P. 1
BAB I

BAB I

|Views: 63|Likes:
Published by Fajar Zulfikar

More info:

Published by: Fajar Zulfikar on Jul 10, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/10/2012

pdf

text

original

BAB I PENDAHULUAN A.

Latar Belakang Proses manajemen secara umum adalah merancang, mengelola, mengorganisasi serta melakukan pengawasan terhadap suatu sistem yang ada. Sedangkan sistem sendiri menggambarkan suatu keadaan dimana bagian-bagian di dalamnya saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain. Maka dari itu, dalam memberikan pengertian manajemen sistem informasi dapat dikatakan sebagai berikut, manajemen sistem informasi merupakan suatu kegiatan yang difokuskan pada cara-cara perencanaan, pengelolaan, pengembangan, serta pengawasan terhadap suatu informasi yang dilakukan secara terintegrasi antara satu bagian dengan bagian lainnya karena adanya suatu sistem. Di dalam suatu institusi maupun lembaga baik itu besar ataupun kecil bisa dipastikan memiliki sistem informasi di dalamnya. Pada kesempatan kali ini kami memilih Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan UNY sebagai sasaran observasi kami. Mengapa UPT Perpustakaan UNY? Ya, kami berpikir bahwa UPT UNY, yang kita semua telah ketahui, merupakan tempat berkumpulnya segala macam koleksi bahan pustaka baik berupa cetak maupun non-cetak. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika setiap hari terjadi aktivitas rutin, seperti peminjaman, pengembalian, pencarian informasi buku terbaru, pendaftaran anggota perpustakaan baru, dan sebagainya. Hal seperti inilah yang kami lihat sebagai suatu sistem yang tak lain merupakan sistem informasi yang tidak dapat dipisahkan satu aktivitas dengan aktivitas lain. Jika salah satu aktivitas tidak berjalan dengan baik, pasti sistem informasi disana juga tidak akan berjalan lancar. Bahkan hal terburuk yang dapat terjadi adalah suatu sistem dalam perpustakaan tersebut bisa saja terhenti begitu saja. Mengapa demikian? Hal ini telah dijelaskan sebelumnya diatas, bahwa suatu sistem bekerja saling terintegrasi, saling berkaitan serta saling mempengaruhi satu sama lain. Jelas bahwa jika dalam suatu sistem tersebut salah satu bagiannya tidak melaksanakan tugasnya dengan baik maka akan berpengaruh pada bagian yang lain. Oleh karena itu, perlu diadakannya kegiatan manajemen yang akan mengatur sistem informasi di UPTPerpustakaan UNY tersebut. B. 1. 2. 3. Rumusan Masalah Bagaimana deskripsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan UNY? Apakah pengertian Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan? Bagaimanakah manajemen sistem informasi (pengelolaan insformasi dan personalia yang terlibat) di UPT Perpustakaan UNY? 4. Bagaimanakah analisis (kelebihan dan kelemahan) manajemen sistem informasi Di Unit Perpustakaan Pusat (UPT) UNY? C. 1. 2. 3. Tujuan Mengetahui deskripsi Unit Perpustakaan Pusat (UPT) UNY Memahami dan mengetahui pengertian dan maksud Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan. Memahami dan mengetahui manajemen sistem informasi dan personalia yang terlibat di perpustakaan UNY. 4. Mengetahui kelemahan dan kelebihan sistem informasi di UPTPerpustakaan UNY D. Metode Observasi

apakah informasi itu disimpan dalam gedung perpustakaan tersebut atau tidak. BAB II PEMBAHASAN A. perpustakaan UNY hanya memiliki 4 pegawai yang terdiri dari 1 orang kepala. tape audio. tape video dan DVD.wikipedia. Oleh karena itu perpustakaan modern telah didefinisikan kembali sebagai tempat untuk mengakses informasi dalam format apa pun. perpustakaan adalah sebuah wadah koleksibuku dan majalah. dua orang staff. Sesuai dengan kedudukanya sebagai UPT. dan menyediakan fasilitas umum untuk mengakses gudang data CD-ROM dan internet. karena perpustakaan ini didirikan bertepatan dengan berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta yaitu pada tanggal 21 Mei 1964. sedang kelompok pustakawan terdiri dari sejumlah pustakawan dalam jabatan fungsional yang dipimpin oleh seorang pustakawan senior yang ditunjuk diantara tenaga pustakawan dilingkungan perpustakaan. mikrofiche. rekreasi. Tetapi.Metode yang digunakan untuk mendapatkan data-data dan informasi tentang manajemen sistem informasi perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta ialah dengan wawancara kepada pihak yang bersangkutan dengan system informasi perpustakaan.LP. Yogyakarta. Perpustakaan ini tidak jauh berbeda dengan perpustakaan pada umumnya seperti yang telah dideskripsikan di atas. namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi. dan arsip prosedur tugas personalia perpustakaan. perpustakaan UNY berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor. buku panduan pengguna perpustakaan. dan ibadah yang merupakan kebutuhan hakiki manusia. Dimana seorang kepala ditunjuk oleh pustakawan senior dilingkungan perpustakaan. dan satu orang pembantu umum. . Selain dengan metode wawancara kami juga mendapatkan informasi dari website perpustakaan. dengan koleksi dan penemuan media baru selain buku untuk menyimpan informasi. sebagian buku dan koleksinya ada dalam perpustakaan digital (dalam bentuk data yang bisa diakses lewat jaringan komputer). Awalnya. CD. dan dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri. (http://id. banyak perpustakaan kini juga merupakan tempat penyimpanan dan/atau akses kemap. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan. cetak atau hasil seni lainnya. kepala perpustakaan. Perpustakaan dapat juga diartikan sebagai kumpulan informasi yang bersifat ilmu pengetahuan.org/) Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Negeri Yogayakarta terletak di Karangmalang. dan pihak lain yang menunjang informasi tersebut. Dalam perpustakaan modern ini selain kumpulan buku tercetak. mikrofilm. Deskripsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta Dalam arti tradisional. Berdirinya Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta tidak dapat dipisahkan dengan sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta. pihak pengolahan koleksi. hiburan.

Definisi Sistem adalah Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai/mendapatkan suatu tujuan. data-data yang bisa dikatakan belum memiliki arti penuh yang dibutuhkan oleh penggunanya.. khususnya dalam pemanfaatan teknologi dari mesin tik sampai ke teknologi computer dalam meningkatkan layanan dan fasilitasnya. Hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut. Layanan informasi dapat pula diakses oleh pengguna melalui library online. manajemen. penyimpanan. Sistem komputer yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. informasi merupakan hasil dari pengolahan data. perpustakaan pun menyesuaikan diri dalam hal layanan dan fasilitasnya. Perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang menyelenggarakan pengumpulan. B. Menurut Susanto (2002). Selain itu. dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Siagian (2002). sedangkan dulu hanya menggunakan katalog manual. dan pemeliharaan berbagai bahan pustaka yang dikelola secara sistemik untuk digunakan sebagai sumber belajar bagi pemakainya. Dalam rangka menghasilkan sebuah informasi. Dalam Pengolahan tersebut tentunya terdapat input data. Dahulu. di UPT perpustakaan ini pengunjung tidak hanya bisa memanfaatkan buku-buku atau koleksi yang ada. Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan. Dengan perkembangan universitas itu sendiri. pengkoordinasian. Suatu sistem yang dibuat dengan tujuan menyajikan informasi. Perpustakaan UNY diharapkan bisa lebih meningkatkan kinerja dengan menunjukkan peningkatan-peningkatan berupa fasilitas dan pelayanan yang baik bagi pengunjung ke depannya.Seiring berjalannya waktu dan perkembangan zaman. Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan 1. . Hal ini sangat memudahkan pengunjung untuk mencari sebuah buku. akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut dapat menjadi informasi. proses dan output berupa informasi. Sebagai bahan mentah. pengorganisasian. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan sebuah sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi. perpustakaan ini berpindahpindah sampai ditetapkanya tempat yang strategis yaitu di dekat rektorat dan layanan serta fasilitas yang masih sederhana. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan. dimana system itu di manajemen agar proses berjalanya dalam mencapai tujuan dapat berlangsung efektif dan efisien. Saat ini. system informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam Pengolahan data dan informasi tersebut dibutuhkan adanya system (orang atau bukan orang) yang bekerjasama dalam Pengolahan dan penyampaian informasi. Aryawan agung mengutip dari Wikipedia. Pengertian Manajemen System Informasi Perpustakaan Bahan mentah dapat diibaratkan sebagai sebuah data. dilakukan Pengolahan data baik diproses melalui teknologi computer atau benda lain yang digunakan oleh si pengolah. dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan. pengunjung juga bisa menggunakan komputer untuk mencari judul buku yang dibutuhkan melalui layanan catalog komputer. data merupakan input yang setelah diolah berubahbentuknya menjadi output yang disebut informas. perpustakaan semakin berkembang. tetapi juga bisa memanfaatkan ruang e-library yang telah diresmikan tahun 2011 yang lalu. data merupakan bahan ”mentah”.

ac. Dari pengertian masing-masing.katalog.stiki. untuk meningkatkan apa. manajemen penjualan (jadi sistem informasi penjualan). Sedangkan apabila menggunakan katalog manual. manajemen kegiatan akademik (jadi sistem informasi akademik). Misalnya melalui judul. itu lahir ketika ada sebuah teknologi yang menjadi enabler untuk membantu kegiatan-kegiatan manajemen. Pengguna/pustakawan dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan. Sistem Informasi Manajemen. yang menyebabkan kebenaran data kurang terjamin. manajemen rumah sakit (jadi sistem informasi rumah sakit). kata kunci subyek dsb. Sistem Informasi Manajemen itu adalah produk/sebuah sistem.mostly. subyek. Adapun modul-modul yang dapat terintegrasi yaitu: a) Modul Pengadaan b) Modul Pengatalogan c) Modul keanggotaan d) Modul sirkulasi dalam kalimat yang sederhana adalah proses edar suatu benda. bagaimana cara mengelolanya supaya sistem informasi itu Optimal untuk something as purpose (misal: bagaimana caranya supaya SIM-RS ini bisa meningkatkan pendapatan RS). Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut. dapat disebabkan oleh beberapa hal. 2. Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin atau . Keberadaan "sistem informasi manajemen" ini fungsinya adalah untuk membantu kegiatan-kegiatan manajemen dari sudut pandang tertentu (data. kata kunci. berikut akan dijelaskan perbedaan antara keduanya. dan subyek (Harmawan 2009:1). kata kunci pengarang. maka dapat dikatakan bahwa Manajemen sistem informasi perpustakaan adalah segala kegiatan yang meliputi perencanaan. Dalam Penggunaan Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti. Penggunaan System Informasi Perpustakaan Menurut Harmawan (2009:1) sistem informasi perpustakaan merupakan sistem automasi perpustakaan. untuk supaya bisa apa) bahkan ketika sistem informasi itu masih berbentuk suatu prosedur kerja tanpa tools/software/teknologi. diantaranya yaitu : 1.id) 2. Sudah ada aplikasi (sebut saja: sistem informasi rumah sakit). Disamping itu. Di dalam sistem perpustakaanterdapat modul-modul yang terintegrasi dari sistem yang satu ke sistem yang lain.Sofware. mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan. Sedangkan Manajemen Sistem Informasi itu adalah aktivitas. 2009:1). teknologi -. pengelolaan. Jika koleksi yang dimaksud adalah buku maka arti sirkulasi adalah proses peredaran buku dengan berbagai jenis kegiatan transaksi antara pengguna dengan petugas perpustakaan. pengarang. Sedangkan Manajemen Sistem Informasi itu adalah kegiatan pengelolaan-pengelolaan sistem informasi dengan tujuan tertentu (untuk apa saja. Oleh sebab itu. pengguna/pustakawan hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul. pengorganisasian serta pengawasan yang di dalamnya semua bagian-bagiannya saling berkaitan satu sama lain dalam rangka pengelolaan data menjadi informasi yang dapat digunakan baik di dalam maupun di luar perpustakaan guna mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Keseluruhannya bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan (Lutfian. dll). Kesalahan yang tidak sengaja. 3. transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. pengarang.(http://komunitas. Entah manajemen personalia (jadi sistem informasi personalia). orang. data anggota/peminjam. Pengertian antara manajemen sistem informasi dengan sistem informasi manajemen pun terkadang masih membingungkan. Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna/pustakawan dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC. e) OPAC.

Pada pengembangan system informasi. data-data yang akan dikelola misalnya keterangan bahan pustaka (Dataware). Di mana perkembangan cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen. proses manajemen system informasi diperpustakaan serupa dengan komponen-komponen tersebut meliputi : seorang pegawai atau personalia yang terlibat dalam penggunaan system (brainware). Modul pengadaan ini berfungsi untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku.2005) : Prototipe. regional dan global. Manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan menurut (Ishak. C.487. Dalam hal ini. Meningkatkan citra perpustakaan d) Pengembangan infrastruktur nasional. b.2005). dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah. d. Outsourcing adalah pengembangan sistem informasi yang diserahkan kepada pihak luar/ pihak ketiga. Jika departemen sistem informasi tidak mempunyai sumber daya yang baik. Komponen dalam system informasi Sistem informasi memiliki lima (5) komponen utama pembentuk yaitu : Komponen Perangkat Keras (Hardware) Komponen Perangkat Lunak (Software) Komponen Sumber Daya Manusia (Brainware) Komponen Jaringan komputer (Netware) Komponen Sumber Daya Data (Dataware) Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa didalam system informasi terdapat satu atau lebih komponen yang saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain. perangkat lunak (software) dan jaringan computer (netware) yang saling berhubungan untuk mencapai hasil atau tujuan yang telah ditentukan. serta pelayanan dan pemulihan dari ganguan (Jogiyanto. Personalia Perpustakaan UNY . Penentuan apakah akan dikerjakan dan operasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) atau akan dikembangkan sendiri (insourcing) ditentukan oleh faktor kemampuan sumber daya dari departeman sistem informasi. pengaturan atau pengelolaan system yang bekerja untuk mencapai tujuan. Manfaat Sistem informasi perpustakaan 4. Dimana terjadi proses manajemen system informasi. dukungan pemeliharaan. system Pengolahan informasi yang digunakan (software). Prototipe merupakan suatu metode dalam pengembangan system yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai Rapid Application Development (RAD) adalah sebuah model proses perkembangan software yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek. data input (Dataware). Perangkat computer (hardware). 2008:89) diantaranya adalah: a) b) c) Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. menyediakan perangkat kerasnya. Pada prakteknya lebih dari itu dimana segalah kegiatan diserahkan sepenuhnya termasuk pemrosesan pemasukan dan pengolahan data. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan.487. dan jaringan internet jika diperlukan missal dalam library online (netware). ada dalam koleksi. meliputi sumber daya manusia (pengelola). e. terdapat beberapa metode pengembangan yang dapat digunakan beberapa diantanya yaitu(Jogiyanto. jadi tidak hanya membuat.a) b) c) 3. c. a. Pada metode ini pengembangan dan pengoperasian oleh pihak ketiga.

3. Tinjauan Manajemen Tanggungjawab : Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam mengusulkan waktu dan agenda tinjauan manajemen kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta serta menyampaikan seluruh agenda pada rapat tinjauan manajemen sampai diperoleh keputusan dari pimpinan. dan Setiap pegawai yang sedang bekerja pada bagian tertentu yang berkaitan dengan pengolahan data transaksi seperti layanan sirkulasi harus memback up hasil kerjanya untuk dapat dipertanggungjawabkan dan sebagai bukti serta acuan untuk pelaksanaan selanjutnya. system informasi ini lebih ditujukan pada layanan yang digunakan oleh pengguna perpustakaan. seperti prosesdur import dan eksport data. Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab untuk pengesahan dokumen. Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk menggandakan dan mendistribusikan dokumen kepada personel yang telah ditetapkan dan mengendalikan sesuai ketentuan dalam prosedur ini. penetapan auditor dan auditee serta melaporkan secara keseluruhan hasil audit internal kepada Wakil Manajemen. 4. Pengendalian dokumen dan data Tanggungjawab : Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk memeriksa isi prosedur yang diusulkan pegawai dan memverifikasi kebutuhannya untuk menunjang efektifitas penerapan sistem manajemen mutu. Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam menetapkan waktu pelaksanaan dan memutuskan setiap permasalahan yang terjadi sampai diperoleh keputusan untuk segera ditindaklanjuti. Audit Internal Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh personel internal Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. Tanggung jawab : Koordinator Audit Internal bertanggung jawab dalam pelaksanaan audit dari penetapan jadual.a) b) a) b) c) a) b) a) b) Kepegawaian di perpustakaan UNY meliputi kepegawaian TU dan operasional meliputi ahli dan teknis (langsung) yang salling bekerja sama dalam mencapai tujuan perpustakaan. Mengenai manajemen system informasi di perpustakaan UNY. Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring tindak lanjut hasil temuan audit dan melaporkan hasil pelaksanaan audit internal kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta dalam Rapat Tinjauan Manajemen. Kasubag TU/Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam membuat daftar rekaman mutu yang digunakan diareanya dan menyimpan rekaman yang dapat memudahkan penelusuran bilamana diperlukan termasuk menetapkan masa simpan rekaman. Diperpustakaan UNY proses bekerjanya pegawai dan pustakawan dilakukan berdasarkan perencanaan dan prosesdur kerja (khususnya pada bagian pengelolaan system informasi. dll) yang telah ditetapkan oleh kepala sebelumnya. back up. . sehingga semua pegawai harus bekerja sesuai dnegan prosedur yang telah ditetapkan. Pengendaliaan rekaman Tanggungjawab : Pengendali dokumen bertanggung jawab dalam melakukan identifikasi dokumen termasuk formulir secara keseluruhan yang digunakan di Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. 2. Berikut akan diuraikan sedikit mengenai tanggung jawab personalia yang sedang menduduki bagian-bagian berikut : 1. Terjadi adanya rouling atau perputaran pegawai teknis selama empat (4) bulan sekali.

8. Tanggung Jawab : . dan memberitahukan pengguna apabila bahan pustaka yang dipinjam telah melampaui batas waktu peminjaman. Pengembalian Petugas sirkulasi melakukan pencatatan transaksi pengembalian. Peminjaman Petugas sirkulasi bagian peminjaman melakukan pencatatan transaksi peminjaman. Peningkatan kompetensi pegawai Tanggungjawab : Kasubbag TU bertanggung jawab atas fasilitasi penyelenggaraan peningkatan kompetensi pegawai sesuai usulan yang diajukan. 9. hasil analisa.5. 12. Pengelolaan pelanggan Tanggungjawab : a)Wakil Manajemen/Koordinator Bidang/Kasubag TU bertanggung jawab dalam menindak lanjuti setiap permasalahan atau umpan balik (saran) sesuai pokok permasalahan atau saran yang diperoleh. Perbaikan bangunan digolongkan sesuai tingkat kerusakan. 13. 10. b) Kasubbag TU bertanggung jawab dalam inventarisasi usulan perbaikan yang disampaikan oleh Koordinator Bidang. 6. perpanjangan bahan pustaka. 11. 7. Referensi Petugas referensi membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi. Pengelolaan bahan pustaka Petugas pengolahan bahan pustaka membuat daftar keterangan lengkap bahan pustaka (deskripsi katalog) yang disusun berdasarkan aturan tertentu. c) Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam memeriksa usulan dari Kasubbag TU serta menetapkan skala prioritas perbaikan yang harus segera dilaksanakan. dan memberitahukan pengguna untuk mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam sesuai batas waktu peminjaman. realiasi tindak lanjut yang dilakukan. Tindakan pencegahan Tindakan pencegahan adalah suatu tindakan yang diambil karena indikasi akan menimbulkan ketidaksesuaian atas produk dan sistem guna mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut. Tanggungjawab : a) Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam mengidentifikasi peralatan yang harus dipelihara b) Kasubbag TU bertanggung jawab dalam membantu Koordinator Bidang dalam mengidentifikasi dan melakukan tindakan pemeliharaan yang dilakukan. Pengajuan kebutuhan pegawai Tanggungjawab : Kasubbag TU bertanggung jawab dalam melakukan analisa terhadap kebutuhan pegawai di lingkungan Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. Perbaikan fasilitas Usaha memperbaiki kerusakan fasilitas agar dapat berfungsi dengan baik. 14. b) Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk pengarsipan hasil-hasil evaluasi mulai dari quesioner. Tanggungjawab : a) Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam mengusulkan pemeliharaan fasilitas. Pemeliharaan fasilitas Pemeliharaan Fasilitas ialah kegiatan rutin terjadwal yang bertujuan memonitor kinerja fasilitas. rencana tindak lanjut.

Dalam rangka memberikan layanan terbaik dan bermanfaat bagi penggunanya. proses manajemen system informasi dilakukan untuk memberikan penyampaian informasi yang lebih leluasa. b) Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring terhadap efektifitas perbaikan dan tindak lanjut yang dilakukan. Tindakan perbaikan Tindakan perbaikan adalah suatu tindakan yang diambil karena terjadinya ketidaksesuaian atas produk. Dan berdasarkan atas pasal 43. proses dan sistem guna menghilangkan penyebab ketidaksesuaian tersebut dan mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut dimasa mendatang. b) Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring terhadap efektifitas tindak lanjut yang dilakukan atas tindakan pencegahan untuk menghindari ketidaksesuaian. informasi bahan pustaka yang dapat diakses dimanapun dan kapan saja.a) Seluruh pegawai bertanggung jawab dalam melakukan tindakan pencegahan atas potensi ketidaksesuaian yang terjadi. Perpustakaan secara konvensional dikenal dengan koleksi bukunya dan juga sebagai pusat informasi. yaitu: 1. 15. Program CDS/ISIS (Computerized Documentation Sevices/Integrated Sets of Information Systems) adalah program sistem informasi basis data yang digunakan terutama untuk mengelola basisdata non numeric tersetruktur (data teks). System ini merupakan software system yang dikeluarkan oleh UNESCO dan dikembangkan oleh institute technology Thailand . namun juga melalui teknologi informasi. b) Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam menetapkan waktu pelaksanaan dan memutuskan setiap permasalahan yang terjadi sampai diperoleh keputusan untuk segera ditindaklanjuti. informasi tidak hanya diperoleh dari buku. Tangggunga jawab : a) Seluruh pegawai bertanggung jawab melakukan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi dan mencari penyebab timbulnya ketidaksesuaian serta mencega terulangnya ketidaksesuaian dimasa yang akan datang. Manajemen Sistem Informasi UPT UNY Perpustakaan UNY sejak awal berdiri menerapkan system layanan terbuka (opened acces). karena dengan sistem tersebut pengguna mendapat kesempatan yang lebih luas dalam mengakses bahan pustaka yang dikehendaki. Program CDS/ISIS (Computerized Documentation Sevices/Integrated Sets of Information Systems) Mulai tahun 1990. 16. Tinjauan manajemen. lebih praktis dan efisien bagi pengguna. Tanggung jawab : a)Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam mengusulkan waktu dan agenda tinjauan manajemen kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta serta menyampaikan seluruh agenda pada rapat tinjauan manajemen sampai diperoleh keputusan dari pimpinan. Pada era globalisasi. Sejak tiga tahun terakhir System manajemen di perpustakaan UNY berdasarkan pada ISO 2001-2008 yang terfokus pada pengguna. D. Perpustakaan UNY menggunakan system perangkat lunak atau software yang terintegrasi yaitu progam otomasi perpustakaan CDS/ ISIS sebagai pangkalan data sehingga bisa memberikan layanan akses informasi dengan komputer kepada para pengguna jasa perpustakaan. tahun 2007 proses manajemen berdasarkan SNI yang merupakan produk BSNP yaitu adanya pemanfaatan IT dalam proses manajemen peprustakaan. Dalam mengelola layanan perpustakaan UNY menggunakan software Sistem yang terintegrasi. Sistem layanan terbuka dirasa lebih sesuai dengan kondisi sebuah perpustakaan perguruan tinggi.

database dan pembuatan kartu anggota perpustakaan langsung. akses sirkulasi. absensi front office. karena proses pergantian system tersebut membutuhkan waktu dan proses yang harus teliti. sehingga rencanya system ini akan diterapkan menggantikan posisi dari system CDS/ISIS. Membuat kerja pegelola menjadi lebih efektif dan efisien. Software terintegrasi ini megalami pengembangan. sehingga sempat terjadi proses pengembangan software menjadi SIPISIS yang mampu menyusun barcode.dst). Dimana saat ini perpustakaan UNY memanfaatkan dua system yaitu CDS/ISIS. Software CDS/ISIS belum memiliki fitur dan fungsi yang dibutuhkan seperti pembuatan barcode dan terkoneksi dengan internet. pengelola mulai mencari dan melihat system lain yang dianggap lebih efektif dan efisien dalam penggunaanya untuk peningkatan layanan informasi bagi pengguna. dan dilakukan pengembangan kembali menjadi WINISIS yang mampu terkoneksi dengan internet pula. barcode. hanya tinggal menunggu pengguna yaitu dosen. Kedua system tersebut dijalankan secara terpisah dalam beberapa computer. System SLIM ini mampu mengolah data lebih praktis dan lengkap. maka bisa langsung terdeteksi dalam pencarian tanpa dicap terlebih dahulu. Penggunaan System layanan dengan software terintegrasi SLIM (Sistem Library information system) atau lebih dikenal dengan Senayan merupakan rencana pengembangan lanjutan dalam penggunaan system pengelolaan database. peneliti. Kenapa hal itu dilakukan. dan Senayan yang sedang melengkapi kekurangan yang telah disebutkan sebelumnya pada system CDS/ISIS (web dan barcode). library digital. Software ini pun dikenal oleh bangsa indoneisa kemudian diterjemahkan dan dikelola oleh IPB sehingga organisasi-organisasi perpustakaan Indonesia pun dapat memakainya secara gratis. system ini mampu bekerja lebih baik dari system sebelumnya. Seperti dalam proses pencarian catalog (opec) baik melalui intanet ataupun internet. Namun karena adanya kesulitan dalam pengelolaan pengembangan tersebut program tersebut kembali menjadi bentuk CDS/ISIS. tidak mampu melakukan kebutuhan tersebut karena ada kesulitan pengelola dalam Pengolahan perangkat software tersebut. proses pembuatan atau penyusunan data informasi mudah dan cepat. d. dengan bar code yang dibuat langsung dari software. System ini sudah berbasis web. software ini merupakan otoritas dikbud (berada dekat Senayan Jakarta) dan software ini dapat digunakan secara gratis pula. dan seterusnya tidak beraktifitas lagi dalam jangka waktu yang agak lama. dst. . 2. Ketiga server tersebut akan terintegrasi atau terhubung langsung dengan system computer yang ada diperpustakaan. c. dimana nantinya semua Pengolahan data yang dilakukan sudah selesai akan di upload atau ditransfer ke tiga server yang ada di lantai dua. dari SIPISIS kemudian WINISIS dan kemudian kembali lagi ke CDS/ISIS. layanan sirkulasi (pengembalian dan peminjaman). sehingga mendukung kerja system informasi. Karena system CDS/ISIS yang saat ini digunakan pula. anggota perpustakaan . System terintegrasi SLIM (Sistem Library information system) atau Senayan Software terintegrasi ini dinamakan senayan. pembuatan label. Selain dapat mengelola database pustaka kedalam OPEC. online library dan proquest. mengingat kelebihan dari system ini yaitu : a. Program ini digunakan sebagai pangkalan database bahan pustaka dan database mahasiswa (entry dalam pengadaan buku. Fitur yang digunakan lebih lengkap dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Melihat kelebihan dan kelemahan dari software terintegrasi CDS/ISIS. absensi front office. System ini sedang digunakan oleh perpustakaan UNY dalam pembuatan barcode dan web (terkoneksi) yang saat ini sedang dimanfaatkan pada informasi bahan pustaka perpustakaan melalui online. Sudah dikatakan sebelumnya bahwa system SLIM ini tidak lama lagi akan menggantikan system CDS/ISIS. Software lebih praktis.yang dapat digunakan oleh instansi-instansi atau organisasi yang ada di dunia secara gratis. b. mahasiswa.

kemudian di download oleh pengelola. dan layanan informasi berbasis web. Pegawai . jumlahnya berapa. digital library. Info pengguna. Selanjutnya proses verifikasi data bahan pustaka sebelum dipesan (buku apa saja. dapat pula saran dari pengguna. Dari database pustaka tersebut. berawal dari input data yaitu pengadaan bahan pustaka. memuat database mahasiswa (dari tiap fakultas) untuk yang menjadi anggota perpustakaan akan membantu absensi dan layanan sirkulasi. database dimasukkan kedalam pengolahan data (entry). atau dari karyawan sirkulasi (pengecekan buku). barcode. pengktalogan (Opec) untuk pencarian bahan pustaka dan sirkulasi. tahun. Alur proses pengelolaan/manajemen system informasi : Sirkulasi Katalogisasi (opec intra dan internet) Absensi Front office Anggota perpustakaan On line library (catalog online) Digital library Aktif dan non aktif anggota (kaitanya dengan sirkulasi. Pesanan. Dengan Proses pengadaan bahan pustaka sebagai berikut : penerbit Pengadaan buku Entry data base Verifikasi e. Pengadaan ini dilakukan jika ada pesanan. Download Penerbit. penerbit buku. Rencana tahunan Penerbit mengupload bahan pustaka yang diterbitkan melalui jalinan (e-mail) kerjasama dengan perpustakaan. denda. dst) . online library. Data tersebut akan menjadi daftar tertunda dan akan tersimpan. dan proquest. harga). absensi.pasal. dst. maka akan tersisa data pustaka yang mungkin belum akan terbeli. Seperti adanya tampilan cover buku ketika kita membuka dan membaca bahan pustaka melalui on line atau digital library.jenis. nput data dari penerbit melalui jalinan kerjasama. perencanaan Setiap satu tahun terhadap pengadaan buku baru.Tampilan dari Pengolahan melalui system ini lebih menarik. Dimana database tersebut akan ditransfer/upload ke tiga server yang ada di lantai dua yang terintegrasi dengan system computer yang ada di perpustakaan : layanan sirkulasi.dst). diseleksi oleh team terkait mengenai buku-buku apa saja yang perlu dan akan dibeli. akan di buat label (no identitas bahan pustaka meliputi. Pengelolaan Sistem Informasi Proses Pengelolaan Sistem Informasi guna layanan bagi pengguna.

unit. pengarang maupun subyek 2. 3) Memberikan peluang dan jangkauan lebih banyak untuk menelusur dan menemukan informasi dari pangkalan data yang ada.id b. lembaga dan rektirat. Penelusuran website UPT perpustakaan Dengan mengetik beberapa bahasa perintah pada pangkalan data yang tersedia. Untuk menelusur data bibliografi buku bias melalui judul. Lapen. 2) Mempermudah dan mempercepat penemuan informasi. Penelusuran jurnal elektronik a. informasi dapat diakses dari manapun tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. lembaga penelitian dan unitunit terkait di lingkungan UNY telah terkait dan dapat diakses dari fakultas/ jurusan. ganti tiap bulan. Adapun tujuan layanan ini adalah: 1) Mempermudah pengguna perpustakaan dalam proses penelusuran informasi. Jurnal elektronok.uny.ac. pangkalan data ini memuat ribuan judul jurnal bidang pendidikan. dengan cara sebagai berikut: a. Pilih alamat http://library. E-Library. c. yang dapat ditanyakan di perpustakaan R. Tesis dan Skripsi.id. yaitu: Buku. surat kabar harian dan jurnal dalam bentuk tercetak yang dikoleksi oleh perpustakaan UNY yang diperoleh melalui langganan maupun hadiah. pangkalan data ini memuat judul-judul artikel majalah. pangkalan data ini memuat informasi mengenai koleksi buku teks yang dimiliki Perpustakaan UNY.Layanan 1) 2) 3) 4) 5) 6) Perpustakaan UNY memiliki enam pangkalan data yang dapat diakses melalui intranet dan internet. system temu kembali (retrieval system) .uny.ac. pangkalan data ini memuat informasi mengenai laporan penelitian dosen UNY. Untuk pencarian daftar literature.proquest. Website UPT UNY berisi informasi data bibliografi yang dapat diakses melalui situs http://library. Layanan perpustakaan terpadu dan terigentrasi dengan membangun pangkalan data di UPT Perpustakaan dan di masing-masing perpustakaan fakultas/ jurusan. b. Penelusuran melalui internet  Akses internet dengan alamat http://www. Art. pengkalan data ini memuat informasi mengenai Desertasi. Dalam penyebaran informasi.com/pqdweb  Tulis account name dan password. Berikut salah satu contoh penelusur informasi: 1. pilih menu yang dikehendaki. DTS. science dan social science. Penelusuran melalui intranet dengan memanfaatkan OPAC (online Public Acces Catalogue) yang tersedia di gedung UPT UNY Perkembangan teknologi informasi yang ditandai dengan adanya penerapan teknologi komunikasi dan komputer di perpustakaan memungkinkan akses informasi menjadi cepat dan tepat.

diaplikasikan pada sistem otomasi perpustakaan guna meningkatkan layanan bagi pengguna. layanan perpustakaan melalui internet dan intranet perlu diperkenalkan dan dipahami oleh seluruh masyarakt akademik agar fasilitas yang tersedia dapat dimanfaatkan. b) Perangkat lunak CDS/ISIS dan SLIM merupakan salah satu metode pengembangan sistem informasi yang digunakan oleh UPT UNY yang masuk dalam kategori metode pengembangan insourcing yaitu memperoleh perangkat lunak dari luar (gratis atau membeli) dan dikelola sendiri. 3. namun karena keengganan terhadap proses yang sulit dan membutuhkan kerjasama dengan beberapa pihak terkait (puskom) keterhubungan tersebut terputus sampai sekarang. Meskipun dahulu sempat terhubung. digital library. maka dapat diperoleh beberapa data mengenai bagaimana system informasi di UPT UNY. E. Sharing sumberdaya khususnya sumber informasi yang ada di perpustakaan sehingga dapat dimanfaatkan dengan maksimal.berguna untuk meng-match-kan apa yang tersedia dan apa yang dibutuhkan. c) Proses peralihan dari pengelolaan data manual melalui mesin tik ke teknologi komputer dilakukan atas dasar makin meningkatnya:        Tuntutan teknologi informasi khususnya computer Meningkatnya kebutuhan pelayanan perpustakaan Tuntutan menggunakan koleksi secara bersama Kebutuhan untuk mengefektifkan tenaga dan sumberdaya manusia Kebutuhan efisiensi waktu dalam pencarian data Keanekargaman bahan pustaka yang dikelola Kebutuhan layanan akses informasi pustaka secara cepat dan tepat . Analisis Sistem Informasi UPT UNY Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan kelompok. Mengingat pentingnya literature sebagai salah satu sarana untuk menunjang proses belajara mengajar. 2. pelayanan untuk pengunjung melalui penyajian informasi melalui layanan catalog. UPT perpustakaan UNY menggunakan system informasi guna meningkatkan layanan bagi pengguna yaitu software system terintegrasi CDS/ISIS dan SLIM. dan perpustakaan online. Berikut analisis mengenai system informasi UPT UNY : a) Sistem informasi yang dipakai CDS\ISIS dan SLIM merupakan perangkat lunak yang digunakan oleh UPT UNY sebagai pusat pangkalan data.Namun UPT sebagai perpustakaan pusat di UNY belum mampu terintegrasikan atau terhubung dengan fakultas-fakultas yang ada di UNY. pendukung pengambilan keputusan dalam proses menajemen. membantu tugas-tugas layanan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pengolahan basis data untuk penemuan informasi. Di sini pemanfaatan teknologi computer (software dan hardware)yang terkoneksi internet (netware) oleh staff pegawai (brainware) digunakan untuk mengolah data (data) yang nantinya berfungsi sebagai informasi baik untuk staff maupun pengunjung. system yang mendukung kegiatan manajemen di perpustakaan. Membuka peluang untuk memperkaya pengalaman belajar dan pemerataan kesempatan belajar sekaligus sebagai upaya mendukung prinsip life-long learning. Keuntungan yang diperoleh dengan tersedianya layanan perpustakaan melalui intranet dan internet adalah: 1. Dalam waktu 24 jam mahasiswa dapat memperoleh informasi bibliografi denagn mudah dari berbagai tempat.

sehingga kemungkinan besar software tersebut akan sulit untuk dilakukan pengembangan atau penambahan fitur yang dibutuhkan. staff pegawai tidak benar-benar mengusai secara mendetail terhadap pekerjaanya karena mereka dituntut mengusai semua pekerjaan yang ada di sini. Mampu mengelola sistem informasi dengan sistem prosedur kerja yang sudah ditetapkan sebagai pedoman dalam bekerja dengan seorang ahli IT yang mengontrolnya. berupa backup dan persediaan jend set) Sistem kerja di UPT UNY yaitu melingkar. output (berupa hasil dari pengolahan data input yang langsung dapat digunakan oleh pegawai ataupun pengunjung. jika terjadi halhal yang tidak diinginkan (ketika ahli IT sedang tidak ada diruangan) maka sistem yang ada diperpustakaan menjadi terganggu karena pangkalan sistem informasi mereka berada dalam kendali komputer. proses (data tersebut dimanipulasi agar dapat terbaca. Cara yang dapat digunakan hanya merubah system ke system lain yang memiliki kelebihan dari system semula. b) c) Memberikan kepuasan bagi pengunjung dengan pelayanan informasi yang mendukung. telah disebutkan Komponen-komponen system informasi. antara lain : a) Kelebihan : Dengan peralihan dari manual ke otomasi komputer. memberi dampak yang kurang baik dalam pengoptimalan kinerja pegawai untuk pengelolaan perpustakaan.d) Bentuk keluaran dari System informasi yang sudah dikelola berupa :catalog computer. pengelolaan administrasi keanggotaan dan pegawai. data mengenai keterangan buku seperti penerbit. sirkulasi (peminjaman dan pengembalian). Dimana perputaran tersebut lebih bergerak ke bagian teknisnya (umum) dan pada pegawai yang jabatanya masih dibawah atau senior. Dengan sistem berputar dan berpindah tersebut. Kelemahan : Sistem kerja yang ada (berputar/rotasi). Dari pemaparan di atas dapat di analisis kelebihan dan kelemahan sistem informasi di UPT UNY. kumpulan data base koleksi pada pangkalan e) data. b) Dapat ditimbulkanya Permasalahan dalam pengelolaan dan pengontrolan sistem informasi. setidaknya terdapat tiga tahap sistem informasi yang di operasionalkan oleh seorang ahli IT yang bekerjasama dengan staff pustakawan lainnya yaitu : input (berupa data-data yang dimasukan ke dalam sistem). terjadi pertukaran wilayah kerja Setiap empat (4) bulan sekali. diolah dan dikeluarkan menjadi informasi (penyimpanan file)).dst) dan kendali (control atau metode yang digunakan untuk melindungi f) data. c) Penggunaan sistem informasi terintegrasi (CDS/ISIS) merupakan software dari luar. pengklasifikasian buku. perpustakaan online. Dalam manajemen system informasi. hal tersebut memberi kemudahan pada pelayanan dan kinerja pegawai dalam mengelola informasi apapun menjadi efisien dan efektif. Sehingga hal tersebut membutuhkan banyak waktu dan proses dalam perubahan system. a) . d) Manajemen system informasi di perpustakaan kurang dioptimalkan dalam hubunganya dengan system yang ada di perpustakaan-perpustakaan fakultas. pengarang. sehingga pengunjung dapat memperoleh informasi yang diinginkan. jumlah buku. digital library. Karena tidak adanya keahlian khusus dalam mengelola sistem informasi pada setiap pegawai.

Seperti pada organisasi-organisasi pepustakaan pada umumnya. . dll. Dimana Manajemen system informasi dari software tersebut melibatkan personalia yang ada diperpustkaan khususnya pada ahli IT. UPT UNY memilliki manajemen sistem informasi yang dikelola oleh pegawai perpustakaan. Dan saat ini menggunkan system informasi CDS/ISIS dikombinasikan dengan software terintegrasi SLIM dalam rangka meningkatkan layananya kepada pengguna.BAB III PENUTUP Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di UPT UNY. dapat disimpulkan mengenai bagaimana sistem informasi disana. digital library. perpustakaan online. Keluaran yang tampak dari pengolahan sistem informasi tersebut antara lain catalog computer. UPT perpustakaan UNY dapat dikatakan sebagai perpustakaan yang ideal dengan proses manajemen system informasi yang mampu memberikan pelayanan dan fasilitas terbaik untuk penggunanya. sirkulasi (peminjaman dan pengembalian). System informasi tersebut yaitu CDS/ISIS sempat berkembang menjadi SIPISIS dan WINISIS merupakan perangkat lunak yang digunakan sebagai sistempengolahan data menjadi informasi. Sebagai sebuah perpustakaan. meskipun dalam pengelolaan system dan kompetensi sumber daya manusianya masih kurang optimal.

web.pdf . tanggal 30 april 2012 http://komunitas.com/2010/01/18/pengertian-sistem-informasi-manajemen-sim/ http://yoyoke.dkk. Jogiyanto.ac.Buku Panduan Pemakai Perpustakaan.Sistem Teknologi Informasi.html diakses hari senin.wordpress. tanggal 30 april 2012 .id/sistem-informasi/379-sistem-informasi-manajemen-vs-manajemen-sisteminformasi. Yogyakarta :UPT perpustakaan universitas negeri yogyakarta http://ivaninternisti.com/2010/07/pengertian-sistem-informasi-manajemen.html diakses hari senin. Yogyakarta: Andioffset Sukarjono. tanggal 30 april 2012. Diakses hari senin. Sistem Informasi.2005.2010.gudangmateri.DAFTAR PUSTAKA Aryawan Agung.ac.id/download/sim.pdf diakses hari senin. tanggal 30 april 2012 http://www.stiki.ugm.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->