan Surat. E. Pengorganisasian Pengurusan Surat.. 5 6

F. Sarana dan Prosedur Pengurusan Surat 9 BAB III PEMBERKASAN ARSIP AKTIF. A. Pengertian.. B. Langkah-langkah Pemberkasan.. 29 29 29

C. Peralatan Pemberkasan.... 29 D. Sistem Pemberkasan..... E. Penemuan Kembali Arsip (RETRIEVAL). BAB IV PENUTUP.... 33 39 41

A. Rangkuman.... 41 B. Latihan... DAFTAR PUSTAKA... 42 43

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Peranan arsip bagi organisasi sangat penting karena arsip merupakan sumber informasi, alat utama ingatan, bukti otentik atau alat pembuktian juga sebagai dasar perencanaan dan penggambilan keputusan serta barometer kegiatan Sehingga di setiap organisasi/ instansi ada bagian kearsipan yang tugasnya adalah menerima, mencatat, mendistribuskan serta menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu. Selain itu juga memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip. Surat merupakan pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dengan demikian surat meliputi surat dinas antar organisasi, memorandum, nota dinas, telegram, faksimail. Surat-surat yang tercipta dalam rangka komunikasi organisasi merupakan informasi yang penting bagi pelaksanaan operasional manajemen. Karena itu lalu lintas surat pada suatu organisasi harus diatur dalam sistem pengaturan surat yang baik agar pencapaian misi organisasi dapat dilakukan secara optimal. Di dalam organisasi / instansi arsip tercipta berdasarkan daur hidupnya yaitu: Penciptaan, Pengurusan dan pengendalian, referensi, penyusutan,

pemusnahan, penyimpanan dan penyerahan. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu dimana surat masuk dan surat keluar tersebut di arahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. Tahap referensi surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan adminstrasi sehari-hari. Setelah itu surat di klasifikasikan dan di indeks kemudian di himpun berdasarkan system tertentu. Untuk tahap penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip, sedangkan pemusnahan adalah arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi dan dapat dilakukan oleh lembaga-lembaga Negara atau Swasta. Tahap penyimpanan di unit kearsipan adalah arsip yang sudah menurun nilaigunanya (arsip Inaktif) dan untuk tahap terakhir adalah tahap penyerahan ke ANRI, ke Badan Kearsipan Provinsi/Kabupaten dan Kota. Pengurusan surat

merupakan daur hidup tahap yang kedua yaitu tahap pengurusan dan pengendalian surat masuk dan surat keluar.

PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN * Pengurusan Surat * Sistem Pemberkasan dan Temu Balik * Manajemen Arsip aktif * Manajemen Arsip Inaktif * Program arsip Vital * Disaster prevention & recovery plan * Program Perawatan

PENYUSUTAN

*Survei/Inventarisasi arsip * Penilaian arsip * Jadwal retensi * Pemindahan arsip inaktif * Pemusnahan * Penyerahan arsip Statis ke ANRI

PENCIPTAAN
* Disain Formulir & Manajemen * Manajemen Korespondensi & Tata Naskah * Manajemen Laporan * Manajemen Produk Hukum

Pengaturan surat ( mail handling) adalah kegiatan mengirim dan menerima informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Karena itu kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima dan mengirim surat keluar saja, tetapi juga meliputi ditemukan dalam waktu yang singkat. Dengan tujuan inilah maka surat harus diurus dan diatur sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang ada.

B. Deskripsi Singkat Modul ini memaparkan pengertian: arsip aktip, surat, pengurusan surat, macam-macam surat, unit kerja yang terlibat dalam pengurusan surat, pengorganisasian surat, prosedur dan tata kerja pengurusan surat masuk dan keluar menggunakan kartu kendali ( sistem pola baru), sarana pengurusan surat serta membahas mengenai sistem penataan arsip aktif yang ada di instansi pemerintah.

C. Indikator Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran mata diklat ini, peserta mampu : 1. Memahami pengertian arsip aktif 2. Memahami asas-asas dan tujuan pengurusan surat 3. Mengidentifikasi pertimbangan pemilihan asas dalam pengurusan surat 4. Mengemukakan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar 5. Menginventarisasikan sarana dan prasarana pengurusan surat 6. Menjelaskan dan mempraktekkan cara penemuan arsip dengan cepat dan tepat E. Pokok Bahasan 1. Pengurusan Surat 2. Pemberkasan Arsip Aktif

BAB II PENGURUSAN SURAT

A. Pengertian Arsip berdasarkan konsep asalnya dibedakan menjadi Records (arsip Dinamis) dan Archives (arsip Statis), selanjutnya arsip dinamis di bedakan menjadi arsip dinamis aktif ( Betty Ricks, menyebutkan jumlah arsip ini sekitar (25%) dan arsip dinamis inaktif, pembedaan ini menurut frekuensi kegunaan. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaan tinggi sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensinya menurun, beberapa ahli menyebutkan 6 sampai 10 kali dalam setahun. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 arsip aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolah oleh suatu organisasi sedangkan arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun dalam penyelenggaraan administrasi. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan Organisasi Politik, Organisasi Masyarakat dan perseoranagan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan dan bernegara. Surat adalah komunikasi tertulis yang dibuat dan atau diterima oleh suatu instansi dalam menyampaikan berita/informasi, penjelasan atau pernyataan yang berasal dari siapapun yang ditujukan kepada instansi yang berssangkutan dalam pelaksanaan tugas pokok instansinya sedangkan pengurusan surat adalah kegiatan yang dilakukan dalam penanganan surat masuk dan surat keluar, meliputi penerimaan, penggolongan/penggelompokkan, pengarahan, pencatatan,

pendistribusian dan pengiriman surat keluar.

B. Tujuan Pengurusan dan Pengendalian Surat Pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan penaganan surat masuk dan surat keluar meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut dan mengirim surat keluar. Tujuannya agar surat sampai kepada yang berkepentingan dengan cepat, tepat dan aman serta pengendalian 4

surat secara tertip melalui sarana dan prosedur yang efektif dan untuk kelancaran penyelesaian surat melalui prosedur yang tertib.

C. Macam-macam Surat 1. Menurut Jenisnya : Surat Terbuka Surat yang isinya tidak khusus dituju kan kepada seseorang pejabat atau unit kerja tertentu Surat Tertutup Surat yang isinya khusus dituju kan kepada seseorang atau pejabat tertentu dan tidak boleh diketahui/dibuka oleh orang lain selain, selain oleh alamat yang tertera pada sampul surat. *) Biasanya pada sampul surat ditulis RHS 2. Menurut Isinya, dibedakan Surat Penting Surat yang mengandung informasi penting yang memerlukan tindak lanjut. Surat Biasa Surat yang tidak memerlukan tindak lanjut, informasi didalamnya berupa pemberitahuan yang sifatnya umum. 3. Menurut Tingkat Kerahasiannya, dibedakan : Sangat rahasia, Rahasia dan Konfidensial 4. Menurut Alamat Asalnya, dibedakan : Surat Masuk dan Surat Keluar 5. Menurut Tingkat Kecepatannya, dikelompokkan Kilat, Sangat Segera, Segera dan Biasa

D. Unit Kerja yang Terlibat Dalam Pengurusan Surat Secara khusus unit pengolah yang terlibat langsung dalam pengurusan surat adalah 1. Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang mempunyai tugas pokoknya meliputi : kegiatan pengendalian dan pengarahan arsip dinamis aktif, serta menyimpan dan mengelola arsip dinamis inaktif yang berasal dari unit-unit kerja. 2. Unit Pengolah adalah satuan kerja yang melaksanakan Tupoksi Organisasi/ Instansi. 3. Pimpinan Pengolah adalah Kepala atau Pimpinan yang bertanggung jawab atas penyelesaian suatu urusan/kegiatan.

4. TU Pengolah adalah unsur unit pengolah yang bertugas membantu kelancaran penyelesaian pekerjaan tugas ketata usahaan (penerimaan, pengendalian, penyampaian, penyimpanan) serta melayani permintaan berkas arsip dinamis aktif dan menyelenggarakan pemindahan arsip dinamis inaktif yang berada di bawah tanggungjawabnya kepada Unit Kearsipan. 5. Pelaksana Pengolah adalah satuan/pejabat pelaksana yang oleh pimpinan pengolah diserahi tugas menangani dan menyelesaikan urusan. E. Pengorganisasian Pengurusan Surat 1. Asas Pengorganisasian Surat Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu adanya asas pengurusan surat atau penentuan kebijaksanaan pengorganisasian pengurusan surat secara baku. Dalam pengorganisasian surat ada beberapa asas pengurusan surat yang dapat dipertimbangkan untuk digunakan pada setiap organisasi, yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi, asas gabungan. Penerapan asas-asas tersebut sebaiknya mempertimbangkan: ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan, beban kerja serta volume surat, jumlah pegawai serta bangunan fisik ( satu atap/terpencar) a. Asas Sentralisasi : seluruh kegiatan pengurusan surat mulai dari penerimaan, pengiriman sampai dengan distribusi dan pengendaliannya dibebankan kepada satu unit kerja tertentu (satu pintu/terpusat) 1. Asas Sentralisasi umumnya digunakan pada : (a) Organisasi kecil (b) Lokasi Kerja/Unit Kerja dalam satu atap (c) Jumlah Pegawai Sedikit (d) Volume surat sedikit 2. Keuntungan Penerapan Asas Sentralisasi : (a) Keseragaman sistem dan prosedur (b) Keseragaman Peralatan (c) Memudahkan dalam pengendalian pelaksanaan pengurusan surat b. Asas Desentralisasi : seluruh kegiatan pengurusan surat mulai dari penerimaan, pencatatan sampai pengurusan surat keluar dilaksanakan sendiri oleh masing-masing unit kerja dalam organisasi. suatu kegiatan

1. Keuntungan Asas Desentralisasi : (a) Kecepatan dalam penyampaian surat (b) Kecepatan dalam pemerosesan surat 2. Kerugiannya : (a) Tidak ada keseragaman sistem dan prosedur serta peralatan yang digunakan (b) Kesulitan dalam pengendalian dan pembinaan sistem serta prosedur untuk seluruh lingkup organisasi. Adanya kelebihan dan kelemahan kedua asas di atas, maka sebelum menentukan penerapan asas pengorganisasian surat pada suatu organisasi sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi lokasi gedung kanot, satu atap atau terpencar; jumlah pegawai yang ada dalam suatu organisasi jumlah surat yang di kelola kedua asas memiliki kelebihan dan kelemahan, maka

Karena

pertimbangan seperti di atas dilakukan secara baik sehingga efektifitas dan efisiensi pengelolaan surat dapat tercapai.ng perlu diketahui dari struktur organisasinya. c. Asas Gabungan atau kombinasi antara asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan dari kedua asas tersebut dapat dihindari. Asas kombinasi adalah desentralisasi terhadap pengurusan surat pada atau oleh masing-masing unit kerja, tetapi sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan dan sumber daya manusianya pada/oleh satu unit kerja ( unit kearsipan). Keuntungan dari sistem ini adalah keseragaman dalam sistem penyimpanan dan penemuan kembali, meminimalkan kesalahan

penyimpanan dan kehilangan arsip serta meminimalkan adanya duplikasi arsip. Selain itu terwujudnya pengadaan peralatan yang terpusat dan hasilnya lebih efisien masalah biaya, memudahkan pemindahan arsip sesuai jadwal penyusutan. Tetapi kerugiannya adalah penyimpanan arsip secara bersama-sama, namun tidak berkaitan, kurang fleksibilitas sebagai akibat dari adanya penyeragaman.

2. Prosedur dan Tata Kerja Sesuai dengan tujuan pengurusan surat maka harus dibuat suatu rencana prosedur kerja yang baku sehingga apabila terjadi penggantian pimpinan atau staf, tidak terjadi perubahan prosedur pelaksanaan pengurusan surat, maka harus ada prosedur dan tata kerja yang baku. Untuk hal tersebut maka perlu dipertimbangan : perencanaan pengurusan surat, asas yang akan dianut, jenis surat yang harus dikendalikan dan sarana pengendalinya serta bagaimana cara untuk mengurangi resiko kehilangan surat. Selain itu untuk penyusunan

prosedur kerja yang baik perlu dipertimbangkan : a. Pengelompokkan surat adalah kegiatan menyeleksi surat untuk

memperoleh surat yang penting dicatat dan dikendalikan, surat biasa yang bersifat rutin yang tidak perlu dicacat b. Pencatatan surat, maksud dilakukan pencatatan surat adalah untuk pengendalian informasi surat, sehingga surat-surat penting yang harus segera ditindaklanjuti dapat dikendalikan secara baik. Dengan demikian efektivitas dan efisiensi kerja, serta keamanan fisik ataupun informasi surat dapat dilakukan ecara optimal. c. Penanganan surat keluar, yang terpenting adalah penyiapan kelengkapan surat, seperti penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang penandatangan surat. Untuk menghindari kesalahan administrasi sebaiknya hal ini dilakukan sesuai dengan standard tata persuratan. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pengurusan surat keluar adalah teknik penyampaian surat kepada alamat tujuan harus disesuaikan dengan sifat surat itu sendiri d. Pendisposisian, adakalanya surat harus disampaikan kepada lebih dari satu unit kerja. Dalam keadaan demikian, perlu dipertimbangkan prosedur pendisposisian yang akan digunakan. Pertimbangan yang perlu dilakukan antara lain ukuran formulir disposisi, pengkopian disposisi kadangkala lebih dari satu atau dua jenjang unit kerja dibawahnya sehingga perlu ukuran formulir disposisi yang ideal untuk menampung pesan informasi dari yang memberi disposisi. Sedangkan penggandaan atau pengkopian disposisi akan banyak menciptakan duplikasi serta kurang terjaminnya keamanan informasi surat.

3. Pedoman Kerja Untuk menunjang kelancaran pengurusan surat, sebaiknya suatu organisasi harus melengkapi kegiatan pengurusan suratnya dengan pembuatan suatu pedoman kerja yang memuat penjelasan mengenai prosedur dan tata kerja dalam pengurusan surat yang diterapkan pada organisasi yang bersangkutan. Pedoman kerja memuat hal-hal sebagai berikut : Kebijaksanaan pengurusan surat yang perlu bagi organisasi, penjelasan lengkap dan rinci mengenaiasas pengorganisasi, prosedur dan tata kerja, serta tugas dan tanggung jawab pengorganisasian surat. Sesuai dengan asas yang telah diterapkan untuk dipergunakan pada organisasi yang bersangkutan, maka tanggung jawab dan tugas unit kerja harus jelas. Selain itu teknik prosedur pengurusan surat harus memberikan keterangan yang rinci mengenai prosedur pengurusan surat, termasuk didalamnya pencatatan, pengarahan dan sebagainya. 4. Sumber Daya Manusia Peningkatan kualitas sumber daya manusia dalam upaya peningkatan kemampuan kerja dapat dilakukan dengan mengikutsertakan

karyawan/pegawai yang bertugas pada tata persuratan dalam diklat kearsipan, khususnya diklat kearsipan dinamis. Hal ini perlu dilakukan untuk mendukung efisiensi dan efektivitas pekerjaan.

F. Sarana dan Prosedur Pengurusan Surat 1. Sarana Pencatatan dan Pengendalian Surat Dalam proses pencatatan dan pengendalian naskah dinas agar tetap berjalan lancar, tentunya perlu didukung dengan sarana yang lengkap yaitu : a) Kode Klasifikasi Melvil Dewey, seorang ahli perpustakaan dari Amerika Serikat pada tahun 1876 menciptakan pola klasifikasi yang di sebut D.D.C ( Deweny Decimal Classification) atau U.D.C (Universal Decimal Classification), yang menggelompokkkan sebuah ilmu pengetahuan menjadi 10 kelompok yaitu: 1. 000 - General Works ( Karya Umum) 2. 100 - ( Philosophy (ilmu Filsafat) 3. 200 - ( Sosial Sciences ( ilmu Sosal) 4. 400 - Linguistic (pengetahuan Bahasa) 9

5. 500 - Pure Sciences ( Ilmu Pasti Alam/Exakta) 6. 600 - aplplied Sciences ( Teknologi) 7. 700 - Arts (Kesenian) 8. 800 - culture & Literature ( Kebudayaan dan Sastra) 9. 900 - History & Geography (sejarah dan ilmu pengetahuan) Menurut Melvil Dewey, setiap bidang ilmu pengetahuan tersebut diberi kode angka berupa angka ratusan, dan terkenal juga dengan sebutan sistem desimal ( sistem persepuluhan). Perkembangan berikutnya menyebabkan sistem tersebut dapat dimanfaatkan di perpustakaan. Pengelompokkan berdasarkan ilmu penetahuan yang seduai digunakan untuk perpustakaan diseluruh dunia dapat sama pembagiannya, sedangkan untuk penataan arsip pola klasifikasi kearsipan yangn digunakan oleh sutau organisasi tidak sama dengan organisasi lainnya. Hal tersebut karena kegiatan substantif (tugas Pokok) tiap kantor atau organisasi belum tentu sama. Pokok-pokok permasalahan pola klasifikasi sistem Dewey yang semula digunakan untuk mengurus perpustakaan, akhirnya dipergunakan untuk menata arsip berdasarkan sistem nomor. Jadi Melvil Dewey telah membuat dasar klasifikasi yang dapat dimanfaatkan bukan saja untuk kepentingan perpustakaan, tetapi dimanfaatkan juga dalam sistem penataan arsip khusus sistem nomor. Oleh karena itu perlu diketahui tata cara pembuatan pola klasifikasi arsip sebagai sarana penataan arsip yang terbagi dalam 10 pokok masalah yaitu : 1. 000 Umum 2. 100 Pemerintahan 3. 200 Politik 4. 300- Ketertiban 5. 400- Kesejateraan 6. 500- Perekonomian 7. 700 Pengawasan 8. 800 Kepegawaian 9. 900 - Keuangan. Dengan terbaginya dalam 10 pokok masalah pola klasifikasi arsip disusun berjenjang yaitu pokok masalah, sub masalah dan sub-sub masalah yang 10

digunakan dalam pemberian kode permasalahan pada saat menciptakan arsip atau pengurusan surat. Contoh : 000 Umum ( Pokok Masalah) 003 Hari Raya / Besar

003.1 Hari Raya 17 Agustus 003.3 Hari Ulang Tahun ( sub-sub masalah 100 100 110 Pemerintahan (Ppokok masalah) Pemerintahan Pusat Presiden ( sub masalah ) Meliputi: Pencalonan, Pengangkatan, Pelantikan, sumpah dan Terima Jabatan 111.1 Pertanggung Jawaban Presiden kepada MPR dan sebagainya Intinya klasifikasi arsip dalam pengurusan surat adalah Serah

penggelompokkan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya dan berguna untuk : - Mengelompokkan arsip yang urusan/masalahya sama ke dalam satu berkas - Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis - Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip, sehingga dapat dicapai efesiensi kerja

b) Kartu Kendali Surat Dinas Masuk dan Keluar Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut sistem Kearsipan pola Baru. Kartu kendali adalah sehelai kertas tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta sarana pengendali surat dan berfungsi sebagi pengganti buku agenda, yang mana penggunaannya dapat di tulis rangkap 2, rangkap 3, atau rangkap di sesuaikan dengan kebutuhan masing-masing Kantor.

Sistem kartu kendali dibuat oleh ANRI bekerjasama dengan LAN pada tahun 1972 dan mulai dikenalkan ke lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta pada tahun 1976, sistem ini dimaksudkan untuk menggantikan sistem agenda yang di anggap tidak relevan dengan perkembangan jaman

11

Contoh Kendali Surat Masuk :

N A M A I N S T A N S I

Indek : Isi Ringkas : Dari :

Kode :

Nomor Urut :

Tgl. Surat:

Nomor Surat :

Lampiran :

Pengolah

Tgl. diteruskan :

Tanda Terima :

Catatan

Lembar I

Catatan : Catatan : Catatan : Cara Pengisian:

Lembar II Lembar III Lembar IV

: Diisikan indeks masalah-masalah dinas atau diisikan kata tangkap sebagai petunuk utama surat. Kolom Kode : Diisikan kode klasifikasi arsip Kolom Nomor Urut : Diisikan nomor urut surat berdasarkan daftar pengendali pada surat masuk Kolom Isi Ringkas : Diisikan ringkasan dari isi surat Kolom Dari : Diisikan dari siapa surat itu diterima Kolom Tanggal Surat : Diisikan tanggal surat yang diterima Kolom Nomor Surat : Diisikan nomor surat yang diterima sesuai yang tertera pada surat Kolom Lampiran : Diisikan jumlah lampiran surat ( jika ada ) Kolom Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat tersebut Kolom Tanggal diteruskan:Diisikan tanggal berapa surat diteruskan kepada unit pengolah Kolom Tanda Terima : Berisikan tanda tangan/paraf oleh penerima surat (unit pengolah) khusus lembar III (warna kuning Kolom Catatan : Diisikan keterangan-keterangan yang perlu dicatat sebagai pengingat

Kolom indeks

12

Contoh Kendali Surat Keluar :

N A M A I N S T A N S I

Indek : Isi Ringkas :

Kode :

Nomor Urut :

Kepada

Pengolah

Tgl.surat :

Lampiran :

Catatan

Lembar I

Catatan : Catatan :

Lembar II Lembar III

Cara Pengisian : Kolom indeks Kolom Kode Kolom Nomor Urut : Diisikan indeks masalah surat : Diisikan kode klasifikasi surat : Diisikan nomor urut surat keluar berdasarkan daftar pengendali surat keluar Kolom Isi Ringkas Kolom Kepada Kolom Pengolah : Diisikan ringkasan dari isi surat : Diisikan kepada siapa surat itu ditujukan : Diisikan unit pengolah yang memproses surat

Kolom Tgl.& Nomor Surat : Diisikan tanggal dan nomor dibuat Kolom Lampiran Kolom Catatan c) : Diisikan jumlah lampiran surat ( jika ada ) : Mencatat hal-hal yang dianggap perlu

Daftar Pengendali Surat Masuk / Keluar Daftar pengendali surat keluar adalah daftar yang dipergunakan untuk menginventarisir naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar yang sudah

dicacat dalam kartu kendali sekaligus sebagai alat kontrol. Pencatatan surat dimulai dari nomor 01 dan terakhir 00, halaman mulai dari halaman 0 Demikian halnya untuk daftar pengendali surat keluar. Kalau Pengendali keluar coret Pengengadali Masuk.

13

Contoh Tgl. No. Urut 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49

Daftar Pengendali Surat Masuk/ Keluar Klasifikasi Unit Pengolah Tgl. No. Klasifikasi Urut 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 84 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99

Halaman ...... Unit Pengolah

14

Cara Pengisian Daftar Pengendali Masuk / Keluar : Kolom Tanggal : Diisikan tanggal surat masuk diterima/ atau dikirim dicatat Kolom Nomor Urut : Nomor urut 00 s.d 99 yang dipergunakan untuk mencatat Cara Mencatat nomor surat masuk / Keluar Kolom Klasifikasi : Diisikan kode klasifikasi

Kolom Unit Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat Dinas tersebut tersebut Halaman (sebelah kanan atas) diisikan nomor halaman daftar pengendali yang telah dipergunakan d) Lembar Kartu Tunjuk Silang Lembar kartu tunjuk silang adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat untuk memberikan petunjuk tentang adanya lebih dari satu masalah pada satu naskah dinas dan sebagai sarana petunjuk tentang adanya hubungan antara berkas yang satu dengan yang lainnya.

Indek :

Kode :

Tgl. : No. :

Perihal / : Isi Ringkas :

Dari

Kepada :

LIHAT BERKAS

Indek :

Kode

Tgl. : No. :

Cara Pengisian Kartu Tunjuk Silang : Kolom indek Kolom kode : Diisikan indek masalah kedua : Diisikan kode klasifikasi masalah kedua

Kolom tanggal & nomor: Diisikan tanggal penyampaian surat dan nomor urut Surat masuk pada daftar pengendali

15

Kolom Perihal Kolom Dari Kolom Kepada Lihat Berkas Indek Kode Tanggal, Nomor e) Lembar Pengantar

: Diisikan isi ringka / perihal surat : Diisikan dari mana / siapa surat diterima : Diisikan kepada siapa surat itu ditujukan

: Diisikan indek masalah pertama : Diisikan kode klasifikasi masalah pertama : Diisikan tanggal dan nomor surat diterima

Lembar Pengantar adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat penyampaian untuk naskah dinas biasa dan naskah dinas rahasia/tertutup 1. Lembar Pengantar Surat Biasa Contoh : LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA UNIT PENGOLAH : DISAMPAIKAN TGL. :

NO.

ASAL SURAT

TANGGAL NO.SURAT

PERIHAL

KET

Diterima Tanggal : Paraf Penerima : Nama Terang :

Pukul :

Cara Pengisian Lembar Pengantar Surat Biasa : Kolom Unit Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat

Kolom Disampaikan Tanggal: Diisikan tanggal penyampaian surat Kolom Nomor Kolom Asal Surat : Diisikan nomor urut surat yang dicatat : Diisikan asal surat tersebut/pengirim surat

16

Kolom Tanggal/No.Surat Kolom Perihal Kolom Diterima Tanggal Kolom Paraf Penerima Kolom Nama Terang Pukul

: Diisikan tanggal dan nomor surat : Diisikan perihal surat : Diisikan tanggal terima surat oleh unit pengolah : Paraf penerima surat : Diisikan nama terang penerima surat : Diisikan pukul berapa surat diterima

2. Lembar Pengantar Surat Rahasia / Tertutup Contoh :

LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA / TERTUTUP UNIT PENGOLAH : DISAMPAIKAN TGL.:

N0.

ASAL SURAT

TANGGAL NO.SURAT

KET

l Diterima Tanggal : Paraf Penerima : Nama Terang :

Pukul :

Cara Pengisian Lembar Pengantar Surat Rahasia / Tertutup : Kolom Unit Pengolah Kolom Disampaikan Tanggal : Diisikan unit pengolah yang menangani surat : Diisikan tanggal penyampaian surat

17

Kolom Nomor Kolom Asal Surat Kolom Tanggal/No.Surat Kolom Diterima Tanggal Kolom Paraf Penerima Kolom Nama Terang Pukul

: Diisikan nomor urut surat yang dicatat : Diisikan asal surat tersebut/pengirim surat : Diisikan tanggal dan nomor surat : Diisikan tanggal terima surat oleh Penerima : Paraf penerima surat : Diisikan nama terang penerima surat : Diisikan pukul berapa surat diterima

f). Lembar Pengantar Ekspedisi Lepas Lembar pengantar ekspedisi lepas adalah formulir yang dipergunakan sebagai sarana penyampaian surat dinas pada instansi dan peorangan yang di tuju. Contoh : Lembar Ekspedisi Lepas

Dari : . TANGGAL PENGIRIMAN : Nomor dan Tanggal. Surat

No.

Perihal

Alamat Dituju

Ket

TANDA TERIMA :

Cara Pengisian : Kolom Dari Kolom Tanggal Pengiriman : Diisikan nama instansi yang mengirim surat : Diisikan Tanggal surat dikirim

18

Kolom Nomor

: Diisikan nomor urut surat yang dikirim

Kolom Nomor/Tanggal Surat : Diisikan nomor surat dan tanggal surat dibuat/ diterima Kolom Alamat yang dituju Kolom Keterangan Kolom Tanda Terima : Diisikan alamt instansi yang dituju : Diisikan keterangan yang dianggap perlu : Diisikan nama dan tanda tangan penerima

g). Lembar Pengantar Naskah/Lembar Disposisi Lembar pengantar naskah atau disposisi adalah lembar isian untuk menuliskan intruksi dari atasan kepada bawahan atau informasi dari bawahan kepada atasan dalam rangka memperlancar pelaksanaan tugas.

Contoh : LEMBAR PENGANTAR NASKAH Kode Perihal : : Indek :

Sifat : Tgl. / Nomor Asal Surat : Dari Unit Kerja : Dikemukakan Kepada : (1) Mohon Koreksi (2) Mohon Paraf (3) Mohon Tanda Tangan (4) MohonPengarahan /Petunjuk/ Putusan (5) Untuk diketahui / sebagai laporan DISPOSISI / NOTA *)

*) Coret yang tidak perlu Pengisian Lembar Pengantar Naskah Kolom kode : Diisikan kode klasufikasi surat Kolom Indek Kolom Perihal Kolom Sifat : Diisikan indek surat / kata tangkap surat : diisikan isi ringkas / perihal surat : diisikan sifat surat ( penting,segera, rahasia)

Kolom Tanggal & Nomor : Diisikan tanggal dan nomor surat yang diterima; 19

Kolom asal surat Kolom unit Kerja

: Diisikan asal instansi pencipta surat; : Diisikan unit kerja yang membuat surat/menyiapkan Lembar disposisi;

Kolom dikemukankan

: Diisikan kepada siapa (pimpinan,kepala bidang, dsb) Surat tersebut dikemukakan

Kolom

mohon

koreksi,

mohon

maaf,

mohon

tanda

tangan,

mohon

pengarahan/petunjuk/putusan, untuk ketahui sebagai laporan, cukup memberi tanda ceklist (V) pada kotak yang ada sesuai dengan permintaan. Kolom Disposisi : Memuat catatan, perintah dan sebagainya dari Pimpinan

Contoh Lembar Pengantar Naskah ( Lembar Disposisi ) LEMBAR DISPOSISI Surat dari Tanggal surat No. Surat Diterima tanggal No. Urut / kode Diteruskan kepada : : : : : : Isi Disposisi

h). Buku Agenda Buku agenda adalah buku yang berisi daftar yang berfungi sebagai pencatatan surat masuk dan surat keluar berdasarkan nomor urut datangnya surat. Pencatatan surat masuk dan keluar dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar, yang biasanya dibedakan tahunnya. Pengurusan surat dengan buku agenda mempunyai kelemahan antara lain pencatatan yang berulang-ulang, sulit untuk di tata berdasarkan klasifikasi surat, buku agenda tidak dapat digunakan untuk penelusuran arsip dan hanya cocok untuk organisasi yang volumenya kecil.

20

Contoh buku agenda Surat masuk No. Urut Tgl. terima Pengirim/Asal surat Tgl. & No.Surat Perihak/ Isi surat Diteruskan Tgl Tanda terima Ket

1. Perbedaan antara buku agenda dengan sistem pola baru (kartu kendali) sebagai berikut : Sistem Lama (Buku Agenda) a. Sulit untuk penyusunan lebih lanjut b. Sarana penemuan kembali, nomor/ Kode surat, sukar c. Pengaturan arsip dengan peralatan d. Sukar diterapkan e. Kurang fleksibel, tunjuk silang tidak Dapat diterapkan Sistem Baru ( Kartu Kendali ) a. Mudah untuk penyusunan lebih lanjut b. Sarana penemuan kembali indeks Mudah diingat c. Karena persyaratannya baik vertikal File dapat terwujud, dan dapat Disesuaikan dengan calon pengguna d. Fleksibel, tunjuk silang dapat diterapkan

2. Satuan kerja yang terlibat langsung dalam proses pengurusan dan pengendalian a. Unit Kearsipan, meliputi : 1. Penerima surat 2. Pengarah surat 3. Pencatat surat 4. Pengendali surat 5. Penyimpan Surat 6. Pengirim surat

21

b. Tata Usaha Pimpinan c. Unit Pengolah, meliputi : 1. Tata Usaha Unit Pengolah 2. Pimpinan Unit Pengolah 3. Unit / Unsur Pelaksana

3. Prosedur Pengurusan Surat a. Prosedur Pengurusan Surat Penting Masuk Unit kerja atau petugas yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian surat masuk adalah : 1). Unit Kearsipan ( Bagian Umum/Bagian Tata Usaha) a). Penerima, mempunyai tugas - Menerima surat baik yang disampaikan petugas pos, caraka, kurir dan sebagainya. - Meneliti kebenaran alamat instansi yang dituju - Membubuhkan paraf pada buku penerimaan dari petugas pengantar surat; - Mencortir surat masuk - Mengeluarkan surat dalam amplop; - Meneliti kelengkapan lampiran suyrat masuk ( jika ada) - Melampirkan amplop / sampul surat bilamana alamat pengirim tidak dicantumkan dalam surat - Menyampaikan surat/naskah dinas kepada pengarah untuk diarahkan - Bilamana surat yang diterima bersifat rahasia tidak perlu dibuka, disampaikan secara tertutup kepada pencatat dan disampaikan kepada alamat yang dituju dengan menggunakan lembar pengantar surat tertutup. b). Pengarah, mempunyai tugas : - Membaca surat masuk dan menentukan surat penting dan biasa - Menentukan arah surat kepada unit pengolah mana surat itu disampaikan

22

- Menentukan kode klasifikasi, indek dan unit pengolah yang menangani dengan menuliskan di bagian Kanan bawah surat memakai pensil tidak boleh menggunakan pulpen - Menyampaikan surat kepada pencatat c). Pencatat mempunyai tugas : Mencatat surat masuk pada lembar daftar pengendali; Mencantumkan nomor urut surat masuk sesuai dengan daftar pengendali; Mencatat surat dinas penting pada kartu kendali surat masuk; Mencatat surat biasa dan surat tertutup pada lembat pengantar surat; Menyampaikan surat penting beserta empat (4) lembar kartu kendali kepada pengendali; Menyampaikan surat biasa dan surat tertutup berikut lembar pengantar surat kepada pengendali. 4). Pengendali, mempunyai tugas : Menerima surat penting beserta 4 (empat) lembar kartu kendali dan surat biasa atau tertutup beserta 2 (dua) rangkap lembar pengantar surat dari pencatat. Meneliti kebenaran kode,indek dan pengisian kartu kendali serta meneliti kelengkapan lainnya atau lampiran. Menyampaikan surat penting beserta kartu kendali lembar III (kuning) dan lembar IV ( merah ) kepada TU Pengolah; Menyampaikan surat biasa atau tertutup beserta 2 (dua) rangkap lembar pengantar surat kepada TU Pengolah; Menyimpan / menata kartu kendali lembar 1 (putih) berdasarkan kode klasifikasi dan lembar II (hijau) berdasarkan instansi dalam lemari katalog. 5). Penyimpan, mempunyai tugas : Menerima kartu kendali surat masuk lembar III (kuning) yang sidah diparaf oleh TU pengolah; Menyimpan / menata kartu kendali surat masuk lembar III (kuning) berdasarkan kode sebagai pengganti arsip selama surat tersebut masih berada di unit pengolah; 23

Menyimpan 1 (satu) lembar pengantar surat biasa / rahasia berdasarkan unit pengolah dan kurun waktu;

Menyimpan 1 (satu) lembar ekspedisi lepas berdasarkan masalah dan kurun waktu.

6). Tata Usaha Unit Pengolah Dalam melaksanakan tugasnya tata usaha unit pengolah melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : Menerima surat penting beserta kartu kendali lembar III (kuning) dan IV (merah) dari pengendali; Meneliti kebenaran pengarahan dan kelengkapan surat; Membubuhkan paraf, nama jelas tanggal penerimaan pada kartu kendali lembar III (kuning) sebagi tanda bukti bahwa surat sudah diterima; Mengembalikan kartu kendali lembar III (kuning) kepada pengendali; Menyimpan kartu kendali lembar IV (merah) dalam lemari katalog berdasarkan kode; Menyiapkan dan mengisi lenbar disposisi dalam rangkap 2; Menyampaikan surat beserta lembar disposisi kepada pimpinan untuk disposisi atau kepada pengolah untuk diselesaikan; Menyimpan 1 (satu) lembar disposisi sebagai pengganti arsip yang ada pada pimpinan atau pengolah/pelaksana; Menerima surat beserta 2 lembar disposisi dari pimpinan unit pengolah; Menyampaikan surat dan lembar disposisi lembar pertama yang telah di disposisi oleh pimpinan kepada pengolah/unit pelaksana. 7). Unit Pelaksana (Unit Pengolah) Dalam melakukan tugasnya unit pelaksana melakukan kegiatan sebagai berikut : Menerima surat beserta 2 lembar disposisi dari TU unit pengolah untuk penyelesaian lebih lanjut; Meneliti surat yang disampaikan oleh TU unit pengolah, apakah permasalahan surat tersebut sesuai dengan arahan yang ditujukan pada unit pelaksana; 24

Memaraf kedua lembar disposisi sebagai tanda terima; Mengembalikan lembar disposisi lembar ke 2 kepada TU unit pengolah;

Memproses penyelesaian surat sesuai petunjuk pimpinan.

2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Unit kerja dan petugas yang terlibat, serta kegiatan yang dilakukan dalam pengurusan surat keluar adalah : a. Unit Pengolah Dibagian unit pengolah pengurusan dan pengendalian surat keluar dilaksanakan oleh : 1). Pengolah / Pelaksana Menyiapkan / menyampaikan konsep surat keluar ; Menyampaikan surat keluar yang telah diketik net untuk ditanda tangani pimpinan. 2) TU Pengolah Menerima surat yang telah ditanda tangani pimpinan dari pengolah / pelaksana; Mencatat surat keluar dalam kartu kendali rangka 3 (tiga) putih, kuning dan merah; Menyampaikan konsep dan net surat keluar beserta kartu kendali kepada pengendali pada unit kearsipan; Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan nomor kode; Mengendalikan surat yang belum selesai pengolahannya dan menyampaikan surat yang sudah selesai pengolahannya kepada pimpinan. b) Unit Kearsipan Unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan dan pengiriman : 1). Pengendali Menerima surat yang telah ditandatangani dari TU unit pengolah, serta meneliti kelengkapannya; Memberikan nomor urut pada kartu kendali / surat

25

Menyimpan kartu kendali lembar 1 (putih) warna putih dalam lemari katalog berdasarkan kode;

Menyampaikan kartu kendali lembar II (kuning) lkepada penyimpan;

Menyampaikan kartu kendali lembar III ( warna merah ) kepada TU pengolah;

Mengembalikan konsep surat kepada TU pengolah.

2). Penyimpanan - Menyimpan kartu kendali lembar II (warna kuning) menurut urutan nomor kode sebagi pengganti arsip selama surat tersebut masih berada di unit pengolah; - Menyimpan lembar ekspedisi lepas berdasarkan masalah/sesuai dengan nomor kode berikut 1 (satu) lembar surat keluar. 3) Pengirim - Mengirim surat kepada alamat yang dituju; - Menyampaikan konsep kepada pengendali. 3. Prosedur Pengurusan surat Biasa (Rutin) Masuk Menangani surat biasa (rutin) masuk, prosesnya sangat sederhana. Sarana pencatatan surat biasa adalah menggunakan lembar pengantar surat biasa a. Pencatat bertugas 1).Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatat dalam pengantar rangkap dua 2).Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit pengolah 3).Menyimpan lembar pengantar 1 setelah diparaf unit pengolah b. Unit Pengolah 1. Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua 2. Menyimpan lembar pengantar II 3. Menyerahkan lembar pengantar 1 kepada pencatat di unit kearsipan 4. Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan surat kepada pengolah/pelaksana

26

4. Prosedur Pengurusan Surat Biasa (Rutin) Keluar 1. Unit Pengolah bertugas : a. Mencatat surat biasa keluar dalam 2 lembar pengantar b. Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencacat di unit kearsipan 2. Pencatat bertugas a. Memasukkan surat asli dalam sampul setelah di stempel dan meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya. b. Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan di kembalikan ke unit pengolah dengan disertai lembar pengantar II c. Menyimpan lembar pengantar I di pencatat sebagai bukti penyampaian 5. Prosedur Pengurusan Surat Rahasia Masuk Surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap dua) dan disampaikan pada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.

27

28

BAB III PEMBERKASAN ARSIP AKTIF A. Pengertian Pemberkasan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Pemberkasan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan lebih besar pengaruhnya terhadap pengembangan dimasa mendatang. Tujuan penataan arsip (berkas) adalah agar arsip dapat disimpan dan diktemukan kembali dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna. B. Langkah-Langkah Pemberkasan Arsip yang akan ditata perlu dipersiapkan terlebih dahulu, agar mempermudah dan mempercepat pelaksanaan.Adapun kegiatan yang dilaksanakan dalam penataan arsip maka : 1. Memisah-misahkan ( segregating ) yaitu merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya. 2. Meneliti disposisi yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang akan disimpan telah mendapat disposisi atau belum. Untuk surat yang belum ada disposisinya perlu mendapat persetujuan oleh pejabat yang berwewenang. 3. Memadukan ( assembling) yaitu kegiatan mengelompokkan arsip yang

merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau saling berkaitan. 4. Mengklasifikasi yaitu menentukkan klasifikasi arsip. 5. Mengindeks yaitu menentukan inti dari isi surat dan menentukan indeksnya. 6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross refence) yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk memudahkan pencarian kembali arsip (bila perlu). 7. Menyusun arsip yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai dengan system yang digunakan. 8. Menyimpan arsip secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode masing-masing. C. Peralatan Pemberkasan Peralatan Keras 1. Folder adalah alat untuk menyimpan arsip, yang sama dengan map tetapi mempunyai tab yang fungsinya untuk tempat penulisan kode dan indeks. 29

850.cuti

2. Map Gantung (hangmap) 3. Guide atau sekat adalah alat yang digunakan untuk pengelompokkan atau sebagai pembatas atau petunjuk antara pokok masalah (primer) dengan rincian sub masalah (sekunder) dan sub-sub masalah (tertier) atau untuk mengelompokkan antara subyek yang satu dengan yang lainnya. 4. Filing Cabinet Peralatan Lunak 1. Kode adalah sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan lokasi penyimpanan arsip. Fungsi kode untuk membedakan antara urusan/subyek yang satu dengan yang lainnya dalam berbagai jenjang klasifikasi. Kode yang umum digunakan dalam penyimpanan arsip adalah kode angka murni ( 1, 2, 3, dst). Kode angka dibedakan menjadi beberapa yaitu Kode angka urut, misalnya : 1 Pendidikan dan Pelatihan 2 Personalia 3 Keuangan Kode angka Blok, biasanya terdiri dari beberapa angka yang ditulis sampai dengan batasan tertentu untuk satu subyek, misalnya : 000-099 untuk personalia 100-199 untuk administrasi

30

Kode Abjad, kode yang berupa abjad dari A sampai dengan Z, kode ini dapat menggunakan abjad tunggal atau lebih misalnya : Abjad Tunggal : A = keuangan

B = perlengkapan C = perlengkapan Abjad ganda AA = hukum BB = keuangan BB = diklat, dst Kode abjad ini biasanya digunakan untuk penyimpanan arsip nama nasabah, pegawai klien dan sebagainya. 2. Klasifikasi adalah suatu pengelompokkan arsip berdasarkann subyek, yang disusun secara sistematis dan logis dari pelaksanaan fungsi dan kegiatan organisasi. Klasifikasi antara satu organisasi dengan organisasi lainnya berbeda, karena fungsi dan kegiatannya juga berbeda. Fungsi dan kegiatan organisasi dikelompokkan menjadi : a. Fasilitatif, yaitu pengelompokkan arsip yang menyangkut kegiatan penunjang bagi organisasi, yaitu subyek personalia, keuangan, kehumasan dan lain-lain. Semua subyek tersebut di atas dimiliki setiap organisasi, hanya kebijakannya berbeda-beda. Contoh : Personalia Perencanaan Pegawai Pengadaan Pegawai Tenaga teknis Tenaga Administrasi Tenaga Honor Pengangkatan Pegawai b. Subtantif, yaitu pengelompokkan arsip yang menyangkut kegiatan pokok bagi organisasi, oleh karena itu antara organisasi yang satu dengan lainnya mempunyai klasifikasi subtantif yang berlainnya, misalnya Kantor pengacara mempunyai klasifikasi yang berbeda antara di suatu Bank. Misalnya pada kantor pengacara klasifikasi subtantif : - Bantuan Hukum Kasus Pidana Kasus Perdata 31

3. Indeks, adalah sebagai tanda pengenal berkas disebut juga judul berkas, yang fungsinya untuk mempermudah penemuan kembali arsip, Indeks dapat dibagi menjadi beberapa jenis yaitu : a. indeks nama orang, b. indeks nama organisasi. c. indeks nama wilayah, d. indeks angka, indeks masalah Dari jenis indeks harus mempelajari tatacara peraturan mengindeks. Kenyataan yang banyak diterapkan di lingkungan kegiatan organisasi dan yang paling sulit adalah indeks masalah. Indeks masalah biasanya untuk menentukan arsip yang tercipta dari hasil korespondensi, misalnya surat penawaran mobil, surat penuntutan terhadap pengiriman barang. Tata cara menentukan indeks masalah adalah : - membaca keseluruhan informasi surat; - menentukan isi ringkas surat, dari isi ringkas surat ditentukan indeks masalahnya yang memungkinkan dapat mewakili seluruh informasi pada file dan dapat dijadikan sebagai judul file agar mempermudahkan penemuan kembali. Persyaratan dalam indeks masalah : - Harus singkat, jelas dan padat. - Bersifat kebendaan - Tidak boleh sama dengan judul klasifikasi Contoh menentukan indeks masalah : - Permintaan nama peserta Bimtek Kearsipan - Permintaan Nama Pengajar - Jadwal Kegiatan Materi - SK Panitia Kegiatan Bimtek Kearsipan - Pengiriman nama Peserta - Sertifikat Peserta Bimtek Kearsipan - Laporan Pelaksanaan Bimtek Kearsipan - Materi Bimtek Kearsipan Surat-surat tersebut diatas (baik surat masuk maupun keluar) dalam penyimpanannya dijadikan satu berkas ( file) dengan judul berkas atau indeks ---Bimtek Kearsipan

4. Tunjuk Silang (cross reference) adalah suatu formulir yang digunakan untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip yang saling berkaitan dengan lokasi 32

penyimpanan yang berlainan. Tidak semua penyimpanan arsip selalu menggunakan tunjuk silang.imbulnya tunjuk silang karena : a. Jika terdapat surat yang mempunyai lebih dari satu subyek b.Adanya penggantian nama c. Adanya lampiran pada surat yang penyimpanannya tidak memungkinkan dijadikan satu dengan suratnya. Contoh formulir tunjuk silang Indeks: Kode : Tgl. No. Isi ringkas :

Dari :

Kepad : LIHAT BERKAS :

Indeks :

Kode

Tgl.

D. Sistem Pemberkasan Menurut Bennick (1989:1) mengemukkan bahwa system pemberkasan arsip aktif (filing system) adalah suatu proses kegiatan mendisain, mendokumentasikan dan mengimplementasikan standar prosedur untuk pengklasifikasian, penyortiran, penyimpanan informasi yang bertujuan menjamin efektivitas kegiatan

administrasi dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat. Dari pengertian di atas, maka filing atau pemberkasan arsip adalah suatu proses kegiatan menyusun arsip secara logis dan sistematis dengan menggunakan system tertentu yang disesuaikan dengan jenis arsip dan fungsi unit kerja yang mengelola arsip. Dalam pemberkasan arsip harus mengetahui tugas dan fungsi organisasi khususnya masing-masing unit kerja. Dari tugas dan fungsi tersebut

mencerminkan kegiatan yang dilaksanakan. Tujuan pemberkasan arsip menurut Bennick (1989:2) adalah untuk mempermudah dalam penemuan kembali informasi, jika diperlukan. Arsip yang disimpan pada prinsipnya harus menggambarkan informasi secara utuh dan lengkap mengenai fungsi dan kegiatan yang ada pada organisasi. Arsip yang terhimpun secara utuh dan lengkap membentuk dalam berkas atau file.

33

Dari gambaran di atas tujuan pemberkasan arsip untuk mewujudkan : a. adanya kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali arsip b. mengantisipasi adanya dokumen yang hilang c. mempermudah dalam mengidentifikasi arsip d. efisiensi dan efektif bagi pelaksana e. efisiensi dalam penggunaan ruangan dan peralatan f. adanya standar dalam pemberkasan arsip Seorang sekretaris atau petugas kearsipan harus mengetahui tahapan / prosedur kegiatan filing atau pemberkasan arsip yaitu : 1. Pemberkasan arsip sebaiknya dilakukan secara rutin bagi seorang sekretaris atau petugas kearsipan yaitu pada waktu siang hari sebelum meninggalkan pekerjaan. 2. Arsip yang sudah selesai diproses sebaiknya segera diberkaskan 3. Membaca keseluruhan arsip untuk menentukan system filing yang tepat 4. Menentukan kode klasifikasi arsip untuk arsip yang disimpan berdasarkan subyek 5. Menentukan indeks sesuai dengan isi informasi arsip, sehingga berupa suatu cerminan keseluruhan informasi arsip dalam satu berkas/filr 6. Memberkaskan arsip pada folder 7. Meletakkan folder dan menyusunnya dalam filing cabinet. Dalam filing atau pemberkasan prinsip dasar yang harus diperhatikan adalah Kegiatan yang ada pada organisasi khususnya unit kerja dan Jenis Arsip yang tercipta. Berdasarkan prinsip tersebut maka pemberkasan dibedakan menjadi : 1. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Abjad ( Alphabetical filing System) Perangkat lunak yang digunakan untuk pemberkasan ini adalah indeks. Indeks yang digunakan biasanya indeks nama orang, dan nama Badan serta Wilayah. Oleh karena itu pemberkasan ini digunakan untuk arsip yang mempunyai sifat khusus dan ditata berdasarkan urutan abjad dimulai A sampai dengan Z, seperti untuk menyimpan : a. Data Pegawai (personal file) yang didalamnya berisi arsip sejarah orang mulai pertama kali masuk kerja, pelaksanaan kegiatan yang dilakukan sampai

dengan pensiun atau berhenti bekerja, harus disimpan dalam satu file berdasarkan nama pegawai tersebut dan disusun secara abjad. Dalam

34

pelaksanaannya sering digabungkan dengan system angka yaitu digabung dengan NIP Pegawai tersebut. b. Data mahasiswa, yang didalam berkasnya berisi arsip mulai dari mahasiswa masuk sampai menyelesaikan kuliah. Penataan berkasnya berdasarkan urutan nama-nama mahasiswa dari A sampai dengan Z. Dan biasanya digabungkan dengan nomor induk mahasiswa (NIM). c. Arsip Rekam Medis (medical records) arsip sejarah seorang pasien dari awal pemeriksaan sampai dengan akhir pemeriksaan, arsip disimpan berdasarkan nama pasien dari A sampai dengan Z. d. Arsip klien pada seorang pengacara, yang didalamnya berisi arsip-arsip mulai klien minta bantuan hukum sampai selesai proses pengadilan. Penataan arsipnya berdasarkan nama-nama klien mulai dari A sampai dengan Z. F
E E-F D C C-D B A-B A

A-F

2. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Angka (Numerical Filing System) Perangkat lunak yang digunakan untuk pemberkasan ini adalah indeks angka. Oleh karena itu pemberkasan untuk menyimpan arsip yang mempunyai identitas berupa angka-angka yaitu untuk rekening Koran, voucher ( tanda bukti pembayaran) ditata berdasarkan nomor voucher, rekening dan arsip data pegawai yang ditata berdasarkan NIP dan biasanya digabungkan dengan nama pegawai, dan ditata berurutan berdasarkan NIP, demikian juga data mahasiswa, yang biasa digabungkan dengan NIM dan ditata berdasarkan urutan NIM mahasiswa.

35

101 100 21 20 12 11 10 2 000 1

000 101

3. Sistem Pembekasan Berdasarkan Kronologis ( Chronological Filing System) Sistem pemberkasan ini merupakan pengembangan dari pemberkasan yang berdasarkan angka yang berurutan/kronologis dari tahun, bulan, dan tanggal. Arsip yang ditata berdasarkan system ini adalah arsip tentang pengiriman barang, agenda kepala dinas dan sebagainya. Contoh : Tahun 2009 ( sekat pertama), bulan Januari (Sekat kedua) dan tanggal ( sekat ke tiga)

36

19 16 14 13 10 7 5
3

20 17 15

18

12
9

11

8 6 4

1
Januari

4. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Wilayah (Geographical Filing System) Sistem wilayah adalah salah satu system penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi) daerah atau wilayah tertentu. Sistem ini merupakan pengembangan dari system pemberkasan berdasarkan abjad. Pemberkasan pada system ini penataannya atas dasar wilayah dan penyusunannya secara hirarki wilayah. Contoh sekat pertama untuk penulisan Tingkat Provinsi, sekat kedua untuk Kabupaten/Kota dan jika diperlukan sekat ke tiga untuk tingkat kecamatan yang disusun secara abjad, dan dapat dikembangkan lebih lanjut misalnya nama-nama dari para langganan atau nasabah yang ada di masing-masing wilayah. Contoh : Provinsi : Kalimantan Barat (sekat pertama) Kota/Kab : Pontianak (sekat kedua) Kecamatan : Pontianak Kota (sekat ke tiga) Nama : Amat ( nama nasabah )

37

KAB.PTK

KEC. SEI KUNYIT

KEC.RAS AU JAYA

KAB.KKR KEL.KOTA BARU KEC.PTK SELATAN

PTK

Kalimantan KALIMANTAN Kalimantan KALIMANTAN Barat BARAT Barat BARAT

5. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Subyek ( Subject Filing Systems). Sistem ini paling sulit jika dibandingkan dengan system yang lainnya, karena dalam pemberkasannya harus mengetahui permasalahan yang ada. Akan tetapi kenyataannya system ini paling banyak diterapkan untuk pemberkasan arsip dilingkungan kerja. Perangkat lunak yang digunakan selain indeks masalah, juga kode klasifikasi. Biasanya arsip yang digunakan untuk pemberkasan ini adalah arsip hasil korespondensi. Seperti surat permintaan peserta diklat, undangan pembukaan diklat, permintaan tenaga pengajar dan sebagainya. Oleh karena itu menggunakan maka kode klasifikasi sebagai sarana

penyimpanannya, subyeknya.

penyimpanannya

dikelompokan

berdasarkan

400 ( Kesejahteraan Sosial )----

sekat pertama sekat kedua

411 (Pembangunan Desa/Pembangunan Masyarakat Desa ---411.2 Lembaga sosial --sekat ketiga

38

830.Kedudukan 824.5 Lolos Butuh 823.Kenaikan PGKT 822.Kenaika n GB

820. Mutasi

811.3 panggilan 811.1 TESTING 810 PENGADAAN 811 LAMARAN

800 KEPEGAWAIAN

E. Penemuan Kembali Arsip (Retrieval) Penemuan kembali arsip dilakukan biasanya adanya permintaan. Permintaan biasa dilakukan melalui telepon, langsung di tempat penyimpanan atau melalui memo, jika ada permintaan arsip agar mempermudah untuk pengendalian, maka harus dicatat pada lembat peminjaman. Jumlah lembar peminjaman sebagiknya tiga lembar, lembar pertama disimpan oleh pelaksana berdasarkan tanggal

pengembalian arsip, satu lembar (lembar kedua) diberikan kepada peminjam dan lembar ketiga disimpan difolder. Adapun tahapan dalam penemuan kembali, tidak melalui sarana apapun antara lain nomor surat, buku agenda, akan tetapi langsung ke berkasnya, yang diuraikan berikut ini. a. mengetahui informasi / subyek arsip yang diminta b. menentukan klasifikasi arsip sesuai permintaan c. menetapkan indeksnya d mengambil arsip dari file/berkas jika yang diminta sebagian saja e. mengambil satu file, jika arsip yang diminta semua yang ada dalam file dan menggantikannya dengan folder pengganti f. Mencatat arsip yang dipinjam pada lembar peminjaman arsip rangkap tiga yaitu lembar pertama setelah ditandatangani peminjam disimpan pelaksana pada

39

kotak pengendalian berdasarkan tanggal pengembalian, lembar kedua diberikan kepada peminjam dan lembar ketiga disimpan dalam folder. g. Menyampaikan arsip yang dipinjam beserta lembar peminjaman kedua kepada peminjam. Contoh Kartu Peminjaman Arsip Subjek/Kode : Tanggal Kembali :

Indeks / Titel

Tanggal Arsip

Nama Peminjam :

Tanggal Peminjaman:

Tanda Tangan

Nama / Unit Kerja

Out Indikator yang berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam

Keluar No. Series arsip Tgl. Peminjaman Tgl. Kembali Keterangan

40

BAB IV PENUTUP A. RANGKUMAN Surat adalah pernyataan tertulis dalam berbagai bentuk yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain dengan demikin surat-surat yang diciptakan organisasi dalam rangka pelaksanaan operasional manajemen harus diatur dengan sistem pengurusan surat yang baik, mencakup kegiatan penerimaan, pengiriman, pengarahan,

pendistribusian surat ke unit-unit kerja. Asas sentralisasi pengurusan surat adalah kegiatan pengendalian surat masuk dan keluar sepenuhnya dilakukan secara terpusat oleh satu unit kerja. Asas ini cocok digunakan untuk organisasi yang volume suratnya kecil dan atau unitunit kerja berada dalam satu atap. Asas desentralisasi adalah kegiatan pengendalian surat masuk dan surat keluar sepenuhnya di lakukan oleh masing-masing unit kerja. Asas ini cocok digunakan untuk organisasi yang volume suratnya besar dan/ atau unit-unit kerja yang terpencar ( tidak satu atap ) Prosedur pengurusan surat masuk dilakukan sebagai berikut : Penerimaan, penggolongan, pengarahan dan pengendian sedangkan prosedur pengurusan surat keluar : penyiapan konsep, pengetikan, pemberian nomor, tanda tangan, penggolongan, pengendalian dan pengiriman. Sarana pengurusan surat adalah Kode Klasifikasi, Kartu Kendali Surat Masuk/Keluar, Daftar Pengendali surat masuk/keluar, Lembar Pengantar surat biasa dan tertutup, lembar pengantar ekspedisi lepas, lembar Kartu Tunjuk, serta lembar pengantar naskah / lembar disposisi Pemberkasan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Langkah-langkah pemberkasan adalah memisah-misahkan, meneliti disposisi, memadukan, mengklasifikasi, mengindeks, mempersiapkan tunjuk silang, menyusun arsip dan menyimpan Sarana pemberkaan ada perangkat lunak dan perangkat keras, perangkat lunak : kode, klasifikasi, indeks, tunjuk silang, sedangkan perangkat keras adalah filing cabinet, map / folder, map gantung dan guide.

41

Sistem utnuk menata arsip aktif dapat menggunakan beberapa sistem yaitu sistem abjad/ alphabetical filing system, sistem masalah/perihal/subject filing system, sistem nomor/numerical filing system, sistem tanggal/urutan waktu/chronological filing system dan sistem wilayah/daerah /regional/

geographical filing system.

B. LATIHAN 1. Jelaskan tujuan dari pengurusan surat 2. Sebutkan pengorganisasian pengurusan surat 3. Coba saudara jelaskan langkah-langkah pemberkasan. 4. Jelaskan sarana pengurusan surat yang saudara ketahui 5. Apa perbedaan arsip aktif dan inktaf 6. Coba saudara sebutkan perangkat lunak dan perangkat keras pentaan arsip aktif. 7. Apa guna indeks dalam pemberkasan arsip aktif 8. Apa yang dimaksud dengan klasifikasi 9. Salah satu perangkat keras pemberkasan arsip adalah guide, coba saudara jelaskan apa kegunaan dari guide 10. Apa definisi arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

42

DAFTAR PUSTAKA 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 2. Peraturan Pemerin tah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip 3. Peraturan Gubernur Nomor 453 Tahun 2005 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat 4. ANRI, Modul Manajemen Arsip Dinamis, 2005 5. Sudarmayanti, Manajemen Kearsipan Modern, Mandar Maju, Bandung 2003

43

Di dalam organisasi / instansi arsip tercipta berdasarkan daur hidupnya yaitu: Penciptaan, Pengurusan dan pengendalian, referensi, penyusutan, pemusnahan, penyimpanan dan penyerahan. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu dimana surat masuk dan surat keluar tersebut di arahkan atau dikendalikasn guna pemrosesan lebih lanjut. Tahap referensi surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan adminstrasi sehari-hari. Setelah itu surat di klasifikasikan dan di indeks kemudian di himpun berdasarkan system tertentu. Untuk tahap penyusutan adalah kegiatan

pengurangan arsip, sedangkan pemusnahan adalah arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi dan dapat dilakukan oleh lembaga-lembaga Negara atau Swasta. Tahap penyimpanan di unit kearsipan adalah arsip yang sudah menurun nilaigunanya (arsip Inaktif) dan untuk tahap terakhir adalah tahap penyerahan ke ANRI, ke Badan Kearsipan Provinsi/Kabupaten dan Kota. Pengurusan surat merupakan daur hidup tahap yang kedua yaitu tahap pengurusan dan pengendalian surat masuk dan surat.

44

KEBIJAKAN

Disusun Oleh : Dr. M. TAJUDIN NUR, MSi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.. i DAFTAR ISI. ii BAB I PENDAHULUAN. 1 A. Latar Belakang. B. Deskripsi Singkat. C. Kompetensi yang Diharapkan ... D. Indikator.. E. Pokok Bahasan. BAB II PENDATAAN ARSIP...... A. Pengertian. B. Penyususnan Rencana Penataan Arsip...... C. Proposal Penataan Arsip..... BAB III PENATAAN ARSIP INAKTIF. A. Pengertian Arsip, Arsip Inaktif dan Penataan Arsip.... B. Tujuannya.. C. Langkah-langkah Penataan Arsip Aktif.... BAB IV PENUTUP.... 1 1 1 2 2 3 3 6 8 10 10 10 10 21

A. Rangkuman.... 21 B. Latihan... DAFTAR PUSTAKA.. 21 22

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Hubungan arsip dengan administrasi pada hakekatnya merupakan dua sisi sebuah mata uang yang sulit dipisahkan meskipun tampak adanya garis pemisah yang jelas. Arsip sebagai bagian dari suatu proses administrasi hanya ada apabila organisasi itu berjalan sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi. Kita yakin tidak mungkin ada organisasi bila tiada kegiatan administrasi yang bermuara pada keberadaan arsip karena keberadaan arsip di satu instansi / organisasi bukanlah hal yang diciptakan secara khusus, tetapi lahir secara otomatis sebagai bukti berjalannya suatu fungsi instansi/organisasi tersebut dan merupakan informasi yang terekam dalam berbagai media seperti kertas, film, foto,slide, gambar, foster, kaset, dan sebagainya. Selain itu arsip bukanlah hasil samping dari kegiatan administrasi, melainkan endapan rekaman informasi pelaksanaan kegiatan administrasi itu sendiri. Untuk itu arsip harus dikelola sesuai dengan aturan yang ada, dengan tujuan bila diperlukan mudah di temukan dengan cepat dan tepat serta terselamatkannya arsiparsip yang memiliki nilai guna permanen atau sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan warisan budaya bangsa B. Deskripsi Singkat Modul ini memaparkan tentang proses pengelolaan arsif inaktif yang meliputi pendataan, langkah-langkah pendataan, penyusunan rencana penataan, membuat proposal, langkah-langkah penataan dan penyusunan daftar arsip serta penyimpanan arsip pada bok dan rak arsip C. Kompetensi yang diharapkan Setelah mengikuti dan menyelesaikan mata diklat ini diharapkan peserta diklat memiliki kemampuan dalam membuat perencanaan serta keterampilan dalam mengelola arsip inaktif.

D. Indikator Indikator-indikator hasil belajar adalah : 1. Peserta mampu memahami pengetian pendataan, langkah-langkah pendataan. 2. Peserta mampu menyusun rencanaan penataan 3. Peserta mampu mampu pengertian penataan, langkah-langkah penataan. 4. Peserta mampu melaksanakan pengelolaan arsip inaktif 5. Peserta mampu membuat daftar arsip dan menata arsip pada bok arsip serta pada rak arsip atau pada sarana penyimpanan arsip E. Pokok Bahasan 1. Pendataan 2. Penataan Arsip Inaktif

BAB II PENDATAAN ARSIP

A. Pengertian Pendataan arsip merupakan suatu proses kegiatan untuk mengumpulkan, mengidentifikasi dan mengolah keseluruhan data dan informasi tentang arsip-arsip yang tercipta pada unit-unit organisasi. Proses pendataan pada dasarnya adalah upaya menginventarisasi mengenai jumlah, kurun waktu, subtansi informasi kondisi arsip serta hal lain yang diperlukan sebagai dasar perencanaan pengelolaannya. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus sedang arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Fungsi pendataan arsip untuk mengetahui data tentang arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi. Diharapkan dengan adanya pendataan arsip akan dapat dipahami dan disusun suatu perencanaan penataan/pembenahan arsipLangkah-langkah

Pendataan Pendataan arsip pada dasarnya merupakan proses kegiatan untuk mengumpulkan data-data yang perpedoman pada kaidah-kaidah metode penelitian. Setiap tahapan dalam penelitian sebenarnya dapat diterapkan dalam kegiatan pendataan. Akan tetapi karena arsip memiliki kekhasan bentuk, focus perhatian yang perlu dipertimbagkan dalam kegiatan pendataan arsip adalah substansi didalam mengumpulkan data. Kegiatan pengumpulan data ini dibutuhkan suatu teknik pengumpulan data dalam bentuk daftar pertanyaan atau formulir. Daftar atau formulir ini menjadi sangat penting karena akan mempengaruhi data apa saja yang akan dikumpulkan. Kesalahan dan kekurangan informasi dalam daftar pertanyaan atau formulir akan mengakibatkan arsip-arsip tidak akan teridentifikasi secara menyeluruh sesuai dengan yang dibutuhkan. 1. Pendataan Struktur dan Fungsi Organisasi Pelaksanaan fungsi-fungsi instansi/organisasi tercermin dalam arsip-arsip yang terbagi dan tertata di unit-unit kerja. Oleh karena itu untuk mengetahui keberadaan arsip perlu dilakukan pendataan unit-unit kerja dan fungsi unit

organisasi yang tercermin dalam struktur organisasi. Memahami

struktur

organisasi perlu dilakukan, selain untuk mendata unit-unit kerja dan fungsi unit organisasi dalam struktur organisasi yang masih berlaku, juga untuk mengetahui perkembangan organisasi 2. Pendataan Arsip Pendataan arsip dilakukan untuk mengidentifikasi mengenai : a. Kondisi fisik arsip yaitu berkaitan dengan keadaan fisik arsipnya seperti robek, rusak, rapuh, buram, dan sebagainya b. Kondisi tempat penyimpanan,misalnya:suhu,cahaya,kelembaban,ventilasi, dll c. Media rekan arsip, misalnya kertas, kaset, video, film, optical disc dan lain-lain d. Jumlah arsip yang ada di unit kerja berapa meter linier (1 meter linier = 100 cm linier) e. Kurun waktu adalah waktu dari arsip yang tertua sampai termuda di tempat pendataan f. Sistem penataan adalah tata cara penyimpanan arsip pada waktu aktifnya seperti system penataan berdasarkan abjad, subyek,nomor, tanggal, geografi dan lain-lain g. Alat temu balik (access) adalah suatu sarana yang digunakan untuk penemuan kembali arsip yang dapat berupa buku agenda,daftar pertelaan,inventarisasi dan lain-lain. h. Asal arsip adalah unit kerja pencipta arsip i. Lokasi arsip adalah tempat penyimpanan arsip j. Unit kerja adalah tempat dilakukannya pendataan arsip, misalnya Tata usaha, Kepegawaian, Keuangan

Contoh : Formulir Pendataan Arsip Nama Instansi Alamat Unit Kerja Lokasi Arsip Asal Arsip : Dinas Pendidikan Nasional Kota Pontianak : : Tata Usaha : di Gudang Arsip : Bagian Umum

Kondisi Ruangan : Baik Kondisi Arsip Media Rekam Jumlah Kurun Waktu Sistem Penataan Alat Temu Balik : Baik : Kertas : 20 Meter linier (2.000 cm linier) : 1999 2008 : Sistem Subyek : Agenda

Pelaksana Survei : Rudi Tanggal : 22 April 2009

3. Penyusunan Daftar Ikhtisar Arsip Kegiatan pendaftaran arsip berupa pendataan melalui suatu survey terhadap arsiparsip yang berada di unit-unit kerja dan unit kearsipan merupakan langkah awal dari proses kegiatan penyusutan. Dari hasil survey pendataan berkas arsip ini dibuat Daftar Ikhtisar Arsip. Daftar Ikhtisar ini merupakan kompilasi dari seluruh data berkas arsip dari seluruh unit kerja yang terkumpul sebagai hasil pendataan. Dalam daftar ikhtisar arsip berisi beberapa informasi yaitu : a. Nama Instansi b. Alamat Instansi c. Nomor Urut d. Asal arsip e. Kurun waktu

f. Jumlah g. Media rekam h. Sistem pendataan i. Lokasi

j. Keterangan Daftar ikhtisar arsip ini digunakan sebagai dasar untuk menyusun perencanaan pembenahan arsip. Ketepatan data sangat menentukan dalam menghitung kebutuhan pembenahan arsip. DAFTAR IKHTISAR ARSIP Nama Instansi : Dinas Pendidikan Nasional Kota Pontianak Alamat No :Asal Arsip Kurun Waktu Jumlah Media Sistem

Rekam Penataan 1. 2 Bagian tata Usaha Bidang Pendidikan SD Bidang Pendidikan 3 SLTP/SMU Bidang Pendidikan 4. Kejuruan 1999-2008 15 ml Kertas Subyek 1998-2007 25 ml Kertas Subyek 1989 -2001 1990-2006 20 ml 10 ml Kertas Kertas Subyek Subyek

B. Penyusunan Rencana Penataan Arsip Akhir kegiatan pendataan arsip adalah penyusunan rencana penataan arsip. Berdasarkan Daftar Ikhtisar Arsip dapat dilakukan pembuatan perkiraan kebutuhankebutuhan apa yang diperlukan untuk penatan arsip. Kebutuhan-kebutuhan ini terdiri dari: peralatan dan perlengkapan, biaya, tenaga dan waktu penataannya. 1. Peralatan dan Perlengkapan a. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penataan arsip antara lain ATK terdiri dari kertas HVS, ballpoint, spidol, cutter, staples, klip (jepit kertas), pensil, penghapus pensil, white board (jika perlu).

b. Rak Arsip c. Bok Arsip d. Folder e. Label Bok f. Kartu deskripsi g. Masker, tali rafia dan sebagainya. Jumlah kebutuhan peralatan dan perlengkapan penataan arsip yang diperlukan, ditentukan berdasarkan jumlah seluruh arsip yang terdata. Contoh: Jumlah arsip hasil pendataan adalah 300 meter linier, setelah dikurangi duplikasi dan non arsip lebih kurang 25 % dari jumlah seluruh arsip tersebut adalah 240 meter linier, maka jumlah arsip yang akan ditata. a. Kebutuhan folder JF (jumlah folder ) = JA (jumlah arsip) x 100 ( 100 cm linier) TA (tebal Arsip) = 240 x 100 = 24.000 = 8.000 folder 3 b. Kebutuhan Bok Arsip Jika diperlukan bok arsip dengan ukuran lebar 20 cm, maka : JB (jumlah bok) = JA (Jumlah Arsip x 100 LB (lebar Arsip) = 240 x 100 = 24.000 = 1.200 bok 20 c. Kebutuhan Rak Arsip Jika diperlukan rak arsip dengan ukuran panjang 3 meter dan terdiri dari 5 trap/shelf. Setiap shelf berisi 5 bok arsip ukuran lebar 20 cm, maka : JR (Jumlah Arsip) = JA (Jumlah Arsip) PR (Panjang Rak x JS (Jumlah Shelf) = 240 = 16 rak arsip 3x5 Jika rak arsip terdiri dari 2 muka, maka jumlah rak yang dibutuhkan adalah 16 : 2 = 8 rak arsip 20 3

2. Tenaga dan Waktu Kebutuhan tenaga dan waktu dapat ditentukan dari perkiraan tentang beban kerja seseorang dalam melakukan penataan arsip. Kecepatan dalam melakukan pembenahan arsip tergantung pada beberapa factor, diantaranya kemampuan SDM dan kompleksitas arsip yang dibenahi. Semakin terampil seseorang mengerjakan arsip maka memiliki produktivitas semakin besar dan waktu penyelesaiannya relatif lebih cepat. Semakin komplek arsip yang dibenahi maka membutuhkan waktu yang semakin lama. Misalnya : satu orang dalam satu hari (8 Jam) mampu mengerjakan 1 meter linier (m l) maka apabila arsip tersebut dikerjakan satu orang akan memerlukan waktu : W (Waktu) = JA (jumlah arsip)/1 x 1 hari = 240 /1 x 1 hari = 240 hari Dengan demikian bila ingin mempercepat waktu sesuai yang dikehendaki perlu menambah jumlah orang. 3. Biaya Biaya diperhitungkan dari jumlah peralatan dan perlengkapan serta biaya gaji/upah, termasuk juga biaya untuk penataan dan penyusutan disesuaikan dengan standar dari instansi masing-masing. C. Proposal Penataan Arsip Proposal penataan arsip dibuat sebagai tindak lanjut penghitungan perkiraan kebutuhan yang diperlukan dalam penataan arsip. Proposal diperlukan sebagai dasar pelaksanaan kegiatan pembenahan arsip Sistematika proposal penataan arsip dapat berisi sebagai berikut : 1. Latar Belakang a. Berisikan penjelasan tentang pentingnya arsip b. Ketentuan dalam peraturan perundang-undangan kearsipan c. Kebijakan pemerintah dalam menangani masalah kearsipan d. Hal-hal lain yang menyebabkan perlunya penanganan arsip pada suatu Instansi

2. Tujuan Kegiatan a. Untuk menertibkan/menata arsip yang tidak teratur agar mudah dalam penemuan kembali b. Untuk memudahkan dalam penyusutan arsip 3. Hasil Kegiatan Hasil-hasil yang akan didapatkan dengan dilaksanakannya kegiatan penataan antara lain : a. Tertatanya arsip di instansi dengan baik sebanyak .. dst b. Terdapatnya daftar pertelaan arsip (DPA) instansi c. Tersedianya sarana dan prasarana untuk mendukung kegiatan penataan arsip 4. Kegiatan Kegiatan yang diuraikan adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan yaitu identifikasi arsip, rekonstruksi arsip, pendekripsian arsip, penomoran definitif dan penataan fisik arsip sampai penyusunan Daftar Arsip . 5. Pelaksanaan Kegiatan Menyebutkan susunan tim Pelaksana 6. Jadwal kegiatan Berisi tentang tahapan kegiatan dan waktu pelaksanaannya 7. Biaya Berisi uraian tentang biaya keseluruhan dari proses kegiatan baik tenaga, perlatan dan perlengkapan yang diperlukan 8. Lampiran Berisi tentang lampiran-lampiran yang mendukung kegiatan penataan

(kalau ada)

BAB III PENATAAN ARSIP INAKTIF

A. Pengertian Arsip, Arsip Inaktif dan Penataan Arsip Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman semua kegiatan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, Badan-Badan Pemerintah/Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan, Arsip in aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun, berkisar kurang dari 5 kali dalam setahun. Penataan adalah : adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip. B. Tujuannya : Untuk menyatukan informasi, mengamankan informasi dan fisik arsip serta memudahkan penemuan kembali dan pelaksanaan penilaian arsip. C. Langkah-Langkah Penataan Arsip Inaktif 1. Persiapan Mempersiapkan peralatan dan sarana yang akan digunakan dalam rangka

kegiatan penataan : Seperti Sapu bulu ayam, pembuka hacter, isi hacter, hacter, spidol, isolasi bening, kertas kebat, kartu deskripsi atau pisis, label bok, bok arsip, blanko Daftar Arsip (DA), alat tulis, kertas. 2. Identifikasi Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan sistem penataannya. Konteks arsip dapat diketahui melalui pemahaman tugas dan fungsi organisasi. Fungsi-Fungsi dan kegiatan unit-unit kerja tercermin dalam struktur organisasi dan tata laksana suatu lembaga atau institusi. Hal ini dapat dipahami bahwa setiap lembaga atau institusi pasti memiliki tujuan yang hendak dicapai. Tujuan itu dicapai

10

melalui penjabaran tugas dan fungsi yang jelas dan dibagi habis ke dalam unit-unit kerja yang ada dalam suatu organisasi. Arsip sebagai rekaman informasi merupakan cermin dari tugas dan fungsi organisasi yang bersangkutan. Arsip tercipta karena pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, maka setiap kegiatan organisasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya akan tercermin dalam arsip yang dihasilkannya. Oleh karena itu pemahaman dan keberhasilan penataan arsip sangat tergantung kepada kemampuan memahami dan mendalami organisasi dan tata laksananya. Penataan arsip dapat dilakukan apabila dapat memahami fungsi dan kegunaan arsip dalam kaitannya dengan fungsi dan kegiatan organisasi. Selain itu sejarah perkembangan organisasi perlu juga dipahami karena setiap perubahan system administrasi dan manajemen suatu organisasi dan ini akan mempermudah penerapan asal usul (prinsip provenance) dalam penataan arsip. Terakhir yang perlu juga dipahami adalah seluruh system penataan arsip yang pernah digunakan, karena penataan arsip senantiasa harus dilakukan sesuai dengan system-sistem yang pernah ada sesuai dengan tahun arsip itu tercipta. Hal ini perlu dilaksanakan karena adanya tuntutan prinsip original order (aturan asli) 3. Rekonstruksi Kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan konteks dan penataan aslinya. Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengatur susunan lembaran arsip dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang satu dengan series arsip yang lain dalam grup arsip. Secara umum hirarkhi pengelompokan arsip terdiri dari grup, series, file dan lembaran. Series terdiri dari file-file dan file terdiri dari lembaran-lembaran a. Group arsip adalah keseluruhan arsip yang dikelola oleh suatu

organisasi/individu pencipta arsip (creating agency) yang dihasilkan karena pelaksanaan tugas dan fungsinya. b. Series arsip adalah kelompok arsip yang diatur sebagai suatu kesatuan unit informasi karena kesamaan aktivitas, kesamaan urusan dan kesamaan bentuk

11

redaksi atau kerena adanya hubungan satu sama lain saat arsip diciptakan atau diterima. c. File adalah kelompok arsip yang diatur sebagai satu kesatuan informasi untuk aktivitas organisasi sehari-hari dan pada umumnya merupakan untuk pembentukan series arsip d. Lembaran adalah unit arsip terkecil yang secara intelektual tidak dapat dibagi. Misalnya: surat, nota dinas. Kegiatan rekonstruksi untuk penataan arsip terutama untuk memperoleh seriesseries arsip yang lengkap. Adapun langkah-langkahnya : a. Pemilahan untuk memisahkan arsip dan non arsip. Yang dimaksud non arsip antara lain berupa map, blanko kosong, duplikat arsip termasuk membersihkan berkas arsip dari penjepit besi dan lainnya yang dapat merusak arsip dan menggantinya dengan bahan-bahan yang tidak merusak arsip. b. Pengelompokan arsip berdasarkan azas provenance. Arsip dikelompokan berdasarkan perubahan struktur dan fungsi organisasi. Di samping itu arsip yang bukan milik organisasi bersangkutan dipisahkan. c. Penyusunan lembaran arsip kedalam file sesuai dengan system filing atau system pemberkasan yang berlaku pada saat arsip tersebut diciptakan (original order). d. Penyusnan file-file kedalam series arsip dilaksanakan secara sistematis

4. Pendeskripsian Arsip a. Unsur-Unsur Deskripsi Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip. Kegiatan perekaman informasi arsip minimal memuat 6 unsur yaitu: b. Informasi Series c. Kurun Waktu / Tahun penciptaan arsip d. Bentuk redaksi e. Tingkat keaslian f. Kondisi arsip, jumlah arsip.

12

Informasi series arsip atau isi berkas : isi ringkas yang terkandung dalam series arsip. Unsur ini harus dituangkan dalam uraian yang jelas dan dapat menggambarkan informasi arsip secara lengkap dan singkat. Contoh: a. Kumpulan surat tugas b. Kumpulan surat cuti tahunan. c. Pembinaan Pegawai d. Kesejahteraan e. Pensiun Setelah isi informasi perlu dituangkan kurun waktu arsip tersebut diciptakan. Kurun waktu dapat dalam bentuk waktu seperti tahun, bulan dan tanggal. Kurun Waktu : tahun arsip tersebut diciptakan, dapat dalam bentuk tanggal, bulan dan tahun . Contoh : 2001-2006, 21 April 2007, 1975, 1980-1988. Bentuk redaksi adalah berkaitan dengan bentuk atau format informasi dan fisik arsip bersangkutan. Contoh: Laporan, Surat-surat, Risalah rapat, dll. Tingkat Keaslian berkaitan dengan otentisitas (dari organisasi yang berwewenang) keabsahan (sah secara hukum, ke aslian (data /informasi terpecaya suatu arsip yang bersangkutan. Contoh: asli, salinan, tembusan, copi. Kondisi arsip berkaitan dengan karakteristik fisik maupun kondisi arsip, diperlukan untuk memberitahukan keadaan arsip. Contoh: kertas rapuh, berlubang, arsip rusak, arsip sobek dan sebagainya. Jumlah arsip yaitu menjelaskan jumlah arsip yang dideskripsikan. Contoh : 1 bungkus, 1 folder, 2 bungkus f. Format Deskripsi Arsip Mendeskripsikan arsip dapat dilakukan dengan kartu atau daftar. g. Kartu Deskripsi Pendeskripsian arsip dapat dituangkan dalam kartu deskripsi. Kartu ini dapat dibuat dari kertas HVS folio dilipat dan dipotong menjadi 4 kartu deskripsi. Penuangan deskripsi arsip dalam kartu deskripsi disamping memperhatikan unsur-unsur deskripsi sebagimana yang disebutkan diatas perlu ditambahkan lagi keterangan tentang kode pembuat deskripsi dan unit kerja asal arsip. Hal

13

ini diperlukan karena kegiatan deskripsi diperlukan dengan pertimbangan karena kegiatan deskripsi dilakukan untuk penataan yang volume arsipnya relative banyak dan dikerjakan lebih dari dua orang. Deskripsi arsip dalam bentuk kartu memudahkan pengecekan kesalahan atau ketidakjelasan penuangan unsur-unsur deskripsi yang dilakukan oleh orang per orang atau setiap petugas arsip. Contoh pendeskripsian arsip kertas Kode Klasifikasi :822 * 1/D/2009 **

Unit Kerja

: Kepegawaian ***

Isi berkas

: Kumpulan SK Kenaikan Gaji Berkala Pegawai Lurah **** Akcaya. Tahun 2000 *****

Tembusan ****** Baik ******* 2 folder/bungkus********

Keterangan : * Kode Klasifikasi ** Kode yang melakukan pendeskripsian (Sri) dan nomor pendeskrisian *** Unit Kerja **** Isi berkas ***** Kurun Waktu arsip ***** *Tingkat Keaslian ****** *Kondisi Arsip ******* *Jumlah Arsip

14

Contoh Pendeskripsian Arsip Bentuk Khusus Kode Klasifikasi :893.5 1/A/2009

Unit Kerja

: Kepegawaian

Isi berkas : Film Pembukaan Diklat Manajemen Keuangan 7 April 2009 Ukuran 35 mm, 12 feet, 15 menit

Kondisi /Ket : Baik Released 1 reel

Daftar Deskripsi Pendeskripsian arsip dapat dituangkan pula dalam bentuk daftar yang berisi kolom-kolom keterangan yang memuat unsur-unsur deskripsi. Contoh pendeksripsian dalam bentuk daftar.

DAFTAR ARSIP No. Series Arsip Kurun Waktu 1. Kumpulan surat cuti tahunan pegawai Lurah Kota Baru 2. Kumpulan SK Kenaikan Gaji Berkala pegawai Lurah Kota Baru 2000-2007 1 bks tembusan baik 2000-2008 2 bks Jumlah Tingkat Keaslian tembusan baik Ket.

15

Selain bentuk di atas ada juga bentuk lain, di mana bentuk deskripsinya langsung sampai ke penilaian. Kolom penilaian ini bertujuan untuk melakukan penilaian arsip berdasarkan Jadwal retensi Arsip, dimana yang melakukan penilaian adalah para arsiparis. Hasil yang melaksanakan Unit Kerja : Umum Kode : 005 01/R/2009 Bok:1 /Bks : 1 Nomor Difinitif

Isi Berkas : Kumpulan Undangan Januari s/d Desember 2006

Unit Kerja : Bagian Umum Sekda Prov.kalbar Bulan/Tahun : Januari s/d Desember 2006 Media : Kertas

Kelengkapan: Tingkat Perkembangan Asli / Tembusan / Foto copy / pertinggal Masalah : Penilaian

Nilai Guna :

Aktif

Tahun Tahun Tahun

In Aktif : Jlh.Retensi :

Retensi : M/DK/P Tahun Korektor : Ani :

16

5. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip. Setelah seluruh arsip dilakukan pendeskripsian pada kartu deskripsi, selanjutnya dilakukan penomoran definitif dan penataan fisik arsip. Kegiatan ini meliputi : penentuan skema arsip, pengelompokan dan penomoran kartu deskripsi serta penomoran definitif dan penataan fisik arsip. a. Penentuan Skema Arsip Skema arsip mmerupakan susunan kelompok arsip yang dibuat berdasarkan subyek/fungsi-fungsi organisasi atau klasifikasi arsip instansi bagi yang telah memiliki system penataan arsipnya. Contoh : - 800 ( Kepegawaian),900 (Keuangan ), 000 ( Umum ) dll b. Pengelompokan dan Penomoran Definitif Kartu Deskripsi Pengelompokan kartu deskripsi dilakukan berdasarkan skema arsip yang telah ditentukan sebelumnya. Series-series arsip yang telah dituangkan pada kartu deskripsi dilakukan pemeriksaan ulang. Apakah series arsip tersebut merupakan series tersendiri atau merupakan sub series sebagai bagian dari series arsip yang lain. Apabila merupakan sub series dari series arsip lain maka perluk dilakukan pengelompokan pada series tersebut Setelah pemeriksaan series pada kartu deskripsi telah dilakukan secara keseluruhan sehingga series telah menjadi kesatuan series arsip tersendiri maka kemudian dilakukan penomoran definitif pada kartu deskripsi seluruh series arsip tersebut. Penomoran dilakukan secara berurutan sesuai sususnan pada skema arsip dari nomor 1,2,3 dan seterusnya sehingga seluruh series arsip selesai. c. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip Kegiatan ini dilakukan berdasarkan pada susunan kartu deskripsi yang telah dilakukan penomoran definitifnya. Apabila terjadi penggabungan kartu deskripsi dalam satu nomor definitif maka perlu dilakukan penggabungan fisik arsip sesuai kesatuan series arsipnya. Langkah ini dilanjutkan dengan penomoran definitive pada sampul/pembungkus arsip sesuai nomor urut series arsip pada nomor kartu deskripsi.

17

d. Memasukkan arsip dalam bok dan Penulisan Label Bok Setelah diberi nomor pada sampul/pembungus maka arsip dimasukkan dalam bok dengan posisi baring dan diurut mulai nomor 1 s.d nomor selanjutnya, sampai bok penuh atau isinya maksimal 18 cm. Bok sudah penuh maka tulislah label bok yang memuat : Nomor Bok, Isi bok, unit kerja, tahun. Label bok berukuran : 15 Cm x 10 Cm. Catatan Isi Bok tidak boleh ditulis masalah berkasnya,Contoh : berkas kepegawaian an. Amat / Nip. 5200001001. Tetapi cukup nomor bungkus saja, maksudnya adalah untuk keamanan arsip. Cara Mengisi label Bok : d. Bok : di isi nomor bok yang dikerjakan e. Isi Bok : nomor berkas/sampul arsip yang dimasukkan dalam bok f. Unit Kerja : Arsip unit mana yang dimasukkan dalam bok g. Tahun : tahun penciptaan arsip Contoh : label bok Bok :1

Isi Bok :

1 s.d 10

Unit Kerja : Kepegawaian Dinas Kesehatan Provinsi Kalimantan Barat Tahun : 2002

Selesai penulisan label bok maka arsip disusun secara berurutan sesuai dengan nomor bok sampai penuh dan pindah ke rak lain. Setelah disusun dalam rak maka deskripsi arsip yang sudah diberi nomor bungkus dan nomor bok, pekerjaan terakhir adalah pembuatan daftar arsip.

18

6. Penyusunan Daftar Arsip Daftar Arsip adalah daftar yang berisi uraian arsip dan disusun berdasarkan hasil pendeskripsian arsip yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Daftar ini dapat digunakan untuk melakukan penilaian arsip baik untuk menentukan nilaiguna arsip, retensi arsip dan kegiatan penyusutannya, tetapi apabila arsipnya sudah di nilai pada kartu deskripsi maka daftar yang di buat daftar arsip usul musnah, daftar arsip di nilai kembali dan daftar arsip statis atau permanen. Daftar Arsip terdiri dari kolom-kolom yang berisi keterangan-keterangan meliputi nomor, series/uraian arsip, kurun waktu, jumlah dan keterangan. Contoh : DAFTAR ARSIP Nama Instansi : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Pontianak Alamat Telpon : Jln. Alianyang No. :

Nomor Bok Bks SERIES/URAIAN ARSIP TAHUN JUMLAH KET.

Peringatan kaan RI ke 63

hari Kemerde-

2008

1 bks

Baik

Pengadaan Alat Tulis Kantor

2008

1 bks

Baik

Kumpulan Surat Tugas

2008

1 bks

Baik

7. Penataan Arsip Dalam Rak Arsip Atau Roll Opack Arsip yang sudah tertata dalam bok arsip dan di buatkan daftar arsip maka di simpan atau di tata pada tempat penyimpanan arsip baik di rak arsip, lemari arsip

19

atau rool opck. Penataannya mulai dari boks nomor bok pertama dari sebelah kiri ke kanan dan seterusnya.

P E NA T A A N A R S IP

R A K AR S IP

20

BAB IV PENUTUP A. Rangkuman Penataan arsip pada dasarnya merupakan proses pengumpulan data arsip di Instansi tempat bekerja. Pendataan arsip dilakukan untuk memperoleh data mengenai jumlah, kurun waktu, substansi informasi, kondisi arsip serta hal lain yang diperlukan sebagai dasar pengelolaannya. Keseluruhan data arsip dari unit kerja di tuangkan dalam bentuk daftar ikhtisar arsip yang dijadikan sebagai dasar untuk penyusunan rencana pengelolaan arsip ( proposal ). Penataan arsip adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali. Kegiatan ini meliputi identifikasi, rekonstruksi arsip, pendeskripsian arsip, pengelompokan kartu deskripsi, penomoran definitive, penataan fisik arsip dalam bok dan rak arsip serta penyusunan daftar arsip. B. Latihan 1. Apakah yang di maksud dengan rekonstruksi arsip ? 2. Sebutkan langkah-langkah pendataan 3. Coba anda sebutkan unsur-unsur deskripsi ? 4. Pendataan arsip dilakukan untuk mengidentifikasi, sebutkan 5. Apakah yang dimaksud dengan Daftar Arsip 6. Coba saudara buat proposal penataan arsip di Instansi saudara tempat bekerja 7. Coba saudara sebutkan langkah-langkah penataan arsip inaktif 8. Apakah tujuan dari penataan arsip ? 9. Sebutkan salah satu sarana temu balik arsip. 10. Apakah fungsi dari pendataan.

21

DAFTAR PUSTAKA

1. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip 2. Surat edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan 3. ANRI, Pedoman Pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru, Jakarta 2000

22

PENYUSUTAN ARSIP

Disusun Oleh : MEIZI FAHRIZAL, SE, MSi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.. i DAFTAR ISI. ii BAB I PENDAHULUAN. 1 A. Latar Belakang. B. Deskripsi Singkat. C. Hasil Pembelajaran ..... D. Indikator.. E. Pokok Bahasan. BAB II KONSEP DASAR PENYUSUTAN ARSIP... A. Pengertian Penyusutan Arsip. B. Tujuan dan Manfaat Penyusutan Arsip........ BAB III NILAI GUNA ARSIP. A. Nilai Guna Sementara dan Permanen.... B. Metode Penentuan Nilai Guna Arsip BAB IV PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP... A. Penataan Arsip.. B. Penyusutan Arsip dari Aktif ke Inaktif.. C. Pemusnahan Arsip D. Penyusutan Arsip Instansi ke Arsip Nasional BAB V PENUTUP. 1 2 2 2 2 3 3 3 5 5 5 7 7 7 10 12 13

A. Rangkuman 13 B. Latihan... DAFTAR PUSTAKA.. LAMPIRAN. 13 14 15

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Dalam menjalankan aktivitas administrasi perkantoran, tentu tidak akan terlepas dari kegiatan tata persuratan, perdokumenan dan lain-lain. Surat-surat, laporan, gambar, foto, dan lain sebagainya harus disimpan dengan baik dalam suatu aturan tertentu. Hal ini dimaksudkan agar jika suatu saat diperlukan dapat diketemukan dengan mudah. Kegiatan mengelola arsip dikenal dengan istilah manajemen kearsipan. Pada prinsipnya manajemen kearsipan adalah pengelolaan arsip mulai dari arsip tersebut diciptakan hingga arsip tersebut dimusnahkan, atau dilindungi secara permanen karena memiliki nilai guna yang permanen. Pengertian ini menggambarkan bahwa dengan terciptanya surat atau dokumen, maka sejak saat itu manajemen kearsipan harus dijalankan. Manajemen kearsipan akan terus berjalan seiring dengan aktivitas perkantoran yang selalu tidak terlepas dari kegiatan tata persuratan dan perdokumenan. Untuk itu semua kantor atau instansi sudah selayaknya memberikan perhatian yang cukup di dalam pelaksanaan manajemen kearsipannya. Permasalahan yang selalu dihadapi pada setiap instansi pemerintah maupun swasta adalah bertambahnya volume arsip yang tidak diimbangi dengan tersedianya tempat penyimpanan arsip yang memadai. Dapat dibayangkan jika hal ini terus berlangsung, tentunya akan berdampak pada ketidakefisienan kegiatan administrasi perkantoran secara keseluruhan. Selain itu tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi, untuk itu tidak semua arsip harus disimpan secara terus menerus. Sebagian arsip harus ada yang dipindahkan, bahkan ada yang harus dimusnahkan atau diserahkan sebagai arsip yang memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional. Salah satu upaya untuk mengatasi hal ini adalah dengan cara melakukan penilaian, untuk kegiatan penyusutan arsip secara berkala. Penyusutan arsip dimaksudkan agar terjadi pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, dan pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (pasal 1 UU No. 43 tahun 2009).

2 B. Deskripsi Sungkat Modul ini membahas tentang pengertian dan konsep dasar tentang penilaian dan penyusutan arsip, nilai guna arsip, dan prosedur penyusutan arsip. C. Hasil Pembelajaran Setelah mempelajari modul ini, peserta pelatihan dapat melakukan penilaian dan penyusutan arsip sesuai dengan tata cara penyusutan arsip yang baik dan benar, sesuai dengan peraturan/perundangan yang ada. D. Indikator 1. Peserta dapat memahami tentang penilaian dan penyusutan arsip 2. Peserta dapat memahami tentang nilai guna arsip sebagai salah satu dasar pertimbangan untuk melaksanakan penyusutan arsip 3. Peserta dapat melaksanakan penyusutan arsip sesuai dengan unsur-unsur penilaian arsip dan prosedur penyusutan arsip E. Pokok Bahasan Adapun pokok bahasan di dalam modul ini meliputi ; 1. Konsep Dasar Penyusutan Arsip 2. Nilai Guna Arsip 3. Prosedur Penyusutan Arsip

3 BAB II KONSEP DASAR PENYUSUTAN ARSIP

A. Pengertian Penyusutan Arsip Bertambahnya volume arsip merupakan bagian dari dinamika kegiatan adminsitrasi perkantoran. Hampir setiap hari instansi dihadapkan pada penciptaan arsip. Jika pertambahan volume arsip ini tidak didukung dengan pelaksanaan manajemen

kearsipan secara profesional, maka pada suatu saat instansi akan berhadapan dengan permasalahan kepengelolaan arsip itu sendiri. Salah satu bagian terpenting dari pelaksanaan manajemen kearsipan adalah kegiatan penyusutan arsip. Arsip yang tidak secara langsung dipergunakan lagi di dalam kegiatan operasional organisasi sehari-hari maka sudah seharusnya dipisahkan dengan arsip yang masih memiliki nilai kegunaan yang tinggi (arsip aktif) dengan arsip in-aktif. Sehingga pada saat arsip tersebut habis masa berlakunya atau tidak berguna sama sekali harus segera dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Secara umum penyusutan arsip adalah suatu kegiatan mengurangi volume arsip yang berdasarkan pada nilai kegunaan arsip itu sendiri dan retensinya. Pengurangan volume arsip dapat dilakukan dengan cara memindahkan, memusnahkan ataupun menyerahkan arsip tersebut. Berkaitan dengan pengertian penyusutan arsip, menurut pasal 2 Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : 1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing. 2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada lembaga kearsipan

B. Tujuan dan Manfaat Penyusutan Arsip Menurut Sedarmayanti (2001:202) tujuan penyusutan arsip adalah untuk: 1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi 2. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan

4 3. Mempercepat penemuan kembali arsip Lebih lanjut menurut Dipobharoto dalam Wijaya (1993:180) penyusutan arsip bertujuan untuk : a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya records yang kurang diperlukan. b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam filing dan findingnya. c. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambahnya record baru yang deras datangnya; karena file aktif hanya berisikan records yang selalu diperlukan. d. Menghemat tempat, biaya alat, karena records yang kurang berguna ditempatkan dan dirawat di tempat, perabot, alat-alat yang lebih murah dan tidak mengganggu ruang tempat kerja e. Agar segera bisa ditentukan nasib records selanjutnya; disimpan sebagai arsip, diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional atau bahkan dimusnahkan. Berdasarkan tujuan dari penyusutan arsip yang telah dikemukakan di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa tujuan penyusutan arsip tiada lain adalah agar tercapainya efisiensi menyelenggarakaan kegiatan layanan informasi yang juga merupakan bagian dari kegiatan administrasi perkantoran secara keseluruhan. Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari kegiatan penyusutan arsip adalah sebagai berikut: 1. Pelaksanaan penyusutan arsip akan menghindarkan tercampurnya arsip aktif dan arsip inaktif dalam satu tempat menyimpanan 2. Memungkinkan arsip baru untuk menempati tempat penyimpanan arsip yang masih aktif 3. Proses pencarian tidak akan memakan waktu sehingga akan menghemat tenaga 4. Terselamatkannya arsip-arsip yang bernilai guna permanen.

5 BAB III NILAI GUNA ARSIP

A. Nilai Guna Sementara dan Permanen Arsip ada yang bernilai guna sementara, dan ada yang bernilai guna permanen (abadi). Nilai kegunaan arsip yang paling rendah adalah nilai guna sementara, sedangkan nilai kegunaan arsip yang tertinggi adalah nilai guna permanen. Biasanya nilai guna sementara diberi nilai 1 dan yang permanen diberi nilai 10. Jadi rentang antara 1 s.d. 10 ini dapat dijadikan patokan dalam proses penyusutan arsip. Rentang ini dapat saja diubah dari 1 s.d. 5 dan sebagainya tergantung pada masing-masing organisasi. Penentuan nilai guna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanannya yang didasarkan pada metode penilaian tertentu. Penentuan nilai guna arsip ini merupakan salah satu pertimbangan untuk melaksanakan proses penyusutan arsip. Berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip, maka perlu diketahui bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan kegiatan untuk memisahkan arsip ke dalam dua katagori, yaitu: 1. Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan 2. Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau dikemudian hari. Keberhasilan penilaian tersebut, tergantung kepada: 1. kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana kegiatan instansi itu terekam dalam arsip-arsipnya. 2. Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaan arsip bagi penggunaannya serta kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan bahan

pertanggungjawaban nasional.

B. Metode Penentuan Nilai Guna Arsip Penilaian yang paling esensial dari sebuah arsip adalah penilaian atas dasar informasi yang terkandung di dalam arsip itu sendiri. Jika penilaian atas dasar informasi

6 yang ada dalam sebuah arsip telah dapat ditentukan, maka akan dapat ditentukan pula masa simpan dari arsip tersebut. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (2009:24) untuk melakukan penilaian arsip suatu organisasi diperlukan metode analisis penilaian arsip yang meliputi: 1. Analisis Fungsional Adalah pengujian terhadap siapa yang menciptakan arsip dan apa fungsinya. Analisis ini didasarkan pada anggapan bahwa arsiparis harus memahami hubungan keterkaitan antara arsip dan fungsi lembaga/instansi pencipta, apabila dikehendaki untuk memahami kegunaan arsip. 2. Analisis Isi Analisis ini untuk mengevaluasi pentingnya perihal/topik yang terkandung dalam arsip dan kemudian untuk menentukan seberapa jauh informasi dalam arsip mengandung perihal atau topik tersebut. 3. Analisis Konteks Dalam era lingkungan informasi yang kompleks perlu menilai arsip dalam konteks yang lebih luas, menguji hubungan komparatif antara informasi dalam arsip dengan informasi lain yang ada atau berkaitan. 4. Analisis Kegunaan Analisis mempertimbangkan kegunaan arsip bagi penggunanya, baik secara fisik, intelektual, dan permasalahan hukum untuk mengakses serta mengurangi nilai

kegunaannya. Evaluasi kegunaan didasarkan kegunaan arsip pada waktu lalu, sekarang dan yang akan datang. 5. Analisis Biaya-Manfaat Analisis biaya-manfaat mengevaluasi perbandingan antara biaya dan manfaat informasi yang terkandung dalam arsip bagi kepentingan organisasi. Biaya-biaya yang perlu dipertimbangkan meliputi biaya proses pengolahan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan.

7 BAB IV PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP

A. Penataan Arsip Hampir di semua instansi pemerintah maupun swasta kondisi arsip yang ada umumnya terbagi menjadi dua kelompok arsip, yakni arsip yang sudah tertata dengan baik dengan menggunakan sistem tertentu dan arsip yang belum tertata dengan baik atau arsip yang belum diatur dengan sistem tertentu. Baik arsip dengan kondisi yang sudah tertata maupun yang belum tertata perlu untuk dilakukan proses penyusutan arsipnya. Apakah dipisahkan antara aktif dan in-aktif kemudian dipindahkan ke tempat lain, atau dimusnahkan karena nilai gunanya telah habis atau diserahkan oleh suatu instansi ke arsip nasional. Untuk arsip yang telah tertata dengan baik tentu proses penyusutannya agak lebih mudah jika dibandingkan dengan arsip yang belum tertata, sepanjang telah ditentukan retensinya berdasarkan nilai kegunaan arsip tersebut. Untuk arsip yang belum tertata dengan sistem tertentu harus dilakukan penataan terlebih dahulu yang dimulai dari proses penyiangan arsip, pengelompokkan berdasarkan sistem tertentu, dan menentukan bagaimana tempat penyimpanannya. Menurut Sedarmayanti (1990:90) penyusutan arsip dapat dibagi menjadi 3, yaitu: 1. Penyusutan arsip dari aktif ke in-aktif 2. Pemusnahan Arsip 3. Penyusutan arsip instansi ke arsip nasional.

B. Penyusutan Arsip dari Aktif ke In-Aktif Prosedur penyusutan arsip aktif ke in-aktif dapat dilakukan dengan langkahlangkah sebagai berikut: 1. Pemeriksaan Pemeriksaan diperlukan agar dapat dipastikan apakah arsip-arsip yang akan dipisahkan dari aktif ke in-aktif memang benar-benar siap untuk dilakukan pemindahan. Adapun dasar pemeriksaan arsip aktif maupun in-aktif dilakukan dengan berdasarkan pada jadwal retensi arsip. Jadual retensi arsip adalah suatu

8 daftar yang menunjukkan (1) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (disatuan kerja) sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip. (2) Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing sekelompok arsip sebelum dimusnahkan atau dipindahkan ke arsip Nasional RI. Penyusunan jadual retensi arsip tidak lepas dari tindakan untuk menilai suatu arsip, baik atas dasar jenisnya, fisiknya, maupun informasinya. Misalkan saja arsip kenaikan pangkat seorang pegawai beretensi aktif selama 5 tahun dan dikeluarkan pada tahun 2004, maka setelah tahun 2009 arsip tersebut dapat dikatagorikan menjadi in-aktif. Untuk menentukan retensi arsip dapat

berpedoman pada metode penentuan nilai guna arsip yang telah dijelaskan pada bab III di atas. Contoh Jadwal Retensi Arsip adalah sebagai berikut:

Instansi : .......................
Judul Masalah Kenaikan Pangkat Sub Masalah Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Berkas Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Gol III 5 tahun setelah dikeluarkan Aktif

Masalah Utama : KEPEGAWAIAN

Retensi In-Aktif Keterangan Musnah Permanen

1 tahun setelah tidak dipergunakan lagi Musnah

2. Mempersiapkan tempat dan peralatan untuk menampung arsip in-aktif yang akan disusutkan. Untuk menentukan tempat (ruang) penyimpanan dapat dilakukan dalam satu ruang kerja yang sama sepanjang masih memungkinkan dan hanya membedakan kelompok tempat penyimpanan antara arsip aktif dan in-aktif. Jika tidak memungkinkan instansi dapat saja menyiapkan ruang atau bangunan khusus yang terpisah dari bangunan sebelumnya ataupu pada lokasi yang berbeda. 3. Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan Catatan atau daftar ini akan sangat berguna bagi petugas agar dapat diketahui bagaimana kondisi arsip yang akan dipindahkan, berapa banyaknya, kapan tahun pemindahan dan sistem apa yang dipergunakan dalam penataannya. Sebaiknya penataan arsip aktif maupun in-aktif dilakukan dengan sistem yang berkelanjutan.

9 Artinya pada masa retensi arsip tersebut aktif menggunakan penataan Numerik, maka pada saat arsip tersebut menjadi inaktif juga harus menggunakan penataan numerik. Contoh Daftar arsip yang dipindahkan adalah sebagai berikut :

DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN

No. 1. 2. Jenis Arsip Kenaikan Pangkat Golongan III Dan Seterusnya Tahun 2004 Volume 1 bok Kondisi Baik Penataan Subjek Ket -

4. Penataan Arsip Setelah langkah pemeriksaan dan pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan dilaksanakan, maka arsip yang siap untuk dipindahkan (arsip in-aktif) harus ditata sesuai dengan penataan sebelumnya. Tidak dibenarkan memindahkan arsip dengan cara mengikat arsip atau memasukkan ke dalam kotak tanpa adanya penataan. Hal ini dikarenakan arsip tersebut memang belum untuk dimusnahkan, sehingga suatu saat diperlukan akan mudah ditemukan. 5. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Pelaksanaan pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit arsip akan berdampak adanya pelimpahan wewenang dan tanggung jawab pengelolaan arsip. Untuk menjamin tertib administrasi dan kejelasan serah terima tanggungjawab tersebut maka perlu dibuat berita acara pemindahan arsip. Sebelum

menandatangani berita acara pemindahan arsip ada baiknya kedua belah pihak memeriksa kembali arsip yang diserah terimakan, baik mengenai kondisinya, jumlahnya dan lain sebagainya. 6. Pelaksanaan Pemindahan Apabila semua langkah telah dilaksanakan dan ruang dan peralatan penyimpanan arsip inaktif telah tersedia, maka pemindahan arsip inaktif dapat segera dilaksanakan. Perlu diperhatikan faktor keamanan pada saat arsip dipindahkan. Apalagi jika lokasi pemindahan arsip yang cukup jauh jangan sampai arsip tercecer, rusak akibat kelalaian atau bahkan hilang pada saat pemindahan.

10 C. Pemusnahan Arsip Arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi harus segera dilakukan pemusnahan. Jika tidak akan berdampak pada tinggi biaya operasional organisasi. Pasal 51 UU No. 43 Tahun 2009 menyatakan: 1. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang: a. Tidak memiliki nilai guna; b. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. 2. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar. 3. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan. Menurut Wijaya (1993:184) pemusnahan arsip adalah aktivitas

menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara dibakar, dihancurkan dengan mesin pencacah kertas atau dihancurkan dengan

menggunakan bahan kimia. Penghancuran dilakukan secara total, sehingga hilang sama sekali identitas dan informasi yang terkandung di dalam arsip yang bersangkutan. Adapun prosedur pemusnahan arsip tersebut adalah sebagai berikut: 1. Pemeriksaan Prosedur pemeriksaan dilakukan untuk memastikan apakah arsip yang akan dimusnahkan memang tidak memiliki nilai guna lagi dan habis masa simpannya. Selain itu meskipun telah habis masa simpannya perlu juga dilakukan pemeriksaan untuk memastikan apakah arsip tersebut memang tidak memiliki keterkaitan dengan informasi lainnya. 2. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan Setelah prosedur pemeriksaan dilakukan semua arsip yang akan dimusnahkan dibuatkan daftar. Daftar ini memuat informasi arsip yang akan dimusnahkan yang meliputi Jenis arsipnya, tahun diterbitkannya arsip tersebut beserta jumlahnya. Contohnya sebagai berikut:

11 DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN

No. 1. 2. Jenis Arsip Kenaikan Pangkat Golongan III Dan Seterusnya Tahun 2004 Volume 1 bok Ket -

3. Membentuk Panitia Pemusnahan Arsip Pembentukan panitia pemusnahan arsip dilakukan apabila arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi diatas 10 tahun atau lebih. Sedangkan untuk arsip dengan retensi di bawah 10 tahun belum diperlukan pembentukan kepanitiannya. Akan lebih baik jika kepantiaan tersebut adalah mereka yang berkaitan secara langsung di dalam pengelolaan arsip, Unit Satuan Pengawasan Internal ataupun Unit layanan hukum jika memang ada. 4. Pengesahan dan Persetujuan Meskipun panitia telah melakukan pemeriksaan terkait dengan arsip apa saja yang akan dimusnahkan, pemusnahan arsip perlu mendapatkan pengesahan dan persetujuan dari pihak yang berwenang pada institusi tersebut.Selain itu untuk arsip yang memiliki keterkaitan informasi pada bidang-bidang tertentu perlu pula panitia meminta pertimbangan kepada pihak yang benar-benar memahami fungsi dan nilai guna arsip tersebut. Misalkan saja untuk arsip keuangan dengan retensi di atas 10 tahun perlu dikonsultasikan dengan Badan Pemeriksa Keuangan, arsip kepegawaian perlu dikonsultasikan dengan Badan kepegawaian Negara (BKN) maupun BKD setempat. 5. Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip Berita acara pemusnahan arsip ditandatangani oleh pejabat pengelola arsip dan disaksikan oleh minimal dua orang pejabat yang berwenang di dalam isntitusi tersebut. Akan lebih baik apabila juga disaksikan oleh pejabat bidang hukum. 6. Pelaksanaan Pemusnahan Pelaksanaan pemusnahan dilakukan dengan cara yang tepat sehingga informasi arsip benar-benar tidak ada lagi. Arsip yang telah habis masa berlakunya dan telah diputuskan untuk dimusnahkan, tidak dibenarkan untuk dimanfaatkan dengan cara lain, misalnya dibuat amplop atau dijual sebagai kertas pembungkus makanan

12 D. Penyusutan arsip instansi ke arsip nasional. Pada prinsipnya penyusutan arsip instansi ke arsip nasional dilaksanakan dengan cara menyerahkan arsip instansi tersebut kepada arsip nasional. Prosedur yang dilakukan juga dimulai dari pemeriksaan, membuat daftar arsip yang akan diserahkan, membuat berita acara penyerahan kewenangan dan tanggungjawab pengurusan arsip tersebut kepada arsip nasional. Bukti penyerahan berupa berita acara penyerahan yang telah ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan (instansi) dan pihak yang menerima (arsip nasional).

13 BAB V PENUTUP

A. Rangkuman Kegiatan penyusutan arsip merupakan salah satu bagian dari pelaksanaan manajemen kearsipan. Sudah selayaknya setiap institusi berkewajiban untuk

melaksanakan kegiatan penyusutan arsip secara berkala dan berdasarkan pada prosedur dan ketentuan yang berlaku. Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan cara memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan, menghapus arsip yang sudah tidak berguna lagi dan menyerahkan kepada arsip nasional jika ada arsip yang memiliki kegunaan statis. Melalui kegiatan penyusutan arsip diharapkan akan tercapainya efisiensi kerja layanan administrasi perkantoran. Hal ini dikarenakan pertambahan volume arsip tidak dapat dihindari seiring dengan perkembangan sebuah organisasi. Sementara pertambahan volume arsip juga memerlukan pertambahan biaya operasional organisasi untuk mengelola arsip tersebut. B. Latihan 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan penyusutan arsip! 2. Jelaskan perbedaan antara arsip yang bernilai guna sementara dengan arsip yang bernilai guna permanen! 3. Jelaskan metode analisis penilaian arsip sebagai dasar pertimbangan untuk menyusun jadwal retensi arsip tersebut! 4. mengapa untuk arsip yang memiliki retensi di atas 10 tahun pada saat akan dimusnahkah harus diminta pertimbangan institusi yang terkait dan memahami arti penting arsip tersebut? 5. Kasus : Lakukan analisis penilaian arsip yang ada pada bagian tempat anda bekerja, kemudian buatlah jadwal retensinya. Selain itu lakukan pula prosedur pemindahan arsip inaktifnya.

14 DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional RI, 2009, Seri Bahan Pengajaran Diklat Pengangkatan Arsiparis, Modul Penyusutan Arsip, ANRI Abubakar, Hadi, 1992, Pola Kearsipan Modern, PT Cahaya Aksara Agung, Jakarta. Amsyah, Zulkifli, 1995, Manajemen Kearsipan, PT Gramedia Pusaka Utama, Jakarta. Barthos, Basir,1989, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan

Perguruan Tinggi , Bumi Aksara, Jakarta. Mulyono, Sularso, dkk,1984, Dasar-Dasar Kearsipan, Liberty, Yogyakarta. Sedarmayanti, 2001, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, CV Mandar Maju, Bandung The , Liang, Gie,1993, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta. Widjaja, A, W, 1993, Persada, Jakarta. Wursanto, Ig, 1991, Kearsipan 1, Kanisius, Yogyakarta. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, PT Raja Grafindo

15 LAMPIRAN:

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pada hari ini ..........................tanggal ............................bulan..................tahun.............. Dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ...................... ke Pusat Arsip yang dilakukan oleh: Nama Jabatan NIP Unit Kerja : : : :

Dalam hal ini bertindak dan atas nama unit kerja .............. yang selanjutnya disebut sebagai pihak I, Nama Jabatan NIP Unit Kerja : : : :

Dalam hal ini bertindak dan atas nama Pusat Arsip .............. yang selanjutnya disebut sebagai pihak II. Pihak I menyerahkan wewenang dan tanggungjawab pengelolaan arsip sebagaimana daftar arsip yang dipindahkan (terlampir). Pihak II menerima dan akan memberikan layanan arsip kepada Pihak I apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Pihak II,

Pihak I,

()

(..)

16
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Pada hari ini ..........................tanggal ............................bulan..................tahun.............. Berdasarkan hasil penilaian dan pertimbangan telah dilaksanakan pemusnahan arsip sejumlah .. sebagaimana tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir. Pemusnahan dilakukan dengan cara ..

Demikian berita acara pemusnahan arsip ini dibuat dan ditandatangani oleh pejabat pengelola arsip dan disaksikan oleh Kepala Bagian Pengawasan dan Kepala Bagian Hukum. . Pejabat Pengelola Arsip,

(..)

Saksi-Saksi:

Bagian Pengawasan,

(.)

Bagian Hukum

(.)

17
BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS

Pada hari ini ..........................tanggal ............................bulan..................tahun.............. Dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ...................... ke Pusat Arsip yang dilakukan oleh: Nama Jabatan NIP Unit Kerja : : : :

Dalam hal ini bertindak dan atas nama ...................... (instansi yang menyerahkan arsip) yang selanjutnya disebut sebagai pihak I, Nama Jabatan NIP Unit Kerja : : : :

Dalam hal ini bertindak dan atas nama Arsip Nasional Repiblik Indonesia yang selanjutnya disebut sebagai pihak II. Pihak I menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis sebagaimana tercantum dalam Daftar Pertelaan Penyerahan Arsip terlampir kepada Pihak II untuk disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia.

Yang menerima Pihak II,

Yang menyerahkan Pihak I,

() ANRI

(..) Instansi ..

PEMELIHARAAN ARSIP

Disusun Oleh : CHUSNUL KHOTIMAH, S.Pd

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.. i DAFTAR ISI. ii BAB I PENDAHULUAN.. A. Latar Belakang... B. Deskripsi Singkat... C. Hasil Pembelajaran ....... D. Indikator..... E. Pokok Bahasan... BAB II PENGERTIAN DAN FUNGSI PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP.. A. Pengertian Pemeliharaan Arsip.. B. Fungsi Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip.... BAB III PENYEBAB KERUSAKAN ARSIP. A. Faktor Penyebab Kerusakan Arsip.... BAB IV TEHNIK PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN.... A. Tehnik Pemeliharaan.. B. Tehnik Pengamanan. C. Pencegahan Kerusakan Arsip.. BAB V PENUTUP. A. Rangkuman B. Latihan... DAFTAR PUSTAKA.. 3 3 4 6 6 8 8 9 9 11 11 11 12 1 1 1 2 2 2

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Manajemen kearsipan memegang peranan yang sangat penting dalam menjalankan kegiatan administrasi perkantoran. Surat-surat, baik surat keluar maupun surat masuk, laporan, risalah rapat, dan lain-lain tentunya pada saat pertama kali dibuat akan menciptakan arsip yang senantiasa harus dikelola sampai batas waktunya untuk dimusnahkan karena tidak memiliki nilai guna lagi. Meskipun manajemen kearsipan memiliki peranan yang sangat penting dalam administrasi kantor, hingga saat ini masih banyak instansi pemerintah maupun swasta yang belum melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Arsip ditumpuk begitu saja di atas meja, disimpan di dalam kotak, di atas lemari dan lain sebagainya. Terdapat banyak faktor yang menyebabkan belum terlaksananya manajemen kearsipan dengan baik pada suatu kantor. Faktor utama dan berperan sangat penting adalah belum adanya kesadaran para pegawai di dalam melakukan pemeliharaan dan pengamanan arsip (kertas). Sering ditemui para pegawai akan kebingungan pada saat memerlukan arsip, ternyata arsip tersebut tidak ditemukan. Kalaupun ditemukan, mereka mencari dengan waktu yang cukup lama. Untuk itu sudah saatnya setiap kantor memiliki tenaga fungsional arsiparis yang diharapkan dapat bertanggungjawab dalam pemeliharaan dan pengamaan arsip. Selain faktor petugas (arsiparis), faktor peralatan tempat penyimpanan arsip juga memiliki peranan yang sangat penting. Keamanan suatu arsip akan sangat ditentukan oleh tempat penyimpanan arsip itu sendiri, baik keamanan dari ulah manusia, lingkungan atau faktor kerusakan dari arsip itu sendiri.

B. Deskripsi Sungkat Modul ini membahas tentang pengertian dan fungsi pemeliharaan arsip,

penyebab kerusakan arsip, teknik pemeliharaan dan pengamanan

2 C. Hasil Pembelajaran Setelah mempelajari modul ini, peserta pelatihan diharapkan dapat melakukan pemeliharaan dan pengamanan arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku.

D. Indikator 1. Peserta dapat memahami tentang fungsi pemeliharaan dan pengamanan arsip (kertas) 2. Peserta dapat memahami berbagai faktor penyebab kerusakan arsip (kertas). 3. Peserta dapat melaksanakan teknik pemeliharaan dan pengamanan arsip (kertas).

E. Pokok bahasan Adapun pokok bahasan di dalam modul ini meliputi ; 1. Pengertian dan Fungsi Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip 2. Penyebab Kerusakan Arsip 3. Teknik Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

3 BAB II PENGERTIAN DAN FUNGSI PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP

A. Pengertian Pemeliharaan Arsip Pengelolaan arsip pada setiap instansi pemerintah maupun swasta tidak hanya sekedar menyimpan atau melayani peminjaman arsip bagi setiap unit yang ada pada instansi yang bersangkutan. Arsip yang disimpan sampai habis masa pakainya harus dilakukan pemeliharaan dan pengamanan. Kenyataan selalu kita temui arsip khususnya arsip inaktif hanya disimpan di dalam kardus, diikat dengan tali rafia, berdebu dan berserakan di sembarang tempat. Meskipun memiliki tempat penyimpanan arsip akan tetapi arsip disimpan dengan kondisi yang berhimpitan. Hal ini akan berakibat pada kerusakan arsip seperti terlipat dan bahkan ada yang sobek. Bandingkan gambar kedua ruang penyimpanan arsip berikut:

Gambar 1. Kondisi ruang arsip yang tidak terpelihara

Gambar 2. Kondisi ruang arsip yang terpelihara dengan baik

Agar fungsi dan peranan arsip sebagai sumber informasi dapat dimanfaatkan secara maksimal, maka diperlukan tindakan untuk melakukan pemeliharaan dan pengamanan terhadap semua arsip yang dikelola oleh suatu organisasi.Pemeliharaan dan pengamanan arsip yang baik dan profesional akan menjamin tersedianya informasi secara cepat dan akurat baik bagi instansi secara internal maupun dengan pihak luar. Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip yang dikelola oleh setiap organisasi secara rutin dengan tujuan untuk mencegah kerusakan arsip. Sedangkan pengamanan arsip adalah kegiatan untuk menjaga agar arsip terhindar dari kehilangan maupun kerusakan. Hingga saat ini wujud arsip sudah bermacam-macam seperti film, rekaman (pita, CD), gambar, foto dan lain sebagainya sehingga memerlukan pemeliharaan dan pengamanan sesuai dengan wujudnya.

B. Fungsi Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Salah satu tujuan dari penyelenggaraan kearsipan menurut UU No 43 tahun 2009 pasal 3 huruf (f) adalah menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Hal ini menunjukkan bahwa pelaksanaan pengelolaan arsip tidak hanya sekedar melaksanakan

5 proses penyimpanan arsip tersebut, akan tetapi juga menyangkut jaminan terhadap keselamatan dan keamanan arsip. Adapun fungsi pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah sebagai berikut: 1. Menjaga agar kondisi fisik arsip sesuai dengan pada saat kelahiran arsip tersebut baik dari segi informasi yang terkandung di dalamnya maupun keasliannya. 2. Menjaga agar tidak terjadi kehilangan arsip sebagai akibat pengelolaan arsip yang tidak tertib. 3. Menjamin tersedianya arsip setiap saat apabila diperlukan sebagai bukti dan pertanggungjawaban kegiatan administrasi.

6 BAB III PENYEBAB KERUSAKAN ARSIP

A. Faktor Penyebab Kerusakan Arsip Secara fisik semua arsip harus dapat diamankan dari kerusakan. Sebab kerusakan arsip akan berdampak kepada hilangnya informasi yang terkandung di dalam arsip. Agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih memiliki nilai guna perlu kita ketahui faktor-faktor penyebab kerusakan arsip. Secara umum penyebab kerusakan arsip terbagi menjadi dua, yakni faktor internal dari arsip itu sendiri (faktor intrinsik) dan faktor eksternal (faktor ekstrinsik). 1. Faktor Internal Faktor internal (intrinsik) penyebab kerusakan arsip adalah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, khususnya arsip kertas. Penyebabnya antara lain: a. Kualitas Kertas Adalah kerusakan arsip yang disebabkan oleh kualitas kertas sebagai media dari arsip. Kualitas kertas yang baik biasanya akan memperlambat rusaknya arsip jika dibandingkan dengan kualitas yang kurang baik. Perlu diketahui bahwa media kertas terbuat dari bahan kimiawi yang tentunya akan mengalami proses kimiawi pada saat disimpan, secara perlahan media kertas tersebut dapat saja hancur. b. Tinta Sering kita temui arsip yang informasinya sudah tidak dapat terbaca dan dikenali lagi. Hal ini disebabkan oleh kualitas tinta yang dipergunakan untuk penulisan maupun pencetakan arsip. Kualitas tinta yang baik akan tidak mudah pudar sehingga dapat menjaga informasi arsip tetap terbaca dan dikenali. c. Bahan Perekat Selain kualitas kertas maupun tinta yang dipergunakan dapat menyebabkan kerusakan arsip, bahan perekat yang dipergunakan juga dapat mempengaruhi fisik dari sebuah arsip. Arsip yang menggunakan bahan perekat (Lem) juga akan mengalami proses kimiawi yang secara perlahan juga akan menyebabkan kerusakan arsip.

7 2. Faktor Eksternal Faktor eksternal adalah faktor penyebab kerusakan arsip yang berasal dari luar benda arsip. Kerusakan itu antara lain disebabkan oleh lingkungan fisik, organisme perusak, dan kelalaian manusia. a. Lingkungan Fisik Faktor lingkungan fisik adalah faktor penyebab kerusakan arsip yang disebabkan oleh temperatur, kelembaban udara,sinar matahari polusi udara, dan debu dimana arsip tersebut disimpan. b. Organisme Perusak Adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari organisme perusak seperti jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoak, dan tikus. c. Kelalaian Manusia Hal yang sering dilakukan baik secara sengaja maupun tidak di dalam pengelolaan arsip adalah sikap lalai dari pelaksana. Kelalaian tersebut juga dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip. Misalnya kebiasaan merokok dapat menimbulkan bara rokok, tumpahan minuman, dsb.

8 BAB IV TEKNIK PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN

Arsip pada setiap instansi pemerintah maupun swasta harus dijaga selama masih memiliki nilai guna. Penjagaan ini meliputi sisi kuantitas ( tidak ada arsip yang hilang) maupun dari sisi kualitas (tidak ada arsip yang mengalami kerusakan). Agar

pemeliharaan dan pengamanan arsip dapat dilaksanakan secara efektif, maka setiap petugas kearsipan perlu diberikan pengetahuan terkait dengan teknik pemeliharaan, pengamanan dan pencegahan rusaknya arsip. A. Teknik Pemeliharaan Pemeliharaan arsip harus dilakukan secara terus-menerus dengan menggunakan teknik pemeliharaan tertentu. Adapun teknik yang dapat dilakukan untuk pemeliharaan arsip adalah sebagai berikut: 1. Pengaturan Ruangan Kadangkala kita kurang memperhatikan pengaturan ruang tempat penyimpanan arsip. Agar arsip terpelihara dengan baik ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (dengan sinar matahari meskipun jangan sampai terkena sinar secara langsung). Ruangan harus juga mempunyai fentilasi yang memadai untuk pengaturan sirkulasi udara. 2. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip harus disimpan di tempat-tempat yang terbuka, dengan menggunakan rak-rak arsip. Kalaupun harus disimpan di tempat tertutup ( di lemari), maka lemari tempat penyimpanan itu harus sering dibuka agar tingkat kelembabannya terjaga. Penataan arsip di lemari tersebut juga diatur secara renggang agar ada sirkulasi udara diantara berkas-berkas yang disimpan. Kelembaban yang terlalu tinggi akan mengakibatkan tumbuhnya jamur dan sejenisnya yang dapat merusak arsip yang disimpan. 3. Kebersihan Salah satu hal penting untuk melaksanakan pemeliharaan arsip adalah dengan selalu memperhatikan kebersihan ruangan dan tempat penyimpanan arsip dari segala macam debu. Untuk membersihkan arsip sebaiknya menggunakan penyedot debu (Vacuum Cleaner). Selain itu penggunaan clip atau penjepit kertas yang menggunakan bahan

9 logam akan berakibat timbulnya karat pada arsip. Untuk itu sebaiknya menggunakan clip dari bahan plastik. Selain ketiga teknik di atas pada ruangan arsip perlu juga dibuatkan peraturan dan larangan yang harus dipatuhi oleh setiap orang dalam lingkungan instansi yang bersangkutan. Misalnya dilarang untuk makan dan minum di ruangan arsip, dilarang merokok. B. Teknik Pengamanan Pengamanan arsip bertujuan agar jangan sampai arsip yang dikelola berkurang jumlahnya sebagai akibat kehilangan baik secara sengaja maupun tidak. Terdapat beberapa teknik untuk melaksanakan pengamanan arsip, yakni: 1. Pengaman Tempat Penyimpanan Arsip Pastikan bahwa tempat penyimpanan (ruang) arsip terhindar dari ruangan atau bagian yang menjadi sumber kerusakan arsip, misalnya upayakan ruangan jauh dari sumber api. Pada beberapa instansi ruangan arsip berada bersebelahan dengan ruang dapur kantor. Hal ini sangat berbahaya sekali jika terjadi kebakaran. Selain itu ruangan juga harus terhindar dari bahaya air seperti atap yang bocor, banjir air pasang dan sebagainya. Ada baiknya instansi membuat ruang penyimpanan arsip yang terpisah dari ruang unit kerja lainnya. 2. Melaksanakan pengendalian arsip Pengendalian arsip dimaksudkan agar arsip terhindar dari kehilangan. Salah satunya adalah melakukan prosedur peminjaman sesuai dengan ketentuan yang berlaku, seperti peminjaman harus melalui petugas yang ditunjuk, mengisi bon peminjaman dan pengaturan lamanya sebuah arsip dipinjamkan. Jika hal ini tertib dilakukan maka kehilangan arsip mestinya tidak akan terjadi.

C. Pencegahan Kerusakan Arsip Pepatah mengatakan mencegah lebih baik daripada memperbaiki, demikian pula apabila kita memberlakukan arsip. Ada baiknya setiap instansi melakukan pencegahan dari kerusakan arsip. Beberapa upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah dengan cara sebagai berikut:

10 1. Pengaturan Suhu Ruangan Kelembaban dan suhu ruangan dapat dilakukan dengan memasang Air Condition (AC). Suhu ruangan yang baik untuk menyimpan kertas berkisar antara 22o 25o Celcius. Penggunaan AC juga mencegah debu yang dapat melekat pada arsip. 2. Melakukan Fumigasi Untuk mencegah kerusakan arsip sebagai akibat dari organisme perusak dapat dilakukan dengan Fumigasi. Fumigasi dilakukan dengan cara penyemprotan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau bakteri. 3. Melakukan restorasi arsip Beberapa arsip yang sudah mulai rusak dapat dicegah dengan cara melakukan laminating, yakni dengan cara menutup kertas dengan dua lembar plastik dan dipress dengan suhu tertentu.

11 BAB V PENUTUP

A. Rangkuman Untuk menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku maka pemeliharan dan pengamanan arsip sangat diperlukan. Pemeliharaan arsip bertujuan untuk menjaga agar kondisi fisik arsip sesuai dengan pada saat kelahiran arsip tersebut baik dari segi informasi yang terkandung di dalamnya maupun keasliannya. Sedangkan pengamanan arsip bertujuan untuk menjaga agar tidak terjadi kehilangan arsip sebagai akibat pengelolaan arsip yang tidak tertib. Untuk melaksanakan pemeliharaan dan pengamanan arsip perlu diketahui faktor-faktor yang menjadi penyebab kerusakan arsip. Selain pemeliharaan dan pengamanan perlu juga dilakukan upaya pencegahan terhadap kerusakan arsip. B. Latihan 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pemeliharaan dan pengamanan arsip! 2. Jelaskan faktor-faktor penyebab kerusakan arsip! 3. Mengapa kebersihan dan pengaturan ruangan sangat diperlukan di dalam memelihara arsip? Jelaskan upaya-upaya pencegahan kerusakan arsip!

12 DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional RI, 2009, Seri Bahan Pengajaran Diklat Pengangkatan Arsiparis, Modul Penyusutan Arsip, ANRI Abubakar, Hadi, 1992, Pola Kearsipan Modern, PT Cahaya Aksara Agung, Jakarta. Amsyah, Zulkifli, 1995, Manajemen Kearsipan, PT Gramedia Pusaka Utama, Jakarta. Barthos, Basir,1989, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan

Perguruan Tinggi , Bumi Aksara, Jakarta. Mulyono, Sularso, dkk,1984, Dasar-Dasar Kearsipan, Liberty, Yogyakarta. Sedarmayanti, 2001, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, CV Mandar Maju, Bandung The , Liang, Gie,1993, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta. Widjaja, A, W, 1993, Persada, Jakarta. Wursanto, Ig, 1991, Kearsipan 1, Kanisius, Yogyakarta. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, PT Raja Grafindo

JABATAN FUNGSIONAL

Disusun Oleh : Drs. SUTIMAN

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.. i DAFTAR ISI. ii BAB I PENDAHULUAN.. A. Latar Belakang... B. Deskripsi Singkat... C. Kompetensi yang Diharapkan...... D. Indikator Hasil Belajar. BAB II PROFESI KEARSIPAN A. Pengertian... B. Perbedaan Kegiatan Fungsional dengan Kegiatan Menejerial..... C. Pengertian dan Kedudukan Arsiparis. D. Peraturan Bidang Jabatan Arsiparis... 1 1 2 2 2 3 3 4 5 6

E. Keuntungan terselenggaranya Jabatan Fungsional 7 F. Jenjang Jabatan dan Pangkat Fungsional Arsiparis.. G. Unit Kerja Struktural Pembina Profesi Arsiparis. H. Tempat Kerja Arsiparis BAB III TATA CARA PENGUMPULAN ANGKA KREDIT A. Beberapa Pengertian. B. Penghitungan Angka Kredit. C. Buku Kerja Arsiparis 8 9 9 10 10 11 11

D. Surat-surat Pernyataan dan Pejabat Pembuat Pernyataan... 12 E. Pengajuan Daftar Usul Penetapan Angka Kredit.. F. Pejabat Pengusul G. Pejabat Penetap. BAB IV TIM PENILAI... A. Tim Penilai.. B. Persyaratan Pembentukan Tim Penilai... C. Keanggotaan Tim Penilai Instansi/Tim Penilai Instansi/Tim Penilai Daerah. 17 12 13 14 15 15 16

D. Masa Kerja Tim Penilai E. Tugas dan Fungsi Penilai..

18 18

F. Sekretaris Tim Penilai 19 BAB V PENGANGKATAN DALAM JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS A. Pejabat yang Berwenang Mengangkat dalam Jabatan Arsiparis. B. Kenaikan Pangkat/ Jabatan.. C. Pembebasan Sementara dari Jabatan Arsiparis. 20 20 22 22

D. Pemberhentian dari Jabatan Arsiparis 23

BAB VI ETIKA PROFESI ARSIPARIS.

25

A. Pengertian Etika Profesi.... 26 B. Pengertian Profesi.. C. Arsiparis Sebagai Profesi.. D. Kode Etik Arsiparis... 27 29 32

E. Rancangan Kode Etik Arsiparis Versi Arsiparis PNS 34 BAB VII PENUTUP.. A. Rangkuman B. Latihan... DAFTAR PUSTAKA.. 35 35 35 37

BAB I PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi dewasa ini berlangsung sangat pesat

sehingga menimbulkan tantangan dan sekaligus memberikan peluang bagi dunia kearsipan. Dampak dari perubahan tersebut terjadinya pergeseran tata kehidupan dunia yang memasuki abad informasi dengan penemuan dan pengembangan teknologi informasi. Sebagaimana kita ketahui, bahwa arsip adalah rekaman informasi yang dibuat atau diterima dan dipelihara sebagai bukti dari aktivitas suatu organisasi. Dalam kaitannya dengan kegiatan pemerintah, arsip merupakan sumber bukti dan informasi yang outentik dalam menunjang penyelenggaraan pemerintah. Oleh karena itu, maka informasi yang terekam dalam arsip diberbagai media perlu dikelola dengan baik sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku. Pengelolaan arsip yang baik akan dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas pelayanan, memperlancar program kerja , mengurangi biaya administrasi juga mendukung pelaksanaan misi organisasi sesuai peraturan perundang- undangan yang berlaku. Agar arsip dapat dikelola dengan baik, maka diperlukan sumber daya manusia yang secara khusus mengelola kearsipan. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi serta peningkatan

pengelolaan arsip sebagai sumber informasi, maka pemerintah melalui Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/3/M.PAN/3/2009 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya telah menetapkan pekerjaan di

bidang kearsipan sebagai profesi dan tenaga pelaksanaannya disahkan sebagai pejabat Fungsional Arsiparis. Arsiparis sebagai tenaga profesional semakin dituntut untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam pengelolaan arsip, tanggap terhadap segala perkembangan yang terjadi terutama berkaitan dengan perkembangan teknologi

informasi. Disisi lain, pembinaan arsiparis harus terus ditingkatkan sehingga terciptanya peningkatan kinerja bagi Arsiparis yang pada akhirnya betul- betul tercipta Arsiparis profesional.

B.

Deskripsi Singkat Modul ini menyampaikan materi tentang jabatan fungsional Arsiparis terutama tugas pokok, fungsi, dan ketentuan menjadi Arsiparis serta Penetapan Angka Kredit.

C.

Kompetensi yang Diharapkan Setelah mengikuti pembelajaran Modul ini peserta diharapkan memahami tugas pokok, fungsi, persyaratan dan ketentuan jabatan fungsional arsiparis.

D.

Indikator Hasil Belajar Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran Modul ini peserta mampu : 1. Memahami Pengertian Fungsional Arsiparis rumpun jabatan, kedudukan dan tugas pokok Fungsional Arsiparis 2. Memahami Unsur dan sub unsur kegiatan Fungsional Arsiparis 3. Memahami Jenjang jabatan dan Pangkat Fungsional Arsiparis 4. Memahami Rincian kegiatan dan unsur yang dinilai dalam memberikan angka kredit. 5. Memahami Pengangkatan dalam Jabatan Fungsional Arsiparis

BAB II PROFESI KEARSIPAN

A. Pengertian Kegiatan kearsipan di Indonesia telah dilakukan sejak zaman dahulu, profesi Arsiparis dikenal pada sekitar tahun 1892 dengan diangkatnya Van Der Chijs sebagaai Arsiparis pertama di Indonesia yang mengelola arsip Sekretrariat Negara pada masa Hindia Belanda. Pemberian nama Arsiparis berasal dari bahasa Belanda, archivaris yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan sebagai archivist yakni orang yang bekerja dalam bidang kearsipan . Kata Arsiparis sendiri tidak ditemukan dalam kamus Umum Bahasa Indonesia yang disusun oleh W.J.S Poerwadarminta yang diolah kembali oleh pusat pembinaan dan pengembangan bahasa Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (1999) maupun dalam kamus Umum Bahasa Indonesia yang disusun oleh Prof.Dr.J.S. Badudu dan Prof. Sutan Mohammad Zein (1996). Arsiparis adalah Jabatan Fungsionil dibidang kearsipan, Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak seseorang PNS dalam satu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan/atau ketrampilan tertentu serta bersifat mandiri. Penyebutan kata Arsiparis muncul pertama kali pada surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Negara Nomor 36 tahun 1990 tentang angka kredit bagi jabatan Arsiparis, ketika pemerintah mulai mengakui adanya profesi fungsional tersebut. Arsiparis dikatakan adalah pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah, tidak termasuk dalam kegiatan mengurus, memberkaskan dan mengelola arsip aktif. Pengertian ini kemudian disempurnakan kepada keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/

KEP/M.PAN/2/2002 tentang jabatan fungsional arsiparis dan angka kreditnya bahwa Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. Penyempurnaan ini dilakukan sejalan dengan perubahan pengertian tentang kegiatan kearsipan pada surat edaran bersama kepala ANRI dan kepala BAKN Nomor

01/SEB/1990 dan Nomor 46/SE/1990 tentang angka kredit bagi jabatan arsiparis disebutkan bahwa kegiatan kearsipan adalah kegiatan dalam bidang pembinaan, pengelolaan dan pelayanan kearsipan, penilaiaan dan penyeleksian arsip, serta pemasyarakatan kearsipan. Keputusan Menpan yang baru memberikan pengertian mengenai kegiatan kearsipan secara lebih luas yaitu proses kegiatan yang

berkesinambungan dalam pengelolaan arsip melalui berbagai bentuk media rekam dimulai dari proses penciptaan, pengelolaan informasi dan penggunaan, pengaturan, dan penyusutan sampai dengan proses pelestariaannya dan kegiatan pembinaannya. Seperti halnya pejabat struktural dalam suatu lembaga/ instansi pemerintah, Pejabat Fungsional Arsiparis memperoleh tunjangan jabatan yang disesuaikan dengan tingkat atau jenjang jabatan yang ada tunjangan jabatan ini dikeluarkan pertama kali melalui Surat Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1995 tentang tunjangan Arsiparis.

B. Perbedaan Kegiatan Fungsional Dengan Kegiatan Manajerial Dalam pelaksanaan tugas-tugas penyelenggaraan pemerintahan terdapat dua macam kegiatan, yakni kegiatan manajerial dan kegiatan teknis. Kegiatan manajerial adalah kegiatan yang sifatnya mengatur dan mengendalikan pelaksanaan tugas pokok suatu unit. Pengendalian kegiatan ini dilaksanakan dalam suatu pembagian pelaksanaan tugas, sesuai dengan tingkatan tanggungjawab eselonisasi. Oleh karenanya kegiatan kegiatn manajerial ini disebut dengan kegiatan structural dan pelaksana kegiatan-kegiatan manajerial dinamakan pejabat structural. Kegiatan teknis adalah kegiatan pokok suatu unit yang penyelesaiannya membutuhkan ketrampilan dan atau keahlian tertentu serta bersifat mandiri.Kegiatan teknis juga merupakan fungsi dari suatu unit atau satuan organisasi.Oleh karenanya kegiatan teknis ini disebut sebagai kegiatan fungsional dan pelaksana kegiatan-kegiatan teknis ini dinamakan pejabat fungsional. Berdasarkan pembedaan diatas, posisi jabatan fungsional adalah sebagai pelaksana teknis suatu kegiatan .

C. Pengertian dan Kedudukan Arsiparis Salah satu kegiatan teknis dari penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan adalah kegiatan kearsipan. Terbitnya Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. Per/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional dan Angka Kreditnya merupakan pengakuan resmi bahwa kegiatan teknis kearsipan pada instansi pemerintah adalah kegiatan fungsional dan sekaligus merupakan pengakuan bahwa kegiatan kearsipan adalah suatu profesi. Dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.

Per/3/M.PAN/3/2009 menyebutkan bahwa : 1. Arsiparis adalah Jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh Pejabat yang berwenang. 2. Jabatan fungsional arsiparis termasuk dalam rumpun Arsiparis Pustakawan dan yang berkaitan. 3. Arsiparis berkedudukan sebagai pelaksanaan teknis fungsional dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan. 4. Arsiparis adalah jabatan karier yang hanya dapat diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil. Kegiatan-Kegiatan teknis Fungsional kearsipan yang tercantum dalam

PER/3/M.PAN/3/2009 yang dapat dinilai angka kreditnya adalah : 1. Pendidikan terdiri dari: a) Pendidikan sekolah dan memperoleh ijazah/ gelar. b) Pendidikan dan pelatihan fungsional dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan dan memperoleh surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan (STTPP) atau sertefikat. c) Pendidikan dan pelatihan prajabatan dan memperoleh Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) atau sertefikat. 2. Pengelolaan arsip terdiri dari: a) Ketatalaksanaan kearsipan b) Pengolahan arsip c) Perawatan dan pemeliharaan arsip

d) Pelayanan kearsipan e) Publikasi kearsipan 3. Pembinaan kearsipan a) Bimbingan dan supervisi kearsipan b) Akreditasi dan sertifikasi kearsipan 4. Pengembangan profesi Arsiparis terdiri atas: a) Membuat karya tulis/ karya ilmiah dibidang kearsipan b) Menyusun standar/ pedoman kearsipan c) Menemukan teknologi tepat guna dibidang kearsipan d) Uji kompetensi e) Penerjemahan/ penyaduran buku dan bahan lainnya dibidang kearsipan 5. Penunjang tugas Arsiparis terdiri atas: a) Pengajar/ pelatih dibidang kearsipan b) Mengikuti bimbingan dibidang kearsipan c) Peran serta dalam seminar/ lokakarya dibidang kearsipan d) Keanggotaan dalam organisasi profesi arsiparis e) Keanggotaan dalam tim Penilai Jabatan fingsional Arsiparis f) Perolehan penghargaan/ tanda jasa g) Perolehan gelar kesarjanaan lainnya

D. Peraturan Bidang Jabatan Arsiparis 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 2. Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 1994, tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil. 3. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2007 tentang Tunjangan Jabatan Fungsional Arsiparis. 4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 87 tahun 1999 tentang Rumpun Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil. 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor

PER/3/M.PAN/3/2009 Kreditnya.

tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Th. 2010 tentang Rincian Bukti Kerja Arsiparis. 7. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor.KP 30.6/069/36/191 tanggal 2 September 1991 tentang Petunjuk dan Prosedur Pengangkatan bagi Pelaksanaan Penyesuaian dalam jabatan dan angka kredit Arsiparis. 8. Keputusan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 1992 tanggal 25 Juni 1991, tentang Prosedur dan Petunjuk Pelaksanaan Pembinaan bagi Jabatan Arsiparis. 9. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 2 Tahun 2004 tentang Tata Kerja Tim Penilai dan Tata Cara _Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis. 10. Surat Edaran Bersama Kepala Arsip Nasional RI dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor 03 Tahun 2002 dan Nomor 15 Tahun 2002 tentang Petunjuk Pelaksanaan Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. 11. Surat Edaran Kepala ANRI Nomor.KP.30.6/174/1992 tanggal 17 Februari 1992, Perihal Tim Penilai Instansi. 12. Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor.SE.77/PB/2007 Tentang Tunjangan Jabatan Fungsional Arsiparis.

E. Keuntungan Terselenggaranya Jabtan Fungsional Keuntungan terselenggaranya Jabatan Fungsional bagi Pegawai Negeri Sipil adalah : 1. Sebagai alternative atau jalan keluar bagi PNS yang tidak mendapatkan kesempatan untuk menduduki jabatan structural 2. Untuk mengatasi kenaikan pangkat yang berhenti(mentok) karena latar belakang pendidikan(ijazah) karena tingkatan jabatan (eselon) atau karena tidak boleh mendahului pangkat atasan/pimpinan. 3. Adanya kesempatan untuk menempuh kenaikan pangkat pilihan(percepatan kenaikan pangkat) yaitu satu kali dalam dua tahun. 4. Adanya jaminan jenjang karir yang jelas. Selama seorang pejabat fungsional mampu bekerja dan dapat mengumpulkan angka kredit yang dipersaratkan maka karirnya, baik pangkat maupun jabatannya akan terus naik sesuai dengan tingkat jabatannya. 5. Dibebaskan dari keharusan mengikuti ujian dinas tingkat III.

6. Adanya pemerataan kesejahteraan berupa tunjangan jabatan. 7. Kemungkinan adanya penambahan batas usia pensiun karena profesionalitasnya. 8. Menjadi jaminan adanya peluang untuk berkreasi secara mandiri dan bersaing untuk berprestasi secara sehat.

F. Jenjang Jabtan dan Pangkat Fungsional Arsiparis Jabatan fungsional Arsiparis terdiri dari jabatan tingkat terampil dan jabatan tingkat ahli. Jenjang jabatan Fungsional Arsiparis disusun berdasarkan suatu jenjang jabatan sesuai dengan jumlah angka kredit yang dipersaratkan untuk dikumpulkan pada jenjang itu. Jabatan Arsiparis Tingkat Ketrampilan dibagi/dibedakan dalam 3 (tiga) jenjang yaitu : Pangkat Pengatur Pengatur tingkat I Penata Muda Penata Muda Tk I Penata Penata Tingkat I Gol / Ruang II/c II/d III/a III/b III/c III/d Jabatan Arsiparis pelaksana Arsiparis pelaksana lanjutan Arsiparis penyelia Angka Kredit 20 20 20 50 50 100 Angka Kumulatif 60 80 100 150 200 300

Sedangkan jabatan Arsiparis tingkat Keahlian dibagi/dibedakan dalam 4 (empat) jenjang yaitu : Pangkat Penata Muda Penata Muda Tk I Penata Penata Tk I Pembina Pembina Tk I Pembina Utama Muda Pembina Utama Madya Pembina Utama Gol / Ruang III/a III/b III/c III/d IV/a IV/b IV/c IV/d IV/e Jabatan Arsiparis Pertama Arsiparis Muda Arsiparis Madya Angka Kredit 50 50 100 100 150 150 150 200 200 Angka Kumulatif 100 150 200 300 400 550 700 850 1050

Arsiparis Utama

G. Unit Kerja Struktural Pembina Profesi Arsiparis Pembinaan Profesi Arsiparis pada suatu instansi yang memiliki Unit Kearsipan menjadi beban dan tanggung jawab Unit Kearsipan tersebut. Yang dimaksud dengan Unit Kearsipan disini adalah Unit Kerja pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan di Pusat dan di Daerah baik secara structural maupun Fungsional melakukan kegitan kearsipan.Unit Kerja setingkat eselon II yang biasanya berfungsi sebagai Unit Kearsipan adalah Biro Umum. Di Daerah Propinsi adalah Badan Arsip Daerah dan di Daerah kabupaten/Kota adalah Kantor Arsip Kabupaten/Kota atau nama lain untuk itu.

H. Tempat Kerja Arsiparis. Pada dasarnya, Arsiparis sebagai Pelaksana tugas-tugas teknis operasional di bidang kearsipan harus ditempatkan pada Unit Kerja Teknis Kearsipan, yaitu unit kerja yang secara fungsional melaksanakan kegiatan kearsipan. Lahan kerja Arsiparis secara sederhana adalah mengelola rekaman kegiatan

organisasi, administrasi dan penyusunan peraturan pengelolaannya yang tersebar di hampir seluruh unit kerja suatu instansi.Oleh karenanya secara logika seorang Arsiparis tidak terikat oleh struktur arganisasi dan dapat bekerja pada suatu unit kerja yang melaksanakan kegiatan kearsipan, bahkan seorang Arsiparis dapat bekerja diluar instansinya sebagaimana jabatan dokter dapat bekerja diluar Puskesmasnya.

BAB III TATA CARA PENGUMPULAN ANGKA KREDIT

A. Beberapa Pengertian 1. Buku kerja Arsiparis adalah jurnal dan atau catatan harian Arsiparis mengenai kegiatan pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, pengembanngan profesi kearsipan, dan penunjang kegiatan yang dilakukannya, keikutsertaannya dan kegiatan kearsipan atau bimbingan yang diterimanya. 2. Surat Pernyataan Telah Mengikuti Pendidikan dan Pelatihan, adalah sejenis teks yang berisi daftar rincian kegiatan diklat diikuti dan satuan hasilnya yang diikuti Arsiparis pada periode tertentu. 3. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengelolaan Arsip adalah sejenis teks yang berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil dari kegiatan pengelolaan arsip yang telah dilakukan atau selesai dilaksanakan oleh Arsiparis pada periode tertentu. 4. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pembinaan Kearsipan adalah sejenis teks yang berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil kegiatan pembinaan kearsipan yang telah dilakukan /selesai dilaksanakan oleh Arsiparis pada periode tertentu. 5. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengembangan Profesi Kearsipan adalah sejenis tek yang berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil dari kegiatan pengembangan profesi kearsipan yang telah dilakukan /selesai dilaksanakan oleh Arsiparis pada periode tertentu. 6. Surat Pernyataan Melakukan Penunjang Kegiatan Kearsipan adalah sejenis teks yang berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil dari pelaksanaan penunjang kegiatan kearsipan yang telah dilakukan /selesai dilaksanakan oleh Arsiparis pada periode tertentu. 7. Pejabat Pembina Kepegawaian adalah Menteri, Jaksa Agung, Sekretaris Negara, Sekretaris Kabinet, Sekretaris Militer, Sekretaris Presiden, Sekretaris Wakil Presiden,Kepala Kepolisian Negara, Pimpinal Lembaga Pemerintah Non Departemen, Pimpinan Kesekretariatan di Daerah Provinsi dan Bupati/Walikota di daerah Kabupaten/Kota.

10

8. Pejabat Pembuat Pernyataan adalah pejabat struktural yang secara langsung memberikan tugas-tugas kearsipan atau mengetahui pelaksanaan kegiatan kearsipan yang dlakukan Arsiparis. Pejabat dimaksud ada kalanya memiliki berkedudukan sebagai atasan langsung Arsiparis atau pejabat tempat Arsiparis bersangkutan bekerja atau ditugaskan. 9. Pejabat Pengusul adalah pejabat yang berwenang mengusulkan Usul Penetapan Angka Kredit kepada Pejabat Pembina Kepegawaian. 10. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) adalah sejenis teks yang memuat uraian seluruh kegiatan kearsipan yang dilakukan Arsiparis dan diusulkan angka kreditnya sesuai dengan jumlah/volume kegiatannya secara kuantitatif untuk diperiksa, dinilai, dan diberikan angka kredit oleh Tim Penilai.

B. Perhitungan Angka Kredit Perhitungan Angka kredit diperlukan untuk mengetahui seberapa banyak seorang Arsiparis dapat mengumpulkan angka kredit dari kegiatan yang dilakukannya dalam periode tertentu. untuk perhitungan tersebut secara teknis dapat diajukan pertanyaan awal umpamanya kegiatan apa saja yang telah dilakukan seorang Arsiparis dan berapa jumlah atau volume kegiatannya apa satuan hasilnya. Jika telah terdapat jawabnya, maka tinggal mengkalikan jumlah kegiatan tersebut dalam nominal angka kredit standar yang dimuat pada lampiran II keputusan Menpan Nomor PER/3/M.PAN/3/2009

C. Buku Kerja Arsiparis Buku Kerja Arsiparis adalah jurnal atau catatan harian Arsiparis mengenai kegiatan pengelolaan arsip, kegiatan pembinaan kersipan, kegiatan pengembangan profesi kearsipan dan penunjang yang dilakukan Arsiparis, keikutsertaannya dalam kegiatan dan atau bimbingan yang diterimanya. Buku kerja ini pada saat pengumpulan angka kredit menjadi bahan dasar dan rujukan dalam pengisian formulir Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengelolaan Arsip, Pembinaan Kearsipan, Pengembangan Profesi Kearsipan, dan Penunjang Profesi Kearsipan. Bahkan dalam beberapa kasus, Tim Penilai mendasarkan penilaian yang dilakukannya kepada buku kerja, atau mencocokan kegiatan yang diusulkan

11

penilaiannya dengan buku kerja yang harus dilampirkan dalam pengumpulan angka kredit.

D. Surat-Surat Pernyataan dan Pejabat Pembuat Pernyataan Dari kegiatan-kegiatan kearsipan dan kegiatan yang dianggap berkaitan dengan kearsipan yang dicatat dalam buku kerja, Arsiparis sendiri harus memilah kegiatan tersebut menjadi 5 (lima) kelompok kegiatan. 1. Kelompok kegiatan pendidikan dituangkan dalam Surat Pernyataan Telah Mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Fungsional. 2. Kelompok Kegiatan pengelolaan arsip, dituangkan dalam formulir Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengelolaan Arsip. 3. Kelompok kegiatan pembinaan kearsipan , dituangkan dalam formulir Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pembinaan Kearsipan. 4. Kelompok kegiatan pengembangan profesi Arsiparis dituangkan dalam formulir Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengembangan Profesi Kearsipan. 5. Kelompok kegiatan penunjang Tugas Arsiparis dituangkan dalam formulir Surat Pernyataan Melakukan Penunjang Kegiatan Kearsipan. Kelima macam surat pernyataan tersebut ditandatangani oleh pejabat struktural tempat Arsiparis bekerja atau tempat Arsiparis ditugaskan, yang tentunya setelah pejabat tersebut memeriksa terlebih dahulu kebenaran isi kelima macam surat pernyataan dimaksud.

E. Pengajuan Daftar Usul Penetapan Angka Kredit Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK), diisi oleh Arsiparis bersangkutan berdasarkan surat-surat pernyataan yang telah ditandatangani oleh pejabat struktural tempat Arsiparis bekerja atau ditugaskan. DUPAK yang telah diisi kemudian ditandatangani oleh pejabat pengusul untuk diusulkan kepada Pejabat Pembinaan Kepegawaian sebagai Pejabat Penetap. Besaran dan jumlah angka kredit merupakan nilai dan cerminan dari prestasi kerja Arsiparis. Nilai tersebut dihitung sendiri oleh Arsiparis berdasarkan jumlah/kegiatan yang secara kuantitatif dilakukan oleh Arsiparis dalam periode tertentu. Nominal nilai yang

12

dihasilkan dari perhitungan yang dilakukan oleh Arsiparis kemudian dicantumkan dalam kolom-kolom pada DUPAK sesuai lajur dan nama kegiatannya. Jumlah atau volume kegiatannya sendiri tidak disebutkan dalam DUPAK akan tetapi hanya disebutkan dalam surat-surat pernyataan. DUPAK yang diajukan kepada pejabat penetap tersebut dilampiri dengan: 1. Surat Pernyataan Telah Mengikuti Pendidikan 2. Surat Pernyataan Telah Melakukan Kegiatan Pengelolaan Arsip; 3. Surat Pernyataan Telah Melakukan Kegiatan Pembinaan Kearsipan; 4. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengembangan Profesi Kearsipan; 5. Surat Pernyataan Melakukan Penunjang Kegiatan Kearsipan; 6. Salinan atau rekap dari buku kerja (bila tim penilai memintanya); 7. Bukti-bukti lain yang diminta oleh tim penilai, seperti copy dari satuan hasil kegiatan atau yang lainnya.

F. Pejabat Pengusul Prestasi kerja seorang Arsiparis yang tertuang dalam DUPAK diusulkan oleh pimpinan unit kerja pengusul kepada pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit. Pimpinan unit kerja pengusul dimaksud disebut dengan istilah Pejabat Pengusul. Pada instansi yang memiliki Unit Kearsipan, maka yang bertindak sebagai pejabat pengusul adalah Kepala Unit Kearsipannya. Demikian Pula bagi Pemerintah Provinsi yang memiliki Kantor Arsip Daerah (KAD) atau Badan Arsip Daerah (BAD) yang bertindak sebagai pejabat pengusul adalah Kepala KAD/BAD. Dalam hal sebuah instansi atau Pemerintah Provinsi tidak memiliki Unit Kearsipan atau KAD, atau karena sesuatu dan hal lain Unit Kearsipan KAD/BAD yang ada jauh dari tempat Arsiparis bertugas atau tidak dapat diakses maka Pejabat Struktural setingkat III yang berada pada tempat Arsiparis bertugas dapat bertindak sebagai Pejabat Pengusul. Pejabat eselon III dimaksud umpamanya Kepala Bidang pada Kantor Wilayah, Kepala Kantor pada Pemerintah Kabupaten/Kota, dan eselon III pada Direktorat Jenderal, Sekretaris Jenderal, Inspektorat Jenderal, Kedeoutian, dan sebagainya. Pejabat pengusul sebaiknya memberikan penjelasan dalam bentuk catatan-catatan dalam kolom yang tersedia pada angka Romawi IV formulir DUPAK. Catatan tersebut

13

umpamanya berupa penjelasan kapasitas Arsiparis bersangkutan, dan lahan kerja yang tersedia.

G. Pejabat Penetap Penetapan angka kredit disiapkan oleh Tim penilai dalam sebuah formulir penetapan angka kredit yang lazim disebut PAK. Dalam PAK tersebut dituangkan jumlah angka kredit yang pernah dimiliki Arsiparis, jumlah angka kredit baru hasil perhitungan periode berjalan dan jumlah angka kredit keseluruhan. Penetapan angka kredit juga merekomendasikan mengenai dapat atau tidaknya seorang Arsiparis diusulkan kenaikan pangkat/jabatannya setingkat lebih tinggi dari pangkat/jabatan yang dimilikinya sesuai dengan jumlah angka kredit kumulatif yang dapat dikumpulkannya. PAK ini ditandatangani oleh pejabat penetap yaitu Pejabat Pembina Kepegawaian. Yang dimaksud dengan pejabat penetap adalah pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit yaitu Pejabat Pembina Kepegawaian adalah Menteri, Jaksa Agung, Sekretaris Negara, Sekretaris Kabinet, Sekretaris Militer, Sekretaris Presiden, Sekretaris Wakil Presiden,Kepala Kepolisian Negara, Pimpinal Lembaga Pemerintah Non Departemen, Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/tinggi Negara, Gubernur, Bupati/Walikota atau pejabat lain yang ditunjuk olehnya untuk menetapkan angka kredit bagi Arsiparis Pertama s.d Arsiparis Muda di lingkungan instansi masing-masing. Pejabat penetap dan pejabat lain yang ditunjuk pejabat penetap sebagaimana tersebut diatas adalah sama dengan pejabat-pejabat pembina kepegawaian, atau pejabat yang berwenang mengangkat dalam jabatan Arsiparis dan memberhentikan dari jabatan Arsiparis.

14

BAB IV TIM PENILAI A. Tim Penilai Produktivitas Arsiparis diukur dengan angka kredit. Angka Kredit ini dihitung oleh Arsiparis untuk diusulkan kepada Pejabat Penetap dan dihitung kembali oleh sebuah Tim Penilai yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab oleh pimpinan instansi untuk melakukan penilaian terhadap prestasi kerja Arsiparis yang diusulkan. Hasil penilaian ini merupakan sebuah pertimbangan dari Tim Penilai bagi pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit untuk memberikan keputusan mengenai mutasi Arsiparis. Tim Penilai bagi Arsiparis terdiri dari 2 Tim : 1. Tim Penilai Pusat. Tim ini dibentuk oleh pimpinan instansi Pembina jabatan Arsiparis, yaitu pimpinan Arsip Nasional RI. Tim Penilai Pusat memiliki kewenangan untuk melakukan penilaian terhadap prestasi kerja Arsiparis golongan IV a s.d Arsiparis gol. IV/e. atau Arsiparis yang menduduki jabatan Arsiparis Madya s.d Arsiparis Utama.Tim Penilai Pusat berdomisili di Arsip Nasional Republik Indonesia. 2. Tim Penilai Instansi. Tim ini dibentuk oleh pimpinan instansi pengguna jabatan Arsiparis. Tim Penilai Instansi memiliki tugas dan wewenang untuk melakukan penilaian terhadap prestasi kerja Arsiparis yang menduduki jabatan Arsiparis Pelaksana s.d Arsiparis Penyelia dan Arsiparis Pertama s.d Arsiparis Muda di lingkungan instansi masing-masing (gol. II/b s.d gol.III/d).Tim Penilai Instansi ini berdomisili pada instansi pengguna jabatan Arsiparis. Tim Penilai Instansi di daerah dapat disebut dengan nama Tim Penilai Daerah. Pada Pemerintah Propinsi dapat disebut dengan sebutan Tim Penilai Jabatan Arsiparis Propinsi dan Tim Penilai Daerah di Pemerintah Kabupaten /Kota dapat disebut dengan sebutan Tim Penilai Jabatan Arsiparis Kabupaten/Kota.

15

B. Persyaratan Pembentukan Tim Penilai Tim penilai Instansi dan Tim penilai Daerah dapat dibentuk apabila : 1. Pada suatu instansi pengguna Arsiparis terdapat sekurang kurangnya 15 orang pejabat Arsiparis 2. Tersedia 3 orang Arsiparis yang diangggap memenuhi syarat untuk dapat duduk dalam Tim penilai sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 Bab 3 surat keputusan bersama Kepala ANRI dan Kepala BKL yaitu : a. Memiliki Jabatan/Pangkat serendah-rendahnya sama dengan jabatan/Pangkat Arsiparis yang dinilai. b. Memiliki kompetensi untuk menilai prestasi kerja Arsiparis. c. Dapat aktif melakukan penilaian. Oleh karenanya dalam membentuk Tim Penilai Instansi atau Tim Penilai Daerah factor keahlian dalam profesi Kearsipan menjadi syarat dan pertimbangan utama. Apabila pada Instansi pengguna tidak terdapat PNS yang dianggap ahli di bidang kearsipan maka dapat ditempuh 2 cara : Pertama, Instansi yang bersangkutan dapat meminta tenaga Arsip Nasional RI untuk duduk sebagai Anggota Tim Penilai Instansi. Bahkan Instansi bersangkutan dapat meminta Tim penilai Instansi Arsip Nasional RI bertindak sebagai Tim penilai Instansi dimaksud sampai Instansi bersangkutan memiliki tenaga Tim Penilai yang memenuhi persyaratan. Permintaan dan penunjukan tenaga Arsip Nasional RI untuk menjadi Tim Penilai pada sebuah Instansi Pemda diajukan secara tertulis kepada ANRI dan ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional RI. Kedua, dalam hal Instansi belum dapat memenuhi persyaratan terbentuknya Tim Penilai Instansi, maka Penilaian untuk menetapakan angka kredit dan menentukan tunjang Jabatan bagi seorang Arsiparis dilakukan oleh : (a) Pejabat yang menangani Bidang Kepegawaian. (b) Pejabat selain Arsiapris yang mempunyai kompetensi dalam Bidang Kearsipan. Pendek kata, untuk lebih menjamin terbentuknya Tim Penilai yang diangggap mampu melakukan Penilaian, maka dianjurkan dalam pembentukannya dapat mengakomodir :

16

1. Unsur unit Kepegawaian sebagai unsur yang paling mengerti mengenai pembinaan Kepegawaian. 2. Unsur unit Kearsipan yang paling mengetahui pembinaan kearsipan dan propesi Kearsipan. 3. Mengakomodir sekurang kurangnya 3 orang Arsiparis dengan Jabatan / Pangkat setingkat dengan Jabatan / Pangkat yang dinilai.

C. Keanggotaan Tim Penilai Instansi/Tim Penilai Instansi/Tim Penilai Daerah Personalia Tim Penilai Instansi / Tim Penilai Daerah sekurang kurangnya terdiri dari 7 orang yaitu : 1. Seorang Ketua merangkap Anggota. 2. Seorang Wakil Ketua merangkap Anggota. 3. Seorang Sekretaris merangkap Anggota. 4. Sekurang kurangnya 4 orang Anggota. Pembentukan Tim Penilai ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian masing masing Instansi pengguna Arsiparis, yaitu Mentri, Jaksa Agung, Sekretaris Negara, Sekretaris Kabinet, Sekretaris Militer, Sekretaris Presiden, Sekretaris Wakil Presiden, Kepala Kepolisian Negara, Pimpinan Lembaga Pemerintah non Departemen, Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/ Tinggi Negara, Gubernur dan Bupati / Walikota. Namun demikian Pimpinan Instansi dapat mendelegasikan wewenangnya kepada Pejabat lain yang ditunjuknya dengan sebuah penetapan. Walaupun Tim penilai Instansi/Tim penilai Daerah ditetapkan oleh Pimpinan Instansi, akan tetapi Ketua Tim Penilai Instansi/Daerah terpilih dapat menonaktifkan sementara anggota Tim Penilai Instansi/Daerah apabila anggota Tim dimaksud sedang dinilai atau erhalangan melaksanakan tugas atau mendapatkan tugas lain yang melebihai batas waktu 6 (enam ) bulan.Dalam hal terjadi penonaktifan anggota Tim Penilai, Ketua Tim Penilai dapat mengangkat anggota Tim Penilai Pengganti.Selanjutnya Ketua Tim Penilai dapat mengaktifkan kembali anggota Tim Penilai yang dinonaktifkan apabila alas an-alasan penonaktifan pulih kembali dan apabila tidak digantikan oleh anggota pengganti.

17

Apabila penonaktifan terjadi pada Ketua Tim Penilai Instansi/Daerah maka tugas sebagai Ketua dilaksanakan oleh Wakil Ketua. Demikian pula apabila penonaktifan menimpa Sekretaris Tim Penilai, maka tugas sebagai Sekretaris dilaksanakan oleh Wakil Ketua. Bagi Instansi yang memiliki sejumlah Arsiparis yang penilaiannya mustahil dilakukan oleh Tim Penilai yang hanya terdiri dari 7 orang, pejabat yang berwenang pada instansi bersangkutan dapat membentuk Tim Teknis Penilai Instansi yang berfungsi untuk membantu Tim Penilai Instansi. Umpamanya membentuk Tim Teknis Penilai Instansi pada tiap unit kerja setingkat eselon I yang mendayagunakan lebih dari 15 orang tenaga Arsiparis.

D. Masa Kerja Tim Penilai. Masa kerja Tim Penilai ditetapkan 3 (tiga) tahun. Namun pejabat yang berwenang dapat memberhentikan atau mengganti anggota Tim Penilai sebelum masa jabatannya 3 (tiga) tahun selesai. Oleh karenanya Surat Keputusan pembentukan Tim Penilai dapat dibuat pada setiap tahun sesuai dengan tahun anggaran.

E. Tugas dan Fungsi Penilai 1. Memberikan pertimbangan dalam pembinaan profesi kearsipan di instansinya. 2. Mengkoordinasikan antara kegiatan struktural di bidang kearsipan dengan kegiatan arsiparis. 3. Melakukan penelitian dari sisi adminstrasi terhadap Daftar Usul Penetapan Angka Kredit dan bukti bukti kerja yang diajukan Arsiparis. 4. Meberikan penilaian terhadap hasil kerjadan prestasi kerja Arsiparis. 5. Melakukan penilaian dan penghitungan / penetapan Angka Kredit bagi Arsiparis Pelaksana s.d Arsiparis Penyelia dan Arsiparis Pertama s.d Arsiparis Muda dilingkungan Instansinya. 6. Mengajukan usul penetapan Angka Kredit Kepada Pejabat Berwenang menetapkan Angka Kredit.

18

F. Sekretaris Tim Penilai 1. Pengertian. Sekretaris Tim Penilai adalah sekelompok Personalia yang menjadi pendukung Fasilitatif bagi tertselenggaranya Penilaian prestasi kerja Arsiparis. 2. Fungsi Sekretariat Tim Penilai berfungsi sebagai : a. Unsur bantu Administratif bagi Tim Penilai. b. Unsur Bantu Teknis Pelaksanaan Penilaian. c. Pengelola Administrasi Tim Penilai. d. Koordinator bagi Tim Penilai Instansi Gabungan. e. Pembina Hubungan dengan Sekretariat Tim Penilai Pusat ( ANRI ) danb Tim Penilai Jabatan Arsiparis pada Instansi Lain. 3. Tugas a. Memfasilitasi Tim Penilai dalam melaksanakn Tugas Penilaian, baik sabelum maupun sesudah Penilaian. b. Memfasilitasi Tim Penilai dalam monitoring Arsiparis. c. Mengkoordinasikan Penilaian bagi Arsiparis yang Penilaian prestasi kerjanya digabungkan/ di titipkan.

19

BAB V PENGANGKATAN DALAM JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS

A. Pejabat yang berwenang mengangkat dalam jabatan Arsiparis Adalah pejabat yang berwenang sesuai dengan peraturan perundang- undangan. 1. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat untuk pertama kali dalam jabatan Arsiparis tingkat terampil harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. Berijazah diploma III bidang kearsipan, atau b. Berijazah diploma III bidang ilmu lain sesuai kualifikasi yang ditentukan untuk jabatan Arsiparis c. Pangkat paling rendah pengatur ,golongan ruang II/c; dan d. Setiap unsur penilaiaan prestasi pekerjaan dalam daftar penilaiaan pelaksanaan pekerjaan (DP 3) paling kurang bernilai baik dalam 1 (satu) tahun terakhir.. 2. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat untuk pertama kali dalam jabatan Arsiparis tingkat ahli harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. Berijazah sarjana (S1)/ diploma IV bidang kearsipan ; atau b. Berijazah sarjana (S1)/ diploma IV bidang ilmu lain sesuai kualifikasi yang ditentukan untuk jabatan Arsiparis c. Pangkat paling rendah penata muda golongna ruang III/a ; dan d. Setiap unsur penilaiaan prestasi pekerjaan dalam daftar penilaiaan pelaksanaan pekerjaan (DP3) paling kurang bernilai baik dalam 1(satu )tahun terakhir. 3. Pengangkatan Arsiparis sebagaimana pengangkatan yang dilakukan untuk mengisi lowongan formasi jabatan Arsiparis melalui pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) 4. Kualifikasi pendidikan untuk jabatan fungsional ditentapkan lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional RI selaku pimpinan Instansi Pembina Jabatan Funfsional Arsiparis. 5. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat sebagaiamana sebelum diangkat harus mengikuti dan lulus diklat pengangkatan dalam Jabatan Fungsional Arsiparis.

20

Disamping syarat diatas pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam jabatan Arsiparis dilaksanakan sesuai formasi jabatan Fungsional Arsiparis dengan ketentuan sebagai berikut: a. Pengangkatan PNS pusat dalam jabatan Arsiparis dilaksanakan sesuai dengan formasi jabatan fungsional Arsiparis yang ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab dibidang Pendayagunaan Aparatur Negara setelah mendapat pertimbangan teknis kepala Badan Kepegawaian Negara. b. Pengangkatan PNS daerah dalam jabatan Arsiparis dilaksanakan sesuai dengan formasi jabatan Fungsional Arsiparis yang ditetapkan oleh kepala daerah masingmasing setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab dibidang Pendayagunaan Aparatur Negara setelah mendapat pertimbangan teknis Kepala Badan Kepegawaian Negara. Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dari jabatan lain ke dalam jabatan Arsiparis dapat dipertimbangkan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Memenuhi syarat sebagaimana ketentuan tersebut di atas b. Mengalami pengalaman dibidang Kearsipan paling kurang dua tahun. c. Usia paling tinggi 50 (lima puluh) tahun d. Telah mengikuti dan lulus diklat pengangkatan dalam jabatan Fungsional Arsiparis yang dipersyaratkan ; dan e. Setiap unsur penilaian prestasi pekerjaan dalam Daftar Penilaiaan Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) paling kurang bernilai baik dalam satu tahun terakhir Pangkat yang ditetapkan bagi PNS adalah sama dengan pangkat yang dimilikinya dan jenjang jabatan ditetapkan sesuai dengan jumlah angka kredit yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit dan Jumlah angka kredit ditetapkan dari unsur utama dan unsur penunjang. Arsiparis tingkat terampil yang memperoleh ijazah sarjana (S1)/ diploma IV dapat diangkat dalam jabatan Arsiparis Tingkat Ahli, apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Tersedia formasi untuk jabatan Arsiparis tingkat ahli b. Telah mengikuti dan lulus diklat fungsional Arsiparis Tingkat Ahli; dan c. Memenuhi jumlah angka kredit kumulatif yang ditentukan.

21

Arsiparis tingkat terampil yang akan beralih menjadi Arsiparis Tingkat Ahli diberikan angka kredit sebesar 65% angka kredit kumulatif yang berasal dari unsur utama ditambah angka kredit ijazah (S1)/ Diploma IV yang sesuai kompetensi dengan tidak memperhitungkan angka kredit dari kegiatan penunjang.

B. Kenaikan Pangkat/Jabatan. Arsiparis yang dapat mengumpulkan angka kredit kumulatif yang dipersaratkan untuk kenaikan pangkat dan telah mendapatkan PAK yang ditandatangani oleh pejabat penetap dapat diajukan oelh bagian kepegawaian untuk dinaikkan dalam pangkat/jabatan setingkat lebih tinggi dari pangkat/jabatan yang dipangkunya.. Keputusan dapat dinaikkan atau tidaknya seorang Arsiparis dalam Pangkat setingkat lebih tinggi ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian(pimpinan instansi) setelah mendapat persetujuan kenaikan pangkat dari Kepala BKN, Apabila Arsiparis tersebut berada pada golongan antara III/a s.d IV/a Sedangkan bagi Arsiparis yang telah menduduki golongan ruang IV/b,IV/c dan IV/d ditetapkan dengan Keputusan Presiden setelah mendapat pertimbangan teknis dari Kepala BKN atau oleh Pejabat Pembina Kepegaweaian Daerah setelah mendapat pertimbangan teknis dari Kepala kantor Regional BKN yang bersangkutan.

Adapun keputusan dapat diangkat atau tidaknya seorang Arsiparis dalam jabatan setingkat lebih tingggi ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian setelah terbitnya Keputusan pengangkatan dalam pangkatnya yang baru.Dengan kata lain jabatan seorang Arsiparis dapat dinaikkan ke jenjang lebih tinggi setelah Pangkat Arsiparis tersebut naik.

C. Pembebasan Sementara dari Jabatan Arsiparis Pembebasan sementara dari jabatan Arsiparis dilakukan apabila : a. Dalam jangka waktu 5 (lima) tahun sejak diangkat dalam pangkat terakhir tidak dapat mengumpulkan angka kredit yang ditentukan untuk kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi dari : 1) Arsiparis Pelaksana, pangkat Pengatur Muda Tingkat I, golongan ruang II/c sampai dengan Arsiparis Penyelia, pangkat Penata golongan III/c; dan

22

2) Arsiparis Pertama, pangkat Penata Muda, golongan ruang III/a sampai dengan Arsiparis Utama, pangkat Pembina Utama Madya golongan ruangan IV/d. a. Setiap 1 (satu) tahun sejak diangkat dalam pangkat/jabatan terakhir tidak dapat mengumpulkan angka kredit sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) point bagi Arsiparis Penyelia pangkat Penata tingkat I, golongan ruang III/d; b. Arsiparis Utama, Pangkat Pembina Utama Golongan ruang IV/e, dibebaskan sementara dari jabatan apabila dalam waktu satu tahun sejak menduduki jabatan/pangkat tidak dapat mengumpulkanangka kredit paling rendah 25(dua puluh lima) dari kegiatan tugas pokok. c. Sedang ditugaskan di luar jabatan Arsiparis; atau d. Sedang menjalankan tugas belajar lebih dari 6 (enam) bulan; atau e. Dijatuhi hukuman Disiplin PNS berdasarkan PP Nomor 30/1980 dengan tingkat hukuman disiplin sedang atau tingkat hukuman disiplin berat; atau f. Diberhentikan sementara sebagai PNS berdasarkan PP No. 4/1966; atau g. Sedang menjalani cuti diluar tanggungan negara, kecuali cuti di luar tanggungan sementara untuk persalinan keempat dan seterusnya.

D. Pemberhentian dari Jabatan Arsiparis 1. Arsiparis diberhentikan dari jabatannya, apabila : a. Tidak dapat mengumpulkan angka kredit minimal yang dipersyaratkan dalam waktu 1 (satu) tahun sejak pembebasan sementara karena tidak dapat mengumpulkan angka kredit minimal yang dipersyaratkan dalam tempo 5 (lima) tahun. b. Tidak dapat mengumpulkan angka kredit 10 point dalam waktu satu tahun setelah pembebasan sementara bagi Arsiparis Penyelia, pangkat Penata Tingkat I golongan ruang III/d. c. Dijatuhi hukuman disiplin PNS berdasrkan PP Nomor 30 tahun 1980 dengan tingkat hukuman disiplin berat dan telah mempunyai kekuatan hukum yang tetap.

23

2. Pemberhentian dari jabatan Arsiparis, ditetapkan dengan keputusan pejabat yang berwenang, dengan langkah sebagai berikut: a. Tim penilai membuat deskripsi mengenai posisi Arsiparis. Posisi Arsiparis dimaksud adalah keadaan Arsiparis yang menjadi sebab (alasan) adanya pemberhentian dari jabatan. b. Langkah kedua, deskripsi tersebut dituangkan kedalam sebuah catatan (memo) yang diajukan kepada pimpinan serta dilampiri konsep Surat Keputusan Pemberhentian dari Jabatan Arsiparis. c. Langkah ketiga, pimpinan Instansi mengeluarkan Pemberhentian dari jabatan Arsiparis d. Keputusan tersebut disampaikan kepada yang bersangkutan, sedangkan tembusannya disampaikan kepada Kepala BKN Up. Deputi Bidang Informasi Kepegawaian, KPKN setempat, Ketua Tim Penilai dan pejabat yang menetapkan angka kredit. e. Arsiparis yang diberhentikan dari jabatannya, tidak dapat diangkat kembali dalam jabatan Arsiparis. Surat keputusan

24

BAB VI ETIKA PROFESI ARSIPARIS

Arsip adalah rekaman informasi yang dibuat atau diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi/individu sebagai bukti dari aktivitas organisasi yang bersangkutan. Dalam kaitannya dengan bidang pemerintahan, arsip merupakan sumber bukti dan informasi yang sangat penting dalam menunjang pelaksanaan Administrasi

Pemerintahan. Oleh karena Arsip sebagai sumber informasi yang sangat penting, maka harus dikelola dengan baik. Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya dapat menigkatkan produktifitas dan kualitas pelayanan, memperlancar program kerja, serta mengurangi biaya administrsi saja, melainkan juga agar lembaga tersebut dapat menjalankan misinya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Agar arsip lembaga dapat dikelola dengan baik, maka diperlukan sumber daya manusia yang yang bertugas secara khusus mengelola kearsipan. Sepanjang sejarah pemerintahan di Indonesia, sumber daya manusia kearsipan hampir diidentikkan dengan petugas gudang atau pekerja buangan yang bergelut dengan kertas-kertas dan debu, sehingga keberadaannya tidak diperhitungkan. Keberadaan sumber daya manusia dibidang kearsipan mengalami perubahan sejak diterbitkannya Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 36 tahun 1990, tentang angka kredit bagi Jabatan Arsiparis. Dengan Keputusan tersebut, pekerjaan kearsipan diakui sebagai profesi, dan tenaga pelaksanaannya disahkan sebagai Pejabat Fungsional Arsiparis. Pengakuan pemerintah terhadap Profesi Arsiparis merupakan sebuah

penghormatan. Namun demikian pengakuan tersebut sekaligus menjadikan suatu tantangan tersendiri, sebab predikat profesi dalam pelaksanaan tugasnya tidak hanya sekedar melakukan pekerjaan kearsipan saja, melainkan harus berdasarkan persyaratan atau kriteria sebuah profesi. Salah satu persyaratan sebagai suatu profesi tersebut adalah memiliki Etika Profesi/Kode Etik Profesi.

25

A. Pengertian Etika Profesi Ilmu pengetahuan, teknologi, maupun informasi merupakan benda mati yang bisa digunakan oleh manusia untuk berbagai kepentingan. Manusia yang menentukan apakah ilmu pengetahuan, teknologi dan informasi tersebut untuk tujuan baik atau tidak. Oleh karena itu diperlukan standar/norma untuk menentukan suatu hal tersebut baik, tidak baik, terpuji atau tercela. Dalam ilmu filsafat hal tersebut dikatakan sebagai etika. Jadi etika merupakan ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang buruk. Etika sebagai suatu ilmu yang normatif dengan sendirinya berisi norma dan nilai-nilai yang dapat digunakan oleh manusia dalam kehidupan sehari-hari. Sedangkan etika profesi adalah sistem norma, nilai, aturan yang secara tegas menyatakan apa yang benar atau baik, dan apa yang tidak benar dan tidak baik bagi kalangan profesional. Dalam konteks pemerintahan, sebagaimana ditegaskan dalam Perauturan Pemerintah RI nomor 16 tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil dijelaskan, bahwa etika profesi adalah normanorma atau kaidah-kaidah yang ditetapkan oleh disiplin ilmu dan organisasi profesi yang harus dipatuhi oleh pejabat fungsional di dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya. Etika sifatnya praktis, normatif, dan fungsional sehingga dengan demikian bagi suatu ilmu yang langsung berguna didalam kehidupan sehari-hari. Etika dapat menjadi asas dan menjiwai norma-norma dalam kehidupan bermasyarakat, disamping

memberikan penilaian terhadap corak perbuatan seseorang sebagai manusia. Etika menyangkut penilaian baik buruknya perbuatan/tingkah laku seseorang. Etika dapat dipelajari seseorang. Akan tetapi belajar etika tidak sama dengan belajar ilmu yang lainnya. Sebagai contoh seseorang yang mempelajari bahasa sampai bergelar doktor dalam bidang bahasa, maka dengan sendirinya dapat disebut dengan ahli bahasa. Keahliannya itu identik dengan pribadinya. Hal ini berbeda dengan ilmu etika. Seseorang yang telah ahli dalam ilmu etika bahkan sampai bergelar doktor dibidang etika belum merupakan jaminan bahwa gelarnya sudah indentik dengan perilakunya dan keagungan budi pekerti yang dimilikinya. Dengan kata lain seorang profesor etika belumlah dapat manjamin bahwa akhlak dan perbuatannya sudah beretika. Etika profesi ditetapkan dan disusun oleh organisasi profesi sehingga setiap organisasi profesi mempunyai etika profesi yang berbeda-beda. Etika profesi kedokteran ditetapkan oleh Ikatan Dokter

26

Indonesia (IDI), etika profesi akuntansi ditetapkan oleh Asosiasi Akuntansi Indonesia. Begitu pula etika profesi kearsipan harus ditetapkan oleh organisasi pengelola arsip Indonesia. Etika profesi bagi seorang profesional adalah unsur mutlak yang harus ditegakkan sebelum seseorang menjalankan profesi tertentu layak menyandang predikat profesional. Ketentuan tersebut telah diterima sebagai keniscayaan yang harus dipenuhi. Namun demikian, dalam prakteknya keniscayaan tersebut sering kali belum dijalankan atau bahkan dilanggar. Oleh karenanya pelanggaran terhadap etika profesi ini harus secara tegas diputuskan oleh organisasi profesi, karena pelanggar etika profesi tidak diadili oleh pengadilan, melainkan oleh Mejelis Kode Etik Profesi. Etika profesi sifatnya tidak kaku, karena dapat berubah sesuai dengan perkembangan jaman. Ketaatan tenaga profesioanl terhadap etika profesi merupakan ketaatan naluriah yang telah bersatu dengan pikiran, jiwa, dan perilaku tenaga profesional. Jadi, ketaatan itu terbentuk dari masing-masing orang bukan karena paksaan. Dengan demikian tenaga profesional merasa bila ia melanggar etika profesinya sendiri, maka profesinya akan rusak dan yang rugi adalah dirinya sendiri.

B. Pengertian Profesi Istilah pekerjaan dengan profesi hampir mirip namun sesungguhnya istilah tersebut sangat berlainan. Istilah pekerjaan merupakan setiap kegiatan yang menghasilkan ataupun tidak menghasilkan upah. Profesi merupakan suatu pekerjaan yang memenuhi syarat tertentu serta pengertian khusus. Profesi berasal dari kata profess yang artinya saya mengakui, pengakuan. Istilah ini sudah ada dalam kosa kata inggris sejak abad ke 12 sebagai bagian dari ibadah agama katolik.pada awalnya istilah profess berarti mengakui atau pengakuan dosa yang dilakukan oleh umat kepada pastor dan biarawan. Pastor/ biarawan menerima pengakuan dosa karena profesinya mereka memperoleh pendidikan khusus, pengetahuan khusus mempunya kode etik serta melakukan tugasnya secara sungguh- sungguh. Istilah profesi kemudian lebih berkembang lagi sejak munculnya revolusi industri membutuhkan banyak tenaga manusia yang memerlukan keahlian khusus yang disebut profesi. Pada waktu itu pengertian profesi mengacu kepada orang yang memiliki keterampilan, keahlian khusus dengan imbalan (gaji), memiliki asosiasi

27

profesional serta kode etik.Flexner mengemukakan 6 (enam) syarat untuk dapat disebut sebagai profesi yaitu : 1. Profesi merupakan pekerjaan intelektual artinya menggunakan intelegensinya secara bebas yang diterapkan dalam masalah yang dihadapi dengan tujuan untuk memahami masalah, menguasainya serta memecahkannya. 2. Profesi merupakan pekerjaan yang berasal dari ilmu pengetahuan dalam arti luas sehingga hasilnnya dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah. 3. Profesi merupakan pekerjaan praktis artinya tidak selalu merupakan kajian teori akademis melainkan harus juga dapat diterapkan. 4. Profesi memiliki standar pelaksanaan serta tolak ukur keberhasilannya. 5. Profesi merupakan pekerjaan yang berorientasi pada jasa artinya memberikan jasa untuk orang lain. 6. Profesi merupakan pekerjaan yang memiliki kode etik yang berlaku untuk kalangan sendiri. Keppres 87/1990 menyebutkan ciri- ciri SDM profesional sebagai berikut : a. Ahli/ terampil dalam bidangnya; b. Menguasa teori (teknik, konsep, metode, prosedur dan sebagainya) c. Mampu mengembangkan fungsinya yang m ungkin dapat dikembangkan sehingga berdampak pada penyelesaiaan tugas / kegiatan secara efektif, efisien dan makin sempurna. d. Mandiri dalam pelaksanaan tugas; e. Terikat dengan etika profesi. Keppres 87/1999 menyebutkan pula beberapa persyaratan bagi suatu kegiatan untuk dapat diakui sebagai kegiatan profesi antara lain: a. Memiliki disiplin ilmu tersendiri dan spesifik; b. Tersedianya lembaga pendidikan profesi; atau c. Tersedianya lembaga magang/ lembaga ahli keterampilan; d. SDM nya menampilkan kinerja profesional e. Tergabung dalam organisasi profesi f. Memiliki kode etik

28

Berdasarkan kriteria profesi yang dikemukan diatas. Apakah arsiparis sudah memenuhi syarat sebagai sebuah profesi?

C. Arsiparis Sebagai Profesi Terlepas dari pemenuhan kriteria atau prasyaratan suatu profesi bahwa secara historis dan yuridis formal profesi arsiparis di Indonesia telah diakui

keberadaannya.secara historis profesi kearsipan di Indonesia telah ada sejak tahun 1892 saat pemerintah kolonial Hindia Belanda menetapkan Mr.J.Van der Chijs sebagai Landsarchivaris. Dalam sebuah lembaga yang disebut Landsarchief. Perjalanan profesi kearsipan dalam urusan- urusan arsip statis terus berlanjut sampai priode pasca kemerdekaan RI tahun 1945. Perluasan kerja profesi kearsipan dari yang semula hanya mengurusi masalah pengelolaan arsip statis merambah ke pengelolaan Arsip Dinamis. Hal ini sebagaimana telah diamanatkan dengan dikeluarkannya Peraturan Presiden nomor 19 tanggal 26 Desember 1961 tentang pokok- pokok Kearsipan Nasional. Peraturan ini sepuluh tahun kemudian disempurnakan dalam bentuk Undang- Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan. Profesi kearsipan secara yuridis formal diakui setelah dikeluarkannya Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36 tahun 1990 tentang angka kredit Jabatan Arsiparis. Dalam Surat Keputusan tersebut disebutkan bahwa Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab dan wewenang hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah. Sedangkan dalam Surat Edaran Bersama Kepala Arsip Nasional RI dan Kepala Badan Kepegawaiaan Negara Nomor: 01/SEB/1990 dan nomor 46/SE/1990 disebutkan bahwa Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kearsipan pada instansi pemerintah. Pengertian profesi kearsipan di Indonesia tersebut berbeda dengan pengertian profesi kearsipan diluar negeri, diluar negeri profesi kearsipan dinamis disebut sebagai records manager, sedangkan profesi kearsipan statis disebut Archivist. Dalam ARMA Standarts disebutkan records manager adalah seseorang dalam suatu organisasi yang diberi tanggung jawab dalam mengontrol rekaman informasi yang diciptakan dan

29

diterima oleh organisasi. Jadi records manager adalah pengelola arsip dinamis baik diinstansi pemerintah maupun swasta. Sedangkan Archivist adalah seseorang yang bertanggung jawab beberapa aktivitas dalam lembaga kearsipan seperti penilaiaan, pemeliharaan dan pelestarian, pendeskripsian, pelayanan refrensi, pameran dan lain- lain. Pengakuan referensi pemerintah terhadap Profesi Arsiparis sebagai jabatan fungsional sebagaimana telah diterbitnya Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara tersebut merupakan sebuah penghormatan, namun demikian pengakuan tersebut sekaligus menjadikan suatu tantangan tersendiri bagi seorang Arsiparis . Arsiparis merupakan suatu profesi maka pekerjaan Arsiparis bukan hanya pekerjaan kearsipan saja melainkan merupakan pekerjaan profesional yang harus memenuhi persyaratan tertentu. Dalam Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 2 tahun 1992 ditegaskan bahwa syarat profesionalisme Arsiparis ditentukan oleh 4 faktor yaitu: 1. Kemampuan teknis dan ke Ilmuan yang menjamin efisiensi dan efektifitas perawatan, pengamanan dan pelayanan informasi pada instansi dan pelestarian budaya bangsa se selektif dan se lengkap mungkin 2. Memahami suatu sistem administrasi secara baik dan memiliki kemampuan untuk mengembangkan suatu system kearsipan dan mengolah informasi arsip untuk berbagai kepentingan dalam rangka pelayanan administrasi, praktisi, ilmuwan dan umum tanpa mengorbankan kepentingan lain yang karena ketentuan perundangan atau etika harus memperoleh perlindungan. 3. Memahami dengan baik prinsipnya kearsipan dan mampu menjabarkan konsep dan teori kearsipandan menterjemahkan dalam praktek kearsipan. 4. Memiliki kemampuan untuk melakukan pengkajian terhadap teori/ konsep kearsipan, melaksanakan pelaksanaan penelitian dan merumuskan alternatif baru dibidang kearsipan. Selain persyaratan profesional yang telah tertuang dalam keputusan tersebut Arsiparis harus memenuhi persyaratan lain sebagaimana persyaratan sebuah profesi yakni : 1. Karena pekerjaan Arsiparis adalah pekerjaan intelektual seorang Arsiparis harus mengikuti pendidikan dan pelatihan kearsiparis

30

2. Karena seorang profesional berorientasi pada jasa orang lain maka Arsiparis disamping harus menguasai teori juga harus bisa menerapkannya. 3. Arsiparis harus bisa mandiri artinya Arsiparis harus dapat mengambil keputusan tanpa campur tangan orang lain. 4. Arsiparis memiliki organisasi profesi 5. Arsiparis harus mempunyai kode etik 6. Arsiparis mempunyai perilaku profesional yakni lebih mengutamakan kepentingan pengguna arsip dari pada kepentingan sendiri. 7. Arsiparis hendaknya mempunyai terbitan yang profesional yang dapat digunakan sebagai ajang untuk belajar dan mengembangkan wawasan atau pengetahuan arsiparis. Keppres 87/1999 yang mendasari terbitnya keputusan Menpan nomor

09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya menyiratkan suatu persyaratan fungsional ke dalam dua tingkatan: 1. Pertama Arsiparis dengan kualifikasi profesional yaitu: a. Kegiatan bersifat keahlian b. Pelaksanaan tugas didasarkan pada ilmu pengetahuan yang didapatkan dari pendidikan formal berkelanjutan secara otomatis c. Pelaksanaan tugasnya meliputi penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan, pengembangan dan penerapan konsep, teori,ilmu dan seni untuk pemecahan masalah. d. Memberikan pengajaran e. Terikat pada etika profesi 2. Kedua Arsiparis dengan kualifikasi teknis atau penunjang profesional: a. Bersifat keterampilan b. Pelaksanaan tugas didasarkan pada ilmu pengetahuan yang didapat dari pendidikan kejujuran dan pelatihan teknis c. Pelaksanaan tugasnnya meliputi kegaiatan teknis operasional berdsarkan prosedur standar d. Memberikan pelatihan e. Terikat pada etika profesi

31

D. Kode Etik Arsiparis Jabatan Arsiparis telah diakui sebagai jabatan fungsioanal namun demikian sehingga saat ini Indonesia belum ada Kode Etik Arsiparis yang merupakan ramburambu bagi Arsiparis dalam menjalankan tugas. Dibeberapa negara sebagian besar Arsiparis mempunyai Kode Etik Profesi. Di Amerika Serikat ada the Society of American Archivist (SAA) dan the The Association of Records manager administrators (ARMA), di kanada ada The Association of Canadian Archivist (ACA). Oleh karena Arsiparis Indonesi belum memiliki Kode Etik sebagai pedoman dalam pelaksanaan profesinnya maka kita mengacu pada Kode Etik Arsiparis yang telah disepakati oleh Majelis Umum Internasional Council Of Archive (ICA) dalam sidang abad ke 13 di Beijing, Cina pada tanggal 6 September 1996. Kode etik Arsiparis yang telah disepakati oleh Majelis Umum ICA tersebut lantaran lain berbunyi: 1. Arsiparis adalah melindungi integritas arsip dan menjamin bahwa arsip tetap akan dipercaya sebagai bukti masa lampau 2. Arsiparis harus menilai, menyeleksi, dan memelihara arsip berdasarkan standart dan mempertahan kan prinsip kearsipan 3. Arsiparis harus menjamin autensitas arsip selama dalam proses pekerjaan pengolahan, pelestarian dan penggunaan arsip 4. 5. Arsiparis harus menjaga aksesabilitas arsip secara terus menerus Arsiparis harus mencatat/ merekam dan mampu menjustifikasi tindakan/ pelaksanaan pekerjaan terhadap bahan kearsipan 6. Arsiparis harus meningkatkan akses terhadap bahan kearsipan seluas mungkin dan menyediakan suatu layanan yang adil kepada semua pengguna 7. Arsiparis harus menghormati baik hak pribadi, dan bertindak dalam batas peraturan yang berlaku 8. Arsiparis harus menggunakan kepercayaan yang diberikan kepadannya untuk kepentingan umum untuk menghindari pengguna jabatan mereka untuk kepentingan sendiri atau pihak tertentu secara tidak adil 9. Arsiparis harus meningkatkan mutu profesionalnya secara terus menerus meningkatkan ilmu pengetahuan dibidang kearsipan

32

10. Arsiparis harus memajukan pelestarian dan penggunaan warisan budaya melalui kerja sama dengan para anggota sendiri maupum profesi lainnya. Mengingat, bahwa Kode Etik Arsiparis yang telah diputuskan oleh majelis umum ICA tersebut merupakan Kode Etik untuk profesi kearsipan statis, maka Kode Etik Arsiparis Indonesia perlu acuan Kode Etik profesi kearsipan dinamis di Negara lain sudah menjadi standar mereka seperti ARMA (The Association Of Records Managers and Administrators) di Amerika Serikat. Kode etik pengelolaam arsip dinamis (Records Manager) dalam ARMA tersebut diputuskan sbb: 1. Pengelola arsip dinamis harus mendukung adanya kebebasan dalam masyarakat dalam memperoleh informasi. 2. Pengelola arsip dinamis harus mendukung penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan arsip yang akurat serta senantiasa berusaha untuk mengembangkan sistem manajemen arsip. 3. Pengelola arsip dinamis harus melindungi informasi yang berkaitan dengan individu seperti hak privasi seseorang. 4. Pengelola arsip dinamis senantiasa mentaati pada peraturan Per Undang - Undangan yang berlaku khususnya yang berkaitan dengan informasi. 5. Pengelola arsip dinamis senantiasa mengejar target persyaratan profesional termasuk program pendidikan. 6. Pengelola arsip dinamis bisa menunjukkan kemampuannya kepada atasan maupun klien. 7. Pengelola arsip dinamis harus bisa memberikan pelayanan kepada pengguna arsip secara cepat dan tepat . 8. Pengelola arsip dinamis senantiasa menghindari kepentingan / keuntungan pribadi dengan mengorbankan kepentingan pengguna. 9. Pengelola arsip dinamis selalu menjaga kerahasiaan informasi yang harus dirahasiakan. 10. Pengelola arsip dinamis berusaha meningkatkan keprofesionalan dengan menambah pengetahuan dan melaksanakan diskusi atau seminar.

33

E. Rancangan Kode Etik Arsiparis Versi Arsiparis Versi Arsiparis PNS 1. Arsiparis melaksanakan segala kebijakan pemerintah dalam bidang kearsipan; 2. Jujur dalam melaksanakan kegiatan; 3. Melaksanakan tugas sesuai dengan kewenangan yang diberikan kepadannya; 4. Melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab. 5. Tidak mengakui suatu hasil kegiatan yang dilakukan bukan oleh dirinya. 6. Selalu menambah pengetahuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 7. Arsiparis menciptakan suasana kerja yang menunjang terselenggaranya sistem kearsipan. 8. Menjaga kerahasiaan suatu arsip yang menurut sifatnya harus dirahasiakan menurut ketentuan umum dan ketentuan perundang- undangan. 9. Arsiparis hanya memberikan informasi kearsipan kepada yang berhak. 10. Saling mengingatkan akan sanksi yang harus ditanggung apabila membocorkan rahasia suatu yang menurut sifatnya harus dirahasiakan. 11. Tidak memberikan layanan informasi atau suatu imbalan jasa yang dijanjikan yang diduga atau patut dapat mengira berkaitan dengan suatu yang harus dirahasiakan. 12. Arsiparis melakukan bimbingan, penyuluhan dan permasyarakatan arsip sesuai dengan kewengan nya. 13. Arsiparis secara sendiri- sendiri dan secara bersama- sama memelihara dan meningkatkan mutuorganisasi profesi sebagai sarana perjuangan dan pengabdian. 14. Arsiparis meningkatkan dan mengembangkan mutu dan martabat profesi. 15. Arsiparis memelihara hubungan seprofesi, semangat kekeluargaan dan

kesetiakawanan arsiparis..

34

BAB VII PENUTUP

A. Rangkuman Arsiparis adalah sebuah jabatan fungsional dibidang kearsipan.oleh karena itu Arsiparis merupakan suatu profesi maka pekerjaan Arsiparis bukan hanya sekedar melakukan kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan kearsipan, tetapi dia terikat oleh suatu aturan yang ditentukan, yakni etika profesi. Etika profesi merupakan suatu pegangan atau pedoman bagi seorang Profesional (Arsiparis) dalam menjalankan profesinya. Arsiparis sebagai suatu profesi pekerjaan yang ditetapkan secara hokum oleh pemerintah Indonesia terbilang masih muda dibandingkan dengan profesi yang sama di banyak Negara maju. Ruang lingkupnyapun masih terbatas pada lingkungan pemerintahan (Pegawai Negeri Sipil). Meski demikian, peraturan yang ada telah dibuat untuk membantu berkembangnya profesi ini, baik dari sisi keterampilan maupun keahlian. Penghargaan terhadap profesi Arsiparis juga diberikan oleh Pemerintah melalui pemberian tunjangan jabatan sesuai dengan jenjang / hierarki jabatan yang telah diatur dalam peraturan yang berlaku.

B. Latihan 1. Sebutkan persyaratan ijazah dan persyaratan diklat untuk dapat diangkat dalam jabatan Arsiparis Tk. Keahlian? 2. Arsiparis dibebaskan sementara dari jabatannya apabila dalam waktu 5 tahun sejak diangkat dalam pangkat/jabatannya yang terakhir tidak dapat

mengumpulkan angka kredit minimal yang dipersyaratkan (Betul / Salah). 3. Jelaskan jenjang jabatan dan pangkat fungsional Arsiparis? 4. Uraikan perbedaan antara jabatan Struktural dengan jabatan fungsional ? 5. Sebutkan empat ciri seseorang dianggap ahli/professional 6. Sebutkan definisi Jabatan Arsiparis 7. Apa yang dimaksud dengan istilah buku kerja dalam jabatan Arsiparis ? 8. Siapakah Pejabat yang dapat menandatangani Surat Pernyataan melakukan kegiatan pengelolaan arsip di lingkungan kerja saudara ?

35

9. Siapakah saudara

yang berhak menandatangani DUPAK dan mengusulkan DUPAK

10. Siapakah yang harus mengisi DUPAK yang akan diajukan dan siapa yang berhak menilai DUPAK ? 11. Sebutkanlah hal-hal yang perlu dilampirkan dalam DUPAK 12. Sebutkanlah persyaratan ijasah dan persyaratan Diklat untuk diangkat dalam jabatan Arsiparis Tingkat Keahlian 13. Bagaimana proses kenaikan pangkat/jabatan setingkat lebih tinggi yang harus dilalui Arsiparis ? 14. Kelebihan angka kredit dari angka kredit kumulatif yang dipersaratkan untuk kenaikan pangkat/jabatan setingkat lebih tinggi tidak dapat diperhitungkan untuk kenaikan pangkat selanjutnya (betul/salah) 15. Loncat jabatan dimungkinkan dalam jabatan Arsiparis (betu/salah) 16. Penyesuaian ijazah karena mendapat ijazah lebih tinggi dimungkinkan apabila kredit seorang Arsiparis terpenuhi untuk pangkat/Jabatan yang baru.(betul/salah)

36

DAFTAR PUSTAKA

1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.PER/3/M.PAN/3/2009 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. 2. Pengantar Kearsipan, Arsip Nasional Republik Indonesia, 2005 3. Petunjuk Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Bagi Tim Penilai Arsiparis, Arsip Nasional Republik Indonesia, 2002

37

BUILDING LEARNING COMMITMEN

Disusun Oleh : Drs. HAMKA, MSi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.. i DAFTAR ISI. ii BAB I PENDAHULUAN.. A. Latar Belakang... B. Deskripsi Singkat... 1 1 2

C. Manfaat Bagi Peserta..... 2 D. Tujuan Pembelajaran Umum... E. Tujuan Pembelajaran Khusus...... F. Materi Pokok dan Sub Materi.. BAB II PENGERTIAN DAN PROSES MEMBANGUN KOMITMEN BELAJAR (BUILDING LEARNING COMMITMENT)... 4 A. Pengertian Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Comitment). B. Proses Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitment/BLC)..... 5 4 2 3 3

C. Rangkuman. 5 D. Evaluasi... 6

BAB III PROSES PENGENALAN DAN MEMBANGUN KERJASAMA 7 A. Simulasi dan Latihan Pencairan Kelas 7

B. Simulasi dan Latihan Pengenalan Diri. 10 C. Simulasi dan Latihan Pengenalan Orang Lain... 11

D. Rangkuman. 14 E. Evaluasi... 14

BAB IV GAYA BELAJAR DAN KETIDAK MAMPUAN BELAJAR.. 15 A. Gaya Belajar... B. Memahami Ketidak Mampuan Belajar (Learning Disabilities) 15 17

C. Rangkuman. 19 D. Evaluasi... BAB V MEMBANGUN TIM BELAJAR DAN MENGATASI KONFLIK... 19 20

A. Pengertian dan Manfaat Tim B. Unsur dan Tahapan Pembentukan Tim..

20 22

C. Konflik dalam Tim dan Respon Terhadap Konflik 23 D. Enggan untuk Bekerja Sama E. Langkah-langkah Penyelesaian Konflik.. 25 27

C. Rangkuman. 28 D. Evaluasi... BAB VI NILAI-NILAI, NORMA DAN KOMITMEN BELAJAR. 29 30

A. NIlai-nilai dan Norma (Values and Norms). 30 B. Komitmen Belajar (Learning Comitment).. 30

C. Rangkuman. 30 D. Evaluasi... DAFTAR PUSTAKA.. 31 32

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah pekerja pada instansi pemerintah yang terdiri dari berbagai unsur dan jenis sesuai dengan tugas dan fungsinya di dalam bekerja akan membutuhkan kerjasama dengan pihak-pihak terkait, atau mereka butuh jaringan/jejaring kerja, yang pada umumnya disebut tim kerja. Mereka butuh bekerja dengan nyaman, butuh informasi, kerjasama, pelanggan, prestasi, penghasilan, pengakuan, alat, tempat, dan sebagainya. Sebagian cara untuk mencapai hal-hal tersebut adalah dengan membangun kerjasama tim, sebab dengan melakukan kerjasama akan dapat memberikan berbagai kemudahan dalam bekerja. Dalam dunia kediklatan, peserta diklat pasti membutuhkan bantuan, informasi, pelanggan, kerjasama, pesanan, dan sebagainya dalam rangka mendukung pencapaian tujuan. Proses untuk mendapatkan semua itu hanya kan dapat dilakukan dengan berinteraksi dengan orang lain. Salah satu bentuk interaksi tersebut adalah dengan melakukan kerjasama. Kerjasama tersebut tidak akan berjalan dengan baik jika tidak dirintis melalui niat yang kuat dan proses yang benar. Peserta diklat agar bekerja efektif membutuhkan lingkungan yang nyaman, menggunakan alat (teknologi) yang memadai dengan berbagai metode yang tepat. Lingkungan yang nyaman dapat terwujud jika komitmen kerjasama menjadi modal dasar pribadi anggotanya, dan merupakan hal selalu diingat. Membangun komitmen kerjasama dalam hal ini, merupakan suatu pekerjaan yang tidak boleh ditinggalkan, karena apabila terjadi pergeseran komitmen kerjasama akan berakibat yang sangat merugikan. Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah unsur aparatur negara dan abdi masyarakat yang berperan melayani masyarakat. Dalam rangka mengemban perannya tersebut PNS perlu memiliki kompetensi yang sesuai dengan persyaratan yang ditentukan.

B. Deskripsi Singkat Mata Diklat Membangun Komitmen Belajar (Building Learning

Commitmen / BLC) ini menguraikan tentang cara mengenal diri sendiri dan mengenal orang lain, mengenal modalitas belajar dan gaya belajar, membangun kerjasama tim, membangun komitmen diri dan komitmen kelas, dengan mata diklat ini diharapkan peserta dapat mengenali potensi dirinya untuk membangun komitmen belajar secara mandiri maupun belajar bersama dalam tim kerja untuk itu peserta juga harus mengenal orang lain. Setelah mengikuti proses pembelajaran mata diklat ini peserta dapat menjelaskan dan menerapkan berbagai cara untuk mengikuti pembelajaran dengan baik sehingga dapat meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan sikap perilakunya.

C. Manfaat Bagi Peserta Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan mampu memahami tentang pentingnya membangun komitmen dalam proses pembelajaran dalam tim. Selanjutnya peserta diklat dapat mengerti bahwa bekerjasama dalam tim adalah merupakan ilmu pengetahuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang PNS, yang pada akhirnya akan merupakan modal dasar untuk melaksanakan pekerjaan di instansinya. Oleh karena itu peserta harus dapat memahami peran penting yang diembannya pada instansi masing-masing. Dalam lingkup kediklatan mereka harus mampu membantu dalam proses pembelajaran dengan cara menentukan

pengetahuan, keterampilan dan sikap apa yang akan didapat dalam diklat tersebut. Proses pembelajaran yang dilakukan hendaknya dapat efektif dan dapat dilakukan evaluasi apakah pelajaran dapat diterima oleh peserta diklat.

D. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan mampu menjelaskan konsep Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitmen / BLC) dan mengaplikasikannya dalam membangun komitmen belajar secara efektif dan efisien.

E. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mempelajari mata diklat ini peserta diharapkan dapat : 1. Menjelaskan pengertian dan proses Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitmen / BLC). 2. Mengenal diri sendiri dan orang lain serta membangun kerjasama dalam kelompok. 3. 4. 5. Mengidentifikasi gaya belajar dan ketidakmampuan belajar. Membangun Tim Belajar dan Mengatasi Konflik Menyusun nilai-nilai, norma dan komitmen belajar.

F. Materi Pokok dan Sub Materi 1. Pengertian dan Proses Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitmen) : a. Pengertian Komitmen Belajar (Building Learning Commitmen) b. Proses Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitmen) 2. Proses Pengenalan dan Membangun Kerjasama : a. Simulasi dan Latihan Pencairan Kelas b. Simulasi dan Latihan Pengenalan Diri c. Simulasi dan Latihan Pengenalan Orang Lain 3. Gaya Belajar dan Ketidakmampuan belajar : a. Gaya Belajar b. Memahami Ketidakmampuan Belajar 4. Membangun Tim Belajar dan Mengatasi Konflik a. Pengertian dan Manfaat Tim b. Unsur dan Tahapan Pembentukan Tim c. Konflik dalam Tim dan Respon Terhadap Konflik d. Langkah-Langkah Penyelesaian Konflik 5. Nilai-nilai, Norma dan Komitmen Belajar : a. Nilai Nilai dan Norma (Values and Norms) b. Komitmen Belajar (Learning Commitmen)

BAB II PENGERTIAN DAN PROSES MEMBANGUN KOMITMEN BELAJAR (BUILDING LEARNING COMMITMENT)

A. Pengertian Commitment)

Membangun

Komitmen

Belajar

(Building

Learning

Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitment / BLC) dalam program diklat merupakan suatu proses membangun komitmen peserta diklat untuk mengikuti proses belajar secara individual, kelompok maupun bersama secara menyeluruh dalam upaya mengembangkan wawasan,

intelektual maupun emosional. Dalam upaya pengembangan diri, diperlukan komitmen untuk terus menerus belajar dalam kondisi apapun, mengingat proses belajar tidak mengenal batas waktu (Lifelong learning). Prahalad menyatakan If you dont learn, you dont change, you will die. Komitmen mengembangkan kualitas diri dengan komitmen belajar dapat dilakukan melalui : 1. Mengalami langsung (direct experience), artinya pembelajaran tidak harus dialami dalam secara nyata, namun dapat dilakukan melalui simulasi yang serupa dengan realita, sehingga simulasi itu dapat diterapkan pada permanen sistem; 2. Melakukan Observasi (eflective observation), artinya pembelajaran dapat dilakukan dengan cara melakukan perbandingan belajar observasi yang serupa, sehingga dapat merefleksikan, memproyeksikan hasil studi

perbandingan dengan organisasi permanen. 3. Melakukan Konseptualisasi Abstrak (abstract conceptualization), artinya pembelajaran dilakukan denan cara melakukan internalisasi, konseptualisasi, pemenuhan, pemaknaan dan abstaksi pribadi terhadap pengalaman belajar yang pernah dilalui.

4. Melakukan percobaan secara aktif (active experiment), yaitu pembelajaran dilakukan dengan cara mempraktikan sendiri secara aktif dalam rangka menemukan makna belajar secara pribadi.

B. Proses Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitment / BLC) Membangun Komitmen Belajar dilakukan melalui : 1. Pengenalan Sesama Peserta (Ice Breaking), yaitu dilakukan dengan cara memperkenalkan diri masing-masing, bidang tugasnya dan pengalaman yang pernah dimiliki, sehingga di antara mereka saling berkomunikasi dan saling berdiskusi, sehingga bisa saling mengenal lebih dekat. 2. Pemahaman Gaya Belajar (Learning Style Assessment); yaitu berusaha mengetahui gaya belajar diri sendiri dan juga gaya belajar orang lain, dan memahami Pemahaman Gaya Belajar (Learning Style Assessment

Ketidakmampuan Belajar (Learning Disabilities); yaitu bahwa dalam proses pembelajaran terdapat masalah yang dihadapi oleh pembelajar dalam memahami suatu permasalahan yaitu ketidakmampuan belajar (learning disabilities). 3. Pembentukan Nilai Nilai dan Norma (Values and Norms) serta Komitmen Belajar (Learning Commitment):

C. Rangkuman 1. Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitment / BLC) merupakan suatu proses membangun komitmen peserta diklat untuk mengikuti proses belajar secara individual, kelompok maupun bersama secara menyeluruh dalam upaya mengembangkan wawasan, intelektual maupun emosional. 2. Proses Membangun Komitmen Belajar dapat dilakukan melalui langkahlangkah : a. Pengenalan Sesama Peserta (Ice Breaking) b. Pemahaman Gaya Belajar (Learning Style Assessment) dan Pemahaman Gaya Belajar (Learning Style Assessment).

c. Pembentukan Nilai Nilai dan Norma (Values and Norms) serta Komitmen Belajar (Learning Commitment)

D. Evaluasi Petunjuk : jawablah pertanyaan berikut ini dengan singkat, tepat dan jelas. 1. Jelaskan secara singkat makna Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitment / BLC). 2. Jelaskan secara singkat langkah-langkah Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitment / BLC).

BAB III PROSES PENGENALAN DAN MEMBANGUN KERJASAMA

A. Simulasi dan Latihan Pencairan Kelas 1. Judul : Peleburan Diri a. Tujuan : Mendorong terjadinya interaksi yang intensif, membuat peserta merasa rileks dan tidak kaku. b. Waktu : 15 20 menit c. Sarana/Prasarana Ruangan yang cukup luas untuk bergerak sejumlah peserta d. Proses Kegiatan : 1) Mulailah kegiatan ini dengan meminta peserta untuk berdiri melingkar, kemudian berjalanlah pelan-pelan. 2) Berpencarlah dan lihatlah ke lantai dengan penuh konsentrasi. 3) Coba bayangkan bahwa sekarang Saudara adalah orang lanjut usia (kirakira 70 tahun). Saudara boleh memandang ke segala arah dan jika Saudara bertemu dengan orang tua yang lain, Saudara boleh memberi salam dengan menganggukkan kepala saja. Setelah beberapa lama ( 1 menit) peserta diminta berhenti dan memandang ke lantai. 4) Sekarang lambat laun kalian menjadi lebih muda, berumur 60 tahun dan lebih segar dari yang tadi. Berkelilinglah dan bila bertemu dengan orang lain, berilah salam dengan berjabatan tangan. Berilah waktu lebih kurang satu menit. Kemudian berhenti dan memandang ke lantai. 5) Sekarang Saudara menjadi lebih muda lagi, kira-kira berumur 50 tahun. Saudara bertemu dengan orang lain dan berilah salam kepada yang lain dengan melambaikan kedua tangan. Berilah waktu lebih kurang satu menit. Kemudian berhenti dan memandang ke lantai. 6) Sekarang Saudara menjadi lebih muda, berumur 40 tahun yang penuh semangat dan segar bugar. Bila bertemu dengan teman-teman saudara, tepuk-tepuklah pundaknya. Bergeraklah selama lebih kurang satu menit. Setelah itu berhentilah dan menghadap ke lantai. 7) Sekarang Saudara menjadi lebih muda, gesit dan segar, berumur sekitar 25 tahun. Berjalanlah dengan cepat ke segala arah, sentuhlah teman

Saudara sekilas dan usahakan jangan sampai disentuh orang lain. Lakukan hal ini sekitar satu menit. Kemudian tiba-tiba Saudara menjadi belasan tahun, sehat dan kuat. Larilah semau kalian dengan cepat, ... cepat... dan semakin cepat. Hindari tabrakan dengan teman lain dan usahakan pegang pundaknya tapi kalian jangan sampai kepegang. Berilah aba-aba berhenti pada saat kecepatan lari sampai pada puncaknya. 8) Selanjutnya proses simulasi tersebut ke arah tujuan pembelajaran. Tanyakan bagaimana perasaan mereka sekarang, dan pada usia berapa perasaannya paling senang. 2. Judul Nama Panggilan a. Tujuan : Memecah kebekuan antara peserta dan widyaiswara dan sesama peserta. b. Waktu : 15 20 menit c. Sarana/Prasarana : Ruangan yang cukup luas untuk membuat barisan berbanjar. d. Proses Kegiatan : 1) Bagi peserta menjadi beberapa kelompok yang terdiri dari 8 10 orang setiap kelompok, dengan cara berhitung (sesuai jumlah kelompok yang akan dibentuk) 2) Minta peserta berdiri sesuai urutan abjad awal nama panggilannya (misalnya Ali, Dedi, Endang, Ratih dstnya sampai dengan Zainuddin). 3) Widyaiswara akan menyebut satu kata, misalnya bunga, binatang atau benda-benda alam, maka orang-orang yang huruf awal nama

panggilannya ada dalam kata tersebut harus mengucapkan kata bermakna dimulai dengan huruf awal nama panggilannya. Contoh: Kalau Widyaiswara menyebutkan Mawar, maka orang-orang yang nama awalnya adalah A (Anti, Anto, Ali, Abidin, Ana dstnya) harus meneriakkan satu kata bermakna di belakang namanya, misalnya AntiAngka, Anto-Anak, Ali-Alasan, dan seterusnya. Begitu juga dengan M (Mansur, Maman, Maria atau Maulana) harus meneriakkan satu kata bermakna misalnya Mansur-Mandat, Maman-malang, Maria-mawar, Maulana-mahkamah dan seterusnya.

4) Widyaiswara bebas menunjuk kelompok mana yang dikehendaki terlebih dahulu untuk menyebutkan nama panggilannya. Penyebutan harus dilakukan dengan cepat. Bila kelompok tersebut menyebut nama tidak berurutan abjad, maka bagi kelompok yang salah mendapat tugas untuk menghibur temannya dengan bernyanyi, berjoget atau tugas lain yang disepakati. Begitu seterusnya sampai setiap orang mempunyai nama panggilan tambahan. 5) Proses (refleksi) ke arah tujuan pembelajaran. 3. Judul Lempar Bola a. Tujuan : Memecah kebekuan antar peserta dan antara peserta dengan widyaiswara. b. Waktu 15-20 menit c. Sarana/Prasarana : Ruang yang cukup luas untuk membuat lingkaran dan bola plastik. d. Proses Kegiatan: 1) Buka acara dengan salam. Jelaskan pada peserta bahwa keberhasilan diklat sangat ditentukan oleh persamaan, peran serta dan spontanitas. Persamaan adalah arti bahwa semua orang (peserta, widyaiswara dan panitia penyelenggara) selama diklat memiliki kedudukan yang sama. Artinya tidak ada perbedaan status, usia, sosial, pendidikan dan latar belakang keluarga. Sebagai konsekuensinya adalah setiap orang harus mau memperlakukan dan diperlakukan sama sederajat. Peran serta, setiap peserta harus mau berperan aktif dalam proses pembelajaran. Keterlibatan bukan hanya dari aspek fisik tetapi juga dari aspek pikiran dan perasaan. Spontanitas adalah sikap dan perilaku yang menampilkan keberadaan diri sendiri menurut apa adanya (tidak dibuat-buat), tanggap, sigap, teliti, kritis dan terbuka (siap dan sedia memberi dan menerima umpan balik). 2) Tanyakan pada peserta tentang kesediaannya dan adakan uji coba. 3) Ajak peserta berdiri melingkar bergandengan tangan satu sama lain. Widyaiswara melempar bola ke atas dan pada waktu bola diatas peserta mengayunkan gandengan tangannya sambil bergumam heeeem...

10

4) Pada waktu bola sudah ditangkap kembali oleh widyaiswara peserta mengatakan enak teenan. 5) Setelah beberapa kali hal tersebut di atas dilakukan, tanyakan pada peserta apakah mereka sudah saling mengenal? Bila sudah, cek sejauh mana mereka mengenal temannya, misalnya tanyakan apakah mereka sudah mengetahui tanggal lahir atau hobby salah seorang di antara mereka. Bila belum saling mengenal, maka kegiatan selanjutnya tawarkan pada mereka untuk saling mengenal lebih baik satu dengan lainnya. Untuk itu, silahkan memilih salah satu instrumen atau simulasi perkenalan. 6) Akhirnya tanyakan perasaan mereka setelah melakukan kegiatan simulasi tadi.

B. Simulasi dan Latihan Pengenalan Diri 1. Judul Menggambar Wajah a. Tujuan : Mengenal diri dengan lebih baik b. Waktu : 25 30 menit c. Sarana/Prasarana : Kertas ukuran folio/kuarto sejumlah peserta. d. Proses Kegiatan : 1) Bagikan kepada peserta selembar kertas (ukuran kuarto/folio). Lipat menjadi 2 (dua) bagian berdasarkan panjangnya. 2) Pada salah satu bagian (atas) kertas diminta peserta menggambar wajahnya masing-masing. Pada lipatan bagian bawah buat garis tengah memanjang ke bawah. Pada masing-masing bagian tulislah perilakuperilaku positif dan negatif dari diri Saudara. Perilaku Positif (+) Perilaku Negatif (-) 1. Bertanggung jawab 2. Pandai 3. Terbuka 4. Mudah bergaul 5. Pekerja keras 1. Suka menunda nunda kerja 2. Keras kepala 3. Cerewet 4. Boros 5. Malas Olahraga

11

3) Setelah itu proses ke arah tujuan pembelajaran. Kaitkan juga dengan manfaat mengenal diri, mengenal kelebihan-kelebihan diri agar dapat dioptimalkan dan mengenal kelemahan-kelemahan diri agar dapat diminimalisir. 2. Judul Bintang a. Tujuan : Mengenal diri secara lebih baik. b. Waktu : 30-45 menit c. Sarana/Prasarana : Lembar kerja-1 (bintang) sebanyak peserta dan krayon d. Proses Kegiatan : 1) Bagikan masing-masing peserta lembar kerja-1 (bintang). Tulislah nama panggilan saudara pada kotak yang ada di tengah-tengah bintang. 2) Berikutnya pada masing-masing sudut bintang tersebut, tulislah secara berturut mulai sudut pertama sampai dengan sudut ke lima: 2 tokoh idola saya (boleh tokoh nasional, internasional atau keluarga terdekat kita seperti ayah atau ibu), dua keberhasilan saya belum lama ini, dua kegagalan saya belum lama ini, tiga kata yang menggambarkan diri saya dan dua cita-cita saya. 3) Setelah selesai, beri kesempatan peserta memberi warna pada bintang mereka masing-masing (gunakan crayon). 4) Proses ke arah tujuan pembelajaran. Tanyakan apakah mudah bagi mereka untuk mengisi lembar kerja-1 tersebut. Kalau sulit itu merupakan indikator bahwa mereka belum mengenal diri mereka secara lebih baik. 5) Peserta dikelompokkan 3 s.d 4 kelompok dengan anggota maksimal 10 orang (mempertimbangkan waktu yang tersedia). 6) Selanjutnya gambar tersebut ditempelkan dan diungkapkan maknanya pada peserta lain. Peserta lain menyimak dan tidak boleh membantah, hanya boleh minta klarifikasi.

C. Simulasi dan Latihan Pengenalan Orang Lain 1. Judul Menyusun Peribahasa/Couplet a. Tujuan : Peserta saling mengenal dengan lebih baik, sehingga terjadi interaksi yang intensif, komunikasi dan kerjasama yang efektif.

12

b. Waktu 45-60 menit c. Sarana Kartu-kartu berisi potongan peribahasa. Ukuran kartu 5x6 cm dari kertas manila. d. Proses Kegiatan : 1) Mulailah kegiatan ini dengan menjelaskan apa yang akan dilakukan peserta. Peserta dibagikan masing-masing selembar kartu yang berisi sepotong peribahasa (bisa peribahasa dalam bahasa Indonesia atau bahasa Inggris). 2) Peserta diminta mencari potongan lain dari peribahasa tersebut sehingga membentuk satu peribahasa yang lengkap dan bermakna. 3) Selanjutnya masing-masing pasangan saling berkenalan. Setelah

pasangan tersebut berkenalan secara lebih intensif, pasangan tersebut diminta melanjutkan perkenalan secara berkelompok dengan pasanganpasangan lain yang terdiri dari 3 atau 4 pasangan. Dalam perkenalan tersebut dapat dikemukakan mengenai nama, latar belakang pendidikan, status, hobby dan lain-lain yang dianggap perlu. Dari perkenalan dalam kelompok tersebut, mereka diminta untuk menunjuk salah seorang perwakilan yang akan memperkenalkan mereka dikelompok besar (pleno). Kalau pesertanya tidak terlalu banyak, masing-masing pasangan langsung saja memperkenalkan pasangannya di kelas besar (pleno). 4) Setelah kegiatan tersebut selesai dapat dilanjutkan dengan simulasi ZipZap agar lebih mengingat nama-nama orang yang telah

memperkenalkan diri atau dapat saja setiap peserta diminta menyebut 3 atau 4 orang nama teman disebelah kiri atau sebelah kanannya. 5) Proses atau refleksi kegiatan tersebut dengan menggunakan ELC. 2. Judul Bulan Kelahiran a. Tujuan : Mendorong terjadinya interaksi yang intensif, membuat peserta rileks. b. Waktu 45-60 menit c. Sarana Ruangan yang cukup lebar untuk dapat berpindah atau bergerak. d. Proses Kegiatan :

13

1) Minta kepada peserta untuk berkeliling menemukan orang yang bulan kelahirannya sama. Setelah itu buatlah kelompok bulan Januari, Pebruari s/d bulan Desember. 2) Dalam kelompok minta peserta untuk saling mengenal nama, latar belakang pendidikan, hobby, kelebihan dan kekurangan masing-masing. 3) Setelah kegiatan tersebut selesai, salah seorang anggota mewakili kelompok menyampaikan hasilnya pada kelompok besar (pleno). 4) Untuk lebih mengingat nama-nama peserta yang lain, boleh dilanjutkan dengan melakukan simulasi Zip-Zap atau menyebut nama 3-4 orang teman di sebelahnya. 5) Proses atau refleksi kegiatan ini ke arah tujuan pembelajaran. 3. Judul Siapa Dia a. Tujuan : mendorong terjadinya interaksi yang intensif, membuat peserta rileks, terbuka dalam berkomunikasi. b. Waktu 45-60 menit c. Sarana/Prasarana Ruang kelas yang cukup besar d. Proses Kegiatan : 1) Mulailah kegiatan ini dengan meminta peserta untuk berdiri dan mencari peserta lain untuk diajak ngobrol. Berusahalah mendapatkan informasi tentang orang yang diajak ngobrol tersebut dan juga membuka diri tentang siapa dirinya sebenarnya terhadap peserta lain yang menanyakah hal tersebut. Setiap peserta diberi waktu 5 menit untuk menyampaikan atau menanyakan mengenai peserta lain. 2) Setelah 5 menit berlalu, widyaiswara memberi aba-aba tanda waktu ngobrol dengan orang tersebut habis dan segera cari orang lain. Setelah 30 menit berlalu, Widyaiswara meminta masing-masing orang

menyebutkan secara sekilas nama teman yang berhasil dikenalnya dan sampaikan kepada pleno. Kalau dapat diungkapkan juga mengenai halhal menonjol (kelebihan atau kekurangan) yang dimiliki orang bersangkutan. 3) Akhiri sesi ini dengan merefleksi ke arah tujuan pembelajaran.

14

4) Variasi : Pada saat peserta mencari peserta lain, bisa menggunakan potongan gambar hewan atau tanaman. (potongan sesuai dengan jumlah peserta yang ditemukan oleh setiap peserta.

D. Rangkuman Proses Pengenalan dan Membangun Kerjasama dapat dilakukan dengan langkah-langkah : 1. Simulasi dan Latihan Pencairan Kelas 2. Simulasi dan Latihan Pengenalan Diri 3. Simulasi dan Latihan Pengenalan Orang Lain

E. Evaluasi Petunjuk : Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas. 1. Sebutkan langkah-langkah proses pengenalan dan membangun kerjasama disertai contohnya masing-masing.

15

BAB IV GAYA BELAJAR DAN KETIDAKMAMPUAN BELAJAR A. Gaya Belajar Memahami Gaya Belajar (Learning Style Assessment), yaitu berusaha mengetahui gaya belajar diri sendiri dan juga gaya belajar orang lain. Gaya belajar seseorang mempengaruhi efektivitas belajar bersama. Para ahli di bidang pendidikan mencoba mengembangkan teori mengenai gaya belajar sebagai cara untuk mencari jalan agar belajar menjadi hal yang mudah dan menyenangkan. Sebagaimana kita ketahui, belajar membutuhkan konsentrasi. Situasi dan kondisi untuk berkonsentrasi sangat berhubungan dengan gaya belajar Anda. Jika Anda mengenali gaya belajar Anda, maka Anda dapat mengelola pada kondisi apa, dimana, kapan dan bagaimana Anda dapat memaksimalkan belajar Anda. Apa gaya belajar itu? Gaya belajar adalah (www.ut.ac.id/strategibjj/gaya1.htm) cara yang cenderung dipilih seseorang untuk menerima informasi dari lingkungan dan memproses informasi tersebut. Gaya belajar setiap orang dipengaruhi oleh faktor alamiah (pembawaan) dan faktor lingkungan (hasil belajar). Jadi ada hal-hal tertentu yang tidak dapat diubah dalam diri seseorang bahkan dengan latihan sekalipun. Tetapi ada juga hal-hal yang dapat dilatihkan dan disesuaikan dengan lingkungan yang terkadang justru tidak dapat diubah. Mengenali gaya belajar sendiri, belum tentu membuat Anda menjadi lebih pandai. Tapi dengan mengenali gaya belajar, Anda akan dapat menentukan cara belajar yang lebih efektif. Anda tahu bagaimana memanfaatkan kemampuan belajar secara maksimal, sehingga hasil belajar Anda dapat optimal. Kemampuan seseorang untuk memahami suatu materi yang sedang dipelajarinya dapat dipengaruhi oleh hubungannya dengan orang lain. Alasan kebutuhan belajar berkelompok ini bisa bermacam-macam, seperti: 1. Agar termotivasi untuk belajar, karena kelompok yang kuat biasanya akan saling memotivasi untuk belajar; 2. Lebih mudah memahami suatu informasi/pengetahuan, karena anggota dalam kelompok saling mengisi dalam belajar;

16

3. Adanya mata diklat tertentu yang menuntut belajar dalam kelompok sebagai bagian dari kegiatan atau tugas belajar. Jika Anda tidak suka belajar dalam kelompok, Anda mungkin dapat memilih belajar sendiri. Di samping itu, ada yang memiliki kecenderungan untuk belajar dengan bimbingan dari orang yang dianggap lebih tahu, seperti widyaiswara, instruktur, guru, dosen, tutor, atau bahkan alumni. Coba kenali kebutuhan sosialisasi Anda. Kemandirian Anda ditentukan oleh kemampuan Anda mengenali kebutuhan sosialisasi Anda. Baik belajar sendiri, dengan bantuan tutor maupun belajar berkelompok; Anda tetap mandiri jika Anda dapat memutuskan kebutuhan sosialisasi ini. Ini berarti Anda mengenali kebutuhan sosialisasi Anda. Ada empat macam metode belajar : 1. Concrete Experience (CE) Metode ini menggambarkan seseorang cepat mengerti didasarkan karena pengalaman yang dimiliki dan apa yang diyakininya. 2. Reflective Observation (RO) Menggambarkan pendekatan pembelajaran yang bersifat tentatif, adil, dan reflektif. Seseorang yang menggunakan metode ini cenderung menjadi pengamat yang obyektif. 3. Abstract Concentualization (AC) Pembelajaran dengan mendasarkan pada analisis konseptual. Seseoang yang termasuk menggunakan metode ini cenderung memilih situasi belajar yang impersonal yang menekankan pada teori dan analisis yang sistematis. 4. Active Experience (AE) Pembelajaran dengan berorientasi pada pelaksanaan yang aktif, meyakini hasil eksperimen. Gabungan metode belajar tersebut di atas menghasilkan Gaya Belajar (Learning Style) yaitu : 1. Accomodator Style : Gaya belajar ini merupakan gabungan dari CE dan AE. Seseorang dengan gaya ini lebih menyukai pelaksanaan suatu rencana dan melibatkan diri dan bertindak lebih berdasarkan perasaan daripada hasil analisis logika. Dalam

17

memecahkan masalah mengandalkan informasi dari orang lain dari pada analisis teknis dari dirinya sendiri. Gaya belajar ini penting untuk efektivitas seseorang sebagai tenaga marketing / sales. 2. Converger Style : Gaya belajar ini merupakan gabungan cara belajar AC dan AE. Gaya belajar ini baik sekali dalam menemukan cara-cara praktis untuk menggunakan ide-ide dan teori. Gaya ini menunjukkan kemampuan memecahkan masalah dan membuat keputusan berdasarkan temuan/jawaban atas pertanyaan atau masalah. Gaya ini lebih suka berhadapan dengan tugas-tugas teknis daripada berhadapan dengan isu-isu sosial dan interpersonal. Gaya ini baik untuk efektivitas dalam karier seorang tenlog atau spesialis. 3. Diverger Style : Gaya ini merupakan gabungan metode belajar CE dan RO. Orang dengan gaya ini baik dalam melihat situasi konkret dari berbagai sudut pandang. Pendekatannya terhadap situasi adalah lebih untuk mengamati daripada untuk ikut bertindak. Seseorang dengan gaya ini cenderung menyukai situasi yang membutuhkan tumbuhnya berbagai ide, seperti dalam curah pendapat. Ada ketertarikan pada budaya dan suka mengumpukan informasi. Kemampuan imaginasi dan sensitivitas terhadap perasaan ini dibutuhkan untuk efektivitas dalam karier seni, hiburan dan jasa pelayanan. 4. Assimilator Style : Gaya belajar ini merupakan gabungan metode belajar AC dan RO. Seseorang dengan gaya ini sangat baik dan dapat memahami sejumlah besar informasi dan mengartikannya ke dalam bentuk yang sangat dan logis. Gaya ini cenderung lebih tertarik pada konsep dan ide-ide abstrak. Biasanya seseorang dengan gaya ini berpendapat bahwa teori lebih penting, mempunyai kekuatan logik. Gaya ini cocok dalam karier scientist. B. Memahami Ketidakmampuan Belajar (Learning Disabilities) : Dalam proses pembelajaran terdapat masalah yang dihadapi oleh pembelajar dalam memahami suatu permasalahan, yaitu gangguan belajar atau ketidakmampuan belajar (learning disabilities). Ketidakmampuan belajar adalah

18

ketidakmampuan untuk menerima, menyimpan dan menggunakan secara luas kemampuan ataupun informasi khusus, yang terjadi akibat kurangnya pemusatan perhatian, memori atau pemikiran dan hal ini mempengaruhi prestasi akademik. (http://developmentbehaviourclinic.wordpress.com/gangguan-belajar). Terdapat berbagai jenis ketidakmampuan belajar dan masing-masing tidak memiliki penyebab yang pasti. Tetapi dasar dari semua jenis ketidakmampuan belajar ini diyakini merupakan suatu kelainan pada fungsi otak.

Ketidakmampuan belajar lima kali lebih sering ditemukan pada pembelajar pria. Seorang pembelajar yang mengalami ketidakmampuan belajar seringkali mengalami kesulitan dalam mengkoordinasikan penglihatan dan gerakannya serta menunjukkan kecanggungan ketika melaksanakan kegiatan fisik, seperti memotong, mewarnai, mengancingkan baju, mengikat tali sepatu dan berlari. Pembelajar juga mungkin mengalami masalah dengan persepsi penglihatan atau pengolahan fonologis (misalnya dalam mengenali bagian-bagian atau pola dan membedakan berbagai jenis suara) atau masalah dengan ingatan, percakapan, pemikiran serta pendengaran. Gejala lainnya adalah pemusatan perhatian yang pendek dan perhatiannya mudah terganggu, percakapannya terputus serta ingatannya pendek. Pembelajar juga mungkin mengalami kesulitan dalam berkomunikasi dan mengendalikan dorongan serta memiliki masalah dalam kedisiplinan artinya gangguan belajar secara sosial dan emosional. Mereka mungkin menunjukkan sikap hiperaktif, menarik diri, pemalu atau agresif. Kadang-kadang pembelajar mengalami kesulitan dalam mengekspresikan perasaan mereka, menenangkan diri, dan membaca isyarat-isyarat non verbal yang dapat menyebabkan kesulitan di dalam kelas dan dengan rekan-rekan mereka. Ada tujuh macam ketidakmampuan belajar : 1. Hanya mengenal peran dan posisi masing-masing (Im my position); 2. Musuh (penyebab masalah) ada di luar sana (the enemy is out there); 3. Ilusi mengambil tanggungjawab (the illusion of taking charge); 4. Terpaku pada peristiwa-peristiwa (the fixation on events); 5. Perumpamaan Kodok Rebus (the parable of boiled frog);

19

6. Kesalahpahaman dalam mengambil pelajaran dari pengalaman (the delusion of learning from experience); 7. Mitos Tim Manajemen (the myth of the management team). Hal-hal ini dapat diatasi dengan menciptakan sistem dukungan yang kuat bagi pembelajar dan membantu mereka belajar untuk mengekspresikan diri, menghadapi frustrasi dan bekerja melalui tantangan. Fokus pada pertumbuhan mereka sebagai pribadi, dan bukan hanya pada prestasi akademis akan membantu mereka mempelajari kebiasaan emosional yang baik dan alat yang tepat untuk kesuksesan seumur hidup. C. Rangkuman 1. Gaya belajar adalah cara yang cenderung dipilih seseorang untuk menerima informasi dari lingkungan dan memproses informasi tersebut. Gaya belajar setiap orang dipengaruhi oleh faktor alamiah (pembawaan) dan faktor lingkungan (hasil belajar). 2. Berdasarkan empat metode belajar, ada empat kelompok gaya belajar yaitu : Accomodator Style, Converger Style, Diverger Style, dan Assimilator Style dengan karakteristiknya masing-masing. 3. Ketidakmampuan belajar adalah ketidakmampuan untuk menerima,

menyimpan dan menggunakan secara luas kemampuan ataupun informasi khusus, yang terjadi akibat kurangnya pemusatan perhatian, memori atau pemikiran dan hal ini mempengaruhi prestasi akademik. 4. Ketidakmampuan belajar dapat disebabkan faktor fisik, psikologis, sosial maupun emosional.

D. Evaluasi Petunjuk : Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas. 1. Jelaskan pengertian gaya belajar. 2. Jelaskan empat gaya belajar disertai kecocokannya masing-masing dengan profesi. 3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan ketidakmampuan belajar 4. Jelaskan penyebab terjadinya ketidakmampuan belajar.

20

BAB V MEMBANGUN TIM BELAJAR DAN MENGATASI KONFLIK

A. Pengertian dan Manfaat Tim Kata Tim berasal dari bahasa Inggris : team : regu / sekelompok orang yang melakukan kegiatan (Kamus Inggris Indonesia Peter Salim). Sebenarnya pengertian tim hampir sama dengan pengertian kelompok, hanya saja pengertian tim mengarah kepada kebutuhan tertentu. Tim adalah suatu kelompok yang berinteraksi secara positif dengan hubungan secara timbal balik sesuai fungsi dan tugas masing-masing individu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi dapat diartikan bahwa kelompok belum tentu tim sedang tim pasti merupakan suatu kelompok. (Pranoto, 2003: 8). Tim pada dasarnya dapat diklasifikasikan berdasarkan sasaran yang meliputi: 1. Tim Pemecah masalah, yakni tim pada suatu departemen yang bertemu secara teratur untuk membahas cara-cara memperbaiki kualitas, efisiensi, dan lingkungan kerja. 2. Tim pengelola diri, adalah tim yang bertanggung jawab dari mantan penyelia mereka. 3. Tim fungsional-silang, adalah tim dari tingkat herarkis dengan bidang kerja yang berlainan yang bertugas menyelesaikan suatu tugas, atau tugas serupa dengan komite. Manfaat membangun tim yang efektif adalah sebagai berikut (Maddux, 2001 : 10) : 1. Dengan adanya tim, maka sasaran yang realistis ditentukan, dan dapat dicapai secara optimal; 2. Anggota tim dan Pemimpin Tim memiliki komitmen untuk saling mendukung satu sama lain agar tim berhasil; 3. Anggota tim memahami prioritas anggota lainnya, dan dapat saling membantu satu sama lain;

21

4. Komunikasi bersifat terbuka, diskusi cara kerja baru atau memperbaiki kinerja lebih berjalan secara baik, karena anggota tim terdorong untuk lebih memikirkan permasalahannya; 5. Pemecahan masalah lebih efektif karena kemampuan tim lebih memadai; 6. Umpan balik kinerja lebih memadai karena anggota tim mengetahui apa yang diharapkan dan dapat membandingkan kinerja mereka terhadap sasaran tim; 7. Konflik diterima sebagai hal yang wajar, dan dianggap sebagai kesempatan untuk menyelesaikan masalah. Melalui diskusi tersebut konflik bisa diselesaikan secara maksimal; 8. Keseimbangan tercapainya produktivitas tim dengan pemenuhan kebutuhan pribadi; 9. Tim dihargai atas hasil yang sangat baik, dan setiap anggota dipuji atas kontribusi pribadinya; 10. Anggota kelompok termotivasi untuk mengeluarkan ide-idenya dan

mengujinya serta menularkan dan mengembangkan potensi dirinya secara maksimal; 11. Anggota kelompok menyadari pentingnya disiplin sebagai kebiasaan kerja dan menyesuaikan perilakunya untuk mencapai standar kelompok; 12. Anggota kelompok lebih berprestasi dalam bekerja sama dengan tim dan tim lainnya. Perlu dipahami pula ciri-ciri ketidakberhasilan tim yang menurut Belbin (1991 : ) disebabkan : 1. Desain visi, misi dan strategi tidak jelas, 2. Moral atau semangat tim rendah, 3. Konflik antar personal merebak, 4. Kemampuan mental (inteligensi, kreativitas) rendah, 5. Seleksi yang kurang berhasil, 6. Kepribadian yang dominan egois, 7. Komposisi susunan tim tidak efektif, 8. Peran anggota tidak jelas, 9. Tertutup untuk evaluasi, 10. Pemberdayaan kurang efektif.

22

B. Unsur dan Tahapan Pembentukan Tim Unsur-unsur tim yang dinamis menurut Richard Y Chang (1999 : 8) adalah sebagai berikut : 1. Menyatakan secara jelas misi dan tujuan tim 2. Beroperasi secara kreatif 3. Memfokuskan pada hasil 4. Memperjelas peran dan tanggung jawab 5. Diorganisasikan dengan baik 6. Dibangun atas kekuatan individu 7. Saling mendukung kepemimpinan anggota yang lain 8. Mengembangkan iklim tim 9. Menyelesaikan ketidaksepakatan 10. Berkomunikasi secara terbuka 11. Membuat keputusan secara obyektif 12. Mengevaluasi efektifitasnya sendiri. Tahapan pertumbuhan tim yang yang baik dalam suatu organisasi tidak akan terjadi dengan sendirinya dalam waktu yang pendek, melainkan perlu upaya yang sungguh-sungguh, kebijakan dan program yang konsisten, berkesinambungan dan sistematis atau dapat dikatakan perlu proses dan waktu yang diusahakan dengan sungguh-sungguh. Adapun tahapan pertumbuhan tim sebagai berikut : 1. Tingkat forming, yakni tingkat pengumpulan informasi yang dibutuhkan sebagai penentuan dasar tim. 2. Tingkat storming, yakni tingkat keraguan atas kepercayaan terhadap tugas dan metodologinya, sehingga pesimis dengan program yang ada. 3. Tingkat norming, yaitu tingkat di mana anggota mulai mau menerima perbedaan-perbedaan dan mengadakan rekonsiliasi tentang hal-hal yang tidak disetujuinya. 4. Tingkat performing, pada tingkat ini anggota mulai matang, mengerti tentang apa yang diharapkan dirinya. Mereka mulai membicarakan gagasan-gagasan penyempurnaan, mencari data, mendiagnosis, mengembangkan solusi dan mencoba melakukan perubahan-perubahan.

23

C. Konflik dalam Tim dan Respon Terhadap Konflik Dalam suatu tim yang berinteraksi satu sama lain dalam mencapai tujuannya selalu mengalami perbedaan pendapat. Perbedaan Pendapat yang berlarut-larut akan menyebabkan konflik. Anggota tim perlu memahami bahwa konflik atau ketidaksepakatan adalah sesuatu yang tidak bisa dihindarkan dan tidak memiliki sifat baik atau buruk (konflik bersifat netral). Konflik akan menghancurkan kemajuan tim jika dibiarkan tidak terkelola, tetapi juga dapat mengarah pada pengambilan keputusan yang mantap jika dikelola secara efektif. Hasil dari suatu konflik sangat tergantung pada bagaimana tim mengelolanya. Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan konflik? Isyarat apakah yang merupakan gejala konflik dalam suatu tim? Bagaimana konflik merebak dan bagaimanakah respon terhadap konflik? Dalam Pokok bahasan inilah akan dibahas hal tersebut. Sebelum Saudara membaca pokok bahasan ini silahkan Saudara merenungkan terlebih dahulu hakekat tentang konflik menurut pikiran saudara. Apabila Saudara mendengar kata konflik apa yang terfikirkan dalam benak Saudara dan bagaimanakah perasaan Saudara? Dari jawaban saudara tersebut silahkan diidentifikasi mana perasaan yang cenderung positif dan mana yang cenderung negatif. Kecenderungan dari kita adalah konflik berkonotasi negatif. Kata konflik menimbulkan kesan tidak menyenangkan. Reaksi kita pada umumnya adalah negatif. Pada umumnya merupakan bahaya dan menyakiti perasaan orang lain. Kita cenderung menghubungkan konflik dengan kekerasan, krisis, perkelahian, perang, kalah, menang, kehilangan kendali dan lain sebagainya. Kebanyakan dari kata-kata ini memberikan gambaran adanya kerusakan besar, merasa disakiti, dan hubungan menjadi rusak. Haruskah demikian? Lalu apa sebenarnya konflik tersebut? Konflik selalu melibatkan dua orang atau lebih (perseorangan atau kelompok) yang terjadi apabila salah satu pihak merasa kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalang-halangi (Lembaga

Administrasi Negara, 2000:23).

24

Selanjutnya Hanmer dan Hogan (Suprapti, 2006:32) mengatakan bahwa yang dimaksud dengan konflik adalah segala macam bentuk pertikaian yang terjadi dalam organisasi, baik antara individu dengan individu, individu dengan kelompok maupun kelompok yang bersifat antagonis. Dari pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa (Suprapti, 2006:ibid): konflik terkait dengan persepsi pihak yang bersangkutan yang merasa kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalang-halangi, terlepas dari ada atau tidak ada halangan tersebut. Apabila konflik ini dibiarkan maka akan menghancurkan kemajuan tim, sebaliknya juga dapat mengarah pada pengambilan keputusan yang mantap bila dikelola dengan baik. Hasil dari suatu konflik tergantung pada bagaimana mengelolanya. Untuk itu perlu mengenali konflik secara dini. Isyarat adanya konflik (Chang, 1999:32) antara lain: 1. Anggota kelompok memberikan komentar dan saran dengan penuh emosi; 2. Anggota tim menyerang gagasan orang lain sebelum gagasan tersebut diselesaikan; 3. Anggota tim saling menuduh bahwa mereka tidak memahami masalah yang sebenarnya, 4. Anggota Tim selalu beroperasi dan menolak untuk berkompromi dan anggota tim saling menyerang secara langsung pada pribadinya Menurut Bolton (Suprapti, 2006:34) sumber-sumber konflik adalah : 1. Menghalangi pencapaian sasaran perorangan; 2. Kehilangan status; 3. Kehilangan otonomi atau kekuasaan; 4. Kehilangan Sumber-sumber; 5. Merasa diperlakukan tidak adil; 6. Mengancam nilai dan norma; 7. Perbedaan persepsi dan lain sebagainya. Sedangkan Robert B. Maddux (2001:22), penyebab konflik sebagai berikut : 1. Perbedaan kebutuhan, tujuan,dan nilai-nilai 2. Perbedaan cara pandang terhadap motif, ajaran, tindakan, dan situasi 3. Perbedaan harapan terhadap hasil suka >< tidak suka

25

D. Enggan untuk bekerjasama Adanya konflik akan berdampak terjadinya perubahan-perubahan dalam suatu kelompok, organisasi atau tim kerja. Perubahan tersebut meliputi perubahan di dalam kelompok itu sendiri maupun perubahan antar kelompok. Adapun perubahan di dalam kelompok, yakni : 1. Meningkatnya kepaduan kelompok untuk menghadapi konflik eksternal dengan mengesampingkan perbedaan individu. 2. Munculnya kepemimpinan yang otokratis, yakni dalam menghadapi kondisi yang kurang kondusif perlu adanya pemimpin yang kuat / otokratis. 3. Munculnya perhatian atas kegiatan, toleransi membuang-buang waktu menurun, kepuasan secara individu sementara terkesampingkan, semua perhatian tertuju pada konflik yang dihadapi. 4. Penekanan pada kesetiaan, dalam situasi konflik; interaksi dengan anggota diperkuat dan interaksi anggota dengan kelompok lain merupakan pelanggaran. Sedangkan perubahan di antara kelompok antara lain sebagai berikut : 1. Persepsi yang terganggu, merasa dirinya/kelompoknya lebih penting dari yang lain. 2. Stereotip negatif lebih menonjol, hal-hal negatif yang sudah terpendam dapat timbul kembali. 3. Menurunnya komunikasi. Akibat terjadinya konflik biasanya komunikasi antar kelompok menurun dratis atau justru malah hilang sama sekali, pengambilan keputusan sulit dilakukan (terganggu), para pelanggan atau fihak-fihak yang dilayani terganggu. Konflik akan tambah merebak apabila : 1. Tindakan bermusuhan; a. Anggota Tim memasuki permainan menang kalah; b. Mereka lebih senang memenangkan kemenangan pribadi daripada memecahkan masalah. 2. Memegang posisinya dengan kuat; Anggota tim tidak melihat perlunya mencapai tujuan yang menguntungkan, mereka memegang teguh posisinya, mempersempit komunikasi dan membatasi keterlibatannya satu sama lain.

26

3. Keterlibatan emosional; Anggota tim mempertahankan posisinya secara emosional. Tidak setiap orang merespon konflik dengan cara yang sama, respon tersebut (Suprapti, 2006:ibid) antara lain : 1. Konfrontasi agresif, 2. Melakukan manuver negatif, 3. Penundaan terus menerus, serta 4. Bertempur secara pasif. Sebagian besar manusia menganggap bahwa konflik itu suatu hal yang merugikan dan harus dihindari, tetapi sebagian yang lain menyadari bahwa dalam berinteraksi dengan orang lain mungkin pada suatu saat akan terjadi konflik, dan itu dianggap sebagai hal yang wajar. Faham yang terakhir ini menganggap bahwa dengan adanya konflik justru dapat menambah wawasan dan informasi untuk kemajuan. Oleh karenanya konflik perlu diantisipasi dan dikelola dengan baik dan sistematis artinya tim merespon dari segi positif. Apabila hal ini yang terjadi maka pemecahan konflik mengarah ke hal yang positif. sadar untuk Respon tersebut adalah Mengarahkan energi secara sehat dan langsung untuk memecahkan masalah atau tidak ada reaksi secara emosional, melakukan upaya yang menanggapinya dengan cara rasional. Respon yang tepat ini akan memperkuat tim kerja dan melancarkan jalan untuk mengatasi konflik, Huruf Tionghoa krisis berarti kesempatan yang mengandung resiko. Untuk itu maka perlu melihat konflik tidak selalu mengandung resiko, tetapi juga merupakan kesempatan-kesempatan yang bersifat petualangan, tantangan, kegembiraan dan kesempatan-kesempatan. Gaya tanggapan setiap anggota tim dalam menghadapi suatu konflik menurut Robert B. Maddux (2001:57) dapat diklasifikasikan ke dalam 5 (lima) pola seperti yang tertuang dalam Tabel Gaya Tanggapan Terhadap Konflik berikut.

27

TABEL 1 GAYA TANGGAPAN TERHADAP KONFLIK No 1 Gaya Menghindar Ciri Perilaku Tidak mau berkonfrontasi. Mengabaikan atau melewatkan pokok permasalahan. Menyangkal bahwa hal tersebut merupakan masalah. Bersikap menyetujui, tidak agresif. Kooperatif bahkan dengan mengorbankan keinginan pribadi. Konfrontatif, menuntut dan agresif. Harus menang dengan cara apapun. Mementingkan pencapaian sasaran utama semua pihak serta memelihara hubungan baik. Agresif namun kooperatif. Kebutuhan kedua belah pihak adalah sah dan penting. Penghargaan yang tinggi terhadap sikap saling mendukung. Tegas dan kooperatif. Alasan Penyesuaian Perbedaan yang ada terlalu kecil atau terlalu besar untuk diselesaikan. Usaha penyelesaian mungkin mengakibatkan rusaknya hubungan atau menciptakan masalah yang lebih kompleks. Tidak sepadan jika mengambil resiko yang akan merusak hubungan & menimbulkan ketidakselarasan secara keseluruhan. Yang kuat menang. Harus membuktikan superioritas. Paling benar secara etis dan profesi. Tidak ada ide individu yang sempurna. Seharusnya ada lebih satu cara yang baik dalai melakukan sesuatu. Anda harus berkorban untuk dapat menerima. Ketika pihak-pihak yang terlibat mau membicarakan secara terbuka pokok permasalahan, solusi yg saling menguntungkan dapat ditemukan tanpa satu pihakpun dirugikan

Mengakomodasi

Menang/Kalah

Kompromi

Penyelesaian masalah

E. Langkah-Langkah Penyelesaian Konflik Gejala konflik dalam tim dinamis tidak dibiarkan berlarut-larut tetapi diselesaikan secara terbuka. Adapun beberapa langkah dalam penyelesaian konflik tersebut secara skematis menurut Richard Y. Chang (1999:35) adalah sebagai berikut :

28

Bagan 1 Alur Penyelesaian Konflik

E. Rangkuman 1. Tim adalah suatu kelompok yang berinteraksi secara positif dengan hubungan secara timbal balik sesuai fungsi dan tugas masing-masing individu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2. Unsur-unsur tim yang dinamis antara lain : menyatakan secara jelas misi dan tujuan tim, beroperasi secara kreatif, memfokuskan pada hasil, memperjelas peran dan tanggung jawab, diorganisasikan dengan baik, dibangun atas kekuatan individu, saling mendukung kepemimpinan anggota yang lain, mengembangkan iklim tim, menyelesaikan ketidaksepakatan, berkomunikasi secara terbuka, membuat keputusan secara obyektif, dan mengevaluasi efektifitasnya sendiri. Tahapan pembentukan tim meliputi : forming, norming, storming, dan performing. 3. Konflik terkait dengan persepsi pihak yang bersangkutan yang merasa kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalang-halangi, terlepas dari ada atau tidak ada halangan tersebut. Apabila konflik ini dibiarkan maka akan

29

menghancurkan kemajuan tim, sebaliknya juga dapat mengarah pada pengambilan keputusan yang mantap bila dikelola dengan baik. Ada lima gaya merespon konflik yaitu menghindar, mengakomodasi, menang/kalah, kompromi, dan penyelesaian masalah. 4. Teknik pemecahan konflik terdiri dari enam langkah sebagai berikut : (1) Langkah 1: mengakui adanya konflik., (2) Langkah 2: identifikasi masalah, (3) Langkah 3: dengarkan semua sudut pandang dan kumpulkan fakta, akibat, dan opini, (4) Langkah 4: lakukan pengkajian penyelesaian masalah, (5) Langkah 5: dapatkan kesepakatan untuk menemukan solusi, dan (6) Langkah 6: jadwalkan sesi tindak lanjut untuk mengkaji.

F. Evaluasi Petunjuk : Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas 1. Jelaskan pengertian tim. 2. Jelaskan unsur-unsur tim dan tahapan pembentukan tim. 3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan konflik dan respon apa saja yang mungkin timbul terhadap konflik. 4. Jelaskan teknik penyelesaian konflik.

30

BAB VI NILAI-NILAI, NORMA DAN KOMITMEN BELAJAR

A. Nilai Nilai dan Norma (Values and Norms) : Guna menemukan nilai yang mempunyai kesesuaian dengan pribadi seseorang (peserta diklat) dalam belajar bersama, diberikan tugas perseorangan dan tugas kelompok yaitu : 1. Memilih sejumlah nilai pada lembar himpunan nilai yang diberikan yang sangat terpaut dengan kesesuaian pribadi peserta dalam belajar bersama; 2. Pilihan nilai pribadi didiskusikan dalam kelompok dan selanjutnya disarikan untuk dipilih sejumlah nilai tertentu untuk dijadikan Norma Belajar Bersama.

B. Komitmen Belajar (Learning Commitment): Komitmen menerapkan nilai belajar bersama yaitu norma belajar bersama yang telah dibangun merupakan perwujudan komitmen belajar. Tindakan lebih lanjut dalam upaya membangun komitmen belajar, maka peserta ditugaskan untuk membuat Jurnal Harian atas proses pembelajaran yang telah diberikan setiap hari, yaitu peserta diminta memberikan catatan, ungkapan dan kesimpulan dengan membuat rangkuman atas pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut : 1. Kejadian apa saja yang dialami dan diamati selama proses pembelajaran; 2. Apa saja yang dirasakan atau bagaimana perasaan peserta selama mengikuti pembelajaran; 3. Pengalaman baru yang mempunyai kesan mendalam; 4. Kesan manfaat belajar apa yang dapat diperoleh yang berpengaruh bagi karier anda ke depan; 5. Manfaat apa yang mungkin dapat diterapkan dalam pertumbuhan atau perkembangan organisasi peserta.

C. Rangkuman 1. Nilai-nilai pribadi peserta diklat selanjutnya diformulasi menjadi norma kelas yang disepakati. Langkahnya yaitu peserta memilih nilai pribadi yang tersaji

31

dan dianggap paling sesuai, selanjutnya didiskusikan dalam kelompok untuk disarikan menjadi norma kelas dalam pembelajaran. 2. Norma belajar bersama yang telah dibangun merupakan perwujudan komitmen belajar yang ditindaklanjuti dengan berbagai kegiatan.

D. Evaluasi Petunjuk : Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan norma kelas dan langkah

pembentukannya. 2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan komitmen belajar dan apa saja kegiatan yang merupakan tindak lanjutnya.

32

DAFTAR PUSTAKA

Chang, Richard Y. 1999. Membangun Tim yang Dinamis. Jakarta : PT. Gramedia. --------------, 1999. Sukses melalui Kerja Sama TIM. Jakarta : PT. Gramedia. Maddux, Robert B. 2001. Team Building, Terampil Membangun Tim Handal, Edisi ke-dua, penterjemah Kristiyabudi P. Hananto, Surabaya : PT. Erlangga. Pranoto, Juni dan Wahyu Suprapti, 2000. Pengembangan Potensi Diri. Modul SPAMA, Jakarta : Lembaga Administrasi Negara. --------------, 2000. Leadership Laboratory. Bahan Ajar Diklat SPAMA, Jakarta : Lembaga Administrasi Negara. Suprapti, Wahyu, 2006. Membangun Kerjasama Tim. Modul Prajabatan Golongan III. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara.

OBSERVASI LAPANGAN

Disusun Oleh : HERU PURNAMA, S.Kom, MAP ZAINURI, S.Pd, MSi

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR.. i DAFTAR ISI. ii BAB I PENDAHULUAN.. A. Latar Belakang... B. Deskripsi Singkat... C. Hasil Belajar....... D. Indikator Hasil Belajar. E. Materi Pokok.. 1 1 2 2 2 2

F. Manfaat 2 BAB II PENJELASAN UMUM MEKANISME OBSERVASI LAPANGAN... A. Obyek dan Materi.. 3 3

B. Organisasi 3 C. Jadwal Kegiatan..... BAB III PELAKSANAAN PENGUMPULAN DATA. A. Metode Pengumpulan Data... B. Latihan.... 4 5 5 6

C. Rangkuman. 6 BAB IV PENCATATAN INFORMASI. 7

A. Pengumpulan Data. 7 B. Jenis-jenis Data.. C. Latihan D. Rangkuman BAB V PELAPORAN DAN PRESENTASI.. A. Penyusunan Laporan. B. Presentasi.... C. Latihan D. Rangkuman BAB VI PENUTUP. A. Kesimpulan. DAFTAR PUSTAKA.. 7 8 8 9 9 0 11 11 12 12 13

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Observasi Lapangan (OL) merupakan bagian integral dari program Diklat Kearsipan, yang merupakan penerapannya melalui upaya mencocokkan antara teori yang di peroleh di kelas, pengalaman peserta di tempat tugas masing masing dan kenyataan yang diamati di tempat observasi lapangan (praktek kerja lapangan). Melalui observasi lapangan peserta akan dapat melihat sejauh mana pengetahuan yang diperoleh di kelas dapat diterapkan/diimplementasikan dalam pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan serta pelayanan publik baik di lokus maupun di unit kerja asal peserta. Dengan demikian peserta akan menjadi terlatih untuk mengamati lingkungan dan mengasah menemukan ketajaman serta kemampuan melakukan identifikasi, analisis dan mampu pokok masalah dan kemudian menetapkan/merumuskan solusi

penanggulangannya. Adapun kompetensi yang dipersyaratkan bagi pengelola kearsipan yaitu antara lain memiliki kemampuan menyusun strategi perencanaan program di bidang administrasi sesuai dengan prinsip-prinsip kearsipan. Sehingga kegiatan observasi lapangan akan menjadi suatu sarana latihan mengembangkan dan meningkatkan wawasan. Peserta sebagai unsur aparatur negara dan abdi masyarakat senantiasa dituntut untuk memiliki kemampuan yang professional jujur, adil, beretika dan bertanggungjawab dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Hal ini sangat ditentukan oleh tingkat intelegensia, pengetahuan, kemampuan kerjasama serta pemahaman terhadap tugas dan fungsi unit organisasinya. Oleh karena itu hasil laporan observasi lapangan dari peserta perlu dituangkan dalam suatu laporan. Penyusunan laporan ini dilakukan baik secara perorangan maupun bersama dalam kelompok melalui kegiatan Group Decision Making.

B. Deskripsi Singkat Dalam modul ini dibahas tentang metode dan instrument pengumpulan data, pelaksanaan pengumpulan data, analisis data dan penyusunan laporan observasi lapanagan

C. Hasil Belajar Setelah mengikuti proses pembelajaran Observasi Lapangan ini, peserta mampu

memahami, menjelaskan dan menerapkan data/informasi dan masalah pelayanan public di bidang kearsipan untuk dianalisis dan dicari cara pemecahannya di instansi yang dikunjungi.

D. Indikator Hasil Belajar : 1. Peserta diklat mampu mengeksplorasi pengelolaan arsip; 2. Peserta diklat mampu menerapkan pengelolaan arsip di instansi masing-masing;

E. Materi Pokok : 1. Penjelasan Umum Mekanisme Observasi Lapangan. 2. Pelaksanaan Pengumpulan Data (Kunjungan Lapangan). 3. Pencatatan Informasi. 4. Pelaporan dan Presentasi .

F. Manfaat Berbekal hasil belajar Observasi Lapangan ini, peserta diklat kearsipan diharapkan memperoleh pengalaman dan gambaran nyata tentang : 1. Pengelolaan arsip ; 2. Pelaksanaan dan penataan arsip; 3. Penerapan Hasil Pengamatan guna peningkatan administrasi kearsipan dengan baik dan benar di instansinya.

BAB II PENJELASAN UMUM MEKANISME OBSERVASI LAPANGAN

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu memahami mekanisme observasi lapangan.

A. Obyek dan Materi 1. Obyek Obyek observasi lapangan adalah unit kerja ( instansi, Pemerintah, BUMD, Perusahaan , Swasta maupun organisasi lain) yang di dalam gerak opersionalnya dapat dijadikan obyek pengamatan, obyek pembanding dan bermanfaat bagi seluruh maupun sebagian peserta dan penyelenggara dalam upaya meningkatkan kinerja pengelolaan arsip di tempat utgas masing-masing. Unit kerja seperti diatas dapat dijadikan obyek observasi lapangan dan dapat disesuaikan dengan jumlah kelompok peserta ang dibentuk dan atas dasar kesepakatan antara penyelenggara dengan pimpinan unit kerja yang di kunjungi.

2. Materi Observasi lapangan pada dasarnya dilakukan untuk memberikan

pemahaman pengelolaan arsip yang nyata dilaksanakan oleh Instansi, termasuk di dalamnya adalah komitmen dan prosedur kerja yang ada di lokus. Materidigali dari ceramah, pengamatan, dan diskusi serta literature. Dalam pelaksanaan observasi lapangan perlu ditetapkan focus masalah dari aspek perencanaan, pengelolaan, pelaksanaan, sarana dan prasarana, pengawasan dll yang dianggap aspek mempengeruhi manajemen kearsipan.

B. Organisasi 1. Peserta Observasi lapangan peserta dibagi ke dalam kelompok kecil dengan jumlah 5 - 6 orang tergantung keperluan penyelenggaraan diklat, dengan keperluan
3

kelompok minimal terdiri dari : Ketua, Sekretaris, Penyaji. Kepengurusan ini dapat disesuaikan dengan keperluan nyata pada waktu penentuan masalah yang ingin diamati pada lokus.

2. Penyelenggaraan. Penyelenggaraan diklat kearsipan dimaksud untuk menambah kompetensi bidang pada peserta, di dalam pelaksanaan observasi lapangan pimpinan rombongan oleh instansi penyelenggara dengan dibantu oleh staf administrasi dan teknis yang berfungsi untuk memfasilitasi pelaksanaan observasi lapangan

C. Jadual Kegiatan Untuk kelancaran pelaksanaan observasi lapangan, perlu dilakukan persiapan yang terkoordinasi antara penyelenggara, widyaiswara/ pembimbing dan peserta serta unit kerja yang akan dijadikan lokus pembelajaran observasi lapangan. Kegiatan observasi lapangan suapaya mendapat hasil yang maksimal maka dilakukan beberapa kegiatan persiapan yaitu : 1. Pembahasan rencana observasi lapangan dengan penyelenggara diklat, pembimbing dan peserta : 2. 3. 4. 5. Penyelesaian administrasi keperluan observasi lapangan Penjajakan lokus oleh penyelenggara diklat ; Pembagian kelompok ; Penyiapan dan penyusunan daftar pertanyaan. Kegiatan observasi lapangan yang dilakukan satu hari diharapkan dapat memberikan gambaran manfaat yang besar dan dapat disajikan untuk menyusunan laporan dan presentasi.

BAB III PELAKSANAAN PENGUMPULAN DATA ( KUNJUNGAN LAPANGAN )

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu memahami metode dan instrumen pengumpulan data, guna penyusunan laporan observasi lapangan.

A. Metode Pengumpulan Data Metode atau cara adalah pengetahuan tentang cara-cara (Science of methods). Dalam konteks observasi lapangan ini metode adalah totalitas cara untuk melakukan pengamatan guna menemukan kebenaran sesuai teori (science). Kegiatan observasi lapangan dimaksudkan adalah untuk melakukan pengamatan secara langsung yang didasari oleh kebenaran ilmiah. Adapun kegiatan pengamatan dilakukan guna menggali dan mengumpulkan data yang menjadi kebutuhan dan relevan sesuai dengan topik kajian pengembangan kearsipan. Instrumen adalah alat untuk mengumpulkan data. Instrumen mudah dibayangkan bila apa yang diukur jelas (tangible). 1. Mempelajari dan mengkaji dokumen-dokumen yang relevan dengan topik bahasan; 2. Mengikuti ceramah yang berisikan keberhasilan atau kebijakan dari pejabat yang bertanggungjawab terhadap keberhasilan pengelolaan administrasi kearsipan di tempat obyek observasi lapangan; 3. Melakukan diskusi hasil pengumpulan data. Adapun instrument yang umum di persiapkan adalah sebagai berikut : 1. Kuesioner. 2. Pedoman wawancara. 3. Pedoman observasi lapangan. Langkah-langkah yang harus dicermati adalah : 1. Ceramah Pejabat di Lokus OL berkaitan dengan kebijakan pengelolaan Kearsipan; 2. Program kearsipan dapat dilihat dari beberapa aspek kelembagaan, ketatalaksanaan maupun sumber daya manusia.
5

3. Menyusun instrumen berkaitan dengan indikator keberhasilan; 4. Melakukan wawancara untuk mendapatkan data/informasi dan memperdalam instrumen yang telah disampaikan; 5. Melakukan pengolahan data/informasi sebagai bahan diskusi/kompilasi hasil penjajakan; 6. Menyusun laporan hasil observasi lapangan.

C. Latihan 1. Dalam membuat instrumen OL, apa yang sebaiknya harus dicermati sebagai langkah awal? Jelaskan! 2. Ceramah adalah salah satu metode dalam kegiatan OL, apa saja yang harus dicermati pada saat pimpinan Instansi/Daerah berbicara? 3. Dalam penyusunan kuesioner, bentuk-bentuk apa saja yang Saudara ketahui?

D. Rangkuman Metode sebagai bentuk atau cara yang dapat digunakan dalam kegiatan pembelajaran adalah dengan melakukan pengamatan guna menemukan kebenaran sesuai teori. Suatu metode dapat diterapkan berkaitan dengan kegiatan pengumpulan data/informasi yang menjadi kebutuhan dan relevan sesuai dengan topik kajian dengan persiapan. Selanjutnya dengan menggunakan instrumen dalam bentuk kuesioner, pedoman wawancara, dan pedoman observasi lapangan.

BAB IV. PENCATATAN INFORMASI

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu melakukan pengumpulan data/informasi, guna penyusunan laporan observasi lapangan

A. Pengumpulan Data Pengumpulan data adalah kegiatan yang paling penting dalam melakukan observasi lapangan. Semua kegiatan observasi lapangan yang dilakukan dengan

pengamatan dimaksudkan pengumpulan data, sehingga tanpa data observasi lapangan tidak berguna dan tidak akan memberi hasil kajian. Dengan mempersiapkan instrument pengumpulan data dengan cepat dan terarah dalam pengambilan data maka peserta dapat

dalam waktu singkat. Kegiatan

observasi lapangan satu hari harus dibuat sedemikian rupa sehingga hasil maksimal. Observasi lapangan yang telah mempersiapkan instrument seperti diatas akan menguji instrument sehingga dapat digunakan untuk mencari data dari kegiatan mendengarkan dan pengemetan di lokus . Data yang dimaksud adalah segala sesuatu yang ditemukan dilapangan yang ada relevansinya dengan topik pembahasan yang sudah dicatat (record). Segala sesuatu itu bisa dokumen, sarana dan prasarana, SDM, kebijakan, system dan prosedur (sisdur) dan lain-lain. B. Jenis-jenis Data Agar dapat lebih memahami apa itu data, maka berikut ini disampaikan jenis-jenis data sebagai berikut : 1. Data kuantitatif adalah data yang berbentuk angka-angka; 2. Data kualitatif adalah data yang berbentuk non angka seperti kondisi baik, jelek; 3. Data primer adalah data yang diambil dengan kuesioner yaitu langsung dari sumbernya; 4. Data sekunder adalah data yang telah tersedia biasanya diambil dari dokumen atau informasi;

C. Latihan 1. Apakah kualitas data dapat menunjukkan keberhasilan penyusunan Observasi Lapangan? Jelaskan! 2. Apa saja yang harus dicari dalam sebuah dokumen?

D. Rangkuman Keberhasilan kegiatan observasi lapangan sangat tergantung dari kualitas data yang dihasilkan, apakah menjadi kebutuhan dan relevan dengan topik kajian, mudah untuk melakukan identifikasi masalah, maupun analisis masalah dan jelas untuk menetapkan sebuah solusi dari pembahasan. Ada sembilan jenis data dan mempunyai karakteristik masing-masing.

BAB V PELAPORAN DAN PRESENTASI

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu melakukan analisis sesuai data lapangan yang dihasilkan, guna penyusunan laporan dan membuat presentasi sesuai kegiatan observasi lapangan

A. Penyusunan Laporan Diakhir kegiatan observasi lapangan adalah menyusun laporan observasi disini hasil pembelajaran pada unit kerja secara nyata melaksanakan manajemen kearsipan. Dalam penulisan laporan hasil Observasi Lapangan atau lazim disebut Identifikasi dan Analisis Masalah dan/atau Analisis dan alternative pemecahan masalah. Di bagian ini peserta dituntut untuk mengerahkan segala kemampuan analisisnya dengan menggunakan dasar pemikiran teori yang relevan untuk menganalisis penyebab dari suatu permasalahan dan menghidangkan alternatif-alternatif pemecahan yang tepat. Beberapa pertanyaan perlu dipertimbangkan agar hasil analisis dapat dilakukan secara obyektif, efektif dan efisien antara lain: a. Data dan informasi apa saja yang perlu dilaporkan ? b. Bagaimana dan dengan teknik apa analisis dilakukan ? c. Bagaimana dan dalam bentuk apa data dan informasi yang ada disajikan ? d. Bagaimana kaitan temuan dengan permasalahan dalam topik kajian dan kerangka berpikir observasi lapangan ? Bentuk laporan sistematika adalah : 1. Pendahuluan 2. Isi 3. Penutup

Secara utuh sistematika laporan adalah sebagai berikut : Judul Kata pengantar Daftra isi Bab I Pendahuluan a. Latar belakang b. Perumusan masalah Bab II Gambaran Umum a. Visi dan Misi serta Tupoksi b. Prosedur kerja dalam melaksanakan manajemen arsip c. Penangan arsip di unit kerja yang bersangkutan. Bab III. Analisa dan Pemecahan Masalah a. Identifikasi data dan informasi. b. Analisa data dan hasil temuan. Bab IV Penutup a. Kesimpulan b. Rekomendasi Daftar pustaka Lampiran.

B. Presentasi Setelah membuat laporan yang di susun secara kelompok oleh peserta maka kelompok tersebut menyusun bahan presentasi yaitu memberikan penyajian yang lengkap dimulai dengan menyusun bahan dan kemudahan dalam memaparkan hasil observasi lapangan. Bahan yang dapat dijadikan untuk memaparkan dan penyusunan bahan adalah laporan observasi lapangan yang telah selesai dibuat. Dengan dukungan komputer maka akan mempermudah membuat laporan seperti program power point yang menyediakan fasilitas presentasi.

10

C. Latihan 1. Bagaimanakah cara untuk menyusun laporan data lapangan ? Jelaskan! 2. Setujukah Saudara bahwa instrumen/alat analisis mempunyai kekhususan dan kegunaan masing-masing? Jelaskan!

D. Rangkuman Analisis data lapangan bertujuan untuk mendapatkan ketepatan dan kebenaran dari ata/informasi yang diperoleh. Melakukan analisis berarti melakukan identifikasi permasalahan untuk menyusun laporan yang dapat di buat bahan presentasi

11

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan Setelah menguraikan bahan dari modul ini maka dapat ditarik kesimpulan, yaitu : 1. Dalam melakukan pengamatan pada kegiatan OL, metode yang digunakan dapat menemukan kebenaran sesuai teori; 2. Keberhasilan kegiatan OL sangat tergantung dari kualitas data yang dihasilkan; 3. Penyusunan sebuah laporan OL harus memperhatikan ketepatan dan kebenaran dari data/informasi yang diperoleh melalui hasil analisis; 4. Dalam penyusunan laporan OL harus memperhatikan komposisi tulisan dan obyektivitas sesuai dengan fakta yang didapat sebagai data/informasi.

12

DAFTAR PUSTAKA

H.M. Mansyur dan Titiek Rostiah , Observasi lapangan , Bahan Ajar diklatpim IV, LANRI- Jakarta 2001 Irawan, Prasetya, Dr, M.Sc, Logika dan Prosedur Penelitian,Lembaga Administrasi Negara RI. STIA-LAN Press. Soedjadi, Drs, F.X, MPA. (1995). Organisasi dan Metode, Jakarta: PT. Gunung Agung; Soeparman, Atwi, Prof, DR, M.Sc. Model-Model Pembelajaran Interaktif, Jakarta

13