MATERI PENDAMPINGAN PUSAT INFORMASI PERTANIAN REGIONAL DAN UNIT PELAYANAN INFORMASI PERTANIAN KABUPATEN (UPIPK)

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN INFORMASI MELALUI TEKNIK PENGAMATAN, WAWANCARA, DAN ANGKET

Oleh Bambang S. Sankarto Maman Permana

PUSAT PERPUSTAKAAN DAN PENYEBARAN TEKNOLOGI PERTANIAN PROGRAM PENINGKATAN PENDAPATAN PETANI MELALUI INOVASI (P4MI) BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN 2008

I. PENDAHULUAN 1. Data dan Informasi Informasi tidak hanya sekedar produk sampingan, namun sebagai bahan yang menjadi faktor utama yang menentukan kesuksesan atau kegagalan, oleh karena itu informasi harus dikelola dengan baik. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih berarti dan bermanfaat bagi penggunanya. Data menggambarkan kenyataan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata. Data dapat diartikan pula sebagai representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek tertentu seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan lain-lain, yang direkam kedalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya. Sebelum menjadi informasi, data yang berkualitas, kemudian diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut model pengolahan data atau dikenal dengan siklus pengolahan data (siklus informasi). Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, ribuan bahkan jutaan laporan, makalah, artikel majalah, buku yang dihasilkan ilmuwan tersedia di Perpustakaan, Pusat Informasi dan Dokumentasi (Pusdokinfo) bahkan di Internet dapat digunakan untuk memberikan layanan informasi kepada pengguna. Terjadinya banjir informasi, menyebabkan pengguna kesulitan untuk memilih dan mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Oleh karena itu, pengguna menuntut layanan informasi yang berkualitas. 2. Informasi Kualitas informasi tergantung pada empat hal yaitu akurat, tepat waktu, relevan dan ekonomis, yaitu:

a.

Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi pengguna yang menerima dan memanfaatkan informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus jelas

mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat jika mengandung komponen:

Completeness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi tidak lengkap akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.

Correctness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran.

Security, berarti informasi dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan.

yang

b. Tepat waktu
Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik bagi pengguna tertentu, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkannya, mengolah dan mengirimkannya.

c. Relevan
Informasi harus mempunyai relevansi atau manfaat bagi si pengguna. Relevansi informasi untuk satu pengguna tertentu dengan yang lainnya berbeda.

d. Ekonomis
Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. 3. Perilaku Informasi Perilaku informasi (information behavior) merupakan keseluruhan perilaku manusia yang berkaitan dengan sumber dan saluran

informasi. Perilaku penemuan informasi (information seeking behavior) merupakan upaya untuk menemukan informasi dengan tujuan tertentu sebagai akibat dari adanya kebutuhan untuk memenuhi tujuan tertentu. Perilaku pencarian informasi (information searching behavior) merupakan perilaku di tingkat mikro, berupa perilaku mencari yang ditunjukkan seseorang ketika berinteraksi dengan sistem informasi. Perilaku pengguna informasi (information user behavior) terdiri dari tindakan-tindakan fisik maupun mental yang dilakukan seseorang ketika menggabungkan informasi yang ditemukannya dengan pengetahuan yang sudah dimiliki sebelumnya. II. PENGGUNA INFORMASI Pengguna informasi adalah pihak yang menerima atau menggunakan informasi. Pengguna informasi dapat menentukan kualitas seperti apa, menyampaikan apa dan bagaimana kebutuhan informasi mereka. Penyedia informasi harus bekerja dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan mereka, dan bekerjasama dengan sumber informasi lain. Pengguna merupakan prioritas utama, kelangsungan hidup sistem informasi. Kebutuhan informasi bagi pengguna perlu diidentifilasi dalam rangka memuaskan pengguna. Mutu dan kualitas mutu untuk menjamin kepuasan pengguna. Kepuasan pengguna akan berimplikasi kepada perbaikan terus menerus sehingga kualitas harus diperbaharui setiap saat agar pengguna tetap puas. 1. Kebutuhan Informasi Pengguna membutuhkan informasi yang akurat, relevan, ekonomis cepat, tepat, serta mudah mendapatkannya. Pada saat ini pengguna dihadapkan kepada beberapa permasalahan, seperti banjir informasi, informasi yang disajikan tidak sesuai, kandungan informasi yang diberikan kurang tepat, jenis informasi kurang relevan, bahkan ada juga informasi yang tersedia namun tidak dapat dipercaya. Permasalahan tersebut menjadi sebuah tantangan bagi penyedia informasi. Informasi menjadi kebutuhan pokok bagi pengguna tertentu, sehingga jika kebutuhan informasinya tidak terpenuhi akan menjadi

masalah bagi pengguna. Informasi dibutuhkan pengguna bertujuan untuk menambah pengetahuan, dan meningkatkan keterampilan yang pada akhirnya dapat merubah sikap dan perilakunya. Kebutuhan informasi bagi setiap pengguna berbeda-beda antara pengguna yang satu dengan lainnya. Kebutuhan informasi bagi pengguna dapat diketahui dengan cara melakukan identifikasi kebutuhan pengguna 2. Kepuasan Pengguna Kepuasan merupakan respons pengguna terhadap evaluasi ketidaksesuaian yang dirasakan antara harapan sebelumnya dengan informasi yang dirasakan setelah pemakaiannya. Kepuasan pengguna sebagai tanggapan emosional pada evaluasi terhadap pengalaman pengguna dari imformasi yang dipakainya. Kepuasan pengguna merupakan evaluasi pengguna dimana alternatif yang dipilih sekurang-kurangnya sama atau melampaui harapannya. Ketidakpuasan pengguna akan timbul jika hasil (out come) tidak memenuhi harapannya. Kepuasan tidak selamanya diukur dengan uang, tetapi lebih didasarkan kepada pemenuhan perasaan tentang apa yang dibutuhkan seseorang. Kepuasan dapat dipandang sebagai suatu perbandingan apa yang dibutuhkan dengan apa yag diperolehnya. Berhubungan dengan kepuasan pengguna, identifikasi dan pengukuran kebutuhan informasi dalam rangka memenuhi kepuasan pengguna menjadi hal yang penting dan esensial bagi setiap sumber informasi. Hasil identifikasi, dapat memberikan umpan balik dan masukan bagi keperluan pengembangan informasi dan implementasi strategi peningkatan kepuasan pengguna. Kepuasan pengguna dapat dipenuhi apabila pihak penyedia informasi mampu menerapkan suatu pola kerja dengan orientasi kepada standar kualitas informasi. Kualitas merupakan standar yang paling dituntut oleh pengguna, makin tinggi standar kualitas yang diberikan pihak penyedia informasi akan semakin tinggi pula tingkat kepuasan pengguna.

Kepuasan pengguna dapat di ukur dengan berbagai macam metode dan tekhnik. Menurut Kotler (1994) metode yang dapat digunakan untuk melakukan pengukuran kepuasan pengguna, diantaranya:

a. Menangkap Keluhan dan Saran

Sumber informasi memberi kesempatan seluas luasnya kepada pengguna untuk menyampaikan sasran dan keluhan. Misalnya dengan menyediakan kotak saran, kartu komentar, customer hot lines, dan sebagainya. Informasi yang diberikan dapat dijadikan bahan sumber informasi dan memungkinkannya untuk bereaksi secara tanggap dan cepat untuk mengatasi masalah-masalah disampaikan.

b. Survei Kepuasan pengguna

Penelitian atau survei tentang kepuasan pengguna perlu dilakukan untuk mengetahui bagaimana reaksi atau tanggapan langsung para pengguna terhadap produk/jasa yang disediakan. Penelitian mengenai kepuasan pengguna umumnya dilakukan dengan penelitian survei, baik melalui pos, telepon, maupun wawancara langsung. Metode yang digunakan untuk penelitian kepuasan pengguna tersebut dapat menggunakan beberapa cara seperti: Pengukuran secara langsung dengan pertanyaanpertanyaan yang didalamnya telah disediakan pilihan jawaban, misalnya denan menggunakan skala Likert seperti sangat memuaskan, cukup memuaskan, kurang memuaskan dan tidak memuaskan.

Memberi kesempatan pengguna untuk mengajukan pertanyaan mengenai seberapa besar mereka mengharapkan suatu atribut tentertu dan seberapa besar yang mereka rasakan (derived satisfaction).

Pengguna dimminta untuk menuliskan masalahmasalah yang mereka temui termasuk menuliskan saran-saran kepada sumber informasi untuk perbaikan yang mereka anggap penting.

Memberi kesempatan kepada responden untuk meranking berbagai komponen dari informasi berdasarkan derajat penting setiap komponen dan seberapa baik kinerja sumber informasi masing-masing komponen (importance/performance ratings)

Ada beberapa hal yang perlu dicermati oleh sumber/penyedia informasi agar berhasil dalam mempertahankan penggunanya. Menurut Peters (1989) dari penelitiannya disimpulkan bahwa tujuh dari 10 kunci sukses dalam pengukuran kepuasan pengguna perlu diperhatikan yaitu: a. Frekuensi survey. Sumber informasi perlu melakukan survei tentang kepuasan pengguna dalam kurun waktu tertentu, baik yang bersifat formal maupun informal. Dengan cara ini kondisi kepuasan pengguna dapat terus dideteksi sehingga sumber informasi dapat menjaga dan mempertahankannya dengan baik.
b. Format. Sumber informasi sebaiknya independen dan tidak

memihak kepada kelompok tertentu untuk keperluan yang tidak proporsional.

c. Isi (content). Pertanyaan yang diajukan adalah pertanyaan-

pertanyaan standar yang dapat di kuantitatifikasikan sehingga mudah diinterprestasikan. sistematis dalam memperhatikan setiap pandangan yang ada. Untuk itu perlu dilakukan recek terhadap informasi yang berhasil dikumpulkan untuk menjamin validitas informasi tersebut.

d. Desain isi. Sumber informasi perlu melakukan pendekatan

e. Melibatkan setiap pengguna. Perlu menyertakan semua pihak yang terkait sehingga dapat mewakili kepentingan semua pihak, semua tingkatan dan kelompok-kelompok pengguna dan untuk pengukuran kepuasan. f. Mengukur kepuasan setiap pengguna. Semua pihak harus diukur kepuasannya, baik pengguna langsung maupun pengguna tidak langsung, pengguna akhir dan setiap saluran dan lain sebagainya.

g. Hubungan

dengan kompensasi dan reward lainnya. Hasil pengukuran kepuasan pengguna harus dihubungkan dengan system kompensasi dan reward lainnya. Hal itu dapat dijadikan sebagai variable utama dalam penentuan kompensasi penyebaran informasi.

Pengukuran kepuasan pengguna harus mencakup pula deskripsi kualitatif yang secara kuantitatif sulit dipastikan. Beberapa hal memang perlu diperhatikan dengan pendekaan kualiatif sebab mungkin akan lebih dapat diungkap secara lebih spesifik. Dengan pendekatan kualitatif ini factor-faktor penting akan dapat terungkap mengenai kepuasan pengguna yang antara satu pengguna dengan pengguna lain relatif tidak sama. Berdasarkan kajian ini dapat mengakomodasi berbagai kepentingan sehingga tuntutan semua pengguna dapat terwakili. III. UNIT PELAYANAN INFORMASI PERTANIAN KABUPATEN (UPIPK) Upaya untuk mempercepat penerapan dan pemanfaatan teknologi hasil penelitian pertanian dan umpan baliknya terus dilakukan melalui kegiatan komunikasi penelitian. Peranan komunikasi penelitian sangat strategis guna menjamin pemanfaatan informasi hasil penelitian secara luas. Penyampaian hasil penelitian pertanian disesuaikan dengan perkembangan zaman serta tantangan masa kini dan masa depan. Pengembangan informasi Iptek bidang pertanian bertujuan untuk pemanfaatan seoptimal mungkin informasi Iptek pertanian yang tersedia di tingkat internasional, nasional dan wilayah. Pemanfaatan informasi Iptek pertanian terutama untuk kegiatan penelitian dan pengembangan pertanian dan pembangunan pertanian pada umumnya. UPIPK merupakan representasi dari kegiatan Komponen-II pada Program Peningkatan Pendapatan Petani Melalui Inovasi (P4MI), Badan Litbang Pertanian. Komponen-II P4MI secara teknis melakukan kegiatan pengembangan sumber informasi nasional maupun lokal. Kegiatan pengembangan sumber informasi ini meliputi: pengembangan

farming website, pengembangan sistem informasi Pengembangan Teknologi Pertanian Tepat Guna.

pasar,

dan

1. Peran dan Fungsi Peran UPIPK dalam peningkatan akses petani terhadap informasi pertanian adalah membangun UPIPK di kantor/instansi/lembaga pertanian kabupaten di lokasi strategis dan representatif sehingga pengguna mudah akses informasi pertanian. UPIPK berfungsi sebagai one stop shop untuk pertukaran informasi antar pelaku pembangunan pertanian. P4MI dalam membangun UPIPK diawali dengan merancang model dan isi, mengembangkan rencana pembangunan, menyediakan hardware dan software, menciptakan mekanisme kerja operasionalisasi UPIPK, melatih tenaga pengelola jaringan, serta mengoperasionalkan UPIPK. 2. Manfaat UPIPK Manfaat UPIPK antara lain sebagai unit pelayanan informasi yang mendorong terbentuknya jaringan informasi pasar domestik, meningkatkan posisi tawar petani pada saat menjual hasil usaha tani, mendorong petani melakukan diversifikasi usahatani dan merelasikan komoditas yang diusahakan dengan input yang tersedia, jumlah produksi yang diperlukan, dan kemampuan pasar menyerap output. Rancangan UPIPK sebagai one stop shop informasi pertanian, mencakup didalamnya kegiatan transaksi bisnis penyediaan informasi, promosi dan sosialisasi mengelola dan mendesiminasikan informasi pertanian seperti dokumentasi dan diseminasi informasi pertanian lokal serta penyederhanaan, pengemasan kembali informasi ke dalam format media yang sesuai dengan karakteristik pengguna, capacity building fasilitas akses informasi dan komunikasi tatap muka antar pengguna dengan sumber informasi. Berkaitan dengan kegiatan UPIPK, maka diperlukan upaya untuk mengembangkan content UPIPK oleh pengelola di daerah. Salah satu

kegiatan pengembangan informasi dimaksud adalah identifikasi kebutuhan informasi pengguna informasi. Kegiatan identifikasi kebutuhan pengguna terkait dengan beberapa komponen yaitu, komponen informasi, pengguna, kebutuhan dan kepuasan pengguna serta metode indentifikasi kebutuhan informasi. IV. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN INFORMASI Identifikasi dengan pendekatan informasi dilakukan antara lain :

kualitatif

terhadap

kebutuhan

Untuk memahami bagaimana persepsi pengguna mengenai jenis, bentuk, media serta makna dari informasi bagi pengguna. Memahami perspektif pengguna biasanya sulit dilakukan dengan menggunakan pendekatan kuantitatif. Dengan menggunakan pendekatan kualitatif, peneliti dapat menggali penjelasan mengenai perilaku pengguna terhadap informasi. Untuk memahami pengaruh informasi terhadap pengguna. Implementasi pengguna informasi, kesuksesan maupun kegagalan terjadi dalam konteks sosial dan usahatani. Sebuah informasi tidak selalu memberikan hasil yang sama ketika diimplementasikan di tempat lain. Penelitian kualitatif dapat memberikan pemahaman mengenai hal ini sekaligus mendukung pengembangan hipotesis dan teori.

Menyelidiki proses sebab akibat. Penelitian eksperimental dapat menunjukkan ada tidaknya hubungan kausal namun tidak bisa memberikan alasan bagaimana proses kausal tersebut berlangsung. Di sinilah kelebihan penelitian kualitatif dibandingkan eksperimental atau survei.

Memberikan evaluasi formatif (evaluasi yang bertujuan untuk memperbaiki sistem yang sedang dalam tahap pengembangan) dibandingkan hanya sekedar melakukan pengkajian. Menggunakan metode kualitatif dapat memberikan gambaran masalah potensial yang sedang dihadapi sehingga memberikan peluang untuk memperbaiki sistem.

10

Meningkatkan utilisasi dari hasil evaluasi. Pembuat kebijakan, dan praktisi seringkali mengalami kesulitan menggunakan hasil studi kuantatif karena hal tersebut tidak terkait dengan pemahaman mereka mengenai situasi yang sedang terjadi. Penelitian kualitatif, sebaliknya, dapat meningkatkan kredibilitas dan kemanfaatan hasil evaluasi untuk para pengembil keputusan.

Identifikasi kebutuhan informasi merupakan langkah awal dalam menentukan jenis informasi apa yang yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna akan tergantung pada keberhasilan dalam melakukan identifikasi kebutuhan informasi. Identifikasi kebutuhan informasi yang tidak tepat sudah pasti menghasilkan informasi yang tidak berguna. Identifikasi kebutuhan informasi adalah sebuah proses untuk mendapatkan informasi yang sesuai kebutuhan dan diinginkan pengguna. Dalam proses identifikasi kedua belah pihak terlibat aktif pada tahap ini. Informasi yang diperoleh dari pengguna menjadi acuan abagi penyedia informasi sebagai bahan pertimbangan menyediakan informasi yang tepat. Tiga faktor yang harus dipenuhi ketika melakukan identifikasi kebutuhan informasi yaitu lengkap, detail, dan benar. Lengkap, artinya semua informasi yang diharapkan pengguna didapatkan oleh pihak yang melakukan identifikasi. Detail, adalah informasi yang terkumpul terinci sampai hal-hal yang kecil. Benar, yaitu semua data yang diperoleh harus benar, bukan benar menurut identifikator tetapi benar dan sesuai dengan apa yang dimaksud pengguna. V. PENGUMPULAN DATA Data dapat digolongkan menjadi dua jenis yaitu, data kualitatif dan data kuantitatif. Data kualitatif adalah data yang tidak bisa diukur atau dinilai dengan angka secara langsung. (Amirin 2000). Dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pada dasarnya merupakan suatu proses penyelidikan. Dari sebuah penyelidikan akan dihimpun dan diidentifikasi data utama dan data tambahannya. Dalam proses identifikasi kebutuhan informasi, sumber data utama adalah perilaku

11

berupa kata-kata dan tindakan pengguna. Sedangkan data lainnya berupa tertulis, foto, dan statistik adalah data tambahan. Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pengguna perlu dilakukan identifikasi terhadap keinginannya. Ada beberapa teknik yang dapat dilakukan oleh sumber informasi untuk mengidentifikasi kebutuhan pengguna. Dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pengguna, perlu dilakukan pemilihan teknik pengumpulan data yang tepat. Teknik dan alat bantu identifikasi yang umum digunakan antara lain pengamatan praktis, interviews, questionnaires, observation, sampling, documnt gathering, charting (organisasi, flow, dfd, dll.) decision table. Pada tulisan ini hanya akan dikemukakan identifikasi kebutuhan informasi melalui pengamatan praktis, wawancara dan penyebaran angket (kuesioner). Pengamatan Praktis Pengamatan praktis di lapangan dalam melakukan identifikasi kebutuhan informasi memberikan bantuan dan gambaran bagi pihak yang akan melakukan identifikasi. Keterampilan komunikasi, menggunakan istilah yang sederhana, terbuka terhadap pengguna, serta menyajikan sejumlah contoh nyata, menjadi faktor yang berguna dalam proses tersebut. Pihak yang melakukan identifikasi harus berkemampuan membangun hubungan yang baik dengan pengguna. Kemampuan tersebut terutama dalam menciptakan hubungan sosial menjadi bantuan yang signifikan. Hubungan sosial yang baik akan tercipta proses komunikasi dua arah, terbuka dan lancar sehingga dapat mengurangi masalah pada saat proses identifikasi. Dengan demikian akan diperoleh banyak hal yang bisa diketahui, sehingga kemungkinan kesalahan dalam identifikasi dapat direduksi.

12

Jika ada informasi yang disampaikan oleh pengguna tidak terstruktur atau sulit dipahami, bisa ditanyakan lebih lanjut lagi, tanpa harus mengalami kesulitan karena masalah komunikasi yang kurang lancar. Biasanya pihak yang melakukan identifikasi malas bertanya lebih jauh, jika komunikasi yang terbangun kurang baik. Ini menjadi salah satu penyebab kegagalan dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi. Mengetahui "Apa". Perlu diidentifikasi dari pengguna adalah tentang apa yang dikerjakannya, apa informasi yang menjadi masukan, apa produk atau jasa yang dihasilkan, jangan terburu-buru menanyakan bagaimana cara mengerjakannya. Dengan mengetahui hal-hal tersebut merupakan langkah baik untuk memperoleh gambaran tentang kebutuhan informasi.

Menggunakan Istilah yang Sederhana. Pada saat proses identifikasi kebutuhan informasi, dalam berkomunikasi, jangan menggunakan istilah yang sulit dimengerti. Kebiasaan menggunakan istilah yang sulit, atau sangat spesifik akan menjadikan orang kagum dengan anda, tapi bisa menjadi sebuah bencana. Komunikasi bisa menjadi tidak lancar, dan berpeluang menimbulkan kesalahpahaman. Terbuka dengan langkah yang dilakukan. Bersikap terbuka tentang apa yang dilakukan adalah tindakan yang cukup membantu selama proses identifikasi kebutuhan informasi. Untuk sebuah pilihan informasi yang diminta oleh pengguna, diberitahukan juga konsekuensinya. Ini akan membantu kedua belah pihak dalam memperoleh keputusan jika ada berbagai pilihan. Dengan cara ini, pengguna akan mengerti mengapa satu hal harus begini, dan hal lain harus dengan cara begitu.
Pengguna yang ikut memahami sejumlah langkah dan konsekuensi terhadap pilihan informasi tertentu, akan lebih kooperatif dalam menyampaikan kebutuhan informasinya. Ini mengurangi tuntutan yang tidak perlu ketika informasi yang disediakan mulai digunakan.

Menampilkan Contoh Nyata. Tampilkan contoh nyata ketika pengguna informasi memberitahu apa yang akan dimintanya. Contoh nyata bisa dibuat identifikator, atau juga contohnya dilihat dari apa yang sudah

13

dimiliki pengguna. Misalkan untuk proses budidaya komoditas pertanian, pengguna dan identifikator sama-sama mengerjakan bagaimana proses itu terjadi. Dengan cara ini akan sangat jelas apa yang dimaksud oleh pengguna. Jika hanya disampaikan dengan deskripsi, kemungkinan interpretasi yang salah cukup terbuka lebar. Sedangkan dengan langsung menyaksikan, akan banyak mengurangi kesalahpahaman. Interview (Wawancara) Wawancara adalah proses tanya-jawab dengan seseorang atau sekelompok orang untuk mendapatkan keterangan atau pendapatnya tentang suatu hal atau masalah. Orang yang mewawancarai dinamakan pewawancara (interviewer) dan orang yang diwawancarai dinamakan pemberi wawancara (interviewee) atau responden. Wawancara merupakan proses pertukaran informasi, opini, atau pengalaman dari satu orang atau lebih ke orang lain. Dalam proses wawancara, pewawancara adalah yang menyebabkan terjadinya diskusi tersebut dan menentukan arah pokok bahasan. Tujuan wawancara adalah untuk mengumpulkan data dan informasi yang lengkap, akurat, dan adil (fair). Pewawancara yang baik dapat mencari wawasan, pikiran atau sudut pandang yang menarik, yang cukup bernilai untuk diketahui, bukan sesuatu hal sudah secara umum didengar atau diketahui. Beberapa hal penting yang harus diketahui dan dikuasai pewawancara (interviewer) antara lain: harus dapat meredam dengan melakukan pengendalian tersembunyi,

egonya, yang

dapat memantau semua diucapkan lisan dan bahasa tubuh dari interviewee,

berusaha yang kondusif pada saat wawancara.

menciptakan

suasana

Dapat mendengarkan, mengamati, menyelidiki, menanggapi, dan mencatat.

memegang interviewee.

dapat

menjaga

situasi

dengan

14

bisa merasakan, apa yang harus dilakukan pada kondisi tertentu ketika berlangsung wawancara, kapan Interviewer harus bersikap lembut, kapan harus ngotot atau bersikap keras, kapan harus mendengarkan tanpa komentar, dan kapan harus memancing dengan pertanyaan-pertanyaan.

Persiapan Wawancara. Untuk melakukan wawancara memerlukan persiapan dengan langkah-langklah sebagai berikut:
1.

Pertama, menguasai persoalan yang akan dipercakapkan, kalau perlu membuat daftar pertanyaan dari yang bersifat umum sampai pertanyaan yang khusus. Kedua, menentukan arah pokok permalahan yang digali dengan dilengkapi berbagai berita berkaitan dengan bahan yang akan dijadikan bahan wawancara. Ketiga, menetapkan siapa-siapa saja yang akan menjadi nara sumber untuk diwawancarai. Keempat, mengenali sifat-sifatnya yang akan menjadi nara sumber sebelum terjadi wawancara. Kelima, membuat janji sebelum melakukan wawancara, Keenam, mempersiapkan mental untuk mengadakan wawancara, untuk menghadapi karakter yang berbeda
Persiapan, peralatan yang diperlukan antara lain, blocknote, ballpoint, tape recorder atau kamera kalau memang diperlukan. Dianjurkan untuk berpakaian rapi dan menghindari penampilan yang kurang sopan. Untuk mendapatkan hasil yang baik maka harus mampu menemukan interviewee yang sesuai dengan bidang dan keahlian, atau bisa juga karena hobi terkait dengan permasalahan yang akan menjadi topik wawancara. Membuat dan menepati janji waktu wawancara yang sudah disepakati. Melaksanakan wawancara pada tempat yang dianggap nyaman oleh kedua belah pihak.

2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. 11.

15

Pelaksanaan Wawacara. Pada saat pelaksanaan wawancara yang perlu mendapat perhatian hal-hal sebagai berikut: Menjaga Suasana. Suasana wawancara dibuat lebih rileks, berjalan dengan santai tidak terlalu formal meskipun membahas masalah yang serius. Untuk menciptakan suasana yang nyaman memerlukan waktu. Sebelum memasuki materi yang akan dipercakapkan lebih baik dibuka dengan hal-hal yang umum yang mungkin menyentuh hati. Meski sifat basa-basi ini diperlukan untuk menarik simpati interwiewee agar tidak terlalu pelit dengan pernyataan atau pendapat baru.
Kecuali pewawancara sudah sangat akrab, basa-basi itu bisa dikurangi, lebih-lebih kalau memang waktu untuk wawancara sangat terbatas. Dalam menjaga suasana ini sudah selayaknya dilakukan, tidak membuat interwiewee marah atau tersinggung dan merasa terpojokkan.

Bersikap Wajar. Dalam wawancara dengan interwiewee yang benarbenar pakar, tetapi tidak jarang yang dihadapi tidak menguasai persoalan. Namun demikian tidak perlu rendah diri atau sebaliknya, asal bisa mengimbangi.
Pewawancara harus bisa mencegah agar interwiewee tidak berceramah, karena itu persiapan menghadapi berbagai karakter interwiewee sangat diperlukan. Dalam persiapan wawancara interwiewer perlu menguasai materi, selain menguasai interwiewee dan pandai membawakan diri agar tidak direndahkan. Apabila menghadapi interwiewee yang tidak menguasai masalah bisa mengarahkan tetapi tanpa harus menggurui, sehingga bisa memahami persoalan yang akan digali

Memelihara dan Menjaga Situasi. Secara sadar sering terbawa emosi, sehingga lupa sedang menghadapi interwiewee, oleh karena itu pada saat wawancara harus pandai-pandai memelihara situasi, agar mendapat informasi yang diharapkan dan jangan sampai terjebak ke dalam situasi perdebatan dengan interwiewee. Dihindari situasi diskusi yang berkepanjangan atau bertindak berlebihan sampai menjurus ke arah interograsi dan menghakimi. Jika percakapan menyimpang dari tujuan, interwiewer harus mampu mencari celah untuk kembali pada situasi awal, agar mendapatkan informasi yang lebih jelas.

16

Tangkas Menarik Kesimpulan. Pewawancara dituntut setia mengikuti setiap jawaban yang sampaikan interwiewer untuk menarik kesimpulan dengan tangkas. Dengan kesimpulan yang tepat wawancara terus bisa dilanjutkan secara lancar. Kesalahan yang sering dilakukan pewawancara pada saat mengambil kesimpulan kurang tangkas, sehingga interwiewer harus mengulang kembali apa yang telah disampaikan. Kalau itu terjadi berulangkali maka akan membuat interwiewer bosan, sehingga wawancara tidak berkembang, pintu informasi menjadi tertutup. Akibat yang paling parah kehilangan sumber informasi, karena interwiewer takut salah kutip.
Bagi interwiewer yang teliti dan kritis, satu persatu kalimat akan menjadi pengamatan, salah kutip, harus dihindari dalam setiap wawancara. Jangan takut minta pernyataan diulang atau bahkan ada kata yang kurang jelas seperti ucapan harus selalu dicek kebenaran arti dan ejaannya.

Menjaga Pokok Persoalan. Menjaga pokok persoalan sangat penting dalam setiap wawancara agar dalam menggali dan mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya dengan hasil yang memuaskan. Seringkali dalam menjaga pokok persoalan ini diliputi perasaan rikuh kalau kebetulan yang interwiewer mempunyai otoritas dalam hal tertentu. Seringkali untuk menjaga situasi ini ada anjuran pewawancara mengikuti apa yang dikatakan nara sumber.
Meski harus mengikuti pembicaraan nara sumber diharapkan tidak lari dari pokok persoalan bahkan berusaha mempertajam pokok masalah, agar tetap mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Jika topik pembicaraan telah keluar dari pokok permasalahan, maka yang dilakukan segera mengembalikan inti persoalan.

Kritis. Pewawancara perlu mengembangkan sikap kritis agar mendapat informasi yang lebih terinci dan lengkap. Untuk itu diperlukan kejelian menangkap persoalan yang berkaitan dengan pokok pembicaraan yang sedang dikembangkan. Sikap jeli dan kritis berkaitan dengan kemampuan menangkap setiap kata dan kalimat yang disampaikan oleh interwiewer. Kekritisan tersebut tidak hanya menyangkut pokok persoalan, tetapi juga menangkap gerakan-gerakan yang diwawancarai. Berkait dengan pokok persoalan kalau kritis menangkapnya maka bisa

17

meluruskan data bila nara sumber salah mengungkapkannya. Baik itu tentang angka, tempat kejadian dan sebagainya. Ini penting sebagai bahan untuk menuliskan laporan, sehingga benar-benar utuh dan penuh warna.

Sopan Santun. Dalam wawancara sopan santun perlu dijaga, karena ini menyangkut etikat pergaulan di dalam masyarakat yang harus mendapat perhatian dan dipegang teguh. Dalam menghadapi interwiewer sudah dikenal betul, tidak bisa bersikap sembarangan, sombong atau perilaku yang tidak simpatik lainnya.
Di awal maupun di akhir wawancara jangan lupa mengucapkan rasa terima kasih kepada interwiewer, karena interwiewer telah memberikan kesempatan dan mendapatkan informasi dari hasil wawancara. Pada akhir wawancara pesan kepada interwiewer untuk tidak keberatan dihubungi bila ada data yang diperlukan ternyata masih kurang. Hal-hal praktis yang perlu mendapat perhatian dalam mengadakan wawancara berkaitan dengan sopan santun: o Tidak perlu gusar bila interwiewer yang menjadi target wawancara menolak dengan alasan sibuk. o Mencoba dan mencoba lagi, agar diberi waktu untuk wawancara merupakan suatu upaya, sampai mendapat kesempatan untuk membuat perjanjian waktu. o Untuk mendapat perjanjian bisa melalui telepon atau mendatangi langsung rumahnya. o Dihindari datang terlambat pada saat akan melakukan wawancara dan lebih baik datang lebih awal. o Jangan sampai salah mengeja nama orang yang diwawancarai dan lebih baik minta kartu nama atau paling tidak ketika nama interwiewer itu sulit dieja diminta dengan hormat untuk menuliskan di bloknote yang digunakan untuk mencatat hasil wawancara. o Mengecek kembali peralatan apakah sudah lengkap, karena kalau sampai ada peralatan tidak terbawa bisa membuat suasana awal dari wawancara menjadi kurang berkesan. o Sebutkan alasan melakukan wawancara, sehingga interwiewer mengerti benar maksud wawancara.

18

o Tidak perlu menjanjikan kepada interwiewer hasil wawancara pasti dimuat atau dilaksanakan, namun bisa meberikan keyakinan kegunaan dari hasil wawancara tersebut. 2. Angket atau Kuesioner (Questionnaires) Angket atau kuesioner merupakan salah satu teknik pengumpulan data secara tidak langsung (tidak langsung bertanya jawab dengan responden). Instrumen pengumpulan datanya disebut angket. Angket berisi sejumlah pertanyaan dan pernyataan yang harus dijawab/direspon oleh responden. Responden mempunyai kebebasan untuk memberikan jawaban atau pernyataan sesuai dengan persepsinya.

Keuntungan penyebaran angket (kuesioner) antara lain relative murah dan cepat dari pada interviews. Metode ini tidak membutuhkan investigator yang terlatih hanya perlu ahli untuk mendesain kuesioner. Metode ini harus menggunakan kuesioner standar. Kuesioner dapat dikirimkan ke lingkungan kerja pengguna. Metode ini memiliki kelemahan antara lain tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user, Identifikator melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end-user. Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan kuesioner. Bentuk pertanyaan dalam angket harus sederhana, dan tidak memiliki arti mendua, membutuhkan wawasan yang luas dari pengguna tetapi waktu yang diperlukan relatif singkat.
DAFTAR PUSTAKA 1. 2. 3. Satrio Arismunandar, Teknik Wawancara. Balai Pustaka. 2005. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991. TEKNIK OBSERVASI Arismunandar INVESTIGATIF. Oleh Satrio

19

4. 5. 6. 7.

Metode penelitian kualitatif untuk manajemen kesehatan. Oktober 4, 2006 anisfuad

sistem

informasi

Amirin, Tatang M. 2000. Menyusun Rencana Penelitian. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Miles, Matthew B. & A. Michael Huberman. 1992. Analisis Data Kualitatif. Diterjemahkan oleh Tjetjep Rohendi Rohidi. Jakarta: Universitas Indonesia Press. Moleong, Lexy J. 2007. Metodologi Penelitian Kualitatif: Bandung: Rosdakarya. Sevilla, Consuelo, G. 1993. Pengantar Metode Penelitian. Diterjemahkan oleh Alimuddin Tuwu. Jakarta: Universitas Indonesia Press.

8. 9.

10. Steve McConnell, Code Complete, A Practical Handbook of Software Construction, Microsoft Press, 1994. 11. Roger S. Pressman, Software Engineering, A Practitioner's Approach, McGraw-Hill, 1992

12. Dharma, Surya. 1996. Peranan Pendidikan Tinggi dalam menghadapi Pasar Bebas ASEAN 2003. Makalah Seminar Internasional Antisipasi Pendidikan dan Penelitian Menghadapi Pasar Bebas ASEAN 2003, 16 Desember 1996 di IKIP Negeri Medan. 13. Engel, James F. et. al. 1994. Perilaku Konsumen. Terjemahan: Budiyanto. Binarupa Aksara. Jakarta.

14. Feigenbaum, A.V. 1992. Kendali Mutu Terpadu. Edisi Ketiga. Erlangga. Jakarta. 15. 16. 17. Kartono, Kartini. 1987. Pemimpin dan Kepemimpinan: Apakah Kepemimpinan Abnormal Itu. Rajawali. Jakarta. Kotler, Philip. 1994. Manajemen Pemasaran Identifikatoris, Perencanaan, Implementasi, dan Pengendalian, Erlangga. Jakarta. Tjiptono, Fandy. 1994. Strategi Pemasaran. Andi. Yogyakarta.

20

18.

Tjiptono, Fandy dan Diana. 1995. Total Quality Management. Andi. Yogyakarta.

19. Kepuasan pengguna dapat di ukur dengan berbagai macam metode dan tekhnik. Kotler (1994)

21