SEK.MEN.

ARAB AL-ASYRAF
NAMA JAWATAN GRED

: NORDIANA BINTI ABU BAKAR : PENYELIA ASRAMA : N17

SENARAI TUGAS PENYELIA ASRAMA

1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID i. Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid ke asrama. Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama. Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK HEM. Penghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan memberi borang tawaran semula kepada murid lama. Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk proses pemilihan dan simpanan rekod. Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama. Menyediakan senarai nama murid yang diterima dan ditolak.(lampiran 2, lampiran 3). Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan mengikut jumlah murid yang ditetapkan. Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yang telah ditetapkan. Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani.

ii. iii.

iv.

v.

vi. vii.

viii.

ix.

x.

2. i. ii.

PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan. Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.

iii. iv. v.

Menyediakan senarai inventori (KEW-PA 7), Carta Organisasi Exco Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran. Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.

3. i. ii. iii. iv. v. vi. 4. i. ii. iii. iv. v. vi. vii. 5. i. ii. iii. iv. v.

PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA) Mengemaskini fail-fail maklumat murid untuk rujukan. Memasukkan data murid. Mengemaskini data murid dari masa ke semasa. Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK). Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil Akuan Penerimaan (SAP). Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama. Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua salinan. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama. Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama dari Pengetua/Guru Besar. Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).

vi. vii. viii. ix. x. xi. xii. 6. i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. 7. i. ii. iii. iv. v. vi.

Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program asrama. Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan. Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru Besar. Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama. Menyimpan rekod kewangan dengan baik. PENGURUSAN BUKU TUNAI Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil. Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai. Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat. Membuat imbangan di akhir setiap bulan. Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom. Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit Dalaman. Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua/Guru Besar. Menyimpan Buku Tunai di dalam almari berkunci. PENGURUSAN PEMBELIAN Memastikan tahap stok. Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara sebutharga). Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan harga dan kualiti barang. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua.

vii. viii. ix. x. xi. 8. i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. 9. i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii.

Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal. Menerima dan menyemak barang yang diterima serta menandatangani pada invois. Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori. PENGURUSAN PEMBAYARAN Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil. Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil. Menyediakan baucer dan cek bayaran. Merekod dalam Buku Tunai. Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar. Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit pembayaran.

PENGURUSAN PELUPUSAN ASET Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal. Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset. Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa aset sekolah. Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan pelupusan.

ix. x. xi. xii. xiii. xiv. xv.

Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan pada borang Kew.PA-17. Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan pengesahan pengetua. Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara. Mendapatkan resit dari Perbendaharaan. Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.

10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA i. Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa kewangan asrama. Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan. Kelulusan/kuasa mengutip yuran. Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit. Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid. Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit pejabat. Memberi laporan kepada Pengetua. Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang tidak menjelaskan yuran. Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.

ii. iii. iv.

v. vi.

vii. viii. ix.

11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK i. ii. iii. Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM. Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula. Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5).

iv. v. vi. vii. viii. ix. x. xi. xii. xiii. xiv. xv. xvi.

Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor. Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor bahan kering. Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan. Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum sajian. Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari. Proses penyediaan makanan bermula. Menilai mutu masakan. Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan ke Pejabat kesihatan Daerah. Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian. Menghantar laporan bulanan (Format 2) dan kendiri ke JPNM. Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan sekali. Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor kepada Sekolah. Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format 20) apabila kontrak tamat. Memastikan format 1 hingga 20 ( Buku Panduan Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak Asrama) digunapakai untuk tujuan pengurusan Dewan Masak Asrama. Memastikan kontraktor mematuhi peraturan atau garis panduan berkaitan pekerja yang dikeluarkan oleh KPM, KKM dan Pihak Berkuasa Tempatan.

xvii.

xviii.

12. PENGURUSAN KONTRAK PEMBERSIHAN / KAWALAN KESELAMATAN i. Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat. ii. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor. iii. Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula. iv. Menyediakan senarai maklumat pekerja. v. Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM. vi. Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan. vii. Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan undangundang Syarikat.

viii. Menyediakan laporan prestasi Syarikat.

13. PENGURUSAN KESIHATAN i. Menerima laporan. ii. Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal. iii. Menyediakan borang rawatan. iv. Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden. v. Memaklumkan kepada pentadbir (GPK HEM ) murid dimasukkan ke wad. vi. Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa ketiadaan warden. vii. Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya mendapat cuti sakit. 14. PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DAN PERALATAN i. Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan. ii. Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama.

iii. Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakkan. iv. Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan. v. Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM / Bahagian SBP dan Teknik. vi. Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan. vii. Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna Disediakan oleh : Disahkan oleh :