BAB I PENDAHULUAN A.

Latar Belakang Proses manajemen secara umum adalah merancang, mengelola, mengorganisasi serta melakukan pengawasan terhadap suatu sistem yang ada. Sedangkan sistem sendiri menggambarkan suatu keadaan dimana bagian-bagian di dalamnya saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain. Maka dari itu, dalam memberikan pengertian manajemen sistem informasi dapat dikatakan sebagai berikut, manajemen sistem informasi merupakan suatu kegiatan yang difokuskan pada cara-cara perencanaan, pengelolaan, pengembangan, serta pengawasan terhadap suatu informasi yang dilakukan secara terintegrasi antara satu bagian dengan bagian lainnya karena adanya suatu sistem. Di dalam suatu institusi maupun lembaga baik itu besar ataupun kecil bisa dipastikan memiliki sistem informasi di dalamnya. Pada kesempatan kali ini kami memilih Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan UNY sebagai sasaran observasi kami. Mengapa UPT Perpustakaan UNY? Ya, kami berpikir bahwa UPT UNY, yang kita semua telah ketahui, merupakan tempat berkumpulnya segala macam koleksi bahan pustaka baik berupa cetak maupun non-cetak. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika setiap hari terjadi aktivitas rutin, seperti peminjaman, pengembalian, pencarian informasi buku terbaru, pendaftaran anggota perpustakaan baru, dan sebagainya. Hal seperti inilah yang kami lihat sebagai suatu sistem yang tak lain merupakan sistem informasi yang tidak dapat dipisahkan satu aktivitas dengan aktivitas lain. Jika salah satu aktivitas tidak berjalan dengan baik, pasti sistem informasi disana juga tidak akan berjalan lancar. Bahkan hal terburuk yang dapat terjadi adalah suatu sistem dalam perpustakaan tersebut bisa saja terhenti begitu saja. Mengapa demikian? Hal ini telah dijelaskan sebelumnya diatas, bahwa suatu sistem bekerja saling terintegrasi, saling berkaitan serta saling mempengaruhi satu sama lain. Jelas bahwa jika dalam suatu sistem tersebut salah satu bagiannya tidak melaksanakan tugasnya dengan baik maka akan berpengaruh pada bagian yang lain. Oleh karena itu, perlu diadakannya kegiatan manajemen yang akan mengatur sistem informasi di UPTPerpustakaan UNY tersebut. B. 1. 2. 3. Rumusan Masalah Bagaimana deskripsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan UNY? Apakah pengertian Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan? Bagaimanakah manajemen sistem informasi (pengelolaan insformasi dan personalia yang terlibat) di UPT Perpustakaan UNY? 4. Bagaimanakah analisis (kelebihan dan kelemahan) manajemen sistem informasi Di Unit Perpustakaan Pusat (UPT) UNY? C. 1. 2. 3. Tujuan Mengetahui deskripsi Unit Perpustakaan Pusat (UPT) UNY Memahami dan mengetahui pengertian dan maksud Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan. Memahami dan mengetahui manajemen sistem informasi dan personalia yang terlibat di perpustakaan UNY. 4. Mengetahui kelemahan dan kelebihan sistem informasi di UPTPerpustakaan UNY D. Metode Observasi

dua orang staff. tape audio.org/) Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Negeri Yogayakarta terletak di Karangmalang. perpustakaan UNY hanya memiliki 4 pegawai yang terdiri dari 1 orang kepala. Dimana seorang kepala ditunjuk oleh pustakawan senior dilingkungan perpustakaan. dan dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri. Selain dengan metode wawancara kami juga mendapatkan informasi dari website perpustakaan. pihak pengolahan koleksi. Deskripsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta Dalam arti tradisional. banyak perpustakaan kini juga merupakan tempat penyimpanan dan/atau akses kemap. tape video dan DVD. namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi. karena perpustakaan ini didirikan bertepatan dengan berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta yaitu pada tanggal 21 Mei 1964. Oleh karena itu perpustakaan modern telah didefinisikan kembali sebagai tempat untuk mengakses informasi dalam format apa pun. sedang kelompok pustakawan terdiri dari sejumlah pustakawan dalam jabatan fungsional yang dipimpin oleh seorang pustakawan senior yang ditunjuk diantara tenaga pustakawan dilingkungan perpustakaan. Perpustakaan dapat juga diartikan sebagai kumpulan informasi yang bersifat ilmu pengetahuan. BAB II PEMBAHASAN A. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan. mikrofiche. Perpustakaan ini tidak jauh berbeda dengan perpustakaan pada umumnya seperti yang telah dideskripsikan di atas. dan pihak lain yang menunjang informasi tersebut. perpustakaan adalah sebuah wadah koleksibuku dan majalah. Tetapi. Dalam perpustakaan modern ini selain kumpulan buku tercetak. Awalnya. dan ibadah yang merupakan kebutuhan hakiki manusia.LP. rekreasi. Sesuai dengan kedudukanya sebagai UPT. buku panduan pengguna perpustakaan. dan satu orang pembantu umum.Metode yang digunakan untuk mendapatkan data-data dan informasi tentang manajemen sistem informasi perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta ialah dengan wawancara kepada pihak yang bersangkutan dengan system informasi perpustakaan. dengan koleksi dan penemuan media baru selain buku untuk menyimpan informasi. sebagian buku dan koleksinya ada dalam perpustakaan digital (dalam bentuk data yang bisa diakses lewat jaringan komputer). dan menyediakan fasilitas umum untuk mengakses gudang data CD-ROM dan internet. CD. apakah informasi itu disimpan dalam gedung perpustakaan tersebut atau tidak. kepala perpustakaan. Berdirinya Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta tidak dapat dipisahkan dengan sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta. perpustakaan UNY berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor. hiburan. Yogyakarta. . (http://id.wikipedia. dan arsip prosedur tugas personalia perpustakaan. mikrofilm. cetak atau hasil seni lainnya.

data merupakan input yang setelah diolah berubahbentuknya menjadi output yang disebut informas. Layanan informasi dapat pula diakses oleh pengguna melalui library online. Perpustakaan UNY diharapkan bisa lebih meningkatkan kinerja dengan menunjukkan peningkatan-peningkatan berupa fasilitas dan pelayanan yang baik bagi pengunjung ke depannya. Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan 1. Siagian (2002). pengorganisasian. dilakukan Pengolahan data baik diproses melalui teknologi computer atau benda lain yang digunakan oleh si pengolah. akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut dapat menjadi informasi. Dalam Pengolahan data dan informasi tersebut dibutuhkan adanya system (orang atau bukan orang) yang bekerjasama dalam Pengolahan dan penyampaian informasi. Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan sebuah sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi. Sistem komputer yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Saat ini. Dalam Pengolahan tersebut tentunya terdapat input data. khususnya dalam pemanfaatan teknologi dari mesin tik sampai ke teknologi computer dalam meningkatkan layanan dan fasilitasnya. pengunjung juga bisa menggunakan komputer untuk mencari judul buku yang dibutuhkan melalui layanan catalog komputer. Dahulu. informasi merupakan hasil dari pengolahan data. data-data yang bisa dikatakan belum memiliki arti penuh yang dibutuhkan oleh penggunanya. Definisi Sistem adalah Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai/mendapatkan suatu tujuan. manajemen. sedangkan dulu hanya menggunakan katalog manual. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan. Dalam rangka menghasilkan sebuah informasi. dan pemeliharaan berbagai bahan pustaka yang dikelola secara sistemik untuk digunakan sebagai sumber belajar bagi pemakainya. dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. dimana system itu di manajemen agar proses berjalanya dalam mencapai tujuan dapat berlangsung efektif dan efisien. Dengan perkembangan universitas itu sendiri. pengkoordinasian. Selain itu. Pengertian Manajemen System Informasi Perpustakaan Bahan mentah dapat diibaratkan sebagai sebuah data. di UPT perpustakaan ini pengunjung tidak hanya bisa memanfaatkan buku-buku atau koleksi yang ada. data merupakan bahan ”mentah”. tetapi juga bisa memanfaatkan ruang e-library yang telah diresmikan tahun 2011 yang lalu.Seiring berjalannya waktu dan perkembangan zaman. system informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Suatu sistem yang dibuat dengan tujuan menyajikan informasi. perpustakaan pun menyesuaikan diri dalam hal layanan dan fasilitasnya. perpustakaan semakin berkembang. penyimpanan. Sebagai bahan mentah. perpustakaan ini berpindahpindah sampai ditetapkanya tempat yang strategis yaitu di dekat rektorat dan layanan serta fasilitas yang masih sederhana. Menurut Susanto (2002). . Aryawan agung mengutip dari Wikipedia. Hal ini sangat memudahkan pengunjung untuk mencari sebuah buku. B. proses dan output berupa informasi. Perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang menyelenggarakan pengumpulan. dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan. Hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut..

katalog. Kesalahan yang tidak sengaja. dapat disebabkan oleh beberapa hal.mostly. Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna/pustakawan dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC. diantaranya yaitu : 1. Entah manajemen personalia (jadi sistem informasi personalia). teknologi -. Sistem Informasi Manajemen itu adalah produk/sebuah sistem. Misalnya melalui judul. Pengertian antara manajemen sistem informasi dengan sistem informasi manajemen pun terkadang masih membingungkan. untuk supaya bisa apa) bahkan ketika sistem informasi itu masih berbentuk suatu prosedur kerja tanpa tools/software/teknologi. transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. maka dapat dikatakan bahwa Manajemen sistem informasi perpustakaan adalah segala kegiatan yang meliputi perencanaan. dll). Sudah ada aplikasi (sebut saja: sistem informasi rumah sakit). bagaimana cara mengelolanya supaya sistem informasi itu Optimal untuk something as purpose (misal: bagaimana caranya supaya SIM-RS ini bisa meningkatkan pendapatan RS). Di dalam sistem perpustakaanterdapat modul-modul yang terintegrasi dari sistem yang satu ke sistem yang lain. Pengguna/pustakawan dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan. manajemen rumah sakit (jadi sistem informasi rumah sakit). berikut akan dijelaskan perbedaan antara keduanya. Keseluruhannya bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan (Lutfian. Jika koleksi yang dimaksud adalah buku maka arti sirkulasi adalah proses peredaran buku dengan berbagai jenis kegiatan transaksi antara pengguna dengan petugas perpustakaan. mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan. manajemen penjualan (jadi sistem informasi penjualan). manajemen kegiatan akademik (jadi sistem informasi akademik). 3.(http://komunitas. e) OPAC. pengguna/pustakawan hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul. kata kunci. Sedangkan Manajemen Sistem Informasi itu adalah kegiatan pengelolaan-pengelolaan sistem informasi dengan tujuan tertentu (untuk apa saja. kata kunci pengarang. Sedangkan apabila menggunakan katalog manual. orang.Sofware. Sedangkan Manajemen Sistem Informasi itu adalah aktivitas. Sistem Informasi Manajemen. Keberadaan "sistem informasi manajemen" ini fungsinya adalah untuk membantu kegiatan-kegiatan manajemen dari sudut pandang tertentu (data. Oleh sebab itu. Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin atau .id) 2. pengarang. Adapun modul-modul yang dapat terintegrasi yaitu: a) Modul Pengadaan b) Modul Pengatalogan c) Modul keanggotaan d) Modul sirkulasi dalam kalimat yang sederhana adalah proses edar suatu benda. subyek. data anggota/peminjam. 2. Dari pengertian masing-masing. itu lahir ketika ada sebuah teknologi yang menjadi enabler untuk membantu kegiatan-kegiatan manajemen. dan subyek (Harmawan 2009:1). 2009:1). Penggunaan System Informasi Perpustakaan Menurut Harmawan (2009:1) sistem informasi perpustakaan merupakan sistem automasi perpustakaan. Disamping itu. Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut. kata kunci subyek dsb. yang menyebabkan kebenaran data kurang terjamin.ac. untuk meningkatkan apa. pengorganisasian serta pengawasan yang di dalamnya semua bagian-bagiannya saling berkaitan satu sama lain dalam rangka pengelolaan data menjadi informasi yang dapat digunakan baik di dalam maupun di luar perpustakaan guna mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Dalam Penggunaan Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti.stiki. pengarang. pengelolaan.

pengaturan atau pengelolaan system yang bekerja untuk mencapai tujuan. dan jaringan internet jika diperlukan missal dalam library online (netware). dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah. d. Di mana perkembangan cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen. regional dan global. data input (Dataware). a. menyediakan perangkat kerasnya. proses manajemen system informasi diperpustakaan serupa dengan komponen-komponen tersebut meliputi : seorang pegawai atau personalia yang terlibat dalam penggunaan system (brainware). Prototipe merupakan suatu metode dalam pengembangan system yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai Rapid Application Development (RAD) adalah sebuah model proses perkembangan software yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek. meliputi sumber daya manusia (pengelola). perangkat lunak (software) dan jaringan computer (netware) yang saling berhubungan untuk mencapai hasil atau tujuan yang telah ditentukan. Pada metode ini pengembangan dan pengoperasian oleh pihak ketiga.2005). Outsourcing adalah pengembangan sistem informasi yang diserahkan kepada pihak luar/ pihak ketiga. terdapat beberapa metode pengembangan yang dapat digunakan beberapa diantanya yaitu(Jogiyanto. C. dukungan pemeliharaan.a) b) c) 3. Modul pengadaan ini berfungsi untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku. Pada pengembangan system informasi. data-data yang akan dikelola misalnya keterangan bahan pustaka (Dataware). Meningkatkan citra perpustakaan d) Pengembangan infrastruktur nasional. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. jadi tidak hanya membuat. Pada prakteknya lebih dari itu dimana segalah kegiatan diserahkan sepenuhnya termasuk pemrosesan pemasukan dan pengolahan data. 2008:89) diantaranya adalah: a) b) c) Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. Personalia Perpustakaan UNY . Manfaat Sistem informasi perpustakaan 4. c. Manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan menurut (Ishak. b. Komponen dalam system informasi Sistem informasi memiliki lima (5) komponen utama pembentuk yaitu : Komponen Perangkat Keras (Hardware) Komponen Perangkat Lunak (Software) Komponen Sumber Daya Manusia (Brainware) Komponen Jaringan komputer (Netware) Komponen Sumber Daya Data (Dataware) Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa didalam system informasi terdapat satu atau lebih komponen yang saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain. Dimana terjadi proses manajemen system informasi. system Pengolahan informasi yang digunakan (software).2005) : Prototipe. Jika departemen sistem informasi tidak mempunyai sumber daya yang baik.487. e.487. Penentuan apakah akan dikerjakan dan operasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) atau akan dikembangkan sendiri (insourcing) ditentukan oleh faktor kemampuan sumber daya dari departeman sistem informasi. ada dalam koleksi. Perangkat computer (hardware). Dalam hal ini. serta pelayanan dan pemulihan dari ganguan (Jogiyanto.

Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab untuk pengesahan dokumen.a) b) a) b) c) a) b) a) b) Kepegawaian di perpustakaan UNY meliputi kepegawaian TU dan operasional meliputi ahli dan teknis (langsung) yang salling bekerja sama dalam mencapai tujuan perpustakaan. Pengendaliaan rekaman Tanggungjawab : Pengendali dokumen bertanggung jawab dalam melakukan identifikasi dokumen termasuk formulir secara keseluruhan yang digunakan di Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. Tinjauan Manajemen Tanggungjawab : Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam mengusulkan waktu dan agenda tinjauan manajemen kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta serta menyampaikan seluruh agenda pada rapat tinjauan manajemen sampai diperoleh keputusan dari pimpinan. Berikut akan diuraikan sedikit mengenai tanggung jawab personalia yang sedang menduduki bagian-bagian berikut : 1. . 4. 2. Terjadi adanya rouling atau perputaran pegawai teknis selama empat (4) bulan sekali. Kasubag TU/Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam membuat daftar rekaman mutu yang digunakan diareanya dan menyimpan rekaman yang dapat memudahkan penelusuran bilamana diperlukan termasuk menetapkan masa simpan rekaman. penetapan auditor dan auditee serta melaporkan secara keseluruhan hasil audit internal kepada Wakil Manajemen. sehingga semua pegawai harus bekerja sesuai dnegan prosedur yang telah ditetapkan. Mengenai manajemen system informasi di perpustakaan UNY. Pengendalian dokumen dan data Tanggungjawab : Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk memeriksa isi prosedur yang diusulkan pegawai dan memverifikasi kebutuhannya untuk menunjang efektifitas penerapan sistem manajemen mutu. back up. system informasi ini lebih ditujukan pada layanan yang digunakan oleh pengguna perpustakaan. Diperpustakaan UNY proses bekerjanya pegawai dan pustakawan dilakukan berdasarkan perencanaan dan prosesdur kerja (khususnya pada bagian pengelolaan system informasi. Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring tindak lanjut hasil temuan audit dan melaporkan hasil pelaksanaan audit internal kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta dalam Rapat Tinjauan Manajemen. Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam menetapkan waktu pelaksanaan dan memutuskan setiap permasalahan yang terjadi sampai diperoleh keputusan untuk segera ditindaklanjuti. 3. Audit Internal Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh personel internal Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. dan Setiap pegawai yang sedang bekerja pada bagian tertentu yang berkaitan dengan pengolahan data transaksi seperti layanan sirkulasi harus memback up hasil kerjanya untuk dapat dipertanggungjawabkan dan sebagai bukti serta acuan untuk pelaksanaan selanjutnya. seperti prosesdur import dan eksport data. Tanggung jawab : Koordinator Audit Internal bertanggung jawab dalam pelaksanaan audit dari penetapan jadual. Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk menggandakan dan mendistribusikan dokumen kepada personel yang telah ditetapkan dan mengendalikan sesuai ketentuan dalam prosedur ini. dll) yang telah ditetapkan oleh kepala sebelumnya.

5. 12. c) Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam memeriksa usulan dari Kasubbag TU serta menetapkan skala prioritas perbaikan yang harus segera dilaksanakan. Perbaikan fasilitas Usaha memperbaiki kerusakan fasilitas agar dapat berfungsi dengan baik. realiasi tindak lanjut yang dilakukan. rencana tindak lanjut. hasil analisa. Pengelolaan bahan pustaka Petugas pengolahan bahan pustaka membuat daftar keterangan lengkap bahan pustaka (deskripsi katalog) yang disusun berdasarkan aturan tertentu. 10. 8. Pengembalian Petugas sirkulasi melakukan pencatatan transaksi pengembalian. 9. Peningkatan kompetensi pegawai Tanggungjawab : Kasubbag TU bertanggung jawab atas fasilitasi penyelenggaraan peningkatan kompetensi pegawai sesuai usulan yang diajukan. dan memberitahukan pengguna apabila bahan pustaka yang dipinjam telah melampaui batas waktu peminjaman. 6. Peminjaman Petugas sirkulasi bagian peminjaman melakukan pencatatan transaksi peminjaman. 7. dan memberitahukan pengguna untuk mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam sesuai batas waktu peminjaman. Tindakan pencegahan Tindakan pencegahan adalah suatu tindakan yang diambil karena indikasi akan menimbulkan ketidaksesuaian atas produk dan sistem guna mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut. 11. Pengajuan kebutuhan pegawai Tanggungjawab : Kasubbag TU bertanggung jawab dalam melakukan analisa terhadap kebutuhan pegawai di lingkungan Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. b) Kasubbag TU bertanggung jawab dalam inventarisasi usulan perbaikan yang disampaikan oleh Koordinator Bidang. Pemeliharaan fasilitas Pemeliharaan Fasilitas ialah kegiatan rutin terjadwal yang bertujuan memonitor kinerja fasilitas. perpanjangan bahan pustaka. Tanggungjawab : a) Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam mengusulkan pemeliharaan fasilitas. Pengelolaan pelanggan Tanggungjawab : a)Wakil Manajemen/Koordinator Bidang/Kasubag TU bertanggung jawab dalam menindak lanjuti setiap permasalahan atau umpan balik (saran) sesuai pokok permasalahan atau saran yang diperoleh. Tanggung Jawab : . Referensi Petugas referensi membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi. b) Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk pengarsipan hasil-hasil evaluasi mulai dari quesioner. Perbaikan bangunan digolongkan sesuai tingkat kerusakan. 13. Tanggungjawab : a) Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam mengidentifikasi peralatan yang harus dipelihara b) Kasubbag TU bertanggung jawab dalam membantu Koordinator Bidang dalam mengidentifikasi dan melakukan tindakan pemeliharaan yang dilakukan. 14.

Program CDS/ISIS (Computerized Documentation Sevices/Integrated Sets of Information Systems) Mulai tahun 1990. Sejak tiga tahun terakhir System manajemen di perpustakaan UNY berdasarkan pada ISO 2001-2008 yang terfokus pada pengguna. Manajemen Sistem Informasi UPT UNY Perpustakaan UNY sejak awal berdiri menerapkan system layanan terbuka (opened acces). Perpustakaan UNY menggunakan system perangkat lunak atau software yang terintegrasi yaitu progam otomasi perpustakaan CDS/ ISIS sebagai pangkalan data sehingga bisa memberikan layanan akses informasi dengan komputer kepada para pengguna jasa perpustakaan. informasi bahan pustaka yang dapat diakses dimanapun dan kapan saja. Dan berdasarkan atas pasal 43. Tinjauan manajemen. namun juga melalui teknologi informasi. Program CDS/ISIS (Computerized Documentation Sevices/Integrated Sets of Information Systems) adalah program sistem informasi basis data yang digunakan terutama untuk mengelola basisdata non numeric tersetruktur (data teks).a) Seluruh pegawai bertanggung jawab dalam melakukan tindakan pencegahan atas potensi ketidaksesuaian yang terjadi. tahun 2007 proses manajemen berdasarkan SNI yang merupakan produk BSNP yaitu adanya pemanfaatan IT dalam proses manajemen peprustakaan. Tangggunga jawab : a) Seluruh pegawai bertanggung jawab melakukan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi dan mencari penyebab timbulnya ketidaksesuaian serta mencega terulangnya ketidaksesuaian dimasa yang akan datang. Tindakan perbaikan Tindakan perbaikan adalah suatu tindakan yang diambil karena terjadinya ketidaksesuaian atas produk. Dalam rangka memberikan layanan terbaik dan bermanfaat bagi penggunanya. proses manajemen system informasi dilakukan untuk memberikan penyampaian informasi yang lebih leluasa. yaitu: 1. Tanggung jawab : a)Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam mengusulkan waktu dan agenda tinjauan manajemen kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta serta menyampaikan seluruh agenda pada rapat tinjauan manajemen sampai diperoleh keputusan dari pimpinan. Pada era globalisasi. Perpustakaan secara konvensional dikenal dengan koleksi bukunya dan juga sebagai pusat informasi. lebih praktis dan efisien bagi pengguna. System ini merupakan software system yang dikeluarkan oleh UNESCO dan dikembangkan oleh institute technology Thailand . b) Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring terhadap efektifitas tindak lanjut yang dilakukan atas tindakan pencegahan untuk menghindari ketidaksesuaian. Dalam mengelola layanan perpustakaan UNY menggunakan software Sistem yang terintegrasi. 16. b) Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring terhadap efektifitas perbaikan dan tindak lanjut yang dilakukan. D. b) Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam menetapkan waktu pelaksanaan dan memutuskan setiap permasalahan yang terjadi sampai diperoleh keputusan untuk segera ditindaklanjuti. informasi tidak hanya diperoleh dari buku. 15. proses dan sistem guna menghilangkan penyebab ketidaksesuaian tersebut dan mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut dimasa mendatang. Sistem layanan terbuka dirasa lebih sesuai dengan kondisi sebuah perpustakaan perguruan tinggi. karena dengan sistem tersebut pengguna mendapat kesempatan yang lebih luas dalam mengakses bahan pustaka yang dikehendaki.

Software lebih praktis. pengelola mulai mencari dan melihat system lain yang dianggap lebih efektif dan efisien dalam penggunaanya untuk peningkatan layanan informasi bagi pengguna. . anggota perpustakaan . System SLIM ini mampu mengolah data lebih praktis dan lengkap. Membuat kerja pegelola menjadi lebih efektif dan efisien. d. dan dilakukan pengembangan kembali menjadi WINISIS yang mampu terkoneksi dengan internet pula.yang dapat digunakan oleh instansi-instansi atau organisasi yang ada di dunia secara gratis. database dan pembuatan kartu anggota perpustakaan langsung. Software terintegrasi ini megalami pengembangan. Dimana saat ini perpustakaan UNY memanfaatkan dua system yaitu CDS/ISIS. maka bisa langsung terdeteksi dalam pencarian tanpa dicap terlebih dahulu. dimana nantinya semua Pengolahan data yang dilakukan sudah selesai akan di upload atau ditransfer ke tiga server yang ada di lantai dua. mengingat kelebihan dari system ini yaitu : a. Software ini pun dikenal oleh bangsa indoneisa kemudian diterjemahkan dan dikelola oleh IPB sehingga organisasi-organisasi perpustakaan Indonesia pun dapat memakainya secara gratis. Software CDS/ISIS belum memiliki fitur dan fungsi yang dibutuhkan seperti pembuatan barcode dan terkoneksi dengan internet. system ini mampu bekerja lebih baik dari system sebelumnya. Sudah dikatakan sebelumnya bahwa system SLIM ini tidak lama lagi akan menggantikan system CDS/ISIS. pembuatan label. Kedua system tersebut dijalankan secara terpisah dalam beberapa computer. Melihat kelebihan dan kelemahan dari software terintegrasi CDS/ISIS. Penggunaan System layanan dengan software terintegrasi SLIM (Sistem Library information system) atau lebih dikenal dengan Senayan merupakan rencana pengembangan lanjutan dalam penggunaan system pengelolaan database. library digital. barcode. dan seterusnya tidak beraktifitas lagi dalam jangka waktu yang agak lama. online library dan proquest. Namun karena adanya kesulitan dalam pengelolaan pengembangan tersebut program tersebut kembali menjadi bentuk CDS/ISIS. peneliti. sehingga rencanya system ini akan diterapkan menggantikan posisi dari system CDS/ISIS. software ini merupakan otoritas dikbud (berada dekat Senayan Jakarta) dan software ini dapat digunakan secara gratis pula. System ini sudah berbasis web. 2. sehingga mendukung kerja system informasi. mahasiswa. Selain dapat mengelola database pustaka kedalam OPEC. System terintegrasi SLIM (Sistem Library information system) atau Senayan Software terintegrasi ini dinamakan senayan. akses sirkulasi.dst). layanan sirkulasi (pengembalian dan peminjaman). karena proses pergantian system tersebut membutuhkan waktu dan proses yang harus teliti. dan Senayan yang sedang melengkapi kekurangan yang telah disebutkan sebelumnya pada system CDS/ISIS (web dan barcode). tidak mampu melakukan kebutuhan tersebut karena ada kesulitan pengelola dalam Pengolahan perangkat software tersebut. Karena system CDS/ISIS yang saat ini digunakan pula. Fitur yang digunakan lebih lengkap dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. c. dari SIPISIS kemudian WINISIS dan kemudian kembali lagi ke CDS/ISIS. Ketiga server tersebut akan terintegrasi atau terhubung langsung dengan system computer yang ada diperpustakaan. hanya tinggal menunggu pengguna yaitu dosen. proses pembuatan atau penyusunan data informasi mudah dan cepat. System ini sedang digunakan oleh perpustakaan UNY dalam pembuatan barcode dan web (terkoneksi) yang saat ini sedang dimanfaatkan pada informasi bahan pustaka perpustakaan melalui online. Program ini digunakan sebagai pangkalan database bahan pustaka dan database mahasiswa (entry dalam pengadaan buku. absensi front office. Kenapa hal itu dilakukan. absensi front office. Seperti dalam proses pencarian catalog (opec) baik melalui intanet ataupun internet. dst. b. sehingga sempat terjadi proses pengembangan software menjadi SIPISIS yang mampu menyusun barcode. dengan bar code yang dibuat langsung dari software.

dst) . berawal dari input data yaitu pengadaan bahan pustaka. kemudian di download oleh pengelola. database dimasukkan kedalam pengolahan data (entry).Tampilan dari Pengolahan melalui system ini lebih menarik. perencanaan Setiap satu tahun terhadap pengadaan buku baru. penerbit buku. dst.pasal. Pegawai . jumlahnya berapa. Download Penerbit. Dimana database tersebut akan ditransfer/upload ke tiga server yang ada di lantai dua yang terintegrasi dengan system computer yang ada di perpustakaan : layanan sirkulasi. memuat database mahasiswa (dari tiap fakultas) untuk yang menjadi anggota perpustakaan akan membantu absensi dan layanan sirkulasi. harga). Pengelolaan Sistem Informasi Proses Pengelolaan Sistem Informasi guna layanan bagi pengguna.jenis. denda. Selanjutnya proses verifikasi data bahan pustaka sebelum dipesan (buku apa saja. nput data dari penerbit melalui jalinan kerjasama. Pengadaan ini dilakukan jika ada pesanan. dan proquest. pengktalogan (Opec) untuk pencarian bahan pustaka dan sirkulasi. Rencana tahunan Penerbit mengupload bahan pustaka yang diterbitkan melalui jalinan (e-mail) kerjasama dengan perpustakaan. digital library. akan di buat label (no identitas bahan pustaka meliputi. absensi. Alur proses pengelolaan/manajemen system informasi : Sirkulasi Katalogisasi (opec intra dan internet) Absensi Front office Anggota perpustakaan On line library (catalog online) Digital library Aktif dan non aktif anggota (kaitanya dengan sirkulasi. Pesanan. Dari database pustaka tersebut. atau dari karyawan sirkulasi (pengecekan buku). Seperti adanya tampilan cover buku ketika kita membuka dan membaca bahan pustaka melalui on line atau digital library. barcode. online library. dapat pula saran dari pengguna. diseleksi oleh team terkait mengenai buku-buku apa saja yang perlu dan akan dibeli. maka akan tersisa data pustaka yang mungkin belum akan terbeli. dan layanan informasi berbasis web. tahun. Dengan Proses pengadaan bahan pustaka sebagai berikut : penerbit Pengadaan buku Entry data base Verifikasi e. Data tersebut akan menjadi daftar tertunda dan akan tersimpan. Info pengguna.dst).

pilih menu yang dikehendaki. E-Library. Penelusuran melalui intranet dengan memanfaatkan OPAC (online Public Acces Catalogue) yang tersedia di gedung UPT UNY Perkembangan teknologi informasi yang ditandai dengan adanya penerapan teknologi komunikasi dan komputer di perpustakaan memungkinkan akses informasi menjadi cepat dan tepat.proquest.ac. pangkalan data ini memuat informasi mengenai laporan penelitian dosen UNY. Dalam penyebaran informasi. pangkalan data ini memuat judul-judul artikel majalah.Layanan 1) 2) 3) 4) 5) 6) Perpustakaan UNY memiliki enam pangkalan data yang dapat diakses melalui intranet dan internet. lembaga penelitian dan unitunit terkait di lingkungan UNY telah terkait dan dapat diakses dari fakultas/ jurusan. pengkalan data ini memuat informasi mengenai Desertasi. DTS. Penelusuran website UPT perpustakaan Dengan mengetik beberapa bahasa perintah pada pangkalan data yang tersedia. b. Untuk pencarian daftar literature. science dan social science.uny. pengarang maupun subyek 2. unit. Art. Penelusuran jurnal elektronik a. 2) Mempermudah dan mempercepat penemuan informasi. ganti tiap bulan. Layanan perpustakaan terpadu dan terigentrasi dengan membangun pangkalan data di UPT Perpustakaan dan di masing-masing perpustakaan fakultas/ jurusan. pangkalan data ini memuat ribuan judul jurnal bidang pendidikan. yang dapat ditanyakan di perpustakaan R. lembaga dan rektirat. informasi dapat diakses dari manapun tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. Pilih alamat http://library. Jurnal elektronok. c.id b.id.ac. Penelusuran melalui internet  Akses internet dengan alamat http://www. 3) Memberikan peluang dan jangkauan lebih banyak untuk menelusur dan menemukan informasi dari pangkalan data yang ada. Berikut salah satu contoh penelusur informasi: 1. yaitu: Buku. Lapen. Untuk menelusur data bibliografi buku bias melalui judul. surat kabar harian dan jurnal dalam bentuk tercetak yang dikoleksi oleh perpustakaan UNY yang diperoleh melalui langganan maupun hadiah. Tesis dan Skripsi. dengan cara sebagai berikut: a. Adapun tujuan layanan ini adalah: 1) Mempermudah pengguna perpustakaan dalam proses penelusuran informasi. system temu kembali (retrieval system) .com/pqdweb  Tulis account name dan password. Website UPT UNY berisi informasi data bibliografi yang dapat diakses melalui situs http://library.uny. pangkalan data ini memuat informasi mengenai koleksi buku teks yang dimiliki Perpustakaan UNY.

Dalam waktu 24 jam mahasiswa dapat memperoleh informasi bibliografi denagn mudah dari berbagai tempat.Namun UPT sebagai perpustakaan pusat di UNY belum mampu terintegrasikan atau terhubung dengan fakultas-fakultas yang ada di UNY. Di sini pemanfaatan teknologi computer (software dan hardware)yang terkoneksi internet (netware) oleh staff pegawai (brainware) digunakan untuk mengolah data (data) yang nantinya berfungsi sebagai informasi baik untuk staff maupun pengunjung. diaplikasikan pada sistem otomasi perpustakaan guna meningkatkan layanan bagi pengguna. Meskipun dahulu sempat terhubung. layanan perpustakaan melalui internet dan intranet perlu diperkenalkan dan dipahami oleh seluruh masyarakt akademik agar fasilitas yang tersedia dapat dimanfaatkan. Mengingat pentingnya literature sebagai salah satu sarana untuk menunjang proses belajara mengajar. Berikut analisis mengenai system informasi UPT UNY : a) Sistem informasi yang dipakai CDS\ISIS dan SLIM merupakan perangkat lunak yang digunakan oleh UPT UNY sebagai pusat pangkalan data. b) Perangkat lunak CDS/ISIS dan SLIM merupakan salah satu metode pengembangan sistem informasi yang digunakan oleh UPT UNY yang masuk dalam kategori metode pengembangan insourcing yaitu memperoleh perangkat lunak dari luar (gratis atau membeli) dan dikelola sendiri. maka dapat diperoleh beberapa data mengenai bagaimana system informasi di UPT UNY.berguna untuk meng-match-kan apa yang tersedia dan apa yang dibutuhkan. Keuntungan yang diperoleh dengan tersedianya layanan perpustakaan melalui intranet dan internet adalah: 1. c) Proses peralihan dari pengelolaan data manual melalui mesin tik ke teknologi komputer dilakukan atas dasar makin meningkatnya:        Tuntutan teknologi informasi khususnya computer Meningkatnya kebutuhan pelayanan perpustakaan Tuntutan menggunakan koleksi secara bersama Kebutuhan untuk mengefektifkan tenaga dan sumberdaya manusia Kebutuhan efisiensi waktu dalam pencarian data Keanekargaman bahan pustaka yang dikelola Kebutuhan layanan akses informasi pustaka secara cepat dan tepat . 3. pendukung pengambilan keputusan dalam proses menajemen. 2. namun karena keengganan terhadap proses yang sulit dan membutuhkan kerjasama dengan beberapa pihak terkait (puskom) keterhubungan tersebut terputus sampai sekarang. E. system yang mendukung kegiatan manajemen di perpustakaan. membantu tugas-tugas layanan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pengolahan basis data untuk penemuan informasi. Membuka peluang untuk memperkaya pengalaman belajar dan pemerataan kesempatan belajar sekaligus sebagai upaya mendukung prinsip life-long learning. dan perpustakaan online. digital library. pelayanan untuk pengunjung melalui penyajian informasi melalui layanan catalog. UPT perpustakaan UNY menggunakan system informasi guna meningkatkan layanan bagi pengguna yaitu software system terintegrasi CDS/ISIS dan SLIM. Analisis Sistem Informasi UPT UNY Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan kelompok. Sharing sumberdaya khususnya sumber informasi yang ada di perpustakaan sehingga dapat dimanfaatkan dengan maksimal.

output (berupa hasil dari pengolahan data input yang langsung dapat digunakan oleh pegawai ataupun pengunjung. antara lain : a) Kelebihan : Dengan peralihan dari manual ke otomasi komputer. sirkulasi (peminjaman dan pengembalian). Dalam manajemen system informasi. Dari pemaparan di atas dapat di analisis kelebihan dan kelemahan sistem informasi di UPT UNY. pengklasifikasian buku. telah disebutkan Komponen-komponen system informasi. staff pegawai tidak benar-benar mengusai secara mendetail terhadap pekerjaanya karena mereka dituntut mengusai semua pekerjaan yang ada di sini. pengarang. Dimana perputaran tersebut lebih bergerak ke bagian teknisnya (umum) dan pada pegawai yang jabatanya masih dibawah atau senior. berupa backup dan persediaan jend set) Sistem kerja di UPT UNY yaitu melingkar. pengelolaan administrasi keanggotaan dan pegawai. a) . Sehingga hal tersebut membutuhkan banyak waktu dan proses dalam perubahan system. setidaknya terdapat tiga tahap sistem informasi yang di operasionalkan oleh seorang ahli IT yang bekerjasama dengan staff pustakawan lainnya yaitu : input (berupa data-data yang dimasukan ke dalam sistem). jumlah buku. sehingga kemungkinan besar software tersebut akan sulit untuk dilakukan pengembangan atau penambahan fitur yang dibutuhkan. proses (data tersebut dimanipulasi agar dapat terbaca. b) Dapat ditimbulkanya Permasalahan dalam pengelolaan dan pengontrolan sistem informasi. digital library. terjadi pertukaran wilayah kerja Setiap empat (4) bulan sekali.d) Bentuk keluaran dari System informasi yang sudah dikelola berupa :catalog computer. perpustakaan online. kumpulan data base koleksi pada pangkalan e) data. d) Manajemen system informasi di perpustakaan kurang dioptimalkan dalam hubunganya dengan system yang ada di perpustakaan-perpustakaan fakultas. memberi dampak yang kurang baik dalam pengoptimalan kinerja pegawai untuk pengelolaan perpustakaan. Kelemahan : Sistem kerja yang ada (berputar/rotasi). diolah dan dikeluarkan menjadi informasi (penyimpanan file)).dst) dan kendali (control atau metode yang digunakan untuk melindungi f) data. Dengan sistem berputar dan berpindah tersebut. Karena tidak adanya keahlian khusus dalam mengelola sistem informasi pada setiap pegawai. c) Penggunaan sistem informasi terintegrasi (CDS/ISIS) merupakan software dari luar. Cara yang dapat digunakan hanya merubah system ke system lain yang memiliki kelebihan dari system semula. sehingga pengunjung dapat memperoleh informasi yang diinginkan. Mampu mengelola sistem informasi dengan sistem prosedur kerja yang sudah ditetapkan sebagai pedoman dalam bekerja dengan seorang ahli IT yang mengontrolnya. jika terjadi halhal yang tidak diinginkan (ketika ahli IT sedang tidak ada diruangan) maka sistem yang ada diperpustakaan menjadi terganggu karena pangkalan sistem informasi mereka berada dalam kendali komputer. b) c) Memberikan kepuasan bagi pengunjung dengan pelayanan informasi yang mendukung. hal tersebut memberi kemudahan pada pelayanan dan kinerja pegawai dalam mengelola informasi apapun menjadi efisien dan efektif. data mengenai keterangan buku seperti penerbit.

digital library. UPT UNY memilliki manajemen sistem informasi yang dikelola oleh pegawai perpustakaan. Seperti pada organisasi-organisasi pepustakaan pada umumnya. Keluaran yang tampak dari pengolahan sistem informasi tersebut antara lain catalog computer. UPT perpustakaan UNY dapat dikatakan sebagai perpustakaan yang ideal dengan proses manajemen system informasi yang mampu memberikan pelayanan dan fasilitas terbaik untuk penggunanya. meskipun dalam pengelolaan system dan kompetensi sumber daya manusianya masih kurang optimal. sirkulasi (peminjaman dan pengembalian). Dan saat ini menggunkan system informasi CDS/ISIS dikombinasikan dengan software terintegrasi SLIM dalam rangka meningkatkan layananya kepada pengguna. dapat disimpulkan mengenai bagaimana sistem informasi disana. Dimana Manajemen system informasi dari software tersebut melibatkan personalia yang ada diperpustkaan khususnya pada ahli IT. Sebagai sebuah perpustakaan. perpustakaan online. . System informasi tersebut yaitu CDS/ISIS sempat berkembang menjadi SIPISIS dan WINISIS merupakan perangkat lunak yang digunakan sebagai sistempengolahan data menjadi informasi. dll.BAB III PENUTUP Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di UPT UNY.

dkk.ac. Yogyakarta: Andioffset Sukarjono.html diakses hari senin.DAFTAR PUSTAKA Aryawan Agung. tanggal 30 april 2012 . Sistem Informasi.com/2010/01/18/pengertian-sistem-informasi-manajemen-sim/ http://yoyoke. Yogyakarta :UPT perpustakaan universitas negeri yogyakarta http://ivaninternisti.wordpress.2005.ac.html diakses hari senin.web.Sistem Teknologi Informasi. tanggal 30 april 2012 http://www.stiki.2010. tanggal 30 april 2012.com/2010/07/pengertian-sistem-informasi-manajemen.pdf .Buku Panduan Pemakai Perpustakaan.gudangmateri. Jogiyanto.id/download/sim.ugm.pdf diakses hari senin. Diakses hari senin.id/sistem-informasi/379-sistem-informasi-manajemen-vs-manajemen-sisteminformasi. tanggal 30 april 2012 http://komunitas.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful