Soalan Tugasan 1 I . Apakah fasa-fasa yang terdapat di dalam pembangunan system (SDLC) ?

Sistem Maklumat berasaskan komputer sebenarnya adalah satu kaedah untuk memanfaatkan data yang tersimpan di dalam komputer atau bagaimana mendapatkan hasil dari khazanah dalam komputer di mana perkakasan,perisian, data, manusia, dan tatacara yang bekerja bersama untuk menghasilkan maklumat berkualiti . Komponen system maklumat ini saling berkait untuk mencapai sesuatu objektif. Pembangunan Sistem Maklumat mempunyai fasa kitaran hayat pembangunan sistem yang digunakan sebagai set aktiviti untuk membangunkan system maklumat. Dalam metodologi kitar hayat sistem pembangunan, terdapat enam (6) fasa utama yang boleh digunakan. Fasa ini boleh bertindih di antara satu sama lain dan fasa berikutnya boleh bermula walaupun fasa sebelumnya masih diteruskan. Fasa 1 : Analisis Sistem semasa Fasa analisis ini adalah utnuk mnemahami dengan jelas sistem semasa dan kelemahannya, mengenalpasti masalah semasa dan juga untuk menentukan peningkatan yang boleh dibuat. Semua aspek aplikasi dalam sistem semasa perlu dikaji iaitu termasuk input, output, storan dan struktur fail, keperluan pengguna, kaedah atau tatacara, keperluan komunikasi, kawalan,

perkakasan dan perisisan sistem semasa. Peningkatan sistem adalah perubahan yang boleh membawa kebaikan kepada organisasi tersebut. Peningkatan sistem termasuklah mempercepatkan proses, ,menghapuskan proses yang tidak penting, menggabungkan proses, mengurangkan input dan output yang tidak mempunyai kepentingan, dan

mengurangkan operasi. Selepas maklumat yang diperoleh dikumpulkan kesemuanya yang mana caranya melalui temubual, menilai semula polisi dan prosedur syarikat atau organisasi, melalui borang, dokumen, laporan dan juga carta organisasi, melalui tinjauan dengan membuat soal selidik, dan juga melihat kepada persekitaran organisasi itu, barulah analisa maklumat boleh dijalankan untuk mengenalpasti masalah dan peluang untuk meningkatkan operasi syarikat melalui sistem maklumat yang dicadangkan. Antara alat permodelan yang digunakan penganalisa bagi membantu mereka membentangkan analisa yang telah diperoleh ialah :

a.) Gambarajah Aliran Data aliran data yang melalui sistem dan rajah
proses yang mengubah data kepada maklumat.

b.) Carta Aliran Sistem memfokuskan bagaimana semua aspek sistem

beroperasi dari mula hingga tamat.

c.)

Gambarajah Pemetaan digunakan untuk memetakan rangkaian

manusia, data dan aktiviti dan sebagai asas untuk merekabentuk system rangkaian dan komunikasi.

d.)
dan output.

Carta Grid memaparkan hubungan di antara data pada dokumen input

e.)

Jadual keputusan menentukan petua atau peraturan yang perlu diikuti

apabila sesuatu syarat atau keadaa berlaku.

f.)

Gambarajah Hubungan Entiti semua entity yang terlibat yang

memainkan peranan di dalam system dan perhubungan yang berkait di antara entity. Entiti ini adalah seperti pengguna, pelanggan atau jabatan.

g.)

Kamus data menggariskan dengan jelas jenis data yang digunakan di

dalamm system.

h.)

Protaip Dengan porotaip, system dibangunkan dengan pantas dan

seterusnya mendapatkan maklumbalas segera dari pengguna. Fasa 2 : Spesifikasi Keperluan Sistem Baru Spesifikasi keperluan yang dinyatakan sepatutnya akan dapat mengatasi masalah yang dikenalpasti pada fasa satu yang mana harus diperjelaskan dengan terperinci kepada pihak pakar computer dan pengguna agar dapat mengetahui spesifikasi tersebut bagaimana hendak

melaksanakannya. Keperluan perisian bergantung kepada keperluan output, keperluan storan, keperluan pemprosesan dan keperluan input. Keperluan perisisan akan menentukan keperluan perkakasan. Seterusnya, beberapa pilihan penyelesaian

dijalankan berasaskan kepada factor kos, tempoh pembangunan, dan lain-lain. Fasa kedua di akhiri dengan laporan keperluan system yang memberikan asas kepada kelengkapan dan ketepatan keperluan system baru. Fasa 3 : Rekabentuk Sistem Baru Fasa ini member tumpuan kea rah merekabentuk system baru dan bagaimana system tersebut beroperasi, salah satunya adalah alat Kejuruteraan Perisian Berbantukan Komputer (CASE), yang mana alat ini digunakan untuk mendokumenkan hubungan entity dan aliran data yang kompleks.

Fasa ini diakhiri dengan menyediakan satu dokumentasi rekabentuk system baru dengan menggunakan gabungan berbagai alat dan teknik. Fasa 4 : Pembangunan dan Pengujian Sistem Baru Fasa ini adalah

merupakan pembangunan system mengikut spesifikasi yang telah ditentukan pada fasa sebelumnya. Aktiviti utama fasa ini antaranya; a.) Mencari perisian yang sesuai mengikut aktiviti bisnes sesuatu organisasi, perisian ini boleh dibangunkan sendiri atau mendapatkannya di pasaran. b.) Perolehan perkakasan yang sesuai mengikut persekitaran system operasi di syarikat tersebut. c.) Melatih pengguna menggunakan system yang baru diperoleh itu untuk menjamin keberkesanan kepada system baru termasuklah menggunakan perisian dan perkakasan baru selain daripada kaedah yang baru yang harus dilaksanakan. d.) Aktiviti pengujian system baru dengan menguji aspek penerimaan pengguna perlu dijalankan untuk memastikan pengguna bersetuju dengan jaminan kualiti system baru tersebut. Fasa 5 : Pelaksanaan Sistem Baru Setelah system baru Berjaya dibangunkan, sampai ketikanya system tersebut mula berjalan atau beroperasi di lokasi pengguna. Semua dokumen dan tatacara pengoperasian mesti disediakan untuk diserahkan kepada pengguna, dokumen ini termasuk dokumen keperluan, keupayaan, kekurangan, rekabentuk, operasi dan penyenggaraan system.

Fasa 6 : Penilaian dan Penyelenggaraan Dalam fasa ini, aktiviti utama adalah menilai system yang telah di bina samada ia memenuhi objektif atau beberapa perubahan perlu dilakukan untuk mencapai objektif tersebut. Penilaian system seringkali memerlukan pembangunan melihat kembali aktiviti yang dijalankan semasa analisa, rekabentuk dan implementasi system. Aktiviti penyelenggaraan system merupakan pengemaskinian system yang berterusan selepas system tersebut digunapakai. Secara kesimpulannya, kita dapat melihat kepentingan pembangunan system maklumat yang sistematik supaya dapat diterima oleh pengguna. Oleh itu, adalah penting sebelum sesuatu system itu dibina, perancangan yang terperinci harus dilakukan dengan menggunakan metodologi atau kaedah yang tertentu.

II. Apakah teknik yang penting digunakan mengumpul data dalam fasa SDLC ?

Keperluan pembangunan system secara tersusun amat diperlukan untuk mengatasi kegagalan system. Selepas analisis system semasa dalam fasa 1 di laporkan dan dihantar kepada pihak pengurusan . Tujuan analisis ini adalah untuk memahami dengan jelas system semasa dan kelemahannya, mengenalpasti masalah semasa dan juga untuk menentukan peningkatan yang boleh dibuat. Sebelum analisa maklumat boleh dijalankan untuk mengenalpasti masalah dan peluang bagi meningkatkan operasi syarikat , terdapat berbagai cara atau teknik yang di gunakan untuk mengumpul data atau maklumat dalam fasa SDLC ini antaranya ialah: a) Temubual Teknik dimana untuk mendapatkan maklumat secara interaksi berdepan dalam dua (2) kategori iaitu berstruktur dan tidak

berstruktur. Secara berstruktur ialah temubual yang mengemukakan

soalan-soalan yang telah dirancang atau tersedia manakala tidak berstruktur adalah soala-soalan berbentuk spontan. Panduan menjalankan temubual adalah seperti menentukan tujuan dan objektif temubual tersebut. Penyediaan soalan jenis terbuka dan tertutup dan semasa membuat

menjalankan

temubual,

mendokumenkan

temubual

penilaian temubual. b) Sorotan Dokumen Teknik di mana juruanalisa system akan meneliti dan menganalisa dokumen-dokumen tertentu dalam organisasi. c) Soal Selidik Teknik ini menggunakan borang atau dokumen tertentu bagi mendapatkan malumbalas daripada responden. Teknik ini sesuai

apabila sember maklumat berselerak dipelbagai tempat dan kawasan. Beberapa perkara yang perlu diambilkira dalam soal selidik ialah bentuk atau jenis soalan yang di kemukakan. Selain itu, panduan penyediaan borang soal selidik seperti penggunaan bahasa dan pemilihan perkataan, pengenalan, dan ruang jawapan disediakan. Teknik-teknik diatas adalah penting digunakan untuk mengumpul data dalam fasa SDLC. Selepas maklumat yang diperoleh dikumpulkan kesemuanya, barulah analisa maklumat boleh dijalankan untuk mengenalpasti masalah dan peluang untuk meningkatkan operasi syarikat melalui system maklumat yang

dicadangkan.

iii) Mengapakah penting bagi pengguna memahami prinsip SDLC ? Secara amnya, pentingnya pengguna memahami prinsip SDLC kerana ianya merupakan satu kaedah untuk membina sistem secara tradisi dan ianya merupakan kaedah yang paling formal. Kaedah ini sesuai untuk projek sistem yang besar atau sederhana yang kompleks. SDLC juga digunakan untuk merancang dan mengurus

proses pembangunan system. Ianya merangkumi lima (5) langkah-langkah penting seperti berikut; 1.) Perancangan Sistem- tujuannya membawa pengguna mengenalpasti tabiat dan skop bagi peluang atau masalah apa jua pengurusan. Dalam hal ini, permintaan system terhadap pengguna adalah untuk memulan proses dan menerangkan masalah atau kehendak kepada perubahan. Perancangan system termasuklah penyiasatan awal yang melibatkan kajian kesauran. 2.) Analisi Sistem tujuannya adalah untuk membina model logical bagi system baru. Langkah pertama adalah keperluan permodelan di mana pengguna mengenalpasti proses bisnes dan dokumenkan apa yang diperlukan oleh system baru. 3.) Rekabentuk Sistem tujuannya adalah untuk mencipta blueprint yang dapat memnuhi semua keperluan dokumen. Mengenalpasti semua inpu, output dan proses dan mengelakkan pengguna salah faham. Produk akhir ialah spesifikasi rekabentuk system. 4.) Implementasi Sistem Pengguna di latih untuk menggunakan dan menyokong system.

5.) Panduan Pembangunan Sistem

Libatkan pengguna dan

kekalkan

perancangan. Kenalpasti milestones dan wujudkan checkpoints serta perlu fleksibel. Sediakan kos yang tepat dan boleh digunakan juga maklumat yang berguna.

iv) Kenapakah penting organisasi mengikut SDLC secara tertib ? Dalam masa organisasi mengembangkan suatu sistem IT yang baru, maka ianya akan melalui banyak proses seperti membangunkan rumah; sistem ini disebut system development life cycle (SDLC). Setelah mengetahui masalah dan mengumpulkan syarat yang di perlukan oleh sistem baru, organisasi boleh memilih untuk menggunakan rekaan istimewa IT nya sendiri dan membangun sistem baru atau menyewa organisasi lain untuk mengerjakannya. Dewasa ini, banyak organisasi mengembangkan sistem untuk mengambil keuntungan dari IT. Keuntungan ini meliputi pelaksanaan tugas yang lebih efisen dan efektif serta menyediakan produk atau servis baru. Pentingnya atau perlunya SDLC dalam sesebuah organisasi adalah untuk mengubah sistem manual kepada sistem automatik, memeriksa sistem yang sedia ada secara menyeluruh, mengadakan perubahan pada sistem yang sedia ada, dan mencipta sistem baru. SDLC adalah satu set yang terdiri dari enam (6) tahap yang dilalui oleh sebuah organisasi untuk mengembangkan sistem IT. Dalam enam tahap ini, organisasi mengendalikan staf IT nya sendiri untuk melakukan tugas yang diperlukan. Enam (6) tahap tersebut ialah : a) Menentukan masalah dalam organsiasi tersebut. Membentuk satu

kumpulan bagi mengurus dan membuat perancangan untuk penyelesaian masalah tersebut.

b)

Mengumpul penyelesaian untuk sistem baru memastikan bagaimana

proses-proses kerja dijalankan, memastikan perubahan yang dibuat akan di lakukan, dan menentukan bagaimana tugas akan di laksanakan. c) Mereka atau mencipta sistem baru mengubah sistem keperluan kepada

rekaan sistem secara teknikal. d) e) Memperkembangkan sistem baru. Menerapkan sistem baru Penerapan tahap ini juga mencakupi seperti

menginstall hardware dan software, melatih pengguna ,dan memakai sitem baru. Hal yang penting mengubah cara lama ke cara yang baru. f) Memperbaiki sistem baru Dalam hal ini, anggota projek mengawasi

sistem untuk meyakinkan agar terus bekerja dengan lebih baik dan membuat perubahan apabila diperlukan. Kesimpulannya, sistem maklumat (SDLC) perlu dibangunkan khusus untuk satusatu organisasi. Sukar untuk memperoleh satu sistem yang berada di pasaran yang dapat memenuhi spesifikasi sesuatu organisasi. Namun di dalam usaha membangunkan sesuatu sistem, kepentingan organisasi mengikut cara SDLC dengan baik akan mendapat usaha yang baik dan berjaya dilaksanakan.

v.) Perihalkan penglibatan pengguna-pengguna dalam setiap peringkat pembangunan sistem.

Keperluan kepada bahan seperti data adalah konsisten dan yang perlu digunapakai. Garis panduan dan peraturan kerja disertakan secara terperinci dan berstruktur. Penglibatan pengguna-pengguna dalam setiap peringkat pembangunan system boleh di ambil dari penglibatan SSADM dan JAD (Joint Application Development). SSADM adalah digunakan sebagai garis panduan bagi mereka yang terlibat dalam merekabentuk system maklumat. Golongan atau pasukan yang terlibat dalam setiap projek ialah Pengurus Projek, Juruanalisi Sistem, Pengaturcara, dan Urusetia. Pengurus Projek bertanggungjawab sepenuhnya mengenai keseluruhan

perjalanan dan pembangunan projek terutama berkaitan dengan fungsi atau tugas, prestasi dan spesifikasi. Juruanalisis Sitem pula bertanggungjawab dalam menganalisis dan mengkaji kemungkinan wujudnya masalah berkait dengan system dan pengguna serta mencadangkan system baru. Kerja-kerja mengenai pengaturcara, merekabentuk system bagi memnuhi spesifikasi yang ditetapkan dipertanggungjawab kepada pengaturcara computer. Sementara penyelaras atau urusetia mengawal dan

memastikan pandangan pengguna diambilkira. Di samping itu juga, pengguna bertanggungjawab bagi menguji setiap langkah dan perjalanan system sebaik sahaja program direka. Mendokumentasikan setiap langkah yang terlibat dalam metodologi dan lain catatan adalah menjadi sebahagian dari tanggungjawab urusetia.

Secara amnya terdapat tiga (3) teknik utama yang digunakan dan terlibat dengan SSADM iaitu , Permodelan Data Logik, Permodelan Data Aliran, dan

Permodelan Entiti. Ketiga-tiga proses ini adalah bagi mengenalpasti, membuat

permodelan dan mendokumentasikan urusan yang berlaku.

Permodelan Data Logik mengandungi sruktur data logik dan juga dokumen
yang berkaitan bagi mengenalpasti model dan juga data yang diperlukan dalam system maklumat bagi sesuatu urusan yang terlibat. Permodelan ini juga bagi mengenalpasti entity dan hubungan antara sesuatu entity yang terlibat dan merekodkan segala data yang diperlukan dalam urusan.

Permodelan Data Aliran adalah teknik yang mengandungi data gabungan

gambarajah data aliran yang disokong oleh dokumen berkaitan. Proses ini adalah bagi melihat, mengenalpasti,membuat permodelan dan mendokumentasikan proses

bagaimana pengaliran data berlaku dalam system.

Permodelan Entiti adalah menggambarkan secara terperinci sesuatu entity

dan juag kejadian yang terlibat. Ianya mengenalpasti, membuat permodelan dan mendokumentasikan segala kejadian yang melibatkan sesuatu entity. Kejadian yang berlaku itu didokumentasikan mengikut turutan. Daripada modul ini, diperincikan kepada beberapa peringkat, langkah dan tuga s atau tanggungjawab yang berlaku dalam SSADM. Ianya menerangkan mengapa mustahaknya kerja-kerja analisis dan rekabentuk system yang melibatkan perancangan, pemantauan bukan sahaja system tetapi lebih kepada prosedur-prosedur yang terlibat.

Kita

lihat

penglibatan

pengguna

melalui

JAD

(Joint

Application

Development) di mana pengguna adalah bahagian yang paling penting dalam satu system maklumat dan mereka mestilah menyertai sepenuhnyandalam semua peringkat pembangunan system. Kejayaan satu system semestinya berorentasikan pengguna dan pengguna mestilah sentiasa melibatkan diri. Namun terdapat kebaikan dan keburukan dalam system JAD ini. Ianya lebih mahal dan berkemungkinan melambatkan proses. Selain itu, boleh memilih pengguna yang terbaik dan berpotensi dapat melibatkan diri secara lebih berkesan. Kaedah ini lebih baik jika dilaksanakan dengan betul kerana pengguna boleh mendapatkan maklumat keperluan pengguna dengan lebih terperinci, dapat meningkatkan

keseragaman kefahaman objektif, dan membawa pembangunan system baru lebih berjaya kerana adanya komitmen yang tinggi dari pengguna.

vi.)

Pada pendapat anda, apakah contoh kategori dan jenis system

maklumat yang boleh dibangunkan di syarikat anda?

Sistem maklumat berasaskan komputer amat luas penggunaannya , ianya bukan sahaja terhad kepada organisasi besar sahaja, bahkan digunakan oleh syarikat-syarikat kecil sehingga peringkat individu di rumah. Ini membuktikan betapa pentingnya system maklumat dalam kehidupan kita. Terdapat berbagai-bagai jenis-jenis system maklumat yang boleh di gunapakai oleh syarikat atau organisasi dalam mengendalikan system pengurusan mereka agar berjalan dengan baik dan mendapatkan hasil yang lebih canggih. Pada pendapat saya, terdapat dua (2)) contoh dan jenis system maklumat yang dibangunkan di dalam organisasi kami iaitu Sistem Maklumat Pengurusan (MIS), dan Sistem Maklumat Strategik (SIS).

Sistem Maklumat Pengurusan ini mengandungi pemprosesan maklumat

berasaskan computer dan juga secara manual yang dapat menyalurkan atau menyediakan maklumat berguna, lengkap ,dan tepat pada masanya. Maklumat penting yang diperoleh terus ke jabatan kami melalui system ini akan membantu dalam proses menghasilkan keputusan. Ia membolehkan pengurusan sumber maklumat memberikan khidmat kepada tiga kumpulan pengurusan di jabatan kami iaitu Peringkat Pengurusan Operasi (paras rendah), Peringkat Pengurusan Taktikal (paras pertengahan), dan Peringkat pengurusan Strategik. Dalam hal ini, system ini dapat menyediakan maklumat yang lebih ringkas dan berguna dan boleh diperoleh pada masa yang diperlukan untuk diproses dalam menghasilkan keputusan. Sistem ini juga disebut sebagai system pelaporan maklumat di mana membekalkan maklumat kepada pengurusan pertengahan dengan laporan yang ringkas dan mengkategorikan maklumat daripada semua pangkalan data syarikat.

Selain itu, Sistem Maklumat Strategik juga digunakan oleh organisasi kami. Ianya digunakan sebagai alat sokongan dalam pengurusan dan merangka strategi perkhidmatan pejabat, dan keupayaan yang strategik. Dalam hal ini gabungan berbagai jenis system maklumat pengurusan,system pemprosesan transaksi dan sebagainya berperanan membantu organisasi kami lebih menuju kearah pengurusan pejabat yang lebih sistematik dan canggih.