BAB I PENDAHULUAN A.

Latar Belakang Proses manajemen secara umum adalah merancang, mengelola, mengorganisasi serta melakukan pengawasan terhadap suatu sistem yang ada. Sedangkan sistem sendiri menggambarkan suatu keadaan dimana bagian-bagian di dalamnya saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain. Maka dari itu, dalam memberikan pengertian manajemen sistem informasi dapat dikatakan sebagai berikut, manajemen sistem informasi merupakan suatu kegiatan yang difokuskan pada cara-cara perencanaan, pengelolaan, pengembangan, serta pengawasan terhadap suatu informasi yang dilakukan secara terintegrasi antara satu bagian dengan bagian lainnya karena adanya suatu sistem. Di dalam suatu institusi maupun lembaga baik itu besar ataupun kecil bisa dipastikan memiliki sistem informasi di dalamnya. Pada kesempatan kali ini kami memilih Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan UNY sebagai sasaran observasi kami. Mengapa UPT Perpustakaan UNY? Ya, kami berpikir bahwa UPT UNY, yang kita semua telah ketahui, merupakan tempat berkumpulnya segala macam koleksi bahan pustaka baik berupa cetak maupun non-cetak. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika setiap hari terjadi aktivitas rutin, seperti peminjaman, pengembalian, pencarian informasi buku terbaru, pendaftaran anggota perpustakaan baru, dan sebagainya. Hal seperti inilah yang kami lihat sebagai suatu sistem yang tak lain merupakan sistem informasi yang tidak dapat dipisahkan satu aktivitas dengan aktivitas lain. Jika salah satu aktivitas tidak berjalan dengan baik, pasti sistem informasi disana juga tidak akan berjalan lancar. Bahkan hal terburuk yang dapat terjadi adalah suatu sistem dalam perpustakaan tersebut bisa saja terhenti begitu saja. Mengapa demikian? Hal ini telah dijelaskan sebelumnya diatas, bahwa suatu sistem bekerja saling terintegrasi, saling berkaitan serta saling mempengaruhi satu sama lain. Jelas bahwa jika dalam suatu sistem tersebut salah satu bagiannya tidak melaksanakan tugasnya dengan baik maka akan berpengaruh pada bagian yang lain. Oleh karena itu, perlu diadakannya kegiatan manajemen yang akan mengatur sistem informasi di UPTPerpustakaan UNY tersebut. B. 1. 2. 3. Rumusan Masalah Bagaimana deskripsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan UNY? Apakah pengertian Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan? Bagaimanakah manajemen sistem informasi (pengelolaan insformasi dan personalia yang terlibat) di UPT Perpustakaan UNY? 4. Bagaimanakah analisis (kelebihan dan kelemahan) manajemen sistem informasi Di Unit Perpustakaan Pusat (UPT) UNY? C. 1. 2. 3. Tujuan Mengetahui deskripsi Unit Perpustakaan Pusat (UPT) UNY Memahami dan mengetahui pengertian dan maksud Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan. Memahami dan mengetahui manajemen sistem informasi dan personalia yang terlibat di perpustakaan UNY. 4. Mengetahui kelemahan dan kelebihan sistem informasi di UPTPerpustakaan UNY D. Metode Observasi

dan dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri. BAB II PEMBAHASAN A. perpustakaan adalah sebuah wadah koleksibuku dan majalah. tape audio. Oleh karena itu perpustakaan modern telah didefinisikan kembali sebagai tempat untuk mengakses informasi dalam format apa pun. . perpustakaan UNY hanya memiliki 4 pegawai yang terdiri dari 1 orang kepala.Metode yang digunakan untuk mendapatkan data-data dan informasi tentang manajemen sistem informasi perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta ialah dengan wawancara kepada pihak yang bersangkutan dengan system informasi perpustakaan. Deskripsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta Dalam arti tradisional. dan pihak lain yang menunjang informasi tersebut. hiburan.wikipedia. dan ibadah yang merupakan kebutuhan hakiki manusia. cetak atau hasil seni lainnya. dengan koleksi dan penemuan media baru selain buku untuk menyimpan informasi. Perpustakaan dapat juga diartikan sebagai kumpulan informasi yang bersifat ilmu pengetahuan. kepala perpustakaan. CD. buku panduan pengguna perpustakaan. banyak perpustakaan kini juga merupakan tempat penyimpanan dan/atau akses kemap. pihak pengolahan koleksi. apakah informasi itu disimpan dalam gedung perpustakaan tersebut atau tidak. Perpustakaan ini tidak jauh berbeda dengan perpustakaan pada umumnya seperti yang telah dideskripsikan di atas. Awalnya. mikrofiche. dua orang staff. Yogyakarta. namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi. tape video dan DVD.LP.org/) Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Negeri Yogayakarta terletak di Karangmalang. karena perpustakaan ini didirikan bertepatan dengan berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta yaitu pada tanggal 21 Mei 1964. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan. (http://id. Sesuai dengan kedudukanya sebagai UPT. dan satu orang pembantu umum. sebagian buku dan koleksinya ada dalam perpustakaan digital (dalam bentuk data yang bisa diakses lewat jaringan komputer). Tetapi. dan menyediakan fasilitas umum untuk mengakses gudang data CD-ROM dan internet. mikrofilm. perpustakaan UNY berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor. dan arsip prosedur tugas personalia perpustakaan. Dimana seorang kepala ditunjuk oleh pustakawan senior dilingkungan perpustakaan. sedang kelompok pustakawan terdiri dari sejumlah pustakawan dalam jabatan fungsional yang dipimpin oleh seorang pustakawan senior yang ditunjuk diantara tenaga pustakawan dilingkungan perpustakaan. Selain dengan metode wawancara kami juga mendapatkan informasi dari website perpustakaan. Berdirinya Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta tidak dapat dipisahkan dengan sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta. Dalam perpustakaan modern ini selain kumpulan buku tercetak. rekreasi.

Sistem komputer yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. perpustakaan semakin berkembang. Perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang menyelenggarakan pengumpulan. Selain itu. Dalam Pengolahan tersebut tentunya terdapat input data. Dengan perkembangan universitas itu sendiri. Menurut Susanto (2002). Saat ini.Seiring berjalannya waktu dan perkembangan zaman. dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan. Pengertian Manajemen System Informasi Perpustakaan Bahan mentah dapat diibaratkan sebagai sebuah data. khususnya dalam pemanfaatan teknologi dari mesin tik sampai ke teknologi computer dalam meningkatkan layanan dan fasilitasnya. data-data yang bisa dikatakan belum memiliki arti penuh yang dibutuhkan oleh penggunanya. proses dan output berupa informasi. B. informasi merupakan hasil dari pengolahan data.. sedangkan dulu hanya menggunakan katalog manual. dilakukan Pengolahan data baik diproses melalui teknologi computer atau benda lain yang digunakan oleh si pengolah. data merupakan bahan ”mentah”. Layanan informasi dapat pula diakses oleh pengguna melalui library online. pengunjung juga bisa menggunakan komputer untuk mencari judul buku yang dibutuhkan melalui layanan catalog komputer. perpustakaan pun menyesuaikan diri dalam hal layanan dan fasilitasnya. Dalam Pengolahan data dan informasi tersebut dibutuhkan adanya system (orang atau bukan orang) yang bekerjasama dalam Pengolahan dan penyampaian informasi. Hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut. manajemen. penyimpanan. . Siagian (2002). Sebagai bahan mentah. data merupakan input yang setelah diolah berubahbentuknya menjadi output yang disebut informas. Definisi Sistem adalah Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai/mendapatkan suatu tujuan. Suatu sistem yang dibuat dengan tujuan menyajikan informasi. perpustakaan ini berpindahpindah sampai ditetapkanya tempat yang strategis yaitu di dekat rektorat dan layanan serta fasilitas yang masih sederhana. Hal ini sangat memudahkan pengunjung untuk mencari sebuah buku. system informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut dapat menjadi informasi. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan sebuah sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi. tetapi juga bisa memanfaatkan ruang e-library yang telah diresmikan tahun 2011 yang lalu. pengkoordinasian. dan pemeliharaan berbagai bahan pustaka yang dikelola secara sistemik untuk digunakan sebagai sumber belajar bagi pemakainya. di UPT perpustakaan ini pengunjung tidak hanya bisa memanfaatkan buku-buku atau koleksi yang ada. Aryawan agung mengutip dari Wikipedia. Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan. Perpustakaan UNY diharapkan bisa lebih meningkatkan kinerja dengan menunjukkan peningkatan-peningkatan berupa fasilitas dan pelayanan yang baik bagi pengunjung ke depannya. Dahulu. pengorganisasian. Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan 1. dimana system itu di manajemen agar proses berjalanya dalam mencapai tujuan dapat berlangsung efektif dan efisien. dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Dalam rangka menghasilkan sebuah informasi.

Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut. manajemen penjualan (jadi sistem informasi penjualan). transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Sudah ada aplikasi (sebut saja: sistem informasi rumah sakit). untuk supaya bisa apa) bahkan ketika sistem informasi itu masih berbentuk suatu prosedur kerja tanpa tools/software/teknologi.ac.katalog. bagaimana cara mengelolanya supaya sistem informasi itu Optimal untuk something as purpose (misal: bagaimana caranya supaya SIM-RS ini bisa meningkatkan pendapatan RS). mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan. subyek.Sofware. manajemen kegiatan akademik (jadi sistem informasi akademik). kata kunci. pengarang. manajemen rumah sakit (jadi sistem informasi rumah sakit). Entah manajemen personalia (jadi sistem informasi personalia). Sedangkan Manajemen Sistem Informasi itu adalah kegiatan pengelolaan-pengelolaan sistem informasi dengan tujuan tertentu (untuk apa saja. yang menyebabkan kebenaran data kurang terjamin. Dalam Penggunaan Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti. 2. kata kunci subyek dsb. diantaranya yaitu : 1. orang. pengorganisasian serta pengawasan yang di dalamnya semua bagian-bagiannya saling berkaitan satu sama lain dalam rangka pengelolaan data menjadi informasi yang dapat digunakan baik di dalam maupun di luar perpustakaan guna mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Kesalahan yang tidak sengaja. untuk meningkatkan apa. Oleh sebab itu. Penggunaan System Informasi Perpustakaan Menurut Harmawan (2009:1) sistem informasi perpustakaan merupakan sistem automasi perpustakaan.mostly. Keseluruhannya bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan (Lutfian. Sistem Informasi Manajemen.(http://komunitas. pengarang. berikut akan dijelaskan perbedaan antara keduanya. 3. Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna/pustakawan dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC. Jika koleksi yang dimaksud adalah buku maka arti sirkulasi adalah proses peredaran buku dengan berbagai jenis kegiatan transaksi antara pengguna dengan petugas perpustakaan. Adapun modul-modul yang dapat terintegrasi yaitu: a) Modul Pengadaan b) Modul Pengatalogan c) Modul keanggotaan d) Modul sirkulasi dalam kalimat yang sederhana adalah proses edar suatu benda. maka dapat dikatakan bahwa Manajemen sistem informasi perpustakaan adalah segala kegiatan yang meliputi perencanaan. dan subyek (Harmawan 2009:1). Pengertian antara manajemen sistem informasi dengan sistem informasi manajemen pun terkadang masih membingungkan. itu lahir ketika ada sebuah teknologi yang menjadi enabler untuk membantu kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya melalui judul. pengelolaan. Sedangkan apabila menggunakan katalog manual.id) 2. Sistem Informasi Manajemen itu adalah produk/sebuah sistem. Keberadaan "sistem informasi manajemen" ini fungsinya adalah untuk membantu kegiatan-kegiatan manajemen dari sudut pandang tertentu (data. pengguna/pustakawan hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul. Pengguna/pustakawan dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan.stiki. Dari pengertian masing-masing. Sedangkan Manajemen Sistem Informasi itu adalah aktivitas. Di dalam sistem perpustakaanterdapat modul-modul yang terintegrasi dari sistem yang satu ke sistem yang lain. e) OPAC. 2009:1). teknologi -. dll). Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin atau . kata kunci pengarang. Disamping itu. dapat disebabkan oleh beberapa hal. data anggota/peminjam.

Manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan menurut (Ishak. Meningkatkan citra perpustakaan d) Pengembangan infrastruktur nasional. Pada prakteknya lebih dari itu dimana segalah kegiatan diserahkan sepenuhnya termasuk pemrosesan pemasukan dan pengolahan data. Komponen dalam system informasi Sistem informasi memiliki lima (5) komponen utama pembentuk yaitu : Komponen Perangkat Keras (Hardware) Komponen Perangkat Lunak (Software) Komponen Sumber Daya Manusia (Brainware) Komponen Jaringan komputer (Netware) Komponen Sumber Daya Data (Dataware) Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa didalam system informasi terdapat satu atau lebih komponen yang saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain. Pada pengembangan system informasi. 2008:89) diantaranya adalah: a) b) c) Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. menyediakan perangkat kerasnya. d. system Pengolahan informasi yang digunakan (software). e. a. Dimana terjadi proses manajemen system informasi. Prototipe merupakan suatu metode dalam pengembangan system yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai Rapid Application Development (RAD) adalah sebuah model proses perkembangan software yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek. pengaturan atau pengelolaan system yang bekerja untuk mencapai tujuan. terdapat beberapa metode pengembangan yang dapat digunakan beberapa diantanya yaitu(Jogiyanto. jadi tidak hanya membuat. dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.2005). Manfaat Sistem informasi perpustakaan 4. Perangkat computer (hardware).487. Jika departemen sistem informasi tidak mempunyai sumber daya yang baik. Pada metode ini pengembangan dan pengoperasian oleh pihak ketiga. dukungan pemeliharaan. data-data yang akan dikelola misalnya keterangan bahan pustaka (Dataware). Personalia Perpustakaan UNY . regional dan global.2005) : Prototipe. Di mana perkembangan cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen. proses manajemen system informasi diperpustakaan serupa dengan komponen-komponen tersebut meliputi : seorang pegawai atau personalia yang terlibat dalam penggunaan system (brainware). dan jaringan internet jika diperlukan missal dalam library online (netware). b. Outsourcing adalah pengembangan sistem informasi yang diserahkan kepada pihak luar/ pihak ketiga.a) b) c) 3. perangkat lunak (software) dan jaringan computer (netware) yang saling berhubungan untuk mencapai hasil atau tujuan yang telah ditentukan.487. C. Penentuan apakah akan dikerjakan dan operasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) atau akan dikembangkan sendiri (insourcing) ditentukan oleh faktor kemampuan sumber daya dari departeman sistem informasi. data input (Dataware). Modul pengadaan ini berfungsi untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku. Dalam hal ini. meliputi sumber daya manusia (pengelola). ada dalam koleksi. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. serta pelayanan dan pemulihan dari ganguan (Jogiyanto. c.

Mengenai manajemen system informasi di perpustakaan UNY. . Audit Internal Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh personel internal Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. 4. Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab untuk pengesahan dokumen. back up. 3. Berikut akan diuraikan sedikit mengenai tanggung jawab personalia yang sedang menduduki bagian-bagian berikut : 1. 2. penetapan auditor dan auditee serta melaporkan secara keseluruhan hasil audit internal kepada Wakil Manajemen. Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam menetapkan waktu pelaksanaan dan memutuskan setiap permasalahan yang terjadi sampai diperoleh keputusan untuk segera ditindaklanjuti. Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk menggandakan dan mendistribusikan dokumen kepada personel yang telah ditetapkan dan mengendalikan sesuai ketentuan dalam prosedur ini. system informasi ini lebih ditujukan pada layanan yang digunakan oleh pengguna perpustakaan. dll) yang telah ditetapkan oleh kepala sebelumnya. Pengendaliaan rekaman Tanggungjawab : Pengendali dokumen bertanggung jawab dalam melakukan identifikasi dokumen termasuk formulir secara keseluruhan yang digunakan di Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. Tinjauan Manajemen Tanggungjawab : Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam mengusulkan waktu dan agenda tinjauan manajemen kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta serta menyampaikan seluruh agenda pada rapat tinjauan manajemen sampai diperoleh keputusan dari pimpinan. dan Setiap pegawai yang sedang bekerja pada bagian tertentu yang berkaitan dengan pengolahan data transaksi seperti layanan sirkulasi harus memback up hasil kerjanya untuk dapat dipertanggungjawabkan dan sebagai bukti serta acuan untuk pelaksanaan selanjutnya. Terjadi adanya rouling atau perputaran pegawai teknis selama empat (4) bulan sekali. Tanggung jawab : Koordinator Audit Internal bertanggung jawab dalam pelaksanaan audit dari penetapan jadual. Diperpustakaan UNY proses bekerjanya pegawai dan pustakawan dilakukan berdasarkan perencanaan dan prosesdur kerja (khususnya pada bagian pengelolaan system informasi. Kasubag TU/Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam membuat daftar rekaman mutu yang digunakan diareanya dan menyimpan rekaman yang dapat memudahkan penelusuran bilamana diperlukan termasuk menetapkan masa simpan rekaman. sehingga semua pegawai harus bekerja sesuai dnegan prosedur yang telah ditetapkan. seperti prosesdur import dan eksport data. Pengendalian dokumen dan data Tanggungjawab : Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk memeriksa isi prosedur yang diusulkan pegawai dan memverifikasi kebutuhannya untuk menunjang efektifitas penerapan sistem manajemen mutu.a) b) a) b) c) a) b) a) b) Kepegawaian di perpustakaan UNY meliputi kepegawaian TU dan operasional meliputi ahli dan teknis (langsung) yang salling bekerja sama dalam mencapai tujuan perpustakaan. Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring tindak lanjut hasil temuan audit dan melaporkan hasil pelaksanaan audit internal kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

Perbaikan fasilitas Usaha memperbaiki kerusakan fasilitas agar dapat berfungsi dengan baik. Peningkatan kompetensi pegawai Tanggungjawab : Kasubbag TU bertanggung jawab atas fasilitasi penyelenggaraan peningkatan kompetensi pegawai sesuai usulan yang diajukan. dan memberitahukan pengguna apabila bahan pustaka yang dipinjam telah melampaui batas waktu peminjaman. Tindakan pencegahan Tindakan pencegahan adalah suatu tindakan yang diambil karena indikasi akan menimbulkan ketidaksesuaian atas produk dan sistem guna mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut. 13. Tanggungjawab : a) Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam mengusulkan pemeliharaan fasilitas. 9. Pengelolaan bahan pustaka Petugas pengolahan bahan pustaka membuat daftar keterangan lengkap bahan pustaka (deskripsi katalog) yang disusun berdasarkan aturan tertentu. Pengelolaan pelanggan Tanggungjawab : a)Wakil Manajemen/Koordinator Bidang/Kasubag TU bertanggung jawab dalam menindak lanjuti setiap permasalahan atau umpan balik (saran) sesuai pokok permasalahan atau saran yang diperoleh. b) Kasubbag TU bertanggung jawab dalam inventarisasi usulan perbaikan yang disampaikan oleh Koordinator Bidang. 10. Perbaikan bangunan digolongkan sesuai tingkat kerusakan. c) Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam memeriksa usulan dari Kasubbag TU serta menetapkan skala prioritas perbaikan yang harus segera dilaksanakan. hasil analisa. Tanggung Jawab : . Pemeliharaan fasilitas Pemeliharaan Fasilitas ialah kegiatan rutin terjadwal yang bertujuan memonitor kinerja fasilitas. realiasi tindak lanjut yang dilakukan. perpanjangan bahan pustaka. b) Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk pengarsipan hasil-hasil evaluasi mulai dari quesioner. 7. 6. 12. Pengembalian Petugas sirkulasi melakukan pencatatan transaksi pengembalian. dan memberitahukan pengguna untuk mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam sesuai batas waktu peminjaman. 8. Pengajuan kebutuhan pegawai Tanggungjawab : Kasubbag TU bertanggung jawab dalam melakukan analisa terhadap kebutuhan pegawai di lingkungan Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. 11. 14. Referensi Petugas referensi membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi. Peminjaman Petugas sirkulasi bagian peminjaman melakukan pencatatan transaksi peminjaman. rencana tindak lanjut.5. Tanggungjawab : a) Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam mengidentifikasi peralatan yang harus dipelihara b) Kasubbag TU bertanggung jawab dalam membantu Koordinator Bidang dalam mengidentifikasi dan melakukan tindakan pemeliharaan yang dilakukan.

yaitu: 1. D. proses dan sistem guna menghilangkan penyebab ketidaksesuaian tersebut dan mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut dimasa mendatang. lebih praktis dan efisien bagi pengguna. namun juga melalui teknologi informasi. Sistem layanan terbuka dirasa lebih sesuai dengan kondisi sebuah perpustakaan perguruan tinggi. Pada era globalisasi. System ini merupakan software system yang dikeluarkan oleh UNESCO dan dikembangkan oleh institute technology Thailand . Program CDS/ISIS (Computerized Documentation Sevices/Integrated Sets of Information Systems) Mulai tahun 1990. proses manajemen system informasi dilakukan untuk memberikan penyampaian informasi yang lebih leluasa. Tindakan perbaikan Tindakan perbaikan adalah suatu tindakan yang diambil karena terjadinya ketidaksesuaian atas produk. Perpustakaan UNY menggunakan system perangkat lunak atau software yang terintegrasi yaitu progam otomasi perpustakaan CDS/ ISIS sebagai pangkalan data sehingga bisa memberikan layanan akses informasi dengan komputer kepada para pengguna jasa perpustakaan. 15. b) Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring terhadap efektifitas perbaikan dan tindak lanjut yang dilakukan. Tangggunga jawab : a) Seluruh pegawai bertanggung jawab melakukan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi dan mencari penyebab timbulnya ketidaksesuaian serta mencega terulangnya ketidaksesuaian dimasa yang akan datang. b) Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam menetapkan waktu pelaksanaan dan memutuskan setiap permasalahan yang terjadi sampai diperoleh keputusan untuk segera ditindaklanjuti.a) Seluruh pegawai bertanggung jawab dalam melakukan tindakan pencegahan atas potensi ketidaksesuaian yang terjadi. b) Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring terhadap efektifitas tindak lanjut yang dilakukan atas tindakan pencegahan untuk menghindari ketidaksesuaian. Dalam mengelola layanan perpustakaan UNY menggunakan software Sistem yang terintegrasi. Dan berdasarkan atas pasal 43. Program CDS/ISIS (Computerized Documentation Sevices/Integrated Sets of Information Systems) adalah program sistem informasi basis data yang digunakan terutama untuk mengelola basisdata non numeric tersetruktur (data teks). Tanggung jawab : a)Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam mengusulkan waktu dan agenda tinjauan manajemen kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta serta menyampaikan seluruh agenda pada rapat tinjauan manajemen sampai diperoleh keputusan dari pimpinan. Tinjauan manajemen. tahun 2007 proses manajemen berdasarkan SNI yang merupakan produk BSNP yaitu adanya pemanfaatan IT dalam proses manajemen peprustakaan. informasi bahan pustaka yang dapat diakses dimanapun dan kapan saja. 16. karena dengan sistem tersebut pengguna mendapat kesempatan yang lebih luas dalam mengakses bahan pustaka yang dikehendaki. informasi tidak hanya diperoleh dari buku. Manajemen Sistem Informasi UPT UNY Perpustakaan UNY sejak awal berdiri menerapkan system layanan terbuka (opened acces). Dalam rangka memberikan layanan terbaik dan bermanfaat bagi penggunanya. Sejak tiga tahun terakhir System manajemen di perpustakaan UNY berdasarkan pada ISO 2001-2008 yang terfokus pada pengguna. Perpustakaan secara konvensional dikenal dengan koleksi bukunya dan juga sebagai pusat informasi.

Kenapa hal itu dilakukan. absensi front office. maka bisa langsung terdeteksi dalam pencarian tanpa dicap terlebih dahulu. dan dilakukan pengembangan kembali menjadi WINISIS yang mampu terkoneksi dengan internet pula. system ini mampu bekerja lebih baik dari system sebelumnya. Karena system CDS/ISIS yang saat ini digunakan pula. proses pembuatan atau penyusunan data informasi mudah dan cepat. b. online library dan proquest. System SLIM ini mampu mengolah data lebih praktis dan lengkap. dan seterusnya tidak beraktifitas lagi dalam jangka waktu yang agak lama. c.yang dapat digunakan oleh instansi-instansi atau organisasi yang ada di dunia secara gratis. tidak mampu melakukan kebutuhan tersebut karena ada kesulitan pengelola dalam Pengolahan perangkat software tersebut. System ini sedang digunakan oleh perpustakaan UNY dalam pembuatan barcode dan web (terkoneksi) yang saat ini sedang dimanfaatkan pada informasi bahan pustaka perpustakaan melalui online. mahasiswa. Selain dapat mengelola database pustaka kedalam OPEC. dengan bar code yang dibuat langsung dari software. peneliti. Membuat kerja pegelola menjadi lebih efektif dan efisien. Dimana saat ini perpustakaan UNY memanfaatkan dua system yaitu CDS/ISIS. dari SIPISIS kemudian WINISIS dan kemudian kembali lagi ke CDS/ISIS. Sudah dikatakan sebelumnya bahwa system SLIM ini tidak lama lagi akan menggantikan system CDS/ISIS. hanya tinggal menunggu pengguna yaitu dosen. dst. barcode. pengelola mulai mencari dan melihat system lain yang dianggap lebih efektif dan efisien dalam penggunaanya untuk peningkatan layanan informasi bagi pengguna. Kedua system tersebut dijalankan secara terpisah dalam beberapa computer. sehingga rencanya system ini akan diterapkan menggantikan posisi dari system CDS/ISIS. akses sirkulasi. . mengingat kelebihan dari system ini yaitu : a.dst). Fitur yang digunakan lebih lengkap dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. d. pembuatan label. Software CDS/ISIS belum memiliki fitur dan fungsi yang dibutuhkan seperti pembuatan barcode dan terkoneksi dengan internet. sehingga mendukung kerja system informasi. Namun karena adanya kesulitan dalam pengelolaan pengembangan tersebut program tersebut kembali menjadi bentuk CDS/ISIS. System ini sudah berbasis web. absensi front office. Software terintegrasi ini megalami pengembangan. software ini merupakan otoritas dikbud (berada dekat Senayan Jakarta) dan software ini dapat digunakan secara gratis pula. Program ini digunakan sebagai pangkalan database bahan pustaka dan database mahasiswa (entry dalam pengadaan buku. Ketiga server tersebut akan terintegrasi atau terhubung langsung dengan system computer yang ada diperpustakaan. sehingga sempat terjadi proses pengembangan software menjadi SIPISIS yang mampu menyusun barcode. Seperti dalam proses pencarian catalog (opec) baik melalui intanet ataupun internet. 2. library digital. database dan pembuatan kartu anggota perpustakaan langsung. karena proses pergantian system tersebut membutuhkan waktu dan proses yang harus teliti. layanan sirkulasi (pengembalian dan peminjaman). dan Senayan yang sedang melengkapi kekurangan yang telah disebutkan sebelumnya pada system CDS/ISIS (web dan barcode). Software lebih praktis. dimana nantinya semua Pengolahan data yang dilakukan sudah selesai akan di upload atau ditransfer ke tiga server yang ada di lantai dua. System terintegrasi SLIM (Sistem Library information system) atau Senayan Software terintegrasi ini dinamakan senayan. Penggunaan System layanan dengan software terintegrasi SLIM (Sistem Library information system) atau lebih dikenal dengan Senayan merupakan rencana pengembangan lanjutan dalam penggunaan system pengelolaan database. anggota perpustakaan . Software ini pun dikenal oleh bangsa indoneisa kemudian diterjemahkan dan dikelola oleh IPB sehingga organisasi-organisasi perpustakaan Indonesia pun dapat memakainya secara gratis. Melihat kelebihan dan kelemahan dari software terintegrasi CDS/ISIS.

kemudian di download oleh pengelola. Dimana database tersebut akan ditransfer/upload ke tiga server yang ada di lantai dua yang terintegrasi dengan system computer yang ada di perpustakaan : layanan sirkulasi. tahun. database dimasukkan kedalam pengolahan data (entry). digital library. berawal dari input data yaitu pengadaan bahan pustaka. Pegawai . akan di buat label (no identitas bahan pustaka meliputi.dst). online library.Tampilan dari Pengolahan melalui system ini lebih menarik. Info pengguna. Selanjutnya proses verifikasi data bahan pustaka sebelum dipesan (buku apa saja. Dengan Proses pengadaan bahan pustaka sebagai berikut : penerbit Pengadaan buku Entry data base Verifikasi e. penerbit buku. Seperti adanya tampilan cover buku ketika kita membuka dan membaca bahan pustaka melalui on line atau digital library. nput data dari penerbit melalui jalinan kerjasama. Dari database pustaka tersebut.pasal. dapat pula saran dari pengguna. dst) . atau dari karyawan sirkulasi (pengecekan buku). maka akan tersisa data pustaka yang mungkin belum akan terbeli. dan proquest. barcode. dst. Rencana tahunan Penerbit mengupload bahan pustaka yang diterbitkan melalui jalinan (e-mail) kerjasama dengan perpustakaan. Download Penerbit. jumlahnya berapa. pengktalogan (Opec) untuk pencarian bahan pustaka dan sirkulasi. dan layanan informasi berbasis web. diseleksi oleh team terkait mengenai buku-buku apa saja yang perlu dan akan dibeli. memuat database mahasiswa (dari tiap fakultas) untuk yang menjadi anggota perpustakaan akan membantu absensi dan layanan sirkulasi.jenis. Alur proses pengelolaan/manajemen system informasi : Sirkulasi Katalogisasi (opec intra dan internet) Absensi Front office Anggota perpustakaan On line library (catalog online) Digital library Aktif dan non aktif anggota (kaitanya dengan sirkulasi. Pengelolaan Sistem Informasi Proses Pengelolaan Sistem Informasi guna layanan bagi pengguna. perencanaan Setiap satu tahun terhadap pengadaan buku baru. harga). Pengadaan ini dilakukan jika ada pesanan. denda. Pesanan. absensi. Data tersebut akan menjadi daftar tertunda dan akan tersimpan.

Layanan perpustakaan terpadu dan terigentrasi dengan membangun pangkalan data di UPT Perpustakaan dan di masing-masing perpustakaan fakultas/ jurusan. Berikut salah satu contoh penelusur informasi: 1. b.ac. pengarang maupun subyek 2. Pilih alamat http://library. DTS. 3) Memberikan peluang dan jangkauan lebih banyak untuk menelusur dan menemukan informasi dari pangkalan data yang ada. Untuk pencarian daftar literature.proquest. yang dapat ditanyakan di perpustakaan R. Tesis dan Skripsi. pangkalan data ini memuat informasi mengenai koleksi buku teks yang dimiliki Perpustakaan UNY. Untuk menelusur data bibliografi buku bias melalui judul. lembaga dan rektirat. 2) Mempermudah dan mempercepat penemuan informasi. c.com/pqdweb  Tulis account name dan password. surat kabar harian dan jurnal dalam bentuk tercetak yang dikoleksi oleh perpustakaan UNY yang diperoleh melalui langganan maupun hadiah. Penelusuran website UPT perpustakaan Dengan mengetik beberapa bahasa perintah pada pangkalan data yang tersedia.id b. informasi dapat diakses dari manapun tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu.uny. pangkalan data ini memuat judul-judul artikel majalah. pilih menu yang dikehendaki. Penelusuran melalui internet  Akses internet dengan alamat http://www. Website UPT UNY berisi informasi data bibliografi yang dapat diakses melalui situs http://library. pangkalan data ini memuat ribuan judul jurnal bidang pendidikan. Penelusuran jurnal elektronik a. pangkalan data ini memuat informasi mengenai laporan penelitian dosen UNY. Dalam penyebaran informasi. science dan social science. Adapun tujuan layanan ini adalah: 1) Mempermudah pengguna perpustakaan dalam proses penelusuran informasi.uny. pengkalan data ini memuat informasi mengenai Desertasi.ac. dengan cara sebagai berikut: a. E-Library. Lapen. yaitu: Buku. lembaga penelitian dan unitunit terkait di lingkungan UNY telah terkait dan dapat diakses dari fakultas/ jurusan. Penelusuran melalui intranet dengan memanfaatkan OPAC (online Public Acces Catalogue) yang tersedia di gedung UPT UNY Perkembangan teknologi informasi yang ditandai dengan adanya penerapan teknologi komunikasi dan komputer di perpustakaan memungkinkan akses informasi menjadi cepat dan tepat. ganti tiap bulan. unit. Jurnal elektronok.id.Layanan 1) 2) 3) 4) 5) 6) Perpustakaan UNY memiliki enam pangkalan data yang dapat diakses melalui intranet dan internet. system temu kembali (retrieval system) . Art.

2. layanan perpustakaan melalui internet dan intranet perlu diperkenalkan dan dipahami oleh seluruh masyarakt akademik agar fasilitas yang tersedia dapat dimanfaatkan. Di sini pemanfaatan teknologi computer (software dan hardware)yang terkoneksi internet (netware) oleh staff pegawai (brainware) digunakan untuk mengolah data (data) yang nantinya berfungsi sebagai informasi baik untuk staff maupun pengunjung. membantu tugas-tugas layanan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pengolahan basis data untuk penemuan informasi. UPT perpustakaan UNY menggunakan system informasi guna meningkatkan layanan bagi pengguna yaitu software system terintegrasi CDS/ISIS dan SLIM. pelayanan untuk pengunjung melalui penyajian informasi melalui layanan catalog. diaplikasikan pada sistem otomasi perpustakaan guna meningkatkan layanan bagi pengguna. 3. Meskipun dahulu sempat terhubung. dan perpustakaan online. Dalam waktu 24 jam mahasiswa dapat memperoleh informasi bibliografi denagn mudah dari berbagai tempat. c) Proses peralihan dari pengelolaan data manual melalui mesin tik ke teknologi komputer dilakukan atas dasar makin meningkatnya:        Tuntutan teknologi informasi khususnya computer Meningkatnya kebutuhan pelayanan perpustakaan Tuntutan menggunakan koleksi secara bersama Kebutuhan untuk mengefektifkan tenaga dan sumberdaya manusia Kebutuhan efisiensi waktu dalam pencarian data Keanekargaman bahan pustaka yang dikelola Kebutuhan layanan akses informasi pustaka secara cepat dan tepat . Analisis Sistem Informasi UPT UNY Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan kelompok. namun karena keengganan terhadap proses yang sulit dan membutuhkan kerjasama dengan beberapa pihak terkait (puskom) keterhubungan tersebut terputus sampai sekarang. maka dapat diperoleh beberapa data mengenai bagaimana system informasi di UPT UNY. pendukung pengambilan keputusan dalam proses menajemen.Namun UPT sebagai perpustakaan pusat di UNY belum mampu terintegrasikan atau terhubung dengan fakultas-fakultas yang ada di UNY. digital library. Sharing sumberdaya khususnya sumber informasi yang ada di perpustakaan sehingga dapat dimanfaatkan dengan maksimal. Mengingat pentingnya literature sebagai salah satu sarana untuk menunjang proses belajara mengajar. Membuka peluang untuk memperkaya pengalaman belajar dan pemerataan kesempatan belajar sekaligus sebagai upaya mendukung prinsip life-long learning. system yang mendukung kegiatan manajemen di perpustakaan. b) Perangkat lunak CDS/ISIS dan SLIM merupakan salah satu metode pengembangan sistem informasi yang digunakan oleh UPT UNY yang masuk dalam kategori metode pengembangan insourcing yaitu memperoleh perangkat lunak dari luar (gratis atau membeli) dan dikelola sendiri. Berikut analisis mengenai system informasi UPT UNY : a) Sistem informasi yang dipakai CDS\ISIS dan SLIM merupakan perangkat lunak yang digunakan oleh UPT UNY sebagai pusat pangkalan data. Keuntungan yang diperoleh dengan tersedianya layanan perpustakaan melalui intranet dan internet adalah: 1. E.berguna untuk meng-match-kan apa yang tersedia dan apa yang dibutuhkan.

pengklasifikasian buku. telah disebutkan Komponen-komponen system informasi. Sehingga hal tersebut membutuhkan banyak waktu dan proses dalam perubahan system. Mampu mengelola sistem informasi dengan sistem prosedur kerja yang sudah ditetapkan sebagai pedoman dalam bekerja dengan seorang ahli IT yang mengontrolnya. jika terjadi halhal yang tidak diinginkan (ketika ahli IT sedang tidak ada diruangan) maka sistem yang ada diperpustakaan menjadi terganggu karena pangkalan sistem informasi mereka berada dalam kendali komputer. berupa backup dan persediaan jend set) Sistem kerja di UPT UNY yaitu melingkar. memberi dampak yang kurang baik dalam pengoptimalan kinerja pegawai untuk pengelolaan perpustakaan. setidaknya terdapat tiga tahap sistem informasi yang di operasionalkan oleh seorang ahli IT yang bekerjasama dengan staff pustakawan lainnya yaitu : input (berupa data-data yang dimasukan ke dalam sistem). hal tersebut memberi kemudahan pada pelayanan dan kinerja pegawai dalam mengelola informasi apapun menjadi efisien dan efektif. sirkulasi (peminjaman dan pengembalian). Dalam manajemen system informasi. b) c) Memberikan kepuasan bagi pengunjung dengan pelayanan informasi yang mendukung. c) Penggunaan sistem informasi terintegrasi (CDS/ISIS) merupakan software dari luar. sehingga pengunjung dapat memperoleh informasi yang diinginkan. a) . Dengan sistem berputar dan berpindah tersebut. Cara yang dapat digunakan hanya merubah system ke system lain yang memiliki kelebihan dari system semula. d) Manajemen system informasi di perpustakaan kurang dioptimalkan dalam hubunganya dengan system yang ada di perpustakaan-perpustakaan fakultas. proses (data tersebut dimanipulasi agar dapat terbaca.dst) dan kendali (control atau metode yang digunakan untuk melindungi f) data. Karena tidak adanya keahlian khusus dalam mengelola sistem informasi pada setiap pegawai. terjadi pertukaran wilayah kerja Setiap empat (4) bulan sekali. antara lain : a) Kelebihan : Dengan peralihan dari manual ke otomasi komputer. Dimana perputaran tersebut lebih bergerak ke bagian teknisnya (umum) dan pada pegawai yang jabatanya masih dibawah atau senior. data mengenai keterangan buku seperti penerbit. kumpulan data base koleksi pada pangkalan e) data. Kelemahan : Sistem kerja yang ada (berputar/rotasi). perpustakaan online. pengelolaan administrasi keanggotaan dan pegawai. b) Dapat ditimbulkanya Permasalahan dalam pengelolaan dan pengontrolan sistem informasi. Dari pemaparan di atas dapat di analisis kelebihan dan kelemahan sistem informasi di UPT UNY. pengarang. digital library. diolah dan dikeluarkan menjadi informasi (penyimpanan file)). staff pegawai tidak benar-benar mengusai secara mendetail terhadap pekerjaanya karena mereka dituntut mengusai semua pekerjaan yang ada di sini.d) Bentuk keluaran dari System informasi yang sudah dikelola berupa :catalog computer. sehingga kemungkinan besar software tersebut akan sulit untuk dilakukan pengembangan atau penambahan fitur yang dibutuhkan. output (berupa hasil dari pengolahan data input yang langsung dapat digunakan oleh pegawai ataupun pengunjung. jumlah buku.

UPT UNY memilliki manajemen sistem informasi yang dikelola oleh pegawai perpustakaan. dll. Keluaran yang tampak dari pengolahan sistem informasi tersebut antara lain catalog computer. perpustakaan online. . dapat disimpulkan mengenai bagaimana sistem informasi disana.BAB III PENUTUP Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di UPT UNY. meskipun dalam pengelolaan system dan kompetensi sumber daya manusianya masih kurang optimal. UPT perpustakaan UNY dapat dikatakan sebagai perpustakaan yang ideal dengan proses manajemen system informasi yang mampu memberikan pelayanan dan fasilitas terbaik untuk penggunanya. Dan saat ini menggunkan system informasi CDS/ISIS dikombinasikan dengan software terintegrasi SLIM dalam rangka meningkatkan layananya kepada pengguna. System informasi tersebut yaitu CDS/ISIS sempat berkembang menjadi SIPISIS dan WINISIS merupakan perangkat lunak yang digunakan sebagai sistempengolahan data menjadi informasi. Sebagai sebuah perpustakaan. sirkulasi (peminjaman dan pengembalian). digital library. Seperti pada organisasi-organisasi pepustakaan pada umumnya. Dimana Manajemen system informasi dari software tersebut melibatkan personalia yang ada diperpustkaan khususnya pada ahli IT.

tanggal 30 april 2012.com/2010/01/18/pengertian-sistem-informasi-manajemen-sim/ http://yoyoke.web.stiki.pdf diakses hari senin.DAFTAR PUSTAKA Aryawan Agung.id/sistem-informasi/379-sistem-informasi-manajemen-vs-manajemen-sisteminformasi.2005.html diakses hari senin.com/2010/07/pengertian-sistem-informasi-manajemen. tanggal 30 april 2012 http://komunitas. Yogyakarta :UPT perpustakaan universitas negeri yogyakarta http://ivaninternisti.Buku Panduan Pemakai Perpustakaan.Sistem Teknologi Informasi. Sistem Informasi.id/download/sim.wordpress. Diakses hari senin.pdf .gudangmateri.ac. Yogyakarta: Andioffset Sukarjono. Jogiyanto.2010. tanggal 30 april 2012 http://www.html diakses hari senin.dkk.ac. tanggal 30 april 2012 .ugm.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful