BAB I PENDAHULUAN A.

Latar Belakang Proses manajemen secara umum adalah merancang, mengelola, mengorganisasi serta melakukan pengawasan terhadap suatu sistem yang ada. Sedangkan sistem sendiri menggambarkan suatu keadaan dimana bagian-bagian di dalamnya saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain. Maka dari itu, dalam memberikan pengertian manajemen sistem informasi dapat dikatakan sebagai berikut, manajemen sistem informasi merupakan suatu kegiatan yang difokuskan pada cara-cara perencanaan, pengelolaan, pengembangan, serta pengawasan terhadap suatu informasi yang dilakukan secara terintegrasi antara satu bagian dengan bagian lainnya karena adanya suatu sistem. Di dalam suatu institusi maupun lembaga baik itu besar ataupun kecil bisa dipastikan memiliki sistem informasi di dalamnya. Pada kesempatan kali ini kami memilih Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan UNY sebagai sasaran observasi kami. Mengapa UPT Perpustakaan UNY? Ya, kami berpikir bahwa UPT UNY, yang kita semua telah ketahui, merupakan tempat berkumpulnya segala macam koleksi bahan pustaka baik berupa cetak maupun non-cetak. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika setiap hari terjadi aktivitas rutin, seperti peminjaman, pengembalian, pencarian informasi buku terbaru, pendaftaran anggota perpustakaan baru, dan sebagainya. Hal seperti inilah yang kami lihat sebagai suatu sistem yang tak lain merupakan sistem informasi yang tidak dapat dipisahkan satu aktivitas dengan aktivitas lain. Jika salah satu aktivitas tidak berjalan dengan baik, pasti sistem informasi disana juga tidak akan berjalan lancar. Bahkan hal terburuk yang dapat terjadi adalah suatu sistem dalam perpustakaan tersebut bisa saja terhenti begitu saja. Mengapa demikian? Hal ini telah dijelaskan sebelumnya diatas, bahwa suatu sistem bekerja saling terintegrasi, saling berkaitan serta saling mempengaruhi satu sama lain. Jelas bahwa jika dalam suatu sistem tersebut salah satu bagiannya tidak melaksanakan tugasnya dengan baik maka akan berpengaruh pada bagian yang lain. Oleh karena itu, perlu diadakannya kegiatan manajemen yang akan mengatur sistem informasi di UPTPerpustakaan UNY tersebut. B. 1. 2. 3. Rumusan Masalah Bagaimana deskripsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan UNY? Apakah pengertian Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan? Bagaimanakah manajemen sistem informasi (pengelolaan insformasi dan personalia yang terlibat) di UPT Perpustakaan UNY? 4. Bagaimanakah analisis (kelebihan dan kelemahan) manajemen sistem informasi Di Unit Perpustakaan Pusat (UPT) UNY? C. 1. 2. 3. Tujuan Mengetahui deskripsi Unit Perpustakaan Pusat (UPT) UNY Memahami dan mengetahui pengertian dan maksud Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan. Memahami dan mengetahui manajemen sistem informasi dan personalia yang terlibat di perpustakaan UNY. 4. Mengetahui kelemahan dan kelebihan sistem informasi di UPTPerpustakaan UNY D. Metode Observasi

tape video dan DVD. dan satu orang pembantu umum.wikipedia. rekreasi. (http://id. perpustakaan UNY hanya memiliki 4 pegawai yang terdiri dari 1 orang kepala. sebagian buku dan koleksinya ada dalam perpustakaan digital (dalam bentuk data yang bisa diakses lewat jaringan komputer). namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi. Yogyakarta. perpustakaan adalah sebuah wadah koleksibuku dan majalah. Oleh karena itu perpustakaan modern telah didefinisikan kembali sebagai tempat untuk mengakses informasi dalam format apa pun. Dimana seorang kepala ditunjuk oleh pustakawan senior dilingkungan perpustakaan.org/) Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Negeri Yogayakarta terletak di Karangmalang. cetak atau hasil seni lainnya. perpustakaan UNY berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor. dan menyediakan fasilitas umum untuk mengakses gudang data CD-ROM dan internet. karena perpustakaan ini didirikan bertepatan dengan berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta yaitu pada tanggal 21 Mei 1964. buku panduan pengguna perpustakaan. Sesuai dengan kedudukanya sebagai UPT. pihak pengolahan koleksi. . Perpustakaan dapat juga diartikan sebagai kumpulan informasi yang bersifat ilmu pengetahuan. kepala perpustakaan. BAB II PEMBAHASAN A. hiburan. Dalam perpustakaan modern ini selain kumpulan buku tercetak. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan.Metode yang digunakan untuk mendapatkan data-data dan informasi tentang manajemen sistem informasi perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta ialah dengan wawancara kepada pihak yang bersangkutan dengan system informasi perpustakaan. sedang kelompok pustakawan terdiri dari sejumlah pustakawan dalam jabatan fungsional yang dipimpin oleh seorang pustakawan senior yang ditunjuk diantara tenaga pustakawan dilingkungan perpustakaan. Berdirinya Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta tidak dapat dipisahkan dengan sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta. CD. Tetapi. dua orang staff. Deskripsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta Dalam arti tradisional. Awalnya. dan pihak lain yang menunjang informasi tersebut. mikrofiche. mikrofilm. apakah informasi itu disimpan dalam gedung perpustakaan tersebut atau tidak. dan arsip prosedur tugas personalia perpustakaan. tape audio.LP. Perpustakaan ini tidak jauh berbeda dengan perpustakaan pada umumnya seperti yang telah dideskripsikan di atas. Selain dengan metode wawancara kami juga mendapatkan informasi dari website perpustakaan. dan dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri. dengan koleksi dan penemuan media baru selain buku untuk menyimpan informasi. banyak perpustakaan kini juga merupakan tempat penyimpanan dan/atau akses kemap. dan ibadah yang merupakan kebutuhan hakiki manusia.

Dalam rangka menghasilkan sebuah informasi. data merupakan bahan ”mentah”. Dalam Pengolahan tersebut tentunya terdapat input data. Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan 1. Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan. proses dan output berupa informasi. Siagian (2002). Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan.Seiring berjalannya waktu dan perkembangan zaman. Dalam Pengolahan data dan informasi tersebut dibutuhkan adanya system (orang atau bukan orang) yang bekerjasama dalam Pengolahan dan penyampaian informasi. dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan. Saat ini. dilakukan Pengolahan data baik diproses melalui teknologi computer atau benda lain yang digunakan oleh si pengolah. Aryawan agung mengutip dari Wikipedia. Layanan informasi dapat pula diakses oleh pengguna melalui library online. data merupakan input yang setelah diolah berubahbentuknya menjadi output yang disebut informas. tetapi juga bisa memanfaatkan ruang e-library yang telah diresmikan tahun 2011 yang lalu. . Pengertian Manajemen System Informasi Perpustakaan Bahan mentah dapat diibaratkan sebagai sebuah data. Menurut Susanto (2002). akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut dapat menjadi informasi. system informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. pengkoordinasian. Perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang menyelenggarakan pengumpulan. dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Hal ini sangat memudahkan pengunjung untuk mencari sebuah buku. penyimpanan. data-data yang bisa dikatakan belum memiliki arti penuh yang dibutuhkan oleh penggunanya. perpustakaan ini berpindahpindah sampai ditetapkanya tempat yang strategis yaitu di dekat rektorat dan layanan serta fasilitas yang masih sederhana. Dengan perkembangan universitas itu sendiri. B. pengorganisasian. khususnya dalam pemanfaatan teknologi dari mesin tik sampai ke teknologi computer dalam meningkatkan layanan dan fasilitasnya. manajemen. Definisi Sistem adalah Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai/mendapatkan suatu tujuan. Sistem komputer yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. pengunjung juga bisa menggunakan komputer untuk mencari judul buku yang dibutuhkan melalui layanan catalog komputer. Sebagai bahan mentah. perpustakaan semakin berkembang. Suatu sistem yang dibuat dengan tujuan menyajikan informasi. Perpustakaan UNY diharapkan bisa lebih meningkatkan kinerja dengan menunjukkan peningkatan-peningkatan berupa fasilitas dan pelayanan yang baik bagi pengunjung ke depannya. di UPT perpustakaan ini pengunjung tidak hanya bisa memanfaatkan buku-buku atau koleksi yang ada. Dahulu. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan sebuah sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi. dan pemeliharaan berbagai bahan pustaka yang dikelola secara sistemik untuk digunakan sebagai sumber belajar bagi pemakainya. dimana system itu di manajemen agar proses berjalanya dalam mencapai tujuan dapat berlangsung efektif dan efisien. sedangkan dulu hanya menggunakan katalog manual. informasi merupakan hasil dari pengolahan data. Selain itu.. perpustakaan pun menyesuaikan diri dalam hal layanan dan fasilitasnya. Hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut.

Pengguna/pustakawan dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan. manajemen penjualan (jadi sistem informasi penjualan). Adapun modul-modul yang dapat terintegrasi yaitu: a) Modul Pengadaan b) Modul Pengatalogan c) Modul keanggotaan d) Modul sirkulasi dalam kalimat yang sederhana adalah proses edar suatu benda.ac. Dari pengertian masing-masing. e) OPAC. pengorganisasian serta pengawasan yang di dalamnya semua bagian-bagiannya saling berkaitan satu sama lain dalam rangka pengelolaan data menjadi informasi yang dapat digunakan baik di dalam maupun di luar perpustakaan guna mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut. teknologi -. 3. data anggota/peminjam.id) 2. kata kunci pengarang. subyek. untuk meningkatkan apa. Sedangkan apabila menggunakan katalog manual.Sofware. dll). 2. transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. pengelolaan. manajemen kegiatan akademik (jadi sistem informasi akademik). dan subyek (Harmawan 2009:1). itu lahir ketika ada sebuah teknologi yang menjadi enabler untuk membantu kegiatan-kegiatan manajemen. Disamping itu. Sedangkan Manajemen Sistem Informasi itu adalah kegiatan pengelolaan-pengelolaan sistem informasi dengan tujuan tertentu (untuk apa saja. berikut akan dijelaskan perbedaan antara keduanya. Di dalam sistem perpustakaanterdapat modul-modul yang terintegrasi dari sistem yang satu ke sistem yang lain. Sudah ada aplikasi (sebut saja: sistem informasi rumah sakit). Keberadaan "sistem informasi manajemen" ini fungsinya adalah untuk membantu kegiatan-kegiatan manajemen dari sudut pandang tertentu (data. Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna/pustakawan dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC.(http://komunitas. kata kunci. mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan. Penggunaan System Informasi Perpustakaan Menurut Harmawan (2009:1) sistem informasi perpustakaan merupakan sistem automasi perpustakaan. Sedangkan Manajemen Sistem Informasi itu adalah aktivitas. yang menyebabkan kebenaran data kurang terjamin. Dalam Penggunaan Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti. diantaranya yaitu : 1. Sistem Informasi Manajemen.mostly. Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin atau . 2009:1). dapat disebabkan oleh beberapa hal.stiki. Keseluruhannya bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan (Lutfian. Kesalahan yang tidak sengaja. Misalnya melalui judul. manajemen rumah sakit (jadi sistem informasi rumah sakit). Pengertian antara manajemen sistem informasi dengan sistem informasi manajemen pun terkadang masih membingungkan. bagaimana cara mengelolanya supaya sistem informasi itu Optimal untuk something as purpose (misal: bagaimana caranya supaya SIM-RS ini bisa meningkatkan pendapatan RS). pengarang. Jika koleksi yang dimaksud adalah buku maka arti sirkulasi adalah proses peredaran buku dengan berbagai jenis kegiatan transaksi antara pengguna dengan petugas perpustakaan. Oleh sebab itu. untuk supaya bisa apa) bahkan ketika sistem informasi itu masih berbentuk suatu prosedur kerja tanpa tools/software/teknologi. pengarang.katalog. orang. maka dapat dikatakan bahwa Manajemen sistem informasi perpustakaan adalah segala kegiatan yang meliputi perencanaan. Sistem Informasi Manajemen itu adalah produk/sebuah sistem. kata kunci subyek dsb. pengguna/pustakawan hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul. Entah manajemen personalia (jadi sistem informasi personalia).

Dimana terjadi proses manajemen system informasi.2005). data-data yang akan dikelola misalnya keterangan bahan pustaka (Dataware). Meningkatkan citra perpustakaan d) Pengembangan infrastruktur nasional. Manfaat Sistem informasi perpustakaan 4. Prototipe merupakan suatu metode dalam pengembangan system yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai Rapid Application Development (RAD) adalah sebuah model proses perkembangan software yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek. Di mana perkembangan cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen. Dalam hal ini. Pada metode ini pengembangan dan pengoperasian oleh pihak ketiga. Pada pengembangan system informasi. C. e.2005) : Prototipe. Perangkat computer (hardware). proses manajemen system informasi diperpustakaan serupa dengan komponen-komponen tersebut meliputi : seorang pegawai atau personalia yang terlibat dalam penggunaan system (brainware). terdapat beberapa metode pengembangan yang dapat digunakan beberapa diantanya yaitu(Jogiyanto. perangkat lunak (software) dan jaringan computer (netware) yang saling berhubungan untuk mencapai hasil atau tujuan yang telah ditentukan. d. jadi tidak hanya membuat. a. dukungan pemeliharaan. system Pengolahan informasi yang digunakan (software). regional dan global. Komponen dalam system informasi Sistem informasi memiliki lima (5) komponen utama pembentuk yaitu : Komponen Perangkat Keras (Hardware) Komponen Perangkat Lunak (Software) Komponen Sumber Daya Manusia (Brainware) Komponen Jaringan komputer (Netware) Komponen Sumber Daya Data (Dataware) Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa didalam system informasi terdapat satu atau lebih komponen yang saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain. dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah. b.487. Pada prakteknya lebih dari itu dimana segalah kegiatan diserahkan sepenuhnya termasuk pemrosesan pemasukan dan pengolahan data. c.487.a) b) c) 3. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. serta pelayanan dan pemulihan dari ganguan (Jogiyanto. Outsourcing adalah pengembangan sistem informasi yang diserahkan kepada pihak luar/ pihak ketiga. meliputi sumber daya manusia (pengelola). Manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan menurut (Ishak. Jika departemen sistem informasi tidak mempunyai sumber daya yang baik. Modul pengadaan ini berfungsi untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku. Penentuan apakah akan dikerjakan dan operasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) atau akan dikembangkan sendiri (insourcing) ditentukan oleh faktor kemampuan sumber daya dari departeman sistem informasi. pengaturan atau pengelolaan system yang bekerja untuk mencapai tujuan. 2008:89) diantaranya adalah: a) b) c) Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. data input (Dataware). dan jaringan internet jika diperlukan missal dalam library online (netware). menyediakan perangkat kerasnya. ada dalam koleksi. Personalia Perpustakaan UNY .

dan Setiap pegawai yang sedang bekerja pada bagian tertentu yang berkaitan dengan pengolahan data transaksi seperti layanan sirkulasi harus memback up hasil kerjanya untuk dapat dipertanggungjawabkan dan sebagai bukti serta acuan untuk pelaksanaan selanjutnya. Diperpustakaan UNY proses bekerjanya pegawai dan pustakawan dilakukan berdasarkan perencanaan dan prosesdur kerja (khususnya pada bagian pengelolaan system informasi. Mengenai manajemen system informasi di perpustakaan UNY. Pengendalian dokumen dan data Tanggungjawab : Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk memeriksa isi prosedur yang diusulkan pegawai dan memverifikasi kebutuhannya untuk menunjang efektifitas penerapan sistem manajemen mutu. system informasi ini lebih ditujukan pada layanan yang digunakan oleh pengguna perpustakaan.a) b) a) b) c) a) b) a) b) Kepegawaian di perpustakaan UNY meliputi kepegawaian TU dan operasional meliputi ahli dan teknis (langsung) yang salling bekerja sama dalam mencapai tujuan perpustakaan. 2. Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk menggandakan dan mendistribusikan dokumen kepada personel yang telah ditetapkan dan mengendalikan sesuai ketentuan dalam prosedur ini. Pengendaliaan rekaman Tanggungjawab : Pengendali dokumen bertanggung jawab dalam melakukan identifikasi dokumen termasuk formulir secara keseluruhan yang digunakan di Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. Tinjauan Manajemen Tanggungjawab : Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam mengusulkan waktu dan agenda tinjauan manajemen kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta serta menyampaikan seluruh agenda pada rapat tinjauan manajemen sampai diperoleh keputusan dari pimpinan. Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring tindak lanjut hasil temuan audit dan melaporkan hasil pelaksanaan audit internal kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta dalam Rapat Tinjauan Manajemen. Kasubag TU/Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam membuat daftar rekaman mutu yang digunakan diareanya dan menyimpan rekaman yang dapat memudahkan penelusuran bilamana diperlukan termasuk menetapkan masa simpan rekaman. Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam menetapkan waktu pelaksanaan dan memutuskan setiap permasalahan yang terjadi sampai diperoleh keputusan untuk segera ditindaklanjuti. sehingga semua pegawai harus bekerja sesuai dnegan prosedur yang telah ditetapkan. dll) yang telah ditetapkan oleh kepala sebelumnya. Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab untuk pengesahan dokumen. back up. Berikut akan diuraikan sedikit mengenai tanggung jawab personalia yang sedang menduduki bagian-bagian berikut : 1. 3. 4. Tanggung jawab : Koordinator Audit Internal bertanggung jawab dalam pelaksanaan audit dari penetapan jadual. . Terjadi adanya rouling atau perputaran pegawai teknis selama empat (4) bulan sekali. seperti prosesdur import dan eksport data. Audit Internal Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh personel internal Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. penetapan auditor dan auditee serta melaporkan secara keseluruhan hasil audit internal kepada Wakil Manajemen.

11. 14. Perbaikan fasilitas Usaha memperbaiki kerusakan fasilitas agar dapat berfungsi dengan baik. 13. Pengembalian Petugas sirkulasi melakukan pencatatan transaksi pengembalian. rencana tindak lanjut. 12. 6. Peminjaman Petugas sirkulasi bagian peminjaman melakukan pencatatan transaksi peminjaman. dan memberitahukan pengguna untuk mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam sesuai batas waktu peminjaman. Pengelolaan pelanggan Tanggungjawab : a)Wakil Manajemen/Koordinator Bidang/Kasubag TU bertanggung jawab dalam menindak lanjuti setiap permasalahan atau umpan balik (saran) sesuai pokok permasalahan atau saran yang diperoleh. 7. Perbaikan bangunan digolongkan sesuai tingkat kerusakan. Pemeliharaan fasilitas Pemeliharaan Fasilitas ialah kegiatan rutin terjadwal yang bertujuan memonitor kinerja fasilitas. Pengajuan kebutuhan pegawai Tanggungjawab : Kasubbag TU bertanggung jawab dalam melakukan analisa terhadap kebutuhan pegawai di lingkungan Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.5. Referensi Petugas referensi membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi. Tindakan pencegahan Tindakan pencegahan adalah suatu tindakan yang diambil karena indikasi akan menimbulkan ketidaksesuaian atas produk dan sistem guna mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut. b) Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk pengarsipan hasil-hasil evaluasi mulai dari quesioner. realiasi tindak lanjut yang dilakukan. b) Kasubbag TU bertanggung jawab dalam inventarisasi usulan perbaikan yang disampaikan oleh Koordinator Bidang. Tanggungjawab : a) Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam mengusulkan pemeliharaan fasilitas. Tanggungjawab : a) Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam mengidentifikasi peralatan yang harus dipelihara b) Kasubbag TU bertanggung jawab dalam membantu Koordinator Bidang dalam mengidentifikasi dan melakukan tindakan pemeliharaan yang dilakukan. dan memberitahukan pengguna apabila bahan pustaka yang dipinjam telah melampaui batas waktu peminjaman. Tanggung Jawab : . Pengelolaan bahan pustaka Petugas pengolahan bahan pustaka membuat daftar keterangan lengkap bahan pustaka (deskripsi katalog) yang disusun berdasarkan aturan tertentu. c) Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam memeriksa usulan dari Kasubbag TU serta menetapkan skala prioritas perbaikan yang harus segera dilaksanakan. perpanjangan bahan pustaka. hasil analisa. 10. 8. Peningkatan kompetensi pegawai Tanggungjawab : Kasubbag TU bertanggung jawab atas fasilitasi penyelenggaraan peningkatan kompetensi pegawai sesuai usulan yang diajukan. 9.

Program CDS/ISIS (Computerized Documentation Sevices/Integrated Sets of Information Systems) Mulai tahun 1990. Tangggunga jawab : a) Seluruh pegawai bertanggung jawab melakukan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi dan mencari penyebab timbulnya ketidaksesuaian serta mencega terulangnya ketidaksesuaian dimasa yang akan datang. 15. yaitu: 1. System ini merupakan software system yang dikeluarkan oleh UNESCO dan dikembangkan oleh institute technology Thailand . Program CDS/ISIS (Computerized Documentation Sevices/Integrated Sets of Information Systems) adalah program sistem informasi basis data yang digunakan terutama untuk mengelola basisdata non numeric tersetruktur (data teks).a) Seluruh pegawai bertanggung jawab dalam melakukan tindakan pencegahan atas potensi ketidaksesuaian yang terjadi. Perpustakaan secara konvensional dikenal dengan koleksi bukunya dan juga sebagai pusat informasi. b) Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam menetapkan waktu pelaksanaan dan memutuskan setiap permasalahan yang terjadi sampai diperoleh keputusan untuk segera ditindaklanjuti. Dan berdasarkan atas pasal 43. Tinjauan manajemen. Perpustakaan UNY menggunakan system perangkat lunak atau software yang terintegrasi yaitu progam otomasi perpustakaan CDS/ ISIS sebagai pangkalan data sehingga bisa memberikan layanan akses informasi dengan komputer kepada para pengguna jasa perpustakaan. tahun 2007 proses manajemen berdasarkan SNI yang merupakan produk BSNP yaitu adanya pemanfaatan IT dalam proses manajemen peprustakaan. proses dan sistem guna menghilangkan penyebab ketidaksesuaian tersebut dan mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut dimasa mendatang. informasi bahan pustaka yang dapat diakses dimanapun dan kapan saja. Dalam rangka memberikan layanan terbaik dan bermanfaat bagi penggunanya. Pada era globalisasi. Manajemen Sistem Informasi UPT UNY Perpustakaan UNY sejak awal berdiri menerapkan system layanan terbuka (opened acces). informasi tidak hanya diperoleh dari buku. Tanggung jawab : a)Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam mengusulkan waktu dan agenda tinjauan manajemen kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta serta menyampaikan seluruh agenda pada rapat tinjauan manajemen sampai diperoleh keputusan dari pimpinan. D. Dalam mengelola layanan perpustakaan UNY menggunakan software Sistem yang terintegrasi. b) Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring terhadap efektifitas tindak lanjut yang dilakukan atas tindakan pencegahan untuk menghindari ketidaksesuaian. namun juga melalui teknologi informasi. Sistem layanan terbuka dirasa lebih sesuai dengan kondisi sebuah perpustakaan perguruan tinggi. lebih praktis dan efisien bagi pengguna. Tindakan perbaikan Tindakan perbaikan adalah suatu tindakan yang diambil karena terjadinya ketidaksesuaian atas produk. Sejak tiga tahun terakhir System manajemen di perpustakaan UNY berdasarkan pada ISO 2001-2008 yang terfokus pada pengguna. b) Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring terhadap efektifitas perbaikan dan tindak lanjut yang dilakukan. karena dengan sistem tersebut pengguna mendapat kesempatan yang lebih luas dalam mengakses bahan pustaka yang dikehendaki. 16. proses manajemen system informasi dilakukan untuk memberikan penyampaian informasi yang lebih leluasa.

System ini sedang digunakan oleh perpustakaan UNY dalam pembuatan barcode dan web (terkoneksi) yang saat ini sedang dimanfaatkan pada informasi bahan pustaka perpustakaan melalui online. online library dan proquest. akses sirkulasi. pembuatan label. dimana nantinya semua Pengolahan data yang dilakukan sudah selesai akan di upload atau ditransfer ke tiga server yang ada di lantai dua. Ketiga server tersebut akan terintegrasi atau terhubung langsung dengan system computer yang ada diperpustakaan. karena proses pergantian system tersebut membutuhkan waktu dan proses yang harus teliti. c. tidak mampu melakukan kebutuhan tersebut karena ada kesulitan pengelola dalam Pengolahan perangkat software tersebut.yang dapat digunakan oleh instansi-instansi atau organisasi yang ada di dunia secara gratis. sehingga rencanya system ini akan diterapkan menggantikan posisi dari system CDS/ISIS. anggota perpustakaan . Melihat kelebihan dan kelemahan dari software terintegrasi CDS/ISIS. sehingga sempat terjadi proses pengembangan software menjadi SIPISIS yang mampu menyusun barcode. Software ini pun dikenal oleh bangsa indoneisa kemudian diterjemahkan dan dikelola oleh IPB sehingga organisasi-organisasi perpustakaan Indonesia pun dapat memakainya secara gratis. 2. dan Senayan yang sedang melengkapi kekurangan yang telah disebutkan sebelumnya pada system CDS/ISIS (web dan barcode). Software terintegrasi ini megalami pengembangan. System ini sudah berbasis web. Software CDS/ISIS belum memiliki fitur dan fungsi yang dibutuhkan seperti pembuatan barcode dan terkoneksi dengan internet. barcode. software ini merupakan otoritas dikbud (berada dekat Senayan Jakarta) dan software ini dapat digunakan secara gratis pula. Kedua system tersebut dijalankan secara terpisah dalam beberapa computer. dengan bar code yang dibuat langsung dari software. dan dilakukan pengembangan kembali menjadi WINISIS yang mampu terkoneksi dengan internet pula. System SLIM ini mampu mengolah data lebih praktis dan lengkap. Seperti dalam proses pencarian catalog (opec) baik melalui intanet ataupun internet. b. Sudah dikatakan sebelumnya bahwa system SLIM ini tidak lama lagi akan menggantikan system CDS/ISIS. Fitur yang digunakan lebih lengkap dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. peneliti. Membuat kerja pegelola menjadi lebih efektif dan efisien. pengelola mulai mencari dan melihat system lain yang dianggap lebih efektif dan efisien dalam penggunaanya untuk peningkatan layanan informasi bagi pengguna. maka bisa langsung terdeteksi dalam pencarian tanpa dicap terlebih dahulu. system ini mampu bekerja lebih baik dari system sebelumnya. mengingat kelebihan dari system ini yaitu : a. .dst). absensi front office. System terintegrasi SLIM (Sistem Library information system) atau Senayan Software terintegrasi ini dinamakan senayan. sehingga mendukung kerja system informasi. Namun karena adanya kesulitan dalam pengelolaan pengembangan tersebut program tersebut kembali menjadi bentuk CDS/ISIS. layanan sirkulasi (pengembalian dan peminjaman). Program ini digunakan sebagai pangkalan database bahan pustaka dan database mahasiswa (entry dalam pengadaan buku. dst. library digital. Selain dapat mengelola database pustaka kedalam OPEC. Dimana saat ini perpustakaan UNY memanfaatkan dua system yaitu CDS/ISIS. hanya tinggal menunggu pengguna yaitu dosen. database dan pembuatan kartu anggota perpustakaan langsung. dan seterusnya tidak beraktifitas lagi dalam jangka waktu yang agak lama. Software lebih praktis. proses pembuatan atau penyusunan data informasi mudah dan cepat. mahasiswa. Kenapa hal itu dilakukan. dari SIPISIS kemudian WINISIS dan kemudian kembali lagi ke CDS/ISIS. d. Karena system CDS/ISIS yang saat ini digunakan pula. Penggunaan System layanan dengan software terintegrasi SLIM (Sistem Library information system) atau lebih dikenal dengan Senayan merupakan rencana pengembangan lanjutan dalam penggunaan system pengelolaan database. absensi front office.

Dengan Proses pengadaan bahan pustaka sebagai berikut : penerbit Pengadaan buku Entry data base Verifikasi e. jumlahnya berapa. Pengadaan ini dilakukan jika ada pesanan. Seperti adanya tampilan cover buku ketika kita membuka dan membaca bahan pustaka melalui on line atau digital library. online library. absensi. Pegawai . Rencana tahunan Penerbit mengupload bahan pustaka yang diterbitkan melalui jalinan (e-mail) kerjasama dengan perpustakaan. dst) . Download Penerbit. dst. tahun. dan layanan informasi berbasis web.jenis. Alur proses pengelolaan/manajemen system informasi : Sirkulasi Katalogisasi (opec intra dan internet) Absensi Front office Anggota perpustakaan On line library (catalog online) Digital library Aktif dan non aktif anggota (kaitanya dengan sirkulasi.dst). nput data dari penerbit melalui jalinan kerjasama. memuat database mahasiswa (dari tiap fakultas) untuk yang menjadi anggota perpustakaan akan membantu absensi dan layanan sirkulasi. berawal dari input data yaitu pengadaan bahan pustaka. dan proquest. akan di buat label (no identitas bahan pustaka meliputi. atau dari karyawan sirkulasi (pengecekan buku).Tampilan dari Pengolahan melalui system ini lebih menarik. kemudian di download oleh pengelola. digital library. Info pengguna. perencanaan Setiap satu tahun terhadap pengadaan buku baru. diseleksi oleh team terkait mengenai buku-buku apa saja yang perlu dan akan dibeli. Data tersebut akan menjadi daftar tertunda dan akan tersimpan. penerbit buku. harga). barcode. Dimana database tersebut akan ditransfer/upload ke tiga server yang ada di lantai dua yang terintegrasi dengan system computer yang ada di perpustakaan : layanan sirkulasi. Dari database pustaka tersebut. denda. dapat pula saran dari pengguna. maka akan tersisa data pustaka yang mungkin belum akan terbeli. Pesanan. Pengelolaan Sistem Informasi Proses Pengelolaan Sistem Informasi guna layanan bagi pengguna. pengktalogan (Opec) untuk pencarian bahan pustaka dan sirkulasi. Selanjutnya proses verifikasi data bahan pustaka sebelum dipesan (buku apa saja.pasal. database dimasukkan kedalam pengolahan data (entry).

system temu kembali (retrieval system) . Adapun tujuan layanan ini adalah: 1) Mempermudah pengguna perpustakaan dalam proses penelusuran informasi. Berikut salah satu contoh penelusur informasi: 1. E-Library. Art.ac.id b. pilih menu yang dikehendaki. Website UPT UNY berisi informasi data bibliografi yang dapat diakses melalui situs http://library. 3) Memberikan peluang dan jangkauan lebih banyak untuk menelusur dan menemukan informasi dari pangkalan data yang ada.id. science dan social science. b. yaitu: Buku.uny. pangkalan data ini memuat informasi mengenai koleksi buku teks yang dimiliki Perpustakaan UNY. dengan cara sebagai berikut: a. c. Penelusuran jurnal elektronik a. pangkalan data ini memuat informasi mengenai laporan penelitian dosen UNY.proquest. Lapen. pengkalan data ini memuat informasi mengenai Desertasi. unit. Penelusuran melalui internet  Akses internet dengan alamat http://www. yang dapat ditanyakan di perpustakaan R. Untuk pencarian daftar literature. Tesis dan Skripsi. pangkalan data ini memuat judul-judul artikel majalah. Penelusuran website UPT perpustakaan Dengan mengetik beberapa bahasa perintah pada pangkalan data yang tersedia. surat kabar harian dan jurnal dalam bentuk tercetak yang dikoleksi oleh perpustakaan UNY yang diperoleh melalui langganan maupun hadiah. Penelusuran melalui intranet dengan memanfaatkan OPAC (online Public Acces Catalogue) yang tersedia di gedung UPT UNY Perkembangan teknologi informasi yang ditandai dengan adanya penerapan teknologi komunikasi dan komputer di perpustakaan memungkinkan akses informasi menjadi cepat dan tepat. Dalam penyebaran informasi.Layanan 1) 2) 3) 4) 5) 6) Perpustakaan UNY memiliki enam pangkalan data yang dapat diakses melalui intranet dan internet. 2) Mempermudah dan mempercepat penemuan informasi.uny. Jurnal elektronok.com/pqdweb  Tulis account name dan password. ganti tiap bulan. lembaga penelitian dan unitunit terkait di lingkungan UNY telah terkait dan dapat diakses dari fakultas/ jurusan. Layanan perpustakaan terpadu dan terigentrasi dengan membangun pangkalan data di UPT Perpustakaan dan di masing-masing perpustakaan fakultas/ jurusan. Pilih alamat http://library. DTS. pangkalan data ini memuat ribuan judul jurnal bidang pendidikan. Untuk menelusur data bibliografi buku bias melalui judul.ac. informasi dapat diakses dari manapun tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. lembaga dan rektirat. pengarang maupun subyek 2.

3. b) Perangkat lunak CDS/ISIS dan SLIM merupakan salah satu metode pengembangan sistem informasi yang digunakan oleh UPT UNY yang masuk dalam kategori metode pengembangan insourcing yaitu memperoleh perangkat lunak dari luar (gratis atau membeli) dan dikelola sendiri. Mengingat pentingnya literature sebagai salah satu sarana untuk menunjang proses belajara mengajar. layanan perpustakaan melalui internet dan intranet perlu diperkenalkan dan dipahami oleh seluruh masyarakt akademik agar fasilitas yang tersedia dapat dimanfaatkan. Berikut analisis mengenai system informasi UPT UNY : a) Sistem informasi yang dipakai CDS\ISIS dan SLIM merupakan perangkat lunak yang digunakan oleh UPT UNY sebagai pusat pangkalan data. UPT perpustakaan UNY menggunakan system informasi guna meningkatkan layanan bagi pengguna yaitu software system terintegrasi CDS/ISIS dan SLIM. membantu tugas-tugas layanan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pengolahan basis data untuk penemuan informasi. namun karena keengganan terhadap proses yang sulit dan membutuhkan kerjasama dengan beberapa pihak terkait (puskom) keterhubungan tersebut terputus sampai sekarang. Keuntungan yang diperoleh dengan tersedianya layanan perpustakaan melalui intranet dan internet adalah: 1. Di sini pemanfaatan teknologi computer (software dan hardware)yang terkoneksi internet (netware) oleh staff pegawai (brainware) digunakan untuk mengolah data (data) yang nantinya berfungsi sebagai informasi baik untuk staff maupun pengunjung. dan perpustakaan online. 2. digital library. Membuka peluang untuk memperkaya pengalaman belajar dan pemerataan kesempatan belajar sekaligus sebagai upaya mendukung prinsip life-long learning.berguna untuk meng-match-kan apa yang tersedia dan apa yang dibutuhkan. Meskipun dahulu sempat terhubung. Dalam waktu 24 jam mahasiswa dapat memperoleh informasi bibliografi denagn mudah dari berbagai tempat. system yang mendukung kegiatan manajemen di perpustakaan. Analisis Sistem Informasi UPT UNY Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan kelompok. diaplikasikan pada sistem otomasi perpustakaan guna meningkatkan layanan bagi pengguna. c) Proses peralihan dari pengelolaan data manual melalui mesin tik ke teknologi komputer dilakukan atas dasar makin meningkatnya:        Tuntutan teknologi informasi khususnya computer Meningkatnya kebutuhan pelayanan perpustakaan Tuntutan menggunakan koleksi secara bersama Kebutuhan untuk mengefektifkan tenaga dan sumberdaya manusia Kebutuhan efisiensi waktu dalam pencarian data Keanekargaman bahan pustaka yang dikelola Kebutuhan layanan akses informasi pustaka secara cepat dan tepat . Sharing sumberdaya khususnya sumber informasi yang ada di perpustakaan sehingga dapat dimanfaatkan dengan maksimal. E. pelayanan untuk pengunjung melalui penyajian informasi melalui layanan catalog. maka dapat diperoleh beberapa data mengenai bagaimana system informasi di UPT UNY.Namun UPT sebagai perpustakaan pusat di UNY belum mampu terintegrasikan atau terhubung dengan fakultas-fakultas yang ada di UNY. pendukung pengambilan keputusan dalam proses menajemen.

b) c) Memberikan kepuasan bagi pengunjung dengan pelayanan informasi yang mendukung. c) Penggunaan sistem informasi terintegrasi (CDS/ISIS) merupakan software dari luar. digital library. sehingga kemungkinan besar software tersebut akan sulit untuk dilakukan pengembangan atau penambahan fitur yang dibutuhkan. b) Dapat ditimbulkanya Permasalahan dalam pengelolaan dan pengontrolan sistem informasi. pengarang. jika terjadi halhal yang tidak diinginkan (ketika ahli IT sedang tidak ada diruangan) maka sistem yang ada diperpustakaan menjadi terganggu karena pangkalan sistem informasi mereka berada dalam kendali komputer. jumlah buku. Mampu mengelola sistem informasi dengan sistem prosedur kerja yang sudah ditetapkan sebagai pedoman dalam bekerja dengan seorang ahli IT yang mengontrolnya. memberi dampak yang kurang baik dalam pengoptimalan kinerja pegawai untuk pengelolaan perpustakaan. d) Manajemen system informasi di perpustakaan kurang dioptimalkan dalam hubunganya dengan system yang ada di perpustakaan-perpustakaan fakultas. pengklasifikasian buku. Kelemahan : Sistem kerja yang ada (berputar/rotasi). Dimana perputaran tersebut lebih bergerak ke bagian teknisnya (umum) dan pada pegawai yang jabatanya masih dibawah atau senior. terjadi pertukaran wilayah kerja Setiap empat (4) bulan sekali. Dalam manajemen system informasi. Dengan sistem berputar dan berpindah tersebut. proses (data tersebut dimanipulasi agar dapat terbaca.dst) dan kendali (control atau metode yang digunakan untuk melindungi f) data. Sehingga hal tersebut membutuhkan banyak waktu dan proses dalam perubahan system. berupa backup dan persediaan jend set) Sistem kerja di UPT UNY yaitu melingkar. hal tersebut memberi kemudahan pada pelayanan dan kinerja pegawai dalam mengelola informasi apapun menjadi efisien dan efektif. staff pegawai tidak benar-benar mengusai secara mendetail terhadap pekerjaanya karena mereka dituntut mengusai semua pekerjaan yang ada di sini. Dari pemaparan di atas dapat di analisis kelebihan dan kelemahan sistem informasi di UPT UNY. pengelolaan administrasi keanggotaan dan pegawai. telah disebutkan Komponen-komponen system informasi. perpustakaan online. antara lain : a) Kelebihan : Dengan peralihan dari manual ke otomasi komputer. diolah dan dikeluarkan menjadi informasi (penyimpanan file)). output (berupa hasil dari pengolahan data input yang langsung dapat digunakan oleh pegawai ataupun pengunjung. data mengenai keterangan buku seperti penerbit. setidaknya terdapat tiga tahap sistem informasi yang di operasionalkan oleh seorang ahli IT yang bekerjasama dengan staff pustakawan lainnya yaitu : input (berupa data-data yang dimasukan ke dalam sistem). sirkulasi (peminjaman dan pengembalian). Karena tidak adanya keahlian khusus dalam mengelola sistem informasi pada setiap pegawai. sehingga pengunjung dapat memperoleh informasi yang diinginkan. a) . kumpulan data base koleksi pada pangkalan e) data. Cara yang dapat digunakan hanya merubah system ke system lain yang memiliki kelebihan dari system semula.d) Bentuk keluaran dari System informasi yang sudah dikelola berupa :catalog computer.

Keluaran yang tampak dari pengolahan sistem informasi tersebut antara lain catalog computer. UPT perpustakaan UNY dapat dikatakan sebagai perpustakaan yang ideal dengan proses manajemen system informasi yang mampu memberikan pelayanan dan fasilitas terbaik untuk penggunanya. dll. Seperti pada organisasi-organisasi pepustakaan pada umumnya. . perpustakaan online. digital library. Dan saat ini menggunkan system informasi CDS/ISIS dikombinasikan dengan software terintegrasi SLIM dalam rangka meningkatkan layananya kepada pengguna. meskipun dalam pengelolaan system dan kompetensi sumber daya manusianya masih kurang optimal. Sebagai sebuah perpustakaan. UPT UNY memilliki manajemen sistem informasi yang dikelola oleh pegawai perpustakaan. System informasi tersebut yaitu CDS/ISIS sempat berkembang menjadi SIPISIS dan WINISIS merupakan perangkat lunak yang digunakan sebagai sistempengolahan data menjadi informasi.BAB III PENUTUP Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di UPT UNY. dapat disimpulkan mengenai bagaimana sistem informasi disana. sirkulasi (peminjaman dan pengembalian). Dimana Manajemen system informasi dari software tersebut melibatkan personalia yang ada diperpustkaan khususnya pada ahli IT.

dkk.ac.html diakses hari senin.html diakses hari senin.Buku Panduan Pemakai Perpustakaan. tanggal 30 april 2012 http://komunitas.Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta :UPT perpustakaan universitas negeri yogyakarta http://ivaninternisti. Yogyakarta: Andioffset Sukarjono.pdf diakses hari senin.web.stiki.gudangmateri.2010. tanggal 30 april 2012.DAFTAR PUSTAKA Aryawan Agung.com/2010/01/18/pengertian-sistem-informasi-manajemen-sim/ http://yoyoke. Diakses hari senin.ac.id/sistem-informasi/379-sistem-informasi-manajemen-vs-manajemen-sisteminformasi.id/download/sim.wordpress.2005.ugm. Sistem Informasi. Jogiyanto.pdf . tanggal 30 april 2012 .com/2010/07/pengertian-sistem-informasi-manajemen. tanggal 30 april 2012 http://www.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful