ANALISA DAN DESAIN SISTEM

Metode Konvensional : Flow of Document Data Flow Diagram

Robby Kurniawan Budhi, M.Kom

Analisa dan Desain Sistem

Apa arti analisa dan desain sistem? Bagaimana cara / teknik analisa & desain sistem? Apa yang harus dianalisa / didesain dari sistem?

Flow of Document (Document Flowchart)

Melacak aliran fisik dokumen di dalam organisasi Digunakan untuk menganalisa sistem dalam hal kelemahan kontrol dan laporan Diawali dengan mengidentifikasi departemen dan grup yang mengelola dokumen

FOD Symbols
Document / multi-document : input / output dalam bentuk kertas tercetak Process : pengolahan oleh komputer Manual Operation : proses pengolahan manual, tidak melalui komputer Decision : menyatakan kondisi yang memberikan beberapa alternatif percabangan

Manual Input : operasi input menggunakan keyboard

A Permanent File : file dalam bentuk kertas tercetak yang diurutkan sesuai dengan huruf yang tercantum di dalam simbol A : alphabetical, N : numerical, D : date-time Connector / Off-page connector : sebagai penghubung dalam satu halaman / beda halaman

Contoh Flowchart Dokumen

Pasien
Kartu Pasien / Isian data pasien

Medical Record

Dokter Slip pendaftaran

Apotik Resep dokter

Ketik No. Rekam Medis

Proses pendaftaran

Pemeriksaa n/ Diagnosa

Peracikan resep

Slip pendaftaran

Slip pendaftaran

Penulisan resep

Resep dokter

Resep dokter

Proses pengeluaran obat

Bukti penerimaan obat

Data Flow Document (DFD) / Diagram Arus Data (DAD)

Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan

Tujuan DFD

Memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem Menggambarkan fungsi-fungsi(dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran data

Manfaat DFD

DFD adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dan dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Simbol DFD Entitas

External entity dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya. External entity dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem di luar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Entity Name

Simbol DFD Data Flow

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah.

Arus data ini mengalir diantara proses (Process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat Nama masukan untuk sistem atau hasil dari proses Nama Arus Nama Arus berupa Arus sistem.

Simbol DFD Ketentuan Arus Data

Arus data dapat berbentuk sebagai berikut :

Formulir atau atau dokumen dokumen yang yang digunakan digunakan perusahaan perusahaan Laporan tercetak tercetak yang yang dihasilkan dihasilkan sistem sistem Output dilayar komputer Masukan untuk komputer Komunikasi ucapan Surat atau memo Data yang dibaca atau atau direkam di file Suatu isian yang dicatat pada buku agenda Transmisi data dari suatu komputer ke komputer lain

Simbol DFD Process

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dan hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dilakukan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran (notasi DeMarco-Yourdon) atau dengan simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul (notasi Gane-Sarson).
Process Name

Process Name

Simbol DFD Ketentuan Proses

Proses harus memiliki input dan output. Proses dapat dihubungkan dengan komponen entity, data store atau proses melalui alur data. Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem digambarkan dengan komponen proses.

Simbol DFD Data Store

Data Store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau database di sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data di meja seseorang, tabel acuan manual, agenda atau buku. Data Store di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya (notasi Gane-Sarson) atau sepasang garis horizontal paralel (notasi DeMarcoYourdon)
Nama DS Nama DS

Hal yang Harus Diperhatikan

Tiap komponen dalam DFD harus memiliki nama Tiap proses harus memiliki nomor

Berlatih menggambar DFD sesering mungkin agar enak dilihat

Hindari penggambaran DFD yang rumit DFD yang dibentuk harus konsiten secara logika

Tips Pembuatan DFD

Pilih notasi sehingga proses yang didekomposisi atau tidak didekomposisi dapat dibaca dengan mudah Nama proses harus terdiri dari kata kerja dan kata benda Nama yang dipakai untuk proses, data store, data flow harus konsisten Setiap level harus konsisten aliran datanya dengan level sebelumnya Usahakan agar external entity pada setiap level konsisten peletakannya Banyaknya proses yang disarankan pada setiap level tidak melebihi 7 proses Dekomposisi berdasarkan kelompok data lebih disarankan (memudahkan aliran data ke storage yang sama) Nama Proses yang umum hanya untuk proses yang masih akan didekomposisi Pada Proses yang sudah tidak didekomposisi, nama Proses dan nama Data harus sudah spesifik Aliran ke storage harus melalui proses, tidak boleh langsung dari external entity Aliran data untuk Proses Report : harus ada aliran keluar. Akan ada aliran masuk jika perlu parameter untuk mengaktifkan report Aliran data yang tidak ada data storenya harus diteliti, apakah memang tidak mencerminkan persisten entity (perlu disimpan dalam file/tabel), yaitu kelak hanya akan menjadi variabel dalam program.

Langkah Pembuatan DFD

Identifikasi External Entity, Input dan Output Buat Diagram Konteks (Context Diagram)

Buat Diagram Level 0 (Overview Diagram)

Buat Diagram Level 1 dan seterusnya (proses dekomposisi) apabila diperlukan

Diagram Konteks (Context Diagram)

Merupakan diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Cara pembuatan : Tentukan nama sistem Tentukan batasan sistem Tentukan entitas apa saja yang ada dalam sistem Tentukan apa yang diterima/diberikan entitas dari / ke sistem. Gambarkan diagram konteks.

Contoh Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram Level 0(Overview Diagram)

Merupakan dekomposisi dari diagram konteks. Cara pembuatan : Tentukan proses utama yang ada pada sistem Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya) Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data Hindari perpotongan arus data Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan

Contoh Diagram Level 0(Overview Diagram)

Diagram Level 1
Merupakan dekomposisi dari diagram level 0. Cara pembuatan : Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level 0. Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing subproses ke/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan. Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data. Hindari perpotongan arus data. Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya. Contoh : 1.1, 1.2, 2

Contoh Cara Dekomposisi Diagram (a)

Context Diagram

Contoh Cara Dekomposisi Diagram (b)

DFD Level 0

Contoh Cara Dekomposisi Diagram (c)

DFD Level 1

Contoh Cara Dekomposisi Diagram (d)

DFD Level 2

Kesalahan Umum dalam Pembuatan DFD

Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam.

Kesalahan Umum dalam Pembuatan DFD

Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input.

Kesalahan Umum dalam Pembuatan DFD

Input yang masuk tidak sesuai dengan kebutuhan proses

Kesalahan Umum dalam Pembuatan DFD

Data Store tidak memiliki keluaran

Kesalahan Umum dalam Pembuatan DFD

Data Store tidak memiliki masukan

Kesalahan Umum dalam Pembuatan DFD

Hubungan langsung antar entitas

Kesalahan Umum dalam Pembuatan DFD

Masukan langsung entitas ke data store

Kesalahan Umum dalam Pembuatan DFD

Keluaran langsung dari data store ke Entitas

Kesalahan Umum dalam Pembuatan DFD

Hubungan langsung antar data store

Kesalahan Umum dalam Pembuatan DFD

Data masukan dan keluaran yang tidak bersesuaian dalam data store

Contoh Kasus : Rental DVD

Identifikasi Data : Kartu Anggota Fotokopi KTP / SIM Lembar Identitas Nota Peminjaman Data DVD Laporan Bulanan

Contoh Kasus : Rental DVD

Hasil Wawancara : Pihak yang terlibat : Manager, Admin, Anggota Calon anggota harus membawa KTP / SIM saat mendaftar

Contoh Kasus : Rental DVD

Hasil Kuesioner : Keterlambatan tidak didenda Adanya kesulitan dalam menemukan data DVD

Contoh Kasus : Rental DVD

Narasi :
Calon anggota mengisi lembar identitas dan memberikan fotokopi kartu pengenal (KTP / SIM) Petugas memeriksa apakah data tersebut sudah ada pada arsip anggota Jika tidak ada, petugas akan membuat kartu anggota baru dan memberikannya pada anggota Pada saat meminjam, anggota harus menunjukkan kartu anggota dan memberikan data DVD yang akan dipinjam Petugas akan mencari dari arsip DVD :

Jika DVD tidak ada atau sedang dipinjam, maka petugas akan memberitahukan status kosong ke anggota Jika ada, maka petugas akan membuat nota peminjaman dan memberikannya ke anggota

Contoh Kasus : Rental DVD

Buat Flow of Document (FOD) dan Data Flow Diagram (DFD) Ketentuan :

Apabila

diperlukan, boleh menambah entitas sendiri Jawaban bervariatif (hanya ada syarat minimal sistem, namun masih bisa dikembangkan sendiri) Tulis tangan Dikumpulkan dan dibahas minggu depan Anggap sebagai latihan, jangan asal mengumpulkan

Any Question?
Thank You for the attention... Next Chapter : UML