II.

TEORI 1. METODE ABC

Melaksanakan manajemen operasi di suatu perusahaan berarti menggunakan seluruh sumber daya yang dimiliki perusahaan, antara lain bahan baku untuk diubah menjadi barang jadi yang bisa bermanfaat. Untuk dapat mengelola persediaan bahan baku agar dapat memenuhi kebutuhan jumlah bahan baku pada waktu yang tepat, serta jumlah biaya yang rendah, maka diperlukan suatu sistem pengendalian persediaan yang baik diperusahaan. Mengendalikan persediaan yang tepat bukanlah hal mudah. Apabila jumlah persediaan terlalu besar mengakibatkan meningkatnya biaya penyimpanan, dan resiko kerusakan baramg lebih besar, namun apabila persediaan terlalu sedikit mangakibatkan resiko terjadinya kekurangan persediaan. Assauri (1993) menyebutkan bahwa pengendalian persediaan bahan baku oleh perusahaan mempunyai tujuan untuk (1) menghindari agar jangan sampai terjadi kehabisan bahan baku pada perusahaan, sehingga proses produksi dapat terus berjalan, (2) menghindari pemesanan bahan baku yang berlebih, dan (3) menghindari pembelian bahan dalam kuantitas kecil dengan frekuensi pemesanan yang sering, sehingga biaya pemesanan menjadi tinggi (Assauri, 1993). Pengendalian persediaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain dengan menggunakan analisis nilai persediaan. Dalam analisis ini, persediaan dibedakan berdasarkan nilai investasi yang terpakai dalam satu periode. Biasanya, persediaan dibedakan dalam tiga kelas, yaitu A, B, dan C sehingga analisis ini dikenal sebagai klasifikasi ABC. Analisis ABC diperkenalkan oleh HF Dickie pada tahun 1950-an (Herjanto, 2007). Analisis ABC disebut juga sebagai analisis Pareto atau hukum Pareto 80/20 adalah salah satu metode yang digunakan dalam manajemen logistik untuk membagi kelompok barang menjadi tiga yaitu A, B dan C. Kelompok A merupakan barang dengan jumlah item sekitar 20% tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari nilai investasi total, kelompok B merupakan barang dengan jumlah item sekitar 30% tapi mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari nilai investasi total, sedangkan kelompok C merupakan barang dengan jumlah item sekitar 50% tapi mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari nilai investasi total. Dengan pengelompokan tersebut maka cara pengelolaan masing-masing akan lebih mudah, sehingga perencanaan, pengendalian fisik, keandalan pemasok dan pengurangan besar stok pengaman

dapat menjadi lebih baik (Wong, 2004). Aturan ini akan membantu seseorang untuk bekerja lebih fokus pada elemen-elemen yang bernilai tinggi (grup A) dan memberikan kontrol yg secukupnya untuk elemen-elemen yg bernilai rendah (B dan C). Prinsip ABC ini bisa digunakan dalam pengelolaan pembelian, inventori, penjualan, dokumen, asset, dan lain-lain. Analisis berbagai jenis barang/item yang memiliki berbagai kepentingan dan harus ditangani atau dikontrol secara berbeda. Ini adalah bentuk analisis Pareto di mana barang-barang (seperti kegiatan, pelanggan, dokumen, persediaan barang, penjualan wilayah) dikelompokkan menjadi tiga kategori (A, B, dan C) dalam rangka kepentingan ini item tersebut diperkirakan. 'Item A' adalah sangat penting, 'item B' yang penting, 'item C' yang sedikit penting (Admin, 2009). Pada bidang Inventory, pendekatan Hukum Pareto ini menjelaskan : 20 % dari produk yang dihasilkan perusahaan menghasilkan 80% pendapatan bagi perusahaan. Ketika ditelaah lebih ke dalam, fakta bisa 10% produk menghasilkan 70% penjualan dan ini diklasifikasikan ke A. Kemudian 80% dari jumlah produk menghasilkan 20% penjualan (masuk kelompok C) dan 10% dari jumlah produk menghasilkan 10% penjualan (masuk kelompok B) (Admin, 2009). Padahal dari segi biaya pergudangan dan administrasi yang ditimbulkannya, bisa terjadi kelompok C menimbulkan biaya 80%, karena terlalu banyak penumpukan, retur, dan administrasi yang bolak-balik. Di sini hasil dari ABC analysis memberikan rekomendasi tindakan untuk meminimumkan resiko pergudangan dan pada saat yang sama meningkatkan fokus pada produk-produk kriteria A dan B (Admin, 2009). Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolan secara ketat, dibandingkan kelompok B yang kurang kritis, sedangkan kelompok C mempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan. Terhadap persediaan di IFRS maka yang dimaksud kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal, maka harus dikendalikan secara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan monitoring secara terus menerus. Oleh karena itu disimpan secara rapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit atau tidak ada sama sekali shingga tidak ada dalam penyimpanan. Sedangkan pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat kelompok A. Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan sekali. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya. Pengendalian obat untuk

kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat (Shofari, 2007). Tabel Pengendalian Barang Berdasar Analisis ABC

(Shofari, 2007) Prinsip ABC ini dapat diterapkan dalam pengelolaan pembelian, inventori, penjualan dan sebagainya. Dalam organisasi penjualan, analisis ini dapat memberikan informasi terhadap produk-produk utama yang memberikan revenue terbesar bagi perusahaan. Pihak manajemen dapat meneruskan konsentrasi terhadap produk ini, sambil mencari strategi untuk mendongkrak penjualan kelompok B (Mohanta, 2005). 2. METODE VEN Analisa juga dapat dilakukan dengan metode VEN (Vital, Esensialdan Non Esensial) untuk koreksi terhadap aspek terapi, yaitu dengan menggolongkan obat kedalam tiga kategori. Kategori V atau vital yaitu obat yang harus ada yang diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan, kategori E atau essensial yaitu obat yang terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit atau mengurangi pasienan, kategori N atau non essensial yaitu meliputi berbagai

macam obat yang digunakan untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri,obat yang diragukan manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis (Quick,1997). Analisis VEN merupakan analisa yang digunakan untuk menetapkan prioritas pembelian obat serta menentukan tingkat stok yang aman dan harga penjualan obat (Syifa,2011). Kategori dari obat-obat VEN yaitu: a. V (Vital) Merupakan obat-obat yang harus ada, yang diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan, masuk dalam kategori potensial life saving drug, mempunyai efek samping withdrawl secara signifikan (pemberian harus secara teratur dan penghentiannya tidak tiba-tiba) atau sangat penting dalam penyediaan pelayanan kesehatan. Kriteria nilai kritis obat ini adalah kelompok obat yang sangat essensial atau vital untuk memperpanjang hidup, untuk mengatasi penyakit penyebab kematian ataupun untuk pelayanan pokok kesehatan. Pada obat kelompok ini tidak boleh terjadi kekosongan (Quick,1997). Kelompok obat yang vital antara lain : obat penyelamat, obat untuk pelayanaan kesehatan pokok, obat untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar (Syifa,2011). b. E (Essensial) Merupakan obat-obat yang efektif untuk mengurangi rasa kesakitan, namun sangat signifikan untuk bermacam-macam penyakit tetapi tidak vital secara absolut, hanya untuk penyediaan sistem dasar. Kelompok E adalah kelompok obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit (Syifa,2011). Kriteria nilai kritis obat ini adalah obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit dan yang banyak digunakan dalam pengobatan penyakit terbanyak. Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolelir kurang dari 48 jam (Quick,1997). c. N (Non Essensial) Merupakan obat-obat yang digunakan untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri dan obat yang diragukan manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis. Kelompok N adalah kelompok obat penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan (Syifa,2011). Kriteria nilai krisis obat ini adalah obat penunjang agar tindakan atau pengobatan menjadi lebih baik, untuk

kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan. Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolerir lebih dari 48 jam (Quick,1997). Langkah-langkah menentukan VEN : menyusun kriteria menentukan VEN, menyediakan data pola penyakit, dan merujuk pada pedoman pengobatan. Pemantauan status pesanan dilakukan berdasarkan system VEN dengan memperhatikan nama obat, satuan kemasan, jumlah obat diadakan, obat yang sudah dan belum diterima (syifa,2011) III. 1. CONTOH KASUS METODE ABC

Diperoleh data penjualan obat antibiotic selama periode bulan Juni 2007 dan Februari 2008 dari bagian pelayanan resep Instalasi Farmasi RS DARUL ISTIQOMAH, sebagai berikut: No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Antibiotik Cefotaxim inj Cefat cap Amoxan 500 Farmoxyl 500 Opimox 500 Cefadroxyl 500 Rifampicin 600 Ciprofloxacin 500 TB Vit Rifampicin 450 Amoxicillin 500 Meprotin Forte Colsancetin Trogyl inj Pyrazinamid 500 Jumlah 240 250 200 500 400 300 300 700 500 300 400 200 200 200 200 Harga 15.000 8.000 2.700 1.000 1.000 1.300 1.000 350 440 600 350 700 440 400 300

Akan diadakan perencanaan obat antibiotic di Instalasi Farmasi RS tersebut. Tentukan pengelompokan antibiotic berdasarkan kebutuhan dananya dengan analisis ABC! Kelas A 15-20% dari total seluruh barang, tetapi merepresentasikan 75-80% dari total nilai uang : Cefotaxim inj, Cefat cap Kelas B : Meprotin Forte, Amoxicillin 500, Rifampicin 450, TB Vit, Ciprofloxacin 500, Rifampicin 600, Amoxan 500, Farmoxyl 500, Opimox 500, Cefadroxyl 500

Kelas C : Colsancetin, Trogyl inj, Pyrazinamid 500

2.

METODE VEN

Dalam kasus penggolongan obat dengan analisis VEN dapat digunakan : 1. Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia. Obat-obatan yang perlu ditambah atau dikurangi dapat didasarkan atas pengelompokkan obat menurut VEN.
2. Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok V agar diusahakan

tidak terjadi kekosongan obat. Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan lebih dahulu kriteria penentuan VEN. Kriteria sebaiknya disusun oleh suatu Tim. Dalam menentukan kriteria perlu dipertimbangkan kondisi dan kebutuhan masing-masing wilayah. Kriteria yang disusun dapat mencakup berbagai aspek antara lain; klinis, konsumsi, target kondisi dan biaya (Depkes RI, 2008) Vital: Item tanpa pengobatan yang terhenti: yaitu non-ketersediaan obat tidak dapat ditoleransi. Tidak adanya obat tersebut, dapat menyebabkan penghentian produksi. Contoh : obat jantung Esensial: item yang non ketersediaan dapat ditoleransi selama 2-3 hari, karena barang serupa atau alternatif yang tersedia. Contoh : antibiotik Non-esensial: Item yang non ketersediaan dapat ditoleransi untuk jangka panjang. Tidak tersedianya obat tersebut bahkan untuk seminggu, tidak akan menyebabkan produksi terhenti. Contoh : Vitamin, suplemen (Nursing Management, 2011). Analisis VEN dapat juga dikombinasi dengan ABC Analisa kombinasi metode ABC dan VEN digunakan untuk melakukan pendekatan mana yang paling bermanfaat dalam efisiensi atau penyesuaian dana. ABC- VEN yaitu merupakan analisis yang menggabungkan analisis ABC dan VEN ke dalam suatu matriks sehingga analisis menjadi lebih tajam. Matriks dapat dibuat seperti berikut :

V E

A VA EA

B VB EB

C VC EC

NA

NB

NC

Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat. Mekanismenya adalah sebagai berikut: Obat yang masuk kategori Jenis barang yang bersifat Vital (VA, VB, VC) merupakan pilihan utama untuk dibeli atau memerlukan perhatian khusus. NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan xobat yang masuk kategori NA menjadi prioritas berikutnya. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yangtersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya. Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC, NB, NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC, EB dan EA (Maimun, 2008). Hasil analisis ABC dan VEN dapat digunakan dalam menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi misalnya dalam pengelolaan stok, penetapan harga satuan obat, penetapan jadwal pengiriman, pengawasan stok, dan monitoring umur pakai obat (Depkes RI, 2008). Contoh, pada College Hospital, Ngapur. Kasus : Untuk melakukan analisis ekonomi pengeluaran obat dalam Medis Pemerintah College Hospital, Nagpur dan untuk mengidentifikasi kategori obat yang memerlukan manajemen yang terkontrol ketat. Metode : Matriks dirumuskan dengan menggabungkan ABC dan Ved analisis untuk mengembangkan sebuah sistem manajemen, yang dapat digunakan untuk prioritas. A Persenta se 9837465. 30.3 0 8792022. 27.1 0 3747634. 11.6 0 2237712 69.0 1.0 Biaya Biaya 234293 3.0 2657.67 8 1038.43 6 6039.04 7 B Persenta se 7.2 9.1 4.5 20.8 Total Biaya Persenta Biaya Persenta se se 912199. 2.8 1309259 40.4 0 7.0 120356 3.7 1294810 39.9 8.0 8.0 117970 3.6 6382390. 19.7 1.8 8 329546 10.2 3242309 100.0 8.8 5.8 C

Kateg ori V E N Total

Dari kombinasi yang dihasilkan, diprioritaskan dua kategori untuk mengarahkan pemantauan pengawasan. Kategori I adalah kelompok prioritas tinggi, membutuhkan lebih besar perhatian, terdiri dari AV, AE, AD, BV, dan BE kelompok obat-obatan. Kategori II prioritas manajemen yang lebih rendah merupakan obat milik BD, CV, CE dan kelompok CD obat. Sedangkan abjad pertama menunjukkan tempatnya dalam analisis ABC yang kedua singkatan tempatnya dalam analisis Ved. Hasil : Pengeluaran obat tahunan ditemukan menjadi hanya 11,59% dari anggaran rumah sakit total. Pembagian persediaan obat menjadi dua kategori prioritas mengakibatkan identifikasi prioritas untuk kontrol ketat. Biaya persentase masing-masing obat membantu dalam menentukan kuantitas pesanan ekonomi dan jadwal penempatan pesanan pembelian untuk obat bernilai tinggi tetapi rendah kekritisan. Menggunakan indeks inflasi biaya, diamati bahwa kenaikan terang-terangan terlihat pada pengeluaran obat tahunan hanya 2,84% ketika inflasi faktor berbasis pengeluaran berasal. (Thawani et al., 2004) Contoh untuk model coupling matrix untuk peralatan antara kekritisan dan biaya
dalam manajemen peralatan

V Defibrillator 1 Ventilator 4 Oxygen regulator 7

E X-ray machine 2 Electric cautery 5 Patient trolley 8

D Air- curtains 3 Ultrasonic wash machine 6 Electronic BP machine 9

Sel 1 berisi item biaya vital dan tinggi seperti defibrilator. Harus dicatat bahwa seorang manajer bahan harus secara komprehensif mengawasi kategori 1 item karena mungkin merupakan satu biaya rendah tetapi sangat penting untuk perawatan pasien. (Regulator oksigen) Kategori I item: item ini adalah yang paling penting dan memerlukan kontrol oleh administrator sendiri. Kategori II item barang-barang yang penting intermediate dan harus di bawah kontrol dari

petugas yang bertanggung jawab atas toko. Kategori III item: item ini sangat penting paling tidak yang dapat dibiarkan di bawah kendali penjaga toko. Pengelompokan dasarnya akan tergantung pada strategi manajemen dan lingkungan berfungsi. Namun teknik ini sederhana dapat efektif dalam sistem bahan manajemen. Produk dengan kekritisan tinggi (V), tetapi diperlukan dalam jumlah kecil (A) harus menerima prioritas tertinggi. Produk dengan kekritisan rendah (D) dan yang dibutuhkan dalam jumlah besar harus mendapat prioritas paling sedikit. (Nursing Management, 2011)

DAFTAR PUSTAKA

Admin.

2009.

ABC

Analisis

dan

Prinsip

Pareto.

Available

online

at

http://goongbusiness.com/in/article-bebas/163-abc-analisis-dan-prinsip-pareto.html Assauri, Sofjan. 1993. Manajemen Produksi dan Operasi Edisi 4. Fakultas Ekonomi UI. Jakarta. Depkes RI. 2008. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Departemen Kesehatan RI. Jakarta. Herjanto, Eddy. 2007. Manajemen Operasi. Grafindo. Maimun, Ali. 2008. Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi Metode Konsumsi dengan Analisis ABC dan Reorder point terhadap Nilai Persediaan dan Turn Over Ratio di Instalasi Farmasi RS Darul Istiqomah Kaliwungu Kendal (Tesis). Universitas Diponegoro. Semarang. Mohanta, GP, Manna P, K Manavalan, Madhusudhan. 2005. ABC Analysis A Powerful Tool in Medicine Management. Available online at http://www.phormabiz.com/article/detnews.asp?articleid=268798&sectioned=46. Nursing Management. 2011. ABC, VED, HML Analysis in Material Management. Available online at : http://currentnursing.com/nursing_management/material_management_ABC_VED_HML _analysis.html [Dikses tanggal 6 Juni 2012]

Shofari, B, Wardani, RS. 2007. Teknik Pengambilan Keputusan Kuantitatif. MIKM Program Pasca Sarjana Universitas Diponegoro. Semarang. Syifa. 2011. 2012) Quick dkk, J.D., Hume, M.L., Rankin, J.R.,OConnor, R.W., 1997, Managing Drug Supply, Management Sciences for Health, 7th printing, Boston, Massachussets Analisis ABC dan Analisis VEN. Available online at rahma-el-

syifa.blogspot.com/2011/.../analisis-abc-dan-analisis-ven.html (Diakses tanggal 4 Juni

Thawani, V. R., A. V. Turankar, S. D. Sontakke, S. V. Pimpalkhute, G. N. Dakhale, K. S. Jaiswal, K. J. Gharpure, S. D. Dharmadhikari. 2004. Economic Analysis of Drug

Expenditure in Governent Medical College Hospital, Ngapur. Indian J Pharmacol 36(1):15-19 Wong, C. 2004. Using ABC Analysis for Inventory Control. Available online at http://www.apics-cjer.org/newsletter/jan04APICSNewsletter.pdf.