Menampilkan Kolom Totals pada Datasheet Access 2007

Tutorial kali ini menjelaskan bagaimana menggunakan Totals untuk menghitung jumlah record dalam datasheet. Totals merupakan fitur baru dari Microsoft Office Access 2007 di mana pada versi sebelumnya anda harus menggunakan rumus atau Expression untuk menghitung jumlah baris. Sekarang anda dapat melakukannya hanya dengan mengklik toolbar yang ada pada Ribbon. Ketikan anda menampilkan Totals, anda bisa memilih fungsi yang disediakan sesuai dengan type data, misalnya Count, Sum, Average, Min, atau Max dari menu dropdown. 1. Buka Tabel atau Query dalam tampilan datasheet.

2. Pada tab Home, di group Record, klik Totals.

3. Akan ditambahkan baris Totals pada akhir record.

Anda bisa mengubah fungsi untuk setiap kolom dengan klik menu dropdown. Fungsi yang disediakan tergantung dari type data yang ada pada kolom. 4. Untuk menyembunyikan baris Total klik sekali lagi toolbar Totals pada tab Home di group Record.

Mengimport Data dari Database Access lain pada Access 2007

Sebelumnya kita telah membahas tentang mengimport data dari lembar kerja Excel, sekarang kita akan membahas mengimport data dari database access lain. Untuk mengimport Table, Query, atau Form langkahnya sama saja.

1. Pada tab External Data, di group Import, klik Access.

2. Pada kotak dialog Get External Data - Access Database, cari di mana database access yang ingin anda import dengan klik Browse. Kemudian klik OK.

3. Pada kotak dialog Import Object, pilih Tables, Queries, Forms atau Reports yang ingin diimport. Select All untuk memilih semuanya Deselect All untuk tidak memilih satupun Untuk memilih acak klik yang ingin dipilih sambil menekan Ctrl. Kemudian klik OK.

4. Anda bisa menyimpan Import Steps untuk mempermudah nantinya anda mengambil data pada database tersebut tanpa anda mengulang dari langkah pertama. Centang pada Save import step, beri nama kemudian klik Save Import.

Jika ingin mengimport table data lainnya dari database itu lagi anda tinggal klik pada tab External Data, pada group Import pilih Saved Import.

Menambahkan Datasheet pada Form pada Access 2007

Datasheet adalah tampilan sederhana dari data yang sisajikan dalam bentuk table dengan kolom dan baris. Jika anda double klik table yang ada pada navigation pane, maka akan muncul data pada table yang ditampilkan dalam datasheet view. Datasheet pada form biasanya dipakai untuk data yang mempunyai relasi one to many. Misalnya barang dan jenis barang, atau barang dan detail barang yang terjual. Tutorial kali ini akan membahas bagaimana menambahkan datasheet pada form. Untuk membuat form yang berisi datasheet sebenarnya kita bisa lakukan dengan Form Tool atau dengan menambahkan datasheet ke form dengan Subform/Subreport Control. Untuk mempermudah penerapan tutorial ini, download terlebih dahulu databasenya di sini.

1. Pada tab Create, di group Forms, pilih Form Design.

2. Pada tab Design, di group Tools, klik Add Existing Fields Field List.

untuk memunculkan

3. Masukkan field kode_brg dan nama dari tabel barang.

4. Pada tab Design, di group Controls, klik Subform/Subreport

5. Kemudian tambahkan pada form. Pastikan Use Control Wizard menyala, sehingga muncul dialog Subform Wizard.

dalam keadaan

Pilih Use existing Tables or Queries karena kita ingin menambahkan datasheet. Kemudian klik Next.

6. Pilih Table Barang, masukkan semua field dengan klik tanda >>. Kemudian klik Next

7. Pilih opsi Choose from a list, kemudian pada list pilih None. Sehingga semua data barang akan ditampilkan. Kemudian klik Next.

8. Beri nama subform misalnya Sub Barang. Kemudian klik Finish.

9. Bila Form dijalankan hasilnya akan seperti berikut:

10. Kembali ke tampilan Design View. Sekarang kita tambahkan datasheet penjualan yang mana datanya akan difilter sesuai nama barang yang ditampilkan. Tambahkan kembali Subform/Subreport. Seperti langkah sebelumnya pilih Use existing Tables or Queries.

Kemudian klik Next.

Datasourcenya kita ambil dari banyak tabel. Masukkan nota dan tanggal dari tabel penjualan, jumlah dan kodebrg dari table detail, dan nama dari table barang. Kemudian klik Next. 11. Yang berbeda pada bagian ini, pilih opsi Define my own, kemudian pada "Form/report field:" dan "Subform/subreport fields" pilih kodebrg. Kemudian klik Next.

12. Berinama subform, bila dijalankan hasilnya sperti berikut:

Pada sub barang data ditampilkan semua sedangkan pada sub penjualan data hanya ditampilkankan sesuai kode barang yang ada pada form utama. Gunakan tanda panah untuk berpindah ke record lainnya.

Membuat Pivot Chart pada Access 2007

Microsoft Office Accces 2007 menyediakan fasilitas untuk membuat grafik pada form dengan Pivot Chart. Oke, langsung saja, sebelum membuat grafik sudah semestinya kita menyediakan table atau query sebagai data source grafik. Misalnya kita ingin membuat grafik jumlah penjualan tiap barang. Data source adalah query Jumlah Penjualan tiap Barang. Download databasenya di sini atau ikuti langkah berikut untuk membuat querynya.

1. Seperti biasa pada menu Create, di group Other pilih Query Design.

2. Pada kotak dialog Show Table, masukkan tabel barang dan tabel detail.

3. Masukkan field nama barang dari tabel barang dan jml dari tabel detail.

Pada baris total di field jml, ganti group by dengan Sum. Bila baris total belum ada, pada tab Design di group Show/Hide, klik Totals.

4. Simpan Query beri nama misalnya "Query Penjualan Barang".

Hasil akhir Query seperti di bawah:

Sekarang anda baru berangkat menuju pembuatan Pivot Chat. Pembuatan Pivot Chart 1. Pilih data source pada Navigation Pane misalnya Query Jumlah Penjualan Barang.

2. Pada tab Create, di group Forms. pilih PivotChart.

3. Drag field nama ke "Drop Categori Field Here" dan SumOfjml ke dalam grafik seperti gambar di bawah.

Bila Chart Field List belum muncul, pada tab Design di group Show/Hide pilih Field List.

4. Hasilnya seperti ini:

5. Anda bisa mengubah type grafik dengan klik Change Chart Type pada tab Design, di group Type.

Untuk mengatur layout untuk setiap bagian grafik misalnya Title, Categori Axis, atau plot area, klik bagian grafik yang mau diformat, kemudian pada tab Design, di group Tools klik Property Sheet. Akan muncul dialog untuk mengatur bagian yang terpilih.

Untuk memberikan judul pada grafik klik sembarang di luar grafik, kemudian keluarkan Property Sheet. Pada tab General, klik gambar di sebelah kanan Multiple Charts.

Hasil akhir untuk grafik seperti di bawah:

Membuat Update Query pada Access 2007

Update query digunakan untuk menambah, mengubah, atau menghapus data pada satu atau beberapa record. Ingat yang diubah bukan record tapi data yang ada pda record. Bila anda ingin menambah record gunakan Append Query, bila ingin menghapus record gunakan Delete Query, sedangkan bila anda ingin mengubah data pada record gunakan Update Query. Misalkan anda ingin mengubah nama karyawan. 1. Pada tab Create, di group Other, pilih Design Query.

2. Pada kotak dialog Show Table, masukkan table yang ingin diedit datanya. Misalnya tabel karyawan. Masukkan field nama karena kita akan mengubah nama karyawan. Kemudian pada tab Deisgn, di group Query Type, pilih Update Query.

3. Pada kriteria isi dengan "Rian", dan pada Update to isi dengan "Archie". Artinya record dengan nama "Rian' akan diubah menjadi "Archie" .

4. Simpan query, jalankan untuk melihat hasilnya.

Membuat Append Query pada Access 2007

Append query digunakan untuk menambah record dari satu atau beberapa tabel ke satu atau beberapa tabel. Append Query juga bisa digunakan sebagai backup data untuk Delete Query. Delete Query digunakan untuk menghapus record dan Append Query untuk mengembalikan record yang dihapus. Kali ini kita akan membuat backup untuk data penjualan barang yang kurang dari 5000. Pada postingan sebelumnya kita telah mempelajari tentang delete query, jadi sebaiknya anda melihat dulu Membuat Delete Query pada Access 2007 dan download databasenya sebagai contoh latihan.

1. Pada tab Create, di group Other, pilih Query Design.

2. Pada kotak dialog Show Table, masukkan semua table dengan klik add. Masukkan field nota, tanggal dari tabel penjualan, nama dari tabel karyawan, nama, harga dari tabel barang, dan jumlah dari tabel detail dengan cara double klik pada field pada tabel.

3. Tambahkan kolom total penjualan dengan memberikan ekspresi pada field. Letakkan kursor pada field kosong di sebelah harga. Kemudian pada menu Design, di group Query Setup klik Builder.

4. Pada kotak dialog Expression Builder, ketikkan "Total: [barang]![harga]*[detail]![jml]", seperti gambar di bawah.

Total adalah nama field yang ditambahkan [barang]![harga] adalah field harga pada tabel barang [detail]![jml] field jml pada tabel detail. Kemudian klik OK. 5. Pada kolom criteria di field Total isi dengan <5000 artinya kita akan menambahkan record yang totalnya kurang dari 5000.

Untuk melihat hasil sementara atau record yang dihasilkan dari make table query, klik Datasheet View pada tab Design - group Result.

Kembali ke tampilan Design View. Pada tab Home di group View pilih Design View. 6. Pada tab Design, di group Query Type, pilih Append Query.

7. Pilih tabel Rekap Penjualan sebagai table tujuan untuk menambahkan record.

8. Simpan Query, kemudian bila anda menjalankan query akan ada dua pesan hanya untuk memberikan informasi bahwa kita akan menambahkan record baru. Klik OK.

Bila anda menjalankan Append Table Query dua kali maka pada tabel akan ditambahkan record sebanyak dua kali.

Membuat Delete Query pada Access 2007

Delete query digunakan untuk menghapus satu atau beberapa buah record pada tabel. Bila anda menjalankankan delete query penghapusan record tidak akan dapat dibatalkan sehingga anda harus pastikan hasil query sudah tepat sebelum anda menjalankannya. Contoh kali ini kita akan menghapus data penjualan barang yang kurang dari 5000. Di mana tabel yang dihapus adalah tabel dari hasil Make Table Query sehingga bila nantinya anda salah menghapus record anda bisa mengembalikan dengan menjalankan make table query. Bila anda belum tahu cara membuat Make Table Query lihat Membuat Make Table Query pada Access 2007, atau anda download databsenya di sini untuk mempermudah latihan. 1. Pada tab Create, di group Other, pilih Query Design.

2. Pada kotak dialog Show Table, masukkan tabel Rekap Penjualan dengan cara double klik, kemudian klik Close.

3. Masukkan field nota dan Total. Kemudian isikan kriteria <5000 artinya query akan menghapus Total yang kurang dari 5000.

Untuk melihat hasil sementara atau record yang akan dihapus, klik Datasheet View pada tab Design - group Result.

Kembali ke tampilan Design View. Pada tab Home di group View pilih Design View. 4. Pada tab Design di group Query Type, pilih Delete.

5. Simpan query, bila anda menjalankan query maka akan muncul pesan bahwa beberapa record akan dihapus. Pilih Yes.

Table rekap penjualan sebelum query dijalankan

Tabel rekap penjualan setelah query dijalankan

Sekian dulu. . . semoga bermanfaat. . .

Membuat Make Table Query pada Access 2007

Make Table Query adalah sebuah query yang mengambil data dari satu atau banyak tabel, hasilnya akan membuat sebuah tabel baru. Anda bisa menambahkan tabel tersebut ke dalam database yang anda buat atau pada database lain. Anda membuat make table query ketika anda ingin mengkopi atau mengarsipkan data. Misalnya anda ingin membuat rekapan penjualan barang. Download database penjualan di sini untuk mempermudah penerapan Make Table Query. Untuk membuat Make Table Query, pertama-tama adalah membuat Select Query kemudian mengubahnya menjadi make table query. Anda juga bisa menambahkan fungsi atau ekspresi logika untuk membuat tabel sesuai yang diinginkan. Berikut adalah langkah-langkah membuat Query Rekap Penjualan Barang. 1. Pada tab Create, di group Other, klik Query Design.

2. Pada kotak dialog Show Table, double klik tabel sebagai sumber data yaitu barang, karyawan, penjualan, dan detail.

3. Pastikan anda sudah mengatur Relationship pada database, sehingga muncul garis relasi seperti di bawah.

Tambahkan field nota, tanggal dari tabel penjualan, nama dari tabel karyawan, nama, harga dari tabel barang, dan jumlah dari tabel detail dengan cara double klik pada field pada tabel. 4. Untuk mendapat hasil yang lengkap, tambahkan kolom total penjualan dengan memberikan ekspresi pada field. Letakkan kursor pada field kosong di sebelah harga. Kemudian pada menu Design, di group Query Setup klik Builder.

5. Pada kotak dialog Expression Builder, ketikkan "Total: [barang]![harga]*[detail]![jml]", seperti gambar di bawah.

Total adalah nama field yang ditambahkan [barang]![harga] adalah field harga pada tabel barang [detail]![jml] field jml pada tabel detail. Kemudian klik OK Untuk melihat hasil sementara atau record yang dihasilkan dari make table query, klik Datasheet View pada tab Design - group Result.

Kembali ke tampilan Design View. Pada tab Home di group View pilih Design View. 6. Kemudian pada tab Design, di group Query Type pilih Make Table.

7. Beri nama tabel, kemudian klik OK.

Bila anda ingin menaruh table pada database lain, pilih Another Database, kemudian klik Browse untuk mencari database untuk meletakkan table. 8. Simpan Query, kemudian bila anda menjalankan query akan ada dua pesan hanya untuk memberikan informasi bahwa kita akan membuat table baru. Klik OK, pada Navigation pane akan ditambahkan tabel baru.

Bila anda menjalankan Make Table Query dua kali maka tabel yang dihasilkan hanya satu, dan tabel yang sebelumnya akan terhapus.

Mengimport Table dari Excel pada Access 2007

Anda bisa mengambil data yang anda buat dalam Excel ke dalam database Access. Untuk mengambil data dari Excel sebenarnya ada banyak cara yaitu dengan mengcopy dari Excel, mengimport data pada excel kemudian menaruhnya pada tabel baru atau tabel yang sudah ada atau membuat link ke Excel. Tutorial kali ini akan menjelaskan secara detail cara mengimport data dari Microsoft Office Excel. 1. Buka Microsoft Office Excel, kemudian buat tabel seperti di bawah:

Kemudian beri nama range tabel dengan TBarang. Klik di sini jika anda belum tahu cara membuat range name. Kemudian simpan lembar kerja. 2. Buka Microsoft Access, pada menu External Data, di group Import pilih Excel . 3. Akan muncul wizard untuk mengimport data ke excel. Pilih Browse, kemudian cari di mana anda menyimpan lebar kerja Excel. Kemudian klik OK

4. Di sini anda disuruh menentukan range atau lembar kerja yang berisi data yang ingin anda import. Jika anda sudah memberi nama Range pada lembar kerja Excel, pilih Show Named Range, maka akan ditampilkan nama range TBarang. Kemudian Klik Next.

5. Beri centang pada Firs Row Contains Column Headings sehingga baris pertama akan dijadikan heading atau nama field pada Acces. Kemudian klik Next.

6. Anda bisa mengubah nama field, Data Type serta mengatur Index untuk setiap Field atau Heading. Kemudian klik Next.

7. Access akan memberikan pilihan untuk pemberian Primary Key pada Tabel. Let Access add primary key artinya access akan membuatkan field baru pada tabel dan menjadikannya sebagai fiield primary key. Choose my own primary key artinya anda memilih sendiri field yang ingin dijadikan primary key yang ada pada tabel. Jika anda tidak ingin menambahkan primary key, pilih No primary key.

8. Beri nama Tabel kemudian klik Finish.

9. Bila anda ingin menyimpan proses import, beri centang pada Save import steps. Kemudian klik Save Import. Jika tidak klik Close.

10. Bila anda melakukannya dengan benar akan ditambahkan sebuah tabel pada navigation pane.

Sekian semoga bermanfaat....

Menambahkan Form berisi Sub Form pada Access 2007

Ketika anda bekerja dengan banyak table yang berelasi, anda pasti ingin menampilkan data dari beberapa table atau query dalam satu form. Misalnya anda ingin melihat data pemasok, bersamaan dengan itu anda juga ingin melihat detail barang apa saja yang dipasok oleh pemasok tersebut. Sub form merupakan cara yang tepat untuk mengerjakan itu. Main formnya merupakan data pemasok, sedangkan sub formnya adalah data barang.

Sub form bisa dibuat dari data yang mempunyai relasi one to many. One merupakan main form, dan many merupakan subform. Misalkan kita ingin membuat form yang menampilkan vendor hp dan jenis hp. Untuk lebih mudahnya download terlebih dahulu databasenya di sini. 1. Pada tab Create, di group Forms, klik More Forms, kemudian klik Form Wizard.

2. Pada kotak dialog Form Wizard, masukkan Field kodeven dan namaven yang diambil dari tabel vendor, kodehp, tipehp, dan hargahp dari tabel hp. Kemudian klik Next.

3. Pada pilihan "How do you want to view your data?", pilih by vendor. Pilih opsi Form with subform(s) di kanan bawah. Kemudian klik Next.

4. Pada pilihan "What layout would you like for your sub form?", pilih Datasheet, kemudian klik Next.

5. Pilih style yang anda inginkan, kemudian klik Next.

6. Beri nama untuk Form dan Subform, kemudian klik Finish.

Hasilnya seperti tampilan di bawah ini:

Geser tanda panah untuk berpindah ke record berikut atau sebelumnya. 7. Access akan membuatkan dua form yaitu main form dan sub form dengan nama yang sudah anda berikan pada langkah 6. Untuk membuka keduanya buka main form pada Navigation . Bila anda hanya ingin melihat detailnya atau sub formnya. Buka subform pada Navigation Pane.

Membuat Form dengan Split Form pada Access 2007

Split Form merupakan fitur baru dari Access 2007 dimana kita bisa melihat tampilan form dan datasheet sekaligus dalam satu form. Tampilan form terletak pada bagian atas sedangkan Datasheet pada bagian bawahnya. Keduanya saling berhubungan, ketika anda merubah atau menghapus pada salah satu tampilan, baik tampilan form atau tampilan datasheet, maka keduanya aka berubah. Anda bisa memilih data pada datasheet, dan mengedit atau menghapusnya pada tampilan form. Untuk membuat Form menggunakan Split form terlebih dahulu anda sudah mempunyai database yang berisi tabel sebagai data source form. Bila belum klik di sini untuk download contoh Database. 1. Pada Navigation Pane, pilih Table atau Query yang ingin dijadikan data source. Misalnya Tabel hp 2. Pada tab Create, pada group Forms, klik Split Form .

Maka akan dibuatkan Form dalam tampilan Layout View.

Gunakan icon panah untuk berpindah ke record sebelum atau berikutnya.

Menambahkan lookup column pada field pada table Access 2007

Kadang-kadang anda memasukkan data ke sebuah tabel dimana data pada tabel itu berada pada tabel lain dan saling berhubungan. Misalnya anda membuat database yang terdiri dari tabel vendor dan tabel hp dimana keduanya dihubungkan dengan kode vendor. Jika kita ingin memasukkan data kode vendor ke tabel hp, maka kode itu harus sesuai dengan kode vendor pada tabel vendor. Bagaimana caranya anda memasukkan kode vendor tanpa harus mengira-ngira atau bolak balik ke table hp atau tabel vendor. Untuk mengatasi hal tersebut, kita tambahkan lookup column pada field kode vendor pada table

hp. Dengan menambahkan lookup column, pengisian data akan lebih mudah karana ketika kita mengisi data akan disediakan listbox yang berupa field-field yang kita tambahkan melalui lookup column. Contoh field yang telah ditambahkan lookup column.

Untuk memudahkan anda dalam latihan penggunaan lookup column, anda bisa download databasenya di sini. Lookup Column dengan mengetik sendiri valuenya 1. Buka tabel karyawan dalam Design View 2. Pada field jk, klik Data Type, kemudian pilih Lookup Wizard.

3. Pada kotak dialog Lookup Wizard pilih I will type in the value that I want. Kemudian klik Next.

4. Pada Number of columns ketikkan 2. Kemudian isi tabel di bawahnya seperti gambar.

5. Klik next, klik Next lagi, kemudian klik Finish. Simpan perubahan kemudian tampilkan tabel karyawan pada Datasheet view. Maka pada pada field jk, akan ditambahkan list box seperti gambar di bawah

Lookup Column dengan mengambil dari Table lain atau Query 1. Buka tabel hp dalam Design View 2. Pada field vendorhp, klik Data Type, kemudian pilih Lookup Wizard. 3. Pada kotak dialog Lookup Wizard pilih I want to lookup column to look up the values in a the table or query. Kemudian klik Next. 4. Pada Opsi View, pilih Tables, pilih Table: vendor. Kemudian klik Next.

5. Tambahkan field kodeven dan namaven ke Selected Fields dengan cara double klik pada filed atau dengan klik pada panah kanan. Kemudian klik Next.

6. Pada tahap ini anda diberikan pilihan untuk mengurutkan data vendor. Jika anda ingin mengurutkannya, pilih field yang mau diurutkan, pilih pengurutannya secara ascending atau descending. Kemudian klik Next.

7. Hilangkan centang pada Hide key Column (recomended) untuk menampilkan field kunci. Kemudian klik Next.

8. Klik Next lagi. Kemudian klik Finish. Maka pada ketika anda menginputkan data pada tabel hp akan muncul list box seperti gambar di bawah

Membuat Form Menggunakan Form Tool pada Access 2007

Anda bisa menggunakan Form tool untuk membuat sebuah form hanya dengan single klik. Ketika anda menggunakan tool ini, semua field dari source akan diletakkan pada form. Anda bisa memulai mengunakan form tool, atau anda bisa memodifikasinya pada Layout view atau Design View untuk memperoleh hasil yang anda inginkan.

Pada Navigaton Pane, klik tabel atau query sebagai sumber data pada form.

Pada tab Create, di group Forms, klik Form.

Access akan membuat form dan menampilkannya pada Layout view. Pada Layout view, anda bisa mengubah design pada form selkaligus menampilkan data. Misalnya anda bisa mengubah lebar textbox untuk menyesuaikan dengan lebar data. Jika tabel atau query yang digunakan sebagai datasouce berisi relasi one-to-many, Access akan menambahkan datasheet pada form berdasarkan relasi tabel atau query.

Membuat Query dari Banyak Tabel pada Acces 2007

Kadang-kadang, proses membangun dan menggunakan query merupakan hal yang mudah, memilih field dari tabel, mungkin menerapkan beberapa kriteria, dan kemudian melihat hasilnya. Tetapi bagaimana jika, seperti yang lebih sering terjadi, data yang anda butuhkan adalah yang tersebar di lebih dari satu tabel? Untungnya, anda dapat membangun sebuah query yang menggabungkan informasi dari berbagai sumber. Kali ini kita akan membahas membuat query registrasi pasien pada poliklinik. Tabel yang dibutuhkan adalah Tabel Registrasi sebagai tabel utama, tabel pasien, tabel poli, dan tabel dokter. Bila anda tidak ingin membuat tabel-tabel tersebut secara manual, klik di sini untuk download databasenya.

Pastikan anda sudah membuat Relationships seperti ini:

Pada tab Create, di group Other, klik Query Wizard. Pada kotak dialog New Query, klik Simple Query Wizard, dan klik OK.

Pada kombo box Tables/Queries, klik tabel yang berisi informasi yang ingin anda masukkan dalam query. Di sini anda memilih tabel sebanyak 5, yang pertama pilih Table: Register.

Pada daftar Available Fields, double field klik untuk memasukkan field-field yang dibutukhan dalam query. Masukkan NoRgt, TanggalRgt, JamRgt. Lakukan hal yang sama pada tabel: o Pasien, NamaPsn o Dokter, NamaDkt o Poli, NamaPl o Karyawan, NamaKar Bila anda sudah memasukkan semua fieldnya, klik Next.

Pada What tittle do you want for your query? ketikkan judul query, kemudian klik Finish.

Kita bisa melihat hasil query seperti di bawah ini:

Menambahkan Kriteria Query pada Access 2007

Kriteria dalam query merupakan aturan yang mengidentifikasikan record atau data mana saja yang dimasukkan ke dalam query. Tidak semua query harus berisi kriteria, jika anda tidak ingin melihat semua data record yang tersimpan dalam recordsource, anda harus menambahkan kriteria pada query untuk menyaring data mana saja yang mau anda tampilkan. Pastikan anda sudah tahu membuat sebuah Simple Query sehingga anda dapat memahami dengan mudah dalam pengisian kriteria. Kriteria sama seperti formula, sebuah string yang berisi operator (tanda-tanda) dan konstanta. Kriteria juga mengacu kepada ekspresi dalam Microsoft Office Access 2007. Berikut beberapa contoh kriteria dan penjelasannya Kriteria >10 and <50 #2/2/2006# Is Null Deskripsi Kriteria ini untuk menampilkan number yang lebih dari 10 dan kurang dari 50 Kriteria ini untuk menampilkan record yang bertanggal 2/2/2006 Kriteria ini untuk menampilkan field yang recordnya kosong.

Seperti yang anda lihat, kriteria bisa terlihat sangat berbeda satu sama lain, tergantung pada jenis data field yang anda isi kriteria. Beberapa kriteria yang sederhana, dan menggunakan operator dasar dan konstanta. Lainnya sangat kompleks, dan menggunakan fungsi, operator khusus, dan menyertakan referensi field. Di sini, anda akan melihat di mana dan bagaimana anda menambahkan kriteria. Untuk menambahkan kriteria untuk query, anda harus membuka query dalam Design view. Anda kemudian mengidentifikasi field-field yang anda ingin isikan kriteria. Kriteria yang anda tentukan untuk field yang berbeda dalam baris Kriteria digabungkan dengan menggunakan operator DAN. Dengan kata lain, kriteria yang ditetapkan di Tempat Lahir dan Gender diinterpretasikan seperti ini:

TempatLahirPsn = "Tabanan" and GenderPsn = "Pria"

Jika anda menambahkan kriteria seperti itu maka data yang hanya Tempat Lahir di Tabanan dan Gender Pria akan ditampilkan. Bila hanya salah satu kriteria terpenuhi misalnya tempat lahir di tabanan tetapi gender bukan pria maka data tidak ditampilkan. Lihat hasil berikut:

Sekarang bagaimana bila anda ingin menampilkan keduanya tempat lahir di tabanan atau gendernya adalah pria. Kondisi tersebut diinterpretsikan seperti berikut: TempatLahirPsn = "Tabanan" or GenderPsn = "Pria"

Hasilnya adalah sebagai berikut:

Perhatikan pasien dengan nama tia artanti, walaupun dia wanita tatap ditampilkan dalam query karena tempat lahirnya di tabanan, brgitu juga pasien dengan nama solihin walaupun tempat lahirnya di Bandung tetapi tetap ditampilkan karena gendernya pria.

Kriteria Query bertipe Date/Time pada Access 2007

Tutorial kali ini menjelaskan kriteria-kriteria dalam pembuatan query yang fieldnya bertipe Date/Time. Pastikan anda sudah membaca menambahkan kriteria pada query untuk mengetahui bagaimana menyisipkan kriteria pada query.
Kriteria #2/2/2006# Not #2/2/2006# < #2/2/2006# > #2/2/2006# >#2/2/2006# and <#2/4/2006# <#2/2/2006# or >#2/4/2006# #2/2/2006# or #2/3/2006# In (#2/1/2006#, #3/1/2006#, #4/1/2006#) DatePart("m", [SalesDate]) = 12 DatePart("q", [SalesDate]) = 1 Date() Date()-1 Date() + 1 DatePart("ww", [SalesDate]) = DatePart("ww", Date()) and Year( [SalesDate]) = Year(Date()) Year([SalesDate])* 53 + DatePart("ww", [SalesDate]) = Year(Date())* 53 + DatePart("ww", Date()) - 1 Year([SalesDate])* 53+DatePart("ww", [SalesDate]) = Year(Date())* 53+DatePart("ww", Date()) + 1 Between Date() and Date()-6 Hasil Query menampilkan record pada tanggal 2 feb 2006 menampilkan record bukan pada tanggal 2 feb 2006 menampilkan record sebelum tanggal 2 feb 2006 menampilkan record setelah tanggal 2 feb 2006 menampilkan record antara tanggal 2 feb 2006 dan 4 feb 2006 menampilkan record sebelum tanggal 2 feb 2006 atau setelah tanggal 4 feb 2006 menampilkan record pada tanggal 2 feb 2006 atau tanggal 4 feb 2006 menampilkan record pada tanggal 1 feb, 1 mar, atau 1 apr 2006 menampilkan record pada bulan desember untuk semua tahun menampilkan record pada quarter 1 untuk semua tahun menampilkan record pada tanggal sekarang menampilkan record sehari sebelum tanggal sekarang menampilkan record sehari setelah tanggal sekarang menampilkan record pada minggu ini. Satu minggu dimulai dari hari minggu berakhir pada hari sabtu menampilkan record pada minggu terakhir. Satu minggu dimulai dari hari minggu berakhir pada hari sabtu menampilkan record pada minggu depan. Satu minggu dimulai dari hari minggu berakhir pada hari sabtu menampilkan record dari 7 hari yang lalu

sampai hari ini Year([SalesDate]) = Year(Now()) And Month([SalesDate]) = Month(Now()) Year([SalesDate])* 12 + DatePart("m", [SalesDate]) = Year(Date())* 12 + DatePart("m", Date()) - 1 Year([SalesDate])* 12 + DatePart("m", [SalesDate]) = Year(Date())* 12 + DatePart("m", Date()) + 1 Between Date( ) And DateAdd("M", -1, Date( )) Year([SalesDate]) = Year(Now()) And DatePart("q", Date()) = DatePart("q", Now()) Year([SalesDate])*4+DatePart("q",[SalesDate]) = Year(Date())*4+DatePart("q",Date())- 1 Year([SalesDate])*4+DatePart("q",[SalesDate]) = Year(Date())*4+DatePart("q",Date())+1 Year([SalesDate]) = Year(Date()) Year([SalesDate]) = Year(Date()) - 1 Year([SalesDate]) = Year(Date()) + 1 Year([SalesDate]) = Year(Date()) and Month([SalesDate]) <= Month(Date()) and Day([SalesDate]) <= Day (Date()) < Date() > Date() Is Null Is Not Null menampilkan record pada bulan ini menampilkan record pada bulan sebelumnya menampilkan record pada bulan berikutnya menampilkan record selama satu bulan dimulai dari sekarang menampilkan record pada quarter sekarang menampilkan record pada quarter sebelumnya menempilkan record pada quarter berikutnya menampilkan record pada tahun sekarang menampilkan record pada tahun lalu menampilkan record pada tahun depan menampilkan record dari tanggal 1 jan tahun sekarang sampai tanggal sekarang. menampilkan record kemarin menampilkan record besok menampilkan record yang kosong menampilkan record yang tidak kosong

Perhatikan pada kriteria berisi SalesDate, SalesDate merupakan nama field pada tabel. Anda bisa menyesuaikan dengan nama file pada tabel yang anda buat.

Kriteria Query bertipe Number, Currency, dan AutoNumber pada Access 2007
Tutorial kali ini menjelaskan kriteria-kriteria dalam pembuatan query yang fieldnya bertipe number, currency, dan autonumber. Pastikan anda sudah membaca menambahkan kriteria pada query untuk mengetahui bagaimana menyisipkan kriteria pada query.

Kriteria 100 Not 1000 < 100 <= 100 >99.99 >=99.99 20 or 25 Between 50 and 100 In(20, 25, 30) Like "*4.99" Is Null Is Not Null

Hasil Query menampilkan record dengan value 100 menampilkan record dengan value bukan 1000 menampilkan record dengan value lebih kecil dari seratus menampilkan record dengan value lebih kecil atau sama dengan 100 menampilkan record dengan value lebih besar dari 99.99 menampilkan record dengan value lebih besar dari atau sama dengan 99.99 menampilkan record dengan value 20 atau 25 menampilkan record dengan value diantara 50 da 100 menampilkan record dengan value 20, 25 atau 30 menampilkan record dengan value yang diakhiri dengan 4.99 seperti 14.99 atau 244.99 menampilkan record dengan value null menampilkan record dengan value bukan null

Kriteria Query bertipe Text, Memo, dan Hyperlink pada Access 2007
Tutorial kali ini menjelaskan kriteria-kriteria dalam pembuatan query yang fieldnya bertipe text, memo, dan hyperlink. Pastikan anda sudah membaca menambahkan kriteria pada query untuk mengetahui bagaimana menyisipkan kriteria pada query. Kriteria "China" Not "Mexico" Like U* Not Like U* Like "*Korea*" Hasil Query menampilkan record dengan value China menampilkan record dengan value bukan Mexico menampilkan record dengan value yang diawali dengan huruf U misalnya USA menampilkan record dengan value yang huruf awalnya bukan huruf U menampilkan record dengan value yang berisi kata Korea

Not Like "*Korea*" Like "*ina" Not Like "*ina" Is Null Is Not Null "" Not "" Is Not Null And Not "" Like "[A-D]*" "USA" Or "UK" In("France", "China", "Germany", "Japan") Len([Nama Field]) > 10 Like "Chi??"

menampilkan record dengan value yang tidak berisi kata korea menampilkan record dengan value yang di belakangnya diakhiri dengan ina, misalnya China, Argentina menampilkan record dengan value yang di belakangnya tidak diakhiri dengan ina menampilkan record dengan value null menampilkan record dengan value bukan null menampilkan record dengan value kosong tetapi bukan null menampilkan record dengan value yang tidak kosong menampilkan record dengan value yang tidak kosong dan tidak Null menampilkan record dengan value yang dimulai dengan huruf a, b, c, dan d menampilkan record dengan value USA atau UK menampilkan record dengan value seperti pada list menampilkan record dengan value yang panjangnya 10 karakter menampilkan record dengan value diawali dengan Chi dan diikuti dengan dua huruf, tanda tanya menyatakan huruf yang mengikuti.

Membuat Query pada Access 2007

Query adalah jenis objek dari database yang menunjukkan informasi dalam tampilan Datasheet View. Query dapat diperoleh dari satu atau lebih tabel, dari query yang sudah ada atau gabungan antara keduanya. Table untuk memperoleh data untuk dijadikan query disebut Recordsource. Anda bisa membuat query sederhana dengan menggunakan wizard atau bekerja dengan tampilan design. Langkah-langkah pada dasarnya sama, anda memilih recordsource yang ingin anda gunakan dan field-field yang ingin anda tampilkan dalam query, anda juga bisa membuat kriteria tertentu untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan keinginan anda. Ada beberapa jenis query, masing-masing memilki tujuan yang berbeda. Misalnya, Select Query untuk menampilkan data, Action Query untuk memngubah data pada datasource, atau membuat

table baru. Parameter Query akan meminta anda untuk memasukkan parameter atau kriteria saat anda menjalankannya. Tutorial ini akan menjelaskan tentang membuat Simple Query. Sebelum and memmulai, anda perlu membuat sebuah table berisi data. Contohnya seperti berikut:

>Pada tab Create, di group Other, klik Query Wizard. >Pada kotak dialog New Query, klik Simple Query Wizard, dan kemudian klik OK.

>Di bawah Tables/Queries, klik tabel yang berisi data yang ingin anda gunakan. Kali ini saya menggunakan table pasien, klik Table: Pasien. >Di bawah Available Fields, double klik KodePsn, NamaPsn, AlamatPsn, TeleponPsn, dan TempatLahirPsn. Pada daftar Selected Fields, akan ditampilkan field yang anda double klik tadi yang nantinya akan ditampilkan saat query dijalankan. Kemudian klik Next.

>Beri nama misalnya Query Data Pasien, kemudian klik Finish.

Access akan menampilkan hasil query dalam Datasheet View. Keluarkan query dengan klik Close, query akan tersimpan secara otomatis.

Anda bisa menembahkan kriteria pada query dengan menampilkan pada mode Design View (Pada tab home klik View ). Misalnya ingin menampilkan pasien yang lahir di tabanan maka pada baris Criteria di bawah kolom TempatLahirPsn tuliskan "Tabanan".

Jika dijalankan (untuk menjalankan query klik Run pada tab Home) akan ditampilkan data pasien yang lahir hanya di tabanan. Bila data berupa numberik anda juga bisa menambahkan fungsi matematika seperti >, <, = atau fungsi logika. Semua itu akan dibahas pada tutorial berikutnya.

Membuat Relasi pada Access 2007

Setelah anda membuat semua table pada database, anda harus membuat relasi antara table yang satu dengan table yang lainnya. Relasi ini kita dengan memghubungkan field-field pada setiap table yang sebelumnya sudah diberi Primary Key. Dengan adanya relasi antar table (Relationship) kita bisa membuat Query, Form, dan Report yang datanya diambil lebih dari satu table. Misalnya kita membuat sebuah laporan tentang penjulan barang. Tentunya kita memerlukan data dari table penjualan, karyawan, barang. Bila kita hanya menggunakan satu table misalnya penjualan, data nama karyawan dan nama barang tidak dapat ditampilkan karana dalam table penjualan kita hanya membuat field kode barang sebagai penghubung untuk mengambil data di table barang. Sehingga untuk mengambil informasi dari table lain kita perlu melakukan relasi antar table.

Pastikan anda sudah membuat Primary Key pada table-table utama.

Pada tab Database Tools, di group Show/Hide, klik Relationship.

Bila anda baru pertama membuat relasi maka akan muncul dialog Show Table. Bila tidak muncul klik kanan pada area Relationship kemudian klik Show Table . Masukkan semua table yang diperlukan dengan klik Add.

Klik field pada table kemudian drag ke field tujuan di table lain yang ingin dibuat relasi. Misalnya table pemasok dan table barang. Akan muncul dialog Edit Relationships.

Beri centang pada ketiga pilihan dimana bila anda melakukan perubahan atau menghapus pada table induk (pemasok), maka pada table lain juga akan terhapus (barang). Klik Create, maka akan muncul relasi dari table pemasok ke table barang.

Lakukan hal yang sama terhadap tabel-table lain yang ingin dibuat relasi. Klik keluar, akan muncul pesan untuk menyimpan relasi, klik Yes.

untuk